JPH11213054A - 電子ワークシートの配布及び回収方法 - Google Patents

電子ワークシートの配布及び回収方法

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JPH11213054A
JPH11213054A JP10011207A JP1120798A JPH11213054A JP H11213054 A JPH11213054 A JP H11213054A JP 10011207 A JP10011207 A JP 10011207A JP 1120798 A JP1120798 A JP 1120798A JP H11213054 A JPH11213054 A JP H11213054A
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JP
Japan
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worksheet
respondent
answered
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electronic
Prior art date
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JP10011207A
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English (en)
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Teietsu Chiyou
廷悦 趙
Takashi Kobayashi
小林  隆
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Hitachi Ltd
Original Assignee
Hitachi Ltd
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Publication date
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    • GPHYSICS
    • G06COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06QINFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00Administration; Management
    • G06Q10/10Office automation; Time management

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  • Engineering & Computer Science (AREA)
  • Business, Economics & Management (AREA)
  • Strategic Management (AREA)
  • Entrepreneurship & Innovation (AREA)
  • Human Resources & Organizations (AREA)
  • Operations Research (AREA)
  • Economics (AREA)
  • Marketing (AREA)
  • Data Mining & Analysis (AREA)
  • Quality & Reliability (AREA)
  • Tourism & Hospitality (AREA)
  • Physics & Mathematics (AREA)
  • General Business, Economics & Management (AREA)
  • General Physics & Mathematics (AREA)
  • Theoretical Computer Science (AREA)
  • Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)

Abstract

(57)【要約】 【課題】 依頼者が電子ワークシートを登録し配布を受
けた回答者が回答を送付するワークシート配布回収シス
テムにおいて、ワークシートを修正するときの依頼者及
び回答者の負担を軽減する。 【解決手段】 クライアント2が案件管理サーバ1に登
録したワークシートに対して案件修正要求を送信する
と、案件修正部22はファイル11の一部を修正し、各
回答者が回答済か否かの情報を格納するステータス管理
テーブル15を参照して回答者の回答済ワークシートフ
ァイル12の該当部分を修正する。回答管理部23は、
クライアント3からアクセスされたとき、テーブル15
を参照して回答者が回答済であるか否かに応じて各々該
当するファイル12又はファイル11を送信する。また
回答者から送られた回答が最初の回答であるか否かに応
じて各々ファイル12に登録するか又は既存のファイル
12に上書きする。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、電子ワークシート
