JP4217707B2 - データ送信装置、データ送信方法及びプログラムを格納した記憶媒体 - Google Patents

Description

本発明はデータを送信するデータ送信装置、データを送信する際のデータ送信方法、及びプログラムを格納した記憶媒体に関するものである。

従来より、スキャナ等により原稿を読取って得た文書データ等を、電話回線を介してリモートファクシミリ装置に送信したりネットワークを介してリモート端末に転送することが行われている。

しかしながら、従来はデータを所望の宛先に送信する場合には、装置内に記憶した宛先情報を読み出して、宛先として使用することが可能であった。このとき、複数のユーザにより装置が共有されて使用される場合や、複数の異なる送信方法を備えている場合などでは、装置内に全ての宛先情報を記憶させておくと、記憶される宛先情報が膨大な数になってしまい、多くの記憶領域が必要であった。

本発明は上述の問題点を除去するためになされたものであり、データ送信装置の記憶手段の容量を増やさなくとも多くの宛先情報を扱えるデータ送信装置、データ送信方法、及びプログラムを格納した記憶媒体を提供することを目的とする。

上記の目的を達成するために本発明のデータ送信装置は、データを入力する入力手段と、ユーザによる操作を受付ける操作手段と、前記操作手段によりユーザから入力された宛先情報を記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶されている宛先情報をＨＴＭＬフォーマットに変換し、前記データ送信装置とネットワークを介して接続されたクライアントコンピュータにＨＴＴＰを用いて送信するとともに、当該クライアントコンピュータからＨＴＴＰを用いて送信された指示に基づいて、前記記憶手段に記憶されている宛先情報を編集する編集手段と、前記データ送信装置と前記ネットワークを介して接続されたディレクトリサーバにＬＤＡＰを用いてアクセスし、当該ディレクトリサーバに記憶されている宛先情報を取得する取得手段と、前記記憶手段により記憶されている宛先情報または前記取得手段により取得された宛先情報の中から所望の宛先を選択する選択手段と、前記選択手段により選択された宛先に、前記入力手段により入力されたデータを送信する送信手段とを備えることを特徴とする。

本発明によれば、データ送信装置の記憶手段に記憶されている宛先情報をＨＴＭＬフォーマットに変換し、前記データ送信装置とネットワークを介して接続されたクライアントコンピュータにＨＴＴＰを用いて送信して、当該クライアントコンピュータからＨＴＴＰを用いて送信された指示に基づいて、前記記憶手段に記憶されている宛先情報を編集することを可能とするとともに、前記データ送信装置と前記ネットワークを介して接続されたディレクトリサーバにＬＤＡＰを用いてアクセスし、当該ディレクトリサーバに記憶されている宛先情報を取得することを可能とする。

（第１の実施の形態）
以下、図面を参照して、本発明の一実施の形態を詳細に説明する。

（本実施の形態の文書送信装置の構成例）
図１は、本発明を実施した装置が動作する基本的な環境の例を示す図である。

図１において、（１０１）は本発明を実施した文書送信装置でありネットワーク（１０７）および電話回線（１０６）に接続されている。（１０２）は電子メールの配送を行う電子メールサーバでありネットワークに接続されて標準電子メール転送プロトコルであるＳＭＴＰをサポートしている。（１０３）はリモートファイルシステムを動作させているファイルサーバであり、ネットワークに接続されてファイル転送プロトコルであるＦＴＰをサポートしている。（１０４）はデータベースでありネットワークに接続されてＳａｌｕｔａｔｉｏｎプロトコルをサポートしている。（１０５）はネットワークに接続されたプリンタであり、ネットワーク印刷用のプロトコルであるｌｐｒをサポートしている。

（１０２）・（１０３）・（１０４）・（１０５）はそれぞれの送信方法に従った宛先（アドレス）を有している。

（１０８）はクライアントＰＣであり、ＨＴＴＰ／ＨＴＭＬをサポートするブラウザが動作可能である。

なお、以下では同一符号を付したものは同様な機能をはたすものとする。

図２は、本実施の形態の文書送信装置のハードウエア構成例を示すブロック図である。

図２において、（２０１）はＣＰＵ、即ち中央処理装置であり、この装置全体の制御及び演算処理等を行うものである。（２０２）はＲＯＭ即ち読み出し専用メモリであり、システム起動プログラム及び固定情報等の記憶領域である。（２０３）はＲＡＭ即ちランダムアクセスメモリであり、使用制限のないデータ記憶領域であり、様々な処理毎に後出のフローチャートで表される各々のプログラム及びデータがロードされ、実行される領域である。例えば、ＲＡＭ（２０３）には、スキャナ（２１０）やＨＤ（２０５）、ＦＤ（２０４）等から入力される文書データを記憶する入力文書領域（２０３ａ）、作成された宛先リストを記憶する宛先リスト領域（２０３ｂ）、入力文書から宛先に対応してフォーマット変換されて作成された送信用文書データを記憶する送信文書領域（２０３ｃ）、ＨＤ（２０５）やＦＤ（２０４）からプログラムをロードするプログラムロード領域（２０３ｄ）が含まれる。

