JP5907101B2 - 文書管理装置及びプログラム - Google Patents

文書管理装置及びプログラム Download PDF

Info

Publication number
JP5907101B2
JP5907101B2 JP2013059787A JP2013059787A JP5907101B2 JP 5907101 B2 JP5907101 B2 JP 5907101B2 JP 2013059787 A JP2013059787 A JP 2013059787A JP 2013059787 A JP2013059787 A JP 2013059787A JP 5907101 B2 JP5907101 B2 JP 5907101B2
Authority
JP
Japan
Prior art keywords
document
registered
attribute information
print data
image
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Expired - Fee Related
Application number
JP2013059787A
Other languages
English (en)
Other versions
JP2014186443A (ja
Inventor
松永　英樹
英樹 松永
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Fujifilm Business Innovation Corp
Original Assignee
Fuji Xerox Co Ltd
Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Fuji Xerox Co Ltd, Fujifilm Business Innovation Corp filed Critical Fuji Xerox Co Ltd
Priority to JP2013059787A priority Critical patent/JP5907101B2/ja
Priority to US13/944,153 priority patent/US9077872B2/en
Priority to CN201310404258.3A priority patent/CN104063188B/zh
Publication of JP2014186443A publication Critical patent/JP2014186443A/ja
Application granted granted Critical
Publication of JP5907101B2 publication Critical patent/JP5907101B2/ja
Expired - Fee Related legal-status Critical Current
Anticipated expiration legal-status Critical

Links

Images

Classifications

    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04N—PICTORIAL COMMUNICATION, e.g. TELEVISION
    • H04N1/00—Scanning, transmission or reproduction of documents or the like, e.g. facsimile transmission; Details thereof
    • H04N1/21—Intermediate information storage
    • H04N1/2166—Intermediate information storage for mass storage, e.g. in document filing systems
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/90—Details of database functions independent of the retrieved data types
    • G06F16/93—Document management systems
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F3/00—Input arrangements for transferring data to be processed into a form capable of being handled by the computer; Output arrangements for transferring data from processing unit to output unit, e.g. interface arrangements
    • G06F3/12—Digital output to print unit, e.g. line printer, chain printer
    • G06F3/1296—Printer job scheduling or printer resource handling
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04N—PICTORIAL COMMUNICATION, e.g. TELEVISION
    • H04N1/00—Scanning, transmission or reproduction of documents or the like, e.g. facsimile transmission; Details thereof
    • H04N1/32—Circuits or arrangements for control or supervision between transmitter and receiver or between image input and image output device, e.g. between a still-image camera and its memory or between a still-image camera and a printer device
    • H04N1/32101—Display, printing, storage or transmission of additional information, e.g. ID code, date and time or title
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04N—PICTORIAL COMMUNICATION, e.g. TELEVISION
    • H04N1/00—Scanning, transmission or reproduction of documents or the like, e.g. facsimile transmission; Details thereof
    • H04N1/00127—Connection or combination of a still picture apparatus with another apparatus, e.g. for storage, processing or transmission of still picture signals or of information associated with a still picture
    • H04N1/00204—Connection or combination of a still picture apparatus with another apparatus, e.g. for storage, processing or transmission of still picture signals or of information associated with a still picture with a digital computer or a digital computer system, e.g. an internet server
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04N—PICTORIAL COMMUNICATION, e.g. TELEVISION
    • H04N2201/00—Indexing scheme relating to scanning, transmission or reproduction of documents or the like, and to details thereof
    • H04N2201/0077—Types of the still picture apparatus
    • H04N2201/0081—Image reader
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04N—PICTORIAL COMMUNICATION, e.g. TELEVISION
    • H04N2201/00—Indexing scheme relating to scanning, transmission or reproduction of documents or the like, and to details thereof
    • H04N2201/0077—Types of the still picture apparatus
    • H04N2201/0082—Image hardcopy reproducer
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04N—PICTORIAL COMMUNICATION, e.g. TELEVISION
    • H04N2201/00—Indexing scheme relating to scanning, transmission or reproduction of documents or the like, and to details thereof
    • H04N2201/0077—Types of the still picture apparatus
    • H04N2201/0087—Image storage device
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04N—PICTORIAL COMMUNICATION, e.g. TELEVISION
    • H04N2201/00—Indexing scheme relating to scanning, transmission or reproduction of documents or the like, and to details thereof
    • H04N2201/21—Intermediate information storage
    • H04N2201/218—Deletion of stored data; Preventing such deletion
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04N—PICTORIAL COMMUNICATION, e.g. TELEVISION
    • H04N2201/00—Indexing scheme relating to scanning, transmission or reproduction of documents or the like, and to details thereof
    • H04N2201/32—Circuits or arrangements for control or supervision between transmitter and receiver or between image input and image output device, e.g. between a still-image camera and its memory or between a still-image camera and a printer device
    • H04N2201/3201—Display, printing, storage or transmission of additional information, e.g. ID code, date and time or title
    • H04N2201/3212—Display, printing, storage or transmission of additional information, e.g. ID code, date and time or title of data relating to a job, e.g. communication, capture or filing of an image
    • H04N2201/3214—Display, printing, storage or transmission of additional information, e.g. ID code, date and time or title of data relating to a job, e.g. communication, capture or filing of an image of a date
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04N—PICTORIAL COMMUNICATION, e.g. TELEVISION
    • H04N2201/00—Indexing scheme relating to scanning, transmission or reproduction of documents or the like, and to details thereof
    • H04N2201/32—Circuits or arrangements for control or supervision between transmitter and receiver or between image input and image output device, e.g. between a still-image camera and its memory or between a still-image camera and a printer device
    • H04N2201/3201—Display, printing, storage or transmission of additional information, e.g. ID code, date and time or title
    • H04N2201/3225—Display, printing, storage or transmission of additional information, e.g. ID code, date and time or title of data relating to an image, a page or a document
    • H04N2201/3226—Display, printing, storage or transmission of additional information, e.g. ID code, date and time or title of data relating to an image, a page or a document of identification information or the like, e.g. ID code, index, title, part of an image, reduced-size image
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04N—PICTORIAL COMMUNICATION, e.g. TELEVISION
    • H04N2201/00—Indexing scheme relating to scanning, transmission or reproduction of documents or the like, and to details thereof
    • H04N2201/32—Circuits or arrangements for control or supervision between transmitter and receiver or between image input and image output device, e.g. between a still-image camera and its memory or between a still-image camera and a printer device
    • H04N2201/3201—Display, printing, storage or transmission of additional information, e.g. ID code, date and time or title
    • H04N2201/3225—Display, printing, storage or transmission of additional information, e.g. ID code, date and time or title of data relating to an image, a page or a document
    • H04N2201/3243—Display, printing, storage or transmission of additional information, e.g. ID code, date and time or title of data relating to an image, a page or a document of type information, e.g. handwritten or text document
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04N—PICTORIAL COMMUNICATION, e.g. TELEVISION
    • H04N2201/00—Indexing scheme relating to scanning, transmission or reproduction of documents or the like, and to details thereof
    • H04N2201/32—Circuits or arrangements for control or supervision between transmitter and receiver or between image input and image output device, e.g. between a still-image camera and its memory or between a still-image camera and a printer device
    • H04N2201/3201—Display, printing, storage or transmission of additional information, e.g. ID code, date and time or title
    • H04N2201/3274—Storage or retrieval of prestored additional information

