JP2009099073A - 文書処理履歴管理システム、文書処理履歴管理装置、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書処理履歴管理システムにおいて、編集の有無や複写の有無に関わらず、文書の派生履歴を漏れなく管理できるようにする。
【解決手段】文書処理履歴管理装置６は、処理対象の文書に対する処理操作の情報を受け付ける処理操作情報受付部２８と、処理操作情報受付部２８が受け付けた処理操作の情報に基づき、文書に対する編集の有無や複写の有無を問わず、処理操作ごとに、元の文書に基づく派生関係を示す新たなバージョン情報を処理対象の文書に対応付けて付与するバージョン更新部３０と、処理対象の文書に基づく処理結果の文書を示す画像と操作履歴の情報とバージョン更新部３０が付与した新たなバージョン情報を対応付けてデータ保持部１４に記憶する記録部３２と、検索指示を受け付けたことを条件として、検索対象の文書と派生関係にある各文書の操作履歴の情報を生成して提示する操作履歴提示部３８とを有する。
【選択図】図２

Description

本発明は、紙などの出力媒体上の画像を読み取りその電子データを取得する機能（画像取得機能と称する）や出力用の画像データに基づき紙などの出力媒体に画像を出力する機能（画像出力機能と称する）を持つ画像処理装置で処理した文書画像をその処理履歴とともに記録・保存・管理する文書処理履歴管理システム、文書処理履歴管理装置並びにプログラムに関する。

画像を読み取りその電子データを取得する画像取得機能を備えたスキャナを代表例とする装置や、複写機やデジタル複合機を始めとする画像を複写する機能を備えた装置やプリンタなどの画像を紙媒体などに出力する印刷装置などの画像処理装置（イメージング機器などとも称される）においては、処理された文書画像を、処理されたときの状況と一緒に処理履歴（ログとも称される）として記録・保存・管理することにより、特定の文書画像の処理日時や処理指示者などを追跡可能とするイメージログ管理などと称される仕組みが考えられている。

このようなイメージログ管理の仕組み（以下代表的に「文書処理履歴管理」と称する）は、たとえば、情報漏洩への対策や、企業コンプライアンスの確保、あるいは内部統制などに利用される。たとえば、文書処理履歴管理システムを導入した組織は、「いつ」、「だれが」、「何を」、画像取得機能や画像出力機能を持つ画像処理装置（以下イメージング機器とも称する）で処理したかと言った処理履歴を後から知ることができる。その結果、情報漏洩の抑制や漏洩後の調査、意思決定時に利用された判断材料の証明などが行なえるようになる。

ここで、文書画像の処理履歴を記録・保存・管理するための基本的な仕組みとしては、文書に対する操作が行なわれたときの状況を記録する必要があり、そのため方法が種々提案されている（たとえば特許文献１〜４を参照）。

特開平１１−３２７９８０号公報 特開２００２−２６９０９５号公報 特開２００７−１７２２３３号公報 特開平１０−１５４２２８号公報

たとえば、特許文献１に記載の仕組みでは、電子文書の電子的なリソースについてそれらのバージョンを木構造で管理するもので、特に、リソースのバージョン間の派生関係を「継続」と「分岐」の２種類に分けて管理することにより、継続関係で集合化されるバージョングループとして管理して、バージョングループ単位での選択や表示などの操作を容易にする仕組みである。この仕組みでは、あるバージョン情報から複数の派生関係が派生する場合、これら派生関係には継続関係が２つと無いようにし、継続関係によって関係付けられたバージョン情報の集合をバージョングループという単位で扱うことで、バージョン木構造をユーザにとって管理の容易な単位に分割する。そのため、「継続」に該当する既存バージョンがなかったら「派生」とするなど、「継続」と「派生」の意味付けが関連するバージョンの数によって決まっている。編集（加筆）を伴わない派生関係は記録・管理しないことになる。

