JPH11215339A - 文書送信装置、データ処理方法、送信宛先設定方法及びプログラムを格納した記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 受信者名の指定により送信方法とアドレスの
設定を可能とし、送信方法の変更にともない適切なアド
レスを再設定可能とすること、文書の機密度、緊急度、
属性、装置の設置場所、回線の状態などの条件から送信
方法とアドレスを自動的に選択すること、文書データを
送信したことを通知する送付状を自動生成して送信する
ことなどにより文書送信時の操作性を向上することを目
的とする。 【解決手段】 抽象宛先名に対応して送信方法別の詳細
宛先を記憶するアドレス帳３０１を有し、このアドレス
帳３０１を用いて文書送信用の詳細宛先の宛先リスト３
０２を作成する。そして、宛先リスト３０２の詳細宛先
を追加・変更・削除する。また、アドレス帳３０１をＷ
ＥＢサーバ３０４を用いてリモートで変更可能とする。
また所定の条件に従ってアドレス帳３０１から詳細宛先
を自動的に選択する。また所定の条件から送付状を自動
生成し、文書送信部３０５で送信する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は文書データを送信す
る文書送信装置、文書データを送信する際のデータ処理
方法、送信宛先設定方法及びプログラムを格納した記憶
媒体に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来より、スキャナ等により原稿を読み
取って得た文書データ等を電話回線を介してリモートフ
ァクシミリ装置に送信したりネットワークを介してリモ
ート端末に転送することが行われている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来は
共通の文書データをそれぞれデータフォーマットの異な
る種々の宛先に送信する場合にはフォーマットの変換の
ための手順や宛先の指定のための作業が非常に煩雑なも
のであった。

【０００４】本発明は上述の問題点を除去するためにな
されたものであり、簡単な操作により文書データをそれ
ぞれ送信方法の異なる複数の宛先に送信できる文書送信
装置、データ処理方法、送信宛先設定方法及びプログラ
ムを格納した記憶媒体を提供することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に本発明の送信宛先設定方法は以下の構成を備える。

【０００６】即ち、文書を読み取り、文書データを発生
する読取装置及び前記読取装置からの文書データを複数
の送信方法により複数の宛先に送信可能な機構を有する
文書送信装置の送信宛先設定方法であって、送信方法及
び送信方法による規定に従った宛先である詳細宛先と、
個々に名前が付加された詳細宛先の集合である抽象宛先
を保持する工程と、前記抽象宛先の部分集合を文書デー
タの送信に使用される宛先の集合である送信宛先集合と
して保持する工程とを有する。

【０００７】また、本発明のデータ処理方法は、文書を
読み取り、文書データを発生する読取装置からの文書デ
ータを入力する入力工程と、前記入力工程で入力した文
書データを複数の送信方法により複数の宛先に送信する
送信工程と、送信方法及び送信方法による規定に従った
宛先である詳細宛先と、個々に名前が付加された詳細宛
先の集合である抽象宛先を保持する工程と、前記抽象宛
先の指定に応じて所定の条件に基づき前記読取装置から
の文書データを前記送信工程で送信する際の送信方法と
送信宛先とを選択する選択工程とを有する。

【０００８】また、データを送信する送信工程と、前記
送信工程で送信すべき文書データを入力する入力工程
と、複数の送信方法及び該送信方法による規定に従った
宛先の集合を、受信者を示す情報と対応付けて保持する
保持工程と、前記受信者の指定に応じて所定の条件に基
づき前記入力工程で入力した文書データを送信すべき送
信方法を前記保持工程で保持している情報から選択する
第１の選択工程と、前記第１の選択工程で選択した送信
方法及び宛先に基づき前記入力工程で入力した文書デー
タを送信したことを示す送付状を作成する作成工程と、
所定の条件に基づき前記作成工程で作成した送付状を送
信すべき送信方法及び宛先を選択する第２の選択工程と
を有する。

【０００９】

【発明の実施の形態】（第１の実施の形態）以下、図面
を参照して、本発明の一実施の形態を詳細に説明する。

【００１０】〈本実施の形態の文書送信装置の構成例〉
図１は、本発明を実施した装置が動作する基本的な環境
の例を示す図である。

【００１１】図１において、（１０１）は本発明を実施
した文書送信装置でありネットワーク（１０７）および
電話回線（１０６）に接続されている。（１０２）は電
子メールの配送を行う電子メールサーバでありネットワ
ークに接続されて標準電子メール転送プロトコルである
ＳＭＴＰをサポートしている。（１０３）はリモートフ
ァイルシステムを動作させているファイルサーバであ
り、ネットワークに接続されてファイル転送プロトコル
であるＦＴＰをサポートしている。（１０４）はデータ
ベースでありネットワークに接続されてＳａｌｕｔａｔ
ｉｏｎプロトコルをサポートしている。（１０５）はネ
ットワークに接続されたプリンタであり、ネットワーク
印刷用のプロトコルであるｌｐｒをサポートしている。

【００１２】（１０２）・（１０３）・（１０４）・
（１０５）はそれぞれの送信方法に従った宛先（アドレ
ス）を有している。

【００１３】（１０８）はクライアントＰＣであり、Ｈ
ＴＴＰ／ＨＴＭＬをサポートするブラウザが動作可能で
ある。

【００１４】なお、以下では同一符号を付したものは同
様な機能をはたすものとする。

【００１５】図２は、本実施の形態の文書送信装置のハ
ードウエア構成例を示すブロック図である。

【００１６】図２において、（２０１）はＣＰＵ、即ち
中央処理装置であり、この装置全体の制御及び演算処理
等を行うものである。（２０２）はＲＯＭ即ち読み出し
専用メモリであり、システム起動プログラム及び固定情
報等の記憶領域である。（２０３）はＲＡＭ即ちランダ
ムアクセスメモリであり、使用制限のないデータ記憶領
域であり、様々な処理毎に後出のフローチャートで表さ
れる各々のプログラム及びデータがロードされ、実行さ
れる領域である。例えば、ＲＡＭ（２０３）には、スキ
ャナ（２１０）やＨＤ（２０５）、ＦＤ（２０４）等か
ら入力される文書データを記憶する入力文書領域（２０
３ａ）、作成された宛先リストを記憶する宛先リスト領
域（２０３ｂ）、入力文書から宛先に対応してフォーマ
ット変換されて作成された送信用文書データを記憶する
送信文書領域（２０３ｃ）、ＨＤ（２０５）やＦＤ（２
０４）からプログラムをロードするプログラムロード領
域（２０３ｄ）が含まれる。