Landscapes

  • Engineering & Computer Science (AREA)
  • Theoretical Computer Science (AREA)
  • Signal Processing (AREA)
  • Multimedia (AREA)
  • Databases & Information Systems (AREA)
  • Physics & Mathematics (AREA)
  • General Engineering & Computer Science (AREA)
  • General Physics & Mathematics (AREA)
  • Data Mining & Analysis (AREA)
  • Business, Economics & Management (AREA)
  • General Business, Economics & Management (AREA)
  • Human Computer Interaction (AREA)
  • Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
  • Facsimiles In General (AREA)

Description

本発明は、文書管理装置及びプログラムに関する。
不要となったデータで記憶デバイスの容量が占められることを防止するために、例えば下記の特許文献１では、最終アクセス日から一定の時間が経過したデータについては消去することを行っている。ただし、こうしたデータ間の依存性や関連性を考慮しない場合には、必要なデータも消去されてしまう可能性があった。
特開平１０−２６０８７５号公報
本発明の目的は、新たな文書の登録により不要となったデータを削除することができる文書管理装置及びプログラムを提供することにある。
請求項１に係る発明は、印刷された文書のイメージと、該文書の属性情報とを含む印刷データを保持する保持手段と、登録対象の文書のイメージと該登録対象の文書の属性情報とが新たに記憶手段に登録された場合に、該登録対象の文書の属性情報について予め定められた、該登録対象の文書が登録された場合に削除する文書の属性情報を定めた削除対象情報に基づいて、前記保持手段に保持される印刷データの中から削除対象とする印刷データを検索する検索手段と、前記検索手段により検索された印刷データに含まれる少なくとも文書のイメージを削除する削除手段と、を含むことを特徴とする文書管理装置である。
請求項２に係る発明は、前記文書の属性情報は、該文書の種類と該文書の対象を特定する特定情報とを含み、前記削除対象情報は、削除する文書の種類の情報を含み、前記検索手段は、前記削除する文書の種類と、前記登録対象の文書の属性情報に含まれる特定情報と、を含む属性情報を有する印刷データを、前記保持手段に保持される印刷データの中から検索することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置である。
請求項３に係る発明は、前記文書の属性情報は、該文書の識別情報を含み、前記検索手段は、前記保持手段に保持される印刷データの中から、前記登録対象の文書の識別情報と一致する識別情報の文書を含む印刷データを検索し、前記削除手段は、前記検索された印刷データに含まれる少なくとも文書のイメージを削除することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置である。
請求項４に係る発明は、登録対象の文書のイメージと該登録対象の文書の属性情報とを新たに記憶手段に登録する場合に、該登録対象文書について定められた他の文書が前記記憶手段に登録されているか否かを判定する判定手段をさらに含み、前記削除手段は、前記判定手段により前記他の文書が前記記憶手段に登録されていると判定される場合に、前記削除対象とする印刷データに含まれる少なくとも文書のイメージを削除することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理装置である。
請求項５に係る発明は、印刷された文書のイメージと、該文書の属性情報とを含む印刷データを保持する保持手段と、登録対象の文書のイメージと該登録対象の文書の属性情報とが新たに記憶手段に登録された場合に、該登録対象の文書の属性情報について予め定められた、該登録対象の文書が登録された場合に削除する文書の属性情報を定めた削除対象情報に基づいて、前記保持手段に保持される印刷データの中から削除対象とする印刷データを検索する検索手段と、前記検索手段により検索された印刷データに含まれる少なくとも文書のイメージを削除する削除手段としてコンピュータを機能させるためのプログラムである。
