JPH04241673A - 文書検索システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はワークステーション、コ
ンピュータあるいは日本語ワードプロセッサ等の作成し
た文書を検索処理する文書処理システムに係わり、特に
キーワードを使用して文書の検索を行うシステムにおい
てキーワードの登録に工夫を行った文書検索システムに
関する。

【０００２】

【従来の技術】

ワークステーション等の電子的な文書処理装置を使用し
た文書の作成が広く行われるようになっている。これら
の電子的な文書は例えばデータベースや電子ファイリン
グシステムの一部として利用されている。データベース
や電子ファイリングシステムから所望の文書を選択する
ための検索システムには、従来から（ｉ）文書のタイト
ルを入力して検索する方法や、（ｉｉ）作成者の名前を
入力して検索する方法の他に、（ｉｉｉ）キーワードを
用いて検索する方法が多く使用されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、キーワード
を使用して文書の検索を行うことのできる文書検索シス
テムでは、文書ごとにそれらの内容を表わすキーワード
を付加している。そして、検索を行う者が入力するキー
ワードとこれら文書ごとに付与されたキーワードとを比
較して、一致するものを抽出するようになっている。文
書に対するキーワードの付与は専門の知識をもった者が
所定の基準で行うようになっていることが多いが、検索
する者の立場を考えてその者に最適なワードを付与する
ことは事実上不可能である。したがって、検索を行う者
が自分の立場でキーワードを考えて入力しても該当する
ものがなかったり、一部の文書しか検索できないといっ
た不満足な検索結果が得られることが多かった。

【０００４】もちろん、システムによってはキーワード
集を用意しており、ここからキーワードを選択して登録
するようになっている。しかしながら緻密な検索結果を
得るようにしたシステムほど付与の対象となるキーワー
ドの数が膨大となり、キーワード集から最適のキーワー
ドを見つけて登録することが困難であった。すなわち、
検索する者とのキーワードの選定の食い違いを避けるた
めには、文書を何回も読み、正確にキーワードを選出し
て登録することが必要であり、このための作業に多くの
時間を要するといった問題があった。

【０００５】そこで本発明の第１の目的は、文書名に関
してキーワードを簡易に付与することのできる文書検索
システムを提供することを目的とする。

【０００６】本発明の第２の目的は、キーワード集を一
々調べることなく正確にキーワードを選択することので
きる文書検索システムを提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明では
、文書を格納するファイルサーバ等の文書格納手段と、
文書名を例えば構文解析して１または複数のキーワード
を作成するキーワード作成手段と、このキーワード作成
手段によって作成されたキーワードを表示するキーワー
ド表示手段と、表示されたキーワードのうちから所望の
ものを選択するキーワード選択手段と、選択されたキー
ワードを文書に対応付けて登録するキーワード登録手段
とを文書検索システムに具備させる。

【０００８】すなわち請求項１記載の発明では、文書名
を解析して幾つかの語句を摘出し、これらをＣＲＴ等の
表示手段に表示して適切なものを選択させ、選択された
１または複数のキーワードを文書に対応付けて登録する
ことで、適切なキーワードを簡易に登録できるようにし
、前記した第１の目的を達成することができる。

【０００９】請求項２記載の発明では、文書を格納する
ファイルサーバ等の文書格納手段と、検索用のキーワー
ドの集まりとしてのキーワード集を格納したキーワード
集格納手段と、このキーワード集から文書格納手段に格
納する文書のキーワードを選出するキーワード選出手段
と、選出したキーワードを文書に対応付けて登録するキ
ーワード登録手段とを文書検索システムに具備させる。

【００１０】すなわち請求項２記載の発明では、キーワ
ード集格納手段に格納されているキーワードと文書を関
連付けてキーワードの候補を表示し、選出されたものを
キーワードとして登録するようにする。これにより、キ
ーワードとして適切なものが登録されることになり、前
記した第２の目的を達成することができる。

【００１１】

【実施例】以下実施例につき本発明を詳細に説明する。

【００１２】図２は、本実施例の文書検索システムを通
信システムの１つに適用した例を表わしたものである。

【００１３】このシステムで、イーサネット等のローカ
ルエリアネットワークを構成する第１の通信ケーブル２
１上には、複数のワークステーション２２−１〜２２−
Ｎと、ファイルサーバ２３、メールサーバ２４、プリン
トサーバ２５および通信サーバ２６がそれぞれ接続され
ている。このうちのワークステーション２２−１〜２２
−Ｎとファイルサーバ２３とが、本実施例の文書検索シ
ステムの中心を構成している。