【００１７】（２０４）はフロッピーディスク（ＦＤ）
・ドライブであり、プログラム及びデータをフロッピー
ディスク（２１２）に記憶、格納しておき、実行時に必
要に応じて参照又はＲＡＭ（２０３）へロードする。
（２０５）はハードディスク（ＨＤ）・ドライブであ
り、ここから処理を行うシステム又はプログラムがＲＡ
Ｍ（２０３）上にロードされて起動され、起動したシス
テム又はプログラムは、必要に応じてハードディスク・
ドライブ（２０５）に格納されたデータや情報をＲＡＭ
（２０３）上にロードする。ハードディスクはスキャナ
から読み込まれた文書データの一時記憶としても使用さ
れる。例えば、ＨＤドライブ（２０５）には、データと
して、入力文書データの一時記憶の他にアドレス帳（３
０１）やフォーマット情報ベース（３０４）が記憶さ
れ、プログラムとして、ＯＳの他に文書送信制御プログ
ラム（２０５ａ）、宛先リスト作成ログラム（２０５
ｂ）、文書入力プログラム（２０５ｃ）、フォーマット
変換プログラム（２０５ｄ）、文書送信プログラム（２
０５ｅ）が含まれる。ここで、フォーマット情報ベース
（３０４）やフォーマット変換プログラム（２０５ｄ）
には、既存の各種フォーマット変換用のデータやプログ
ラムが含まれており、文書送信プログラム（２０５ｅ）
には、各種送信プロトコルに従うデータやプログラムが
含まれている。これらデータ及びプログラムはＦＤ（２
１２）に格納されていてもよい。尚、ここでは、ＦＤ、
ＨＤ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ等を、外部記憶装置と総称す
る。

【００１８】（２０６）はキーボードであり、押下され
たキーの情報をＣＰＵ（２０１）へ伝達する。キーボー
ド上の１つのキーはドキュメントデータ送信を指示する
ためのスタートキー（２０６ａ）として使用される。
（２０７）はＣＲＴなどのディスプレイ装置であり、デ
ータを表示する。（２０８）はネットワーク・インタフ
ェースであり、このインタフェースを介してネットワー
ク（１０７）に接続される。（２０９）はファックスモ
デムであり、ファックスモデムを通して電話回線（１０
６）に接続される。（２１０）はスキャナであり原稿画
像の読み込みを行う。（２１１）はシステムバスであ
り、上述の構成要素間のデータの通路となるべきもので
ある。

【００１９】本装置は、基本Ｉ／Ｏプログラム、ＯＳ、
及び文書送信プログラムモジュール群をＣＰＵ（２０
１）が実行することにより動作する。基本Ｉ／Ｏプログ
ラムはＲＯＭ（２０２）に書き込まれており、ＯＳはＨ
Ｄドライブ（２０５）に書き込まれている。そして、本
システムが起動する際に、基本Ｉ／Ｏプログラム中のＩ
ＰＬ（イニシャルプログラムローディング）機能により
ＨＤドライブ（２０５）からＯＳがＲＡＭ（２０３）に
読み込まれ、ＯＳの動作が開始される。

【００２０】〈アドレス帳について〉次に、前述のよう
に種々の宛先に送信する際に用いるアドレス帳の管理、
編集、利用方法等の詳細について説明する。

【００２１】図３はアドレス帳の編集を行う際の処理の
流れを示す図である。

【００２２】宛先リスト作成部（３００）はアドレス帳
（３０１）から指定された項目をコピーすることにより
宛先リスト（３０２）を作成する。アドレス帳（３０
１）には図４で示す様に抽象宛先が詳細宛先の集合およ
び送信宛先集合と共に記載されており、ハードディスク
（２０５）上に保持されている。宛先リスト（３０２）
には図５で示す様に詳細宛先の集合などが記載されてお
り、ＲＡＭ（２０３）上に保持されている。アドレス帳
編集部（３０３）はアドレス帳の内容をディスプレイ装
置（２０７）上に表示し、キーボード（２０６）によっ
て編集するものである。アドレス帳編集部（３０３）は
さらにアドレス帳の内容をＨＴＭＬフォーマットに変換
し、Ｗｅｂサーバ（３０４）を通して装置外部にネット
ワークで接続されたクライアントＰＣ（１０８）上で動
作するブラウザ上に表示する。Ｗｅｂサーバ（３０４）
はアドレス帳編集部（３０３）で変換されたＨＴＭＬフ
ォーマットのアドレス帳をＨＴＴＰプロトコルによって
ブラウザが動作しているクライアントＰＣ（１０８）に
送信を行う。さらにＷｅｂサーバ（３０４）はクライア
ントＰＣ（１０８）上で動作するブラウザからＨＴＴＰ
プロトコルで送信されたアドレス帳編集指示をアドレス
帳編集部（３０３）に伝達し、アドレス帳編集部（３０
３）はこれに従って、アドレス帳（３０１）の編集を行
う。

【００２３】キーボード（２０６）上のあらかじめ決め
られたキーが押されると、宛先リスト（３０２）が文書
送信部（３０５）に送られ、文書送信部（３０５）は宛
先リスト（３０２）に記述された宛先・送信方法に従っ
て文書を送信する。

