JP4217311B2

JP4217311B2 - データ送信装置、送信宛先設定方法、及びプログラムを格納した記憶媒体

Info

Publication number: JP4217311B2
Application number: JP30528298A
Authority: JP
Inventors: 友章遠藤
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 1997-10-27
Filing date: 1998-10-27
Publication date: 2009-01-28
Anticipated expiration: 2018-10-27
Also published as: JPH11215339A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明はデータを送信するデータ送信装置、送信宛先設定方法、及びプログラムを格納した記憶媒体に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、スキャナ等により原稿を読み取って得たデータ等を電話回線を介してリモートファクシミリ装置に送信したりネットワークを介してリモート端末に転送することが行われている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来は共通のデータをそれぞれデータフォーマットの異なる種々の宛先に送信する場合にはフォーマットの変換のための手順や宛先の指定のための作業が非常に煩雑なものであった。
【０００４】
本発明は上述の問題点を除去するためになされたものであり、簡単な操作によりデータをそれぞれ送信方法の異なる複数の宛先に送信できるデータ送信装置、送信宛先設定方法、及びプログラムを格納した記憶媒体を提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために本発明の送信宛先設定方法は以下の構成を備える。
【０００６】
即ち、入力されたデータを複数の送信方法を用いて送信可能なデータ送信装置の送信宛先設定方法であって、前記複数の送信方法のうち、いずれかの送信方法の規定に従った宛先である詳細宛先を保持する詳細宛先保持工程と、個々に名称が付与された宛先であって、前記詳細宛先の集合である抽象宛先を保持する抽象宛先保持工程と、前記抽象宛先保持工程において保持された複数の抽象宛先のうち、少なくとも１つの抽象宛先を指定する指定工程と、前記指定工程で指定された抽象宛先に対応する詳細宛先のうち少なくとも１つを、前記入力されたデータの送信宛先として設定する第１の設定工程と、前記第１の設定工程において設定された送信宛先の編集が指示されたことに応じて、前記指定工程で指定された抽象宛先に対応する詳細宛先であって、前記第１の設定工程において前記入力されたデータの送信宛先として設定されていない詳細宛先を、ユーザに提示する提示工程と、前記提示工程における詳細宛先の提示が行われた上で、ユーザによる操作に基づいて、当該提示された詳細宛先の少なくとも１つを、前記入力されたデータの送信宛先として新たに設定する第２の設定工程と、を備える。
【０００７】
また、本発明のデータ送信装置は、入力されたデータを複数の送信方法を用いて送信可能なデータ送信装置であって、前記複数の送信方法のうち、いずれかの送信方法の規定に従った宛先である詳細宛先を保持する詳細宛先保持手段と、個々に名称が付与された宛先であって、前記詳細宛先の集合である抽象宛先を保持する抽象宛先保持手段と、前記抽象宛先保持手段により保持されている複数の抽象宛先のうち、少なくとも１つの抽象宛先を指定する指定手段と、前記指定手段により指定された抽象宛先に対応する詳細宛先のうち少なくとも１つを、前記入力されたデータの送信宛先として設定する第１の設定手段と、前記第１の設定手段により設定された送信宛先の編集が指示されたことに応じて、前記指定手段で指定された抽象宛先に対応する詳細宛先であって、前記第１の設定手段により前記入力されたデータの送信宛先として設定されていない詳細宛先を、ユーザに提示する提示手段と、前記提示手段による詳細宛先の提示が行われた上で、ユーザによる操作に基づいて、当該提示された詳細宛先の少なくとも１つを、前記入力されたデータの送信宛先として新たに設定する第２の設定手段とを備える。
【０００８】
また、本発明の記憶媒体は、コンピュータ読取可能なプログラムを格納した記憶媒体であって、前記プログラムが、複数の送信方法のうち、いずれかの送信方法の規定に従った宛先である詳細宛先を保持する詳細宛先保持工程と、個々に名称が付与された宛先であって、前記詳細宛先の集合である抽象宛先を保持する抽象宛先保持工程と、前記抽象宛先保持工程において保持された複数の抽象宛先のうち、少なくとも１つの抽象宛先を指定する指定工程と、前記指定工程で指定された抽象宛先に対応する詳細宛先のうち少なくとも１つを、入力されたデータの送信宛先として設定する第１の設定工程と、前記第１の設定工程において設定された送信宛先の編集が指示されたことに応じて、前記指定工程で指定された抽象宛先に対応する詳細宛先であって、前記第１の設定工程において前記入力されたデータの送信宛先として設定されていない詳細宛先を、ユーザに提示する提示工程と、前記提示工程における詳細宛先の提示が行われた上で、ユーザによる操作に基づいて、当該提示された詳細宛先の少なくとも１つを、前記入力されたデータの送信宛先として新たに設定する第２の設定工程とを備える。
【０００９】
【発明の実施の形態】
（第１の実施の形態）
以下、図面を参照して、本発明の一実施の形態を詳細に説明する。
【００１０】
〈本実施の形態の文書送信装置の構成例〉
図１は、本発明を実施した装置が動作する基本的な環境の例を示す図である。
【００１１】
