JP4172478B2

JP4172478B2 - 文書管理装置及び文書管理方法

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Publication number: JP4172478B2
Application number: JP2005243675A
Authority: JP
Inventors: 洋一河渕; 義和池ノ上; 正和村上
Original assignee: Konica Minolta Business Technologies Inc
Current assignee: Konica Minolta Business Technologies Inc
Priority date: 2005-08-25
Filing date: 2005-08-25
Publication date: 2008-10-29
Anticipated expiration: 2025-08-25
Also published as: US20070047014A1; JP2007058621A; US8074164B2

Description

本発明は、ネットワーク上で閲覧者に順に回覧される文書及び閲覧者によって該文書に付加される付加情報を管理する文書管理装置及び文書管理方法に関する。

文書データをネットワーク上で自動的に回覧するための様々な回覧システムや、電子承認システムが提案されている。また、書面審議におけるワークフローにおいて、審議要求者が審議文書を審議者に回覧し、各審議者がオリジナル文書にコメントを書き込み、各コメントを手書き認識システムにより集計する使用事例がある。このようにオリジナル文書に書き込まれたコメントを認識するための技術としては、元の電子ファイルの画像データを膨張処理して加筆された印刷物との位置合わせを行い、排他的論理和により差分情報を抽出して元の文書データと差分情報とを保存させる技術がある（例えば、特許文献１参照。）。また、印刷物からコード情報を読み取ってオリジナルデータを読み出し、これと印刷物との差分である手書きメモ部を抽出し、メモ部のみ／オリジナルのみ／両方をそれぞれ選択的に出力可能とする技術がある（例えば、特許文献２参照。）。さらに、手書きデータと印刷データとを合成して表示させ、該表示画面で手書きデータを編集させ、合成した印刷データと手書きデータとを関連づけて保存する技術がある（例えば、特許文献３参照。）。またさらに、原稿のファイル名領域にファイル名を手書きで書き込み、スキャンすると該ファイル名で電子ファイルが自動生成される技術がある（例えば、特許文献４参照）。

特開２００４−３９１９１４号公報特開２００４−８０６０１号公報特開２００４−３２８４５１号公報特開２００２−７４３２１号公報

上記の従来技術は、回覧システム、手書き認識システムといった個別のシステムで、それら個別の専用アプリをＰＣにインストールしてシステムを構築する必要があり、実際に使用するためには準備が大変であった。さらに、個別の独立したシステムのため、文書の初期登録や進捗管理も個別に行わなければならないという多くの工数に加えて、担当するユーザにとっても個別のシステムやアプリに沿った対応をしなければならず、操作性が悪いという課題があった。

また、前記従来技術での使用事例において、複数の回覧者によってコメントが書き込まれた文書が回覧されてきた場合、既に回覧された回覧者のコメントを参照することができず、同じコメントを繰り返してしまうおそれがあった。また、回覧されてくる審議文書毎に各回覧毎に書き込まれたコメントを管理していたのでは、管理が複雑になる上に一元管理することが出来ない。

本発明の目的は、オリジナル文書と回覧者によって付加されたコメントを容易に管理できると共に、回覧時、回覧者が既に付加されたコメントを参照することができる文書管理装置及び文書管理方法を提供することである。

本発明に係る文書管理装置は、複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーに従って回覧された文書と、前記回覧者によって前記文書に付加された付加情報とを関連付けて記憶する文書管理装置であって、
前記回覧ツリーの回覧順に沿って、第１番の回覧者には、第０世代の文書データを送信するか、又は、前記第０世代の文書データの格納場所を通知して入手可能として回覧し、前記第１番の回覧者から前記第０世代の文書に第１番の付加情報が付加された第１世代の文書データを受けとり、以降の回覧順では、第ｎ番（ｎは２以上の整数）の回覧者には、第１番の付加情報から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを送信するか、又は、前記第ｎ−１世代の文書データの格納場所を通知して入手可能として回覧し、前記第ｎ番の回覧者から第ｎ番の付加情報が付加された第ｎ世代の文書データを受け取る文書回覧手段と、
複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーを設定すると共に、前記第１番から第ｎ番までの付加情報を累積的に含む第ｎ世代の文書データについて、差分を検出する対象となる差分検出世代の文書データを決定するための処理属性を設定する回覧情報管理手段と、
前記第ｎ世代の文書データと、前記処理属性に基づいて決められた差分検出世代の文書データとの差分として第ｎ番の付加情報を認識する認識手段と、
前記第ｎ番の付加情報を前記第０世代の文書データと関連づけて記憶する付加情報管理手段と
を備え、
前記回覧情報管理手段は、前記処理属性として、「承認」又は「意見」を設定し、
前記処理属性が「承認」の場合には前記差分検出世代の文書データを回覧順の先頭の回覧者に回覧される文書データと設定し、
前記処理属性が「意見」の場合には前記差分検出世代の文書データを直前の回覧者からの文書データと設定する、ことを特徴とする。

本発明に係る文書管理プログラムは、複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーに従って回覧される文書と、前記回覧者によって前記文書に付加された付加情報とを関連付けて記憶する文書管理方法をコンピュータに実行させる文書管理プログラムであって、
前記回覧ツリーの回覧順に沿って、第１番の回覧者には、第０世代の文書データを送信するか、又は、前記第０世代の文書データの格納場所を通知して入手可能として回覧し、前記第１番の回覧者から前記第０世代の文書に第１番の付加情報が付加された第１世代の文書データを受けとり、以降の回覧順では、第ｎ番（ｎは２以上の整数）の回覧者には、第１番の付加情報から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを送信するか、又は、前記第ｎ−１世代の文書データの格納場所を通知して入手可能として回覧し、前記第ｎ番の回覧者から第ｎ番の付加情報が付加された第ｎ世代の文書データを受け取るステップと、
複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーを設定すると共に、前記第１番から第ｎ番までの付加情報を累積的に含む第ｎ世代の文書データについて、差分を検出する対象となる差分検出世代の文書データを決定するための処理属性を設定するステップと、
前記第ｎ世代の文書データと、前記処理属性に基づいて決められた差分検出世代の文書データとの差分として第ｎ番の付加情報を認識するステップと、
前記第ｎ番の付加情報を前記第０世代の文書データと関連づけて記憶するステップと、
を含み、
前記処理属性を規定するステップでは、前記処理属性として、「承認」又は「意見」を設定し、
前記処理属性が「承認」の場合には前記差分検出世代の文書データを回覧順の先頭の回覧者に回覧される文書データと設定し、
前記処理属性が「意見」の場合には前記差分検出世代の文書データを直前の回覧者からの文書データと設定する、ことを特徴とする。