【００２４】図４は、アドレス帳（３０１）を構成する
内容の一例を示すものである。

【００２５】アドレス帳（３０１）はハードディスク装
置（２０５）上に存在する２種類のファイルで実装され
ている。抽象宛先ファイル（４０１）は１つだけ存在
し、抽象宛先名（４０２）および抽象宛先ファイル内で
一意に割り当てられた抽象宛先番号（４０３）が抽象宛
先ごとに記述されている。詳細宛先ファイル（４０５）
は１つの抽象宛先番号ごとに１つづつ存在し、抽象宛先
を形成する集合のメンバーを記したものである。詳細宛
先ファイル名は抽象宛先番号（４０３）から生成され、
抽象宛先から一意に詳細宛先ファイルを指定できる様に
なっている。詳細宛先ファイル（４０５）には、送信方
法（４０６）・送信方法に従った宛先（４０７）・およ
び送信宛先集合のメンバーになるかどうかを示す送信宛
先メンバーフラグ（４０８）が記述されている。送信宛
先メンバーフラグ（４０８）の値が１の場合はメンバー
であり、０の場合はメンバーでないことを表している。

【００２６】前述の通り、アドレス帳編集部（３０３）
は抽象宛先ファイル（４０１）および詳細宛先ファイル
（４０５）の内容をＨＴＭＬフォーマットに変換し、Ｗ
ｅｂサーバ（４０４）を通して装置外部にネットワーク
で接続されたクライアントＰＣ（１０８）上で動作する
ブラウザ上に表示する。Ｗｅｂサーバ（３０４）はアド
レス帳編集部（３０３）で変換されたＨＴＭＬフォーマ
ットのアドレス帳をＨＴＴＰプロトコルによってブラウ
ザが動作しているクライアントＰＣ（１０８）に送信を
行う。クライアントＰＣ（１０８）で動作しているブラ
ウザはＨＴＭＬフォーマットのアドレス帳を整形して表
示する。Ｗｅｂサーバ（３０４）はクライアントＰＣ
（１０８）上で動作するブラウザからＨＴＴＰプロトコ
ルで送信されたアドレス帳編集指示をアドレス帳編集部
（３０３）に伝達し、アドレス帳編集部（３０３）はこ
れに従って、抽象宛先ファイル（４０１）の内容または
詳細宛先ファイル（４０５）の内容の編集を行う。

【００２７】図５は、宛先リスト（３０２）のためのデ
ータの内容を示すものである。

【００２８】宛先リスト（５００）は宛先リスト作成部
（３００）がＲＡＭ（２０３）上に生成するものであ
り、図５はＲＡＭ（２０３）上に生成された宛先リスト
のメモリマップを表している。

【００２９】宛先リストには抽象宛先の数、および抽象
宛先番号（５０１）・送信宛先集号のメンバーの数（５
０２）および送信宛先集合（５０３）を１つのセット
（５０４）として、このセットが複数記述されている。
抽象宛先番号（５０１）はアドレス帳の抽象宛先ファイ
ルの抽象宛先番号（４０３）と対応している。送信宛先
集合の各メンバーは送信方法（５０５）と送信方法に従
った宛先（５０６）を保持している。

【００３０】図６は、アドレス帳（３０１）の中の抽象
宛先の指定に応じて宛先リスト（３０２）に詳細宛先を
複写させる際のユーザーインターフェースのフローを表
したものである。

【００３１】（６０１）はディスプレイ装置（２０７）
上にアドレス帳（３０１）の内容が表示されている例を
表したものである。宛先表示領域（６０２）に表示され
ているのは抽象宛先ファイル（４０１）内の抽象宛先名
（４０２）である。（６０１）の画面において抽象宛先
を１つ選択した例を（６０３）に示す。（６０５）が選
択された抽象宛先である。（６０３）の画面においてＯ
Ｋボタン（６０４）を押すことにより、選択された抽象
宛先の抽象宛先番号から生成される詳細宛先ファイル
（４０５）の中で、送信宛先メンバーフラグ（４０８）
の値が１となっている詳細宛先が、宛先リスト（３０
２）に複写される。（６０６）は宛先リスト（３０２）
がディスプレイ装置（２０７）上に表示されている例を
示したものである。（６０６）の画面において（６０
７）は宛先リスト表示領域、（６０８）は抽象宛先名・
（６０９）および（６１０）は送信宛先集合（５０３）
の各メンバーの詳細宛先である。（６０６）において、
詳細宛先の送信方法は、送信方法を示すアイコンで表示
されている。

【００３２】図７は宛先リスト内の詳細宛先の追加・変
更・削除を行う際に詳細宛先の内容を表示するために使
用するユーザーインターフェースである詳細宛先表示ダ
イアログのフローを表したものである。

【００３３】（７０１）は宛先リスト（３０２）がディ
スプレイ装置（２０７）上に表示されている例を示した
ものである。（７０１）において（７０２）は宛先リス
ト表示領域、（７０３）は抽象宛先名・（７０４）およ
び（７０５）は送信宛先集合（５０３）の各メンバーの
詳細宛先である。（７０１）の画面において抽象宛先を
１つ選択した例を（７１５）に示す。（７０６）が選択
された抽象宛先である。（７１５）の画面においてＥｄ
ｉｔボタン（７０７）を押すことによって、詳細宛先表
示ダイアログ（７０８）が表示される。（７１６）に詳
細宛先表示ダイアログが表示された例を示す。詳細宛先
表示ダイアログには、選択された抽象宛先のアドレス帳
上でのメンバーの送信方法が宛先と共に全て表示されて
おり、そのうち宛先リスト（５００）上で送信宛先集合
のメンバーとなっている詳細宛先には、送信方法を示す
ボタンの色が変更されることによって示されている。
（７１６）の例においては、（７１０）および（７１
１）の送信方法のボタンの色が変更されており、これら
の詳細宛先が送信宛先集合のメンバーであることを示し
ている。

