JP2010146123A - 文書処理装置、文書処理方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 従来から用いられている定型文書をそのまま用いて、従来手作業で行われていた文書処理プロセスを自動化することが可能な文書処理装置を提供する。
【解決手段】 文書処理装置が組み込まれたネットワーク複合機１は、キーワード、該キーワードに対応する処理コマンド、文字認識処理を行う第１領域、及び処理対象となる文字列の抽出を行う第２領域を予め設定する操作部１１と、キーワード、処理コマンド、第１領域、及び第２領域を記憶する記憶部１６と、定型文書の文書画像データに対して第１領域について文字認識処理を行う文字認識部２０と、認識された文字の中からキーワードを検索するキーワード検索部２１と、キーワードに対応する処理コマンドを抽出するコマンド抽出部２２と、処理コマンドの処理の対象となる文字列を第２領域の中から抽出するデータ抽出部２３と、抽出された文字列を処理コマンドに従って処理するＩＦＡＸ制御部１９等とを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書処理装置、文書処理方法、及びプログラムに関する。

企業などではその活動に伴って、例えば会議資料や保存資料等の多くの定型書類が大量に作成される。従来、このような会議資料をその会議の出席者宛に送付したり、保存資料を分類毎に分けて保存したりする作業は、事務スタッフによる手作業で行われていた。ここで、特許文献１には、文書の予め定められた箇所あるいは付箋に処理命令、識別子を記述し、それを認識させることによって、処理対象となる文書画像毎にそれぞれ異なる処理（コピー、ＯＣＲ、ＦＡＸ送信、メール送信等）を自動的に行うことを可能とする文書処理装置が記載されている。この文書処理装置は、画像入力部から文書画像を入力し、入力された文書画像に対して、文書画像の予め定められた箇所あるいは付箋に処理命令の内容が記載されている情報を文字認識部で抽出して認識する。そして、認識された認識結果と命令データベース部に予め記憶されている処理命令の内容とを比較して、入力された文書画像に記載されている処理命令の内容を判断し、この判断された処理命令に従って文書画像毎の処理を実行する。
特開２００２−２１８１２５号公報

上述した文書処理装置では、機能を実現するためには、文書画像の予め定められた箇所あるいは付箋に処理命令の内容を記載する必要がある。そのため、文書の予め定められた箇所に処理命令の内容を記載するか、あるいは処理命令の内容が記載された付箋を文書に貼り付けなければならない。すなわち、従来から使用されている定型文書をそのまま用いることができなかった。よって、上述した文書処理装置では、文書処理プロセスにおける事務スタッフによる手作業の大幅な工数削減は難しかった。

本発明は、上記問題点を解消する為になされたものであり、従来から用いられている定型文書をそのまま用いて（すなわち、文書画像の予め定められた箇所あるいは付箋に処理命令の内容を記載することなく）、従来手作業で行われていた文書処理プロセスを自動化することが可能な文書処理装置、文書処理方法、及びプログラムを提供することを目的とする。

本発明に係る文書処理装置は、予め設定されたキーワード、及び、該キーワードに対応する処理コマンドを記憶する記憶手段と、文書画像データに対して文字認識処理を行う文字認識手段と、文字認識手段により認識された文字の中からキーワードを検索する検索手段と、検索手段により検索されたキーワードに対応する処理コマンドを記憶手段から抽出するコマンド抽出手段と、コマンド抽出手段により抽出された処理コマンドの処理の対象となる文字列を文字認識手段により認識された文字の中から抽出するデータ抽出手段と、データ抽出手段により抽出された文字列を処理コマンドに従って処理する処理手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明に係る文書処理方法は、予め設定されたキーワード、及び、該キーワードに対応する処理コマンドを記憶する記憶ステップと、文書画像データに対して文字認識処理を行う文字認識ステップと、文字認識ステップで認識された文字の中からキーワードを検索する検索ステップと、検索ステップで検索されたキーワードに対応する処理コマンドを記憶ステップで記憶された処理コマンドの中から抽出するコマンド抽出ステップと、コマンド抽出ステップで抽出された処理コマンドの処理の対象となる文字列を文字認識ステップで認識された文字の中から抽出するデータ抽出ステップと、データ抽出ステップで抽出された文字列を処理コマンドに従って処理する処理ステップとを備えることを特徴とする。

本発明に係る文書処理装置又は文書処理方法によれば、キーワード及び該キーワードに対応する処理コマンド（すなわち処理内容）が、予め設定され、記憶される。また、認識された文字の中からキーワードが検索されるとともに、検索されたキーワードに対応する処理コマンドが抽出される。さらに処理の対象となる文字列（処理データ）が抽出されるとともに、抽出された文字列が処理コマンドに従って処理される。そのため、例えば、従来から用いられている定型文書で用いられているキーワード（例えば、会議資料、ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭ、保存資料など）、及び該キーワードに対応する処理コマンド（例えば、送付、保存など）を予め設定して記憶させておき、処理を行う際に、定型文書の中から処理の対象となる文字列（例えば、出席者：ＸＸ、ＴＯ：ＹＹ、技術文書など）を抽出することにより、従来から用いられている定型文書を利用して、自動的に、例えば出席者ＸＸ宛に会議資料を送付したり、ＹＹ宛にＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭを送付したり、保存資料を技術文書の保管場所に保存したりすることが可能となる。よって、従来から用いられている定型文書をそのまま用いて、従来手作業で行われていた文書処理プロセスを自動化することが可能となる。

