JP2005284667A - 文書管理プログラム及び文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 同一の文書を確実に再入手することができる文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】 電子メールを作成するために送信先アドレスや、件名、本文等を受け付ける（Ｓ２００）。電子メールの送信指示を受けたら（Ｓ２０１：ＹＥＳ）、前記ファイル指定に係る文書データを別名で保存するとともに（Ｓ２０２）、当該文書データに関連付けて送信日時、送信先アドレス、件名等をデータベースに保存する（Ｓ２０３）。その後、電子メールに文書データを添付し（Ｓ２０４）、当該電子メールを送信する（Ｓ２０５）。
【選択図】 図６

Description

本発明は、文書データを管理する文書管理プログラムに関し、特に、様々な用途に利用される文書データのバージョンを管理する技術に関する。

近年、パーソナルコンピュータ上でワードプロセッサによる文書作成が広く行われており、日々大量の文書が作成され続けている。このため、作成した文書を管理する文書管理システムの需要が高まっている。
かかる需要に対して、例えば、文書の更新が為される毎に更新前の文書を旧バージョンとして文書管理データベースに保存する技術が開発されている（例えば、特許文献１。）
特開２００３−１６７９１１号公報

ワードプロセッサにより作成された文書はプリンタを用いて印刷された後、会議等で配布されたり、或いは電子メールの添付ファイルとして送信されたりする。そして、電子メールを誤って削除する等して配布文書を廃棄してしまった場合などには同じ文書の入手が必要になることがある。
しかしながら、従来の文書管理システムでは、失われた文書のバージョンが不明だと、どのバージョンの文書を取得したら良いのか分からなかったり、誤ったバージョンの文書を入手してしまったり、と求める文書を入手するのが困難となるという問題がある。

本発明は、かかる問題に鑑みて為されたものであって、同一の文書を確実に再入手することができる文書管理プログラム及び文書管理装置を提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明に係る文書管理プログラムは、文書データの指定を受け付ける文書データ指定受付ステップと、指定された文書データの処理指示を受け付ける処理指示指定受付ステップと、指定された文書データを複製して保存する複製保存ステップと、前記複製に関連付けて前記処理指示に応じた付帯情報を保存する付帯情報保存ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。

従来の文書管理システムでは専ら文書作成の都合に着目してその更新履歴を記録しているところ、本発明係る文書管理システムでは文書の利用状況に着目して、その履歴を記録すれば、かつて利用した時点の文書を容易に再取得にすることができる。なお、前記複製保存ステップは、指定された文書データの複製を別のファイル名で保存するとしても良いし、指定された文書データのファイル名を別のファイル名に変更し、前記複製を元のファイル名のままとしても良い。また、前記付帯情報は、例えば、前記処理指示に従って処理された時点の文書データを後日、検索し、参照する際に用いられる。

また、本発明に係る文書管理プログラムは、前記処理指示に応じて前記付帯情報を生成する付帯情報生成ステップをコンピュータに実行させることを特徴とする。このようにすれば、前記付帯情報を生成する際に人手を煩わせることが無いので、文書管理プログラムの利便性を向上させることができる。
また、本発明に係る文書管理プログラムは、前記付帯情報を受け付ける付帯情報受け付けステップをコンピュータに実行させることを特徴とする。このようにすれば、文書管理プログラムのユーザから前記付帯情報として保存すべき情報を受け付けることができるので、例えば、ユーザが特に記録しおきたい事項がある場合や、後日の検索、参照に際して有用な情報がある場合には、これらを前記付帯情報に追加することができるので有効である。

また、本発明に係る文書管理プログラムは、禁止指示を受け付けて、前記複製保存ステップにおける前記複製の保存を禁止し、かつ、前記付帯情報保存ステップにおける前記付帯情報の保存を禁止する禁止ステップをコンピュータに実行させることを特徴とする。このようにすれば、後日、検索、参照する必要のない文書データを保存せずに済むので、文書データの保存に要する記憶容量を削減することができる。

