JP2006099163A - 文書管理システムおよび制御方法および文書管理装置および文書管理装置の制御方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】
文書が正当であるか否かを識別するためのサムネイル画像のテンプレート画像を予め登録して、登録したテンプレート画像と文書のサムネイル画像とを照合することで文書の有効な管理を容易に実現するようことができる文書管理システムおよび制御方法および文書管理装置および文書管理装置の制御方法およびプログラムを提供する。
【解決手段】
テンプレートＤＢ−１１０に文書を識別するためのサムネイル画像に対応するテンプレート画像を登録し、テンプレートＤＢ−１１０に登録されたテンプレート画像とデバイス１０−１で実行された文書のサムネイル画像との照合をサーバ１１３で行い、テンプレートＤＢ−１１０に登録されたテンプレート画像のいずれとも整合しないサムネイル画像を判別する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、複数の文書を該文書のサムネイル画像に対応させて蓄積管理する文書管理システムおよび制御方法および文書管理装置および文書管理装置の制御方法およびプログラムに関し、特に、文書が正当であるか否かを識別するためのサムネイル画像のテンプレート画像を予め登録して該登録したテンプレート画像と文書のサムネイル画像とを照合することで文書の有効な管理を容易に実現するようにした文書管理システムおよび制御方法および文書管理装置および文書管理装置の制御方法およびプログラムに関する。

従来より、サムネイル画像として、ドキュメントの全体画像または一部分の画像を縮小した画像を生成する技術が存在した。

そして、サムネイル画像の利用法としては、蓄積した画像のサムネイル画像をディスプレイに表示して、その中から目的のドキュメントの画像を検索する等、様々な利用が存在した。

特許文献１には、サムネイル画像を生成して、実際のプリントアウトのイメージであるプリントアウト履歴データを少ない容量で格納できるネットワークプリンタが提案されている。

また、特許文献２には、画像出力装置より受信した蓄積画像をホスト装置上のＷｅｂブラウザで閲覧する際に、画像出力装置に多量の画像が蓄積されている場合でも、蓄積画像の一覧表示を縮小画像のサムネイル表示することで容易に所望の画像を選別することができる画像出力システムが提案されている。

また、特許文献３には、複数の画像の中から所望の画像を選択して画面に表示することが可能な電子アルバム装置において、検索画像のサムネイルの特注量を算出し、ＣＤ−ＲＷ（Compact Disk ReWritable）に格納されている複数の原画像のサムネイルの特徴量を算出し、それぞれの算出された特徴量を照合して検索画像と類似度の高い原画像を探し出し、その原画像をモニターに映し出す電子アルバム装置が提案されている。
特開平１０−１８７３６４号公報 特開２００３−３７７００号公報 特開２００２−１０１９６号公報

このように、サムネイルを生成・管理する技術があり、また、特許文献３には、サムネイル画像の特徴量を照合して類似度の高い原画像を探し出す技術があるが、特許文献３において、探し出した後の処理に関しての技術は記載されていない。

このように、サムネイル画像は、様々な手段で利用されてきたが、生成したサムネイルのコンテンツを解析して、サムネイル画像の元画像となるドキュメントについて、監視・制限・集計等をする、ドキュメント管理に関する技術は提案されていなかった。

そこで、この発明は、文書が正当であるか否かを識別するためのサムネイル画像のテンプレート画像を予め登録して、登録したテンプレート画像と文書のサムネイル画像とを照合することで文書の有効な管理を容易に実現するようにした文書管理システムおよび制御方法および文書管理装置および文書管理装置の制御方法およびプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成する為、請求項１の発明は、複数の文書を該文書のサムネイル画像に対応させて蓄積管理する文書管理システムにおいて、前記文書を識別するためのサムネイル画像のテンプレート画像を予め登録するテンプレート画像登録手段と、前記テンプレート画像登録手段に登録されたテンプレート画像と前記文書のサムネイル画像との照合を行う照合手段と、前記照合手段による照合に基づき前記テンプレート画像のいずれとも整合しないサムネイル画像を判別する判別手段と、を具備することを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記判別手段で判別されたサムネイル画像に対応する文書を該文書の管理者に通知する通知手段を更に具備することを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項２の発明において、前記通知手段で通知された文書が前記管理者により問題なしと判別された情報を入力すると、該問題なしと判別された文書のサムネイル画像に対応するテンプレート画像を生成するテンプレート画像生成手段と、前記テンプレート画像生成手段により生成されたテンプレート画像を前記テンプレート画像登録手段に追加登録する追加登録手段とを更に具備することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、請求項２または３の発明において、前記通知手段で通知された文書が前記管理者により問題ありと判別された情報を入力すると、該問題ありと判別された文書のサムネイル画像に対応するテンプレート画像を生成して、該生成したテンプレート画像を禁止テンプレートとして登録する禁止テンプレート登録手段と、前記禁止テンプレート登録手段により登録された禁止テンプレートと整合するサムネイル画像に対応する文書の処理を禁止する処理禁止手段とを更に具備することを特徴とする。

