JP2019128859A - 情報処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】文書データのインデックスを更新する際に入力ミスを軽減すると共に必要な情報入力の手間を増やさないためのデータ更新方法を提供する。【解決手段】方法は、インデックス値を指定した文書更新指示情報を作成して保存する指示情報作成手段と、作成した文書更新指示情報を文書に適用するために実行する指示情報適用手段と、指示情報適用手段により選択した文書に対して指示情報を適用するインデックス更新手段とを有する。指示情報作成手段は、インデックス値の確認を行うことを指示情報として指定するインデックス確認指示指定手段を有する。インデックス更新手段は、インデックス値の確認指示設定がされている場合には、インデックス値を入力するインデックス入力手段を提供し、インデックス入力手段によって入力されたインデックス値と文書更新指示情報に記載されたインデックス値をあわせて文書に適用する手段を有する事を特徴とする。【選択図】図１０

Description

本発明は、文書データをその文書を表すインデックス値情報と共に管理している文書管理システムの文書データ更新を行うための情報処理装置、情報処理方法、およびそのプログラムに関する。

従来からオフィスでは、業務上発生するさまざまな紙文書や画像をデジタル化したものや、オフィスアプリケーションで作成した文書ファイルをその文書ファイルを表すインデックス情報と共にコンピューター上で格納・管理する文書管理システムが利用されている。

この文書管理システムにおいては、文書ファイルに付与するインデックス情報を頼りに文書ファイルを特定しなければならない。そのため、このインデックス情報を正確に設定してシステムの運用を行う必要がある。インデックス情報を正確に設定しなかった場合、操作者は想定するインデックス値に文書ファイルが合致しなくなってしまうため、文書管理システムに保存されている大量の文書の中から文書ファイルを特定するために多大な手間がかかってしまう。また最悪のケースでは文書ファイル自体が見つけられなくなってしまうことも考えられる。そのため、文書インデックスを一括で設定する機能が提供されている。

特許文献１によれば、あらかじめインデックスの設定値を決定したテンプレートを用意し、文書登録時にそのテンプレートを使用して一括でインデックス値を設定する方法が開示されている。この方法により、文書登録時にテンプレートに記載された内容でインデックス値を設定するため、誤った設定をなくすことができる。

しかし、一方で文書ファイルに付与するインデックス情報は任意のタイミングで自由に付与できなければシステムとしての柔軟性を維持することはできず、使いにくいシステムになってしまうことが考えられる。

特開平１１−１４４０２７号公報

しかしながら、上記テンプレートによる文書登録時のインデックス設定では、システムとして自由な情報の設定を行うためには、テンプレートによる一括設定を行った後に、再度文書ファイルに対してインデックスを更新することが必要になり、ユーザの利便性を損なってしまい、システムの柔軟性を維持することはできなくなってしまう。

本発明は、上記課題を鑑みてなされたものであり、インデックス情報の入力を間違えにくくしながら、ユーザの利便性も損なわないようにインデックス情報の設定方法を制御することが可能な情報処理装置を提供することを目的とする。

上記の目的を達成するために、本発明に係る情報処理装置は、
インデックス値を指定した文書更新指示情報（８００）を作成して保存する指示情報作成手段（Ｓ９０１、Ｓ９０２、Ｓ９０３）と、作成した文書更新指示情報を文書に適用するために実行する指示情報適用手段（５０６）と、指示情報適用手段により選択した文書に対して指示情報を適用するインデックス更新手段（Ｓ１０１０）とを有し、指示情報作成手段はインデックス値の確認を行うことを指示情報として指定するインデックス確認指示指定手段（６０５）を有し、インデックス更新手段はインデックス値の確認指示設定がされている場合（Ｓ１００５）には、インデックス値を入力するインデックス入力手段（７００、Ｓ１００７）を提供し、インデックス入力手段によって入力されたインデックス値と文書更新指示情報に記載されたインデックス値をあわせて文書に適用する手段（Ｓ１００９）を有する事を特徴とする。

