JPH11249777A - Document management system and its method - Google Patents

Document management system and its method

Info

Publication number
JPH11249777A
JPH11249777A JP4790898A JP4790898A JPH11249777A JP H11249777 A JPH11249777 A JP H11249777A JP 4790898 A JP4790898 A JP 4790898A JP 4790898 A JP4790898 A JP 4790898A JP H11249777 A JPH11249777 A JP H11249777A
Authority
JP
Grant status
Application
Patent type
Prior art keywords
document
output
history
operation
operation history
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Pending
Application number
JP4790898A
Other languages
Japanese (ja)
Inventor
Kazuaki Kidokoro
Shiro Takagi
Hiroshi Watanabe
Nobuhisa Yoda
信久 依田
和明 城所
浩 渡邉
志郎 高木
Original Assignee
Toshiba Corp
株式会社東芝
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date

Links

Classifications

    • GPHYSICS
    • G06COMPUTING; CALCULATING; COUNTING
    • G06FELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F17/00Digital computing or data processing equipment or methods, specially adapted for specific functions
    • G06F17/30Information retrieval; Database structures therefor ; File system structures therefor
    • G06F17/30011Document retrieval systems
    • YGENERAL TAGGING OF NEW TECHNOLOGICAL DEVELOPMENTS; GENERAL TAGGING OF CROSS-SECTIONAL TECHNOLOGIES SPANNING OVER SEVERAL SECTIONS OF THE IPC; TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
    • Y10TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC
    • Y10STECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
    • Y10S707/00Data processing: database and file management or data structures
    • Y10S707/99951File or database maintenance
    • Y10S707/99952Coherency, e.g. same view to multiple users
    • YGENERAL TAGGING OF NEW TECHNOLOGICAL DEVELOPMENTS; GENERAL TAGGING OF CROSS-SECTIONAL TECHNOLOGIES SPANNING OVER SEVERAL SECTIONS OF THE IPC; TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
    • Y10TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC
    • Y10STECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
    • Y10S707/00Data processing: database and file management or data structures
    • Y10S707/99951File or database maintenance
    • Y10S707/99952Coherency, e.g. same view to multiple users
    • Y10S707/99953Recoverability

Abstract

PROBLEM TO BE SOLVED: To remarkably improve convenience by positively utilizing an operation history concerning an electronic document within a system for managing documents outside the system such as paper documents outputted from the system. SOLUTION: An operation monitor part 15 monitors operations such as print or copy concerning an electronic document managed by a document managing part 14, acquires the history of the operations including the name of a user who performs that operation, and the time of operations and preserves them in an operation history/document management/transmission destination preserving part 16. When an output operation of the document is performed, the operation monitor part 15 reports it to an operation history analysis part 17. The operation history analytic part 17, which receives this notice, discriminates whether that document is already outputted from the preserved operation history or not, and when it is already outputted, when that document is already outputted and who outputs it are displayed on a display 12.

Description

【発明の詳細な説明】 DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION

【0001】 [0001]

【発明の属する技術分野】この発明は、たとえばドキュメントに関する操作手順をガイドするなどといった、ユーザに対するドキュメントの活用支援を実行するために、ドキュメントに関する操作履歴を記録する機能を有するドキュメント管理システムおよび同システムのドキュメント管理方法に関する。 TECHNICAL FIELD The present invention is, for example, such as to guide the operating procedure about the document, in order to perform the Use Support documents for the user, a document management system and this system has the function of recording the operation history related documents of about the document management method.

【0002】 [0002]

【従来の技術】大容量の記憶装置やネットワークなどの普及により、電子化されたドキュメントを用いた業務が一般化している昨今のオフィスにおいては、大量のドキュメントから必要な情報をどれだけ効率的に取り出せるか、また、ドキュメントをどれだけ効果的に取り扱うことができるかが、業務の効率に大きく影響する。 With the spread of such BACKGROUND OF THE INVENTION large capacity of the storage device and the network, in these days of office work using the electronic document has been generalized, how efficiently the necessary information from a large amount of documents you are allowed to retrieve, also, whether it is possible to deal with the document just how effectively is, greatly affects the efficiency of the business.

【0003】従来の木構造を用いたファイル管理方法では、これらの検索機能が不十分であり、それを補完するために、たとえば、キーワードを用いたドキュメントの全文検索ツールや、業務でのドキュメントフローを定義して業務の効率化を図るワークフローシステムなど、業務の効率化を目的としたドキュメント管理用アプリケーションが数多く開発されてきている。 [0003] In the conventional file management method using a tree structure, are these search function is insufficient, in order to complement it, for example, documents and full-text search tool that uses the keyword, document flow in business to define and workflow system to improve the efficiency of business, document management application for the purpose of efficiency of business have been numerous been developed.

【0004】また、これらのアプリケーションが成果をあげる一方で、業務を進める上でこれらのアプリケーションではカバーしきれない機能も必要とされてきている。 [0004] In addition, while these applications achieve results, in advancing the business in these applications it has been also required function that can not be covered. たとえば、前述したようなドキュメントの全文検索ツールでは、ユーザが必要なドキュメントに含まれるキーワードを思い付かない場合に検索を行なうことができないし、また、利用方法が明確に定義されていないドキュメントは、ワークフローシステムでは取り扱うことができない。 For example, in a full-text search tool for documents as described above, to the user can not perform the search if not think the keyword contained in the required documents, also Obtaining is not clearly defined document workflow It can not be handled by the system.

【0005】そこで、たとえば特願平9−189927 [0005] Thus, for example, Japanese Patent Application No. 9-189927
号や特願平9−189928号のように、ドキュメントに関するユーザの操作履歴を用いて業務を支援しようとするアプリケーションが姿を現してきている。 As of JP and Japanese Patent Application No. Hei 9-189928, applications that attempt to support the business by using the operation history of the user about the document have been appeared. ユーザの操作履歴を用いることによって、たとえば過去に自分が参照したドキュメントを検索するのに、キーワードを思い付かなくても、ユーザがそのドキュメントをいつ頃何のために参照したかを指定すれば必要なドキュメントを引き出すことができ、また、そのユーザの操作履歴をドキュメントのフローを導くのに利用することができるようになる。 By using the operation history of the user, for example, to retrieve the document that I was referring to the past, even if not come up with a keyword, necessary if you specify whether the user has to refer to that document when for Koronani can withdraw document, also, it is possible to utilize the operation history of the user to guide the flow of documents.

【0006】 [0006]

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来のドキュメント管理システムでは、システム内部にあるドキュメントの管理が主眼におかれており、印刷された紙文書などのシステム外のドキュメントを管理するには別の管理システムが必要となるため、ユーザは電子化されたドキュメントと紙文書とを二重に管理する必要があった。 [SUMMARY OF THE INVENTION However, in the conventional document management system, separate from the managing system outside the document management documentation on internal system have been placed in focus, such as printed paper document because the management system is required, the user had to manage the documents and paper documents electronic doubly.

