JP2005222376A - データ送信システム、データ送信方法、およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】送信先において、電子メールを用いて所定処理後のデータが送信されてきた際に、当該所定処理が施されていないデータを容易に参照することができる技術を提供する。
【解決手段】ＭＦＰ１において、スキャナーで取得したスキャンデータに対して高圧縮ＰＤＦ変換処理を施すことで高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを生成する。その高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを電子メールを用いて送信先へ送信する際に、スキャンデータから保存用ＰＤＦファイルＰＤを生成して、送信先コンピュータ９０からネットワークを介してアクセス可能なハードディスク２４内のディレクトリーに格納する。そして、電子メールＭＬによって、高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤとともに保存用ＰＤＦファイルＰＤのＵＲＬを送信先コンピュータ９０に送信する。
【選択図】図３

Description

本発明は、データを送信する送信技術に関する。

手書きの文章や絵などといった紙面上の記載物などをスキャナーで読み込み、電子データ化する技術が良く知られている（例えば、特許文献１）。この技術は、様々な分野で利用され、脚光を浴びている。

ところで、各種の電子データを電子メール（E-Mail）に添付して送信する技術が良く知られている。この技術は、例えば、手書きの文章や絵などをスキャナーで取り込み、電子データ化して、電子メールに添付して送信するといったシステムに適用されている。そして、電子メールに添付されるファイルの形式のうち、カラーで複数頁の文章や図面を扱えるものとして、ＰＤＦ(Portable Document Format)が良く知られている。

しかし、例えば、複数頁の書類や図面を電子データ化して生成されたＰＤＦファイルはデータのサイズが大きく、電子メールに添付して送信する際に、ＰＤＦファイルのデータサイズが一定の制限値を超えていると、その中継を行うサーバにおいてその電子メールの配信を拒絶される場合が存在する。

そこで、例えば、スキャナーで読み込まれたデータを文字の部分と絵の部分とにレイヤー分離して、文字と絵の部分に対してそれぞれ専用の圧縮処理を行った後に、ＰＤＦのマルチレイヤ機能を利用して合成することで、データのサイズを大幅に低減させることができる圧縮処理技術（高圧縮ＰＤＦ変換技術）などが実用化されている（例えば、非特許文献１）。

このような技術に関する先行技術文献としては、以下のようなものがある。

特開２００２−１４２０８３ "高圧縮ＰＤＦ変換技術"、［online］、２００４年、キャノン株式会社、［２００４年１月２８日検索］、インターネット＜URL：http://web.canon.jp/technology/detail/software/pdf/＞。

しかしながら、上記背景技術において述べた高圧縮ＰＤＦ変換技術などでは、例えば、黒い文字が赤い文字に変換されてしまうなど、要らないと判別された情報を削る際に、誤処理を生じることがある。よって、変換処理後のデータを利用する際には、変換処理前のデータなどを参照する必要がある。

また、このような誤処理を生じる技術としては、手書き文書などを文字データに変換するＯＣＲ(Optical Character Reader)などの技術があり、オフィスの場で広く利用されている。

そして、このような誤処理を生じる技術では、誤処理を補償するために、変換処理後のデータが変換処理前のデータ（オリジナルデータ）と一体として提供されるのが一般的である。しかし、変換処理後のデータとオリジナルデータとを合わせたデータのサイズが一定の制限値を超えると、結局電子メールで送信することができない。また、変換処理後のデータだけを電子メールで送信すると、送信先で誤処理を確認する術がないといった問題を生じる。

本発明は、上記課題に鑑みてなされたものであり、所定処理後のデータが電子メールを用いて送信されてきた際に、所定処理が施されていないデータを送信先において容易に参照することができる技術を提供することを目的とする。

上記の課題を解決するために、請求項１の発明は、データを送信するデータ送信システムであって、電子メールを送信するメール送信手段と、第１のデータに対して所定の処理を施すことにより生成された第２のデータを電子メールを用いて送信先へ送信するデータ送信動作を行うように前記メール送信手段を制御する制御手段と、前記送信先からアクセス可能な状態に設定された所定の保存先に、前記第１のデータを第３のデータとして格納するデータ格納手段と、前記制御手段が、前記所定の保存先に格納された前記第３のデータに前記送信先からアクセスするためのアクセス情報を、前記データ送信動作において前記第２のデータとともに電子メールを用いて前記送信先へ送信するように前記メール送信手段を制御することを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１に記載のデータ送信システムであって、前記所定の処理が、前記第１のデータの内容に依存する誤処理が生じた場合に、当該誤処理を生じたか否かを前記第２のデータの内容からユーザーが判断することができない処理であることを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項１または請求項２に記載のデータ送信システムであって、他のデータと当該データとを識別するためのデータ特定情報をランダムに生成して、前記第３のデータに対して付与する特定情報付与手段をさらに備え、前記アクセス情報が、前記データ特定情報を含むことを特徴とする。

また、請求項４の発明は、請求項１から請求項３のいずれかに記載のデータ送信システムであって、前記アクセス情報が、前記所定の保存先に対してアクセス可能であることを認証するための認証情報を含むことを特徴とする。

また、請求項５の発明は、請求項１から請求項４のいずれかに記載のデータ送信システムであって、前記アクセス情報が、前記第３のデータの所在場所を特定するためのＵＲＬを含むことを特徴とする。

また、請求項６の発明は、請求項１から請求項５のいずれかに記載のデータ送信システムであって、前記所定の保存先に格納された前記第３のデータを、所定のタイミングで前記所定の保存先から削除する削除手段をさらに備えることを特徴とする。

また、請求項７の発明は、データ送信システムに含まれるコンピュータによって実行されることにより、前記データ送信システムを、請求項１から請求項６のいずれかに記載のデータ送信システムとして機能させるプログラムである。

また、請求項８の発明は、データを送信するデータ送信方法であって、(a)第１のデータと、前記第１のデータに対して所定の処理を施して生成した第２のデータとを準備するステップと、(b)前記第２のデータを送信する送信先からアクセス可能な状態に設定された所定の保存先に、前記第１のデータを第３のデータとして格納するステップと、(c)前記送信先から前記第３のデータに対してアクセスするためのアクセス情報と、前記第２のデータとを電子メールを用いて前記送信先に送信するステップとを備えることを特徴とする。

請求項１に記載の発明によれば、第１のデータに対して所定の処理を施すことで生成された第２のデータを電子メールを用いて送信先へ送信する際に、送信先からアクセス可能な保存先に第１のデータを第３のデータとして格納するとともに、第３のデータに対して送信先からアクセスするためのアクセス情報を併せて送信することで、送信先において、電子メールを用いて所定処理後のデータが送信されてきた際に、所定処理が施されていないデータを容易に参照することができる。

特に、請求項２に記載の発明によれば、所定の処理が第１のデータの内容に依存する誤処理を生じ、当該誤処理が生じたか否かを第２のデータの内容からユーザーが判断することができないため、送信先において、電子メールを用いて所定処理後のデータが送信されてきた際に、所定処理が施されていないデータを容易に参照することができるようにすることで、所定の処理が誤処理を生じたか否かを容易に判断できる。

また、請求項３に記載の発明によれば、他のデータと当該データとを識別するためのデータ特定情報をランダムに生成して第３のデータに付与し、データ特定情報を含むアクセス情報を第２のデータとともに送信先へ送信することで、データ特定情報が知らされていない他人が、ランダムにデータ特定情報が付与されたデータを容易に参照することができないようにすることが可能となり、情報の漏洩を防ぐことができる。

また、請求項４に記載の発明によれば、所定の保存先に対してアクセス可能であることを認証するための認証情報を含むアクセス情報を送信先へ送信することで、認証情報を知らされていない他人が、データを容易に参照することができないようにすることが可能となり、情報の漏洩を防ぐことができる。

また、請求項５に記載の発明によれば、第３のデータの所在場所を特定するためのＵＲＬを含むアクセス情報を送信先へ送信することで、例えば、ルーターを介して接続される他のネットワーク内に格納されたデータであっても容易に参照することができる。

また、請求項６に記載の発明によれば、所定の保存先に格納された第３のデータを、所定のタイミングで削除することで、例えば、データへのアクセスを試みることができる期間が比較的短くなるため、アクセス情報を取得していない他人が、データを容易に参照することができないようにすることが可能となり、情報の漏洩を防ぐことができる。また、データの保存先の記憶容量を有効利用することができる。

また、請求項７に記載の発明によれば、請求項１から請求項６に記載の発明と同様な効果を奏することができる。

また、請求項８に記載の発明によれば、請求項１に記載の発明と同様な効果を奏することができる。

以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。

＜(1)第１実施形態＞
＜(1-1)構成＞
図１は、この実施形態におけるデータ送信装置としてのマルチ・ファンクション・ペリフェラル（以下、「ＭＦＰ」と略する。）１を示す外観図である。ＭＦＰ１は、スキャナ、複写機、プリンタ、ファックス等の複数の画像処理機能を有する複合機であり、ネットワークを介したデータの送受信が可能である。