本発明に係る文書処理装置では、記憶手段が、予め設定された文字認識処理を行う第１領域、及び、処理の対象となる文字列の抽出を行う第２領域を記憶し、文字認識手段が、第１領域に対して文字認識処理を行い、データ抽出手段が、第２領域の中から文字列の抽出を行うことが好ましい。

また、本発明に係る文書処理方法では、記憶ステップにおいて、予め設定された文字認識処理を行う第１領域、及び、処理の対象となる文字列の抽出を行う第２領域を記憶し、文字認識ステップにおいて、第１領域に対して文字認識処理を行い、データ抽出ステップにおいて、第２領域の中から文字列の抽出を行うことが好ましい。

この場合、予め定められた第１領域内で文字認識処理が行われるとともに、予め定められた第２領域内で文字列の抽出が行われる。よって、文書画像データ全体について処理する必要がないため、認識精度を向上させることができるとともに、処理効率の向上・処理時間の短縮が可能となる。

本発明に係る文書処理装置は、上記キーワード、処理コマンド、第１領域、及び、第２領域を設定する設定手段を備えることが好ましい。

また、本発明に係る文書処理方法は、上記キーワード、処理コマンド、第１領域、及び、第２領域を設定する設定ステップを備えることが好ましい。

このようにすれば、抽出するキーワード、該キーワードに対応する処理コマンドを、用いる定型文書に合わせてユーザが自由に設定することができる。そのため、例えば、従来から用いられているキーワード（例えば、会議資料、ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭ、保存資料など）を含む定型文書をそのまま利用することができる。また、用いる定型文書に合わせて、文字認識処理を行う第１領域、及び処理の対象となる文字列の抽出を行う第２領域を設定することができるため、認識精度の向上、処理効率の向上・処理時間の短縮が可能となる。

本発明に係るプログラムは、コンピュータを、予め設定されたキーワード、及び、該キーワードに対応する処理コマンドを記憶する記憶手段、文書画像データに対して文字認識処理を行う文字認識手段、文字認識手段により認識された文字の中からキーワードを検索する検索手段、検索手段により検索されたキーワードに対応する処理コマンドを記憶手段から抽出するコマンド抽出手段、コマンド抽出手段により抽出された処理コマンドの処理の対象となる文字列を文字認識手段により認識された文字の中から抽出するデータ抽出手段、データ抽出手段により抽出された文字列を処理コマンドに従って処理する処理手段として機能させることを特徴とする。

本発明に係るプログラムが実行されることにより、コンピュータが、記憶手段、文字認識手段、検索手段、コマンド抽出手段、データ抽出手段、及び処理手段として機能する。その結果、上述したように、従来から用いられている定型文書をそのまま用いて、従来手作業で行われていた文書処理プロセスを自動化することが可能となる。

本発明に係るプログラムでは、記憶手段が、予め設定された文字認識処理を行う第１領域、及び、処理の対象となる文字列の抽出を行う第２領域を記憶し、文字認識手段が、第１領域に対して文字認識処理を行い、データ抽出手段が、第２領域の中から文字列の抽出を行うことが好ましい。

この場合、予め定められた第１領域内で文字認識処理が行われるとともに、予め定められた第２領域内で文字列の抽出が行われる。よって、文書画像データ全体について処理する必要がないため、認識精度を向上させることができるとともに、処理効率の向上・処理時間の短縮が可能となる。

本発明に係るプログラムは、コンピュータを、上記キーワード、処理コマンド、第１領域、及び、第２領域を設定する設定手段として機能させることが好ましい。

この場合、本発明に係るプログラムが実行されることにより、コンピュータが、設定手段として機能する。その結果、上述したように、抽出するキーワード、該キーワードに対応する処理コマンドをユーザが自由に設定することができる。そのため、例えば、従来から用いられているキーワード（例えば、会議資料、ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭ、保存資料など）を含む定型文書をそのまま利用することができる。また、用いる定型文書に合わせて、文字認識処理を行う第１領域、及び処理の対象となる文字列の抽出を行う第２領域を設定することができるため、認識精度の向上、処理効率の向上・処理時間の短縮が可能となる。

本発明によれば、従来から用いられている定型文書をそのまま用いて、従来手作業で行われていた文書処理プロセスを自動化することが可能となる。

以下、図面を参照して本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。なお、各図において、同一要素には同一符号を付して重複する説明を省略する。また、ここでは、実施形態に係る文書処理装置が組み込まれたネットワーク複合機（ＭＦＰ：Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）を例にして説明する。

