JP2006217552A - ファクシミリ文書管理システム、ファクシミリ文書管理システムプログラム及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】顧客（担当者等）が、サーバに格納されているファクシミリ情報について、文章ファイル名を、例えば、マウス等でクリックする等し、文章を開いて、その内容を確認する必要が無いようにした、ペーパレスタイプのファクシミリ文書管理システムを提供する。
【解決手段】
ファクシミリ装置２と、ファクシミリ装置２に信号線を介して接続されたサーバ３とを備え、ファクシミリ装置２は、ファクシミリ情報を受信すると、受信したファクシミリ情報をサーバ３へ送信するようになっており、サーバ３は、ファクシミリ装置２からファクシミリ情報を受信すると、テキストファイル化し、テキストファイル化した文章中から、少なくとも、送信元ファクシミリ装置が付した年月日時間情報、送信元ファクシミリ番号情報、ファクシミリ情報のコンテンツの一部の情報を、ファクシミリ装置から受信したファクシミリ情報の文章ファイル名として、記憶手段に記憶する。
【選択図】図６

Description

本発明は、ファクシミリ文書管理システムに関し、特に、受信したファクシミリ情報を電子媒体として管理するようにしたファクシミリ文書管理システムする。

図９は、従来の受信側ファクシミリ装置が、ファクシミリ送信されてきた情報を処理する一般的な処理手順を模式的に示す説明図である。

従来のファクシミリ装置１０１では、一般的に、送信側ファクシミリ装置（図示せず。）からファクシミリ情報が送信されてきた場合、送信側ファクシミリ装置（図示せず。）から送られてきたファクシミリ情報を紙に印刷して出力するようになっている。

会社等では、通常、受信側のファクシミリ装置１０１が印字出力したファクシミリ文書を、ファクシミリ装置１０１の近くの席にいる者Ｍが確認し（ステップＳ１０１を参照）、ファクシミリ文書の内容を確認後、担当者へ振り分けたり（ステップＳ１０２を参照。）、又は、必要な部数をコピーし、関係者に回覧したりしている（ステップＳ１０３を参照。）。

そして、回覧等の処理が終わった後のファクシミリ文書及びその複写物は、一時的にファイルに保管したり又は廃棄されたりする（ステップＳ１０４を参照。）。

また、必要な場合には、ファイルに綴じて管理し、検索する場合も、ファイル管理されている、ファクシミリ文書及びその複写物といった紙媒体を中心に行っている（ステップＳ１０５を参照。）。

また、近時、図１０に示すような、ペーパレスファクシミリ文書管理システムも提案されている。

このペーパレスファクシミリ文書管理システム２０１は、送信側ファクシミリ装置（図示せず。）と、受信側のファクシミリ装置２０２と、受信側のファクシミリ装置２０２に信号線を介して接続されたサーバ２０３とを備える。

サーバ２０３には、信号線を介して、端末機２０４・・・が接続されている。

サーバ２０３は、サーバ２０３を制御する制御部（図示せず。）と、記憶手段（図示せず。）と、光学式文字認識手段（図示せず。）とを備える。

次に、このペーパレスファクシミリ文書管理システム２０１の動作について説明する。

図１１は、サーバ２０３の動作を概略的に説明するフローチャートである。

このペーパレスファクシミリ文書管理システム２０１では、送信側ファクシミリ装置（図示せず。）からファクシミリ情報が送信されてきた場合、受信側のファクシミリ装置２０２は、自動的に、そのファクシミリ情報をサーバ２０３へ送信するようになっている。

そして、サーバ２０３は、自動的に、イメージ情報で送られてきたファクシミリ情報を、光学式文字認識手段（図示せず。）により、例えば、ＰＤＦファイル形式の電子情報として、記憶手段に格納するようになっている（ステップＳ２０１を参照。）。

図１２は、サーバ２０３に格納された、ファクシミリ情報に付される文書ファイル名を、概略的に示す図である。

サーバ２０３は、サーバ２０３のタイマーを使用し、図１２に示すように、サーバ２０３が、そのファクシミリ情報を受信した年月日時間をその文章ファイル名に用いている。

端末機４・・・は、サーバ２０３に、定期的に、サーバ２０３がファクシミリ情報を受信したか否かの確認をし、サーバ２０３がファクシミリ情報を受信した場合、その端末機の表示手段に、文章ファイル名を表示するようになっている（ステップＳ２０２〜Ｓ２０４を参照。）。