の配布および回収方法に係わり、特に電子ワークシート
に修正が生じたとき回答者の回答済に至るまでの進捗状
況に応じて回答者ごとにきめ細かく修正の反映をする電
子ワークシートの配布および回収方法に関する。
【0002】
【従来の技術】企業間でネットワークを介して電子的に
取引情報をやり取りしたり、企業内で担当者間の業務情
報のやり取りをする際の媒体として電子ワークシートが
使用されている。電子ワークシートの例として、例えば
アンケートのワークシート、企業内の予算作成のための
文書、固定資産調査書などあらかじめ決められたフォー
マットをもち、回答者が回答を記入できるように設計さ
れたシートを挙げることができる。この種の電子ワーク
シートは、依頼者から複数の回答対象者へ配布され、回
答者がワークシートに回答を記入した後に回収されて依
頼者の参照に供される。このように電子ワークシートを
利用する調査は、ネットワークを介するデータ伝送とコ
ンピュータの処理によって迅速に進められるので、業務
の作業効率を上げるために有効である。例えば特開平8
−249308号公報に記載される電子アンケートシス
テムは、アンケートの作成・依頼・回答受信の処理を行
うアンケート依頼装置、アンケートを管理するアンケー
ト管理装置、アンケートの受信及び回答返却の管理をす
るアンケート管理装置を備え、登録したアンケートを指
定したアンケート回答者へ自動配信する。また回答対象
者が作成したアンケートの回答をアンケート実施者へ自
動的に返却する。それによってアンケートの配布と回収
という作業に伴う実施者や回答者の負担を軽減させてい
る。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】上記従来の電子ワーク
シートシステムは、ワークシートを配布した後にワーク
シートの内容の一部に変更が生じたとき、依頼者は登録
されたワークシートを修正した後に再び回答対象者を指
定して配布先へ再配布しなければならず、配布先が多い
と依頼者の手間がかかる。またワークシートを修正した
ことを回答者の全員に電子メールや電話で通知しなけれ
ばならず、依頼者の負担が大きい上に回答者が電子メー
ルを見ないなど通知が徹底しなかった。一方すでにワー
クシートに回答を記入して返却した回答者は、ネットワ
ークを介して修正されたワークシートを再度ダウンロー
ドし、ワークシートの最初から最後までワークシートに
回答を再入力した後、回答の返却を行わねばならず回答
者の負担増となる。
【0004】実際に意識調査や新製品・サービスに対す
るアンケートなどを実施する場合、アンケートの設問作
成時は回答者の反応が不明確ため、一部のアンケート回
答を見てからアンケートの設問を修正し、再度アンケー
トを行うケースが度々発生する。また予算作成のような
間接業務のために作成したワークシートはシートの中に
自動計算及び集計のための数式などが埋め込まれるケー
スが多く、ワークシート作成後に依頼者が間違いを発見
し、配布済みのワークシートの修正を行うことがよくあ
る。
【0005】このように従来の電子ワークシートシステ
ムは、ワークシートの内容に変更が生じた場合、変更し
たワークシートを再配布するとともに回答者全員に変更
を通知する依頼者の負担となり、再度回答を記入する回
答者の負担になるという問題がある。特にアンケートの
場合には、回答者が変更されたワークシートを再度ダウ
ンロードしなかったり、ダウンロードしても再度回答を
記入し直す面倒のために回答しない場合が多くなり、ア
ンケートの回収率が低下するという問題があった。
【0006】本発明の目的は、電子ワークシートの修正
に伴う依頼者及び回答者の負担を軽減するとともに、ワ
ークシートの回収率を上げることにある。
【0007】本発明の他の目的は、回答者がワークシー
トに回答しようとするタイミングで修正メッセージを送
信することによってワークシートの変更を周知徹底し、
もってワークシートの回収率を上げることにある。
【0008】
【課題を解決するための手段】本発明は、依頼者からの
修正要求に応答して第1の記憶手段に格納された電子ワ
ークシートの一部を修正し、第3の記憶手段に格納され
た各回答者が回答したか否かのステータスを示す情報を
参照して回答済の回答者について第2の記憶手段に格納
された回答済ワークシートの該当部分を修正し、回答者
に電子ワークシートを配布するとき第3の記憶手段を参
照して回答者が回答済であるか否かに応じてそれぞれ該
当する第2の記憶手段中の回答済ワークシートか又は第
1の記憶手段中の電子ワークシートを配布し、回答者か
ら送られた回答済ワークシートが当該電子ワークシート
に関する回答者の最初の回答であるか否かに応じてそれ
ぞれステータスを回答済に変更するとともに第2の記憶
手段に回答済ワークシートを登録するか又は該当する回
答済ワークシートに上書きする電子ワークシートの配布
及び回収方法を特徴とする。またこのような方法を処理
ステップとしてコンピュータ読み取り可能な記憶媒体上
に実体化したコンピュータプログラムを特徴とする。
【0009】また電子ワークシートを修正したとき、ス
テータスが回答済の関連する回答者に対して、回答者か
ら依頼案件一覧の要求があったタイミングで電子ワーク
シートを修正した旨のメッセージを送付し、もってワー
クシートの修正の周知徹底を図り、ワークシートの回収
