JP2009253771A - 出力装置とその制御方法 - Google Patents
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Abstract
【解決手段】ユーザがMFPにログインし(S200)、原稿をスキャナに載置して処理開始を指示すると、原稿をスキャンして文字認識および単語認識を行い、単語の出現頻度リストを作成する(S201)。そして過去に実行されたジョブの履歴情報に含まれるレコード(履歴)の中から、ログインユーザと共通する属性を持つユーザにより実行されたといった履歴に絞り込む(S202)。絞り込まれた履歴に含まれるジョブの機能を互いに比較し、類似する機能を持つジョブの履歴を一つにまとめる。最後に、残った履歴の機能及び設定をユーザインターフェースに表示し(S204)、そのいずれかが選択されたなら、選択された機能及び設定で、文書の処理を実行する(S205)。そしてそのジョブの履歴を保存する(S206)。
【選択図】図6
Description
ログインしたユーザの特性情報を取得する取得手段と、
処理対象の文書情報から、文書情報の特性を示す特性情報を抽出する抽出手段と、
前記記憶部に記憶されたジョブ履歴情報のレコードの中から、前記レコードに含まれるユーザIDで示されるユーザの特性情報の少なくとも一部と前記取得手段で取得したログインしたユーザの特性情報の少なくとも一部とが一致し、かつ、前記履歴情報に含まれる文書情報の特性情報の少なくとも一部と前記抽出手段で抽出した前記処理対象の文書情報の特性情報の少なくとも一部とが一致する、レコードを絞り込む絞り込み手段と、
前記絞り込み手段により絞り込まれたレコードに含まれる機能を利用するために、前記絞り込み手段により絞り込まれたレコードを指定するための表示を行う表示手段と、
前記表示手段による表示に基づき指定された前記レコードに基づき、前記処理対象の文書情報に対して前記レコードに含まれる機能を利用してジョブを実行する実行手段とを備える。
以下、本発明の発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。まず本発明の第1実施の形態を図1乃至図16に基づき説明する。
図1は、本発明の実施形態に係るシステム概念図である。本実施形態に係る文書管理システムには、ユーザAがブラウザを介してアクセスするクライアント10と、本実施形態に係る文書管理システムのWebアプリケーションを提供するWebアプリケーションサーバ20とが接続されている。さらに、本システムにアクセスするユーザの情報を管理するユーザ管理サーバ30と、文書情報(以下、単に文書とも呼ぶ)を保存して管理する文書管理サービス機能を有する文書管理サーバPC40とが接続される。さらに、MFPのジョブ実行履歴情報を保存して管理する履歴管理サービス機能を有する履歴管理サーバ50と、コピー、プリント、スキャナ、ファックス機能を有するMFP60と、スキャナ機能のみを有するSFP70がネットワークを介して接続されている。MFP80はMFP60と同様の機能を有する。MFPは、画像形成する画像形成装置であり、また文書情報を出力する出力装置である。なお本実施形態では履歴情報を管理する履歴管理サーバ50は独立したコンピュータに実装されているが、たとえばMFPに実装することもできる。いずれにしても、文書管理システム内のデバイス、たとえばMFPからアクセス可能なロケーションに備えればよい。ジョブ履歴情報とは、実行された各ジョブをレコード(履歴)として含み、各履歴は実行日時、機能や詳細設定(例えば印刷設定)、ジョブオーナーの特性情報(たとえば識別するためのユーザID)などを含む。さらに各レコード(履歴)には、ジョブで処理した文書情報から抽出された頻出単語も含まれている。なお「頻出」であることは、本実施形態では、文書内における相対的な出現頻度に基づいて判定される。また、ユーザの特性情報(ユーザ特性)は、単にユーザ情報とも呼ぶ。
図2は、本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成する各PCのハードウェア構成図を示している。図2に示されるハードウェア構成図は一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当するものとし、本実施形態の各PCには一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
図4は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの一例を示すソフトウェア構成図である。Webアプリケーションサーバ20、ユーザ管理サーバ30、文書管理サーバ40、履歴管理サーバ50、SFP70、MFP80内のソフトウェア構成を示している。
メイン制御部300は、Webアプリケーションサーバ20のみならず、本発明の実施形態に係る文書管理システムの全体を制御し、後述する各部に対する指示、管理を行う。