図１において、（１０１）は本発明を実施した文書送信装置でありネットワーク（１０７）および電話回線（１０６）に接続されている。（１０２）は電子メールの配送を行う電子メールサーバでありネットワークに接続されて標準電子メール転送プロトコルであるＳＭＴＰをサポートしている。（１０３）はリモートファイルシステムを動作させているファイルサーバであり、ネットワークに接続されてファイル転送プロトコルであるＦＴＰをサポートしている。（１０４）はデータベースでありネットワークに接続されてＳａｌｕｔａｔｉｏｎプロトコルをサポートしている。（１０５）はネットワークに接続されたプリンタであり、ネットワーク印刷用のプロトコルであるｌｐｒをサポートしている。
【００１２】
（１０２）・（１０３）・（１０４）・（１０５）はそれぞれの送信方法に従った宛先（アドレス）を有している。
【００１３】
（１０８）はクライアントＰＣであり、ＨＴＴＰ／ＨＴＭＬをサポートするブラウザが動作可能である。
【００１４】
なお、以下では同一符号を付したものは同様な機能をはたすものとする。
【００１５】
図２は、本実施の形態の文書送信装置のハードウエア構成例を示すブロック図である。
【００１６】
図２において、（２０１）はＣＰＵ、即ち中央処理装置であり、この装置全体の制御及び演算処理等を行うものである。（２０２）はＲＯＭ即ち読み出し専用メモリであり、システム起動プログラム及び固定情報等の記憶領域である。（２０３）はＲＡＭ即ちランダムアクセスメモリであり、使用制限のないデータ記憶領域であり、様々な処理毎に後出のフローチャートで表される各々のプログラム及びデータがロードされ、実行される領域である。例えば、ＲＡＭ（２０３）には、スキャナ（２１０）やＨＤ（２０５）、ＦＤ（２０４）等から入力される文書データを記憶する入力文書領域（２０３ａ）、作成された宛先リストを記憶する宛先リスト領域（２０３ｂ）、入力文書から宛先に対応してフォーマット変換されて作成された送信用文書データを記憶する送信文書領域（２０３ｃ）、ＨＤ（２０５）やＦＤ（２０４）からプログラムをロードするプログラムロード領域（２０３ｄ）が含まれる。
【００１７】
（２０４）はフロッピーディスク（ＦＤ）・ドライブであり、プログラム及びデータをフロッピーディスク（２１２）に記憶、格納しておき、実行時に必要に応じて参照又はＲＡＭ（２０３）へロードする。（２０５）はハードディスク（ＨＤ）・ドライブであり、ここから処理を行うシステム又はプログラムがＲＡＭ（２０３）上にロードされて起動され、起動したシステム又はプログラムは、必要に応じてハードディスク・ドライブ（２０５）に格納されたデータや情報をＲＡＭ（２０３）上にロードする。ハードディスクはスキャナから読み込まれた文書データの一時記憶としても使用される。例えば、ＨＤドライブ（２０５）には、データとして、入力文書データの一時記憶の他にアドレス帳（３０１）やフォーマット情報ベース（３０４）が記憶され、プログラムとして、ＯＳの他に文書送信制御プログラム（２０５ａ）、宛先リスト作成ログラム（２０５ｂ）、文書入力プログラム（２０５ｃ）、フォーマット変換プログラム（２０５ｄ）、文書送信プログラム（２０５ｅ）が含まれる。ここで、フォーマット情報ベース（３０４）やフォーマット変換プログラム（２０５ｄ）には、既存の各種フォーマット変換用のデータやプログラムが含まれており、文書送信プログラム（２０５ｅ）には、各種送信プロトコルに従うデータやプログラムが含まれている。これらデータ及びプログラムはＦＤ（２１２）に格納されていてもよい。尚、ここでは、ＦＤ、ＨＤ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ等を、外部記憶装置と総称する。
【００１８】
（２０６）はキーボードであり、押下されたキーの情報をＣＰＵ（２０１）へ伝達する。キーボード上の１つのキーはドキュメントデータ送信を指示するためのスタートキー（２０６ａ）として使用される。（２０７）はＣＲＴなどのディスプレイ装置であり、データを表示する。（２０８）はネットワーク・インタフェースであり、このインタフェースを介してネットワーク（１０７）に接続される。（２０９）はファックスモデムであり、ファックスモデムを通して電話回線（１０６）に接続される。（２１０）はスキャナであり原稿画像の読み込みを行う。（２１１）はシステムバスであり、上述の構成要素間のデータの通路となるべきものである。
【００１９】
本装置は、基本Ｉ／Ｏプログラム、ＯＳ、及び文書送信プログラムモジュール群をＣＰＵ（２０１）が実行することにより動作する。基本Ｉ／ＯプログラムはＲＯＭ（２０２）に書き込まれており、ＯＳはＨＤドライブ（２０５）に書き込まれている。そして、本システムが起動する際に、基本Ｉ／Ｏプログラム中のＩＰＬ（イニシャルプログラムローディング）機能によりＨＤドライブ（２０５）からＯＳがＲＡＭ（２０３）に読み込まれ、ＯＳの動作が開始される。
【００２０】
〈アドレス帳について〉
次に、前述のように種々の宛先に送信する際に用いるアドレス帳の管理、編集、利用方法等の詳細について説明する。
【００２１】
図３はアドレス帳の編集を行う際の処理の流れを示す図である。
【００２２】
宛先リスト作成部（３００）はアドレス帳（３０１）から指定された項目をコピーすることにより宛先リスト（３０２）を作成する。アドレス帳（３０１）には図４で示す様に抽象宛先が詳細宛先の集合および送信宛先集合と共に記載されており、ハードディスク（２０５）上に保持されている。宛先リスト（３０２）には図５で示す様に詳細宛先の集合などが記載されており、ＲＡＭ（２０３）上に保持されている。アドレス帳編集部（３０３）はアドレス帳の内容をディスプレイ装置（２０７）上に表示し、キーボード（２０６）によって編集するものである。アドレス帳編集部（３０３）はさらにアドレス帳の内容をＨＴＭＬフォーマットに変換し、Ｗｅｂサーバ（３０４）を通して装置外部にネットワークで接続されたクライアントＰＣ（１０８）上で動作するブラウザ上に表示する。Ｗｅｂサーバ（３０４）はアドレス帳編集部（３０３）で変換されたＨＴＭＬフォーマットのアドレス帳をＨＴＴＰプロトコルによってブラウザが動作しているクライアントＰＣ（１０８）に送信を行う。さらにＷｅｂサーバ（３０４）はクライアントＰＣ（１０８）上で動作するブラウザからＨＴＴＰプロトコルで送信されたアドレス帳編集指示をアドレス帳編集部（３０３）に伝達し、アドレス帳編集部（３０３）はこれに従って、アドレス帳（３０１）の編集を行う。