【００３４】図８は詳細宛先表示ダイアログ上で、送信
リスト上の送信宛先集合へのメンバーの追加を行う際の
ユーザーインターフェースのフローを表したものであ
る。

【００３５】（８０１）は（８１６）と同じ状態を示し
ている。（８０１）の画面上で現在送信宛先集合のメン
バーでない詳細宛先の送信方法のボタン（８０６）を押
すことにより、宛先リスト（３０２）上の送信宛先集合
のメンバーへの追加を行う。メンバーへの追加が行われ
た状態を（８０８）に示す。（８０８）において、（８
０９）で示す様にメンバーへ追加された送信方法のボタ
ンは追加された事を示す色へ変更されている。送信方法
のボタンはトグルボタンとなっており、押すたびに送信
宛先集合へのメンバー追加・送信宛先集合からのメンバ
ー削除が切り替えられる。（８０８）の状態で詳細宛先
表示ダイアログ上のＯＫボタン（８１０）を押す事によ
り、宛先リスト上への送信宛先集合へのメンバー追加が
確定され、宛先リスト表示領域の表示内容が変更され
る。宛先リストの送信宛先集合へのメンバー追加が確定
された状態を（８１１）に示す。（８１１）において、
（８１２）が抽象宛先であり、（８１４）が追加された
詳細宛先である。

【００３６】また、詳細宛先表示ダイアログ（８０２）
上で宛先（８０３）の内容を編集することにより、詳細
宛先の宛先の内容変更を行う。

【００３７】詳細宛先表示ダイアログ上でＯＫボタン
（８１０）を押すことにより、詳細宛先表示ダイアログ
は閉じられ、送信宛先の変更が宛先リスト表示領域に反
映される。

【００３８】図９は詳細宛先表示ダイアログ上で、送信
リスト上の送信宛先集合からメンバーの削除を行う際の
ユーザーインターフェースのフローを表したものであ
る。

【００３９】（９０１）は（７１６）と同じ状態を示し
ている。図９において、（８０１）の画面上で現在送信
宛先集合のメンバーである詳細宛先の送信方法のボタン
（９０９）および（９１０）を押すことにより、宛先リ
スト（３０２）上の送信宛先集合からメンバーの削除を
行う。メンバーへの削除が行われた状態を（９０８）に
示す。（９０８）において、（９０９）および（９１
０）で示す様にメンバーから削除された送信方法のボタ
ンは削除された事を示す色へ変更されている。（９０
８）の状態で詳細宛先表示ダイアログ上のＯＫボタン
（９１１）を押す事により、宛先リスト上への送信宛先
集合からのメンバー削除が確定され、宛先リスト表示領
域の表示内容が変更される。宛先リストの送信宛先集合
へのメンバー追加が確定された状態を（９１２）に示
す。

【００４０】（９１２）に示す様に詳細宛先ダイアログ
（９０２）上で全ての詳細アドレスを送信宛先集合（５
０３）から削除し、ＯＫボタン（９１１）を押すと、宛
先リスト表示領域（９１３）から全ての詳細宛先が削除
される。これと共に、宛先リスト作成部（３００）は宛
先リスト（５００）上で編集された送信宛先集合（５０
３）が空集合であるかどうかを判断し、送信宛先集合が
空集合である場合は宛先リスト（５００）から、抽象宛
先のセット（５０４）を削除するとともに、宛先リスト
表示領域を更新する。この結果、（９１２）に示す様に
宛先リスト表示領域から、抽象宛先名が削除される。

【００４１】（９０１）において抽象宛先（９１４）を
選択し、Ｄｅｌｅｔｅボタン（９１７）を押すことによ
っても、該当する抽象宛先のセット（５０４）を削除す
ることができる。また、詳細宛先（９１５）を選択し、
Ｄｅｌｅｔｅボタン（９１７）を押すと、選択された詳
細宛先が削除される。この場合、（９１５）と（９１
６）で示される送信宛先集合の全てのメンバーを選択し
てＤｅｌｅｔｅボタン（９１７）を押すと、宛先リスト
作成部（３００）は宛先リスト（５００）上で編集され
た送信宛先集合（５０３）が空集合であるかどうかを判
断し、送信宛先集合が空集合である場合は宛先リスト
（５００）から、抽象宛先のセット（５０４）を削除す
るとともに、宛先リスト表示領域を更新する。この結
果、（９１２）に示す様に宛先リスト表示領域から、抽
象宛先名が削除される。

【００４２】以上の説明では、アドレス帳の宛先の構成
として１つの抽象宛先設定ファイルと複数の詳細宛先設
定ファイルとを使用する例を示したが、ここで示したア
ドレス帳と同じ論理形式をネットワーク上の外部装置に
よるデータベース管理システムが管理するデータベース
として実施することも可能である。

【００４３】また、ディレクトリサーバ内で管理される
ディレクトリ情報として実施することも可能である。こ
の場合の処理について説明する。

【００４４】図１０において、（１００９）はディレク
トリサービスの標準であるＸ．５００に基づくサービス
を提供しているディレクトリサーバである。アドレス帳
はディレクトリサーバ（１０００）に保持され、文書送
信装置（１０１）からはディレクトリサーバへのアクセ
スプロトコルであるＬＤＡＰ（Ｌｉｇｈｔｗｅｉｇｈｔ
Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ Ａｃｃｅｓｓ Ｐｒｏｔｏｃｏ
ｌ）によってネットワークを介して接続されており、こ
れにより文書送信装置（１０１）からアドレス帳の参照
・更新が可能となっている。

【００４５】図１１にディレクトリサーバ（１００９）
に保持されるアドレス帳用スクリプトの例を示す。図１
１に示すのはＸ．５００の標準に則った形式で記述され
たアドレス帳用スクリプトの例である。このアドレス帳
用スクリプト（１１０１）の記述では空行で区切られた
複数の文が、一つの抽象的な宛先に関する情報を記述し
ている。例において、（１１０２）が抽象宛先、（１１
０３）・（１１０４）・（１１０５）・（１１０６）が
詳細宛先、（１１０７）・（１１０８）が送信宛先集合
のメンバーであることを宣言する宣言文である。

