JP2007088796A - 文書管理装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】
文書の処分状況を適切に把握することができる文書管理装置及びプログラムを提供する。
【解決手段】
スキャナ部１３で原稿を読み取って得た画像データやＰＣ等の外部装置から送信されてきた画像データに基づいて文書配布する際、画像データに識別子付与部２０４で識別子を付与し、識別子と画像データとを画像データ合成部２０５で合成して配布用データを生成し、生成されたファイルを添付したメールを設定された送信先アドレスに送信する。一方、文書情報格納部２２１に、例えば文書ごとに回収、廃棄等の文書の処分状況を示す情報を格納する。文書を回収等する場合には、その旨を指定してスキャナ部１３で再度原稿を読み取ることにより、前記処分状況を示す情報が更新される。
【選択図】 図４

Description

本発明は、配布される文書について、文書の回収、廃棄等の処分状況を管理する文書管理装置及びプログラムに関する。

ユーザの情報の伝達と保管をサポートする画像文書回覧装置が特許文献１に開示されている。また、特許文献２には、複数の配布先へ出力を配布する場合に、配布した出力や配布先の管理を行う画像出力システムが開示されている。

特開平７−１７７２７７号公報

特開２００１−１８６２８７号公報

機密性を有する文書の場合、例えば社内で配布しても最終的には廃棄、回収等の処分がされることが好ましい。しかしながら従来技術では、機密性を有する文書であっても、廃棄、回収等、どのような処分がなされているかを把握することができないという問題点があった。

本発明は係る問題点に鑑みてなされたものであって、文書の処分状況を適切に把握することができる文書管理装置及びプログラムを提供することを目的としている。

上記の問題点を解決するために、本発明に係る文書管理装置は、文書の識別子が格納される識別子記憶手段と、文書の配布先のメールアドレスを設定するアドレス設定手段と、設定されたメールアドレスに対し、文書配布を通知する電子メールを送信するメール送信手段と、文書配布後の処分状況を示す処分情報が格納される処分情報記憶手段と、文書が印刷された原稿媒体から得た、前記識別子が取り出し可能に含まれた情報を取得する情報取得手段と、前記情報取得手段により取得した情報から識別子を取り出す識別子取り出し手段と、取り出された識別子の文書について前記処分情報記憶手段に格納されている処分情報を更新する処分情報更新手段とを備えることを特徴としている。

本発明の構成では、文書が印刷された記録シート等の原稿媒体から情報取得手段によって得た情報から識別子が抽出された場合に、処分状況を示す情報を更新する。そのため、文書がどのように処分されているかを適切に管理することができる。前記処分情報は、文書が配布先に存在しなくなったとして設定される情報を含む構成とすることができる。例えば、回収されたとして設定される情報や、廃棄されたとして設定される情報などを含む構成とすることができる。

例えば機密情報漏えい等の問題が発生した場合、当該機密情報を記載した文書がどのように処分されていたかが問題となる可能性も有るが、文書の処分状況を確認するには、文書配布先との間での電話連絡、メールのやりとり等を行う必要があり、これは顧客や構成員の多い大組織では極めて煩雑である。また、実際にシュレッダー等での廃棄作業を行う作業者は文書の内容など知らないことも多く、この場合、後になって廃棄されたのか紛失したのかを判別することは極めて困難であるが、本発明の文書管理装置によれば、そのような問題の発生を抑制することができる。

なお、識別子は、文書管理装置の側で付与することもできるし、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置から画像データを送信する場合には、情報処理装置の側で付与することもできる。もっとも、重複を避ける必要があるため、外部で設定された識別子が重複した場合には、その旨のメッセージを表示して再設定を促したり、識別子を変更する構成とすることもできる。

前記文書管理装置は、文書のデータと当該文書の識別子とから配布用データを生成するデータ合成手段を備え、前記情報取得手段は、原稿媒体を光電的に読み取って得た画像データを取得し、前記識別子取り出し手段は、前記情報取得手段により取得した画像データから識別子を抽出する抽出手段を有し、前記処分情報更新手段は、前記抽出手段により識別子が抽出された場合に、当該識別子と対応して前記処分情報記憶手段に格納されている処分情報を更新する構成とすることができる。

ここで、前記データ合成手段は、配布用データに基づいて原稿媒体上に文書を印刷した場合に、前記情報取得手段により当該原稿媒体を読み取って得た画像データから、前記抽出手段が識別子を抽出することが可能であるように配布用データを生成し、前記メール送信手段は、文書配布を通知する電子メールに、前記配布用データのファイルを添付して送信する構成とすることができる。

ここでのデータ合成手段による処理内容は、ビットマップ形式等の画像データの合成に限られない。例えば、文書のテキストファイル、あるいはワープロアプリケーションの文書形式ファイルにおいて、各ページに識別子が表示されるようにするような合成形態が可能である。即ち、例えばファイルをメールに添付して配布先に送信する場合、配布先でプリントされた記録シート等の原稿媒体から情報取得手段が画像データを取得することになる。その際に抽出手段が識別子を抽出することが可能であれば良いのである。なお、識別子が可視となるように印刷することもできるし（この場合には、文字認識により識別子の抽出が可能）、電子透かし等により、必ずしも識別子が可視でないような形態で印刷される形態も可能である。

前記文書管理装置は、原稿媒体を光電的に読み取って画像データを生成する画像読取手段を備え、前記情報取得手段は、前記画像読取手段により生成された画像データを取得する構成とすることができる。もっとも情報取得手段は、例えばネットワーク、ケーブル等で接続されるスキャナ等の外部装置から情報（画像データ、識別子など）を取得する構成とすることもできる。

