JP2007221279A - 文書管理システムおよび文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 文書に埋め込む情報を多くすることなく、文書の流通経路を中央のサーバで管理できない組織や企業にまたがってトラックできる文書管理システムを提供する。
【解決手段】 文書の流通経路を探索する文書管理システム１００であって、ＭＦＤ１〜５は、元文書に付与された元文書ＩＤと前記元文書を複製するときに複製文書に付与される複製文書ＩＤと該複製文書をさらに複製したＭＦＤのアドレスとを関連付けて記憶する記憶部と、前記元文書ＩＤと前記複製文書ＩＤと前記ＭＦＤのアドレスの関連付けを利用して前記文書の流通経路を探索する探索部とを有する。例えば元文書ＩＤから複製文書ＩＤと複製したＭＦＤのアドレスを辿ることにより文書の流通経路を探索することができる。これにより、文書に埋め込む情報を多くすることなく、文書の流通経路を中央のサーバで管理できない組織や企業にまたがってトラックすることができる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書管理システムおよび文書管理方法に関する。

近年、個人、企業を問わず情報資産のセキュリティをいかに確保するかについての関心が高まってきている。その中の一つとして、印刷された紙文書などを中央サーバで管理する技術が提案されている。この技術は、電子文書が紙文書に出力された際に、出力された日時とユーザ名をサーバに報告し、当該サーバは文書に関する操作履歴を保持し、文書出力の際に、その文書が過去に誰によっていつ出力されたかを表示するようにしている（特許文献１参照）。

また、印刷された紙文書を中央サーバで管理するのではなく、個々の紙文書に属性情報を保持させるようにした技術が提案されている（特許文献２参照）。この特許文献２では、電子文書ファイルの属性情報として、操作履歴を保持するようにし、コンピュータ間で文書が交換されたとしても、過去の操作履歴が文書の属性として保持されているため、必要に応じて文書に対しておこなわれてきた過去の操作を知ることができる。

また、不正な複製を防止すると共に複製文書の追跡が可能な技術が提案されている（特許文献３参照）。この特許文献３では、複合機上でコピーをする際にコピー対象とする紙文書に書き込まれたコード情報を読み取り、そのコード情報をもとに、利用者を生体認証することによって、複製を許可された人にのみコピーをとることを許すようにしている。なお、このシステムではコピーをした人の情報を中央のサーバに蓄積し、文書を複製したユーザを追跡することを可能にする。

また、複写された複数の文書間での相対関係を知ることができる技術が提案されている（特許文献４参照）。この特許文献４は、文書ＩＤとして遺伝子型のＩＤを用い、文書が複製される際には、文書間に親子関係が設定され、ＩＤを解析することによって、複写元の文書を特定することを可能にしている。

また、無線タグを埋め込んだ用紙を用いて文書を管理する技術が提案されている（特許文献５参照）。この特許文献５は、複合機にＩＣタグを埋め込んだ用紙を格納した用紙トレイを配置し、文書を印刷する際に、任意のページをＩＣタグが埋め込まれた用紙で印刷し、当該ＩＣタグのＩＤを認識することによって、複製の禁止や文書の配布先を管理する。文書の複製履歴を保持するサーバが配置されており、文書がコピーされると履歴管理サーバに報告される。
特開平１１−２４９７７７号公報 特開平１１−２５９４５９号公報 特開２００４−７２３４３号公報 特開２００４−１０２６２７号公報 特開２００５−３５０９５号公報

しかしながら、特許文献１の技術では、中央のサーバが個々の文書の履歴に関する情報を保持しなければならないため、文書の流通経路を中央のサーバが管理できない組織や企業間をまたいでトラックすることができない。また、特許文献２の技術では、個々の文書が過去の操作履歴をすべて持ってしまうため、文書に埋め込む情報のサイズが大きくなってしまうという問題がある。

また、特許文献３の技術では、中央のサーバが、個々の文書の履歴に関する情報を保持するため、文書の流通経路を中央のサーバで管理できない企業や組織間をまたいでトラックすることはできない。また、特許文献４の技術では、文書間の親子関係は分かるものの、文書の流通経路を企業や組織間をまたいでトラックすることはできない。さらに、特許文献５の技術では、文書の履歴情報を中央のサーバで管理しているため、文書の流通経路を中央のサーバで管理できない企業や組織間をまたいでトラックすることはできない。

そこで、本発明は、上記問題点に鑑みてなされたもので、文書に埋め込む情報を多くすることなく、文書の流通経路を中央のサーバで管理できない組織や企業にまたがってトラックできる文書管理システムおよび文書管理方法を提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明は、文書の流通経路を探索する文書管理システムであって、元文書に付与された元文書の識別子と、第１の機器（例えばＭＦＤ２）によって前記元文書を複製、印刷、編集または送信する際に生成された派生文書に付与する派生文書の識別子を、前記派生文書をさらに複製、印刷、編集または送信する第２の機器（例えばＭＦＤ４）の識別子に関連付けて記憶する記憶部と、前記元文書の識別子と前記派生文書の識別子と前記第２の機器の識別子の関連付けを利用して前記元文書の流通経路を探索する探索部とを有する。

本発明によれば、例えば元文書の識別子から派生文書の識別子と第２の機器の識別子を辿ることにより文書の流通経路を探索することができる。これにより、文書に埋め込む情報を多くすることなく、文書の流通経路を中央のサーバで管理できない組織や企業にまたがってトラックすることができる。また、文書に埋め込む情報は、機器の識別子と文書の識別子だけであるため、文書に埋め込む情報のサイズが大きくなることはない。また、文書のコピーや文書交換等によって移動してゆく文書の現在位置を追跡することが可能となる。派生文書には、複製、印刷、編集、送信によって出力される紙文書、およびスキャンにより生成される電子文書など文書によって派生する様々な文書が含まれる。

本発明の文書管理システムは、前記元文書から前記元文書の識別子と前記元文書を出力または送信した第３の機器（例えばＭＦＤ１）の識別子を認識する認識部と、前記第３の機器の識別子によって特定される機器に対して前記元文書の識別子と前記第１の機器の識別子を通知する通知部とをさらに有する。本発明によれば、文書を探索する際に文書を出力した機器から第１の機器を特定することができる。

本発明の文書管理システムは、前記第１の機器が前記元文書を複製、印刷、編集または送信したときに、前記派生文書の識別子と前記第１の機器の識別子を受け付けて前記元文書の識別子に関連付けて記憶する記憶部をさらに有する。本発明の文書管理システムは、前記元文書を複製、印刷、編集または送信するときに前記派生文書の識別子を生成する生成部と、前記派生文書の識別子と前記第１の機器の識別子を前記派生文書に付与する付与部とをさらに有する。

本発明の文書管理システムは、前記元文書が複製、印刷、編集または送信されたときに前記元文書の複製、印刷、編集または送信された旨を利用者に通知する通知部をさらに有する。本発明によれば、利用者は文書の複製、印刷、編集または送信が行われたことを知ることができる。前記記憶部は、前記元文書を複製、印刷、編集または送信した日時、前記元文書を複製、印刷、編集または送信した人物の識別子および前記元文書を複製、印刷、編集または送信した人物の操作種別の情報のうち少なくとも一つを操作履歴として記憶する。

