JP2003036260A - データ管理装置およびデータ管理装置の制御方法およびプログラムおよび記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 日頃オフィスで使い慣れている複写機に名刺
読み取り機能と管理機能とをもたせ、名刺の読み込みか
ら保存，管理，印刷までを一つのシステムで実現して、
名刺データの電子化のための操作性向上と容易な管理を
実現すること。 【解決手段】 スキャナ部１２により名刺から画像デー
タを読み取り、該読み取られる画像データをその画像デ
ータの使用目的別に記録装置１５に保存する際に、ＣＰ
Ｕ１１が、その目的に応じた氏名等の識別ＩＤ，保存領
域，保存形式を自動的に割り当てる構成を特徴とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、名刺などに書かれ
た文字情報を読み取り、保存し、管理し、印刷可能なデ
ータ管理装置およびデータ管理装置の制御方法およびプ
ログラムおよび記録媒体に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、パーソナルコンピュータなどの情
報機器の普及にともないオフィスの合理化が進んでい
る。しかし、仕事の上で最も重要な情報源の一つである
名刺に関しては、なかなか効率的な管理ができずに、各
自が煩雑な処理をしている。

【０００３】そこで、従来より、このような名刺管理等
の効率化のために、パーソナルコンピュータに接続して
利用する名刺用リーダやＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈ
ａｒａｃｔｅｒ Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ；光学式文字
認識）ソフト等が市販されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、上述したよう
な名刺用リーダやＯＣＲソフト等を使用する方法では、
まず名刺リーダを購入しなければならないというコスト
的な問題と、使い慣れない名刺リーダの操作や、名刺リ
ーダにより読み取った名刺の画像データをさらにＯＣＲ
ソフトを用いて電子化し、該電子データを分類する作業
を行い、その上さらに管理ソフト等を用いて管理する等
パーソナルコンピュータ上での操作が、非常に煩雑にな
るという操作面での問題が発生し、上述した名刺等の効
率的な電子化，管理に対する問題について根本的な解決
がなされているとは言いがたかった。

【０００５】本発明は、上記の問題点を解決するために
なされたもので、本発明の目的は、名刺から画像データ
を読み取り、該読み取られる画像データをその画像デー
タの使用目的別に保存する際に、その目的に応じた氏名
等の識別ＩＤ，保存領域，保存形式を自動的に割り当て
る一連の処理を複写機により行うことにより、日頃オフ
ィスで使い慣れているデジタル複写機に名刺読み取り機
能と管理機能とをもたせ、名刺の読み込みから保存，管
理，印刷までを一つのシステムで実現して、名刺データ
の電子化のための操作性向上と容易な管理を実現するこ
とができるデータ管理装置およびデータ管理装置の制御
方法およびプログラムおよび記憶媒体を提供することで
ある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明に係る第１の発明
は、原稿から画像データを読み取る読み取り手段（図１
に示すスキャナ部１２）と、前記読み取り手段により読
み取られる画像データをその画像データの使用目的別に
保存する目的別保存手段（図１に示すＣＰＵ１１が画像
データの使用目的別に記録装置１５に保存処理する）
と、前記目的別保存手段により保存する際に、その目的
に応じた識別ＩＤ，保存領域，保存形式を自動的に割り
当てる保存時属性割り当て手段（図１に示すＣＰＵ１１
が識別ＩＤ，保存領域，保存形式を自動的に割り当て処
理する）とを有することを特徴とする。

【０００７】本発明に係る第２の発明は、前記目的別保
存手段により保存する際に、同一の識別ＩＤを持つデー
タが既に存在する場合、保存方法に関して複数の選択肢
を提供してユーザに選択させる保存方法選択手段（図１
１に示す保存方法選択画面）を有することを特徴とす
る。

【０００８】本発明に係る第３の発明は、保存時属性割
り当て手段は、前記目的別保存手段により保存する際
に、前記読み取り手段により読み取られる画像データを
文字データとして認識し、該認識された文字データを一
つのデータ群とし、そのデータ群から、特定の条件で文
字列を抽出し、その抽出された文字列を、そのデータ群
を示す識別ＩＤとして割り当てることを特徴とする。

【０００９】本発明に係る第４の発明は、前記読み取り
手段により読み取られる原稿は名刺を含むものであり、
前記保存時属性割り当て手段は、前記識別ＩＤとするた
めの文字列を抽出する際に、氏名を識別ＩＤとして抽出
することを特徴とする。

【００１０】本発明に係る第５の発明は、前記保存時属
性割り当て手段は、前記目的別保存手段により保存する
際に、個人または部課の所定のグループ単位で分類して
保存領域を割り当てることを特徴とする。

【００１１】本発明に係る第６の発明は、前記目的別保
存手段により保存されたデータに対する印刷指示を行う
印刷指示手段と、前記印刷指示手段により指示されたデ
ータを読み出して印刷する印刷手段（図１に示すＣＰＵ
１１が印刷部１６により印刷処理する）とを有すること
を特徴とする。

【００１２】本発明に係る第７の発明は、前記読み取り
手段によって読み取ったデータと、前記目的別保存手段
により保存されたデータとを読み出して表示する表示手
段（図１に示すモニタ１３に表示される表示画面（図
５））と、前記表示手段の表示を利用して、該表示され
るデータを直接指示して操作可能な表示データ操作手段
（図１に示すモニタ１３のタッチパネルにより図５に示
す表示画面を直接指示してデータ操作を行う（図８））
とを有することを特徴とする。

【００１３】本発明に係る第８の発明は、前記保存方法
選択手段が提供する保存方法に関する選択肢は、既に存
在するデータを後から入力したデータにより上書きする
第１の保存方法と、後から入力したデータと、すでに存
在するデータのどちらを利用するかをユーザに選択させ
る第２の保存方法と、存在するデータに対して、後から
入力したデータを追加して、履歴状にする第３の保存方
法とを含む（図１１に示す保存方法選択画面）ことを特
徴とする。