前記文書管理装置は、前記配布用データに基づいて文書を印刷する画像形成手段を備える構成とすれば、メールに配布用データを添付せずに文書を配布する形態が可能となる。この際に例えば原稿媒体に搭載されたＩＣチップに識別子を格納する形態も可能である。

前記文書管理装置は、前記画像形成手段による前記配布用データに基づく文書の印刷期限の設定入力を受け付ける配布期限設定受付手段と、受け付けた印刷期限が送信先メールアドレスと対応付けて格納される配布期限記憶手段とを備え、前記メール送信手段は、前記画像形成手段により、印刷期限までに文書が印刷されない場合に、対応付けられた送信先メールアドレスに対し文書の印刷を促すメールを送信する構成とすることができる。

前記文書配布を通知する電子メールには、文書のデータのファイルが添付されるとともに、当該電子メールに文書の識別子が含まれるような構成も可能である。この場合には、配布先において文書データと識別子との合成処理を行ったり、プリント対象である媒体に搭載されたＩＣチップに識別子を記録するといった処理が考えられるところである。

前記文書管理装置は、文書の処分期限の設定入力を受け付ける処分期限設定受付手段を備える構成とすることができる。ここで、前記文書管理装置は、前記処分期限設定受付手段が受け付けた期限が、送信先メールアドレスと対応付けて格納される処分期限記憶手段を備え、前記メール送信手段は、前記識別子取り出し手段が処分期限までに識別子を取得しない場合に、対応付けられた送信先メールアドレスに対し文書の処分を促すメールを送信する構成とすれば、文書の適切な回収、廃棄等に便宜である。

前記処分情報更新手段は、全ての配布先について、配布された文書が配布先に存在しなくなった旨を示すように処分情報が更新された後は、当該文書に対応して前記処分情報記憶手段に格納された処分情報を削除する構成とすることができる。前記文書管理装置は、前記処分情報記憶手段に格納された処分情報が削除された文書について、当該文書の内容を含むファイルを削除する文書ファイル削除手段を備える構成とすれば、例えば機密性を有する文書のファイルが装置内に残ることがない。

本発明に係るプログラムは、プロセッサを備える情報処理装置にインストールされ、接続された画像形成装置に対し、印刷すべき文書のデータを送信して印刷を要求するプログラムであって、印刷される文書を本発明に係る文書管理装置による文書管理の対象とするか否かを設定する設定処理と、前記設定処理で設定された内容を前記画像形成装置に送信する送信処理とを前記プロセッサに実行させることを特徴としている。

本プログラムは、本発明に係る文書管理装置を利用するに際し、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置にインストールされる。送信処理には、プロセッサ及び本発明のプログラムだけでなく、一部専用ハードウェアや通信ソフトウェアが利用されてよい。また、本発明に係るプログラムは、各種記録媒体に記録された状態で市場に流通するほか、インターネット等の各種ネットワークを介して市場に供給される場合も有る。

前記設定処理では、文書管理の対象とする場合に、文書配布を通知する電子メールの送信先メールアドレスの入力を受け付け、前記送信処理では、さらに、入力された送信先メールアドレスを前記画像形成装置に送信するようなプログラムとすることもできる。

本発明に係る文書管理装置等によると、文書の回収、廃棄等の処分状況を適切に管理することができるという効果を奏する。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。
（１）文書管理システムの構成
図１は、本実施の形態における文書管理システムの構成の一例を示す図である。文書管理システムは、ＭＦＰ（マルチ・ファンクション・ペリフェラル）１００とＰＣ（パーソナルコンピュータ）３１Ａ、３１Ｂとが、ＬＡＮ等のネットワーク５００を介して接続されて構成されている。また、電子メールを受信する携帯電話機５０も文書管理システムに含むことができる。

ネットワーク５００へのＭＦＰ及びＰＣの接続台数、携帯電話機の台数は任意である。ＰＣ３１Ａ、３１Ｂには、ＭＦＰ１００にジョブを投入して、画像を形成させるドライバプログラムがインストールされており、ＰＣ３１Ａ、３１Ｂから、当該ＰＣ上でワープロその他のアプリケーションソフトウェアを用いて作成、編集等した画像データをＭＦＰ１００にプリントさせることができる。本実施の形態ではＰＣ３１Ａ及び３１Ｂは同様の機能を備えており、いずれもＭＦＰ１００に同様の処理を実行させることができるものとする。以下の説明では、ＰＣ３１Ａを用いる場合と例とし、また、単に「ＰＣ３１」と称して説明する。

本実施の形態のＭＦＰ１００は、コピー、ネットワークプリンティング、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの機能を集約した画像形成装置である。複合機と呼ばれることもある。もっとも、本実施の形態の文書管理に用いる画像形成装置はＭＦＰに限定されず、デジタル複写機でも適用可能であるし、プリンタとスキャナとを別の装置として構成することもできる。ＰＣ３１の替わりに、携帯情報端末、ＦＡＸ装置等を用いる実施の形態も可能である。ネットワーク５００の一例としてのＬＡＮは、有線、無線を問わない。またＬＡＮ以外に電話回線等を用いた各種ネットワークを用いることもできるし、ネットワークに限らず専用ケーブルで接続する形態も可能である。

（２）ＭＦＰ１００の構成
図２は、本実施の形態のＭＦＰ１００の外観の一例を示す図である。また、図３は、本実施の形態のＭＦＰ１００におけるハードウェア構成の一例を示す図である。ＭＦＰ１００は、操作部１１、ディスプレイ部１２、スキャナ部１３、プリンタ部１４、通信インタフェース１６、ドキュメントフィーダ１７、給紙装置１８、トレイ１９（図２参照）、ＣＰＵ２０、ＲＯＭ２１、ＲＡＭ２２、およびハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２３などによって構成される。