また、この文書管理プログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納してもよい。

本発明に係る文書管理装置及び文書管理方法によれば、配布された子コピー文書や孫コピー文書に対して累積的に付加された付加情報も、第０世代の文書データに関連づけて集中管理することができるため、一元管理できる。また、各回覧者によって加筆された付加情報は、回覧時に閲覧することができる。

本発明の実施の形態に係る文書管理装置及び文書管理方法について、添付図面を用いて説明する。なお、図面において実質的に同一の部材には同一の符号を付している。

実施の形態１
図１は、本発明の実施の形態１に係る文書管理装置１０の物理的な構成を示すブロック図である。この文書管理装置１０は、回覧者Ａ２１、回覧者Ｂ２２、及び回覧者Ｃ２３の各端末とネットワーク２０を介して接続されている。また、この文書管理装置１０は、ＣＰＵ１、ＲＯＭ２、ＲＡＭ３、ＨＤＤ４、入力部５、表示部６、プリント部７、スキャナ部８、ネットワーク・コントローラ部９を備える。

図２は、この文書管理装置１０の機能的な構成を示すブロック図である。この文書管理装置１０は、機能的な観点によれば、ＨＤＤ４、プリント部７、スキャナ部８、ネットワーク・コントローラ部９、制御部１１、操作パネル部１７、ＰＤＬ解析部１８、Ｅ−ｍａｉｌ送受信部１９を備える。さらに、この制御部１１は、文書回覧部１２、認識部１３、回覧情報管理部１５及び付加情報管理部１６を備える。なお、回覧情報管理部１５及び付加情報管理部１６は、情報管理部１４を構成している。

次に、この文書管理装置１０の各構成部材について説明する。
まず、プリント部７では、文書データを用紙に印字する。スキャナ部８は、紙原稿を読み取って、電子データとしての画像データを得る。また、ネットワーク・コントローラ部９は、ＬＡＮ等のネットワーク上のパケットデータを送受信する。ＰＤＬ（プリンタ記述言語）解析部１８は、プリントデータを解析し、画像データに変換する。Ｅ−ｍａｉｌ送受信部１９は、各回覧者の端末２１、２２、２３からＥ−ｍａｉｌで送信されてきた審議後のコメント付き文書を画像データに変換する。操作パネル部１７は、図１の入力部５及び表示部６を複合化したものであって、ログイン画面やＢＯＸ画面を表示すると共に、ワーク設定のキー入力等を受け付ける。また、制御部１１は、回覧文書及び回覧者によって付加された付加情報の管理を行い、回覧等のワーク制御を行う。さらに、制御部１１の文書回覧部１２では、第０世代の文書データに、回覧ツリーの第１番の回覧者から第ｎ−１番（ｎは２以上の整数）の回覧者によってそれぞれ付加された第１番の付加情報から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを回覧ツリーの第ｎ番の回覧者に閲覧可能にする。認識部１３では、第ｎ番の回覧者によって付加された第ｎ番の付加情報を電子データとして認識する。回覧情報管理部１５では、複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーを設定する。また、付加情報管理部１６では、認識された第ｎ番の付加情報を第０世代の文書データと関連づけて管理する。

図３は、この文書管理装置１０と、ネットワーク２０を介して接続された回覧者（Ａさん、Ｂさん、Ｃさん）のそれぞれのユーザ端末２１、２２、２３と、他の文書管理装置１０ａとを含む文書管理システムの構成を示す概略図である。文書管理装置１０から、あらかじめ設定された回覧順（図３では、閲覧ユーザリスト）に沿って、回覧文書を各回覧者に閲覧可能にする。各回覧者は、回覧文書を紙文書に印字するか、あるいは電子文書として閲覧する。さらに回覧者は、回覧文書に付加情報（例えば、「意味不明！」、「差異は？」等のコメント）を付加した後、付加情報を含む文書を文書管理装置１０に送付する。なお、図３では、回覧者Ａさんは、回覧文書を紙文書として、そこに手書きで付加情報を加筆している。そこで、文書管理装置１０ａでスキャン機能によって付加情報を含む紙文書を画像データに変換して、文書管理装置１０に送信している。文書管理装置１０では、送付された付加情報を含む文書とその回覧者に閲覧可能とされた直前の回覧文書との差分に基づいて付加情報を抽出し、オリジナル文書に関連づけて管理する。その後、文書管理装置１０では、次の回覧者に回覧文書を閲覧可能にし、同様の手順で付加情報を抽出し、オリジナル文書に関連づけて管理する。なお、図３では、「回覧」ではなく、「審議」とし、「回覧文書」を「審議文書」としている。