【００１４】本発明に係る第９の発明は、所定の通信媒
体を介して情報処理装置と通信可能な通信手段（図１３
に示すネットワークインタフェース（ＮＷＩ／Ｆ）１
９）と、前記情報処理装置からの要求に応じて、前記目
的別保存手段により保存されたデータを前記情報処理装
置に転送するサーバ手段（図１３に示すＨＴＴＰサーバ
１４３）とを有し、前記保存時属性割り当て手段は、前
記目的別保存手段により保存する際に、保存形式を前記
情報処理装置上で実行される所定のブラウザソフトウェ
アにより表示可能（図１３に示すパーソナルコンピュー
タ等のクライアントマシン上で動作するブラウザソフト
ウェアの画面１４２）な形式とすることを特徴とする。

【００１５】本発明に係る第１０の発明は、前記情報処
理装置により表示可能な形式は、ＨＴＭＬ形式を含むこ
とを特徴とする。

【００１６】本発明に係る第１１の発明は、データ管理
装置は、デジタル複写機により構成されることを特徴と
する。

【００１７】本発明に係る第１２の発明は、原稿から画
像データを読み取る読み取り工程（図６のステップＳ６
１）と、該読み取られる画像データをその画像データの
使用目的別に保存する目的別保存工程（図６のステップ
Ｓ６２〜Ｓ６６）と、前記目的別保存工程により保存す
る際に、その目的に応じた識別ＩＤ，保存領域，保存形
式を自動的に割り当てる保存時属性割り当て工程（図６
のステップＳ６２〜Ｓ６５，図１７のステップＳ１７１
〜Ｓ１７５）と、前記目的別保存工程により保存する際
に、同一の識別ＩＤを持つデータが既に存在する場合、
保存方法に関して複数の選択肢を提供してユーザに選択
させる保存方法選択工程（図１０のステップＳ１０１〜
Ｓ１０５）とを有することを特徴とする。

【００１８】本発明に係る第１３の発明は、データ管理
装置に、原稿から画像データを読み取る読み取り工程
（図６のステップＳ６１）と、該読み取られる画像デー
タをその画像データの使用目的別に保存する目的別保存
工程（図６のステップＳ６２〜Ｓ６６）と、前記目的別
保存工程により保存する際に、その目的に応じた識別Ｉ
Ｄ，保存領域，保存形式を自動的に割り当てる保存時属
性割り当て工程（図６のステップＳ６２〜Ｓ６５，図１
７のステップＳ１７１〜Ｓ１７５）と、前記目的別保存
工程により保存する際に、同一の識別ＩＤを持つデータ
が既に存在する場合、保存方法に関して複数の選択肢を
提供してユーザに選択させる保存方法選択工程（図１０
のステップＳ１０１〜Ｓ１０５）とを実行させることを
特徴とする。

【００１９】本発明に係る第１４の発明は、データ管理
装置に、原稿から画像データを読み取る読み取り工程
（図６のステップＳ６１）と、該読み取られる画像デー
タをその画像データの使用目的別に保存する目的別保存
工程（図６のステップＳ６２〜Ｓ６６）と、前記目的別
保存工程により保存する際に、その目的に応じた識別Ｉ
Ｄ，保存領域，保存形式を自動的に割り当てる保存時属
性割り当て工程（図６のステップＳ６２〜Ｓ６５，図１
７のステップＳ１７１〜Ｓ１７５）と、前記目的別保存
工程により保存する際に、同一の識別ＩＤを持つデータ
が既に存在する場合、保存方法に関して複数の選択肢を
提供してユーザに選択させる保存方法選択工程（図１０
のステップＳ１０１〜Ｓ１０５）とを実行させるプログ
ラムをコンピュータ読み取り可能に記憶媒体に記憶した
ことを特徴とする。

【００２０】

【発明の実施の形態】〔第１実施形態〕以下、本発明の
実施形態を図１〜図１８を参照して説明する。

【００２１】図１は、本発明の第１実施形態を示すデー
タ管理装置（データ管理及びプリントシステム）の構成
を示す図である。

【００２２】図において、１１はＣＰＵで、制御ＲＯＭ
（以下、ＲＯＭ）に格納されたプログラムに基づいてデ
ータ管理装置全体を統括制御する。１２はスキャナ部
で、画像を読み込むためのものである。１３はタッチパ
ネル対応のモニタ（ＬＣＤ，ＣＲＴ等）であり、読み込
んだ画像や文字情報の表示や、本装置（システム）への
指示を行う。

【００２３】ＲＯＭ１４には、本装置（システム）を制
御するためのプログラムが格納されている。１５は記録
装置で、スキャナ部１２から読み込んだデータなどを保
存する。この記憶装置１５は、ＨＤＤが一般的である
が、ＭＯ、ＺＩＰ、ＪＡＺ、ＣＤＲＷ等ある程度の速度
で読み書き可能なメディアであればどのようなものであ
ってもよく、上述したメディアに限らず将来登場するで
あろう新たなメディアも利用可能である。

【００２４】１６は印刷部で、保存してあるデータを印
刷するためのものであり、ここで言う印刷部とは、印刷
するための画像データを生成するプリンタコントローラ
と実際に用紙上に画像を形成するプリンタエンジンから
構成されるものである。また、現在ではレーザービーム
プリンタやインクジェット方式が主流であるが、特に方
式を限定するものではない。

【００２５】１７はキーボードで、本装置（システム）
に対して入力を行うためのものである。１８はマウス
（その他のポインティングデバイスであってもよい）
で、本装置（システム）に対して操作を行うためのもの
である。なお、キーボード１７，マウス１８の他にも様
々な入力デバイスが利用可能であり、本発明はキーボー
ドとマウスに限定されるものではない。

【００２６】１９はネットワーク（ＮＷ）インターフェ
ースで、このＮＷインターフェース１９を介して、社内
ＬＡＮ（例えばイーサネット（登録商標））等のネット
ワークに接続される。１０は各モジュール１１〜１９を
つなぐ内部バスである。