本発明の文書管理システムは、前記探索部によって探索されたとき前記記憶部内の情報を探索元に通知する通知部をさらに有する。本発明によれば、指定された文書が、生成されてから当該ユーザの手元に至るまでに辿ってきた流通経路の履歴を知ることを可能にする。本発明の文書管理システムは、前記探索部により得られた探索結果を表示する表示部をさらに有する。本発明によれば、探索者は探索結果を見ることで文書が何処で誰によって複製、印刷、編集または送信されたかが一目で分かる。

本発明の文書管理システムは、前記元文書を複製、印刷、編集または送信するときに前記元文書を読み取る読取部をさらに有する。前記探索部は、前記第２の機器の識別子によって特定される機器に対して前記元文書の探索要求を行うと良い。本発明によれば、機器間を伝って探索要求を伝達することができる。前記探索部は、前記第２の機器の識別子によって特定される機器を辿ることにより前記元文書の流通経路を探索すると良い。

前記探索部は、前記元文書の識別子から前記派生文書の識別子と前記第２の機器の識別子を辿ることによって前記元文書の流通経路を探索すると良い。前記文書は、紙文書および電子文書のいずれかであると良い。これにより、文書が紙文書の場合には、機器などを例えば印刷、複写、スキャニングが可能な複合機などで構成することができ、文書が電子文書の場合には、機器などを、パーソナルコンピュータにより構成することができる。したがって、上記において複製には紙文書を紙文書に複製する場合、紙文書をスキャニングして電子文書に複製する場合、電子文書をコピーして電子文書を複製する場合などが含まれる。

また、前記複製、印刷、編集または送信は、複写機による複写、印刷、変換、編集または電子メールやＦＡＸによる送信、および電子計算機上での電子文書のコピー、変換、編集や電子メールによる送信を含む。また、編集に関しては、複合機による自動翻訳・色合い指定・レイアウト変換など、ワープロや文書エディタによる編集・翻訳・圧縮・暗号化などが含まれる。また、送付に関しては、複合機によるＦＡＸ送信、コンピュータ上の電子メールによる送信などが含まれる。

本発明は、文書の流通経路を探索する文書管理方法であって、元文書に付与された元文書の識別子と、第１の機器によって前記元文書を複製、印刷、編集または送信する際に生成された派生文書に付与する派生文書の識別子を、前記派生文書をさらに複製、印刷、編集または送信する第２の機器の識別子に関連付けて記憶させる工程と、前記元文書の識別子と前記派生文書の識別子と前記第２の機器の識別子の関連付けを利用して前記元文書の流通経路を探索する工程とを有する。

本発明によれば、例えば元文書の識別子から派生文書の識別子と第２の機器の識別子を辿ることにより文書の流通経路を探索することができる。これにより、文書に埋め込む情報を多くすることなく、文書の流通経路を中央のサーバで管理できない組織や企業にまたがってトラックすることができる。また、文書に埋め込む情報は、機器の識別子と文書の識別子だけであるため、文書に埋め込む情報のサイズが大きくなることはない。また、文書のコピーや文書交換等によって移動してゆく文書の現在位置を追跡することが可能となる。

本発明の文書管理方法は、前記元文書から前記元文書の識別子と前記元文書を出力または送信した第３の機器の識別子を認識する工程と、前記第３の機器の識別子によって特定される機器に対して前記元文書の識別子と前記第１の機器の識別子を通知する工程とをさらに有する。本発明によれば、文書を探索する際に文書を出力した機器から第１の機器を特定することができる。

本発明の文書管理方法は、前記元文書を複製、印刷、編集または送信するときに前記派生文書の識別子を生成する工程と、前記派生文書の識別子と前記第１の機器の識別子を前記派生文書に付与する工程とをさらに有する。本発明の文書管理方法は、前記元文書が複製、印刷、編集または送信されたときに前記元文書の複製、印刷、編集または送信された旨を利用者に通知する工程をさらに有する。本発明によれば、利用者は文書の複製、印刷、編集または送信が行われたことを知ることができる。

本発明の文書管理方法は、前記探索部によって探索されたとき前記記憶部内の情報を探索元に通知する工程をさらに有する。本発明によれば、指定された文書が、生成されてから当該ユーザの手元に至るまでに辿ってきた流通経路の履歴を知ることを可能にする。本発明の文書管理方法は、前記探索部により得られた探索結果を表示する工程をさらに有する。本発明によれば、探索者は探索結果を見ることで文書が何処で誰によって複製、印刷、編集または送信されたかが一目で分かる。本発明の文書管理方法は、前記第２の機器の識別子によって特定される機器に対して前記元文書の探索要求を行う工程をさらに有する。本発明によれば、機器間を伝って探索要求を伝達することができる。

本発明によれば、文書に埋め込む情報を多くすることなく、文書の流通経路を中央のサーバで管理できない組織や企業にまたがってトラックできる文書管理システムおよび文書管理方法を提供できる。

以下、本発明を実施するための最良の形態について説明する。図１は、本発明の実施形態に係るシステムの構成を示す図である。図１に示すように、文書管理システム１００は、複数の複合機（ＭＦＤ：Multi Functional Device）１〜５、複数のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１０〜５０を備え、各ＭＦＤ１〜５およびＰＣ１０〜５０はそれぞれＬＡＮ６１〜６５を介して接続されている。さらに各ＬＡＮ６１〜６５はそれぞれデータ通信が可能なよう接続されている。各ＭＦＤ１〜５は、ＩＤカードリーダ・ライタＲＷ１〜５を備えている。

この文書管理システム１００は、文書の流通経路を探索するものであり、ピア・ツー・ピアのフレームワーク上で実現される、ＭＦＤ１〜５上での紙文書に対する操作（印刷、コピー、スキャン、ＦＡＸ等）の履歴をトレースするものである。電子文書は、生成時点で付与される一意の「文書ＩＤ（文書の識別子）」、および、当該文書に対する入出力操作（印刷、スキャン等）を実行したＭＦＤのアドレス（「操作機器アドレス（機器の識別子）」を当該電子文書の属性情報として保持する。紙文書は、出力時点で付与される一意の「文書ＩＤ」、および、当該文書を出力（コピー、印刷等）したＭＦＤのアドレスが、読み取り可能なコード情報として出力される。ここで、紙文書へのコード情報の記録方式としては、ＱＲ（Quick Response）コードのように光学的に読み取り可能な形で印刷する方法や紙に予め漉きこまれているＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）タグへの書き込みによって実現する方法などが考えられる。

文書管理システム１００は、複製、印刷、編集または送信によって出力される紙文書、およびスキャンにより生成される電子文書に対して、当該入出力操作がおこなわれたＭＦＤ１〜５のアドレスをコード情報として埋め込み、当該文書が他のＭＦＤ上で操作された際に、当該コード情報として紙文書に埋め込まれているＭＦＤのアドレスに対して、当該文書に対して操作がおこなわれたことを通知し、それらＭＦＤ間で当該文書に関する関係を双方向的に保持してＰ２Ｐネットワークを形成してゆく。そして、文書トレースの要求が発生した際には、当該Ｐ２Ｐネットワークをたどることによって文書をトレースする。

