JP2012063941A - 文書管理装置、及び文書管理システム - Google Patents
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Abstract
文書管理システムにおいて、一の文書を基礎として、その一の文書の作成後に作成された他の関連する文書を容易に検索できるようにする。
【解決手段】
入力された文書に文書識別情報を付与する識別情報付与手段331と、前記文書の関連文書の少なくとも文書識別情報を含む文書情報を取得する関連情報取得手段332と、前記文書及び前記関連文書の文書識別情報を含む文書情報の登録情報を作成して記憶装置に記憶する登録情報記憶手段333と、入力された文書識別情報に基づいて、前記記憶装置に記憶された前記登録情報から前記文書識別情報が付与された文書に関連した文書情報を検索する検索手段334と、を有する。
【選択図】 図3
Description
図1は、本発明の第1の実施形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。
文書作成装置2は、ユーザが文書作成に使用する入力端末部21と、入力した文書を表示する表示部22と、ネットワーク5を介して画像形成装置4等との間で情報通信を行なうための通信インタフェース23と、入力された文書の電子データの保存や印刷要求の送信等を行う処理部24と、を有している。
文書管理サーバ3は、ネットワーク5を介して画像形成装置4等との間で情報通信を行なう通信インタフェース31と、ユーザへの情報の表示やユーザによる文書管理サーバ3への指示入力に用いるユーザ端末部32と、記憶装置への登録情報の保存や文書検索を行う処理部33と、を有している。
画像形成装置4は、ネットワーク5を介して文書管理サーバ3等との間で情報通信を行なうための通信インタフェース41と、ユーザへの情報の表示やユーザによる画像形成装置4への指示入力に用いるユーザ端末部42と、文書作成装置2からの会議資料等の印刷要求を処理する処理部43と、文書作成装置2からの印刷要求に基づいて作成文書を印刷して配布資料を作成するプリンタ部44と、を有している。
まず、ユーザが文書作成装置2を用いて文書を作成し、文書作成装置2から画像形成装置4へ、その作成文書の保存場所の情報や関連文書識別情報リスト等の文書情報を含んだ印刷要求を送信すると、画像形成装置4は、その印刷要求に含まれた文書情報に基づいて、その作成文書への文書識別情報の付与要求を文書管理サーバ3へ送信する。
まず、ユーザは、特定の文書に関連する文書を検索したいときは、その特定の文書の文書識別情報を、ユーザ端末部32等により文書管理サーバ3に入力する。次に、文書管理サーバ3は、検索手段334により、記憶装置に記憶された登録情報の中から、入力された文書識別情報と作成文書の文書識別情報とが一致する登録情報を特定し、当該登録情報に含まれる関連文書の文書識別情報が示す文書のリストを検索結果として出力する。これにより、文書管理システム1の検索機能が実現される。
図5(a)は、文書作成装置2が画像形成装置4へ送信する印刷要求であり、作成文書の印刷データと、文書情報が含まれている。また、文書情報には、作成文書の電子データの保存場所を示す所在情報、配布先を特定する配布先識別情報のリスト、配布者を特定する配布者識別情報、その作成文書の検索キーリスト、及び、作成文書の関連文書識別情報リストが含まれている。
この付与要求は、図5(a)に示した印刷要求に基づいて、その印刷要求に含まれる文書情報と、付与要求を示すコマンドコードにより構成されている。この付与要求は文書管理サーバ3により受信され、文書管理サーバ3は、この付与要求に基づいて、作成文書に付与する文書識別コードを生成して画像形成装置4へ送信すると共に、付与要求の文書情報に含まれている関連文書識別情報リストを抽出し、作成文書に付与した文書識別情報と関連文書識別情報リストで構成される登録情報を、記憶装置に記憶する。尚、登録情報には、文書情報に含まれているその他の情報も含めることができる。
まず、ユーザは、文書作成装置2を用いて会議資料等の文書を作成し、その作成文書の電子データを、例えば文書作成装置2の記憶装置(不図示)に保存する(S101)。次に、ユーザは、その作成文書の文書情報を文書作成装置2に入力し、文書作成装置2の印刷要求送信手段241に印刷要求を送信するよう、指示する(S102)。