操作部１１は、数字、文字、および記号などを入力するための複数のキー、押下されたキーを認識するセンサ、および認識したキーを示す信号をＣＰＵ２０に送信する送信用回路などによって構成される。

ディスプレイ部１２は、ユーザに対してメッセージを表示する画面、ユーザが設定内容や処理内容を入力する画面、ＭＦＰ１００で実行された処理の結果を表示する画面などを表示する。本実施の形態では、ディスプレイ部１２として液晶タッチパネルが用いられる。したがって、ディスプレイ部１２は、ユーザが指で触れたタッチパネル上の位置を検知し、検知結果を示す信号をＣＰＵ２０に送信する機能を備えている。

スキャナ部１３は、原稿上の画像を光電的に読み取ってデジタルの画像データ（ここでは、ＲＧＢまたはブラックの濃度を表す濃度データ）を生成する。このようにして得られた画像データは、プリンタ部１４において印刷のために用いられる。または、ＪＰＥＧ形式、ＰＤＦ形式、ＴＩＦＦ形式などのフォーマットのファイルに変換されてハードディスク２３に記憶され、またはＰＣ３１等のデバイスに送信される。ドキュメントフィーダ１７は、ＭＦＰ１００の本体上部に設けられており、１枚または複数枚の原稿をスキャナ部１３に順次搬送するために用いられる。

プリンタ部１４は、スキャナ部１３にて読み取られた画像、ＰＣ３１等から送信されてきた画像データの画像を、用紙またはフイルムなどの記録シートに印刷する。給紙装置１８は、ＭＦＰ１００本体下部に設けられており、印刷対象の画像に適した記録シートをプリンタ部１４に供給するために用いられる。プリンタ部１４によって画像が印刷された記録シートはトレイ１９に排出される。通信インタフェース１６は、ネットワーク５００、電話回線等を介してＰＣ３１等の外部装置とデータの送受信を行うための装置である。通信インタフェース１６として、例えばＮＩＣ（ネットワーク・インタフェース・カード）、ＴＡ（ターミナル・アダプタ）を用いることができる。

（３）文書管理装置の構成
本実施の形態の文書管理装置の機能は、ＭＦＰ１００においては、ＲＯＭ２１に格納されたプログラム、ハードディスク２３に格納され、ＲＡＭ２２にロードされたプログラムがＣＰＵ２０上で動作すること等により実現される。例えば画像処理などの機能についてはＤＳＰ（ディジタル・シグナル・プロセッサ）等の専用のハードウェアを用いて実現することが好ましい場合もある。以下、ＭＦＰ１００において文書管理装置の機能を実現する部分について説明する。図４は、ＭＦＰ１００にインストールされた文書管理装置の機能的構成の一例を示すブロック図である。

ＭＦＰ１００には、表示内容制御部２０１、入力取得部２０２、管理対象文書判別部２０３、識別子付与部２０４、画像データ合成部２０５、メール送信部２０６、識別子抽出部２０７、文書情報管理部２０８、文書情報格納部２２１、文書データ格納部２２２を備えている。文書情報格納部２２１、文書データ格納部２２２は、例えばハードディスク２３内に設けることができる。

本実施の形態の文書管理装置では、管理対象文書（例えば機密性を有する文書、顧客の個人情報が記載された文書など、廃棄、回収などの処分状況を管理すべき対象となる文書）について文書の識別子を付与する。そして、文書の配布を通知する電子メールを、設定された送信先メールアドレスに送信する。本実施の形態では、識別子と文書のデータとを合成した配布用データを電子メールに添付して送信し、メールを受信した配布先ユーザは管理対象文書を印刷することができる。

配布先で管理対象文書の処分（廃棄、回収）が行われる際には、その旨の指定とともに文書をスキャナ部１３で読み取り、管理されている処分状況に関する情報を更新することにより、文書の処分状況を管理する。以下、図４に示した各部の処理内容等について説明する。

表示内容制御部２０１は、ディスプレイ部１２への表示内容を決定する。入力取得部２０２は、操作部１１（タッチパネルを含む。）を介するユーザからの入力内容を取得する。管理対象文書判別部２０３は、ＰＣ３１等の外部装置からプリントを要求された画像データ、スキャナ部１３で読み取られた画像データが、本実施の形態の文書管理装置の管理対象であるか否かを判別する。本実施の形態では、ＰＣ３１等でプリントを指示する際の管理対象文書とする旨の指定、又は操作部１１を介する指定を受けて判別を行う。管理対象文書である旨を表す入力には、管理対象文書として配布する旨の指定、及び、管理対象文書を廃棄、回収する旨の処分状況の指定を含む。本実施の形態では、文書配布先のメールアドレスが併せて入力される。

識別子付与部２０４は、管理対象である文書に識別子を付与する。画像データ合成部２０５は、配布文書のデータと、付与された識別子とを合成して配布用データを生成する。合成の方法は任意であり、識別子が可視の状態でプリントされるような方法も可能であるし、電子透かしのような形態で合成することもできる。配布用データはビットマップ形式やＪＰＥＧ形式、ＰＤＦ形式等の画像データであってもよいし、ワープロソフトの文書ファイルのような形式でもよく、併せて暗号化を行うようにしてもよい。メール送信部２０６は、設定された配布先メールアドレスに対し、配布用データを添付したメールを送信する。メールはネットワーク５００、メールサーバを介して配布先へと送信される。