【００１４】本実施例の場合、ワークステーション２２
−１〜２２−Ｎはそれぞれ制御部本体２７、ディスプレ
イ２８、キーボード２９およびポインティング・デバイ
スとしてのマウス３１から構成されている。ファイルサ
ーバ２３は、このイーサネットで共通して利用する文書
（ファイル）を保管するためのものである。メールサー
バ２４は、電子メールの管理を行うためのものである。 プリントサーバ２５は、例えばレーザプリンタから文書
のプリントアウトを行うためのものである。通信サーバ
２６は回線４０を通じて他のローカルエリアネットワー
クと通信を行うためのものである。この図２では、通信
サーバ２６が他のローカルエリアネットワーク４１を構
成する通信サーバ４２と接続された状態が示されている
。

【００１５】電子メールは、同一ローカルエリアネット
ワーク内の各ワークステーション間で送受することがで
きることはもちろん、２つのローカルエリアネットワー
クを結んで行うこともできる。

【００１６】図１は、文書検索システムにおけるワーク
ステーションの構成の概要を表わしたものである。

【００１７】ワークステーション２２はＣＰＵ４１を備
えており、データバス等のバス４２を通じて次の各部と
接続されている。

【００１８】（ｉ）ＲＡＭ４３：

【００１９】このワークステーションの各種制御を行う
ためのプログラムを格納したり、作業用の一時データを
格納するためのランダム・アクセス・メモリである。

【００２０】（ｉｉ）ディスクドライバ４４：

【００２
１】磁気ディスク４５を接続して、これとの間でデータ
の入出力の制御を行う装置である。磁気ディスク４５に
はＲＡＭ４３に転送するプログラムや、このワークステ
ーション内で管理する文書が格納されている。

【００２２】（ｉｉｉ）キーボード２９：

【００２３】
キースイッチによってデータの入力を行うための装置で
あり、本実施例ではこれにマウス３１が接続されている
。

【００２４】（ｉｖ）表示制御装置５３：

【００２５】
データの視覚的表示を行うためのディスプレイ２８を制
御する装置である。 （ｖ）通信制御装置５２：

【００２６】図２に示した通信ケーブル２１を介してデ
ータの入出力を行うための装置である。

【００２７】図２に示したファイルサーバ２３は文書を
大量に格納する記憶媒体を備えているが、それ以外の回
路構成はワークステーション２２と基本的に同一なので
、具体的な回路の図示を省略する。

【００２８】図３は、この文書検索システムで作成した
文書にキーワードを付ける作業の流れを表わしたもので
ある。一例として図１に示した第１のワークステーショ
ン２２−１で文書が作成され、これをファイルサーバ２
３に格納するものとする。図１に示したＣＰＵ４１は、
第１のワークステーション２２−１のユーザが、作成し
た文書をファイルサーバ２３に格納するか否かを監視す
る（図３ステップＳ１０１）。操作者がディスプレイ２
８上で文書の格納のための操作を行ったり、あるいはキ
ーボード２９上の専用のファンクションキーを押した場
合（Ｙ）、ＣＰＵ４１は文書名を形態素解析して幾つか
の語の抽出を行う（図３ステップＳ１０２）。例えば「
文書データベース機能仕様書」という文書名の文書につ
いては、構文解析の結果として「文書」、「データベー
ス」、「機能仕様書」という３つの語句が抽出される。

【００２９】キーワードの候補がこのようにして抽出さ
れると、ＣＰＵ４１はキーワード登録のための特別のウ
ィンドウをディスプレイ２８上に表示する（ステップＳ
１０３）。

【００３０】図４は、このキーワード付加ウィンドウの
表示の一例を表わしたものである。キーワード付加ウィ
ンドウ５１は、その上欄にウィンドウの名称としての「
キーワード付加」という文字と、「キーワード追加」と
いうコマンドが表示されている。また、その下には現在
格納しようとしている文書名が表示され、その更に下に
は選出されたキーワードを表示するためのキーワード表
示欄５２が配置されている。先に説明したように「文書
データベース機能仕様書」という文書を処理しようとし
ているもとすると、このうちの最初の１つの語句「文書
」がキーワード表示欄５２にとりあえず表示される（ス
テップＳ１０４）。

【００３１】操作者はこの段階で（ｉ）キーワードメニ
ューの要求を行うか（ステップＳ１０５）、あるいは（
ｉｉ）キーワードの追加を要求する（ステップＳ１０６
）。

【００３２】キーワードメニューを要求した場合には（
ステップＳ１０５；Ｙ）、図５に示したようにキーワー
ドメニュー６１が画面上に併せて表示される（ステップ
Ｓ１０７）。この表示状態で操作者はマウス３１を操作
して所望のキーワードを１つ選択することができる（ス
テップＳ１０８；Ｙ）。この場合には、キーワード表示
欄５２にとりあえず表示されたキーワードの代わりに選
択されたキーワードが表示される（ステップＳ１０９）
。