まず、図１を用いて、ネットワーク複合機１の全体構成について説明する。なお、図１は、ネットワーク複合機１の全体構成を示すブロック図である。

ネットワーク複合機１は、ネットワーク対応されたスキャナ、コピー、プリンタ、及びファクシミリ（ＦＡＸ）の各機能に加え、インターネットＦＡＸ（以下「ＩＦＡＸ」ともいう）、Ｗｅｂサーバなどの機能を有するものである。また、ネットワーク複合機１は、スキャンして生成した文書画像データ、又はパーソナルコンピュータなどの外部機器から入力された文書画像データを送付（配布）したり保存したりする文書処理機能を有している。より具体的には、例えば、会議資料や保存資料などの定型文書（”会議資料””保存資料”等といったキーワードが書面の予め定められた領域に記載されている文書）を、会議資料であれば、その会議の出席者宛に送付（配布）したり、保存資料であれば、分類毎に分けて保存したりする作業（文書処理プロセス）を自動的に行う文書処理機能を有している。これらの各機能を実現するためにネットワーク複合機１は、制御部１０、操作部１１、表示部１２、読取部１３、記録部１４、コーデック１５、記憶部１６、モデム１７、ＮＣＵ１８、ＩＦＡＸ制御部１９、文字認識部２０、キーワード検索部２１、コマンド抽出部２２、データ抽出部２３、Ｗｅｂサーバ２４、ＬＡＮインターフェース２５などを備えている。なお、各部は信号線２６で相互に通信可能に接続されている。

制御部１０は、演算を行うマイクロプロセッサ、マイクロプロセッサに各処理を実行させるためのプログラム等を記憶するＲＯＭ、演算結果などの各種データを一時的に記憶するＲＡＭ、及びデータがバックアップされているバックアップＲＡＭ等により構成されている。制御部１０は、ＲＯＭに記憶されているプログラムを実行することにより、以下に説明するネットワーク複合機１を構成する各部の機能を実現するとともに、ネットワーク複合機１を構成する他のハードウェアを統合的に制御する。

操作部１１は、ユーザからの入力を受け付ける部分であり、ネットワーク複合機１の各機能を利用したり、各種設定の登録を行うために用いられるタッチパネル及び複数の入力キー、例えば、各種のファンクションキー、スタートキー、ストップキー、テンキー、及び短縮キー等を備えている。操作部１１が有するこれらのキーがユーザにより操作されることにより、定型文書に含まれ、文書処理が実行される際に検索されるキーワード、該キーワードに対応した処理コマンド（処理命令）、文字認識処理が行われる書面上の第１領域、及び、文書処理の対象となる文字列の抽出が行われる書面上の第２領域などが設定される（詳細は後述する）。すなわち、操作部１１は、特許請求の範囲に記載の設定手段として機能する。また、操作部１１は、ユーザによる文書処理の実行を要求する操作を受け付ける。

表示部１２は、ＬＣＤ等を用いた表示装置であり、ネットワーク複合機１の動作状態及び／又は上述した各種設定情報等を表示する。読取部１３は、光源及びＣＣＤ（Ｃｈａｒｇｅ Ｃｏｕｐｌｅｄ Ｄｅｖｉｃｅ）ラインセンサ等によって構成されており、定型文書等の原稿を設定された副走査線密度に応じてライン毎に読み取り、文書画像データを生成する。なお、読取部１３で生成された文書画像データは、実行される処理に応じて、記録部１４、コーデック１５、又は文字認識部２０に出力される。記録部１４は、電子写真方式のプリンタであり、印刷データ、読取部１３により生成された文書画像データ、及びＦＡＸ、ＩＦＡＸ等で受信された画像データを用紙にプリントアウトする。

コーデック１５は、読取部１３で読み取られた文書画像データを符号化圧縮するとともに符号化圧縮されている文書画像データを復号する。記憶部１６は、例えばＤＲＡＭ等で構成されており、コーデック１５で符号化された文書画像データ、及びファクシミリ受信された画像データ等を記憶する。また、記憶部１６は、操作部１１を用いて予め設定された検索用のキーワード、該キーワードと対応した処理コマンド、文字認識処理が行われる書面上の第１領域、及び、文書処理の対象となる文字列の抽出が行われる書面上の第２領域を記憶する。すなわち、記憶部１６は、特許請求の範囲に記載の記憶手段として機能する。

モデム（変復調器）１７は、ディジタル信号とアナログ信号との間の変復調を行う。また、モデム１７は、ディジタル命令信号（ＤＣＳ）等の各種機能情報の発生及び検出を行う。ＮＣＵ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｕｎｉｔ）１８は、モデム１７と接続されており、モデム１７と公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）５０との接続を制御する。また、ＮＣＵ１８は、送信先のファクシミリ番号に対応した呼出信号の送出、及びその着信を検出する機能を備えている。

ＩＦＡＸ制御部１９は、インターネット環境を利用したＩＦＡＸ機能を司る。ＩＦＡＸ制御部１９は、ＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）に従って電子メールを送信する機能、及び、ＰＯＰ（Ｐｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）に従って電子メールを受信する機能を有している。ＩＦＡＸ制御部１９は、送信原稿をＴＩＦＦ形式等の文書画像データとして電子メールに添付し、メールアドレス宛てに送信する。また、ＩＦＡＸ制御部１９は、設定された時間毎にＰＯＰサーバから電子メールを受信して添付ファイルをプリントアウトする。