（２０４）はフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）・ドライブであり、プログラム及びデータをフロッピー（登録商標）ディスク（２１２）に記憶、格納しておき、実行時に必要に応じて参照又はＲＡＭ（２０３）へロードする。（２０５）はハードディスク（ＨＤ）・ドライブであり、ここから処理を行うシステム又はプログラムがＲＡＭ（２０３）上にロードされて起動され、起動したシステム又はプログラムは、必要に応じてハードディスク・ドライブ（２０５）に格納されたデータや情報をＲＡＭ（２０３）上にロードする。ハードディスクはスキャナから読み込まれた文書データの一時記憶としても使用される。例えば、ＨＤドライブ（２０５）には、データとして、入力文書データの一時記憶の他にアドレス帳（３０１）やフォーマット情報ベース（３０４）が記憶され、プログラムとして、ＯＳの他に文書送信制御プログラム（２０５ａ）、宛先リスト作成ログラム（２０５ｂ）、文書入力プログラム（２０５ｃ）、フォーマット変換プログラム（２０５ｄ）、文書送信プログラム（２０５ｅ）が含まれる。ここで、フォーマット情報ベース（３０４）やフォーマット変換プログラム（２０５ｄ）には、既存の各種フォーマット変換用のデータやプログラムが含まれており、文書送信プログラム（２０５ｅ）には、各種送信プロトコルに従うデータやプログラムが含まれている。これらデータ及びプログラムはＦＤ（２１２）に格納されていてもよい。尚、ここでは、ＦＤ、ＨＤ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ等を、外部記憶装置と総称する。

（２０６）はキーボードであり、押下されたキーの情報をＣＰＵ（２０１）へ伝達する。キーボード上の１つのキーはドキュメントデータ送信を指示するためのスタートキー（２０６ａ）として使用される。（２０７）はＣＲＴなどのディスプレイ装置であり、データを表示する。（２０８）はネットワーク・インタフェースであり、このインタフェースを介してネットワーク（１０７）に接続される。（２０９）はファックスモデムであり、ファックスモデムを通して電話回線（１０６）に接続される。（２１０）はスキャナであり原稿画像の読み込みを行う。（２１１）はシステムバスであり、上述の構成要素間のデータの通路となるべきものである。

本装置は、基本Ｉ／Ｏプログラム、ＯＳ、及び文書送信プログラムモジュール群をＣＰＵ（２０１）が実行することにより動作する。基本Ｉ／ＯプログラムはＲＯＭ（２０２）に書き込まれており、ＯＳはＨＤドライブ（２０５）に書き込まれている。そして、本システムが起動する際に、基本Ｉ／Ｏプログラム中のＩＰＬ（イニシャルプログラムローディング）
機能によりＨＤドライブ（２０５）からＯＳがＲＡＭ（２０３）に読み込まれ、ＯＳの動作が開始される。

〈アドレス帳について〉
次に、前述のように種々の宛先に送信する際に用いるアドレス帳の管理、編集、利用方法等の詳細について説明する。

図３はアドレス帳の編集を行う際の処理の流れを示す図である。

宛先リスト作成部（３００）はアドレス帳（３０１）から指定された項目をコピーすることにより宛先リスト（３０２）を作成する。アドレス帳（３０１）には図４で示す様に抽象宛先が詳細宛先の集合および送信宛先集合と共に記載されており、ハードディスク（２０５）上に保持されている。宛先リスト（３０２）には図５で示す様に詳細宛先の集合などが記載されており、ＲＡＭ（２０３）上に保持されている。アドレス帳編集部（３０３）はアドレス帳の内容をディスプレイ装置（２０７）上に表示し、キーボード（２０６）によって編集するものである。アドレス帳編集部（３０３）はさらにアドレス帳の内容をＨＴＭＬフォーマットに変換し、Ｗｅｂサーバ（３０４）を通して装置外部にネットワークで接続されたクライアントＰＣ（１０８）上で動作するブラウザ上に表示する。Ｗｅｂサーバ（３０４）はアドレス帳編集部（３０３）で変換されたＨＴＭＬフォーマットのアドレス帳をＨＴＴＰプロトコルによってブラウザが動作しているクライアントＰＣ（１０８）に送信を行う。さらにＷｅｂサーバ（３０４）はクライアントＰＣ（１０８）上で動作するブラウザからＨＴＴＰプロトコルで送信されたアドレス帳編集指示をアドレス帳編集部（３０３）に伝達し、アドレス帳編集部（３０３）はこれに従って、アドレス帳（３０１）の編集を行う。

キーボード（２０６）上のあらかじめ決められたキーが押されると、宛先リスト（３０２）が文書送信部（３０５）に送られ、文書送信部（３０５）は宛先リスト（３０２）に記述された宛先・送信方法に従って文書を送信する。

