CN1496078B - 文件处理装置和文件发送方法 - Google Patents

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Abstract

一个文件发送设备减少了一位操作者当用诸不同的发送方法，如电子邮件，传真，远程打印和文件传送等，将从一个扫描仪或类似的器件输入的文件数据发送出去时，遇到的令人讨厌的劳作。该设备产生了一个地址簿，该地址簿包含一个接收机和用于将文件数据发送给接收机的多个发送方法。依照发送指示，由接收机选择一个适当的发送方法，然后，将文件数据转换成一个有适当的数据格式的数据，并将经转换的数据发送出去。进一步，用一个和文件数据的发送方法不同的方法，将一个指出已将文件数据发送出去的发送通知，发送给文件数据的接收机。于是，能很容易地将文件数据传送给接收机。

Description

文件处理装置和文件发送方法
本申请是申请号为98123473.9、申请日为1998年10月27日，发明名称为“数据通信设备和方法”的分案申请。
技术领域
本发明涉及一种数据通信方法，它用不同的发送方法和一个实施该方法的数据通信设备，将输入数据发送到多个目的地。
背景技术
常规地，将通过用一个扫描仪或类似的器件阅读一个原件得到的文件数据或类似的数据通过一条电话线发送到一个远程传真设备，或通过一个网络传送到一个远程终端。
然而，在将一个普通的文件发送到有诸不同数据格式的诸不同的目的地的情形中，为了对每一个目的地标志进行格式转换的诸过程已经非常麻烦。
发明内容
本发明的一个目的是提供能消除上述诸问题的数据通信设备和方法。
进一步，本发明的另一个目的是提供数据通信设备和方法，它们能根据诸不同的发送方法通过简单的操作，将普通的文件数据发送给多个目的地。
进一步，本发明的另一个目的是提供数据通信设备和方法，它们能通过诸不同的发送方法将文件数据发送给同一个接收机。
进一步，本发明的另一个目的是提供数据通信设备和方法，它们能依据发送一个所希望的标志，很容易地实施目的地标志。
进一步，本发明的另一个目的是提供文件处理装置和文件发送方法。
所述文件处理装置包括：存储装置，用于将分别与多个数据发送目的地对应的各数据发送格式存储起来；输入装置，用于输入要发送的文件数据；指定装置，用于指定一个或多个数据发送目的地，其中要将输入的数据发送给所述数据发送目的地；转换装置，用于将由所述输入装置输入的所述文件数据转换成与所指定的所述数据发送目的地对应的一个或多个数据发送格式；以及发送装置，用于将经转换的各自的文件数据发送到所指定的所述数据发送目的地，其中在没有为所述数据发送目的地描述所述数据发送格式的情况下，使用根据与所述数据发送目的地相关的发送方法设置的缺省数据发送格式。
所述文件发送方法包括如下步骤：将分别与多个数据发送目的地对应的各数据发送格式存储起来；输入要发送的文件数据；指定一个或多个数据发送目的地，其中要将输入的数据发送给所述数据发送目的地；将所输入的所述文件数据转换成与所指定的所述数据发送目的地对应的一个或多个数据发送格式；以及将经转换的各自的文件数据发送到所指定的所述数据发送目的地，其中在没有为所述数据发送目的地描述所述数据发送格式的情况下，使用根据与所述数据发送目的地相关的发送方法设置的缺省数据发送格式。
本发明的其它诸特点和诸优点将从下面的描述并结合所附的诸图变得很清楚，在所有这些图中相同的参照字符表示相同的名称或类似的部件。
附图说明
所附的诸图，它们结合起来组成本说明书的一部分，说明本发明的诸实施例，并且和描述一起，用来解释本发明的诸原理。
图1是一个方框图，它表示一个根据本发明的一个实施例的文件发送设备被连接的一个环境；
图2是一个方框图，它表示该实施例的文件发送设备的结构的一个例子；
图3是一个方框图，它表示该实施例的文件发送设备的诸功能的一个例子；
图4是一个表，它表示在该实施例的文件发送设备中一个地址簿的诸内容的一个例子；
图5是一个表，它表示在该实施例的文件发送设备中一个目的地清单的诸内容的一个例子；
图6是一个表，它表示在该实施例的文件发送设备中一个缺省数据发送格式信息库的诸内容的一个例子；
图7是一个表，它表示在该实施例的文件发送设备中分类的目的地清单的诸内容的一个例子；
图8A和8B是二个表，它们表示在该实施例的文件发送设备中一个发送到一个文件发送器的目的地清单的诸内容的一个例子；
图9是一个流程图，它表示由一个文件发送控制器进行的一个第一个处理过程的一个例子；
图10A，10B和10C是三个流程图，它们表示由文件发送控制器进行的一个第二个处理过程的一个例子；
图11是一个表，它表示在该实施例中一个RAM的一个存储映像图的一个例子；
图12是一个表，它表示在该实施例中一个存储媒质的一个程序结构的一个例子；
图13是一个表示在该实施例中程序加载的说明性的视图；
图14是一个表示地址簿编编辑处理的流程的方框图；
图15是一个表示地址簿的诸内容的一个例子的说明性的视图；
图16是一个表，它表示目的地清单的诸数据内容的一个例子；
图17是一个表示用于目的地清单设定处理的诸图像的一个说明性的视图；
图18是一个表示用于改变目的地清单的详细的目的地显示对话的诸图像的一个说明性的视图；
图19是一个表示用于将一个成员加到一个发送目的地组的诸图像的一个说明性的视图；
图20是一个表示用于将一个成员从发送目的地组删除的诸图像的一个说明性的视图；
图21是一个方框图，它表示根据该实施例一个利用一个地址信息的目录服务器的系统；
图22是一个保存在目录服务器中的地址簿的一页的一个例子。
图23是一个方框图，它说明发送一个发送通知，向一位用户通知文件发送的过程。
图24是地址簿的一页的一个例子，它包括用于将发送通知发送出去的数据。