特許文献２に記載の仕組みは、文書やプログラムの履歴（版）と、その文書の関連文書の履歴（版：バージョン）を対応付けて管理するもので、文書の内容に関する変化を管理することを目的としており、文書の内容に変化があればバージョンを変化させるが、文書の内容に変化がなければバージョンは変化せず、同一バージョンの文書が複数存在する。つまり、編集（加筆）を伴わない文書の複製などの物理的な派生関係は記録・管理しないことになる。

特許文献３に記載の仕組みは、検索結果として表示される文書群において、見た目の同じ文書が重複して表示されることを避けるため、文書の派生関係によってグルーピングを行なうもので、同じような内容の文書（つまり似通った文書）をグルーピングすることで、検索時の利便性を向上するようにしている。そのため、基本的には文書の内容的な変化があった場合、それらの関係を記録しないので、内容の変更も含む派生関係を記録しない。

特許文献４に記載の仕組みは、機器の動作過程においてスキャンやプリントされた文書を自動的に保管するので、このときに処理履歴をその文書とともに保存すれば、文書情報に対する処理に最終的に関わった個人を特定することはできる。

本発明は、編集（加筆）を伴わない文書の複製や文書に内容的な変化が加えられた場合などに関わらず、誰のどのような操作によって文書情報が派生していったかを記録・保存・管理することのできる仕組みを提供することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、情報を記憶する記憶装置と、文書を読み取る機能や出力用の画像データに基づき所定の出力媒体に文書の画像を形成する機能を持つ画像処理装置を使用した所定の処理操作があったときに、その処理操作の履歴情報を文書の画像とともに前記記憶装置に保存する文書処理履歴管理装置とを備えたことを特徴とする文書処理履歴管理システムである。

ここで、文書処理履歴管理装置は、処理対象の文書に対する処理操作の情報を受け付ける処理操作情報受付部と、処理操作情報受付部が受け付けた処理操作の情報に基づき、文書に対する編集の有無や複製の有無を問わず、処理操作ごとに、元の文書に基づく派生関係を示す新たなバージョン情報を前記処理対象の文書に対応付けて付与するバージョン情報付与部と、前記処理対象の文書に基づく処理結果の文書を示す画像と操作履歴の情報と前記バージョン情報付与部が付与した前記新たなバージョン情報を対応付けて前記記憶装置に記憶する記録部と、検索指示を受け付けたことを条件として、検索対象の文書と派生関係にある各文書の操作履歴の情報を生成して提示する操作履歴提示部とを有することを特徴とする。

請求項２に記載の発明は、処理対象の文書に対する処理操作の情報を受け付ける処理操作情報受付部と、処理操作情報受付部が受け付けた処理操作の情報に基づき、文書に対する編集の有無や複製の有無を問わず、処理操作ごとに、元の文書に基づく派生関係を示す新たなバージョン情報を前記処理対象の文書に対応付けて付与するバージョン情報付与部と、前記処理対象の文書に基づく処理結果の文書を示す画像と操作履歴の情報と前記バージョン情報付与部が付与した前記新たなバージョン情報を対応付けて情報を記憶可能な所定の記憶装置に記憶する記録部と、検索指示を受け付けたことを条件として、検索対象の文書と派生関係にある各文書の操作履歴の情報を生成して提示する操作履歴提示部とを有することを特徴とする文書処理履歴管理装置である。

請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の発明においてさらに、前記処理対象の文書の画像を受け付ける文書画像受付部と、前記記憶装置に記憶されている文書画像の中から前記文書画像受付部が受け付けた前記処理対象の文書に対応する画像を読み出す読出部と、読出部が読み出した画像と前記文書画像受付部が受け付けた前記処理対象の文書の画像を比較する画像比較部を有し、前記バージョン情報付与部は、前記比較部の比較結果に基づき、処理操作が文書に対する編集を伴うか否かを判定することを特徴とする。