図４は、アドレス帳（３０１）を構成する内容の一例を示すものである。

アドレス帳（３０１）はハードディスク装置（２０５）上に存在する２種類のファイルで実装されている。抽象宛先ファイル（４０１）は１つだけ存在し、抽象宛先名（４０２）および抽象宛先ファイル内で一意に割り当てられた抽象宛先番号（４０３）が抽象宛先ごとに記述されている。詳細宛先ファイル（４０５）は１つの抽象宛先番号ごとに１つづつ存在し、抽象宛先を形成する集合のメンバーを記したものである。詳細宛先ファイル名は抽象宛先番号（４０３）から生成され、抽象宛先から一意に詳細宛先ファイルを指定できる様になっている。詳細宛先ファイル（４０５）には、送信方法（４０６）・送信方法に従った宛先（４０７）・および送信宛先集合のメンバーになるかどうかを示す送信宛先メンバーフラグ（４０８）が記述されている。送信宛先メンバーフラグ（４０８）の値が１の場合はメンバーであり、０の場合はメンバーでないことを表している。

前述の通り、アドレス帳編集部（３０３）は抽象宛先ファイル（４０１）および詳細宛先ファイル（４０５）の内容をＨＴＭＬフォーマットに変換し、Ｗｅｂサーバ（４０４）を通して装置外部にネットワークで接続されたクライアントＰＣ（１０８）上で動作するブラウザ上に表示する。Ｗｅｂサーバ（３０４）はアドレス帳編集部（３０３）で変換されたＨＴＭＬフォーマットのアドレス帳をＨＴＴＰプロトコルによってブラウザが動作しているクライアントＰＣ（１０８）に送信を行う。クライアントＰＣ（１０８）で動作しているブラウザはＨＴＭＬフォーマットのアドレス帳を整形して表示する。Ｗｅｂサーバ（３０４）はクライアントＰＣ（１０８）上で動作するブラウザからＨＴＴＰプロトコルで送信されたアドレス帳編集指示をアドレス帳編集部（３０３）に伝達し、アドレス帳編集部（３０３）はこれに従って、抽象宛先ファイル（４０１）の内容または詳細宛先ファイル（４０５）の内容の編集を行う。

図５は、宛先リスト（３０２）のためのデータの内容を示すものである。

宛先リスト（５００）は宛先リスト作成部（３００）がＲＡＭ（２０３）上に生成するものであり、図５はＲＡＭ（２０３）上に生成された宛先リストのメモリマップを表している。

宛先リストには抽象宛先の数、および抽象宛先番号（５０１）・送信宛先集号のメンバーの数（５０２）および送信宛先集合（５０３）を１つのセット（５０４）として、このセットが複数記述されている。抽象宛先番号（５０１）はアドレス帳の抽象宛先ファイルの抽象宛先番号（４０３）と対応している。送信宛先集合の各メンバーは送信方法（５０５）と送信方法に従った宛先（５０６）を保持している。

図６は、アドレス帳（３０１）の中の抽象宛先の指定に応じて宛先リスト（３０２）に詳細宛先を複写させる際のユーザーインターフェースのフローを表したものである。

（６０１）はディスプレイ装置（２０７）上にアドレス帳（３０１）の内容が表示されている例を表したものである。宛先表示領域（６０２）に表示されているのは抽象宛先ファイル（４０１）内の抽象宛先名（４０２）である。（６０１）の画面において抽象宛先を１つ選択した例を（６０３）に示す。（６０５）が選択された抽象宛先である。（６０３）の画面においてＯＫボタン（６０４）を押すことにより、選択された抽象宛先の抽象宛先番号から生成される詳細宛先ファイル（４０５）の中で、送信宛先メンバーフラグ（４０８）の値が１となっている詳細宛先が、宛先リスト（３０２）に複写される。（６０６）は宛先リスト（３０２）がディスプレイ装置（２０７）上に表示されている例を示したものである。（６０６）の画面において（６０７）は宛先リスト表示領域、（６０８）は抽象宛先名・（６０９）および（６１０）は送信宛先集合（５０３）の各メンバーの詳細宛先である。（６０６）において、詳細宛先の送信方法は、送信方法を示すアイコンで表示されている。

図７は宛先リスト内の詳細宛先の追加・変更・削除を行う際に詳細宛先の内容を表示するために使用するユーザーインターフェースである詳細宛先表示ダイアログのフローを表したものである。

（７０１）は宛先リスト（３０２）がディスプレイ装置（２０７）上に表示されている例を示したものである。（７０１）において（７０２）は宛先リスト表示領域、（７０３）は抽象宛先名・（７０４）および（７０５）は送信宛先集合（５０３）の各メンバーの詳細宛先である。（７０１）の画面において抽象宛先を１つ選択した例を（７１５）に示す。（７０６）が選択された抽象宛先である。（７１５）の画面においてＥｄｉｔボタン（７０７）を押すことによって、詳細宛先表示ダイアログ（７０８）が表示される。（７１６）に詳細宛先表示ダイアログが表示された例を示す。詳細宛先表示ダイアログには、選択された抽象宛先のアドレス帳上でのメンバーの送信方法が宛先と共に全て表示されており、そのうち宛先リスト（５００）上で送信宛先集合のメンバーとなっている詳細宛先には、送信方法を示すボタンの色が変更されることによって示されている。（７１６）の例においては、（７１０）および（７１１）の送信方法のボタンの色が変更されており、これらの詳細宛先が送信宛先集合のメンバーであることを示している。

