JP2008176710A - 文書管理システム、文書管理装置および文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】
本発明は、用紙に印刷された文書や電子化された文書の派生関係にある関連する文書が容易に検索して取得できる文書管理システム、文書管理装置および文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】
文書識別子が付与された文書情報の処理に際して新たな文書識別子が付与された新たな文書情報を生成する文書生成手段と、文書生成手段で生成された文書情報を検索対象とするかを指定する指定手段と、文書生成手段で生成された文書情報および指定手段で指定された検索対象とすることを示す検索対象情報を文書識別子に関連つけて格納する格納手段と、格納手段に格納された文書識別子と該文書識別子に対応する処理前の文書情報に付与された文書識別子との関係を管理する管理手段と、文書識別子を指定して該文書識別子と関係する文書識別子に対応する文書情報を管理手段の管理情報に基づき検索する検索手段とを具備する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書管理システム、文書管理装置および文書管理プログラムに関する。

近年、コンピュータ、複写機、印刷装置、スキャナー等の機器の普及とネットワーク技術の発達により、電子データによる文書の作成や編集、電子データの印刷、用紙に印刷された文書の複写、スキャン等が容易に行えるようになっている。

また、作成された文書は、文書の更新、文書の格納場所の変更、文書の印刷、印刷された文書の複写、スキャン等、種々の形態で利用されている。

機密情報の漏洩防止、情報管理のセキュリティー強化が望まれる昨今、このような文書の種々な利用形態に対応できる文書の管理方法や装置の提供が望まれている。

そこで、例えば、特許文献１には、複写関係にある文書間の内容の同一性や存在場所を管理する文書複写関係管理システムが提案されている。

上記特許文献１に示される発明は、電子化された文書及び用紙に印刷された文書に文書固有の識別子を付加し、複写関係情報を格納したリンク情報テーブルと、個々の文書の情報を格納したＩＤテーブルとによって文書を管理し、単純な文書間の複写関係のみならず、文書の複写時期や存在場所も管理するように構成されたものである。

また、紙媒体に印刷した文書に対しても同様に管理することで、文書の形式（電子化された文書、用紙に印刷された文書）に関わらず各文書間の複写関係が管理できるように構成されたものである。
特開平０８−２９２９６１号公報

ところで、電子化された文書及び用紙に印刷された文書に文書固有の識別子を付加し、複写関係情報を格納したリンク情報テーブルと、個々の文書の情報を格納したＩＤテーブルとによって文書を管理する場合、用紙に印刷された文書の印刷前の電子化された文書は容易に取得できるが、その電子化された文書の編集前の文書、その原本、その電子文書が印刷後、編集された最新版の文書等、ある文書（電子文書または用紙に印刷された文書）の派生関係にある文書を検索して取得することは容易ではない。

本発明は、用紙に印刷された文書や電子化された文書の派生関係にある関連する文書を容易に検索して取得できる文書管理システム、文書管理装置および文書管理プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の発明は、文書識別子が付与された文書情報の処理に際して新たな文書識別子が付与された新たな文書情報を生成する文書生成手段と、前記文書生成手段で生成された文書情報を検索対象とするかを指定する指定手段と、前記文書生成手段で生成された文書情報および前記指定手段で指定された検索対象とすることを示す検索対象情報を前記文書識別子に関連つけて格納する格納手段と、前記格納手段に格納された文書識別子と該文書識別子に対応する処理前の文書情報に付与された文書識別子との関係を管理する管理手段と、文書識別子を指定して該文書識別子と関係する文書識別子に対応する文書情報を前記管理手段の管理情報に基づき検索する検索手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記文書生成手段は、前記文書識別子が付与された文書情報を保存する保存処理を行う毎に新たな文書識別子が付与された新たな文書情報を生成することを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項１の発明において、前記文書生成手段は、前記文書識別子が付与された文書情報に基づき紙文書を印刷する印刷処理を行う毎に新たな文書識別子が付与された新たな文書情報を生成することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、請求項１の発明において、前記文書生成手段は、前記文書識別子が付与された文書情報に対応する紙文書を読み取る読取処理を行う毎に新たな文書識別子が付与された新たな文書情報を生成することを特徴とする。

また、請求項５の発明は、請求項１の発明において、前記指定手段は、前記文書識別子が付与された文書情報に対応する紙文書を読み取る読取処理に際して該紙文書から読み取った文書識別情報を指定することを特徴とする。

また、請求項６の発明は、請求項１の発明において、前記検索手段で検索された文書情報を取得する取得手段を更に具備することを特徴とする。

また、請求項７の発明は、請求項６の発明において、前記取得手段は、前記検索手段で検索された文書情報の内の前記文書生成手段で作成された日時が最新の文書識別子に対応する文書情報を取得することを特徴とする。

また、請求項８の発明は、請求項６の発明において、前記取得手段は、前記検索手段で検索された文書情報の内の前記文書生成手段で作成された日時が最新の文書識別子に対応する文書情報を取得することを特徴とする。

また、請求項９の発明は、請求項６の発明において、前記取得手段は、前記検索手段で検索された文書情報を一覧表示する表示手段と、前記表示手段で一覧表示された文書情報の中の所望の文書情報を選択する選択手段とを具備し、前記選択手段で選択された文書情報を取得することを特徴とする。

また、請求項１０の発明は、文書識別子が付与された文書情報を処理する文書処理装置と、前記文書情報の操作履歴を管理する管理装置と、前記管理装置で前記操作履歴が管理される文書情報の検索を行う端末とを有し、前記文書処理装置は、前記端末からの処理依頼に基づく前記文書情報の処理に際して新たな文書識別子が付与された新たな文書情報を生成する文書生成手段と、前記文書生成手段で生成された文書情報を検索対象とするかを指定する指定手段とを具備し、前記管理装置は、前記文書生成手段で生成された文書情報および前記指定手段で指定された検索対象とすることを示す検索対象情報を前記文書識別子に関連つけて格納する格納手段と、前記格納手段に格納された文書識別子と該文書識別子に対応する処理前の文書情報に付与された文書識別子との関係を管理する管理手段とを具備し、前記端末は、前記文書装置に対して所望の処理を依頼する処理依頼手段と、前記文書識別子を指定して該文書識別子と関係する文書識別子に対応する文書情報を前記管理手段の管理情報に基づき検索する検索手段と、前記検索手段で検索された文書情報を取得する取得手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項１１の発明は、コンピュータを、文書識別子が付与された文書情報の処理に際して新たな文書識別子が付与された新たな文書情報を生成する文書生成手段、前記文書生成手段で生成された文書情報を検索対象とするかを指定する指定手段、前記文書生成手段で生成された文書情報および前記指定手段で指定された検索対象とすることを示す検索対象情報を前記文書識別子に関連つけて格納する格納手段、前記格納手段に格納された文書識別子と該文書識別子に対応する処理前の文書情報に付与された文書識別子との関係を管理する管理手段、文書識別子を指定して該文書識別子と関係する文書識別子に対応する文書情報を前記管理手段の管理情報に基づき検索する検索手段として機能させることを特徴とする。

本発明の文書管理システム、文書管理装置および文書管理プログラムによれば、用紙に印刷された文書や電子化された文書と派生関係（その文書の原本、最新版、複写元、印刷元等）にある文書を容易に検索して取得することができる。

