JPH11249777A - ドキュメント管理システムおよび同システムのドキュメント管理方法 - Google Patents

ドキュメント管理システムおよび同システムのドキュメント管理方法

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JPH11249777A
JPH11249777A JP4790898A JP4790898A JPH11249777A JP H11249777 A JPH11249777 A JP H11249777A JP 4790898 A JP4790898 A JP 4790898A JP 4790898 A JP4790898 A JP 4790898A JP H11249777 A JPH11249777 A JP H11249777A
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JP4790898A
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Kazuaki Kidokoro
和明 城所
Hiroshi Watanabe
浩 渡邉
Nobuhisa Yoda
信久 依田
Shiro Takagi
志郎 高木
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Toshiba Corp
Original Assignee
Toshiba Corp
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Publication date
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    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
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    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/90—Details of database functions independent of the retrieved data types
    • G06F16/93—Document management systems
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    • Y10S—TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
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    • Y10S707/99951—File or database maintenance
    • Y10S707/99952—Coherency, e.g. same view to multiple users
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  • Debugging And Monitoring (AREA)
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Abstract

(57)【要約】 【課題】システム内の電子化されたドキュメントに関す
る操作履歴をシステム内から出力された紙文書などのシ
ステム外のドキュメントの管理に積極的に利用すること
により、その利便性を飛躍的に向上させるドキュメント
管理システム。 【解決方法】操作モニタ部１５は、ドキュメント管理部
１４が管理する電子化されたドキュメントに関する印刷
やコピーなどの操作を監視し、その操作履歴をその操作
を行なったユーザ名および操作時刻を含めて取得して、
操作履歴・ドキュメント保管／送信先保存部１６に保存
させる。また、操作モニタ部１５は、ドキュメントの出
力操作が行なわれた際、その旨を操作履歴解析部１７に
通知する。そして、この通知を受けた操作履歴解析部１
７は、保存された操作履歴からそのドキュメントが出力
済みかどうか判定し、出力済みであった場合には、その
ドキュメントがいつ誰によって出力済みであるかを表示
装置１２に表示する。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】この発明は、たとえばドキュ
メントに関する操作手順をガイドするなどといった、ユ
ーザに対するドキュメントの活用支援を実行するため
に、ドキュメントに関する操作履歴を記録する機能を有
するドキュメント管理システムおよび同システムのドキ
ュメント管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】大容量の記憶装置やネットワークなどの
普及により、電子化されたドキュメントを用いた業務が
一般化している昨今のオフィスにおいては、大量のドキ
ュメントから必要な情報をどれだけ効率的に取り出せる
か、また、ドキュメントをどれだけ効果的に取り扱うこ
とができるかが、業務の効率に大きく影響する。
【０００３】従来の木構造を用いたファイル管理方法で