なお、記憶装置に記憶された登録情報は、ユーザがユーザ端末部32を用いて更新することができ、現在作成した作成文書の配布後に、その作成文書に関連する文書が作成された場合には、その関連する文書の文書識別情報を、関連文書の文書識別情報として登録情報に加えていくことができる。
まず、ユーザは、文書検索の基礎とする作成文書の文書識別情報を特定して、例えばユーザ端末部32により、文書管理サーバ3に入力する(S201)。この作成文書の文書識別情報は、例えば、図6のステップS114で作成された配布資料を基礎とするときは、その配布資料に印刷された文書識別情報により知ることができる。
本文書管理システムでは、第1の実施形態に係る文書管理システム1の文書管理サーバ3が有する検索手段334は、さらに、前記記憶装置に記憶された登録情報の中から、入力された文書識別情報を関連文書識別情報リストに含む登録情報を抽出し、その抽出した登録情報毎に作成文書の文書識別情報を特定して、前記特定した文書識別情報が示す作成文書のリストを検索結果として出力するものとする。
本文書管理システムでは、第1の実施形態に係る文書管理システム1が画像読取装置を有し、この画像読取装置は、画像形成装置4により印刷された配布資料を光学的に読取って得られる画像データから、その配布資料に印刷された文書識別情報を抽出する印刷情報抽出手段と、抽出した文書識別情報を文書管理サーバ3へ送信して、その文書識別情報が示す作成文書に関連する文書の検索を要求する検索要求手段とを有しており、文書管理サーバ3の検索手段334は、画像読取装置から送信された文書識別情報に基づいて、その文書識別情報リストから作成文書の関連文書のリストを出力するものとする。
本文書管理システムでは、第1の実施形態に係る文書管理システム1の文書管理サーバ3は、自装置を利用しようとする者に対し、自装置の利用についての認証を行う認証手段を有するものとする。
なお、認証手段は、文書管理システムの利用に関する認証を行なうだけでなく、登録情報の閲覧に関する認証を行なったり、登録情報の更新作業(内容の変更する作業)に関する認証を行うものとすることもできる。
また、登録情報に、当該登録情報の更新を許可する者を特定する更新者識別情報を含めておき、認証手段は、登録情報の内容を変更しようとする者に対し、その登録情報に含まれた更新者識別情報に基づいて、当該登録情報の内容変更についての認証を行うものとすることができる。
本文書管理システムでは、第3の実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書管理サーバ3は、登録情報毎にその登録情報の閲覧に関する認証を行なう認証手段を有し、画像形成装置4の印刷データ生成手段433は、文書情報に含まれる配布先識別情報リストに基づいて、配布先毎に、各配布先の配布先識別情報を作成文書の一部に重畳して配布資料を作成するための印刷データを生成する機能を有し、前記画像読取装置の印刷情報抽出手段及び検索要求手段は、それぞれ、配布資料を光学的に読取って得られる画像データから配布先識別情報を抽出する機能、及び、抽出した配布先識別情報を文書管理サーバ3へ送信する機能を有しており、文書管理サーバ3の認証手段は、画像読取装置から送信される配布先識別情報により特定される者に対し、関連文書の検索に伴う登録情報の閲覧についての認証を行なうものとする。
本文書管理システムでは、第1の実施形態に係る文書管理システムにおいて、登録情報に当該登録情報に基づく文書検索の結果の送付先を特定する送付先識別情報を含めておき、文書管理サーバ3の検索手段334は、その登録情報に基づく文書検索が行なわれたときに、文書検索の要求者、及び、当該登録情報に含まれる送付先識別情報で特定される者に、文書検索の結果である関連文書リストを送付するものとする。
本文書管理システムでは、第3の実施形態に係る文書管理システムにおける画像形成装置4は、文書管理サーバ3の所在を示すアクセス情報を取得するアクセス情報取得手段を有し、印刷データ生成手段433は、前記アクセス情報取得手段が取得したアクセス情報を作成文書の一部に重畳して配布資料を作成するための印刷データを生成する機能を有しており、第3の実施形態に係る文書管理システムにおける画像読取装置の印刷情報抽出手段は、前記配布資料を光学的に読取って得られた画像データから前記アクセス情報を抽出する機能を有し、前記検索要求手段は、抽出したアクセス情報から特定される文書管理サーバ3に対して、文書の検索を要求するものとする。ここで、アクセス情報とは、文書管理サーバ3の、ネットワーク5における所在を特定する情報をいい、例えば、ネットワーク5がIP(Internet Protocol)ネットワークである場合におけるIPアドレス(Internet Protocol Address)やURL(Uniform Resource Locator)をいう。
