JPH07146926A - 電子ファイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 本発明は通信回線を介して文書の送受信を行
う電子ファイル装置に関し、文書の登録、発信等を効率
よく行うことを目的とする。 【構成】 管理単位の最小である文書と、文書または共
通の属性を持つ文書の集合を要素とする分類とを情報の
管理単位とし、分類に含まれる文書及び分類に含まれる
分類の満たすべき属性を分類毎の属性ファイルにより記
述し、ＰＢ変換部１１３が回線から得られた分類信号か
ら前記分類を特定し、文書受信部１０９が特定された分
類に回線１１８を介して受信された文書情報を登録す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は文書を蓄積し、保管管理
し、検索およびファクシミリ通信を行う電子ファイル装
置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、電子ファイル装置は、オフィス内
の文書を電子的に保管することにより、業務の効率化、
および省スペース化を達成している。また、公衆回線
網、ローカルエリア網等に接続することにより広範囲の
利用を可能とし、ファクシミリ通信によるリモート登
録、検索の機能により、ファクシミリ文書のリモート管
理を可能としている。

【０００３】以下に従来の電子ファイル装置について説
明する。図１０は従来の電子ファイル装置の構成を示す
ものである。図１０において、１００１は制御部で装置
全体の制御を行う。１００２は表示部。１００３は入力
部。１００４は検索情報管理部で検索処理を行う。１０
０５は光ディスク装置で文書データを格納する。１００
６はデータ変換部でファクシミリ画像と電子ファイル装
置間のデータ変換を行う。１００７はファクシミリ通信
部で、ファクシミリ通信を行う。１００８は公衆回線
網。１００９はファクシミリ端末である。

【０００４】以上のように構成された電子ファイル装置
について、以下に、その動作を説明する。まず始めに、
ファクシミリ画像を電子ファイル装置に登録する手順に
ついて説明を行う。ファクシミリ送信者は登録しようと
する文書をファクシミリ端末１００９にて送信する。フ
ァクシミリ通信部１００７は送信者からのファクシミリ
画像を受信する。受信したファクシミリ画像はデータ変
換部１００６によりファクシミリ画像を電子ファイル装
置で管理可能な形式へ変換し、光ディスク装置１００５
へ記録する。その際、ファクシミリ送信者は、登録する
ファクシミリ文書に対して検索情報を付与するために、
マークシートや手書き文字を記入した光学的文字認識
（以下ＯＣＲと呼ぶ）用シートを送信し、電子ファイル
装置側では、受信したマークシートや文字シートを検索
情報に変換し、検索情報管理部１００４でこの検索情報
の登録を行っていた。

【０００５】この種の電子ファイル装置に関しては、例
えば、特開平２−７３４６６号公報に開示がある。

【０００６】次に電子ファイル装置内の文書をファクシ
ミリ送信する手順について説明を行う。電子ファイル装
置の利用者は入力部１００３により検索情報の入力を行
う。検索情報により検索情報管理部１００４にて検索を
実行し、その中からファクシミリ送信を行う文書を選択
する。

【０００７】利用者は、ファクシミリ送信用アプリケー
ションを起動し、ファクシミリ送信する相手先電話番号
を指示する。選択された文書は、光ディスク装置１００
５から呼び出して、データ変換部１００６によりファク
シミリ画像に変換され、ファクシミリ通信部１００７へ
転送される。ファクシミリ通信部１００７は相手先電話
番号へダイヤルすることでファクシミリ画像を送信す
る。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら上記の従
来の構成では、第１に利用者は目的のファクシミリ登録
された文書を呼び出す場合、文書の格納場所が論理的に
１つであるため、検索情報の入力、または光ディスク装
置内の文書データに一意に付与された文書番号を指定し
なければならず、検索情報、文書番号を知らない利用者
の場合、文書の呼び出しが困難なである。

【０００９】また、第２に電子ファイル装置が扱う文書
に利用者に応じた閲覧許可、登録許可、変更許可等の公
開制限を行う場合、登録文書ごとに公開制限に関する公
開情報の設定を行う必要があり、登録時に設定しなけれ
ばならない情報が多い。

