JP2005250783A - 資料配信装置、資料配信方法、およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】各配付先にとって好適な資料を従来よりも簡単に配付できるようにする。
【解決手段】資料配信サーバ１に、ユーザごとのボックス５０と、配信対象の資料の印刷データ７０をその配信先となるユーザのボックス５０に記憶させる印刷データ振分部１０２と、ユーザごとに印刷条件情報８０を記憶する印刷条件等記憶部１０５と、ボックス５０に記憶されている印刷データ７０に対してそのボックス５０に係るユーザの印刷条件情報８０を設定することによって送信用の印刷データ７１を生成する送信用データ生成部１０６と、ボックス５０に記憶されている印刷データ７０より生成された印刷データ７１を、そのボックス５０に係るユーザの資料受信端末装置３に送信する印刷データ送信部１０７と、を設ける。
【選択図】図４

Description

本発明は、画像データなどのドキュメントデータを保存する機能を有するＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などに関する。

従来より、複数の配付先に資料を配付する場合は、配付者が人数分の資料を印刷し、その印刷物を各配付先に郵送することが多い。例えば、役所から各区町または各学校に資料を配付する際には、必要な部数をコピーするなどして用意し、それぞれに郵送するなどしている。この際に、郵送費を節約するために、所定の期間（例えば、１日〜数日間）の資料をまとめて郵送することが多い。

しかし、資料の配付先は常に同じではなく、資料の内容または目的などに応じて異なるので、資料を印刷した後それぞれの配付先に応じて仕分ける作業が必要となり、作業者にとって大きな負担となる。また、レターボックスのような、仕分けした印刷物を置いておくための専用スペースを確保しておく必要がある。

また、配付先ごとに印刷物の印刷条件に関する要望が異なる。特に近年は、印刷装置が多くの機能（例えば、カラー印刷、解像度の変更、２ｉｎ１印刷、両面印刷、ステープル綴じ仕上げ、またはパンチ穴仕上げなどの機能）を備えるようになったので、その組合せの数に応じて様々な要望がなされる。

そこで、特許文献１〜４に記載されるような方法が提案されている。特許文献１に記載される方法によると、ボックス内の複数のジョブを１つに結合することができるので、仕分けの作業者の負担を軽減することができる。

特許文献２に記載される方法によると、プリントモードの再設定を行い、再設定されたプリントモードの様式で印刷を行うことができる。引用文献３に記載される方法によると、多様な印刷モードで印刷を行うことができる。特許文献４に記載される方法によると、複数のプリンタの中から印刷データの印刷属性に合ったプリンタを選定して印刷することができる。よって、それぞれの配付先の要望に合った資料を印刷することができる。
特開２００３−８４９４１号公報 特開平１１−２４２５７１号公報 特開２００３−９４７７４号公報 特開２００１−１２５７６１号公報

しかし、引用文献１に記載される方法では、印刷条件について配付先の要望に応じることができない。引用文献２〜４に記載される方法では、同じ１つの資料について多様な印刷物が印刷されるので、従来よりも仕分けを行う作業者の負担が増えてしまう。

本発明は、上記のような問題点に鑑み、各配付先にとって好適な資料を従来よりも簡単に配付できるようにすることを目的とする。

本発明に係る資料配信装置は、ユーザごとに設けられたユーザ用記憶領域と、配信対象の資料の資料データを当該資料の配信先となるユーザの前記ユーザ用記憶領域に記憶させるデータ記憶制御手段と、ユーザごとに印刷条件を記憶する印刷条件記憶手段と、前記ユーザ用記憶領域に記憶されている前記資料データに対して当該ユーザ用記憶領域に係るユーザの前記印刷条件を設定することによって印刷データを生成する印刷データ生成手段と、前記ユーザ用記憶領域に記憶されている前記資料データより生成された前記印刷データを、当該ユーザ用記憶領域に係るユーザの端末装置に送信する送信手段と、を有することを特徴とする。

好ましくは、前記送信手段は、同じ１つの前記ユーザ用記憶領域に記憶されているすべての未送信の前記資料データの前記印刷データを一括して生成し、前記送信手段は、一括して生成された前記印刷データを一括して送信する。

または、前記資料データには、前記資料の配信元である配信者が設定した印刷条件である配信者印刷条件が対応付けられており、前記印刷データ生成手段は、前記ユーザ用記憶領域に記憶されているいずれかの前記資料が指定された場合は、前記印刷条件の代わりに当該資料の前記資料データに対応する前記配信者印刷条件を当該資料データに設定することによって前記印刷データを生成する。

または、一部または全部の前記ユーザ用記憶領域については、前記資料データの代わりに当該資料データの記憶場所およびデータ名を示すリンク情報を格納するようにしてもよい。例えば、前記データ記憶制御手段は、前記資料の配信先として複数のユーザが指定されている場合に、当該複数のユーザの前記ユーザ用記憶領域のうちのいずれか１つに当該資料の前記資料データを記憶させ、残りの前記ユーザ用記憶領域には当該資料データの代わりに当該資料データの前記リンク情報を記憶させる。または、前記ユーザ用記憶領域とは別の記憶領域である第二の記憶領域を用意し、前記第二の記憶領域に前記資料データを記憶させ、前記ユーザ用記憶領域には当該資料データの代わりに当該資料データの前記リンク情報を記憶させる。そして、前記印刷データ生成手段は、前記ユーザ用記憶領域に前記リンク情報が記憶されている場合は、当該リンク情報が示す前記資料データを用いて前記印刷データを生成する。

本発明によると、それぞれの配付先にとって好適な資料を従来よりも簡単に配付することができる。請求項２の発明によると、夜間などのユーザの端末装置が使用されない時間帯に一括して印刷を行うことができる。

請求項３の発明によると、配付先のユーザは、配付元が指定した印刷条件の資料を取得することができる。請求項４、５の発明によると、資料データを蓄積しておくための記憶領域を節約することができる。

図１は資料配信システム１００の全体的な構成の例を示す図、図２は資料配信サーバ１のハードウェア構成の例を示す図、図３は操作表示装置１ｊの外観の例を示す図、図４は資料配信サーバ１の機能的構成の例を示す図である。

資料配信システム１００は、図１に示すように、本発明に係る資料配信サーバ１、資料送信端末装置２、資料受信端末装置３、および通信回線４などによって構成される。資料配信サーバ１と資料送信端末装置２および資料受信端末装置３とは、通信回線４を介して互いに接続されている。