【００４６】また図３の概略ブロック図に基づく図７の
フローをコード化し、記憶媒体に記録したこの媒体から
プログラムを一般的なコンピュータにロードすることに
よっても同様な処理を実現することが可能である。

【００４７】このプログラムはコード化されたものとし
て、例えば記憶媒体ＦＤ（２１２）に記録されており、
図１３はその記録内容の構成を表している。

【００４８】記憶媒体ＦＤ（２１２）に記録された文書
送信プログラム及び関連データは、図１４に示すように
ＦＤドライブ（２０４）を通じて本コンピュータシステ
ム（１４００）にロードすることが出来る。この記憶媒
体ＦＤをＦＤドライブ（２０４）にセットすると、ＯＳ
（１２０２）及び基本Ｉ／Ｏプログラム（１２０１）の
制御のもとに送信宛先設定プログラム及び関連データが
記憶媒体ＦＤ（２１２）から読み出され、ＲＡＭ（２０
３）にロードされて動作可能となる。

【００４９】図１２は本送信宛先設定プログラムがＲＡ
Ｍ（２０３）にロードされ実行可能となった状態を示
す。構成として、基本Ｉ／Ｏプログラム（１２０１）、
ＯＳ（１２０２）、送信宛先設定プログラム（１２０
３）、関連データ（１２０４）、ワークエリア（１２０
５）が図のように配置される。

【００５０】また以上の説明では、記憶媒体ＦＤ（２１
２）から文書送信プログラム及び関連データを直接ＲＡ
Ｍ（２０３）にロードして実行させる例を示したが、こ
のほかに記憶媒体ＦＤ（２１２）から送信宛先設定プロ
グラム及び管理データを一旦ＨＤ（２０５）に格納（イ
ンストール）しておき、送信宛先設定プログラムを動作
させる段にＨＤ（２０５）からＲＡＭ（２０３）にロー
ドするようにしてもよい。

【００５１】また、本送信宛先設定プログラムを記録す
る媒体はＦＤ（２１２）以外にＣＤ−ＲＯＭやＩＣメモ
リーカード等であっても良い。さらに本送信宛先設定プ
ログラムをＲＯＭ（２０２）に記録しておき、これをメ
モリマップの一部となすように構成し、直接ＣＰＵ（２
０１）で実行することも可能である。

【００５２】（他の実施の形態）図１５は、他の実施の
形態の一例を示す概略ブロック図である。

【００５３】詳細宛先選択部（１５００）はユーザによ
って指定された抽象宛先によって示される詳細宛先の集
合から、アドレス帳（３０１）に記述されている条件を
ユーザから与えられた情報・動作環境・文書の属性と比
較することにより実際に文書を送信する詳細宛先（送信
方法および宛先）を選択する。また同様に、詳細宛先選
択部（１５００）は送付状文書を送信する詳細宛先を選
択する。選択された文書および送付状文書の詳細宛先
は、文書送信部（３０５）に与えられ文書および送付状
文書の送信に使用される。また、文書の詳細宛先は送付
状文書生成部（１５１１）に与えられ、送付状を生成す
るための情報として使用される。

【００５４】アドレス帳（３０１）には図４で示した様
に、詳細宛先の集合および詳細宛先を文書送信・送付状
文書送信として使用するための条件（選択条件）が抽象
宛先と共に記載されており、ハードディスク（２０５）
上に保持されている。

【００５５】文書の機密度（１５０２）は、文書の送信
ごとにユーザから与えられる情報であり、詳細宛先選択
部（１５００）において詳細宛先を選択する基準として
使用される。

【００５６】文書の緊急度（１５０３）は、文書の送信
ごとにユーザから与えられる情報であり、詳細宛先選択
部（１４００）において詳細宛先を選択する基準として
使用される。

【００５７】文書送信装置（１０１）が動作している場
所（１５０５）は、文書の送信ごとにユーザから与えら
れる情報であり、詳細宛先選択部（１４００）において
詳細宛先を選択する基準として使用される。本実施形態
では、文書送信装置に設定されている自局の電話番号に
基づき場所情報を指定している。

【００５８】時計（１５０６）は、文書が送信される日
付・曜日・時間を詳細宛先選択部（１５００）に与え
る。

【００５９】文書属性判定部（３０７）は、文書入力部
（１５０８）の指示でスキャナ（２１０）から読み込ま
れた文書またはハードディスク（２０５）に保持されて
いる文書の縦横の大きさ・ページ数・カラー文書かどう
か・文書データのサイズなどの属性を判定し詳細宛先選
択部（１５００）に与える。これらの文書属性は詳細宛
先選択部（１５００）において詳細宛先を選択する基準
として使用されると共に、送付状文書生成部（１５１
１）において送付状文書を生成するための情報として使
用される。

【００６０】送付状文書生成部（１５１１）は図１８に
示すフローチャートに従って動作し、詳細宛先選択部
（１５００）と文書属性判定部（１５０７）からの情報
から送付状文書を生成する。

【００６１】文書送信部（３０５）は文書送信に使用す
るネットワーク（１０７）および電話回線（１０６）の
状態およびネットワークを介して文書送信に使用する為
の電子メールサーバ（１０２）・ファイルサーバ（１０
３）・データベース（１０４）・プリンタ（１０５）の
状態を検査し、文書送信に使用可能かどうかの情報を詳
細宛先選択部（１５００）に与える。また、文書送信部
（３０９）は文書入力部（１５０８）および送付状文書
生成部（１５１１）から与えられた文書を、詳細宛先選
択部（１５００）から与えられた詳細宛先に送信する。

【００６２】図１６はこの場合のアドレス帳（１３０
１）の内容を示すものである。

【００６３】アドレス帳用スクリプト（１６０１）は
Ｘ．５００の標準に則った形式で記述されており、ハー
ドディスク（２０５）上に存在するファイルとして保持
されている。図１６に示す形式では空行で区切られた複
数の文が、一つの抽象的な宛先に関する情報を記述して
いる。例において、（１６０２）は抽象宛先、（１６０
３）・（１６０４）・（１６０５）・（１６０６）がフ
ァクシミリ・電子メール・プリンタ・リモートファイル
のそれぞれの詳細宛先、（１６０７）が文書の詳細宛先
選択条件・（１６０９）が送付状文書の詳細宛先選択条
件を表している。

