JP4742839B2 - ワークフロー処理のためのプログラム及びシステム - Google Patents

Description

本発明は、ワークフロー処理のための方法及びシステムに関し、特にワークフローで使用される電子文書の印刷結果の取扱いのための技術に関する。

業務効率の改善などのために、コンピュータネットワークを利用したワークフロー支援システムが普及している。ワークフロー支援システムでは、作業の対象となる文書が電子文書の形で各担当者間を回覧されることが一般的である。ワークフローを構成する個々の作業者の仕事は、「アクティビティ」又は「タスク」と呼ばれる。アクティビティの担当者が、作業対象の電子文書に対して自分の行うべき処理を施すと、ワークフロー支援システムがその処理結果の電子文書を次のアクティビティの担当者に渡す。

従来のワークフロー支援システムは、電子文書をネットワーク等の情報システム上でやりとりすることを前提としている。担当者が電子文書をハードコピー出力することはできるが、そのハードコピーに対して書き込んだものをワークフローに戻すことについて十分な考慮を払ったシステムは知られていない。例えば、担当者がハードコピーをスキャナで読み取り、そのスキャン画像のファイルをワークフロー支援システムに、自分の担当するアクティビティの成果として登録するようなことは不可能ではないが、そのためにはスキャン画像のファイルを人手でシステムに登録するなどの煩雑な操作が必要であった。

ワークフロー中での電子文書の取扱に関する従来技術として、特許文献１には、不在中のユーザに対しては、ワークフロー文書を、電子メールやＧ３ファクシミリなどといった通常とは異なる手段で転送するシステムが開示される。このシステムでは、転送された文書を受け取ったユーザが、自分の処理を行った旨を、Ｇ３ファクシミリでのＦコードや電話通信でのＤＴＭＦ信号などによりワークフロー管理システムに通知すると、システムが次のユーザにワークフローを処理させる。

また、特許文献２には、電子メールと紙等の一般メールとがワークフロー中で混在するような場合に、電子メールに対応する一般メールが存在する場合、その電子メールにその旨のメッセージを自動的に追加するシステムが示される。

これらはいずれも電子的なワークフローシステムにおける紙の文書の取扱に関するものではあるが、紙の文書を読み込んでワークフローシステムに取り込むものではない。

また、ワークフローではないが、電子文書をその電子文書のＩＤ（識別情報）と合わせて印刷し、その印刷結果をコピーする際には、ＩＤを認識することでその電子文書のデータを取得して印刷することで、鮮明な複写結果を得るシステムもよく知られている。

このように電子文書のＩＤを用いる方式では、同じ文書が異なるワークフローインスタンスで回覧される場合に不具合が生じる。すなわち、その電子文書の印刷結果には同じ文書ＩＤが付されているので、その印刷結果を読み取ってＩＤを認識しても、その読み取り結果をそれら異なるワークフローインスタンスのどれに登録すればよいのか判別できない。また、１つのワークフローが途中で複数の流れに分岐し、同一の文書を複数印刷して複数人がそのそれぞれを処理してワークフローに戻す場合、それら複数の印刷文書には同じ文書ＩＤを持つことになるので、システムは文書ＩＤだけでは読み取った画像をワークフローの分岐した流れのうちのどれに戻せばよいのか判断できない。

電子文書と紙文書とを一連の流れの中で管理することは内部統制の視点からも重要であるが、従来のワークフロー支援又は管理のためのシステムには、電子文書から紙文書へ、その紙文書から電子文書へと遷移する一連の流れを管理することに配慮したものはなかった。

特開２００４−１９２５０１号公報 特開平１１−１４３９８０号公報

本発明は、電子的なワークフローで使用される電子文書を印刷し、その印刷結果に対して担当者が記入等の作業を行った場合に、それを読み取って電子的なワークフローに適切に戻せるようにする。

本発明の１つの側面では、コンピュータに、ワークフローで使用される電子文書の印刷指示を受けた場合に、その電子文書の印刷結果を読み取った画像の取込先となるワークフロー又はアクティビティを特定できる識別情報を、該電子文書と共に印刷装置に印刷させ、画像読取装置に読み取られた前記識別情報を認識し、前記画像読取装置にて前記識別情報と関連づけて読み取られた前記電子文書の画像又はこの画像に対して処理を施した結果のデータを、認識された前記識別情報から特定される取込先に関連づける、処理を実行させるためのプログラムであって、前記認識された識別情報から特定される取込先に前記電子文書の画像又はこの画像に対して処理を施した結果のデータを関連づける処理では、同一の電子文書の複数の印刷結果のうち所定の条件に合致する１つの印刷結果を読み取った画像のみを前記取込先に関連づけ、前記プログラムは、前記識別情報を前記印刷装置に印刷させた時刻又は順序を示す情報を記録する処理を前記コンピュータに更に実行させると共に、前記関連づける処理では、前記コードを印刷させた時刻又は順序の情報の記録に基づき、前記識別情報と関連づけて読み取られた同一の取込先に対応する複数の前記電子文書の画像のうち、前記所定の条件として最新の印刷結果に対応する画像を特定し、特定した画像を前記取込先に関連づける、ことを特徴とするプログラム、を提供する。