識別子抽出部２０７は、上記したように、文書を廃棄、回収する旨の指定を受けてスキャナ部１３で文書が読み取られた場合に、文書を読み取って得た画像データから識別子を抽出する。文書情報管理部２０８は、文書情報格納部２２１に格納された文書情報の追加、更新、削除等の管理を行う。なお、文書データ格納部２２２には、文書の画像ファイルが格納される。

図５は、文書情報格納部２２１に格納される文書情報の内容の一例を示す図である。同図の例では、識別子付与部２０４によって付与された文書識別子、配布情報としての配布者コード、配布先のメールアドレス、配布用データのファイル名、処分期限、入力方法、文書の処分情報として、処分状況、処分日付、及び処分が適切になされているか否かの判定が格納されている。

文書識別子のフォーマットは任意であり、文書ごとにユニークな情報であればよい。配布者コードとしては、例えば配布者の従業員コード等を用いることができるが、これに限定されず、配布者を識別することができれば、どのようなコードを用いてもよい。配布先のメールアドレスに加えて配布者のメールアドレスを保持するようにしてもよいし、配布先についても配布先コードを保持するようにしてもよい。

本実施の形態では配布用データのファイル名を保持しており、配布用データファイルは別途文書データ格納部２２２に格納する形態としている。文書データ格納部２２２には配布用データだけでなく、識別子と対応付けて識別子が合成されていないデータも適宜保持される。処分期限は、管理対象文書について回収、廃棄等の処分がなされるべき期限であり、配布者が文書の配布を指示する際に指定する。配布先ごとに異なる処分期限を設定することが可能である。

入力方法は、回収、廃棄等の処分を指示する際の原稿の入力方法であり、文書が複数のページを含む場合、例えば、原稿のいずれか１枚をスキャナ部１３で読み取ることで入力可能としたり（１枚スキャン）、原稿の全部をスキャナ部１３で読み取ることで入力する（全てスキャン）設定が可能である。スキャナ部１３で入力された原稿の画像データは、配布情報に含まれるファイルの画像データと比較され、これにより配布された文書と処分される文書との同一性が判定されるが、両者の同一性は識別子のみで判定してもよい。

処分状況は、文書の処分状況を示す情報であり、配布された状態であれば「配布済」、回収する旨、廃棄する旨の入力処理が適切になされた場合には「回収済」、「廃棄済」といった情報が格納される。なお、同図の例では、例えば廃棄する旨の入力がなされたが画像データの同一性が認定されなかった場合「廃棄試行」という情報を格納している。回収の場合も同様に「回収試行」を格納することができる。再度回収、廃棄の入力が適切になされた場合には、「回収済」、「廃棄済」に更新することができる。

処分日付としては、処分状況が「配布済」の文書については配布日付、「回収済」、「廃棄済」の文書については回収、廃棄の入力がなされた日付、「回収試行」、「廃棄試行」の場合には、同一性は認定されなくとも、処分のための文書入力が試行された日付が格納される。以上より、判定の欄には、「回収済」、「廃棄済」の文書については「○」（同一性を有する文書が回収、又は廃棄されたことを示す）が格納され、「回収試行」、「廃棄試行」の文書については「×」が格納される。

（４）文書管理装置の処理内容（管理対象文書の配布通知処理）
次に、本実施の形態の文書管理装置の処理内容について説明する。図６は、文書管理装置の適用例としてのＭＦＰ１００の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。

ＭＦＰ１００では、まずディスプレイ部１２に初期画面を表示する（Ｓ１０１）。図７は、初期画面の一例を示す図である。以下、同図を参照しながら、本実施の形態の操作部１１及びディスプレイ部１２の表示について説明する。操作部１１には、スタートボタン３０１、テンキー３０２、クリアキー３０３、ストップボタン３０４、パネルリセットボタン３０５、コピーボタン３０６、スキャンボタン３０７、ＦＡＸボタン３０８が配されている。ディスプレイ部１２には、設定画面領域３１１が配されている。

スタートボタン３０１は、コピー、ＦＡＸ送信等の動作を開始させる際に用いられる。テンキー３０２は、コピー枚数等の数値を入力する際に用いられる。クリアキー３０３は、入力された数値のクリア等に用いる。ストップボタン３０４は、コピー、スキャン動作などの停止を指示する際に用いられる。パネルリセットボタン３０５は、設定されている動作モードをキャンセルし、ディスプレイ部１２の表示を初期画面に戻す場合に用いられる。

コピーボタン３０６、スキャンボタン３０７、ＦＡＸボタン３０８は、ＭＦＰ１をコピー、スキャン、ＦＡＸのいずれの動作モードで動作させるかを設定するための選択ボタンである。コピーボタン３０６を押下した場合、ＭＦＰ１は複写機として使用可能となる。

この際、ディスプレイ部１２の設定画面領域３１１には、コピー動作に対する各種設定を行うための表示がなされる。設定画面領域３１１に表示されている各種ボタンを押下することにより、さらに詳細な設定を行うための階層画面が表示される。各種設定を行った後、原稿をセットしてスタートボタン３０１を押下することにより、コピー動作が開始される。

スキャンボタン３０７を押下した場合、ＭＦＰ１はスキャナとして使用可能となる。この際、設定画面領域３１１には、スキャン動作に対する各種設定を行うための表示がなされる。設定終了後、原稿をセットしてスタートボタン３０１を押下することにより、スキャン動作が開始される。

ＦＡＸボタン３０８を押下した場合、ＭＦＰ１はＦＡＸ送信機として使用可能となる。この際、設定画面領域３１１には、ＦＡＸ送信動作に対する各種設定を行うための表示がなされる。設定終了後、原稿をセットしてスタートボタン３０１を押下することにより、ＦＡＸ送信動作が開始される。