また、顧客（担当者等）は、サーバ２０３に格納されている文章ファイルを、検索により、端末機（例えば、パーソナルコンピュータ）の表示画面にファクシミリ情報を表示させ、例えば、表示画面に表示されている、「確認済み」のアイコンをクリックすれば、そのファクシミリ情報に開封した旨のマークを付したり、また、例えば、表示画面に表示されている、「削除」のアイコンをクリックすれば、そのファクシミリ情報を削除したりできるようになっている。

このペーパレスファクシミリ受信システム２０１を導入すれば、以下のメリットがある。１）受信ファクシミリ文書の確認や振分けをする必要がないので、事務処理の効率化が図れる。

２）受信したファクシミリ情報を担当者が即時に確認できる。

３）ファクシミリ情報を紙に印刷出力する必要が無いので、用紙やトナーなどに費やす経費の削減ができる。

４）受信したファクシミリ情報を、例えば、ＰＤＦファイル形式の電子情報として保管できるので、紙媒体をファイル保管する場合に比べ、保管スペースの省スペース化が図れる。

５）ファクシミリ情報が、例えば、ＯＣＲ処理により、ＰＤＦファイル形式の電子情報としてサーバ２０３に保管されているので、後々に、ファクシミリ情報が必要な場合にも、端末機（例えば、パーソナルコンピュータ）から容易に検索ができる。

６）ファクシミリ情報を、サーバ２０３、端末機（例えば、パーソナルコンピュータ）で管理しているので、紙媒体をファイル保管する場合に比べ、ファクシミリ情報を紛失する心配が無い。
特開２００２−１８９６８７号

しかしながら、従来のペーパレスファクシミリ文書管理システム２０１では、図１２に示すように、サーバ２０３は、サーバ２０３の内蔵タイマーにより、受信側ファクシミリ装置２０２から送信されてきたファクシミリ情報を受信した年月日時間を、サーバ２０３の記憶手段（図示せず。）に格納する、ファクシミリ情報の文章ファイル名としている。

このため、顧客（担当者等）は、サーバ２０３の記憶手段に格納されているファクシミリ情報の内容を、文章ファイル名からだけでは確認できないため、自分が必要とするファクシミリ情報の内容を見るためには、文章ファイル名を、例えば、マウス等でクリックする等し、文章を開いて、その内容を確認しなければならない、という問題があった。

本発明は、以上のような問題を解決するためになされたものであって、顧客（担当者等）が、サーバに格納されているファクシミリ情報について、文章ファイル名を、例えば、マウス等でクリックする等し、文章を開いて、その内容を確認する必要が無いようにした、ファクシミリ文書管理システム、そのようなファクシミリ文書管理システム用のプログラム及びそのようなプログラムを格納した記録媒体を提供することにある。

請求項１に記載のファクシミリ文書管理システムは、ファクシミリ装置と、ファクシミリ装置に信号線を介して接続されたサーバとを備え、ファクシミリ装置は、ファクシミリ情報を受信すると、受信したファクシミリ情報をサーバへ送信するようになっており、サーバは、ファクシミリ情報を受信すると、受信したファクシミリ情報をテキストファイル化し、テキストファイル化した文章中から、少なくとも、送信元ファクシミリ装置が付した年月日時間情報、送信元ファクシミリ番号情報、ファクシミリ情報のコンテンツの一部の情報を、ファクシミリ装置から受信したファクシミリ情報の文章ファイル名として、記憶手段に記憶する。

ここで、本明細書で用いる用語、「信号線」は、ファクシミリ装置とサーバとの間で、情報のやり取りができれば、有線であっても、無線であってもよい。

また、受信したファクシミリ情報をテキストファイル化する手段としては、例えば、光学式文字認識手段をサーバに設ければ良い。

請求項２に記載のファクシミリ文書管理システムは、請求項１に記載のファクシミリ文書管理システムにおいて、テキストファイル化した文章中の白情報部分を削除した情報を文章ファイル名として、記憶手段に記憶するようにした。