また、請求項５の発明は、請求項１及至４のいずれかの発明において、前記照合手段による照合に基づき前記複数の文書を分類して該複数の文書の集計管理を行う集計管理手段を更に具備することを特徴とする。

また、請求項６の発明は、複数の文書を該文書のサムネイル画像に対応させて蓄積管理する文書管理方法において、前記文書を識別するためのサムネイル画像のテンプレート画像をテンプレート画像登録手段により予め登録し、前記テンプレート画像登録手段に登録されたテンプレート画像と前記文書のサムネイル画像との照合を照合手段により行い、前記照合手段による照合に基づき前記テンプレート画像のいずれともと整合しないサムネイル画像を判別手段により判別することを特徴とする。

また、請求項７の発明は、文書管理装置において、入力した画像情報に基づいてサムネイル画像を生成する手段と、前記生成されたサムネイル画像に基づいてテンプレート画像を生成する手段と、外部の記憶装置からネットワークを介して前記テンプレート画像の登録および取得を行う手段と、外部の記憶装置から取得した前記サムネイル画像と前記テンプレート画像との特徴量を比較する比較手段と、前記比較手段の比較結果に基づいて前記画像情報に対する処理を禁止する手段とを備えたことを特徴とする。

また、請求項８の発明は、文書管理装置の制御方法において、入力した画像情報に基づいてサムネイル画像を生成するステップと、前記生成されたサムネイル画像に基づいてテンプレート画像を生成するステップと、外部の記憶装置からネットワークを介して前記テンプレート画像の登録および取得を行うステップと、前記記憶装置から取得した前記サムネイル画像と前記テンプレート画像との特徴量を比較するステップと、前記比較手段の比較結果に基づいて前記画像情報に対する処理を禁止するステップとを備えたことを特徴とする。

また、請求項９の発明は、文書管理装置をコンピュータとして機能させるプログラムであって、入力した画像情報に基づいてサムネイル画像を生成する手段、前記生成されたサムネイル画像に基づいてテンプレート画像を生成する手段、外部の記憶装置からネットワークを介して前記テンプレート画像の登録および取得を行う手段、前記記憶装置から取得した前記サムネイル画像と前記テンプレート画像との特徴量を比較する比較手段、前記比較手段の比較結果に基づいて前記画像情報に対する処理を禁止する手段、として前記コンピュータを機能させる。

本発明の文書管理システムおよび制御方法および文書管理装置および文書管理装置の制御方法およびプログラムによれば、複数の文書を該文書のサムネイル画像に対応させて蓄積管理する文書管理システムにおいて、文書を識別するためのサムネイル画像のテンプレート画像を予め登録するテンプレート画像登録手段と、テンプレート画像登録手段に登録されたテンプレート画像と文書のサムネイル画像との照合を行う照合手段と、照合手段による照合に基づきテンプレート画像のいずれとも整合しないサムネイル画像を判別する判別手段と、を具備するように構成したので、文書が正当であるか否かを識別するためのサムネイル画像のテンプレート画像を予め登録して、登録したテンプレート画像と文書のサムネイル画像とを照合することで文書の有効な管理を容易に実現するようにすることができる効果を奏する。

以下、本発明を適用した文書管理システムおよび制御方法および文書管理装置および文書管理装置の制御方法およびプログラムの一実施例について添付図面を参照して詳しく説明する。

図１は、本発明を適用した文書管理システムのシステム構成について示したシステム構成図である。

本発明を適用した文書管理システムの構成は、ネットワーク１１４に、印刷、コピー、ＦＡＸ、ｉＦＡＸ、スキャン、電子メール等の機能を少なくとも一つ以上実行できる複合機としてのデバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎ（以下、デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎの中の一つのデバイスをデバイス１０と表現する）、そして、デバイス１０に印刷要求等の要求を行うことができるコンピュータのクライアントＰＣ１１５、そして、デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎに対応して設置されており各デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理されたドキュメントのサムネイル画像付きのジョブ履歴情報を一時保存するローカルサムネイルデータベース（以下、「データベース」を「ＤＢ」と略す）１１−１、１１−２、１１−Ｎ（以下、デバイス１０に対応したローカルサムネイルＤＢをローカルサムネイルＤＢ１１と示す）、また、システム管理者がデバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理してもよいと判断した照合用ドキュメントのサムネイル画像に対応するテンプレート画像を記録保存するテンプレートＤＢ−１１０、ローカルサムネイルＤＢ１１から定期的にサムネイル画像付きのジョブ履歴情報を受信して蓄積するサーバサムネイルＤＢ−１１１、システム管理者がデバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎでの処理を禁ずるドキュメントのサムネイル画像等を蓄積する禁止パターンＤＢ−１１２、サーバサムネイルＤＢ１１１に蓄積したサムネイル画像とテンプレートＤＢ−１１０に記録保存されたテンプレート画像との照合等を行うサーバ１１３とが接続された構成となっている。