なお、コピーボタン３０６、スキャンボタン３０７、ＦＡＸボタン３０８は、いずれか一つを選択すると、自動的に他のボタンは非選択状態となる。本実施の形態では、以上に加えて、文書管理装置の動作を指示するボタンが配されている。即ち、配布ボタン３２１、回収ボタン３２２、廃棄ボタン３２３、確認ボタン３２４が配されている。

配布ボタン３２１は、例えばコピーボタン３０６と同時に指定することができ、管理対象文書を配布する際に押下する。配布ボタン３２１が押下された場合、スキャナ部１３で原稿を読み取って得た画像データと、前記識別子付与部２０４で付与された文書識別子とが合成されて配布用ファイルが生成され、配布先のアドレス宛に、配布用ファイルが添付されたメールが送信される（配布通知メール）。

回収ボタン３２２は、例えば文書を回収する旨を文書管理装置に入力する際に指定する。スキャンボタン３０７と同時に指定するようにしてもよく、回収ボタン３２２が押下された場合に自動的にスキャンボタン３０７がオン状態となるようにしてもよい。回収ボタン３２２が指定された状態でスキャナ部１３に原稿をセットし、スタートボタン３０１を押下すると、識別子抽出部２０６が、原稿を読み取って得た画像データから識別子を抽出し、当該識別子に対応して文書情報格納部２１１に格納された文書の処分状況情報が「回収済」、「回収試行」等に更新される。なお、実際に文書を回収する処理は、配布元ユーザと配布先ユーザとの間で行われる必要がある。

廃棄ボタン３２３は、例えば文書を廃棄する旨を文書管理装置に入力する際に指定する。スキャンボタン３０７と同時に指定するようにしてもよく、廃棄ボタン３２３が押下された場合に自動的にスキャンボタン３０７がオン状態となるようにしてもよい。廃棄ボタン３２３が指定された状態でスキャナ部１３に原稿をセットし、スタートボタン３０１を押下すると、識別子抽出部２０６が、原稿を読み取って得た画像データから識別子を抽出し、当該識別子に対応して文書情報格納部２１１に格納された文書の処分状況情報が「廃棄済」、「廃棄試行」等に更新される。なお、実際に文書を廃棄する処理は、配布先ユーザが行う必要がある。

確認ボタン３２４は、文書の処分状況を確認したい場合に指定される。確認ボタン３２４が押下された際には、例えばディスプレイ部１２に文書識別子を入力する画面が表示され、ユーザが文書識別子を入力してスタートボタン３０１を押下すると、当該文書の処分状況をディスプレイ部１２に表示させる。

図６のフローチャートに戻って、ＭＦＰ１００では、文書が入力されたか否かを判定する（Ｓ１０２）。文書の入力方法としては、スキャナ部１３での原稿の読み取り、ＰＣ３１等の外部装置から画像データを送信してのプリント要求、ハードディスク２３からの画像データの読み出し、メールに添付された画像データの抽出等がある。その他、不図示の各種インタフェース（セントロニクス、ＵＳＢ、カードリーダライタ等）を介して、メモリカード、ＵＳＢメモリ等の情報記録媒体や外部装置から画像データを取得することもできる。

文書が入力された場合には（Ｓ１０２：ＹＥＳ）、管理対象文書であるか否かを判定する（Ｓ１０３）。ここでは、対象文書の配布通知メールを送信する際の処理であるから、配布ボタン３２１が指定されているか否か、あるいは外部から入力された画像データに、管理対象文書とされるべき旨の情報が設定されているか否かが判定される。管理対象文書の場合には（Ｓ１０３：ＹＥＳ）、設定情報を取得する（Ｓ１０４）。設定情報とは、上記配布先メールアドレス、処分期限など、文書情報格納部２１１に格納される情報である。

図８は、例えばＰＣ３１からＭＦＰ１００にプリントを要求する際にＰＣ３１で表示するウィンドウの例を示す図である。同図（ａ）に示されるように、プリント指示ウィンドウで管理対処文書とするか否かを設定するようにすれば、当該設定をＭＦＰ１００側で取得することができる。管理対象とする旨の指定がされた場合、設定情報入力ボタン４０１を押下すると、例えば同図（ｂ）に一例が示されるようなウィンドウを表示する。配布先を複数設定する場合には、配布先追加ボタン４０２を押下する。

図９は、ＭＦＰ１００側で設定情報を入力する際にディスプレイ部１２に表示される画面の一例を示す図である。同図の画面は、例えば配布ボタン３２１が押下され、スキャナ部１３で原稿を読み取った後に表示することができる。設定情報の入力方法は上記と同様であり、配布先を追加する場合には配布先追加ボタン３１２を押下すればよい。なお、配布者コードは、ユーザ認証を経てログインした場合には、ユーザＩＤから取得、あるいはユーザＩＤを入力するようにしてもよい。配布先アドレスの設定はアドレス帳を利用して行ってもよい。

次に、識別子付与部２０４が文書に識別子を付与する（Ｓ１０５）。そして、付与された識別子と、プリント対象の画像データの合成処理を行う（Ｓ１０６）。この際に合成処理の方法は任意であり、印刷した文書をスキャナ部１３で読み取った際に抽出可能な形態であればよい。文書識別子が可視の状態に印字されるような形態で合成すれば、管理対象文書であることが認識可能であるというメリットがあるが、必ずしも可視とする必要はなく、電子透かし等に埋め込むような形態でも構わない。