請求項３に記載のファクシミリ文書管理システムプログラムは、請求項１又は請求項２に記載のファクシミリ文書管理システムを動作させる。

請求項４に記載の記録媒体は、請求項３に記載のファクシミリ文書管理システムプログラムを格納した。

請求項１に記載のファクシミリ文書管理システムでは、少なくとも、送信元ファクシミリ装置が付した年月日時間情報、送信元ファクシミリ番号情報、ファクシミリ情報のコンテンツの一部の情報を、ファクシミリ装置から受信したファクシミリ情報の文章ファイル名として、記憶手段に記憶するようにしたので、端末機の表示手段に、送信元ファクシミリ装置が付した年月日時間情報、送信元ファクシミリ番号情報、ファクシミリ情報のコンテンツの一部の情報を、文章ファイル名として表示することができる。

この結果、顧客（担当者等）は、文章ファイル名から、そのファクシミリ情報のコンテンツを知ることができるので、サーバに格納されているファクシミリ情報について、文章ファイル名を、例えば、マウス等でクリックする等し、文章を開いて、その内容を確認する必要が無い。

請求項２に記載のファクシミリ文書管理システムでは、請求項１に記載のファクシミリ文書管理システムにおいて、情報の無い、テキストファイル化した文章中の白情報部分を削除した情報を文章ファイル名とし、文章ファイル名中にコンテンツ情報が、より一層多く含まれているので、顧客（担当者等）は、文章ファイル名から、そのファクシミリ情報のコンテンツを知ることができる。

この結果、顧客は、より一層、サーバに格納されているファクシミリ情報について、文章ファイル名を、例えば、マウス等でクリックする等し、文章を開いて、その内容を確認する必要が無い。

請求項３に記載のファクシミリ文書管理システムプログラムでは、請求項１又は請求項２に記載のファクシミリ文書管理システムを動作させることができるので、例えば、インターネットに接続したサーバに、このプログラムをアップロードし、インターネットを介して、顧客に配信することで、ファクシミリ文書管理システムにこのプログラムを搭載したり、又は、このプログラムを記憶媒体に記憶させたものを販売等することで、ファクシミリ文書管理システムにこのプログラムを搭載したりすることができる。

請求項３に記載の記憶媒体には、請求項２に記載のファクシミリ文書管理システムプログラムが格納されているので、顧客は、これを入手することで、自己の管理するファクシミリ文書管理システムに、請求項２に記載のファクシミリ文書管理システムプログラムを搭載できる。

以下、本発明に係るファクシミリ文書管理システムの一例を、図面を参照しながら、更に、詳しく説明する。

図１は、本発明に係るファクシミリ文書管理システムの一例を概略的に示す構成図である。

このファクシミリ文書管理システム１は、送信側ファクシミリ装置（図示せず。）と、受信側のファクシミリ装置２と、受信側のファクシミリ装置２に信号線を介して接続されたサーバ３とを備える。

サーバ３には、信号線を介して、端末機４・・・が接続されている。

尚、この例では、受信側のファクシミリ装置２として、ファクシミリ機能、複写機能等を備える複合機を用いた例を示しているが、受信側のファクシミリ装置２は、複合機に限定されることはない。

サーバ３は、サーバ３を制御する制御部（図示せず。）と、記憶手段（図示せず。）と、光学式文字認識手段（図示せず。）とを備える。

図２は、サーバ３の動作を概略的に説明するフローチャートである。

このファクシミリ文書管理システム１では、送信側ファクシミリ装置（図示せず。）からファクシミリ情報が送信されてきた場合、受信側のファクシミリ装置２は、自動的に、そのファクシミリ情報をサーバ３へ送信するようになっている。

そして、サーバ２０３は、自動的に、イメージ情報で送られてきたファクシミリ情報を、光学式文字認識手段により、例えば、ＰＤＦファイル形式の電子情報に変換するようになっている（ステップＳ１を参照。）。

この光学式文字認識手段としては、光学式文字認識プログラム（例えば、ＯＣＲ）を使用する。

このサーバ３では、記憶手段に格納するＰＤＦファイル形式の電子情報としてのファクシミリ情報の中、その文頭から所定の範囲をスキャンし、テキスト形式に変換するようになっている（ステップＳ２を参照。）。