本発明に係る情報処理装置によれば、インデックス情報により文書データを管理する機能を有する情報処理装置において、インデックス情報の重要な部分の設定を直接入力せずに設定することに加えて、インデックス情報を自由に入力できる事ができ、ユーザの利便性を維持したままインデックス情報の設定処理における正確性を持たせることができる。

システム全体の構成を表す図である。 クライアント装置、文書管理システムのハードウェア構成を表す図である。 クライアント装置、文書管理システムの機能構成を表す図である。 文書データ構成を表す図である。 文書一覧画面の構成を表す図である。 インデックス処理設定画面の構成を表す図である。 インデックス設定画面の構成を表す図である。 インデックス更新処理に必要な情報の格納形式を表す図である。 アウトプットボタン生成処理のフローチャートである。 インデックス更新処理のフローチャートである。

以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。

図１は、本発明の実施形態に係るシステム構成を示す図である。

図１において、クライアント端末１０１、および文書管理システム１０２は、ネットワーク１０３を介して接続されている。

クライアント端末１０１は、文書管理システム１０２に接続して文書管理システム１０２が格納している文書情報を操作するための機能を有す。

文書管理システム１０２は、文書データとその文書データを識別するためのインデックス情報を紐付けて格納し、クライアント端末１０１からの要求に従って該当する文書データとインデックス情報を提供する機能を有す。

ネットワーク１０３は、クライアント端末１０１と文書管理システム１０２を接続するための通信ネットワークであり、インターネット等のＬＡＮ、ＷＡＮ、電話回線、専用デジタル回線等の手段、もしくはこれらの組み合わせにより構成されるものである。ネットワーク１０３は、データの送受信が可能であればよく、有線、無線どちらでも構わない。

クライアント端末１０１は、例えば、デスクトップパソコン、ノートパソコン、モバイルパソコン、タブレット端末、スマートフォンなどで実現されるものであり、ネットワーク１０３上に複数台存在していてもよい。

図２は、本発明の実施形態に係る、クライアント端末１０１、および文書管理システム１０２のハードウェア構成を表す図である。

図２において、Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ（以降ＣＰＵ）２０２は装置全体の制御を行う。ＣＰＵ２０２はハードディスク（以降ＨＤＤ）２０５に格納されているアプリケーションプログラム、ＯＳ等を実行し、Ｒａｎｄａｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ（以降ＲＡＭ）２０３にプログラムの実行に必要な情報、ファイル等を一時的に格納する制御を行う。ＲＡＭ２０３は一時記憶手段であり、ＣＰＵ２０２の主メモリ、ワークエリア等として機能する。

Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ（以降ＲＯＭ）２０４は記憶手段であり、内部には、基本Ｉ／Ｏプログラム等の各種データを記憶する。

ＨＤＤ２０５は外部記憶手段の一つであり、大容量メモリとして機能し、オフィスアプリケーションやＷｅｂブラウザー等のアプリケーションプログラム、ＯＳ、関連プログラム等を格納している。

ディスプレイ２０６は表示手段であり、キーボード２０７から入力したコマンド等を表示したりするものである。

インターフェース２０８は外部装置Ｉ／Ｆであり、プリンター、ＵＳＢ機器、周辺機器を接続する。キーボード／マウス２０７は指示入力手段である。

システムバス２０１は、装置内におけるデータの流れを司るものである。

ネットワークインターフェースカード（以降ＮＩＣ）２０９は、該インターフェース２０９、ネットワーク１０３を介して外部装置とのデータのやり取りを行う。

なお、上記コンピューターの構成はその一例であり、図２の構成例に限定されるものではない。例えば、データやプログラムの格納先は、その特徴に応じてＲＯＭ２０４、ＲＡＭ２０３、ＨＤＤ２０５などで変更することも可能である。本実施例中で特に明記しない場合は、各種処理はＲＯＭ２０４等に記憶されているプログラムをＲＡＭ２０３等にロードし、ＣＰＵ２０２で実行することによって実現されるものとする。