【００２７】なお、１１〜１９に示した各モジュールは
特に一つの筐体におさまっていなくてもかまわない。即
ち、１１〜１９に示した各モジュールが一つの筐体にお
さまった単一の装置として構成されても、複数の装置を
組み合わせたシステムとして構成されてもよい。

【００２８】以下、デジタルコピー機（デジタル複写
機）に、本発明を適用する場合を例にして説明する。こ
の場合には、コピー機に付属のモニタ１３，キーボード
１７，マウス１８等を取り付け可能にしてもよし、モニ
タ１３，キーボード１７，マウス１８等はコピー機の操
作パネル上の表示部，各種キー，タッチパネル等に対応
するものとしてもよい。

【００２９】図２は、本実施形態で読み込む対象とする
名刺の一例を示す模式図である。

【００３０】図に示すように、名刺には、氏名２０１
（この例では、「木屋ノン太」）、会社名２０２（この
例では、「キＸＸＸ株式会社」）、所属部署名２０３
（この例では、「事務機センター２２課」）、役職２０
４（この例では無し）、電話番号２０５（この例では、
「０３−１２３４−５６７８」）、ＦＡＸ番号２０６
（この例では、「０３−９８７６−５４３２」）、電子
メールアドレス（この例では無し（不図示））、携帯電
話番号（この例では無し（不図示））等の様々な情報が
記載されている。

【００３１】図３は、本発明のデータ管理装置の全体的
な処理の流れを示した概略図であり、図１に示したＣＰ
Ｕ１１によりＲＯＭ１４に記憶されたプログラムに基づ
いて実行されるものである。なお、Ｓ１２０１〜Ｓ１２
０５は各ステップを示す。

【００３２】まず、名刺データをスキャナ部１２により
読み込み（Ｓ１２０１）、ＣＰＵ１１により文字として
認識し（Ｓ１２０２）、記録装置１５に保存する（Ｓ１
２０３）。

【００３３】そして、必要に応じて印刷部１６により印
刷したり（Ｓ１２０４）、データの更新／書き換え／消
去などの操作を行う（データ管理（Ｓ１２０５））。

【００３４】図４は、図２に示した名刺から読み取られ
る認識されるデータを示す図であり、図２と同一のもの
には同一の符号を付してある。

【００３５】図に示すように、図２に示した名刺から
は、氏名２０１（この例では、「木屋ノン太」）、会社
名２０２（この例では、「キＸＸＸ株式会社」）、所属
部署名２０３（この例では、「事務機センター２２
課」）、役職２０４（この例では無し）、電話番号２０
５（この例では、「０３−１２３４−５６７８」）、Ｆ
ＡＸ番号２０６（この例では、「０３−９８７６−５４
３２」）、電子メールアドレス（この例では無し（不図
示））、携帯電話番号（この例では無し（不図示））等
の様々な情報を読み取られる（認識される）。

【００３６】これらのデータは、氏名２０１（この例で
は、「木屋ノン太」）を名刺データを一意に示すＩＤと
して利用して管理することができる。

【００３７】本実施形態では、名刺を例として説明して
いるが、特に名刺に限定するものではなく、所定の情報
が記載された読み取り可能な印刷媒体全てにたいして利
用可能である。

【００３８】図５は、図２に示した名刺から読み取られ
認識されたデータを確認するための表示画面の一例を示
す模式図である。

【００３９】図において、４１は表示画面で、図１に示
したモニタ１３に表示される。４２は読み込んだ画像
で、図２に示した名刺に対応する。４３は文字認識後の
結果で、図２に示した名刺から読み取られる認識された
データ（図３）に対応する。

【００４０】４４はキーボード呼出ボタンで、このボタ
ンに触れることにより、モニタ１３上にキーボードを表
示して、文字情報等を入力することができる。

【００４１】４５は保存ボタンで、このボタンに触れる
ことにより、表示画面４１で表示された認識結果を登録
することができる。

【００４２】このように、読み込んだ画像４２とそこか
ら文字認識した結果４３を並べて表示することにより、
読み込んだデータがどのように文字として認識されたか
をユーザにわかりやすく表示することができ、ユーザ
は、文字認識結果の正誤を容易に確認することができ
る。

【００４３】なお、名刺から氏名、会社名等の情報をど
のように取り出すのかは、既にさまざまな方法が提案さ
れており、本発明は、この名刺から氏名等を取り出す方
法を特定の方法に限定するものではない。

【００４４】以下、図６のフローチャートを参照して、
本発明のデータ管理装置における名刺データ読込登録処
理について説明する。

【００４５】図６は、本発明のデータ管理装置における
第１の制御処理の一例を示すフローチャートであり、名
刺データ読込登録処理に対応する。なお、このフローチ
ャートの処理は、図１に示したＣＰＵ１１によりＲＯＭ
１４に記憶されたプログラムに基づいて実行されるもの
である。なお、Ｓ６１〜Ｓ６６は各ステップを示す。

【００４６】まず、ユーザは本装置の読み取り装置（ス
キャナ部１２）に、登録したい名刺をセットし、本装置
（コピー機）上のスタートボタンを押下する。このスタ
ートボタンは、コピー機のコピーボタンと兼用であって
もかまわないし、読み取り専用の開始ボタンであっても
かまわない。

【００４７】ユーザが、スタートボタンを押すと、図６
に示す処理が呼び出される。

【００４８】まず、スキャナ部１２により名刺データを
読み込み（Ｓ６１）、図４に示したようなデータをステ
ップＳ６１で読み込んだ画像から文字として認識する文
字認識処理を行う（Ｓ６２）。

【００４９】そして、図５に示した表示画面をモニタ１
３上に表示する認識結果表示処理を行う（Ｓ６３）。さ
らに、図７に示すようなウィンドウ（文字認識修正指示
画面）を表示し、（Ｓ６４）。必要に応じて認識結果修
正処理（Ｓ６５）へ移る。即ち、ステップＳ６４で、図
７に示す「はい」ボタン７０１にタッチした（ＯＫでな
い）と判断された場合は、ステップＳ６５の認識結果修
正処理に進み、一方、図７に示す「いいえ」ボタン７０
２にタッチした（ＯＫ）と判断された場合は、ステップ
Ｓ６６に進む。