【0007】操作の履歴を出力文書の管理に用いる例として、たとえば特開平9−30057号では、印刷データに印刷を指示したユーザ名をつけてプリンタドライバで印刷履歴を管理することにより、そのユーザが何枚印刷出力したかを管理するが、この印刷の履歴は特定のプリンタに直結したプリンタドライバで管理されるために、複数のプリンタが接続されたシステムでは出力を管理できない。 [0007] As an example of use in the management of the output document the history of operations, for example, in JP-A-9-30057, by managing the print history in the printer driver with a user name who has instructed the printing the print data, the user Although but to manage how many sheets printed out, for the printing of the history is managed by the printer driver which is directly connected to a specific printer, not manage output on a system in which a plurality of printers are connected. また、システム内の電子化されたドキュメントと出力された紙文書との関連を持たないために、システム内でドキュメントが更新されても、紙文書を更新する必要があるかどうかが判らない。 Also, because they do not have an association with electronic document output paper document in the system, a document in the system be updated, it is not known whether it is necessary to update the paper document.

【0008】この発明はこのような実情に鑑みてなされたものであり、システム内の電子化されたドキュメントに関する操作履歴をシステム内から出力された紙文書などのシステム外のドキュメントの管理に積極的に利用することにより、その利便性を飛躍的に向上させるドキュメント管理システムおよび同システムのドキュメント管理方法を提供することを目的とする。 [0008] The present invention has been made in view of such circumstances, actively managing system outside the document, such as a paper document that is output to the operation history related to electronic documents in the system from the system It is utilized by, and an object thereof is to provide a document management method of a document management system and the system to dramatically improve its usability.

【0009】 [0009]

【課題を解決するための手段】前述した目的を達成するために、この発明は、ドキュメントの出力が指示されたときに、予め記録された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在するか否か判定し、そのドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定したときに、 To achieve SUMMARY OF for the foregoing and other objects, the present invention, when the output of the document is instructed, whether the output history of the document from the pre-recorded operation history exists judgment, when it is determined that there is an output history of the document,
そのドキュメントがすでに出力済みであることや、いつ誰が出力したことなどをユーザに通知するようにしたものである。 And that the document has already been output, it is when those who were to be notified and to the user that you have output.

【0010】この発明においては、複数ユーザによって同一ドキュメントを重複して出力してしまうことを防止したり、同一作業の重複処理を防止するなどといったことが容易に可能となり、また、同一ドキュメントを出力した他のユーザを認識できることによって、たとえばそのドキュメントを更新したときにその旨を伝えたり、あるいは助言を求める相手を容易に特定することが可能となる。 [0010] In the present invention, or prevented from being outputted by overlapping the same document by multiple users, is easily and will be such as to prevent duplicate processing of the same work, also outputs the same document by it recognizes other users who, or transmitted to that effect, or the other party to seek advice becomes possible to easily identify when for example updating the document. さらには、ドキュメントの安易な出力を抑制することも可能となる。 Further, it is possible to suppress easy output document.

【0011】また、この発明は、電子化されたドキュメントが出力された際にその出力先となる可搬型記録媒体の保管場所の入力をそのドキュメントの出力指示とともに受け付ける、または、電子化されたドキュメントが出力される可搬型記録媒体ごとに予めその保管場所を定めておくことにより、電子化されたドキュメントが出力された際にその出力先となった可搬型記録媒体の保管場所をそのドキュメントに対応させて管理し、たとえばドキュメントの出力が指示されたときに、その保存箇所を通知するようにしたものである。 Further, the present invention accepts an input of the storage location of the destination to become portable recording medium when electronic document is outputted together with the output instruction of the document, or electronic documents accommodated by but be predetermined that storage location for each portable recording medium to be output, a storage location of the portable recording medium from which it output destination when electronic document is output to the document managed by, for example, when the output of the document is indicated, in which to notify the storage location.

【0012】この発明においては、システム内の電子化されたドキュメントとシステム外の可搬型記録媒体上のドキュメントとを一元的に管理することが可能となる。 [0012] In the present invention, it becomes possible to centrally manage the documents on a portable recording medium outside digitized documents and systems within the system.
また、この発明は、ドキュメントが更新されたときに、 In addition, the present invention is, when the document is updated,
予め記録された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在するか否か判定し、そのドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定したときに、そのドキュメントを出力した他のユーザに対してそのドキュメントが更新された旨を通知するようにしたものである。 Prerecorded determines whether there is output history for that document from the operation history, when it is determined that there is the output history of the document, the document is updated to other users who output the document It was one in which were to be notified.

【0013】この発明においては、各ユーザは、出力済みのドキュメントに対する更新情報を即時的に得ることができるため、誤って旧バージョンのドキュメントに基づいて作業を進めてしまうといったことを防止することが可能となる。 [0013] In the present invention, each user is possible to prevent such it is possible to obtain the update information for the already output document at immediate, it would proceed on the basis of incorrectly older version of a document It can become.

【0014】 [0014]

【発明の実施の形態】以下、図面を参照してこの発明の一実施形態を説明する。 DESCRIPTION OF THE PREFERRED EMBODIMENTS Hereinafter, with reference to the drawings illustrating an embodiment of the present invention. 図1は、この発明の実施形態に係るドキュメント管理システムが動作するコンピュータの機器構成を示す図である。 Figure 1 is a diagram showing a device configuration of a computer document management system according to an embodiment of the invention operates.

【0015】図1に示すように、この実施形態のドキュメント管理システムが動作するコンピュータは、CPU [0015] As shown in FIG. 1, a computer document management system of this embodiment to work, CPU
1、システムメモリ2、ディスプレイコントローラ3、 1, system memory 2, a display controller 3,
磁気ディスク装置4、キーボードコントローラ5、通信コントローラ6およびI/Oコントローラ7を備えている。 Magnetic disk device 4, a keyboard controller 5, the communication controller 6 and the I / O controller 7.

【0016】システムメモリ2は、実行中のプログラムとプログラムの実行に必要な制御用のデータとを記憶するためのものであり、磁気ディスク装置4は、制御プログラムと、管理データおよび操作履歴を記憶するものである。 The system memory 2 is for storing data for control necessary for the execution of a running program and the program, a magnetic disk device 4, stores a control program, a management data and operation history it is intended to. そして、CPU1は、このシステム全体の動作を制御するものであり、システムが起動されると磁気ディスク装置4に記録されたプログラムをシステムメモリ2 Then, CPU 1, which controls the overall operation of the system, the system is activated the magnetic disk unit 4 is recorded in the program the system memory 2
上に読み出しその内容にしたがって制御を行なう。 Performing control in accordance with the contents read above.