【００２３】
キーボード（２０６）上のあらかじめ決められたキーが押されると、宛先リスト（３０２）が文書送信部（３０５）に送られ、文書送信部（３０５）は宛先リスト（３０２）に記述された宛先・送信方法に従って文書を送信する。
【００２４】
図４は、アドレス帳（３０１）を構成する内容の一例を示すものである。
【００２５】
アドレス帳（３０１）はハードディスク装置（２０５）上に存在する２種類のファイルで実装されている。抽象宛先ファイル（４０１）は１つだけ存在し、抽象宛先名（４０２）および抽象宛先ファイル内で一意に割り当てられた抽象宛先番号（４０３）が抽象宛先ごとに記述されている。詳細宛先ファイル（４０５）は１つの抽象宛先番号ごとに１つづつ存在し、抽象宛先を形成する集合のメンバーを記したものである。詳細宛先ファイル名は抽象宛先番号（４０３）から生成され、抽象宛先から一意に詳細宛先ファイルを指定できる様になっている。詳細宛先ファイル（４０５）には、送信方法（４０６）・送信方法に従った宛先（４０７）・および送信宛先集合のメンバーになるかどうかを示す送信宛先メンバーフラグ（４０８）が記述されている。送信宛先メンバーフラグ（４０８）の値が１の場合はメンバーであり、０の場合はメンバーでないことを表している。
【００２６】
前述の通り、アドレス帳編集部（３０３）は抽象宛先ファイル（４０１）および詳細宛先ファイル（４０５）の内容をＨＴＭＬフォーマットに変換し、Ｗｅｂサーバ（４０４）を通して装置外部にネットワークで接続されたクライアントＰＣ（１０８）上で動作するブラウザ上に表示する。Ｗｅｂサーバ（３０４）はアドレス帳編集部（３０３）で変換されたＨＴＭＬフォーマットのアドレス帳をＨＴＴＰプロトコルによってブラウザが動作しているクライアントＰＣ（１０８）に送信を行う。クライアントＰＣ（１０８）で動作しているブラウザはＨＴＭＬフォーマットのアドレス帳を整形して表示する。Ｗｅｂサーバ（３０４）はクライアントＰＣ（１０８）上で動作するブラウザからＨＴＴＰプロトコルで送信されたアドレス帳編集指示をアドレス帳編集部（３０３）に伝達し、アドレス帳編集部（３０３）はこれに従って、抽象宛先ファイル（４０１）の内容または詳細宛先ファイル（４０５）の内容の編集を行う。
【００２７】
図５は、宛先リスト（３０２）のためのデータの内容を示すものである。
【００２８】
宛先リスト（５００）は宛先リスト作成部（３００）がＲＡＭ（２０３）上に生成するものであり、図５はＲＡＭ（２０３）上に生成された宛先リストのメモリマップを表している。
【００２９】
宛先リストには抽象宛先の数、および抽象宛先番号（５０１）・送信宛先集号のメンバーの数（５０２）および送信宛先集合（５０３）を１つのセット（５０４）として、このセットが複数記述されている。抽象宛先番号（５０１）はアドレス帳の抽象宛先ファイルの抽象宛先番号（４０３）と対応している。送信宛先集合の各メンバーは送信方法（５０５）と送信方法に従った宛先（５０６）を保持している。
【００３０】
図６は、アドレス帳（３０１）の中の抽象宛先の指定に応じて宛先リスト（３０２）に詳細宛先を複写させる際のユーザーインターフェースのフローを表したものである。
【００３１】
（６０１）はディスプレイ装置（２０７）上にアドレス帳（３０１）の内容が表示されている例を表したものである。宛先表示領域（６０２）に表示されているのは抽象宛先ファイル（４０１）内の抽象宛先名（４０２）である。（６０１）の画面において抽象宛先を１つ選択した例を（６０３）に示す。（６０５）が選択された抽象宛先である。（６０３）の画面においてＯＫボタン（６０４）を押すことにより、選択された抽象宛先の抽象宛先番号から生成される詳細宛先ファイル（４０５）の中で、送信宛先メンバーフラグ（４０８）の値が１となっている詳細宛先が、宛先リスト（３０２）に複写される。（６０６）は宛先リスト（３０２）がディスプレイ装置（２０７）上に表示されている例を示したものである。（６０６）の画面において（６０７）は宛先リスト表示領域、（６０８）は抽象宛先名・（６０９）および（６１０）は送信宛先集合（５０３）の各メンバーの詳細宛先である。（６０６）において、詳細宛先の送信方法は、送信方法を示すアイコンで表示されている。
【００３２】
図７は宛先リスト内の詳細宛先の追加・変更・削除を行う際に詳細宛先の内容を表示するために使用するユーザーインターフェースである詳細宛先表示ダイアログのフローを表したものである。
【００３３】
（７０１）は宛先リスト（３０２）がディスプレイ装置（２０７）上に表示されている例を示したものである。（７０１）において（７０２）は宛先リスト表示領域、（７０３）は抽象宛先名・（７０４）および（７０５）は送信宛先集合（５０３）の各メンバーの詳細宛先である。（７０１）の画面において抽象宛先を１つ選択した例を（７１５）に示す。（７０６）が選択された抽象宛先である。（７１５）の画面においてＥｄｉｔボタン（７０７）を押すことによって、詳細宛先表示ダイアログ（７０８）が表示される。（７１６）に詳細宛先表示ダイアログが表示された例を示す。詳細宛先表示ダイアログには、選択された抽象宛先のアドレス帳上でのメンバーの送信方法が宛先と共に全て表示されており、そのうち宛先リスト（５００）上で送信宛先集合のメンバーとなっている詳細宛先には、送信方法を示すボタンの色が変更されることによって示されている。（７１６）の例においては、（７１０）および（７１１）の送信方法のボタンの色が変更されており、これらの詳細宛先が送信宛先集合のメンバーであることを示している。