ＭＦＰ１は、図１に示すように、複数のキー１１ａを備え、当該キーに対するユーザの操作による各種の指示や、文字・数字等のデータの入力を受け付ける操作部１１、ユーザに対する指示メニューや取得した画像に関する情報等の表示を行うディスプレイ１２、原稿を光電的に読み取って画像データを得るスキャナ部１３、および画像データに基づいて記録シート上に画像を印刷するプリンタ部１４を備える。

また、ＭＦＰ１は、本体上面に原稿をスキャナ部１３に送るフィーダ部１７、下部にはプリンタ部１４に記録シートを供給する給紙部１８、中央部にはプリンタ部１４によって画像を印刷された記録シートが排出されるトレイ１９、内部にはネットワークを介して外部機器と画像データ等の送受信を行う通信部１６、および各種データ等を記憶するハードディスク２４を備えている。なお、図示は省略しているがＭＦＰ１はネットワーク・インターフェイス（ネットワークＩ／Ｆ）を有し、通信部１６は外部機器との間で各種データの送受信が可能なようにネットワークＩ／Ｆを介してネットワークに接続されている。

ディスプレイ１２は、データ送信の宛先の一覧表示を含む種々の表示に使用される一方、操作部１１はユーザによる送信先（宛先）の選択を含む種々の入力に用いられるものであり、これらがユーザーインターフェース（ユーザーＩ／Ｆ）の要部として機能する。

スキャナ部１３は、写真、文字、絵などの画像情報を原稿から光電的に読み取って画像データを取得する。取得された画像データ（濃度データ）は、図示しない画像処理部においてデジタルデータに変換され、周知の各種画像処理を施された後、プリンタ部１４や通信部１６に送られ、画像の印刷やデータの送信に供されるか、または、後の利用のためにハードディスク２４に格納される。

プリンタ部１４は、スキャナ部１３により取得された画像データ、通信部１６により外部機器から受信した画像データ、またはハードディスク２４に格納されている画像データに基づいて記録シート上に画像を印刷する。

通信部１６は、公衆電話回線を介してファクシミリデータの送受信を行う他、ＬＡＮ、インターネット等のネットワークを介して、該ネットワークに接続された外部機器との間で電子メール等を用いてデータの送受信を行う。これにより、ＭＦＰ１は、通常のファクシミリ通信を行うファクシミリ装置としての機能のみならず、電子メールの送受信端末としての機能も有する。したがって、電子メールの添付ファイルとして、各種画像データや文書データなどを送受信することもできる。なお、ＭＦＰ１が行うネットワーク通信は有線でもよく無線でもよいが、図示例では有線による通信方式が採用されている。

図２は、ＭＦＰ１に設けられた構成のうち主に本実施形態に係る部分を示すブロック図である。ＭＦＰ１は、ＭＦＰ１全体の動作を制御するコントローラー２０を備える。このコントローラー２０は、各種演算処理を行うＣＰＵ２１と、各種データを記憶するＲＡＭ２２、および所定のソフトウエアプログラム（以下、単に「プログラム」と称する）２３１を記憶するＲＯＭ２３を備えて構成される。

また、コントローラー２０には、操作部１１およびディスプレイ１２を含むユーザーＩ／Ｆ３０、スキャナ部１３、およびハードディスク２４も接続される。ハードディスク２４は、画像データ等の各種データを保存する不揮発性の記憶媒体である。なお、ＲＡＭ２２は、不揮発性メモリ(nonvolatile RAM)である。

これにより、コントローラー２０のＣＰＵ２１の制御の下にＲＡＭ２２、スキャナ部１３、並びにハードディスク２４の間で各種データの受け渡しが可能とされており、ディスプレイ１２には、コントローラー２０のＣＰＵ２１の制御により、ＲＡＭ２２、ハードディスク２４に記憶されている情報の表示が行われる。

さらに、コントローラー２０には、ネットワークを介して接続される外部機器との間でデータの送受信を行うための通信部１６も接続される。つまり、ＭＦＰ１は、データの送信を行うデータ送信システム、およびデータの受信を行うデータ受信システムとして構成される。

通信部１６は、上述したように電子メール（E-Mail）の送信を行う機能を有している。この機能は、通信部１６が、コントローラー２０などと協働することによって実現される。そして、コントローラー２０の制御の下で、通信部１６が所定の送信先に電子メールを送信することができる。なお、送信される電子メールとしては、添付ファイルを有しない通常の電子メールと、画像データなどのデータファイルを添付した電子メールＭＬとが存在する。

また、コントローラー２０は、スキャナ部１３によって読み取られたデータを所定のファイル形式のデータに変換する機能を有している。例えば、複数頁の文書などをスキャナ部１３によってスキャンすることで複数頁分の画像データ（以下、「スキャンデータ」と称する）として取得して、1)その複数頁分の画像データに基づいて、文字の部分と絵の部分とにレイヤー分離し、文字と絵の部分に対してそれぞれ専用の圧縮処理を行った後に、ＰＤＦのマルチレイヤ機能を利用して合成することで、データのサイズを大幅に低減させたＰＤＦファイル（以下、「高圧縮ＰＤＦファイル」と称する）を生成する高圧縮ＰＤＦ変換処理を実現したり、2)複数頁分の画像データをまとめて１つの保存用のＰＤＦファイル（以下、「保存用ＰＤＦファイル」と称する）を生成することができる。

この実施形態においては、「スキャンデータ」がこの発明における「第１のデータ」に相当し、「高圧縮ＰＤＦファイル」が「第２のデータ」に相当する。また、「保存用ＰＤＦファイル」が「第３のデータ」に相当する。

このような高圧縮ＰＤＦ変換処理では、データのサイズを大幅に低減させるために、所定のアルゴリスムによって不必要と判断される情報が自動的に削除されるが、このときに、誤処理を生じることがある。つまり、高圧縮ＰＤＦ変換処理は、スキャンデータの内容に依存して、目的とする変換処理（すなわち、文字や絵などの形状、模様、色彩を保持した圧縮処理）を正確に行うことができない場合があるが、変換後の高圧縮ＰＤＦファイルには、どこがどのように誤処理されたかについての情報が記録されているわけではない。そのため、ユーザーが、高圧縮ＰＤＦファイルのみに基づいて高圧縮ＰＤＦ変換処理に誤処理を生じたか否かを判断することができない。

なお、ここにおける「誤処理」とは、処理アルゴリスムが正しく実行されないために有効な変換後データが得られなくなるという「処理エラー」ではなく、処理アルゴリスム自身が処理対象データの情報の部分的削減を行うように構成されていることに起因して、正常に処理アルゴリスムが実行された場合にも処理前のデータと処理後のデータの間とに「誤差」が生じる現象を指している。

また、コントローラー２０は、データ（例えば、保存用ＰＤＦファイル）を所定の保存先に転送して格納する機能を有している。

また、コントローラー２０は、例えば、Ｗｅｂサーバとしての機能を有している。そして、コントローラー２０による制御の下で、ハードディスク２４内にＷｅｂサーバ管理下のディレクトリーを生成し、そのディレクトリーに各種データを格納することができる。つまり、各種データをＷｅｂサーバ管理下のディレクトリーに格納することで、ネットワークを介してＭＦＰ１に対して通信可能に接続されている外部機器からアクセス可能に設定することができる。例えば、スキャンデータに基づいて生成される保存用ＰＤＦファイルを外部機器からアクセス可能なＷｅｂサーバ管理下のディレクトリーに格納することができる。

そして、このとき、各保存用ＰＤＦファイルに対してネットワークを介して外部装置からアクセスするための情報（以下、「アクセス情報」と称する）として、Ｗｅｂサーバ管理下のディレクトリー名、ＷｅｂサーバのＩＰ(Internet Protocol)アドレス、およびファイル名などで構成されるＵＲＬ(Uniform Resource Locator)が設定されることとなる。さらに、このとき、コントローラー２０は、１４桁の乱数をランダムに発生させて各保存用ＰＤＦファイルのファイル名として付与することができる。

つまり、コントローラー２０が、各データを他のデータと識別して特定するための情報（以下、「データ特定情報」と称する）としてのファイル名をランダムに生成して、保存用ＰＤＦファイルに対して付与する手段としての機能を有する。そして、ランダムに生成されたデータ特定情報たるファイル名がアクセス情報たるＵＲＬに含まれる。

このように、ＭＦＰ１は、これらのコントローラー２０などを有するコンピュータシステム（以下、単に「コンピュータ」と称する）として構成されている。そして、このようなコンピュータにおいて所定のプログラムが実行されることによって、ＭＦＰ１は後述の各機能を有するデータ送信システムとして機能する。

なお、この実施形態においては、プログラム２３１はＲＯＭ２３内に格納されているが、プログラム２３１はＲＡＭ２２内に格納されていても良い。また、ＲＡＭ２２やＲＯＭ２３内に格納されるプログラムは、たとえば、ネットワークを介した通信によってＭＦＰ１内に取り込んだプログラムであっても良い。

＜(1-2)動作等＞
まず、本実施形態に係る動作を説明する前に、仮にＭＦＰにおいて、従来の電子メールの送信技術を用いてスキャンデータから生成された高圧縮ＰＤＦファイルを送信するとした場合の動作について説明する。