図３は、図１に示したクライアント端末１０１、および文書管理システム１０２の機能構成を表すブロック図である。

クライアント装置１０１は、ＨＤＤ２０５に格納された文書管理アプリケーション３０１で構成される。

文書管理アプリケーション３０１は、文書管理サーバーアプリケーション３０５と連携し、文書管理システム１０２内の文書データにアクセスするためにクライアント端末１０１にインストールされるアプリケーションプログラムである。この文書管理アプリケーション３０１は、連携する文書管理システム１０２やＯＳのファイルシステムが管理する文書データにアクセスし、ユーザからの要求に応じて文書データの各種操作を行うことが可能である。

ＵＩ部３０２は、後述の図５、図６および図７で示すユーザーインターフェースの構築や、ユーザからの各種入力操作を受付対応する処理を後述の処理実行部３０３に指示する。

処理実行部３０３は、ＵＩ部３０２の指示に応じて文書の閲覧、検索、移動、コピーなどの各種操作を実行する。

文書管理システムプラグイン３０４は文書管理サーバーアプリケーション３０５と連携し、処理実行部３０３が実行する各種操作にあわせて文書管理システム１０２が管理している文書へアクセスを行う。

文書管理サーバーアプリケーション３０５は、文書管理システム１０２を構成するアプリケーションプログラムであり、クライアント端末１０１の文書管理アプリケーション３０１からの要求に応じて文書データの登録および提供を行う。

データ送受信部３０６は、クライアント端末１０１の文書管理アプリケーション３０１からの要求を受信し、要求の内容に応じて後述するデータ管理部３０７へ文書データの処理を指示する。

データ管理部３０７は、データ送受信部３０６の指示を受けて、後述する文書データベース３０８への文書データやインデックス情報の入出力や検索を行う。

文書データベース３０８は、後述の図４に表すような文書データおよび文書データを識別するためのインデックス情報を管理するためのデータベースである。

図４は、文書データベース３０８に格納する文書データ構造を表す表である。

文書データベース３０８は、ＩＤ４０１、注文番号４０２、ステータス４０３、担当者４０４、顧客名４０５、受信番号４０６、受信日４０７、メモ４０８、文書パス４０９で構成される顧客からの注文情報を管理するためのデータベースを表している。

ＩＤ４０１は文書を一意に指し示すための情報であり、文書情報を操作するためのキーとなる。

注文番号４０２は、受け付けた注文情報に対して一意な番号を付与したものであり、注文情報の処理や顧客からの問い合わせの際に使用する。

ステータス４０３は、注文情報の状態を表す情報であり、本実施例では「未処理」「担当割当済」「処理開始」「処理済」「回答済」のいずれかの状態を保持する物とする。

担当者４０４は、注文情報を処理する担当者を表す情報である。

顧客名４０５、受信番号４０６、受信日４０７は、注文を行った顧客に関する情報である。

メモ４０８は、注文情報に関して記録しておくべき情報を表している。このメモについては、必要があれば記載するデータであり、必ずしも使用しなければならないものではない。

文書パス４０９は、文書データベース３０８に登録された文書データの格納位置であり、本実施例では文書管理システム１０２のＨＤＤ２０５に格納されたパス情報を表している。

本実施例では、文書データベース３０８のデータベースを用いてインデックス情報を表現しているが、その他の方法でのインデックス情報の管理も可能であり、本発明を制限するものではない。また、本データベースは注文文書の管理以外の用途でインデックス情報を用いた文書管理を行うことも可能であり、文書データベース３０８には複数の文書データ構造を保持することができる。

図５は、文書管理アプリケーション３０１のメインユーザーインターフェースである文書一覧画面５００の構成を示す図である。なお、文書管理アプリケーション３０１は、単独のアプリケーションとして起動する。

メニュー５０１は、文書一覧画面５００が保持する機能を提供するための機能メニューである。本実施例では、ファイルに関するメニューを表現しており、メニュー５０１をキーボード／マウス２０７などで選択することで実行可能な機能一覧を表示する。そして、その他必要な機能についてのメニューを設けることも可能である。

ナビゲーションペイン５０２は、文書管理アプリケーション３０１が管理している文書システム１０２へのアクセスをナビゲートするための領域である。本実施例では、「注文管理」と表示されている５０３が文書管理システム１０２を表している。