【００１０】第３に登録されたファクシミリ画像を効率
良く検索するためには、複数の検索情報を指定すること
が必須であり、検索情報を複数指定する作業が利用者の
負担となっている。

【００１１】第４に登録文書のファクシミリ送信を行う
場合、ファクシミリ送信用の別のアプリケーションを実
行しなければならず、そのため前記アプリケーション上
で利用者はその都度送信先電話番号を入力または、選択
しなければならない。

【００１２】第５に選択した文書に対し、カバーシート
を添付する場合、カバーシートを別に作成する必要があ
る。

【００１３】第６に送信を行った文書の通信結果を取得
するためには、ファクシミリ通信部が管理する通信結果
記録の獲得のための別アプリケーションが必要であり、
電子ファイル装置の通常の操作とは別の操作が必要であ
るという問題点を有していた。

【００１４】本発明は、上記従来の問題点を解決するも
ので、第１及び第２の課題に対し、ファクシミリ受信文
書の登録を分類に対して行い、分類を指定することで文
書の呼び出しを簡易に行うことを可能とし、登録時に公
開情報を指定することなく、ファクシミリ登録文書に公
開情報を付与することを可能とする。

【００１５】また、第３の課題を解決し、ファクシミリ
画像の登録時に、検索情報を指定することなく、検索情
報を付与することを可能とする。

【００１６】また、第４の課題を解決し、ファクシミリ
送信を行う場合、ファクシミリ送信用の別のアプリケー
ションを実行することなく、電子ファイル内の指定文書
をファクシミリ送信し、送信時に直接送信先を指定する
ことを可能ととする。

【００１７】また、第５の課題を解決し、選択した文書
に対し、カバーシートを別に作成することなく、カバー
シートを送信文書に自動的に添付して送信することを可
能とする。

【００１８】また、第６の課題を解決し、通信結果を検
索情報に反映させて、通常の電子ファイル装置の操作に
より容易に送信結果を獲得することを可能とする電子フ
ァイル装置を提供することを目的とする。

【００１９】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に本発明の電子ファイル装置は、第１に管理単位の最小
である文書と、文書または共通の属性を持つ文書の集合
を要素とする分類とを情報の管理単位とし、分類に含ま
れる文書及び分類に含まれる分類の満たすべき属性を分
類毎の属性ファイルにより記述し、回線から得られた分
類信号から前記分類を特定する分類特定手段と、前記分
類特定手段により特定された分類に前記回線を介して受
信された文書情報を登録する登録手段を備えた構成とな
っている。

【００２０】また、属性ファイルとして文書へのアクセ
ス情報を格納する公開情報ファイルを備えている。

【００２１】また、属性ファイルとして文書の検索情報
を格納する検索情報ファイルを備えている。

【００２２】また、属性ファイルとして文書の送信情報
を格納する送信属性ファイルを備え、前記送信属性ファ
イルの情報に基づき指定された文書を送信する通信手段
を備えた構成となっている。

【００２３】また、属性ファイルとして文書の送信情報
を格納する送信属性ファイルと文書の検索情報を格納す
る検索情報ファイルとを備え、通信手段が前記送信属性
ファイルの情報に基づき指定された文書の通信結果に基
づき前記検索情報ファイルの項目を管理する構成となっ
ている。

【００２４】また、送信属性ファイルと予め設定された
カバーシート情報に基づきカバーシートを作成するカバ
ーシート作成手段を備え、通信手段が前記カバーシート
作成手段により作成されたカバーシートを付加して文書
の通信を行うことものである。

【００２５】

【作用】上記構成により、回線から得た受信情報を分類
に変換するすることで登録すべき分類を指定し、文書を
登録する手段により、文書を直接分類に帰属させるの
で、文書番号を知らない利用者の場合でも、分類を選択
することで、容易に目的の文書を呼び出すことができ、
分類ごとにあらかじめ公開情報を設定することで受信し
た文書に分類の公開情報を付与することができるため、
文書ごとに公開情報の設定を行う必要がなく、登録時に
設定しなければならない情報を削減し、利用者の登録時
の負担を軽減することができる。