＜(1-2-1)従来技術に基づく高圧縮ＰＤＦファイルの送信動作＞
図１５は、従来技術に基づくメール送信動作を示すフローチャートである。

図１５のステップＳ４１１では、スキャナにより、所定の原稿に関する写真、文字、絵などの画像情報を原稿から光電的に読み取って画像データを取得する。取得された画像データは、次のステップＳ４１２で、デジタルデータ（スキャンデータ）に変換され、ＪＰＥＧ方式で圧縮処理されて、ハードディスクに一時的に格納される。そして、ステップＳ４１３でそのスキャンデータに基づいて高圧縮ＰＤＦファイルを生成し、ステップＳ４１４でスキャンデータをセキュリティーの観点から廃棄する。なお、スキャンデータが複数頁分のデジタル画像データによって構成される場合には、複数頁分のデータをまとめて一つの高圧縮ＰＤＦファイルを生成する。さらに、ステップＳ４１５で高圧縮ファイルが添付された電子メールが作成されて送信指示が与えられると、ステップＳ４１６で添付された高圧縮ＰＤＦファイルがＭＩＭＥ(Multipurpose Internet Mail Extensions)エンコードされる。

次のステップＳ４１７では、電子メールのサイズが一定の制限値以上であるか否かを判別する。ここでは、電子メールのサイズが一定の制限値以上である場合には、ステップＳ４１８で電子メールのデータのサイズが一定の制限値を超えないように電子メールが複数のメールに分割され、ステップＳ４１９で電子メールが宛先のメールサーバに送信される。一方、電子メールのサイズが一定の制限値以上でない場合には、ステップＳ４１９で電子メールが宛先のメールサーバに送信される。

そして、メールサーバから送信先へ高圧縮ＰＤＦファイルが添付された電子メールが送信されることで、送信先は、データのサイズが比較的小さな高圧縮ＰＤＦファイルを受け取ることができる。そして、送信先では、この電子メールに添付された高圧縮ＰＤＦファイルを開くことで、ＭＦＰでスキャンされた書面などの内容を視認することができる。

しかしながら、上記背景技術においても述べたように、高圧縮ＰＤＦ変換処理では、要らないと判別された情報を削る際に、誤処理を生じることがある。そのため、送信先において、電子メールを用いて高圧縮ＰＤＦファイルが送信されてきた際に、高圧縮ＰＤＦファイルに対応する高圧縮ＰＤＦ変換処理が施されていないデータを容易に参照することができる技術が望まれる。

本実施形態に係るＭＦＰ１は、このような問題を解決するものであり、以下、その動作について説明する。

＜(1-2-2)本発明に係る高圧縮ＰＤＦファイルの送信動作＞
図３は、この実施形態に係る動作の概要を表す概略図であり、また、図４は、ＭＦＰ１内での処理を示すフローチャートである。以下では、これらの図を参照しながら、ＭＦＰ１において、所定の処理（ここでは、高圧縮ＰＤＦ変換処理）をスキャンデータに対して施すことで生成されたデータ（ここでは、高圧縮ＰＤＦファイル）ＨＰＤを電子メールに添付して送付するとともに、保存用ＰＤＦファイルＰＤを送信先から容易に参照可能にする手順について説明する。

図３に示すように、スキャンデータに基づいて生成される高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを添付した電子メールＭＬがＭＦＰ１から送信先コンピュータ９０に向けて送付される。ここでは、コントローラー２０による制御の下で、スキャンデータに対して所定の高圧縮ＰＤＦ変換処理を施すことにより生成された高圧縮ＰＤＦファイルを電子メールを用いて送信先へ送信するデータ送信動作を通信部１６が行う。図４は、この送信動作の詳細を示すフローチャートである。ここでは、スキャナ部１３によって取得されたスキャンデータに基づいて、コントローラー２０で高圧縮ＰＤＦデータＨＰＤを生成し、電子メールＭＬに添付して送信する場合を想定する。

そのため、図４のステップＳ１１では、スキャナ部１３が、所定の原稿に関する写真、文字、絵などの画像情報を原稿から光電的に読み取って画像データを取得する。取得された画像データは、次のステップＳ１２で、図示しない画像処理部においてデジタルデータ（スキャンデータ）に変換され、ＪＰＥＧ方式で圧縮処理されて、ハードディスク２４に一時的に格納される。そして、ステップＳ１３で、コントローラー２０によりスキャンデータに基づいて高圧縮ＰＤＦデータＨＰＤを生成する。なお、スキャンデータが複数頁分のデジタル画像データによって構成される場合には、複数頁分のデータをまとめて一つの高圧縮ＰＤＦデータＨＰＤを生成する。言い換えれば、オリジナルのスキャンデータと、そのスキャンデータに対して所定の高圧縮ＰＤＦ変換処理を施して生成した高圧縮ＰＤＦファイルとを準備する。

その一方、ステップＳ１４では、スキャンデータから保存用ＰＤＦファイルＰＤを生成する。なお、このとき、保存用ＰＤＦファイルＰＤには仮のファイル名が付与される。また、ここでも、スキャンデータが複数頁分のデジタル画像データによって構成される場合には、複数頁分のデータをまとめて一つの保存用ＰＤＦファイルＰＤを生成する。生成された保存用ＰＤＦファイルＰＤのファイル名を、次のステップＳ１５では、例えば１４桁の乱数を用いて変更する。

そして、保存用ＰＤＦファイルＰＤは、ステップＳ１６で、コントローラー２０によって機能するＷｅｂサーバの管理下のディレクトリーに、対応する高圧縮ＰＤＦファイルと関連付けられて格納される。図３においては、この格納動作が矢印ＡＲ２で示されている。つまり、この送信動作を行う際に、コントローラー２０の制御下で、送信先からアクセス可能な状態に設定された所定の保存先であるディレクトリーに、スキャンデータを保存用ＰＤＦファイルＰＤとして格納する。なお、このとき、セキュリティーの観点から、ステップＳ１２においてハードディスク２４に一時的に格納されたスキャンデータを全て廃棄（削除）する。

次のステップＳ１７では、ステップ高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを添付した電子メールＭＬの作成動作が行われる。具体的には、ユーザーが、操作部１１およびディスプレイ１２などのユーザーＩ／Ｆ３０を用いて、送信先と送信すべき高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤとを含む設定を指示するとともに、メールの本文を作成する。そして、ユーザーによって電子メールＭＬを送信する旨の指示がユーザーＩ／Ｆ３０を用いてなされると、電子メールＭＬに添付される高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤに対応する保存用ＰＤＦファイルＰＤのＵＲＬがメールの本文に追記される。

そして、ステップＳ１８で、作成された電子メールＭＬに添付された高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤがＭＩＭＥエンコードされてメールに添付して送信できるデータ形式に変換される。なお、ステップＳ１３で作成された高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤが自動的に電子メールに添付されるとともに、電子メールＭＬの本文に、添付される高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤ対応する保存用ＰＤＦファイルＰＤのＵＲＬを記述するようにしても良い。

次のステップＳ１９では、通信部１６が、電子メールＭＬのサイズが一定の制限値以上であるか否かを判別する。なお、この一定の制限値は通信能力などを考慮してＭＦＰ１の設計や設置環境などに応じて設定される。ここでは、電子メールＭＬのサイズが一定の制限値以上である場合には、ステップＳ２０で、一定の制限値に応じて、電子メールＭＬのデータを、サイズが一定の制限値を超えないように複数のメールに分割し、ステップＳ２１で、宛先のメールサーバＭＳに送信する。一方、電子メールＭＬのサイズが一定の制限値以上でない場合には、ステップＳ２１で、電子メールＭＬが宛先のメールサーバＭＳに送信される。なお、ステップＳ２１では、送信済みフォルダに送信済みの電子メールＭＬがコピーされて格納される。図３においては、この電子メールＭＬの送信動作が、矢印ＡＲ１で示されている。

そして、メールサーバＭＳに送信された電子メールＭＬが指定された送信先コンピュータ９０にネットワークを介して送信される。なお、図３においては、この電子メールＭＬの送信動作が、矢印ＡＲ３で示されている。以上のようにして、ＭＦＰ１から送信先へと向かう電子メールＭＬの送信動作が終了する。つまり、コントローラー２０による制御の下で、通信部１６が、送信先コンピュータ９０から保存用ＰＤＦファイルＰＤにアクセスするためのアクセス情報たるＵＲＬを、高圧縮ＰＤＦファイルとともに電子メールを用いて送信する。

さて、送信先コンピュータ９０においてこの電子メールＭＬが受信されると、送信先コンピュータ９０のユーザーは、電子メールＭＬを開封した後、この電子メールＭＬに添付された高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを開くことで、ＭＦＰ１でスキャンされた書面などの内容を視認することができる。但し、高圧縮ＰＤＦ変換処理では、要らないと判断される情報を削る際に、誤処理を生じることがある。