また、用紙に印刷された文書や電子化された文書と派生関係にある文書群のうち、検索対象とする文書と、そうでない文書とに任意に指定できるので、検索に必要な文書のみを検索対象文書として登録し、検索することができる。

以下、本発明に係わる文書管理システム、文書管理装置および文書管理プログラムの一実施例について、添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明に係わる文書管理システム１００の主な構成を示す構成図である。

図１に示すように、文書管理システム１００は、クライアントＰＣ１と、文書操作履歴管理サーバ２と、印刷装置３と、スキャナ４と、複写機５とがＬＡＮ（＝Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク６で接続されて構成されており、クライアントＰＣ１及び文書操作履歴管理サーバ２は、入力装置（例えばキーボードやマウス等）、出力装置（例えばディスプレイ等）、中央処理装置（例えばＣＰＵ）、記憶装置（ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、外部記憶装置等）等で構成された一般的なコンピュータである。

なお、ＣＰＵは、Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ、ＲＯＭは、Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ、ＲＡＭは、Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙの略である。また、文書管理システム１００には、前述した装置の他にネットワークに接続される各種装置を管理するサーバ等の各種装置が接続されており、クライアントＰＣ１、印刷装置３、スキャナ４、複写機５の各装置は、複数接続されていてもよい。

ところで、文書管理システム１００は、本発明に係わる文書管理方法を実現するため、クライアントＰＣ１には、文書処理を行うプログラムの文書処理ソフト１０がインストールされ、文書操作履歴管理サーバ２には、文書管理を行うプログラムの文書管理ソフト２０がインストールされている。また、スキャナ４及び複写機５は、後述する各種機能を備えている。

クライアントＰＣ１上で文書処理ソフト１０が起動することで、クライアントＰＣ１で各種文書処理（文書の作成、編集、保存、印刷等）が行われ、各種文書処理された文書の処理後の文書データ、処理内容（新規登録、編集、印刷等）、処理された日時、処理操作したユーザのユーザＩＤ、後述する検索対象情報等を含む操作履歴情報が文書操作履歴管理サーバ２へ通知される。

また、スキャナ４及び複写機５の後述する各種機能が動作することで、スキャナ４及び複写機５が用紙に印刷された文書（以下、「紙文書」という。）のスキャン、複写等の各処理が行われ、スキャナ４及び複写機５が紙文書から読み取った画像データ、処理内容（スキャン、複写等）、処理された日時、処理操作したユーザのユーザＩＤ、検索対象情報等を含む操作履歴情報が文書操作履歴管理サーバ２へ通知される。

また、文書操作履歴管理サーバ２上で文書管理ソフト２０が起動することで、クライアントＰＣ１やスキャナ４及び複写機５等の各装置から通知される操作履歴情報が管理され、ユーザにより選択された電子化された文書（以下、「電子文書」という。）や紙文書と関連する文書が容易に検索できる文書管理が実現される。

ここで言う関連文書とは、例えばユーザにより選択された文書（電子文書、紙文書）の原本、スキャン元、複写元、最新版等、選択された文書の派生関係にある関連する文書の文書データを含む操作履歴情報である。

なお、文書処理ソフト１０を起動させる場合、またはスキャナ４及び複写機５で後述するトレース文書の各種文書処理を行う場合は、ユーザが識別できるユーザＩＤを入力する必要があり、この際に入力されたユーザＩＤが文書処理ソフト１０またはスキャナ４及び複写機５の各装置で取得されるように構成されている。

文書処理ソフト１０は、文書の作成、編集、印刷等の従来の文書処理の他に、文書ＩＤ発行要求機能１１、検索対象情報設定機能１２、文書データ生成機能１３、関連文書検索機能１４、文書ＩＤコード化機能１５、文書データ出力機能１６の各機能を備えている。

文書ＩＤ発行要求機能１１は、各電子文書が識別できる各電子文書固有の識別子（以下、「文書ＩＤ」という。）が付加された電子文書（説明の便宜上、「トレース文書」という。）や新たにトレース文書として新規登録する文書が選択され、各種文書処理された後、選択メニュー（後述する「関連文書検索」を除く）が選択される毎に、処理後の文書データと、処理されたトレース文書の文書ＩＤ（新規登録の場合を除く）と、その処理内容（新規登録、編集保存、印刷等）を示す操作内容と、その処理が行われた日時と、その処理を行ったユーザのユーザＩＤと、検索対象情報設定機能１２で設定される検索対象情報等を含む操作履歴情報を収集して文書操作履歴管理サーバ２へ送信するとともに新たな文書ＩＤの発行を要求して取得する。

また、選択メニューで後述する「関連文書検索」が選択された場合は、選択されたトレース文書の操作履歴情報と、関連文書検索機能１４で設定される検索条件を文書操作履歴管理サーバ２へ送信して新たな文書ＩＤの発行を要求するとともに検索条件と一致する関連文書の検索を要求して検索結果の情報を取得する。

なお、選択メニューは、例えば選択された文書をトレース文書として新規登録処理する「新規登録」、選択されたトレース文書を各種編集処理後、保存する「保存」、選択されたトレース文書を印刷処理する「印刷」、選択されたトレース文書に関連するトレース文書を検索処理する「関連文書検索」等が選択されるように構成されているので、ユーザは、クライアントＰＣ１上に表示された選択メニューの中から所望する処理が選択できる。

検索対象情報設定機能１２は、選択メニューが選択される毎に、図示せぬ検索対象情報設定画面をクライアントＰＣ１上に表示させ、文書データ生成機能１３で生成される新たなトレース文書を関連文書の検索対象とするか否かの情報（説明の便宜上、「検索対象情報」という。）をユーザに選択設定させ、設定された検索対象情報を取得する。

なお、検索対象情報設定画面は、文書データ生成機能１３で生成される新たなトレース文書を検索対象とする「Ｙｅｓ」、検索対象としない「Ｎｏ」が選択されるように構成されているので、ユーザが選択した情報（ＹｅｓまたはＮｏ）は、検索対象情報として取得される。

文書データ生成機能１３は、選択された新規登録の文書またはトレース文書に文書ＩＤ発行要求機能１１により文書操作履歴管理サーバ２から取得された新たな文書ＩＤを付加して新たなトレース文書を生成する。

関連文書検索機能１４は、選択メニューで「関連文書検索」が選択される毎に、図示せぬ検索条件設定画面をクライアントＰＣ１上に表示させ、選択されたトレース文書に関連する関連文書の検索条件をユーザに設定させ、設定された検索条件の情報（以下、「検索条件情報」という。）を取得する。

文書ＩＤコード化機能１５は、トレース文書の文書ＩＤを印刷出力用に二次元コード化する。

文書データ出力機能１６は、印刷指示されたトレース文書に新たな文書ＩＤが付加されたトレース文書や関連文書検索機能１４で取得された関連文書をクライアントＰＣ１上に表示または印刷装置３へ送信する。

文書管理ソフト２０は、要求受付機能２１、文書ＩＤ発行機能２２、文書管理機能２３、文書検索機能２４の各機能を備えている。

要求受付機能２１は、クライアントＰＣ１、スキャナ４、複写機５等の各装置からの文書ＩＤの発行要求や関連文書の検索要求を順次受け付け、各要求とともに各装置から送信された操作履歴情報や検索条件情報等を記憶保持する。

また、各装置からの文書ＩＤの発行要求や関連文書の検索要求に対して文書ＩＤ発行機能２２によりそれぞれ発行される新たな文書ＩＤ及び文書検索機能２４により検索された検索結果の情報を要求元の各装置へ返信する。