請求項４に記載の発明は、文書の操作履歴の情報を保存・管理する処理をコンピュータを用いて行なうためのプログラムであって、前記コンピュータに備えられる中央演算制御部を、処理対象の文書に対する処理操作の情報を受け付ける処理操作情報受付部と、処理操作情報受付部が受け付けた処理操作の情報に基づき、文書に対する編集の有無や複製の有無を問わず、処理操作ごとに、元の文書に基づく派生関係を示す新たなバージョン情報を前記処理対象の文書に対応付けて付与するバージョン情報付与部と、前記処理対象の文書に基づく処理結果の文書を示す画像と操作履歴の情報と前記バージョン情報付与部が付与した前記新たなバージョン情報を対応付けて情報を記憶可能な所定の記憶装置に記憶する記録部と、検索指示を受け付けたことを条件として、検索対象の文書と派生関係にある各文書の操作履歴の情報を生成して提示する操作履歴提示部として機能させることを特徴とするプログラムである。

請求項１に記載の発明によれば、編集（加筆）を伴わない文書の複製などの派生関係や文書の内容的な変化があった場合の派生関係などの文書の派生関係を漏れなく記録・保存・管理することができ、その結果、編集の有無や複製の有無を問わず、検索指示のあった文書と派生関係にある各文書の操作履歴の情報を漏れなく提示できる文書処理履歴管理システムを構築できる。

請求項２に記載の発明によれば、編集（加筆）を伴わない文書の複製などの派生関係や文書の内容的な変化があった場合の派生関係などの文書の派生関係を漏れなく記録・保存・管理することができ、その結果、編集の有無や複製の有無を問わず、検索指示のあった文書と派生関係にある各文書の操作履歴の情報を漏れなく提示できる文書処理履歴管理装置を構成できる。

請求項３に記載の発明によれば、文書に対する編集の有無を、処理対象文書の画像と、当該画像に対応する記憶装置に保存されている文書の画像との比較に基づき特定できる。

請求項４に記載の発明によれば、編集（加筆）を伴わない文書の複製などの派生関係や文書の内容的な変化があった場合の派生関係などの文書の派生関係を漏れなく記録・保存・管理することができ、その結果、編集の有無や複製の有無を問わず、検索指示のあった文書と派生関係にある各文書の操作履歴の情報を漏れなく提示する仕組みを、コンピュータを用いて実現できる。

たとえば、デジタル複合機やプリンタなどのイメージング機器で扱われた文書が、誰のどのような操作によって派生していったかを記録・管理し、その操作履歴を派生関係を含めて漏れなくサーチすることができる。記録媒体の数に対しても派生関係を記録することができる結果、派生した文書の数や加筆された文書が誰のどのような操作によって派生したものかと言った事柄を知ることができる。

また、クラスタリングや類似画像検索などを利用して、類似した内容のものをグループ化する手法と比較すると、文書の内容が変更された場合でも、明確な派生関係によってグループを作成することができる。

以下、図面を参照して本発明の実施形態について詳細に説明する。

＜システム構成＞
図１は、本発明の一実施形態を適用した文書処理履歴管理システムの一構成例を示す図である。図示のように、本実施形態の文書処理履歴管理システム１は、紙などの出力媒体に画像を出力する画像出力機能や出力媒体上の画像を読み取りその電子データを取得する画像取得機能を持つ各種のイメージング機器２と、各種のイメージング機器２に対して画像取得処理や画像出力処理を指令するパーソナルコンピュータなどの処理指示装置４と、処理された文書画像を各種のイメージング機器２で画像取得処理や画像出力処理がなされたときの状況と一緒に処理履歴（ログとも称される）として記録・保存・管理するサーバ機能を持った文書処理履歴管理装置６とが通信手段の一例であるネットワーク９により接続されて構成されている。

また、文書処理履歴管理システム１は、文書を廃棄するためのシュレッダ装置３を備える。シュレッダ装置３は、廃棄する際に文書を識別することのできるもので、ネットワーク９などを介して文書処理履歴管理装置６に接続されており、識別した文書の情報を文書処理履歴管理装置６に通知する。