より詳細には、利用者がＭＦＤ１〜５上で紙文書を入力とする操作（コピー、スキャン等）をおこなうと、当該入力した紙文書に付与された文書ＩＤとＭＦＤのアドレスとからなるコード情報が認識され、当該文書ＩＤに対応付けて、当該ＭＦＤ上で実行された操作の「操作名」と「日時」、および、コピーの際には、「オリジナル文書ＩＤ」に関する情報が「操作履歴」として記録される。これと同時に、上記紙文書に記録されていたＭＦＤのアドレスが、当該文書の文書ＩＤに対応付けられて、当該ＭＦＤが保持する連携機器アドレス集合として追加登録される。

さらに、当該ＭＦＤのアドレスが示すＭＦＤに対して、当該操作が行われたＭＦＤのアドレスが通知され、それを受信したＭＦＤが保持する連携機器アドレス集合にも、当該文書の文書ＩＤに対応付けられて、当該操作がおこなわれたＭＦＤのアドレスが追加される（バックワードリンクの追加）。上記のＭＦＤ上での操作において、新たに紙文書が出力される場合（コピー等の場合）、新たな文書ＩＤと、当該操作をおこなったＭＦＤのアドレスが紙文書上にコード情報として出力される。また、上記の操作結果として新たな電子文書が生成・保存される場合（スキャンの場合）には、新たな文書ＩＤと操作をおこなったＭＦＤのアドレスが当該電子文書の属性情報として設定される。そして、文書トレースの要求が発生した際には、当該Ｐ２Ｐネットワークをたどることによって文書をトレースする。

この文書管理システム１００によって、履歴情報が複数のＭＦＤ１〜５上に非集中的な形で分散して保存されるため、文書の流通経路を中央のサーバで管理できない企業や組織間をまたいでトレースが可能となる。また、紙文書および電子文書は、当該文書の文書ＩＤと、当該文書を生成したＭＦＤのアドレスを保持するだけで、当該文書のトレースを実現することができるため、書き換え可能メモリを紙文書に付与しなくて済む。以下具体的に説明する。

次に、ＭＦＤの構成について説明する。図２は、本発明の実施形態に係るＭＦＤ１の構成を示す図である。図３は、文書管理システム１００で取り扱うデータのデータ構造を示す図である。他のＭＦＤも同様な構成であるため、他のＭＦＤにおいても同一符号を付して説明する。図２に示すように、ＭＦＤ１は、スキャナ部１１、プリンタ部１２、ファクシミリ部１３、メモリ１４、表示パネル１５、コントローラ１６、通信制御ユニット１７およびＩＤカードリーダ・ライタ１８を有する。

スキャナ部１１は、原稿に記録された画像を読み取るものである。このスキャナ部１１により文書を複製するときに文書画像が読み取られる。また、このスキャナ部１１は、コード情報認識部１１１としても機能する。コード情報認識部１１１は、紙文書に印刷されているコード情報を光学的に読み取る手段によって構成され、紙文書に印刷された文書ＩＤとこの紙文書を出力したＭＦＤのＩＤを認識する。なお、ＩＤタグが埋め込まれた紙文書にコード情報が格納されている場合には、コード情報認識部１１１をＩＤタグの情報を読み取ることができる手段によって構成する。

プリンタ部１２は、感光体に静電潜像を記録し、静電潜像をモノクロトナーまたはカラートナーを用いて現像し、現像した画像を記録紙に転写して出力する。このプリンタ部１２は、コード情報付与部１２１として機能する。このコード情報付与部１２１は、文書ＩＤ、ＭＦＤのアドレスからなるコード情報を複製文書に対して付与する。ここでは、コード情報付与部１２１は、コード情報を紙文書に印刷することにより文書に対してコード情報を付与する。また、文書がＩＤタグを組み込んだ紙文書の場合には、コード情報付与部１２１は、コード情報をＩＤタグ内に格納することにより文書に対してコード情報を付与する。コード情報付与部１２１によるコード情報の付与の仕方はこれらには限定されない。

ファクシミリ部１３は、ファクシミリ電文の送受信を行なう。メモリ１４は、スキャナ部１１で読み取られた画像データやネットワークを介して受信した画像データ、ＦＡＸ受信電文のデータ等を記憶する。また、このメモリ１４は、操作履歴保持部１４１および連携機器アドレス集合保持部１４２としても機能する。操作履歴保持部１４１は、文書単位に紙文書に関する操作履歴を保持する。操作履歴保持部１４１は、元文書に付与された元文書のＩＤと複製文書をさらに複製したＭＦＤのアドレスとを関連付けて記憶している。紙文書に関する操作履歴には、例えば元文書を複製した日時、元文書を複製した人物のＩＤおよび元文書を複製した人物の操作種別の情報などを含んでいる。操作履歴保持部１４１が保持する履歴情報を他の任意数のＭＦＤとの間で定期的にデータを相互にバックアップを図ることでデータが損失した場合やＭＦＤ１がリプレースされた場合であっても、履歴情報の検索を障害なく可能にできる。

連携機器アドレス集合保持部１４２は、文書が流通する過程で、文書に対して操作がおこなわれた機器のアドレス集合を保持するものである。この連携機器アドレス集合保持部１４２は、文書を複製するときに複製文書に付与される複製文書ＩＤと複製文書をさらに複製したＭＦＤのアドレスとを関連付けて記憶する。表示パネル１５は、アイコンを有する操作画面を表示すると共にアイコンへの接触に応じて操作情報を入力する。

コントローラ１６は、ＭＦＤ１の全体を制御するものである。このコントローラ１６は、コード情報生成部１６１、文書操作履歴検索部１６２、カレント情報通知部１６３、利用者情報通知部１６４、操作イベント伝達部１６５およびトレース情報表示部１６６として機能する。

コード情報生成部１６１は、文書を複製するときに、印刷文書に付与するための新たな文書ＩＤおよび当該ＭＦＤ１のアドレスを生成する。文書操作履歴検索部１６２は、元文書ＩＤと複製文書ＩＤとＭＦＤのアドレスの関連付けを利用して文書の流通経路を探索する。文書操作履歴検索部１６２は、連携機器アドレス集合保持部１４２が保持するＭＦＤのアドレスによって特定される機器に対して利用者が指定する文書の探索要求を発行する。また、文書操作履歴検索部１６２は、他のＭＦＤから探索要求を受けた際に、自らが保持する操作履歴を問い合わせ元に回答する。このようにして、文書操作履歴検索部１６２は、ＭＦＤのアドレスによって特定される機器を辿ることにより文書の流通経路を探索する。例えば文書操作履歴検索部１６２は、文書ＩＤから複製文書ＩＤとＭＦＤのアドレスを辿ることによって元文書の流通経路を探索できる。

