JPH03135664A - 文書にマークを付ける方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 Ａ　産業上の利用分野 本発明は文書にマークを付ける方法に関し、応答側のエ
ンド・ユーザが文書の調べ（レビュー）を完了した際に
その文書に関連する通知基準を指定する方法に関する。

Ｂ、従来の技術 パーソナル・コンピュータの利用は家庭でも企業でも進
んでいる。近年、企業のパーソナル・コンピュータは飛
躍的に増加している。従業員の大半は現在、端末を使用
してそれぞれの業務を行っている。さらにオフィス内の
従業員間の情報交換や地理的に離れたオフィス間の情報
交換は、ネットワークの利用によつ普通のことになって
いる。

高速で大型、ざらに信頼性の高いネットワーク・システ
ムや分散システムが開発されている。ネットワークの利
用により、大型のＤＡＳＤ装置など高価な入出力装置を
ネットワークを通して全ユーザが利用できるようにする
ことで、このような装置にかかるコストが削減されてい
る。

Ｃ０発明が解決しようとする課題 このようにネットワークはユーザを相互に結び付けてい
るが、ユーザが協力して行う業務の効率向上に焦点を当
てた新しいアブリク°−ジョンが必要である。

００課題を解決するための手段 本発明は、文書にレビューのためのマークを付け、状況
及び通知基準を指定し、これによって通知基準に一致す
るような自動応答が状況の更新時に発生きれる方法に関
する。要求を出すエンド・ユーザ（要求元ＥＵ）は、応
答する側のエンド・ユーザ（応答側Ｅ　Ｕ　）が調べる
（レビューする）べき文書の成る箇所にマークを付ける
。応答側ＥＵが実行すべき操作と、応答＠ＥＵの識別子
と、締切日とは、これらは全て、要求元ＥＵが指定する
が、文書の一部となって、操作開始マーカ及び操作終了
マーカに関連づけられる。要求元ＥＵは、通知基準、通
知ＩＤ及び実行すべき・操作に関連する状況をも指定す
ることができる。複数箇所にマークを付けることができ
、これらは同じ応答側Ｅ　ｔＪ又は異なる応答側ＥＵが
レビューできる。文書にマークが付けられた後、その文
書が格納され、応答すべき１人若しくは複数のＥＵがそ
の文書にアクセスでき、そのレビューを行うことができ
る。

代わりにその文書は応答すべき１人若しくは複数のＥＵ
にレビューのため転送されても良い。応答側１人若しく
は複数のレビューが終わると、その操作に関連する状況
が更新される。その更新された状況が通知基準と同じで
あれば、その通知ＩＤに関連するエンド・ユーザが（Ｅ
Ｕ）にメツセージが自動送信される。

Ｅ、実施例 第１図は、情報処理システム（図示せず）において文書
の作成、検索、編集、配布を制御する文書管理システム
１０を示す。エンド・ユーザ（ＥＵ）が作成した文書は
ライブラリ１２に格納される。ライブラリ１２はシステ
ム１０に対して様々なサービスを行う。このようなサー
ビスを通して文書が電子的に格納・検索される。文書が
ライブラリ１２に格納されるときは、文書プルファイル
と呼ばれる１組の記述子も格納される。文書プロファイ
ルには、文書を格納するための名前、文書の作者／所有
者、文書の主題、文書がライブラリに格納された日付け
などの記述子が含まれる。文書プロファイルによって、
ライブラリに格納された文書の検索が容易になる。

ライブラリ１２は次のようなサービスも提供する。−一
ライブラリから文書を削除するｍ−ライブラリ中の処理
の済んでいない文１を更新するｍ−格納された文書に関
連づけようとする安全保護レベルを指定するｍ−作者／
所有者以外の許可されたエンド・ユーザがライブラリか
ら文書を検索できるようにする一一他のエンド中ユーザ
のためにライブラリに格納きれた文書を検索する。

ＥＵも、ライブラリ１２に格納された文書を検索して、
テキスト編集プログラム１４と対話なしから編集や配布
ができる。テキスト編集プログラム（エディタ）１４は
、本発明の実施例では、このプログラムによって作成・
格納・編集された文書に関して均一なデータ・ストリー
ムをサポート（支援）する。テキスト編集プログラム１
４がサポートし、当該分野ではよく知られている均一な
データ・ストリームとは、文書内容のアーキテクチャで
ある。文書内容のアーキテクチャをサポートするテキス
ト編集プログラムは、テキストの最終形式または変更可
能な形式をサポートする。