そこで、受信メールＭＬの本文が例えばＨＴＭＬ形式で記載されているような場合には、本文に追記されているＵＲＬにマウスポインタを合わせてマウスをクリックすることなどによって、ＭＦＰ１のハードディスク２４内に格納される保存用ＰＤＦファイルＰＤにアクセスして参照することができる。つまり、メールソフトとの関係で、メール本文に追記されるアクセス情報がＵＲＬであれば、いわゆるハイパーリンクによって、少ない操作手順で容易に保存用ＰＤＦファイルＰＤにアクセスして参照することができる。なお、図３においては、送信先コンピュータ９０からネットワークを介した保存用ＰＤＦファイルＰＤに対するアクセスが、矢印ＡＲ４，ＡＲ５で示されている。

このように、送信先のコンピュータ９０が、ＷｅｂすなわちＨＴＴＰ(HyperText Transfer Protocol)をプロトコルとして用いて、ネットワークを介し、保存用ＰＤＦファイルＰＤに対してアクセスすることができる。

上記では、保存用ＰＤＦファイルＰＤに対して例えば１４桁の乱数を発生させてファイル名を付与するため、保存用ＰＤＦファイルＰＤのＵＲＬを受け取った送信先のコンピュータ９０のユーザー以外は、保存用ＰＤＦファイルＰＤのＵＲＬを容易に知ることはできない。よって、保存用ＰＤＦファイルＰＤを容易に参照することができないようにすることができ、情報の漏洩を防ぐことができる。

しかしながら、保存用ＰＤＦファイルＰＤを長期間Ｗｅｂなどでアクセス可能としていると、ランダムに付与したファイル名などが見つけ出され、ＵＲＬを知らされていない他人によって、保存用ＰＤＦファイルＰＤが参照され、情報の漏洩を引き起こす可能性がある。

そこで、本実施形態に係るＭＦＰ１では、コントローラー２０によるＷｅｂサーバ管理下のディレクトリー内に格納された保存用ＰＤＦファイルＰＤを、所定のタイミング（ここでは、格納から一週間後）で削除するように設定される。図５は、保存用ＰＤＦファイルＰＤを削除するサブフローを示すフローチャートである。

ＭＦＰ１では、図示を省略しているが、年月日、時刻などを管理する機能を有している。そして、ＭＦＰ１では、使用開始直後から図５に示すフローを開始し、後述するステップＳ３１〜Ｓ３５までのフローを繰り返す。

まず、ステップＳ３１では、コントローラー２０の機能によるＷｅｂサーバの管理下のディレクトリー（ハードディスク２４内）に格納されたファイルを検出する。ここで、一つのファイルが検出される度に、ステップＳ３２で、検出されたファイルがディレクトリーに格納されてから一週間経過しているか否か判別する。そして、ファイルが格納されてから一週間経過していない場合には、ステップＳ３４に進み、ファイルが格納されてから一週間経過している場合には、ステップＳ３３で当該ファイルを削除してステップＳ３４に進む。

ステップＳ３４では、コントローラー２０によるＷｅｂサーバ管理下のディレクトリー内に格納される全てのファイルを検出したか否か判別し、全てのファイルを検出していない場合には、ステップＳ３１に戻り、次のファイルを検出する。一方、全てのファイルを検出した場合には、ステップＳ３５で、日付が変わるまで待機する。つまり、毎日、日付が変わると、コントローラー２０によるＷｅｂサーバの管理下のディレクトリー内に格納される全てのファイルを順次検出して、格納後の期間を確認しつつ、ファイルを削除する動作が行われる。

このような動作により、所定の保存先に格納された保存用ＰＤＦファイルＰＤを、無闇に長期間格納するのではなく、所定のタイミングで削除することができる。その結果、ＵＲＬなどのアクセス情報を取得していない他人が、データへのアクセスを試みることができる期間を比較的短くすることで、データを容易に参照することができないようにすることができ、情報の漏洩を防ぐことができる。また、保存用ＰＤＦファイルＰＤがハードディスク２４内に長期間格納されることがないため、所定の保存先（ここでは、ハードディスク２４）の記憶容量を有効利用することができる。

以上のように、第１実施形態に係るＭＦＰ１では、スキャンデータに対して所定の高圧縮ＰＤＦ変換処理を施すことで生成した高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを電子メールを用いて送信先へ送信する。その際に、スキャンデータを送信先からアクセス可能なディレクトリーに保存用ＰＤＦファイルＰＤとして格納する。そして、保存用ＰＤＦファイルに対して送信先からアクセスするためのアクセス情報（ここでは、ＵＲＬなど）を併せて送信する。その結果、所定の高圧縮ＰＤＦ変換処理が施されていない保存用ＰＤＦファイルＰＤを電子メールを用いて、高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤとともに送信する必要がない。そして、送信先コンピュータ９０において、電子メールを用いて所定の高圧縮ＰＤＦ変換処理後の高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤが送信されてきた際に、高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤが不自然な場合は、高圧縮ＰＤＦ変換処理が施されていない保存用ＰＤＦファイルＰＤを容易に参照することができる。

特に、送信先において、送られてきた高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを開いて内容を見ただけでは、所定の高圧縮ＰＤＦ変換処理がその目的とする処理を正確に行ったか否かを判断することができない。そこで、送信先コンピュータ９０において、電子メールを用いて高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤが送信されてきた際に、高圧縮ＰＤＦ変換処理が施されていない保存用ＰＤＦファイルＰＤを容易に参照することができるようにすることで、所定の高圧縮ＰＤＦ変換処理がその目的とする処理を正確に行ったか否かを容易に判断できる。すなわち、誤処理を生じたか否かを容易に判断できる。

また、各データを他のデータと識別して特定するためのデータ特定情報（ここでは、ファイル名）を乱数を用いるなどしてランダムに生成して、保存用ＰＤＦファイルＰＤに付与する。そして、データ特定情報を含むアクセス情報を高圧縮ＰＤＦファイルとともに送信先へ送信する。その結果、データ特定情報が知らされていない他人が、データ特定情報がランダムに付与されたデータを容易に参照することができないようにすることができ、情報の漏洩を防ぐことができる。

また、データ特定情報としてデータの所在場所を特定するためのＵＲＬを含むアクセス情報を送信先へ送信する。そのため、例えば、ルータを介して接続される他のネットワーク内（例えば、社外のネットワークなど）に格納されたデータであっても容易に参照することができる。

＜(2)第２実施形態＞
第１実施形態では、ＭＦＰ１において、スキャンデータから高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤおよび保存用ＰＤＦファイルＰＤを生成し、保存用ＰＤＦファイルＰＤをＷｅｂなどでメール送信先からアクセス可能に設定するとともに、保存用ＰＤＦファイルＰＤのＵＲＬと高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤとを電子メールで送信したが、第２実施形態では、ＭＦＰ１ＡとメールサーバＭＳとをメール中継サーバＭＲＳを介して通信可能に接続し、メール中継サーバＭＲＳにおいて、ＭＦＰ１Ａより送信されてくる電子メールの添付データ（後述）ＣＤからＰＤＦファイルＰＤ１および高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを生成し、ＰＤＦファイルＰＤ１を保存用ＰＤＦファイルＰＤ２としてＷｅｂなどでメール送信先からアクセス可能に設定するとともに、保存用ＰＤＦファイルＰＤ２のＵＲＬと高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤとを電子メールで送信する。つまり、本実施形態では、既存のＭＦＰ１Ａに対して、データ送信システムたるメール中継サーバＭＲＳを適用することで、送信先において、電子メールを用いて高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤが送信されてきた際に、当該高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤに対応する保存用ＰＤＦファイルＰＤ２を容易に参照することができる構成とする。

＜(2-1)構成＞
図６は、第２実施形態における電子メールを送信する構成の概要を示す外観図である。図６に示すように、ＭＦＰ１Ａから送信される電子メールが、メール中継サーバＭＲＳ、メールサーバＭＳ、およびネットワークを順に介して送信先に送信される。なお、ここでは、ＭＦＰ１Ａからファイル（例えば、ＰＤＦファイル）が添付された電子メールＭＬ１が、メール中継サーバＭＲＳに送信されるものとして説明する。

ＭＦＰ１Ａは、高圧縮ＰＤＦ変換処理を行ったり、保存用ＰＤＦファイルＰＤ２をＷｅｂなどでメール送信先からアクセス可能に設定したりする機能を有していない点以外は、その外観および機能構成が、第１実施形態に係るＭＦＰ１とほぼ同様となるため、ここでは説明を省略する。

メール中継サーバＭＲＳは、ＭＦＰ１Ａからの電子メールをメールサーバＭＳに送信する際にその送信を中継するサーバであり、一般的には、ＳＭＴＰリレーサーバと称されるものである。このメール中継サーバＭＲＳは、電子メールを用いてデータをメールサーバＭＳなどを介して送信先に送信するため、データ送信装置として機能する。そして、メール中継サーバＭＲＳは、いわゆるスパムメールをチェックして電子メールを中継するか否かを判別する機能を有している。

図７は、メール中継サーバＭＲＳに設けられる構成のうち主に本実施形態に係る部分を示すブロック図である。メール中継サーバＭＲＳは、メール中継サーバＭＲＳ全体の動作を制御するコントローラー３２０を備える。このコントローラー３２０は、各種演算処理を行うＣＰＵ３２１と、各種データを記憶するＲＡＭ３２２、および所定のプログラム３３１を記憶するＲＯＭ３２３を備えて構成される。

