JPH086876A - 文書処理方法および文書処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書の内容に応じて迅速かつ適正に回覧経路
を設定する。回覧されてきた文書の内容に応じて迅速か
つ適正に文書を処理する。 【構成】 ＣＰＵ（１０５）は、文書ファイリングプロ
グラム（１００）を実行し、文書回覧処理およびスクリ
プト選出処理を行う。文書回覧処理では、インデクスと
回覧経路とを対応付けた回覧経路情報を記憶しておき、
回覧の対象となる文書中から前記回覧経路情報のインデ
クスに対応するキーワードを取得し、前記回覧経路情報
と前記キーワードから前記文書を実際に回覧する回覧経
路を推定する。スクリプト選出処理では、ユーザごとに
インデクスとスクリプトとを対応付けたスクリプト情報
を記憶しておき、回覧の対象となる文書中から前記スク
リプト情報のインデクスに対応するキーワードを取得
し、回覧者ごとに前記スクリプト情報と前記キーワード
から実際に実行するスクリプトを選出し、その選出した
スクリプトに基づいて前記文書を処理する。 【効果】 電子化文書のファイリングを効率よく実行す
ることが出来る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書処理方法および文
書処理装置に関する。更に詳しくは、電子化されて記憶
されている文書の内容に応じた適正な回覧を可能とする
文書処理方法および文書処理装置に関する。また、文書
の内容とユーザとに応じた適正なスクリプトの実行を可
能とする文書処理方法および文書処理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、電子化された文書を文書処理装置
端末から他の端末に伝送し、その文書の回覧または配付
（本明細書では、単に回覧という）を行う場合、回覧開
始者が、文書の内容や関連するユーザを想起して、回覧
経路を設定している。また、従来、回覧者は、文書処理
装置端末に文書が回覧されてきた時、当該文書の内容と
自分の関係を考慮して、当該文書の加工を行ってから自
端末にファイリングしたり，当該文書から必要な情報を
抽出したりしている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】回覧開始者が回覧経路
を設定する場合、文書の内容を分析するのに手間がかか
ったり、関連するユーザの選択に過不足を生じたりし、
迅速に適正な回覧経路を設定することが容易でない問題
点がある。また、文書が回覧されてきた時に回覧者が文
書を加工したり必要な情報を抽出する場合、手間がかか
ったり、文書の内容に合わない処理をしてしまうことが
あり、迅速に適正な文書処理を行うことが容易でない問
題点がある。そこで、本発明の第１の目的は、文書処理
装置端末において、回覧対象である文書の内容に応じて
迅速かつ適正に回覧経路を自動的に設定できる文書処理
方法および文書処理装置を提供することにある。また、
本発明の第２の目的は、他の文書処理装置端末から回覧
されてきた文書の内容に応じて迅速かつ適正に文書を処
理することが出来る文書処理方法および文書処理装置を
提供することにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】第１の観点では、本発明
は、インデクスと回覧経路とを対応付けた回覧経路情報
を記憶しておき、回覧の対象となる文書中から前記回覧
経路情報のインデクスに対応するキーワードを取得し、
前記回覧経路情報と前記キーワードから前記文書を実際
に回覧する回覧経路を推定することを特徴とする文書処
理方法を提供する。

【０００５】第２の観点では、本発明は、ユーザごとに
インデクスとスクリプトとを対応付けたスクリプト情報
を記憶しておき、回覧の対象となる文書中から前記スク
リプト情報のインデクスに対応するキーワードを取得
し、回覧者ごとに前記スクリプト情報と前記キーワード
から実際に実行するスクリプトを選出し、回覧者ごとに
前記選出したスクリプトに基づいて前記文書を処理する
ことを特徴とする文書処理方法を提供する。

【０００６】第３の観点では、本発明は、インデクスと
回覧経路とを対応付けた回覧経路情報およびユーザごと
にインデクスとスクリプトとを対応付けたスクリプト情
報を記憶しておき、回覧の対象となる文書中から前記回
覧経路情報およびスクリプト情報のインデクスに対応す
るキーワードを取得し、前記回覧経路情報と前記キーワ
ードから前記文書を実際に回覧する回覧経路を推定し、
その回覧経路に含まれる回覧者ごとに前記スクリプト情
報と前記キーワードから実際に実行するスクリプトを選
出し、回覧者ごとに前記選出したスクリプトに基づいて
前記文書を処理することを特徴とする文書処理方法を提
供する。