テキスト編集プログラム１４は、実施例ではテキストの
変更可能な形式をサポートする。テキストの変更可能な
形式をサポートするテキスト編集プログラムの詳細につ
いてはよく知られているので、ここでは詳述しない。

ＥＵは、ライブラリ１２から文書を取出すか、新しい文
書を作成した後、少なくともその１箇所を選んでマーク
を付け、別のエンド・ユーザが行う操作を指定できる。

ＥＵはこのため、編集プログラム１４を通して使用でさ
る操作マーカ機能を起動する。

またＥＵは、指定の操作を実行するよう、応答側のエン
ド・ユーザ（ＥＵＲ）に通知する機能を起動することも
できる。この通知機能は、編集プログラム１４内か、ま
たはテキスト編集プログラム外の通知プロセッサ１６を
使用して実行できる。ＥＵは通知プロセッサ１６と対話
しながら既存メツセージを選択するか、新しいメツセー
ジを作成してＥＵＲへ送信する。ざらに、ＥＵは、指定
した操作が完了したとき、適正なユーザに通知きれるよ
う通知基準を指定し、またマークが付けられた文書及び
関連文書のコピーをＥＵＲに送信すべきか指示する操作
マーカが最初に発生されるとき、「オープン」操作状況
がそれに関連づけられる。ＥＵＲがそのマークの付いた
文書の調べ（レビュー）を完了すると、「完了」への状
況の変化とともに、その操作マーカに関連する操作マー
カ・データ領域の中に完了データが入力きれる。もしも
通知基準がそのように指定されれば、適正なユーザに１
つのメツセージが通知される。更に、指定した操作の実
行の結果、他の文書が発生すると、その発生した文書を
示すよう操作マーカ・データ領域が更新される。あるい
は、ＥＵは、マークが付いた文書と関連文書をＥＵＲに
送信する代わりに、ライブラリ１２に格納された文書の
コピーにＥＵＲがアクセスできるようにすることもでき
る。マーク付文書と関連文書をＥＵＲに送信する場合は
、通知プロセッサ１６がライブラリ・サーバ１８と対話
しながら、ライブラリ１２から文書を取出す。

この後、通知プロセッサ１６は選択されたメツセージか
または作成きれたメツセージおよび取出きれた文書をＥ
ＵＲへ送信する。ここで、ＥＵＲは、ＥＵと同じシステ
ム内に居るか、または遠隔地に居てネットワーク（図示
なし）によってＥＵに結びつけられるものとする。

第２図でライブラリ１２に格納される各文書には図のよ
うなオブジェクトがある。第２図に示したオブジェクト
はすべて、ｒＦＩＬＥ　（格納）」コマンドの処理に応
じて作成される。

文書モデル・オブジェクト１９には、ある特定の文書の
所有権と属性に関する情報が含まれる。

このオブジェクトは、ライブラリ１２に存在する間は文
書のアクセスを制御する。

初期所有者オブジェクト２０は、文書の所有者が使用す
る情報を含むかそれを指示し、格納された文書のアクセ
スを制御する。

文書内容オブジェクト２１は、文書内容ノ格納を可能に
し、格納された文書の実サイズに関係する情報を保管す
るためのものである。

文書関係オブジェクト２２は、当該文書と他＜７）文書
の論理関係を記述する。文書がフォルダ文書であれば、
フォルダ内の各文書は、このオブジェクトの中にポイン
タまたはライブラリによって割り当てられた文書名（Ｌ
ＡＤＮ）項目を有する。

この文書が１つ以上のフォルダ文書に存在すれば、各フ
ォルダ文書は、このオブジェクトの中にポインタまたは
ＬＡＤＮ項目を有する。文書用に入力と削除の履歴を、
フォルダ文古として、または他のフォルダ内の文書とし
て維持することもできる。

