JP2007293655A - 文書処理装置、電子文書の出力処理方法、およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】複数のレイヤから構成される電子文書の処理技術において、ユーザごとに適切なレイヤを選択し、選択されたレイヤに対応する情報を提供する。
【解決手段】文書処理装置１０は、複数のレイヤから構成されたテンプレートを元に作成された電子文書の出力要求を受けた場合、出力対象の電子文書に付与されたテンプレートＩＤを抽出し、テンプレートを構成するレイヤごとに割り当てられたグループ属性とテンプレートＩＤとを関連づけたレイヤ情報を記憶するテンプレート蓄積装置３０から、抽出したテンプレートＩＤに対応するレイヤ情報を取得し、出力要求に示される出力先ユーザ属性と取得したレイヤ情報とを照合して、出力対象の電子文書を構成する複数のレイヤの中から出力先ユーザに対応する少なくとも１つのレイヤを特定し、特定したレイヤに対応する文書要素に対して所定の出力処理を行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、複数のレイヤから構成され、各レイヤに文書要素が対応付けられることで構成される電子文書の処理技術に関する。

特許文献１には、サーバがクライアントからの要求に応じて電子帳票テンプレートを送信し、クライアントが当該電子帳票テンプレートの入出力項目に対するデータの入力要求やデータの表示要求を行うシステムが開示されている。特許文献１における電子帳票テンプレートには、各入出力項目に対応する業務データベースのデータレコードの読み出しと更新を制御するアクセス制御パラメータが付加されており、クライアントによるデータの入力要求やデータの表示要求がアクセス制御パラメータによって制御される。つまり、特許文献１に記載のシステムでは、電子帳票テンプレートに付加されたアクセス制御パラメータに基づいて、電子帳票テンプレートの各入出力項目へのデータの入力やデータの表示が制御される。

ところで、上記の電子帳票テンプレートのようにネットワークを介してやり取りされる電子データの中に、ＰＤＦ（Portable Document Format）ファイルのように複数のレイヤから構成することが可能な電子文書が知られている。このような電子文書をユーザに提供する場合に、各レイヤにそれぞれ異なる情報を対応付けることで、ユーザは必要な情報が対応付けられたレイヤを選択すれば、その情報を印刷したり、画面表示したりすることができる。しかし、ユーザによってはどのレイヤに対応付けられた情報が自身に必要な情報が判断するのが困難な場合がある。

特許文献１では、ＰＤＦファイルのように複数のレイヤから構成することが可能な電子文書において、ユーザごとに適切なレイヤを選択し、選択したレイヤに対応付けられた情報を提供することは考慮されていない。

特開２０００−３０６０２６号公報

本発明は、複数のレイヤから構成される電子文書の処理技術において、ユーザごとに適切なレイヤを選択し、選択されたレイヤに対応する情報を提供する。

本発明に係る文書処理装置は、テンプレートを構成する各レイヤにそれぞれ文書要素を対応付けることで作成された電子文書の出力要求を受けた場合、出力対象の電子文書に付与されたテンプレートＩＤを抽出するテンプレートＩＤ抽出部と、テンプレートを構成するレイヤごとに割り当てられたグループ属性とテンプレートＩＤとを関連づけたレイヤ情報を記憶するレイヤ情報記憶装置から、抽出したテンプレートＩＤに対応するレイヤ情報を取得するレイヤ情報取得部と、前記出力要求に示される出力先ユーザのユーザ属性と取得したレイヤ情報とを照合して出力先ユーザのユーザ属性が属するグループ属性が割り当てられたレイヤを特定することで、前記出力対象の電子文書を構成する複数のレイヤの中から出力先ユーザに対応する少なくとも１つのレイヤを特定するレイヤ特定部と、特定したレイヤに対応付けられた文書要素に対して所定の出力処理を行う出力処理部と、を備えることを特徴とする。

本発明によれば、出力対象の電子文書に対応するレイヤ情報を参照することで、出力先のユーザのユーザ属性に適合するレイヤが選択され、選択されたレイヤに対応する文書要素に対して所定の出力処理を実行することができる。