【０００７】第４の観点では、本発明は、インデクスと
回覧経路とを対応付けた回覧経路情報を記憶する回覧経
路情報記憶手段と、回覧の対象となる文書中から当該文
書の属性となり得る文字列を切出す属性切出し手段と、
切出した文字列から前記回覧経路情報のインデクスに対
応するキーワードを取得するキーワード取得手段と、前
記回覧経路情報と前記キーワードから前記文書を実際に
回覧する回覧経路を推定する回覧経路推定手段とを具備
したことを特徴とする文書処理装置を提供する。

【０００８】第５の観点では、本発明は、ユーザごとに
インデクスとスクリプトとを対応付けたスクリプト情報
を記憶するスクリプト情報記憶手段と、回覧の対象とな
る文書中から当該文書の属性となり得る文字列を切出す
属性切出し手段と、切出した文字列から前記スクリプト
情報のインデクスに対応するキーワードを取得するキー
ワード取得手段と、回覧者ごとに前記スクリプト情報と
前記キーワードから実際に実行するスクリプトを選出し
その選出したスクリプトに基づいて前記文書を処理する
スクリプト選出手段とを具備したことを特徴とする文書
処理装置を提供する。

【０００９】

【作用】上記第１の観点による文書処理方法および上記
第４の観点による文書処理装置では、予めインデクスと
回覧経路とを対応付けた回覧経路情報を記憶しておく。
文書を回覧する際、その文書中から前記回覧経路情報の
インデクスに対応するキーワードを取得する。そして、
そのキーワードに対応するインデクスをもつ回覧経路を
前記回覧経路情報から検索し、その検索結果に基づいて
実際の回覧経路を推定する。従って、文書の内容に応じ
た適正な回覧経路を迅速に設定できる。

【００１０】上記第２の観点による文書処理方法および
上記第５の観点による文書処理装置では、予めユーザご
とにインデクスとスクリプトとを対応付けたスクリプト
情報を記憶しておく。文書が回覧されてくると、その文
書中から前記スクリプト情報のインデクスに対応するキ
ーワードを取得する。そして、そのキーワードに対応す
るインデクスをもつスクリプトを当該回覧者のスクリプ
ト情報から選出し、そのスクリプトに基づいて文書を処
理する。従って、文書の内容に応じた適正な処理を迅速
に行うことが出来る。

【００１１】上記第３の観点による文書処理方法では、
上記第１の観点による文書処理方法と上記第２の観点に
よる文書処理方法とを組合せた作用になる。従って、文
書の内容に応じた適正な回覧経路を迅速に設定できると
共に、文書の内容に応じた適正な処理を迅速に行うこと
が出来る。

【００１２】

【実施例】以下、図に示す実施例により本発明を詳細に
説明する。なお、これにより本発明が限定されるもので
はない。

【００１３】（全体構成の概要）図１は、本発明の文書
処理装置を含む文書管理システムの構成図である。文書
管理装置Ｔ１は、ネットワークＬＡＮに接続された一つ
のユーザ端末でもあり、キーボード１０１と、マウスな
どのポインティングデバイス１０２と、表示装置１０３
と、ＣＰＵ１０５と、主記憶装置１０６と、文書情報ベ
ース１２０と、ワークフロー情報ベース１３０とを具備
して構成されている。なお、前記文書情報ベース１２０
とワークフロー情報ベース１３０は、同じ計算機内にも
ってもよいし、別途サーバを設けてもよい。

【００１４】ユーザは、キーボード１０１，ポインティ
ングデバイス１０２および表示装置１０３を用いて対話
処理を行う。この対話処理により、文書を作成したり、
文書を文書情報ベース１２０に登録したり、文書を検索
したり、文書をブラウジングしたり出来る。また、後述
する各種テーブルの情報を入力したり、編集したり出来
る。前記主記憶装置１０６は、文書ファイリングプログ
ラム１００を記憶している。この文書ファイリングプロ
グラム１００については後で詳述する。前記文書情報ベ
ース１２０は、テキストや図形を計算機で処理可能なコ
ードで表した電子化文書を文書オブジェクトとして格納
している。また、その文書オブジェクトの属性情報など
を格納している。前記ワークフロー情報ベース１３０
は、後述する回覧クラス情報や優先順位情報などを格納
している。前記ＣＰＵ１０５は、前記文書ファイリング
プログラム１００を実行し、その中で本発明にかかる文
書回覧処理（図１２）およびスクリプト選出処理（図２
１）を実行する。ネットワークＬＡＮに接続されている
他のユーザ端末Ｔ１，Ｔ２，…は、上記文書処理装置Ｔ
１と同じ構成でもよいし、異なる構成でもよい。なお、
ネットワークＬＡＮを介したサーバ−クライアント方式
のシステム形態を採ることも可能である。