文書ＩＤ発行機能２２は、要求受付機能２１で受け付けられた各装置からの要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、要求受付機能２１へ通知する。

文書管理機能２３は、各装置からの要求に対して文書ＩＤ発行機能２２によりそれぞれ発行された新たな文書ＩＤと、当該新たな文書ＩＤ発行時の要求元の装置から送信された操作履歴情報と、操作履歴情報に含まれる文書データ（画像データを含む）を格納した格納場所が特定できる格納場所情報等との対応付けを行い、後述する文書管理テーブル２００（図２参照）を生成して記憶管理する。

なお、操作履歴情報に含まれる文書データ（画像データを含む）の格納場所は、文書操作履歴管理サーバ２上に限定されるものではなく、クライアントＰＣ１上でも、また、ネットワーク６に接続された他の装置上であってもよい。

文書検索機能２４は、クライアントＰＣ１、スキャナ４、複写機５等の各装置からの関連文書の検索要求とともに送信された文書ＩＤ及び検索条件情報等に基づき文書管理テーブル２００を参照して検索条件と一致する関連文書の情報を検索し、検出結果を要求受付機能２１へ通知する。

スキャナ４は、紙文書の紙面上の画像を光学的に走査して読み取る従来の画像読取機能の他に、文書ＩＤ発行要求機能（スキャナ）４１、検索対象情報設定機能（スキャナ）４２、文書データ生成機能（スキャナ）４３、関連文書検索機能（スキャナ）４４、文書ＩＤコード検出機能（スキャナ）４５、文書データ出力機能（スキャナ）４６の各機能を備えている。

また、スキャナ４は、ユーザの指示操作を受け付けたり、各種情報を表示してユーザへ通知する操作ボタンや表示画面で構成された図示せぬユーザインタフェース（以下、略して「Ｕ/Ｉ」という。）を備えている。

文書ＩＤ発行要求機能（スキャナ）４１は、二次元コードの文書ＩＤが付加された紙文書（以下、「トレース紙文書」という。）がスキャナ４の画像読取機能で読み取られる毎に、読み取られた画像データと、検索対象情報設定機能（スキャナ）４２で設定される検索対象情報と、スキャンされたトレース紙文書の文書ＩＤと、その処理内容（スキャン）を示す操作内容と、その処理が行われた日時と、その処理を行ったユーザのユーザＩＤ等を含む操作履歴情報を文書操作履歴管理サーバ２へ送信するとともに新たな文書ＩＤの発行を要求して取得する。

また、選択メニューで後述する「関連文書検索（スキャナ）」が選択された場合は、検索対象情報と、関連文書検索機能（スキャナ）４４で取得される検索条件情報と、スキャナ４の画像読取機能で読み取られた画像データ及びスキャンされたトレース紙文書の文書ＩＤ等を含む操作履歴情報を文書操作履歴管理サーバ２へ送信して新たな文書ＩＤの発行を要求するとともに検索条件と一致する関連文書の検索を要求して検索結果の情報を取得する。

検索対象情報設定機能（スキャナ）４２は、スキャナ４の画像読取機能で読み取られた画像データに含まれる文書ＩＤが文書ＩＤコード検出機能（スキャナ）４５により検出される毎に、図示せぬ検索対象情報設定画面（スキャナ）をスキャナ４のＵ/Ｉに表示させ、文書データ生成機能（スキャナ）４３で生成される新たなトレース文書を関連文書の検索対象とするか否かの情報（検索対象情報）をユーザに選択設定させ、設定された検索対象情報を取得する。

スキャナ４のＵ/Ｉに表示される検索対象情報設定画面（スキャナ）は、文書処理ソフト１０の検索対象情報設定画面と同様に新たに生成されるトレース文書を検索対象とする場合は「Ｙｅｓ」、検索対象としない場合は「Ｎｏ」が選択されるように構成され、ユーザが選択した情報（ＹｅｓまたはＮｏ）は、検索対象情報として取得される。

文書データ生成機能（スキャナ）４３は、トレース紙文書から読み取られた画像データに文書ＩＤ発行要求機能（スキャナ）４１により文書操作履歴管理サーバ２から取得された新たな文書ＩＤを付加して新たなトレース文書を生成する。

関連文書検索機能（スキャナ）４４は、スキャナ４のＵ/Ｉで「関連文書検索（スキャナ）」が選択される毎に、図示せぬ検索条件設定画面（スキャナ）をスキャナ４のＵ/Ｉに表示させ、設定された検索条件情報を取得する。

文書ＩＤコード検出機能（スキャナ）４５は、スキャナ４の画像読取機能で読み取られたトレース紙文書の画像データに含まれる二次元コードの文書ＩＤを復号して検出する。

文書データ出力機能（スキャナ）４６は、画像読取機能でトレース紙文書から読み取った画像データに新たな文書ＩＤが付加されたトレース文書を格納後、Ｕ/Ｉで指定された送信先へ送信する。

複写機５は、紙文書の紙面上の画像を光学的に走査して読み取る従来の画像読取機能と、画像読取機能で読み取られた画像データを印刷出力する従来の印刷機能の他に、文書ＩＤ発行要求機能（複写機）５１、検索対象情報設定機能（複写機）５２、文書データ生成機能（複写機）５３、関連文書検索機能（複写機）５４、文書ＩＤコード検出機能（複写機）５５、文書データ出力機能（複写機）５６、文書ＩＤコード化機能（複写機）５７の各機能を備えている。

また、複写機５は、ユーザの指示操作を受け付けたり、各種情報を表示してユーザへ通知する操作ボタンや表示画面で構成された図示せぬユーザインタフェース（Ｕ/Ｉ）を備えている。

文書ＩＤ発行要求機能（複写機）５１は、トレース紙文書が複写機５の画像読取機能で読み取られる毎に、読み取られた画像データと、検索対象情報設定機能（複写機）５２で設定される検索対象情報と、スキャンされたトレース紙文書の文書ＩＤと、その処理内容（複写）を示す操作内容と、その処理が行われた日時と、その処理を行ったユーザのユーザＩＤ等を含む操作履歴情報を文書操作履歴管理サーバ２へ送信するとともに新たな文書ＩＤの発行を要求して取得する。

また、選択メニューで後述する「関連文書検索（複写機）」が選択された場合は、検索対象情報と、関連文書検索機能（複写機）５４で取得される検索条件情報と、複写機５の画像読取機能で読み取られた画像データ及びスキャンされたトレース紙文書の文書ＩＤ等を含む操作履歴情報を文書操作履歴管理サーバ２へ送信して新たな文書ＩＤの発行を要求するとともに検索条件と一致する関連文書の検索を要求して検索結果の情報を取得する。
検索対象情報設定機能（複写機）５２は、複写機５の画像読取機能で読み取られた画像データに含まれる文書ＩＤが文書ＩＤコード検出機能（複写機）５５により検出される毎に、図示せぬ検索対象情報設定画面（複写機）を複写機５のＵ/Ｉに表示させ、文書データ生成機能（複写機）５３で生成される新たなトレース文書を関連文書の検索対象とするか否かの情報（検索対象情報）をユーザに選択設定させ、設定された検索対象情報を取得する。