図４は、図３の文書管理システムにおいて、各回覧者に回覧される回覧文書と、付加情報の抽出を示す概略図である。この図４を用いて、回覧者Ａから回覧者Ｂを経由して最後に回覧者Ｃへと回覧される場合の回覧文書と付加情報との関係について説明する。
（ａ）まず、回覧者Ａには、オリジナル文書である第０世代文書が回覧される。
（ｂ）回覧者Ａは、第０世代文書にコメントを付加する。この第０世代文書に回覧者Ａのコメントが付加された文書が第１世代文書である。
（ｃ）第１世代文書と第０世代文書との差分に基づいて回覧者Ａのコメントが付加情報として抽出される。
（ｄ）この回覧者Ａの付加情報がオリジナル文書である第０世代文書に関連づけて管理される。
（ｅ）次に、回覧者Ｂには、第１世代文書が回覧される。
（ｆ）回覧者Ｂは、第１世代文書にコメントを付加する。この第１世代文書に回覧者Ｂのコメントが付加された文書が第２世代文書である。
（ｇ）第２世代文書と第１世代文書との差分に基づいて回覧者Ｂのコメントが付加情報として抽出される。
（ｈ）この回覧者Ｂの付加情報が第０世代文書に関連づけて管理される。
（ｉ）次に、回覧者Ｃには、第２世代文書が回覧される。
（ｊ）回覧者Ｃは、第２世代文書にコメントを付加する。この第２世代文書に回覧者Ｃのコメントが付加された文書が第３世代文書である。
（ｋ）第３世代文書と第２世代文書との差分に基づいて回覧者Ｃのコメントが付加情報として抽出される。
（ｌ）この回覧者Ｃの付加情報が第０世代文書に関連づけて管理される。
以上によって、回覧者Ａから回覧者Ｃまで累積的にコメントが付加された文書が次の回覧者に回覧される。また、回覧前後の文書の差分に基づいて各回覧者によって付加されたコメントをそれぞれ抽出し、オリジナル文書に関連づけて管理される。

この文書管理システムでは、第ｎ番の回覧者に閲覧可能にされる回覧文書は、図４に示すように、最初に回覧される第０世代の文書データ（オリジナル文書）に直前までの回覧者による付加情報が累積的に付加された第ｎ−１世代の文書データである。上述したように、オリジナル文書に複数の回覧者によるコメントが順に加筆されていく場合、回覧が終了した後に、最後にコメントを抽出しようとした場合には誤認識を招くおそれがあるが、この文書管理装置１０では、各回覧者への回覧ごとに加筆された付加情報を回覧前後の文書データの差分に基づいて抽出するので、重複による誤認識を避けることができる。その一方、各回覧者によるコメント等の付加情報をオリジナル文書に関連づけて一括管理することができる。

図５は、本発明の実施の形態１に係る文書管理方法のフローチャートである。
（ａ）まず、複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーを設定する（Ｓ０１）。
（ｂ）回覧ツリーの第１番の回覧者に第０世代の文書データを閲覧可能にする（Ｓ０２）。この場合の閲覧可能にする方法は、特に限定されない。例えば、第１番の回覧者に第０世代の文書データを送信してもよい。あるいは、ＨＤＤに格納された第０世代の文書データの格納場所を第１番の回覧者に通知し、第１番の回覧者による閲覧を許可してもよい。なお、回覧者が第０世代の文書データを紙文書として印字するか、又は、電子文書として表示させるか、いずれによってもよい。
（ｃ）第１番の回覧者によって付加された第１番の付加情報を電子データとして認識する（Ｓ０３）。この認識ステップＳ０３についてはＳ０６と共に詳細については後述する。
（ｄ）認識された第１番の付加情報を第０世代の文書データと関連づけて管理する（Ｓ０４）。
（ｅ）第０世代の文書データに、第１番から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを第ｎ番の回覧者に閲覧可能にする（Ｓ０５）。例えば、第２番目の回覧者には、第０世代の文書データに第１番の回覧者による第１番の付加情報が付加された第１世代の文書データを閲覧可能にする。また、第３番の回覧者には、第０世代の文書データに第１番の回覧者による第１番の付加情報と第２番の回覧者による第２番の回覧者による第２番の付加情報とを累積的に付加した第２世代の文書データを閲覧可能にする。
（ｆ）第ｎ番の回覧者によって付加された第ｎ番の付加情報を電子データとして認識する（Ｓ０６）。この認識ステップＳ０６についてはＳ０３と共に詳細については後述する。
（ｇ）認識された第ｎ番の付加情報を第０世代の文書データと関連づけて管理する（Ｓ０７）。
（ｈ）最後の回覧者か否か判断する（Ｓ０８）。最後の回覧者であった場合には、終了する。一方、最後の回覧者でなかった場合には、ステップＳ０５に移行して、次の第ｎ＋１番の回覧者に第ｎ世代の文書を閲覧可能にする。
以上によって、回覧文書及び回覧者による付加情報の集中管理を行うことができる。

また、図６は、上記ステップＳ０３及びステップＳ０６の認識ステップの詳細を示すフローチャートである。
（ａ）まず、回覧者によって付加された付加情報を含む文書を受け付ける（Ｓ１１）。
（ｂ）文書は、紙文書か、電子データか、を判断する（Ｓ１２）。
（ｃ）文書が紙文書であった場合には、その紙文書をスキャナ部で読み取り、画像データとしての第ｎ世代の文書データを得る（Ｓ１３）。一方、文書が電子データであった場合には、その電子データの文書を第ｎ世代の文書データとする（Ｓ１５）。
（ｄ）第ｎ世代の文書データと第ｎ−１世代の文書データとの差分に基づいて付加情報を抽出する（Ｓ１４）。この場合、差分は画像データとして得ることができるので、この画像データを付加情報とすることができる。
以上によって付加情報を電子データとして認識できる。その後リターンする。

なお、上記文書管理方法は、コンピュータにおいて実行できるようにコンピュータプログラムによって文書管理プログラムとして構成してもよい。さらに、この文書管理プログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納してもよい。