【００２６】また、あらかじめ分類ごとに検索情報を設
定することで、登録時に検索情報を指定する作業が不必
要になり、利用者の負担を軽減できる。

【００２７】また、分類に対して送信属性を付与するこ
とで、ファクシミリ送信用の別のアプリケーションを実
行することなく、直接送信先を指定して、文書をファク
シミリ送信できる。

【００２８】また、通信手段が文書の通信結果に基づき
検索情報ファイルの項目を設定することにより、通信結
果を検索情報に反映させ通常の電子ファイル装置の操作
により容易に送信結果を獲得することが可能となる。

【００２９】また、送信属性をもとにして、カバーシー
ト画像を作成する手段を設けることにより、カバーシー
トを別に作成することなく、カバーシートを送信文書に
自動的に添付して送信することができる。

【００３０】

【実施例】

（実施例１）まず本発明の実施例の電子ファイル装置の
システム構成を図面を参照しながら説明する。図１にお
いて、１０１は表示部、１０２は入力部、１０３はメデ
ィアで、文書を格納する。１０４は制御部で分類の作成
処理、文書の登録処理、文書の読み出し処理、文書の内
容更新処理を行う。１０５は分類情報管理部で、分類と
文書の関係を規定する分類情報を管理し、文書と分類の
関係をあらかじめ規定する。１０６は公開情報管理部で
閲覧許可、登録許可、存在許可の公開情報を管理し、分
類と文書に対して公開情報の付与および取得を行う。１
０７は検索情報管理部で、検索情報を管理し、分類と文
書に対して検索情報の付与および取得を行う。１０８は
送信属性管理部で電話番号、宛先名、住所の送信属性情
報を管理し、分類に送信属性情報の付与および取得を行
う。１０９は文書受信部で受信ファクシミリ画像の登録
を行う。１１０は文書送信部で、文書のファクシミリ送
信の制御を行う。１１１はカバーシート作成部で、カバ
ーシートの作成を行い、ファクシミリ送信文書に添付す
る。１１２は送信文書登録部で、送信文書を送信属性を
持つ分類に登録し、送信文書に対して検索情報の付与お
よび変更を依頼し、送信文書の内容の変更を依頼する。
１１３はＰＢ変換部で、回線から得た電話のプッシュボ
タン信号（以下ＰＢ信号）を分類に変換する。１１４は
データ変換部で、ファクシミリ画像と電子ファイル装置
が扱うデータ形式を相互に変換する。１１５はＰＢ検知
部で、回線から得たＰＢ信号を検知し、ＰＢ信号に対応
した音声応答メッセージを送出する。１１６はファクシ
ミリ通信部で、ファクシミリ通信を行う。１１７はファ
クシミリ端末、１１８は公衆回線網である。

【００３１】次に図２を用いて、本発明の電子ファイル
装置が管理する分類と文書の構造について説明を行う。
図２において、２０１は電子ファイル装置が取り扱う分
類の起点を示す起点分類、２０２は分類で、２０３は分
類情報を格納する分類情報ファイル、２０４は分類の公
開情報を格納するための分類公開情報ファイル、２０５
は分類の検索情報を格納する分類検索情報ファイル、２
０６は送信属性情報を格納する送信属性情報ファイルで
ある。

【００３２】分類はそれぞれ、分類情報ファイル２０
３、分類公開情報ファイル２０４、分類検索情報ファイ
ル２０５をもち、ファクシミリ送信を指定できる分類に
限り、送信属性情報ファイル２０６をもつ。２０７は電
子ファイル装置が管理する最小の単位である文書、２０
８は文書に付与された公開情報を格納する文書公開情報
ファイル、２０９は文書に付与された検索情報を格納す
る文書検索情報ファイルである。