複写機５のＵ/Ｉに表示される検索対象情報設定画面（複写機）は、文書処理ソフト１０の検索対象情報設定画面と同様に新たに生成されるトレース文書を検索対象とする場合は「Ｙｅｓ」、検索対象としない場合は「Ｎｏ」が選択されるように構成され、ユーザが選択した情報（ＹｅｓまたはＮｏ）は、検索対象情報として取得される。

文書データ生成機能（複写機）５３は、トレース紙文書から読み取られた画像データに文書ＩＤ発行要求機能（複写機）５１により文書操作履歴管理サーバ２から取得された新たな文書ＩＤを付加して新たなトレース文書を生成する。

関連文書検索機能（複写機）５４は、複写機５のＵ/Ｉで「関連文書検索（複写機）」が選択される毎に、図示せぬ検索条件設定画面（複写機）を複写機５のＵ/Ｉに表示させ、検索条件情報を取得する。

文書ＩＤコード検出機能（複写機）５５は、複写機５の画像読取機能で読み取られたトレース紙文書の画像データに含まれる二次元コードの文書ＩＤを復号して検出する。

文書データ出力機能（複写機）５６は、画像読取機能でトレース紙文書から読み取った画像データに新たな文書ＩＤを文書ＩＤコード化機能（複写機）５７で二次元コード化して付加した後、印刷出力する。

文書ＩＤコード化機能（複写機）５７は、トレース文書の文書ＩＤを印刷出力用に二次元コード化する。

印刷装置３は、受信した印刷データを用紙上に出力する。

図２は、文書管理テーブル２００の一例を示す図である。

図２に示すように、文書管理テーブル２００は、「文書ＩＤ」２０１、「派生文書ＩＤ」２０２、「操作内容」２０３、「操作ユーザ」２０４、「登録日時」２０５、「関連文書検索対象情報」２０６、図示せぬ格納場所等の各情報が管理されるように構成されており、各装置からの要求に対して文書ＩＤ発行機能２２により発行された新たな文書ＩＤ（「文書ＩＤ」２０１）と、新たな文書ＩＤ発行時の要求元の装置から送信された操作履歴情報に含まれる文書ＩＤ（「派生文書ＩＤ」２０２）、操作内容（「操作内容」２０３）、その操作を行ったユーザを識別するユーザＩＤ（「操作ユーザ」２０４）、その操作が行われた日時（「登録日時」２０５）、本文書ＩＤ（「文書ＩＤ」２０１）が付加されたトレース文書を関連文書の検索対象とするか否かの検索対象情報（「関連文書検索対象情報」２０６）及び各装置から送信された文書データ（画像データを含む）を格納した場所の情報を示す図示せぬ格納場所情報等が関連付けられて記録されている。

文書管理テーブル２００には、例えば図３に示すような派生関係にあるトレース文書の文書ＩＤと、操作履歴情報及び格納場所情報等とが対応付けされた情報が記録されている。

文書管理テーブル２００に記録された情報は、例えば図３に示すように、新規登録されたトレース文書（文書ＩＤ「０００００１」）が編集保存されてトレース文書（文書ＩＤ「０００００２」）が生成され、更に、トレース文書（文書ＩＤ「０００００２」）が編集保存、印刷、検索条件（最新版）されてトレース文書（文書ＩＤ「０００００３」）、トレース文書（文書ＩＤ「０００００４」）、トレース文書（文書ＩＤ「００００１０」）がそれぞれ生成され、各種文書処理がなされる毎に、新たな文書ＩＤが付加されて生成されたトレース文書の派生関係が容易に検索できるように対応付けられて記録されている。

なお、トレース文書（文書ＩＤ「００００１０」）は、トレース文書（文書ＩＤ「０００００２」）を選択し、関連文書の検索条件を「最新版」で検索した場合の検索結果のトレース文書であることを示している。

具体的には、例えば、文書管理テーブル２００の「文書ＩＤ」２０１の「０００００４」のトレース文書は、「０００００２」（「派生文書ＩＤ」２０２）の文書ＩＤが付加されたトレース文書が「Ｕｓｅｒ００３」（「操作ユーザ」２０４）のユーザによって、「２００６／１２／５ １０：０１：１５ ＵＴＣ」の日時（「登録日時」２０５）に印刷（「操作内容」２０３）されたトレース文書であり、本トレース文書（「文書ＩＤ」２０１の「０００００４」）は、関連文書の検索対象としない（「関連文書検索対象情報」２０６がＮｏ）ことを示している。

このように構成された文書管理システム１００が行う文書管理の要部の処理動作について、図４乃至図１７を参照して説明する。

まず、ユーザにより選択された文書（電子文書、紙文書）の原本、スキャン元、複写元、最新版等、選択された文書の派生関係にある関連文書が容易に取得できるように文書管理するためには、電子文書の文書データや紙文書の画像データをトレース文書として文書管理システムに新規登録する必要がある。

図４は、紙文書や電子文書をトレース文書として文書管理システム１００に新規登録する場合の処理動作の一例を示す流れ図である。

図４に示すように、トレース文書の新規登録時の処理動作は、クライアントＰＣ１の文書処理ソフト１０を起動させ、トレース文書として文書管理システム１００へ新規登録したい文書ファイルを選択し、選択した文書ファイルの文書データをクライアントＰＣ１のディスプレイに表示させて開き、選択メニューの「新規登録」を選択することで開始される（ステップＳ３００）。

選択メニューの「新規登録」が選択されると、クライアントＰＣ１の文書処理ソフト１０は、選択された文書ファイルの文書データに新たな文書ＩＤが付加されて新規登録されるトレース文書を関連文書の検索対象とする設定状態の検索対象情報に検索対象情報設定機能１２により自動設定し、自動設定された検索対象情報、選択された文書ファイルの文書データ、選択された操作内容（この場合は、新規登録)、ユーザＩＤ等を含む操作履歴情報を文書ＩＤ発行要求機能１１により取得して文書操作履歴管理サーバ２へ送信し、新たな文書ＩＤの発行を要求する（ステップＳ３０１）。

文書操作履歴管理サーバ２は、クライアントＰＣ１からの文書ＩＤの発行要求を文書管理ソフト２０の要求受付機能２１により受け付け、受け付けた要求に対して新たな文書ＩＤを文書ＩＤ発行機能２２により発行し、要求受付機能２１によりクライアントＰＣ１へ送信する（ステップＳ３０２）。

また、文書操作履歴管理サーバ２は、クライアントＰＣ１が文書ＩＤの発行要求時に送信した文書データを含む操作履歴情報と、文書データを格納した格納場所と、当該要求に対して文書ＩＤ発行機能２２により発行された新たな文書ＩＤとの対応付けを文書管理機能２３により行い、前述した文書管理テーブル２００を生成して新規登録する（ステップＳ３０３）。

この場合は、図５に示すように、例えば「文書ＩＤ」２０１に「０００００１」、「派生文書ＩＤ」２０２に「なし」、「操作内容」２０３に「新規登録」、「操作ユーザ」２０４に「Ｕｓｅｒ００１」、「登録日時」２０５に「２００６／１２／１ １２：３４：５６ ＵＴＣ」、「関連文書検索対象情報」２０６に「Ｙｅｓ」、図示せぬ格納場所情報等が関連付けされて新規登録される。