アクセス制御モデル・オブジェクト２３は、文の所有者
が、他のユーザによるその文書のアクセスを許可すると
き作成される。

操作マーカ・オブジェクト２４は、文書中のマークが付
けられた部分の最初と最後にってぃ構造体を設定するも
のである。また、エンド・ユーザが関連文書の応答エン
ド・ユーザ、締切日、実行予定の操作、通知、状況要求
、仕様をそれぞれ指定できるデータ領域を設定するもの
である。

上記オブジェクト全体の構造は、ＩＢＭが販売している
オフィス・システムＤＩＳＯ３Ｓの一部であり、他にも
ユーザ・ブａファイル・オブジェクト２５、検索索引オ
ブジェクト２６、逆検索索引オブジェクト２７、バージ
ョン制御オブジェクト２８、プロファイル内容オブジェ
クト２９等がある。ここでは説明を省く。

第１図に戻って、編集プログラム１４には複数の機能が
あり、それぞれ操作マーカに関連している。操作マーカ
の機能は要求元ＥＵに対して、文書管理システム１０に
含まれる表示装置（図示せず）で表示することができる
。さらに表示装置上の操作バーの項目として、またはポ
ツプアップ・メニューの項目として表示することもです
る。操作マーカの機能を選択するには、文書管理システ
ム１０の一部として含まれているボインティング・デバ
イス、キーボードあるいは接触感応式画面（タッチ・ス
クリーン）を使用する。これとは別に、操作マーカの各
機能を、キーボード上のファンクション・キーに関連づ
けることもできる。操作マーカの機能を１つ選択すれば
、操作マーカ・アプリケーション・プログラムを起動し
やくすなる。

本発明の実施例では、要求元のエンド・ユーザ（ＥＵ）
が選択きれた文書にマークを付け、応答側エンド・ユー
ザ（ＥＵＲ）が行う操作を指定できる。要求元のＥＵは
、編集プログラム１４（第１図）と対話しながら、第３
図に示すような操作マーカ機能を起動して、選択された
文書の一部にマークを付ける。文書管理システム１０は
次に第４図ａ１第４図すのように、操作マーカ・データ
と、他の操作マーカ機能をそれぞれ要求元のＥＵに表示
する。要求元のＥ　Ｕは、表示装置に関連するカーソル
を、マークを付けようとする箇所の先頭に位置づけた後
、マーカ開始機能を選択する。

この後カーソルが、マークの付けられた箇所の終わりに
移され、マーカ終了機能が選択される。編集プログラム
１４は操作開始マーカのアイコンすなわち記号＜　”　
＞　＞　”など）をその箇所の先頭に、操作し終了マー
カのアイコンすなわち記号（°°＜〈°°）をその箇所
の終わりに表示する。操作開始／終了マーカのアイコン
は、文書管理システム１０の全ユーザが認知できるよう
なデザインの複数のアイコンや記号である。この代わり
、文書の１箇所に付けるマークとして、調べようとする
箇所即ちレビュー箇所にアンダーラインを引くか、その
箇所がボールド体で表示されるようにするか、その箇所
のフォントを変えるか、あるいは反転表示などでその箇
所を強調してもよい。また、要求元のＥＵは、締切日が
省略時の日付でなければ、実行しようとする操作、その
操作を行う応答側のエンド・ユーザ、および操作を完了
すべき日付を、第４ａ図に示した操作マーカ・データ領
域に入力する。要求元のＥＵは次に、マークが付いた文
書をライブラリ１２に格納するか、ＥＵＲに送信する。

いずれの場合もＥＵは、その文書について行うべき操作
を示したメツセージなＥＵＲに送信する。ＥＵが文書を
ライブラリ１２に格納した場合、ＥＵＲは格納された文
書にアクセスできなければならない。

要求元のＥＵは、文書中の選択された操作マーカに関連
する操作をレビューしたいことがある。

この場合、要求元のＥＵは、第５図に示した操作表示機
能を起動する。次に文書管理システム１０は第６図ａに
示した操作マーカ・データ領域と、第６図すに示したた
の操作マーカ機能を表示する。

要求元のＥＵはここで操作マーカ・データ領域に表示さ
れたデータを変更または更新するか、あるいは選択され
た操作マーカのレビューを終える。

以下、文書にマークを付け、情報処理システム内で所在
が明らかな応答側のエンド・ユーザが実行しようとする
操作を指定するため、文書管理システム１０のユーザが
起動できるマークアップ・アプリケーション・プログラ
ムについて説明する。