率を上げることができる。
【0010】
【発明の実施の形態】以下本発明の一実施形態について
図面を用いて詳細に説明する。
【0011】図1は、電子ワークシートの配布回収を行
うシステムの構成図である。システムは、ワークシート
の案件を管理する案件管理サーバ1、案件の登録と修正
を行う依頼者クライアント2およびダウンロードによっ
て配布されるワークシートについて回答を送付する回答
者クライアント3から構成される。ネットワーク10
は、案件管理サーバ1と回答者クライアント3との間を
接続するネットワークである。案件管理サーバ1と依頼
者クライアント2との間は、ここではLANのような伝
送路によって接続されているが、ネットワーク10を介
して接続してもよい。
【0012】案件管理サーバ1は、処理装置、記憶装置
及び通信制御装置を有する計算機であり、その記憶装置
上には登録ワークシートファイル11、回答済ワークシ
ートファイル12、権限管理テーブル13、案件情報テ
ーブル14、ステータス管理テーブル15及び修正情報
テーブル16が格納される。登録ワークシートファイル
11は、依頼者クライアント2によって作成され、案件
管理サーバ1に登録されたワークシートのファイルであ
る。回答済ワークシートファイル12は、各回答者クラ
イアント3によって回答が記入されたワークシートのフ
ァイルである。権限管理テーブル13は、各ユーザのロ
グイン情報のほかにワークシートを登録・修正する依頼
者の権限があるか否かを判定するためのテーブルであ
る。案件情報テーブル14は、登録ワークシートファイ
ル11に登録されたすべてのワークシートの一覧情報を
格納する。ステータス管理テーブル15は、ワークシー
トの案件ごと、回答者ごとにワークシートを未読/既読
/回答済のいずれのステータスにあるかの情報とダウン
ロードの未済/済のいずれの状態にあるかの情報を格納
する。修正情報テーブル16は、修正された各案件につ
いて回答者クライアント3に通知するためのメッセージ
を格納する。
【0013】案件管理サーバ1の主記憶装置には、案件
登録部21、案件修正部22及び回答管理部23の各ア
プリケーションプログラムが格納され、処理装置によっ
て実行される。これらのプログラムは、記憶媒体上に実
体化され、図示しない駆動装置を介して案件管理サーバ
1の主記憶装置に読み込まれ、実行される。案件登録部
21は、依頼者クライアント2から案件登録要求を受け
たとき、権限管理テーブル13を参照してユーザ認証と
権限のチェックをした後、案件情報、配布先及びワーク
シートの実体を受信し、案件情報を案件情報テーブル1
4に登録し、ワークシート本体を登録ワークシートファ
イル11に登録し、各配布先ごとに回答者をステータス
管理テーブル15に登録し、そのステータスを未読でダ
ウンロード未済に設定する。案件修正部22は、依頼者
クライアント2から案件修正要求を受けたとき、案件情
報テーブル14を検索して当該依頼者に関する登録済案
件一覧を依頼者クライアント2へ送信する。依頼者クラ
イアント2からワークシートの修正部分について修正後
内容と回答者に通知する修正メッセージを受信したと
き、指定された案件の登録ワークシートファイル11を
修正し、修正メッセージを修正情報テーブル16に登録
する。またステータス管理テーブル15の当該修正案件
の各配布先のレコードを検索し、ステータスが回答済の
配布先についてはその回答者の回答済ワークシートファ
イル12を修正後内容によって修正し、ステータスが既
読/回答済の配布先のダウンロード状態を未済に変更す
る。回答管理部23は、回答者クライアント3からログ
イン要求があったとき、ステータス管理テーブル15と
案件情報テーブル14を検索して当該回答者が配布先と
なっている案件を抽出して依頼案件一覧を作成し、回答
者クライアント3へ送信する。また回答者クライアント
3からダウンロード要求があったとき、ステータス管理
テーブル15を参照して指定された案件が回答済でなけ
れば登録ワークシートファイル11を回答者クライアン
ト3へ送信し、回答済であれば該当する回答済ワークシ
ートファイル12を回答者クライアント3へ送信する。
また回答者クライアント3から回答が記入されたワーク
シートを受け取ったとき、最初の回答であればステータ
ス管理テーブル15の該当レコードのステータスを回答
済にして回答済ワークシートファイル12を登録し、同
一案件についての2回目以後の回答であれば該当する回
答済ワークシートファイル12を受信した回答済ワーク
シートによって更新する。
【0014】依頼者クライアント2は、処理装置、記憶
装置、通信制御装置、表示装置4及び入力装置5を有す
るパソコンのような計算機であり、その処理装置の主記
憶に格納されるプログラムは、入力装置5を介して作成
されたワークシートを記憶装置に格納し、表示装置4上
に案件登録画面を表示する。入力装置5を介して入力さ
れた案件情報、配布先と記憶装置上のワークシートとを
案件管理サーバ1へ送信する。また案件管理サーバ1へ
案件修正要求を送信し、受信した案件登録一覧を表示装
置4上に表示する。またワークシート内容修正画面を表
示装置4上に表示し、入力装置5を介して入力された修
正内容と修正メッセージを案件管理サーバ1へ送信す
る。
【0015】回答者クライアント3は、処理装置、記憶
装置、通信制御装置、表示装置4及び入力装置5を有す