ところで、ファクシミリ通信は、予め定められた通信プロトコルに行っている。

図３は、ファクシミリ装置が、ファクシミリ情報を受信した場合のファクシミリ情報の一例を例示的に示す図である。

受信したファクシミリ情報には、第１行目には、送信元ファクシミリ装置が、ファクシミリ情報を送信した際に、送信元ファクシミリ装置が付した年月日時間分が存在する。

次に、送信元ファクシミリ装置が、送信元ファクシミリ番号（ファクシミリ番号に送信元の名前が付されている場合には、その名前）表示をするように設定されている場合には、送信元ファクシミリ番号（ファクシミリ番号に送信元の名前が付されている場合には、その名前）が表示される。

次に、送信枚数が表示される。

次に、ファクシミリ情報のコンテンツ部分（送信者が作成した文書）が送られてくる。

このファクシミリ情報のコンテンツ部分は、その作成者の書式によって種々のバリエーションがあるが、一般には、年月日時間、名宛人名、送信者名、文書のタイトル名、文書のコンテンツ部分の順になっている。

図４は、サーバ３がその記憶手段に格納する、光学式文字認識手段により、例えば、ＰＤＦファイル形式の電子情報とした後のファクシミリ情報の中、その文頭から所定の範囲をスキャンし、テキスト形式に変換したものを例示的に示す図である。

この例では、更に、サーバ３は、記憶手段に格納するＰＤＦファイル形式の電子情報としてのファクシミリ情報の中、その文頭から所定の範囲をスキャンし、テキスト形式に変換したものから、更に、白情報部分を、削除するようになっている（ステップＳ３を参照。）。

図５は、白情報部分を、削除した後の情報を模式的に表した図である。

次に、サーバ３では、テキスト形式の文章中に含まれる、改行マークを利用して、文章ファイル名の、年月日時間、名宛人名、送信者名、文書のタイトル名及び文書のコンテンツ部分のセルに、この順に情報を書き込んで、これを記憶手段に、文章ファイル名として記憶するようになっている（ステップＳ４及び図６を参照。）。

図７は、サーバ３に接続する端末機４のファクシミリ自動登録画面を例示的に示す図である。

このファクシミリ自動登録画面は、光学式文字認識手段（例えば、ＯＣＲ）により処理された情報（例えば、ＰＤＦファイル形式の情報）を自動検出し、ヘッダ情報や、タイトル情報を自動抽出し、ヘッダ情報やタイトル情報を自動的にデータベースとして保存するプログラム（ソフトウェア）の画面を示している。

この例では、「受け取り」は、光学式文字認識手段（例えば、ＯＣＲ）により処理された情報（例えば、ＰＤＦファイル形式の情報）が保存されるフォルダを示しており、「保存」は、ヘッダ情報、内容情報を取得しデータベースに登録処理を行った後のファクシミリ情報（この例では、ＰＤＦ形式の情報）が保存されるフォルダを示している。

また、「ＳＱＬマシン名」は、この例では、マイクロソフト社のＳＱＬＳＥＲＶＥＲのマシン名を示している。

「ＤＢ」は、この例では、ファクシミリ文書管理用データベースのファイル名を、「ＦＡＸ」として管理している。

「ユーザー」は、データベースにアクセスするためのユーザーＩＤを保存するフォルダを示している。

また、「パスワード」は、データベースにアクセスするためのパスワードを保存するフォルダを示している。

端末機４の表示画面に、図７を表示させ、受け取りをするか否かや、端末機４からサーバ３への問い合わせ（ポーリング）する時間を予め登録しておけば、端末機４・・・は、サーバ３に、定期的に、サーバ３がファクシミリ情報を受信したか否かの確認をし、サーバ３がファクシミリ情報を受信した場合、その端末機の表示手段に、文章ファイル名を表示するようになっている。

図８は、顧客（担当者等）が、端末機４から、サーバ３に格納されている文章ファイルを、検索する検索画面を例示的に示している。

ここで、この例では、「受信日」欄には、ファクシミリ装置２から送られてきたファクシミリ情報に送信元のファクシミリ装置が付したファクシミリ送信年月日時間が表示されるようにしているが、ファクシミリ装置２が受信した年月日時間が表示されるようにしても良い。