文書管理テーブル２００に新規登録された新たな文書ＩＤ「０００００１」のトレース文書は、「Ｕｓｅｒ００１」（「操作ユーザ」２０４）のユーザによって、「２００６／１２／１ １２：３４：５６ ＵＴＣ」の日時（「登録日時」２０５）に新規登録（「操作内容」２０３）されたトレース文書であり、本トレース文書（「文書ＩＤ」２０１の「０００００１」）は、関連文書の検索対象とする（「関連文書検索対象情報」２０６がＹｅｓ）ことを示している。

クライアントＰＣ１の文書処理ソフト１０は、文書ＩＤの発行要求に対して文書操作履歴管理サーバ２から送信された新たな文書ＩＤを文書ＩＤ発行要求機能１１により受信し、受信した新たな文書ＩＤを選択された文書データに文書データ生成機能１３により付加して、新しい文書ファイルを生成する（ステップＳ３０４）。

次に、クライアントＰＣ１上でトレース文書の編集後、保存する場合の処理動作について図６の流れ図を参照して説明する。

図６に示すように、トレース文書の編集、保存時の処理動作は、クライアントＰＣ１の文書処理ソフト１０を起動させ、編集したいトレース文書を選択して当該トレース文書の文書データをクライアントＰＣ１のディスプレイに表示させて開き、表示された文書データを文書処理ソフト１０の文書編集機能により編集後、選択メニューの「保存」を選択することで開始される（ステップＳ５００）。

なお、以下、選択した文書ファイルまたはトレース文書の文書データをクライアントＰＣ１のディスプレイに表示させて開くことを単に「開く」という。

選択メニューの「保存」が選択されると、文書処理ソフト１０の検索対象情報設定機能１２により保存後の当該トレース文書（編集後の文書データ）を関連文書検索の対象とするか否かの検索対象情報をユーザに指定させる検索対象情報設定画面を表示させてユーザに設定させ、設定された検索対象情報を取得する。

また、取得した検索対象情報及び選択されたトレース文書の文書ＩＤ、編集後の文書データ、操作内容（この場合は、編集保存）等の操作履歴情報を文書ＩＤ発行要求機能１１により取得して文書操作履歴管理サーバ２へ送信し、新たな文書ＩＤの発行を要求する（ステップＳ５０１）。

文書操作履歴管理サーバ２は、クライアントＰＣ１からの文書ＩＤの発行要求を文書管理ソフト２０の要求受付機能２１により受け付け、受け付けた要求に対して新たな文書ＩＤを文書ＩＤ発行機能２２により発行し、要求受付機能２１によりクライアントＰＣ１へ送信する（ステップＳ５０２）。

また、文書操作履歴管理サーバ２は、クライアントＰＣ１が文書ＩＤの発行要求時に送信した文書データを含む操作履歴情報と、文書データを格納した格納場所と、当該要求に対して文書ＩＤ発行機能２２により発行された新たな文書ＩＤとの対応付けを文書管理機能２３により行い、文書管理テーブル２００に記録する（ステップＳ５０３）。

この場合は、図７に示すように、例えば「文書ＩＤ」２０１に「０００００２」、「派生文書ＩＤ」２０２に「０００００１」、「操作内容」２０３に「編集保存」、「操作ユーザ」２０４に「Ｕｓｅｒ００１」、「登録日時」２０５に「２００６／１２／２ １４：２１：１３ ＵＴＣ」、「関連文書検索対象情報」２０６に「Ｎｏ」、図示せぬ格納場所情報等が関連付けされて記録される。

文書管理テーブル２００に記録された新たな文書ＩＤ「０００００２」のトレース文書は、「０００００１」（「派生文書ＩＤ」２０２）の文書ＩＤのトレース文書が「Ｕｓｅｒ００１」（「操作ユーザ」２０４）のユーザによって、「２００６／１２／２ １４：２１：１３ ＵＴＣ」の日時（「登録日時」２０５）に編集保存（「操作内容」２０３）されたトレース文書であり、本トレース文書（「文書ＩＤ」２０１の「０００００２」）は、関連文書の検索対象としない（「関連文書検索対象情報」２０６がＮｏ）ことを示している。

クライアントＰＣ１の文書処理ソフト１０は、文書ＩＤの発行要求に対して文書操作履歴管理サーバ２から送信された新たな文書ＩＤを文書ＩＤ発行要求機能１１により受信し、受信した新たな文書ＩＤを編集後の文書データに文書データ生成機能１３により付加して、新しい文書ファイルを生成する（ステップＳ５０４）。

次に、クライアントＰＣ１上でトレース文書が印刷指示された場合の処理動作について図８の流れ図を参照して説明する。

なお、前述の処理動作と同様な処理動作については簡略して説明する。

図８に示すように、トレース文書の印刷時の処理動作は、文書処理ソフト１０を起動後、印刷したいトレース文書を選択して開き、選択メニューの「印刷」を選択することで開始される（ステップＳ７００）。

選択メニューの「印刷」が選択されると、文書処理ソフト１０は、印刷する文書を関連文書検索の対象にするか否かの検索条件情報を取得し、取得した検索対象情報及び印刷指示されたトレース文書の文書ＩＤ、印刷指示されたトレース文書の文書データ、操作内容（この場合は、印刷）等の操作履歴情報を取得して文書操作履歴管理サーバ２へ送信し、新たな文書ＩＤの発行を要求する（ステップＳ７０１）。

文書操作履歴管理サーバ２は、クライアントＰＣ１からの文書ＩＤの発行要求を受け付け、受け付けた要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、要求元のクライアントＰＣ１へ送信する（ステップＳ７０２）。

また、文書操作履歴管理サーバ２は、クライアントＰＣ１が文書ＩＤの発行要求時に送信した文書データを含む操作履歴情報と、文書データを格納した格納場所と、当該要求に対して発行された新たな文書ＩＤとの対応付けを行い、文書管理テーブル２００に記録する（ステップＳ７０３）。

この場合は、図９に示すように、例えば「文書ＩＤ」２０１に「０００００４」、「派生文書ＩＤ」２０２に「０００００２」、「操作内容」２０３に「印刷」、「操作ユーザ」２０４に「Ｕｓｅｒ００３」、「登録日時」２０５に「２００６／１２／５ １０：０１：１５ ＵＴＣ」、「関連文書検索対象情報」２０６に「Ｎｏ」、図示せぬ格納場所情報等が関連付けされて記録される。

文書管理テーブル２００に記録された新たな文書ＩＤ「０００００４」のトレース文書は、「０００００２」（「派生文書ＩＤ」２０２）の文書ＩＤのトレース文書が「Ｕｓｅｒ００３」（「操作ユーザ」２０４）のユーザによって、「２００６／１２／５ １０：０１：１５ ＵＴＣ」の日時（「登録日時」２０５）に印刷（「操作内容」２０３）されたトレース文書であり、本トレース文書（「文書ＩＤ」２０１の「０００００４」）は、関連文書の検索対象としない（「関連文書検索対象情報」２０６がＮｏ）ことを示している。

クライアントＰＣ１は、文書ＩＤの発行要求に対して文書操作履歴管理サーバ２から送信された新たな文書ＩＤを受信し、受信した新たな文書ＩＤを文書ＩＤコード化機能１５により二次元コード化後、印刷する文書データに文書データ生成機能１３により付加し、文書データ出力機能１６により印刷装置３へ送信する（ステップＳ７０４）。