実施例１
図７は、本発明の実施例１に係る文書管理装置の制御部１１のパラメータの処理に関する詳細な構成を示すブロック図である。この制御部１１には、ワーク処理入力部３１、文書入力部３２、ログイン入力部３３、ログイン認証管理部３４、ワーク情報管理部３５、ＢＯＸ表示部３６、文書差分検出部３７、ワーク処理属性判断＆属性処理起動部３８、審議ワーク処理部３９、蓄積文書管理部４０、ワーク処理ステータス管理部４１、Ｗｅｂサーバ部４２、文書保存場所検索処理部４３、外部蓄積文書アクセス処理部４４を備える。なお、この図７では、パラメータの処理ごとに機能を細分化して各部材を構成している。一方、図２では、個々のパラメータの処理ではなく、文書データの処理に関する機能ごとに各構成部材を構成している。そのため、図７の各部材と図２の各構成部材とは１対１に対応しない。図７における各部材の処理内容については、上記文書管理装置を含む文書管理システムにおける各処理において説明する。

まず、文書管理システムにおける管理者が、回覧文書である審議文書を文書管理装置に登録する方法について説明する。
（１）管理者は、文書管理装置１０の操作パネル部１７を介して、ワーク処理入力部３１から、処理属性として「審議モード」を入力し、下記表１の閲覧ユーザリストとして「審議先リスト」を入力し、かつ「審議開始指示」を入力する。
（２）管理者は、「審議開始指示」の入力を行うと共に、紙文書の場合には、文書管理装置１０のスキャナ部８を介して画像データに変換して入力し、文書が電子データの場合には、ＰＤＬ解析部１８を介して文書データとして入力する。文書管理装置では、文書入力部で入力された文書を「審議文書」として受け付ける。
（３）文書管理装置のワーク情報管理部３５では、前記一連の「審議文書」等のデータを関連付けて管理するために、ワーク処理入力部３１から「審議開始指示」を受けると、各審議ごとにユニークな値の「ワークＩＤ」を発行する。
（４）このとき、ワーク情報管理部３５では、前記入力された情報を基にして「閲覧ユーザリスト」を作成し、内部メモリに記憶しておく。
（５）ワーク情報管理部３５は、発行した「ワークＩＤ」と「ワーク処理起動要求」をワーク処理属性判断＆属性処理起動部３８に通知する。また、続けて「ワークＩＤ」と、入力された「文書データ」とを文書差分検出部３７に送る。

（６）ワーク処理属性判断＆属性処理起動部３８では、「ワークＩＤ」と「ワーク処理起動要求」を受けると、表１の「閲覧ユーザリスト」を参照し、「ワークＩＤ」に対応する「ワーク属性」に応じて、ワーク処理部の何れかを起動する。この場合は、審議ワーク処理部３９が起動される。
（７）起動された審議ワーク処理部３９は、以降、ワーク処理ステータス管理部４１からのイベントによりワーク処理を進める。
（８）文書差分検出部３７は、受け取った「ワークＩＤ」に対応するオリジナル文書が既に存在しているか否かを蓄積文書管理部４０に問い合わせを行う。この場合、オリジナル文書はまだ無いので、「存在しない」という応答が返ってくるため、「ワークＩＤ」と「文書データ」を蓄積文書管理部４０に送る。
（９）蓄積文書管理部４０は、受け取った「ワークＩＤ」に関連付けたワーク文書蓄積場所に「文書データ」を下記表２に示すワーク文書として蓄積する。このとき受け取った「ワークＩＤ」に関連つけられた文書を初めて蓄積するので、ワーク文書のカレント世代Ｎｏ．を「０」とし、かつ世代Ｎｏ．＝０の場所に蓄積しておく。この第０世代（世代Ｎｏ．０）のワーク文書を「オリジナル文書」とする。
（１０）蓄積文書管理部４０は、ワーク情報管理部３５からオリジナル文書の登録の要求があると、「ワークＩＤ」と「ワーク開始ステータス」をワーク処理ステータス管理部４１に通知する。

（１１）ワーク処理ステータス管理部４１は、「ワーク開始ステータス」を受けると「ワークＩＤ」と「閲覧ユーザリスト」とから、下記表３の「ステータスリスト」を作成する。
（１２）次に、ワーク処理ステータス管理部４１は、作成した「ステータスリスト」の最初のユーザＩＤのステータスを「閲覧中」にし、「ステータス変化通知」を対応した属性のワーク処理部である審議ワーク処理部３９に通知する。
（１３）審議ワーク処理部３９は、「ステータス変化通知」を受けるとステータスリストを参照し、ステータス変化のあったユーザに対して「閲覧許可通知」をするようメール送信部に通知する。
（１４）メール送信部４５は、該当ユーザのメールアドレスに「閲覧許可メール」を送信する。
以上によって、管理者は、審議文書を文書管理装置に登録することができる。

次に、「閲覧許可メール」を受信した回覧者であるユーザの処理において、審議文書を紙文書として印字出力する方法について説明する。
（１）まず、回覧者であるユーザは、端末のＰＣのＷｅｂブラウザを介して、ネットワークを通じて文書管理装置１０のＷｅｂサーバ部４２に「ユーザ名」と「パスワード」を入力する。
（２）文書管理装置１０のＷｅｂサーバ部４２は、入力された「ユーザ名」と「パスワード」をログイン認証管理部３４に通知する。
（３）ログイン認証管理部３４は、外部認証サーバに「ユーザ名」と「パスワード」を送り、使用許可ユーザであるか否かの確認を行い、「認証結果」をＷｅｂサーバ部４２に通知する。
（４）そして、許可ユーザである場合には、ワーク情報管理部３５に許可ユーザの「ユーザＩＤ」と「入力手段：Ｗｅｂ入力」を通知する。
（５）ワーク情報管理部３５は、蓄積文書管理部４０に「文書アクセス要求」と「ユーザＩＤ」を通知すると、蓄積文書管理部４０は、閲覧ユーザリストを参照し、「ユーザＩＤ」から「ワークＩＤ」を得て、「ワークＩＤ」に関連付けられているワーク文書内のカレント世代Ｎｏ．の文書データの「文書保存場所」を返す。