また、本発明に係る文書管理プログラムは、前記処理指示は、前記文書データを電子メールに添付して送信せよとの指示であって、前記付帯情報保存ステップは、前記付帯情報として、前記電子メールの送信先アドレス、送信日時、件名及び本文を保存することを特徴とする。このようにすれば、電子メールに添付して送信した文書データを後日、再利用したい場合、特に当該文書データの内容がその後の修正等により変更されたものの、元の内容を参照したいような場合に有効である。

また、本発明に係る文書管理プログラムは、前記処理指示は、前記文書データをＦＴＰに従って送信せよとの指示であって、前記付帯情報保存ステップは、前記付帯情報として、前記ＦＴＰサーバーのアドレス、送信日時及び送信先フォルダ名を保存することを特徴とする。このようにすれば、ＦＴＰに従って送信した文書データを後日、再利用したい場合、特に後日、内容変更された文書データの元の内容を参照したいような場合に有効である。

また、本発明に係る文書管理プログラムは、前記処理指示は、前記文書データを印刷せよとの指示であって、前記付帯情報保存ステップは、前記付帯情報として、前記印刷に供したプリンタ名及び印刷日時を保存することを特徴とする。このようにすれば、印刷した文書データであって、その後変更が加えられた文書データの元の内容を参照したい場合に有効である。

また、本発明に係る文書管理プログラムは、前記処理指示が、前記文書データを指定したアプリケーションプログラムにて処理せよとの指示であって、前記付帯情報保存ステップが、前記付帯情報として、前記アプリケーションプログラムの名称及び処理日時を保存することを特徴とする。このようにすれば、アプリケーションプログラムで処理した文書データの元の内容を参照したい場合に有効である。

また、本発明に係る文書管理装置は、文書データの指定を受け付ける文書データ指定受付手段と、指定された文書データの処理指示を受け付ける処理指示指定受付手段と、指定された文書データを複製して保存する複製保存手段と、前記複製に関連付けて前記処理指示に応じた付帯情報を保存する付帯情報保存手段とを備えることを特徴とする。このような文書管理装置によっても本発明の目的を達成することができる。

以上述べたように、本発明によれば、文書データを利用履歴に基づいてバージョン管理する。これに対して、従来は、文書データを更新履歴に基づいてバージョン管理しているので、その文書が過去どのように出力処理されたかを把握したり、複数のバージョンが存在している場合には、バージョン毎にファイル名を変更したりする必要があったり、過去出力時、どのバージョンが出力されたかを把握することができず、当事の文書へアクセスすることができない。

そのため、再度同じ文書を出力させる必要が生じた場合には、以前出力したものと異なるバージョンの文書を誤って出力してしまったり、同じバージョンの文書を探すのに手間がかかり煩わしい。
例えば、文書データとして議事録を発行する場合、ＤＲ−Ａ、Ｂ、Ｃとつながりのある会議の議事録を発行した場合、従来は議事録毎にファイル名を一部変更させて共通部分で検索してそれぞれ個別に出力する必要がある。

一方、本発明では、「議事録」という同一ファイル名でバージョン管理されるので、ある製品の過去の議事録をまとめて出力する場合、その文書をドラッグアンドドロップするだけで自動的に各バージョンの議事録にアクセスし出力してくれるので便利である。

以下、本発明に係る文書管理プログラムの実施の形態について、文書管理システムを例にとり、図面を参照しながら説明する。
［１］ 文書管理システムの構成
図１は、本実施の形態に係る文書管理システムのシステム構成を示す模式図である。図１に示されるように、文書管理システム１は、ユーザ端末１０、プリンタ１１、メールサーバ１２を通信ネットワーク１３で接続した構成をとっている。

ユーザ端末１０は、文書管理プログラムが搭載されている。また、ユーザ端末１０は、通信ネットワーク１３を介して、プリンタ１１に印刷要求を送信したり、メールサーバに電子メールを送信したりする。本実施の形態において、ユーザ端末は所謂パーソナルコンピュータである。
プリンタ１１は、通信ネットワーク１３を介してユーザ端末１０から印刷要求を受け付けて印刷処理を実行する。プリンタ１１は、例えば、ＭＦＰ（Multi Functional Peripheral）であっても良い。