印刷装置３は、クライアントＰＣ１から送信された二次元コードの文書ＩＤを含む印刷データを受信し、用紙上に印刷出力する（ステップＳ７０５）。

次に、トレース文書のスキャン時の処理動作について図１０の流れ図を参照して説明する。

図１０に示すように、トレース文書のスキャン時の処理動作は、トレース紙文書をスキャナ４の画像読取機能でスキャンして紙文書の画像データを読み取り（ステップＳ９００）、読み取った画像データに含まれる二次元コード化された文書ＩＤをスキャナ４の文書ＩＤコード検出機能（スキャナ）４５が復号して検出することで開始される。（ステップＳ９０１）
文書ＩＤが検出されると、読み取った画像データがトレース文書であると認識し、スキャナ４の検索対象情報設定機能（スキャナ）４２により当該画像データを関連文書検索の対象にするか否かをユーザに指定させる図示せぬ検索対象情報設定画面（スキャナ）をスキャナ４のＵ/Ｉに表示してユーザに設定させ、設定された検索対象情報を取得する。

また、取得した検索対象情報及び検出した当該トレース文書の文書ＩＤ、読み取った画像データ、操作内容（この場合は、スキャン）等の操作履歴情報を文書ＩＤ発行要求機能（スキャナ）４１により取得して文書操作履歴管理サーバ２へ送信し、新たな文書ＩＤの発行を要求する（ステップＳ９０２）。

文書操作履歴管理サーバ２は、スキャナ４からの文書ＩＤの発行要求を受け付け、受け付けた要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、要求元のスキャナ４へ送信する（ステップＳ９０３）。

また、文書操作履歴管理サーバ２は、スキャナ４が文書ＩＤの発行要求時に送信した画像データを含む操作履歴情報と、画像データを格納した格納場所と、当該要求に対して発行された新たな文書ＩＤとの対応付けを行い、文書管理テーブル２００に記録する（ステップＳ９０４）。

この場合は、図１１に示すように、例えば「文書ＩＤ」２０１に「０００００５」、「派生文書ＩＤ」２０２に「０００００４」、「操作内容」２０３に「スキャン」、「操作ユーザ」２０４に「Ｕｓｅｒ００３」、「登録日時」２０５に「２００６／１２／５ １１：５０：３３ ＵＴＣ」、「関連文書検索対象情報」２０６に「Ｙｅｓ」、図示せぬ格納場所情報等が関連付けされて記録される。

スキャナ４は、文書ＩＤの発行要求に対して文書操作履歴管理サーバ２から送信された新たな文書ＩＤを文書ＩＤ発行要求機能（スキャナ）４１により受信し、受信した新たな文書ＩＤを読み取った画像データに文書データ生成機能（スキャナ）４３により付加して、新しいトレース文書として保存し、Ｕ/Ｉで指定された送信先へ送信する（ステップＳ９０５）。

次に、トレース文書の複写時の処理動作について図１２の流れ図を参照して説明する。

図１２に示すように、トレース文書の複写時の処理動作は、トレース紙文書を複写機５の画像読取機能でスキャンして紙文書の画像データを読み取り（ステップＳ１１００）、読み取った画像データに含まれる二次元コード化された文書ＩＤを複写機５の文書ＩＤコード検出機能（複写機）５５が復号して検出することで開始される（ステップＳ１１０１）。

文書ＩＤが検出されると、読み取った画像データがトレース文書であると認識し、複写機５の検索対象情報設定機能（複写機）５２により当該画像データを関連文書検索の対象にするか否かをユーザに指定させる図示せぬ検索対象情報設定画面（複写機）を複写機５のＵ/Ｉに表示してユーザに設定させ、設定された検索対象情報を取得する。

また、取得した検索対象情報及び検出した当該トレース文書の文書ＩＤ、読み取った画像データ、操作内容（この場合は、複写）等の操作履歴情報を文書ＩＤ発行要求機能（複写機）５１により取得して文書操作履歴管理サーバ２へ送信し、新たな文書ＩＤの発行を要求する（ステップＳ１１０２）。

文書操作履歴管理サーバ２は、複写機５からの文書ＩＤの発行要求を受け付け、受け付けた要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、要求元の複写機５へ送信する（ステップＳ１１０３）。

また、文書操作履歴管理サーバ２は、複写機５が文書ＩＤの発行要求時に送信した画像データを含む操作履歴情報と、画像データを格納した格納場所と、当該要求に対して発行された新たな文書ＩＤとの対応付けを行い、文書管理テーブル２００に記録する（ステップＳ１１０４）。

この場合は、図１３に示すように、例えば「文書ＩＤ」２０１に「０００００６」、「派生文書ＩＤ」２０２に「０００００４」、「操作内容」２０３に「複写」、「操作ユーザ」２０４に「Ｕｓｅｒ００４」、「登録日時」２０５に「２００６／１２／５ １５：２１：５７ ＵＴＣ」、「関連文書検索対象情報」２０６に「Ｎｏ」、図示せぬ格納場所情報等が関連付けされて記録される。

複写機５は、文書ＩＤの発行要求に対して文書操作履歴管理サーバ２から送信された新たな文書ＩＤを文書ＩＤ発行要求機能（複写機）５１により受信し、受信した新たな文書ＩＤを文書ＩＤコード化機能（複写機）５７により二次元コード化後、複写するために読み取った画像データに文書データ生成機能（複写機）５３により付加し、文書データ出力機能（複写機）５６により印刷出力する（ステップＳ１１０５）。

次に、トレース文書（電子文書）の検索時の処理動作について図１４の流れ図を参照して説明する。

図１４に示すように、トレース文書（電子文書）の検索時の処理動作は、クライアントＰＣ１の文書処理ソフト１０を起動後、関連文書を検索したいトレース文書を選択して開き、選択メニューの「関連文書検索」を選択することで開始される（ステップＳ１３００）。

選択メニューの「関連文書検索」が選択されると、選択されたトレース文書の関連文書を検索する検索条件を関連文書検索機能１４により取得する。

この場合は、検索条件設定画面をクライアントＰＣ１のディスプレイに表示し、ユーザが選択した検索条件を検索条件情報として取得する。

検索条件設定画面には、「原本の検索」、「最新版の検索」、「派生関連文書の検索」、「ユーザＩＤによる検索」、「一個前のバージョンの検索」、「複写元文書の検索」、「スキャン元文書の検索」等の各検索条件が選択されるように構成されているので、ユーザは、クライアントＰＣ１上に表示されたこれらの選択メニューの中から所望する検索条件が選択できる。

また、検索された関連文書を関連文書検索の対象とするか否かの検索対象情報を検索対象情報設定機能１２により取得し、取得した検索条件情報、検索対象情報及び選択されたトレース文書の文書ＩＤ、その文書データ、操作内容（この場合は、検索及び検索条件の内容）等の操作履歴情報を文書ＩＤ発行要求機能１１により取得して文書操作履歴管理サーバ２へ送信し、関連文書の検索及び検索された関連文書の新たな文書ＩＤの発行を要求する（ステップＳ１３０１）。

文書操作履歴管理サーバ２は、クライアントＰＣ１からの関連文書の検索要求及び文書ＩＤの発行要求を要求受付機能２１により受け付け、受け付けた関連文書の検索要求に対して文書検索機能２４が検索条件と一致する関連文書の検索処理を行う（ステップＳ１３０２）。

また、文書検索機能２４は、文書ＩＤの発行要求に対して文書ＩＤ発行機能２２から発行された新たな文書ＩＤを検索された関連文書に付加して要求受付機能２１へ通知し、要求受付機能２１が要求元のクライアントＰＣ１へ送信する（ステップＳ１３０３）。