資料配信サーバ１として、例えば、コピー、プリンタ、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの機能を集約した複合機が用いられる。このような複合機は、ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）と呼ばれることもある。または、ＵＮＩＸ(登録商標）サーバまたはいわゆるＰＣサーバはなどのサーバ機を用いることもできる。以下、資料配信サーバ１として複合機（ＭＦＰ）を用いた場合を例に説明する。

資料配信サーバ１は、図２に示すように、ＣＰＵ１ａ、ＲＡＭ１ｂ、ＲＯＭ１ｃ、制御用回路１ｄ、不揮発性メモリ１ｅ、磁気記憶装置（ＨＤＤ）１ｆ、画像入力装置１ｇ、画像出力装置１ｈ、操作表示装置１ｊ、通信装置１ｋ、および外部インタフェース１ｍなどによって構成される。

画像入力装置１ｇは、原稿台、ＣＣＤなどのイメージセンサ、および原稿自動送り装置などによって構成されており、原稿の用紙の原稿面の画像を光学的に読み取って電子データに変換して画像データを生成する。つまり、スキャナ装置である。画像出力装置１ｈは、印刷データに基づいて所定の用紙に画像を印刷する印刷装置（プリンタ）である。

操作表示装置１ｊは、資料配信サーバ１のユーザのためのユーザインタフェースであって、図３に示すように、液晶ディスプレイ１ｊ１および操作パネル１ｊ２などによって構成される。液晶ディスプレイ１ｊ１は、操作画面または設定画面などを表示する。操作パネル１ｊ２は、テンキー、スタートボタン、カーソルキー、およびユーティリティボタンなどのボタンまたはキーを有する。操作表示装置１ｊとして、タッチパネルを用いてもよい。

通信装置１ｋは、資料送信端末装置２および資料受信端末装置３と通信回線４を介してデータのやり取りを行うための装置である。通信装置１ｋとして、ＮＩＣ（Network Interface Card）またはモデムなどが用いられる。外部インタフェース１ｍは、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）またはＲＳ−２３２Ｃなどのインタフェースであって、デジタルカメラなどの周辺機器を接続するために用いられる。資料送信端末装置２または資料受信端末装置３を接続することもできる。

不揮発性メモリ１ｅは、ＥＥＰＲＯＭまたはフラッシュメモリなどのように書換え可能でありかつ不揮発性であるメモリである。ＲＯＭ１ｃは、読出し専用のメモリである。一般に、ＲＯＭは不揮発性メモリに含まれるが、本実施形態では、ＥＥＰＲＯＭまたはフラッシュメモリなどとＲＯＭとを区別し、前者を「不揮発性メモリ１ｅ」と記載し後者を「ＲＯＭ１ｃ」と記載する。

ＣＰＵ１ａおよび制御用回路１ｄは、資料配信サーバ１を構成する各部の制御を行う。つまり、ＣＰＵ１ａおよび制御用回路１ｄは、資料配信サーバ１全体を制御する制御部であると言える。

ＲＡＭ１ｂは、外部から受信した画像データまたは画像入力装置１ｇによって取得された画像データを一時記憶するための画像メモリおよびプログラムの実行のためのワークメモリとして用いられる。

磁気記憶装置１ｆには、オペレーティングシステム（ＯＳ）、ファームウェア、およびサーバ用ソフトウェアなどのプログラムおよびデータなどが記憶される。

ファームウェアには、コピー、プリンタ、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの各機能すなわち資料配信サーバ１の基本機能に係る処理を実行するためのプログラムが含まれている。例えば、資料配信サーバ１を構成する各ハードウェアの基本制御のためのプログラムおよび画像データの圧縮および復号のためのプログラムなどが含まれている。

サーバ用ソフトウェアには、Ｗｅｂ（ＷＷＷ）ページを配信するＷｅｂサーバ用プログラム、クライアント機のＷｅｂブラウザと情報の送受信を行うためのＣＧＩ（Common Gateway Interface）プログラム、電子メールの送信用のプログラム、ファイル形式の変換を行うプログラム、および図４に示す配付指令受付部１０１、印刷データ振分部１０２、ユーザ別印刷データ記憶部１０３、印刷条件等受付部１０４、印刷条件等記憶部１０５、送信用データ生成部１０６、印刷データ送信部１０７、および送信時期監視部１０８などの機能を実現するためのプログラムが含まれている。

これらのプログラムまたはデータは必要に応じてＲＡＭ１ｂにロードされ、ＣＰＵ１ａによってプログラムが実行される。磁気記憶装置１ｆに記憶される一部または全部のプログラムは、ＲＯＭ１ｃまたは不揮発性メモリ１ｅに記憶されていてもよい。または、図４に示す機能の一部または全部を、プロセッサ（制御用回路１ｄ）によって実現するようにしてもよい。

図１に戻って、資料送信端末装置２および資料受信端末装置３として、ＭＦＰ、パーソナルコンピュータ、ワークステーション、またはＦＡＸ端末などが用いられる。資料受信端末装置３には、印刷装置（プリンタ）またはＣＤ−ＲＷドライブなどが接続されている。以下、パーソナルコンピュータおよびワークステーションを「ＰＣ」と記載することがある。

この資料配信システム１００は、資料を複数のユーザに一度に配付するために用いられる。資料の配付者は、配付先のユーザを指定して、その資料の資料データを自分の資料送信端末装置２から資料配信サーバ１に送信する。すると、その資料データは、必要に応じて加工され、指定されたユーザの資料受信端末装置３に資料配信サーバ１を介して届けられる。

以下、これらの処理の内容について、役所から団体（学校、地区、または企業など）であるユーザに文書、写真、イラスト、または図表などによって構成される資料の画像を配付するために用いられる資料配信システム１００を例に説明する。この場合は、資料配信サーバ１は役所の情報管理室などに設置しておき、資料送信端末装置２は資料（画像）の配信（配付）元となる各部署に設置しておき、資料受信端末装置３は資料（画像）を受け取る各団体に設置しておく。以下、役所から団体に配付（配信）する資料を「配付資料」と記載することがある。また、配付資料を配付（配信）するユーザを「配付元ユーザ」と記載し、配付を受ける団体のことを「配付先ユーザ」と記載することがある。