【００１５】（文書ファイリングプログラム）図２に示
すように、文書ファイリングプログラム１００は、文書
作成ソフトウエア群２０５と、文書情報表示部２１５お
よび文書情報対話編集部２１６を含む文書情報表示編集
部２１０と、表示用データ生成部２３０と、文書情報編
集部２４０と、文書情報管理部２６０とを備えている。
また、回覧情報表示部２２５および回覧情報対話編集部
２２６およびスクリプト対話編集部２２７を含むワーク
フロー情報表示編集部２２０と、回覧情報管理部２５５
およびスクリプト管理部２５６を含むワークフロー制御
部２５０とを備えている。

【００１６】図３の（ａ）に示すように、前記文書情報
管理部２６０は、文書オブジェクトテーブル５００と、
文書属性テーブル５５０と、組織階層テーブル６００
と、ユーザ管理テーブル７００と、ユーザ属性テーブル
８００と、ユーザインデクステーブル８５０と、ユーザ
スクリプトテーブル８７０と、クラス管理テーブル９０
０と、インデクス管理テーブル９５０とを備えている。
これらの各テーブルの情報は、文書情報ベース１２０か
ら読み込まれる。図３の（ｂ）に示すように、前記回覧
情報管理部２５５は、回覧クラステーブル１０００と、
回覧者クラステーブル１０５０と、回覧インスタンステ
ーブル１１００と、回覧者インスタンステーブル１１５
０とを備えている。これらの各テーブルの情報は、ワー
クフロー情報ベース１３０から読み込まれる。

【００１７】（各テーブルの詳細）図４に示すように、
文書オブジェクトテーブル５００は、オブジェクト名欄
５０１と、実体ファイル名欄５０２と、文書属性テーブ
ルへのポインタ欄５０３とから構成されている。実体フ
ァイルが複数ある場合は、前記実体ファイル名欄５０２
に複数の実体ファイル名を格納する。文書属性テーブル
５５０は、属性名欄５５１と、属性値欄５５２とから構
成されている。なお、本明細書において、単に“名”と
いうが、ＩＤであってもよい。

【００１８】図５に示すように、組織階層テーブル６０
０は、組織名欄６０１と、その組織のリーダであるユー
ザ名欄６０２と、その組織の一層下位にある組織名欄６
０３とから構成されている。図６に示すように、ユーザ
管理テーブル７００は、ユーザ名欄７００と、ラベル名
（ユーザの情報を画面に表示する場合の名）欄７０２
と、ユーザの所属している組織名欄７０３とから構成さ
れている。

【００１９】図７に示すように、ユーザ属性テーブル８
００は、属性名欄８０１と、ユーザインデクステーブル
８５０またはスクリプトテーブル８７０へのポインタ欄
８０２とから構成されている。ユーザインデクステーブ
ル８５０は、ユーザに関係のあるインデクスのクラス名
欄８５１と、インデクス欄８５２とから構成されてい
る。スクリプトテーブル８７０は、スクリプト名欄８７
１と、スクリプトの実体がある記憶装置上のアドレス欄
８７２とから構成されている。

【００２０】図８に示すように、クラス管理テーブル９
００は、多重インデクス階層の最上位のインデクスのク
ラス名欄９０１とインデクス欄９０２とから構成されて
いる。図９に示すように、インデクス管理テーブル９０
０は、インデクス欄９５１と、そのインデクスの一層下
位のインデクス欄９５２と、そのインデクスの別名欄９
５３とから構成されている。