画像データ合成処理の後に、配布通知メールの送信処理を行う（Ｓ１０７）。即ち、本実施の形態では、画像データ合成処理において合成されたファイルを添付した配布通知メールを、配布先アドレスに送信する。この際、前記画像データ合成処理において文書識別子だけでなく配布先アドレス、あるいは配布先コードを文書の識別子と併せて画像データと合成し、配布先ごとに添付するファイルを変えるようにしてもよい。

その後、文書情報格納部２２１に文書情報を追加して格納する（Ｓ１０８）。この際には、前記図８に例示したウィンドウや、図９に例示した画面を介して設定した配布者コード、配布先アドレス、処分期限、入力方法が、ＭＦＰ１００の文書情報格納部２２１に格納される。この際に、配布日付、処分日付、ファイル名等も併せて格納する。スキャナ部１３で読み取った原稿の場合、ファイル名は文書識別子と同一としてもよく、既にＭＦＰ１００内に存在するファイルをプリントする場合以外には、入力された画像データのファイルを文書データ格納部２２２に格納する。なお、ファイル名と併せてファイルの所在を示すパス名を格納することもできる。以上により管理対象文書の配布通知メール送信処理が終了する。

（５）文書管理装置の処理内容（管理対象文書の処分状況管理処理）
次に、配布された管理対象文書の回収、廃棄など、処分状況を管理する場合の文書管理装置の処理内容について説明する。図１０は、文書の処分状況管理処理の内容の一例について説明するためのフローチャートである。

図６の例と同様に初期画面を表示し（Ｓ２０１）、回収、廃棄の指示を受け付ける（Ｓ２０２）。回収、廃棄は、上記した回収ボタン３２２、又は廃棄ボタン３２３をオン状態とすることで指示する。回収ボタン３２２、廃棄ボタン３２３のいずれかが押下された後、スキャナ部１３に原稿がセットされ、スタートボタン３０１が押下されたことを検出して（Ｓ２０３：ＹＥＳ）、原稿の読み取りを行う（Ｓ２０４）。

そして原稿を読み取って得た画像データから識別子を抽出する（Ｓ２０５）。識別子が可視の状態で印刷されている場合には、文字認識で抽出することができるし、電子透かしの状態で埋め込まれている場合には、埋込の方法に併せて識別子を抽出する。識別子を抽出すると、当該識別子をキーとして文書情報管理部２２１から文書情報を取得し、さらに当該文書の画像データを取得する（Ｓ２０６）。ここでの画像データは、例えば配布の際に文書データ管理部２２２に格納されたファイルから取得することができる。

ここで、ＭＦＰ１００では、配布先の入力画面をディスプレイ部１２に表示する。図１１は、配布先入力画面の一例を示す図である。このように配布先の入力を求めるのは、図５に示されるように回収、廃棄等の処分情報が配布先ごとに管理されるからである。この画面でユーザが配布先コードを入力し、ＯＫボタンを押下すると、画像データの比較処理を行う（Ｓ２０９）。画像データの比較処理とは、管理対象文書の同一性を判別するためのものであり、ステップＳ２０６にて取得された配布の際の画像データと、回収、廃棄の際にスキャナ部１３で読み取られた画像データとを比較する。もっとも、電子透かしなど、文書識別子が不可視の状態で埋め込まれているような場合には、識別子が抽出されたことをもって同一性が確保されたと判断することも可能であり、その場合には本ステップでの比較処理は識別子のみで行うこともできる。比較処理を識別子のみで行い、配布ページ数と回収、廃棄ページ数とを比較して同一性を確保する比較形態も可能である。なお、同一性確保が不要な状況もあり得ることであり、その場合は識別子の取得、比較のみで足りる場合もある。

さて、画像データ比較の結果、同一性が確認できた場合（Ｓ２０９：ＹＥＳ）には、図５の処分状況を「回収済」、若しくは「廃棄済」と設定する（Ｓ２１０）。回収、廃棄処分が試行されたが文書の同一性が確認できなかった場合（Ｓ２０９：ＮＯ）には、処分状況を「回収試行」、若しくは「廃棄試行」と設定する（Ｓ２１１）。ここで、配布した文書と読み取った文書とが一致しない旨のメッセージや、再度の原稿セットを促すようなメッセージ等をディスプレイ部１２に表示することもできる。そして、文書情報管理部２０７が、文書情報管理部２２１に格納さている文書情報（処分情報）を更新する（Ｓ２１２）。この際の日付が処分日付として格納され、また、ステップＳ２０９の判定結果が、判定フィールドに格納される。

以上に説明したように、本実施の形態の文書管理情報では、文書の回収、廃棄を行う際に配布された文書をスキャナ部１３で読み取り、文書の同一性を確認した上で文書の処分状況を示す情報を更新する。従って、配布された文書が回収、廃棄された旨を適切に管理することができ、機密性を有する文書の管理に特に有効である。また、廃棄された文書が、後日となって紛失、盗難等と区別が付かなくなるといったことが無くなり、特に構成員の多い大組織での文書管理に適用されれば、その実用的効果は極めて大きい。なお、処分状況は、確認ボタン３２４を押下することにより随時参照することができる。図１２は、処分状況確認画面の一例を示す図である。また、処分期限までに文書が回収、廃棄された旨の操作がない場合、あるいは処分期限が近づいている場合に、配布先アドレスに対して、文書の処分催促メールを送信するようにすることもできる。

（変形例）
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の内容が上記実施の形態において説明された具体例によって限定されないことは勿論であり、例えば、以下のような変形例を実施することもできる。