請求項１及び５に記載の発明によれば、新たな文書の登録により不要となったデータを削除することができる。
請求項２に記載の発明によれば、登録対象の文書と一部の属性が共通する文書であって、登録対象の文書が登録されたことで不要となった印刷データを削除することができる。
請求項３に記載の発明によれば、登録対象の文書と識別情報が一致する文書を印刷した印刷データを削除することができる。
請求項４に記載の発明によれば、依存関係のある文書の全てが登録された場合に、文書の登録により不要となったデータを削除することができる。
本実施形態に係る文書管理システムのシステム構成図である。 文書管理サーバとクライアント装置のハードウェア構成例を示す図である。 印刷ジョブテーブルの一例を示す図である。 文書管理テーブルの一例を示す図である。 削除条件設定テーブルの一例を示す図である。 印刷処理のシーケンス図である。 文書登録処理のシーケンス図である。 印刷ジョブの削除処理のシーケンス図である。
以下、本発明を実施するための実施の形態（以下、実施形態という）を、図面に従って説明する。
［１．文書管理システム１の構成について］
図１には、本実施形態に係る文書管理システム１のシステム構成図を示した。図１に示されるように、文書管理システム１は、文書管理サーバ１０、クライアント装置２０、スキャナ３０、プリンタ４０を含む。なお、本実施形態においては、文書管理サーバ１０、クライアント装置２０、プリンタ４０はそれぞれネットワーク５０に接続され、相互にデータ通信可能となっており、クライアント装置２０とスキャナ３０とは有線又は無線により接続され、相互にデータ通信可能となっている。
本実施形態に係る文書管理システム１において行われる処理の概要について説明する。なお、本実施形態では、文書管理システム１を医療文書管理に適用した例について説明するが、他の種類の文書管理にも適用しても構わない。
文書管理サーバ１０は、クライアント装置２０から受け付けた文書編集指示に基づいて、文書データを生成し、クライアント装置２０に提供する。また、文書管理サーバ１０は、クライアント装置２０から受け付けた印刷指示に基づいて、印刷指示に係る文書データに基づく印刷イメージを生成するとともに、生成した印刷イメージをプリンタ４０に送信して印刷を実行させる。ここで、文書管理サーバ１０は、処理した印刷イメージを保管しておき、クライアント装置２０からの要求に応じて保管した印刷イメージを提供するようにしている。
また、文書管理システム１では、プリンタ４０により出力された印刷物についてユーザが書き込みを行った書込文書を登録する処理も実行する。例えば、クライアント装置２０は、書込文書をスキャナ３０によりスキャンして得た文書イメージと、書込文書について付加する情報とを、文書管理サーバ１０に送信する。文書管理サーバ１０は、クライアント装置２０から得た書込文書を登録し、登録された書込文書に基づいて、保管された印刷イメージのうち削除可能な印刷イメージを検索し、検索された印刷イメージを削除することとする。
以下、上記の処理を実現するために文書管理サーバ１０とクライアント装置２０に備えられた構成及び処理の詳細について説明する。
まず、文書管理サーバ１０とクライアント装置２０のハードウェア構成例について、図２を参照しながら説明する。
［１−１．文書管理サーバ１０の構成について］
まず、文書管理サーバ１０のハードウェア構成例について説明する。図２に示されるように、文書管理サーバ１０は、制御部１１、記憶部１２、通信部１３を備える。
制御部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）を含み、記憶部１２に記憶されたプログラムに基づいて、各種の演算処理を実行するとともに文書管理サーバ１０の各部を制御する。
記憶部１２は、文書管理サーバ１０のオペレーティングシステム等のプログラムやデータを記憶するほか、制御部１１のワークメモリとしても用いられる。プログラムは、光ディスク、磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク、フラッシュメモリ等の情報記憶媒体に格納された状態で文書管理サーバ１０に供給されてもよいし、インターネット等のデータ通信手段を介して文書管理サーバ１０に供給されてもよい。以下、記憶部１２に記憶されるデータの一例を説明する。
記憶部１２には、印刷ジョブテーブルが記憶される。図３には、印刷ジョブテーブルの一例を示した。図３に示されるように、印刷ジョブテーブルには、印刷ジョブを識別するジョブＩＤ、印刷ジョブの生成日、印刷ジョブに係る文書（医療文書）を識別する文書ＩＤ、文書の種類を表す文書種、印刷ジョブのイメージファイル名、印刷ジョブの情報ファイル名、文書に係る患者（ユーザ）を識別する患者ＩＤ（ユーザＩＤ）、文書に係る診療科（所属）を識別する診療科ＩＤ（所属ＩＤ）がそれぞれ関連付けて記憶される。