図８は詳細宛先表示ダイアログ上で、送信リスト上の送信宛先集合へのメンバーの追加を行う際のユーザーインターフェースのフローを表したものである。

（８０１）は（８１６）と同じ状態を示している。（８０１）の画面上で現在送信宛先集合のメンバーでない詳細宛先の送信方法のボタン（８０６）を押すことにより、宛先リスト（３０２）上の送信宛先集合のメンバーへの追加を行う。メンバーへの追加が行われた状態を（８０８）に示す。（８０８）において、（８０９）で示す様にメンバーへ追加された送信方法のボタンは追加された事を示す色へ変更されている。送信方法のボタンはトグルボタンとなっており、押すたびに送信宛先集合へのメンバー追加・送信宛先集合からのメンバー削除が切り替えられる。（８０８）の状態で詳細宛先表示ダイアログ上のＯＫボタン（８１０）を押す事により、宛先リスト上への送信宛先集合へのメンバー追加が確定され、宛先リスト表示領域の表示内容が変更される。宛先リストの送信宛先集合へのメンバー追加が確定された状態を（８１１）に示す。（８１１）において、（８１２）が抽象宛先であり、（８１４）が追加された詳細宛先である。

また、詳細宛先表示ダイアログ（８０２）上で宛先（８０３）の内容を編集することにより、詳細宛先の宛先の内容変更を行う。

詳細宛先表示ダイアログ上でＯＫボタン（８１０）を押すことにより、詳細宛先表示ダイアログは閉じられ、送信宛先の変更が宛先リスト表示領域に反映される。

図９は詳細宛先表示ダイアログ上で、送信リスト上の送信宛先集合からメンバーの削除を行う際のユーザーインターフェースのフローを表したものである。

（９０１）は（７１６）と同じ状態を示している。図９において、（８０１）の画面上で現在送信宛先集合のメンバーである詳細宛先の送信方法のボタン（９０９）および（９１０）を押すことにより、宛先リスト（３０２）上の送信宛先集合からメンバーの削除を行う。メンバーへの削除が行われた状態を（９０８）に示す。（９０８）において、（９０９）および（９１０）で示す様にメンバーから削除された送信方法のボタンは削除された事を示す色へ変更されている。（９０８）の状態で詳細宛先表示ダイアログ上のＯＫボタン（９１１）を押す事により、宛先リスト上への送信宛先集合からのメンバー削除が確定され、宛先リスト表示領域の表示内容が変更される。宛先リストの送信宛先集合へのメンバー追加が確定された状態を（９１２）に示す。

（９１２）に示す様に詳細宛先ダイアログ（９０２）上で全ての詳細アドレスを送信宛先集合（５０３）から削除し、ＯＫボタン（９１１）を押すと、宛先リスト表示領域（９１３）から全ての詳細宛先が削除される。これと共に、宛先リスト作成部（３００）は宛先リスト（５００）上で編集された送信宛先集合（５０３）が空集合であるかどうかを判断し、送信宛先集合が空集合である場合は宛先リスト（５００）から、抽象宛先のセット（５０４）を削除するとともに、宛先リスト表示領域を更新する。この結果、（９１２）に示す様に宛先リスト表示領域から、抽象宛先名が削除される。

（９０１）において抽象宛先（９１４）を選択し、Ｄｅｌｅｔｅボタン（９１７）を押すことによっても、該当する抽象宛先のセット（５０４）を削除することができる。また、詳細宛先（９１５）を選択し、Ｄｅｌｅｔｅボタン（９１７）を押すと、選択された詳細宛先が削除される。この場合、（９１５）と（９１６）で示される送信宛先集合の全てのメンバーを選択してＤｅｌｅｔｅボタン（９１７）を押すと、宛先リスト作成部（３００）は宛先リスト（５００）上で編集された送信宛先集合（５０３）が空集合であるかどうかを判断し、送信宛先集合が空集合である場合は宛先リスト（５００）から、抽象宛先のセット（５０４）を削除するとともに、宛先リスト表示領域を更新する。この結果、（９１２）に示す様に宛先リスト表示領域から、抽象宛先名が削除される。

以上の説明では、アドレス帳の宛先の構成として１つの抽象宛先設定ファイルと複数の詳細宛先設定ファイルとを使用する例を示したが、ここで示したアドレス帳と同じ論理形式をネットワーク上の外部装置によるデータベース管理システムが管理するデータベースとして実施することも可能である。