メールサーバ１２は、通信ネットワーク１３を介してユーザ端末１０から電子メールを受け付けると宛先端末へ当該電子メールを転送する。また、メールサーバ１２は、通信ネットワーク１３を介して他の端末から受信した電子メールを、ユーザ端末１０からの要求に基づいて転送する。
［２］ ユーザ端末１０の構成
次に、ユーザ端末１０の構成について、ハードウェア構成とソフトウェア構成とに分けて説明する。

［２−１］ ハードウェア構成
図２は、ユーザ端末１０の主要なハードウェア構成を示す模式図である。図２に示されるように、ユーザ端末１０は、ＲＯＭ１００、ＲＡＭ１０１、表示部１０３、入力部１０４、ＣＰＵ１０５、ＦＤＤ１０７、ＣＤＤ１０８、ＨＤＤ１０９及びＬＡＮカード１１０を備えている。また、ＲＯＭ１００、ＲＡＭ１０１及びＣＰＵ１０５はメモリバス１０２を介して接続されており、表示部１０３、入力部１０４、ＣＰＵ１０５、ＦＤＤ１０７、ＣＤＤ１０８、ＨＤＤ１０９及びＬＡＮカード１１０は内部バス１０６を介して接続されている。

ＲＯＭ（Read Only Memory）１００は、不揮発性メモリであって、ユーザ端末１０のブートプログラム等が記憶されている。ＲＡＭ（Random Access Memory）１０１は、揮発性メモリであって、主に作業用の記憶領域として用いられる。ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０５は、ＲＯＭ１００、ＲＡＭ１０１に記憶されたデータを用いて演算処理を行う他、表示部１０３等の周辺装置を駆動する。

表示部１０３と入力部１０４とは、ユーザ端末１０のユーザからの入力を受け付けたり、演算結果を表示するためのインタフェース装置である。
ＦＤＤ（Flexible Disk Drive）１０７は、フレキシブルディスク１１１にデータを書き込んだり、或いはデータを読み出すための外部記憶装置である。ＣＤＤ（CD-ROM Drive）１０８は、ＣＤ−ＲＯＭ１１２からデータを読み出すための外部記憶装置である。ＨＤＤ（Hard disk drive）１０９は、大容量の固定ディスク記憶装置である。本実施の形態においては、専らＨＤＤ１０９に文書データが記憶される。

ＬＡＮ（Local Area Network）カード１１０は、ユーザ端末１０が接続されているＬＡＮを介して通信するためのインタフェース装置であって、ＬＡＮカード１１０を用いてプリンタ１１やメールサーバ１２との通信が実現される。
［２−２］ ソフトウェア構成
図３は、ユーザ端末１０の主要なソフトウェア構成を示す模式図である。図３に示されるように、ユーザ端末１０は、文書管理プログラム１２０、アプリケーションプログラム１２１、オペレーティングシステム（Operating System。以下、単に「ＯＳ」という。）１２２を備えている。また、ＯＳ１２２には、プリンタドライバ１２３、ＬＡＮカードドライバ１２４、ＨＤＤドライバ１２５、ＣＤＤ１２６ドライバ及びＦＤＤドライバ１２７が組み込まれている。

文書管理プログラム１２０は、ユーザ端末１０が記録している文書を管理するアプリケーションプログラムである。文書管理プログラム１２０は、メニューを表示して、ユーザが選択した処理を実行する。ユーザに選択させる処理は文書データ登録処理、付加情報設定処理、検索処理、送信処理及び当該文書管理プログラム１２０を終了させる処理である。