また、記憶部１２には、文書管理テーブルが記憶される。図４には、文書管理テーブルの一例を示した。図４に示されるように、文書管理テーブルには、文書（医療文書）を識別する文書ＩＤ、文書の登録日、文書の種類を表す文書種、文書のイメージファイル名、文書の情報ファイル名、文書に係る患者（ユーザ）を識別する患者ＩＤ（ユーザＩＤ）、文書に係る診療科（所属）を識別する診療科ＩＤ（所属ＩＤ）が関連付けて記憶される。
さらに、記憶部１２には、削除条件設定テーブルが記憶される。図５には、削除条件設定テーブルの一例を示した。図５に示されるように、削除条件設定テーブルには、登録文書の文書種、削除実行条件、削除対象データの特定条件が関連付けて記憶される。ここで、登録文書とは、文書管理サーバ１０に新たに登録された文書のことを表している。そして、文書管理サーバ１０は、登録文書が新たに登録された場合に、該登録文書の文書種に関連付けられた削除実行条件が定められているときには、登録文書と属性情報（例えば、患者ＩＤ及び診療科ＩＤの組）が同じであって、削除実行条件に指定される文書種の文書が既に登録されている場合に、削除対象データの特定条件に基づいて削除対象データを特定し、特定された削除対象データを削除することとする。また、文書管理サーバ１０は、登録文書の文書種に関連付けられた削除実行条件が定められていないときには、そのまま登録文書の文書種に関連付けられた削除対象データの特定条件に基づいて削除対象データを特定し、特定された削除対象データを削除することとしてよい。ここで、文書管理サーバ１０は、削除対象データの特定に当たり、登録文書と属性情報（例えば、患者ＩＤ及び診療科ＩＤの組）が同じであって、削除対象データの特定条件に指定される文書種を含むレコードを印刷ジョブテーブルから検索し、検索されたレコードに示される印刷ジョブのデータを削除することとしてよい。
通信部１３は、ネットワークインターフェースカードにより実現され、ネットワークインターフェースカードを用いて接続したネットワークを介してクライアント装置２０、プリンタ４０等とデータ通信する。
［１−２．クライアント装置２０の構成について］
次に、クライアント装置２０のハードウェア構成例について説明する。図２に示されるように、クライアント装置２０は、制御部２１、記憶部２２、通信部２３、入力部２４、表示部２５、入出力部２６を備える。
制御部２１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）を含み、記憶部２２に記憶されたプログラムに基づいて、各種の演算処理を実行するとともにクライアント装置２０の各部を制御する。
記憶部２２は、クライアント装置２０のオペレーティングシステム等のプログラムやデータを記憶するほか、制御部２１のワークメモリとしても用いられる。プログラムは、光ディスク、磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク、フラッシュメモリ等の情報記憶媒体に格納された状態でクライアント装置２０に供給されてもよいし、インターネット等のデータ通信手段を介してクライアント装置２０に供給されてもよい。
通信部２３は、例えばネットワークインターフェースカードにより実現され、ネットワークインターフェースカードを用いて接続したネットワークを介して文書管理サーバ１０、プリンタ４０等とデータ通信する。
入力部２４は、タッチパネル、キーボード等の入力装置により実現され、ユーザからの操作入力を受け付ける。
表示部２５は、液晶ディスプレイ等の表示装置により実現され、制御部２１による情報処理の結果（画面）を表示させる。
入出力部２６は、例えばシリアルケーブルやネットワークケーブルを介して接続されたデバイス（本実施形態ではスキャナ３０）とデータ通信する。本実施形態では、クライアント装置２０は、入出力部２６を介して接続されたスキャナ３０に対してスキャンを指示し、スキャナ３０が走査対象物についてスキャンして得たスキャンデータ（イメージデータ）を取得する。
［２．文書管理システム１において実行される処理の説明］
次に、文書管理システム１において行われる処理の詳細を、図６〜８に示したシーケンス図及びフロー図を参照しながら説明する。
［２−１．印刷処理］
まず、図６に示されたシーケンス図を参照しながら、文書管理システム１において行われる印刷処理の例について説明する。
図６に示されるように、クライアント装置２０は、ユーザから文書の編集指示を受け付けると（Ｓ１０１）、受け付けた編集指示を文書管理サーバ１０に送信する（Ｓ１０２）。例えば、編集指示には、文書種の指定、文書編集内容の指定、文書確定の指示等を含むこととしてよい。