るパソコンのような計算機であり、その処理装置の主記
憶に格納されるプログラムは、案件管理サーバ1へ依頼
案件一覧を要求し、依頼案件一覧を受信して表示装置4
上に表示する。ワークシートのダウンロードが指示され
たとき、案件管理サーバ1へダウンロード要求を送信
し、受け取ったワークシートを記憶装置に格納するとと
もに表示装置4に表示する。入力装置5を介して回答登
録が指示されると、回答者クライアント3は回答を記入
したワークシートによって記憶装置上のワークシートを
更新するとともに案件管理サーバ1へ回答の入ったワー
クシートを送信する。
【0016】図2は、権限管理テーブル13のデータ構
成を示す図である。権限管理テーブル13の各レコード
は、ユーザID(識別子)、ユーザ名、パースワード及
び権限の各データ項目から構成される。「権限」は案件
依頼のできる管理者と、できない一般とを区分する。
【0017】図3は、案件情報テーブル14のデータ構
成を示す図である。案件情報テーブル14の各レコード
は、案件ID、案件タイトル、回答期限、ワークシート
格納パス、ワークシートファイル名及び作成者の各デー
タ項目から構成される。案件IDは依頼された案件を識
別するための識別子、案件タイトルは各案件ごとに付け
られた主題、回答期限はワークシートの記入をし、回答
済のワークシートファイルを回答済ワークシートファイ
ル12に登録する期限を示す。ワークシート格納パス
は、登録されたワークシートファイルが格納されている
領域、ワークシートファイル名は登録したワークシート
ファイル(登録ワークシートファイル11)の名称を示
す。作成者は依頼案件を作成し、案件管理サーバ1に登
録したユーザの名前を示す。
【0018】図4は、ステータス管理テーブル15のデ
ータ構成を示す図である。ステータス管理テーブル15
の各レコードは、案件ID、回答者ID、回答者名、ス
テータス、回答ファイル格納パス、回答ファイル名及び
ダウンロードフラグの各データ項目から構成される。案
件IDは依頼した案件を識別するための識別子、回答者
IDは依頼案件に対する回答者を識別するための識別子
であり、権限管理テーブル13に登録されるユーザI
D、回答者名は回答者IDに該当する回答対象者の名
前、ステータスは各回答対象者が依頼された案件にアク
セスしダウンロードしたか、または回答を記入して依頼
者へ返却したかの状態を示し、依頼案件へアクセスして
いない「未読」、回答者クライアント3へワークシート
ファイルをダウンロードした「既読」、回答者がワーク
シートファイルに回答を記入し案件管理サーバ1に登録
した「回答済」のステータスを持つ。回答ファイル格納
パスは回答者が案件管理サーバ1へ回答を記入したワー
クシートファイルを送信したとき格納される案件管理サ
ーバ1の回答済ワークシートファイル12の格納パスを
示す。回答ファイル名はそのワークシートファイル12
の名称を示す。回答ファイル格納パスは、同一案件ID
をもつ案件情報テーブル14中の案件のワークシートフ
ァイル名に基づいて生成される。また回答ファイル名
は、回答者によつてユニークにするために回答者IDに
基づいて生成される。ダウンロードフラグは回答者が回
答案件の登録ワークシートファイル11をダウンロード
したか否かを示すフラグであり、登録ワークシートファ
イル11をダウンロードする前は1で、ダウンロードし
た時に0となる。ワークシートの変更により登録ワーク
シートファイル11が変更されたときは1となり、その
変更されたワークシートファイルをダウンロードすると
0となる。
【0019】図5は、修正情報テーブル16のデータ構
成を示す図である。修正情報テーブル16の各レコード
は、案件ID、案件タイトル及びメッセージ内容の各デ
ータ項目から構成される。案件IDは依頼した案件を識
別するための識別子、案件タイトルは各案件ごとに付け
られた主題、メッセージ内容はワークシート変更時に依
頼者が入力した回答者へ知らせたいメッセージの内容を
示す。
【0020】図6は、依頼者クライアント2の表示装置
4に表示される案件登録画面の例を示す図である。案件
タイトル、配布ファイル、配布先及び回答期限について
各々入力領域が設けられている。配布ファイルは回答者
へ配布するワークシートを格納するファイルの名称を示
し、依頼者クライアント2の記憶装置上に作成されたワ
ークシートファイルの名称である。配布先はワークシー
トを配布し回答を依頼する回答者の配布先を回答者名と
回答者IDによって指定する入力領域である。「登録」
ボタンは案件の案件管理サーバ1への登録を指示するボ
タン、「終了」ボタンは案件の登録処理を終え、登録画
面を閉じてログアウト手続きに移るよう指示するボタン
である。
【0021】図7は、依頼者クライアント2の表示装置
4に表示される登録済案件一覧画面の例を示す図であ
る。登録済案件は、当該依頼者が登録し修正の対象とな
る案件であり、各案件について案件タイトル、回答期限
及びワークシートファイル名を表示する。ワークシート
ファイル名は依頼者クライアント2の記憶装置上に格納
されたワークシートファイルの名称であり、案件管理サ
ーバ1に登録されるワークシートのワークシートファイ
ル名に一致する。いずれかの案件のワークシートファイ
ル名が指示されると、そのワークシートファイルを開
く。「修正」ボタンは、案件の修正を指示するためのボ