また参考例では、コンピュータにより実行されるワークフロー処理方法であって、ワークフローで使用される電子文書の印刷指示を受けた場合に、その電子文書の印刷結果を読み取った画像の取込先となるワークフロー又はアクティビティを特定できる識別情報を、該電子文書と共に印刷装置に印刷させ、画像読取装置に読み取られた前記識別情報を認識し、前記画像読取装置にて前記識別情報と関連づけて読み取られた前記電子文書の画像又はこの画像に対して処理を施した結果のデータを、認識された前記識別情報から特定される取込先に関連づける、方法であって、前記認識された識別情報から特定される取込先に前記電子文書の画像又はこの画像に対して処理を施した結果のデータを関連づける処理では、同一の電子文書の複数の印刷結果のうち所定の条件に合致する１つの印刷結果を読み取った画像のみを前記取込先に関連づけ、前記方法は、前記識別情報を前記印刷装置に印刷させた時刻又は順序を示す情報を記録する処理を更に含み、前記関連づける処理では、前記コードを印刷させた時刻又は順序の情報の記録に基づき、前記識別情報と関連づけて読み取られた同一の取込先に対応する複数の前記電子文書の画像のうち、前記所定の条件として最新の印刷結果に対応する画像を特定し、特定した画像を前記取込先に関連づける、ことを特徴とする方法を提供する。

本発明の更に別の側面では、ワークフローで使用される電子文書の印刷指示を受けた場合に、その電子文書の印刷結果を読み取った画像の取込先となるワークフロー又はアクティビティを特定できる識別情報を、該電子文書と共に印刷装置に印刷させる印刷制御部と、画像読取装置に読み取られた前記識別情報を認識する識別情報認識部と、前記画像読取装置にて前記識別情報と関連づけて読み取られた前記電子文書の画像又はこの画像に対して処理を施した結果のデータを、認識された前記識別情報から特定される取込先に関連づける関連づけ部と、前記識別情報を前記印刷装置に印刷させた時刻又は順序を示す情報を記録する記録部と、を備え、前記関連づけ部は、同一の電子文書の複数の印刷結果のうち所定の条件に合致する１つの印刷結果を読み取った画像のみを前記取込先に関連づけると共に、前記コードを印刷させた時刻又は順序の情報の記録に基づき、前記識別情報と関連づけて読み取られた同一の取込先に対応する複数の前記電子文書の画像のうち、前記所定の条件として最新の印刷結果に対応する画像を特定し、特定した画像を前記取込先に関連づける、ことを特徴とするワークフロー処理システムを提供する。

本発明において、読み取られた電子文書の画像又はこの画像に対して所定の処理を施した結果のデータを、コードから認識された識別情報から特定される取込先に「関連づける」といった場合、その画像又はデータそのものを取込先に渡す場合と、その画像又はデータの格納場所を取込先に渡す場合との両方を含む。

以下、図面を参照して、本発明の実施の形態（以下「実施形態」とも呼ぶ）について説明する。

まず、図１を参照して、実施形態のワークフロー支援システムの概略構成を説明する。ワークフロー管理部１０は、ワークフローのフロー定義に基づいて、ワークフローインスタンス（個々のワークフロー）を作成し、これを実行する。例えば、同じ請求書処理フローでも個別事案ごとにそれぞれ個別に請求書が起案され、必要な承認を経て発行されていく。この場合、請求書処理のフロー定義をもとに個別の請求書の処理のためのインスタンスが作成され、このインスタンスが実行されることで、その請求書に関するワークフローが実行されることになる。ワークフロー管理部１０が行うワークフロー管理のための処理の代表例には、例えば電子文書の回覧、アクティビティを実行する担当者の特定、アクティビティの担当者または関係者への通知、などがある。

電子文書管理部１２は、ワークフローにおいて使用される電子文書群を保持し管理する。ワークフロー中では、例えば文書が人々の間を回覧され、その文書には必要に応じてコメント記入や押印又は署名などが行われる。また、個々のアクティビティの中で必要となる文書もある。このように、ワークフロー中で用いられる文書の電子データが電子文書管理部１２で管理されている。また、電子文書管理部１２は、ワークフロー管理部１０から提供される情報に従い、各管理している電子文書群に対するアクセス権管理を行う。一般に、ワークフローインスタンスやその中の個々のアクティビティで使用される電子文書に対するアクセスは、そのワークフローインスタンス又はアクティビティの担当者や関係者にしか認められない。ワークフロー管理部１０は、ワークフローインスタンスや各アクティビティの担当者や関係者の情報を管理しているので、その情報に基づき、電子情報管理部１２が個々の電子文書についてのアクセス権管理を実行する。

表示部１４は、ワークフロー管理部１０が生成する各種画面の表示を行う。

以上に説明したワークフロー管理部１０、電子文書管理部１２及び表示部１４は、従来のワークフロー管理システムにも存在するものであり、既存のものを用いることができる。

ワークフロー管理部１０は、ユーザに対し、ワークフローインスタンス又はアクティビティで使用される電子文書の印刷を指示するためのユーザインタフェースを提供する。例えばアクティビティのためのユーザインタフェース画面上に、例えば、そのアクティビティで使用される電子文書の印刷出力指示のためのＧＵＩ（グラフィカル・ユーザ・インタフェース）を表示するなどである。アクティビティで使用される電子文書には、例えば、そのアクティビティで閲覧が求められる文書や、そのアクティビティでの作業結果を書き込むための文書などがある。また、そのアクティビティの作業結果を反映した電子文書は、一般に、後のアクティビティで使用されるので、そのような作業結果の電子文書を印刷出力するようなユーザインタフェースをアクティビティの画面等に設けてもよい。