【００３４】
図８は詳細宛先表示ダイアログ上で、送信リスト上の送信宛先集合へのメンバーの追加を行う際のユーザーインターフェースのフローを表したものである。
【００３５】
（８０１）は（８１６）と同じ状態を示している。（８０１）の画面上で現在送信宛先集合のメンバーでない詳細宛先の送信方法のボタン（８０６）を押すことにより、宛先リスト（３０２）上の送信宛先集合のメンバーへの追加を行う。メンバーへの追加が行われた状態を（８０８）に示す。（８０８）において、（８０９）で示す様にメンバーへ追加された送信方法のボタンは追加された事を示す色へ変更されている。送信方法のボタンはトグルボタンとなっており、押すたびに送信宛先集合へのメンバー追加・送信宛先集合からのメンバー削除が切り替えられる。（８０８）の状態で詳細宛先表示ダイアログ上のＯＫボタン（８１０）を押す事により、宛先リスト上への送信宛先集合へのメンバー追加が確定され、宛先リスト表示領域の表示内容が変更される。宛先リストの送信宛先集合へのメンバー追加が確定された状態を（８１１）に示す。（８１１）において、（８１２）が抽象宛先であり、（８１４）が追加された詳細宛先である。
【００３６】
また、詳細宛先表示ダイアログ（８０２）上で宛先（８０３）の内容を編集することにより、詳細宛先の宛先の内容変更を行う。
【００３７】
詳細宛先表示ダイアログ上でＯＫボタン（８１０）を押すことにより、詳細宛先表示ダイアログは閉じられ、送信宛先の変更が宛先リスト表示領域に反映される。
【００３８】
図９は詳細宛先表示ダイアログ上で、送信リスト上の送信宛先集合からメンバーの削除を行う際のユーザーインターフェースのフローを表したものである。
【００３９】
（９０１）は（７１６）と同じ状態を示している。図９において、（８０１）の画面上で現在送信宛先集合のメンバーである詳細宛先の送信方法のボタン（９０９）および（９１０）を押すことにより、宛先リスト（３０２）上の送信宛先集合からメンバーの削除を行う。メンバーへの削除が行われた状態を（９０８）に示す。（９０８）において、（９０９）および（９１０）で示す様にメンバーから削除された送信方法のボタンは削除された事を示す色へ変更されている。（９０８）の状態で詳細宛先表示ダイアログ上のＯＫボタン（９１１）を押す事により、宛先リスト上への送信宛先集合からのメンバー削除が確定され、宛先リスト表示領域の表示内容が変更される。宛先リストの送信宛先集合へのメンバー追加が確定された状態を（９１２）に示す。
【００４０】
（９１２）に示す様に詳細宛先ダイアログ（９０２）上で全ての詳細アドレスを送信宛先集合（５０３）から削除し、ＯＫボタン（９１１）を押すと、宛先リスト表示領域（９１３）から全ての詳細宛先が削除される。これと共に、宛先リスト作成部（３００）は宛先リスト（５００）上で編集された送信宛先集合（５０３）が空集合であるかどうかを判断し、送信宛先集合が空集合である場合は宛先リスト（５００）から、抽象宛先のセット（５０４）を削除するとともに、宛先リスト表示領域を更新する。この結果、（９１２）に示す様に宛先リスト表示領域から、抽象宛先名が削除される。
【００４１】
（９０１）において抽象宛先（９１４）を選択し、Ｄｅｌｅｔｅボタン（９１７）を押すことによっても、該当する抽象宛先のセット（５０４）を削除することができる。また、詳細宛先（９１５）を選択し、Ｄｅｌｅｔｅボタン（９１７）を押すと、選択された詳細宛先が削除される。この場合、（９１５）と（９１６）で示される送信宛先集合の全てのメンバーを選択してＤｅｌｅｔｅボタン（９１７）を押すと、宛先リスト作成部（３００）は宛先リスト（５００）上で編集された送信宛先集合（５０３）が空集合であるかどうかを判断し、送信宛先集合が空集合である場合は宛先リスト（５００）から、抽象宛先のセット（５０４）を削除するとともに、宛先リスト表示領域を更新する。この結果、（９１２）に示す様に宛先リスト表示領域から、抽象宛先名が削除される。
【００４２】
以上の説明では、アドレス帳の宛先の構成として１つの抽象宛先設定ファイルと複数の詳細宛先設定ファイルとを使用する例を示したが、ここで示したアドレス帳と同じ論理形式をネットワーク上の外部装置によるデータベース管理システムが管理するデータベースとして実施することも可能である。
【００４３】
また、ディレクトリサーバ内で管理されるディレクトリ情報として実施することも可能である。この場合の処理について説明する。
【００４４】
図１０において、（１００９）はディレクトリサービスの標準であるＸ．５００に基づくサービスを提供しているディレクトリサーバである。アドレス帳はディレクトリサーバ（１０００）に保持され、文書送信装置（１０１）からはディレクトリサーバへのアクセスプロトコルであるＬＤＡＰ（ＬｉｇｈｔｗｅｉｇｈｔＤｉｒｅｃｔｏｒｙＡｃｃｅｓｓＰｒｏｔｏｃｏｌ）によってネットワークを介して接続されており、これにより文書送信装置（１０１）からアドレス帳の参照・更新が可能となっている。
【００４５】
図１１にディレクトリサーバ（１００９）に保持されるアドレス帳用スクリプトの例を示す。図１１に示すのはＸ．５００の標準に則った形式で記述されたアドレス帳用スクリプトの例である。このアドレス帳用スクリプト（１１０１）の記述では空行で区切られた複数の文が、一つの抽象的な宛先に関する情報を記述している。例において、（１１０２）が抽象宛先、（１１０３）・（１１０４）・（１１０５）・（１１０６）が詳細宛先、（１１０７）・（１１０８）が送信宛先集合のメンバーであることを宣言する宣言文である。
【００４６】