このナビゲーションペイン５０２には、文書管理システム１０２以外にもクライアント装置１０１のＨＤＤ２０５やネットワーク上の共有フォルダーなども表示するなど、複数の接続先へのアクセスを統一的に行うことが可能な構成となっている。

ナビゲーションペイン５０２では、後述のファイルリストペイン５０５に表示する文書情報の条件を設定することができる。本実施例では、注文管理５０３の下位に「Ｃｏｎｄｉｔｉｏｎ＿１」「Ｃｏｎｄｉｔｉｏｎ＿２」を表示しており、それぞれ選択することであらかじめ設定したインデックス値の条件に合致した文書情報のみを絞り込んで表示することができる。ただ、本実施例においては情報を絞り込むことは主たる機能ではないため、説明を省略する。

アドレスバー５０４は、ナビゲーションペイン５０２で選択した接続先を指し示す場所を表示する。

本実施例では、ナビゲーションペイン５０２でのインデックス値による絞り込みで文書データを表示する機能を持っているため、アドレスバー５０４には絞り込みに使用した条件を表示する。また、接続先としてフォルダー階層で表現される共有フォルダーなどでは、パス情報を表示してもよい。

ファイルリストペイン５０５は、ナビゲーションペイン５０２で指定した接続先である文書管理システム１０２の文書データのインデックス値を一覧表示するための領域である。ファイルリストペイン５０５に表示された行を指定することで、文書管理アプリケーション３０１は、対応する文書データに対する各種操作を実行可能となる。

本実施例ではファイルリストペイン５０５を一行で文書を表すリスト形式で表示するが、文書ファイルを表すサムネイルを列挙する形式などを用いることも可能である。文書をそれぞれ識別して操作できれば特に表示形式を制限するものではない。

アウトプットボタン５０６は、ファイルリストペイン５０５で選択した文書データに対する処理を実行するための機能を表している。

ファイルリストペイン５０５で文書データ選択した状態でアウトプットボタン５０６を押下することにより、アウトプットボタン５０６にあらかじめ設定した内容で文書に対する処理を行う。

また、ファイルリストペイン５０５で選択した文書データをアウトプットボタン５０６にドラッグ＆ドロップすることでもボタン押下と同様の処理が可能である。

「閉じる」ボタン５０７は、押下することで文書管理アプリケーション３０１を終了する。

図６は、アウトプットボタン５０６で実行するインデックス更新処理の設定を行うためのユーザーインターフェースであるインデックス処理設定画面６００の構成を示す図である。

インデックス処理設定画面６００は、図５のアウトプットボタン５０６エリアのボタン外の余白に表示したコンテキストメニューから新規作成を指示される、もしくはアウトプットボタン５０６上に表示したコンテキストメニューから当該ボタンに登録したインデックス更新処理の設定変更を指示されることにより表示される。

この表示手段については、そのほかメニュー５０１にメニューとして追加するなどが可能であり、特にその指定手段を制限するものではない。

対象ライブラリ選択ボタン６０１は、更新するインデックスが定義されているライブラリを選択するために使用するものである。対象ライブラリ選択ボタン６０１を押下することで、前述のナビゲーションペイン５０２に表示されているライブラリの一覧（不図示）を表示し、所望のライブラリを選択する。選択したライブラリ名称は、対象ライブラリ表示欄６０２に表示する。

変更インデックスデータ選択ボタン６０３は、更新するインデックス値を指定するために使用するものである。変更インデックスデータ選択ボタン６０３を押下することで、図７で後述するインデックス設定画面７００を表示する。また、図７のインデックス設定画面７００から受け取ったインデックス値はインデックスデータ表示欄６０４に表示する。

このインデックスデータ表示欄６０４には、図７のインデックス設定画面７００で入力されたインデックス値をカンマ記号で連結した状態で表示する。複数のインデックス値の表示形式は本実施例に記載したものは一つの例であり、ユーザが設定したインデックス値が識別できればよく、そのほかの形式での表示方法を制限するものではない。