〔配付先ユーザに関する設定〕
図５はユーティリティ設定画面ＨＧ１１の例を示す図、図６は配付先フォルダ設定画面ＨＧ１２の例を示す図、図７は新規作成画面ＨＧ１３の例を示す図、図８は印刷条件情報８０の例を示す図、図９はステータス画面ＨＧ２１の例を示す図、図１０はフォルダ選択画面ＨＧ２２の例を示す図、図１１は属性選択画面ＨＧ２３の例を示す図、図１２は配付グループ情報８２の例を示す図、図１３は配付グループ選択画面ＨＧ２４の例を示す図、図１４は配付グループ属性画面ＨＧ２５の例を示す図、図１５は配付グループ設定画面ＨＧ１４の例を示す図である。

図１に示すように、通信回線４は、内部回線４１および外部回線４２によって構成される。内部回線４１と外部回線４２とは、ルータおよびファイアウォールなどを介して接続される。内部回線４１はＬＡＮであり、資料配信サーバ１と各資料送信端末装置２とを接続する。外部回線４２はインターネット、公衆回線、または専用線であり、資料配信サーバ１と各資料受信端末装置３とを接続する。通信プロトコルとして、ＴＣＰ／ＩＰ、ＦＴＰ、ＨＴＴＰ、ＳＭＴＰ、またはＰＯＰ３などが用いられる。

図４のユーザ別印刷データ記憶部１０３は、配付先ユーザ（団体）ごとのボックス５０を管理する。「ボックス（ＢＯＸ）」とは、配付資料などのドキュメントファイルを蓄積（保存）しておくための記憶領域であり、「パーソナルボックス」と呼ばれることもある。ＰＣにおける「フォルダ」または「ディレクトリ」に相当する。以下、ボックスを「フォルダ」と記載する場合がある。

ボックス５０は、次のような手順でユーザ別印刷データ記憶部１０３に設けられる。役所の担当者は、配付先ユーザからボックス５０を設ける旨の要求を受け付けると、資料配信サーバ１の操作表示装置１ｊ（図３参照）の「Ｕｔｉｌｉｔｙ」と書かれたユーティリティボタンを押下する。すると、液晶ディスプレイ１ｊ１には、図５に示すユーティリティ設定画面ＨＧ１１が表示される。

続いて、担当者は、「配付先フォルダ設定」ボタンを選択して図６の配付先フォルダ設定画面ＨＧ１２を表示させ、「新規登録」ボタンを選択して図７の新規作成画面ＨＧ１３を表示させる。ここで、ボックス（フォルダ）を識別するためのＩＤ（コード）、要求元である配付先ユーザの名称（団体名）、およびその配付先ユーザの資料受信端末装置３のアドレスを入力し、「適用」ボタンを選択する。資料受信端末装置３のアドレスとして、ＩＰアドレス、電子メールアドレス、またはＦＡＸ番号などが指定される。なお、アドレスは、後に説明する属性選択画面ＨＧ２３（図１１参照）で指定し直すことができる。

すると、ユーザ別印刷データ記憶部１０３は、その配付先ユーザのボックス５０を新たに生成するとともに、新規作成画面ＨＧ１３で入力された事項をユーザ情報８１としてそのボックスに対応付けておく。このようにして、配付先ユーザごとのボックス５０が設けられる。

印刷条件等記憶部１０５は、図８に示すように、各配付先ユーザの印刷条件を示す印刷条件情報８０を記憶する。この印刷条件情報８０は、それぞれの配付先ユーザの好みや資料受信端末装置３の仕様などに応じて設定される。

印刷条件情報８０のうちの「装置」の項目は、その配付先ユーザが役所から得た配付資料を出力するために使用する資料受信端末装置３の機種などを示している。なお、その配付先ユーザが電子メールによって役所からの配付資料を取得する場合は資料受信端末装置３の機種に関わらず「メール」という設定値が格納され、ＣＤ−ＲＷなどの記録媒体に配付資料を出力する場合には「ＣＤ−ＲＷ」などの設定値が格納される。

「ファイル形式」は、「装置」として「メール」または「ＣＤ−ＲＷ」が示される場合に、配付資料のデータを資料受信端末装置３に対してどのようなフォーマット（形式）のファイルで送信すべきかを示している。

「両面」は、両面印刷を行うか否かを示している。「拡大縮小」は、拡大印刷または２ｉｎ１印刷などの縮小印刷に関する設定を示している。「カラー」は、カラー印刷を行うか否かを示している。「用紙」は、印刷に使用する用紙の種類を示している。なお、図８において、「○」は係る処理を行うことを意味し、「−」は行わないことを意味する。

「パンチ」、「ステープル」、および「ソート」の各項目は、仕上げ（フィニッシング）に関する設定を示すものである。「パンチ」は、配付資料の印刷物にパンチ穴を開けるか否かおよびパンチ穴の数を示している。「ステープル」は、配付資料の印刷物をステープル綴じをするか否かを示している。「ソート」は、配付資料の印刷物の並び替えの方法を示している。ボックス５０に蓄積された順に印刷物を出力する場合には「読込順」という設定値が格納され、配付資料に付された番号などの順に応じて出力する場合には「文書順」という設定値が格納される。

「処理開始時刻」は、ボックス５０に蓄積されている配付資料をそのボックス５０の所有者である配付先ユーザの資料受信端末装置３に送信する処理を開始する日付時刻を示している。なお、配付先ユーザの指示を待って処理を開始させたい場合は、「ユーザ指示」という設定値を格納しておく。「処理終了時刻」は、ボックス５０に蓄積されている配付資料を資料受信端末装置３に送信して印刷する処理を終了させたい日付時刻を示している。「表紙印刷」は、ボックス５０に蓄積されている配付資料の印刷物の表紙（リスト一覧）の有無を示している。

図８に示した項目以外に、印刷条件情報８０には、週刊誌綴じ、中綴じ、および中折りなどを設定する「製本」、文字印刷モード、写真印刷モード、および文字写真印刷モードなどを設定する「原稿種別」、諧調を優先するか解像度を優先するかなどを設定する「優先」などの項目が設けられている。