イメージング機器２としては、たとえば、画像取得機能および画像出力機能（合わせて複写機能と称する）を持つ複写機２Ａ、プリンタと称される単機能（画像出力機能の一例である印刷機能のみ）の印刷装置２Ｂ、スキャナと称される画像取得機能（特にスキャナ機能と称する）を持つ画像読取装置２Ｃ、印刷機能や複写機能やスキャナ機能を持つ複合機２Ｄ、およびファクシミリ２Ｅがあり、これらは、ネットワーク９を介してあるいは所定の接続インタフェースを介して文書処理履歴管理装置６と接続されている。図では、イメージング機器２を、各種１台ずつで示しているが、その数は任意でよく、また、何れかが存在しない場合であってもよい。

たとえば、複写機２Ａは、ネットワーク９を介して文書処理履歴管理装置６に接続されており、利用者がその複写機２Ａの操作パネル（図示せず）を操作して複写指示を行なったときに、複写指示に従って読み取った画像（詳しくはその電子データである画像データ：以下同様）を文書処理履歴管理装置６へ送信する。このとき、複写機２Ａは、複写指示を行なった利用者を、利用者名やパスワードを入力させることで認証し、この認証によって得られた利用者を特定する利用者名などの情報を、画像とともに文書処理履歴管理装置６へ送信してもよい。

さらに、複写機２Ａは、読み取った画像をそのまま用紙に形成処理せず、文書処理履歴管理装置６から形成処理の対象となる画像を受信して、受信した画像に基づき用紙に対応する画像を形成する。つまり、複写機２Ａは、複写する原稿を読み取って得た画像を一旦文書処理履歴管理装置６１へ送信し、文書処理履歴管理装置６から受信した画像に基づいて処理を継続するようにする。

印刷装置２Ｂは、ネットワーク９などを介して文書処理履歴管理装置６に接続されており、文書処理履歴管理装置６から入力される画像に基づき用紙などの出力媒体に画像を形成する。

画像読取装置２Ｃは、ネットワーク９を介して文書処理履歴管理装置６に接続されており、利用者がその画像読取装置２Ｃの操作パネル（図示せず）もしくは処理指示装置４を操作して読取り指示を行なったときに、その読取り指示に従って読み取った画像を文書処理履歴管理装置６へ送信する。このとき、画像読取装置２Ｃは、読取り指示を行なった利用者を、利用者名やパスワードを入力させることで認証し、この認証によって得られた利用者を特定する利用者名などの情報を、画像とともに文書処理履歴管理装置６へ送信してもよい。

複合機２Ｄは、ネットワーク９を介して文書処理履歴管理装置６に接続されており、複写機２Ａ、印刷装置２Ｂ、画像読取装置２Ｃの各機能を実行する。

ファクシミリ２Ｅは、ネットワーク９などを介して文書処理履歴管理装置６に接続されており、読み取った画像をＦＡＸ送信し、あるいは受信した画像に基づき用紙などの出力媒体にＦＡＸ画像を出力するととともに、送受信時の処理画像を文書処理履歴管理装置６に出力する。

処理指示装置４は、ネットワーク９を介して文書処理履歴管理装置６に接続されており、印刷装置２Ｂや画像読取装置２Ｃなどに処理させる画像と、処理指示を行なう利用者名などの付帯情報とを文書処理履歴管理装置６に送信する。

文書処理履歴管理装置６は、サーバ機能を備え、クライアント・システムである処理指示装置４側からの要求によってイメージング機器２における画像取得処理や画像出力処理のための制御を行なうとともに、処理画像とその処理の際の関連情報を処理履歴として保管するため、文書画像の特徴を所定の記憶装置に記録・保存する。処理履歴の取得や保存の基本的な手法に関しては、公知の各種の仕組みと同様のものでよい。