【0017】ユーザとの対話処理には、入力装置としてキーボードコントローラ5を介して接続されるキーボードまたはマウスを使用し、入力された操作の結果をディスプレイコントローラ3を介して接続されるLCDやC [0017] interaction with the user, using the keyboard or mouse is connected via a keyboard controller 5 as an input device, LCD and C connected the results of input operation via the display controller 3
RTなどのディスプレイに表示する。 It is displayed on the display, such as RT. ドキュメントを出力する手段としては、I/Oコントローラ7を介してプリンタが接続される。 As a means for outputting the document, the printer is connected via the I / O controller. また、このドキュメント管理システムは、通信コントローラ6を介してネットワークに接続されており、ネットワークから入力された操作に対しての処理を行なったり、ネットワークに処理結果を出力すること、およびネットワークを介してドキュメントをメール/ファックスで送信することも可能である。 Also, the document management system is connected to the network via the communication controller 6, or subjected to processing for operation input from the network, it outputs the processing result to the network, and via the network it is also possible to send a document by e-mail / fax.

【0018】これらの各部はシステムバスにより接続されており、CPU1下で動作するオペレーティングシステムにより制御される。 [0018] These components are connected by a system bus, is controlled by an operating system operating under CPU 1. そして、この発明の各機能は、 Each function of the invention,
このオペレーティングシステム上で動作するアプリケーションとして実現されるものである。 It is realized as an application running on this operating system.

【0019】図2には、この実施形態のドキュメント管理システムの機能ブロックが示されている。 [0019] FIG. 2 is a functional block of the document management system of this embodiment is shown. 入力装置1 Input device 1
1は、ユーザの操作をシステムに入力するためのキーボード、マウスまたはネットワーク装置などである。 1, a keyboard for inputting a user operation to the system, a mouse or a network device, and the like. 表示装置12は、ユーザの操作に基づいて、操作の結果やドキュメントを表示するディスプレイなどである。 The display device 12, based on the user, and the like display for displaying results and document manipulation. 出力装置13は、ユーザの操作に基づいて、ドキュメントをシステム外部に出力するプリンタ、ファックス、バックアップ装置またはネットワーク装置などである。 The output device 13, based on the user, a printer for outputting a document outside the system, fax, and the like backup device or a network device.

【0020】ドキュメント管理部14は、記憶領域の管理や入力装置11、表示装置12および出力装置13の制御を行なう通常のオペレーティングシステムである。 The document management section 14, the management and the input device 11 of the storage area is a normal operating system that controls the display device 12 and output device 13.
オペレーティングシステム上では、ドキュメントを操作するアプリケーションが動作しており、入力装置11からのユーザの操作に基づき、ドキュメントの作成/編集/参照や、表示装置12または出力装置13への操作結果の表示/出力などを行なう。 On the operating system, which operates an application to manipulate the document, the input device based on the user operation from 11, document creation / editing / viewing and, the operation result to the display device 12 or output device 13 displays / output is performed, and the like. 機能的には、通常のオペレーティングシステムと同様であるため、ここでは詳しく説明しないが、このドキュメント管理部14は、ドキュメントに関するユーザ操作をモニタできるように拡張されたものである。 Functionally, is the same as the normal operating system, will not be described here in greater detail, the document management section 14 is one that is extended to monitor the user operation relating to a document.

【0021】操作モニタ部15は、入力装置11から入力されるユーザ操作をモニタし、ドキュメントの作成/ The operation monitor unit 15 monitors the user operation input from the input device 11, document creation /
更新/参照処理や、メール/ファックスによるドキュメントの送信およびドキュメントの印刷などのドキュメント出力処理を抽出し、操作対象のドキュメントと、操作の発生した時刻、操作を行なったユーザの識別子および送信先のユーザの識別子とを対応づけて後述する操作履歴・ドキュメント保管/送信先保存部16に操作履歴として記録する。 And update / reference processing, e-mail / fax by extracting the document output processing, such as transmission and document printing of documents, and the operation subject of the document, the generated time of the operation, the user identifier and the destination, which was carried out operation user to the records the identifier as an operation in the operation history, document storage / destination storage unit 16, which will be described later in association with history.

【0022】操作履歴・ドキュメント保管/送信先保存部16は、操作モニタ部15が検出した操作履歴を記録する。 [0022] The operation history, document storage / destination storage unit 16, to record the operation history of the operation monitoring unit 15 has detected. 記録される操作履歴データの例を図3に示す。 Examples of the recorded operation history data shown in FIG. 図3中、操作の種類(a)は、記録された操作履歴の種類を表すものであり、「作成」、「更新」、「参照」および「削除」や、「印刷」および「メール送信」などの項目が、操作の発生した時間順に保存される。 In Figure 3, the type of operation (a) is representative of the type of the recorded operation history, "Create", "update", and "reference" and "delete", "Print" and "Mail Transmission" items such as is stored to the generated time order of operation.

【0023】ドキュメント名(b)は、操作履歴とともに記録される操作対象のドキュメント名であり、この例では、オペレーティングシステムのファイルシステムでのディレクトリ名とファイル名とが記録されている。 [0023] The document name (b) is a document name of the operation object to be recorded along with the operation history, in this example, and the directory name and file name of the operating system file system is recorded.

【0024】操作日時(c)には、操作の発生した時刻が記録される。 [0024] The operation time and date (c), occurred time of the operation is recorded. ユーザ名(d)には、操作履歴に残された操作を行なったユーザの識別子が記録される。 Username (d) is the identifier of the user has performed operations left in the operation history is recorded.

【0025】そして、保管/送信先(e)には、操作が印刷や可搬型記録媒体へのバックアップなどであれば印刷/バックアップ結果の紙文書や記録媒体などの保管先が記録され、操作がネットワークを介したメールやファックスの送信であればメールやファックスの送信先などが記録される。 [0025] Then, in the storage / destination (e), the operation is the storage location, such as a paper document or a recording medium of printing and a portable recording medium such as a value, if the print / backup result backup to be recorded, the operation if the e-mail and fax transmission of over a network, such as e-mail or fax of the destination is recorded.

【0026】また、操作履歴解析部17は、ユーザが行なった操作に基づき、操作履歴・ドキュメント保管/送信先保存部16に記録された操作履歴を解析してユーザに表示する。 [0026] The operation history analysis section 17, based on the operation by the user has performed, to display to the user by analyzing the operation history recorded in the operation history document storage / transmission destination storage section 16.

【0027】次に、この実施形態のドキュメント管理システムの動作を詳細に説明する。 Next, the operation of the document management system of this embodiment in detail. 図4に、このドキュメント管理システムのメインフローを示す。 Figure 4 shows the main flow of the document management system. システムが起動されると、磁気ディスク装置4に保存された制御プログラムをシステムメモリ2上に読み出してシステムを初期化し(ステップA1)、この初期化終了後、ユーザの操作を受け付ける(ステップA2)。 When the system is activated, the system reads a control program stored in the magnetic disk device 4 in the system memory 2 is initialized (step A1), after the completion of initialization, it accepts an operation of the user (step A2).