ここでテンプレート画像とは、画像に含まれる罫線構造に関する情報が用いられるが、文字の位置や特定領域の画像情報を含むものであってもよい。

なお、デバイス１０に設置されているローカルサムネイルＤＢ１１はデバイス１０内部に設置される構成でもよい。

なお、システム内の各ＤＢは、サーバ１１３の内部もしくは、システム内のデバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎの内部に設置する構成でもよい。

また、デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎは、印刷、コピー、ＦＡＸ、ｉＦＡＸ、スキャン等の機能を少なくとも一つ以上実行できる複合機としてのデバイスであるが、例えば、デバイス１０−１ではＦＡＸが行え、デバイス１０−２ではスキャンと印刷が行えるというように、それぞれのデバイスで実行できる機能は統一されてなくてよい。

次に、本実施例における文書管理システムにおいて、ドキュメントの監査が行われる処理について図２を参照して説明する。

図２は、デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理されたドキュメントの監査が行われる時の、文書管理システムにおける情報のやり取り等を示したシーケンス図である。

ここでいうドキュメントの監査とは、システムの管理者が、デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理されてよいと判断するドキュメントを指定し、デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎでの処理が該指定に従われているかどうかを調べる事である。

まず、文書管理システムを運用する前に、システム内のテンプレートＤＢ１１０に、デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理してよいと判断されるドキュメントのサムネイル画像に対応するテンプレート画像を記録保存する（番号０）。

そして、デバイス１０がジョブを受け付けると、デバイス１０において該ジョブが実行される（番号１）。

デバイス１０が受け付けるジョブとは、クライアントＰＣ１１５がデバイス１０に発した印刷要求等の実行や、デバイス１０で行われるコピー、スキャン、送受信されるＦＡＸ、送受信されるｉＦＡＸ、送受信される電子メール等が該当する。

そして、各ジョブ内で処理される画像は、印刷要求では印刷される文書のＰＤＬ（Page Description Language）ファイルや、コピーやスキャンでは印刷用紙に画像形成される画像やスキャナから読み込む際の入力画像や、ＦＡＸ、ｉＦＡＸ、電子メールでは送受信されるＧ３ファクシミリデータやＴＩＦＦ（Tagged Image File Format）画像、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）画像等である。

また、実行されたジョブ内のドキュメントのサムネイル画像をデバイス１０で生成し、生成したサムネイル画像を共にしてジョブ履歴情報をデバイス１０で形成する（番号２）。

さらに、形成するジョブ履歴情報は、ジョブが実行されたデバイス名、日時等の情報も記録される。

デバイス１０内でジョブ履歴情報が形成されると（番号２）、ローカルサムネイルＤＢ１１に対して、形成したサムネイル画像が付けられたジョブ履歴情報が送信される（番号３）。

サムネイル画像付きのジョブ履歴情報の送信を受けたローカルサムネイルＤＢ１１は、サムネイル画像付きのジョブ履歴情報を一時、自装置に蓄積し、デバイス１０からのサムネイル画像付きのジョブ履歴情報の送信を受信して蓄積する（番号４）。

ローカルサムネイルＤＢ１１が、デバイス１０からサムネイル画像付きのジョブ履歴情報の送信を受信して蓄積すると、その後、ポーリングによって、ローカルサムネイルＤＢ１１に蓄積されたサムネイル画像付きのジョブ履歴情報は、サーバサムネイルＤＢ−１１１に収集される（番号５）。

サムネイル画像付きのジョブ履歴情報を収集したサーバサムネイルＤＢ−１１１は、収集したサムネイル画像付きのジョブ履歴情報を蓄積する（番号６）。

その結果、サーバサムネイルＤＢ−１１１には、デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理されたドキュメントのサムネイル画像が付いたジョブ履歴情報が、蓄積される（番号６）。

そして、管理者は、サーバサムネイルＤＢ−１１１に蓄積されたサムネイル画像付きのジョブ履歴情報について監査を行う場合に、サーバ１１３において、サーバサムネイルＤＢ−１１１に蓄積されたジョブ履歴情報のサムネイル画像とテンプレートＤＢ−１１０に登録されたテンプレート画像を取得して照合を行う（番号７）。

サムネイル画像の照合に関しては、ジョブ履歴情報に付けられたサムネイル画像から特徴量を算出した後、テンプレートＤＢ−１１０に記録保存されたテンプレート画像から特徴量を順次算出して、その算出結果を、ジョブ履歴情報に付けられたサムネイル画像の特徴量と照合する。

ここで、サムネイル画像の特徴量を算出して照合する方法としては、例えば非線形正規化を行った後、方向パターンのマッチングを行う方法を使用することが出来る。

照合の結果、ジョブ履歴情報に含まれるサムネイル画像が、テンプレートＤＢ−１１０に含まれているいずれかのテンプレート画像と合致すると、合致したジョブで処理されたドキュメントは、管理者がデバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理してもよいと判断していたドキュメントだと判明する。