图25是一个表，它表示用于为了进行详细的目的地选择的诸选择条件表达式的诸关键词，诸范围和诸格式。
图26是一个表示用于产生发送通知的处理的流程图；和
图27是一个产生的发送通知的一个例子。
具体实施方式
[第一个实施例]
现在，在下文中，将结合所附的诸图详细地描述本发明的一个实施例。
<文件发送设备的结构>
图1是一个方框图，它表示一个体现本发明的设备进行工作的一个基本环境的例子。在图1中，数字101表示一个体现本发明的文件发送设备。文件发送设备101连接到一个网络107和一条电话线106。数字102表示一个和网络连接的电子邮件服务器。电子邮件服务器102支持一个标准的邮件传送协议SMTP(简单的邮件传送协议)。数字103表示一个操作一个远程文件系统的文件服务器。文件服务器103，和网络连接，支持文件传送协议FTP。数字104表示一个和网络连接的数据库。数据库104支持SALUTATION协议。数字105表示一个和网络连接的打印机。打印机105支持一个网络打印协议Ipr。
上述的部件102到105根据各自的发送方法分别有一个目的地(地址)。
数字108表示一个客户PC，在其上一个浏览器(BROWSER)支持HTTP/HTML工作。
注意在下面的描述中，有相同数字的诸部件有相同的诸功能。
图2是一个方框图，它表示该实施例的文件发送设备的一个结构的一个例子。
在图2中，数字201表示一个CPU(中心处理器)，用于对整个设备实施控制和计算等。数字202表示一个ROM(只读存储器)，它作为一个用于存储一个系统开始程序，固定的信息等的存储区域。数字203表示一个RAM(随机存取存储器)，它作为一个没有使用限制的数据存储区域，用于在诸不同的处理中加载和执行诸不同的程序和数据，如在后面要描述的诸流程图中所示。例如，RAM 203包括一个输入文件区域203a，用于存储从一个扫描仪210，一个硬盘(HD)205，一个软盘(FD)204等输入的文件数据，目的地清单区域203b，用于存储一个产生的目的地清单，发送文件区域203c，用于存储从一个输入文件通过格式转换产生的为了发送的数据，和程序加载区域203d，用于从HD 205和FD 204加载诸程序。
数字204表示一个软盘(FD)驱动器，它预先将一个程序和数据存入一个软盘212，并在执行程序的基础上，根据需要，参考或将程序和数据加载到RAM 203上。数字205表示一个硬盘(HD)驱动器。将一个系统或程序从硬盘驱动器205加载到RAM 203，并开始这个系统或程序。开始的系统或程序根据需要，将存储在硬盘驱动器205中的数据或信息加载到RAM 203。也将硬盘驱动器205用作一个存储器，以便暂时地存储从扫描仪读出的文件数据。例如，输入文件数据，一个地址簿301和一个缺省数据发送格式信息库304是存储在硬盘驱动器205中的。进一步，诸程序，如一个OS，一个文件发送控制程序205a，一个目的地清单产生程序205b，一个文件输入程序205c，一个格式转换程序205d和一个文件发送程序205e是保存在HD驱动器205中的。缺省数据发送格式信息库304和格式转换程序205d包括用于转换到现有的诸不同的格式的数据和诸程序。文件发送程序205e包括根据诸不同的发送协议的数据和诸程序。数据和诸程序可以存储在FD 212中。注意我们将FD，HD，一个CD-ROM，一个MO等称为诸外部存储器件。
数字206表示一个键盘，用于将信息输入CPU 201。将在键盘上的一个键用作一个开始键206a，用于指示文件数据的发送。数字207表示一个显示器件如一个CRT，用于显示数据。数字208表示一个网络接口。通过接口208实现和网络107的连接。数字209表示一个传真调制解调器。通过传真调制解调器209实现和电话线106的连接。数字210表示一个扫描仪，用于阅读诸文件。数字211表示一条系统总线，它是一条在上述的诸部件之间的数据路径。
本设备通过由CPU 201执行一个基本I/O程序，OS和一个文件发送程序模块组进行工作。将基本I/O程序写在ROM 202中，将OS写在HD驱动器205中。当本系统开始时，通过基本I/O程序的IPL(初始程序加载)功能，将从HD驱动器205读出的OS输入RAM 203，于是OS开始工作。
图3是一个方框图，它表示本实施例的文件发送设备的诸功能的一个例子。注意各功能部件的诸功能是当利用设备中的诸资源时，通过将诸程序从HD驱动器205加载到RAM 203，并由CPU执行诸程序来实现的。
一个目的地清单产生器300，通过从地址簿301复制指定的诸目的地的多个项目，产生一个发送目的地清单。如图4所示，用诸发送方法和在地址簿中的诸目的地，描述指定给各目的地的诸数据发送格式。注意可以从键盘206用诸发送方法输入诸目的地。
图4是一个表，它表示地址簿301的诸内容的一个例子。
在地址簿中，对每一个目的地，将一个目的地地址(401)，一个发送方法402，如电子邮件(e-mail)，传真或Ipr，一个用于文件类型的数据发送格式(文本格式)403，一个用于单色文件的格式404和一个用于彩色文件的格式405描述为信息库的一组信息。如果在地址簿中没有描述一个数据发送格式，则我们用一个缺省格式，它是由一个根据在缺省数据发送格式信息库304中的信息指定的一个发送方法确定的。将地址簿301作为一个存在于HD驱动器205上的文件加以安装，并能够适当地对它进行编辑。我们将在后面对地址簿进行详细的描述。
当按下开始键206a时，将目的地清单送到一个文件发送控制器302。如图5所示，在由从地址簿301读出指定的诸目的地产生的目的地清单中，描述了诸目的地，诸发送方法和诸数据发送格式。
图5是一个表，它表示目的地清单的诸内容的一个例子。
对目的地清单中的每一个目的地，描述了一个目的地地址501，一个发送方法502，一个用于文件类型(文本格式)的数据发送格式503，一个用于单色文件的格式504和一个用于彩色文件的格式505。
