JP2008052712A

JP2008052712A - スキャン文書管理方法

Info

Publication number: JP2008052712A
Application number: JP2007170861A
Authority: JP
Inventors: Jun Kawada; 純川田
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2006-07-27
Filing date: 2007-06-28
Publication date: 2008-03-06

Abstract

【課題】画像処理装置と業務システムとファイルサーバとが連携するスキャン文書管理システムにおいて、機器の増設もしくはリプレース等に対して柔軟性を高めることのできるスキャン文書管理方法を提供する。
【解決手段】特定の業務における帳票等の管理を行う業務システムの管理のもと、文書を画像処理装置でスキャンして得た画像ファイルをファイルサーバに登録するスキャン文書管理システムにおける管理方法であって、利用可能な上記画像処理装置、上記業務システムおよび上記ファイルサーバの情報をサービス情報ＤＢで管理し、上記業務システムもしくは上記画像処理装置からの要求に応じてアクセスに必要な情報を応答する。
【選択図】図６

Description

本発明は、ＭＦＰ（Multi Function Printer）等の画像処理装置と業務システムとファイルサーバとが連携するスキャン文書管理システムにおいて、機器の増設もしくはリプレース等に対して柔軟性を高めたスキャン文書管理方法に関する。

オフィス内においては文書の電子化が進んでいる反面、紙の状態で入手もしくは発生する文書（プリントアウトされた文書、プリントアウトされたものに手書き内容が加えられた文書、すべて手書きの文書等）も多く、これらを統一的に管理するため、ＭＦＰ等のスキャナ機能でスキャンし、画像データとして電子化した上でファイルサーバに蓄積を行う技術が注目されている。

また、管理の対象となる文書は、見積書、注文書といった業務内容と密接に関連するものであるため、特定の業務における帳票等の管理を行う業務システムとともに用いられるのが一般的である。なお、業務システムはＡＳＰ（Application Service Provider）形態で提供されるものを用いることが多い。

スキャン文書管理システムには、大別してＭＦＰスキャンとＡＳＰスキャンの２つのタイプがある。ＭＦＰスキャンは、ＭＦＰのオペパネ（Operation Panel）もしくはＰＣ（Personal Computer）から業務システムの拡張機能（Javascript等による拡張）を呼び出してスキャン文書の送信先（登録先）等の情報を埋め込んだカバーページを印刷し、カバーページとともに対象の文書をＭＦＰでスキャンし、ファイルサーバ側でカバーページの埋め込み情報に従ってスキャン文書の登録を行うものである。ＡＳＰスキャンは、ＭＦＰのオペパネから業務システムの拡張機能を呼び出し、対象の文書をスキャンしてファイルサーバに直接に登録を行うものである。

図１は従来のスキャン文書管理システムにおけるＭＦＰスキャンの概要を示す図である。

図１において、ＭＦＰ１２のオペパネもしくはＰＣ１４から業務システム１１の拡張機能でカバーシート印刷要求を行い（ステップＳ１１）、ＭＦＰ１２でカバーシートの印刷を行う（ステップＳ１２）。

次いで、カバーシートと対象の文書を重ねてＭＦＰ１２でスキャンを実行し（ステップＳ１３）、ファイルサーバ１３にスキャン画像を配信する（ステップＳ１４）。

ファイルサーバ１３ではサーブレットによりカバーページの埋め込み情報を取得し、その情報に従ってファイルＤＢに登録を行う（ステップＳ１５）。

また、ＭＦＰ１２のオペパネもしくはＰＣ１４からは、業務システム１１を介してファイルサーバ１３の蓄積文書を参照することができる（ステップＳ１６）。

図２は従来のスキャン文書管理システムにおけるＡＳＰスキャンの概要を示す図である。

図２において、ＭＦＰ１２のオペパネから業務システム１１の拡張機能でスキャン要求を行い（ステップＳ２１）、対象の文書のスキャンを実行し（ステップＳ２２）、ファイルサーバ１３のファイルＤＢに登録を行う（ステップＳ２３）。

また、ＭＦＰ１２のオペパネもしくはＰＣ１４からは、業務システム１１を介してファイルサーバ１３の蓄積文書を参照することができる（ステップＳ２４）。

なお、出願人は出願時点までに本発明に関連する公開された先行技術文献を発見することができなかった。よって、先行技術文献情報を開示していない。

上述したようにＭＦＰと業務システムとファイルサーバとが連携するスキャン文書管理システムが注目されてきているが、相互にお互いを強く意識した作り込みとなっているため、システムの拡張・改良にともなってＭＦＰやファイルサーバの機器を増設したり他社製のものにリプレースしたり、業務システムを他ベンダーのサービスに切り替えたりする場合の柔軟性に乏しいという問題があった。すなわち、相互の送信先のＵＲＩ（Uniform Resource Identifiers）が直接に設定され、また、通信に使用するプロトコルも固定となっていたため、システムを構成するメンバーの増加や変更があると大幅な修正が必要であった。