ここで監査が行われた結果について、図３を参照して説明する。

図３は、サーバ１１３において監査が行われた結果、サーバ１１３の画面上に表示される監査結果を示す画面の画面構成図である。

監査結果を示す画面の上部には、画面内容が監査結果であることを示す文字と、監査が行われた日時と、監査されたジョブ履歴情報の数が記載されている。

監査結果を示す画面中央部には、監査されたジョブの番号と、ジョブが実行された日時と、監査されたジョブのドキュメントのサムネイル画像と、ジョブが実行されたデバイス名と、デバイスにおける処理の内容と、文書名と、文書のページ数と、照合結果と、照合結果に問題があった場合には、管理者判断を要求するボタンが表示されている。

また、監査結果を示す画面下部には、次のページの監査されたジョブを表示する次ページボタン３０１と、前のページの監査されたジョブを表示する前ページボタン３０２が表示されている。

管理者は、サーバ１１３に表示された監査結果を示す画面の照合結果を示す項目より、デバイス１０で処理されたドキュメントが、システム内で処理されて良いと判断された問題のないドキュメントだったかを確認することができる。

すなわち、監査画面を示す画面の照合結果に、問題なしと表示されたジョブ履歴情報は、テンプレートＤＢ−１１０のいずれかのテンプレート画像と合致した結果であり、管理者がシステム内で処理されて良いと判断したジョブであると判明する。

また、監査画面を示す画面の照合結果に、問題ありと表示されたジョブ履歴情報は、テンプレートＤＢ−１１０のいずれのテンプレート画像とも合致しなかった結果である。

問題ありと表示された場合には、管理者に通知し、管理者の判断に委ねる。

管理者は、監査結果を示す画面を視認して、問題ありと表示されたドキュメントのサムネイル画像がデバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理されて問題があるかどうかの判断を行う。

そして、管理者が問題あるかどうかの判断をして（番号８）、問題のないドキュメントであると判断すれば、管理者が問題なし（登録）ボタン３０３を押下することにより、画面上に問題ありと表示されたドキュメントのサムネイル画像に対応するテンプレート画像が生成されて、テンプレートＤＢ−１１０に追加登録される（番号９）。

また、管理者が問題あるかどうかの判断をして（番号８）、問題のあるドキュメントであると判断すれば、管理者が問題あり（登録）ボタン３０４を押下することにより、画面上に問題ありと表示されたドキュメントのサムネイル画像に対応するテンプレート画像が生成されて、禁止パターンＤＢ−１１２に追加登録される（番号９）。

本実施例のように、サムネイル画像を含んだジョブ履歴情報とテンプレートＤＢ−１１０の情報とをサーバ１１３が自動的に照合することで、膨大な数のジョブについても、管理者が一つ一つのジョブを確認することなく、監査を行うことが出来る。

なお、上述の文書管理システムを構成しているローカルサムネイルＤＢ１１は、１台のデバイス１０に対応するように説明したが、ローカルサムネイルＤＢ１１が複数のデバイスに対応する構成としてもよい。

なお、本実施例で説明した文書管理システム内において、１台のデバイス１０に対応した１台のテンプレートＤＢを設けて、１台のデバイス１０について処理されたドキュメントだけの監査を行えるようにしても良い。

なお、図３で示した監査結果を示す画面で表示するサムネイル画像は、ジョブ中のドキュメントの一部のページを表示するのではなく、ジョブ中のドキュメントの全てのページのサムネイル画像を表示するようにしてもよい。

なお、照合については、サムネイル画像の他に、デバイス１０で処理されるジョブの種類（印刷、コピー、スキャン、ＦＡＸ等）をテンプレートＤＢ−１１０に登録して、照合される情報の一つとしてもよい。

なお、本発明の各部構成は上記実施の形態に限らず、特許請求の範囲に記載の技術的範囲内で種々の変形を可能とする。

例えば、サムネイル画像の特徴量を算出して照合する方法としては、上記実施例で示した手法に限らず、周知の種々の手法を採用することが出来る。

本実施例においては、サムネイル画像の照合を利用して、デバイス１０での特定のジョブの実行を禁止することが出来る文書管理システムについて、添付図面を参照して説明する。

本実施例における文書管理システムのシステム構成は、実施例１において図１を参照して説明したシステム構成と同じなので、重複を避ける為、システム構成についての説明は省略する。

次に、デバイス１０で形成されたサムネイル画像が、禁止パターンＤＢ−１１２に保存されているテンプレート画像と照合が行われる時の、文書管理システム内における情報のやり取りについて図４を参照して説明する。

図４は、デバイス１０で形成されたサムネイル画像が、禁止パターンＤＢ−１１２に保存されているテンプレート画像と照合される時の、文書管理システム内における情報のやり取り等を示したシーケンス図である。