（６）ワーク情報管理部３５は、通知された「文書保存場所」を「入力手段：Ｗｅｂ入力」に従い、Ｗｅｂサーバ部４２に通知する。
（７）Ｗｅｂサーバ部４２は、「認証結果」がアクセス許可ＯＫで、かつ、「文書保存場所」の応答があったなら、文書アクセス要求Ｐａｇｅに画面を遷移させる。
（８）ユーザが、Ｗｅｂブラウザで表示されている文書保存先のＢＯＸにある文書を指定し、文書印字キーを押下すると、文書管理装置１０のＷｅｂサーバ部に「文書印字要求」が通知される。
（９）Ｗｅｂサーバ部４２は、「文書印字要求」を受けると蓄積文書管理部４０に「最新文書印字要求」を通知する。
（１０）蓄積文書管理部４０は「最新文書印字要求」を受けると「最新文書の文書データ」をプリント部７に送ると共に「ユーザＩＤ」と「印字済みステータス」をワーク処理ステータス管理部４１に通知する。

（１１）プリント部７は、受け取った「文書データ」を用紙に印字する。
（１２）ワーク処理ステータス管理部４１は、「印字済みステータス」を受けるとユーザＩＤが登録されているステータスリストのユーザＩＤに対応したステータスを「印字済み」に変更し、「ステータス変化通知」を対応した属性のワーク処理部である審議ワーク処理部３９に通知する。
（１３）審議ワーク処理部３９は、「ステータス変化通知」を受けるとステータスリストを参照し、ステータスが「印字済み」であるので、ワーク処理ステータス管理部４１にステータス変化があったユーザのステータスを「審議待ち」に変更するようにワーク処理ステータス管理部４１に通知する。
（１４）ワーク処理ステータス管理部４１は指定されたユーザＩＤのステータスを「審議待ち」に変更する。
以上によって、ユーザは、審議文書を紙文書に印字することができる。

次に、ユーザが、印字した紙文書に手書き等でコメント等の付加情報を追加し、その付加情報を含む紙文書を審議結果として入力する方法について以下に説明する。
（１）ユーザは、文書管理装置１０の操作パネル部１７を介して、ログイン入力部に「ユーザ名」と「パスワード」を入力する。
（２）ログイン入力部３３は、入力された「ユーザ名」と「パスワード」をログイン認証管理部３４に通知する。
（３）ログイン認証管理部３４は、外部認証サーバに「ユーザ名」と「パスワード」を送り、使用許可ユーザであるか否かの確認を行い、「認証結果」をログイン入力部に通知する。そして、許可ユーザであるなら、ワーク情報管理部３５に許可ユーザの「ユーザＩＤ」と「入力手段：デバイス入力」を通知する。
（４）ワーク情報管理部３５は、蓄積文書管理部４０に「文書アクセス要求：ステータス確認」と「ユーザＩＤ」を通知すると、蓄積文書管理部４０は、閲覧ユーザリストを参照し、「ユーザＩＤ」をパラメータとした「ステータス確認要求」をワーク処理ステータス管理部に通知する。
（５）ワーク処理ステータス管理部４１は、「ステータス確認要求」を受けると閲覧ユーザリストを参照し、「ユーザＩＤ」に対応した「ワークＩＤ」を得て、「ワークＩＤ」に対応したステータスリストから指定された「ユーザＩＤ」に対応した現在のステータス（この場合は、「審議待ち」）を応答として返す。

（６）蓄積文書管理部４０は、応答結果が「審議待ち」であるため、「ワークＩＤ」に対応した「審議文書保存場所」をワーク情報管理部３５に通知する。
（７）ワーク情報管理部３５は、通知された「審議文書保存場所」を「入力手段：デバイス入力」に従い、ＢＯＸ表示部３６に通知する。
（８）ログイン入力部３３は、「認証結果」がアクセス許可ＯＫであるため、デバイスの操作画面をＢＯＸ表示画面に遷移させる。
（９）ユーザがＢＯＸ表示部３６で表示されている審議保存先のＢＯＸを指定し、手書きコメント付きの審議文書をスキャン読み取り位置にセットし、文書管理装置１０の操作パネル部１７のスキャン開始キーを押下すると、スキャナ部８は、審議文書を読み取り、文書入力部３２に「コメント付き文書」が通知される。
（１０）文書入力部３２は、ワーク情報管理部３５に「コメント付き文書データ」を渡す。

（１１）ワーク情報管理部３５は、閲覧ユーザリストを参照し、スキャナ入力したユーザの「ユーザＩＤ」に対応した「ワークＩＤ」を得て、その「ワークＩＤ」と「ユーザＩＤ」と「コメント付き文書データ」を文書差分検出部３７に送る。
（１２）文書差分検出部３７は、受け取った「ワークＩＤ」に対応するオリジナル文書（世代Ｎｏ．＝０の文書）が既に存在しているかを蓄積文書管理部４０に問い合わせを行い、この場合は世代Ｎｏ．０の文書データが既に存在していると言う応答が返ってくるため、「コメント付き文書データ」と「ワークＩＤ」に対応するワーク文書の中の「カレント世代Ｎｏ．」の「文書データ」と比較し、コメント部分を抽出する。
（１３）抽出された「コメントデータ」は「ワークＩＤ」と「ユーザＩＤ」と共に蓄積文書管理部４０に送信される。また、受け取った「コメント付き文書データ」も一緒に蓄積文書管理部４０に送信される。
（１４）蓄積文書管理部４０は、「ワークＩＤ」に関連付けられた「ユーザＩＤ」毎の「コメントデータ」を下記の表４のワークコメントにリストしておき、所定の保存場所に保存しておく。このとき、カレント世代Ｎｏ．を「１」インクリメントして上記ワーク文書を更新して下記表５のワーク文書にリストしておき、所定の保管場所に蓄積するとともに「コメント付き文書データ」もワーク文書内の更新したカレント世代Ｎｏ．の場所に蓄積しておく。
（１５）蓄積文書管理部４０は、ワーク情報管理部からコメント文書の蓄積の要求があると、「ワークＩＤ」と「ワーク文書蓄積ステータス」をワーク処理ステータス管理部に通知する。