また、ディレクトリサーバ内で管理されるディレクトリ情報として実施することも可能である。この場合の処理について説明する。

図１０において、（１００９）はディレクトリサービスの標準であるＸ．５００に基づくサービスを提供しているディレクトリサーバである。アドレス帳はディレクトリサーバ（１０００）に保持され、文書送信装置（１０１）からはディレクトリサーバへのアクセスプロトコルであるＬＤＡＰ（Ｌｉｇｈｔｗｅｉｇｈｔ Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ Ａｃｃｅｓｓ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）によってネットワークを介して接続されており、これにより文書送信装置（１０１）からアドレス帳の参照・更新が可能となっている。

図１１にディレクトリサーバ（１００９）に保持されるアドレス帳用スクリプトの例を示す。図１１に示すのはＸ．５００の標準に則った形式で記述されたアドレス帳用スクリプトの例である。このアドレス帳用スクリプト（１１０１）の記述では空行で区切られた複数の文が、一つの抽象的な宛先に関する情報を記述している。例において、（１１０２）が抽象宛先、（１１０３）・（１１０４）・（１１０５）・（１１０６）が詳細宛先、（１１０７）・（１１０８）が送信宛先集合のメンバーであることを宣言する宣言文である。

また図３の概略ブロック図に基づく図７のフローをコード化し、記憶媒体に記録したこの媒体からプログラムを一般的なコンピュータにロードすることによっても同様な処理を実現することが可能である。

このプログラムはコード化されたものとして、例えば記憶媒体ＦＤ（２１２）に記録されており、図１３はその記録内容の構成を表している。

記憶媒体ＦＤ（２１２）に記録された文書送信プログラム及び関連データは、図１４に示すようにＦＤドライブ（２０４）を通じて本コンピュータシステム（１４００）にロードすることが出来る。この記憶媒体ＦＤをＦＤドライブ（２０４）にセットすると、ＯＳ（１２０２）及び基本Ｉ／Ｏプログラム（１２０１）の制御のもとに送信宛先設定プログラム及び関連データが記憶媒体ＦＤ（２１２）から読み出され、ＲＡＭ（２０３）にロードされて動作可能となる。

図１２は本送信宛先設定プログラムがＲＡＭ（２０３）にロードされ実行可能となった状態を示す。構成として、基本Ｉ／Ｏプログラム（１２０１）、ＯＳ（１２０２）、送信宛先設定プログラム（１２０３）、関連データ（１２０４）、ワークエリア（１２０５）が図のように配置される。

また以上の説明では、記憶媒体ＦＤ（２１２）から文書送信プログラム及び関連データを直接ＲＡＭ（２０３）にロードして実行させる例を示したが、このほかに記憶媒体ＦＤ（２１２）から送信宛先設定プログラム及び管理データを一旦ＨＤ（２０５）に格納（インストール）しておき、送信宛先設定プログラムを動作させる段にＨＤ（２０５）からＲＡＭ（２０３）にロードするようにしてもよい。

また、本送信宛先設定プログラムを記録する媒体はＦＤ（２１２）以外にＣＤ−ＲＯＭやＩＣメモリーカード等であっても良い。さらに本送信宛先設定プログラムをＲＯＭ（２０２）に記録しておき、これをメモリマップの一部となすように構成し、直接ＣＰＵ（２０１）で実行することも可能である。

（他の実施の形態）
図１５は、他の実施の形態の一例を示す概略ブロック図である。

詳細宛先選択部（１５００）はユーザによって指定された抽象宛先によって示される詳細宛先の集合から、アドレス帳（３０１）に記述されている条件をユーザから与えられた情報・動作環境・文書の属性と比較することにより実際に文書を送信する詳細宛先（送信方法および宛先）を選択する。また同様に、詳細宛先選択部（１５００）は送付状文書を送信する詳細宛先を選択する。選択された文書および送付状文書の詳細宛先は、文書送信部（３０５）に与えられ文書および送付状文書の送信に使用される。また、文書の詳細宛先は送付状文書生成部（１５１１）に与えられ、送付状を生成するための情報として使用される。

アドレス帳（３０１）には図４で示した様に、詳細宛先の集合および詳細宛先を文書送信・送付状文書送信として使用するための条件（選択条件）が抽象宛先と共に記載されており、ハードディスク（２０５）上に保持されている。

文書の機密度（１５０２）は、文書の送信ごとにユーザから与えられる情報であり、詳細宛先選択部（１５００）において詳細宛先を選択する基準として使用される。

文書の緊急度（１５０３）は、文書の送信ごとにユーザから与えられる情報であり、詳細宛先選択部（１４００）において詳細宛先を選択する基準として使用される。

文書送信装置（１０１）が動作している場所（１５０５）は、文書の送信ごとにユーザから与えられる情報であり、詳細宛先選択部（１４００）において詳細宛先を選択する基準として使用される。本実施形態では、文書送信装置に設定されている自局の電話番号に基づき場所情報を指定している。