そのようなユーザインタフェースを介してユーザから印刷出力の指示を受けた場合、ワークフロー管理部１０は、コード情報生成部１６に対し、その電子文書と共に印刷すべきコード画像の生成を指示する。このコード生成指示には、コード画像に組み込むべき情報が含まれる。

コード画像に組み込むべき情報には、その電子文書が属するワークフローインスタンスを一意に示すワークフローＩＤがある。ワークフローＩＤは、ワークフローインスタンスを起動したときにワークフロー管理部１０が付与する、そのインスタンスを一意に識別するためのＩＤであり、同じワークフロー定義から作成されたインスタンスでも異なる値となる。電子文書の印刷指示は、ワークフローインスタンス中のアクティビティにおけるユーザインタフェース中で行うので、ワークフロー管理部１０はそのワークフローインスタンスのＩＤを把握しており、それをコード生成指示に組み込めばよい。また、電子文書とコード画像の印刷結果を受け取るべき人（当該印刷結果に対して作業を行うべき担当者）の名前又は識別情報などをコード画像と一緒に印刷するようにしてもよい。こうすれば、印刷を指示した人が、印刷結果を受け取るべき人に正しく渡すための助けとなる。

コード生成指示を受けたコード情報生成部１６は、その指示に含まれるワークフローＩＤを示す、所定形式のコード画像を生成する。コード画像の形式としては、ＱＲコードやバーコード、２次元バーコードなどといった様々なものを用いることができる。本実施形態の仕組みはコード画像の形式には依存しない。

印刷制御部１８は、コード情報生成部１６から、印刷対象の電子文書とコード画像とを受け取り、それら両者を互いに関連づけて印刷出力するようプリンタ２０を制御する。ひとつの例では、コード画像を電子文書に重畳させて印刷させる。例えば、電子文書の余白部分にコード画像を重畳させればよい。例えば、ヘッダやフッタなどを印刷するマージン領域にコード画像を重ね合わせるなどである。また、不可視色材（例えば可視光を吸収し赤外線を反射するトナーなど）のチャンネルを備えたプリンタが知られており、このようなプリンタを用いる場合、印刷制御部１８は、電子文書の印刷データを通常の可視色材のチャンネル群に、コード画像を不可視色材のチャンネルにそれぞれ供給することで、電子文書の画像に対しコード画像が人間の目には見えない状態で印刷された出力結果を得ることができる。

また、別の例では、印刷制御部１８は、電子文書とは別の紙にコード画像を印刷出力するようプリンタ２０を制御する。例えば、電子文書の印刷結果に対する表紙などとしてコード画像を印刷した用紙をプリンタ２０に出力させる。契約書などのように文書自体に予め了解された情報以外の情報を組み込むことが認められないような文書については、このように別の紙にコード画像を印刷することが好適である。この場合、コード画像を印刷した用紙には、同時に出力した電子文書の印刷物をワークフローに読み込む際の操作説明を印刷してもよい。操作説明には、例えば、「読み込む文書の先頭にこの用紙（コード画像）を重ね、自動原稿送り装置にセットし、スタートボタンを押してください」、あるいは「まずこの用紙を読み込んでから、文書を読み込んでください」などといった説明文やその操作を示した説明図などを印刷すればよい。

また、電子文書を受け取った人が行うべき作業内容の説明を、コード画像と一緒に印刷するようにしてもよい。作業内容の説明は、ワークフロー管理部１０に予め登録し、必要に応じて印刷制御部１８に提供するようにすればよい。

以上のような構成で、ワークフローインスタンス中で使用される文書が印刷出力される。印刷を指示したユーザは、その電子文書とコード画像の印刷結果を、適切な担当者（自分自身の場合もある）に渡す。印刷結果を受け取った担当者は、その印刷結果に対して自分の行うべき作業（例えば記入や署名など）を行い、その結果をワークフローインスタンスに戻すために、本ワークフロー支援システムの読み取り部２２に読み取らせる。

読み取り部２２は、紙等の媒体上に示された画像を光学的に読み取り、読み取った画像のデータを出力する。

コード認識部２４は、読み取り部２２から供給される画像データからコード画像を抽出し、そのコード画像を所定のコード方式に従ってデコードすることで、コード画像が示す文字列情報を求める。求められた文字列情報には、ワークフローＩＤが含まれる。抽出したワークフローＩＤは、割り当て管理部２６に渡される。また、コード認識部２４は、読み取り部２２から受け取った画像データ（この中には電子文書の印刷結果を読み取った画像が含まれる）を割り当て管理部２６に渡す。なお、コード画像と電子文書とを別の用紙に印刷する構成を採用したシステムの場合は、コード認識部２４は、電子文書の印刷結果を読み取った画像を、コード画像の認識結果とともに割り当て管理部２６に渡す。

割り当て管理部２６は、コード認識部２４から受け取った電子文書の読み取り画像データを、同じコード認識部２４から受け取ったワークフローＩＤの示すワークフローインスタンスに対する入力として、ワークフロー管理部１０に渡す。これを受け取ったワークフロー管理部１０は、そのＩＤの示すワークフローインスタンスに対してその画像データを入力する。これにより、そのインスタンスの流れが再開される。なお、必要に応じ、入力された画像データに対して文字認識処理を行い、記入内容をテキストデータに変換して電子文書に組み込むようにしてもよい。