【0028】ユーザの操作が、印刷やメール/FAX送信および可搬型記録媒体へのバックアップといったドキュメントの出力処理であった場合(ステップA3のY)、その行なわれた処理の内容を操作履歴に記録する(ステップA4)。 The operation of the user, indicating an output process of a document, such as backup to print and mail / FAX transmission and a portable recording medium (Y in step A3), recording the contents of the performed a processing in the operation history (step A4). また、このとき、操作履歴を検索してそのドキュメントに対する出力処理がすでに行なわれているかどうかを検索する。 At this time, searching for operation history search for whether the output process on the document is already done. ユーザから出力指示されたドキュメントがすでに出力されており、最後の出力履歴と今回の出力処理との間にドキュメントに更新履歴が残されていない場合、ドキュメントがすでに印刷されていることを図5に示すような画面を表示してユーザに通知する。 Document output instruction from the user is already output, if the update history in the document have been left between the last output history and the current output processing, in FIG. 5 that the document has already been printed to notify the user by displaying a screen as shown. 操作履歴に出力処理を行なったユーザ名や過去の出力時間などが残されている場合には、図6に示すような画面を表示して、それも合わせて通知する。 When an operation username was subjected output processing history and past output time is left displays a screen as shown in FIG. 6, it is also notified to suit.

【0029】すでに紙や磁気テープなどの可搬型記録媒体に出力され、保管場所が記録されているドキュメントを出力した場合には(ステップA5のY)、操作履歴に残された最新の出力履歴の保管場所に記録された内容を参照し、出力処理後に出力結果の紙文書や磁気テープをどこに保管するかを図7および図8に示すような画面を表示して、ユーザに通知する(ステップA6)。 [0029] is output already in a portable recording medium such as paper and magnetic tape, in the case where the storage location and output a document that has been recorded (step A5 Y), the latest output history left in the operation history refers to the contents recorded in the storage location where to store the paper documents or magnetic tape output after the output process displays a screen as shown in FIGS. 7 and 8, and notifies the user (step A6 ). 一方、 on the other hand
そのドキュメントに過去の出力履歴が残されていない場合(初めて出力する場合)には(ステップA5のY)、 If the document in the past output history is not left in (the first time If you want to output) (Y of step A5),
図9に示すような画面を表示して、ユーザに保管場所の入力を促す(ステップA6)。 And it displays a screen as shown in FIG. 9, and prompts the input of the storage location to the user (step A6).

【0030】また、ユーザの操作が、ドキュメントの操作処理であった場合(ステップA7のY)、その処理の内容を操作履歴に記録する(ステップA8)。 Further, the user operation, if an operation process of a document (Y in step A7), records the contents of the processing in the operation history (step A8). ユーザの操作が、ドキュメントの更新処理であった場合(ステップA9のY)、操作履歴を検索してそのドキュメントの出力を行なったユーザに対して、図10および図11に示したような画面を表示して、出力済みのドキュメントが更新されたことを通知する(ステップA10)。 Operation of the user, indicating an update processing of a document (Y in step A9), to the user who made the output of the document by searching the operation history, a screen as shown in FIG. 10 and FIG. 11 display, already output the document to notify that it has been updated (step A10). そして、ユーザの操作が、システムの終了処理であった場合には(ステップA11のY)、操作履歴データや制御データなどを磁気ディスク装置4に退避させてシステムの終了処理を行ない(ステップA13)、それ以外の場合には(ステップA11のN)、ユーザの操作に応じた処理を行なう(ステップA12)。 Then, when the user operation was finished processing system (Y in step A11), the operation history data, control data, etc. it is retracted into the magnetic disk device 4 performs termination processing of the system (step A13) , in other cases (N in step A11), it performs processing according to a user's operation (step A12).

【0031】このように、この実施形態のドキュメント管理システムによれば、そのドキュメントがすでに出力済みであることや、いつ誰が出力したことなどを通知することができ、また、更新前のドキュメントを出力したユーザにその旨を通知することができることになる。 [0031] Thus, according to the document management system of this embodiment, and that the document has already been output, when it is possible to notice and that no one has been output, also, output before the update of the document it will be capable of notifying the user that.

【0032】なお、この発明の手法は、ソフトウェアとしての実現が可能であるため、コンピュータによって実行させることのできるプログラムとして、フロッピィディスク、光ディスクおよび半導体メモリなどのコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して頒布することが可能である。 [0032] Incidentally, the method of the present invention, since it enables extremely as software, a program which can be executed by a computer, a floppy disk, and stored in a computer-readable recording medium such as an optical disk and a semiconductor memory it is possible to distribute.

【0033】 [0033]

【発明の効果】以上詳述したように、この発明によれば、システム外に出力されたドキュメントの出力履歴をユーザに提供することができ、また、出力したドキュメントに関して更新による差し替えの必要性を提示することができ、さらに、出力したドキュメントの保存場所の管理をシステムに一体化することができるため、その利便性を飛躍的に向上させることが可能となる。 As described above in detail, according to the present invention, it is possible to provide an output history of the document which is output out of the system to the user, also the need for replacement by the updating with respect to output documents can be presented, further, it is possible to integrate a document storage location management of output to the system, it is possible to remarkably improve the usability.

【図面の簡単な説明】 BRIEF DESCRIPTION OF THE DRAWINGS

【図1】この発明の実施形態に係るドキュメント管理システムが動作するコンピュータの機器構成を示す図。 FIG. 1 is a diagram showing a device configuration of a computer document management system according to an embodiment of the invention operates.

【図2】同実施形態のドキュメント管理システムの機能ブロックを示す図。 FIG. 2 shows a functional block of the document management system of the embodiment.

【図3】同実施形態の操作履歴データを例示する図。 Figure 3 is a diagram illustrating the operation history data of the embodiment.

【図4】同実施形態のドキュメント管理システムのメインフロー。 [Figure 4] the main flow of the document management system of the embodiment.

【図5】同実施形態の印刷履歴通知画面(その1)を例示する図。 5 is a diagram illustrating a print history notification screen of the embodiment (Part 1).

【図6】同実施形態の印刷履歴通知画面(その2)を例示する図。 6 is a diagram illustrating a print history notification screen of the embodiment (Part 2).

【図7】同実施形態の保管場所通知画面(その1)を例示する図。 7 is a diagram illustrating a storage location notification screen of the embodiment (Part 1).

【図8】同実施形態の保管場所通知画面(その2)を例示する図。 8 is a diagram illustrating a storage location notification screen of the embodiment (Part 2).

【図9】同実施形態の保管場所指定画面を例示する図。 9 is a diagram illustrating a storage location designation screen according to the embodiment.

【図10】同実施形態のドキュメント更新通知画面(その1)を例示する図。 FIG. 10 is a diagram illustrating a document update notification window according to the embodiment (Part 1).

【図11】同実施形態のドキュメント更新通知画面(その2)を例示する図。 11 is a diagram illustrating a document update notification window according to the embodiment (Part 2).