文書操作パターン選択肢６０５は、インデックス処理設定画面６００で設定したインデックス値の更新処理実行時に、更新されるインデックス値を確認するかどうかの動作を選択する。「インデックスデータをすぐ反映する」を選択した場合には、アウトプットボタン５０６を押下すると同時にインデックス更新処理を開始する。「インデックスデータを確認してから反映する」を選択した場合には、アウトプットボタン５０６を押下すると後述の図７のインデックス設定画面７００を表示し、更新するインデックス値を確認した後に更新処理を開始する。また、この確認の際には、任意のインデックス値を修正することができる。

ボタン名称入力欄６０６は、アウトプットボタン５０６に表示するボタン名称を指定するためのテキスト入力欄である。

ボタンイメージ選択肢６０７は、アプトプットボタン５０６を識別するためにイメージファイルを表示するかどうかを選択する。「イメージを変更」を選択した場合には、ボタンイメージファイル選択ボタン６０８が有効になり、ボタンイメージファイル選択ボタン６０８を押下する事でファイル選択画面（不図示）を表示し、任意の画像ファイルを選択する。選択したファイル名称はファイル名称表示欄６０９に保存されたパス情報を含めて表示する。

ボタン名称入力欄６０６で指定されたボタン名称やボタンイメージファイル選択ボタン６０８により選択されたイメージファイルにより、文書一覧画面５００上に配置された複数のアウトプットボタン５０６の内容を判別する。

ＯＫボタン６１０は、押下する事でインデックス更新処理を行うために指定した情報（以降、インデックス更新処理データと記載する）を図８で後述する形式で保存し、インデックス処理設定画面６００を閉じる。本処理は、後述の図９のフローチャートを用いて説明する。

キャンセルボタン６１１は、押下する事でインデックス処理設定画面６００に指定した内容を全て破棄し、表示前のアウトプットボタン５０６の状態を維持したまま閉じる。

図７は、設定されているインデックス値を確認し、変更するインデックス値を指定するためのユーザーインターフェースであるインデックス設定画面７００の構成を示す図である。

インデックス設定画面７００では、前述の図６の対象ライブラリ選択ボタン６０１で選択したライブラリに定義されているインデックスを列挙する形で表示する。本実施例では、文書データベース３０８に定義した注文番号４０２、ステータス４０３、担当者４０４、顧客名４０５、受信番号４０６、受信日４０７、メモ４０８をそれぞれ入力欄７０１〜７０７に表示する。これら全ての入力欄は、それぞれに入力設定が可能な状態で表示する。定義されたインデックスが選択肢の場合には、選択可能なキーワードのみをプルダウンの形式で表示することもできる。

ＯＫボタン７０８は、押下する事で入力欄７０１〜７０７に入力されたインデックス値を全て呼び出し元となる処理や画面へ渡した後に閉じる。

キャンセルボタン７０９は、押下する事で指定した内容を全て破棄し、表示前の状態を維持したまま閉じる。

図８は、図６のＯＫボタン６１０を押下した際に保存するインデックス処理設定画面６００で指定されたインデックス更新処理に必要な情報の格納形式を表したものである。本実施例ではＸＭＬ形式で保存するが、そのほかの形式を用いて表すことも可能である。

また、本インデックス変更値のファイルは、アウトプットボタン５０６ごとに別に分けて保存してもよいし、全てのアウトプットボタン５０６の設定値を一つにまとめて保存してもよい。

＜ＯｕｔｐｕｔＢｕｔｔｏｎ＞タグは、アウトプットボタン５０６一つに紐付ける情報の単位を表すタグである。本タグは、下位に＜ＩＤ＞＜ＤｉｓｐｌａｙＮａｍｅ＞＜ＵｓｅｒＩｍａｇｅＦｉｌｅＰａｔｈ＞＜ＬｉｂｒａｒｙＰａｔｈ＞＜ＥｄｉｔＴｙｐｅ＞＜ＰｒｅｓｅｔＰｒｏｐｅｒｔｉｅｓ＞のタグを持つ。本実施例では、アウトプットボタンの処理種別を識別するために「ｆｕｎｃｔｉｏｎＮａｍｅ」情報を保持できる構成としており、インデックス更新処理を表す値として、「ＥｄｉｔＩｎｄｅｘ」を使用する。