この印刷条件情報８０を印刷条件等記憶部１０５に登録する方法として、ＰＣを操作して行う方法とＭＦＰを操作して行う方法とがある。ＰＣを操作して登録する場合は、次のような手順による。まず、配付先ユーザ（団体）の構成員は、ＰＣのＷｅｂブラウザに所定のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を指定して資料配信サーバ１の管理用のＷｅｂサイトにアクセスする。すると、ＰＣのディスプレイには、図９に示すようなステータス画面ＨＧ２１が表示される。なお、ステータス画面ＨＧ２１は、Ｗｅｂサイトのトップページであるが、資料配信サーバ１のステータスを示すための画面でもある。

続いて、「Ｆｉｌｅ」メニューをクリックして図１０のフォルダ選択画面ＨＧ２２を表示させ、その配付先ユーザ自身の名称が書かれたボタン（例えば、「Ｂ０１ Ａ小学校」ボタン）をクリックして図１１の属性選択画面ＨＧ２３を表示させる。ここで、チェックボックスをクリックするなどして、配付先ユーザの好みや資料受信端末装置３の仕様などに応じて各項目の印刷条件などを指定する。そして、「Ｃｒｅａｔｅ」ボタンをクリックする。

すると、属性選択画面ＨＧ２３で指定された内容がＰＣから資料配信サーバ１へ送信される。図４の印刷条件等受付部１０４は、その内容を受信し、その配付先ユーザの印刷条件情報８０として印刷条件等記憶部１０５に登録させる。

ＭＦＰ（例えば、資料配信サーバ１）を操作して印刷条件情報８０を登録する場合は、次のような手順による。まず、操作表示装置１ｊ（図３参照）を操作して配付先フォルダ設定画面ＨＧ１２（図６参照）を表示させる。

続いて、「属性入力」ボタンを選択してフォルダ選択画面を表示させる。このフォルダ選択画面は、配付先ユーザ自身のフォルダ（ボックス）を選択するための画面であって、前に説明したフォルダ選択画面ＨＧ２２（図１０参照）と同様の画面である。配付先ユーザ自身の名称が書かれたボタンをクリックし、属性選択画面を表示させる。この属性選択画面も、前に説明した属性選択画面ＨＧ２３（図１１参照）と同様の画面である。ここで、配付先ユーザの好みや資料受信端末装置３の仕様などに応じて各種の印刷条件を指定する。図４の印刷条件等受付部１０４は、指定された内容を印刷条件情報８０として印刷条件等記憶部１０５に登録する。

このようにして、印刷条件情報８０が印刷条件等記憶部１０５に登録される。そのほか、印刷条件等記憶部１０５には、図１２に示すような配付グループ情報８２が記憶されている。「配付グループ」とは、互いに共通点のある複数の配付先ユーザの集合のことである。配付グループ情報８２は、各配付グループに属する配付先ユーザを示している。配付資料の提供者（配付元ユーザ）は、配付グループを指定することによって複数の配付先を一括して指定することができる。

配付グループ情報８２の登録をＰＣから行う場合は、ユーザは、ステータス画面ＨＧ２１（図９参照）より「Ｓｃａｎ」メニューをクリックし、図１３の配付グループ選択画面ＨＧ２４を表示させる。未使用の配付グループのボタン（例えば、「００７ なし」ボタン）をクリックし、図１４の配付グループ属性画面ＨＧ２５を表示させる。配付グループ属性画面ＨＧ２５には、資料配信サーバ１に登録されている配付先ユーザの一覧がボタンによって示されている。ここで、その配付グループに所属させたい配付先ユーザを、その名称の書かれたボタンをクリックすることによって選択する。グループ名を付けたい場合は、テキストボックスＴＸに、そのグループ名を入力する。そして、「登録」ボタンをクリックする。

すると、選択された配付先ユーザおよび入力されたグループ名を示す情報が資料配信サーバ１に送信される。印刷条件等受付部１０４は、これを受け付け、その内容に基づいて配付グループ情報８２を更新する。このようにして、印刷条件等記憶部１０５に配付グループ情報８２が登録される。

なお、既に使用している配付グループのメンバ（配付先ユーザ）を変更したい場合は、配付グループ選択画面ＨＧ２４で、その配付グループのボタンを選択し、配付グループ属性画面ＨＧ２５においてメンバの追加または削除を行えばよい。

資料配信サーバ１などのＭＦＰから登録する場合も、ＰＣから登録する場合と同様の操作を行えばよい。すなわち、操作表示装置１ｊを操作して図５のユーティリティ設定画面ＨＧ１１より「配付グループ設定」ボタンを選択し、図１５の配付グループ設定画面ＨＧ１４より「属性入力」ボタンを選択する。すると、配付グループ選択画面ＨＧ２４と同様の画面が表示される。以降、ＰＣの場合と同様の操作を行うことによって、配付グループの選択を行い、さらに配付グループ属性画面ＨＧ２５と同様の画面において配付グループに入れるメンバ（配付先ユーザ）の選択を行えばよい。

〔配付資料の振分け〕
図１６は印刷画面ＨＧ２６の例を示す図、図１７は初期メニュー画面ＨＧ１５の例を示す図である。

図４の配付指令受付部１０１は、資料送信端末装置２から配付資料を配付先ユーザに配付すべき旨の指令を受け付ける処理を行う。印刷データ振分部１０２は、指定された配付先ユーザのボックス５０に配付資料のデータを振り分ける処理を行う。これらの処理は、次のような手順で行われる。

役所の部署の担当者（配付元ユーザ）は、その部署の資料送信端末装置２を操作して、配付資料の電子データ７３を用意する。例えば、資料送信端末装置２がＭＦＰである場合は、配付資料の紙の原稿をスキャンさせて画像データ化することによって用意する。ＰＣである場合は、ワープロソフト、表計算ソフト、またはＤＴＰソフトなどによって配付資料を作成して電子データ７３を用意する。または、ＭＦＰである場合と同様に、資料送信端末装置２に接続されているスキャナ装置で紙の原稿をスキャンさせて電子データ７３を用意してもよい。

用意された配付資料の電子データ７３は、次のようにして資料送信端末装置２から資料配信サーバ１へ送信される。資料送信端末装置２がＰＣである場合は、まず、配付元ユーザは、所定の操作を行い、図１６（ａ）に示すような、その配付資料を印刷すべき旨の指令を与えるための印刷画面ＨＧ２６を表示させる。