【００５０】ステップＳ６５の認識結果修正処理では、
図５に示した表示画面４１上で、ユーザが修正したい文
字列にタッチすると、その部分の表示が反転し、入力可
能な状態となる（図８）。図８に示した例は、電話番号
を修正する場合に対応する。なお、修正作業は、付属の
キーボード１７を利用してもよいし、図５に示したキー
ボード呼出ボタン４４からキー入力画面を呼びだし、そ
れを利用して入力してもよい。

【００５１】修正作業が終了したら、データ登録処理
（Ｓ６６）を行い、処理を終了する。

【００５２】このデータ登録処理では、例えば図９に示
すような画面を利用する。

【００５３】図９は、本発明のデータ管理装置の保存先
選択画面の一例を示す模式図であり、図６のステップＳ
６６のデータ登録処理時にモニタ１３に表示される。

【００５４】図において、５０１は保存先フォルダで、
図１に示した記録装置１５内の記憶領域（フォルダ）に
対応するものであり、何れか１又は複数を選択可能であ
る。５０２は保存先ボタンで、このボタンに触れること
により、保存先フォルダ５０１で選択された保存先に読
み込んだ名刺のデータを保存することができる。

【００５５】５０３は保存先追加ボタンで、このボタン
に触れることにより、新たな保存先を生成し、保存先フ
ォルダ５０１に追加することができる。なお、新たに追
加された保存先に保存先名を入力する作業は、付属のキ
ーボード１７を利用してもよいし、表示画面上にキー入
力画面を呼びだし、それを利用して入力してもよい。

【００５６】例えば、Ａさん（１２課に所属）自身がこ
の操作を行い、自分用の名刺フォルダ及び自分の所属す
る部署用のフォルダに保存したい場合は、図９に示した
保存先選択画面中の“Ａさん“と”１２課“というフォ
ルダを選択し、保存ボタン５０２を押下（タッチ）すれ
ばよい。

【００５７】以上の処理により、名刺データは文字デー
タとして認識され、所定の場所への保存が終了する。

【００５８】さらに、コピー機等のユーザの使い慣れた
身近な装置により、名刺等の紙データ（アナログデー
タ）の電子化を、簡単な操作により、効率よく行うこと
ができる。

【００５９】なお、本実施形態では、図９に示した保存
先選択画面により保存先を選択する場合について説明し
たが、名刺より読み取った会社名，個人氏名，部課等の
所定のグループ単位で分類して保存先を自動的に割り当
てるように構成してもよい。

【００６０】〔第２実施形態〕上記第１実施形態におい
て、名刺情報を登録する際に、既に同じ氏名でデータが
登録済みの場合があり、その場合には、ユーザに処理を
選択させるように構成してもよい。以下、その実施形態
について説明する。

【００６１】以下、図１０〜図１２を参照して、名刺情
報を登録する際に既に同じ氏名でデータが登録済みの場
合の処理について説明する。

【００６２】図１０は、本発明のデータ管理装置におけ
る第２の制御処理の一例を示すフローチャートであり、
名刺情報を登録する際に既に同じ氏名でデータが登録済
みの場合に実行される処理に対応する。なお、このフロ
ーチャートの処理は、図１に示したＣＰＵ１１によりＲ
ＯＭ１４に記憶されたプログラムに基づいて実行される
ものである。なお、Ｓ１０１〜Ｓ１０５は各ステップを
示す。

【００６３】まず、ユーザに対して、どのような処理を
行うのかを問うメッセージをモニタ１３に表示する（Ｓ
１０１）。例えば、図１１に示すような、「キャンセ
ル」ボタン１１０１，「上書き」ボタン１１０２，「追
加」ボタン１１０３の３種類のボタンを有する保存方法
選択画面を表示し、いずれかをユーザに選択させる。

【００６４】本実施形態では、「中止（キャンセル）処
理」，「上書き処理」，「追加処理」の３種類の処理方
法をユーザに提供する場合について説明を行うが、特定
の処理方法に限定されるものではない。

【００６５】次に、ユーザの指示に従い、選択された処
理を行う（Ｓ１０２〜Ｓ１０５）。

【００６６】詳細には、ステップＳ１０２において、図
１１に示した「キャンセル」ボタン１１０１，「上書
き」ボタン１１０２，「追加」ボタン１１０３のいずれ
が選択（タッチ）されたかを判断し、「キャンセル」ボ
タン１１０１が押下されたと判断された場合は、ステッ
プＳ１０３に進み、中止処理を行う。この中止処理にお
いては、既に存在するデータをそのまま残し、新規に読
み込んだ情報は破棄する。

【００６７】また、ステップＳ１０２で、「上書き」ボ
タン１１０２が押下されたと判断された場合は、ステッ
プＳ１０４に進み、上書き処理を行う。この上書き処理
においては、既に存在するデータに対して、新規に読み
込んだ情報を上書きする。

【００６８】また、ステップＳ１０２で、「追加」ボタ
ン１１０３が押下されたと判断された場合は、ステップ
Ｓ１０５に進み、追加処理を行う。この追加処理におい
ては、例えば図１２に示すように、１３１に示されるＩ
Ｄ「木屋ノン太」の既存データ１３２に新規データ１３
３を追加していく。なお、名刺情報を登録する際に、ま
だ同じ氏名でデータが登録されていない場合は、１３４
に示されているＩＤ「佐藤一郎」のように、データ１３
５を登録する。

【００６９】以上の構成により、名刺情報を登録する際
に、既に同じ氏名でデータが登録済みの場合であって
も、中止処理，上書き処理，追加処理等のユーザの所望
の処理を選択して、ユーザの意図しない既存データへの
上書きの防止や、既存のデータへの上書きや、追加等を
容易に行って、名刺データを自在に管理することができ
る。