文書データ登録処理は、例えば、デジタルカメラやフラットベッドスキャナ、フィルムスキャナ、或いはＭＦＰ（Multi Functional Peripheral）といった装置から文書データを受け付けて、当該データを登録し、保存する処理である。付加情報設定処理は、既に登録した文書データに検索用のキーワードやマーカーなどを付加する処理である。検索処理は、キーワードやマーカーの指定を受け付けて、当該キーワードやマーカーを付加されている文書データを検索する処理である。送信処理については後述する。

アプリケーションプログラム１２１は、文書管理プログラム１２０からの要求を受けて文書を処理する。ＯＳ１２２は、ユーザ端末１０のハードウェア資源を管理したり、文書管理プログラム１２０やアプリケーションプログラム１２１の実行管理を行うプログラムである。
プリンタドライバ１２３は、プリンタ１１に文書の印刷を要求したり、プリンタ１１のステータスを取得したりするためのドライバである。ＬＡＮカードドライバ１２４は、ＬＡＮカード１１０を用いてデータを送受信するためのドライバである。

ＨＤＤドライバ１２５は、ＨＤＤ１０９に文書データを書き込んだり、ＨＤＤ１０９から文書データを読み出したりするためのドライバである。ＣＤＤドライバ１２６は、ＣＤＤ１０８を用いてＣＤ−ＲＯＭ１１２から文書データを読み出すためのドライバである。ＦＤＤドライバ１２７は、ＦＤＤ１０７を用いてＦＤＤ１１１に文書データを書き込んだり、ＦＤＤ１１１から文書データを読み出したりするためのドライバである。

［３］ 文書管理プログラム１２０の動作
次に、文書管理プログラム１２０の動作について、特に前述の送信処理を説明する。図４は、文書管理プログラム１２０が実行する送信処理の流れを示すフローチャートである。図４に示されるように、文書管理プログラム１２０は、送信処理において、先ず、送信すべきファイルの指定と送信先の指定とを受け付ける（ステップＳ１００、Ｓ１０１）。

図５は、文書管理プログラム１２０が表示するウィンドウを示す図である。図５に示されるように、ウィンドウ２にはツールバー２０、エクスプローラバー２１、メインウィンドウ２２、ランチャー領域２３、ステータスバー２４が表示されている。ランチャー領域２３にはアプリケーションプログラムに対応するアイコン２３０が表示されている。ユーザがメインウィンドウに表示されている文書データ毎のアイコン２２０をドラッグして、アプリケーションプログラムのアイコン２３０上にドロップすると、その文書データが当該アプリケーションプログラムによって処理される。

すなわち、ファイルのアイコンがドラッグされ、アプリケーションプログラムのアイコン上にドロップされることによって、ファイル指定と送信先指定との双方が同時に為される。
本実施の形態においては、ランチャー領域２３にアイコン２３０が表示されるアプリケーションプログラムとして、メーラー、ＦＴＰ（File Transfer Protocol、RFC959）クライアント及び他のアプリケーションプログラムを取り上げる。また、アプリケーションプログラムではないが、プリンタドライバのアイコンもランチャー領域に表示される。

さて、送信先指定がメーラーの場合には（ステップＳ１０２：ＹＥＳ）、後述するメーラー送信処理を実行する（ステップＳ１０６）。送信先指定がメーラーではなくて（ステップＳ１０２：ＮＯ）、ＦＴＰクライアントの場合には（ステップＳ１０３：ＹＥＳ）、後述するＦＴＰ送信処理を実行する（ステップＳ１０７）。送信先指定がＦＴＰクライアントではなくて（ステップＳ１０３：ＮＯ）、プリンタの場合には（ステップＳ１０４：ＹＥＳ）、後述するプリンタ送信処理を実行する（ステップＳ１０８）。送信先指定がプリンタではなくて（ステップＳ１０４：ＮＯ）、他のアプリケーションプログラムの場合には（ステップＳ１０５：ＹＥＳ）、後述するアプリケーション送信処理を実行する（ステップＳ１０９）。送信先指定が他のアプリケーションプログラムではない場合（ステップＳ１０５：ＮＯ）、並びにアプリケーション送信処理を完了した場合には、文書管理プログラム１２０は送信処理を終了する。