また図３の概略ブロック図に基づく図７のフローをコード化し、記憶媒体に記録したこの媒体からプログラムを一般的なコンピュータにロードすることによっても同様な処理を実現することが可能である。
【００４７】
このプログラムはコード化されたものとして、例えば記憶媒体ＦＤ（２１２）に記録されており、図１３はその記録内容の構成を表している。
【００４８】
記憶媒体ＦＤ（２１２）に記録された文書送信プログラム及び関連データは、図１４に示すようにＦＤドライブ（２０４）を通じて本コンピュータシステム（１４００）にロードすることが出来る。この記憶媒体ＦＤをＦＤドライブ（２０４）にセットすると、ＯＳ（１２０２）及び基本Ｉ／Ｏプログラム（１２０１）の制御のもとに送信宛先設定プログラム及び関連データが記憶媒体ＦＤ（２１２）から読み出され、ＲＡＭ（２０３）にロードされて動作可能となる。
【００４９】
図１２は本送信宛先設定プログラムがＲＡＭ（２０３）にロードされ実行可能となった状態を示す。構成として、基本Ｉ／Ｏプログラム（１２０１）、ＯＳ（１２０２）、送信宛先設定プログラム（１２０３）、関連データ（１２０４）、ワークエリア（１２０５）が図のように配置される。
【００５０】
また以上の説明では、記憶媒体ＦＤ（２１２）から文書送信プログラム及び関連データを直接ＲＡＭ（２０３）にロードして実行させる例を示したが、このほかに記憶媒体ＦＤ（２１２）から送信宛先設定プログラム及び管理データを一旦ＨＤ（２０５）に格納（インストール）しておき、送信宛先設定プログラムを動作させる段にＨＤ（２０５）からＲＡＭ（２０３）にロードするようにしてもよい。
【００５１】
また、本送信宛先設定プログラムを記録する媒体はＦＤ（２１２）以外にＣＤ−ＲＯＭやＩＣメモリーカード等であっても良い。さらに本送信宛先設定プログラムをＲＯＭ（２０２）に記録しておき、これをメモリマップの一部となすように構成し、直接ＣＰＵ（２０１）で実行することも可能である。
【００５２】
（他の実施の形態）
図１５は、他の実施の形態の一例を示す概略ブロック図である。
【００５３】
詳細宛先選択部（１５００）はユーザによって指定された抽象宛先によって示される詳細宛先の集合から、アドレス帳（３０１）に記述されている条件をユーザから与えられた情報・動作環境・文書の属性と比較することにより実際に文書を送信する詳細宛先（送信方法および宛先）を選択する。また同様に、詳細宛先選択部（１５００）は送付状文書を送信する詳細宛先を選択する。選択された文書および送付状文書の詳細宛先は、文書送信部（３０５）に与えられ文書および送付状文書の送信に使用される。また、文書の詳細宛先は送付状文書生成部（１５１１）に与えられ、送付状を生成するための情報として使用される。
【００５４】
アドレス帳（３０１）には図４で示した様に、詳細宛先の集合および詳細宛先を文書送信・送付状文書送信として使用するための条件（選択条件）が抽象宛先と共に記載されており、ハードディスク（２０５）上に保持されている。
【００５５】
文書の機密度（１５０２）は、文書の送信ごとにユーザから与えられる情報であり、詳細宛先選択部（１５００）において詳細宛先を選択する基準として使用される。
【００５６】
文書の緊急度（１５０３）は、文書の送信ごとにユーザから与えられる情報であり、詳細宛先選択部（１４００）において詳細宛先を選択する基準として使用される。
【００５７】
文書送信装置（１０１）が動作している場所（１５０５）は、文書の送信ごとにユーザから与えられる情報であり、詳細宛先選択部（１４００）において詳細宛先を選択する基準として使用される。本実施形態では、文書送信装置に設定されている自局の電話番号に基づき場所情報を指定している。
【００５８】
時計（１５０６）は、文書が送信される日付・曜日・時間を詳細宛先選択部（１５００）に与える。
【００５９】
文書属性判定部（３０７）は、文書入力部（１５０８）の指示でスキャナ（２１０）から読み込まれた文書またはハードディスク（２０５）に保持されている文書の縦横の大きさ・ページ数・カラー文書かどうか・文書データのサイズなどの属性を判定し詳細宛先選択部（１５００）に与える。これらの文書属性は詳細宛先選択部（１５００）において詳細宛先を選択する基準として使用されると共に、送付状文書生成部（１５１１）において送付状文書を生成するための情報として使用される。
【００６０】
送付状文書生成部（１５１１）は図１８に示すフローチャートに従って動作し、詳細宛先選択部（１５００）と文書属性判定部（１５０７）からの情報から送付状文書を生成する。
【００６１】
文書送信部（３０５）は文書送信に使用するネットワーク（１０７）および電話回線（１０６）の状態およびネットワークを介して文書送信に使用する為の電子メールサーバ（１０２）・ファイルサーバ（１０３）・データベース（１０４）・プリンタ（１０５）の状態を検査し、文書送信に使用可能かどうかの情報を詳細宛先選択部（１５００）に与える。また、文書送信部（３０９）は文書入力部（１５０８）および送付状文書生成部（１５１１）から与えられた文書を、詳細宛先選択部（１５００）から与えられた詳細宛先に送信する。
【００６２】
図１６はこの場合のアドレス帳（１３０１）の内容を示すものである。
【００６３】
アドレス帳用スクリプト（１６０１）はＸ．５００の標準に則った形式で記述されており、ハードディスク（２０５）上に存在するファイルとして保持されている。図１６に示す形式では空行で区切られた複数の文が、一つの抽象的な宛先に関する情報を記述している。例において、（１６０２）は抽象宛先、（１６０３）・（１６０４）・（１６０５）・（１６０６）がファクシミリ・電子メール・プリンタ・リモートファイルのそれぞれの詳細宛先、（１６０７）が文書の詳細宛先選択条件・（１６０９）が送付状文書の詳細宛先選択条件を表している。
【００６４】