文書処理履歴管理装置６は、制御部１２と、処理画像および処理履歴を対応付けて記憶するハードディスク装置や光ディスク装置などを記憶装置として有するデータ保持部１４とを有する。制御部１２のハードウェア構成としては、たとえば、制御処理や演算処理を行なう中枢を司るＣＰＵ（中央演算制御部）や処理データやプログラムデータを記憶するＲＡＭ（Random Access Memory）やＲＯＭ（Read Only Memory）などのメモリー装置などで構成される一般的な電子計算機と同様の仕組みとすることができる。そのハードウェア構成例については、所定の処理用のソフトウェアを実行するマイクロプロセッサなどから構築される、パーソナルコンピュータを始めとする電子計算機の構成として周知であるので図示を割愛する。

つまり、本実施形態において、文書の操作履歴の情報を保存・管理する中心的な機能をなす制御部１２の仕組みは、ハードウェア処理回路により構成することに限らず、その機能を実現するプログラムコードに基づき電子計算機（コンピュータ）を用いてソフトウェア的に実現することも可能である。

よって、本発明に係る文書の操作履歴の情報を保存・管理する仕組みを、電子計算機（コンピュータ）を用いてソフトウェアで実現するために好適なプログラムあるいはこのプログラムを格納したコンピュータ読取可能な記憶媒体を発明として抽出することもできる。ソフトウェアにより実行させる仕組みとすることで、ハードウェアの変更を伴うことなく、処理手順などを容易に変更できる利点が享受される。

電子計算機に、文書の操作履歴の情報を保存・管理する機能をソフトウェアにより実行させる場合には、そのソフトウェアを構成するプログラムが、専用のハードウェアに組み込まれているコンピュータ（組込マイコンなど）、あるいは、ＣＰＵ、論理回路、記憶装置などの機能を１つのチップ上に搭載して所望のシステムを実現するＳＯＣ（System On a Chip：システムオンチップ）、または、各種のプログラムをインストールすることで各種の機能を実行することが可能な汎用のパーソナルコンピュータなどに、記録媒体からインストールされる。

記録媒体は、コンピュータのハードウェア資源に備えられている読取装置に対して、プログラムの記述内容に応じて、磁気、光、電気などのエネルギの状態変化を引き起こして、それに対応する信号の形式で、読取装置にプログラムの記述内容を伝達できるものである。たとえば、コンピュータとは別に、ユーザにプログラムを提供するために配布される、プログラムが記録されている磁気ディスク（フレキシブルディスクＦＤを含む）、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc-Read Only Memory ）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）を含む）、光磁気ディスク（ＭＯ（Magneto Optical Disk）を含む）、または半導体メモリなどよりなるパッケージメディア（可搬型の記憶媒体）により構成されるだけでなく、コンピュータに予め組み込まれた状態でユーザに提供される、プログラムが記録されているＲＯＭやハードディスクなどで構成されてもよい。また、ソフトウェアを構成するプログラムは、記録媒体を介して提供されることに限らず、有線あるいは無線などの通信網を介して提供されてもよい。

制御部１２は、複写機２Ａや印刷装置２Ｂなどのイメージング機器２から処理の対象となる画像や、画像の処理を要求した利用者や処理日時や処理条件などの処理操作の情報を特定する情報などの付帯情報（処理操作の状況を特定する画像以外の情報）を受信して、文書の画像と付帯情報（たとえば文書ＩＤ、バージョン、属性など）を処理履歴情報としてデータ保持部１４に格納する。また、処理の対象として受信した画像を複写機２Ａや印刷装置２Ｂやファクシミリ２Ｅなどのイメージング機器２に送信出力して、画像処理を実行させる。さらに、制御部１２は、処理履歴情報の検索指示を受けて、データ保持部１４に格納した処理履歴情報を検索し、その検索の結果を提示する検索処理を実行する。