このプログラムはソース・コードやマシン・コードを生
成できるプログラム設計言語で書かれている。

ＢＥＧＩＮ　　マークアップ手続き ＮＰＵＴ 文章中のマークを付けようとする箇所の先頭にカーソル
を位置づける。

以下の項目を含む操作マーカ・データを指定する。

実行すべき操作 操作を実行するユーザのＩＤ 締切日（省略時の締切日でない場合） 文書中のマークが付けられた箇所の終わりにカーソルを
位置づける。

ＰＲＯＣＥＳＳ この操作マーカに一意の操作ＩＤを割り当てる。

この操作の操作開始マーカ構造体を作成する。

カーソル位置に操作開始マーカの記号を表示する。

省略時の締切日を設定する。

ユーザからの操作マーカ・データを取り込む。

この操作の操作終了マーカ構造体を作成する。

カーソル位置に操作終了マーカの記号を表示する。

この操作マーカに関連する操作マーカ・データ領域に項
目を作成する。

操作ＩＤ、操作、応答ユーザ、締切日、操作開始位置、
操作終了位置を、操作マーカ・データ領域に設定する。

ＥＮＤ　　マークアップ手続き 第７図は文書にマークを付けるときの流れ図である。マ
ークアップ・アプリケーション・プログラムの起動後、
選択された文書に関連して行われる各操作に、−意の操
作識別子すなわちＩＤがステップ３０で割り当てられる
。この識別子は、操作開始マーカを操作終了マーカに結
び付けるのにも用いられる。ステップ３２で操作開始マ
ーカの構造体（第１０図）が、選択された文書に関連す
るデータに生成され、文書内にカーソルの現在位置に対
応する。操作開始マーカ構造体には、操作開始マーカの
識別子である構造体ＩＤも含まれる。

ステップ３４では、操作開始マーカ表示データ領域（操
作マーカに関連する）が初期設定される。

操作マーカ表示データ領域は、ポツプアップ・ウィンド
ー、メニュー、その他の入力機構である。

次にステップ３６で、文書管理システム１ｏは操作マー
カ表示データ領域に省略時の締切日、通知が要求きれる
か否か、通知状況及び要求元ＥＵのための通知ＩＤを設
定する。要求元のＥＵは、必要なら、省略時の締切日を
別の日付に変えることもできる。次にステップ３８で、
文書管理システム１０は操作マーカ・データ領域と他の
操作マーカ機能を要求元のＥＵに対して表示し、表示デ
ータ領域へのデータの入力と他の操作マーカ機能の起動
に備える。担当者（応答側ＥＵ）のリスト、状況、及び
通知ＩＤも要求元ＥＵに与えることもでき、これによっ
てデータ領域へデータを入力し易くする。入力されたデ
ータは、アプリケーション・プログラムで利用できるよ
うになる。ステップ４０で、操作終了マーカ機能の起動
に応じて、選択された文書に操作マーカ終了構造体が生
成される。操作終了マーカ構造体は、文書に関連するテ
キスト・データ内に形成され、カーソルの現在位置に対
応する。ざらに終了マーカ構造体には、操作開始マーカ
に関連するこれと同じ一意の識別子すなわち操作ＩＤと
、操作終了マーカを識別する構造体ＩＤが含まれる。ス
テップ４２では文書モデル・オブジェクトの操作マーカ
・データ領域に項目が生成され、要求元のＥＵステップ
３８で入力したデータが、ステップ４４で文書モデル・
オブジェクトの操作マーカ・データ領域に入力きれる。

以下、情報処理システム内に格納された文書に付けられ
た操作マーカのうち選択された１マーカに関連する操作
を表示するため、文書管理システム１０のユーザが起動
できる操作表示アプリケーション・プログラムについて
説明する。このプログラムはンース・コードやマシン・
コードを生成できるプログラム設計言語で書かれている
。