［３−１］ メーラー送信処理（Ｓ１０６）
次に、メーラー送信処理（Ｓ１０６）について更に詳しく説明する。図６は、文書管理プログラム１２０がメーラー送信処理において実行する処理の流れを示すフローチャートである。図６に示されるように、文書管理プログラム１２０は、先ず、電子メール送信ダイアログを表示して、電子メールを作成するための情報の入力を受け付ける（ステップＳ２００）。電子メールを作成するための情報とは、当該電子メールの送信先アドレスや、Subjectフィールドに記載する件名、本文等である。電子メール送信ダイアログの送信ボタンがクリックされなければ（ステップＳ２０１：ＮＯ）、この処理を続行する。

送信ボタンがクリックされたら（ステップＳ２０１：ＹＥＳ）、前記ファイル指定に係る文書データを保存する（ステップＳ２０２）。そして、当該文書データに関連付けて、送信ボタンがクリックされた日時と送信先アドレス（Toフィールド等）、サブジェクト等をコメントとしてデータベースに保存する（ステップＳ２０３）。
その後、ＭＩＭＥ（Multipurpose Internet Mail Extensions。RFC2045、RFC2046、RFC2047）拡張規定に従って電子メールに文書データを添付し（ステップＳ２０４）、当該電子メールを送信した後（ステップＳ２０５）、メインルーチンに復帰する。このようにして、当該文書を電子メールに添付して送信した履歴が記録される。

図７は、前記コメントが文書データに関連付けられて保存されるデータベースの内容を示す図である。図７に示されるように、本実施の形態に係るデータベースは表形式のデータベースであって、ファイル名欄、Ｖｅｒ（バージョン）欄、コメント欄及び保存ファイル名欄からなっている。ファイル名欄には、文書管理プログラムが管理するファイルの名前が格納される。Ｖｅｒ欄には、当該ファイルが送信されるたびに更新されるバージョン番号が格納される。

コメント欄には、当該ファイルが送信される際に文書管理プログラム１２０が生成したコメントが格納される。本実施の形態においては、図７に示されるように、コメントとして電子メールの送信日時、To、Cc及びSubjectの各ヘッダフィールドの記載内容及び電子メール本文の内容が格納される。
保存ファイル名欄には、電子メールを送信する際に保存した文書データの所在とファイル名とが格納される。本実施の形態においては、ファイル名欄に格納されているファイル名にバージョン番号を付け加えて、保存ファイル名としている。

図８は、図７に示した文書データ「議事録．ｄｏｃ」が更に電子メールにて送信された後のデータベースの内容を示す図である。図８に示されるように、文書データ「議事録．ｄｏｃ」についてバージョン番号「４」のレコードが、同文書データのバージョン番号「３」のレコードの直後に追加されている。
［３−２］ ＦＴＰ送信処理（Ｓ１０７）
次に、ＦＴＰ送信処理（Ｓ１０７）について説明する。図９は、文書管理プログラム１２０がＦＴＰ送信処理において実行する処理の流れを示すフローチャートである。図９に示されるように、文書管理プログラム１２０は、先ず、ＦＴＰ送信ダイアログを表示して、送信先アドレス、送信先フォルダ名、ユーザ名及びパスワードを受け付ける（ステップＳ３００）。ＦＴＰ送信ダイアログの送信ボタンがクリックされなければ（ステップＳ３０１：ＮＯ）、この処理を続行する。

送信ボタンがクリックされたら（ステップＳ３０１：ＹＥＳ）、前記ファイル指定に係る文書データを保存し（ステップＳ３０２）、当該文書データに関連付けて、送信ボタンがクリックされた日時、送信先アドレス、送信先フォルダ名等をコメントとしてデータベースに保存する（ステップＳ３０３）。
当該文書データをＦＴＰ送信した後（ステップＳ３０４）、メインルーチンに復帰する。このようにして、当該文書をＦＴＰ送信した履歴が記録される。