【符号の説明】 1…CPU、2…システムメモリ、3…ディスプレイコントローラ、4…磁気ディスク装置、5…キーボードコントローラ、6…通信コントローラ、7…I/Oコントローラ、11…入力装置、12…表示装置、13…出力装置、14…ドキュメント管理部、15…操作モニタ部、16…操作履歴・ドキュメント保管/送信先保存部、17…操作履歴解析部。 [Reference Numerals] 1 ... CPU, 2 ... system memory, 3 ... display controller, 4 ... magnetic disk apparatus, 5 ... keyboard controller, 6 ... communication controller, 7 ... I / O controller, 11 ... input apparatus, 12 ... display device, 13 ... output device, 14 ... document management unit, 15 ... operation monitor unit, 16 ... operation history document storage / transmission destination storage section, 17 ... operation history analysis section.

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 高木 志郎 神奈川県川崎市幸区柳町70番地 株式会社 東芝柳町工場内 ────────────────────────────────────────────────── ─── of the front page continued (72) inventor, Kanagawa Prefecture, Shiro Takagi Kawasaki City, Saiwai Ward, Yanagi Town 70 address Toshiba Corporation Yanagimachi in the factory

Claims (19)

    【特許請求の範囲】 [The claims]
  1. 【請求項1】 電子化されたドキュメントに関する印刷、複写および転送などの操作履歴を記録する機能を有するドキュメント管理システムにおいて、 ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在するか否か判定する操作履歴解析手段と、 前記操作履歴解析手段が前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定したときに、そのドキュメントがすでに出力済みであることをユーザに通知する通知手段とを具備することを特徴とするドキュメント管理システム。 1. A printing related electronic document, the document management system having a function of recording the operation history such as a copying and transferring, when the output of the document is instructed, the document from the recorded operation history and determining whether the operation history analysis unit output history exists about, when the operation history analysis section determines that there is an output history of the document, and notifies the user that the document has already been output document management system characterized by comprising a notification unit.
  2. 【請求項2】 電子化されたドキュメントに関する印刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なったユーザ名および操作時刻を含めて記録する機能を有するドキュメント管理システムにおいて、 ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在するか否か、および存在した場合にはいつ誰によって出力されたかを判定する操作履歴解析手段と、 前記操作履歴解析手段が前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定したときに、前記操作履歴解析手段が判定した前記ドキュメントがいつ誰によって出力済みであるかをユーザに通知する通知手段とを具備することを特徴とするドキュメント管理システム。 2. A printing related electronic document, the document management system having a function of recording including the user name and operation time of the operation history were performed its operations such as copying and forwarding the output of the document is instructed when the said whether the output history for that document from the recorded operation history is present, and the determining operation history analysis unit when to output by anyone when present, is the operation history analysis section when it is determined that the output history of the document exists, the document management, wherein the document is determined that the operation history analysis means comprises a notification means for notifying the user when either already output by whom system.
  3. 【請求項3】 電子化されたドキュメントが出力された際にその出力先となった可搬型記録媒体の保管場所を前記ドキュメントに対応させて管理する保管場所管理手段を具備することを特徴とするドキュメント管理システム。 Characterized by comprising wherein the storage location managing means for managing the storage location of the digitized portable recording medium in which the document becomes the output destination when output to correspond to the document document management systems.
  4. 【請求項4】 前記記録媒体の保管場所の入力を前記ドキュメントの出力指示とともに受け付ける保管場所入力手段をさらに具備することを特徴とする請求項3記載のドキュメント管理システム。 4. A document management system according to claim 3, characterized by comprising the input of the storage location of the recording medium further storage location input means for receiving together with the output instruction of the document.
  5. 【請求項5】 電子化されたドキュメントの可搬型記録媒体への出力が指示されたときに、予め定められたその記録媒体の保管場所をユーザに通知する通知手段を具備することを特徴とするドキュメント管理システム。 Wherein when the output of the portable recording medium electronic document is instructed, characterized by comprising notification means for notifying a storage location of the predetermined its recording medium to the user document management systems.
  6. 【請求項6】 電子化されたドキュメントに関する印刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なったユーザ名および操作時刻を含めて記録する機能を有するドキュメント管理システムにおいて、 前記ドキュメントが出力された際にその出力先となった可搬型記録媒体の保管場所を前記ドキュメントに対応させて管理する保管場所管理手段と、 前記ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在するか否か、および存在した場合にはいつ誰によって出力されたかを判定するとともに前記保管場所管理手段が管理する前記ドキュメントの出力先となった記録媒体の保管場所を取得する操作履歴解析手段と、 前記操作履歴解析手段が前記ドキュメントに関する出力履歴が 6. Printing relates electronic document, the document management system having a function of recording including the user name and operation time of the operation history were performed its operations such as copying and transferring, the document is output a storage location management means for managing the storage location of the portable recording medium from which it output destination in correspondence with the document when, when the output of the document is instructed, the document from the recorded operation history whether the output history exists about, and acquires the time storage location of the recording medium in which the storage location management means becomes an output destination of the document to be managed together to determine output by anyone when there an operation history analysis section, the operation history analysis means outputs history related to said document 存在すると判定したときに、前記操作履歴解析手段が判定し取得した前記ドキュメントがいつ誰によって出力済みであるか、およびその出力先となった記録媒体の保管場所はどこであるかをユーザに通知する通知手段とを具備することを特徴とするドキュメント管理システム。 When it is determined to be present, to notify whether the document the operation history analysis section acquires determination is already output by whom, and where a whether the storage location of the output destination is a recording medium to the user document management system characterized by comprising a notification unit.
  7. 【請求項7】 電子化されたドキュメントに関する印刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なったユーザ名を含めて記録する機能を有するドキュメント管理システムにおいて、 前記ドキュメントが更新されたときに、前記記録された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在するか否か、および存在した場合には誰によって出力されたかを判定する操作履歴解析手段と、 前記操作履歴解析手段が前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定したときに、前記操作履歴解析手段が判定した前記ドキュメントを出力したユーザに対してそのドキュメントが更新されたことを通知する通知手段とを具備することを特徴とするドキュメント管理システム。 7. Printing relates electronic document, the document management system having a function of recording, including the user name of performing the operation of the operation history such as a copying and transferring, when said document is updated, whether there is output history for that document from the recorded operation history, and whom determining operation history analysis section whether output by if existed, the operation history analysis section output history related to said document document management system but which when it is determined to be present, characterized by comprising a notification means for notifying that the document has been updated to a user the operation history analysis unit has output the document is determined.
  8. 【請求項8】 電子化されたドキュメントに関する印刷、複写および転送などの操作履歴を記録する機能を有するドキュメント管理システムのドキュメント管理方法であって、 ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在するか否か判定するステップと、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定したときに、そのドキュメントがすでに出力済みであることをユーザに通知するステップとを具備することを特徴とするドキュメント管理方法。 8. Printing about electronic documents, a document management method of a document management system having a function of recording the operation history such as a copying and transferring, when the output of the document is instructed, the recorded and determining whether there is an output history of the document from the operation history of, when it is determined that the output history of the document exists, and notifying the user that the document has already been output document management method, characterized in that it comprises.
  9. 【請求項9】 電子化されたドキュメントに関する印刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なったユーザ名および操作時刻を含めて記録する機能を有するドキュメント管理システムのドキュメント管理方法であって、 ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在するか否か、および存在した場合にはいつ誰によって出力されたかを判定するステップと、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定したときに、前記判定した前記ドキュメントがいつ誰によって出力済みであるかをユーザに通知するステップとを具備することを特徴とするドキュメント管理方法。 9. Printing relates electronic document, a copy and the user name and the document management method of a document management system having a function of recording including the operation time of performing the operation of the operation history of such transfer, when the output of the document is instructed, whether or not there is an output history of the document from the recorded operation history, and the step of determining when to output by anyone when present, relating to the document when it is determined that the output history is present, the document management method characterized by comprising the steps of the determination by said document to notify the user when to is already output by whom.
  10. 【請求項10】 電子化されたドキュメントが出力される際にその出力先となる可搬型記録媒体の保管場所の入力を前記ドキュメントの出力指示とともに受け付けるステップと、 前記記録媒体の保管場所を前記ドキュメントに対応させて管理するステップとを具備することを特徴とするドキュメント管理システムのドキュメント管理方法。 10. A step of the input of the storage location of the destination to become portable recording medium when electronic documents are output receives together with the output instruction of the document, the storage location of the recording medium the document document management method of a document management system characterized by comprising the step of managing in association with.