次に、ユーザ情報操作部304は、メイン制御部300からの指示に従い、ユーザ情報記憶部305に保存されている本文書管理システムにアクセス可能なユーザ及びユーザ特性(ユーザ情報)の検索、編集、保存などの操作を行う。ここで、ユーザ管理に関して、本文書管理システム独自の管理ではなく、既知の技術であるActiveDirectory、LDAPなどとユーザ情報操作部304が連携し、ユーザ情報記憶部305においてはユーザ特性のみを保存しても構わない。
文書情報操作部306は、メイン制御部300からの指示に従い、文書情報記憶部307に保存されている文書の実体、及び文書属性の登録、保存、抽出、編集などの操作を行う。文書属性には、たとえば使用されている用語(単語)の出現頻度統計値(出現頻度とも呼ぶ。)などが含まれる。
履歴情報操作部400は、機能実行部505からの指示に従い、履歴情報記憶部401に保存されているジョブの履歴情報の参照、SFP70、MFP80で実行されたジョブの履歴の登録、保存などの操作を行う。履歴の属性には、たとえばジョブ毎に実行の対象となった文書で使用されている用語(単語)の出現頻度統計値(単に出現頻度とも呼ぶ。)などが関連づけられている。
ユーザ特性比較部500は、ログインユーザのユーザ情報や、ジョブの履歴に含まれる実行ユーザ情報をユーザ管理サーバ30から取得し、ユーザ特性の類似度の比較を行う。
以下、本発明の第1の実施形態に係る文書管理システムの各ステップにおける処理について、図5乃至図16を参照して具体的に説明する。
あるユーザが、複合機の操作部を介して、複合機へログインし、複合機の機能を実行する。図6は、本システムにおけるお勧め機能/設定作成処理の流れを示す複合機による処理の基本フローチャートである。図7、図8及び図9は基本フローチャートにおける各処理を示すフローチャートである。図13及び図15は基本フローチャートにおける、データの遷移を表すデータテーブルである。図11,図12は実行されたジョブの履歴情報の一例を示す。以下、これらの図を用いて詳細に説明する。
図7は、原稿に記載されている文字列を抽出し、単語出現頻度リスト作成する処理を示すフローチャートである。図6のステップS201に相当する。以下、図7を用いて詳細に説明する。
図8は、ログインユーザと同類のユーザ特性を持つユーザが実行したジョブであって、かつ、画像読み取り部202に置いた原稿の内容に類似する原稿を処理したジョブの履歴を、ジョブ履歴情報から検索する処理を示すフローチャートである。図8は、図6のステップS202の詳細である。図13、図14は本処理におけるジョブ履歴情報の遷移を示す。ただし、絞り込みを視覚的に示すための図であって、保存されたジョブ履歴情報がこのように加工される訳ではない。以下、図8、図13および図14を用いて詳細に説明する。
図9は、履歴絞り込み処理の結果を用いて、ログインユーザに対して、より適切な機能/設定をお勧めボタン情報として作成する処理を示すフローチャートである。図9は図6のステップS203の詳細である。また、図15は本処理におけるお勧め機能設定作成例である。以下、図9、図15を用いて詳細に説明する。
本発明の第2の実施形態を図1乃至図16、さらに図17乃至図21に基づき説明する。第1の実施形態にかかるシステムと異なるのは、ユーザがログインしている複合機だけで実行することが不可能なジョブ履歴についても、ネットワーク内のほかの複合機と連携することによって実行するようお勧め機能/設定を作成できることである。
図17は、本システムにおけるお勧め機能/設定作成処理の流れを示す基本フローチャートである。このフローチャートは、複合機(MFP)または単能機(SFP)により実行される。以下、図17を用いて、詳細に説明する。なお、以下では、お勧め機能/設定情報をボタンとして表示する前に、ユーザがログインしている複合機だけで実行できないお勧め機能/設定情報を変更する処理を説明する。
図18は、ネットワーク内の複合機の機能を検索し、お勧め機能/設定を実行可能か判断する処理を示すフローチャートである。これは図17のステップS601の詳細である。以下、図18を用いて、詳細に説明する。
20...本発明の実施形態に係る文書管理システムが動作するWebアプリケーションサーバ
30...本発明の実施形態に係る文書管理システムのユーザ管理機能を有するユーザ管理サーバ
40...本発明の実施形態に係る文書管理システムの文書を保存/管理する機能を有する文書管理サーバ
100...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するPCのCPU
101...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するPCのRAM
102...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するPCのROM
103...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するPCのキーボードコントローラ