プルダウンメニューＰＤをクリックして図１６（ｂ）のような出力先の一覧を表示させ、その中から資料配信サーバ１の印刷条件等記憶部１０５を示す「ＭＦＰ ＦＩＬＥ ＳＯＲＴＥＲ」を選択する。印刷画面ＨＧ２６に戻って、「プロパティ」ボタンをクリックし、図１６（ｃ）のような配付グループの一覧を表示させ、この中から配付資料を配付したい配付グループを選択する。テキストボックスＴＸに配付資料のタイトルを入力する。そして、印刷画面ＨＧ２６に戻って、「ＯＫ」ボタンをクリックする。

すると、資料送信端末装置２は、配付資料の電子データ７３を資料配信サーバ１のページ記述言語（例えば、ＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔ、ＰＣＬなど）に対応したデータに変換して印刷データ７０を生成し、この印刷データ７０を、図１６（ａ）〜（ｃ）で選択などがなされた情報（以下、「印刷設定情報８３」と記載する。）とともに資料配信サーバ１に送信する。

資料送信端末装置２がＭＦＰである場合は、配付元ユーザが図１７の初期メニュー画面ＨＧ１５より「応用」タグを選択し、「配付グループ振分」ボタンを選択すると、図１６（ｃ）と同様の画面が表示される。ここで、配付元ユーザは、配付資料を配付したい配付グループを選択する。配付資料の原稿のスキャンが未だである場合は、その原稿の用紙をＭＦＰの原稿自動送り装置にセットし、スタートボタンを押下する。すると、ＭＦＰはその原稿に記載された画像を読み取って電子データ７３を生成する。スキャン済みである場合は、所定の操作を行って配付したい配付資料を選択してからスタートボタンを押下する。

ＭＦＰは、その配付資料の電子データ７３を資料配信サーバ１のページ記述言語に対応したデータに変換することによって印刷データ７０を生成する。そして、その印刷データ７０を、配付先の配付グループなどを示す印刷設定情報８３とともに資料配信サーバ１に送信する。

なお、用意した配付資料のデータを、資料配信サーバ１のページ記述言語に対応したデータに変換することなく、ＰＤＦまたはＴＩＦＦなどのフォーマットのまま（つまり、電子データ７３のまま）印刷データ７０として配信装置１に送信してもよい。

図４に戻って、資料配信サーバ１の配付指令受付部１０１は、配付資料を配付すべき旨の指令とともに印刷データ７０および印刷設定情報８３を資料送信端末装置２より受信する。印刷データ振分部１０２は、受信された印刷データ７０および印刷設定情報８３を互いに対応付けて、その印刷設定情報８３に示される配付グループに属する各配付先ユーザのボックス５０に格納する。例えば、「グループＩＤ＝００１」の配付グループ（図１２参照）が示される場合は、印刷データ７０および印刷設定情報８３が６つの配付先ユーザのボックス５０のそれぞれに格納される。

なお、資料配信サーバ１を操作して配付資料の印刷データ７０をボックス５０に格納しておくこともできる。この場合は、資料配信サーバ１の原稿自動送り装置に配付資料の用紙をセットし、上記の説明と同様の処理および操作を行えばよい。

〔振り分けられた配付資料の配信〕
送信用データ生成部１０６、印刷データ送信部１０７、および送信時期監視部１０８は、ボックス５０に蓄積された配付資料のデータ（印刷データ７０）を配付先ユーザの資料受信端末装置３に送信するための処理を行う。係る処理は、次のような手順で行われる。

印刷データ７０を配付先ユーザに送信するタイミングは、その配付先ユーザの印刷条件情報８０（図８参照）の「処理開始時刻」または「処理終了時刻」の項目の設定値によって決まる。送信時期監視部１０８は、これらの設定値などに基づいて次のようにして送信するタイミングの監視を行う。

すなわち、送信時期監視部１０８は、現在の日付時刻を適宜チェックし、いずれかの配付先ユーザの処理開始時刻になったことを検知すると、送信用データ生成部１０６に対してその配付先ユーザを知らせることによって送信開始指令を与える。例えば、１７時になると、送信時期監視部１０８は、「Ｂ小学校」、「Ｈ町」、「Ｊ社」、および「Ｆ社」の名称またはＩＤなどを知らせて送信開始指令を与える。ただし、「Ａ小学校」などのように「処理開始時刻」として「ユーザ指示」が設定されている場合は、配付先ユーザからの指示があった場合にのみ送信開始指令を与える。

また、「処理終了時刻」に設定値がある配付先ユーザについては、その設定値の日付時刻までにその配付先ユーザの資料受信端末装置３において配付資料の出力が完了している必要がある。そこで、送信時期監視部１０８は、その配付先ユーザのボックス５０に蓄積されている印刷データ７０の送信を開始してから資料受信端末装置３で出力を完了するまでの所要時間を試算する。処理終了時刻からその所要時間を減算することによって、送信処理を開始すべき時刻を算出する。そして、その時刻になったときに、その配付先ユーザを送信用データ生成部１０６に知らせて送信開始指令を与える。

なお、所要時間は、蓄積されている印刷データ７０の個数またはデータ量、その配付先ユーザの印刷条件情報８０の内容、資料受信端末装置３の処理速度、または資料受信端末装置３までの通信速度などに基づいて求めることができる。送信処理を開始すべき時刻の算出は、定期的に（例えば、数分おきにまたは新たな印刷データ７０がボックス５０に格納されるごとに）行う。

送信用データ生成部１０６は、送信時期監視部１０８から配付先ユーザを知らされると、その配付先ユーザのボックス５０に蓄積されているすべての未送信（未配付）の印刷データ７０に対して印刷条件の設定を行うことによって、送信用の印刷データ７１を生成する。この際に、必要に応じて図８の印刷条件情報８０に基づいて印刷データ７０のフォーマットの変換を行う。

例えば、印刷データ７０を記述するページ記述言語と配付先ユーザの資料受信端末装置３のページ記述言語とが一致する場合は、印刷条件情報８０の「印刷条件」および「仕上げ」の各項目に示される設定の通りに出力（印刷）が行われるように印刷データ７０を書き換えることによって印刷データ７１を生成する。なお、資料受信端末装置３のページ記述言語は、印刷条件情報８０の「装置」に示される機種から求められる。