【００２１】図１０に示すように、回覧クラステーブル
１０００は、回覧経路のクラス名欄１００１と、回覧者
クラステーブルへのポインタ欄１００２から構成されて
いる。回覧者クラステーブル１０５０は、回覧順番欄１
０５１と、回覧者クラス欄１０５２と、回覧者名欄１０
５３とから構成されている。この回覧者クラステーブル
１０５０の内容は、回覧開始者がユーザ（ＵＳＥＲ）
「Ｍｅ」，次の回覧者が回覧開始者の直属上司であるユ
ーザ（ＵＳＥＲ）「ＢＯＳＳ−ＯＦ−＜０＞」，次の回
覧者が前記直属上司のさらに直属の上司であるユーザ
（ＵＳＥＲ）「ＢＯＳＳ−ＯＦ−＜１＞」，次の回覧者
が組織（ＯＲＧ．）「Ｚ部」，最後に回覧開始者のユー
ザ（ＵＳＥＲ）「Ｍｅ」の順で回覧することを示してい
る。

【００２２】図１１に示すように、回覧インスタンステ
ーブル１１００は、回覧ＩＤ欄１０１１と、回覧経路Ｉ
Ｄ欄１１０２と、回覧経路クラス名欄１１０３と、回覧
者インスタンステーブル１１５０へのポインタ欄１１０
４から構成されている。回覧者インスタンステーブル１
１５０は、回覧メンバであるユーザ名欄１１５１と、着
信情報欄１１５２と、送信情報欄１１５３と、既読／未
読フラグ欄１１５４と、コメント有無フラグ欄１１５５
とから構成されている。

【００２３】（文書回覧処理）図１２は、文書回覧処理
のメインフロー図である。この文書回覧処理４００で
は、属性切出し処理４１０と、文書格納処理４２０と、
回覧経路設定処理４３０とが順に実行される。

【００２４】図１３に、属性切出し処理４１０の詳細フ
ロー図を示す。ステップ１５１０では、文書を読み込
む。また、主記憶装置１０６にキーワード候補テーブル
の領域を確保する。そして、文書の文末までステップ１
５２０〜１５３０を繰り返す。ステップ１５２０では、
文書情報ベース１２０の文字列切出し規則に登録されて
いる区切り文字までの文字列を、前記文書中のテキスト
から取り出す。ステップ１５２５では、前記文字列切出
し規則を参照して、前記取り出した文字列から冗長な文
字を排除し、文字列を細分化する。ステップ１５３０で
は、上記細分化した文字列をキーワード候補テーブルに
代入する。図１４に、文書「Ｘプロジェクトの出張報告
書」から切り出された文字列“出張報告書”，“第２回
Ｘプロジェクト会議”，“ｘｘ推進本部”，“Ａ課”，
“ａ田太郎”などを代入したキーワード候補テーブル１
２００を例示する。

【００２５】図１３に戻り、ステップ１５４０では、キ
ーワード候補テーブル（１２００）の内容を表示装置１
０３の画面に表示する。ステップ１５４５では、ユーザ
の入力を待ち、入力があればステップ１５５０を繰り返
す。ユーザは、表示されたキーワード候補の文字列がキ
ーワードとして適切かどうかを判定し、変更要求または
保存要求を入力する。ステップ１５５０では、ユーザ入
力が変更要求か保存要求かを判定し、変更要求ならステ
ップ１５５５を実行し、保存要求ならステップ１５６
０，１５７０を実行する。ステップ１５５５では、キー
ワード候補の文字列の分割，合成，排除などを行う。例
えば、図１４のキーワード候補テーブル１２００の文字
列“第２回Ｘプロジェクト会議”から“第２回”と“会
議”とを削除する変更要求および文字列“ｘｘ推進本
部”を排除する変更要求をユーザが入力すると、キーワ
ード候補テーブル１２００は図１５に示すように変更さ
れる。なお、上記変更過程のログをとって、文字列切出
し規則として学習させるのが好ましい。

【００２６】図１３に戻り、ステップ１５６０では、キ
ーワード候補テーブル（１２００）の内容をキーワード
情報ファイルに保存する。例えば、図１５のキーワード
候補テーブル１２００がキーワード情報ファイル１２１
０として保存される。ステップ１５７０では、上記キー
ワード情報ファイル（１２１０）を文書情報ベース１２
０に格納する。