カレント情報通知部１６３は、操作がおこなわれた際に、元文書を出力したＭＦＤのアドレスによって特定される機器に対して文書ＩＤと文書を複製したＭＦＤのアドレスを通知する。また、カレント情報通知部１６３は、ＭＦＤが文書を複製したときに、複製文書ＩＤとＭＦＤのアドレスを受け付ける。さらに、カレント情報通知部１６３は、文書操作履歴探索部１６２によって探索されたとき操作履歴保持部１４１内の情報を探索元に通知する。

利用者情報通知部１６４は、ＭＦＤ１で元文書の複製が行われたときにその結果を所定の利用者に通知する。具体的には、利用者情報通知部１６４は、ＭＦＤ２上で紙文書に対する操作がおこなわれると、その操作に関する通知が、当該文書のオリジナル作成者、複製者など、当該文書の流通に関与した利用者に対して、選択的に電子メール、インスタントメッセージ等によって通知する。

操作イベント伝達部１６５は、ＭＦＤ１上で文書に対して操作がおこなわれると、その旨、予め文書に対応付けて設定された通知先の利用者に電子メール、インスタントメッセージ等の手段によって通知する。また、各ＭＦＤ１〜５は、所属グループに関する情報を保持しており、操作イベント伝達部１６５は、操作イベントの自動送信において、グループ外のＭＦＤ上で操作がおこなわれた際に、当該文書の流通に関与した利用者に対して、選択的に電子メール、インスタントメッセージ等の手段によって通知をおこなうようにしてもよい。

また、紙文書が保持するコード情報のRead-Only領域には、あらかじめ複写可能期間、または複写禁止期間に関する情報が付与されており、操作イベント伝達部１６５は、操作イベントの自動送信において、その期間情報を照合することによって、複写可能期間を超えてＭＦＤ１上で操作がおこなわれた場合、または、複写禁止期間内にＭＦＤ１上で操作がおこなわれた場合に、当該文書の流通に関与した利用者に対して、選択的に電子メール、インスタントメッセージ等の手段によって通知をおこなってもよい。トレース情報表示部１６６は、文書操作履歴検索部１６２によって得られた探索結果を表示する。

通信制御ユニット１７は、ネットワークに接続された機器と通信を行なう。ＩＤカードリーダ・ライタ１８は、利用者が持つＩＤカードを読み書きするためのものであり、ＭＦＤ１を利用する利用者を認識する利用者認識部１８１として機能する。利用者認識部１８１は、ＩＤカードから得られた利用者に関する情報を操作履歴保持部１４１に履歴情報として蓄積する。利用者認識部１８１での認証には生体認証等を用いてもよい。このようにして、利用者を認識することによって、操作履歴に利用者情報を付与し、トレース時に操作者を特定することができる。ＭＦＤを操作する際の操作セッション（ログインからログアウト）を管理することによって、同じ操作セッション内で操作された文書を取り出すことが可能になる。

図４は、文書流通のイベント図である。図５は、操作履歴の蓄積の処理過程を示す図である。まず、ＭＦＤ１の処理について説明する。図６は、印刷の場合の操作履歴の蓄積の処理フローチャートである。ＰＣ１０上からＭＦＤ１に対して電子文書の印刷が指示される（ステップＳ１０１）。ＭＦＤ１のコード情報生成部１６１は、印刷文書に付与するための新たな文書ＩＤ１２３および当該ＭＦＤ１のアドレスを生成する（ステップＳ１０２）。ＭＦＤ１のコントローラ１６は、新たな文書ＩＤ１２３に対応付けて、当該ＭＦＤ１上での操作（＝印刷）、日時、オリジナル文書ＩＤ（ｎｏｎｅ）で構成される操作履歴を文書操作履歴に追加する（ステップＳ１０３）。ＭＦＤ１のプリンタ部１２は、文書ＩＤ１２３と当該ＭＦＤ１のアドレスからなるコード情報を付与して印刷する（ステップＳ１０４）。

次に、ＭＦＤ２の処理について説明する。図７は、コピーの場合の操作履歴の蓄積の処理のフローチャートである。利用者がＭＦＤ２上で紙文書を置いて「コピー」ボタンを押す（ステップＳ２０１）。ＭＦＤ２のコード情報認識部１１１は、スキャン画像を基に紙文書にコード情報として印刷されている「文書ＩＤ１２３」と当該ＭＦＤ１のアドレスを認識する（ステップＳ２０２）。ＭＦＤ２のコード情報生成部１６１は、印刷文書に付与するための新たな文書ＩＤ４５６および当該ＭＦＤ２のアドレスを生成する（ステップＳ２０３）。ＭＦＤ２のコントローラ１６は、新たな文書ＩＤ４５６に対応付けて、当該ＭＦＤ２上での操作（＝コピー）、日時、オリジナル文書ＩＤ１２３で構成される操作履歴を文書操作履歴に追加する（ステップＳ２０４）。

ＭＦＤ２のコントローラ１６は、当該ＭＦＤ２の連携機器アドレス集合にステップＳ２０２で認識したＭＦＤのアドレスを追加する。ＭＦＤ２のコントローラ１６は、さらにステップＳ２０２で認識したＭＦＤのアドレスに対して、当該ＭＦＤ２のアドレスを連携機器アドレスとして追加依頼する（ステップＳ２０５）。ＭＦＤ２のプリンタ部１２は、文書ＩＤ４５６と当該ＭＦＤ２のアドレスのコード情報を付与して印刷する（ステップＳ２０６）。

図８は、ＭＦＤが連携機器アドレスの受信したときの操作履歴の蓄積の処理フローチャートである。ＭＦＤ１のコントローラ１６は、他のＭＦＤからのＭＦＤのアドレスの受信を待つ（ステップＳ３０１）。ＭＦＤ１のコントローラ１６は、ＭＦＤ２からＭＦＤ２のアドレスを受信した場合（ステップＳ３０２）、受信したＭＦＤ２のアドレスを「連携機器アドレス集合」に追加する（ステップＳ３０３）。これによって元文書の識別子ＩＤ１２３に派生文書の識別子ＩＤ４５６とＭＦＤ２の識別子が関連付けて記憶される。

次に、ＭＦＤ３の処理について説明する。再度、図７を参照すると、利用者がＭＦＤ３上で紙文書を置いて「コピー」ボタンを押す（ステップＳ２０１）。ＭＦＤ３のコード情報認識部１１１は、スキャン画像を基に紙文書にコード情報として印刷されている文書ＩＤ１２３と当該ＭＦＤ１のアドレスを認識する（ステップＳ２０２）。ＭＦＤ３のコード情報生成部１６１は、印刷文書に付与するための新たな文書ＩＤ７８９および当該ＭＦＤ３のアドレスを生成する。ＭＦＤ３のコントローラ１６は、新たな文書ＩＤ７８９に対応付けて、当該ＭＦＤ３上での操作（＝コピー）、日時、オリジナル文書ＩＤ１２３で構成される操作履歴を操作履歴に追加する（ステップＳ２０４）。