まず、初期登録として、システム管理者が、デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理されるのを禁止すべきだと判断したドキュメントのサムネイル画像に対応するテンプレート画像を、禁止パターンＤＢ−１１２に登録する（番号０）。

また、禁止パターンＤＢ−１１２に登録する、テンプレート画像に関しては、実施例１で説明したように、ドキュメントの監査が行われた際にも登録される。

文書管理システム内のデバイス１０は、実施例１で説明したジョブと同じジョブである、クライアントＰＣ１１５からの印刷要求等の実行や、デバイス１０で行われるコピー、ＦＡＸ等のジョブを受け付けると（番号１）、ジョブを実行する前に、ドキュメントのサムネイル画像を生成し、ジョブ履歴情報を形成する（番号２）。

さらに、ジョブ履歴情報には、サムネイル画像以外に、ジョブを受け付けたデバイス名、ジョブを受信した日時等の情報も記録される。

ジョブを受け付けたデバイス１０でジョブ履歴情報が形成されると（番号２）、サムネイル画像付きのジョブ履歴情報が禁止パターンＤＢ−１１２に送信される（番号３）。

禁止パターンＤＢ−１１２ではシステム管理者が実行を禁止するドキュメントのサムネイル画像に対応するテンプレート画像が登録されており、禁止パターンＤＢ−１１２において、送信されたジョブ履歴情報に含まれるサムネイル画像と、禁止パターンＤＢ−１１２に登録されているテンプレート画像との照合が行われる（番号４）。

サムネイル画像の照合は、ジョブ履歴情報につけられたサムネイル画像から特徴量を算出した後、禁止パターンＤＢ−１１２に記録保存されたテンプレート画像から特徴量を順次算出して、その算出結果を、受信したジョブ履歴情報のサムネイル画像から抽出した特徴量と照合する。

ここで、サムネイル画像の特徴量を算出して照合する方法は、実施例１で説明した方法と同様に、例えば非線形正規化を行った後、方向パターンのマッチングを行う方法を使用することが出来る。

照合の結果、ジョブ履歴情報に含まれるサムネイル画像が、禁止パターンＤＢ−１１２に含まれているいずれかのテンプレート画像と合致すると、デバイス１０で受け取ったジョブが、デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理されることが禁止されているジョブであると判断され、図５に示すジョブを取り消す内容を示す画面が禁止パターンＤＢ−１１２を管理するＰＣのディスプレイ上に表示される。

そして、禁止パターンＤＢ−１１２からデバイス１０に対して、ジョブの実行取り消しの通知を送信する（番号５）。

ジョブ実行取り消しの通知を受け取ったデバイス１０は、直ちにジョブを取り消して、該ジョブは実行されない。

図５は、禁止パターンＤＢ−１１２において照合の結果、デバイス１０で形成されたジョブ履歴情報内のサムネイル画像と禁止パターンＤＢ−１１２のいずれかのテンプレート画像とが合致した場合、禁止パターンＤＢ−１１２を管理するＰＣのディスプレイ上に表示される、ジョブを取り消す内容を示す画面の画面構成図である。

ジョブを取り消す内容を示す画面には、ジョブを受け付けたデバイスの名前と、禁止パターンＤＢ−１１２に登録されたテンプレート画像と合致したことと、該デバイスでのジョブを取り消す内容が表示されている。

また、照合の結果、ジョブ履歴情報に含まれているサムネイル画像が、禁止パターンＤＢ−１１２に含まれているいずれのテンプレート画像とも合致しない場合には、サムネイル画像付きの該ジョブ履歴情報が、禁止パターンＤＢ−１１２から、サーバ１１３に送信される（番号５）。

禁止パターンＤＢ−１１２からサムネイル画像付きのジョブ履歴情報の送信を受けたサーバ１１３は、テンプレートＤＢ−１１０に登録されている、管理者がデバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理を行ってよいと判断したドキュメントのサムネイル画像に対応するテンプレート画像とジョブ履歴情報に含まれるサムネイル画像との照合を行う（番号６）。

サムネイル画像の照合は、ジョブ履歴情報につけられたサムネイル画像から特徴量を算出した後、テンプレートＤＢ−１１０に記録保存されたテンプレートに付いているサムネイル画像から特徴量を順次算出して、その算出結果をジョブ履歴情報から抽出したサムネイル画像の特徴量と照合する。

ここで、サムネイル画像の特徴量を算出して照合する方法としては、例えば非線形正規化を行った後、方向パターンのマッチングを行う方法を使用することが出来る。

照合の結果、ジョブ履歴情報に含まれるサムネイル画像がテンプレートＤＢ−１１０に登録されたいずれかのテンプレート画像と合致すると、デバイス１０で受け付けたジョブは管理者がデバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理を許可したジョブであると判断され、サーバ１１３からデバイス１０に対してジョブの実行許可が送信される（番号７）。