【００７０】〔第３実施形態〕上記第１，第２実施形態
の構成に加え、さらに、本装置内にＨＴＴＰサーバの機
能を内蔵し、名刺データの保存形式をＨＴＭＬなどのブ
ラウズ可能な形式にすることにより、ネットワークＩ／
Ｆを経由して、他の装置から本装置内に保存されてある
名刺情報を容易に閲覧することが可能となる。

【００７１】図１３は、本発明の第３実施形態を示すデ
ータ管理装置の構成を簡略的に示す図である。

【００７２】図において、１４１はＨＴＴＰサーバ１４
３とデータを内蔵した記録装置１５を有するデータ管理
装置を簡略的に示したものである。１４２はパーソナル
コンピュータ等のクライアントマシン上で動作するブラ
ウザソフトウェアの画面である。

【００７３】クライアントマシン１４２からインターネ
ットやＬＡＮ等を経由して本発明のデータ管理装置に接
続し、データをブラウズしている場合に対応する。

【００７４】以上の構成により、ＬＡＮ又はインターネ
ット等を介して離れた場所からでも本発明のデータ管理
装置により管理される名刺等のデータを閲覧することが
できる。

【００７５】〔第４実施形態〕上記第１〜３実施形態で
示したように保存されたデータを印刷可能に構成しても
よい。以下、その実施形態について説明する。

【００７６】図１４は、本発明のデータ管理装置の記録
装置１５内に蓄積，管理される名刺情報の一覧印刷結果
の一例を示す模式図である。

【００７７】以下、図１５のフローチャートを参照し
て、本発明のデータ管理装置に保存されたデータの印刷
処理について説明する。

【００７８】図１５は、本発明のデータ管理装置におけ
る第３の制御処理の一例を示すフローチャートであり、
データ管理装置に保存されたデータの印刷処理手順に対
応する。なお、このフローチャートの処理は、図１に示
したＣＰＵ１１によりＲＯＭ１４に記憶されたプログラ
ムに基づいて実行されるものである。なお、Ｓ１５１〜
Ｓ１５３は各ステップを示す。

【００７９】図１に示したモニタ１３のタッチパネル，
キーボード１７，マウス１８又はネットワークを介して
接続されるコンピュータ等の入力手段から印刷の指示を
受けると、図１５の処理が呼び出される。

【００８０】まず、記録装置１５から名刺情報を読み出
す（Ｓ１５１）。そして、印刷部１６が処理できるデー
タ形式に変換する（Ｓ１５２）。たとえば、印刷部１６
がＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔに対応しているのであればＰｏ
ｓｔＳｃｒｉｐｔ形式に名刺情報を変換し、印刷部１６
へ渡し（Ｓ１５３）、印刷部１６で印刷処理を行う。な
お、ユーザからの指示により、本発明のデータ管理装置
により管理されるデータを選択して印刷することもでき
るし、全てのデータを一覧印刷することも可能である。

【００８１】全てのデータ又は複数のデータを一覧印刷
する場合、ステップＳ１５２において、印刷部１６が処
理できるデータ形式に変換する場合、ステップＳ１５１
で読み出された複数の名刺データを図１４に示したよう
な一覧にレイアウトするように構成してもよい。

【００８２】以上の構成により、本発明のデータ管理装
置により管理しているデータを印刷処理し、データのハ
ードコピーを作成することができる。

【００８３】〔第５実施形態〕上記第１〜４実施形態で
は、名刺などの所定のフォーマットで記載された印刷物
の管理について説明してきたが、読み込んだデータを、
使用目的に合わせた保存形式を割り当て保存先を選択し
て保存可能に構成してもよい。以下、その実施形態につ
いて説明する。

【００８４】原稿を読み取り、その読み取ったデータを
保存する際に、モニタ１３（コピー機やプリンタ，スキ
ャナにより構成する場合は、その操作パネル等）に図１
６に示すような操作画面を表示する。

【００８５】図１６は、本発明の第５実施形態を示すデ
ータ管理装置の保存先指定画面の一例を示す模式図であ
る。

【００８６】図において、Ａ〜Ｄは保存先で、読み取っ
た原稿を読み取り後に何に使用するのかにあわせて選択
される。

【００８７】例えば、図１６では保存先Ａ〜Ｄとして表
現してあるが、保存先Ａボタンには、“クライアントＰ
Ｃへのデータを取り込むための保存先”、保存先Ｂボタ
ンには、“読み取ったデータの再印刷用の保存先”等を
割り当てる。ボタンの数はいくつでもかまわない。

【００８８】さらに、“クライアントＰＣへのデータを
取り込むための保存先”である保存先Ａボタンによりデ
ータを保存する際には、そのための所定のファイル形式
（例えば、ＰＤＦ）により保存する。なお、ＰＤＦと
は、特定のプラットフォームに依存しないで文章を表示
できることを目的に開発された文章フォーマットであ
り、米アドビ・システムズが開発したものである。

【００８９】また、“読み取ったデータの再印刷用の保
存先”である保存先Ｂボタンによりデータを保存する際
には、そのための所定のファイル形式（例えば、ＴＩＦ
Ｆ）により保存する。

【００９０】このように、使用目的に応じた保存先とそ
れにあわせた保存形式を１つのボタンに割り当てること
により、データ保存時の操作性及び操作効率が向上す
る。

【００９１】以下、図１７のフローチャートを参照し
て、本発明の第５実施形態を示すデータ管理装置の保存
処理について説明する。

【００９２】図１７は、本発明のデータ管理装置におけ
る第４の制御処理の一例を示すフローチャートであり、
本発明の第５実施形態を示すデータ管理装置の保存処理
手順に対応する。なお、このフローチャートの処理は、
図１に示したＣＰＵ１１によりＲＯＭ１４に記憶された
プログラムに基づいて実行されるものである。なお、Ｓ
１７１〜Ｓ１７５は各ステップを示す。

【００９３】図１６に示した操作画面において、それぞ
れの保存先ボタン保存先Ａ〜Ｄが押された（タッチされ
た）際に、図１７のフローチャートの処理を呼び出す。

【００９４】まず、押圧されたボタンが保存先Ａ〜Ｄの
いずれのボタンであるかを判定する（Ｓ１７１）。そし
て、それぞれのボタン用の処理を実行する（Ｓ１７２〜
Ｓ１７５）。