【００２７】図１６に、文書格納処理４２０の詳細フロ
ー図を示す。ステップ１６０５では、文書が未登録かど
うか判定し、未登録の場合はステップ１６１０を実行す
る。ステップ１６１０では、文書を文書情報ベース１２
０に文書オブジェクトとして格納し、文書情報を文書オ
ブジェクトテーブル５００および文書属性テーブル５５
０に登録する。ステップ１６１５では、上記文書のキー
ワード情報ファイル（１２１０）が文書情報ベース１２
０に格納されているか否かを判定し、格納されていない
場合は上述の属性切出し処理４１０を実行する。

【００２８】ステップ１６２０では、文書情報ベース１
２０からキーワード情報ファイル（１２１０）を読み込
み、キーワードリストを生成する。図１７に、キーワー
ド情報ファイル１２１０から生成したキーワードリスト
１３００を例示する。

【００２９】図１６に戻り、ステップ１６３０では、キ
ーワードリストの各キーワードに対し、ステップ１６４
０，ステップ１６４５を繰り返す。キーワードがなくな
ればステップ１６９０に進む。

【００３０】ステップ４６４０では、クラス管理テーブ
ル（９００：図８）およびインデクス管理テーブル（９
５０：図９）を参照し、キーワードに対応する（キーワ
ードと同一または同義の）インデクスを検索する。ステ
ップ４６４５では、キーワードに対応するインデクスの
個数を判別し、０個（見つからない）ならステップ１６
５０，ステップ１６５５を実行し、１個ならステップ１
６６０を実行し、２個以上ならステップ１６７０〜１６
８０を実行する。ステップ１６５０では、着目している
キーワードをインデクスとしてインデクス管理テーブル
（９５０：図９）に登録する。ステップ１６５５では、
キーワードリストの着目しているキーワードの箇所に、
インデクス管理テーブル（９５０：図９）に登録した上
記インデクスを代入する。ステップ１６６０では、キー
ワードリストの着目しているキーワードの箇所に、対応
するインデクスを代入する。

【００３１】ステップ１６７０では、検索されたインデ
クスを画面に表示する。ステップ１６７５では、ユーザ
の選択を待つ。ユーザは、表示されたインデクスから選
択する。ステップ１６８０では、キーワードリストの着
目しているキーワードの箇所に、ユーザが選択したイン
デクスを代入する。図１８に、インデクスを代入したキ
ーワードリスト１３００を例示する。このキーワードリ
スト１３００では、例えばキーワード“出張報告書”に
対応してインデクス「出張報告」が代入されている。

【００３２】図１６に戻り、ステップ１６９０では、キ
ーワードリスト（１３００）に代入したインデクスを文
書オブジェクトの属性情報として文書属性テーブル５５
０に登録する。

【００３３】図１９に、回覧経路設定処理４３０の詳細
フロー図を示す。ステップ１７１０では、文書が未登録
か判定し、未登録なら上述の文書格納処理４２０を実行
する。ステップ１７１５では、文書の回覧クラステーブ
ル１０００および回覧者クラステーブル１０５０が未登
録か判定する。未登録ならステップ１７２０を実行す
る。ステップ１７２０では、ユーザが入力した回覧クラ
ス情報を取得し、回覧クラステーブル１０００および回
覧者クラステーブル１０５０に登録する。