そして、ジョブの実行許可を受け取ったデバイス１０は、直ちにジョブを実行する。

また、照合の結果、ジョブ履歴情報に含まれるサムネイル画像がテンプレートＤＢ−１１０に登録されたいずれかのテンプレート画像とも合致しない場合には、サーバ１１３のディスプレイ画面上に図６に表示する管理者判断画面を表示して、ジョブ履歴情報の判断を管理者に委ねる。

図６は、デバイス１０で処理される予定のジョブについて、ジョブの実行を禁止するかどうかの判断を管理者に対して要求する、管理者判断画面の画面構成図である。

管理者判断画面の画面上には、デバイス１０がジョブを受け付けた日時と、判断されるジョブのドキュメントのサムネイル画像と、ジョブを受け付けたデバイス名と、ジョブを受け付けたデバイスにおいて処理される予定の処理内容と、文書名と、文書のページ数と、サーバ１１３での照合結果と、管理者に判断を委ねる問題なしボタン６０１と問題ありボタン６０２が表示されている。

管理者は、管理者判断画面の画面を視認して、ジョブの内容を確認し、デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理されて問題なしと判断すれば、画面に表示されている問題なしボタン６０１を押下する（番号８）。

問題なしボタン６０１が押下されると、サーバ１１３からデバイス１０に対してジョブの実行許可の通知が送信され、また、サーバ１１３からテンプレートＤＢ−１１０に対して、デバイス１０で受け付けたジョブ履歴情報に含まれるドキュメントのサムネイル画像に対応するテンプレート画像がテンプレートＤＢ−１１０に追加登録される（番号９）。

その際は、ジョブ履歴情報に含まれるドキュメントのサムネイル画像に対応するテンプレート画像が生成されて、テンプレートＤＢ−１１０に追加登録される。

そして、ジョブの実行許可の通知を受け取ったデバイス１０は、直ちにジョブを実行する。

また、管理者が管理者判断画面の画面を視認して、ジョブの内容を確認し、デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理されて問題ありと判断すれば、画面に表示されている問題ありボタン６０２が押下される（番号８）
問題ありボタン６０２が押下されると、サーバ１１３からデバイス１０に対して、ジョブの取り消し通知が送信される（番号９）。

そして、ジョブの取り消し通知を受け取ったデバイス１０は、直ちにジョブを取り消して、ジョブは実行されない。

このように、サムネイル画像の照合を利用して、デバイスで特定のジョブの実行を禁止することが出来る。

なお、照合について、禁止パターンＤＢ−１１２に登録するテンプレート画像の他に、デバイス１０で処理されるジョブの種類（印刷、コピーＦＡＸ等）を登録して、デバイス１０で処理されるジョブの種類についても管理できるようにしてもよい。

なお、本発明の各部構成は上記実施の形態に限らず、特許請求の範囲に記載の技術的範囲内で種々の変形を可能とする。

例えば、サムネイル画像の特徴量を算出して照合する方法としては、上記実施例で示した手法に限らず、周知の種々の手法を採用することが出来る。

また、禁止テンプレート画像を共通のサーバ装置に登録するようにしたが、各複合機（デバイス）ごとにテンプレート画像を登録して、複合機の操作時に文書に対する操作を禁止することができる。

この禁止テンプレート画像は共通のサーバ装置から各複合機毎にダウンロードする内容を変え、各複合機毎に操作を禁止する文書を制御するようにしてもよい。

また、禁止する文書画像を読み込ませてサムネイル画像を生成し、そのテンプレート画像を生成して禁止テンプレート画像として登録するようにしてもよい。

次に、サムネイル画像の照合を利用して、システム内のデバイス１０−１、１０−２、・・・１０−Ｎで処理されたドキュメントについて、登録されたテンプレート画像の種類毎に集計する文書内容別集計を行うことができる文書管理システムについて、添付図面を参照して説明する。

本実施例における、文書管理システムの構成は、実施例１において図１を参照して説明したシステム構成と同じなので、重複を避ける為、システム構成についての説明は省略する。

次に、デバイス１０−１、１０−２、・・・１０−Ｎで処理されたドキュメントの文書内容別集計が行われる時の、文書管理システム内における情報のやり取り等について、図７を参照して説明する。

図７は、デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理されたドキュメントについて文書内容別集計が行われる時の、文書管理システム内における情報のやり取り等を示したシーケンス図である。

まず、初期登録として、システム管理者がテンプレートＤＢ１１０に、文書内容別集計したい文書のサムネイル画像に対応するテンプレート画像を登録する。

そして、システム内のデバイス１０でジョブが実行されると（番号１）、実行されたジョブを元に、ジョブ履歴情報が形成される（番号２）。

すなわち、実行されるジョブとは、実施例１で説明したジョブと同様のジョブであり、デバイス１０におけるクライアントＰＣ１１５からの印刷要求等の実行や、デバイス１０でのコピー、スキャン、ＦＡＸ、ｉＦＡＸ、電子メール等である。