ＭＦＤ３のコントローラ１６は、当該ＭＦＤ３の連携機器アドレス集合にステップＳ２０２で認識したＭＦＤ１のアドレスを追加する。さらに、ＭＦＤ３のカレント情報通知部１６３は、ステップＳ２０２で認識したＭＦＤ１のアドレスに対して、当該ＭＦＤ３のアドレスを連携機器アドレスとして追加依頼する（ステップＳ２０５）。ＭＦＤ３のプリンタ部１２は、文書ＩＤ７８９と当該ＭＦＤ３のアドレスからなるコード情報を付与して印刷する（ステップＳ２０６）。

再度、図８を参照して、ＭＦＤ１のコントローラ１６は、他のＭＦＤからのＭＦＤのアドレスの受信を待つ（ステップＳ３０１）。ＭＦＤ１のコントローラ１６は、ＭＦＤ３からＭＦＤ３のアドレスを受信した場合（ステップＳ３０２）、受信したＭＦＤ３のアドレスを「連携機器アドレス集合」に追加する（ステップＳ３０３）。

次に、ＭＦＤ４の処理について説明する。再度、図７を参照すると、利用者がＭＦＤ４上で紙文書を置いて「コピー」ボタンを押す（ステップＳ２０１）。ＭＦＤ４のコード情報認識部１１１は、スキャン画像に基づき紙文書にコード情報として印刷されている文書ＩＤ４５６と当該ＭＦＤ２のアドレスを認識する（ステップＳ２０２）。ＭＦＤ４のコード情報生成部１６１は、印刷文書に付与するための新たな文書ＩＤ０１２および当該ＭＦＤ４のアドレスを生成する。ＭＦＤ４のコントローラ１６は、新たな文書ＩＤ０１２に対応付けて、当該ＭＦＤ４上での操作（＝コピー）、日時、オリジナル文書ＩＤ０１２で構成される操作履歴を文書操作履歴に追加する（ステップＳ２０４）。

ＭＦＤ４のコントローラ１６は、当該ＭＦＤ４の連携機器アドレス集合にステップＳ２０２で認識したＭＦＤ２のアドレスを追加する。さらに、ＭＦＤ４のカレント情報通知部１６３は、ステップＳ２０２で認識したＭＦＤ２のアドレスに対して、当該ＭＦＤ４のアドレスを連携機器アドレス集合への追加依頼する（ステップＳ２０５）。ＭＦＤ４のプリンタ部１２は、文書ＩＤ０１２と当該ＭＦＤ４のアドレスからなるコード情報を付与して印刷する（ステップＳ２０６）。

再度、図８を参照すると、ＭＦＤ２のコントローラ１６は、他のＭＦＤからのＭＦＤのアドレスの受信を待つ（ステップＳ３０１）。ＭＦＤ２のコントローラ１６は、ＭＦＤ４からＭＦＤ４のアドレスを受信した場合（ステップＳ３０２）、受信したＭＦＤ４のアドレスを連携機器アドレス集合に追加する（ステップＳ３０３）。

次に、ＭＦＤ５の処理について説明する。図９は、スキャンの場合の操作履歴の蓄積の処理のフローチャートである。利用者がＭＦＤ５上で紙文書を置いて「スキャン」ボタンを押す（ステップＳ４０１）。ＭＦＤ５のコード情報認識部１１１は、スキャン画像に基づき紙文書にコード情報として印刷されている文書ＩＤ０１２と当該ＭＦＤ４のアドレスを認識する（ステップＳ４０２）。ＭＦＤ５のコード情報生成部１６１は、印刷文書に付与するための新たな文書ＩＤ３４５および当該ＭＦＤ５のアドレスを生成する（ステップＳ４０３）。ＭＦＤ５のコントローラ１６は、新たな文書ＩＤ３４５に対応付けて、当該ＭＦＤ５上での操作（＝スキャン）、日時、オリジナル文書ＩＤ０１２で構成される操作履歴を文書操作履歴に追加する（ステップＳ４０４）。

ＭＦＤ５のコントローラ１６は、当該ＭＦＤ５の連携機器アドレス集合にステップＳ３０２で認識したＭＦＤのアドレスを追加する。さらに、ＭＦＤ５のカレント情報通知部１６３は、ステップＳ４０２で認識したＭＦＤ４のアドレスに対して、当該ＭＦＤ５のアドレスを連携機器アドレス集合への追加依頼をする（ステップＳ４０５）。ＭＦＤ５のコントローラ１６は、文書ＩＤ３４５と当該ＭＦＤ５のアドレスからなるコード情報を付与してスキャンイメージを格納する（ステップＳ４０６）。

図８において、ＭＦＤ４のコントローラ１６は、他のＭＦＤからのＭＦＤのアドレスの受信を待つ（ステップＳ３０１）。ＭＦＤ４のコントローラ１６は、ＭＦＤ５からＭＦＤ５のアドレスを受信した場合（ステップＳ３０２）、受信したＭＦＤ５のアドレスを連携機器アドレス集合に追加する（ステップＳ３０３）。

図１０は、操作履歴の収集の処理過程を示す図である。図１１は、文書のトレースのイベント図である。ここでは、ＭＦＤｎ上で文書を認識させることによって検索をおこなう。文書のトレース情報を取得する際には、ＭＦＤｎ上で該当文書を認識させ、検索結果が、ＭＦＤｎに付けられた画面に表示されるか、あるいは、紙に出力される。以下具体的に説明する。利用者が、文書の操作履歴に関する情報をトレースする場合、利用者は、ＭＦＤｎ上で紙文書に印刷されたコード情報を認識させる。すると、そのコード情報に含まれているＭＦＤのアドレスで示されるＭＦＤに対して、当該文書に関する操作履歴の検索要求が発行される。

各ＭＦＤ１〜５は、常に上記の検索要求の受信待ち状態になっており、検索要求を受信すると、当該検索対象の文書ＩＤに関して、当該ＭＦＤ１〜５が保持している操作履歴を検索して当該文書ＩＤに関する操作履歴の情報を取り出し、その検索結果を、報告先となる検索要求を最初に発行したＭＦＤｎに返信する。なお、この検索では、トレース対象とする文書のみならず、操作履歴中の各エントリが保持しているオリジナル文書ＩＤが保持する、トレース対象とする文書のコピー前のオリジナル文書を辿ってトレースがおこなわれる。

また、各ＭＦＤ１〜５の当該文書に対応付けて保持されている「連携機器アドレス集合」に含まれるＭＦＤのアドレス集合に対して、当該文書ＩＤに関する操作履歴の情報提供要求（検索依頼）を送り、上記と同様の検索要求が伝播され、検索結果が、検索要求側に返される。検索要求を最初に発行したＭＦＤｎでは、上記の過程を通じて各ＭＦＤ１〜５から返信されてくる操作履歴を一覧することによって、当該文書に関するトレース状況を取り出すことができる。以下、具体的に説明する。