【００９５】詳しくは、ステップＳ１７１において、保
存先Ａボタンが押圧されたと判断された場合は、ステッ
プＳ１７２に進み、保存先ボタンＡ用の処理、即ち、読
み込んだデータを例えばＰＤＦに変換し、クライアント
ＰＣから取り込み可能な領域へ保存する。

【００９６】また、ステップＳ１７１で、保存先Ｂボタ
ンが押圧されたと判断された場合は、ステップＳ１７３
に進み、保存先ボタンＢ用の処理、即ち、読み込んだデ
ータをＴＩＦＦフォーマットに変換し、再印刷可能な領
域へ保存する。

【００９７】また、ステップＳ１７１で、保存先Ｃボタ
ンが押圧されたと判断された場合は、ステップＳ１７４
に進み、保存先ボタンＢ用の処理を行う。

【００９８】また、ステップＳ１７１で、保存先Ｄボタ
ンが押圧されたと判断された場合は、ステップＳ１７５
に進み、保存先ボタンＤ用の処理を行う。

【００９９】以上の処理により、使用目的に応じた保存
先とそれにあわせた保存形式を１つのボタンに割り当て
ることにより、保存する際に、その目的（使用目的に応
じて割り当てられた保存先ボタンＡ〜Ｄ）を選択するだ
けで、保存領域，保存形式（フォーマット）を自動的に
割り当てることができ、データ保存時の操作性及び操作
効率を格段に向上することができる。

【０１００】なお、上記各実施形態において、モニタ１
３上のタッチパネルによる指示は、キーボード１６，マ
ウス１８等による指示であってもよい。

【０１０１】また、上記各実施形態で示した印刷部は、
レーザビーム方式であっても、レーザビーム方式以外の
電子写真方式（例えばＬＥＤ方式）でも、液晶シャッタ
方式、インクジェット方式、熱転写方式、昇華方式でも
その他のプリント方式であっても本発明は適用可能であ
る。

【０１０２】また、上記図１，図１３に示した構成は、
コピー機等で構成してもよいし、コンピュータにスキャ
ナとプリンタ等を接続して構成されたものであってもよ
い。以下、図１８に示すメモリマップを参照して本発明
に係るデータ管理装置で読み出し可能なデータ処理プロ
グラムの構成について説明する。

【０１０３】図１８は、本発明に係るデータ管理装置で
読み出し可能な各種データ処理プログラムを格納する記
憶媒体のメモリマップを説明する図である。

【０１０４】なお、特に図示しないが、記憶媒体に記憶
されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン
情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し
側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表
示するアイコン等も記憶される場合もある。

【０１０５】さらに、各種プログラムに従属するデータ
も上記ディレクトリに管理されている。また、インスト
ールするプログラムやデータが圧縮されている場合に、
解凍するプログラム等も記憶される場合もある。

【０１０６】本実施形態における図６，図１０，図１
５，図１７に示す機能が外部からインストールされるプ
ログラムによって、ホストコンピュータにより遂行され
ていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラ
ッシュメモリやＦＤ等の記憶媒体により、あるいはネッ
トワークを介して外部の記憶媒体から、プログラムを含
む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用
されるものである。

【０１０７】以上のように、前述した実施形態の機能を
実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記
憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステ
ムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰ
Ｕ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し
実行することによっても、本発明の目的が達成されるこ
とは言うまでもない。

【０１０８】この場合、記憶媒体から読み出されたプロ
グラムコード自体が本発明の新規な機能を実現すること
になり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本
発明を構成することになる。

【０１０９】プログラムコードを供給するための記憶媒
体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディス
ク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，Ｃ
Ｄ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，
不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリ
コンディスク等を用いることができる。

【０１１０】また、コンピュータが読み出したプログラ
ムコードを実行することにより、前述した実施形態の機
能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指
示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペ
レーティングシステム）等が実際の処理の一部または全
部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が
実現される場合も含まれることは言うまでもない。

【０１１１】さらに、記憶媒体から読み出されたプログ
ラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボー
ドやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わ
るメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指
示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに
備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、
その処理によって前述した実施形態の機能が実現される
場合も含まれることは言うまでもない。

【０１１２】また、本発明は、複数の機器から構成され
るシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適
用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置
にプログラムを供給することによって達成される場合に
も適応できることは言うまでもない。この場合、本発明
を達成するためのソフトウエアによって表されるプログ
ラムを格納した記憶媒体を該システムあるいは装置に読
み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本
発明の効果を享受することが可能となる。

【０１１３】さらに、本発明を達成するためのソフトウ
エアによって表されるプログラムをネットワーク上のデ
ータベースから通信プログラムによリーダウンロードし
て読み出すことによって、そのシステムあるいは装置
が、本発明の効果を享受することが可能となる。

【０１１４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明に係る第１
の発明によれば、原稿から画像データを読み取り、該読
み取られる画像データをその画像データの使用目的別に
保存する際に、その目的に応じた識別ＩＤ，保存領域，
保存形式を自動的に割り当てるので、紙データ（アナロ
グデータ）の電子化を、簡単な操作により、効率よく行
うことができる。

【０１１５】第２，１２，１３，１４の発明によれば、
該読み取られる画像データをその画像データの使用目的
別に保存する際に、同一の識別ＩＤを持つデータが既に
存在する場合、保存方法に関して複数の選択肢を提供し
てユーザに選択させるので、既に同じ識別ＩＤでデータ
が登録済みの場合であっても、中止処理，上書き処理，
追加処理等のユーザの所望の処理を選択して、ユーザの
意図しない既存データへの上書きの防止や、既存のデー
タへの上書きや、追加等を容易に行って、原稿データを
自在に管理することができる。