【００３４】ステップ１７３０では、回覧クラステーブ
ル１０００，回覧者クラステーブル１０５０，組織階層
テーブル６００，ユーザ管理テーブル７００，ユーザ属
性テーブル８００およびユーザインデクステーブル８５
０を参照し、回覧メンバの候補を推定する。この回覧メ
ンバの候補の推定を具体例で説明する。まず、図１０の
回覧者クラステーブル１０５０を参照し、回覧開始者で
ある例えばユーザ「ａｄａ」を候補とし、図２０に示す
ように回覧メンバリスト１４００に設定する。次に、図
１０の回覧者クラステーブル１０５０およびユーザ管理
テーブル７００および組織階層テーブル６００を参照
し、回覧開始者「ａｄａ」の直属上司であるユーザ「ａ
ｂｅ」（回覧開始者「ａｄａ」の属するＡ課のリーダ
ー；課長）を候補とし、図２０に示すように回覧メンバ
リスト１４００に設定する。次に、図１０の回覧者クラ
ステーブル１０５０およびユーザ管理テーブル７００お
よび組織階層テーブル６００を参照し、前記直属上司
「ａｂｅ」のさらに直属の上司であるユーザ「ｘｘ」
（Ａ課の属するＸ部のリーダー；部長）を候補とし、図
２０に示すように回覧メンバリスト１４００に設定す
る。次に、図１０の回覧者クラステーブル１０５０を参
照すると、回覧メンバが組織「Ｚ部」になっているた
め、文書属性テーブル５５０を参照してインデクス群を
取り出し、Ｚ部に所属するユーザの中でユーザインデク
ステーブル８５０に対応するインデクスを持つユーザを
抽出する。例えば、文書属性テーブル５５０からインデ
クス「出張報告」，「Ｘプロジェクト」，「Ａ課」，
「ａｄａ」が取り出されたなら、Ｚ部に所属するユーザ
の中でユーザインデクステーブル８５０にインデクス
「Ｘプロジェクト」を持つ例えばユーザ「ｍｙａｍａ」
を抽出する。そして、抽出したユーザ「ｍｙａｍａ」を
候補とし、図２０に示すように回覧メンバリスト１４０
０に設定する。最後に、図１０の回覧者クラステーブル
１０５０を参照すると、回覧メンバが回覧開始者（Ｍ
ｅ）になっているため、ユーザ「ａｄａ」を図２０に示
すように回覧メンバリスト１４００に設定し、回覧メン
バの候補の推定を終了する。

【００３５】ステップ１７４０では、推定した回覧メン
バリスト（１４００）を画面に表示する。ステップ１７
４５では、ユーザの入力を待ち、入力があればステップ
１７５０を繰り返す。ユーザは、表示された回覧メンバ
リスト（１４００）の内容が適切かどうかを判定し、変
更要求，保存要求または回覧開始要求を入力する。ステ
ップ１７５０では、ユーザ入力が変更要求か，保存要求
か，回覧開始要求かを判定し、変更要求ならステップ１
７６０を実行し、保存要求ならステップ１７７０を実行
し、回覧開始要求ならステップ１７８０を実行する。

【００３６】ステップ１７６０では、ユーザの入力する
指示にしたがって回覧メンバリスト（１４００）の内容
を変更する。ステップ１７７０では、回覧メンバリスト
（１４００）の内容を回覧インスタンステーブル１１５
０に格納する。ステップ１７８０では、回覧メンバリス
ト（１４００）の内容にしたがって文書の回覧を開始す
る。

【００３７】（スクリプト選出処理）図２１は、回覧文
書確認処理のメインフローである。この回覧文書確認処
理２１００では、文書が回覧されてきた時、当該文書に
対してスクリプト選出処理４４０が実行される。

【００３８】図２２に、スクリプト選出処理４４０の詳
細フロー図を示す。ステップ１８１０では、文書属性テ
ーブル５５０を参照し、文書の属性情報としてのインデ
クス群を取得し、キーワードリスト（図２３の１３０
０）にインデクスを代入する。ステップ１８２０では、
回覧メンバの各ユーザのスクリプトテーブル８７０を参
照し、前記文書のインデクスがスクリプト実行のための
条件となっているような、スクリプトテーブル８７０の
スクリプト名欄８７１にあるスクリプトを選出し、選出
されたスクリプト名をスクリプトリスト（２２００）に
代入する。ステップ１８３５では、選出されたスクリプ
トの個数を判定し、０個なら何もせず、１個ならステッ
プ１８４０で実行し、２個以上ならステップ１８５０〜
１８７０を実行する。

【００３９】ステップ１８４０では、選出された１個の
スクリプトを実行する。ステップ１８５０では、選出さ
れた２個以上のスクリプト名を画面に表示する。ステッ
プ１８５５では、ユーザが入力する優先順位を受け付け
る。２個以上のスクリプトが選出された場合に優先順序
を考慮するのは、スクリプトの実行順によって結果が変
わる場合があるからである。ステップ１８６０では、受
け付けた優先順位にしたがってスクリプトを実行する。

【００４０】図２３に、回覧された「第２回Ｘプロジェ
クト会議」の出張報告書に関するキーワードリストの一
例（１９００）を示す。このキーワードリスト（１９０
０）は、例えば“出張報告書”等のキーワードと、他の
キーワードを示すポインタと、キーワードに対応するイ
ンデクス（例えば出張報告）と、インデクスに応じて次
の作業内容を表すスクリプトリスト（２２００）を示す
ポインタとから構成されている。