［３−３］ プリンタ送信処理（Ｓ１０８）
次に、プリンタ送信処理（Ｓ１０８）について説明する。図１０は、文書管理プログラム１２０がプリンタ送信処理において実行する処理の流れを示すフローチャートである。図９に示されるように、文書管理プログラム１２０は、先ず、プリンタ選択ダイアログを表示して、プリント出力するプリンタの選択を受け付ける。（ステップＳ４００）。プリンタ選択ダイアログのＯＫボタンがクリックされなければ（ステップＳ４０１：ＮＯ）、この処理を続行する。

ＯＫボタンがクリックされたら（ステップＳ４０１：ＹＥＳ）、前記ファイル指定に係る文書データを保存し（ステップＳ４０２）、当該文書データに関連付けて、ＯＫボタンがクリックされた日時をコメントとしてデータベースに保存する（ステップＳ４０３）。
当該文書データの印刷要求をプリンタ送信した後（ステップＳ４０４）、メインルーチンに復帰する。このようにして、当該文書をプリンタ送信した履歴が記録される。

［３−４］ アプリケーション送信処理（Ｓ１０９）
次に、アプリケーション送信処理（Ｓ１０９）について説明する。図１１は、文書管理プログラム１２０がアプリケーション送信処理において実行する処理の流れを示すフローチャートである。図１１に示されるように、文書管理プログラム１２０は、先ず、アプリケーション選択ダイアログを表示して、文書データを出力すべきアプリケーションの選択を受け付ける（ステップＳ５００）。この場合において、アプリケーション選択ダイアログには、選択可能なアプリケーション名の一覧リストが表示され、何れかのアプリケーション名をクリックすることによりアプリケーションを選択することができる。また、プリンタ選択ダイアログにはＯＫボタンが表示されており、このＯＫボタンがクリックされなければ（ステップＳ５０１：ＮＯ）、この処理を続行する。

ＯＫボタンがクリックされたら（ステップＳ５０１：ＹＥＳ）、前記ファイル指定に係る文書データを保存し（ステップＳ５０２）、当該文書データに関連付けて、ＯＫボタンがクリックされた日時と選択されたアプリケーション名とをコメントとしてデータベースに保存する（ステップＳ５０３）。
当該文書データを選択されたアプリケーションに渡した後（ステップＳ５０４）、メインルーチンに復帰する。このようにして、当該文書をアプリケーション送信した履歴が記録される。

［４］ 変形例
以上、本発明を実施の形態に基づいて説明してきたが、本発明が上述の実施の形態に限定されないのは勿論であり、以下のような変形例を実施することができる。
（１） 上記実施の形態においては、どの送信処理においても無条件に文書データのバージョン管理をする場合について説明したが、本発明がこれに限定されないのは言うまでもなく、バージョン管理の要否をユーザに選択させるとしても良い。

本変形例について、メーラー送信処理（ステップＳ１０６）を例にとって説明する。図１２は、本変形例に係るメーラー処理の流れを示すフローチャートである。図１２に示されるように、文書管理プログラム１２０は、上記と同様、電子メールを作成するための情報の入力を受け付ける（ステップＳ６００）。
送信ボタンがクリックされたら（ステップＳ６０１：ＹＥＳ）、文書管理プログラム１２０は当該メーラー送信に関してバージョン管理をするか否かの選択を受け付けるダイアログを表示する（ステップＳ６０２）。当該ダイアログにてバージョン管理をするとの入力を受け付けた場合には（ステップＳ６０３：ＹＥＳ）、文書データとコメントを保存し（ステップＳ６０４、Ｓ６０５）、電子メールに文書データを添付して（ステップＳ６０６）、当該電子メールを送信する（ステップＳ６０７）。