このように、本システムでは、電子文書を印刷する際に、その電子文書が属するワークフローインスタンスを示すワークフローＩＤのコード画像を共に印刷する。そして、その電子文書の印刷結果に書き込み等が行われたものをワークフローに戻す際には、コード画像の印刷結果からワークフローＩＤを認識し、戻し先のワークフローインスタンスを特定する。したがってユーザは、電子文書にコード画像が重畳して印刷されている場合は単にその印刷結果を読み取り部２２に読み取らせ、また電子文書とコード画像とが別の用紙に印刷される構成の場合は、コード画像の印刷結果を電子文書の印刷結果と対応づけて（例えばそれらを所定の期間内に続けて）読み取り部２２に読み取らせるといった簡単な操作で、電子文書の印刷結果を電子的なワークフローインスタンスに取り込むことができる。

このシステムは、例えば図２に示すようにワークフローの流れが直列的な場合に、有効に機能する。すなわち、あるアクティビティ２の作業結果の電子文書を印刷出力した段階（１）で、ワークフロー管理部１０が当該ワークフローインスタンスを中断状態とする。その電子文書の印刷結果（コード画像の印刷結果も含む）を受け取ったユーザは、その印刷結果に対して必要な事項の記入や署名・押印等を行い（２）、その作業結果のシートを読み取り部２２に読み取らせる（３）。すると、コード認識部２４と割り当て管理部２６により、その作業結果のシートを読み取った画像を戻すべきワークフローインスタンスが特定される。ワークフロー管理部１０は、そのインスタンスがアクティビティ２の作業結果を出力した段階で中断されていることを認識しているので、割り当て管理部２６からワークフローＩＤを指定して画像が入力されると、その画像を、アクティビティ２の次のアクティビティ３の作業結果と判断して取り込む。これにより、印刷により物理世界へと移ったワークフローの流れが、電子的なワークフロー内に戻る。

図２は、アクティビティ２の作業結果を印刷出力した場合の例であった。これに対し、アクティビティ２での作業の対象となる電子文書（通常は、アクティビティ１の出力結果）をアクティビティ２の担当者が印刷し、その印刷結果に対してその担当者自身が作業を行ってワークフローインスタンス内に戻すことも可能である。この場合、ワークフロー管理部１０は、電子文書の印刷出力が行われた時に、アクティビティ２を「作業中」の状態で中断し、割り当て管理部２６から読み取り結果の画像が渡された時に、その画像をそのアクティビティ２の作業結果として認識し、取り込むようにすればよい。

なお、電子文書の印刷結果を入手した第三者がその印刷結果をワークフローに戻すことを防止するために、読み取り部２２にてユーザに認証情報の入力を求めるようにしてもよい。ユーザに入力させる認証情報は、例えばユーザＩＤとパスワードの組でよい。また、読み取り部２２にユーザのＩＤカード（例えばＩＣカード又は磁気カード）を読み取るカードリーダを設け、そのカードリーダがＩＤカードの情報を取得するようにしてもよい。そして、読み取り部２２、又はそれに接続されたユーザ認証システムが、その認証情報をもとにユーザ認証を行う。ユーザ認証が失敗した場合は、例えば読み取り部２２での読み取り操作自体が禁止されるか、或いは読み取りは認めても、その読み取り結果をワークフローに戻すことが禁止される。ユーザ認証が成功した場合、そのユーザのＩＤがコードの認識結果や読み取り画像と共に割り当て管理部２６を介してワークフロー管理部１０に渡される。ワークフロー管理部１０は、そのコードが示すワークフローインスタンスにおいてその読み取り画像を取り込むべきアクティビティの担当者が、そのユーザＩＤの示すユーザと一致するかどうかを判定し、一致すればその取り込みを認め、一致しなければ取り込みを取りやめる。

また、以上の例では、ワークフローＩＤ等の情報をＱＲコード等のコード画像として表現したが、これに限らず、そのような情報を文字列として表現してもよい。この場合、コード認識部２４は、文字認識によりコードの内容を求めればよい。

以上に説明した実施形態では、ワークフローが複数に分岐している場合に十分に対応できない場合がある。そこで、そのような場合にも対応できる例を次に示す。

すなわちこの例では、コード情報生成部１６は、印刷する電子文書の印刷結果を読み取った画像を取り込むべきアクティビティを一意的に示す「取込先アクティビティＩＤ」を含んだコード画像を生成する。なおアクティビティのＩＤは、例えば、ワークフローインスタンスのＩＤと、そのインスタンス内で当該アクティビティを特定する識別情報との組み合わせでよい。また、ワークフローインスタンスのＩＤと関係なく、個々のアクティビティに対し本システム内で一意的なＩＤを与えてもよい。

あるアクティビティの画面から印刷出力を指示する電子文書が、そのアクティビティの結果を反映したもの、すなわち後のアクティビティでの作業対象となる電子文書である場合は、取込先アクティビティは、その「後のアクティビティ」となる。あるアクティビティの処理結果に対して処理を行う後のアクティビティは、ワークフローインスタンスの中で決定されるので、ワークフロー管理部１０はその「後のアクティビティ」のＩＤをコード情報生成部１６に通知すればよい。