文件发送控制器302根据指示诸文件类型的文件类型数据303，在数据发送格式的基础上，对目的地清单进行分类。如果在目的地清单中没有指定一个数据发送格式，则我们用来自缺省数据发送格式信息库304的信息，对诸发送方法指定诸缺省数据发送格式。
图6是一个表，它表示缺省数据发送格式信息库304的诸内容的一个例子。
对于每一个发送方法，将一个发送方法601，一个用于文件类型(文本格式)的数据发送格式602，一个用于单色文件的格式603和一个用于彩色文件的格式604，描述为在缺省数据发送格式信息库304中的信息库的一组信息。将缺省数据发送格式信息库304作为一个存在于HD驱动器205上的文件进行安装，并能够根据来自系统环境的诸要求适当地对它进行编辑。
图7是一个表，它表示当在缺省数据发送格式设定，数据发送格式和通信方法的基础上进行的分类已经完成时，目的地清单的诸内容的一个例子。
如图7所示，根据分类重新安排诸目的地地址701，诸发送方法702，和用于文件数据类型的诸数据发送格式705。
在这个例子中，以一个缺省数据发送格式，将LIPS发送给一个目的地“1mn.1kj.jp”。进一步，根据基于数据发送格式的分类收集诸JPEG文件，并根据基于通信方法的分类收集通过电子邮件发送的诸文件。因此，文件发送控制器302指示格式转换器308，根据基于数据发送格式的分类，对每一个有一个普通格式的目的地组进行格式转换。进一步，文件发送控制器302指示文件发送器309根据基于通信方法的分类，按照一个普通的通信方法，对每一个目的地组进行发送。
文件发送控制器302指定文件数据的文件输入源(扫描仪210或HD驱动器205)，并指示一个文件输入装置305输入文件数据。通过文件输入装置305，将输入的文件数据暂时地存储在输入文件区域203a或类似的区域中。当文件数据的输入已经完成时，文件发送控制器302根据分类的目的地清单，给格式转换器308提供一个数据发送格式，并指示格式转换器308执行格式转换。格式转换器308将输入的文件数据转换到在指定的数据发送格式中的数据。
当文件数据已经转换时，文件发送控制器302将文件数据从格式转换器308传送到文件发送器309。文件发送器309有一个用转换的数据发送格式的诸目的地的目的地清单。
图8A和8B表示从如图7所示的分类的目的地清单，提供给文件发送器309的目的地清单的诸例子。
图8A表示一个标志清单，它指示文件发送器309将由格式转换器308，根据JPEG格式转换的文件数据，通过电子邮件发送，发送到二个接收机。图8B表示一个目的地清单，它指示文件发送器309将由格式转换器308，根据JPEG格式转换的文件数据，通过文件发送，发送到一个接收机。
文件发送器309将输入的文件数据发送到由指定的发送方法指定的目的地。当向包含在目的地清单中的所有的目的地的文件发送已经完成时，文件发送控制器302指示文件输入装置305和格式转换器308，将暂时存储的文件数据删除。
<文件发送设备的处理过程>
(第一个处理过程)
图9是一个流程图，它表示当按下开始键206a，并且将目的地清单和诸文件数据类型提供给文件发送控制器302时，文件发送控制器的工作。
在步骤S901，读出一个输入目的地。在步骤S902，确定是否指定了一个和指定的文件数据的类型相对应的数据发送格式，即，是否和指定的目的地相对应地描述了一个数据发送格式。如果没有指定一个数据发送格式，则过程进行到步骤S903，在步骤S903，从缺省数据发送格式信息库304的信息和指定的文件数据的类型，确定一个数据发送格式，并将数据发送格式写入目的地清单。如果在步骤S904确定存在下一个目的地，则过程回到步骤S901，在步骤S901，读出下一个目的地，对于在目的地清单中的所有的目的地重复步骤S901到S904。
下面，在步骤S905，用指定的诸文件数据类型的诸数据发送格式，如诸键(例如，格式1，格式2等)，对诸目的地进行分类。进一步，在步骤S906，用诸发送方法，如诸键(在图7中，将JPEG数据发送格式的诸目的地分类成“诸电子邮件”目的地和一个“ftp”目的地)，对用相同的数据发送格式的多个目的地进行分类。
在步骤S907，指示文件输入装置305输入文件数据，在步骤S908，等待文件数据输入的完成。将输入的文件数据暂时存储在文件输入装置(输入文件区域203a)中。
在步骤S909，指定在分类的目的地清单中的第一个目的地需要的一个数据发送格式，并指示格式转换器308，根据指定的诸数据发送格式(在图7中，第一个指定格式是JPEG，和下一个格式是TIFF-MMR)，对输入的文件数据执行格式转换。将转换的文件数据暂时存储在格式转换器(发送文件区域203c)中。在步骤S910，确定转换的文件数据的格式是否是在步骤S906中分类的目的地清单中的最后的格式。如果它是最后的格式，则在步骤S911，发出指示，将暂时存储在文件输入装置中的文件数据删除。
下面，在步骤S912，从在步骤S906中分类的目的地清单，产生一个用在步骤S909指定的第一个发送方法的诸目的地的目的地清单(请参见图8A)。在步骤S913，指示文件发送器309，将保存在格式转换器308中的文件数据发送出去，格式转换器308有作为诸参数的在步骤S912中产生的目的地清单和诸发送方法。在步骤S914，如果存在相同数据发送格式的多个文件数据，则过程回到步骤S912，在步骤S912，产生一个用在步骤S909中指定的下一个发送方法的诸目的地的一个目的地清单(请参见图8B)。于是，对于所有的发送方法，它们是用来发送在步骤S909中指定的诸数据发送格式中的文件数据的，重复步骤S912到S914。