【００６４】詳細宛先選択条件（２４０７）は例で示さ
れる様に、キーワードと値の比較式およびこれらを含む
論理式で表現されている。詳細宛先選択条件の式（１６
０７）および（１６０９）において使用されるキーワー
ドおよび取りうる値の範囲を図１７に示す。詳細宛先選
択部（１５００）においては、（１６０７）の各条件式
を与えられた条件によって計算し、値が真となるものに
ついて詳細宛先を選択している。（１６０７）の条件式
は各式が独立に評価されるため複数の詳細宛先が選択さ
れる場合もあり、この場合は複数の詳細宛先に宛てて文
書を送信する様に文書送信部（３０５）に指示される。
また、一つの条件式も真とならない場合もあり、この場
合は（１６０８）で示されるデフォルトの詳細宛先が選
択される。

【００６５】送付状文書の詳細宛先は、（１６０９）で
示されるように、選択された文書の詳細宛先を条件とし
て指定することも出来る。送付状文書の場合も上記の様
に、（１６０９）の条件式は各式が独立に評価されるた
め複数の詳細宛先が選択される場合もあり、この場合は
複数の詳細宛先に宛てて送付状文書を送信する様に文書
送信部（３０５）に指示される。また、一つの条件式も
真とならない場合もあり、この場合は（１６１０）で示
されるデフォルトの詳細宛先が選択される。この例にお
いては、送付状文書のデフォルトの詳細宛先は「ＮＯＮ
Ｅ（送付状は送信されない）」という設定がなされてい
る。

【００６６】図１８は送付状文書生成部（１５１１）が
送付状文書を生成する際の処理を示すフローチャートで
ある。

【００６７】図１８において、（１８０１）で空文書
（空白の文書）を生成する。（１８０２）において抽象
宛先を挿入し、（１８０３）において日付と時間を挿入
し、（２６０４）で文書のページ数の挿入し、（１８０
５）で詳細宛先の送信方法の挿入し、（２６０６）で詳
細宛先の宛先を挿入する。（１８０７）で（１８０５）
と（１８０６）を詳細宛先の数だけ繰り返して、最後に
（１８０８）で定型文章を挿入して送付状文書が完成す
る。そしてこの送付状が指定された宛先の送信方法に従
って送信される。図１９に完成した送付状文書の例を示
す。

【００６８】以上の説明では場所の情報として、ユーザ
から入力された文書送信装置の存在する場所の市外局番
を使用していたが、この他にも文書送信装置のネットワ
ークアドレスを使用することも可能である。また、ＧＰ
Ｓ（Ｇｌｏｂａｌ Ｐｏｓｉｔｉｏｎｉｎｇ Ｓｙｓｔ
ｅｍ）などの自動的に装置の場所を検地する装置からの
情報を取得し、緯度・経度をもって場所情報とすること
も可能である。

【００６９】また詳細宛先選択条件（１６０７）および
（１６０９）をアドレス帳用スクリプト（１６０１）の
中から各宛先毎に設定し、宛先毎に条件を変更すること
を可能としていたが、宛先毎に条件を変更せずに詳細宛
先選択条件をアドレス帳と独立した情報ベースとして保
持し、これからの情報をもとに詳細宛先選択部（１５０
０）が詳細宛先を選択することも可能である。

【００７０】また、図１５の概略ブロック図に基づくフ
ローをコード化し、記憶媒体に記録し、この媒体からプ
ログラムを一般的なコンピュータにロードすることによ
っても同様な処理を実現することが可能である。

【００７１】このプログラムはコード化されたものとし
て、記憶媒体ＦＤ（２１２）に記録されており、図１３
はその記録内容の構成を表している。

【００７２】記憶媒体ＦＤ（２１２）に記録された文書
送信プログラム及び関連データは、図１４に示すように
ＦＤドライブ（２０４）を通じて本コンピュータシステ
ム（１４００）にロードすることが出来る。この記憶媒
体ＦＤをＦＤドライブ（２０４）にセットすると、ＯＳ
（１２０２）及び基本Ｉ／Ｏプログラム（１２０１）の
制御のもとに本文書送信プログラム及び関連データが記
憶媒体ＦＤ（２１２）から読み出され、ＲＡＭ（２０
３）にロードされて動作可能となる。

【００７３】図１２は本文書送信プログラムがＲＡＭ
（２０３）にロードされ実行可能となった状態を示す。
構成として、基本Ｉ／Ｏプログラム（１２０１）、ＯＳ
（１２０２）、文書送信プログラム（１２０３）、関連
データ（１２０４）、ワークエリア（１２０５）が図の
ように配置される。

【００７４】また、以上の説明では、記憶媒体ＦＤ（２
１２）から文書送信プログラム及び関連データを直接Ｒ
ＡＭ（２０３）にロードして実行させる例を示したが、
このほかに記憶媒体ＦＤ（２１２）から文書送信プログ
ラム及び管理データを一旦ＨＤ（２０５）に格納（イン
ストール）しておき、文書送信プログラムを動作させる
段にＨＤ（２０５）からＲＡＭ（２０３）にロードする
ようにしてもよい。

【００７５】また、本文書送信プログラムを記録する媒
体はＦＤ（２１２）以外にＣＤ−ＲＯＭやＩＣメモリー
カード等であっても良い。さらに本文書送信プログラム
をＲＯＭ（２０２）に記録しておき、これをメモリマッ
プの一部となすように構成し、直接ＣＰＵ（２０１）で
実行することも可能である。