本発明を実施するための最良の形態（以下、実施形態と称す）について、図面を用いて説明する。

図１は、本実施形態における文書処理システムのシステム構成を示す図である。図１において、文書処理装置１０は、ユーザからの出力要求に応じて、ユーザが指定した電子文書に対して、所定の出力処理を実行する。出力処理は、例えば電子文書に含まれる文書要素の印刷や画面表示などである。よって、文書処理装置１０は、複合機やパーソナルコンピュータなどで構築されうる。また、文書要素は、具体的にはテキストデータ、画像データなどであり、文書要素を画面表示する場合には、文書要素は音声データ、動画像データなどもありうる。

文書蓄積装置２０は、出力対象となる電子文書を蓄積する。本実施形態における電子文書は、ＰＤＦファイルのようにそれぞれ異なる文書要素が格納される複数のレイヤから構成することが可能な電子文書である。

本実施形態では、例えば、会社別や部署別、職位別、言語別にグループを設定し、グループごとにそれぞれ異なる文書要素を用意しておく。例えば、図２に示すように、会社別として、第１部品工場、第２部品工場、組立工場を設定し、言語別として、日本語、英語を設定し、合計５つのグループを設定して、それぞれに文書要素を用意しておく。

そして、電子文書を構成する各レイヤには各グループをそれぞれ１つずつ割り当て、各グループに対応する文書要素を予めそれぞれのレイヤに格納しておく。図３には、図２に示したグループごとにレイヤが割り当てられた電子文書の一例を示す。図３に示すように、電子文書は、例えば、第１部品工場用の図面などの文書要素が格納される第１レイヤＬ１と、第２部品工場用の図面を表す文書要素が格納される第２レイヤＬ２と、組立工場用の図面を表す文書要素が格納される第３レイヤＬ３と、さらに、日本語の説明文を表す文書要素が格納される第４レイヤＬ４と、英語の説明文を表す文書要素が格納される第５レイヤＬ５とから構成される。

また、本実施形態では、出力先となるユーザには、それぞれいずれかのグループを少なくとも１つ割り当てておく。例えば、ユーザとしてユーザＡとユーザＢが存在する場合、図４に示すように、ユーザＡにはグループとして、第１部品工場と日本語とを割り当て、ユーザＢには組立工場と英語とを割り当てておく。

本実施形態では、文書処理装置１０は、ユーザからの出力要求に応じて、そのユーザが属するグループに対応するレイヤに格納された文書要素を印刷したり、画面表示したりする。例えば、ユーザＡが図３に示すような電子文書の出力処理を要求すると、ユーザＡは、第１部品工場と日本語に属するため、文書処理装置１０は、第１部品工場に割り当てられた第１レイヤＬ１に格納された図面と、日本語に割り当てられた第４レイヤＬ４に格納された日本語の説明文とを重ねて、もしくは別々に印刷したり、画面表示したりする。

ところで、レイヤ構成の新たな電子文書を作成する場合、各レイヤに格納される文書要素は変更されるものの、各レイヤに割り当てられるグループは変更されない場合がある。この場合に、電子文書を作成する度に各レイヤにグループを割り当てるのは手間が掛かる。そこで、本実施形態では、予めグループが割り当てられた複数のレイヤから構成されるテンプレートを用意しておき、テンプレートＩＤと関連づけてテンプレート蓄積装置３０に格納しておく。また、テンプレート蓄積装置３０は、各レイヤに割り当てられるグループのグループ属性が示されるレイヤ情報を格納する。図５は、レイヤ情報のデータ構造の一例を示す。図５に示す通り、レイヤ情報は、テンプレートＩＤが格納されるテンプレートＩＤフィールド１００と、テンプレートを構成する各レイヤに割り当てられたグループのグループ属性が格納されるグループ属性フィールド１２０〜１２４から構成される。このレイヤ情報を参照すれば、指定されたテンプレートを構成する各レイヤに対してどのグループが割り当てられているかを把握することができる。