文書検索機能２４による関連文書の検索処理は、クライアントＰＣ１から送信された検索条件に基づき文書管理テーブル２００を参照して行われる。

具体的には、例えば関連文書の検索条件が「原本の検索」の場合は、クライアントＰＣ１から送信された関連文書を検索するトレース文書の文書ＩＤに基づき文書管理テーブル２００を参照して当該文書ＩＤの文書と派生関係にある関連文書群のうち、ルートにあたる新規登録時に登録されたトレース文書を検索する。

本実施例の文書管理テーブル２００の場合は、文書ＩＤが「０００００１」（「文書ＩＤ」２０１）のトレース文書の文書データが検索される。

また、関連文書の検索条件が「最新版の検索」の場合は、文書管理テーブル２００を参照し、関連文書を検索するトレース文書の文書ＩＤと派生関係にあるトレース文書群のうち、検索対象情報が関連文書検索の対象とすると設定されているトレース文書（「関連文書検索対象情報」２０６が「Ｙｅｓ」のトレース文書）で、かつ、登録日時（「登録日時」２０５）が最新の文書を検索する。

また、関連文書の検索条件が「派生関連文書の検索」の場合は、文書管理テーブル２００を参照し、関連文書を検索するトレース文書の文書ＩＤと派生関係にある全てのトレース文書群のうちの検索対象情報が関連文書検索の対象とすると設定されているトレース文書（「関連文書検索対象情報」２０６が「Ｙｅｓ」のトレース文書）全てを検索する。

また、関連文書の検索条件が「ユーザＩＤによる検索」の場合は、文書管理テーブル２００を参照し、関連文書を検索するトレース文書の文書ＩＤと派生関係にあるトレース文書群のうち、検索対象情報が関連文書検索の対象とすると設定されているトレース文書（「関連文書検索対象情報」２０６が「Ｙｅｓ」のトレース文書）で、かつ、指定されたユーザＩＤと一致するユーザＩＤ（「操作ユーザ」２０４）のトレース文書を検索する。

文書操作履歴管理サーバ２は、発行された新たな文書ＩＤと、検索された関連文書の文書データと、操作履歴情報と、検索された関連文書の格納場所情報との対応付けを文書管理機能２３により行い、文書管理テーブル２００に記録する（ステップＳ１３０４）。

この場合は、図１５に示すように、例えば「文書ＩＤ」２０１に「００００１０」、「派生文書ＩＤ」２０２に「０００００２」、「操作内容」２０３に「関連文書検索（最新版）」、「操作ユーザ」２０４に「Ｕｓｅｒ００３」、「登録日時」２０５に「２００６／１２／１２ １６：３９：２１ ＵＴＣ」、「関連文書検索対象情報」２０６に「Ｎｏ」、図示せぬ格納場所情報等が関連付けされて記録される。

クライアントＰＣ１の文書処理ソフト１０は、関連文書の検索要求及び文書ＩＤの発行要求に対して文書操作履歴管理サーバ２から送信された新たな文書ＩＤが付加された関連文書のトレース文書を文書ＩＤ発行要求機能１１及び関連文書検索機能１４により受信して取得する（ステップＳ１３０５）。

なお、関連文書検索機能１４は、検索されたトレース文書群の派生関係を木構造でクライアントＰＣ１上に表示し、その中からユーザが所望する文書を選択させるように加工処理を行うように構成してもよい。

次に、トレース文書（紙文書）の検索時の処理動作について図１６の流れ図を参照して説明する。

図１６に示すように、トレース文書（電子文書）の検索の処理動作は、スキャナ４または複写機５のＵ/Ｉに表示された選択メニューの「関連文書検索」を選択することで開始される（ステップＳ１５００）。

選択メニューの「関連文書検索」を選択後、トレース紙文書をスキャナ４または複写機５でスキャンして読み取り（ステップＳ１５０１）、読み取った画像データに含まれる二次元コードの文書ＩＤを復号して検出し、トレース文書と認識する（ステップＳ１５０２）。

また、検索される関連文書を関連文書検索の対象にするか否かをユーザに設定させる検索対象情報設定画面（スキャナまたは複写機）を各装置のＵ/Ｉに表示させ、ユーザにより設定された検索対象情報を取得する。

そして、取得した検索条件情報、検索対象情報及びスキャンしたトレース紙文書の文書ＩＤ、スキャンして読み取った画像データ、操作内容（この場合は、検索及び検索条件の内容）等の操作履歴情報を取得して文書操作履歴管理サーバ２へ送信し、関連文書の検索要求及び検索された関連文書の新たな文書ＩＤの発行を要求する（ステップＳ１５０３）。

なお、検索条件設定画面（スキャナまたは複写機）には、前述のトレース文書（電子文書）の検索の場合と同様に、「原本の検索」、「最新版の検索」、「派生関連文書の検索」、「ユーザＩＤによる検索」、「一個前のバージョンの検索」、「複写元文書の検索」、「スキャン元文書の検索」等の各検索条件が選択されるように構成されているので、ユーザは、これらの選択メニューの中から所望する検索条件が選択できる。

文書操作履歴管理サーバ２は、スキャナ４または複写機５からの関連文書の検索要求及び文書ＩＤの発行要求を受け付け、受け付けた関連文書の検索要求に対して検索条件と一致する関連文書の検索処理を行い（ステップＳ１５０４）、検索された関連文書に新たな文書ＩＤを付加して要求元のスキャナ４または複写機５へ送信する（ステップＳ１５０５）。

なお、関連文書の検索処理は、前述のトレース文書（電子文書）の検索の場合と同様であり、説明の便宜上、重複する説明は省略する。

文書操作履歴管理サーバ２は、発行された新たな文書ＩＤと、検索された関連文書の文書データを含む操作履歴情報と、検索された関連文書の格納場所情報との対応付けを行い、文書管理テーブル２００に記録する（ステップＳ１５０６）。

この場合は、図１７に示すように、例えば「文書ＩＤ」２０１に「００００１１」、「派生文書ＩＤ」２０２に「００００１０」、「操作内容」２０３に「関連文書検索（原本）」、「操作ユーザ」２０４に「Ｕｓｅｒ００３」、「登録日時」２０５に「２００６／１２／２０ １６：５２：２１ ＵＴＣ」、「関連文書検索対象情報」２０６に「Ｎｏ」、図示せぬ格納場所情報等が関連付けされて記録される。

スキャナ４または複写機５は、関連文書の検索及び文書ＩＤの発行要求に対して文書操作履歴管理サーバ２から送信された新たな文書ＩＤが付加された関連文書のトレース文書を受信し、スキャナ４は、新しいトレース文書ファイルとして保存し、Ｕ/Ｉから指定された送信先へ送信する。

また、複写機５は、検索された関連文書に付加された新たな文書ＩＤを二次元コード化し、印刷出力する（ステップＳ１５０７）。

以上説明した文書管理システムは、文書操作履歴管理サーバ２でクライアントＰＣ１、スキャナ４、複写機５の各装置で操作された文書の操作履歴情報を収集し、当該履歴情報に新たな文書ＩＤを対応付けして管理して、各装置で操作された文書の派生関係にある関連文書が容易に検索できる文書管理する実施例を示したが、本発明の文書管理システムは、ネットワーク６上に文書操作履歴管理サーバ２を設けることなく、本発明の文書管理方法に係わる文書操作履歴管理サーバ２の処理動作もクライアントＰＣ１で行うような構成としてもよい。また、この場合は、クライアントＰＣ１と、印刷装置３、スキャナ４、複写機５の各装置とをネットワークを介さずに直接接続する構成としてもよい。