文字認識部２０は、読取部１３により生成された文書画像データ、又はパーソナルコンピュータなどの外部機器から入力された文書画像データの第１領域に対して文字認識（以下「ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）」ともいう）処理を行い文字データ（テキストデータ）を生成する。すなわち、文字認識部２０は、特許請求の範囲に記載の文字認識手段として機能する。ここで、図３，４，５に、定型文書の例を示す。図３は会議資料の定型文書例を示し、図４はＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭの定型文書例を示し、図５は保存資料の定型文書例を示す。図３に示された会議資料では、書面の上側に位置する第１領域２００に、”会議資料”の文字の他、出席者名、開催日が記載されている。なお、上述したように、文字認識部２０は、この第１領域２００について文字認識処理を実行して文字データ（この場合には”会議資料：ＺＺＺＺ””出席者：ＡＡＡ、ＢＢＢ、ＣＣＣ””開催日：平成２０年１０月１７日”）を生成する。

図４に示されたＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭ（例えば社内文書のメモ用紙及び議事録）では、書面の上側に位置する第１領域３００に、”ＭＵＭＯＲＡＮＤＵＭ”の文字の他、ＴＯ：、ＣＣ：、ＲＥ：が記載されている。なお、上述したように、文字認識部２０は、この第１領域３００について文字認識処理を実行して文字データ（この場合には”ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭ””ＴＯ：ＡＡＡＡ””ＣＣ：ＢＢＢＢ，ＣＣＣＣ，ＤＤＤＤ””ＲＥ：ＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺ”）を生成する。同様に、図５に示された保存資料では、書面の上側に位置する第１領域４００に、”保存資料”の文字の他、分類、作成年月日、作成者が記載されている。なお、上述したように、文字認識部２０は、この第１領域４００について文字認識処理を実行して文字データ（この場合には”保存資料：技術文書 ＸＸＸＸ””平成２０年１０月１７日””作成書：ＹＹＹＹ”）を生成する。なお、文字認識部２０により生成された文字データは、キーワード検索部２１、データ抽出部２３に出力される。

キーワード検索部２１は、文字認識部２０により生成された文字データの中から、予め設定され記憶部１６に記憶されているキーワード（上述した例では”会議資料””ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭ””保存資料”）を検索する。すなわち、キーワード検索部２１は、特許請求の範囲に記載の検索手段として機能する。なお、キーワード検索部２１による検索結果はコマンド抽出部２２に出力される。

コマンド抽出部２２は、キーワード検索部２１により検索されたキーワードに対応する処理コマンドを記憶部１６から抽出する。例えば、キーワード”会議資料””ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭ”に対しては「配布（配信）」、キーワード”保存資料”に対しては「保存」といった処理コマンドが抽出される。すなわち、コマンド抽出部２２は、特許請求の範囲に記載のコマンド抽出手段として機能する。

データ抽出部２３は、コマンド抽出部２２により抽出された処理コマンドの処理の対象となる文字列（処理データ）を文字認識部２０により認識された文字の中から抽出する。すなわち、データ抽出部２３は、特許請求の範囲に記載のデータ抽出手段として機能する。ここで、データ抽出部２３は、予め設定され記憶部１６に記憶されている第２領域の中から文字列を抽出する。上述した会議資料では、キーワード”会議資料”の下側が第２領域２０２として設定されている。また、上述したＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭでは、キーワード”ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭ”の下側が第２領域３０２として設定されている。さらに、上述した保存資料では、キーワード”保存資料”の右側が第２領域４０２として設定されている。よって、上述した会議資料の例では、データ抽出部２３により、会議資料を配布する宛先となる出席者（上述した例では、ＡＡＡ、ＢＢＢ、ＣＣＣ）が抽出される。また、ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭの例では、配信先となるＴＯ：及びＣＣ：に記載された名前（上述した例では、ＡＡＡＡ、ＢＢＢＢ，ＣＣＣＣ，ＤＤＤＤ）が抽出され、保存資料の例では、保存分類（上述した例では技術文書 ＸＸＸＸ）が抽出される。

そして、データ抽出部２３により抽出された文字列（処理データ）が、コマンド抽出部２２により抽出された処理コマンドに従って処理される。すなわち、上述した例では、会議資料が、この会議の出席者：ＡＡＡ、ＢＢＢ、ＣＣＣ宛にＦＡＸ又はＩＦＡＸで配信される。また、ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭが、宛先ＴＯ：ＡＡＡＡ、及びＣＣ：ＢＢＢＢ，ＣＣＣＣ，ＤＤＤＤにＦＡＸ又はＩＦＡＸで配信される。また、保存資料が、技術文書を格納するフォルダに保存される。すなわち、上述したコーデック１５、モデム１７、ＮＣＵ１８、及びＩＦＡＸ制御部１９は、特許請求の範囲に記載の処理手段として機能する。なお、文書処理の内容によっては、表示部１２、記録部１４が処理手段として機能する場合もある。

その他、Ｗｅｂサーバ２４は、例えばＨＴＭＬで記述されたホームページ、ログインページ、及びファクシミリ操作ページ等のデータに対して、クライアント端末からアクセスして所定のＨＴＴＰタスクを実行することを可能にする。ＬＡＮインターフェース２５は、ルータ５３等が接続されたＬＡＮ５１に接続され、インターネット５２からの信号をルータ５３を介して受信するとともに、ＬＡＮ５１に対して信号やデータを送信する。ＬＡＮインターフェース２５は、信号変換及びプロトコル変換等のインターフェース処理を実行するとともに、データ通信中の通信エラーを検出する。