文書管理サーバ１０は、クライアント装置２０から受信した編集指示に基づいて文書を編集し（Ｓ１０３）、編集を反映させた文書データをクライアント装置２０に送信する（Ｓ１０４）。なお、文書管理サーバ１０は、編集中の文書のデータについては一時的に記憶部１２に記憶しておき、編集が確定した文書のデータについては文書管理テーブルに記憶することとしてよい。
クライアント装置２０は、文書管理サーバ１０から受信した文書データを表示部に表示させ（Ｓ１０５）、ここで文書編集を継続する場合には（Ｓ１０６：Ｙ）、Ｓ１０１に戻り、文書編集を継続しない（すなわち文書を確定した）場合には（Ｓ１０６：Ｎ）、Ｓ１０７に進む。
ここで、クライアント装置２０は、ユーザから編集に係る文書（又は指定された文書）についての印刷指示を受け付けていない場合には（Ｓ１０７：Ｎ）、待機し、ユーザから編集に係る文書（又は指定された文書）についての印刷指示を受け付けた場合には（Ｓ１０７：Ｙ）、印刷要求に係る文書についての印刷を文書管理サーバ１０に指示する（Ｓ１０８）。なお、印刷指示には、印刷要求に係る文書、プリンタ４０及び印刷設定をそれぞれ指定する情報を含むこととしてよい。
文書管理サーバ１０は、クライアント装置２０から受け付けた印刷指示に係る文書のデータに基づいて印刷イメージを生成する（Ｓ１０９）。ここで、文書管理サーバ１０は、印刷イメージには、印刷ジョブ（又は／及び文書）の識別情報（ジョブＩＤ又は／及び文書ＩＤ）を符号化したコード画像（例えばバーコードや二次元コード）を予め定められた位置に形成することとしてもよい。
文書管理サーバ１０は、Ｓ１０９で生成した印刷イメージと印刷設定の情報を含む印刷ジョブを生成し、生成した印刷ジョブを、指定されたプリンタ４０に送信する（Ｓ１１０）。
プリンタ４０は、文書管理サーバ１０から印刷ジョブを受信すると、受信した印刷ジョブに基づいて印刷処理を実行し（Ｓ１１１）、印刷処理を正常に終えると印刷処理の完了を文書管理サーバ１０に通知する（Ｓ１１２）。
文書管理サーバ１０は、プリンタ４０から印刷完了の通知を受けると、その旨をクライアント装置２０にも通知し（Ｓ１１３）、印刷が完了した印刷イメージを記憶部１２に保存するとともに（Ｓ１１４）、印刷が完了した印刷イメージに係る印刷ジョブの情報を印刷ジョブテーブルに書き込んで、印刷ジョブテーブルを更新する（Ｓ１１５）。例えば、文書管理サーバ１０は、印刷ジョブテーブルには、印刷ジョブのジョブＩＤ、印刷ジョブの生成日、印刷に係る文書の文書ＩＤ、文書の文書種、印刷イメージのファイル名、文書の情報ファイル名、患者を識別する患者ＩＤ、診療科を識別する診療科ＩＤを書き込むこととしてよい。
以上が、文書を印刷する際に文書管理システム１において実行される処理の一例である。なお、別の例として、クライアント装置２０が印刷ジョブと印刷イメージとを生成し、指定したプリンタ４０に印刷指示を行い、プリンタ４０からの印刷完了通知を受けて印刷ジョブと印刷イメージとを文書管理サーバ１０に送る構成とすることも可能である。
［２−２．文書登録処理］
次に、印刷された文書について必要事項の書込等が行われた後に、書込後の文書を文書管理装置に登録する際に実行される処理（文書登録処理）の詳細について図７に示されたシーケンス図を参照しながら説明する。
図７に示されるように、クライアント装置２０は、ユーザからスキャン実行の操作を受け付けると、接続されたスキャナ３０に対してスキャンの実行を指示する（Ｓ２０１）。
スキャナ３０は、クライアント装置２０から受け付けたスキャン指示に基づいて、原稿のスキャン処理を実行し（Ｓ２０２）、スキャン処理により得た文書イメージをクライアント装置２０に送信する（Ｓ２０３）。
クライアント装置２０は、スキャナ３０から受信した文書イメージに関する文書情報をユーザから受け付けて（Ｓ２０４）、文書イメージ及び受け付けた文書情報を含む登録文書情報を生成し、生成した登録文書情報を文書管理サーバ１０に送信する（Ｓ２０５）。ここで、クライアント装置２０は、文書イメージに印刷ジョブや文書の識別情報を符号化したコード画像が形成されている場合には、当該コード画像を抽出して識別情報を復号して取得し、取得した識別情報（印刷ジョブＩＤ、文書ＩＤ）を登録文書情報に含めることとしてよい。また、クライアント装置２０は、文書イメージに印刷ジョブや文書の識別情報を符号化したコード画像が形成されていない場合には、ユーザから文書種、患者ＩＤ、診療科の情報の入力を受け付けて、受け付けた情報を登録文書情報に含めることとしてよい。