タンであり、いずれかの案件と「修正」ボタンがともに
指示されると、指示された案件について次のワークシー
ト内容修正画面を表示する。「終了」ボタンは、案件の
修正処理を終え、登録済案件一覧画面を閉じるよう指示
するボタンである。
【0022】図8は、依頼者クライアント2の表示装置
4に表示されるワークシート内容修正画面の例を示す図
である。ワークシートファイル名は修正対象となる案件
のワークシートファイル名を示し、これを指示するとそ
のワークシートファイルを開く。修正前内容は、ワーク
シートのうち修正対象となる部分のデータを入力する入
力領域であり、表示装置4の画面に表示されるワークシ
ートの一部を切り出してこの領域にコピーすることが可
能である。修正後内容は、修正前内容に対応して修正後
のデータを入力する入力領域であり、修正前内容をコピ
ーした後にデータ修正することも可能である。メッセー
ジは、案件修正に伴って回答者に知らせたいメッセージ
を入力する入力領域である。「登録」ボタンは、この画
面に入力されたデータやメッセージを案件管理サーバ1
に登録するよう指示するボタンである。「終了」ボタン
は、ワークシート内容修正画面を閉じて登録済案件一覧
画面に戻るよう指示するためのボタンである。
【0023】図9は、回答者クライアント3の表示装置
4に表示される依頼案件一覧画面の例を示す図である。
依頼案件は、当該回答者に依頼された案件であり、各案
件について案件タイトル、回答期限、ワークシートファ
イル名、作成者及び回答/ダウンロードのステータスを
表示する。回答ステータスは、回答が未済か済かを区分
する。ダウンロードはダウンロードが未済か済かを区分
する。ダウンロードが済んでいる案件についてそのワー
クシートファイル名を指示すると、指示された案件のワ
ークシートを開く。「ダウンロード」ボタンは、ワーク
シートファイルのダウンロードを指示するためのボタン
であり、いずれかの案件と「ダウンロード」ボタンがと
もに指示されると、回答者クライアント3は案件管理サ
ーバ1へ指示された案件のダウンロードを要求する。
「終了」ボタンは、依頼案件一覧画面を閉じるよう指示
するボタンである。
【0024】図10は、回答者クライアント3の表示装
置4に表示される修正メッセージの例を示す図である。
修正メッセージとして修正案件のタイトルと依頼者から
のメッセージを表示する。「キャンセル」ボタンは、修
正メッセージのウインドウを閉じるよう指示するための
ボタンである。
【0025】図11は、案件登録部21の処理の流れを
示すフローチャートである。依頼者クライアント2の入
力装置5を介して案件登録が指示されると、依頼者クラ
イアント2はユーザIDとパスワードのログイン情報を
伴って案件登録部21にログインする。案件登録部21
は、このログイン情報を受信し(ステップ31)、受信
したユーザIDとパスワードによって権限管理テーブル
13を検索し(ステップ32)、ログイン情報中のユー
ザIDと対応するパスワードが登録されているか否か判
定する(ステップ33)。権限管理テーブル13中にユ
ーザIDとパスワードの一致するレコードがあれば、そ
の権限が「管理者」であるか否かを判定する(ステップ
34)。権限が「管理者」であれば、依頼者クライアン
ト2に対して案件を送信するよう指示する(ステップ3
5)。この指示を受信した依頼者クライアント2のプロ
グラムは、表示装置4上に案件登録画面を表示する。必
要なデータが入力され、「登録」ボタンが押下される
と、依頼者クライアント2は入力された案件登録データ
とワークシートファイルの内容を案件管理サーバ1へ送
信する。
【0026】依頼者クライアント2からログアウト指示
がなければ(ステップ36NO)、案件登録部21は、
案件登録データとワークシートファイルを受信し(ステ
ップ37)、受信したワークシートファイルを指定され
たファイル名で登録ワークシートファイル11に登録す
る(ステップ38)。次にこの案件にユニークな案件I
Dを付与して、配布先を除く案件登録データを案件情報
テーブル14に登録する(ステップ39)。「作成者」
は、権限管理テーブル13上の該当するユーザ名を格納
する。次に指定された配布先ごとにステータス管理テー
ブル15にレコードを追加し、案件ID、回答者ID、
回答者名を格納する(ステップ40)。次に追加したレ
コードのステータスを「未読」に設定し、ダウンロード
フラグを「1」に設定し(ステップ41)、ステップ3
6へ行く。追加レコードの回答ファイル格納パスと回答
ファイル名はスペースとする。ユーザID/パスワード
が一致しない場合(ステップ33NO)、権限管理テー
ブル13上の権限が「管理者」でない場合(ステップ3
4NO)及び依頼者クライアント2からログアウト情報
を受信したとき(ステップ36YES)には、処理を終
了する。
【0027】図12a及び図12bは、案件修正部22
の処理の流れを示すフローチャートである。依頼者クラ
イアント2の入力装置5を介して案件修正が指示される
と、依頼者クライアント2はログイン情報を伴って案件
修正部22にログインする。案件修正部22は、上記ス
テップ31〜34のようにログイン手続きを行い(ステ
ップ51)、正当な依頼者であれば、案件情報テーブル
14を「作成者」によって検索し、当該依頼者に係わる
案件のみを抽出して登録済案件一覧を作成して依頼者ク
ライアント2へ送信する(ステップ52)。依頼者クラ