次に、ネットワーク複合機１の動作、及び文書処理プロセスについて説明する。まず、図２を参照しつつ、上述したキーワード、処理コマンド、第１領域、及び第２領域などの設定方法について説明する。なお、図２は、キーワード、処理コマンド、第１領域、及び第２領域などの設定方法を説明するための図である。図２に示された設定方法では、５段階の階層に分けて各種設定を行うことができるように構成されている。また、ネットワーク複合機１では、文字認識（ＯＣＲ）処理の内容（操作方法）を設定でき、その設定を簡単に呼び出せるように、操作部１１（タッチパネル）上の指定したボタン又はメニュー（機能）に割り付けることができるようになっている。まず、第１段目の階層では、ＯＣＲカスタマイズ設定ボタン１００が表示される。このＯＣＲカスタマイズ設定ボタン１００を選択すると、第２段目の階層として、ＯＣＲ領域設定ボタン１１０、キーワード設定ボタン１１１、アクション設定ボタン１１２、オリジナル原稿有無ボタン１１３、及び、ボタン又はメニュー登録ボタン１１４が表示される。

ＯＣＲ処理を行う定型文書中の領域（第１領域）を設定するときには、ＯＣＲ領域設定ボタン１１０を選択する。このＯＣＲ領域設定ボタン１１０を選択すると、第３段目の階層として、全頁ＯＣＲ処理ボタン１２０、及び指定ページＯＣＲ処理実行ボタン１２１が表示される。ここで、全頁ＯＣＲ処理ボタン１２０を選択すると、定型文書の全体（全文）に対してＯＣＲ処理が行われる。一方、指定ページＯＣＲ処理実行ボタン１２１を選択すると、第４段目の階層において、定型文書の上端から何ｃｍのところまでＯＣＲ処理を行うか（すなわち第１領域）を設定することができる。

次に、ＯＣＲ化した文書画像データ内で検索する文字列（キーワード）を設定するときには、第２段目の階層において、キーワード設定ボタン１１１を選択する。このキーワード設定ボタン１１１を選択すると、第３段目の階層として、Ｎｏｎｅボタン１２２、及びキーボタン１２３が表示される。ここで、Ｎｏｎｅボタン１２２を選択した場合には、特定のキーワードは設定されない。一方、キーボタン１２３を選択すると、第４段目の階層において、検索するキーワード（文字列）を設定することができる。例えば、キーワードに”会議資料”と設定する際には、”キーワード”入力欄１４１に”会議資料”と入力する。なお、キーワードは複数設定することができる。

続いて、ＯＣＲ処理及びキーワード検索の結果、抽出されたキーワードに対する処理コマンド（アクション）を設定するときには、第２段目の階層において、アクション設定ボタン１１２を選択する。なお、この設定はキーワード毎に行う（すなわち、例えばキーワードが３つあれば３組設定する）。このアクション設定ボタン１１２を選択すると、第３段目の階層において、抽出ボタン１２４、デリミタボタン１２５、スキップボタン１２６、ロケーションボタン１２７、及び、宛先ボタン１２８が表示される。

ここで、抽出する文字列の内容を設定するときには、抽出ボタン１２４を選択する。この抽出ボタン１２４を選択すると、第４段目の階層において、全てボタン１４４、Ｅ−Ｍａｉｌボタン１４５、又は数字ボタン１４６を選択することにより、全ての文字列、電子メールアドレス、又は数字を抽出することができる。また、第３段目の階層において、デリミタボタン１２５を選択し、第４段目の階層において”；”を選択することにより、例えばどこまでが宛名の名前を示すのか等を表すデータの区切りとしてカンマを登録することができる。なお、カンマの他、スペースなどを登録することもできる。同様に、第３段目の階層において、スキップボタン１２６を選択し、第４段目の階層において”：”を選択することにより、スキップする（読み飛ばす）データを登録することができる。すなわち、その文字列をコードとして解析するのか、余分なデータとして解析するのかを登録することができる。

また、抽出したい文字列がキーワードから見て何処の領域にあるのか（第２領域）を設定するときには、第３段目の階層において、ロケーションボタン１２７を選択する。このロケーションボタン１２７を選択すると、第４段目の階層において、Ｎｏｎｅボタン１４９、Ｒｉｇｈｔボタン１５０、及びＵｎｄｅｒボタン１５２が表示される。ここで、Ｎｏｎｅボタン１４９を選択したときには、キーワードの位置に対する抽出領域（第２領域）は登録されない。Ｒｉｇｈｔボタン１５０を選択し、第４段目の階層において、右側全部ボタン１５１を選択したときには、キーワードの右側全体が抽出領域（第２領域）として登録される。一方、Ｕｎｄｅｒボタン１５２を選択するとともに、Ｘ−Ｙ座標値欄１５３にＸ−Ｙ座標値を入力したときには、キーワードの下側で、かつ入力されたＸ−Ｙ座標の範囲が抽出領域（第２領域）として設定される。また、第４段目の階層で１０ｄｉｇｉｔｓボタン１５４を選択することにより、例えば入力データとして数字しか入らないところに数字以外の文字が入っていた場合はエラーであると検出するように設定することもできる。