（１）上記実施の形態では、文書の配布通知メールに文書のファイルを添付して送信したが、必ずしも通知メールに文書のファイルを添付する必要はなく、文書を配布する旨の通知のみをメール送信することもできる。

この際、配布通知メールを受信した配布先のユーザが、ＭＦＰ１００の配布ボタン３２１（あるいは別途設けた配布文書印刷ボタン）を押下した場合に配布対象文書をプリントするようにする。その際、ディスプレイ部１２、操作部１１を介して文書識別子を入力する構成も可能であるし、配布通知メールを返信することで文書をプリントさせる構成も可能である。配布通知メールの返信で文書をプリントする構成ではＭＦＰ１００にメールアドレスを付与しておく。

なお、この際には、管理対象文書を入力する際に、プリント期限を設定することができる。プリント期限の設定は、操作部１１等を介して行うことができ、配布先アドレスごとに異なる期限を設定することもできる。設定されたプリント期限は文書情報格納部２２１に格納しておき、設定されたプリント期限までに配布先ユーザが文書をプリントしなかった場合、あるいはプリント期限が近づいた場合に、配布文書印刷の催促メールを送信することもできる。

（２）上記実施の形態では、文書のデータと文書の識別子とを合成して、配布用データを生成した。これは、文書の回収、廃棄の際にスキャナ部１３で光電的に文書を読み取って画像データを取得し、画像データから識別子を抽出する場合には好適であるが、必ずしも文書のデータと文書の識別子とを合成しない実施形態も可能である。

即ち、近年、入場券にも、０．４ｍｍ角の超小型ＩＣチップが埋め込まれるようになっており、記録紙等の記録シートにＩＣチップを埋め込んだものが広く普及する光景も現実味を帯びている。この場合、文書の識別子をＩＣチップに記憶させることも可能であり、回収、廃棄に際してＩＣチップから識別子を読み取ることも可能であるため、必ずしも文書のデータと識別子とを合成する必要がない。この際には、例えば配布通知メールに識別子を合成していない文書のファイルを添付し、識別子は電子メールのヘッダ又はメール本文に記載する構成が可能である。メールを受信した側では、添付ファイルのプリントを指示するとともに、記録紙等に埋め込まれたＩＣチップに識別子を書き込むようにすればよい。

（３）上記実施の形態では、文書単位で識別子を付与して処分期限等を管理したが、文書が複数のページを含む場合、ページごとに回収期限を設定することも可能であるし、ページごとに処分状況を管理することもできる。

（４）上記実施の形態では、ＭＦＰ１００に識別子付与部２０４を設けて文書識別子を付与する構成としたが、文書識別子はＭＦＰ１００、又はＰＣ３１でユーザが入力する構成とすることもできる。この際、識別子の重複を避けるため、文書情報格納部２２１の内容を参照して、重複する場合に識別子の変更を促す構成としてもよい。また、ユーザが入力した識別子に、例えばユーザ名を付加するようにして、重複の可能性を減少させる構成とすることもできる。

（５）上記実施の形態では、ＭＦＰ１００に識別子抽出部２０６を設けて、原稿を読み取って得た画像データから文書識別子を抽出する構成としたが、回収、廃棄等の際、文書識別子をユーザが入力する構成としてもよい。

（６）上記実施の形態では、回収、廃棄等された後も、文書情報格納部２２１の内容を保持する構成とした。この構成は、後日、廃棄と紛失の区別がつかない場合がある、という問題の発生を抑制するには有効であるが、回収、廃棄等された後は、文書情報格納部２２１から当該文書識別子の情報を削除する構成も可能である。またこの際、画像データも併せて削除する構成とすれば、機密性を有する文書のデータが残ることがない。複数の配布先が設定されている場合には、全ての配布先で回収等の処分がされた後に画像データを削除する構成とすることができる。

文書情報格納部２２１内の情報、文書のファイル（画像データファイル、文書形式ファイル等）を削除するか否かを切り替えることが可能な構成とすることもできる。例えば、図１３に例示したようなウィンドウ画面をＰＣ３１で表示し、回収、廃棄後の処理を指定するようにすることができる。ＭＦＰ１００側で同様の画面をディスプレイ部１２に表示することも可能である。この構成では、ＭＦＰの設置場所、設置目的、ユーザの業種等によって、回収、廃棄後の画像データの取扱が異なるといった場合に対応することが可能となる。

（７）上記実施の形態では、図５に示すように処分情報として処分日付を記憶するようにしたが、処分日付に加えて処分時刻も記憶するようにしてもよい。この際には回収、廃棄される原稿が例えばスキャナ部１３で読み取られた時刻を取得して、文書情報格納部２２１に格納するようにすればよい。

本発明は、例えば、文書管理装置に適用することができる。

本発明の実施の形態における文書管理システムの構成の一例を示す図である。 ＭＦＰ１００の外観の一例を示す図である。 ＭＦＰ１００におけるハードウェア構成の一例を示す図である。 ＭＦＰ１００にインストールされた文書管理装置の機能的構成の一例を示すブロック図である。 文書情報格納部２２１に格納される文書情報の内容の一例を示す図である。 ＭＦＰ１００の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。 初期画面の一例を示す図である。 ＰＣ３１からＭＦＰ１００にプリントを要求する際にＰＣ３１で表示するウィンドウの例を示す図である。 ＭＦＰ１００側で設定情報を入力する際にディスプレイ部１２に表示される画面の一例を示す図である。 文書の処分状況管理処理の内容の一例について説明するためのフローチャートである。 配布先入力画面の一例を示す図である。 処分状況確認画面の一例を示す図である。 文書処分後の文書情報、画像データの削除を行うか否かを指定する画面の一例を示す図である。