イアント2は、その表示装置4上に登録済案件一覧を表
示する。依頼者クライアント2は各案件について案件タ
イトル、回答期限及びワークシートファイル名を表示す
る。修正対象とする案件が指示されて「修正」ボタンが
押下されると、依頼者クライアント2はそのワークシー
トについてワークシート内容修正画面を開いて依頼者に
よる案件修正データの入力を待つ。修正データとメッセ
ージが入力され、「登録」ボタンが押下されると、依頼
者クライアント2は、記憶装置上のワークシートファイ
ルを修正した後、案件管理サーバ1へ案件ID及び案件
タイトルを含む案件修正データを送信する。
【0028】案件修正部22は、案件修正データを受信
し(ステップ54)、案件ID、ワークシートファイル
名及び作成者によって案件情報テーブル14を検索し
(ステップ55)、ワークシート格納パスを取得する。
次に得られたワークシート格納パスとワークシートファ
イル名をもつ登録ワークシートファイル11について修
正前内容によって全文検索を行い(ステップ56)、得
られた修正前内容を修正後内容によって置き換える(ス
テップ57)。
【0029】次に図12bに移り、案件修正部22は、
案件IDをキーにしてステータス管理テーブル15を検
索し、該当するレコードを1件取り出す(ステップ5
8)。そのレコードのステータスが「回答済」であれば
(ステップ59YES)、同レコードに登録されている
回答ファイル格納パスと回答ファイル名を取得し(ステ
ップ60)、該当する回答済ワークシートファイル12
を修正前内容によって全文検索を行い(ステップ6
1)、得られた修正前内容を修正後内容に置換し(ステ
ップ62)、同レコードのダウンロードフラグを1に設
定する(ステップ63)。ステップ62の回答済ワーク
シートファイル12の更新によって修正部分のみが空欄
をもつテキストとなり、他の部分は元の回答済ワークシ
ートファイル12の内容がそのまま残る。ステータスが
「回答済」でなく(ステップ59NO)、「既読」であ
れば(ステップ64YES)、直接ステップ63へ行
く。ステータスが「既読」でなければ(「未読」であれ
ば)(ステップ64NO)、ステップ65へ行く。次に
検索が終了し、ステータス管理テーブル15の終端か否
かを判定する(ステップ65)。検索が終了していなけ
れば(ステップ65NO)、ステップ58に戻り、ステ
ータス管理テーブル15の次のレコードについて検索を
実行する。ステータス管理テーブル15の検索が終了し
たとき(ステップ65YES)、修正情報テーブル16
に案件ID、案件タイトル及びメッセージの内容をもつ
レコードを登録する(ステップ66)。次にステップ5
3に戻り、依頼者クライアント2からログアウト要求を
受ける(ステップ53YES)まで上記処理を繰り返
す。
【0030】図13は、回答管理部23の処理の流れを
示すフローチャートである。回答者クライアント3の入
力装置5を介して依頼案件の表示が指示されると、回答
者クライアント3は、ログイン情報を伴って回答管理部
23にログインする。回答管理部23は、上記ステップ
31〜33のようにログイン手続きを行い(ステップ7
1)、正当な回答者であれば、ユーザID(すなわち回
答者ID)によってステータス管理テーブル15を検索
し、該当するレコードを1件取り出す(ステップ7
2)。次に同レコードのステータスが「回答済」であり
(ステップ73YES)、同レコードのダウンロードフ
ラグが1であれば(ステップ74YES)、同レコード
の案件IDによって修正情報テーブル16を検索し(ス
テップ77)、取得した修正メッセージを当該回答者ク
ライアント3へ送信する(ステップ78)。回答者クラ
イアント3は、表示装置4上に修正メッセージのウィン
ドウを開いてこの修正メッセージを表示する。次に回答
管理部23は、案件IDによって案件情報テーブル14
を検索し、回答期限、ワークシートファイル名及び作成
者を取得し、また同レコードのステータスとダウンロー
ドフラグの情報を付加して案件IDを含む依頼案件レコ
ードを作成し、依頼案件一覧に加える(ステップ7
9)。ステータス管理テーブル15の当該レコードのス
テータスが「回答済」でなく(ステップ73NO)、
「既読」であり(ステップ75YES)、ダウンロード
フラグが1であれば(ステップ76YES)、ステップ
77へ行く。ステータスが「回答済」でダウンロードフ
ラグが0の場合(ステップ74NO)、ステータスが
「未読」の場合(ステップ75NO)及びステータスが
「既読」でダウンロードフラグが0の場合(ステップ7
6NO)には、直接ステップ79へ行く。次に検索が終
了し、ステータス管理テーブル15の終端か否かを判定
する(ステップ80)。検索が終了していなければ(ス
テップ80NO)、ステップ72に戻り、ステータス管
理テーブル15の次のレコードについて検索を実行す
る。ステータス管理テーブル15の検索が終了したとき
(ステップ80YES)、作成した依頼案件一覧を回答
者クライアント3へ送信する(ステップ81)。回答者
クライアント3は、受信した依頼案件一覧を表示装置4
上に表示する。次に回答管理部23は、ログアウト要求
を受ける(ステップ82YES)まで回答者クライアン
ト3からのダウンロード/回答の要求を待つ(ステップ
83)。
【0031】図14は、回答管理部23のダウンロード