また、抽出した文字列（処理データ）から宛先を設定するときには、宛先ボタン１２８を選択する。この宛先ボタン１２８を選択すると、電話帳検索ボタン１５５、及び直接入力ボタン１５７が表示される。ここで、電話帳検索ボタン１５５を選択し、第４段目の階層において、本体電話帳ボタン１５６を選択すると、電話帳からその宛先に対する実際の実アドレスが取得されるように設定される。ただし、自動宛先挿入に関しては、社内会議資料に限るとか、自機設定ドメイン宛先に制限する等がセキュリティ上必要である。ドメインが異なる宛先を抽出した場合は手動の介入等により確認する必要がある。一方、直接入力ボタン１５７を選択すると、電話帳に載っていない宛先をオペレータに入力させることができる。

次に、生成された文書画像データに対する保存／破棄処理を指定するときには、第２段目の階層において、オリジナル原稿有無ボタン１１３を選択する。このオリジナル原稿有無ボタン１１３を選択すると、第３段目の階層において、スキャンイメージ保存ボタン１２９、スキャンイメージ不要ボタン１３０が表示される。ここで、スキャンイメージ保存ボタン１２９を選択することにより、スキャンされて生成された文書画像データを保存しておくことができる。一方、スキャンイメージ不要ボタン１３０を選択したときには、文書処理終了後、文書画像データが破棄される。

最後に、上述した設定をタッチパネルのボタン又はメニューに登録するときには、ボタン又はメニュー登録ボタン１１４を選択する。以上のようにして、キーワード、処理コマンド、第１領域、及び第２領域などが設定登録されるとともに、記憶部１６に記憶される。

上述したようにキーワード、処理コマンド、第１領域、及び第２領域などが予め設定され記憶された後、文字認識（ＯＣＲ）処理が実行されることによって、その後の文書処理プロセスが自動的に行われる。例えば、図３に示される会議資料を出席者に自動的に配布する場合には、まず、キーワードとして”会議資料”、キーワードに対応する処理コマンドとして「配布」を設定するとともに、文字認識を行う第１領域２００、及び配布先（宛先）を抽出する第２領域２０２を設定する。

その後、スキャンされて生成された、又はパーソナルコンピュータなどの外部機器から入力された会議資料の文書画像データに対して文字認識（ＯＣＲ）処理を実行する。その場合、まず、文字認識部２０により、文書画像データの上側に位置する第１領域２００に対して文字認識処理が行われ、文字データ（この場合には”会議資料：ＺＺＺＺ””出席者：ＡＡＡ、ＢＢＢ、ＣＣＣ””開催日：平成２０年１０月１７日”）が生成される。続いて、キーワード検索部２１により、文字認識部２０により生成された文字データの中から、予め設定され記憶部１６に記憶されているキーワード（この場合には”会議資料”）が検索される。

次に、コマンド抽出部２２により、検索されたキーワード”会議資料”に対応する処理コマンド（この場合には「配布」）が記憶部１６から抽出される。また、データ抽出部２３により、抽出された処理コマンド「配布」の処理の対象となる文字列（この場合には配布先（宛先）となる文字列”ＡＡＡ””ＢＢＢ””ＣＣＣ”）が第２領域２０２の中から抽出される。そして、データ抽出部２３により抽出された文字列が、処理コマンドに従って処理される。すなわち、会議資料が、この会議の出席者：ＡＡＡ、ＢＢＢ、ＣＣＣのＦＡＸ番号にＦＡＸ送信、又は電子メールアドレス宛にＩＦＡＸ配信される。

また、例えば、図４に示されるＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭをＴＯ及びＣＣに記載されている宛先に自動的に配信する場合には、まず、キーワードとして”ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭ”、キーワードに対応する処理コマンドとして「配信」を設定するとともに、文字認識を行う第１領域３００、及び配信先を抽出する第２領域３０２を設定する。

その後、スキャンされて生成された、又はパーソナルコンピュータなどの外部機器から入力されたＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭの文書画像データに対して文字認識処理（ＯＣＲ処理）を実行する。その場合、まず、文字認識部２０により、文書画像データの上側に位置する第１領域３００に対して文字認識処理が行われ文字データ（この場合には”ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭ””ＴＯ：ＡＡＡＡ””ＣＣ：ＢＢＢＢ，ＣＣＣＣ，ＤＤＤＤ””ＲＥ：ＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺＺ”）が生成される。続いて、キーワード検索部２１により、文字認識部２０により生成された文字データの中から、予め設定され記憶部１６に記憶されているキーワード（この場合には”ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭ”）が検索される。

次に、コマンド抽出部２２により、検索されたキーワード”ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭ”に対応する処理コマンド（この場合には「配信」）が記憶部１６から抽出される。また、データ抽出部２３により、抽出された処理コマンド「配信」の処理の対象となる文字列（この場合には配信先となる文字列”ＡＡＡＡ””ＢＢＢＢ””ＣＣＣＣ””ＤＤＤＤ”）が第２領域２０２の中から抽出される。そして、データ抽出部２３により抽出された文字列（処理データ）が、コマンド抽出部２２により抽出された処理コマンドに従って処理される。すなわち、ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭが、配信先ＴＯ：ＡＡＡＡ、及びＣＣ：ＢＢＢＢ，ＣＣＣＣ，ＤＤＤＤにＦＡＸ又はＩＦＡＸで配信される。

同様に、例えば、図５に示される保存資料を技術文書を格納するフォルダに自動的に保存する場合には、まず、キーワードとして”保存資料”、キーワードに対応する処理コマンドとして「保存」を設定するとともに、文字認識を行う第１領域４００、及び保存先を抽出する第２領域４０２を設定する。