バージョン管理をしないとの入力を受け付けた場合には（ステップＳ６０２）、
文書データ等の保存は行わず、電子メールに文書データを添付して送信する（ステップＳ６０６、６０７）。
メーラー送信処理以外の処理、例えば、ＦＴＰ送信処理（ステップＳ１０７）やプリンタ送信処理（ステップＳ１０８）等においても上述と同じようにすることによりバージョン管理の要否をユーザに指示させることができる。このようにすれば、ユーザが不要と判断した場合には、文書データやコメントを保存しないので、ユーザ端末１０においてＨＤＤ１０９等の記憶領域を節約することができる。

（２） 上記実施の形態においては、文書データを関連付けてデータベースに保存するコメントを文書管理プログラム１２０が自動的に生成する場合について説明したが、本発明がこれに限定されないのは言うまでもなく、これに代えて、ユーザの必要に応じてコメントを作成させるとしても良い。
本変形例について、メーラー送信処理（ステップＳ１０６）を例にとって説明する。図１３は、本変形例に係るメーラー処理の流れを示すフローチャートである。図１３に示されるように、文書管理プログラム１２０は電子メールの情報を受け付け（ステップＳ７００）、送信ボタンがクリックされたら（ステップＳ７０１）、文書データを保存し（ステップＳ７０２）、上記実施の形態にて説明した様にしてコメントを生成する（ステップＳ７０３）。

コメント編集ボタンがクリックされた場合には（ステップＳ７０４：ＹＥＳ）、コメント編集ダイアログを表示し（ステップ７０５）、当該コメント編集ダイアログにてユーザによるコメントの編集を受け付ける（ステップＳ７０６）。これにより、文書管理プログラム１２０のユーザは必要に応じてコメントの内容を修正したり、追加したりすることができる。

コメント編集ダイアログに表示されている編集完了ボタンがクリックされた場合（ステップＳ７０７：ＹＥＳ）、又はステップＳ７０４でＮＯの場合には、コメントをデータベースに保存し（ステップＳ７０８）、電子メールに文書データを添付して（ステップＳ７０９）、電子メールを送信する（ステップＳ７１０）。
メーラー送信処理以外の処理、例えば、ＦＴＰ送信処理（ステップＳ１０７）やプリンタ送信処理（ステップＳ１０８）等においても上述と同じようにすることによりユーザの必要に応じてコメントを編集させることができる。

（３） 上記実施の形態においては、文書データを送信する処理として、電子メール送信処理、ＦＴＰ送信処理、プリンタ送信処理及びアプリケーション送信処理を挙げたが、本発明がこれに限定されないのは言うまでもなく、これら以外の送信処理に際してバージョン管理を行うとしても良い。例えば、ＦＤＤ１０７を用いてＦＤＤ１１１に文書データを書き込む際にもバージョン管理を行うとしても良い。この他、ＣＤ−ＲＷ（Compact Disk ReWritable）のように書き換え可能な記録媒体に文書データを書き込む際にもバージョン管理を行うとしても良い。

（４） 上記実施の形態においては、文書管理プログラム１２０から電子メールの送信を行ったり他のアプリケーションプログラムに文書データを送信したりする際にバージョン管理を行うとしたが、本発明がこれに限定されないのは言うまでもなく、他のアプリケーションプログラムが当該文書データを処理する際に通知を受けて、文書管理プログラムがバージョン管理を行うとしても良い。

（５） 上記実施の形態においては、本発明を専ら文書管理プログラムとして説明したが、本発明がこれに限定されないのは言うまでもなく、本発明はかかる文書管理プログラムによって文書管理を行う文書管理装置であるとしても良い。また、本発明は、かかる文書管理プログラムがコンピュータに実行させる文書管理方法であるとしても良い。いずれの場合も本発明の効果は同様である。