【００３３】文書はそれぞれ、文書公開情報ファイル２
０８、文書検索情報ファイル２０９をもつ。２１０、２
１１、２１２、２１３は分類、２１４、２１５、２１
６、２１７、２１８は文書を示す。

【００３４】図３（ａ）は分類ファイルを、図３（ｂ）
は分類公開情報ファイル及び文書公開情報ファイルを、
図３（ｃ）は分類検索情報ファイル及び文書検索情報フ
ァイルを、図３（ｄ）は送信属性ファイルの一例を示し
たものである。

【００３５】以下、その動作を図面を参照しながら説明
する。図４（ａ）は、受信ファクシミリ文書を登録する
分類の作成手順を示している。ステップ４０１におい
て、制御部１０４は利用者が入力部１０２を介して指示
した、前記分類の作成を行う。次にステップ４０２にお
いて、公開情報管理部１０６は、利用者が入力部１０２
を介して指示した、前記分類に対する公開情報を前記分
類に付与する。ステップ４０３において、ＰＢ変換部１
１３は、利用者が入力部１０２を介して指示した前記分
類の分類名とそれに対応するＰＢ信号を、図５に示す分
類ＰＢ信号対応テーブルに書き込む。

【００３６】以上の作業は電子ファイル装置に新たに分
類を作成する際、一度だけ行えば良い。図５の５０１は
分類に対応した分類名、５０２は分類に対応するＰＢ信
号、でそれぞれ一意に対応付けされる。

【００３７】次に、図４（ｂ）を用いてファクシミリ文
書の登録の手順を説明する。ファクシミリ送信者からの
着呼が公衆回線網１１８からあると、ステップ４０４に
おいて、ＰＢ検知部１１５は、音声応答を送出する。フ
ァクシミリ利用者は音声応答に従い、ステップ４０５に
おいて、ファクシミリ端末１１７のダイヤルボタンを押
下してＰＢ信号を入力して登録を行う分類を指定する。
ステップ４０６において、ＰＢ変換部１１３は、分類Ｐ
Ｂ信号対応テーブルにより入力されたＰＢ信号が先の分
類ＰＢ信号対応テーブルに存在するかどうか確認し、ス
テップ４０７により、分類が存在しない場合は、ステッ
プ４０４に戻って音声応答を送出して、再度ＰＢ信号の
入力を促し、分類が存在すれば音声応答によりファクシ
ミリ文書の送信を促す。

【００３８】次にステップ４０８において、ファクシミ
リ通信部１１６はファクシミリ端末１１７からのファク
シミリ画像を受信し、ステップ４０９において、データ
変換部１１４により受信したファクシミリ画像を本電子
ファイル装置が扱う文書の形式に変換する。ステップ４
１０において、文書受信部１０９は、ＰＢ信号から得た
分類と受信時刻から得た文書名を制御部１０４に指示
し、ファクシミリ文書の登録を依頼する。制御部１０４
は、依頼に従い、メディア１０３にファクシミリ画像を
記録する。文書受信部１０９は、公開情報管理部１０６
にＰＢ信号から得た分類と受信時刻から得た文書名を指
示して、公開情報の付与を依頼する。ステップ４１１に
おいて、公開情報管理部１０６はメディア１０３にあら
かじめ存在する指定分類の分類公開情報を獲得し、ステ
ップ４１２において、前記分類公開情報を前記文書に対
する文書公開情報に設定する。

【００３９】以上のように本実施例によれば、ＰＢ変換
部１１３と、文書受信部１０９を設けることにより、回
線から得たＰＢ信号を分類に変換して、ファクシミリ文
書を分類に登録することができるので、文書番号を知ら
ない利用者の場合でも、分類を選択することで、容易に
目的の文書を呼び出すことがでる。

【００４０】また公開情報管理部１０６を設けたこと
で、分類ごとにあらかじめ公開情報を設定し、分類ごと
の公開情報を獲得することができ、前記公開情報を受信
ファクシミリ文書に付与することができるため、登録ご
とに公開情報の指定を行う必要がなく、登録時に指定し
なければならない情報を削減し、利用者の登録時の負担
を軽減することができるというすぐれた効果が得られ
る。