在步骤S915，如果存在下一个目的地，则过程回到步骤S909，在步骤S909，指定下一个数据发送格式。于是，对于所有的在分类的目的地清单中的数据发送格式，重复步骤S909到S915。
当对于所有的目的地的发送已经完成时，在步骤S916，发出指示，将暂时存储在格式转换器中的文件数据删除，并结束文件数据的发送。
在上述的第一个处理过程中，根据文件类型数据，对目的地清单进行分类，然后，输入文件数据，并接着将输入的文件数据转换成这样的数据，该数据有为了发送所需的诸数据发送格式。然而，只要格式转换器308和文件发送器309能够利用工作需要的诸资源，如RAM 203，硬盘205，网络接口208和传真调制解调器209，通过并行的工作能够进行更有效的文件发送。
下面，将参照图10A，10B和10C描述第二个处理过程。
图10A，10B和10C是一个流程图，它表示当已经按下开始键206a，和已经将目的地清单和文件发送类型提供给文件发送控制器302时，文件发送控制器302的工作。
在步骤S1001，读出一个输入目的地。在步骤S1002，类似于上述的步骤S902，确定是否指定了一个和指定的文件数据的类型相对应的数据发送格式，即，是否对应于被指定的目的地描述了一个数据发送格式。如果没有指定一个数据发送格式。，则过程进行到步骤S1003，在步骤S1003，从缺省数据发送格式信息库304的信息和指定的文件数据的类型，确定一个数据发送格式，并将数据发送格式写入目的地清单。如果在步骤S1004确定存在下一个目的地，则过程回到步骤S1001，在步骤S1001读出下一个目的地，对于在目的地清单中的所有的目的地重复步骤S1001到S1004。
下面，在步骤S1005，根据指定的文件数据类型的诸数据发送格式，如诸键，对诸目的地进行分类。进一步，在步骤S1006，用诸发送方法，如诸键，对用相同数据发送格式的多个目的地进行分类。在步骤S1007，指示文件输入装置305输入文件数据，在步骤S1008，等待文件数据输入的完成。将输入的文件数据暂时存储在文件输入装置中。
此后，在步骤S1009，产生一个用于管理格式转换的任务A和一个用于管理转换的文件数据的发送的任务B，并且这二个任务并行地执行。在步骤S1010，等待任务A和任务B的完成。当这些任务已经完成时，结束文件的发送。注意任务A和任务B有在步骤S1006中分类的作为参数的目的地清单。
在任务A中，首先，在步骤S1013，指示格式转换器308，根据包含在步骤S1006中分类的目的地清单中的数据发送格式，对文件数据执行格式转换。格式转换器308通过尽可能多地并行地利用工作需要的诸资源，如RAM 203，硬盘205，尽可能多地并行地执行诸数据发送格式的转换。在步骤S1014，文件发送控制器302等待从格式转换器308发出的一个格式转换完成的通知，并在步骤S1015，指示文件发送器309，将在步骤S1015中转换的文件数据，和用数据发送格式和诸发送方法作为诸参数的诸目的地，一起发送出去。
文件发送器309，也通过尽可能多地并行地利用诸资源，如RAM 203，硬盘205，网络接口208和传真调制解调器209，尽可能多地并行地执行文件的发送。在步骤S1016，确定是否已经对于包含在提供的目的地清单中的所有的数据发送格式，从格式转换器308发出了格式转换完成的诸通知。如果已经接收到所有的诸转换完成的通知，则在步骤S1017，发出指示，将除保存在文件输入装置中的文件数据删除。然后，结束任务A的处理。
另一方面，在任务B中，在步骤S1020，等待一个来自文件发送器309的文件发送完成的通知。文件发送完成的通知包括一个数据发送格式和一个发送方法。在步骤S1021，确定在所有的发送方法中已经发送的文件数据是否存在于目的地清单中。如果这种文件数据存在，则在步骤S1022，指示格式转换器308，删除数据发送格式的文件数据。在步骤S1023，确定是否已经对于所有的数据发送格式发出了删除的指示。如果YES(是)，则结束任务B的工作。
注意，本实施例可以通过对图9或图10A，10B和10C的流程图的程序进行编码并将它存储在一个存储媒质中，然后将来自存储媒质的程序加载到一个普通的计算机上，并执行这个程序来实现。
在这个例子中，文件发送程序模块组是一个根据图3的方框图，在图9或图10A，10B和10C的流程图的基础上经编码的程序。将程序模块组存储在，例如，存储媒质(FD)212中。图12表示在存储媒质中的诸存储内容的结构。。
在图13中，将一个文件发送程序的执行文件1203和它的相关数据1204存储在存储媒质(FD)212中，并通过FD驱动器204将它们加载到一个计算机系统1300上。当将FD 212插入FD驱动器204时，从FD212读出文件发送程序的执行文件1203和相关的数据1204，并将它们加载到RAM203上，变得在一个OS 1102和一个基本I/O程序1101控制下可以执行。
图11是一个表，它表示在本实施例中RAM 203的一个存储映像图的一个例子，在该实施例中文件发送程序被加载并且是可执行的。RAM 203有一个结构，它包括用于基本I/O程序1101，OS 1102，一个文件发送程序模块组1103，相关的数据1104，和一个工作区域1105的诸区域。
在上述的例子中，将文件发送程序的执行文件1203和相关的数据1204直接从存储媒质(FD)212加载到RAM 203并执行它们，然而，可以这样安排，使得文件发送程序的执行文件1203和相关的数据1204从存储媒质(FD)212暂时存储(安装)在HD 205中，并当操作文件发送程序时，将存储的文件1203和相关的数据1204从HD 205加载到RAM 203上。
进一步，用于存储文件发送程序的存储媒质可能是一个CD-ROM，一个IC存储卡和类型的不同于FD 212的媒质。进一步，可以这样安排，使得文件发送程序的模块组存储在ROM 202中，并直接由CPU 201执行。