【０１１６】第３の発明によれば、保存時属性割り当て
手段は、前記目的別保存手段により保存する際に、前記
読み取り手段により読み取られる画像データを文字デー
タとして認識し、該認識された文字データを一つのデー
タ群とし、そのデータ群から、特定の条件で文字列を抽
出し、その抽出された文字列を、そのデータ群を示す識
別ＩＤとして割り当てるので、所定の識別ＩＤにより原
稿データを自在に管理することができる。

【０１１７】第４の発明によれば、前記読み取り手段に
より読み取られる原稿は名刺を含むものであり、前記保
存時属性割り当て手段は、前記識別ＩＤとするための文
字列を抽出する際に、氏名を識別ＩＤとして抽出するの
で、名刺データ（アナログデータ）の電子化を、簡単な
操作により、効率よく行うことができ、かつ氏名により
名刺データを自在に管理することができる。

【０１１８】第５の発明によれば、前記保存時属性割り
当て手段は、前記目的別保存手段により保存する際に、
個人または部課の所定のグループ単位で分類して保存領
域を割り当てるので、名刺データの管理を、氏名，個人
または部課の所定のグループ単位で分類して容易に管理
することができる。

【０１１９】第６の発明によれば、前記目的別保存手段
により保存されたデータに対する印刷指示を行い、該指
示されたデータを読み出して印刷するので、原稿データ
（アナログデータ）の電子化及びその管理を簡単な操作
により、効率よく行うことができるとともに、必要に応
じてそのハードコピーを作成することもできる。

【０１２０】第７の発明によれば、前記読み取り手段に
よって読み取ったデータと、前記分類保存手段により保
存されたデータとを読み出して表示する表示手段と、前
記表示手段の表示を利用して、該表示されるデータを直
接指示して操作可能な表示データ操作手段とを有するの
で、表示されるデータを直接指示するという簡単な操作
により、データの操作性を格段に向上することができ
る。

【０１２１】第８の発明によれば、前記保存方法選択手
段が提供する保存方法に関する選択肢は、既に存在する
データを後から入力したデータにより上書きする第１の
保存方法と、後から入力したデータと、すでに存在する
データのどちらを利用するかユーザに選択させる第２の
保存方法と、存在するデータに対して、後から入力した
データを追加して、履歴状にする第３の保存方法とを含
むので、既に同じ識別ＩＤでデータが登録済みの場合で
あっても、中止処理，上書き処理，追加処理等のユーザ
の所望の処理を選択して、ユーザの意図しない既存デー
タへの上書きの防止や、既存のデータへの上書きや、追
加等を容易に行って、原稿データを自在に管理すること
ができる。

【０１２２】第９，１０の発明によれば、所定の通信媒
体を介して情報処理装置と通信可能な通信手段と、前記
情報処理装置からの要求に応じて、前記目的別保存手段
により保存されたデータを前記情報処理装置に転送する
サーバ手段とを有し、前記保存時属性割り当て手段は、
前記目的別保存手段により保存する際に、保存形式を前
記情報処理装置上で実行される所定のブラウザソフトウ
ェアにより表示可能な形式とするので、所定の通信媒体
を介して離れた場所からでもデータ管理装置により管理
されるデータを容易に閲覧することができる。

【０１２３】第１１の発明によれば、データ管理装置
は、デジタル複写機により構成されるので、日頃オフィ
スで使い慣れている複写機に原稿読み取り機能と管理機
能をもたせ、原稿の読み込みから保存，管理，印刷まで
を一つのシステムで実現して、紙データの電子化のため
の操作性向上と容易な管理を実現することができる。

【０１２４】従って、日頃オフィスで使い慣れている複
写機に名刺読み取り機能と管理機能とをもたせ、名刺の
読み込みから保存，管理，印刷までを一つのシステムで
実現して、名刺データの電子化のための操作性向上と容
易な管理を実現することができる等の効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１実施形態を示すデータ管理装置の
構成を示すブロック図である。

【図２】本実施形態で読み込む対象とする名刺の一例を
示す模式図である。

【図３】本発明のデータ管理装置の全体的な処理の流れ
を示す概略図である。

【図４】図２に示した名刺から読み取られる認識される
データを示す図である。

【図５】図２に示した名刺から読み取られ認識されたデ
ータを確認するための表示画面の一例を示す模式図であ
る。

【図６】本発明のデータ管理装置における第１の制御処
理の一例を示すフローチャートである。

【図７】図２に示した名刺から読み取られ認識されたデ
ータの修正の有無を指示するための文字認識修正指示画
面の一例を示す模式図である。

【図８】名刺から読み取られ認識されたデータの修正時
の操作の一例を示す模式図である。

【図９】本発明のデータ管理装置の保存先選択画面の一
例を示す模式図である。

【図１０】本発明のデータ管理装置における第２の制御
処理の一例を示すフローチャートである。

【図１１】名刺情報を登録する際に、既に同じ氏名でデ
ータが登録済みの場合に、ユーザに処理を選択させるた
めの保存方法選択画面の一例を示す模式図である。

【図１２】名刺情報の登録状態を示す図である。

【図１３】本発明の第３実施形態を示すデータ管理装置
の構成を簡略的に示す図である。

【図１４】本発明のデータ管理装置の記録装置内に蓄
積，管理される名刺情報の一覧印刷結果の一例を示す模
式図である。

【図１５】本発明のデータ管理装置における第３の制御
処理の一例を示すフローチャートである。

【図１６】本発明の第５実施形態を示すデータ管理装置
の保存先指定画面の一例を示す模式図である。

【図１７】本発明のデータ管理装置における第４の制御
処理の一例を示すフローチャートである。

【図１８】本発明に係るデータ管理装置で読み出し可能
な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモ
リマップを説明する図である。

【符号の説明】

１０ バス １１ ＣＰＵ １２ スキャナ部 １３ モニタ １４ 制御ＲＯＭ １５ 記録装置 １６ 印刷部 １７ キーボード １８ マウス １９ ネットワークインタフェース（ＮＷＩ／Ｆ）