また、本発明の文書管理システムは、クライアントＰＣ１、文書操作履歴管理サーバ２、印刷装置３、スキャナ４、複写機５の各装置を個別に構成せずに、これらの装置の機能を一体化した１つの装置として構成してもよい。

本発明は、文書の種々な利用形態に対応した文書の管理技術に適用可能である。

本発明に係わる文書管理システム１００の主な構成を示す構成図 文書管理テーブル２００の構成の一例を示す構成図 トレース文書の派生関係を模式的に示した模式図 トレース文書の新規登録の処理動作を示す流れ図 トレース文書の新規登録時の文書管理テーブル２００に記録された情報の一例を示す図 トレース文書の編集の処理動作を示す流れ図 トレース文書の編集時の文書管理テーブル２００に記録された情報の一例を示す図 トレース文書の印刷の処理動作を示す流れ図 トレース文書の印刷時の文書管理テーブル２００に記録された情報の一例を示す図 トレース文書のスキャンの処理動作を示す流れ図 トレース文書のスキャン時の文書管理テーブル２００に記録された情報の一例を示す図 トレース文書の複写の処理動作を示す流れ図 トレース文書の複写時の文書管理テーブル２００に記録された情報の一例を示す図 トレース文書（電子文書）の検索の処理動作を示す流れ図 トレース文書（電子文書）の検索時の文書管理テーブル２００に記録された情報の一例を示す図 トレース文書（紙文書）の検索の処理動作を示す流れ図 トレース文書（紙文書）の検索時の文書管理テーブル２００に記録された情報の一例を示す図

符号の説明

１ クライアントＰＣ
２ 文書操作履歴管理サーバ
３ 印刷装置
４ スキャナ
５ 複写機
６ ネットワーク
１０ 文書処理ソフト
１１ 文書ＩＤ発行要求機能
１２ 検索対象情報設定機能
１３ 文書データ生成機能
１４ 関連文書検索機能
１５ 文書ＩＤコード化機能
１６ 文書データ出力機能
２０ 文書管理ソフト
２１ 要求受付機能
２２ 文書ＩＤ発行機能
２３ 文書管理機能
２４ 文書検索機能
４１ 文書ＩＤ発行要求機能（スキャナ）
４２ 検索対象情報設定機能（スキャナ）
４３ 文書データ生成機能（スキャナ）
４４ 関連文書検索機能（スキャナ）
４５ 文書ＩＤコード検出機能（スキャナ）
４６ 文書データ出力機能（スキャナ）
５１ 文書ＩＤ発行要求機能（複写機）
５２ 検索対象情報設定機能（複写機）
５３ 文書データ生成機能（複写機）
５４ 関連文書検索機能（複写機）
５５ 文書ＩＤコード検出機能（複写機）
５６ 文書データ出力機能（複写機）
５７ 文書ＩＤコード化機能（複写機）
２００ 文書管理テーブル

Claims (11)

1. 文書識別子が付与された文書情報の処理に際して新たな文書識別子が付与された新たな文書情報を生成する文書生成手段と、
   前記文書生成手段で生成された文書情報を検索対象とするかを指定する指定手段と、
   前記文書生成手段で生成された文書情報および前記指定手段で指定された検索対象とすることを示す検索対象情報を前記文書識別子に関連つけて格納する格納手段と、
   前記格納手段に格納された文書識別子と該文書識別子に対応する処理前の文書情報に付与された文書識別子との関係を管理する管理手段と、
   文書識別子を指定して該文書識別子と関係する文書識別子に対応する文書情報を前記管理手段の管理情報に基づき検索する検索手段と
   を具備する文書管理装置。
2. 前記文書生成手段は、
   前記文書識別子が付与された文書情報を保存する保存処理を行う毎に新たな文書識別子が付与された新たな文書情報を生成する請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記文書生成手段は、
   前記文書識別子が付与された文書情報に基づき紙文書を印刷する印刷処理を行う毎に新たな文書識別子が付与された新たな文書情報を生成する請求項１記載の文書管理装置。
4. 前記文書生成手段は、
   前記文書識別子が付与された文書情報に対応する紙文書を読み取る読取処理を行う毎に新たな文書識別子が付与された新たな文書情報を生成する請求項１記載の文書管理装置。
5. 前記指定手段は、
   前記文書識別子が付与された文書情報に対応する紙文書を読み取る読取処理に際して該紙文書から読み取った文書識別情報を指定する請求項１記載の文書管理装置。
6. 前記検索手段で検索された文書情報を取得する取得手段
   を更に具備する請求項１記載の文書管理装置。
7. 前記取得手段は、
   前記検索手段で検索された文書情報の内の前記文書生成手段で作成された日時が最新の文書識別子に対応する文書情報を取得する請求項６記載の文書管理装置。
8. 前記取得手段は、
   前記検索手段で検索された文書情報の内の前記文書生成手段で作成された日時が最新の文書識別子に対応する文書情報を取得する請求項６記載の文書管理装置。
9. 前記取得手段は、
   前記検索手段で検索された文書情報を一覧表示する表示手段と、
   前記表示手段で一覧表示された文書情報の中の所望の文書情報を選択する選択手段と
   を具備し、前記選択手段で選択された文書情報を取得する請求項６記載の文書管理装置。
10. 文書識別子が付与された文書情報を処理する文書処理装置と、
    前記文書情報の操作履歴を管理する管理装置と、
    前記管理装置で前記操作履歴が管理される文書情報の検索を行う端末と
    を有し、
    前記文書処理装置は、
    前記端末からの処理依頼に基づく前記文書情報の処理に際して新たな文書識別子が付与された新たな文書情報を生成する文書生成手段と、
    前記文書生成手段で生成された文書情報を検索対象とするかを指定する指定手段と
    を具備し、
    前記管理装置は、
    前記文書生成手段で生成された文書情報および前記指定手段で指定された検索対象とすることを示す検索対象情報を前記文書識別子に関連つけて格納する格納手段と、
    前記格納手段に格納された文書識別子と該文書識別子に対応する処理前の文書情報に付与された文書識別子との関係を管理する管理手段と
    を具備し、
    前記端末は、
    前記文書装置に対して所望の処理を依頼する処理依頼手段と、
    前記文書識別子を指定して該文書識別子と関係する文書識別子に対応する文書情報を前記管理手段の管理情報に基づき検索する検索手段と、
    前記検索手段で検索された文書情報を取得する取得手段と
    を具備する文書管理システム。
11. コンピュータを、
    文書識別子が付与された文書情報の処理に際して新たな文書識別子が付与された新たな文書情報を生成する文書生成手段、
    前記文書生成手段で生成された文書情報を検索対象とするかを指定する指定手段、
    前記文書生成手段で生成された文書情報および前記指定手段で指定された検索対象とすることを示す検索対象情報を前記文書識別子に関連つけて格納する格納手段、
    前記格納手段に格納された文書識別子と該文書識別子に対応する処理前の文書情報に付与された文書識別子との関係を管理する管理手段、
    文書識別子を指定して該文書識別子と関係する文書識別子に対応する文書情報を前記管理手段の管理情報に基づき検索する検索手段
    として機能させる文書管理プログラム。

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