例えば、図３に示すように、アクティビティ１の後の流れがアクティビティ２，３，４の３つに分岐している場合、アクティビティ１の作業結果の電子文書の印刷が指示された場合を考える。ワークフロー管理部１０は、ワークフローインスタンスの情報から、アクティビティ２の次はそれら３つのアクティビティ２，３，４であることを認識し、アクティビティ２，３，４それぞれについてコード画像を生成し、それら各コード画像をそれぞれ電子文書と共に印刷出力するようにコード情報生成部１６及び印刷制御部１８に指示する。これにより、プリンタ２０からは、それぞれ別々の取込先アクティビティＩＤのコード画像を伴った電子文書のハードコピーが出力される。なお、ここで、各コード画像に対し、それぞれの取込先アクティビティの担当者を示す情報（担当者の名前など）を合わせて印刷するように構成してもよい。こうすれば、印刷したユーザがその印刷結果を渡す担当者を間違う可能性を低減できる。その印刷結果を取得したアクティビティ２，３，４の各担当者は、その印刷結果に対して必要な作業を行い、その作業結果をそれぞれ読み取り部２２に読み取らせる。これにより、アクティビティ２，３，４の作業結果がそれぞれワークフローインスタンスに取り込まれ、その次のアクティビティ５が実行可能な状態となる。

なお、図３の例では、アクティビティ１の作業結果の文書を印刷する指示があった場合、その次の並列のアクティビティ２，３，４用の文書を一度に印刷出力したが、これに限らず、それら後続のアクティビティを１つずつ印刷指示できるようなユーザインタフェースを設けてももちろんよい。

また、図３の例は、アクティビティの作業結果の文書を印刷出力する例であったが、アクティビティでの作業対象の文書を印刷出力する場合には、そのアクティビティ自体のＩＤを取込先アクティビティＩＤとして含んだコード画像を印刷すればよい。

次に、電子文書と関連づけて印刷するコード画像に対して更に多彩な情報を組み込むことで、更なる制御を実現する例を説明する。

すなわちこの例では、コード画像に対し、例えばワークフロー管理部１０が動作しているサーバ名をコード画像に組み込む。このサーバ名は、本ワークフロー支援システムが接続されたネットワーク（ＬＡＮ又はインターネット）上で一意なものとする。これにより、コード画像を読み取ったコード認識部２４は、同時に読み取った電子文書の印刷結果の画像がどのワークフロー管理部１０で管理されているものかを認識することができ、そのワークフロー管理部１０が動作するサーバに対してその画像を転送することができる。ネットワーク上に複数のワークフロー管理部１０が存在する場合には、このようにサーバ名をコード画像に組み込むことは有益である。

なお、このようにサーバ名をコード画像に組み込む代わりに、ワークフローＩＤ又は取込先アクティビティＩＤ又はその両方から、文書の読み取り結果を取り込むべきワークフローを管理するワークフロー管理部１０を解決するロケーション解決サーバをネットワーク上に設け、コード認識部２４がそのロケーション解決サーバを利用してワークフロー管理部１０を見つけるようにしてもよい。

また、コード画像に組み込む別の情報項目として、電子文書の印刷出力指示が行われたアクティビティ（これもワークフロー管理部１０には既知である）を一意的に示す出力アクティビティＩＤがある。出力先アクティビティＩＤをコード画像に組み込んでおけば、そのコード画像の認識結果を受け取ったワークフロー管理部１０は、例えば複数のアクティビティからそれぞれ印刷された文書が同じ取込先アクティビティに対して取り込まれる場合に、それぞれの文書がどのアクティビティからの入力なのかをワークフロー管理部１０が識別できる。

その電子文書の出力先とするプリンタ２０を一意に示すプリンタＩＤをコード画像に組み込んでもよい。例えば、ワークフローで用いる電子文書の印刷を、ネットワーク上の限られたプリンタ群の中の限られたプリンタからしか認めない構成とし、コード画像がそれら印刷が許可されたプリンタＩＤのうちのいずれかを含んでいなければ、そのコード画像と共に読み込んだ画像をワークフローインスタンスに取り込むことを取りやめるなどの制御ができる。

また、その印刷指示を行った日時の情報（出力時刻）をコード画像に組み込んでもよい。出力時刻の情報は、同一の取込先アクティビティに取り込むべき文書を何らかの事情で複数印刷した場合に、それら複数の印刷結果のうちのどれをその取込先アクティビティに取り込むかを判別するのに用いることができる。例えば、プリンタ２０の紙詰まりなどにより電子文書の印刷結果が反故になったり、正常な印刷結果が紛失したりして再印刷を行った場合、その反故や紛失した印刷結果を第三者が取得してワークフローに戻すことは避けなければならない。このためには、ワークフロー管理部１０は、例えば、コード画像から認識した出力時刻が当該電子文書の印刷出力のうちの最新のものである場合にのみ、そのコード画像に伴って読み取られた文書の画像をワークフローインスタンスに取り込むように制御すればよい。また、別の例として、同じ電子文書の複数の印刷結果のうち最も早く印刷出力されたものを正本とみなしそれ以外の印刷結果をワークフローに取り込むことを禁止する場合も考えられるが、そのような場合にも、出力時刻の情報は利用可能である。なお、以上では最新又は最初の印刷結果を選択的にワークフローに戻す場合を例示したが、そのようなものに限らず、同一の電子文書の印刷結果のうち１つを選択的にワークフローに戻す場合に、その判断基準の１つとしてその「出力時刻」の情報を用いることができる。