104...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するPCのディスプレイコントローラ
105...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するPCのディスクコントローラ
106...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するPCのネットワークカード(NC)
107...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するPCに接続されるキーボード
108...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するPCに接続されるディスプレイ装置
109...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するPCに接続される各種データを記憶するハードディスク(HD)109やフレキシブルディスク(FD)
201...本発明の実施形態に係るMFPの画像形成部
202...本発明の実施形態に係るMFPの画像読み取り部
203...本発明の実施形態に係るMFPのメイン制御部
204...本発明の実施形態に係るMFPのファックス送受信部
205...本発明の実施形態に係るMFPの操作部制御部
206...本発明の実施形態に係るMFPのプリント処理部
207...本発明の実施形態に係るMFPのネットワークインタフェース部
208...本発明の実施形態に係るMFPの外部記憶装置制御部
209...本発明の実施形態に係るMFPのアプリケーションマネージャ
Claims (14)
- 実行されたジョブのオーナを識別するためのユーザIDと、該ジョブで処理された文書情報の特性情報と、該ジョブで利用した機能を含む履歴をレコードとするジョブ履歴情報を記憶する記憶部にアクセス可能な出力装置であって、
ログインしたユーザの特性情報を取得する取得手段と、
処理対象の文書情報から、文書情報の特性を示す特性情報を抽出する抽出手段と、
前記記憶部に記憶されたジョブ履歴情報のレコードの中から、前記レコードに含まれるユーザIDで示されるユーザの特性情報の少なくとも一部と前記取得手段で取得したログインしたユーザの特性情報の少なくとも一部とが一致し、かつ、前記履歴情報に含まれる文書情報の特性情報の少なくとも一部と前記抽出手段で抽出した前記処理対象の文書情報の特性情報の少なくとも一部とが一致する、レコードを絞り込む絞り込み手段と、
前記絞り込み手段により絞り込まれたレコードに含まれる機能を利用するために、前記絞り込み手段により絞り込まれたレコードを指定するための表示を行う表示手段と、
前記表示手段による表示に基づき指定された前記レコードに基づき、前記処理対象の文書情報に対して前記レコードに含まれる機能を利用してジョブを実行する実行手段と
を備えることを特徴とする出力装置。 - 前記絞り込み手段により絞り込まれた前記レコードに含まれる機能の設定において、ジョブを実行する際のログインユーザの特性情報または時間に応じて変更すべき情報を検出する検出手段をさらに備え、
前記実行手段は、利用するレコードに含まれる機能の設定における、前記検出手段により検出されたジョブを実行する際のログインユーザの特性情報または時間に応じて変更すべき情報に対して、前記取得手段で取得したログインしたユーザの特性情報または現在の時間に基づく情報を設定し、ジョブを実行することを特徴とする請求項1に記載の出力装置。 - 前記表示手段は、前記検出手段により検出されたジョブを実行する際のログインユーザの特性情報または時間に応じて変更すべき情報以外の機能が一致するレコードをまとめて表示することを特徴とする請求項2に記載の出力装置。
- 前記抽出手段は、前記特性情報として、前記処理対象の文書に使用されている単語と当該単語の出現頻度とを対応づけた情報を抽出することを特徴とする請求項1乃至請求項3の何れか1項に記載の出力装置。
- 前記ユーザの特性情報には、ユーザIDと、ユーザの役職と、ユーザの担当業務と、ユーザのメールアドレスの、少なくともいずれかを含むことを特徴とする請求項1乃至請求項4の何れか1項に記載の出力装置。
- 前記絞り込み手段により絞り込まれた前記レコードに含まれる機能において、自装置では実行できない機能を実行したジョブの履歴であるレコードを特定する特定手段をさらに備え、
前記表示手段による表示に基づき指定された前記レコードが、前記特定手段により特定されたレコードであった場合、前記レコードに含まれる機能を、自装置と通信回線を介して接続された他のデバイスとの連携により実現することを特徴とする請求項1に記載の出力装置。 - 実行されたジョブのオーナを識別するためのユーザIDと、該ジョブで処理された文書情報の特性情報と、該ジョブで利用した機能とを含む履歴をレコードとするジョブ履歴情報を記憶する記憶部にアクセス可能な出力装置による出力方法であって、