ジョブ履歴情報は、ジョブのドキュメントのサムネイル画像、処理されたデバイス名、日時等が記載される。

ここで、デバイス１０で処理が行われて、ジョブ履歴情報が形成されると、デバイス１０からローカルサムネイルＤＢ１１に対して、サムネイル画像付きのジョブ履歴情報が送信される（番号３）。

ローカルサムネイルＤＢ１１では、一端、デバイス１０からのジョブ履歴情報を蓄積する（番号４）。

そして、ローカルサムネイルＤＢ１１に蓄積されたサムネイル画像付きのジョブ履歴情報は、ポーリングによって、ローカルサムネイルＤＢ１１からサーバサムネイルＤＢ−１１１に収集される（番号５）。

ジョブ履歴情報を収集したサーバサムネイルＤＢ−１１１は、収集したジョブ履歴情報を蓄積する（番号６）（本実施例における番号１から番号６までの処理は、実施例１で説明した番号１から番号６の処理と同じである）。

管理者がサーバサムネイルＤＢ−１１１内に蓄積したジョブ履歴情報について文書内容別集計をする際には、テンプレートＤＢ−１１０より入手したテンプレート画像とサーバサムネイルＤＢ−１１１に蓄積したジョブ履歴情報に含まれるサムネイル画像との照合が行われる（番号７）。

サムネイル画像の照合は、ジョブ履歴情報に付けられたサムネイル画像から特徴量を算出した後、テンプレートＤＢ−１１０に登録されたテンプレート画像から特徴量を順次算出して、その算出結果をジョブ履歴情報に付けられたサムネイル画像の特徴量と照合する。

ここで、サムネイル画像の特徴量を算出して照合する方法としては、例えば非線形正規化を行った後、方向パターンのマッチングを行う方法を使用することが出来る。

照合の結果について、図８を参照して説明する。

図８は、デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理されたジョブが、テンプレートＤＢ−１１０に登録されたテンプレート画像によって文書内容別集計が行われた結果であって、サーバサムネイルＤＢ−１１１を管理するＰＣのディスプレイ上に表示された文書内容別集計結果を示す画面の画面構成図である。

文書内容別集計結果を示す画面上部には、画面内容が文書内容別集計結果であることを示す文字と、集計が行われた日時と、集計の対象となるジョブが処理された日時と、集計される文書の種類数が表示されている。

また、文書内容別集計結果を示す画面中央部には、集計された文書の番号（種類別番号）と、集計される文書のサムネイル画像と、文書名と、対象期間中にシステム内のデバイスで文書が処理された回数が表示されている。

また、文書内容別集計結果を示す画面下部には、次のページの集計結果を表示する次ページボタン８０１と、前のページの集計結果を表示する前ページボタン８０２が表示されている。

管理者は、この文書内容別集計結果を示す画面により、業務上レイアウトが限定されている申請書、見積書等の文書に関して、ある期間中にシステム内のデバイスで何回処理されたかを把握することが出来る。

例えば、図８で示した文書内容別集計結果を示す画面では、○○○申請書は、８月中に１０回処理されており、処理された日についても、８月２日に３件などと把握することが出来る。

なお、図８に示す文書内容別集計結果において、文書が処理されたデバイス名が分かるようにしてもよい。

なお、文書内容別集計結果を示す画面で表示するドキュメントのサムネイル画像は、ジョブ中のドキュメントの一部のページを表示するのではなく、ジョブ中のドキュメントの全てのページのサムネイル画像を表示するようにしてもよい。

なお、本発明の各部構成は上記実施の形態に限らず、特許請求の範囲に記載の技術的範囲内で種々の変形を可能とする。

例えば、サムネイル画像の特徴量を算出して照合する方法としては、上記実施例で示した手法に限らず、周知の種々の手法を採用することが出来る。

本発明は、複数の文書を該文書のサムネイル画像に対応させて蓄積管理する文書管理システムにおいて利用可能である。

この発明は、文書が正当であるか否かを識別するためのサムネイル画像のテンプレート画像を予め登録して、登録したテンプレート画像と文書のサムネイル画像とを照合することで、文書の有効な管理を容易に実現するようにすることができる。

本発明を適用した文書管理システムのシステム構成について示したシステム構成図。 デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理されたドキュメントの監査が行われる時の、文書管理システムにおける情報のやり取り等を示したシーケンス図。 サーバ１１３において、監査が行われた結果、サーバ１１３の画面上に表示される監査結果を示す画面の画面構成図。 デバイス１０で形成されたサムネイル画像が、禁止パターンＤＢ−１１２のテンプレート画像と照合される時の、文書管理システム内における情報のやり取り等を示したシーケンス図。 禁止パターンＤＢ−１１２において照合の結果、デバイス１０で形成されたサムネイル画像と禁止パターンＤＢ−１１２のいずれかのテンプレート画像が合致した場合に、禁止パターンＤＢ−１１２を管理するＰＣのディスプレイ上に表示される、ジョブを取り消す内容を示す画面の画面構成図。 デバイス１０で処理される予定のジョブについて、ジョブの実行を禁止するかどうかの判断を管理者に対して要求する、管理者判断画面の画面構成図。 デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理されたドキュメントについて文書内容別集計が行われる時の、文書管理システム内における情報のやり取り等を示したシーケンス図。 デバイス１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎで処理されたジョブが、テンプレートＤＢ−１１０に登録されたテンプレート画像によって文書内容別集計が行われた結果であって、サーバサムネイルＤＢ−１１１を管理するＰＣのディスプレイ上に表示された文書内容別集計結果を示す画面の画面構成図。