因此，上述的实施例提供一个文件数据发送方法，以便用多个发送方法，如通过一个网络连接的一个电子邮件系统，一个远程文件系统，一个远程数据库，一个远程打印机等，向多个接收机发送文件，提供由仅指示发送一次，通过一条电话线连接的多个接收机，和提供一个实现该方法的文件发送设备。
就是说，能够以对每一个发送方法，发送目的地和文件类型适当的数据发送格式和发送方法，将文件数据发送出去。进一步，能够有效地将文件数据发送到需要多个数据发送格式的多个目的地。
<地址簿>
下面，将描述如上所述的用于对诸不同的目的地发送的地址簿的管理，编辑和使用。
图14是一个表示地址簿编辑处理的流程的方框图。
目的地清单产生器300通过从地址簿301复制诸指定的项目，产生一个目的地清单1401。如图15所示，地址簿301保存在硬盘205上，包括有一组详细的目的地和一组发送目的地的诸抽象的目的地。如图16所示，目的地清单1401，它保存在RAM 203上，包括一组详细的目的地等。地址簿编辑器1402在显示器件207上显示出地址簿的诸内容，并从键盘206对诸内容进行编辑。地址簿编辑器1402进一步将地址簿的诸内容转换成HTML格式的数据，并通过一个Web服务器1403在一个浏览器上显示出该数据，浏览器工作在通过网络连接到一个外部器件的客户PC 108上。Web服务器1403用HTTP协议，将被地址簿编辑器1402转换成HTML格式的地址簿发送到浏览器在其上工作的客户PC 108上。进一步，Web服务器1403用HTTP协议，将从工作在客户PC 108上的浏览器发出的一个地址簿编辑指示，发送到地址簿编辑器1402，并且地址簿编辑器1402根据该指示对地址簿301进行编辑。
当按下一个在键盘206上的预先确定的键时，将目的地清单1401发送到文件发送器309。文件发送器309，根据在目的地清单1401中描述的诸目的地和诸发送方法，进行文件的发送。
图15表示地址簿301的诸内容的一个例子。
地址簿301包括存在在HD 205上的二种类型的文件。在一个抽象目的地文件1501中，将一个抽象目的地名称(1502)和一个抽象目的地号码(1503)唯一地分配给在抽象目的地文件中的每一个抽象目的地。一个详细的目的地文件1505，它对于每一个抽象目的地号码存在，表示构成抽象目的地的诸号码。在详细的目的地文件1505中，从抽象目的地号码1503产生详细的目的地文件的文件名称，使得能从抽象目的地唯一地指定详细的目的地文件。详细的目的地文件1505有诸发送方法1506，与诸发送方法对应的诸目的地1507，和诸发送目的地号码标志1508，每个标志都指示目的地是否是一个发送目的地组中的一个成员。如果发送目的地号码标志1508的值是“1”，则目的地是发送目的地组中的一个成员，而如果这个值是“0”，则目的地不是发送目的地组中的一个成员。
如上所述，地址簿编辑器1402将抽象目的地文件1501和诸详细的目的地文件1505的诸内容，转换成HTML格式文件，并通过Web服务器1403，将该数据显示在浏览器上，浏览器工作在通过网络连接到外部器件的客户PC 108上。Web服务器1403用HTTP协议，将被地址簿编辑器1402转换成HTML格式的地址簿发送给客户PC 108，浏览器就工作在客户PC 108上。工作在客户PC 108上的浏览器改变和显示HTML格式的地址簿。Web服务器1403用HTTP协议，将从工作在客户PC 108上的浏览器发出的一个地址簿编辑指示，发送到地址簿编辑器1402。地址簿编辑器1402根据该指示，对抽象目的地文件1501的诸内容或详细的目的地文件1505的诸内容进行编辑。
图16表示用于目的地清单1600的诸内容的数据。
由目的地清单产生器300，在RAM 203中产生一个目的地清单1600。图16表示在RAM 203中产生的目的地清单的存储映像图。
如图16所示，将诸抽象目的地的号码，一个抽象目的地的号码(1601)，发送目的地组的诸成员的号码(1602)和一个发送目的地组(1603)作为一个组(1604)存储起来，并将多个组(1604)存储在目的地清单1600中。抽象目的地号码(1601)对应于地址簿的抽象目的地文件中的抽象目的地号码(1503)。发送目的地组的每一个号码都有一个发送方法(1605)和一个根据发送方法的目的地(1606)。
图17表示当根据在地址簿301中指定一个抽象目的地，将诸详细的目的地复制到目的地清单1401中时，用户接口的诸图像。
在一个图像1701中，将地址簿301的诸内容显示在显示器件207上。将在抽象目的地文件1501中的一个抽象目的地名称(1502)显示在一个目的地显示区域1702中。在一个图像1703中，从图像1701选择一个抽象目的地。数字1705表示选出的抽象目的地。通过按下在图像1703中的OK键1704，将在详细的目的地文件1505中，有诸值“1”的发送目的地号码标志的诸详细的目的地，它们是从选出的抽象目的地的号码中产生的，复制到目的地清单1401中。在图像1706中，将目的地清单1401显示在显示器件207上。在图像1706中，1707表示一个目的地清单的显示区域；1708表示一个抽象目的地的名称；和1709及1710表示作为一个发送目的地组(1603)的诸号码的诸详细的目的地。在图像1706中，将诸详细的目的地的诸发送方法以图表(ICONS)的形式显示出来。
图18表示详细的目的地显示对话的诸图像，它们根据在目的地清单中详细的目的地的加上/改变/删除，作为用于显示详细的目的地的诸内容的用户接口。