符号の説明

１１ 操作部
１２ ディスプレイ部
１３ スキャナ部
１４ プリンタ部
１６ 通信インタフェース
１７ ドキュメントフィーダ
１８ 給紙装置
１９ トレイ
２０ ＣＰＵ
２１ ＲＯＭ
２２ ＲＡＭ
２３ ハードディスクドライブ
３１ パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
１００ ＭＦＰ
２０１ 表示内容制御部
２０２ 入力取得部
２０３ 管理対象文書判別部
２０４ 識別子付与部
２０５ 画像データ合成部
２０６ メール送信部
２０７ 識別子抽出部
２０８ 文書情報管理部
２２１ 文書情報格納部
２２２ 文書データ管理部
３２１ 配布ボタン
３２２ 回収ボタン
３２３ 廃棄ボタン
３２４ 確認ボタン
５００ ネットワーク

Claims (14)

1. 文書の識別子が格納される識別子記憶手段と、
   文書の配布先のメールアドレスを設定するアドレス設定手段と、
   設定されたメールアドレスに対し、文書配布を通知する電子メールを送信するメール送信手段と、
   文書配布後の処分状況を示す処分情報が格納される処分情報記憶手段と、
   文書が印刷された原稿媒体から得た、前記識別子が取り出し可能に含まれた情報を取得する情報取得手段と、
   前記情報取得手段により取得した情報から識別子を取り出す識別子取り出し手段と、
   取り出された識別子の文書について前記処分情報記憶手段に格納されている処分情報を更新する処分情報更新手段とを備える
   ことを特徴とする文書管理装置。
2. 前記処分情報更新手段は、
   取り出された識別子の文書について、配布された文書が配布先に存在しなくなった旨を示すように前記処分情報を更新する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記文書管理装置は、
   文書のデータと当該文書の識別子とから配布用データを生成するデータ合成手段を備え、
   前記情報取得手段は、
   原稿媒体を光電的に読み取って得た画像データを取得し、
   前記識別子取り出し手段は、
   前記情報取得手段により取得した画像データから識別子を抽出する抽出手段を有し、
   前記処分情報更新手段は、
   前記抽出手段により識別子が抽出された場合に、当該識別子と対応して前記処分情報記憶手段に格納されている処分情報を更新する
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
4. 前記データ合成手段は、
   配布用データに基づいて原稿媒体上に文書を印刷した場合に、前記情報取得手段により当該原稿媒体を読み取って得た画像データから、前記抽出手段が識別子を抽出することが可能であるように配布用データを生成し、
   前記メール送信手段は、
   文書配布を通知する電子メールに、前記配布用データのファイルを添付して送信する
   ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理装置。
5. 前記文書管理装置は、
   原稿媒体を光電的に読み取って画像データを生成する画像読取手段を備え、
   前記情報取得手段は、
   前記画像読取手段により生成された画像データを取得する
   ことを特徴とする請求項３又は４に記載の文書管理装置。
6. 前記文書管理装置は、
   前記配布用データに基づいて文書を印刷する画像形成手段を備える
   ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理装置。
7. 前記文書管理装置は、
   前記画像形成手段による前記配布用データに基づく文書の印刷期限の設定入力を受け付ける配布期限設定受付手段と、
   受け付けた印刷期限が送信先メールアドレスと対応付けて格納される配布期限記憶手段とを備え、
   前記メール送信手段は、
   前記画像形成手段により、印刷期限までに文書が印刷されない場合に、対応付けられた送信先メールアドレスに対し文書の印刷を促すメールを送信する
   ことを特徴とする請求項６に記載の文書管理装置。
8. 前記文書配布を通知する電子メールには、文書のデータのファイルが添付されるとともに、当該電子メールに文書の識別子が含まれる
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
9. 前記文書管理装置は、
   文書の処分期限の設定入力を受け付ける処分期限設定受付手段を備える
   ことを特徴とする請求項１から８のいずれかに記載の文書管理装置。
10. 前記文書管理装置は、
    前記処分期限設定受付手段が受け付けた期限が、送信先メールアドレスと対応付けて格納される処分期限記憶手段を備え、
    前記メール送信手段は、
    前記識別子取り出し手段が処分期限までに識別子を取得しない場合に、対応付けられた送信先メールアドレスに対し文書の処分を促すメールを送信する
    ことを特徴とする請求項９に記載の文書管理装置。
11. 前記処分情報更新手段は、
    全ての配布先について、配布された文書が配布先に存在しなくなった旨を示すように処分情報が更新された後は、当該文書に対応して前記処分情報記憶手段に格納された処分情報を削除する
    ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
12. 前記文書管理装置は、
    前記処分情報記憶手段に格納された処分情報が削除された文書について、当該文書の内容を含むファイルを削除する文書ファイル削除手段を備える
    ことを特徴とする請求項１１に記載の文書管理装置。
13. プロセッサを備える情報処理装置にインストールされ、接続された画像形成装置に対し、印刷すべき文書のデータを送信して印刷を要求するプログラムであって、
    印刷される文書を請求項１から１２のいずれかに記載の文書管理装置による文書管理の対象とするか否かを設定する設定処理と、
    前記設定処理で設定された内容を前記画像形成装置に送信する送信処理とを前記プロセッサに実行させる
    ことを特徴とするプログラム。
14. 前記設定処理では、
    文書管理の対象とする場合に、文書配布を通知する電子メールの送信先メールアドレスの入力を受け付け、
    前記送信処理では、さらに、
    入力された送信先メールアドレスを前記画像形成装置に送信する
    ことを特徴とする請求項１３に記載のプログラム。

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