図１２は、トレース依頼時のフローチャートである。まず、利用者がＭＦＤｎ上にトレース対象の紙文書を置いて「トレース」ボタンを押す（ステップＳ５０１）。ＭＦＤｎのコード情報認識部１１１は、紙文書にコード情報として印刷されている文書ＩＤ１２３と当該ＭＦＤのアドレス「ＭＦＤ１」を認識する（ステップＳ５０２）。ＭＦＤｎの文書操作履歴検索部１６２は、ステップＳ５０２の文書ＩＤ１２３の文書をトレース対象として、アドレスが「ＭＦＤ１」のＭＦＤに対して図１３の処理αを実行するようトレース指示を行う（ステップＳ５０３）。

次に、ＭＦＤ１のトレース検索時の処理について説明する。図１３は、トレース検索時のフローチャートである。ＭＦＤ１の文書操作履歴検索部１６２は、ＭＦＤｎよりトレース指示を受け付けると、ＭＦＤ１の操作履歴保持部１４１の「操作履歴」に記録されている当該トレース対象の文書に関する「文書ＩＤ１２３」のエントリがあるかどうかを調べる（ステップＳ６０１）。ＭＦＤ１の文書操作履歴検索部１６２は、「文書ＩＤ１２３」のエントリが存在する場合（ステップＳ６０２）、トレース報告先であるＭＦＤｎに当該エントリの内容を検索結果として報告する（ステップＳ６０３）。

次に、ＭＦＤ１の文書操作履歴検索部１６２は、「操作履歴」に記録されているエントリ中から、当該トレース対象の文書「文書ＩＤ１２３」が「オリジナル文書ＩＤ」になっているエントリがあるかを調べる（ステップＳ６０４）。ＭＦＤ１の文書操作履歴検索部１６２は、「文書ＩＤ１２３」が「オリジナル文書ＩＤ」になっているエントリが存在しない場合（ステップＳ６０５）、連携機器アドレス集合保持部１４２の連携機器アドレス集合を参照して、当該エントリの「文書ＩＤ１２３」をトレース対象文書としてＭＦＤ２およびＭＦＤ３に対して処理αを実行するよう検索依頼を行なう（ステップＳ６０７）。

次に、ＭＦＤ２のトレース検索時の処理について説明する。ＭＦＤ２の文書操作履歴検索部１６２は、ＭＦＤ１から検索依頼を受け付けると、ＭＦＤ２の操作履歴保持部１４１の「操作履歴」に記録されているエントリ中から、当該トレース対象の文書「文書ＩＤ１２３」が「オリジナル文書ＩＤ」になっているエントリがあるかを調べる（ステップＳ６０４）。ＭＦＤ２の文書操作履歴検索部１６２は、「オリジナル文書ＩＤ」になっているエントリが存在する場合（ステップＳ６０５）、トレース報告先であるＭＦＤｎに当該エントリの内容を報告し（ステップＳ６０６）、ＭＦＤ２の連携機器アドレス集合保持部１４２の連携機器アドレス集合を参照して、当該エントリの「文書ＩＤ４５６」をトレース対象文書としてＭＦＤ４に対し図１３の処理αを実行するよう検索依頼を行なう（ステップＳ６０７）。

次に、ＭＦＤ３のトレース検索時の処理について説明する。ＭＦＤ３の文書操作履歴検索部１６２は、ＭＦＤ１から検索依頼を受け付けると、ＭＦＤ３の操作履歴保持部１４１の「操作履歴」に記録されているエントリ中から、当該トレース対象の文書「文書ＩＤ１２３」が「オリジナル文書ＩＤ」になっているエントリがあるかを調べる（ステップＳ６０４）。ＭＦＤ３の文書操作履歴検索部１６２は、「オリジナル文書ＩＤ」になっているエントリが存在する場合（ステップＳ６０５）、トレース報告先であるＭＦＤｎに当該エントリの内容を報告し（ステップＳ６０６）、連携機器アドレス集合保持部１４２の連携機器アドレス集合を参照して、当該エントリの「文書ＩＤ７８９」をトレース対象文書にできる関連ピアは存在しないため図１３の処理αを実行する検索依頼は行なわない（ステップＳ６０７）。

次に、ＭＦＤ４のトレース検索時の処理について説明する。ＭＦＤ４の文書操作履歴検索部１６２は、ＭＦＤ４の操作履歴保持部１４１の「操作履歴」に記録されているエントリ中から、当該トレース対象の文書「文書ＩＤ４５６」が「オリジナル文書ＩＤ」になっているエントリがあるかを調べる（ステップＳ６０４）。ＭＦＤ４の文書操作履歴検索部１６２は、「文書ＩＤ４５６」が「オリジナル文書ＩＤ」になっているエントリが存在する場合（ステップＳ６０５）、トレース報告先であるＭＦＤｎに当該エントリの内容を報告し（ステップＳ６０６）、ＭＦＤ４の連携機器アドレス集合保持部１４２の連携機器アドレス集合を参照して、当該エントリの「文書ＩＤ０１２」をトレース対象文書としてＭＦＤ５に対して図１３の処理αを実行するよう検索要求を行なう（ステップＳ６０７）。

次に、ＭＦＤ５のトレース検索時の処理について説明する。ＭＦＤ５の文書操作履歴検索部５は、ＭＦＤ４から検索依頼を受け付けると、ＭＦＤ５の操作履歴保持部１４１の「操作履歴」に記録されているエントリ中から、当該トレース対象の文書「文書ＩＤ０１２」が「オリジナル文書ＩＤ」になっているエントリがあるかを調べる（ステップＳ６０４）。ＭＦＤ５の文書操作履歴検索部１６２は、「文書ＩＤ０１２」が「オリジナル文書ＩＤ」になっているエントリが存在する場合（ステップＳ６０５）、トレース報告先であるＭＦＤｎに当該エントリの内容を報告し（ステップＳ６０６）、ＭＦＤ５の連携機器アドレス集合保持部１４２の連携機器アドレス集合を参照して、当該エントリの「文書ＩＤ３４５」をトレース対象文書として図１３の処理αを実行する（ステップＳ６０７）。

図１４は、トレース結果表示時のフローチャートである。ＭＦＤｎは、ＭＦＤ１〜ＭＦＤ５からトレース情報の受信を待ち（ステップＳ７０１）、トレース情報を受信した場合（ステップＳ７０２）、トレース結果に追加して表示する（ステップＳ７０３）。図１０の参照符号２００は、収集されたトレース情報を示している。

また、各ＭＦＤ１〜ｎは、カレントの操作状況についてもトレースすることができる。ＭＤＦ１〜ｎ上で文書に対する操作がおこなわれると、当該紙文書に記録されたコード情報に含まれていたＭＦＤのアドレスによって特定されるＭＦＤにカレント状況の検索依頼が当該文書識別子と共に発行され、当該検索依頼を受け取ったＭＦＤでは、当該文書識別子に対応付けて保持している、当該文書に対して操作をおこなった他のＭＦＤのアドレス集合内の各ＭＦＤに対して、検索依頼が伝播される。この結果、指定した文書に関するトレース情報を検索する際に、過去の操作履歴だけでなく、カレントの操作状況を検索することを可能にする。これにより、ＭＦＤ１〜ｎ上で操作された結果が、当該文書に関する過去の履歴を保持する過去に操作がおこなわれたＭＦＤに対しても通知されるため、当該文書の過去の履歴のみならず、カレントの流通過程をトレースすることが可能になる。