【００４１】（実施例２）以下本発明の第２の実施例に
ついて、図面を参照しながら説明する。図６（ａ）は、
受信ファクシミリ文書を登録する分類に検索情報を付与
する手順を示している。ステップ６０１において、索情
報管理部１０７は、利用者が入力部１０２を介して選択
した分類を特定する。ステップ６０２において、検索情
報管理部１０７は、利用者が入力部１０２を介して指示
した検索情報を前記分類に対して付与する。この作業は
電子ファイル装置に新たに分類を作成する際、一度だけ
行えば良い。

【００４２】次に図６（ｂ）を用いて、登録する文書に
対して検索情報を付与する手順を説明する。受信ファク
シミリ文書を分類に登録し、公開情報を付与する手順は
図４（ｂ）に示したが、図４（ｂ）のステップ４１２に
続いて、図６（ｂ）の処理を行う。文書受信部１０９
は、検索情報管理部１０７にＰＢ信号から得た分類と受
信時刻から得た文書名を指示して、検索情報の登録を依
頼する。ステップ６０３において、検索情報管理部１０
７はメディア１０３にあらかじめ存在する指定分類の分
類検索情報を取得する。ステップ６０４において、前記
分類検索情報をファクシミリ文書の文書検索情報に付与
する。ただし、分類検索情報には、固定情報と可変情報
があり、後者の例としては＄ＴＩＭＥや＄ＦＡＸＩＤが
ある。検索情報管理部１０７は＄ＴＩＭＥを受信時刻の
文字列に置換し、＄ＦＡＸＩＤを相手ファクシミリＩＤ
の文字列に置換して、文書検索情報に設定する。

【００４３】以上のように、分類に対し、あらかじめ検
索情報を付与し、前記検索情報をファクシミリ登録文書
に設定することのできる検索情報管理部１０７を設ける
ことにより、登録時に検索情報を指定する作業が不要に
なり、利用者の負担を軽減できるきるすぐれた効果が得
られる。

【００４４】（実施例３）以下本発明の第３の実施例に
ついて、図面を参照しながら説明する。図７（ａ）は、
分類に、ファクシミリ送信先の情報である送信属性を付
与する手順を示している。ステップ７０１において、制
御部１０４は、利用者が入力部１０２を介して選択した
分類を、送信属性管理部１０８に指示する。ステップ７
０２において、送信属性管理部１０８は、入力部１０２
から得た送信属性情報を獲得する。ステップ７０３にお
いて、送信属性管理部１０８は、前記送信属性情報を前
記分類に付与する。

【００４５】この作業は電子ファイル装置に新たに分類
を作成する際、一度だけ行えば良い。次に文書のファク
シミリ送信手順を説明する。図７（ｂ）に示すように、
ステップ７０４において、利用者は入力部１０２から送
信を行う文書をを選択する。ステップ７０５において、
送信属性管理部１０８は、選択された文書の帰属する分
類に送信属性があるかどうかを確認し、送信属性情報の
獲得を行う。ステップ７０６により、送信属性情報の獲
得の成否を確認し、不成功の場合は、終了する。成功の
場合には、ステップ７０７により、文書送信部１１０
は、選択された文書の読み出しを制御部１０４に依頼す
る。制御部１０４は前記文書の読み出しを行う。ステッ
プ７０８において、文書送信部１１０は、データ変換部
１１４に対し、読み出された文書をファクシミリ画像へ
変換するよう依頼する。データ変換部１１４は、読み出
された文書をファクシミリ画像へ変換する。ステップ７
０９において、文書送信部１１０は、先に獲得した送信
属性情報から送信先電話番号と変換された送信文書のフ
ァクシミリ画像をファクシミリ通信部１１６に渡し、フ
ァクシミリ通信部１１６は、送信先電話番号へダイヤル
し、ファクシミリ画像の送信を行う。