その後、スキャンされて生成された、又はパーソナルコンピュータなどの外部機器から入力された保存資料の文書画像データに対して文字認識（ＯＣＲ）処理を実行する。その場合、まず、文字認識部２０により、文書画像データの上側に位置する第１領域４００に対して文字認識処理が行われ文字データ（この場合には”保存資料：技術文書 ＸＸＸＸ””平成２０年１０月１７日””作成書：ＹＹＹＹ”）が生成される。続いて、キーワード検索部２１により、文字認識部２０により生成された文字データの中から、予め設定され記憶部１６に記憶されているキーワード（この場合には”保存資料”）が検索される。

次に、コマンド抽出部２２により、検索されたキーワード”保存資料”に対応する処理コマンド（この場合には「保存」）が記憶部１６から抽出される。また、データ抽出部２３により、コマンド抽出部２２により抽出された処理コマンド「保存」の処理の対象となる文字列（この場合には保存分類を示す”技術文書 ＸＸＸＸ”）が第２領域４０２の中から抽出される。そして、データ抽出部２３により抽出された文字列（処理データ）が、コマンド抽出部２２により抽出された処理コマンドに従って処理される。すなわち、保存資料が、技術文書を格納するフォルダに保存される。

本実施形態によれば、キーワード及び該キーワードに対応する処理コマンド（すなわち処理内容）が、予め設定され、記憶される。また、認識された文字の中からキーワードが検索されるとともに、検索されたキーワードに対応する処理コマンドが抽出される。さらに処理の対象となる文字列（処理データ）が抽出されるとともに、抽出された文字列が処理コマンドに従って処理される。そのため、例えば、従来から用いられている定型文書で用いられているキーワード（例えば、会議資料、ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭ、保存資料など）、及び該キーワードに対応する処理コマンド（例えば、送付、保存など）を予め設定して記憶させておき、処理を行う際に、定型文書の中から処理の対象となる文字列（例えば、出席者：ＸＸ、ＴＯ：ＹＹ、技術文書など）を抽出することにより、従来から用いられている定型文書を利用して、自動的に、例えば出席者ＸＸ宛に会議資料を送付したり、ＹＹ宛にＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭを配信したり、保存資料を技術文書の保管場所に保存したりすることが可能となる。よって、従来から用いられている定型文書をそのまま用いて、従来手作業で行われていた文書処理プロセスを自動化することが可能となる。

本実施形態によれば、予め定められた第１領域内で文字認識処理が行われるとともに、予め定められた第２領域内で文字列の抽出が行われる。よって、文書画像データ全体について処理する必要がないため、認識精度を向上させることができるとともに、処理効率の向上・処理時間の短縮が可能となる。

本実施形態によれば、抽出するキーワード、該キーワードに対応する処理コマンドを、用いる定型文書に合わせてユーザが自由に設定することができる。そのため、例えば、従来から用いられているキーワード（例えば、会議資料、ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭ、保存資料など）を含む定型文書をそのまま利用することができる。また、用いる定型文書に合わせて、文字認識処理を行う第１領域、及び処理の対象となる文字列の抽出を行う第２領域を設定することができるため、認識精度の向上、処理効率の向上・処理時間の短縮が可能となる。

次に、コンピュータを、文書処理装置として機能させるプログラムについて説明する。

図６は、プログラムを実行するためのコンピュータ３の構成を示すブロック図である。コンピュータ３は、プログラム３２の実行等を制御する制御部（ＣＰＵ）３０と、プログラム３２等が記憶されたハードディスク３１と、メモリ（ＲＡＭ）３３と、ディスプレイ等から成る表示部３４と、キーボード等から成る入力部３５と、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録されたプログラム等を読み取り可能な読取装置３６と、ＬＡＮボードから成るＬＡＮインターフェース３７とを備えている。ここで、例えば、読取装置３６により読み取られハードディスク３１に記憶（インストール）されたプログラム３２が実行されることにより、コンピュータ３が、上述したネットワーク複合機１（文書処理装置）を構成する文字認識部２０、キーワード検索部２１、コマンド抽出部２２、データ抽出部２３として機能する。なお、コンピュータ３には、ＳＭＴＰ及びＰＯＰに従って電子メールの送受信を行うメーラが搭載されており、この場合、該メーラが特許請求の範囲に記載の処理手段として機能する。

本実施形態によれば、プログラムが実行されることにより、コンピュータが、記憶手段、文字認識手段、検索手段、コマンド抽出手段、データ抽出手段、及び処理手段として機能する。その結果、上述したように、従来から用いられている定型文書をそのまま用いて、従来手作業で行われていた文書処理プロセスを自動化することが可能となる。

以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく種々の変形が可能である。例えば、上記実施形態では、３つの定型文書の例を示したが、用いることができる定型文書はこれらのものには限られない。例えば、定型の伝票を用いて、文字認識処理を実行することにより、数字、日付、お客様名、電話番号などを認識し、自動的に伝票処理を行うこともできる。

上記実施形態では、文書処理装置がネットワーク複合機に組み込まれた場合について説明したが、要求される文書処理プロセスによっては（例えばＦＡＸが必要ない場合など）、文書処理装置を、例えば単機能のスキャナなどに組み込んでもよい。