コントローラー３２０には、ハードディスク３２４が接続される。ハードディスク３２４は、画像データ等の各種データを保存する不揮発性の記憶媒体である。なお、ＲＡＭ３２２は、不揮発性メモリである。これにより、コントローラー３２０のＣＰＵ３２１の制御の下にＲＡＭ３２２、並びにハードディスク３２４の間で各種データの受け渡しが可能とされている。

また、コントローラー３２０には、ＭＦＰ１ＡやメールサーバＭＳとの間で電子メールを用いたデータの送受信を行ったり、ネットワークを介したデータの送受信を行うための通信部３１６も接続される。つまり、メール中継サーバＭＲＳは、データの送信を行うデータ送信システム、およびデータの受信を行うデータ受信システムとして構成される。なお、電子メールを送信する機能は、通信部３１６が、コントローラー３２０などと協働することによって実現される。

上述したように、メール中継サーバＭＲＳは、スパムメールをチェックする機能を有するが、例えば、送信元（from）と送信先（to）とが同一である場合にスパムメールであると判断して電子メールの中継を拒否して、電子メールを削除する。なお、ネットワークを介して、ＤＮＳ(Domain Name System)サーバで公開されているスパムメールの送信元（from）を参照することで、スパムメールの送信元（from）からの電子メールの中継を拒否するようにすることもできる。

また、コントローラー３２０は、ＭＦＰ１Ａからの電子メールの添付ファイルのデータ（以下、「添付データ」と称する）ＣＤを所定のファイル形式のデータに変換する機能を有している。例えば、1)添付データＣＤからＰＤＦファイルＰＤ１を生成することができ、2)さらにＰＤＦファイルＰＤ１に対して所定の高圧縮ＰＤＦ変換処理を施すことにより、高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを生成することができる。

この実施形態においては、「ＰＤＦファイル」がこの発明における「第１のデータ」に相当し、「高圧縮ＰＤＦファイル」が「第２のデータ」に相当する。また、後述する「保存用ＰＤＦファイル」が「第３のデータ」に相当する。

また、コントローラー３２０は、データ（例えば、ＰＤＦファイルＰＤ１）を所定の保存先に転送して格納する機能を有している。

さらに、コントローラー３２０は、例えば、Ｗｅｂサーバとしての機能を有している。そして、コントローラー３２０による制御の下で、ハードディスク３２４内にＷｅｂサーバ管理下のディレクトリーを生成し、そのディレクトリーに各種データを格納することができる。つまり、各種データをＷｅｂサーバ管理下のディレクトリーに格納することで、ネットワークを介してメール中継サーバＭＲＳに対して通信可能に接続されている外部機器から各種データをアクセス可能に設定することができる。例えば、添付データＣＤに基づいて生成されるＰＤＦファイルＰＤ１を外部機器からアクセス可能に設定されているＷｅｂサーバ管理下のディレクトリーに保存用ＰＤＦファイルＰＤ２として格納することができる。

よって、このとき、各保存用ＰＤＦファイルに対してネットワークを介して外部装置からアクセスするためのアクセス情報として、Ｗｅｂサーバ管理下のディレクトリー名、ＷｅｂサーバのＩＰアドレス、およびファイル名などで構成され、各保存用ＰＤＦファイルの所在場所を特定するためのＵＲＬが設定される。そして、このとき、コントローラー３２０は、１４桁の乱数をランダムに発生させて各保存用ＰＤＦファイルＰＤ２のファイル名として付与する。

ここでは、コントローラー３２０が、他のデータとの識別に使用されるデータ特定情報としてのファイル名をランダムに生成して、保存用ＰＤＦファイルＰＤ２に対して付与する手段としての機能を有する。そして、ランダムに生成されたデータ特定情報たるファイル名がアクセス情報たるＵＲＬに含まれる。

このように、メール中継サーバＭＲＳは、これらのコントローラー３２０などを有するコンピュータシステム（コンピュータ）として構成されている。そして、このようなコンピュータにおいて所定のプログラムが実行されることによって、メール中継サーバＭＲＳは後述の各機能を有するデータ送信システムとして機能する。

なお、この実施形態においては、プログラム３３１はＲＯＭ３２３内に格納されているが、プログラム３３１はＲＡＭ３２２内に格納されていても良い。また、ＲＡＭ３２２やＲＯＭ３２３内に格納されるプログラムは、たとえば、ネットワークを介した通信によってメール中継サーバＭＲＳ内に取り込んだプログラムであっても良い。

＜(2-2)動作＞
まず、本実施形態に係る動作を説明する前に、仮にメール中継サーバにおいて、単に、ＭＦＰから受信した電子メールの添付データから高圧縮ＰＤＦファイルを生成して電子メールに添付し直して送信するとした場合の動作について説明する。なお、ここでは、ＭＦＰにおいて取得されるスキャンデータからＰＤＦファイルを生成し、そのＰＤＦファイルを電子メールに添付して、ＭＦＰからメール中継サーバに送信されるものとする。

＜(2-2-1)メール中継サーバで添付データを高圧縮ＰＤＦファイル化する動作＞
図１６は、メール中継サーバで添付データを高圧縮ＰＤＦファイル化して送信する動作の詳細を示すフローチャートである。

図１６のステップＳ５１１では、ＭＦＰからの電子メールを受信する。次のステップＳ５１２で、受信された電子メールの宛先をチェックし、ステップＳ５１３で、電子メールを中継するか否かを判別する。つまり、スパムメールの中継を防ぐ動作を行う。

ステップＳ５１３で、電子メールを中継しないと判別した場合には、ステップＳ５１４で、添付データを含む電子メールを消去して、送信者（すなわち、ＭＦＰ）に対して電子メールの送信にエラーが発生した旨を送信する。一方、ステップＳ５１３で、電子メールを中継すると判別した場合には、ステップＳ５１５で、添付データの拡張子を確認して、ステップＳ５１６で、高圧縮ＰＤＦ変換処理を施すべきか否か判別する。ステップＳ５１６では、添付ファイルの拡張子がｐｄｆである場合に、高圧縮ＰＤＦ変換処理を施すべきと判別するものとする。

ステップＳ５１６で、高圧縮ＰＤＦ変換処理を施すべきでないと判別された場合には、単に、受信した電子メールを宛先のメールサーバＭＳに送信する（ステップＳ５２１）。

一方、高圧縮ＰＤＦ変換処理を施すべきであると判別された場合には、添付データは、ＭＩＭＥエンコードされたデータであるため、ステップＳ５１７で、添付データをＭＩＭＥデコードしてＰＤＦファイルを作成する。そして、ステップＳ５１８で、作成したＰＤＦファイルに基づいて高圧縮ＰＤＦファイルを生成し、ステップＳ５１９で、ステップＳ５１７で作成したＰＤＦファイルをセキュリティーの観点から廃棄する。さらに、ステップＳ５２０では、電子メールに高圧縮ＰＤＦファイルが添付され、添付された高圧縮ＰＤＦファイルがＭＩＭＥエンコードされる。そして、次のステップＳ５２１で、電子メールが宛先のメールサーバＭＳに送信される。

そして、メールサーバＭＳから送信先へ高圧縮ＰＤＦファイルが添付された電子メールが送信されることで、送信先は、データのサイズが比較的小さな高圧縮ＰＤＦファイルを受け取ることができる。そして、送信先では、この電子メールに添付された高圧縮ＰＤＦファイルを開くことで、ＭＦＰでスキャンされた書面などの内容を視認することができる。

しかしながら、上記背景技術においても述べたように、高圧縮ＰＤＦ変換処理では、要らないと判別される情報を削る際に、誤処理を生じることがある。そのため、第２実施形態に係るメール中継サーバＭＲＳでは、ＭＦＰ１Ａより送信されてくる電子メールの添付データＣＤからＰＤＦファイルＤＰ１および高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを生成し、ＰＤＦファイルＰＤ１を保存用ＰＤＦファイルＰＤ２としてＷｅｂなどによりメール送信先からアクセス可能に設定するとともに、保存用ＰＤＦファイルＰＤ２のＵＲＬと高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤとを電子メールで送信する。

以下、その動作について説明する。

＜(2-2-2)本発明に係るメール中継サーバの動作＞
図８は、この実施形態に係る動作の概要を表す概略図であり、また、図９は、メール中継サーバＭＲＳでの処理を示すフローチャートである。以下では、これらの図を参照しながら、メール中継サーバＭＲＳにおいて、所定の処理（ここでは、高圧縮ＰＤＦ変換処理）を添付データに基づくＰＤＦファイルに対して施すことで生成されたデータ（ここでは、高圧縮ＰＤＦファイル）ＨＰＤを電子メールに添付して送付するとともに、保存用ＰＤＦファイルＰＤ２を送信先から容易に参照可能にする手順について説明する。