本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、画像処理装置と業務システムとファイルサーバとが連携するスキャン文書管理システムにおいて、機器の増設もしくはリプレース等に対して柔軟性を高めることのできるスキャン文書管理方法を提供することにある。

上記の課題を解決するため、本発明にあっては、請求項１に記載されるように、特定の業務における帳票等の管理を行う業務システムの管理のもと、文書を画像処理装置でスキャンして得た画像ファイルをファイルサーバに登録するスキャン文書管理システムにおける管理方法であって、利用可能な上記画像処理装置、上記業務システムおよび上記ファイルサーバの情報をサービス情報ＤＢで管理し、上記業務システムもしくは上記画像処理装置からの要求に応じてアクセスに必要な情報を応答するスキャン文書管理方法を要旨としている。

また、請求項２に記載されるように、請求項１に記載のスキャン文書管理方法において、上記サービス情報ＤＢは、ユーザと対応付けて上記画像処理装置のＵＲＩ、上記業務システムのＵＲＩ、上記ファイルサーバのＵＲＩおよびプロトコルのタイプを管理するようにすることができる。

また、請求項３に記載されるように、請求項２に記載のスキャン文書管理方法において、上記業務システムからの要求に応じて上記画像処理装置のＵＲＩもしくは上記ファイルサーバのＵＲＩおよびプロトコルのタイプを応答するようにすることができる。

また、請求項４に記載されるように、請求項２に記載のスキャン文書管理方法において、上記画像処理装置からの要求に応じて上記業務システムのＵＲＩもしくは上記ファイルサーバのＵＲＩおよびプロトコルのタイプを応答するようにすることができる。

また、請求項５に記載されるように、請求項１に記載のスキャン文書管理方法において、上記サービス情報ＤＢは、レジストリサーバ上に保持されるものとすることができる。

また、請求項６に記載されるように、特定の業務における帳票等の管理を行う業務システムの管理のもと、文書を画像処理装置でスキャンして得た画像ファイルをファイルサーバに登録するスキャン文書管理システムであって、利用可能な上記画像処理装置、上記業務システムおよび上記ファイルサーバの情報を管理するサービス情報ＤＢと、上記業務システムもしくは上記画像処理装置からの要求に応じてアクセスに必要な情報を応答する応答手段とを備えるようにすることができる。

また、請求項７に記載されるように、請求項６に記載のスキャン文書管理システムにおいて、上記サービス情報ＤＢは、ユーザと対応付けて上記画像処理装置のＵＲＩ、上記業務システムのＵＲＩ、上記ファイルサーバのＵＲＩおよびプロトコルのタイプを管理するようにすることができる。

また、請求項８に記載されるように、請求項７に記載のスキャン文書管理システムにおいて、上記応答手段は、上記業務システムからの要求に応じて上記画像処理装置のＵＲＩもしくは上記ファイルサーバのＵＲＩおよびプロトコルのタイプを応答するようにすることができる。

また、請求項９に記載されるように、請求項７に記載のスキャン文書管理システムにおいて、上記応答手段は、上記画像処理装置からの要求に応じて上記業務システムのＵＲＩもしくは上記ファイルサーバのＵＲＩおよびプロトコルのタイプを応答するようにすることができる。

また、請求項１０に記載されるように、請求項６に記載のスキャン文書管理システムにおいて、上記サービス情報ＤＢを保持するレジストリサーバを備えるようにすることができる。

本発明のスキャン文書管理方法にあっては、画像処理装置と業務システムとファイルサーバとが連携するスキャン文書管理システムにおいて、レジストリサービスを利用して相互の連携に必要な情報を取得できるようにしたため、相互の関係が適度に疎な状態となり、機器の増設もしくはリプレース等に対して柔軟性を高めることができる。

以下、本発明の好適な実施形態につき説明する。

図３は本発明の実施形態にかかるクラス図である。

図３において、機能部の構成要素として、サービス検索パッケージに含まれるサービス検索代理部１０１、サービス検索部１０２およびサービス情報ＤＢ１０３が設けられている。各部の具体的な配置は後述するが、サービス検索代理部１０１は業務システム１およびＭＦＰ２にそれぞれ設けられ、サービス検索部１０２およびサービス情報ＤＢ１０３はレジストリサーバ５に設けられる。

図４は本発明の実施形態にかかるコンポーネント図である。

図４において、サービス検索代理部１０１はサービス検索プロキシモジュールに属し、サービス検索部１０２およびサービス情報ＤＢ１０３はサービス検索モジュールに属している。