詳細宛先選択条件（２４０７）は例で示される様に、キーワードと値の比較式およびこれらを含む論理式で表現されている。詳細宛先選択条件の式（１６０７）および（１６０９）において使用されるキーワードおよび取りうる値の範囲を図１７に示す。詳細宛先選択部（１５００）においては、（１６０７）の各条件式を与えられた条件によって計算し、値が真となるものについて詳細宛先を選択している。（１６０７）の条件式は各式が独立に評価されるため複数の詳細宛先が選択される場合もあり、この場合は複数の詳細宛先に宛てて文書を送信する様に文書送信部（３０５）に指示される。また、一つの条件式も真とならない場合もあり、この場合は（１６０８）で示されるデフォルトの詳細宛先が選択される。
【００６５】
送付状文書の詳細宛先は、（１６０９）で示されるように、選択された文書の詳細宛先を条件として指定することも出来る。送付状文書の場合も上記の様に、（１６０９）の条件式は各式が独立に評価されるため複数の詳細宛先が選択される場合もあり、この場合は複数の詳細宛先に宛てて送付状文書を送信する様に文書送信部（３０５）に指示される。また、一つの条件式も真とならない場合もあり、この場合は（１６１０）で示されるデフォルトの詳細宛先が選択される。この例においては、送付状文書のデフォルトの詳細宛先は「ＮＯＮＥ（送付状は送信されない）」という設定がなされている。
【００６６】
図１８は送付状文書生成部（１５１１）が送付状文書を生成する際の処理を示すフローチャートである。
【００６７】
図１８において、（１８０１）で空文書（空白の文書）を生成する。（１８０２）において抽象宛先を挿入し、（１８０３）において日付と時間を挿入し、（２６０４）で文書のページ数の挿入し、（１８０５）で詳細宛先の送信方法の挿入し、（２６０６）で詳細宛先の宛先を挿入する。（１８０７）で（１８０５）と（１８０６）を詳細宛先の数だけ繰り返して、最後に（１８０８）で定型文章を挿入して送付状文書が完成する。そしてこの送付状が指定された宛先の送信方法に従って送信される。図１９に完成した送付状文書の例を示す。
【００６８】
以上の説明では場所の情報として、ユーザから入力された文書送信装置の存在する場所の市外局番を使用していたが、この他にも文書送信装置のネットワークアドレスを使用することも可能である。また、ＧＰＳ（ＧｌｏｂａｌＰｏｓｉｔｉｏｎｉｎｇＳｙｓｔｅｍ）などの自動的に装置の場所を検地する装置からの情報を取得し、緯度・経度をもって場所情報とすることも可能である。
【００６９】
また詳細宛先選択条件（１６０７）および（１６０９）をアドレス帳用スクリプト（１６０１）の中から各宛先毎に設定し、宛先毎に条件を変更することを可能としていたが、宛先毎に条件を変更せずに詳細宛先選択条件をアドレス帳と独立した情報ベースとして保持し、これからの情報をもとに詳細宛先選択部（１５００）が詳細宛先を選択することも可能である。
【００７０】
また、図１５の概略ブロック図に基づくフローをコード化し、記憶媒体に記録し、この媒体からプログラムを一般的なコンピュータにロードすることによっても同様な処理を実現することが可能である。
【００７１】
このプログラムはコード化されたものとして、記憶媒体ＦＤ（２１２）に記録されており、図１３はその記録内容の構成を表している。
【００７２】
記憶媒体ＦＤ（２１２）に記録された文書送信プログラム及び関連データは、図１４に示すようにＦＤドライブ（２０４）を通じて本コンピュータシステム（１４００）にロードすることが出来る。この記憶媒体ＦＤをＦＤドライブ（２０４）にセットすると、ＯＳ（１２０２）及び基本Ｉ／Ｏプログラム（１２０１）の制御のもとに本文書送信プログラム及び関連データが記憶媒体ＦＤ（２１２）から読み出され、ＲＡＭ（２０３）にロードされて動作可能となる。
【００７３】
図１２は本文書送信プログラムがＲＡＭ（２０３）にロードされ実行可能となった状態を示す。構成として、基本Ｉ／Ｏプログラム（１２０１）、ＯＳ（１２０２）、文書送信プログラム（１２０３）、関連データ（１２０４）、ワークエリア（１２０５）が図のように配置される。
【００７４】
また、以上の説明では、記憶媒体ＦＤ（２１２）から文書送信プログラム及び関連データを直接ＲＡＭ（２０３）にロードして実行させる例を示したが、このほかに記憶媒体ＦＤ（２１２）から文書送信プログラム及び管理データを一旦ＨＤ（２０５）に格納（インストール）しておき、文書送信プログラムを動作させる段にＨＤ（２０５）からＲＡＭ（２０３）にロードするようにしてもよい。
【００７５】
また、本文書送信プログラムを記録する媒体はＦＤ（２１２）以外にＣＤ−ＲＯＭやＩＣメモリーカード等であっても良い。さらに本文書送信プログラムをＲＯＭ（２０２）に記録しておき、これをメモリマップの一部となすように構成し、直接ＣＰＵ（２０１）で実行することも可能である。
【００７６】
また、文書の機密度（１５０２）および文書の緊急度（１５０３）は、文書の送信ごとにユーザから与えられる情報を使用したが、これらの情報を文書の送信ごとにユーザーから与えられる文書のサブジェクトを解析することによって得ることも可能である。解析はサブジェクトの文字列をあらかじめ用意しておいた辞書と比較することにより行う。辞書には単語とその単語が使用された場合の機密度または緊急度を設定しておく。サブジェクトの文字列内を検索して辞書内に存在する単語を列挙し、検索して得られた複数の単語のもつ機密度および緊急度の平均をもって文書の機密度（１５０２）および文書の緊急度（１５０３）とするものである。
【００７７】
また、以上の説明では、ユーザから与えられた文書のサブジェクトを解析することによって文書の機密度と緊急度を得ていたが、これを文書そのものを解析することによって得ることも可能である。この場合では、文書データは文書属性判定部（１５０７）で文書を文字認識処理により文字列データに変換し、前述のように辞書との比較を行うことにより、文書の機密度（１５０２）と緊急度（１５０３）を得る。
【００７８】