は、これらの検索機能が不十分であり、それを補完する
ために、たとえば、キーワードを用いたドキュメントの
全文検索ツールや、業務でのドキュメントフローを定義
して業務の効率化を図るワークフローシステムなど、業
務の効率化を目的としたドキュメント管理用アプリケー
ションが数多く開発されてきている。
【０００４】また、これらのアプリケーションが成果を
あげる一方で、業務を進める上でこれらのアプリケーシ
ョンではカバーしきれない機能も必要とされてきてい
る。たとえば、前述したようなドキュメントの全文検索
ツールでは、ユーザが必要なドキュメントに含まれるキ
ーワードを思い付かない場合に検索を行なうことができ
ないし、また、利用方法が明確に定義されていないドキ
ュメントは、ワークフローシステムでは取り扱うことが
できない。
【０００５】そこで、たとえば特願平９−１８９９２７
号や特願平９−１８９９２８号のように、ドキュメント
に関するユーザの操作履歴を用いて業務を支援しようと
するアプリケーションが姿を現してきている。ユーザの
操作履歴を用いることによって、たとえば過去に自分が
参照したドキュメントを検索するのに、キーワードを思
い付かなくても、ユーザがそのドキュメントをいつ頃何
のために参照したかを指定すれば必要なドキュメントを
引き出すことができ、また、そのユーザの操作履歴をド
キュメントのフローを導くのに利用することができるよ
うになる。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
ドキュメント管理システムでは、システム内部にあるド
キュメントの管理が主眼におかれており、印刷された紙
文書などのシステム外のドキュメントを管理するには別
の管理システムが必要となるため、ユーザは電子化され
たドキュメントと紙文書とを二重に管理する必要があっ
た。
【０００７】操作の履歴を出力文書の管理に用いる例と
して、たとえば特開平９−３００５７号では、印刷デー
タに印刷を指示したユーザ名をつけてプリンタドライバ
で印刷履歴を管理することにより、そのユーザが何枚印
刷出力したかを管理するが、この印刷の履歴は特定のプ
リンタに直結したプリンタドライバで管理されるため
に、複数のプリンタが接続されたシステムでは出力を管
理できない。また、システム内の電子化されたドキュメ
ントと出力された紙文書との関連を持たないために、シ
ステム内でドキュメントが更新されても、紙文書を更新
する必要があるかどうかが判らない。
【０００８】この発明はこのような実情に鑑みてなされ
たものであり、システム内の電子化されたドキュメント
に関する操作履歴をシステム内から出力された紙文書な
どのシステム外のドキュメントの管理に積極的に利用す
ることにより、その利便性を飛躍的に向上させるドキュ
メント管理システムおよび同システムのドキュメント管
理方法を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】前述した目的を達成する
ために、この発明は、ドキュメントの出力が指示された
ときに、予め記録された操作履歴からそのドキュメント
に関する出力履歴が存在するか否か判定し、そのドキュ
メントに関する出力履歴が存在すると判定したときに、
そのドキュメントがすでに出力済みであることや、いつ
誰が出力したことなどをユーザに通知するようにしたも
のである。
【００１０】この発明においては、複数ユーザによって
同一ドキュメントを重複して出力してしまうことを防止
したり、同一作業の重複処理を防止するなどといったこ
とが容易に可能となり、また、同一ドキュメントを出力
した他のユーザを認識できることによって、たとえばそ
のドキュメントを更新したときにその旨を伝えたり、あ
るいは助言を求める相手を容易に特定することが可能と
なる。さらには、ドキュメントの安易な出力を抑制する
ことも可能となる。
【００１１】また、この発明は、電子化されたドキュメ
ントが出力された際にその出力先となる可搬型記録媒体
の保管場所の入力をそのドキュメントの出力指示ととも
に受け付ける、または、電子化されたドキュメントが出
力される可搬型記録媒体ごとに予めその保管場所を定め
ておくことにより、電子化されたドキュメントが出力さ
れた際にその出力先となった可搬型記録媒体の保管場所
をそのドキュメントに対応させて管理し、たとえばドキ
ュメントの出力が指示されたときに、その保存箇所を通
知するようにしたものである。
【００１２】この発明においては、システム内の電子化
されたドキュメントとシステム外の可搬型記録媒体上の
ドキュメントとを一元的に管理することが可能となる。
また、この発明は、ドキュメントが更新されたときに、
予め記録された操作履歴からそのドキュメントに関する
出力履歴が存在するか否か判定し、そのドキュメントに
関する出力履歴が存在すると判定したときに、そのドキ
ュメントを出力した他のユーザに対してそのドキュメン
トが更新された旨を通知するようにしたものである。
【００１３】この発明においては、各ユーザは、出力済
みのドキュメントに対する更新情報を即時的に得ること
ができるため、誤って旧バージョンのドキュメントに基
づいて作業を進めてしまうといったことを防止すること
が可能となる。
【００１４】
【発明の実施の形態】以下、図面を参照してこの発明の
一実施形態を説明する。図１は、この発明の実施形態に