【００４６】以上のように、送信属性管理部１０８と文
書送信部１１０を設けることにより、分類に対して送信
属性を設定し、ファクシミリ送信時に、選択された分類
から送信宛先を直接獲得することができるため、送信先
電話番号を利用者が入力するすることなく、ファクシミ
リ送信することができる。

【００４７】その結果、ファクシミリ送信用の別のアプ
リケーションを実行する必要がなく、操作性の向上がは
かれるというすぐれた効果が得られる。

【００４８】（実施例４）以下本発明の第４の実施例に
ついて図面を参照しながら説明する。電子ファイル装置
の利用者は、利用に先出ちカバーシートのひな形をエデ
ィタ等で作成する。図８（ａ）はその１例であり、発信
日などの可変部分は＄Ｎ（Ｎは自然数）とし、後で置換
できるようになっている。利用者は前記ひな形ファイル
をカバーシート作成部１１１が指定するメディア１０３
の位置に制御部１０４を介して登録する。以上の作業は
利用に先立ち一度だけ行えば良い。

【００４９】次に、送信文書をファクシミリ送信する際
において、カバーシート生成部１１１がカバーシートを
自動生成し、送信文書に付加して送信する手順を説明す
る。送信文書と宛先となる送信属性を持つ分類が選択さ
れ、送信属性を取得し、送信文書を読み出し、ファクシ
ミリ送信に適した形式に変換する手順については実施例
３における図７（ｂ）のステップ７０４から７０８と同
様である。文書送信部１１０はステップ７０８の後に、
システムから現在の時刻を読みだし文字列化し、属性情
報から宛先名を表す文字列と電話番号を表す文字列を抽
出し、読み出した送信文書名を表す文字列と前記文書の
ページ数を文字列化する。文書送信部１１０は前記時
刻、宛先、電話番号、送信文書名、ページ数文字列を指
定して、カバーシート作成部１１１を呼び出す。

【００５０】カバーシート作成部１１１は図８（ｂ）に
示した手順に従ってカバーシート画像を自動的に生成す
る。文書送信部１１０は、続いて、前記カーバーシート
画像と送信文書と送信属性から得た宛先電話番号を指定
して、ファクシミリ通信部１１６を呼び出しカバーシー
トと送信文書のファクシミリ送信を行う。図８（ｂ）に
おいて、カバーシート生成部１１１はステップ８０１で
制御部１０４を介してカバーシートひな形文書を読みだ
し、ステップ８０２において＄１を前記時刻文字列に置
換し、ステップ８０３において＄２を前記宛先文字列に
置換し、ステップ８０４において＄３を前記電話番号文
字列に置換し、ステップ８０５において＄４を前記送信
文書名文字列に置換し、ステップ８０６において＄５前
記ページ数文字列に置換し、更にステップ８０７におい
て前記置換処理後のカバーシートひな形文書ファイルを
エディタ等がもつフォント情報をもとに、ファクシミリ
送信可能な白黒２値画像に変換する。

【００５１】以上のように、カバーシート作成部１１１
を設けたことにより、カバーシートを別に作成すること
なく、カバーシートを送信文書に自動的に添付して送信
することのできるすぐれた効果が得られる。

【００５２】（実施例５）以下本発明の第５の実施例に
ついて、図面を参照しながら説明する。図９を用いて、
他分類に登録されている文書をファクシミリ送信する場
合の、送信文書登録部１１２が送信文書を分類に登録す
る手順と送信文書の内容を変更する手順について説明す
る。

【００５３】ステップ７０４に先立ち送信先である分類
の選択を行う。ステップ７０４からステップ７０７まで
の処理は実施例３と同様である。ステップ７０７に続い
て、ステップ９０１において、送信文書登録部１１２
は、制御部１０４に対し、選択された文書を、選択され
た分類に対し登録するよう依頼する。制御部１０４は、
選択された文書を、選択された分類に登録する。ステッ
プ９０２において、送信文書登録部１１２は、検索情報
管理部１０７へ登録を行った送信文書の検索情報に「未
処理」という検索情報を付与するよう依頼し、検索情報
管理部１０７は、前記送信文書の検索情報に「未処理」
を設定する。