【００７６】また、文書の機密度（１５０２）および文
書の緊急度（１５０３）は、文書の送信ごとにユーザか
ら与えられる情報を使用したが、これらの情報を文書の
送信ごとにユーザーから与えられる文書のサブジェクト
を解析することによって得ることも可能である。解析は
サブジェクトの文字列をあらかじめ用意しておいた辞書
と比較することにより行う。辞書には単語とその単語が
使用された場合の機密度または緊急度を設定しておく。
サブジェクトの文字列内を検索して辞書内に存在する単
語を列挙し、検索して得られた複数の単語のもつ機密度
および緊急度の平均をもって文書の機密度（１５０２）
および文書の緊急度（１５０３）とするものである。

【００７７】また、以上の説明では、ユーザから与えら
れた文書のサブジェクトを解析することによって文書の
機密度と緊急度を得ていたが、これを文書そのものを解
析することによって得ることも可能である。この場合で
は、文書データは文書属性判定部（１５０７）で文書を
文字認識処理により文字列データに変換し、前述のよう
に辞書との比較を行うことにより、文書の機密度（１５
０２）と緊急度（１５０３）を得る。

【００７８】また、宛先の指定の際は抽象宛先の名前毎
に昇順あるいは降順にソートして表示させたり、また、
詳細宛先の送信方法（Ｆａｘ．Ｅ−ｗａｉｌ．プリント
等のプロトコル毎）にソートして表示させることも可能
である。

【００７９】以上の様に、共通の文書データを種々の方
式で送信する際の操作性を向上できる。

【００８０】また、文書データの送信とは異なる方式で
文書データの通知文を送ることができ、受信者に確実に
文書送付の事実を伝えることができる。

【００８１】

【発明の効果】以上説明した様に本発明によれば、文書
データを複数の送信方法で複数の宛先へ送信する際の操
作性及び処理効率の向上を図ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施の形態の文書送信装置が接続される環境
を示す図である。