時計（１５０６）は、文書が送信される日付・曜日・時間を詳細宛先選択部（１５００）に与える。

文書属性判定部（３０７）は、文書入力部（１５０８）の指示でスキャナ（２１０）から読み込まれた文書またはハードディスク（２０５）に保持されている文書の縦横の大きさ・ページ数・カラー文書かどうか・文書データのサイズなどの属性を判定し詳細宛先選択部（１５００）に与える。これらの文書属性は詳細宛先選択部（１５００）において詳細宛先を選択する基準として使用されると共に、送付状文書生成部（１５１１）において送付状文書を生成するための情報として使用される。

送付状文書生成部（１５１１）は図１８に示すフローチャートに従って動作し、詳細宛先選択部（１５００）と文書属性判定部（１５０７）からの情報から送付状文書を生成する。

文書送信部（３０５）は文書送信に使用するネットワーク（１０７）および電話回線（１０６）の状態およびネットワークを介して文書送信に使用する為の電子メールサーバ（１０２）・ファイルサーバ（１０３）・データベース（１０４）・プリンタ（１０５）の状態を検査し、文書送信に使用可能かどうかの情報を詳細宛先選択部（１５００）に与える。また、文書送信部（３０９）は文書入力部（１５０８）および送付状文書生成部（１５１１）から与えられた文書を、詳細宛先選択部（１５００）から与えられた詳細宛先に送信する。

図１６はこの場合のアドレス帳（１３０１）の内容を示すものである。

アドレス帳用スクリプト（１６０１）はＸ．５００の標準に則った形式で記述されており、ハードディスク（２０５）上に存在するファイルとして保持されている。図１６に示す形式では空行で区切られた複数の文が、一つの抽象的な宛先に関する情報を記述している。例において、（１６０２）は抽象宛先、（１６０３）・（１６０４）・（１６０５）・（１６０６）がファクシミリ・電子メール・プリンタ・リモートファイルのそれぞれの詳細宛先、（１６０７）が文書の詳細宛先選択条件・（１６０９）が送付状文書の詳細宛先選択条件を表している。

詳細宛先選択条件（２４０７）は例で示される様に、キーワードと値の比較式およびこれらを含む論理式で表現されている。詳細宛先選択条件の式（１６０７）および（１６０９）において使用されるキーワードおよび取りうる値の範囲を図１７に示す。詳細宛先選択部（１５００）においては、（１６０７）の各条件式を与えられた条件によって計算し、値が真となるものについて詳細宛先を選択している。（１６０７）の条件式は各式が独立に評価されるため複数の詳細宛先が選択される場合もあり、この場合は複数の詳細宛先に宛てて文書を送信する様に文書送信部（３０５）に指示される。また、一つの条件式も真とならない場合もあり、この場合は（１６０８）で示されるデフォルトの詳細宛先が選択される。

送付状文書の詳細宛先は、（１６０９）で示されるように、選択された文書の詳細宛先を条件として指定することも出来る。送付状文書の場合も上記の様に、（１６０９）の条件式は各式が独立に評価されるため複数の詳細宛先が選択される場合もあり、この場合は複数の詳細宛先に宛てて送付状文書を送信する様に文書送信部（３０５）に指示される。また、一つの条件式も真とならない場合もあり、この場合は（１６１０）で示されるデフォルトの詳細宛先が選択される。この例においては、送付状文書のデフォルトの詳細宛先は「ＮＯＮＥ（送付状は送信されない）」という設定がなされている。

図１８は送付状文書生成部（１５１１）が送付状文書を生成する際の処理を示すフローチャートである。

図１８において、（１８０１）で空文書（空白の文書）を生成する。（１８０２）において抽象宛先を挿入し、（１８０３）において日付と時間を挿入し、（２６０４）で文書のページ数の挿入し、（１８０５）で詳細宛先の送信方法の挿入し、（２６０６）で詳細宛先の宛先を挿入する。（１８０７）で（１８０５）と（１８０６）を詳細宛先の数だけ繰り返して、最後に（１８０８）で定型文章を挿入して送付状文書が完成する。そしてこの送付状が指定された宛先の送信方法に従って送信される。図１９に完成した送付状文書の例を示す。

以上の説明では場所の情報として、ユーザから入力された文書送信装置の存在する場所の市外局番を使用していたが、この他にも文書送信装置のネットワークアドレスを使用することも可能である。また、ＧＰＳ（Ｇｌｏｂａｌ Ｐｏｓｉｔｉｏｎｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）などの自動的に装置の場所を検地する装置からの情報を取得し、緯度・経度をもって場所情報とすることも可能である。

また詳細宛先選択条件（１６０７）および（１６０９）をアドレス帳用スクリプト（１６０１）の中から各宛先毎に設定し、宛先毎に条件を変更することを可能としていたが、宛先毎に条件を変更せずに詳細宛先選択条件をアドレス帳と独立した情報ベースとして保持し、これからの情報をもとに詳細宛先選択部（１５００）が詳細宛先を選択することも可能である。

また、図１５の概略ブロック図に基づくフローをコード化し、記憶媒体に記録し、この媒体からプログラムを一般的なコンピュータにロードすることによっても同様な処理を実現することが可能である。