係るドキュメント管理システムが動作するコンピュータ
の機器構成を示す図である。
【００１５】図１に示すように、この実施形態のドキュ
メント管理システムが動作するコンピュータは、ＣＰＵ
１、システムメモリ２、ディスプレイコントローラ３、
磁気ディスク装置４、キーボードコントローラ５、通信
コントローラ６およびＩ／Ｏコントローラ７を備えてい
る。
【００１６】システムメモリ２は、実行中のプログラム
とプログラムの実行に必要な制御用のデータとを記憶す
るためのものであり、磁気ディスク装置４は、制御プロ
グラムと、管理データおよび操作履歴を記憶するもので
ある。そして、ＣＰＵ１は、このシステム全体の動作を
制御するものであり、システムが起動されると磁気ディ
スク装置４に記録されたプログラムをシステムメモリ２
上に読み出しその内容にしたがって制御を行なう。
【００１７】ユーザとの対話処理には、入力装置として
キーボードコントローラ５を介して接続されるキーボー
ドまたはマウスを使用し、入力された操作の結果をディ
スプレイコントローラ３を介して接続されるＬＣＤやＣ
ＲＴなどのディスプレイに表示する。ドキュメントを出
力する手段としては、Ｉ／Ｏコントローラ７を介してプ
リンタが接続される。また、このドキュメント管理シス
テムは、通信コントローラ６を介してネットワークに接
続されており、ネットワークから入力された操作に対し
ての処理を行なったり、ネットワークに処理結果を出力
すること、およびネットワークを介してドキュメントを
メール／ファックスで送信することも可能である。
【００１８】これらの各部はシステムバスにより接続さ
れており、ＣＰＵ１下で動作するオペレーティングシス
テムにより制御される。そして、この発明の各機能は、
このオペレーティングシステム上で動作するアプリケー
ションとして実現されるものである。
【００１９】図２には、この実施形態のドキュメント管
理システムの機能ブロックが示されている。入力装置１
１は、ユーザの操作をシステムに入力するためのキーボ
ード、マウスまたはネットワーク装置などである。表示
装置１２は、ユーザの操作に基づいて、操作の結果やド
キュメントを表示するディスプレイなどである。出力装
置１３は、ユーザの操作に基づいて、ドキュメントをシ
ステム外部に出力するプリンタ、ファックス、バックア
ップ装置またはネットワーク装置などである。
【００２０】ドキュメント管理部１４は、記憶領域の管
理や入力装置１１、表示装置１２および出力装置１３の
制御を行なう通常のオペレーティングシステムである。
オペレーティングシステム上では、ドキュメントを操作
するアプリケーションが動作しており、入力装置１１か
らのユーザの操作に基づき、ドキュメントの作成／編集
／参照や、表示装置１２または出力装置１３への操作結
果の表示／出力などを行なう。機能的には、通常のオペ
レーティングシステムと同様であるため、ここでは詳し
く説明しないが、このドキュメント管理部１４は、ドキ
ュメントに関するユーザ操作をモニタできるように拡張
されたものである。
【００２１】操作モニタ部１５は、入力装置１１から入
力されるユーザ操作をモニタし、ドキュメントの作成／
更新／参照処理や、メール／ファックスによるドキュメ
ントの送信およびドキュメントの印刷などのドキュメン
ト出力処理を抽出し、操作対象のドキュメントと、操作
の発生した時刻、操作を行なったユーザの識別子および
送信先のユーザの識別子とを対応づけて後述する操作履
歴・ドキュメント保管／送信先保存部１６に操作履歴と
して記録する。
【００２２】操作履歴・ドキュメント保管／送信先保存
部１６は、操作モニタ部１５が検出した操作履歴を記録
する。記録される操作履歴データの例を図３に示す。図
３中、操作の種類（ａ）は、記録された操作履歴の種類
を表すものであり、「作成」、「更新」、「参照」およ
び「削除」や、「印刷」および「メール送信」などの項
目が、操作の発生した時間順に保存される。
【００２３】ドキュメント名（ｂ）は、操作履歴ととも
に記録される操作対象のドキュメント名であり、この例
では、オペレーティングシステムのファイルシステムで
のディレクトリ名とファイル名とが記録されている。
【００２４】操作日時（ｃ）には、操作の発生した時刻
が記録される。ユーザ名（ｄ）には、操作履歴に残され
た操作を行なったユーザの識別子が記録される。
【００２５】そして、保管／送信先（ｅ）には、操作が
印刷や可搬型記録媒体へのバックアップなどであれば印
刷／バックアップ結果の紙文書や記録媒体などの保管先
が記録され、操作がネットワークを介したメールやファ
ックスの送信であればメールやファックスの送信先など
が記録される。
【００２６】また、操作履歴解析部１７は、ユーザが行
なった操作に基づき、操作履歴・ドキュメント保管／送
信先保存部１６に記録された操作履歴を解析してユーザ
に表示する。
【００２７】次に、この実施形態のドキュメント管理シ
ステムの動作を詳細に説明する。図４に、このドキュメ
ント管理システムのメインフローを示す。システムが起
動されると、磁気ディスク装置４に保存された制御プロ
グラムをシステムメモリ２上に読み出してシステムを初
期化し（ステップＡ１）、この初期化終了後、ユーザの
操作を受け付ける（ステップＡ２）。
【００２８】ユーザの操作が、印刷やメール／ＦＡＸ送