（１６）ワーク処理ステータス管理部４１は、「ワーク文書蓄積ステータス」を受けると該当「ワークＩＤ」に関連付けられている「ステータスリスト」の「ユーザＩＤ」のステータスを「文書登録」にし、「ステータス変化通知」を対応した属性のワーク処理部である審議ワーク処理部３９に通知する。
（１７）審議ワーク処理部３９は、「ステータス変化通知」を受けるとステータスリストを参照し、ステータスが「文書登録」であるので、ワーク処理ステータス管理部４１にステータス変化があったユーザのステータスを「審議終了」に変更し、かつ次の閲覧順のユーザＩＤのステータスを「閲覧中」にするようにワーク処理ステータス管理部４１に通知する。
（１８）ワーク処理ステータス管理部４１は、指定されたユーザＩＤのステータスを通知されたステータスに変更する。もし、次の閲覧順のユーザが無い場合は、審議ワーク処理部に「回覧終了」を通知する。
（１９）審議ワーク処理部３９は、「閲覧中」ステータスのユーザに対して「閲覧許可通知」をするようメール送信部４５に通知する。
（２０）審議ワーク処理部３９は、審議終了通知をワーク処理ステータス管理部４１から受けた場合は、閲覧ユーザリストを参照し、最終処理に従った処理を行う。例えば、「最終処理」が「審議依頼者への通知」であった場合は、メール送信部４５に対して、審議依頼者（管理者）への審議終了メール送信を指示する。
以上によって、ユーザが紙文書に手書き等でコメント等の付加情報を追加した場合に、その付加情報を含む紙文書を審議結果として入力することができる。

なお、従来、回覧の最後に全てのコメントを一度に抽出しようとすると各審議者のコメントが重なっている場合があるので、誤認識する恐れがある。また、確実に審議者毎のコメントを抽出しようとすると管理者が審議文書を個別に審議者に送付し、コメント書き込み後に返送してもらうようにしてもらう等、管理や手間が煩雑になるという課題があった。これに対して、上記実施例１に係る文書管理システムによれば、各回覧者によって加筆された付加情報は、その加筆前の世代の文書と比較して得られる差分に基づいて認識できるので、ノイズの影響を受けることなく正確に認識できる。

実施例２
本発明の実施例２に係る文書管理システムでは、実施例１の文書管理システムと比較すると、ユーザ（回覧者）が電子文書で審議を行って、コメントを電子データとして添付する点で相違する。

まず、「閲覧許可メール」を受信したユーザの処理において、審議文書を取得する手順について説明する。
（１）ユーザは、端末のＷｅｂブラウザを介して、ネットワーク２０を通じて文書管理装置１０のＷｅｂサーバ部４２に「ユーザ名」と「パスワード」を入力する。
（２）Ｗｅｂサーバ部４２は、入力された「ユーザ名」と「パスワード」をログイン認証管理部に通知する。
（３）ログイン認証管理部３４は、外部認証サーバに「ユーザ名」と「パスワード」を送り、使用許可ユーザであるか否かの確認を行い、「認証結果」をＷｅｂサーバ部に通知する。そして、許可ユーザであるなら、ワーク情報管理部３５に許可ユーザの「ユーザＩＤ」と「入力手段：Ｗｅｂ入力」を通知する。
（４）ワーク情報管理部４２は、蓄積文書管理部４０に「文書アクセス要求」と「ユーザＩＤ」を通知すると、蓄積文書管理部４０は閲覧ユーザリストを参照し、「ユーザＩＤ」から「ワークＩＤ」を得て、「ワークＩＤ」に関連付けられているワーク文書内のカレント世代Ｎｏ．の文書データの「文書保存場所」を返す。
（５）ワーク情報管理部３５は、通知された「文書保存場所」を「入力手段：Ｗｅｂ入力」に従い、Ｗｅｂサーバ部４２に通知する。

（６）Ｗｅｂサーバ部４２は、「認証結果」がアクセス許可ＯＫで、かつ、「文書保存場所」の応答があったなら、文書アクセス要求Ｐａｇｅに画面を遷移させる。
（７）ユーザが端末の上のＷｅｂブラウザで表示されている文書保存先のＢＯＸにある文書を指定し、文書取得キーを押下すると、Ｗｅｂサーバ部４２に「文書取得要求」が通知される。
（８）Ｗｅｂサーバ部４２は、「文書取得要求」を受けると蓄積文書管理部４０に「最新文書取得要求」を通知する。
（９）蓄積文書管理部４０は、「最新文書取得要求」を受けると「最新文書の文書データ」をＷｅｂサーバ部４２に送ると共に「ユーザＩＤ」と「送信済みステータス」をワーク処理ステータス管理部４１に通知する。「最新文書の文書データ」は、Ｗｅｂサーバ部４２からネットワーク・コントローラ部９を介して送信される。ユーザは端末で「最新文書の文書データ」を受信する。
（１０）ワーク処理ステータス管理部４１は、「送信済みステータス」を受けるとユーザＩＤが登録されているステータスリストのユーザＩＤに対応したステータスを「送信済み」に変更し、「ステータス変化通知」を対応した属性のワーク処理部である審議ワーク処理部３９に通知する。

（１１）審議ワーク処理部３９は、「ステータス変化通知」を受けるとステータスリストを参照し、ステータスが「送信済み」であるので、ステータス変化があったユーザのステータスを「審議待ち」に変更するようにワーク処理ステータス管理部４１に通知する。
（１２）ワーク処理ステータス管理部４１は、指定されたユーザＩＤのステータスを「審議待ち」に変更する。
以上によって、ユーザは、審議文書を端末で受信することができる。