在图像1801中，将目的地清单1401显示在显示器件207上。在图像1801中，数字1802表示一个目的地清单的显示区域；1803表示一个抽象目的地；1804及1805表示作为一个发送目的地组1603的诸号码的诸详细的目的地。在图像1815中，从图像1801中选择一个抽象目的地。数字1806表示选出的抽象目的地。在图像1815中，通过按下一个编辑键1807，将一个详细的目的地的显示对话1808显示出来。在一个图像1816中，将详细的目的地的显示对话显示出来。详细的目的地的显示对话在有诸目的地的地址簿上显示出在选出的抽象目的地上的诸成员的所有的发送方法。在诸显示的目的地中，关于一个详细的目的地，它是在目的地清单1401上的发送目的地组的一个成员，改变指示发送方法的键的颜色。在图像1816的例子中，改变诸发送方法的诸键1810和1811的颜色，这指示这些详细的目的地是发送目的地组的诸成员。
图19表示详细的目的地显示对话的诸图像，它们作为用于将一个成员加到在目的地清单上的发送目的地组的用户接口。
一个图像1901表示和图像1816相同的状态。在图像1901中，通过按下一个详细的目的地的一个发送方法键1906，将一个成员加到在目的地清单1401上的发送目的地组，这个详细的目的地不是发送目的地组的一个成员。在图像1908中，已经加入该成员。在图像1908中，将发送方法键的颜色改变成一种颜色(1909)，表示已将目的地加到发送目的地组。每个发送方法键都是一个双态键，使得在每次按下时，能在将成员加到发送目的地组或从发送目的地组删除成员之间改变。在图像1908的状态中，当按下在详细的目的地的显示对话上的一个OK键1910时，确定将成员加到在目的地清单上的发送目的地组，并且改变在目的地清单显示区域中的显示内容。在图像1911中，已经确定将成员加到在目的地清单上的发送目的地组。在图像1911中，数字1912表示一个抽象目的地；而数字1914表示加入的详细的目的地。
进一步，能够通过对在详细的目的地的显示对话1902上的诸目的地1903的诸内容进行编辑，改变诸详细目的地的诸内容。
通过按下在详细的目的地的显示对话上的OK键1910，可以关闭详细的目的地的显示对话，并将发送目的地的变化反映在目的地清单的显示区域上。
图20表示详细的目的地的显示对话的诸图像，作为用于将一个成员从在目的地清单上的发送目的地组删除的用户的接口。
一个图像2001表示和图像1816相同的状态。在图20中，按下诸详细的目的地的发送方法键2009和2010，它们作为在图像1901上的发送目的地组的当前的诸成员，并从在目的地清单1401上的发送目的地组删除诸成员。在一个图像2008中，删除诸成员。在图像2008中，将被删除的诸成员的发送方法键2009和2010的颜色改变到一种指示这些成员被删除的颜色。在图像2008的状态中，通过按下在详细的目的地的显示对话上的一个OK键2011，确定从在目的地清单上的发送目的地组删除诸成员，并改变目的地清单显示区域的显示内容。在一个图像2012中，已经从在目的地清单上的发送目的地组删除诸成员。
如图像2012所示，当从发送目的地组1603删除所有的详细的地址和按下在详细的目的地的显示对话2002上的OK键2011时，从目的地清单显示区域2013删除所有的详细的目的地。同时，目的地清单产生器300确定在目的地清单1600上编辑的发送目的地组1603是否是一个空的组。如果发送目的地组是一个空的组，则目的地清单产生器300从目的地清单1600删除抽象的目的地组1604，并且更新目的地清单显示区域。结果，如在图像2012中所示，从目的地清单显示区域删除诸抽象目的地。
进一步，在图像2001中，如果选择一个抽象目的地2014，和按下一个删除键2017，则能够删除相应的抽象目的地组1604。进一步，如果选择一个详细的目的地2015，和按下删除键2017，则删除选出的详细的目的地。在这种情形中，如果选择发送目的地组的所有的成员2015和2016，和按下删除键2017，则目的地清单产生器300确定在目的地清单1600上编辑的发送目的地组1603是否是一个空的组。如果发送目的地组是一个空的组，则目的地清单产生器300从目的地清单1600删除抽象的目的地组1604，并且更新目的地清单显示区域。结果，如在图像2012中所示，从目的地清单显示区域删除诸抽象的目的地。
在上述的描述中，地址簿包括一个抽象目的地设定文件和多个详细的目的地设定文件，然而，可以通过网络上的一个外部设备，实现和描述中的地址簿相同的逻辑结构，作为一个由一个数据库管理系统管理的数据库。
进一步，可以实现地址簿作为在一个目录服务器中管理的目录信息。我们将参照图21描述在这种情形中的处理。
在图21中，数字2109表示一个目录服务器，它提供在目录服务标准X.500基础上的诸服务。将地址簿保存在目录服务器2109中，并通过LDAP(轻型目录存取协议)将它连接到文件发送设备101，LDAP作为一个通过网络到目录服务器的存取协议，因而能从文件发送设备101参考和更新地址簿。
图22是一个保存在目录服务器2109中的地址簿的一页的一个例子。图22表示在X.500标准的基础上的一个格式中描述的地址簿的一页的一个例子。在地址簿的一页2201中，用一条空格线划分的一组句子描述在一个抽象的目的地上的信息。在这个例子中，数字2202表示一个抽象的目的地；数字2203到2206表示诸详细的目的地，数字2207和2208表示一个发送目的地组的诸成员的诸宣布指示。
进一步，通过在图14的方框图的基础上，对图18的流程进行编码和将经编码的流程记录在一个存储媒质中，并通过将该程序加载到一台普通的计算机上，能够实现类似的处理。
将这个程序存储在，例如，存储媒质FD 212中，作为一个目标程序。图12表示存储的诸内容的结构。