信および可搬型記録媒体へのバックアップといったドキ
ュメントの出力処理であった場合（ステップＡ３の
Ｙ）、その行なわれた処理の内容を操作履歴に記録する
（ステップＡ４）。また、このとき、操作履歴を検索し
てそのドキュメントに対する出力処理がすでに行なわれ
ているかどうかを検索する。ユーザから出力指示された
ドキュメントがすでに出力されており、最後の出力履歴
と今回の出力処理との間にドキュメントに更新履歴が残
されていない場合、ドキュメントがすでに印刷されてい
ることを図５に示すような画面を表示してユーザに通知
する。操作履歴に出力処理を行なったユーザ名や過去の
出力時間などが残されている場合には、図６に示すよう
な画面を表示して、それも合わせて通知する。
【００２９】すでに紙や磁気テープなどの可搬型記録媒
体に出力され、保管場所が記録されているドキュメント
を出力した場合には（ステップＡ５のＹ）、操作履歴に
残された最新の出力履歴の保管場所に記録された内容を
参照し、出力処理後に出力結果の紙文書や磁気テープを
どこに保管するかを図７および図８に示すような画面を
表示して、ユーザに通知する（ステップＡ６）。一方、
そのドキュメントに過去の出力履歴が残されていない場
合（初めて出力する場合）には（ステップＡ５のＹ）、
図９に示すような画面を表示して、ユーザに保管場所の
入力を促す（ステップＡ６）。
【００３０】また、ユーザの操作が、ドキュメントの操
作処理であった場合（ステップＡ７のＹ）、その処理の
内容を操作履歴に記録する（ステップＡ８）。ユーザの
操作が、ドキュメントの更新処理であった場合（ステッ
プＡ９のＹ）、操作履歴を検索してそのドキュメントの
出力を行なったユーザに対して、図１０および図１１に
示したような画面を表示して、出力済みのドキュメント
が更新されたことを通知する（ステップＡ１０）。そし
て、ユーザの操作が、システムの終了処理であった場合
には（ステップＡ１１のＹ）、操作履歴データや制御デ
ータなどを磁気ディスク装置４に退避させてシステムの
終了処理を行ない（ステップＡ１３）、それ以外の場合
には（ステップＡ１１のＮ）、ユーザの操作に応じた処
理を行なう（ステップＡ１２）。
【００３１】このように、この実施形態のドキュメント
管理システムによれば、そのドキュメントがすでに出力
済みであることや、いつ誰が出力したことなどを通知す
ることができ、また、更新前のドキュメントを出力した
ユーザにその旨を通知することができることになる。
【００３２】なお、この発明の手法は、ソフトウェアと
しての実現が可能であるため、コンピュータによって実
行させることのできるプログラムとして、フロッピィデ
ィスク、光ディスクおよび半導体メモリなどのコンピュ
ータ読み取り可能な記録媒体に格納して頒布することが
可能である。
【００３３】
【発明の効果】以上詳述したように、この発明によれ
ば、システム外に出力されたドキュメントの出力履歴を
ユーザに提供することができ、また、出力したドキュメ
ントに関して更新による差し替えの必要性を提示するこ
とができ、さらに、出力したドキュメントの保存場所の
管理をシステムに一体化することができるため、その利
便性を飛躍的に向上させることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施形態に係るドキュメント管理シ
ステムが動作するコンピュータの機器構成を示す図。
【図２】同実施形態のドキュメント管理システムの機能
ブロックを示す図。
【図３】同実施形態の操作履歴データを例示する図。
【図４】同実施形態のドキュメント管理システムのメイ
ンフロー。
【図５】同実施形態の印刷履歴通知画面（その１）を例
示する図。
【図６】同実施形態の印刷履歴通知画面（その２）を例
示する図。
【図７】同実施形態の保管場所通知画面（その１）を例
示する図。
【図８】同実施形態の保管場所通知画面（その２）を例
示する図。
【図９】同実施形態の保管場所指定画面を例示する図。
【図１０】同実施形態のドキュメント更新通知画面（そ
の１）を例示する図。
【図１１】同実施形態のドキュメント更新通知画面（そ
の２）を例示する図。
【符号の説明】 １…ＣＰＵ、２…システムメモリ、３…ディスプレイコ
ントローラ、４…磁気ディスク装置、５…キーボードコ
ントローラ、６…通信コントローラ、７…Ｉ／Ｏコント
ローラ、１１…入力装置、１２…表示装置、１３…出力
装置、１４…ドキュメント管理部、１５…操作モニタ
部、１６…操作履歴・ドキュメント保管／送信先保存
部、１７…操作履歴解析部。
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 高木 志郎 神奈川県川崎市幸区柳町70番地 株式会社 東芝柳町工場内

Claims (19)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 電子化されたドキュメントに関する印
    刷、複写および転送などの操作履歴を記録する機能を有
    するドキュメント管理システムにおいて、 ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録され
    た操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存