図５はサービス情報ＤＢの例を示す図であり、ユーザを識別する「ユーザ」フィールド、ユーザ毎の主たるＭＦＰのＵＲＩを示す「Primary MFP URI(ID)」フィールド、ユーザ毎の従たるＭＦＰのＵＲＩを示す「Secondary MFP URI(ID)」フィールド、業務システムのＵＲＩを示す「ＡＳＰＵＲＩ（ＩＤ）」フィールド、ファイルサーバのＵＲＩを示す「ＦＳＵＲＩ（ＩＤ）」フィールド、ファイルサーバのプロトコルを示す「ＴＹＰＥ」フィールドを含んでいる。

図６は実施形態の処理概要を示す図であり、（ａ）は業務システム１からＭＦＰ２を特定する場合の処理、（ｂ）は業務システム１からファイルサーバ３を特定する場合の処理を示している。

図６（ａ）において、業務システム１は業務システム１内のＭＦＰ情報取得機能Ｆ１１（サービス検索代理部１０１に相当）に対してユーザＩＤ、ＡＳＰＵＲＩをパラメータにＭＦＰＵＲＩの検索を要求すると（ステップＳ１０１）、ＭＦＰ情報取得機能Ｆ１１からレジストリサーバ５内のＭＦＰ検索機能Ｆ２１（サービス検索部１０２に相当）に対して検索要求が伝えられる（ステップＳ１０２）。

これに応じて、ＭＦＰ検索機能Ｆ２１ではサービス情報ＤＢ（１０３）の検索を実行し、検索結果を業務システム１に伝える（ステップＳ１０３）。

そして、業務システム１は取得したＭＦＰＵＲＩに基づいてＭＦＰ２にアクセスする（ステップＳ１０４）。

図６（ｂ）において、業務システム１は業務システム１内のＦＳ情報取得機能Ｆ１２（サービス検索代理部１０１に相当）に対してユーザＩＤ、ＡＳＰＵＲＩをパラメータにＦＳＵＲＩとＴＹＰＥの検索を要求すると（ステップＳ１１１）、ＦＳ情報取得機能Ｆ１２からレジストリサーバ５内のＦＳ検索機能Ｆ２２（サービス検索部１０２に相当）に対して検索要求が伝えられる（ステップＳ１１２）。

これに応じて、ＦＳ検索機能Ｆ２２ではサービス情報ＤＢ（１０３）の検索を実行し、検索結果を業務システム１に伝える（ステップＳ１１３）。

そして、業務システム１は取得したＦＳＵＲＩとＴＹＰＥに基づいてファイルサーバ３にアクセスする（ステップＳ１１４）。

業務システム１からＭＦＰ２とファイルサーバ３を特定する場合について説明したが、ＭＦＰ２から業務システム１とファイルサーバ３を特定する場合についても同様である。

図７は実施形態の詳細な処理例を示すシーケンス図である。

図７において、サービス検索代理部１０１はＭＦＰＵＲＩの検索を開始すると（ステップＳ１２１）、サービス検索部１０２にＭＦＰＵＲＩの検索を要求し（ステップＳ１２２）、サービス検索部１０２はサービス情報ＤＢ１０３にサービス検索を要求する（ステップＳ１２３）。

サービス情報ＤＢ１０３からサービス検索部１０２に検索結果が返されると（ステップＳ１２４）、サービス検索部１０２はサービス検索代理部１０１に検索結果に含まれるＭＦＰＵＲＩリストを返す（ステップＳ１２５）。

また、サービス検索代理部１０１はＦＳＵＲＩの検索を開始すると（ステップＳ１３１）、サービス検索部１０２にＦＳＵＲＩの検索を要求し（ステップＳ１３２）、サービス検索部１０２はサービス情報ＤＢ１０３にサービス検索を要求する（ステップＳ１３３）。

サービス情報ＤＢ１０３からサービス検索部１０２に検索結果が返されると（ステップＳ１３４）、サービス検索部１０２はサービス検索代理部１０１に検索結果に含まれるＦＳＵＲＩを返す（ステップＳ１３５）。

また、サービス検索代理部１０１はＦＳＴＹＰＥの検索を開始すると（ステップＳ１４１）、サービス検索部１０２にＦＳＴＹＰＥの検索を要求し（ステップＳ１４２）、サービス検索部１０２はサービス情報ＤＢ１０３にサービス検索を要求する（ステップＳ１４３）。

サービス情報ＤＢ１０３からサービス検索部１０２に検索結果が返されると（ステップＳ１４４）、サービス検索部１０２はサービス検索代理部１０１に検索結果に含まれるＦＳＴＹＰＥを返す（ステップＳ１４５）。

図８は機能部の具体的な配置例を示す図である。

図８では、各業務システム１にＭＦＰ情報取得機能Ｆ１１およびＦＳ情報取得機能Ｆ１２を配置し、各ＭＦＰ２にＦＳ情報取得機能Ｆ１２およびＡＳＰ情報取得機能Ｆ１３を配置している。