【図２】本実施の形態の文書送信装置の構成例を示すブ
ロック図である。

【図３】本実施の形態の文書送信装置の機能例を示す概
略ブロック図である。

【図４】本実施の形態の文書送信装置におけるアドレス
帳の内容構成例を示す図である。

【図５】本実施の形態の文書送信装置における宛先リス
トの内容構成例を示す図である。

【図６】宛先リストの設定のための処理の流れを示す図
である。

【図７】宛先リストの変更のために使用する詳細宛先ダ
イアログの処理の流れを示す図である。

【図８】送信宛先集合へのメンバーを追加する際の処理
の流れを示す図である。

【図９】送信宛先集合からメンバーを削除する際の処理
の流れを示す図である。

【図１０】アドレス情報のためのディレクトリサーバを
利用した実施の形態のシステムを示すブロック図であ
る。

【図１１】ディレクトリサーバに保持されているアドレ
ス帳用スクリプトの例を示す図である。

【図１２】本実施の形態におけるＲＡＭのメモリマップ
例を示す図である。

【図１３】本実施の形態における記憶媒体のプログラム
構成例を示す図である。

【図１４】本実施の形態におけるプログラムロードの様
子を示す図である。

【図１５】受信者に対し文書を送信した事実を知らせる
ための送付状を送信する際の処理の流れを説明するブロ
ック図である。

【図１６】送付状送信のためのデータを含むアドレス帳
用スクリプトの内容例を示す図である。

【図１７】詳細宛先を選択する際の選択条件式に使用す
るキーワードおよび値の範囲・形式を示す図である。

【図１８】送付状を生成するための処理の流れを示すフ
ローチャートである。

【図１９】生成された送付状の例を示す図である。

【符号の説明】

３００ 宛先リスト作成部 ３０１ アドレス帳 ３０２ 宛先リスト ３０４ ＷＥＢサーバ ３０５ 文書送信部

Claims (17)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書を読み取り、文書データを発生する
   読取装置及び前記読取装置からの文書データを複数の送
   信方法により複数の宛先に送信可能な機構を有する文書
   送信装置の送信宛先設定方法において、 送信方法及び送信方法による規定に従った宛先である詳
   細宛先と、個々に名前が付加された詳細宛先の集合であ
   る抽象宛先を保持する工程と、 前記抽象宛先の部分集合を文書データの送信に使用され
   る宛先の集合である送信宛先集合として保持する工程と
   を有することを特徴とする送信宛先設定方法。
2. 【請求項２】 更に、抽象宛先を指定すると、指定され
   た抽象宛先に含まれる詳細宛先を、文書データの送信に
   使用される送信宛先集合に複写する工程を有することを
   特徴とする請求項１に記載の送信宛先設定方法。
3. 【請求項３】 更に、抽象宛先に含まれる詳細宛先を選
   択的に送信宛先集合に複写する工程を有することを特徴
   とする請求項１又は２に記載の送信宛先設定方法。
4. 【請求項４】 更に、前記送信宛先集合から抽象宛先を
   削除する工程を有することを特徴とする請求項１乃至３
   のいずれかに記載の送信宛先設定方法。
5. 【請求項５】 更に、前記送信宛先集合に含まれる抽象
   宛先に詳細宛先が設定されているか判定する工程を有
   し、 前記削除工程は前記判定工程で詳細宛先が設定されてい
   ないと判定した抽象宛先を削除することを特徴とする請
   求項４に記載の送信宛先設定方法。
6. 【請求項６】 更に、前記文書送信装置の外部から前記
   送信宛先集合に設定すべき情報を変更する工程を有する
   ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載の送
   信宛先設定方法。
7. 【請求項７】 文書を読み取り、文書データを発生する
   読取手段と、 前記読取手段からの文書データを複数の送信方法により
   複数の宛先に送信する送信手段と、 送信方法及び送信方法による規定に従った宛先である詳
   細宛先と、個々に名前が付加された詳細宛先の集合であ
   る抽象宛先を保持する保持手段と、 前記抽象宛先の指定に応じて所定の条件に基づき前記読
   取手段からの文書データを前記送信手段で送信する際の
   送信方法と送信宛先とを選択する選択手段とを有するこ
   とを特徴とする文書送信装置。
8. 【請求項８】 前記選択手段は前記送信手段で送信すべ
   き文書データの機密性に基づき送信方法と送信宛先とを
   選択することを特徴とする請求項７に記載の文書送信装
   置。
9. 【請求項９】 前記選択手段は前記送信手段で送信すべ
   き文書データの緊急度に基づき送信方法と送信宛先とを
   選択することを特徴とする請求項７又は８に記載の文書
   送信装置。
10. 【請求項１０】 前記選択手段は当該文書送信装置の位
    置及び宛先の位置情報に基づき送信方法と送信宛先とを
    選択することを特徴とする請求項７乃至９に記載の文書
    送信装置。
11. 【請求項１１】 前記選択手段は前記送信手段で送信す
    べき文書データの量に基づき送信方法と送信宛先とを選
    択することを特徴とする請求項７乃至１０のいずれかに
    記載の文書送信装置。
12. 【請求項１２】 文書を読み取り、文書データを発生す
    る読取装置からの文書データを入力する入力工程と、 前記入力工程で入力した文書データを複数の送信方法に
    より複数の宛先に送信する送信工程と、 送信方法及び送信方法による規定に従った宛先である詳
    細宛先と、個々に名前が付加された詳細宛先の集合であ
    る抽象宛先を保持する工程と、 前記抽象宛先の指定に応じて所定の条件に基づき前記読
    取装置からの文書データを前記送信工程で送信する際の
    送信方法と送信宛先とを選択する選択工程とを有するこ
    とを特徴とするデータ処理方法。
13. 【請求項１３】 データを送信する送信手段と、 前記送信手段で送信すべき文書データを入力する入力手
    段と、 複数の送信方法及び該送信方法による規定に従った宛先
    の集合を、受信者を示す情報と対応付けて保持する保持
    手段と、 前記受信者の指定に応じて所定の条件に基づき前記入力
    手段で入力した文書データを送信すべき送信方法を前記
    保持手段で保持している情報から選択する第１の選択手
    段と、 前記第１の選択手段で選択した送信方法及び宛先に基づ
    き前記入力手段で入力した文書データを送信したことを
    示す送付状を作成する作成手段と、 所定の条件に基づき前記作成手段で作成した送付状を送
    信すべき送信方法及び宛先を選択する第２の選択手段と
    を有し前記送信手段は前記入力手段で入力した文書デー
    タは前記第１の選択手段で選択した送信方法及び宛先に
    基づき送信し、前記作成手段で作成した送付状は前記第
    ２の選択手段で選択した送信方法及び宛先に基づき送信
    することを特徴とする文書送信装置。
14. 【請求項１４】 データを送信する送信工程と、 前記送信工程で送信すべき文書データを入力する入力工
    程と、 複数の送信方法及び該送信方法による規定に従った宛先
    の集合を、受信者を示す情報と対応付けて保持する保持
    工程と、 前記受信者の指定に応じて所定の条件に基づき前記入力
    工程で入力した文書データを送信すべき送信方法を前記
    保持工程で保持している情報から選択する第１の選択工
    程と、 前記第１の選択工程で選択した送信方法及び宛先に基づ
    き前記入力工程で入力した文書データを送信したことを
    示す送付状を作成する作成工程と、 所定の条件に基づき前記作成工程で作成した送付状を送
    信すべき送信方法及び宛先を選択する第２の選択工程と
    を有し前記送信工程は前記入力工程で入力した文書デー
    タは前記第１の選択工程で選択した送信方法及び宛先に
    基づき送信し、前記作成工程で作成した送付状は前記第
    ２の選択工程で選択した送信方法及び宛先に基づき送信
    することを特徴とするデータ処理方法。
15. 【請求項１５】 コンピュータ読取可能なプログラムを
    格納した記憶媒体において、 前記プログラムが、 送信方法及び送信方法による規定に従った宛先である詳
    細宛先と、個々に名前が付加された詳細宛先の集合であ
    る抽象宛先を保持する工程と、 前記抽象宛先の部分集合を文書データの送信に使用され
    る宛先の集合である送信宛先集合として保持する工程と
    を有することを特徴とする記憶媒体。
16. 【請求項１６】 コンピュータ読取可能なプログラムを
    格納した記憶媒体において、 前記プログラムが、 文書を読み取り、文書データを発生する読取装置からの
    文書データを入力する入力工程と、 前記入力工程で入力した文書データを複数の送信方法に
    より複数の宛先に送信する送信工程と、 送信方法及び送信方法による規定に従った宛先である詳
    細宛先と、個々に名前が付加された詳細宛先の集合であ
    る抽象宛先を保持する工程と、 前記抽象宛先の指定に応じて所定の条件に基づき前記読
    取装置からの文書データを前記送信工程で送信する際の
    送信方法と送信宛先とを選択する選択工程とを有するこ
    とを特徴とする記憶媒体。
17. 【請求項１７】 コンピュータ読取可能なプログラムを
    格納した記憶媒体において、 前記プログラムが、 データを送信する送信工程と、 前記送信工程で送信すべき文書データを入力する入力工
    程と、 複数の送信方法及び該送信方法による規定に従った宛先
    の集合を、受信者を示す情報と対応付けて保持する保持
    工程と、 前記受信者の指定に応じて所定の条件に基づき前記入力
    工程で入力した文書データを送信すべき送信方法を前記
    保持工程で保持している情報から選択する第１の選択工
    程と、 前記第１の選択工程で選択した送信方法及び宛先に基づ
    き前記入力工程で入力した文書データを送信したことを
    示す送付状を作成する作成工程と、 所定の条件に基づき前記作成工程で作成した送付状を送
    信すべき送信方法及び宛先を選択する第２の選択工程と
    を有し前記送信工程は前記入力工程で入力した文書デー
    タは前記第１の選択工程で選択した送信方法及び宛先に
    基づき送信し、前記作成工程で作成した送付状は前記第
    ２の選択工程で選択した送信方法及び宛先に基づき送信
    することを特徴とする記憶媒体。