    在するか否か判定する操作履歴解析手段と、 前記操作履歴解析手段が前記ドキュメントに関する出力
    履歴が存在すると判定したときに、そのドキュメントが
    すでに出力済みであることをユーザに通知する通知手段
    とを具備することを特徴とするドキュメント管理システ
    ム。
  2. 【請求項２】 電子化されたドキュメントに関する印
    刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なっ
    たユーザ名および操作時刻を含めて記録する機能を有す
    るドキュメント管理システムにおいて、 ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録され
    た操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存
    在するか否か、および存在した場合にはいつ誰によって
    出力されたかを判定する操作履歴解析手段と、 前記操作履歴解析手段が前記ドキュメントに関する出力
    履歴が存在すると判定したときに、前記操作履歴解析手
    段が判定した前記ドキュメントがいつ誰によって出力済
    みであるかをユーザに通知する通知手段とを具備するこ
    とを特徴とするドキュメント管理システム。
  3. 【請求項３】 電子化されたドキュメントが出力された
    際にその出力先となった可搬型記録媒体の保管場所を前
    記ドキュメントに対応させて管理する保管場所管理手段
    を具備することを特徴とするドキュメント管理システ
    ム。
  4. 【請求項４】 前記記録媒体の保管場所の入力を前記ド
    キュメントの出力指示とともに受け付ける保管場所入力
    手段をさらに具備することを特徴とする請求項３記載の
    ドキュメント管理システム。
  5. 【請求項５】 電子化されたドキュメントの可搬型記録
    媒体への出力が指示されたときに、予め定められたその
    記録媒体の保管場所をユーザに通知する通知手段を具備
    することを特徴とするドキュメント管理システム。
  6. 【請求項６】 電子化されたドキュメントに関する印
    刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なっ
    たユーザ名および操作時刻を含めて記録する機能を有す
    るドキュメント管理システムにおいて、 前記ドキュメントが出力された際にその出力先となった
    可搬型記録媒体の保管場所を前記ドキュメントに対応さ
    せて管理する保管場所管理手段と、 前記ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録
    された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴
    が存在するか否か、および存在した場合にはいつ誰によ
    って出力されたかを判定するとともに前記保管場所管理
    手段が管理する前記ドキュメントの出力先となった記録
    媒体の保管場所を取得する操作履歴解析手段と、 前記操作履歴解析手段が前記ドキュメントに関する出力
    履歴が存在すると判定したときに、前記操作履歴解析手
    段が判定し取得した前記ドキュメントがいつ誰によって
    出力済みであるか、およびその出力先となった記録媒体
    の保管場所はどこであるかをユーザに通知する通知手段
    とを具備することを特徴とするドキュメント管理システ
    ム。
  7. 【請求項７】 電子化されたドキュメントに関する印
    刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なっ
    たユーザ名を含めて記録する機能を有するドキュメント
    管理システムにおいて、 前記ドキュメントが更新されたときに、前記記録された
    操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在
    するか否か、および存在した場合には誰によって出力さ
    れたかを判定する操作履歴解析手段と、 前記操作履歴解析手段が前記ドキュメントに関する出力
    履歴が存在すると判定したときに、前記操作履歴解析手
    段が判定した前記ドキュメントを出力したユーザに対し
    てそのドキュメントが更新されたことを通知する通知手
    段とを具備することを特徴とするドキュメント管理シス
    テム。
  8. 【請求項８】 電子化されたドキュメントに関する印
    刷、複写および転送などの操作履歴を記録する機能を有
    するドキュメント管理システムのドキュメント管理方法
    であって、 ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録され
    た操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存
    在するか否か判定するステップと、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定し