図９はこの場合のコンポーネントの配置図であり、業務システム１にサービス検索プロキシモジュールを配置し、ＭＦＰ２にサービス検索プロキシモジュールを配置し、レジストリサーバ５にサービス検索モジュールを配置している。

以上説明したように、本発明にあっては、ＭＦＰ２と業務システム１とファイルサーバ３とが連携するスキャン文書管理システムにおいて、レジストリサービスを利用して相互の連携に必要な情報を取得できるようにしたため、相互の関係が適度に疎な状態となり、機器の増設もしくはリプレース等に対して柔軟性を高めることができる。

以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。

従来のスキャン文書管理システムにおけるＭＦＰスキャンの概要を示す図である。従来のスキャン文書管理システムにおけるＡＳＰスキャンの概要を示す図である。本発明の実施形態にかかるクラス図である。本発明の実施形態にかかるコンポーネント図である。サービス情報ＤＢの例を示す図である。実施形態の処理概要を示す図である。実施形態の詳細な処理例を示すシーケンス図である。機能部の具体的な配置例を示す図である。コンポーネントの配置図である。

符号の説明

１業務システム
２ＭＦＰ
３ファイルサーバ
４ＰＣ
５レジストリサーバ
１０１サービス検索代理部
１０２サービス検索部
１０３サービス情報ＤＢ
Ｆ１１ＭＦＰ情報取得機能
Ｆ１２ＦＳ情報取得機能
Ｆ１３ＡＳＰ情報取得機能
Ｆ２１ＭＦＰ検索機能
Ｆ２２ＦＳ検索機能
Ｆ２３ＡＳＰ検索機能

Claims

特定の業務における帳票等の管理を行う業務システムの管理のもと、文書を画像処理装置でスキャンして得た画像ファイルをファイルサーバに登録するスキャン文書管理システムにおける管理方法であって、
利用可能な上記画像処理装置、上記業務システムおよび上記ファイルサーバの情報をサービス情報ＤＢで管理し、
上記業務システムもしくは上記画像処理装置からの要求に応じてアクセスに必要な情報を応答することを特徴とするスキャン文書管理方法。
請求項１に記載のスキャン文書管理方法において、
上記サービス情報ＤＢは、ユーザと対応付けて上記画像処理装置のＵＲＩ、上記業務システムのＵＲＩ、上記ファイルサーバのＵＲＩおよびプロトコルのタイプを管理することを特徴とするスキャン文書管理方法。
請求項２に記載のスキャン文書管理方法において、
上記業務システムからの要求に応じて上記画像処理装置のＵＲＩもしくは上記ファイルサーバのＵＲＩおよびプロトコルのタイプを応答することを特徴とするスキャン文書管理方法。
請求項２に記載のスキャン文書管理方法において、
上記画像処理装置からの要求に応じて上記業務システムのＵＲＩもしくは上記ファイルサーバのＵＲＩおよびプロトコルのタイプを応答することを特徴とするスキャン文書管理方法。
請求項１に記載のスキャン文書管理方法において、
上記サービス情報ＤＢは、レジストリサーバ上に保持されることを特徴とするスキャン文書管理方法。
特定の業務における帳票等の管理を行う業務システムの管理のもと、文書を画像処理装置でスキャンして得た画像ファイルをファイルサーバに登録するスキャン文書管理システムであって、
利用可能な上記画像処理装置、上記業務システムおよび上記ファイルサーバの情報を管理するサービス情報ＤＢと、
上記業務システムもしくは上記画像処理装置からの要求に応じてアクセスに必要な情報を応答する応答手段とを備えたことを特徴とするスキャン文書管理システム。
請求項６に記載のスキャン文書管理システムにおいて、
上記サービス情報ＤＢは、ユーザと対応付けて上記画像処理装置のＵＲＩ、上記業務システムのＵＲＩ、上記ファイルサーバのＵＲＩおよびプロトコルのタイプを管理することを特徴とするスキャン文書管理システム。
請求項７に記載のスキャン文書管理システムにおいて、
上記応答手段は、上記業務システムからの要求に応じて上記画像処理装置のＵＲＩもしくは上記ファイルサーバのＵＲＩおよびプロトコルのタイプを応答することを特徴とするスキャン文書管理システム。
請求項７に記載のスキャン文書管理システムにおいて、
上記応答手段は、上記画像処理装置からの要求に応じて上記業務システムのＵＲＩもしくは上記ファイルサーバのＵＲＩおよびプロトコルのタイプを応答することを特徴とするスキャン文書管理システム。
請求項６に記載のスキャン文書管理システムにおいて、
上記サービス情報ＤＢを保持するレジストリサーバを備えたことを特徴とするスキャン文書管理システム。