また、この出力時刻の情報の代わりに、或いはそれに加えて、同一の電子文書の出力回数（これも印刷指示を受けるワークフロー管理部１０で把握できる）をコード画像に組み込んでもよい。このようにすれば、コード画像と共に読み取った文書が何回目の印刷結果かを把握できるので、出力時刻の場合と同様、最新の印刷結果や最初の印刷結果などといった所定の条件に合致するものを識別し、選択的にワークフローに戻す制御が可能となる。

また、同一の電子文書の出力回数の代わりに、プリンタ２０での通算の電子文書出力数（どの電子文書であるかに依らず、プリンタ２０で電子文書を出力するごとにインクリメントされる番号）をコード画像に組み込んでも、同様の制御が可能である。

また、電子文書の印刷出力を指示したユーザのＩＤを出力者ＩＤとしてコード画像に組み込むようにしてもよい。電子文書の印刷は、ユーザがワークフローインスタンス中のアクティビティにアクセスして指示するので、ワークフロー管理部１０はそのユーザを出力者として認識し、そのＩＤを出力者ＩＤとしてコード情報生成部１６に通知することができる。

また、印刷出力した文書に対して作業を実行する予定の担当者（言い換えれば、取込先アクティビティの担当者）を示す担当者ＩＤをコード画像に組み込んでもよい。担当者ＩＤも、取込先アクティビティＩＤ同様、その電子文書を出力する時点ではワークフロー管理部１０には既知である。担当者ＩＤをコード画像に組み込めば、そのコード画像を認識したコード認識部２４又はワークフロー管理部１０は、そのコード画像を読み込ませた人が担当者ＩＤに対応する人かどうかを判別することで、正しい担当者からの入力かどうかを判別できる。なお、この判別のためには、読み取り部２２にユーザの認証情報を入力するための手段を設ける。

このようにワークフローＩＤ又は取込先アクティビティＩＤ以外の情報を用いる場合のシステム構成の例を図４に示す。この例は、図１のシステム構成に、割り当て情報蓄積部２８を追加したものである。割り当て情報蓄積部２８は、電子文書を印刷した際に判明する上述の各種の情報を蓄積するデータベースである。ワークフロー管理部１０は、電子文書を印刷する場合に、例えば、コード情報生成部１６に渡したのと同様の情報を割り当て情報蓄積部２８に登録する。

割り当て情報蓄積部２８が保持するデータ内容の例を図５に示す。この例の１つの行が１つの印刷出力に関するレコードである。この例では、レコードには、レコードの識別番号「Ｎｏ．」に対応づけて、ワークフローＩＤ、出力アクティビティＩＤ、取込先アクティビティＩＤ、プリンタＩＤ、出力時刻、出力者ＩＤ、及び担当者ＩＤが登録されている。レコードの識別番号は、割り当て情報蓄積部２８がワークフロー管理部１０からデータ登録の依頼を受けるたびに一意に付与する。その他の情報項目は、既に説明した通りである。なお、図５に例示した情報項目はあくまで例示的なものに過ぎない。割り当て情報蓄積部２８は、図５に例示した全ての項目を保持する必要はないし、例示したもの以外の情報項目を保持してもかまわない。

このシステムにおける割り当て管理部２６の処理手順の一例を図６に示す。以下では、図５に示した情報項目（ただしレコードの識別番号は除く）がコード画像に全て含まれている場合を例にとって説明する。

ユーザがコード画像と文書の印刷結果とを読み取り部２２に読み取らせると、コード認識部２４がそのコード画像を認識して、ワークフローＩＤや出力時刻など、そのコード画像に含まれる情報を認識し、それら認識結果を割り当て管理部２６に渡す。割り当て管理部２６は、読み取り部２２が読み取った画像と、コード画像の認識結果とを受け取り（Ｓ１）、コード画像の認識結果と一致する内容を持つレコードを割り当て情報蓄積部２８から検索する（Ｓ２）。そして、割り当て管理部２６は、割り当て情報蓄積部２８に蓄積されたレコードのうち、ワークフローＩＤ、出力アクティビティＩＤ及び取込先アクティビティＩＤがコードの認識結果と一致するものを求め、それらのうちでステップＳ２で検索したものが最新の出力時刻を持つかどうかを判定する（Ｓ３）。

この例は、同一の電子文書の印刷結果のうち最新のものだけを取り込むルールを採用しているので、最新でなければ、エラー処理を行う（Ｓ４）。エラー処理では、例えば「無効な文書なので取り込めません」などといったエラーメッセージを読み取り部２２のユーザインタフェース画面に表示させる。また、無効文書なので取り込みをしなかった旨を自らの管理するログに記録するようにしてもよい。

読み取られた文書が最新のものであると判定された場合、割り当て管理部２６は、読み取り部２２に対して入力されたユーザの認証情報から特定されるユーザが、コード画像から認識した担当者ＩＤ（すなわち割り当て情報蓄積部２８に保持されたレコードにおける担当者ＩＤ）と一致するか否かを判定し（Ｓ５）、一致しなければ、例えば「担当者が入力したものではないので登録できない」などのメッセージを読み取り部２２のユーザインタフェース画面に表示するなどのエラー処理を行う（Ｓ６）。ユーザのＩＤが担当者ＩＤと一致した場合は、読み取り部２２が読み取った文書の画像をそのコード画像から認識されたワークフローＩＤ及び取込先アクティビティＩＤで特定されるアクティビティに取り込むように、ワークフロー管理部１０に依頼する（Ｓ７）。このとき、その担当者ＩＤをその取込先アクティビティの担当者としてワークフロー管理部１０に指定するようにしてもよい。