＜ＩＤ＞タグは、インデックス更新処理データを一意に表すための情報を表すタグである。このＩＤは、プログラムで処理を行なう際に使用するものであり、本実施例ではアウトプットボタン５０６と紐付けるために使用する。

＜ＤｉｓｐｌａｙＮａｍｅ＞タグは、ボタン名称入力欄６０６に入力されたボタン名称を保持するためのタグである。

＜ＵｓｅｒＩｍａｇｅＦｉｌｅＰａｔｈ＞タグは、ボタンイメージファイル選択ボタン６０８で選択したファイルパスを保持するためのタグである。本タグは、ボタンイメージ選択肢６０７で「デフォルト」を選択した場合には不要なため記述しない。

＜ＬｉｂｒａｒｙＰａｔｈ＞タグは、ライブラリ選択ボタン６０１で選択したライブラリ名称を保持するためのタグである。

＜ＥｄｉｔＴｙｐｅ＞タグは、文書操作パターン選択肢６０５で選択したパターン情報を保持するためのタグである。本実施例では、「インデックスデータをすぐ反映する」場合に「Ｉｍｍｉｄｉａｔｅ」、「インデックスデータを確認してから反映する」場合には「Ｉｎｐｕｔ」として表す。

＜ＰｒｅｓｅｔＩｎｄｅｘｅｓ＞タグは、更新するインデックス情報を保持するためのタグである。本タグは、複数あるインデックス情報を全て含んだ上位タグとして定義する。

＜Ｉｎｄｅｘ＞タグは、＜ＰｒｅｓｅｔＩｎｄｅｘｅｓ＞タグの下位タグであり、ひとつの更新インデックス情報を表すためのタグである。本タグの下位には、更新するインデックス値を表す情報として＜ＩｎｄｅｘＮａｍｅ＞＜Ｖａｌｕｅ＞＜Ｔｙｐｅ＞＜ＩｎｄｅｘＤｉｓｐｌａｙＮａｍｅ＞タグを有する。

＜ＩｎｄｅｘＮａｍｅ＞タグは、更新するインデックス定義を表す一意の値を表すタグである。本実施例ではインデックス定義を表すものとして、文書データベース３０８のカラム名称を使用する。

＜Ｖａｌｕｅ＞タグは、更新するインデックス値を表すタグである。

＜Ｔｙｐｅ＞タグは、＜ＩｎｄｅｘＮａｍｅ＞タグが表すインデックス定義の型を表すタグである。

＜ＩｎｄｅｘＤｉｓｐｌａｙＮａｍｅ＞タグは、ユーザーインターフェース上に表示するインデックスを表すタグである。

＜ＯｕｔｐｕｔＢｕｔｔｏｎ＞タグを並列に列挙し上位タグをで括ることにより、複数のアウトプットボタン情報をまとめて構成することもができる。

図９は、図６のＯＫボタン６１０が押下されてから、設定した更新設定値を保存し、アウトプットボタン５０６を表示するまでの処理フローを表したフローチャートである。

図９のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、クライアント端末１０１のハードウェア構成２００のＣＰＵ２０２がＨＤＤ２０５に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。

ステップＳ９０１において、図６のインデックス処理設定画面６００の対象ライブラリ表示欄６０２、インデックスデータ表示欄６０４、文書操作パターン選択肢６０５、ボタン名称入力欄６０６、ボタンイメージ選択肢６０７、ファイル名称表示欄６０９に設定されたインデックス更新処理データを実行処理部３０３で取得する。取得した情報はＲＡＭ２０２へ保存し、以降のステップで利用する。

ステップＳ９０２において、ＲＡＭ２０２に保存したインデックス更新処理データを前述の図８に示したＸＭＬ形式の情報に変換し、ＲＯＭ２０３もしくはＨＤＤ２０５の保存領域にファイルとして保存する。この保存領域は、文書管理アプリケーション３０１が設定値を保持するために用意した場所であればどこでもよい。