本文書管理システムでは、第1の実施形態に係る文書管理システムにおける文書管理サーバ3は、登録情報毎に、その登録情報を用いた文書検索の履歴に関する情報(履歴情報)を、記憶装置に記憶する履歴情報記憶手段を有するものとする。この履歴情報には、例えば、文書検索の要求者を特定する要求者識別情報、検索を実行した日付と時刻、検索の基礎とされた文書の文書識別情報、及び、検索に使用した登録情報を特定する識別情報を含めることができる。
Claims (5)
- 入力された文書に文書識別情報を付与する識別情報付与手段と、
前記文書の関連文書の少なくとも文書識別情報を含む文書情報を取得する関連情報取得手段と、
少なくとも前記文書の文書識別情報を含む文書情報と前記関連文書の文書識別情報を含む文書情報から、登録情報を作成して記憶装置に記憶する登録情報記憶手段と、
入力された文書識別情報に基づいて、前記記憶装置に記憶された前記登録情報から前記文書識別情報が付与された文書に関連した文書情報を検索する検索手段と、
を有する文書管理装置。 - 請求項1に記載された文書管理装置と、前記文書管理装置に接続された画像読取装置と、を有する文書管理システムであって、
前記画像読取装置は、
前記文書と当該文書の少なくとも文書識別情報が印刷された配布資料を光学的に読取って画像データを取得する手段と、
前記画像データから前記文書の文書識別情報を抽出して前記文書管理装置に送信する手段と、を有し、
前記文書管理装置は、前記画像読取装置から受信した文書識別情報を前記入力された文書識別情報として、前記検索手段により前記関連した文書情報を検索する文書管理システム。 - 請求項2に記載された文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置に接続された画像形成装置を有し、
前記画像形成装置は、
前記文書の印刷要求を受信したときに前記文書への文書識別情報の付与要求を前記文書管理装置へ送信して、当該文書の文書識別情報を取得する手段と、
前記取得した文書識別情報と共に当該文書を印刷して配布資料を作成する手段と、
を有する文書管理システム。 - 請求項3に記載された文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置の登録情報記憶手段は、前記画像形成装置から付与要求を受信したときに、前記登録情報を前記記憶装置に記憶する文書管理システム。 - 請求項2に記載された文書管理システムにおいて、
前記登録情報に含まれる前記文書の文書情報には、当該登録情報の閲覧を許可する者を特定する閲覧者識別情報が含まれており、
前記配布資料には当該配布資料の配布先を識別する配布先識別情報が印刷されており、
前記画像読取装置は、
前記画像データから前記配布資料に印刷された前記配布先識別情報を抽出して文書管理装置に送信する手段を有し、
前記文書管理装置は、前記画像読取装置から受信した配布先識別情報と一致する前記閲覧者識別情報があるときに、前記検索手段に対し前記登録情報から前記関連した文書情報を検索することを許可する認証手段を有する文書管理システム。
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JP2010207138A JP2012063941A (ja) | 2010-09-15 | 2010-09-15 | 文書管理装置、及び文書管理システム |
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JP2008176710A (ja) * | 2007-01-22 | 2008-07-31 | Fuji Xerox Co Ltd | 文書管理システム、文書管理装置および文書管理プログラム |
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