図８に示すように、スキャンデータに基づいて生成されるＰＤＦファイル（実際には、ＭＩＭＥエンコードされた添付データ）ＣＤが添付された電子メールＭＬ１が、ＭＦＰ１Ａからメール中継サーバＭＲＳに送信される。そして、メール中継サーバＭＲＳで、添付データＣＤをＰＤＦファイル化して、さらに高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを生成し、電子メールＭＬ２に添付して所定の送信先に向けて送付する。ここでは、コントローラー３２０による制御の下で、添付データＣＤに基づくＰＤＦファイルに対して所定の高圧縮ＰＤＦ変換処理を施すことにより生成された高圧縮ＰＤＦファイルを電子メールを用いて送信先へ送信する送信動作を通信部３１６が行うのである。図９は、この中継・送信動作の詳細を示すフローチャートである。ここでは、ＭＦＰ１Ａにおいて、スキャナ部によって取得されたスキャンデータに基づいてＰＤＦファイルが生成され添付データＣＤとして電子メールＭＬ１に添付されて送信される場合を想定する。なお、図８においては、この送信動作を矢印ＡＲ１０で示している。

図９のステップＳ４１では、ＭＦＰ１Ａから添付データＣＤが添付された電子メールＭＬ１を受信する。次のステップＳ４２で、電子メールＭＬ１のヘッダ部分を解析することで、受信された電子メールＭＬ１の宛先をチェックし、ステップＳ４３で、電子メールＭＬ１を中継するか否かを判別する。つまり、ステップＳ４３では、上述したスパムメールの中継を防ぐ動作を行う。

ステップＳ４３で、電子メールを中継しないと判別した場合には、ステップＳ４４で、添付データＣＤを含む電子メールＭＬ１を消去して、送信者（すなわち、ＭＦＰ１Ａ）に対して電子メールＭＬ１の送信にエラーが発生した旨を送信する。このとき、ＭＦＰ１では、エラーが発生した旨を受信して、電子メールの送信情報（例えば、送信元、送信先、送信時間、サブジェクトなど）とエラーが発生した旨とを示す書面をプリントアウトする。

一方、ステップＳ４３で、電子メールＭＬ１を中継すると判別した場合には、ステップＳ４５で、添付データＣＤに対応する拡張子がｐｄｆであるかを確認し、ステップＳ４６で、高圧縮ＰＤＦ変換処理を施すべきか否か判別する。ステップＳ４６では、添付データＣＤに対応する拡張子がｐｄｆである場合に、高圧縮ＰＤＦ変換処理を施すべきと判別するものとする。

ステップＳ４６で、高圧縮ＰＤＦ変換処理を施すべきでないと判別された場合には、単に、受信した電子メールＭＬ１を宛先のメールサーバＭＳに送信する（ステップＳ５３）。一方、高圧縮ＰＤＦ変換処理を施すべきであると判別された場合には、添付データＣＤは、ＭＩＭＥエンコードされたデータであるため、ステップＳ４７で、添付データＣＤをＭＩＭＥデコードしてＰＤＦファイルＰＤ１を作成する。なお、このとき、ＰＤＦファイルＰＤ１には仮のファイル名が付与される。そして、ステップＳ４８で、作成されたＰＤＦファイルＰＤ１に基づいて高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを生成する。つまり、ＰＤＦファイルＰＤ１と、ＰＤＦファイルＰＤ１に対して所定の高圧縮ＰＤＦ変換処理を施して生成した高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤとを準備する。

次に、ステップＳ４７で生成されたＰＤＦファイルＰＤ１のファイル名を、ステップＳ４９で、例えば１４桁の乱数を用いて変更する。そして、ＰＤＦファイルＰＤ１は、ステップＳ５０で、コントローラー３２０によって機能するＷｅｂサーバの管理下のディレクトリーに、対応する高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤと関連付けられて保存用ＰＤＦファイルＰＤ２として格納される。換言すれば、コントローラー３２０の制御下で、送信先からアクセス可能な状態に設定されたディレクトリーにＰＤＦファイルＰＤ１を保存用ＰＤＦファイルＰＤ２として格納する。図８においては、この格納動作が矢印ＡＲ１２で示されている。

なお、本動作フローでは、保存用ＰＤＦファイルＰＤ２のファイル名をランダムに付与せず、乱数を発生させてＰＤＦファイルＰＤ１のファイル名をランダムに付与している。しかし、ＰＤＦファイルＰＤ１のファイル名をランダムに変更することで、結果として、保存用ＰＤＦファイルＰＤ２のファイル名をランダムに付与している。つまり、保存用ＰＤＦファイルＰＤ２に対してデータ特定情報をランダムに生成して付与することには、ＰＤＦファイルＰＤ１に対してデータ特定情報をランダムに生成して付与することが含まれる。

次のステップＳ５１では、電子メールに高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤが自動的に添付されるとともに、その高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤに対応する保存用ＰＤＦファイルＰＤ２のＵＲＬがメールの本文に自動的に追記される。そして、ステップＳ５２で、電子メールに添付された高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤがＭＩＭＥエンコードされる。そして、次のステップＳ５３で、電子メールＭＬ２が宛先のメールサーバＭＳに送信される。なお、図８においては、この送信動作が矢印ＡＲ１１で示されている。

その後、メールサーバＭＳから送信先コンピュータ９０へ高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤが添付された電子メールＭＬ２が送信される。このようにして、コントローラー３２０による制御の下で、通信部３１６が、送信先コンピュータ９０から保存用ＰＤＦファイルＰＤ２にアクセスするためのアクセス情報たるＵＲＬを、高圧縮ＰＤＦファイルとともに電子メールを用いて送信する。なお、図８においては、この電子メールＭＬ２の送信動作が、矢印ＡＲ１３で示されている。以上のようにして、メール中継サーバＭＲＳから送信先へと向かう電子メールＭＬ２の中継・送信動作が終了する。

さて、送信先コンピュータ９０においてこの電子メールＭＬ２が受信されると、送信先コンピュータ９０のユーザーは、電子メールＭＬ２を開封した後、この電子メールＭＬ２に添付された高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを開くことで、ＭＦＰ１Ａでスキャンされた書面などに対応する内容を視認することができる。但し、高圧縮ＰＤＦ変換処理では、要らないと判断される情報を削る際に、誤処理を生じることがある。

そこで、受信メールＭＬ２の本文が例えばＨＴＭＬ形式で記載されているような場合には、本文に追記されているＵＲＬにマウスポインタを合わせてマウスをクリックすることなどによって、メール中継サーバＭＲＳのハードディスク３２４内に格納される保存用ＰＤＦファイルＰＤ２にアクセスして参照することができる。なお、図８においては、送信先コンピュータ９０からネットワークを介した保存用ＰＤＦファイルＰＤ２に対するアクセスが、矢印ＡＲ１４，ＡＲ１５で示されている。このように、送信先コンピュータ９０が、ＷｅｂすなわちＨＴＴＰ(HyperText Transfer Protocol)をプロトコルとして用いて、ネットワークを介し、保存用ＰＤＦファイルＰＤ２に対してアクセスすることができる。

なお、第２実施形態に係るメール中継サーバＭＲＳでは、第１実施形態に係るＭＦＰ１と同様に、コントローラー３２０によるＷｅｂサーバ管理下のディレクトリー内に格納された保存用ＰＤＦファイルＰＤ２を、所定のタイミング（ここでは、格納から一週間後）で削除するように設定される。その結果、ＵＲＬなどのアクセス情報を取得していない他人が、データへのアクセスを試みることができる期間を比較的短くすることで、データを容易に参照することができないようにすることができ、情報の漏洩を防ぐことができる。また、保存用ＰＤＦファイルＰＤ２がその保存先であるハードディスク３２４内に長期間格納されることがないため、ハードディスク３２４の記憶容量を有効利用することができる。なお、保存用ＰＤＦファイルＰＤ２を削除するサブフローは、図５に示すフローチャートと同様となるため、ここでは、説明を省略する。

以上のように、第２実施形態に係るメール中継サーバＭＲＳでは、電子メールＭＬ１の添付データＣＤに基づいてＰＤＦファイルＰＤ１を生成するとともに、ＰＤＦファイルＰＤ１から高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを生成する。そして、高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを電子メールＭＬ２に添付して送信する際に、ＰＤＦファイルＰＤ１を送信先からアクセス可能に設定されるディレクトリーにランダムなファイル名を付与した保存用ＰＤＦファイルＰＤ２として格納し、保存用ＰＤＦファイルＰＤ２に対して送信先からアクセスするためのアクセス情報（ここでは、ＵＲＬなど）を併せて送信する。その結果、所定の高圧縮ＰＤＦ変換処理が施されていないＰＤＦファイルＰＤ１などを電子メールを用いて、高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤとともに送信する必要がない。そして、送信先コンピュータ９０において、電子メールを用いて所定の高圧縮ＰＤＦ変換処理後の高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤが送信されてきた際に、高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤが不自然な場合は、当該高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤに対応する高圧縮ＰＤＦ変換処理が施されていない保存用ＰＤＦファイルＰＤ２を容易に参照することができる。さらに、所定の高圧縮ＰＤＦ変換処理がその目的とする処理を正確に行ったか否か、すなわち誤処理を生じたか否かを容易に判断することができる。