【００４１】例えば、図２３のように、「第２回Ｘプロ
ジェクト会議」の出張報告書に対し、ユーザ「ｍｙａｍ
ａ」のスクリプトリスト２２００に、スクリプト「Ｘプ
ロジェクト」、スクリプト「出張報告」、スクリプト
「スケジュール」が選出されたとする。ユーザがスクリ
プト「Ｘプロジェクト」を優先順位“１”、スクリプト
「出張報告」を優先順位“２”、スクリプト「スケジュ
ール」を優先順位“３”と指定する。すると、まず、ス
クリプト「Ｘプロジェクト」を実行する。例えば、Ｚ部
のディレクトリ「Ｘ−ＰＪ」に回覧中の文書をコピーす
る。次に、スクリプト「出張報告」を実行する。例え
ば、ユーザ「ｍｙａｍａ」のディレクトリ「biz-trip」
に回覧中の文書をコピーする。最後に、スクリプト「ス
ケジュール」を実行する。このスクリプト「スケジュー
ル」は、日時と場所を手掛かりに、該当する日のユーザ
「ｍｙａｍａ」のスケジュールを照合し、スケジュール
に割り当てられるかどうかを調べる。この例では、スケ
ジュールに割り当て可能であっても、開催場所が未定で
あるため、場所が確定するまで主催者に場所の確認のた
めの連絡をとるように促すメッセージを表示するスクリ
プトを適宜実行する。場所の確認がとれるまでスクリプ
トを実行する。

【００４２】ステップ１８６５では、ユーザが入力した
優先順位を保存するかどうか判定し、保存する場合はス
テップ１８７０を実行する。ステップ１８７０では、優
先順位情報をワークフロー情報ベース１３０に格納す
る。

【００４３】

【発明の効果】本発明の文書処理方法および文書処理装
置によれば、文書の内容に応じて迅速かつ適正に回覧経
路を設定することが出来る。また、回覧されてきた文書
の内容に応じて迅速かつ適正に文書を処理することが出
来る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書処理装置の構成図である。

【図２】文書ファイリングプログラムの構成図である。

【図３】本発明の文書処理方法に使用する各種テーブル
の一覧図である。

【図４】文書オブジェクトテーブルと文書属性テーブル
の構成図である。

【図５】組織階層テーブルの構成図である。

【図６】ユーザ管理テーブルの構成図である。

【図７】ユーザ属性テーブルとユーザインデクステーブ
ルとユーザスクリプトテーブルの構成図である。

【図８】クラス管理テーブルの構成図である。

【図９】インデクス管理テーブルの構成図である。

【図１０】回覧経路クラステーブルと回覧者クラステー
ブルの構成図である。

【図１１】回覧インスタンステーブルと回覧者インスタ
ンステーブルの構成図である。

【図１２】文書回覧処理のメインフロー図である。

【図１３】属性切出し処理のフロー図である。

【図１４】キーワード候補テーブルの例示図である。

【図１５】変更したキーワード候補テーブルの構成図で
ある。

【図１６】文書格納処理のフロー図である。

【図１７】キーワードリストの例示図である。

【図１８】インデクスを対応付けたキーワードリストの
構成図である。

【図１９】回覧経路設定処理のフロー図である。

【図２０】回覧メンバリストの例示図である。

【図２１】回覧文書確認処理のメインフロー図である。

【図２２】スクリプト選出処理のフロー図である。

【図２３】スクリプトを対応付けたキーワードリストの
構成図である。

【符号の説明】

Ｔ１……文書処理装置、１００……文書ファイリングプ
ログラム、１０１……キーボード、１０２……ポインテ
ィングデバイス、１０３……表示装置、１０５……ＣＰ
Ｕ、１０６……主記憶装置、１２０……文書情報ベー
ス、１３０……ワークフロー情報ベース、５００……文
書オブジェクトテーブル、５５０……文書属性テーブ
ル、６００……組織階層テーブル、７００……ユーザ管
理テーブル、８００……ユーザ属性テーブル、８５０…
…ユーザインデクステーブル、８７０……ユーザスクリ
プトテーブル、９００……クラス管理テーブル、９５０
……インデクス管理テーブル、１０００……回覧クラス
テーブル、１０５０……回覧者クラステーブル、１１０
０……回覧インスタンステーブル、１１５０……回覧者
インスタンステーブル