如图13所示，能将存储在存储媒质FD 212中的文件发送程序和它的相关数据，通过FD驱动器204，加载到现在的计算机系统1300上。当将存储媒质FD插入FD驱动器204时，在OS 1102和基本I/O程序1101的控制下，从存储媒质FD 212读出一个发送目的地设定程序和相关的数据，然后将它们加载到RAM 203，变成有效的程序和数据。
图11是一个表，它表示RAM 203的一个存储映像图的一个例子，在RAM 203，文件发送程序被加载并且是可执行的。RAM 203有一个结构，它包括用于基本I/O程序1101，OS 1102，文件发送程序模块组1103，相关的数据1104和工作区域1105的诸区域。
进一步，在上述描述中，将文件发送程序和相关的数据直接从存储媒质FD 212加载到RAM 203上，并执行它们，然而，可以这样安排，使得将发送目的地设定程序和管理数据暂时存储(安装)到HD 205中，当发送目的地设定程序工作时，将存储的程序和管理数据从HD 205加载到RAM203上。
进一步，用于存储发送目的地设定程序的媒质可能是一个CD-ROM，一个IC存储卡和不同于FD(212)的其它媒质。进一步，可以这样安排，使得将发送目的地设定程序存储在ROM 202中，并直接由CPU 201执行，作为存储映像图的一部分。
[第二个实施例]
图23是一个表示本发明的另一个实施例的方框图。
在图23中，一个详细的目的地选择器2300通过将在地址簿301中描述的诸条件和由用户提供的信息，工作环境及文件属性进行比较，从由一位用户指定的一个抽象目的地指出的一组详细的目的地，选择一个详细的目的地(一个发送方法和一个目的地)，一个文件实际上是发送给它的。类似地，详细的目的地选择器2300选择一个详细的目的地，一个发送的通知就发送给地这个详细的目的地。将文件的选出的详细的目的地和发送通知的详细的目的地，提供给文件发送器309，并被用于文件和发送通知的发送。进一步，将文件的详细的目的地提供给一个通知产生器2311，并被用作为产生发送通知的信息。
如图23所示，在有诸抽象的目的地的地址簿301中描述了为了在发送文件发送通知中，用一个详细的目的地组和诸详细的目的地的诸条件(诸选择条件)，并将这些条件保存在硬盘205中。
在图23中，文件的保密性2302是由用户对每个文件发送提供的信息。将文件的保密性2302用作参考信息，用于通过详细的目的地选择器2300选择一个详细的目的地。
又，文件的优先级2303是由用户对每个文件发送提供的信息。将文件的优先级2303用作参考信息，用于通过详细的目的地选择器2300选择一个详细的目的地。
进一步，位置2305，文件发送设备101在那里工作，是由用户对每个文件发送提供的信息。将位置2305用作参考信息，用于通过详细的目的地选择器2300选择一个详细的目的地。在本发明中，根据文件发送设备在那里工作的一个位置的一个电话号码指定位置信息。
进一步，时间2306将关于文件发送的日期，日子和时间的信息提供给详细的目的地选择器2300。
一个文件属性判断装置2307，根据来自文件输入装置305的一个指令，如垂直的和横向的尺寸，诸页的号码，指出文件是否是一个彩色/单色文件的信息，和文件数据的大小，对文件的属性进行判断，该文件是从扫描仪210读出的或是保存在硬盘205中的文件。文件属性判断装置2307还将诸判断结果提供给详细的目的地选择器2300。这些文件属性被用作为了选择一个详细的目的地的参考信息，和被用作为了由通知产生器2311产生一个发送通知的信息。
通知产生器2311按照图26的流程图进行工作，从来自详细的目的地选择器2300和文件属性判断装置2307的信息，产生一个发送通知。
文件发送器309检查用于文件发送的网络107和电话线106的诸状态，和用于通过网络进行文件发送的电子邮件服务器102，文件服务器103，数据库104及打印机105的诸状态，并提供关于它们是否可用于向详细的目的地选择器2300的发送文件的信息。进一步，文件发送器309将由文件输入装置305提供的一个文件和由通知产生器2311提供的一个文件，发送到由详细的目的地选择器2300提供的诸详细的目的地。
图24表示在这种情形中的地址簿301的诸内容。
在一个根据X.500标准的格式中描述地址簿的一页2401，并将它作为一个存在在硬盘205中的文件保存起来。在如图24所示的格式中，用一个空格句划分的一组句子描述一个抽象的目的地。在这个例子中，数字2402表示一个抽象的目的地；数字2403到2406分别表示一个传真设备，一个电子邮件，一个打印机和一个远程文件的各自的详细的目的地；数字2407表示用于文件发送的诸详细的目的地的选择条件；和数字2409表示用于将发送通知发送出去的诸详细的目的地的选择条件。
如图24所示，诸详细的目的地的选择条件2407是由在诸关键词和诸值之间的诸比较以及包含这些比较的诸逻辑表达式代表的。图25表示诸详细的目的地的选择条件2407和2409，用于这些条件的诸关键词和诸允许值的范围的诸表述。详细的目的地选择器2300计算有诸给定的条件的各条件表达式2407，并选择一个有一个“真”值的详细的目的地。因为独立地计算诸条件表达式2407，所以能够选择多个详细的目的地。在这种情形中，指示文件发送器309将一个文件发送到多个详细的目的地。进一步，诸计算结果中可能没有一个是“真”。在这种情形中，选择一个缺省的详细的目的地2408。
如诸条件2409所示，可以将文件的一个选择的详细的目的地用作一个条件，它用于指定一个发送通知的一个详细的目的地。如上所述，在发送通知的情形中，因为独立地计算诸条件表达式2409，所以能够选择多个详细的目的地，并且在这种情形中，指示文件发送器309将发送通知发送给多个详细的目的地。进一步，当诸条件表达式的诸计算结果中没有一个是“真”时，选择一个缺省的详细的目的地2410。在这种情形中，发送通知的缺省的详细的目的地是“无(没有将发送通知发送出去)”。