この検索処理のため、画像をイメージング機器２で処理する際、画像を一意に特定する情報（識別子ＩＤ）とバージョンＶＯを出力媒体（紙媒体などへの出力や電子データでのファイル保存の何れでもよい）に、バーコードやＩＤタグや電子透かしなどの手段によって埋め込んでおく。処理された画像が再度、イメージング機器２で処理される際には、画像のＩＤとバージョンを読み取る。そして、読み取った情報から特定されるデータ保持部１４に保存済みの文書画像Ｇ１と、出力媒体から読み取った文書画像Ｇ２を比較する。

文書画像Ｇ１と文書画像Ｇ２に違いがある場合、データ保持部１４に保持されている既存の文書画像Ｇ１対して何らかの編集（文書に対する内容的な変化）があったものとして新たなバージョンＶＥを付与し、バージョンＶＥに文書画像Ｇ２を関連付ける。イメージング機器２での操作が、編集（加筆）を伴わない文書の複製を行なうものならば、画像が派生したものとして新たなバージョンＶＣを付与する。バージョンＶＣは、文書画像Ｇ１と文書画像Ｇ２に違いがあった場合には文書画像Ｇ２に関して新たなバージョンＶＥが付与されるのでそのバージョンＶＮの派生となるし、そうでなければデータ保持部１４に保持されている元の文書画像Ｇ１のバージョンＶＯの派生となる。

＜文書処理履歴管理装置の構成例＞
図２は、文書処理履歴管理装置６の構成例を示す図である。制御部１２は、前述のような処理を行なうための仕組みとして、詳しくは、機能ブロックとして、たとえば複写機２Ａや画像読取装置２Ｃや複合機２Ｄなどに搭載されている原稿読取部９２から処理された画像を受け取る文書画像受付部２２を有する。

なお、ユーザは、原稿画像Ｐ１を原稿読取部９２の所定位置にセットする（置く）とともに、イメージング機器２に搭載の操作パネルなどの操作部９４（あるいは処理指示装置４）を通じて、コピー、ファックス送信、スキャン、シュレッダでの削除などの操作入力Ｏ１を行なう。原稿読取部においては、原稿画像Ｐ１から、文書（原稿）の画像（特に入力画像と称する）ＩINと、文書を一意に特定する文書識別情報（ＩＤ）Ｄ１、およびバージョンを特定するバージョン情報Ｖ１を読み取る。

制御部１２はまた、データ保持部１４に保存されている情報の中からバージョン情報Ｖ１の複製ではない最新バージョンＶ２および最新バージョンＶ２に関連付けられている画像（特に保存画像と称する）ＩREC を読み出す読出部２４と、入力画像ＩINと読出部２４が読み出した保存画像ＩREC を比較し、画像間の差分情報Diff（ＩIN，ＩREC ）を算出する画像比較部２６と、イメージング機器２に搭載の操作パネルなどの操作手段から文書に対する処理操作の情報を受け付ける処理操作情報受付部２８を有する。

制御部１２はまた、操作入力Ｏ１および差分情報Diff（ＩIN，ＩREC ）に基づいて、新たなバージョン情報（０ないし複数個）ＶＮを作成するバージョン情報付与部の一例であるバージョン更新部３０と、バージョン情報ＶＮが１個以上ある場合に、文書識別情報Ｄ１の新たなバージョンＶｅｒ（Ｄ１，ＶＮ，ＩIN）を、その個数だけデータ保持部１４に記録する記録部３２と、入力画像ＩIN、文書識別情報Ｄ１、およびバージョン情報ＶＮに基づき、それらの出力情報を生成する情報生成部３４と、情報生成部３４で生成された出力情報を、たとえば、紙、電子メール、電子ファイル、あるいはファクシミリ回線などの出力先に出力する出力部３６とを有する。情報生成部３４と出力部３６により、検索指示を受け付けたことを条件として検索対象の文書と派生関係にある各文書の操作履歴の情報を生成して提示する操作履歴提示部３８が構成される。