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 インデクスと回覧経路とを対応付けた回
   覧経路情報を記憶しておき、回覧の対象となる文書中か
   ら前記回覧経路情報のインデクスに対応するキーワード
   を取得し、前記回覧経路情報と前記キーワードから前記
   文書を実際に回覧する回覧経路を推定することを特徴と
   する文書処理方法。
2. 【請求項２】 ユーザごとにインデクスとスクリプトと
   を対応付けたスクリプト情報を記憶しておき、回覧の対
   象となる文書中から前記スクリプト情報のインデクスに
   対応するキーワードを取得し、回覧者ごとに前記スクリ
   プト情報と前記キーワードから実際に実行するスクリプ
   トを選出し、回覧者ごとに前記選出したスクリプトに基
   づいて前記文書を処理することを特徴とする文書処理方
   法。
3. 【請求項３】 インデクスと回覧経路とを対応付けた回
   覧経路情報およびユーザごとにインデクスとスクリプト
   とを対応付けたスクリプト情報を記憶しておき、回覧の
   対象となる文書中から前記回覧経路情報およびスクリプ
   ト情報のインデクスに対応するキーワードを取得し、前
   記回覧経路情報と前記キーワードから前記文書を実際に
   回覧する回覧経路を推定し、その回覧経路に含まれる回
   覧者ごとに前記スクリプト情報と前記キーワードから実
   際に実行するスクリプトを選出し、回覧者ごとに前記選
   出したスクリプトに基づいて前記文書を処理することを
   特徴とする文書処理方法。
4. 【請求項４】 インデクスと回覧経路とを対応付けた回
   覧経路情報を記憶する回覧経路情報記憶手段と、回覧の
   対象となる文書中から当該文書の属性となり得る文字列
   を切出す属性切出し手段と、切出した文字列から前記回
   覧経路情報のインデクスに対応するキーワードを取得す
   るキーワード取得手段と、前記回覧経路情報と前記キー
   ワードから前記文書を実際に回覧する回覧経路を推定す
   る回覧経路推定手段とを具備したことを特徴とする文書
   処理装置。
5. 【請求項５】 請求項４に記載の文書処理装置におい
   て、前記属性切出し手段は、文書中から属性となりうる
   文字列を切り出し、キーワードの候補としてユーザに提
   示し、ユーザが指定した候補をキーワードとすることを
   特徴とする文書処理装置。
6. 【請求項６】 請求項４または請求項５に記載の文書処
   理装置において、前記回覧経路情報記憶手段は、一般化
   した回覧経路を表わす回覧クラス情報およびユーザ情報
   および組織情報を記憶し、前記回覧経路推定手段は、前
   記回覧クラス情報およびユーザ情報および組織情報と前
   記キーワードから回覧者の候補を推定してユーザに提示
   し、ユーザが指定した候補により具体化した回覧経路で
   ある回覧インスタンスを生成することを特徴とする文書
   処理装置。
7. 【請求項７】 請求項４から請求項６のいずれかに記載
   の文書処理装置において、前記回覧経路情報記憶手段
   は、ユーザごとにインデクスを設定したユーザインデク
   ス情報を記憶し、前記回覧経路推定手段は、前記キーワ
   ードに対応するインデクスが前記ユーザインデクス情報
   に含まれているユーザを回覧者またはその候補と推定す
   ることを特徴とする文書処理装置。
8. 【請求項８】 ユーザごとにインデクスとスクリプトと
   を対応付けたスクリプト情報を記憶するスクリプト情報
   記憶手段と、回覧の対象となる文書中から当該文書の属
   性となり得る文字列を切出す属性切出し手段と、切出し
   た文字列から前記スクリプト情報のインデクスに対応す
   るキーワードを取得するキーワード取得手段と、回覧者
   ごとに前記スクリプト情報と前記キーワードから実際に
   実行するスクリプトを選出しその選出したスクリプトに
   基づいて前記文書を処理するスクリプト選出手段とを具
   備したことを特徴とする文書処理装置。
9. 【請求項９】 請求項８に記載の文書処理装置におい
   て、前記スクリプト選出手段は、複数のスクリプトを選
   出した場合、ユーザの指示による優先順位でスクリプト
   を実行することを特徴とする文書処理装置。