「送信元」欄には、例えば、ＮＴＴ（日本電信電話株式会社）の「Ｉ−ナンバー」サービスで取得した送信元ファクシミリ番号より送信元をデータベースから検索した情報が表示されるようにされている。

「ＦＡＸ番号」欄には、例えば、ＮＴＴ（日本電信電話株式会社）の「Ｉ−ナンバー」サービスで取得した送信元ファクシミリ番号が表示されるようになっている。

「ヘッダ情報」欄には、この例では、光学式文字認識手段（例えば、ＯＣＲ）により処理された情報（例えば、ＰＤＦファイル形式の情報）の第１行目の文字情報が表示されるようにされている。

また、この例では、「タイトル」欄には、この例では、光学式文字認識手段（例えば、ＯＣＲ）により処理された情報（例えば、ＰＤＦファイル形式の情報）の第２行目から特定の行までの複数行の文字情報が表示されるようにされている。

また、「既読」欄には、現在利用している人が、ファクシミリ情報を読んだか否かを表示するようにされている。

この例では、検索用のセルの下に、文章ファイル名が表示されるようになっており、発信元のセル内に、発信元名を入力すれば、発信元が同じ集合を集めることができるようになっており、ヘッダのセル中に検索したい文字列を入力すると、ヘッダのセル中の情報にその文字列を有する集合が検索できるようになっており、タイトルのセル中に検索したい文字列を入力すると、タイトルのセル中の情報にその文字列を有する集合が検索できるようになっており、また、年月日時間情報については、この部分の最初から４文字分を年のセルに、５文字及び６文字を月のセルに、７文字及び８文字を日のセルとし、年、月及び日の各々に基づいて集合を集めることができるようになっている。

また、この例では、ファックス情報の全てを、光学式文字認識手段（例えば、ＯＣＲ）により処理しているので、ファックス内容のセル内に、検索したい文字列を入力すると、データベース化されている全てのファックス情報中に存在する文字列を検索し、そのような文字列を含むファックス情報の酒豪を集めることができるようになっている。

「既読」セルは、未読文書、既読文書の抽出条件を入力するセルを示している。

この例では、このような検索条件を組み合わせることで、顧客（担当者等）が必要とするファクシミリ情報を簡単に抽出できるようにしている。

また、この画面では、図８に示すように、検索入力セルの下方に、検索結果を見易い形で表示するようにしている。

顧客（担当者等）は、サーバ３に格納されている文章ファイルを、検索により、端末機（例えば、パーソナルコンピュータ）の表示画面にファクシミリ情報を表示させ、例えば、表示画面に表示されている、「確認済み」のアイコンをクリックすれば、そのファクシミリ情報に開封した旨のマークを付したり、また、例えば、表示画面に表示されている、「削除」のアイコンをクリックすれば、そのファクシミリ情報を削除したりできるようになっている。

以上の説明から明らかなように、このファクシミリ文書管理システム１では、少なくとも、送信元ファクシミリ装置が付した年月日時間情報、送信元ファクシミリ番号情報、ファクシミリ情報のコンテンツの一部の情報を、ファクシミリ装置から受信したファクシミリ情報の文章ファイル名として、記憶手段に記憶するようにしたので、端末機４・・・の表示手段に、送信元ファクシミリ装置が付した年月日時間情報、送信元ファクシミリ番号情報、ファクシミリ情報のコンテンツの一部の情報を、文章ファイル名として表示することができる。

この結果、顧客（担当者等）は、文章ファイル名から、そのファクシミリ情報のコンテンツを知ることができるので、サーバに格納されているファクシミリ情報について、文章ファイル名を、例えば、マウス等でクリックする等し、文章を開いて、その内容を確認する必要が無い。

また、このファクシミリ文書管理システム１では、情報の無い、テキストファイル化した文章中の白情報部分を削除した情報を文章ファイル名とし、文章ファイル名中にコンテンツ情報が、より一層多く含まれているので、顧客（担当者等）は、文章ファイル名から、そのファクシミリ情報のコンテンツを知ることができる。