文書管理サーバ１０は、クライアント装置２０から登録文書情報を受信すると、受信した登録文書情報に含まれる文書イメージを記憶部１２に保存するとともに（Ｓ２０６）、保存した文書イメージに係る文書情報を文書管理テーブルに登録して、文書管理テーブルを更新する（Ｓ２０７）。例えば、文書管理サーバ１０は、登録文書情報に印刷ジョブＩＤや文書ＩＤ等の識別情報が含まれている場合には、当該識別情報に基づいて印刷ジョブテーブルから、文書ＩＤ、文書種、情報ファイル名、患者ＩＤ、診療科ＩＤの情報を取得し、取得した情報と、文書イメージのイメージファイル名とを関連付けて文書管理テーブルに登録することとしてよい。また、文書管理サーバ１０は、登録文書情報に印刷ジョブＩＤや文書ＩＤ等の識別情報が含まれていない場合には、登録文書情報に含まれる文書種、患者ＩＤ、診療科ＩＤに基づき印刷ジョブテーブルから該当する文書ＩＤを特定し、特定した文書ＩＤと、文書イメージのイメージファイル名と、文書種、患者ＩＤ、診療科ＩＤをそれぞれ関連付けて文書管理テーブルに登録することとしてよい。なお、文書管理サーバ１０は、登録文書情報に含まれる文書種、患者ＩＤ、診療科ＩＤに基づき印刷ジョブテーブルから文書ＩＤを特定する場合には、例えば印刷ジョブテーブルにおいて文書種、患者ＩＤ、診療科ＩＤを含むレコードのうち、最新のレコードに含まれる文書ＩＤを登録対象として特定することとしてよい。
次に、文書管理サーバ１０は、印刷ジョブの削除処理を実行する（Ｓ２０８）。この印刷ジョブの削除処理の詳細については、図８に示したフローチャートを参照しながら説明する。
［２−３．印刷ジョブ削除処理］
図８には、文書登録後に文書管理サーバ１０により実行される印刷ジョブの削除処理のフローチャートを示した。
図８に示されるように、文書管理サーバ１０は、新たに登録された文書（登録文書）の文書ＩＤを特定し（Ｓ３０１）、特定された文書ＩＤをキーとして、印刷ジョブテーブルの中から文書ＩＤに関連付けられた印刷ジョブＩＤを検索する（Ｓ３０２）。そして、文書管理サーバ１０は、Ｓ３０２で検索された印刷ジョブＩＤに関するデータを削除する（Ｓ３０３）。例えば、文書管理サーバ１０は、登録文書の文書種、患者ＩＤ、診療科ＩＤを含むレコードを、印刷ジョブテーブルから検索し、検索されたレコードにより特定される印刷イメージのファイルを少なくとも削除するようにしてよい。
次に、文書管理サーバ１０は、削除条件設定テーブルの中から登録文書に関連付けられた削除実行条件が定められている場合には、その削除実行条件を取得し（Ｓ３０４）、取得した削除実行条件が満足されているか否かを判定する（Ｓ３０５）。例えば、文書管理サーバ１０は、削除実行条件に、複数の文書種（例えば第１と第２の文書種）の登録が指定されている場合には、（第１の文書種、患者ＩＤ、診療科ＩＤ）の文書と（第２の文書種、患者ＩＤ、診療科ＩＤ）の文書との双方が文書管理テーブルに登録された場合に、削除実行条件を満足していると判定することとしてよい。
文書管理サーバ１０は、Ｓ３０５で削除実行条件が満足されていない場合には（Ｓ３０５：Ｎ）、印刷ジョブの削除処理を実行せずに処理を終了し、Ｓ３０５で削除実行条件が満足されている場合には（Ｓ３０５：Ｙ）、以下の処理に進む。
文書管理サーバ１０は、登録文書に関連付けられた削除対象データを特定するための特定条件を取得し、取得した特定条件に基づいて、削除対象データを検索するための検索条件を設定する（Ｓ３０６）。例えば、文書管理サーバ１０は、特定条件により特定される文書種（削除指定文書種）に基づいて、（文書種＝“削除指定文書種” ＡＮＤ 患者ＩＤ＝“登録文書に係る患者ＩＤ” ＡＮＤ 診療科ＩＤ＝“登録文書に係る診療科ＩＤ”）を検索条件（検索クエリ）に設定することとしてよい。なお、削除指定文書種が“ＡＬＬ”である場合には、検索条件は（患者ＩＤ＝“登録文書に係る患者ＩＤ” ＡＮＤ 診療科ＩＤ＝“登録文書に係る診療科ＩＤ”）となる。ここで、特定条件は、削除対象データの識別情報、属性情報の少なくともいずれか一方を特定する情報としてよい。
文書管理サーバ１０は、Ｓ３０６で設定された検索条件を満足するレコードを、印刷ジョブテーブルから検索し（Ｓ３０７）、検索された各レコードにより特定されるそれぞれの印刷イメージ（さらには印刷ジョブ）を削除し（Ｓ３０８）、処理を終了する。
以上説明した文書管理システム１では、文書が登録された場合に、当該文書について定められた条件に従って削除対象の印刷データを検索し、検索された印刷データを削除するようにしたことで、文書の登録によって不要となった印刷データを機械的に削除できる。
本発明は上記の実施形態に限定されるものではない。例えば、文書管理サーバ１０は、印刷ジョブの登録後に、印刷ジョブに係る文書を登録文書として、図８に示したフローを実行することとしてもよい。
また、本実施形態では、医療文書の管理に本発明を適用した例を説明したが、各種商取引等の文書の管理にも本発明を適用してよい。
１ 文書管理システム、１０ 文書管理サーバ、１１ 制御部、１２ 記憶部、１３ 通信部、２０ クライアント装置、２１ 制御部、２２ 記憶部、２３ 通信部、２４ 入力部、２５ 表示部、２６ 入出力部、３０ スキャナ、４０ プリンタ、５０ ネットワーク。