【００３３】これに対して、更にキーワードを追加した
いときには「キーワード追加」というコマンドを選択す
る（ステップＳ１０６；Ｙ）。すると、図６に示したよ
うに表示中のキーワードが確定され、更に１つのキーワ
ード表示欄５２が表示されて、ここに他のキーワードが
表示される（ステップＳ１１０）。このキーワードが好
ましくない場合には、操作者はキーワードのメニューを
要求し（ステップＳ１０５）、所望のものを選択するこ
とができる。この例では「文書データベース機能仕様書
」という文書名を基にして３つキーワードが用意された
が、この場合には最大２つまでキーワードの追加を行う
ことができる。

【００３４】ところで、「キーワード追加」というコマ
ンドを選択してキーワードを追加しようとしたにもかか
わらず構文解析によっては適切なキーワードが追加でき
ないような場合がある。そこで、このような場合には図
７に示したように「キーワード探索」のコマンドを登場
させてこのモードに移行させることができる。「キーワ
ード探索」のコマンドがマウス３１の操作によって選択
されると（ステップＳ１１１；Ｙ）、次に詳しく説明す
るキーワード探索モードが実行される（ステップＳ１１
２）。そして、これにより適切なキーワードを見つけ出
すことができる。

【００３５】一方、キーワードが１つ以上確定した状態
では、図６に示したようにキーワード付加ウィンドウ５
１に「開始」コマンドが表示される。操作者がこの「開
始」コマンドを選択すると（ステップＳ１１３；Ｙ）、
確定したキーワードを文書に付加してファイルサーバ２
３への格納が行われることになる（ステップＳ１１４）
。そして、この後にキーワード付加ウィンドウ５１が閉
じられて（ステップＳ１１５）、一連の作業が終了する
。

【００３６】図８は、キーワード探索モードの制御手順
を具体的に表わしたものである。キーワード探索モード
に設定されたら、ＣＰＵ４１は磁気ディスク４５に予め
格納しておいたキーワード集をＲＡＭ４３に読み出して
該当する文書に登場するキーワードを抽出する（図８ス
テップＳ１０１）。そして、ディスプレイ２８上にキー
ワード探索ウィンドウを開設して（ステップＳ１０２）
、抽出したキーワードをこのウィンドウに表示する（ス
テップＳ１０３）。なお、キーワード集は予め作成され
たものが磁気ディスク４５に格納されているが、ユーザ
がその内容を追加したり変更してもよいことはもちろん
である。また、ユーザがこの文書検索システムに新たに
キーボードからキーワードとして入力した語句を自動的
にキーワードとしてこのキーワード集に追加するように
することもできる。

【００３７】図９は、キーワード探索ウィンドウの表示
内容の一例を表わしたものである。キーワード探索ウィ
ンドウ６５の上欄には、「閉じる」、「変更」および「
開始」の各コマンドが表示されている。この上欄の下に
は、キーワードの表示欄と探索結果の表示欄および「変
更する」と記載された欄が配置されている。探索結果の
表示欄には、キーワード集から抽出されたキーワードが
表示される。「変更する」と記載された欄には、抽出さ
れたキーワードを文書のキーワードとして採用するとき
にその内容を変更する場合に用いられる。

【００３８】図８に戻って説明を続ける。キーワード探
索ウィンドウ６５に図９に示す表示内容が表示された状
態でＣＰＵ４１は各コマンドあるいは「変更する」と記
載された欄のいずれかがクリックされる時点を監視して
いる（ステップＳ１０４〜Ｓ１０７）。そして、例えば
「変更する」と記載された欄がマウス３１によってクリ
ックされた場合には（ステップＳ１０５；Ｙ）、キーワ
ードを変更するためのキーワード変更モードを実行する
ことになる（ステップＳ１０８）。そして、この後に「
変更」コマンドがクリックされた場合には（ステップＳ
１０４；Ｙ）、その変更内容を確定させる（ステップＳ
１０９）。

【００３９】このようにしてキーワードが定まった時点
で「開始」コマンドがクリックされる（ステップＳ１０
７；Ｙ）。「開始」コマンドがクリックされると、該当
する文書にキーワードが付加されてファイルサーバ２３
への格納が行われる（ステップＳ１１０）。そして、こ
の後にキーワード探索ウィンドウ６５が閉じられて（ス
テップＳ１１１）、キーワードの探索および変更の作業
が終了する（エンド）。

【００４０】これに対してステップＳ１０３でキーワー
ド探索ウィンドウ６５の内容が表示された状態でこれを
採用しないで作業を終了させる場合もある。このような
場合には、「閉じる」コマンドをマウス３１でクリック
して（ステップＳ１０６；Ｙ）、キーワード探索ウィン
ドウ６５を直ちに閉じるようにすればよい（ステップＳ
１１１）。