この結果、顧客は、より一層、サーバに格納されているファクシミリ情報について、文章ファイル名を、例えば、マウス等でクリックする等し、文章を開いて、その内容を確認する必要が無い。

また、以上の発明を実施するための最良の形態では、本発明を、ファクシミリ文書管理システムの場合の例を示したが、本発明は、ファクシミリ文書管理システムに限定されることはなく、上記したファクシミリ文書管理システムを、プログラムとして、例えば、インターネットに接続したサーバに、このプログラムをアップロードし、インターネットを介して、顧客に配信することで、ファクシミリ文書管理システムにこのプログラムを搭載したり、又は、このプログラムを記憶媒体に記憶させたものを販売等することで、ファクシミリ文書管理システムにこのプログラムを搭載したりしてもよい。

本発明に係るファクシミリ文書管理システム、ファクシミリ文書管理システムプログラム及びファクシミリ文書管理システムプログラムを格納した記憶媒体を用いれば、顧客（担当者等）は、文章ファイル名から、そのファクシミリ情報のコンテンツを知ることができるので、サーバに格納されているファクシミリ情報について、文章ファイル名を、例えば、マウス等でクリックする等し、文章を開いて、その内容を確認する必要が無いファクシミリ文書管理システムを実現できるので、産業上の利用可能性が高い。

本発明に係るファクシミリ文書管理システムの一例を概略的に示す構成図である。 図１に示すファクシミリ文書管理システムのサーバの動作を概略的に説明するフローチャートである。 図１に示すファクシミリ装置が、ファクシミリ情報を受信した場合のファクシミリ情報の一例を例示的に示す図である。 図１に示すファクシミリ装置のサーバがその記憶手段に格納する、光学式文字認識手段により、例えば、ＰＤＦファイル形式の電子情報とした後のファクシミリ情報の中、その文頭から所定の範囲をスキャンし、テキスト形式に変換したものを例示的に示す図である。 白情報部分を、削除した後の情報を模式的に表した図である。 図１に示すファクシミリ装置のサーバの記憶手段に格納される文章ファイル名を概略的に説明する図である。 図１に示すファクシミリ文書管理システムのサーバに接続する端末機のファクシミリ自動登録画面を例示的に示す図である。 顧客（担当者等）が、端末機から、図１に示すファクシミリ文書管理システムのサーバに格納されている文章ファイルを、検索する検索画面を例示的に示している。 従来の受信側ファクシミリ装置が、ファクシミリ送信されてきた情報を処理する一般的な処理手順を模式的に示す説明図である。 従来のペーパレスファクシミリ文書管理システムの構成を模式的に説明する図である。 従来のペーパレスファクシミリ文書管理システムのサーバの動作を概略的に説明するフローチャートである。 従来のペーパレスファクシミリ文書管理システムのサーバに格納された、ファクシミリ情報に付される文書ファイル名を、概略的に示す図である。

符号の説明

１ ファクシミリ文書管理システム
２ ファクシミリ装置
３ サーバ

Claims (4)

1. ファクシミリ装置と、前記ファクシミリ装置に信号線を介して接続されたサーバとを備え、
   前記ファクシミリ装置は、ファクシミリ情報を受信すると、受信したファクシミリ情報を前記サーバへ送信するようになっており、
   前記ファクシミリ装置からファクシミリ情報を受信すると、少なくとも、前記ファクシミリ情報のヘッダ情報から所定の範囲をスキャンし、テキストファイル化し、
   前記テキストファイル化した文章中から、少なくとも、送信元ファクシミリ装置が付した年月日時間情報、送信元ファクシミリ番号情報、前記ファクシミリ情報のコンテンツの一部の情報を、前記ファクシミリ装置から受信したファクシミリ情報の文章ファイル名として、記憶手段に記憶する、ファクシミリ文書管理システム。
2. 前記テキストファイル化した文章中の白情報部分を削除した情報を文章ファイル名として、記憶手段に記憶するようにした、請求項１に記載のファクシミリ文書管理システム。
3. 請求項１又は請求項２に記載のファクシミリ文書管理システムを動作させる、ファクシミリ文書管理システムプログラム。
4. 請求項３に記載のファクシミリ文書管理システムプログラムを格納した、記録媒体。

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