印刷データ７０を記述するページ記述言語と配付先ユーザの資料受信端末装置３のページ記述言語とが一致しない場合は、その印刷データ７０を資料受信端末装置３のページ記述言語に変換して印刷データ７１を生成する。この際に、上の例と同様に、「印刷条件」および「仕上げ」の設定の通りに出力（印刷）が行われるような印刷データ７１を生成する。

印刷データ７０がＰＤＦまたはＴＩＦＦなどのファイルである場合は、印刷条件情報８０に基づいて資料受信端末装置３のページ記述言語に変換することによって印刷データ７１を生成する。

「Ｅ高校」または「Ｆ高校」の場合のように「ファイル形式」に設定値がある場合は、印刷データ７０をその設定値のファイル形式に変換することによって印刷データ７１を生成する。

印刷データ送信部１０７は、このようにして生成された印刷データ７１を配付先ユーザの資料受信端末装置３のアドレスに宛てて一括して送信する。「Ｅ高校」のように「装置」の項目に「メール」と設定されている場合は、生成されたすべての印刷データ７１を電子メールに添付して送信する。

送信が完了した後、印刷データ７１の元データである印刷データ７０をボックス５０から削除する。または、その印刷データ７０に「送信済み」のフラグを立てるようにしてもよい。

印刷条件情報８０の「表紙印刷」が「○」である配付先ユーザに対しては、表紙を印刷するための表紙印刷データ７２を生成し、印刷データ７１とともに送信する。表紙には、今回一括してその配付先ユーザに配付した配付資料のタイトル、ページ数、送信元（配付元ユーザ）の名称、配付元ユーザが送信指令を行った時刻、他の配付先ユーザの名称などを示す一覧表が記載される。

配付先ユーザの資料受信端末装置３は、受信した印刷データ７１に基づいて配付資料の出力（印刷、ディスプレイへの表示、または記録媒体への書込みなど）の処理を行う。前に説明した通り、印刷データ７１には、その配付先ユーザの印刷条件情報８０（図８参照）が反映されているので、配付先ユーザの好みや資料受信端末装置３の仕様などに合った配付資料が得られる。

印刷データ７１に「ソート」の設定がなされている場合は、係る設定に従って配付資料の出力の順番を決める。「読込順」と設定されている場合は、印刷データ７１の元データである印刷データ７０がボックス５０に格納された順に出力する。「文書順」と設定されている場合は、所定の項目（タイトル、配信元、または文書番号など）の順に出力する。そのほか、「パンチ」または「ステープル」などの仕上げ（フィニッシング）の設定がなされている場合は、これらの処理を行って配付資料を出力する。表紙印刷データ７２を受信した場合は、表紙の出力も行う。

図１８は資料配信サーバ１の処理の流れの例を説明するフローチャートである。次に、資料送信端末装置２から資料受信端末装置３へ配信される配付資料のデータを中継する際の資料配信サーバ１の処理の手順を、フローチャートを参照して説明する。

図１８において、資料配信サーバ１は、資料送信端末装置２から配付資料のデータ（印刷データ７０）が送信されてくると（＃１）、指定された配付グループに属する配付先ユーザのボックス５０にその印刷データ７０を格納する（＃２）。配付先ユーザが複数ある場合は、印刷データ７０をコピーしてそれぞれのボックス５０に格納する。

各配付先ユーザの印刷条件情報８０（図８参照）の「処理開始時刻」および「処理終了時刻」などに基づいて配付資料を送信するタイミングを監視する（＃３）。この間も、印刷データ７０が送信されてくるたびに振分け処理を行う（＃１、＃２）。

ある配付先ユーザについて配付資料を送信すべき時刻になった場合または配付先ユーザから指示があった場合は（＃３でＹｅｓ）、その配付先ユーザのボックス５０に蓄積されている未送信の印刷データ７０をその配付先ユーザの印刷条件情報８０に合ったデータに変換して印刷データ７１を生成する。つまり、印刷条件を設定する（＃４）。この際に、必要に応じてその配付先ユーザの資料受信端末装置３のページ記述言語に変換する。

必要に応じて表紙を出力するための表紙印刷データ７２を生成する（＃５）。そして、ステップ＃４、５で生成された印刷データ７１および表紙印刷データ７２を一括してその配付先ユーザの資料受信端末装置３に送信する（＃６）。送信後、ステップ＃１〜＃３に戻って、印刷データ７０の振分け処理および送信のタイミングの監視の処理などを繰り返し行う。

本実施形態によると、配付元ユーザは、それぞれの配付先ユーザにとって好適な印刷条件の資料を従来よりも簡単に配付することができる。また、資料に対する印刷条件の設定および印刷物の分別の作業を行われなくてよいので、印刷ミスおよび分別ミスを低減させることができる。スキャンの工程と印刷工程とを分離しているので、単位時間当たりの資料のスキャン枚数を増やすことができる。

配付先ユーザは、配付資料を取得する時刻を調整することによって、夜間印刷および無人印刷を行うことができる。よって、自分の資料受信端末装置３を効率的に使用することができる。

図１９は配付先選択画面ＨＧ１６の例を示す図、図２０はボックス５０の設置方法の変形例を説明するための図、図２１は配付資料選択画面ＨＧ２７の例を示す図である。

本実施形態では、役所から各団体（配付先ユーザ）に配付資料のデータを配付する場合を例に説明したが、各団体から役所の各部署にデータ（例えば、申請書などの画像データ）を送信することもできる。この場合は、資料配信サーバ１に、部署ごとのボックス５０を設けておく。団体の構成員は、宛先の部署を指定してデータを自分の資料受信端末装置３から資料配信サーバ１に送信する。すると、そのデータは指定された部署のボックス５０に蓄積され、所定のタイミングで資料送信端末装置２に一括して送信される。つまり、この場合は、資料送信端末装置２が資料受信端末装置として用いられ、資料受信端末装置３が資料送信端末装置として用いられる。そのほか、団体同士または役所の部署同士でデータのやりとりを行うことができる。

資料受信端末装置３を設置することができない配付先ユーザのために、役所内の資料配信サーバ１またはこれ以外のＭＦＰ（例えば、コピー室または仕分け室などに設置されたＭＦＰ）で配付資料を印刷し、郵送するようにしてもよい。この場合は、例えば次のような手順で処理を行えばよい。