【００５４】ステップ７０８とステップ７０９の処理は
実施例３と同様である。続いて、ステップ９０３におい
て、送信文書登録部１１２は、ファクシミリ通信部１１
６に対し、通信結果を報告するよう依頼する。ファクシ
ミリ通信部１１６は、送信文書登録部１１２に対し通信
結果を報告し、ステップ９０４において、送信文書登録
部１１２は、通信結果に応じて、成功時には、先に「未
処理」と設定した検索情報を「送信完了」に変更するよ
う検索情報管理部１０７に依頼し、不成功時には、先に
「未処理」と設定した検索情報を「送信失敗」に変更す
るよう検索情報管理部１０７に依頼し、検索情報管理部
１０７は、依頼通り送信文書の検索情報の変更を行う。
次にステップ９０５において、送信文書登録部１１２
は、登録を行った送信文書の内容を、電子ファイル装置
が扱える文書の最小サイズに変更するよう、制御部１０
４に依頼する。制御部１０４は、送信文書の内容を文書
の最小サイズに変更する。

【００５５】以上のように、送信文書登録部１１２を設
けたことにより、送信文書を送信属性をもつ分類に登録
して、その送信文書に対し、検索情報の付与を行い、フ
ァクシミリ通信の結果に応じて検索情報を変更すること
により、別のアプリケーションを用いることなく、通常
の電子ファイルの操作により容易に送信結果を獲得する
ことができる。

【００５６】また登録した送信文書の内容を変更するこ
とにより、送信後のメディア１０３の使用容量の節約を
行うことができるすぐれた効果が得られる。

【００５７】なお、第１の実施例において回線から得た
受信情報をＰＢ信号としたが、回線から得た受信情報は
マークシート、ＯＣＲシート等に記入して指示を行って
もよい。また、第３の実施例において送信属性をもつ分
類内の文書をファクシミリ送信する手順について説明し
たが、送信文書に対して、他の送信属性をもつ分類を指
示することにより、他の複数宛先に対してファクシミリ
送信ができることはいうまでもない。

【００５８】

【発明の効果】以上のように本発明は、第１に回線から
得た受信情報を分類に変換するする手段と、回線から得
た受信情報により指定された分類に対し、受信情報を登
録する手段を設けたことにより、検索情報または文書番
号を知らない利用者の場合でも、分類を選択すること
で、容易に目的の文書を呼び出すことができる。

【００５９】また、あらかじめ分類に対し公開情報を設
定するすることにより、利用者が登録文書ごとに公開情
報の設定を行う必要がなく、したっがて登録時に設定し
なければならない項目を削減し、利用者の登録時の負担
を軽減することができる優れた電子ファイル装置を実現
できるものである。

【００６０】また、あらかじめ分類ごとに検索情報を設
定することで、設定されている検索情報を活用すること
で、登録時に検索情報を指定する作業が不用となり、利
用者の登録の負担を軽減できる優れた電子ファイル装置
を実現できるものである。

【００６１】また、分類に対して送信属性を付与し、通
信手段が前記送信属性に基づき送信することで、ファク
シミリ送信用の別のアプリケーションを実行することな
く、直接送信先を指定して、利用者の送信先電話番号入
力作業を不要とし、文書をファクシミリ送信できる優れ
た電子ファイル装置を実現できるものである。

【００６２】また、送信属性をもとにして、カバーシー
ト画像を作成する手段と、カバーシート画像を送信文書
に添付しファクシミリ送信する手段を設けたことによ
り、カバーシートを別に作成することなく、カバーシー
トを送信文書に自動的に添付して送信することができる
優れた電子ファイル装置を実現できるものである。

【００６３】また、通信手段が文書の通信結果に基づき
検索情報ファイルの項目を設定することにより、別の別
のアプリケーションを用いることなく、通常の電子ファ
イル装置の操作により容易に送信結果を獲得することが
できる優れた電子ファイル装置を実現できるものであ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施例における電子ファイル装
置の構成を示す概念図