また、宛先の指定の際は抽象宛先の名前毎に昇順あるいは降順にソートして表示させたり、また、詳細宛先の送信方法（Ｆａｘ．Ｅ−ｗａｉｌ．プリント等のプロトコル毎）にソートして表示させることも可能である。
【００７９】
以上の様に、共通の文書データを種々の方式で送信する際の操作性を向上できる。
【００８０】
また、文書データの送信とは異なる方式で文書データの通知文を送ることができ、受信者に確実に文書送付の事実を伝えることができる。
【００８１】
【発明の効果】
以上説明した様に本発明によれば、データを複数の送信方法で複数の宛先へ送信する際の操作性及び処理効率の向上を図ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態の文書送信装置が接続される環境を示す図である。
【図２】本実施の形態の文書送信装置の構成例を示すブロック図である。
【図３】本実施の形態の文書送信装置の機能例を示す概略ブロック図である。
【図４】本実施の形態の文書送信装置におけるアドレス帳の内容構成例を示す図である。
【図５】本実施の形態の文書送信装置における宛先リストの内容構成例を示す図である。
【図６】宛先リストの設定のための処理の流れを示す図である。
【図７】宛先リストの変更のために使用する詳細宛先ダイアログの処理の流れを示す図である。
【図８】送信宛先集合へのメンバーを追加する際の処理の流れを示す図である。
【図９】送信宛先集合からメンバーを削除する際の処理の流れを示す図である。
【図１０】アドレス情報のためのディレクトリサーバを利用した実施の形態のシステムを示すブロック図である。
【図１１】ディレクトリサーバに保持されているアドレス帳用スクリプトの例を示す図である。
【図１２】本実施の形態におけるＲＡＭのメモリマップ例を示す図である。
【図１３】本実施の形態における記憶媒体のプログラム構成例を示す図である。
【図１４】本実施の形態におけるプログラムロードの様子を示す図である。
【図１５】受信者に対し文書を送信した事実を知らせるための送付状を送信する際の処理の流れを説明するブロック図である。
【図１６】送付状送信のためのデータを含むアドレス帳用スクリプトの内容例を示す図である。
【図１７】詳細宛先を選択する際の選択条件式に使用するキーワードおよび値の範囲・形式を示す図である。
【図１８】送付状を生成するための処理の流れを示すフローチャートである。
【図１９】生成された送付状の例を示す図である。
【符号の説明】
３００宛先リスト作成部
３０１アドレス帳
３０２宛先リスト
３０４ＷＥＢサーバ
３０５文書送信部

Claims

入力されたデータを複数の送信方法を用いて送信可能なデータ送信装置の送信宛先設定方法であって、
前記複数の送信方法のうち、いずれかの送信方法の規定に従った宛先である詳細宛先を保持する詳細宛先保持工程と、
個々に名称が付与された宛先であって、前記詳細宛先の集合である抽象宛先を保持する抽象宛先保持工程と、
前記抽象宛先保持工程において保持された複数の抽象宛先のうち、少なくとも１つの抽象宛先を指定する指定工程と、
前記指定工程で指定された抽象宛先に対応する詳細宛先のうち少なくとも１つを、前記入力されたデータの送信宛先として設定する第１の設定工程と、
前記第１の設定工程において設定された送信宛先の編集が指示されたことに応じて、前記指定工程で指定された抽象宛先に対応する詳細宛先であって、前記第１の設定工程において前記入力されたデータの送信宛先として設定されていない詳細宛先を、ユーザに提示する提示工程と、
前記提示工程における詳細宛先の提示が行われた上で、ユーザによる操作に基づいて、当該提示された詳細宛先の少なくとも１つを、前記入力されたデータの送信宛先として新たに設定する第２の設定工程と、
を備えることを特徴とする送信宛先設定方法。
前記第１の設定工程において前記入力されたデータの送信宛先として設定された詳細宛先を保持する送信宛先保持工程を更に備え、
前記第１の設定工程では、前記指定工程で少なくとも１つの抽象宛先が指定されたことに応じて、当該指定された抽象宛先に対応する詳細宛先のうち少なくとも１つを、前記送信宛先保持工程で複写することにより、当該詳細宛先を前記入力されたデータの送信宛先として設定することを特徴とする請求項１に記載の送信宛先設定方法。
前記提示工程では、更に、前記第１の設定工程において設定された送信宛先の編集が指示されたことに応じて、前記指定工程で指定された抽象宛先に対応する詳細宛先であって、前記第１の設定工程で前記入力されたデータの送信宛先として設定された詳細宛先をユーザに提示し、
前記提示工程における詳細宛先の提示が行われた上で、ユーザによる操作に基づいて、前記送信宛先保持工程で保持された詳細宛先を削除する詳細宛先削除工程を更に備えることを特徴とする請求項２に記載の送信宛先設定方法。
前記送信宛先保持工程では、前記入力されたデータの送信宛先として設定された詳細宛先とともに、当該詳細宛先に対応する抽象宛先を保持し、
前記詳細宛先削除工程において前記送信宛先保持工程で保持された詳細宛先が削除された結果、対応する詳細宛先が存在しなくなった抽象宛先を削除する抽象宛先削除工程を更に備えることを特徴とする請求項３に記載の送信宛先設定方法。
前記詳細宛先保持工程では、更に、当該詳細宛先保持工程で保持された各詳細宛先のそれぞれに対応付けて、前記入力されたデータの送信宛先として設定されるべき詳細宛先であるか否かを示す情報を保持し、
前記第１の設定工程では、前記指定工程で少なくとも１つの抽象宛先が指定されたことに応じて、当該指定された抽象宛先に対応する詳細宛先のうち、前記入力されたデータの送信宛先として設定されるべき詳細宛先であることを示す情報が対応付けて保持されている詳細宛先を、前記入力されたデータの送信宛先として設定することを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の送信宛先設定方法。