また、データ特定情報（ここでは、ファイル名）を乱数を用いるなどしてランダムに生成して、保存用ＰＤＦファイルＰＤ２に付与する。そして、データ特定情報を含むアクセス情報を高圧縮ＰＤＦファイルとともに送信先へ送信する。したがって、データ特定情報が知らされていない他人が、データ特定情報がランダムに付与されたデータを容易に参照することができないようにすることができ、情報の漏洩を防ぐことができる。

また、データ特定情報としてのＵＲＬを含むアクセス情報を送信先へ送信する。そのため、例えば、ルータを介して接続される他のネットワーク内（例えば、社外のネットワークなど）に格納されたデータであっても容易に参照することができる。

＜(3)変形例＞
以上、この発明の実施形態について説明したが、この発明は上記説明した内容のものに限定されるものではない。

◎例えば、上述した第２実施形態に係るメール中継サーバＭＲＳでは、高圧縮ＰＤＦ変換処理や保存用ＰＤＦファイルを外部機器からアクセス可能に設定する処理などといった複雑なジョブを行うため、これらのジョブの途中で、ジョブが途中で止まっていたり、無限ループに入っていたりすることも考えられる。そこで、メール中継サーバＭＲＳにおいて、受信した各電子メールについて、電子メールを受信した記録（受信済みログ）、添付ファイルをＭＩＭＥエンコード（変換）処理を行った記録（変換済みログ）、電子メールを宛先のメールサーバＭＳに送信した記録（送信済みログ）をとり、ＭＦＰから送信した電子メールの状態（ジョブの進行状態）を確認することができるようにしても良い。

図１０および図１１は、変形例に係るメール中継サーバにおける処理を示すフローチャートである。なお、図１０および図１１のフローチャートでは、図９に示す処理フローに対して、受信済み、変換済み、および送信済みログをとる処理などが挿入、付加されているのみであるため、同様となる処理ステップについては同様なステップ番号を付し、以下、付加、挿入されている処理ステップについて説明する。

図１０に示すように、ステップＳ４３で電子メールを中継すると判別されると、ステップＳ５０１で受信済みログリストにログを出力し、ステップＳ５０２で受信済みフォルダにメールデータのファイルを移動して格納する。また、図１１に示すように、ステップＳ５２で高圧縮ＰＤＦファイルがＭＩＭＥエンコードされると、ステップＳ５０３で変換済みログリストにログを出力し、ステップＳ５０４で変換済みフォルダにメールデータのファイルを移動して格納する。さらに、ステップＳ５３で宛先のメールサーバＭＳに電子メールが送信されると、ステップＳ５０５で送信済みログリストにログを出力する。なお、受信済み、変換済み、送信済みの各ログリスト、および受信済み、変換済みの各フォルダは、メール中継サーバのハードディスクなどに格納されているものとする。

このようにして、ログをとり、メール中継サーバにおいてログの内容を確認したり、ＭＦＰからメール中継サーバにアクセスして、ログの内容を確認するようにしても良い。

図１２および図１３は、ログの内容を確認する際に、メール中継サーバやＭＦＰのディスプレイに表示される画面、いわゆるＧＵＩ（Graphical User Interface）を例示している。

例えば、ユーザーがメール中継サーバやＭＦＰのユーザーＩ／Ｆを種々操作することで、ハードディスクに格納されている受信済み、変換済み、送信済みの各ログリスト、および受信済み、変換済みの各フォルダに基づいて、図１２に示すように、受信済みメールリストＲＭＬ、および変換済みメールリストＥＭＬがディスプレイに表示される。このディスプレイは例えばタッチパネルとなっており、受信済みメールリストＲＭＬ、および変換済みメールリストＥＭＬに列記される電子メールのうちの一つの電子メールを指で触れることで選択し、選択された電子メールについての送信情報（送信者、受信者、添付ファイル名など）ＤＬを表示させることができる。そして、さらに、ログ参照コマンドボタンＬＲを指で触れると、選択されている１つの電子メールについてのログを表示する画面（図１３）をディスプレイ上に表示させることができる。なお、図１３に示すログを表示する画面では、例えば、受信済みログＲＬＧ、変換済みログＥＬＧ、送信済みログＳＬＧとして各処理が行われた日時が表示される。

このようにして、ユーザーがメール中継サーバにおける処理の進行状態を確認することができる。そして、確認の結果、例えば、受信済みログに日時が記載されており、その後、相当時間が経過しているが変換済みログにも送信済みログにも日時が記載されていないような場合には、ジョブの途中で、ジョブが途中で止まっていたり、無限ループに入っていたりしている可能性が高いと判断することができる。このようにして、ユーザーは、メール中継サーバにおけるジョブのエラーを把握することができる。

なお、図１３に示す画面で、ログを確認した後に、閉じるコマンドボタンＣＳ２を指で触れると、図１３に示す画面から図１２に示すような画面に戻る。そして、図１３に示す画面で、添付ファイルの内容をディスプレイに表示させるコマンドボタンＦＳを押下することで、添付ファイルの内容を確認することができる。さらに、ジョブのエラーを生じていると把握された電子メールを選択して、メール削除コマンドボタンＭＤを指で触れることで、選択された電子メールを削除することもできる。

このようにして、電子メールが確実に送信先に送信されているか否かを確認することができるとともに、ジョブのエラーを生じている電子ファイルについては、削除することで、メール中継サーバのハードディスクやＲＡＭなどの記憶容量、および処理能力を有効利用することができる。

◎また、上述した第１実施形態に係るＭＦＰ１では、高圧縮ＰＤＦファイルを、電子メールを用いて、単に送信先に送信したが、これに限られるものではなく、例えば、生成した高圧縮ＰＤＦファイルに送信情報（送信者、宛先、件名、送信日など）を透明なテキストとして添付するようにして、ハードディスク２４内の所定のフォルダ内に一定期間格納するようにしても良い。この透明テキストは、検出可能に構成されており、図１４に示す送信動作が終了した後に、ハードディスク２４内の所定のフォルダ内に格納される高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤの透明テキストの内容（送信情報）を検出して、ディスプレイなどに表示することも可能である。よって、ハードディスク２４に格納される高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤの送信情報を参照することで、当該高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを再度送信する場合や、他の送信先に送信する場合において、送信すべき高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤであるか否かをユーザーが容易に判断することができる。また、同じデータを二度送信する二重送信や送信先を間違えた送信ミスなどの確認も可能となる。つまり、データ送信における判断材料として送信情報を有効利用することができる。

図１４は、ＭＦＰにおいて、電子メールに高圧縮ＰＤＦファイルを添付して送信する際に、高圧縮ＰＤＦファイルに送信情報を透明なテキストとして添付する場合における送信動作フローを示している。図１４では、図４に示す処理フローに対して、高圧縮ＰＤＦファイルに対して送信情報を透明なテキストとして添付する処理が挿入、付加されているのみであるため、同様となる処理ステップについては同様なステップ番号を付し、以下、付加、挿入されている処理ステップについて説明する。

図１４に示すように、ステップＳ１３で高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤを生成すると、次のステップＳ６０１で、高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤに透明テキストで送信情報を添付して、ステップＳ１４に進む。

なお、ここでは、高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤに透明テキストで送信情報を添付したが、これに限られるものではなく、例えば、高圧縮ＰＤＦファイルＨＰＤのタグ情報に送信情報を添付して含ませても良い。

◎また、上述した実施形態では、保存用ＰＤＦファイルＰＤ，ＰＤ２が、保存用ＰＤＦファイルＰＤ，ＰＤ２をそれぞれ生成したＭＦＰ１およびメール中継サーバＭＲＳ内のハードディスク２４，３２４に格納されたが、これに限られるものではなく、例えば、ＭＦＰ１やメール中継サーバＭＲＳがネットワークを介して通信可能に接続される外部機器内のハードディスクなどに、保存用ＰＤＦファイルＰＤ，ＰＤ２が格納されるような構成としても良い。

◎また、上述した第１実施形態では、ＭＦＰ１において、スキャンデータに基づいて保存用ＰＤＦファイルＰＤを生成して、保存用ＰＤＦファイルＰＤを電子メールの送信先コンピュータ９０からネットワークを介してアクセス可能に設定されたが、これに限られるものではなく、例えば、高圧縮ＰＤＦ変換処理が施される前のデータとしてのスキャンデータをそのままのファイル形式で、電子メールの送信先コンピュータ９０からネットワークを介してアクセス可能に設定するようにしても良い。つまり、高圧縮ＰＤＦ変換処理が施される前のデータ（第１のデータ）と送信先からアクセス可能に設定されるデータ（第３のデータ）とが同一であっても良い。

すなわち、本明細書では、所定の処理（例えば、高圧縮ＰＤＦ変換処理）が施される前のデータがこの発明における「第１のデータ」に相当し、所定の処理が施される前のデータがそのまま、またはファイル形式が変換されるなどするのみでデータによって表現される内容が実質的に変化されることなく、Ｗｅｂなどによってメール送信先からアクセス可能な状態に設定された所定の保存先に格納されたデータ（例えば、保存用ＰＤＦファイル）がこの発明における「第３のデータ」に相当する。