このプログラムはコード化されたものとして、記憶媒体ＦＤ（２１２）に記録されており、図１３はその記録内容の構成を表している。

記憶媒体ＦＤ（２１２）に記録された文書送信プログラム及び関連データは、図１４に示すようにＦＤドライブ（２０４）を通じて本コンピュータシステム（１４００）にロードすることが出来る。この記憶媒体ＦＤをＦＤドライブ（２０４）にセットすると、ＯＳ（１２０２）及び基本Ｉ／Ｏプログラム（１２０１）の制御のもとに本文書送信プログラム及び関連データが記憶媒体ＦＤ（２１２）から読み出され、ＲＡＭ（２０３）にロードされて動作可能となる。

図１２は本文書送信プログラムがＲＡＭ（２０３）にロードされ実行可能となった状態を示す。構成として、基本Ｉ／Ｏプログラム（１２０１）、ＯＳ（１２０２）、文書送信プログラム（１２０３）、関連データ（１２０４）、ワークエリア（１２０５）が図のように配置される。

また、以上の説明では、記憶媒体ＦＤ（２１２）から文書送信プログラム及び関連データを直接ＲＡＭ（２０３）にロードして実行させる例を示したが、このほかに記憶媒体ＦＤ（２１２）から文書送信プログラム及び管理データを一旦ＨＤ（２０５）に格納（インストール）しておき、文書送信プログラムを動作させる段にＨＤ（２０５）からＲＡＭ（２０３）にロードするようにしてもよい。

また、本文書送信プログラムを記録する媒体はＦＤ（２１２）以外にＣＤ−ＲＯＭやＩＣメモリーカード等であっても良い。さらに本文書送信プログラムをＲＯＭ（２０２）に記録しておき、これをメモリマップの一部となすように構成し、直接ＣＰＵ（２０１）で実行することも可能である。

また、文書の機密度（１５０２）および文書の緊急度（１５０３）は、文書の送信ごとにユーザから与えられる情報を使用したが、これらの情報を文書の送信ごとにユーザから与えられる文書のサブジェクトを解析することによって得ることも可能である。解析はサブジェクトの文字列をあらかじめ用意しておいた辞書と比較することにより行う。辞書には単語とその単語が使用された場合の機密度または緊急度を設定しておく。サブジェクトの文字列内を検索して辞書内に存在する単語を列挙し、検索して得られた複数の単語のもつ機密度および緊急度の平均をもって文書の機密度（１５０２）および文書の緊急度（１５０３）とするものである。

また、以上の説明では、ユーザから与えられた文書のサブジェクトを解析することによって文書の機密度と緊急度を得ていたが、これを文書そのものを解析することによって得ることも可能である。この場合では、文書データは文書属性判定部（１５０７）で文書を文字認識処理により文字列データに変換し、前述のように辞書との比較を行うことにより、文書の機密度（１５０２）と緊急度（１５０３）を得る。

また、宛先の指定の際は抽象宛先の名前毎に昇順あるいは降順にソートして表示させたり、また、詳細宛先の送信方法（Ｆａｘ．Ｅ−ｗａｉｌ．プリント等のプロトコル毎）にソートして表示させることも可能である。

以上の様に、共通の文書データを種々の方式で送信する際の操作性を向上できる。

また、文書データの送信とは異なる方式で文書データの通知文を送ることができ、受信者に確実に文書送付の事実を伝えることができる。

本実施の形態の文書送信装置が接続される環境を示す図である。 本実施の形態の文書送信装置の構成例を示すブロック図である。 本実施の形態の文書送信装置の機能例を示す概略ブロック図である。 本実施の形態の文書送信装置におけるアドレス帳の内容構成例を示す図である。 本実施の形態の文書送信装置における宛先リストの内容構成例を示す図である。 宛先リストの設定のための処理の流れを示す図である。 宛先リストの変更のために使用する詳細宛先ダイアログの処理の流れを示す図である。 送信宛先集合へのメンバーを追加する際の処理の流れを示す図である。 送信宛先集合からメンバーを削除する際の処理の流れを示す図である。 アドレス情報のためのディレクトリサーバを利用した実施の形態のシステムを示すブロック図である。 ディレクトリサーバに保持されているアドレス帳用スクリプトの例を示す図である。 本実施の形態におけるＲＡＭのメモリマップ例を示す図である。 本実施の形態における記憶媒体のプログラム構成例を示す図である。 本実施の形態におけるプログラムロードの様子を示す図である。 受信者に対し文書を送信した事実を知らせるための送付状を送信する際の処理の流れを説明するブロック図である。 送付状送信のためのデータを含むアドレス帳用スクリプトの内容例を示す図である。 詳細宛先を選択する際の選択条件式に使用するキーワードおよび値の範囲・形式を示す図である。 送付状を生成するための処理の流れを示すフローチャートである。 生成された送付状の例を示す図である。