前記データ送信装置は、ネットワークを介して外部装置と接続され、
前記詳細宛先保持工程で保持された詳細宛先または前記抽象宛先保持工程で保持された抽象宛先は、前記外部装置からの指示に従って編集可能であることを特徴とする請求項１から５のいずれか１項に記載の送信宛先設定方法。
前記データ送信装置に対してＨＴＭＬデータを送信する送信工程を更に備え、
前記詳細宛先保持工程で保持された詳細宛先または前記抽象宛先保持で保持された抽象宛先は、前記送信工程において送信されたＨＴＭＬデータに基づいて前記外部装置に表示された画面を介して入力された指示に従って編集されることを特徴とする請求項６に記載の送信宛先設定方法。
入力されたデータを複数の送信方法を用いて送信可能なデータ送信装置であって、
前記複数の送信方法のうち、いずれかの送信方法の規定に従った宛先である詳細宛先を保持する詳細宛先保持手段と、
個々に名称が付与された宛先であって、前記詳細宛先の集合である抽象宛先を保持する抽象宛先保持手段と、
前記抽象宛先保持手段により保持されている複数の抽象宛先のうち、少なくとも１つの抽象宛先を指定する指定手段と、
前記指定手段により指定された抽象宛先に対応する詳細宛先のうち少なくとも１つを、前記入力されたデータの送信宛先として設定する第１の設定手段と、
前記第１の設定手段により設定された送信宛先の編集が指示されたことに応じて、前記指定手段で指定された抽象宛先に対応する詳細宛先であって、前記第１の設定手段により前記入力されたデータの送信宛先として設定されていない詳細宛先を、ユーザに提示する提示手段と、
前記提示手段による詳細宛先の提示が行われた上で、ユーザによる操作に基づいて、当該提示された詳細宛先の少なくとも１つを、前記入力されたデータの送信宛先として新たに設定する第２の設定手段と、
を備えることを特徴とするデータ送信装置。
前記第１の設定手段により前記入力されたデータの送信宛先として設定された詳細宛先を保持する送信宛先保持手段を更に備え、
前記第１の設定手段は、前記指定手段により少なくとも１つの抽象宛先が指定されたことに応じて、当該指定された抽象宛先に対応する詳細宛先のうち少なくとも１つを、前記送信宛先保持手段に複写することにより、当該詳細宛先を前記入力されたデータの送信宛先として設定することを特徴とする請求項８に記載のデータ送信装置。
前記提示手段は、更に、前記第１の設定手段により設定された送信宛先の編集が指示されたことに応じて、前記指定手段で指定された抽象宛先に対応する詳細宛先であって、前記第１の設定手段により前記入力されたデータの送信宛先として設定されている詳細宛先をユーザに提示し、
前記提示手段による詳細宛先の提示が行われた上で、ユーザによる操作に基づいて、前記送信宛先保持手段により保持されている詳細宛先を削除する詳細宛先削除手段を更に備えることを特徴とする請求項９に記載のデータ送信装置。
前記送信宛先保持手段は、前記入力されたデータの送信宛先として設定された詳細宛先とともに、当該詳細宛先に対応する抽象宛先を保持し、
前記詳細宛先削除手段により前記送信宛先保持手段に保持されている詳細宛先が削除された結果、対応する詳細宛先が前記送信宛先保持手段に存在しなくなった抽象宛先を削除する抽象宛先削除手段を更に備えることを特徴とする請求項１０に記載のデータ送信装置。
前記詳細宛先保持手段は、更に、当該詳細宛先保持手段が保持する各詳細宛先のそれぞれに対応付けて、前記入力されたデータの送信宛先として設定されるべき詳細宛先であるか否かを示す情報を保持し、
前記第１の設定手段は、前記指定手段により少なくとも１つの抽象宛先が指定されたことに応じて、当該指定された抽象宛先に対応する詳細宛先のうち、前記入力されたデータの送信宛先として設定されるべき詳細宛先であることを示す情報が対応付けて保持されている詳細宛先を、前記入力されたデータの送信宛先として設定することを特徴とする請求項８から１１のいずれか１項に記載のデータ送信装置。
前記データ送信装置は、ネットワークを介して外部装置と接続され、
前記詳細宛先保持手段により保持されている詳細宛先または前記抽象宛先保持手段により保持されている抽象宛先は、前記外部装置からの指示に従って編集可能であることを特徴とする請求項８から１２のいずれか１項に記載のデータ送信装置。
前記データ送信装置に対してＨＴＭＬデータを送信する送信手段を更に備え、
前記詳細宛先保持手段により保持されている詳細宛先または前記抽象宛先保持手段により保持されている抽象宛先は、前記送信手段により送信されたＨＴＭＬデータに基づいて前記外部装置に表示された画面を介して入力された指示に従って編集されることを特徴とする請求項１３に記載のデータ送信装置。
コンピュータ読取可能なプログラムを格納した記憶媒体であって、
前記プログラムが、
複数の送信方法のうち、いずれかの送信方法の規定に従った宛先である詳細宛先を保持する詳細宛先保持工程と、
個々に名称が付与された宛先であって、前記詳細宛先の集合である抽象宛先を保持する抽象宛先保持工程と、
前記抽象宛先保持工程において保持された複数の抽象宛先のうち、少なくとも１つの抽象宛先を指定する指定工程と、
前記指定工程で指定された抽象宛先に対応する詳細宛先のうち少なくとも１つを、入力されたデータの送信宛先として設定する第１の設定工程と、
前記第１の設定工程において設定された送信宛先の編集が指示されたことに応じて、前記指定工程で指定された抽象宛先に対応する詳細宛先であって、前記第１の設定工程において前記入力されたデータの送信宛先として設定されていない詳細宛先を、ユーザに提示する提示工程と、
前記提示工程における詳細宛先の提示が行われた上で、ユーザによる操作に基づいて、当該提示された詳細宛先の少なくとも１つを、前記入力されたデータの送信宛先として新たに設定する第２の設定工程と、
を備えることを特徴とする記憶媒体。