◎また、上述した実施形態では、電子メールの本文にアクセス情報としてＵＲＬを追記して送信先に送信したが、これに限られるものではなく、例えば、添付ファイルである高圧縮ＰＤＦファイルにＵＲＬの記載を追加するようにしても良い。

◎また、上述した実施形態では、アクセス情報としてＵＲＬを送信先に送信したが、これに限られるものではなく、例えば、ＭＦＰ１やメール中継サーバＭＲＳの機能としてのＷｅｂサーバに固有のＩＤやパスワードなどといった認証情報をアクセス情報に含めても良い。つまり、送信先に送信されるアクセス情報がＷｅｂサーバ管理下のディレクトリーに対してアクセス可能であることを認証するための認証情報を含むようにしても良い。言い換えれば、保存用ＰＤＦファイルＰＤ，ＰＤ２の所定の保存先に対するアクセスの可否を判別するための認証情報を送信先に送信されるアクセス情報に含ませるようにしても良い。

このような構成とすると、送信先コンピュータ９０からネットワークを介して、ＷｅｂサーバとしてのＭＦＰ１やメール中継サーバＭＲＳの所定のＷｅｂページにアクセスする際に、ＩＤやパスワードを入力して、アクセスする権利を有していることが認証されると、所定のＷｅｂページへのアクセスが許可され、保存用ＰＤＦファイルＰＤ，ＰＤ２にアクセスして参照することができるような構成とすることができる。このような構成とすることで、認証情報が知らされていない他人がデータを容易に参照することができないようにすることができ、情報の漏洩を防ぐことができる。

なお、ここでは、例えば、ＭＦＰ１やメール中継サーバＭＲＳの機能としてのＷｅｂサーバに固有の認証情報をアクセス情報に含ませたが、これに限られるものではなく、例えば、個々の送信先に応じた認証情報を設定したり、送信先を複数のグループに区分して、各グループ毎に認証情報を設定するようにしても良い。しかし、上述したように、ＭＦＰ１やメール中継サーバＭＲＳの機能としてのＷｅｂサーバに固有の認証情報をアクセス情報に含ませることが、運用上非常に容易である。

◎また、上述した実施形態では、保存用ＰＤＦファイルＰＤ，ＰＤ２のファイル名がランダムに付与されるようにしたが、これに限られるものではなく、例えば、保存用ＰＤＦファイルＰＤ，ＰＤ２をハードディスク２４，３２４に格納する際に、例えば、ハードディスク２４，３２４内にＷｅｂサーバ管理下の新たなディレクトリーを作成し、１４桁などの乱数を発生させて新たなディレクトリーの名前として付与して、そのディレクトリーに保存用ＰＤＦファイルＰＤ，ＰＤ２を格納するようにしても良い。このようにすることによっても、保存用ＰＤＦファイルＰＤ，ＰＤ２を特定するためのデータ特定情報（例えば、ＵＲＬ）をランダムに生成・付与することができる。

◎また、上述した実施形態では、送信先コンピュータ９０が、ＷｅｂすなわちＨＴＴＰ(HyperText Transfer Protocol)をプロトコルとして用いて、ネットワークを介し、保存用ＰＤＦファイルＰＤ，ＰＤ２に対してアクセスすることができるように構成したが、これに限られるものではなく、例えば、通信プロトコルとして、ＦＴＰ(File Transfer Protocol)などのその他のプロトコルを用いても良い。

さらに、ＬＡＮ(Local Area Network)を用いて送信先とＭＦＰやメール中継サーバとをデータ送受信可能に接続し、ネットワークの共有フォルダに、保存用ＰＤＦファイルＰＤ，ＰＤ２を格納するようにしても良い。この場合には、アクセス情報として、格納場所を示すデータ特定情報（コンピュータ名、ディレクトリー名、フォルダ名、ファイル名など）を電子メールを用いて送信先に送信すれば良い。このような構成の場合には、フォルダ毎にＩＤやパスワードなどの認証情報を設定して、送信先へ送信するアクセス情報に含ませても良い。

◎また、上述した第１実施形態に係るＭＦＰ１において、送信前の高圧縮ＰＤＦファイルを開いて、ディスプレイ上に表示することができるようにしても良い。このような構成とすることで、事前に高圧縮ＰＤＦ変換処理が適正に行われているか否かをチェックすることができる。そして、例えば、メール本文に保存用ＰＤＦファイルの参照を要するか否かといった情報をユーザーが記載して提供することもできる。

◎また、上述した第１実施形態に係るＭＦＰ１では、コントローラー２０において、高圧縮ＰＤＦ変換処理を行ったが、これに限られるものではなく、例えば、ＭＦＰに付属されるバックアップサーバにおいて、高圧縮ＰＤＦ変換処理を行うようにしても良い。このような構成とすることで、ＭＦＰに高性能のＣＰＵを搭載することなく、例えば、ＭＦＰと汎用のバックアップサーバとを組み合わせ、両者が協働して種々の処理を行うようにしても良い。この場合には、ＭＦＰがデータ送信を行うデータ送信システムであると見ることもできるし、ＭＦＰとバックアップサーバとを組み合わせたものがデータ送信を行うデータ送信システムであると見ることもできる。

本発明の第１実施形態に係るＭＦＰを示す外観図である。 ＭＰＦの機能構成を示すブロック図である。 第１実施形態に係る動作の概要を表す概略図である。 第１実施形態に係る送信動作の詳細を示すフローチャートである。 データを削除するサブフローを示すフローチャートである。 本発明の第２実施形態に係るメール中継サーバを説明する外観図である。 メール中継サーバの機能構成を示すブロック図である。 第２実施形態に係る動作の概要を表す概略図である。 第２実施形態に係る中継・送信動作の詳細を示すフローチャートである。 変形例に係る中継・送信動作の詳細を示すフローチャートである。 変形例に係る中継・送信動作の詳細を示すフローチャートである。 変形例に係る表示画面を例示する図である。 変形例に係る表示画面を例示する図である。 変形例に係る送信動作の詳細を示すフローチャートである。 従来技術に基づく送信動作の詳細を示すフローチャートである。 メール中継サーバにおいて高圧縮ＰＤＦ変換処理を行う場合における中継・送信動作を例示するフローチャートである。

符号の説明

１，１Ａ ＭＦＰ
１６，３１６ 通信部
２０，３２０ コントローラー
２４，３２４ ハードディスク
３０ ユーザーインターフェース
９０ 送信先コンピュータ
２３１，３３１ プログラム
ＭＲＳ メール中継サーバ
ＭＳ メールサーバ

Claims (8)

1. データを送信するデータ送信システムであって、
   電子メールを送信するメール送信手段と、
   第１のデータに対して所定の処理を施すことにより生成された第２のデータを電子メールを用いて送信先へ送信するデータ送信動作を行うように前記メール送信手段を制御する制御手段と、
   前記送信先からアクセス可能な状態に設定された所定の保存先に、前記第１のデータを第３のデータとして格納するデータ格納手段と、
   前記制御手段が、
   前記所定の保存先に格納された前記第３のデータに前記送信先からアクセスするためのアクセス情報を、前記データ送信動作において前記第２のデータとともに電子メールを用いて前記送信先へ送信するように前記メール送信手段を制御することを特徴とするデータ送信システム。
2. 請求項１に記載のデータ送信システムであって、
   前記所定の処理が、
   前記第１のデータの内容に依存する誤処理が生じた場合に、当該誤処理を生じたか否かを前記第２のデータの内容からユーザーが判断することができない処理であることを特徴とするデータ送信システム。
3. 請求項１または請求項２に記載のデータ送信システムであって、
   他のデータと当該データとを識別するためのデータ特定情報をランダムに生成して、前記第３のデータに対して付与する特定情報付与手段、
   をさらに備え、
   前記アクセス情報が、
   前記データ特定情報を含むことを特徴とするデータ送信システム。
4. 請求項１から請求項３のいずれかに記載のデータ送信システムであって、
   前記アクセス情報が、
   前記所定の保存先に対してアクセス可能であることを認証するための認証情報を含むことを特徴とするデータ送信システム。
5. 請求項１から請求項４のいずれかに記載のデータ送信システムであって、
   前記アクセス情報が、
   前記第３のデータの所在場所を特定するためのＵＲＬを含むことを特徴とするデータ送信システム。
6. 請求項１から請求項５のいずれかに記載のデータ送信システムであって、
   前記所定の保存先に格納された前記第３のデータを、所定のタイミングで前記所定の保存先から削除する削除手段、
   をさらに備えることを特徴とするデータ送信システム。
7. データ送信システムに含まれるコンピュータによって実行されることにより、前記データ送信システムを、請求項１から請求項６のいずれかに記載のデータ送信システムとして機能させるプログラム。
8. データを送信するデータ送信方法であって、
   (a)第１のデータと、前記第１のデータに対して所定の処理を施して生成した第２のデータとを準備するステップと、
   (b)前記第２のデータを送信する送信先からアクセス可能な状態に設定された所定の保存先に、前記第１のデータを第３のデータとして格納するステップと、
   (c)前記送信先から前記第３のデータに対してアクセスするためのアクセス情報と、前記第２のデータとを電子メールを用いて前記送信先に送信するステップと、
   を備えることを特徴とするデータ送信方法。

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