前記出力装置の取得手段が、ログインしたユーザの特性情報を取得する取得工程と、
前記出力装置の抽出手段が、処理対象の文書情報から、文書情報の特性を示す特性情報を抽出する抽出工程と、
前記出力装置の絞り込み手段が、前記記憶部に記憶されたジョブ履歴情報のレコードの中から、前記レコードに含まれるユーザIDで示されるユーザの特性情報の少なくとも一部と前記取得工程で取得したログインしたユーザの特性情報の少なくとも一部とが一致し、かつ、前記レコードに含まれる文書情報の特性情報の少なくとも一部と前記抽出工程で抽出した前記処理対象の文書情報の特性情報の少なくとも一部とが一致する、レコードを絞り込む絞り込み工程と、
前記出力装置の表示手段が、前記絞り込み工程により絞り込まれたレコードを指定するための表示を行う表示工程と、
前記出力装置の実行手段が、前記表示工程による表示に基づき指定された前記レコードに基づき、前記処理対象の文書情報に対して前記レコードに含まれる機能を利用してジョブを実行する実行工程と
を含むことを特徴とする出力方法。 - 前記出力装置の検出手段が、前記絞り込み工程により絞り込まれたレコードに含まれる機能の設定において、ジョブを実行する際のログインユーザの特性情報または時間に応じて変更すべき情報を検出する検出工程を備え、
前記実行工程は、利用するレコードに含まれる設定における前記検出工程により検出されたジョブを実行する際のログインユーザの特性情報または時間に応じて変更すべき情報に対して、前記取得工程で取得したログインしたユーザの特性情報または現在の時間に基づく情報を設定し、ジョブを実行することを特徴とする請求項7に記載の出力方法。 - 前記表示工程は、前記検出工程により検出されたジョブを実行する際のログインユーザの特性情報または時間に応じて変更すべき情報以外の機能が一致するレコードをまとめて表示することを特徴とする請求項8に記載の出力方法。
- 前記出力装置の特定手段が、前記絞り込み工程により絞り込まれたレコードに含まれる機能において、自装置では実行できない機能を実行したジョブの履歴であるレコードを特定する特定工程と、
前記表示工程による表示に基づき指定された前記レコードが、前記特定工程により特定されたレコードであった場合、前記レコードに含まれる機能を、自装置と通信回線を介して接続された他のデバイスとの連携により実現することを特徴とする請求項7に記載の出力方法。 - 実行されたジョブのオーナを識別するためのユーザIDと、該ジョブで処理された文書情報の特性情報と、該ジョブで利用した機能とを含む履歴をレコードとするジョブ履歴情報を記憶する記憶部にアクセス可能なコンピュータを、
ログインしたユーザの特性情報を取得する取得手段と、
処理対象の文書情報から、文書情報の特性を示す特性情報を抽出する抽出手段と、
前記記憶部に記憶されたジョブ履歴情報の中から、前記レコードに含まれるユーザIDで示されるユーザの特性情報の少なくとも一部と前記取得手段で取得したログインしたユーザの特性情報の少なくとも一部とが一致し、かつ、前記レコードに含まれる文書情報の特性情報の少なくとも一部と前記抽出手段で抽出した前記処理対象の文書情報の特性情報の少なくとも一部とが一致する、レコードを絞り込む絞り込み手段と、
前記絞り込み手段により絞り込まれたレコードを指定するための表示を行う表示手段と、
前記表示手段による表示に基づき指定された前記レコードに基づき、前記処理対象の文書情報に対して前記レコードに含まれる機能を利用してジョブを実行する実行手段と
して機能させることを特徴とするプログラム。 - 前記絞り込み手段により絞り込まれたレコードに含まれる機能の設定において、ジョブを実行する際のログインユーザの特性情報または時間に応じて変更すべき情報を検出する検出手段としてコンピュータをさらに機能させ、
前記実行手段は、利用するレコードに含まれる設定における前記検出手段により検出されたジョブを実行する際のログインユーザの特性情報または時間に応じて変更すべき情報に対して、前記取得手段で取得したログインしたユーザの特性情報または現在の時間に基づく情報を設定し、ジョブを実行することを特徴とする請求項11に記載のプログラム。 - 前記表示手段は、前記検出手段により検出されたジョブを実行する際のログインユーザの特性情報または時間に応じて変更すべき情報以外の機能が一致するレコードをまとめて表示することを特徴とする請求項12に記載のプログラム。
- 前記絞り込み手段により絞り込まれた前記レコードに含まれる機能において、自装置では実行できない機能を実行したジョブの履歴であるレコードを特定する特定手段としてコンピュータをさらに機能させ、
前記表示手段による表示に基づき指定された前記レコードが、前記特定手段により特定されたレコードであった場合、前記レコードに含まれる機能を、自装置と通信回線を介して接続された他のデバイスとの連携により実現することを特徴とする請求項11に記載のプログラム。
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