Claims (7)

  1. 印刷された文書のイメージと、該文書の属性情報とを含む印刷データを保持する保持手段と、
    登録対象の文書のイメージと該登録対象の文書の属性情報とを新たに記憶手段に登録する場合に、該登録対象の文書の属性情報について予め定められた、該登録対象の文書が登録される場合に削除する文書の属性情報であって、該登録対象の文書の属性情報とは異なる属性情報を定めた削除対象情報に基づいて、前記保持手段に保持される印刷データの中から削除対象とする印刷データを検索する検索手段と、
    前記検索手段により検索された印刷データに含まれる少なくとも文書のイメージを削除する削除手段と、を含む
    ことを特徴とする文書管理装置。
  2. 前記文書の属性情報は、該文書の種類と該文書の対象を特定する特定情報とを含み、
    前記削除対象情報は、削除する文書の種類の情報を含み、
    前記検索手段は、前記削除する文書の種類と、前記登録対象の文書の属性情報に含まれる特定情報と、を含む属性情報を有する印刷データを、前記保持手段に保持される印刷データの中から検索する
    ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
  3. 前記文書の属性情報は、該文書の識別情報を含み、
    前記検索手段は、前記保持手段に保持される印刷データの中から、前記登録対象の文書の識別情報と一致する識別情報の文書を含む印刷データを検索し、
    前記削除手段は、前記検索された印刷データに含まれる少なくとも文書のイメージを削除する
    ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
  4. 登録対象の文書のイメージと該登録対象の文書の属性情報とを新たに記憶手段に登録する場合に、該登録対象文書について定められた他の文書が前記記憶手段に登録されているか否かを判定する判定手段をさらに含み、
    前記削除手段は、前記判定手段により前記他の文書が前記記憶手段に登録されていると判定される場合に、前記削除対象とする印刷データに含まれる少なくとも文書のイメージを削除する
    ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理装置。
  5. 印刷された文書のイメージと、該文書の属性情報とを含む印刷データを保持する保持手段と、
    登録対象の文書のイメージと該登録対象の文書の属性情報とを新たに記憶手段に登録する場合に、該登録対象の文書の属性情報について予め定められた、該登録対象の文書が登録される場合に削除する文書の属性情報であって、該登録対象の文書の属性情報とは異なる属性情報を定めた削除対象情報に基づいて、前記保持手段に保持される印刷データの中から削除対象とする印刷データを検索する検索手段と、
    前記検索手段により検索された印刷データに含まれる少なくとも文書のイメージを削除する削除手段
    としてコンピュータを機能させるためのプログラム。
  6. 印刷された文書のイメージと、該文書の属性情報とを含む印刷データを保持する保持手段と、
    登録対象の文書のイメージと該登録対象の文書の属性情報とを新たに記憶手段に登録する場合に、該登録対象の文書の属性情報について予め定められた、該登録対象の文書が登録される場合に削除する文書の属性情報を定めた削除対象情報に基づいて、前記保持手段に保持される印刷データの中から削除対象とする印刷データを検索する検索手段と、
    前記登録対象の文書のイメージと該登録対象の文書の属性情報とを新たに記憶手段に登録する場合に、該登録対象文書について定められた他の文書が前記記憶手段に登録されているか否かを判定する判定手段と、
    前記判定手段により前記他の文書が前記記憶手段に登録されていると判定される場合に、前記検索手段により検索された印刷データに含まれる少なくとも文書のイメージを削除する削除手段と、を含む
    ことを特徴とする文書管理装置。
  7. 印刷された文書のイメージと、該文書の属性情報とを含む印刷データを保持する保持手段と、
    登録対象の文書のイメージと該登録対象の文書の属性情報とを新たに記憶手段に登録する場合に、該登録対象の文書の属性情報について予め定められた、該登録対象の文書が登録される場合に削除する文書の属性情報を定めた削除対象情報に基づいて、前記保持手段に保持される印刷データの中から削除対象とする印刷データを検索する検索手段と、
    前記登録対象の文書のイメージと該登録対象の文書の属性情報とを新たに記憶手段に登録する場合に、該登録対象文書について定められた他の文書が前記記憶手段に登録されているか否かを判定する判定手段と、
    前記判定手段により前記他の文書が前記記憶手段に登録されていると判定される場合に、前記検索手段により検索された印刷データに含まれる少なくとも文書のイメージを削除する削除手段
    としてコンピュータを機能させるためのプログラム。
JP2013059787A 2013-03-22 2013-03-22 文書管理装置及びプログラム Expired - Fee Related JP5907101B2 (ja)