本発明に係る文書管理プログラム及び文書管理装置は、様々な用途に利用される文書データのバージョンを管理する技術として有用である。

本発明の実施の形態に係る文書管理システムのシステム構成を示す模式図である。 本発明の実施の形態に係るユーザ端末１０の主要なハードウェア構成を示す模式図である。 本発明の実施の形態に係るユーザ端末１０の主要なソフトウェア構成を示す模式図である。 本発明の実施の形態に係る文書管理プログラム１２０が実行する送信処理を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態に係る文書管理プログラム１２０が表示するウィンドウを示す図である。 本発明の実施の形態に係る文書管理プログラム１２０が実行するメーラー送信処理を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態に係る文書管理プログラム１２０が文書データに関連付けてコメントを保存するデータベースの内容を示す図である。 本発明の実施の形態に係る文書管理プログラム１２０が文書データに関連付けてコメントを保存するデータベースの内容が更新された様子を示す図である。 本発明の実施の形態に係る文書管理プログラム１２０が実行するＦＴＰ送信処理を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態に係る文書管理プログラム１２０が実行するプリンタ送信処理を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態に係る文書管理プログラム１２０が実行するアプリケーション送信処理を示すフローチャートである。 本発明の変形例（１）に係るメーラー処理を示すフローチャートである。 本発明の変形例（２）に係るメーラー処理を示すフローチャートである。

符号の説明

１…文書管理システム
１０…ユーザ端末
１１…プリンタ
１２…メールサーバ
１３…通信ネットワーク
１００…ＲＯＭ
１０１…ＲＡＭ
１０２…メモリバス
１０３…表示部
１０４…入力部
１０５…ＣＰＵ
１０６…内部バス
１０７…ＦＤＤ
１０８…ＣＤＤ
１０９…ＨＤＤ
１１０…ＬＡＮカード
１１１…フレキシブルディスク
１１２…ＣＤ−ＲＯＭ
１２０…文書管理プログラム
１２１…アプリケーションプログラム
１２２…オペレーティングシステム
１２３…ＬＡＮカードドライバ
１２４…プリンタドライバ

Claims (9)

1. 文書データの指定を受け付ける文書データ指定受付ステップと、
   指定された文書データの処理指示を受け付ける処理指示指定受付ステップと、
   指定された文書データを複製して保存する複製保存ステップと、
   前記複製に関連付けて前記処理指示に応じた付帯情報を保存する付帯情報保存ステップと
   をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
2. 前記処理指示に応じて前記付帯情報を生成する付帯情報生成ステップ
   をコンピュータに実行させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理プログラム。
3. 前記付帯情報を受け付ける付帯情報受け付けステップ
   をコンピュータに実行させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理プログラム。
4. 禁止指示を受け付けて、前記複製保存ステップにおける前記複製の保存を禁止し、かつ、前記付帯情報保存ステップにおける前記付帯情報の保存を禁止する禁止ステップ
   をコンピュータに実行させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理プログラム。
5. 前記処理指示は、前記文書データを電子メールに添付して送信せよとの指示であって、
   前記付帯情報保存ステップは、前記付帯情報として、前記電子メールの送信先アドレス、送信日時、件名及び本文を保存する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理プログラム。
6. 前記処理指示は、前記文書データをＦＴＰに従って送信せよとの指示であって、
   前記付帯情報保存ステップは、前記付帯情報として、前記ＦＴＰサーバーのアドレス、送信日時及び送信先フォルダ名を保存する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理プログラム。
7. 前記処理指示は、前記文書データを印刷せよとの指示であって、
   前記付帯情報保存ステップは、前記付帯情報として、前記印刷に供したプリンタ名及び印刷日時を保存する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理プログラム。
8. 前記処理指示は、前記文書データを指定したアプリケーションプログラムにて処理せよとの指示であって、
   前記付帯情報保存ステップは、前記付帯情報として、前記アプリケーションプログラムの名称及び処理日時を保存する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理プログラム。
9. 文書データの指定を受け付ける文書データ指定受付手段と、
   指定された文書データの処理指示を受け付ける処理指示指定受付手段と、
   指定された文書データを複製して保存する複製保存手段と、
   前記複製に関連付けて前記処理指示に応じた付帯情報を保存する付帯情報保存手段と
   を備えることを特徴とする文書管理装置。

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