【図２】本発明の第１の実施例における文書管理構造を
示す概念図

【図３】本発明の第１の実施例における属性ファイルの
内容を示す概念図

【図４】本発明の第１の実施例における分類作成及び文
書登録の動作を示すフローチャート

【図５】本発明の第１の実施例における分類ＰＢ信号対
応テーブル図

【図６】本発明の第２の実施例における検索情報設定処
理の動作を示すフローチャート

【図７】本発明の第３の実施例における送信属性設定処
理および送信処理の動作を示すフローチャート

【図８】本発明の第４の実施例におけるカバーシートひ
な形図及びカバーシート作成処理を示すフローチャート

【図９】本発明の第５の実施例における送信処理動作を
示すフローチャート

【図１０】従来の電子ファイル装置のシステム構成図

【符号の説明】

１０１ 表示部 １０２ 入力部 １０３ メディア １０４ 制御部 １０５ 分類情報管理部 １０６ 公開情報管理部 １０７ 検索情報管理部 １０８ 送信属性管理部 １０９ 文書受信部 １１０ 文書送信部 １１１ カバーシート作成部 １１２ 送信文書登録部 １１３ ＰＢ変換部 １１４ データ変換部 １１５ ＰＢ検知部 １１６ ファクシミリ通信部 １１７ ファクシミリ端末 １１８ 公衆回線網 ２０１ 起点分類 ２０２ 分類 ２０３ 分類情報ファイル ２０４ 分類公開情報ファイル ２０５ 分類検索情報ファイル ２０６ 送信属性情報ファイル ２０７ 文書 ２０８ 文書公開情報ファイル ２０９ 文書検索情報ファイル ２１０ 分類 ２１１ 分類 ２１２ 分類 ２１３ 分類 ２１４ 文書 ２１５ 文書 ２１６ 文書 ２１７ 文書 ２１８ 文書 ５０１ 分類名 ５０２ ＰＢ信号 １００１ 制御部 １００２ 表示部 １００３ 入力部 １００４ 検索情報管理部 １００５ 光ディスク装置 １００６ データ変換部 １００７ ファクシミリ通信部 １００８ 公衆回線網 １００９ ファクシミリ端末

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 管理単位の最小である文書と、文書また
   は共通の属性を持つ文書の集合を要素とする分類とを情
   報の管理単位とし、分類に含まれる文書及び分類に含ま
   れる分類の満たすべき属性を分類毎の属性ファイルによ
   り記述し、回線から得られた分類信号から前記分類を特
   定する分類特定手段と、前記分類特定手段により特定さ
   れた分類に前記回線を介して受信された文書情報を登録
   する登録手段を備えた電子ファイル装置。
2. 【請求項２】 属性ファイルとして文書へのアクセス情
   報を格納する公開情報ファイルを含むことを特徴とする
   請求項１記載の電子ファイル装置。
3. 【請求項３】 属性ファイルとして文書の検索情報を格
   納する検索情報ファイルを含むことを特徴とする請求項
   １または請求項２記載の電子ファイル装置。
4. 【請求項４】 属性ファイルとして文書の送信情報を格
   納する送信属性ファイルを備え、前記送信属性ファイル
   の情報に基づき指定された文書を送信する通信手段を備
   えたことを特徴とする請求項１記載の電子ファイル装
   置。
5. 【請求項５】 属性ファイルとして文書の送信情報を格
   納する送信属性ファイルと文書の検索情報を格納する検
   索情報ファイルとを備え、通信手段が前記送信属性ファ
   イルの情報に基づき指定された文書の通信結果に基づき
   前記検索情報ファイルの項目を管理することを特徴とす
   る請求項４記載の電子ファイル装置。
6. 【請求項６】 送信属性ファイルと予め設定されたカバ
   ーシート情報に基づきカバーシートを作成するカバーシ
   ート作成手段を備え、通信手段が前記カバーシート作成
   手段により作成されたカバーシートを付加して文書の通
   信を行うことを特徴とする請求項４または請求項５記載
   の電子ファイル装置。