次に、ユーザが、電子データである審議文書に電子データによる付加情報を追加し、その付加情報を含む文書データを審議結果として入力する方法について以下に説明する。
（１）Ｅ−ｍａｉｌ受信部１９ａは、受信したメールに添付されている「ユーザ名」と「パスワード」をログイン認証管理部３４に通知する。
（２）ログイン認証管理部３４は、外部認証サーバに「ユーザ名」と「パスワード」を送り、使用許可ユーザであるか否かの確認を行い、「認証結果」をＥ−ｍａｉｌ受信部１９ａに通知する。そして、許可ユーザであるなら、ワーク情報管理部３５に許可ユーザの「ユーザＩＤ」と「入力手段：Ｅ−ｍａｉｌ入力」を通知する。
（３）ワーク情報管理部３５は、蓄積文書管理部４０に「文書アクセス要求：ステータス確認」と「ユーザＩＤ」を通知すると、蓄積文書管理部４０は、閲覧ユーザリストを参照し、「ユーザＩＤ」をパラメータとした「ステータス確認要求」をワーク処理ステータス管理部４１に通知する。
（４）ワーク処理ステータス管理部４１は、「ステータス確認要求」を受けると閲覧ユーザリストを参照し、「ユーザＩＤ」に対応した「ワークＩＤ」を得て、「ワークＩＤ」に対応したステータスリストから指定された「ユーザＩＤ」に対応した現在のステータス（この場合は、「審議待ち」）を応答として返す。
（５）蓄積文書管理部４０は、応答結果が「審議待ち」であるため、「ワークID」に対応した「審議文書保存場所」をワーク情報管理部３５に通知する。

（６）ワーク情報管理部３５は、通知された「審議文書保存場所」を「入力手段：Ｅ−ｍａｉｌ入力」に従い、Ｅ−ｍａｉｌ受信部１９ａに通知する。
（７）Ｅ−ｍａｉｌ受信部１９ａは、「認証結果」がアクセス許可ＯＫであるため、「審議文書保存場所」を指定し、メール添付のコメント付き文書を文書入力部３２に「コメント付き文書」を通知する。
（８）文書入力部３２は、ワーク情報管理部３５に「コメント付き文書データ」を渡す。
（９）ワーク情報管理部３５は、閲覧ユーザリストを参照し、Ｅ−ｍａｉｌ受信したユーザの「ユーザＩＤ」から「ワークＩＤ」を得て、その「ワークＩＤ」と「ユーザＩＤ」と「コメント付き文書データ」を文書差分検出部３７に送る。
なお、以降の処理は「閲覧許可メール」を受信したユーザの処理において、紙文書で審議を行う場合：審議文書結果文書の入力の（１１）以降の処理と同様であるので省略する。
また、文書差分検出部３７は、通知されたコメント付き文書に応じて、電子文書上のコメント分離または手書きコメント分離を行う。

実施例３
本発明の実施例３に係る文書管理方法は、実施例１及び２に係る文書管理方法と比較すると、閲覧ユーザリストの作成方法において、処理属性の設定について特徴を有する。図８は、実施例３に係る文書管理方法における閲覧ユーザリストの作成方法のフローチャートである。
（ａ）まず、ワーク処理入力画面表示中であるか否か判断する（Ｓ２１）。ワーク処理入力画面でない場合には、その後終了する。
（ｂ）新規ワーク処理入力キーＯＫか否か判断する（Ｓ２２）。入力キーＯＫでない場合には再度入力キーＯＫを待つ。入力キーＯＫの場合には次のステップＳ２３に移行する。
（ｃ）新規閲覧ユーザリストを作成する（Ｓ２３）。
（ｄ）生成した閲覧ユーザリストのワークＩＤに新規生成したワークＩＤを設定する（Ｓ２４）。ワークＩＤは、閲覧ユーザリストごとに設定される。
（ｅ）生成した閲覧ユーザリストのワーク属性に「審議」を設定する（Ｓ２５）。なお、「審議」は、意見の付加、又は、承認を受けるものであることを意味するワーク属性である。
（ｆ）生成した閲覧ユーザリストにユーザＩＤとユーザ名を審議順に設定する（Ｓ２６）。これによって、例えば、上記表１に示すように閲覧ユーザリストが作成される。
（ｇ）閲覧ユーザ入力完了か否か判断する（Ｓ２７）。全ての閲覧ユーザの入力が完了すれば次のステップＳ２８に移行し、また未入力の閲覧ユーザがあればステップＳ２６に戻る。

（ｈ）処理属性の入力があったか否か判断する（Ｓ２８）。未入力の場合には処理属性の入力を待つ。入力があれば、次のステップＳ２９に移行する。
（ｉ）処理属性格納エリアに入力値をセットする（Ｓ２９）。
（ｊ）閲覧ユーザリストにセットしたユーザ全てに特定のグループ名を設定する（Ｓ３０）。ここでは、一つの閲覧ユーザリストについて、第０世代の文書データに全ての付加情報を関連づけて管理するように一つのグループとして扱っている。
（ｊ）処理属性は「ポリシー指定」であるか否か判断する（Ｓ３１）。ポリシー指定の場合には、ステップＳ３６に移行する。一方、ポリシー指定でない場合には、ステップＳ３２に移行する。
（ｋ）審議順が先頭のユーザを親ユーザに設定する（Ｓ３２）。
（ｌ）処理属性は「承認」であるか「意見」であるか判断する（Ｓ３３）。「承認」の場合にはステップＳ３４に移行し、「意見」の場合にはステップＳ３５に移行する。
（ｍ）処理属性が「承認」の場合には、各ユーザの差分検出世代を「グループ親」に設定する（Ｓ３４）。なお、「差分検出世代」とは、付加情報を抽出する際の差分検出の対象となる文書を意味する。
（ｎ）処理属性が「意見」の場合には、各ユーザの差分検出世代を「直前」に設定する（Ｓ３５）。その後、閲覧ユーザリストの作成を終了する。
（ｏ）処理属性が「ポリシー指定」の場合には、各ユーザ個々に、親ユーザを設定する（Ｓ３６）。その後、閲覧ユーザリストの作成を終了する。