    たときに、そのドキュメントがすでに出力済みであるこ
    とをユーザに通知するステップとを具備することを特徴
    とするドキュメント管理方法。
  9. 【請求項９】 電子化されたドキュメントに関する印
    刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なっ
    たユーザ名および操作時刻を含めて記録する機能を有す
    るドキュメント管理システムのドキュメント管理方法で
    あって、 ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録され
    た操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存
    在するか否か、および存在した場合にはいつ誰によって
    出力されたかを判定するステップと、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定し
    たときに、前記判定した前記ドキュメントがいつ誰によ
    って出力済みであるかをユーザに通知するステップとを
    具備することを特徴とするドキュメント管理方法。
  10. 【請求項１０】 電子化されたドキュメントが出力され
    る際にその出力先となる可搬型記録媒体の保管場所の入
    力を前記ドキュメントの出力指示とともに受け付けるス
    テップと、 前記記録媒体の保管場所を前記ドキュメントに対応させ
    て管理するステップとを具備することを特徴とするドキ
    ュメント管理システムのドキュメント管理方法。
  11. 【請求項１１】 電子化されたドキュメントの可搬型記
    録媒体への出力が指示されたときに、予め定められたそ
    の記録媒体の保管場所をユーザに通知するステップを具
    備することを特徴とするドキュメント管理システムのド
    キュメント管理方法。
  12. 【請求項１２】 電子化されたドキュメントに関する印
    刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なっ
    たユーザ名および操作時刻を含めて記録する機能を有す
    るドキュメント管理システムのドキュメント管理方法で
    あって、 前記ドキュメントが出力された際にその出力先となった
    可搬型記録媒体の保管場所を前記ドキュメントに対応さ
    せて管理するステップと、 前記ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録
    された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴
    が存在するか否か、および存在した場合にはいつ誰によ
    って出力されたかを判定するとともに前記管理する前記
    ドキュメントの出力先となった記録媒体の保管場所を取
    得するステップと、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定し
    たときに、前記判定し取得した前記ドキュメントがいつ
    誰によって出力済みであるか、およびその出力先となっ
    た記録媒体の保管場所はどこであるかをユーザに通知す
    るステップとを具備することを特徴とするドキュメント
    管理方法。
  13. 【請求項１３】 電子化されたドキュメントに関する印
    刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なっ
    たユーザ名を含めて記録する機能を有するドキュメント
    管理システムのドキュメント管理方法であって、 前記ドキュメントが更新されたときに、前記記録された
    操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在
    するか否か、および存在した場合には誰によって出力さ
    れたかを判定するステップと、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定し
    たときに、前記判定した前記ドキュメントを出力したユ
    ーザに対してそのドキュメントが更新されたことを通知
    するステップとを具備することを特徴とするドキュメン
    ト管理方法。
  14. 【請求項１４】 電子化されたドキュメントに関する印
    刷、複写および転送などの操作履歴を記録する機能を有
    するドキュメント管理システムでドキュメント管理を制
    御するためのプログラムであって、 ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録され
    た操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存
    在するか否か判定し、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定し
    たときに、そのドキュメントがすでに出力済みであるこ
    とをユーザに通知するように前記ドキュメント管理シス
    テムを動作させるプログラムを記録したコンピュータ読