【００４１】図１０は、図８のステップＳ１０８でキー
ワード変更モードが実行される状態でのキーワード探索
ウィンドウの表示内容の一例を表わしたものである。 「変更する」と記載された欄がマウス３１によってクリ
ックされたので、この欄が反転表示されており、これと
共に、「変更したい語」という欄と、「追加削除」とい
う欄が新しく表示されている。例えば「探索結果」とい
う欄における「情報」というキーワードを削除したい場
合には、「変更したい語」という欄にこの図のように「
情報」という語を表示させ、マウス３１で「削除」の箇
所をクリックすれば「情報」という語が削除される。 新たな語をキーワードとして追加する場合には、「変更
したい語」という欄にこの語をキーボード２９から入力
し、「追加」という箇所をクリックすればよい。

【００４２】以上説明した実施例の文書検索システムで
は、キーワード集から摘出したキーワードを直ちに登録
せずその変更ができるようにしたので、不要なキーワー
ドが登録されないようにできる他、キーワード集に存在
しないキーワードも登録できるという効果がある。

【００４３】なお、実施例では本発明に直接関係するキ
ーワード付与について説明したが、実施例の文書検索シ
ステムがキーワードを用いて文書の検索を行う機能を備
えていてもよいことはもちろんである。キーワードを使
用して文書を探索する場合にも、幾つか代表的な文書に
ついてキーワードを逆に調べて、これを基にしてキーワ
ードを選定して探索作業を実行すれば、適切なキーワー
ドを用いて正確な作業を行うことができる。しかもこの
場合にも既存のキーワード集を調べる必要がないので、
操作者の負担を軽減し、また探索のための作業時間が短
縮されるという利点がある。

【００４４】

【発明の効果】以上説明したように請求項１記載の発明
によれば、文書の名前を解析してキーワードを作成する
ようにしたので、日本語ワードプロセッサのように文法
解析機能を備えた装置であれば簡単にキーワードを作成
することができる。また、全く新しい技術分野を扱った
文書のように既存のキーワード集にキーワードが存在し
ない場合でも、文書名にその名称が登場していればこれ
をキーワードとして直ちに採用することができ、適切な
キーワードで文書の検索が可能になるという効果がある
。

【００４５】また、請求項２記載の発明によれば、キー
ワード集から該当する文書に関係するキーワードを摘出
して登録することにしたので、キーワードの選出作業が
迅速かつ容易になるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】文書検索システムにおけるワークステーション
の構成の概要を表わしたブロック図である。

【図２】本実施例の文書検索システムを通信システムの
１つに適用した例を表わしたシステム構成図である。

【図３】文書にキーワードを付ける作業の流れを表わし
た流れ図である。

【図４】キーワード付加ウィンドウの表示の一例を表わ
した平面図である。

【図５】キーワードメニューが表示されたキーワード付
加ウィンドウの表示状態の一例を示す平面図である。

【図６】キーワード付加ウィンドウに「開始」コマンド
が表示された状態を示す平面図である。

【図７】「キーワード探索」コマンドが表示されたキー
ワード付加ウィンドウの表示状態の一例を示す平面図で
ある。

【図８】キーワード探索モードの制御手順を具体的に表
わした流れ図である。

【図９】キーワード探索ウィンドウの表示内容の一例を
表わした平面図である。

【図１０】図８のステップＳ１０８でキーワード変更モ
ードが実行される状態でのキーワード探索ウィンドウの
表示内容の一例を表わした平面図である。

【符号の説明】

２２　　ワークステーション ２３　　ファイルサーバ ２８　　ディスプレイ ２９　　キーボード ３１　　マウス ４１　　ＣＰＵ ４３　　ＲＡＭ ４５　　磁気ディスク ５１　　キーワード付加ウィンドウ ６５　　キーワード探索ウィンドウ

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　文書を格納する文書格納手段と、文書
   名を解析して１または複数のキーワードを作成するキー
   ワード作成手段と、このキーワード作成手段によって作
   成されたキーワードを表示するキーワード表示手段と、
   表示されたキーワードのうちから所望のものを選択する
   キーワード選択手段と、選択されたキーワードを文書に
   対応付けて登録するキーワード登録手段とを具備するこ
   とを特徴とする文書処理システム。
2. 【請求項２】　　文書を格納する文書格納手段と、検索
   用のキーワードの集まりとしてのキーワード集を格納し
   たキーワード集格納手段と、このキーワード集から前記
   文書格納手段に格納する文書のキーワードを選出するキ
   ーワード選出手段と、選出したキーワードを文書に対応
   付けて登録するキーワード登録手段とを具備することを
   特徴とする文書検索システム。