ＢＥＧＩＮ　　操作更新手続き ＮＰＵＴ カーソルを文書内で選択された操作開始マーカまたは操
作終了マーカに位置づける。

ＰＲＯＣＥＳＳ この操作マーカに関連する項目を取り込む。

その操作、応答し得るユーザ、締切日、通知基準、通知
ＩＤ及び現在の状況を要求元ユーザへ表示のため設定す
る。

データを要求元ユーザに表示する。

ＩＦ状況が変更され、且つその新しい状況が通知状況に
等しく且つ要求元が通知を必要とする場合、 通知すべきＩＤに通知メツセージを送る。

ＥＮＤ　Ｉ　Ｆ ＥＮＤ　　操作更新手続き 第８図は操作更新アプリケーション・プログラムの流れ
図を示す。上記のとおり、マークが付いた文書に指定さ
れる各操作は一意の識別子に関連する。この識別子は、
文書管理システム１０に格納された操作マーカ・テーブ
ル（図示なし）内の操作マーカ項目と、操作の開始、終
了の両マーカとを結び付けるのに用いられる。操作開始
マーカ操作のための項目をアクセスでさ゛る。ステップ
５０で文書管理システム１０は、カーソルの現在位置を
判断して、どの操作マーカが選択されているかを判断す
る。選択された操作マーカに関連する操作マーカ・デー
タ領域が次に、システム１０内の記憶装置から取出され
、要求元のＥＵに表示される（ステップ５２）。ステッ
プ５４では、要求元ＥＵが、操作マーカ・データ領域に
現在表示されているものを更新するためデータを入れる
。ステップ５６で通知基準が合致したか判断する。即ち
、この判断は、（１）状況が変ったか否かについてであ
る。そしてもしも新しい状況が通知状況であれば、（２
）要求元ＥＵが通知を必要とするか否かについての判断
がある。もしも要求元Ｅ　ｔＪの通知及び新しい状況が
通知状況に等しければ、メツセージが発生され、要求元
ＥＵに転送される（ステップ５８）。

Ｆ２発明の効果 まとめると、要求元ＥＵは、応答側のＥＵがレビューし
く調べ）ようとする文書の成る箇所にマークを付ける。

応答側ＥＵが実行すべき操作、応答側ＥＵの識別子、締
切日といった、要求元ＥＵが指定するこれらのものが、
文書の一部となり、操作開始マーカ、操作終了マーカに
関連づけられる。

要求元ＥＵはまた通知基準、通知ＩＤ及び実行烹べき操
作と関連する状況を指定しても良い。同じ応答側ＥＵま
たは他の応答側ＥＵがレビューできるよう複数箇所にマ
ークすることができる。文書にマークが付けられた後、
文書が格納されて応答側の一人若しくは複数のＥＵがそ
の文書をアクセスしてそのレビューを完了することがで
きる。代りに、その文書が格納きれた後、その文書に応
答すべき一人若しくは複数のＥＵに転送きれることがで
き、そのＥＵがレビューを行なえるようにしても良い。

その文書のレビューが終ると、応答すべき一人若しくは
複数のＥＵがその操作に関連する状況が更新される。も
しも更新きれた状況が通知基準と同じであれば、１つの
メツセージがその通知ＩＤに関連するエンド・ユーザに
自動送信される。

斯してユーザが協力して行なう業務の効率向上に資する
新しいアプリケーションが提供される。

【図面の簡単な説明】

第１図は、本発明の原理による文書管理システムのブロ
ック図である。 第２図は、本発明の原理による第１図のシステムに格納
された文書に関連する様々なオブジェクトを示す文書の
モデルである。 第３図ないし第６ｂ図は、本発明の原理による、選択さ
れた操作マークに関連しうるデータ領域と機能を示す表
示画面の図である。 第７図及び第８図は、本発明のマークアップ・アプリケ
ーション・プログラムの手順を詳しく示した流れ図であ
る。 第７図 第 図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 情報処理システムにおいて操作対象の文書にマークを付
   ける方法であって、 前記文書に対して行われる操作の識別子を前記システム
   が割り当てるステップと、 前記文書に複数の操作マーカを挿入するステップと、 前記複数の操作マーカに関連するデータ領域に、通知基
   準を含むデータを入力することで、前記実行しようとす
   る操作が指定され、前記文書に対する前記操作を実行す
   るエンド・ユーザが識別され、且つ前記複数の操作マー
   カに関連する状況が指定されるステップとよりなる、文
   書にマークを付ける方法