処理の流れを示すフローチャートである。回答者クライ
アント3の入力装置5を介して特定案件のダウンロード
が指示されると、回答者クライアント3は、その案件の
案件IDを伴って案件管理サーバ1にダウンロード要求
を送信する。回答管理部23は、このダウンロード要求
を受信すると(ステップ91)、案件IDとユーザID
(回答者ID)によってステータス管理テーブル15を
検索して該当するレコードを取得する(ステップ9
2)。同レコードのステータスが回答済でなければ(ス
テップ93NO)、案件IDによって案件情報テーブル
14を検索して該当する案件のワークシート格納パスと
ワークシートファイル名を取得し(ステップ94)、回
答者クライアント3へ該当する登録ワークシートファイ
ル11の内容をダウンロードする(ステップ95)。回
答者クライアント3は、このワークシートファイルを指
定されたワークシートファイル名によって記憶装置に格
納するとともに表示装置4上に表示する。同レコードの
ステータスが回答済であれば(ステップ93YES)、
同レコードから回答ファイル格納パスと回答ファイル名
を取得し(ステップ96)、ステップ95を実行して回
答者クライアント3へ該当する回答済ワークシートファ
イル12の内容をダウンロードする。ただしこのワーク
シートファイルに付加するワークシートファイル名は、
回答ファイル格納パスと回答ファイル名から生成される
元のワークシートファイル名(当該案件について案件情
報テーブル14に登録されているワークシートファイル
名)である。次に同レコードのステータスが「未読」で
あれば(ステップ97YES)、同ステータスを「既
読」に更新し(ステップ98)、ダウンロードフラグを
0に更新する(ステップ99)。ステータスが「未読」
でなければ(ステップ97NO)、すぐにステップ99
を実行する。
【0032】図15は、回答管理部23の回答登録の処
理の流れを示すフローチャートである。回答者クライア
ント3の入力装置5を介して回答送付が指示されると、
回答者クライアント3は、案件IDを伴って回答済のワ
ークシートを案件管理サーバ1へ送信する。回答管理部
23は、この回答登録要求を受信すると(ステップ10
1)、案件IDとユーザID(回答者ID)によってス
テータス管理テーブル15を検索して該当レコードを取
得する(ステップ102)。同レコードのステータスが
回答済でなければ(ステップ103NO)、最初の回答
であるから案件IDによって案件情報テーブル14を検
索して該当するレコードのワークシートファイル名を取
得し、このワークシートファイル名とユーザIDから回
答ファイル格納パスと回答ファイル名を生成してステー
タス管理テーブル15中の当該レコードに登録し(ステ
ップ104)、新規の回答済ワークシートファイル12
を登録する(ステップ105)。ステータスが回答済で
あれば(ステップ103YES)、すでに回答ファイル
格納パスと回答ファイル名が登録してあるから、この既
存のファイルを上書きによって更新する(ステップ10
5)。最後にステータス管理テーブル15の当該レコー
ドのステータスを回答済に更新する(ステップ10
6)。
【0033】なお依頼者クライアント2の依頼者は、案
件管理サーバ1の図示しない案件参照部に要求すること
によって上記のような処理手順によって登録済案件一覧
を取得し、案件を取得することによってステータス管理
テーブル15の関連する回答者のステータス及び回答済
の回答者の回答済ワークシートファイル12を参照する
ことができる。
【0034】
【発明の効果】以上述べたように本発明によれば、電子
ワークシートの一部を修正したときすでに回答済の回答
者がいれば修正部分以外の回答した部分が保存されるよ
うに回答済ワークシートファイルを更新するので、回答
済ワークシートファイルが生かされ回答者の負担を軽減
することができる。またワークシートを登録するときに
その配布先も登録されるので、修正したワークシートの
再配布に当って依頼者が配布先を再度指定する必要がな
い。また回答者が電子ワークシートのためにサーバにア
クセスするタイミングで修正メッセージが自動的に回答
者に送付されるので、依頼者によるワークシートの変更
を通知する負担がなくなるとともに、修正通知の徹底が
図られ、ワークシートが迅速に回収されることになる。
【0035】なお上記のように本発明は、不特定多数の
回答者に配布する1回きりのアンケートというよりも、
ワークシートの配布先があらかじめ決められており、回
答者は複数の仕掛り案件をもっていて比較的頻繁にシス
テムにアクセスするような電子ワークシートシステムに
向いている。
【図面の簡単な説明】
【図1】実施形態のワークシートの配布回収システムの
構成図である。
【図2】実施形態の権限管理テーブル13のデータ構成
図である。
【図3】実施形態の案件情報テーブル14のデータ構成
図である。
【図4】実施形態のステータス管理テーブル15のデー
タ構成図である。
【図5】実施形態の修正情報テーブル16のデータ構成
図である。
【図6】案件登録画面の例を示す図である。
【図7】登録済案件一覧画面の例を示す図である。
【図8】ワークシート内容修正画面の例を示す図であ
る。
【図9】依頼案件一覧画面の例を示す図である。
【図10】表示される修正メッセージ画面の例を示す図
である。
【図11】実施形態の案件登録部21の処理の流れを示