符号の説明

１０、１０−１、１０−２、・・・、１０−Ｎ デバイス
１１、１１−１、１１−２、・・・、１１−Ｎ ローカルサムネイルＤＢ
１１０ テンプレートＤＢ
１１１ サーバサムネイルＤＢ
１１２ 禁止パターンＤＢ
１１３ サーバ
１１４ ネットワーク
１１５ クライアントＰＣ

Claims (9)

1. 複数の文書を該文書のサムネイル画像に対応させて蓄積管理する文書管理システムにおいて、
   前記文書を識別するためのサムネイル画像のテンプレート画像を予め登録するテンプレート画像登録手段と、
   前記テンプレート画像登録手段に登録されたテンプレート画像と前記文書のサムネイル画像との照合を行う照合手段と、
   前記照合手段による照合に基づき前記テンプレート画像のいずれとも整合しないサムネイル画像を判別する判別手段と、
   を具備することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記判別手段で判別されたサムネイル画像に対応する文書を該文書の管理者に通知する通知手段
   を更に具備することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記通知手段で通知された文書が前記管理者により問題なしと判別された情報を入力すると、該問題なしと判別された文書のサムネイル画像に対応するテンプレート画像を生成するテンプレート画像生成手段と、
   前記テンプレート画像生成手段により生成されたテンプレート画像を前記テンプレート画像登録手段に追加登録する追加登録手段と
   を更に具備することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
4. 前記通知手段で通知された文書が前記管理者により問題ありと判別された情報を入力すると、該問題ありと判別された文書のサムネイル画像に対応するテンプレート画像を生成して、該生成したテンプレート画像を禁止テンプレートとして登録する禁止テンプレート登録手段と、
   前記禁止テンプレート登録手段により登録された禁止テンプレートと整合するサムネイル画像に対応する文書の処理を禁止する処理禁止手段と
   を更に具備することを特徴とする請求項２または３記載の文書管理システム。
5. 前記照合手段による照合に基づき前記複数の文書を分類して該複数の文書の集計管理を行う集計管理手段
   を更に具備することを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理システム。
6. 複数の文書を該文書のサムネイル画像に対応させて蓄積管理する文書管理方法において、
   前記文書を識別するためのサムネイル画像のテンプレート画像をテンプレート画像登録手段により予め登録し、
   前記テンプレート画像登録手段に登録されたテンプレート画像と前記文書のサムネイル画像との照合を照合手段により行い、
   前記照合手段による照合に基づき前記テンプレート画像のいずれともと整合しないサムネイル画像を判別手段により判別する
   ことを特徴とする文書管理方法。
7. 入力した画像情報に基づいてサムネイル画像を生成する手段と、
   前記生成されたサムネイル画像に基づいてテンプレート画像を生成する手段と、
   外部の記憶装置からネットワークを介して前記テンプレート画像の登録および取得を行う手段と、
   外部の記憶装置から取得した前記サムネイル画像と前記テンプレート画像との特徴量を比較する比較手段と、
   前記比較手段の比較結果に基づいて前記画像情報に対する処理を禁止する手段と
   を備えたことを特徴とする文書管理装置。
8. 入力した画像情報に基づいてサムネイル画像を生成するステップと、
   前記生成されたサムネイル画像に基づいてテンプレート画像を生成するステップと、
   外部の記憶装置からネットワークを介して前記テンプレート画像の登録および取得を行うステップと、
   前記記憶装置から取得した前記サムネイル画像と前記テンプレート画像との特徴量を比較するステップと、
   前記比較手段の比較結果に基づいて前記画像情報に対する処理を禁止するステップと
   を備えたことを特徴とする文書管理装置の制御方法。
9. 文書管理装置をコンピュータとして機能させるプログラムであって、
   入力した画像情報に基づいてサムネイル画像を生成する手段、
   前記生成されたサムネイル画像に基づいてテンプレート画像を生成する手段、
   外部の記憶装置からネットワークを介して前記テンプレート画像の登録および取得を行う手段、
   前記記憶装置から取得した前記サムネイル画像と前記テンプレート画像との特徴量を比較する比較手段、
   前記比較手段の比較結果に基づいて前記画像情報に対する処理を禁止する手段、
   として前記コンピュータを機能させるプログラム。

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