文書作成装置４０は、レイヤ構造の電子文書を生成する装置である。文書作成装置４０は、ユーザからの作成指示に応じて、所望の各グループがレイヤに割り当てられたテンプレートを検索し、検索されたテンプレートの各レイヤにユーザから指定された各グループ用の文書要素をそれぞれ対応付けて登録する。文書作成装置４０は、作成された電子文書に使用したテンプレートのテンプレートＩＤを電子文書に付与して、その電子文書を一意に特定する文書ＩＤと関連づけて文書蓄積装置２０に登録する。これにより、各グループの文書要素が各レイヤに登録された電子文書を作成することができる。

このように構成された文書処理システムにおいて、文書処理装置１０は、ユーザからの出力要求に応じて、ユーザが指定した電子文書を文書蓄積装置２０から取得して、取得した電子文書に対応するテンプレートＩＤを特定し、そのテンプレートＩＤに対応するレイヤ情報を参照する。そして、文書処理装置１０は、電子文書のレイヤ群の中から、当該ユーザが属するグループに対して割り当てられたレイヤを特定し、特定したレイヤに示される文書要素に対して印刷処理や画面表示処理などの所定の出力処理を実行する。

ここで、文書処理装置１０が、ユーザからの出力要求を受けて、指定された電子文書に対して所定の出力処理を行う際の処理手順について、図６に示すフローチャートを用いて説明する。

まず、文書処理装置１０は、ユーザからの出力要求を受けて、その出力要求に示される出力対象の電子文書の文書ＩＤとそのユーザのユーザ属性とを取得する（Ｓ１００）。なお、ユーザは、例えば、ＰＣ端末を介して、文書蓄積装置２０にアクセスして、出力対象の電子文書を検索し、検索の結果得られる文書ＩＤと、ＰＣ端末に予め登録されているユーザ属性とを示した出力要求を文書処理装置１０に送信する。

次いで、文書処理装置１０は、取得した文書ＩＤに対応する電子文書を文書蓄積装置２０から取得し（Ｓ１０２）、さらにその電子文書に付与されたテンプレートＩＤを取得する（Ｓ１０４）。続いて、文書処理装置１０は、テンプレート蓄積装置３０からそのテンプレートＩＤに対応するレイヤ情報を取得し、そのレイヤ情報とステップＳ１００で取得したユーザ属性とを照合して、そのユーザが属するグループに対応するレイヤ（処理対象レイヤ）を特定する。その後、文書処理装置１０は、取得した電子文書を構成するレイヤ群の中から、特定した処理対象レイヤに対応するレイヤを選択して、選択されたレイヤに格納された文書要素に対して、印刷処理や画面表示処理などユーザから指定された所定の出力処理を実行する（Ｓ１１０）。

以上、本実施形態によれば、出力対象の電子文書に対応するレイヤ情報を参照することで、出力先のユーザのユーザ属性に適合するレイヤが選択され、選択されたレイヤに対応する文書要素に対して所定の出力処理を実行することができる。つまり、ユーザが自分のユーザ属性を提供すれば、文書処理装置１０はそのユーザ属性に適合するレイヤに格納された文書要素に対して所定の出力処理を実行する。

また、本実施形態では、電子文書はテンプレートを用いて作成されるため、レイヤ情報をテンプレートの単位で管理すればよい。そのため、電子文書ごとにレイヤ情報を管理するよりも管理の負担が低減する。さらに、新たな電子文書を作成する場合、予め用意されたテンプレートを用いて作成することができるため、その都度各レイヤにグループ属性を割り当てる手間が省ける。

なお、出力要求をしたユーザが不正に文書処理装置１０にアクセスして情報を搾取しようとしている場合もある。そこで、文書処理装置１０は、ユーザからの出力要求に応じて出力処理を行う前に、ユーザから提供されたユーザ属性を用いてユーザ認証を行い、認証に成功した場合のみ出力処理を実行するように構成してもよい。また、文書処理装置１０、文書蓄積装置２０、テンプレート蓄積装置３０、文書作成装置４０は、例えば単一の装置内において集中処理システムとして構築されてもよいし、ネットワーク等で接続された分散処理システムとして構築されてもよい。