    み取り可能な記録媒体。
  15. 【請求項１５】 電子化されたドキュメントに関する印
    刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なっ
    たユーザ名および操作時刻を含めて記録する機能を有す
    るドキュメント管理システムでドキュメント管理を制御
    するためのプログラムであって、 ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録され
    た操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存
    在するか否か、および存在した場合にはいつ誰によって
    出力されたかを判定し、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定し
    たときに、前記判定した前記ドキュメントがいつ誰によ
    って出力済みであるかをユーザに通知するように前記ド
    キュメント管理システムを動作させるプログラムを記録
    したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
  16. 【請求項１６】 電子化されたドキュメントを管理する
    ドキュメント管理システムのドキュメント管理を制御す
    るためのプログラムであって、 前記ドキュメントが出力される際にその出力先となる可
    搬型記録媒体の保管場所の入力を前記ドキュメントの出
    力指示とともに受け付け、 前記記録媒体の保管場所を前記ドキュメントに対応させ
    て管理するように前記ドキュメント管理システムを動作
    させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能
    な記録媒体。
  17. 【請求項１７】 電子化されたドキュメントを管理する
    ドキュメント管理システムのドキュメント管理を制御す
    るためのプログラムであって、 前記ドキュメントの可搬型記録媒体への出力が指示され
    たときに、予め定められたその記録媒体の保管場所をユ
    ーザに通知するように前記ドキュメント管理システムを
    動作させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り
    可能な記録媒体。
  18. 【請求項１８】 電子化されたドキュメントに関する印
    刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なっ
    たユーザ名および操作時刻を含めて記録する機能を有す
    るドキュメント管理システムでドキュメント管理を制御
    するためのプログラムであって、 前記ドキュメントが出力された際にその出力先となった
    可搬型記録媒体の保管場所を前記ドキュメントに対応さ
    せて管理し、 前記ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録
    された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴
    が存在するか否か、および存在した場合にはいつ誰によ
    って出力されたかを判定するとともに前記管理する前記
    ドキュメントの出力先となった記録媒体の保管場所を取
    得し、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定し
    たときに、前記判定し取得した前記ドキュメントがいつ
    誰によって出力済みであるか、およびその出力先となっ
    た記録媒体の保管場所はどこであるかをユーザに通知す
    るように前記ドキュメント管理システムを動作させるプ
    ログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒
    体。
  19. 【請求項１９】 電子化されたドキュメントに関する印
    刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なっ
    たユーザ名を含めて記録する機能を有するドキュメント
    管理システムでドキュメント管理を制御するためのプロ
    グラムであって、 前記ドキュメントが更新されたときに、前記記録された
    操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在
    するか否か、および存在した場合には誰によって出力さ
    れたかを判定し、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定し
    たときに、前記判定した前記ドキュメントを出力したユ
    ーザに対してそのドキュメントが更新されたことを通知
    するように前記ドキュメント管理システムを動作させる
    プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録
    媒体。
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