  11. 【請求項11】 電子化されたドキュメントの可搬型記録媒体への出力が指示されたときに、予め定められたその記録媒体の保管場所をユーザに通知するステップを具備することを特徴とするドキュメント管理システムのドキュメント管理方法。 When 11. Output to a portable recording medium electronic document is instructed, characterized in that it comprises the step of notifying the storage location of the predetermined its recording medium to the user document document management method of management systems.
  12. 【請求項12】 電子化されたドキュメントに関する印刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なったユーザ名および操作時刻を含めて記録する機能を有するドキュメント管理システムのドキュメント管理方法であって、 前記ドキュメントが出力された際にその出力先となった可搬型記録媒体の保管場所を前記ドキュメントに対応させて管理するステップと、 前記ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在するか否か、および存在した場合にはいつ誰によって出力されたかを判定するとともに前記管理する前記ドキュメントの出力先となった記録媒体の保管場所を取得するステップと、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定したときに、前記判 12. Printing about electronic documents, a document management method of a document management system having a function of recording including the user name and operation time of the operation history were performed its operations such as copying and forwarding, when the step of managing the storage location of the portable recording medium from which it output destination when the document is outputted in correspondence with the document, output of the document is instructed, the recorded operation history from acquiring a storage location of the recording medium as the output destination of the document to the management as well as determine when output by anyone when whether, and there exists an output history for that document , when it is determined that the output history of the document exists, the-size 定し取得した前記ドキュメントがいつ誰によって出力済みであるか、およびその出力先となった記録媒体の保管場所はどこであるかをユーザに通知するステップとを具備することを特徴とするドキュメント管理方法。 Or constant and the acquired document is already output by whom, and document management method characterized by comprising the step of notifying where the whether the storage location of the recording medium became the output destination to the user .
  13. 【請求項13】 電子化されたドキュメントに関する印刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なったユーザ名を含めて記録する機能を有するドキュメント管理システムのドキュメント管理方法であって、 前記ドキュメントが更新されたときに、前記記録された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在するか否か、および存在した場合には誰によって出力されたかを判定するステップと、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定したときに、前記判定した前記ドキュメントを出力したユーザに対してそのドキュメントが更新されたことを通知するステップとを具備することを特徴とするドキュメント管理方法。 13. Printing about electronic documents, a document management method of a document management system having a function of recording, including the user name of performing the operation of the operation history such as a copying and transferring, the document when it is updated, whether or not there is an output history of the document from the recorded operation history, and the step of determining by whom is output when present, the output history is present about the document document management method when it is determined, characterized by comprising a step of notifying that the document has been updated to the user who output the document with the determination.
  14. 【請求項14】 電子化されたドキュメントに関する印刷、複写および転送などの操作履歴を記録する機能を有するドキュメント管理システムでドキュメント管理を制御するためのプログラムであって、 ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在するか否か判定し、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定したときに、そのドキュメントがすでに出力済みであることをユーザに通知するように前記ドキュメント管理システムを動作させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。 14. Printing about electronic documents, a program for controlling a document management in the document management system having a function of recording the operation history such as a copying and transferring, when the output of the document is instructed to the recorded it determines whether there is output history for that document from the operation history, when it is determined that the output history of the document exists, and notifies the user that the document has already been output the document management computer readable recording medium recording a program for causing the system to behave like.
  15. 【請求項15】 電子化されたドキュメントに関する印刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なったユーザ名および操作時刻を含めて記録する機能を有するドキュメント管理システムでドキュメント管理を制御するためのプログラムであって、 ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在するか否か、および存在した場合にはいつ誰によって出力されたかを判定し、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定したときに、前記判定した前記ドキュメントがいつ誰によって出力済みであるかをユーザに通知するように前記ドキュメント管理システムを動作させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。 15. Printing about electronic documents, such as a copying and transfer operation history that operation the user name and the operation time of for controlling the document management in the document management system having a function of recording included was subjected to a program, when the output of the document is indicated, then determine when output by anyone when the recorded output history of the document from the operation history is whether there, and there were, when it is determined that the output history of the document exists, the determination was the document records when computer-readable recording a program for operating the document management system to notify whether the already output to the user by whom media.
  16. 【請求項16】 電子化されたドキュメントを管理するドキュメント管理システムのドキュメント管理を制御するためのプログラムであって、 前記ドキュメントが出力される際にその出力先となる可搬型記録媒体の保管場所の入力を前記ドキュメントの出力指示とともに受け付け、 前記記録媒体の保管場所を前記ドキュメントに対応させて管理するように前記ドキュメント管理システムを動作させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。 16. A program for controlling a document management document management system for managing electronic documents, the storage location of the portable recording medium to be output destination when the document is outputted receiving inputs along with an output instruction of the document, the recording the document management computer readable recording medium recording a program for causing the system to operate as a storage location for managing in association with the document medium.
  17. 【請求項17】 電子化されたドキュメントを管理するドキュメント管理システムのドキュメント管理を制御するためのプログラムであって、 前記ドキュメントの可搬型記録媒体への出力が指示されたときに、予め定められたその記録媒体の保管場所をユーザに通知するように前記ドキュメント管理システムを動作させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。 17. A program for controlling a document management document management system for managing electronic documents, when the output of the portable recording medium of the document is instructed, predetermined its recording the document management computer readable recording medium recording a program for causing the system to operate so as to notify the storage location to a user of the media.
  18. 【請求項18】 電子化されたドキュメントに関する印刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なったユーザ名および操作時刻を含めて記録する機能を有するドキュメント管理システムでドキュメント管理を制御するためのプログラムであって、 前記ドキュメントが出力された際にその出力先となった可搬型記録媒体の保管場所を前記ドキュメントに対応させて管理し、 前記ドキュメントの出力が指示されたときに、前記記録された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在するか否か、および存在した場合にはいつ誰によって出力されたかを判定するとともに前記管理する前記ドキュメントの出力先となった記録媒体の保管場所を取得し、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定したときに、前記判定 18. Printing about electronic documents, such as a copying and transfer operation history that operation the user name and the operation time of for controlling the document management in the document management system having a function of recording included was subjected to a program, the document is managed in association with the storage location of the portable recording medium from which it output destination when it is output to the document, when the output of the document is instructed, the recorded whether there is output history for that document from the operation history was, and obtains the storage location of the recording medium as the output destination of the document to the management as well as determine when output by anyone when there and, when it is determined that the output history of the document exists, the determination し取得した前記ドキュメントがいつ誰によって出力済みであるか、およびその出力先となった記録媒体の保管場所はどこであるかをユーザに通知するように前記ドキュメント管理システムを動作させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。 Computer said document that records when and by whom been outputted in either, and program for the operating the document management system to notify where a whether the storage location of the output destination is a recording medium to the user who acquired readable recording medium.
  19. 【請求項19】 電子化されたドキュメントに関する印刷、複写および転送などの操作履歴をその操作を行なったユーザ名を含めて記録する機能を有するドキュメント管理システムでドキュメント管理を制御するためのプログラムであって、 前記ドキュメントが更新されたときに、前記記録された操作履歴からそのドキュメントに関する出力履歴が存在するか否か、および存在した場合には誰によって出力されたかを判定し、 前記ドキュメントに関する出力履歴が存在すると判定したときに、前記判定した前記ドキュメントを出力したユーザに対してそのドキュメントが更新されたことを通知するように前記ドキュメント管理システムを動作させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。 19. Printing about electronic documents, a program for controlling a document management operation history such as a copying and forwarding a document management system having a function of recording, including the user name of performing the operation Te, wherein when the document is updated, the presence or absence an output history of the document from the recorded operation history, and by whom and determines if it has been outputted when present, the output history of the document there when it is determined to be present, the determination and said document management computer readable recording medium recording a program for causing the system to operate so as to notify that the document has been updated to the user who output the document.
JP4790898A 1998-02-27 1998-02-27 Document management system and its method Pending JPH11249777A (en)