図６の例では、同一の電子文書の複数の印刷結果のうち最新の出力のみを有効と認め、かつ取込先アクティビティの担当者のみがその印刷結果をワークフローインスタンスに戻せるように制御する場合の流れである。しかしながら、これは一例に過ぎない。この代わりに、例えば、最初の印刷結果のみを有効なものとしてワークフローインスタンスに取り込むこともできる。また、早い者勝ち方式で、それら印刷結果のうち最初に読み込まれたものを有効なものとしてワークフローインスタンスに取り込むように制御することもできる。また、取込先アクティビティによっては、それら複数の印刷結果のうちの複数を取り込むこともできる。この場合、複数の印刷結果を読み取った画像を、読み取りが行われた順序が分かるように版管理して取込先アクティビティに登録してもよい。

また、読み取られた文書の画像を取込先に登録するに当たり、その文書の元になった電子文書（印刷した電子文書）のファイルを削除し、そのファイルに置き換えてその読み取った画像のファイルを登録してもよい。こうすれば、システムのディスク容量を節約できる。また、ディスク容量が十分にあるなら、元になった電子文書のファイルは残し、読み取った画像のファイルをそれとは別に登録してもよい。電子文書管理部１２が文書の版管理を行う機能を備えている場合、そのように読み取った画像を元の電子文書とは別に登録する際に、前者を後者の新版（新バージョン）として登録することも好適である。

また、コード画像に組み込み可能な各情報項目とそれを用いて実現可能な制御の例については既に説明した通りであり、割り当て管理部２６やワークフロー管理部１０が、それら各項目の情報を用いて上述の制御を実行できることは、当業者ならば理解できるであろう。

また、以上の例では、図６に例示したレコードの情報項目群をコード画像に組み込んだが、その代わりに、レコードを一意に特定するレコード識別情報をコード画像に組み込むようにしてもよい。この場合、ワークフローＩＤや取込先アクティビティＩＤなどの情報項目は、コード画像から認識されたレコード識別情報を割り当て情報蓄積部２８から検索することにより特定できる。このように、当業者なら理解できるように、ワークフローＩＤ又は取込先アクティビティＩＤなどの情報項目そのものがコード画像に組み込まれる必要はなく、それら必要な情報項目を一意に指し示すデータが組み込まれていれば足りる。レコード識別情報は、ワークフロー管理部１０又は割り当て情報蓄積部２８が一意に付与すればよい。また、電子文書を印刷したプリンタのプリンタＩＤと、そのプリンタでの通算印刷出力文書数と、の組み合わせをレコードの識別情報として用いてもよい（この場合、割り当て情報蓄積部２８のレコードには、プリンタでの通算印刷出力文書数を情報項目の１つとして登録する）。

また、以上の例では、割り当て管理部２６は、読み取り部２２が読み取った文書の画像をコード画像が示す取込先のＩＤ（ワークフローＩＤ又は取込先アクティビティＩＤ又はその両方）と共にワークフロー管理部１０に渡したが、この代わりに読み取った文書の画像の格納場所を示す情報（例えばＵＲＬ）をワークフロー管理部１０に渡してワークフローインスタンスに取り込むようにしてもよい。

また、読み取り部２２が読み取った画像をワークフローインスタンスに取り込む代わりに、その画像に対して文字認識処理や要約処理などといった所定の処理を施した結果得られるデータを取り込むようにしてもよい。

また以上の例では、コード情報生成部１６がワークフロー管理部１０から受け取った情報に基づきコード画像を生成した。このようにコード画像を生成する代わりに、コード情報生成部１６が多数のコード画像をデータベースに記憶しておき、ワークフロー管理部１０から受け取った情報に対応するコード画像をそのデータベースから読み出し、電子文書と共に印刷するようにしてもよい。

以上に説明したワークフロー支援システムは、例えば、図７に示すように、ＬＡＮ又はインターネットなどのネットワーク３０を介して通信可能な（或いは専用の通信ケーブルを介して直接接続された）サーバ３２と複合機３４との組み合わせとして実装することができる。１つのシステム構成例では、このうちサーバ３２は、図１又は図４の示すシステム構成要素のうち、ワークフロー管理部１０、電子文書管理部１２、表示部１４、コード情報生成部１６、印刷制御部１８及び割り当て管理部２６の機能を受け持ち、複合機３４はプリンタ２０、読み取り部２２及びコード認識部２４の機能を受け持つ。また、コード認識部２４の機能をサーバ３２が受け持ってももちろんよい。また、印刷制御部１８の機能を複合機３４が受け持ってもかまわない。

電子文書やコード画像を印刷する複合機３４と、それらを読み取る複合機３４はもちろん同一でなくてよい。また、当然ながら印刷する側の装置は複合機でなくプリンタであってもよく、読み取る側の装置は複合機でなく単なるスキャナであってもよい。

また、このサーバ３２は、汎用のコンピュータシステムにて上記のワークフロー管理部１０，電子文書管理部１２，コード情報生成部１６，及び割り当て管理部２６の機能を記述したプログラムを実行することにより実現される。コンピュータシステムは、図８に示すように、ハードウエアとして、ＣＰＵ（中央演算装置）４０、メモリ（一次記憶）４２、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース４４等がバス４６を介して接続された回路構成を有する。また、そのバス４６に対し、例えばＩ／Ｏインタフェース４４経由で、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）４８やＣＤやＤＶＤ、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体を読み取るためのディスクドライブ５０が接続される。このようなドライブ４８又は５０は、メモリに対する外部記憶装置として機能する。上述した実施の形態の処理内容が記述されたプログラムが、そのような外部記憶装置に保存され、コンピュータシステムにインストールされる。外部記憶装置に記憶されたプログラムがメモリ４２に読み出されＣＰＵ４０により実行されることにより、上述の実施の形態の処理が実現される。