本実施形態に係る文書処理システムのシステム構成を示す図である。 グループ属性の一例を示す図である。 複数のレイヤから構成される電子文書の一例を示す図である。 ユーザ属性の一例を示す図である。 レイヤ情報のデータ構造の一例を示す図である。 文書処理装置がユーザからの出力要求を受けて、指定された電子文書に対して所定の出力処理を行う際の処理手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１０ 文書処理装置、２０ 文書蓄積装置、３０ テンプレート蓄積装置、４０ 文書作成装置。

Claims (4)

1. テンプレートを構成する各レイヤにそれぞれ文書要素を対応付けることで作成された電子文書の出力要求を受けた場合、出力対象の電子文書に付与されたテンプレートＩＤを抽出するテンプレートＩＤ抽出部と、
   テンプレートを構成するレイヤごとに割り当てられたグループ属性とテンプレートＩＤとを関連づけたレイヤ情報を記憶するレイヤ情報記憶装置から、抽出したテンプレートＩＤに対応するレイヤ情報を取得するレイヤ情報取得部と、
   前記出力要求に示される出力先ユーザのユーザ属性と取得したレイヤ情報とを照合して出力先ユーザのユーザ属性が属するグループ属性が割り当てられたレイヤを特定することで、前記出力対象の電子文書を構成する複数のレイヤの中から出力先ユーザに対応する少なくとも１つのレイヤを特定するレイヤ特定部と、
   特定したレイヤに対応付けられた文書要素に対して所定の出力処理を行う出力処理部と、
   を備えることを特徴とする文書処理装置。
2. 請求項１に記載の文書処理装置において、
   前記ユーザ属性には、ユーザが属するグループのグループ属性が示されていることを特徴とする文書処理装置。
3. テンプレートを構成する各レイヤにそれぞれ文書要素を対応付けることで作成された電子文書の出力要求を受けた場合、出力対象の電子文書に付与されたテンプレートＩＤを抽出し、
   テンプレートを構成するレイヤごとに割り当てられたグループ属性とテンプレートＩＤとを関連づけたレイヤ情報を記憶するレイヤ情報記憶装置から、抽出したテンプレートＩＤに対応するレイヤ情報を取得し、
   前記出力要求に示される出力先ユーザのユーザ属性と取得したレイヤ情報とを照合して出力先ユーザのユーザ属性が属するグループ属性が割り当てられたレイヤを特定することで、前記出力対象の電子文書を構成する複数のレイヤの中から出力先ユーザに対応する少なくとも１つのレイヤを特定し、
   特定したレイヤに対応付けられた文書要素に対して所定の出力処理を行う、
   ことを特徴とする電子文書の出力処理方法。
4. コンピュータを文書処理装置として機能させるためのプログラムにおいて、
   テンプレートを構成する各レイヤにそれぞれ文書要素を対応付けることで作成された電子文書の出力要求を受けた場合、出力対象の電子文書に付与されたテンプレートＩＤを抽出するテンプレートＩＤ抽出部と、
   テンプレートを構成するレイヤごとに割り当てられたグループ属性とテンプレートＩＤとを関連づけたレイヤ情報を記憶するレイヤ情報記憶装置から、抽出したテンプレートＩＤに対応するレイヤ情報を取得するレイヤ情報取得部と、
   前記出力要求に示される出力先ユーザのユーザ属性と取得したレイヤ情報とを照合して出力先ユーザのユーザ属性が属するグループ属性が割り当てられたレイヤを特定することで、前記出力対象の電子文書を構成する複数のレイヤの中から出力先ユーザに対応する少なくとも１つのレイヤを特定するレイヤ特定部と、
   特定したレイヤに対応付けられた文書要素に対して所定の出力処理を行う出力処理部と、
   して機能させるためのプログラム。

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