役所の担当者は、図１７の初期メニュー画面ＨＧ１５より「応用」タグおよび「一括処理」ボタンを順に選択し、図１９の配付先選択画面ＨＧ１６を表示させる。ここで、配付資料を郵送したい配付先ユーザを選択し、操作表示装置１ｊ（図３参照）のスタートボタンを押下する。

すると、資料配信サーバ１は、選択された配付先ユーザのボックス５０に格納されている未送信のすべての配付資料（印刷データ７０）を、その配付先ユーザの印刷条件情報８０の内容に従って一括して印刷する。担当者は、その印刷物をそのまま纏めてその配付先ユーザのところへ郵送する。このような構成により、担当者は、従来のような配付資料を仕分けする作業を行わなくて済むので、負担が軽減される。

本実施形態では、配付資料を複数の配付先ユーザに配信する場合に、その配付資料の印刷データ７０をコピーして各配付先ユーザのボックス５０に格納したが、印刷データ７０を任意の１つのボックス５０のみに格納し、それ以外のボックス５０には、ショートカットすなわち印刷データ７０のファイルの保存場所を示すパス情報（リンク情報）を格納するようにしてもよい。

例えば、図２０に示すように、共用するデータを格納するためのボックス５０Ｋを用意しておく。配付資料ＸをＡ小学校、Ｂ小学校、およびＣ中学校に配付する場合は、印刷データ７０Ｘをボックス５０Ｋに格納しておく。これらの小中学校のボックス５０には、印刷データ７０Ｘの代わりにその保存場所を示すショートカット７９Ｘを格納しておく。

または、配付資料ＹをＡ小学校、Ｂ小学校、およびＣ中学校に配付する場合は、いずれか１つの配付先ユーザ（例えば、Ａ小学校）のボックス５０のみに印刷データ７０Ｙを格納しておく。残りの配付先ユーザ（Ｂ小学校およびＣ中学校）のボックス５０には、印刷データ７０Ｙの代わりにその保存場所を示すショートカット７９Ｙを格納しておく。

図４の送信用データ生成部１０６は、ボックス５０にショートカット７９が格納されている場合は、そのショートカット７９に対応する印刷データ７０を呼び出し、印刷データ７１を生成する。このような構成により、資料配信サーバ１の磁気記憶装置１ｆに記憶されるデータ量を減らすことができる。

本実施形態では、所定のタイミングでボックス５０に蓄積された配付資料を一括して配付先ユーザに送信したが、配付先ユーザからの要求に応じて一部の配付資料のみを送信できるように構成してもよい。この場合は、例えば次のような手順で処理を行えばよい。

資料受信端末装置３がＰＣである場合は、配付先ユーザは、自分の資料受信端末装置３のＷｅｂブラウザに所定のＵＲＬを指定して、図２１に示す配付資料選択画面ＨＧ２７を表示させる。この画面には、その配付先ユーザのボックス５０に現在蓄積されている配付資料の一覧表ＬＴが示されている。配付先ユーザは、所望する配付資料に対応する、画面右方の「Ｓｅｎｄ」ボタンをクリックする。

すると、資料配信サーバ１は、その配付資料の印刷データ７０を印刷データ７１に変換し、その印刷データ７１を資料受信端末装置３に送信する。なお、「文書処理条件適用」チェックボックスにチェックが入っている場合は、配付元ユーザがその印刷データ７０について図１６の印刷画面ＨＧ２６などで設定した印刷条件（印刷設定情報８３）に基づいて印刷データ７１への変換を行う。チェックが入っていない場合は、配付先ユーザの印刷条件情報８０（図８参照）に基づいて変換を行う。資料受信端末装置３がＭＦＰである場合も、ＰＣである場合と同様に所望する配付資料を選択すればよい。そして、資料受信端末装置３は、スタートボタン（図３参照）が押されたタイミングで選択された配付資料を資料配信サーバ１に要求するようにすればよい。

本実施形態では、配付先ユーザとして、学校、企業、町内会、省庁などの団体を例に挙げたが、個人ユーザであってもよい。配付資料の配付先の選択は、配付グループを選択することによって行うように構成したが（図１６（ｃ）参照）、配付先ユーザを個々に選択できるようにしてもよい。

資料配信サーバ１、資料送信端末装置２、または資料受信端末装置３を使用する前に、ユーザ認証を行うようにしてもよい。そして、正しいユーザであることが確認された場合にのみ、上に説明した操作を行うことができるようにしてもよい。

配付グループの構成を示す配付グループ情報８２は（図１２参照）、資料配信サーバ１で管理したが、資料送信端末装置２ごとに独自の配付グループ情報８２を設定することができるようにしてもよい。

本実施形態では、印刷データ７０を一旦ボックス５０に格納しておき、送信時期監視部１０８によって送信開始指令が発せられた後で印刷データ７０を送信先の資料受信端末装置３に適した印刷データ７１に変換する処理を行ったが、ボックス５０に格納する前に印刷データ７１に変換してもよい。

その他、資料配信システム１００、資料配信サーバ１、資料送信端末装置２、資料受信端末装置３の全体または各部の構成、処理内容、処理順序などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。

さらに、本実施形態は、以下のような発明も含んでいる。

１．ユーザごとに設けられたユーザ用記憶領域と、
配信対象の資料の資料データを当該資料の配信先となるユーザの前記ユーザ用記憶領域に記憶させるデータ記憶制御手段と、
ユーザごとに出力条件を記憶する出力条件記憶手段と、
前記ユーザ用記憶領域に記憶されている前記資料データを、当該ユーザ用記憶領域に係るユーザの前記出力条件に応じたデータに変換する変換手段と、
変換された前記資料データを、当該資料データが記憶されていた前記ユーザ用記憶領域に係るユーザの端末装置に送信する送信手段と、
を有することを特徴とする資料配信装置。

２．ユーザごとに設けられたユーザ用記憶領域と、
ユーザごとに印刷条件を記憶する印刷条件記憶手段と、
配信対象の資料の配信先となるユーザごとに、当該資料の資料データに当該ユーザの前記印刷条件を設定することによって印刷データを生成する印刷データ生成手段と、
前記印刷データ生成手段によって生成された、ユーザの前記印刷データを、当該ユーザの前記ユーザ用記憶領域に記憶させるデータ記憶制御手段と、
前記ユーザ用記憶領域に記憶されている前記印刷データを、当該ユーザ用記憶領域に係るユーザの端末装置に送信する送信手段と、
を有することを特徴とする資料配信装置。