（ｐ）全ユーザ設定済みか否か判断する（Ｓ３７）。未設定のユーザがある場合にはステップＳ３６に戻る。
（ｑ）各ユーザ個々に、差分検出世代を設定する（Ｓ３８）。
（ｒ）全ユーザ設定済みか否か判断する（Ｓ３９）。未設定のユーザがある場合にはステップＳ３８に戻る。全ユーザについて設定済みの場合には、閲覧ユーザリストの作成を終了する。
以上によって、「閲覧ユーザリスト」を作成することができる。

本発明に係る文書管理装置は、ネットワーク上で閲覧者に順に回覧される文書及び閲覧者によって該文書に付加される付加情報を管理する装置として利用できる。

本発明の実施の形態１に係る文書管理装置の物理的な構成を示すブロック図である。本発明の実施の形態１に係る文書管理装置の機能的な構成を示すブロック図である。本発明の実施の形態１に係る文書管理装置を含むシステムの一例を示す概略図である。本発明の実施の形態１に係る文書管理方法における回覧文書及び付加情報の世代管理の一例を示す概略図である。本発明の実施の形態１に係る文書管理方法のフローチャートである。図５のステップＳ０３及びＳ０６の詳細なフローチャートである。本発明の実施例１に係る文書管理装置の制御部のパラメータ処理に関する構成を示すブロック図である。本発明の実施例３に係る閲覧ユーザリストの作成方法のフローチャートである。

符号の説明

１ＣＰＵ、２ＲＯＭ、３ＲＡＭ、４ＨＤＤ、５入力部、６表示部、７プリント部、８スキャナ部、９ネットワーク・コントローラ部、１０、１０ａ文書管理装置、１１制御部、１２文書回覧部、１３認識部、１４情報管理部、１５回覧情報管理部、１６付加情報管理部、１７操作パネル部、１８ＰＤＬ解析部、１９Ｅ−ｍａｉｌ送受信部、１９ａＥ−ｍａｉｌ受信部、１９ｂメール送信部、２０ネットワーク、２１、２２、２３回覧者、３１ワーク処理入力部、３２文書入力部、３３ログイン入力部、３４ログイン認証管理部、３５ワーク情報管理部、３６ＢＯＸ表示部、３７文書差分検出部、３８ワーク処理属性判断＆属性処理起動部、３９審議ワーク処理部、４０蓄積文書管理部、４１ワーク処理ステータス管理部、４２Ｗｅｂサーバ部、４３文書保存場所検索処理部、４４外部蓄積文書アクセス処理部

Claims

複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーに従って回覧された文書と、前記回覧者によって前記文書に付加された付加情報とを関連付けて記憶する文書管理装置であって、
前記回覧ツリーの回覧順に沿って、第１番の回覧者には、第０世代の文書データを送信するか、又は、前記第０世代の文書データの格納場所を通知して入手可能として回覧し、前記第１番の回覧者から前記第０世代の文書に第１番の付加情報が付加された第１世代の文書データを受けとり、以降の回覧順では、第ｎ番（ｎは２以上の整数）の回覧者には、第１番の付加情報から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを送信するか、又は、前記第ｎ−１世代の文書データの格納場所を通知して入手可能として回覧し、前記第ｎ番の回覧者から第ｎ番の付加情報が付加された第ｎ世代の文書データを受け取る文書回覧手段と、
複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーを設定すると共に、前記第１番から第ｎ番までの付加情報を累積的に含む第ｎ世代の文書データについて、差分を検出する対象となる差分検出世代の文書データを決定するための処理属性を設定する回覧情報管理手段と、
前記第ｎ世代の文書データと、前記処理属性に基づいて決められた差分検出世代の文書データとの差分として第ｎ番の付加情報を認識する認識手段と、
前記第ｎ番の付加情報を前記第０世代の文書データと関連づけて記憶する付加情報管理手段と
を備え、
前記回覧情報管理手段は、前記処理属性として、「承認」又は「意見」を設定し、
前記処理属性が「承認」の場合には前記差分検出世代の文書データを回覧順の先頭の回覧者に回覧される文書データと設定し、
前記処理属性が「意見」の場合には前記差分検出世代の文書データを直前の回覧者からの文書データと設定する、文書管理装置。
複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーに従って回覧される文書と、前記回覧者によって前記文書に付加された付加情報とを関連付けて記憶する文書管理方法をコンピュータに実行させる文書管理プログラムであって、
前記回覧ツリーの回覧順に沿って、第１番の回覧者には、第０世代の文書データを送信するか、又は、前記第０世代の文書データの格納場所を通知して入手可能として回覧し、前記第１番の回覧者から前記第０世代の文書に第１番の付加情報が付加された第１世代の文書データを受けとり、以降の回覧順では、第ｎ番（ｎは２以上の整数）の回覧者には、第１番の付加情報から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを送信するか、又は、前記第ｎ−１世代の文書データの格納場所を通知して入手可能として回覧し、前記第ｎ番の回覧者から第ｎ番の付加情報が付加された第ｎ世代の文書データを受け取るステップと、
複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーを設定すると共に、前記第１番から第ｎ番までの付加情報を累積的に含む第ｎ世代の文書データについて、差分を検出する対象となる差分検出世代の文書データを決定するための処理属性を設定するステップと、
前記第ｎ世代の文書データと、前記処理属性に基づいて決められた差分検出世代の文書データとの差分として第ｎ番の付加情報を認識するステップと、
前記第ｎ番の付加情報を前記第０世代の文書データと関連づけて記憶するステップと、
を含み、
前記処理属性を規定するステップでは、前記処理属性として、「承認」又は「意見」を設定し、
前記処理属性が「承認」の場合には前記差分検出世代の文書データを回覧順の先頭の回覧者に回覧される文書データと設定し、
前記処理属性が「意見」の場合には前記差分検出世代の文書データを直前の回覧者からの文書データと設定する、文書管理プログラム。
請求項２に記載の前記文書管理プログラムを格納したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。