サーバ３２のためのプログラムは、上述のワークフロー管理部１０，電子文書管理部１２，コード情報生成部１６，及び割り当て管理部２６の全ての機能を持つものとして開発してもよいが、このうちワークフロー管理部１０や電子文書管理部１２については既存のプログラムを流用することもできる。例えば、この場合、コード情報生成部１６及び割り当て管理部２６の機能をいわゆるプラグインとして開発し、これをワークフロー管理部１０のプログラムに組み込めばよい。

また、図７の例では、ワークフロー管理部１０，電子文書管理部１２，コード情報生成部１６，及び割り当て管理部２６の機能を１つのサーバ３２に実装したが、これら機能をネットワーク３０上の複数のサーバに分散させ、それらサーバが協調動作することで上述のワークフロー支援システムを実現することもできる。

ワークフロー支援システムの機能的な構成を示す図である。 電子的なワークフローと物理世界での印刷物との関係を説明するための図である。 ワークフローが複数の流れに分岐する場合を説明するための図である。 ワークフロー支援システムの機能的な構成の別の例を示す図である。 図４のシステムにおいて割り当て情報蓄積部の持つデータ内容の例を示す図である。 図４のシステムにおける割り当て管理部の処理手順の一例を示すフローチャートである。 ワークフロー支援システムのハードウエア構成の一例を示す図である。 ワークフロー支援システムのサーバのハードウエア構成の一例を示す図である。

符号の説明

１０ ワークフロー管理部、１２ 電子文書管理部、１４ 表示部、１６ コード情報生成部、１８ 印刷制御部、２０ プリンタ、２２ 読み取り部、２４ コード認識部、２６ 割り当て管理部。

Claims (5)

1. コンピュータに、
   ワークフローで使用される電子文書の印刷指示を受けた場合に、その電子文書の印刷結果を読み取った画像の取込先となるワークフロー又はアクティビティを特定できる識別情報を、該電子文書と共に印刷装置に印刷させ、
   画像読取装置に読み取られた前記識別情報を認識し、
   前記画像読取装置にて前記識別情報と関連づけて読み取られた前記電子文書の画像又はこの画像に対して処理を施した結果のデータを、認識された前記識別情報から特定される取込先に関連づける、
   処理を実行させるためのプログラムであって、
   前記認識された識別情報から特定される取込先に前記電子文書の画像又はこの画像に対して処理を施した結果のデータを関連づける処理では、同一の電子文書の複数の印刷結果のうち所定の条件に合致する１つの印刷結果を読み取った画像のみを前記取込先に関連づけ、
   前記プログラムは、
   前記識別情報を前記印刷装置に印刷させた時刻又は順序を示す情報を記録する処理を前記コンピュータに更に実行させると共に、
   前記関連づける処理では、前記コードを印刷させた時刻又は順序の情報の記録に基づき、前記識別情報と関連づけて読み取られた同一の取込先に対応する複数の前記電子文書の画像のうち、前記所定の条件として最新の印刷結果に対応する画像を特定し、特定した画像を前記取込先に関連づける、
   ことを特徴とするプログラム。
2. 請求項１記載のプログラムであって、
   前記識別情報を印刷装置に印刷させる処理では、前記識別情報を不可視な色材で印刷させる、
   ことを特徴とするプログラム。
3. 請求項１記載のプログラムであって、
   前記識別情報を前記電子文書と共に印刷装置に印刷させる処理では、前記電子文書の印刷結果を読み取った画像の取込先のアクティビティの担当者を示す情報を前記識別情報と共に印刷させることを特徴とするプログラム。
4. 請求項１記載のプログラムであって、
   前記識別情報を前記電子文書と共に印刷装置に印刷させる処理では、前記電子文書の印刷結果に対してユーザが実行すべき作業の説明を前記識別情報と共に印刷させることを特徴とするプログラム。
5. ワークフローで使用される電子文書の印刷指示を受けた場合に、その電子文書の印刷結果を読み取った画像の取込先となるワークフロー又はアクティビティを特定できる識別情報を、該電子文書と共に印刷装置に印刷させる印刷制御部と、
   画像読取装置に読み取られた前記識別情報を認識する識別情報認識部と、
   前記画像読取装置にて前記識別情報と関連づけて読み取られた前記電子文書の画像又はこの画像に対して処理を施した結果のデータを、認識された前記識別情報から特定される取込先に関連づける関連づけ部と、
   前記識別情報を前記印刷装置に印刷させた時刻又は順序を示す情報を記録する記録部と、
   を備え、
   前記関連づけ部は、同一の電子文書の複数の印刷結果のうち所定の条件に合致する１つの印刷結果を読み取った画像のみを前記取込先に関連づけると共に、前記コードを印刷させた時刻又は順序の情報の記録に基づき、前記識別情報と関連づけて読み取られた同一の取込先に対応する複数の前記電子文書の画像のうち、前記所定の条件として最新の印刷結果に対応する画像を特定し、特定した画像を前記取込先に関連づける、
   ことを特徴とするワークフロー処理システム。

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