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｋ 9/00 Ｇ０６Ｋ 9/00 Ｓ Ｇ０６Ｔ 1/00 ２００ Ｇ０６Ｔ 1/00 ２００Ａ Ｆターム(参考） 5B050 BA10 BA20 CA07 DA06 EA04 FA02 FA03 GA08 5B064 AA07 5B075 ND06 ND23 ND36 NK06 NK13 NK24 NK37 NK39 NK46 NR05 NR12 PR03 UU10

Claims (14)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 原稿から画像データを読み取る読み取り
   手段と、 前記読み取り手段により読み取られる画像データをその
   画像データの使用目的別に保存する目的別保存手段と、 前記目的別保存手段により保存する際に、その目的に応
   じた識別ＩＤ，保存領域，保存形式を自動的に割り当て
   る保存時属性割り当て手段と、を有することを特徴とす
   るデータ管理装置。
2. 【請求項２】 前記目的別保存手段により保存する際
   に、同一の識別ＩＤを持つデータが既に存在する場合、
   保存方法に関して複数の選択肢を提供してユーザに選択
   させる保存方法選択手段を有することを特徴とする請求
   項１記載のデータ管理装置。
3. 【請求項３】 保存時属性割り当て手段は、前記目的別
   保存手段により保存する際に、前記読み取り手段により
   読み取られる画像データを文字データとして認識し、該
   認識された文字データを一つのデータ群とし、そのデー
   タ群から、特定の条件で文字列を抽出し、その抽出され
   た文字列を、そのデータ群を示す識別ＩＤとして割り当
   てることを特徴とする請求項１又は２記載のデータ管理
   装置。
4. 【請求項４】 前記読み取り手段により読み取られる原
   稿は名刺を含むものであり、 前記保存時属性割り当て手段は、前記識別ＩＤとするた
   めの文字列を抽出する際に、氏名を識別ＩＤとして抽出
   することを特徴とする請求項３記載のデータ管理装置。
5. 【請求項５】 前記保存時属性割り当て手段は、前記目
   的別保存手段により保存する際に、個人または部課の所
   定のグループ単位で分類して保存領域を割り当てること
   を特徴とする請求項４記載のデータ管理装置。
6. 【請求項６】 前記目的別保存手段により保存されたデ
   ータに対する印刷指示を行う印刷指示手段と、 前記印刷指示手段により指示されたデータを読み出して
   印刷する印刷手段と、 を有することを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記
   載のデータ管理装置。
7. 【請求項７】 前記読み取り手段によって読み取ったデ
   ータと、前記目的別保存手段により保存されたデータと
   を読み出して表示する表示手段と、 前記表示手段の表示を利用して、該表示されるデータを
   直接指示して操作可能な表示データ操作手段と、を有す
   ることを特徴とする請求項１〜６のいずれかに記載のデ
   ータ管理装置。
8. 【請求項８】 前記保存方法選択手段が提供する保存方
   法に関する選択肢は、既に存在するデータを後から入力
   したデータにより上書きする第１の保存方法と、後から
   入力したデータと、すでに存在するデータのどちらを利
   用するかをユーザに選択させる第２の保存方法と、存在
   するデータに対して、後から入力したデータを追加し
   て、履歴状にする第３の保存方法とを含むことを特徴と
   する請求項１〜７のいずれかに記載のデータ管理装置。
9. 【請求項９】 所定の通信媒体を介して情報処理装置と
   通信可能な通信手段と、 前記情報処理装置からの要求に応じて、前記目的別保存
   手段により保存されたデータを前記情報処理装置に転送
   するサーバ手段とを有し、 前記保存時属性割り当て手段は、前記目的別保存手段に
   より保存する際に、保存形式を前記情報処理装置上で実
   行される所定のブラウザソフトウェアにより表示可能な
   形式とすることを特徴とする請求項１〜８のいずれかに
   記載のデータ管理装置。
10. 【請求項１０】 前記情報処理装置により表示可能な形
    式は、ＨＴＭＬ形式を含むことを特徴とする請求項９記
    載のデータ管理装置。
11. 【請求項１１】 デジタル複写機により構成されること
    を特徴とする請求項１〜１０のいずれかに記載のデータ
    管理装置。
12. 【請求項１２】 原稿から画像データを読み取る読み取
    り工程と、 該読み取られる画像データをその画像データの使用目的
    別に保存する目的別保存工程と、 前記目的別保存工程により保存する際に、その目的に応
    じた識別ＩＤ，保存領域，保存形式を自動的に割り当て
    る保存時属性割り当て工程と、 前記目的別保存工程により保存する際に、同一の識別Ｉ
    Ｄを持つデータが既に存在する場合、保存方法に関して
    複数の選択肢を提供してユーザに選択させる保存方法選
    択工程と、を有することを特徴とするデータ管理装置の
    制御方法。
13. 【請求項１３】 データ管理装置に、 原稿から画像データを読み取る読み取り工程と、 該読み取られる画像データをその画像データの使用目的
    別に保存する目的別保存工程と、 前記目的別保存工程により保存する際に、その目的に応
    じた識別ＩＤ，保存領域，保存形式を自動的に割り当て
    る保存時属性割り当て工程と、 前記目的別保存工程により保存する際に、同一の識別Ｉ
    Ｄを持つデータが既に存在する場合、保存方法に関して
    複数の選択肢を提供してユーザに選択させる保存方法選
    択工程と、を実行させることを特徴とするプログラム。
14. 【請求項１４】 データ管理装置に、 原稿から画像データを読み取る読み取り工程と、 該読み取られる画像データをその画像データの使用目的
    別に保存する目的別保存工程と、 前記目的別保存工程により保存する際に、その目的に応
    じた識別ＩＤ，保存領域，保存形式を自動的に割り当て
    る保存時属性割り当て工程と、 前記目的別保存工程により保存する際に、同一の識別Ｉ
    Ｄを持つデータが既に存在する場合、保存方法に関して
    複数の選択肢を提供してユーザに選択させる保存方法選
    択工程と、を実行させることを特徴とするプログラムを
    コンピュータが読み取り可能に記憶した記憶媒体。