Priority Applications (3)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP2013059787A JP5907101B2 (ja) 2013-03-22 2013-03-22 文書管理装置及びプログラム
US13/944,153 US9077872B2 (en) 2013-03-22 2013-07-17 Document management apparatus and document management method
CN201310404258.3A CN104063188B (zh) 2013-03-22 2013-09-06 文档管理设备和文档管理方法

Applications Claiming Priority (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP2013059787A JP5907101B2 (ja) 2013-03-22 2013-03-22 文書管理装置及びプログラム

Publications (2)

Publication Number Publication Date
JP2014186443A JP2014186443A (ja) 2014-10-02
JP5907101B2 true JP5907101B2 (ja) 2016-04-20

Family

ID=51550920

Family Applications (1)

Application Number Title Priority Date Filing Date
JP2013059787A Expired - Fee Related JP5907101B2 (ja) 2013-03-22 2013-03-22 文書管理装置及びプログラム

Country Status (3)

Country Link
US (1) US9077872B2 (ja)
JP (1) JP5907101B2 (ja)
CN (1) CN104063188B (ja)

Families Citing this family (1)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
CN105589888B (zh) * 2014-10-24 2020-10-16 中兴通讯股份有限公司 一种设备中管理文件的方法和装置

Family Cites Families (7)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JPH10260875A (ja) 1997-03-18 1998-09-29 Toshiba Corp ファイル管理システム及びファイル管理方法
JPH117521A (ja) * 1997-06-18 1999-01-12 Fuji Xerox Co Ltd 電子文書のファイリング方法および装置
JP2001005700A (ja) 1999-06-24 2001-01-12 Hitachi Ltd ドキュメントファイル消去システムおよび消去方法
JP4673101B2 (ja) * 2005-03-22 2011-04-20 キヤノン株式会社 文書管理システム、文書検索方法および文書管理装置
JP5241345B2 (ja) * 2008-07-01 2013-07-17 キヤノン株式会社 ジョブ処理装置及び当該ジョブ処理装置のジョブログの管理方法及びジョブ履歴管理システム
JP5538879B2 (ja) * 2009-12-28 2014-07-02 キヤノン株式会社 端末装置及び印刷システムとデータ変換方法
JP2011203838A (ja) * 2010-03-24 2011-10-13 Canon Inc 情報処理装置、情報処理方法及びプログラム

Also Published As

Publication number Publication date
US20140285849A1 (en) 2014-09-25
US9077872B2 (en) 2015-07-07
CN104063188B (zh) 2019-03-26
CN104063188A (zh) 2014-09-24
JP2014186443A (ja) 2014-10-02

Similar Documents

Publication Publication Date Title
JP5023715B2 (ja) 情報処理システム、情報処理装置及びプログラム
JP5407209B2 (ja) 文書管理装置、文書管理プログラム、及び文書管理システム
JP2009042856A (ja) 文書管理装置、文書管理システム及びプログラム
JP5278921B2 (ja) スキャン管理システム、スキャン管理装置、その制御方法、及びプログラム
JP7390071B2 (ja) 書類処理装置、書類処理方法、およびプログラム
JP5458861B2 (ja) 文書検索装置、プログラム、文書登録装置、および文書検索システム
JP2016095787A (ja) 情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法および情報処理プログラム
JP5045118B2 (ja) 文書管理装置、文書管理システム及びプログラム
JP5907101B2 (ja) 文書管理装置及びプログラム
US8190563B2 (en) Document management apparatus, document management method, and computer-readable encoding medium recorded with a computer program
JP2019128859A (ja) 情報処理装置
JP2010061460A (ja) ワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法、及びワークフロー管理プログラム
JP2010073012A (ja) 文書管理装置、文書管理システム及びプログラム
JP4373029B2 (ja) 文書管理装置及び文書管理方法並びに記録媒体
US8788537B2 (en) Computer readable medium storing information processing program, information processing apparatus, and information processing method
JP2008176710A (ja) 文書管理システム、文書管理装置および文書管理プログラム
JP5942432B2 (ja) 文書管理システム
JP4992731B2 (ja) 文書管理装置、文書管理システム、及びプログラム
JP2017224173A (ja) 情報処理装置、プログラム、及び情報処理方法
JP5412827B2 (ja) 文書管理装置、文書管理プログラム、及び文書管理システム
JP5309664B2 (ja) 文書管理装置及びプログラム
JP2010170405A (ja) 進捗管理装置、及びプログラム
JP2007293655A (ja) 文書処理装置、電子文書の出力処理方法、およびプログラム
JP2005043929A (ja) 帳票画像管理システム
JP5233475B2 (ja) 文書管理装置、文書管理プログラム、及び文書管理システム

Legal Events

Date Code Title Description
A621 Written request for application examination

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A621

Effective date: 20150306

A977 Report on retrieval

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A971007

Effective date: 20150709

A131 Notification of reasons for refusal

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A131

Effective date: 20150721

A521 Written amendment

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A523

Effective date: 20150821

TRDD Decision of grant or rejection written
A01 Written decision to grant a patent or to grant a registration (utility model)

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A01

Effective date: 20160223

A61 First payment of annual fees (during grant procedure)

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A61

Effective date: 20160307

R150 Certificate of patent or registration of utility model

Ref document number: 5907101

Country of ref document: JP

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R150

LAPS Cancellation because of no payment of annual fees