上記実施形態では、キーワードなどを設定する際に、操作部１１から設定情報を入力したが、ネットワーク複合機１を構成するＷｅｂサーバ２４を利用し、ブラウザ機能を有する外部のクライアント端末から設定する構成としてもよい。

実施形態に係る文書処理装置が搭載されたネットワーク複合機の全体構成を示すブロック図である。 キーワード、処理コマンド、第１領域、及び第２領域などの設定方法を説明するための図である。 会議資料の定型文書例を示す図である。 ＭＥＭＯＲＡＮＤＵＭの定型文書例を示す図である。 保存資料の定型文書例を示す図である。 プログラムを実行するコンピュータの構成を示すブロック図である。

符号の説明

１ ネットワーク複合機
３ コンピュータ
１０ 制御部
１１ 操作部
１２ 表示部
１３ 読取部
１４ 記録部
１５ コーデック
１６ 記憶部
１７ モデム
１８ ＮＣＵ
１９ ＩＦＡＸ制御部
２０ 文字認識部
２１ キーワード検索部
２２ コマンド抽出部
２３ データ抽出部
２４ Ｗｅｂサーバ
２５ ＬＡＮインターフェース
３０ 制御部
３１ ハードディスク
３２ プログラム
３３ メモリ
３４ 表示部
３５ 入力部
３６ 読取装置

Claims (9)

1. 予め設定されたキーワード、及び、該キーワードに対応する処理コマンドを記憶する記憶手段と、
   文書画像データに対して文字認識処理を行う文字認識手段と、
   前記文字認識手段により認識された文字の中からキーワードを検索する検索手段と、
   前記検索手段により検索されたキーワードに対応する処理コマンドを前記記憶手段から抽出するコマンド抽出手段と、
   前記コマンド抽出手段により抽出された処理コマンドの処理の対象となる文字列を前記文字認識手段により認識された文字の中から抽出するデータ抽出手段と、
   前記データ抽出手段により抽出された前記文字列を前記処理コマンドに従って処理する処理手段と、を備えることを特徴とする文書処理装置。
2. 前記記憶手段は、予め設定された文字認識処理を行う第１領域、及び、処理の対象となる文字列の抽出を行う第２領域を記憶し、
   前記文字認識手段は、前記第１領域に対して文字認識処理を行い、
   前記データ抽出手段は、前記第２領域の中から前記文字列の抽出を行うことを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
3. 前記キーワード、前記処理コマンド、前記第１領域、及び、前記第２領域を設定する設定手段を備えることを特徴とする請求項２に記載の文書処理装置。
4. 予め設定されたキーワード、及び、該キーワードに対応する処理コマンドを記憶する記憶ステップと、
   文書画像データに対して文字認識処理を行う文字認識ステップと、
   前記文字認識ステップで認識された文字の中からキーワードを検索する検索ステップと、
   前記検索ステップで検索されたキーワードに対応する処理コマンドを前記記憶ステップで記憶された前記処理コマンドの中から抽出するコマンド抽出ステップと、
   前記コマンド抽出ステップで抽出された処理コマンドの処理の対象となる文字列を前記文字認識ステップで認識された文字の中から抽出するデータ抽出ステップと、
   前記データ抽出ステップで抽出された前記文字列を前記処理コマンドに従って処理する処理ステップと、を備えることを特徴とする文書処理方法。
5. 前記記憶ステップでは、予め設定された文字認識処理を行う第１領域、及び、処理の対象となる文字列の抽出を行う第２領域を記憶し、
   前記文字認識ステップでは、前記第１領域に対して文字認識処理を行い、
   前記データ抽出ステップでは、前記第２領域の中から前記文字列の抽出を行うことを特徴とする請求項４に記載の文書処理方法。
6. 前記キーワード、前記処理コマンド、前記第１領域、及び、前記第２領域を設定する設定ステップを備えることを特徴とする請求項５に記載の文書処理方法。
7. コンピュータを、
   予め設定されたキーワード、及び、該キーワードに対応する処理コマンドを記憶する記憶手段、
   文書画像データに対して文字認識処理を行う文字認識手段、
   前記文字認識手段により認識された文字の中からキーワードを検索する検索手段、
   前記検索手段により検索されたキーワードに対応する処理コマンドを前記記憶手段から抽出するコマンド抽出手段、
   前記コマンド抽出手段により抽出された処理コマンドの処理の対象となる文字列を前記文字認識手段により認識された文字の中から抽出するデータ抽出手段、
   前記データ抽出手段により抽出された前記文字列を前記処理コマンドに従って処理する処理手段、として機能させることを特徴とするプログラム。
8. 前記記憶手段は、予め設定された文字認識処理を行う第１領域、及び、処理の対象となる文字列の抽出を行う第２領域を記憶し、
   前記文字認識手段は、予め設定された第１領域に対して文字認識処理を行い、
   前記データ抽出手段は、予め設定された第２領域の中から処理の対象となる文字列の抽出を行うことを特徴とする請求項７に記載のプログラム。
9. コンピュータを、前記キーワード、前記処理コマンド、前記第１領域、及び、前記第２領域を設定する設定手段として機能させることを特徴とする請求項８に記載のプログラム。
   
   

Images