上記実施形態によれば、中央のサーバで集中管理することなく、文書に関する操作履歴を個々のＭＦＤ間での検索によってトレースできる。このため、企業間や組織間をまたがるような文書流通においても、指定された文書が、生成されてから当該ユーザの手元に至るまでに辿ってきた流通経路の履歴を知ることができる。また、企業間・組織間で履歴情報を分散して管理することができる。また、紙文書の実空間上での流通過程が、ＭＦＤ１〜ｎ間でのピア・ツー・ピアネットワークを形成することになるため、通常のピア・ツー・ピアがおこなうようなネットワーク全体に対するような検索に比べて、高速に文書履歴に関する情報を辿って取得することができる。

上記実施形態では、ＭＦＤ１〜ｎ上をトレースする例について説明したが、本発明のこれに限らずＰＣ上での操作をトレースする場合にも適用することができる。従って、上記実施形態では、文書が紙文書である場合について説明したが、文書が電子文書である場合も本発明は適用できる。このため、複写には複写機による複写のみならずＰＣなどの電子計算機上での電子文書のコピーという概念も含まれる。

具体的には、個人が使用しているＰＣが操作履歴に関する情報を保持しており、当該ＰＣ上でおこなわれた操作（デスクトップ上での文書のコピー、電子メールによる配布）についても電子文書のトラックを可能にする。ＰＣ上で電子文書のコピー操作がおこなわれると、新たに生成された電子文書の属性の「オリジナル文書ＩＤ」としてコピー元の文書ＩＤ、「最近の操作機器アドレス」に当該ＰＣのアドレスが登録され、さらに、各ＰＣが保持する履歴データとして、当該コピー操作をおこなった日時、利用者、コピー元文書ＩＤの登録がおこなわれる。一方、電子メールによって配布される際には、送信時に、電子文書の属性情報の「最近の操作機器アドレス」に当該ＰＣのアドレスが登録されて送信され、受信側では、その電子文書を受け取った際に、当該「最近の操作機器アドレス」に含まれている送信元のＰＣのアドレスを、「連携機器アドレス集合」に登録する。

また、履歴情報の保持を独立化することにより履歴情報の対障害性とセキュリティ上の安全性を確保することができる。各ＭＦＤ１〜５が保持する「履歴情報」、および「連携機器アドレス集合」は、ＭＦＤ１〜５とは独立したサーバ（不図示）内に蓄積される。サーバは、ＭＦＤ１〜５と１対１に設置しても構わないし、複数のＭＦＤ１〜５の履歴情報を１台のサーバに蓄積する形をとっても構わない。ただし、検索は個々のＭＦＤ１〜５がピアとなるピア・ツー・ピアの形で実施される。

さらに、紙文書のコード情報として、ローカルな履歴情報サーバ（不図示）のアドレスを入れ、履歴情報サーバ間での連携をおこなうようにしてもよい。具体的には、ＭＦＤ１〜５やＰＣ１０〜５０上でおこなわれた文書に関する操作履歴は、ローカルエリアネットワーク内に配置されたサーバ（不図示）に報告・蓄積されるとともに、文書が保持するコード情報の中の「最近の操作機器アドレス」には、当該文書に関する操作がおこなわれたＭＦＤ１〜５やＰＣ１０〜５０のアドレスではなく、当該、履歴情報サーバのアドレスが入れられる。そして、別のローカルエリアネットワーク内に設置された機器上で操作がおこなわれた際には、当該「最近の操作機器アドレス」に、そのローカルエリアネットワーク内に設置された履歴情報サーバのアドレスをセットする。このようにして、ＭＦＤ１〜５やＰＣ１０〜５０などの操作機器間でのピア・ツー・ピア関係ではなく、履歴情報サーバ間でのピア・ツー・ピア関係を設定することにより、検索を可能にする。

また、検索を指示するＭＦＤが履歴情報を保持しない場合、関連ピアのＭＦＤに問い合わせることによりトレースを実現する。ＭＦＤからのトレース情報の検索の際に、当該ＭＦＤが、当該文書に関する履歴情報を持たない場合、文書上のコード情報に含まれている、過去の操作がおこなわれたＭＦＤのアドレスに対して問い合わせを発行する。これにより、任意のＭＦＤ上からトレース情報を取得することができる。

また、トレース可能な利用者を制限するようにしてもよい。文書に付与されるコード情報の中に、トレース情報の取得を許可された利用者の情報が含まれており、当該許可された利用者に限定して文書のトレース情報の取得ができる。

また、各ＭＦＤ１〜ｎは、同一ユーザが同一セッション内で操作した文書に関するトレース情報を取得する。ユーザが認証されている状態で複数の文書に対して操作がおこなわれた場合、同一ログインセッション内で操作された文書間に関連が付けられ、トレース時に、その関係をたどることによって、同一ログインセッション内で利用された文書に関するトレースやアクセスをおこなう。

また、トレース情報から文書を出力するようにしてもよい。つまり、ＭＦＤ１〜ｎ上で文書を操作する際に、当該文書のスキャンイメージを保存しておくと共に、当該保存されたイメージ情報の参照情報を履歴として保持しておく。そして、トレース情報の取得時に、当該トレース情報に含まれる文書の参照情報に基づいて、当該文書を印刷する。

また、ＭＦＤ１〜ｎは、アプリケーションサービスとしての文書検索サービスを提供する。文書トレースサービスとして提供されており、個人のＰＣやＭＦＤ上１〜ｎで文書上のコード情報を認識させることによって、インターネット上に提供されているトレースサービスが、当該コード情報に含まれるＭＦＤ１〜ｎに対して問い合わせをおこない、ＭＦＤ１〜ｎから返される検索結果をまとめて利用者に報告する。

上記文書管理システム１００は、企業間で共通のインデクスサーバ（不図示）を置き、履歴情報の所在を検索できるようにしてもよい。紙文書は、「文書ＩＤ」しか保持しておらず、各ＭＦＤ１〜ｎ上で操作がおこなわれた際に、当該文書ＩＤに対応付けて、当該操作がおこなわれたＭＦＤ１〜ｎのアドレスが、インデクスサーバに通知されて保存される。文書トレースの際、文書トレースが実行されたＭＦＤ１〜ｎからインデクスサーバに問い合わせがおこなわれ、当該インデクスサーバが保持している当該文書に関する履歴を保持しているＭＦＤのアドレスが取得され、検索要求をしたＭＦＤは、それらの操作機器に対して、当該文書に関する履歴情報の検索依頼を発行する。検索依頼を受けた各機器は、検索した結果を、当該検索要求側の機器に返信する。上記の構成では、紙文書が検索パスの媒介をする必要がないというメリットがある。しかし、このような、異なる企業間や組織間で共有するようなインデクスサーバを配置することは、運用上、難しいと考えられる。