符号の説明

２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＯＭ
２０３ ＲＡＭ
２０５ ハードディスク（ＨＤ）・ドライブ
２０６ キーボード
２０７ ディスプレイ
２０８ Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ
２０９ ＦＡＸ Ｍｏｄｅｍ
２１０ スキャナ
２１１ システムバス
３０１ アドレス帳
３０４ フォーマット情報ベース

Claims (9)

1. データ送信装置であって、
   データを入力する入力手段と、
   ユーザによる操作を受付ける操作手段と、
   前記操作手段によりユーザから入力された宛先情報を記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段に記憶されている宛先情報をＨＴＭＬフォーマットに変換し、前記データ送信装置とネットワークを介して接続されたクライアントコンピュータにＨＴＴＰを用いて送信するとともに、当該クライアントコンピュータからＨＴＴＰを用いて送信された指示に基づいて、前記記憶手段に記憶されている宛先情報を編集する編集手段と、
   前記データ送信装置と前記ネットワークを介して接続されたディレクトリサーバにＬＤＡＰを用いてアクセスし、当該ディレクトリサーバに記憶されている宛先情報を取得する取得手段と、
   前記記憶手段により記憶されている宛先情報または前記取得手段により取得された宛先情報の中から所望の宛先を選択する選択手段と、
   前記選択手段により選択された宛先に、前記入力手段により入力されたデータを送信する送信手段と、
   を備えることを特徴とするデータ送信装置。
2. 前記入力手段は、原稿画像を読取って画像データに変換する読取手段である
   ことを特徴とする請求項１に記載のデータ送信装置。
3. 前記記憶手段に記憶されている宛先情報は、送信方法及び送信方法による規定に従った宛先である詳細宛先情報と、個々に名前が付加された詳細宛先情報の集合である抽象宛先情報とを含む
   ことを特徴とする請求項１または２に記載のデータ送信装置。
4. 前記取得手段により取得される宛先情報は、送信方法及び送信方法による規定に従った宛先である詳細宛先情報と、個々に名前が付加された詳細宛先情報の集合である抽象宛先情報とを含む
   ことを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載のデータ送信装置。
5. ＬＤＡＰを用いて前記ディレクトリサーバにアクセスし、当該ディレクトリサーバに記憶されている宛先情報を更新する更新手段を更に備える
   ことを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載のデータ送信装置。
6. 前記送信手段は、複数の異なる送信方法を用いて送信することが可能である
   ことを特徴とする請求項１から５のいずれか１項に記載のデータ送信装置。
7. 前記送信手段は、少なくとも電子メールまたはファクシミリを用いてデータを送信することが可能である
   ことを特徴とする請求項１から６のいずれか１項に記載のデータ送信装置。
8. ユーザによる操作を受付ける操作手段と、前記操作手段から入力された情報を記憶する記憶手段とを有するデータ送信装置におけるデータ送信方法であって、
   前記操作手段によりユーザから入力された宛先情報を前記記憶手段に記憶する記憶工程と、
   前記記憶工程で記憶された宛先情報をＨＴＭＬフォーマットに変換し、前記データ送信装置とネットワークを介して接続されたクライアントコンピュータにＨＴＴＰを用いて送信するとともに、当該クライアントコンピュータからＨＴＴＰを用いて送信された指示に基づいて、前記記憶工程で記憶された宛先情報を編集する編集工程と、
   前記データ送信装置と前記ネットワークを介して接続されたディレクトリサーバにＬＤＡＰを用いてアクセスし、当該ディレクトリサーバに記憶されている宛先情報を取得する取得工程と、
   前記記憶工程で記憶された宛先情報または前記取得工程で取得された宛先情報の中から所望の宛先を選択する選択工程と、
   前記選択工程で選択された宛先に、前記入力工程で入力されたデータを送信する送信工程と、
   を備えることを特徴とするデータ送信方法。
9. ユーザによる操作を受付ける操作手段と、前記操作手段から入力された情報を記憶する記憶手段とを有するデータ送信装置におけるデータ送信方法を実現するためのプログラムであって、コンピュータ読取可能なプログラムを格納した記憶媒体において、
   前記プログラムが、
   前記操作手段によりユーザから入力された宛先情報を前記記憶手段に記憶する記憶工程と、
   前記記憶工程で記憶された宛先情報をＨＴＭＬフォーマットに変換し、前記データ送信装置とネットワークを介して接続されたクライアントコンピュータにＨＴＴＰを用いて送信するとともに、当該クライアントコンピュータからＨＴＴＰを用いて送信された指示に基づいて、前記記憶工程で記憶された宛先情報を編集する編集工程と、
   前記データ送信装置と前記ネットワークを介して接続されたディレクトリサーバにＬＤＡＰを用いてアクセスし、当該ディレクトリサーバに記憶されている宛先情報を取得する取得工程と、
   前記記憶工程で記憶された宛先情報または前記取得工程で取得された宛先情報の中から所望の宛先を選択する選択工程と、
   前記選択工程で選択された宛先に、前記入力工程で入力されたデータを送信する送信工程と、
   を備えることを特徴とする記憶媒体。

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