本発明は、複数の配付元から複数の配付先に資料を配付する場合に有用である。例えば、役所から各学校、地区、または家庭などに広報などの資料を配付したり、本社から各支社に通達に関する資料を配付したりする場合に好適に用いられる。

資料配信システムの全体的な構成の例を示す図である。 資料配信サーバのハードウェア構成の例を示す図である。 操作表示装置の外観の例を示す図である。 資料配信サーバの機能的構成の例を示す図である。 ユーティリティ設定画面の例を示す図である。 配付先フォルダ設定画面の例を示す図である。 新規作成画面の例を示す図である。 印刷条件情報の例を示す図である。 ステータス画面の例を示す図である。 フォルダ選択画面の例を示す図である。 属性選択画面の例を示す図である。 配付グループ情報の例を示す図である。 配付グループ選択画面の例を示す図である。 配付グループ属性画面の例を示す図である。 配付グループ設定画面の例を示す図である。 印刷画面の例を示す図である。 初期メニュー画面の例を示す図である。 資料配信サーバの処理の流れの例を説明するフローチャートである。 配付先選択画面の例を示す図である。 ボックスの設置方法の変形例を説明するための図である。 配付資料選択画面の例を示す図である。

符号の説明

１ 資料配信サーバ（資料配信装置）
１ｆ 磁気記憶装置（記憶媒体）
３ 資料受信端末装置（ユーザの端末装置）
５０ ボックス（ユーザ用記憶領域）
５０Ｋ ボックス（第二の記憶領域）
７０ 印刷データ（資料データ）
７１ 印刷データ
７９ ショートカット（リンク情報）
８０ 印刷条件情報（印刷条件）
８３ 印刷設定情報（配信者印刷条件）
１０２ 印刷データ振分部（データ記憶制御手段）
１０５ 印刷条件等記憶部（印刷条件記憶手段）
１０６ 送信用データ生成部（印刷データ生成手段）
１０７ 印刷データ送信部（送信手段）

Claims (7)

1. ユーザごとに設けられたユーザ用記憶領域と、
   配信対象の資料の資料データを当該資料の配信先となるユーザの前記ユーザ用記憶領域に記憶させるデータ記憶制御手段と、
   ユーザごとに印刷条件を記憶する印刷条件記憶手段と、
   前記ユーザ用記憶領域に記憶されている前記資料データに対して当該ユーザ用記憶領域に係るユーザの前記印刷条件を設定することによって印刷データを生成する印刷データ生成手段と、
   前記ユーザ用記憶領域に記憶されている前記資料データより生成された前記印刷データを、当該ユーザ用記憶領域に係るユーザの端末装置に送信する送信手段と、
   を有することを特徴とする資料配信装置。
2. 前記印刷データ生成手段は、同じ１つの前記ユーザ用記憶領域に記憶されているすべての未送信の前記資料データの前記印刷データを一括して生成し、
   前記送信手段は、一括して生成された前記印刷データを一括して送信する、
   請求項１記載の資料配信装置。
3. 前記資料データには、前記資料の配信元である配信者が設定した印刷条件である配信者印刷条件が対応付けられており、
   前記印刷データ生成手段は、前記ユーザ用記憶領域に記憶されているいずれかの前記資料が指定された場合は、前記印刷条件の代わりに当該資料の前記資料データに対応する前記配信者印刷条件を当該資料データに設定することによって前記印刷データを生成する、
   請求項１または請求項２記載の資料配信装置。
4. 前記データ記憶制御手段は、前記資料の配信先として複数のユーザが指定されている場合に、当該複数のユーザの前記ユーザ用記憶領域のうちのいずれか１つに当該資料の前記資料データを記憶させ、残りの前記ユーザ用記憶領域には当該資料データの代わりに当該資料データの記憶場所およびデータ名を示すリンク情報を記憶させ、
   前記印刷データ生成手段は、前記ユーザ用記憶領域に前記リンク情報が記憶されている場合は、当該リンク情報が示す前記資料データを用いて前記印刷データを生成する、
   請求項１ないし請求項３のいずれかに記載される資料配信装置。
5. 前記ユーザ用記憶領域とは別の記憶領域である第二の記憶領域を有し、
   前記データ記憶制御手段は、前記第二の記憶領域に前記資料データを記憶させ、前記ユーザ用記憶領域には当該資料データの代わりに当該資料データの記憶場所およびデータ名を示すリンク情報を記憶させ、
   前記印刷データ生成手段は、前記ユーザ用記憶領域に前記リンク情報が記憶されている場合は、当該リンク情報が示す前記資料データを用いて前記印刷データを生成する、
   請求項１ないし請求項３のいずれかに記載される資料配信装置。
6. 記憶媒体と、通信手段と、記憶制御手段と、印刷データ生成手段と、によって構成される装置による資料配信方法であって、
   前記記憶媒体には、ユーザごとのユーザ用記憶領域が設けられ、かつ、ユーザごとの印刷条件が記憶されており、
   前記記憶制御手段が、配信対象の資料の資料データを当該資料の配信先となるユーザの前記ユーザ用記憶領域に記憶させるステップと、
   前記印刷データ生成手段が、前記ユーザ用記憶領域に記憶されている前記資料データに対して当該ユーザ用記憶領域に係るユーザの前記印刷条件を設定することによって印刷データを生成するステップと、
   前記送信手段が、前記ユーザ用記憶領域に記憶されている前記資料データより生成された前記印刷データを、当該ユーザ用記憶領域に係るユーザの端末装置に送信するステップと、
   を有することを特徴とする資料配信方法。
7. ユーザごとのユーザ用記憶領域が設けられ、かつ、ユーザごとの印刷条件が記憶されたコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
   配信対象の資料の資料データを当該資料の配信先となるユーザの前記ユーザ用記憶領域に記憶させる処理と、
   前記ユーザ用記憶領域に記憶されている前記資料データに対して当該ユーザ用記憶領域に係るユーザの前記印刷条件を設定することによって印刷データを生成する処理と、
   前記ユーザ用記憶領域に記憶されている前記資料データより生成された前記印刷データを、当該ユーザ用記憶領域に係るユーザの端末装置に送信する処理と、
   をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。