各ＭＦＤ１〜ｎは、連携機器アドレス集合保持部１４２を設けずに、ネットワーク全体の機器に対して指定文書ＩＤに関する検索依頼の要求を発行する。ネットワーク上の機器に対して、当該文書ＩＤに関する履歴情報を検索する。履歴情報をネットワーク上に分散配置する方法について網羅することが可能になるが、検索効率が劣化する。

以上本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形、変更が可能である。なお、本発明による文書管理方法は、文書管理システム１００によって実現される。

本発明の実施形態に係るシステムの構成を示す図である。 本発明の実施形態に係るＭＦＤ１の構成を示す図である。 文書管理システムで取り扱うデータのデータ構造を示す図である。 文書流通のイベント図である。 操作履歴の蓄積の処理過程を示す図である。 印刷の場合の操作履歴の蓄積の処理フローチャートである。 コピーの場合の操作履歴の蓄積の処理のフローチャートである。 ＭＦＤが連携機器アドレスの受信したときの操作履歴の蓄積の処理フローチャートである。 スキャンの場合の操作履歴の蓄積の処理のフローチャートである。 操作履歴の収集（トレース）の処理過程を示す図である。 文書のトレースのイベント図である。 トレース依頼時のフローチャートである。 トレース検索時のフローチャートである。 トレース結果表示時のフローチャートである。

符号の説明

１００ 文書管理システム
１〜５ ＭＦＤ
１０、２０、３０、４０、５０ パーソナルコンピュータ
ＲＷ１〜ＲＷ５ カードリーダ・ライタ
１１ スキャナ部
１１１ コード情報認識部
１２ プリンタ部
１２１ コード情報付与部
１３ ファクシミリ部
１４ メモリ
１４１ 操作履歴保持部
１４２ 連携機器アドレス集合保持部
１５ 表示パネル
１６ コントローラ
１６１ コード情報生成部
１６２ 文書操作履歴検索部
１６３ カレント情報通知部
１６４ 利用者情報通知部
１６５ 操作イベント伝達部
１６６ トレース情報表示部
１７ 通信制御ユニット
１８ ＩＤカードリーダ・ライタ

Claims (20)

1. 文書の流通経路を探索する文書管理システムであって、
   元文書に付与された元文書の識別子と、第１の機器によって前記元文書を複製、印刷、編集または送信する際に生成された派生文書に付与する派生文書の識別子を、前記派生文書をさらに複製、印刷、編集または送信する第２の機器の識別子に関連付けて記憶する記憶部と、
   前記元文書の識別子と前記派生文書の識別子と前記第２の機器の識別子の関連付けを利用して前記元文書の流通経路を探索する探索部と
   を有することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記元文書から前記元文書の識別子と前記元文書を出力または送信した第３の機器の識別子を認識する認識部と、
   前記第３の機器の識別子によって特定される機器に対して前記元文書の識別子と前記第１の機器の識別子を通知する通知部とをさらに有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記第１の機器が前記元文書を複製、印刷、編集または送信したときに、前記派生文書の識別子と前記第１の機器の識別子を受け付けて前記元文書の識別子に関連付けて記憶する記憶部をさらに有することを特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書管理システム。
4. 前記元文書を複製、印刷、編集または送信するときに前記派生文書の識別子を生成する生成部と、
   前記派生文書の識別子と前記第１の機器の識別子を前記派生文書に付与する付与部とをさらに有することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の文書管理システム。
5. 前記元文書が複製、印刷、編集または送信されたときに前記元文書の複製、印刷、編集または送信された旨を利用者に通知する通知部をさらに有することを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載の文書管理システム。
6. 前記記憶部は、前記元文書を複製、印刷、編集または送信した日時、前記元文書を複製、印刷、編集または送信した人物の識別子および前記元文書を複製、印刷、編集または送信した人物の操作種別の情報のうち少なくとも一つを操作履歴として記憶することを特徴とする請求項１から請求項５のいずれかに記載の文書管理システム。
7. 前記探索部によって探索されたとき前記記憶部内の情報を探索元に通知する通知部をさらに有することを特徴とする請求項１から請求項６のいずれかに記載の文書管理システム。
8. 前記探索部により得られた探索結果を表示する表示部をさらに有することを特徴とする請求項１から請求項７のいずれかに記載の文書管理システム。
9. 前記元文書を複製、印刷、編集または送信するときに前記元文書を読み取る読取部をさらに有することを特徴とする請求項１から請求項８のいずれかに記載の文書管理システム。
10. 前記探索部は、前記第２の機器の識別子によって特定される機器に対して前記元文書の探索要求を行うことを特徴とする請求項１から請求項９のいずれかに記載の文書管理システム。
11. 前記探索部は、前記第２の機器の識別子によって特定される機器を辿ることにより前記元文書の流通経路を探索することを特徴とする請求項１から請求項９のいずれかに記載の文書管理システム。
12. 前記探索部は、前記元文書の識別子から前記派生文書の識別子と前記第２の機器の識別子を辿ることによって前記元文書の流通経路を探索することを特徴とする請求項１から請求項９のいずれかに記載の文書管理システム。
13. 前記文書は、紙文書および電子文書のいずれかであることを特徴とする請求項１から請求項１２のいずれかに記載の文書管理システム。
14. 文書の流通経路を探索する文書管理方法であって、
    元文書に付与された元文書の識別子と、第１の機器によって前記元文書を複製、印刷、編集または送信する際に生成された派生文書に付与する派生文書の識別子を、前記派生文書をさらに複製、印刷、編集または送信する第２の機器の識別子に関連付けて記憶させる工程と、
    前記元文書の識別子と前記派生文書の識別子と前記第２の機器の識別子の関連付けを利用して前記元文書の流通経路を探索する工程と
    を有することを特徴とする文書管理方法。
15. 前記元文書から前記元文書の識別子と前記元文書を出力または送信した第３の機器の識別子を認識する工程と、
    前記第３の機器の識別子によって特定される機器に対して前記元文書の識別子と前記第１の機器の識別子を通知する工程とをさらに有することを特徴とする請求項１４に記載の文書管理方法。
16. 前記元文書を複製、印刷、編集または送信するときに前記派生文書の識別子を生成する工程と、
    前記派生文書の識別子と前記第１の機器の識別子を前記派生文書に付与する工程とをさらに有することを特徴とする請求項１４または請求項１５に記載の文書管理方法。
17. 前記元文書が複製、印刷、編集または送信されたときに前記元文書の複製、印刷、編集または送信された旨を利用者に通知する工程をさらに有することを特徴とする請求項１４から請求項１６のいずれかに記載の文書管理方法。
18. 前記探索部によって探索されたとき前記記憶部内の情報を探索元に通知する工程をさらに有することを特徴とする請求項１４から請求項１７のいずれかに記載の文書管理方法。
19. 前記探索部により得られた探索結果を表示する工程をさらに有することを特徴とする請求項１４から請求項１８のいずれかに記載の文書管理方法。
20. 前記第２の機器の識別子によって特定される機器に対して前記元文書の探索要求を行う工程をさらに有することを特徴とする請求項１４から請求項１９のいずれかに記載の文書管理方法。

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