Priority Applications (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP4790898A JPH11249777A (en) 1998-02-27 1998-02-27 Document management system and its method

Applications Claiming Priority (2)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP4790898A JPH11249777A (en) 1998-02-27 1998-02-27 Document management system and its method
US09257041 US6578053B1 (en) 1998-02-27 1999-02-25 Document management system and document management method applied thereto

Publications (1)

Publication Number Publication Date
JPH11249777A true true JPH11249777A (en) 1999-09-17

Family

ID=12788488

Family Applications (1)

Application Number Title Priority Date Filing Date
JP4790898A Pending JPH11249777A (en) 1998-02-27 1998-02-27 Document management system and its method

Country Status (2)

Country Link
US (1) US6578053B1 (en)
JP (1) JPH11249777A (en)

Cited By (12)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2005267339A (en) * 2004-03-19 2005-09-29 Fuji Xerox Co Ltd File management system and file information presenting method
JP2006189929A (en) * 2004-12-28 2006-07-20 Canon Marketing Japan Inc Print log collection device, specific document register, print log management device, print log collection method, specific document registration method, print log management method, print log collection program, specific document registration program, print log management program, and storage medium
JP2006243981A (en) * 2005-03-01 2006-09-14 Fuji Xerox Co Ltd Document management program, document management method and document management device
JP2007304719A (en) * 2006-05-09 2007-11-22 Fuji Xerox Co Ltd Document use tracking system
JP2008009889A (en) * 2006-06-30 2008-01-17 Oki Data Corp Shared document printer and shared document printing control method
JP2008040845A (en) * 2006-08-07 2008-02-21 Konica Minolta Business Technologies Inc Document management device
JP2009032064A (en) * 2007-07-27 2009-02-12 Fuji Xerox Co Ltd Operation history management system and program
JP2009080778A (en) * 2007-09-27 2009-04-16 Nec Corp Coediting support system, coediting support server and method, and program
US8156532B2 (en) 2002-07-15 2012-04-10 Sony Corporation Video program creation system, table providing device, terminal device, terminal processing method, program, recording medium
US8266526B2 (en) 2006-02-14 2012-09-11 Fuji Xerox Co., Ltd. Distributed and decentralized document management system and method
JP2013050878A (en) * 2011-08-31 2013-03-14 Canon Inc Document management system, document management method, and program
US8700582B2 (en) 2007-01-31 2014-04-15 Fuji Xerox Co., Ltd. Document handling history management system and method

Families Citing this family (13)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP4465064B2 (en) * 1999-09-27 2010-05-19 富士フイルム株式会社 Image server and control method thereof
US6990631B2 (en) * 2000-07-14 2006-01-24 Ricoh Company, Ltd. Document management apparatus, related document extracting method, and document processing assist method
JP4308587B2 (en) * 2002-06-24 2009-08-05 株式会社リコー Document group management system
JP3894111B2 (en) * 2002-11-29 2007-03-14 松下電工株式会社 TV with intercom system for collective housing
KR100577645B1 (en) * 2003-10-14 2006-05-10 삼성전자주식회사 Image forming apparatus and method for managing document information thereof
JP2005284667A (en) * 2004-03-29 2005-10-13 Konica Minolta Business Technologies Inc Document management program and document management apparatus
US7707642B1 (en) * 2004-08-31 2010-04-27 Adobe Systems Incorporated Document access auditing
US8838466B2 (en) * 2005-12-02 2014-09-16 Guard Insurance Group System and method to track the status, physical location, and logical location of workflow objects in a workflow cycle
JP4845700B2 (en) * 2006-12-13 2011-12-28 キヤノン株式会社 Image forming apparatus and control method thereof
JP5200374B2 (en) * 2006-12-18 2013-06-05 富士ゼロックス株式会社 Document management system, the document processing client device, and program
US20090106155A1 (en) * 2007-10-19 2009-04-23 Castellanos Marcos System and Method for Archival of Electronic and Tangible Records
US8526028B2 (en) 2010-10-28 2013-09-03 International Business Machines Corporation Avoiding redundant printing
CN103823813B (en) * 2012-11-19 2018-10-02 腾讯科技(深圳)有限公司 Electronic terminal operation history recording processing method and apparatus