图26是一个表示用于由通知产生器2311产生一个发送通知的处理的流程图。
在图26中，在步骤S2601产生一个空文件(空白文件)。在步骤S2602，插入一个抽象的目的地。在步骤S2603，插入一个日期和时间。在步骤S2604，插入诸文件页的号码。在步骤S2605，插入一个详细的目的地的发送方法。在步骤S2606，插入一个详细的目的地。在步骤S2607，对于诸详细的目的地的号码，重复发送步骤S2605和步骤S2606。最后，在步骤S2608，插入一个形式文件，于是，完成了一个发送通知。按照指定的目的地的发送方法，将发送通知发送出去。图27表示一个完成的发送通知的一个例子。
在上面的描述中，将用户输入的一个位置的区域代码，文件发送设备就在该位置上，用作位置信息，然而，可将文件发送设备的一个网络地址用作位置信息。进一步，可以这样安排，使能得到来自一个自动地检测一个设备，如一个GPS(全球定位系统)的位置的器件的信息，并将纬度和经度用作位置信息。
进一步，对在地址簿的的页2401中的每个目的地，设定诸详细的目的地的选择条件2407和2409，并对每个目的地改变诸详细的目的地的选择条件2407和2409，然而，可以这样安排，使保存诸详细的目的地的选择条件，作为一个和地址簿无关的信息库，并且详细的目的地选择器2300在来自信息库的信息的基础上，选择一个详细的目的地。
进一步，通过在图23的方框图的基础上对流程进行编码，和将经编码的流程存储在一个存储媒质中，并通过将程序加载到一个普通的计算机上，能实现类似的处理。
将这个程序存储在存储媒质FD 212中，作为一个经编码的程序。图12表示诸存储内容的结构。
如图13所示，能通过FD驱动器204，将存储在存储媒质FD 212中的文件发送程序和它的相关数据，加载到现在的计算机系统1300上。当将存储媒质FD插入FD驱动器204时，在OS 1102和基本I/O程序1101的控制下，从存储媒质FD 212读出文件发送程序和相关的数据，然后，将它们加载到RAM 203，变成有效的程序和数据。
图11是一个表，它表示RAM 203的一个存储映像图的一个例子，在RAM 203，文件发送程序被加载并且是可执行的。RAM 203有一个结构，它包括用于基本I/O程序1101，OS 1102，文件发送程序模块组1103，相关的数据1104和工作区域1105的诸区域。
进一步，在上面的描述中，将文件发送程序和相关的数据直接从存储媒质FD 212加载到RAM 203上，并执行它们，然而，可以这样安排，使得将发送目的地设定程序和管理数据暂时存储(安装)在HD 205中，当操作发送目的地设定程序时，将存储的文件和管理数据从HD 205加载到RAM203上。
进一步，用于存储文件发送程序的存储媒质可能是一个CD-ROM，一个IC存储卡和不同于FD(212)的其它媒质。进一步，可以将文件发送程序作为存储映像图的一部分，存储在ROM 202中，并直接由CPU 201执行。
进一步，将由用户对每个文件发送提供的信息，用作文件的保密性2302和文件的优先级2303，然而，可以通过对用户对每个文件发送提供的一个文件的主题进行分析，得到这种信息。通过将主题的字符串和一个预先确定的目录比较，进行这种分析。目录包括诸字，和使用每个字时的保密性和优先级。搜索主题的字符串，以便找到存在在目录中的诸字，并将得到的多个字的保密性和优先级用作文件的保密性2302或文件的优先级2303。
进一步，在上面的描述中，可以通过对用户提供的文件的主题进行分析，得到文件的保密性和优先级，然而，通过对文件进行分析，能得到这种信息。在这种情形中，文件属性判断装置2307通过字符识别处理，将文件数据转换成字符串数据，并将得到的字符串数据和如上所述一个目录进行比较，以便得文件的保密性2302和文件的优先级2303。
本发明不限于上述的诸实施例，能够在本发明的精神和范畴内进行各种不同的变化和修改。所以，为了评估本发明范围的普遍性，我们公布下列的权利要求书。

Claims (6)

1.一种文件处理装置，包括：
存储装置，用于将分别与多个数据发送目的地对应的各数据发送格式存储起来；
输入装置，用于输入要发送的文件数据；
指定装置，用于指定一个或多个数据发送目的地，其中要将输入的数据发送给所述数据发送目的地；
转换装置，用于将由所述输入装置输入的所述文件数据转换成与所指定的所述数据发送目的地对应的一个或多个数据发送格式；以及
发送装置，用于将经转换的各自的文件数据发送到所指定的所述数据发送目的地，
其中在没有为所述数据发送目的地描述所述数据发送格式的情况下，使用根据与所述数据发送目的地相关的发送方法设置的缺省数据发送格式。
2.根据权利要求1的文件处理装置，其中所述存储装置还存储一个用于单色文件的格式和一个用于彩色文件的格式。
3.根据权利要求1的文件处理装置，其中所述发送装置以电子邮件协议发送该文件数据。
4.一种文件发送方法，包括如下步骤：
将分别与多个数据发送目的地对应的各数据发送格式存储起来；
输入要发送的文件数据；
指定一个或多个数据发送目的地，其中要将输入的数据发送给所述数据发送目的地；
将所输入的所述文件数据转换成与所指定的所述数据发送目的地对应的一个或多个数据发送格式；以及
将经转换的各自的文件数据发送到所指定的所述数据发送目的地，
其中在没有为所述数据发送目的地描述所述数据发送格式的情况下，使用根据与所述数据发送目的地相关的发送方法设置的缺省数据发送格式。
5.根据权利要求4的文件发送方法，其中还存储一个用于单色文件的格式和一个用于彩色文件的格式。
6.根据权利要求4的文件发送方法，其中以电子邮件协议发送该文件数据。
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