ステップＳ９０３において、ステップＳ９０２で保存したインデックス更新処理データのうち、＜ＩＤ＞タグ情報をアウトプットボタン５０６と関連付け、＜ＤｉｓｐｌａｙＮａｍｅ＞タグの名称でアウトプットボタン５０６を表示する。

図１０は、図５のアウトプットボタン５０６が押下されてから、そのボタンに設定されたインデックス更新処理を実行する処理フローを表したフローチャートである。

図１０のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、クライアント端末１０１のハードウェア構成２００のＣＰＵ２０２がＨＤＤ２０５に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。

ステップＳ１００１において、押下したアウトプットボタン５０６に設定されたＩＤタグ情報を取得する。

ステップＳ１００２において、ステップＳ１００１で取得したＩＤタグが合致するステップＳ９０２で保存されたインデックス更新処理データから＜Ｉｎｄｅｘ＞タグで管理された全ての更新インデックス情報を取得する。取得した更新インデックス情報は、ＲＡＭ２０２に保存して以降のステップで利用する。

ステップＳ１００３において、図５のファイルリストペイン５０５で選択されたインデックス更新処理の対象となる文書情報を取得する。

具体的には、処理実行部３０３から文書管理システムプラグイン３０４を経由して、文書管理サーバーアプリケーション３０５のデータ処理部３０７にＵＩ部３０２で選択した文書情報のＩＤ４０１に合致する文書データ取得するための要求を行う。受信したデータ処理部３０７は指定されたＩＤ４０１に合致する文書データを文書データベース３０８から取得し、文書管理アプリケーション３０１の文書管理システム通信部３０４を経由して処理実行部３０３に提供する。この文書データは、ＩＤ４０１、注文番号４０２、ステータス４０３、担当者４０４、顧客名４０５、受信番号４０６、受信日４０７、メモ４０８、文書パス４０９で構成される。取得した文書データは、ＲＡＭ２０２に保存して以降のステップで利用する。

ステップＳ１００４において、ステップＳ１００３で取得したＲＡＭ２０２上の文書データのインデックス値を、ステップＳ１００２で取得したＲＡＭ２０２上の更新インデックス情報で更新する。

具体的には、ＲＡＭ２０２上の文書データを構成する注文番号４０２、ステータス４０３、担当者４０４、顧客名４０５、受信番号４０６、受信日４０７、コメント４０８に対して、インデックス変更値に記載された＜Ｉｎｄｅｘ＞タグの＜Ｖａｌｕｅ＞値をそれぞれ更新する。

ステップＳ１００５において、ステップＳ１００２でＲＡＭ２０２に保存したインデックス更新処理データの＜ＥｄｉｔＴｙｐｅ＞タグが「Ｉｎｐｕｔ」の値を持っているかどうかを確認する。「Ｉｎｐｕｔ」である場合にはユーザにインデックス更新値を確認させる必要があるため、ステップＳ１００６に進む。「Ｉｎｐｕｔ」でない（本実施例では「Ｉｍｍｅｄｉａｔｅ」）場合にはステップＳ１００８に進む。

ステップＳ１００６において、図７のインデックス設定画面７００を表示する。この際に、ＲＡＭ２０２上で保持している文書データの構成値をそれぞれ対応する入力欄７０１〜７０７に表示する。

ステップＳ１００７において、ステップＳ１００６で表示したインデックス一覧に対し、ユーザはインデックス設定画面７００に表示されたインデックス値を確認し、必要なデータを修正する。確認およびデータの修正が終了したら、図７のＯＫボタン７０８もしくはキャンセルボタン７０９を押下することで本ステップを終了する。

ステップＳ１００８において、ステップＳ１００７でユーザが押下したボタンを判断する。ＯＫボタン７０８であればステップＳ１００９に進む。キャンセルボタン７０９であれば、これまで行ったアウトプットボタン５０６のインデックス更新処理を破棄するために本処理フロー内でＲＡＭ２０２に保存したデータをクリアする。