Family Cites Families (24)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
US5220657A (en) * 1987-12-02 1993-06-15 Xerox Corporation Updating local copy of shared data in a collaborative system
US5008853A (en) * 1987-12-02 1991-04-16 Xerox Corporation Representation of collaborative multi-user activities relative to shared structured data objects in a networked workstation environment
US5051891A (en) * 1987-12-23 1991-09-24 International Business Machines Corporation Method to manage transfer of ownership of electronic documents stored in an interactive information handling system
US5142678A (en) * 1988-12-21 1992-08-25 International Business Machines Corporation Method for a requesting user to use a marker to associate a document with an end user action
US5063495A (en) * 1988-12-21 1991-11-05 International Business Machines Corporation Method of associating document processing states with an action market
JPH03288265A (en) * 1990-04-04 1991-12-18 Matsushita Electric Ind Co Ltd Document retrieving device
US5144557A (en) * 1990-08-13 1992-09-01 International Business Machines Corporation Method and system for document distribution by reference to a first group and particular document to a second group of user in a data processing system
US5210866A (en) * 1990-09-12 1993-05-11 Storage Technology Corporation Incremental disk backup system for a dynamically mapped data storage subsystem
US5799318A (en) * 1993-04-13 1998-08-25 Firstfloor Software Method and apparatus for collecting and displaying information from diverse computer resources
US5629981A (en) * 1994-07-29 1997-05-13 Texas Instruments Incorporated Information management and security system
US5530520A (en) * 1994-12-15 1996-06-25 Xerox Corporation Method of allocating copyright revenues arising from reprographic device use
US5873077A (en) * 1995-01-13 1999-02-16 Ricoh Corporation Method and apparatus for searching for and retrieving documents using a facsimile machine
US5671282A (en) * 1995-01-23 1997-09-23 Ricoh Corporation Method and apparatus for document verification and tracking
US5742807A (en) * 1995-05-31 1998-04-21 Xerox Corporation Indexing system using one-way hash for document service
US5754308A (en) * 1995-06-27 1998-05-19 Panasonic Technologies, Inc. System and method for archiving digital versions of documents and for generating quality printed documents therefrom
US5813009A (en) * 1995-07-28 1998-09-22 Univirtual Corp. Computer based records management system method
JP3279201B2 (en) * 1996-05-17 2002-04-30 富士ゼロックス株式会社 The information processing apparatus
US6141665A (en) * 1996-06-28 2000-10-31 Fujitsu Limited Model-based job supporting system and method thereof
JP3570154B2 (en) * 1996-08-08 2004-09-29 富士ゼロックス株式会社 Data relay apparatus, and a data relay method
US5893908A (en) * 1996-11-21 1999-04-13 Ricoh Company Limited Document management system
US5978477A (en) * 1996-11-21 1999-11-02 Ricoh Company Limited Automatic and transparent document archiving
US5898836A (en) * 1997-01-14 1999-04-27 Netmind Services, Inc. Change-detection tool indicating degree and location of change of internet documents by comparison of cyclic-redundancy-check(CRC) signatures
US6088707A (en) * 1997-10-06 2000-07-11 International Business Machines Corporation Computer system and method of displaying update status of linked hypertext documents
US20020186257A1 (en) * 2001-06-08 2002-12-12 Cadiz Jonathan J. System and process for providing dynamic communication access and information awareness in an interactive peripheral display

Cited By (13)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
US8156532B2 (en) 2002-07-15 2012-04-10 Sony Corporation Video program creation system, table providing device, terminal device, terminal processing method, program, recording medium
JP2005267339A (en) * 2004-03-19 2005-09-29 Fuji Xerox Co Ltd File management system and file information presenting method
JP2006189929A (en) * 2004-12-28 2006-07-20 Canon Marketing Japan Inc Print log collection device, specific document register, print log management device, print log collection method, specific document registration method, print log management method, print log collection program, specific document registration program, print log management program, and storage medium
JP2006243981A (en) * 2005-03-01 2006-09-14 Fuji Xerox Co Ltd Document management program, document management method and document management device
US8266526B2 (en) 2006-02-14 2012-09-11 Fuji Xerox Co., Ltd. Distributed and decentralized document management system and method
JP2007304719A (en) * 2006-05-09 2007-11-22 Fuji Xerox Co Ltd Document use tracking system
US7599929B2 (en) 2006-05-09 2009-10-06 Fuji Xerox Co., Ltd. Document use tracking system, method, computer readable medium, and computer data signal
JP2008009889A (en) * 2006-06-30 2008-01-17 Oki Data Corp Shared document printer and shared document printing control method
JP2008040845A (en) * 2006-08-07 2008-02-21 Konica Minolta Business Technologies Inc Document management device
US8700582B2 (en) 2007-01-31 2014-04-15 Fuji Xerox Co., Ltd. Document handling history management system and method
JP2009032064A (en) * 2007-07-27 2009-02-12 Fuji Xerox Co Ltd Operation history management system and program
JP2009080778A (en) * 2007-09-27 2009-04-16 Nec Corp Coediting support system, coediting support server and method, and program
JP2013050878A (en) * 2011-08-31 2013-03-14 Canon Inc Document management system, document management method, and program

Also Published As

Publication number Publication date Type
US6578053B1 (en) 2003-06-10 grant

Similar Documents

Publication Publication Date Title
US7392475B1 (en) Method and system for automatic insertion of context information into an application program module
US7802067B2 (en) Interface systems and methods for accessing stored data
US20030046313A1 (en) Techniques for restoring data based on contents and attributes of the data
US5897643A (en) System for maintaining a record of documents including document copies
US20020049731A1 (en) Information processing method and apparatus
US7315848B2 (en) Web snippets capture, storage and retrieval system and method
US6570597B1 (en) Icon display processor for displaying icons representing sub-data embedded in or linked to main icon data
US6941322B2 (en) Method for efficient recording and management of data changes to an object
US20040243552A1 (en) Method, system, and apparatus for viewing data
JP4267443B2 (en) Roll back for a specific application in the computer system
US6505219B1 (en) Process management system wherein process descriptions provide indices to document histories
US6957384B2 (en) Document management system
US7155481B2 (en) Email attachment management in a computer system
US20030233411A1 (en) E-mail addressing and document management
US20050262051A1 (en) Method and system for propagating annotations using pattern matching
US20070136244A1 (en) Query-driven sharing and syndication
US20040194034A1 (en) Computerized scrapbook system
US5371888A (en) Using specialized output device job spooler as generic buffer manager
US20020120604A1 (en) Records filter
US7406664B1 (en) System for integrating HTML Web site views into application file dialogs
US20040100496A1 (en) System and method for manipulating multiple clip items of data
WO2000058865A1 (en) Automated file pruning
US20060059162A1 (en) Method and system to convert paper documents to electronic documents and manage the electronic documents
US20040001107A1 (en) Image management system and method
US20070124272A1 (en) System and Method for Collecting and Compiling Data in a Computer Network