すフローチャートである。
【図12a】実施形態の案件修正部22の処理の流れを
示すフローチャートである。
【図12b】実施形態の案件修正部22の処理の流れを
示すフローチャート(図12aの続き)である。
【図13】実施形態の回答管理部23の処理の流れを示
すフローチャートである。
【図14】実施形態の回答管理部23のダウンロード処
理の流れを示すフローチャートである。
【図15】実施形態の回答管理部23の回答登録の処理
の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
1:案件管理サーバ、2:依頼者クライアント、3:回
答者クライアント、11:登録ワークシートファイル、
12:回答済ワークシートファイル、14:案件情報テ
ーブル、15:ステータス管理テーブル、16:修正情
報テーブル、21:案件登録部、22:案件修正部、2
3:回答管理部

Claims (5)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】依頼者によって作成され第1の記憶手段に
    登録した電子ワークシートを回答者に配布し各回答者に
    よって回答記入され第2の記憶手段に登録して依頼者の
    参照に供する電子ワークシートの配布及び回収方法にお
    いて、 依頼者からの修正要求に応答して第1の記憶手段に格納
    された電子ワークシートの一部を修正し、第3の記憶手
    段に格納された各回答者が回答したか否かのステータス
    を示す情報を参照して回答済の回答者について第2の記
    憶手段に格納された回答済ワークシートの該当部分を修
    正し、回答者に電子ワークシートを配布するとき第3の
    記憶手段を参照して回答者が回答済であるか否かに応じ
    てそれぞれ該当する第2の記憶手段中の回答済ワークシ
    ートか又は第1の記憶手段中の電子ワークシートを配布
    し、回答者から送られた回答済ワークシートが当該電子
    ワークシートに関する回答者の最初の回答であるか否か
    に応じてそれぞれステータスを回答済に変更するととも
    に第2の記憶手段に回答済ワークシートを登録するか又
    は該当する回答済ワークシートに上書きすることを特徴
    とする電子ワークシートの配布及び回収方法。
  2. 【請求項2】コンピュータ読み取り可能な記憶媒体上に
    実体化されたコンピュータプログラムであり、該プログ
    ラムは依頼者によって作成され第1の記憶手段に登録し
    た電子ワークシートを回答者に配布し各回答者によって
    回答記入され第2の記憶手段に登録して依頼者の参照に
    供する電子ワークシートの配布及び回収方法に関するプ
    ログラムであって、該プログラムは下記ステップを含
    む:(a)依頼者からの修正要求に応答して第1の記憶
    手段に格納された電子ワークシートの一部を修正し、
    (b)第3の記憶手段に格納された各回答者が回答した
    か否かのステータスを示す情報を参照して回答済の回答
    者について第2の記憶手段に格納された回答済ワークシ
    ートの該当部分を修正し、(c)回答者に電子ワークシ
    ートを配布するとき第3の記憶手段を参照して回答者が
    回答済であるか否かに応じてそれぞれ該当する第2の記
    憶手段中の回答済ワークシートか又は第1の記憶手段中
    の電子ワークシートを配布し、(d)回答者から送られ
    た回答済ワークシートが当該電子ワークシートに関する
    回答者の最初の回答であるか否かに応じてそれぞれステ
    ータスを回答済に変更するとともに第2の記憶手段に回
    答済ワークシートを登録するか又は該当する回答済ワー
    クシートに上書きする。
  3. 【請求項3】電子ワークシート及び回答済ワークシート
    をダウンロードによって回答者の端末装置に配布し、回
    答済ワークシートをアップロードによって回収すること
    を特徴とする請求項2記載のコンピュータプログラム。
  4. 【請求項4】第3の記憶手段に格納される各回答者のス
    テータス情報は電子ワークシートの未読/既読/回答済
    を区分する情報と電子ワークシートを回答者にダウンロ
    ードしたか否か(済/未済)の情報であり、電子ワーク
    シートがダウンロードされたとき当該回答者のダウンロ
    ード状態がダウンロード済となるように必要な設定を
    し、未読のステータスであれば既読に変更し、電子ワー
    クシートが回答済となったとき既読を回答済に変更し、
    電子ワークシートを修正するとき関連するすべての回答
    者のダウンロード状態が未読/既読/回答済にかかわら
    ずダウンロード未済となるように必要な設定を行うこと
    を特徴とする請求項2記載のコンピュータプログラム。
  5. 【請求項5】電子ワークシートを修正したとき、さらに
    ステータスが回答済の関連する回答者に対して回答者か
    らアクセスのあったタイミングで電子ワークシートを修
    正した旨のメッセージを送付することを特徴とする請求
    項2記載のコンピュータプログラム。
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