ステップＳ１００９において、ステップＳ１００７でユーザが確認、修正したインデックス値を全て図７のインデックス設定画面７００から取得する。取得したインデックス値は、ＲＡＭ２０２に保存した文書データの中のインデックス値に上書きする形で保存する。

ステップＳ１０１０において、ステップＳ１００９までにＲＡＭ２０２上に保存された文書データを文書管理システム１０２内の文書情報に保存する。

具体的には、処理実行部３０３から文書管理システムプラグイン３０４を経由して、文書管理サーバーアプリケーション３０５のデータ処理部３０７にＲＡＭ２０２に保存された文書情報のＩＤ４０１に該当する文書データのインデックス値の更新要求を行う。

受信したデータ処理部３０７は指定されたＩＤ４０１に合致する文書データを文書データベース３０８から取得し、文書管理システムプラグイン３０４から取得した文書データのインデックス値で上書きをし、文書データベース３０８に保存する。更新した文書情報は、更新結果として文書管理システムプラグイン３０４を経由して処理実行部３０３に送信する。処理実行部３０３は、ＲＡＭ２０２の文書データを文書管理サーバーアプリケーション３０５から受け取った処理結果の文書情報で更新保存する。

ステップＳ１０１１において、図５のファイルリストペイン５０５で選択された文書情報を、ＲＡＭ２０２に保存されたインデックス値に変更し、表示を更新する。表示の更新が終了したら、本処理フロー内でＲＡＭ２０２に保存したデータを全てクリアする。

図５のファイルリストペイン５０５で複数の文書情報が選択された場合には、本処理フローを選択された文書数の数だけ連続実行することで対応可能である。

１０１ クライアント端末、１０２ 文書管理システム、１０３ ネットワーク

Claims (3)

1. インデックス値を指定した文書更新指示情報（８００）を作成して保存する指示情報作成手段（Ｓ９０１、Ｓ９０２、Ｓ９０３）と、
   作成した文書更新指示情報を文書に適用するために実行する指示情報適用手段（５０６）と、
   指示情報適用手段により選択した文書に対して指示情報を適用するインデックス更新手段（Ｓ１０１０）と、
   を有し、
   指示情報作成手段はインデックス値の確認を行うことを指示情報として指定するインデックス確認指示指定手段（６０５）を有し、
   インデックス更新手段はインデックス値の確認指示設定がされている場合（Ｓ１００５）には、インデックス値を入力するインデックス入力手段（７００、Ｓ１００７）を提供し、インデックス入力手段によって入力されたインデックス値と文書更新指示情報に記載されたインデックス値をあわせて文書に適用する手段（Ｓ１００９）を有することを特徴とする情報処理装置。
2. インデックス値を指定した文書更新指示情報を作成して保存する指示情報作成ステップと、
   作成した文書更新指示情報を文書に適用するために実行する指示情報適用ステップと、
   指示情報適用ステップに応じて選択した文書に対して指示情報を適用するインデックス更新ステップと、
   指示情報作成手段はインデックス値の確認を行うことを指示情報に指定するインデックス確認指示指定ステップと、
   インデックス値の確認指示設定がされているかどうかを確認するインデックス値表示確認ステップと、
   インデックス値表示確認ステップに応じて更新予定のインデックス値を変更するインデックス値とマージするインデックスマージステップと、
   対象文書に対して生成したインデックス値で更新を行うステップと、
   で構成されることを特徴とする文書管理方法。
3. インデックス値を指定した文書更新指示情報を作成して保存する指示情報作成手段と、
   作成した文書更新指示情報を文書に適用するために実行する指示情報適用手段と、
   指示情報適用手段により選択した文書に対して指示情報を適用するインデックス更新手段と、
   を有し、
   指示情報作成手段はインデックス値の確認を行うことを指示情報として指定するインデックス確認指示指定手段を有し、
   インデックス更新手段は、インデックス値の確認指示設定がされている場合には、インデックス値を入力するインデックス入力手段を提供し、インデックス入力手段によって入力されたインデックス値と文書更新指示情報に記載されたインデックス値をあわせて文書に適用する手段を有し、前記情報処理装置を機能させることを特徴とするプログラム。