情報生成部３４で生成される出力情報としては、たとえば、入力画像ＩINに対応する出力する画像ＩOUT 、文書を特定する文書識別情報Ｄ１に対応する文字情報、バージョン情報ＶＮに対応する文字情報などである。

＜バージョン更新部の処理概要＞
図２Ａは、バージョン更新部３０における主要な処理の概要を説明する図であって、特に、バージョン更新部３０は、操作入力Ｏ１および差分情報Diff（ＩIN，ＩREC ）に基づいて作成する情報の関係を示す図である。バージョン更新部３０は、基本的には、新たなバージョン情報ＶＮを０ないし複数個生成するが、その生成されるバージョン情報ＶＮの個数と、バージョンとしての位置付けは、操作入力Ｏ１および差分情報Diff（ＩIN，ＩREC ）によって、図２Ａに示すように異なる。

たとえば、差分（文書に対する編集：以下同様）がある場合であって、最新バージョンＶ２のものに削除（廃棄）指示があったときは最新バージョンＶ２の削除を示すべく文書の派生関係を示す修正バージョンＶ２＊を与える。このとき、その他の操作として、複製を伴う場合並びに複製を伴わない場合の何れにも（つまり複製の有無に拘わらず）、同じく最新バージョンＶ２を修正して文書の派生関係を示す修正バージョンＶ２＊を与える。

差分がある場合であって、修正バージョンＶ２＊のものに削除（廃棄）指示があったときは修正バージョンＶ２＊の削除を示すべく文書の派生関係を示す修正削除バージョンＶ２＊DEL を与える。このとき、複製を伴う場合並びに複製を伴わない場合（つまり複製の有無に拘わらず）にも、最新バージョンＶ２を修正して文書の派生関係を示す修正バージョンＶ２＊を与える。このとき、その他の操作として、修正バージョンＶ２＊のものの複製を伴う場合、修正バージョンＶ２＊に分岐があったことを示すべく文書の派生関係を示す分岐バージョンＶ２BRC を与える。

差分がない場合であって、最新バージョンＶ２のものに削除指示があったときは最新バージョンＶ２の削除を示すべく文書の派生関係を示す削除バージョンＶ２DEL を与える。このとき、複製を伴う場合、最新バージョンＶ２に分岐があったことを示すべく文書の派生関係を示す分岐バージョンＶ２BRC を与える。

＜文書の派生関係：第１例＞
図３および図４は、本実施形態の文書処理履歴管理装置６の制御によって生成される文書の派生関係の特徴を説明する第１例の図である。ここで、図３は、本実施形態に対する第１比較例を示す図であって、特開平１１−３２７９８０号公報に記載の仕組みにおけるバージョン管理で生成される文書の派生関係を示す図である。図４は、本実施形態の文書処理履歴管理装置６の制御によって生成される文書の派生関係を示す第１例の図である。

第１比較例の場合、そのバージョン管理手法によって記録される情報の派生関係は、図３に示すように、内容の派生関係のみを記録することを目的としているので、文書のコピー（図中に点線で示す）や文書のスキャンと言った処理対象となる文書に対する編集（加筆）を伴わない派生関係は記録されることがない（図中のハッチングで示した文書を参照）。したがって、派生した文書の数や加筆された文書が誰のどのような操作によって派生したものかと言った事柄を知ることができない場合がある。

一方、本実施形態の場合、そのバージョン管理手法によって記録される情報の派生関係は、図４に示すように、文書のコピーや文書のスキャンと言った処理対象となる文書に対する編集（加筆）を伴わない派生関係や廃棄する際に文書を識別することのできるシュレッダ装置で廃棄（削除）した場合についても、その派生関係を記録する。第１比較例による派生関係の記録と比べると、文書の内容に対してだけではなく、出力媒体の数に対しても派生バージョンを記録する。つまり、関連するバージョンの数とは無関係に、文書に対して行なわれた操作によって「派生」と「継続」を区別して管理することになる。

＜文書の派生関係：第２例＞
図５〜図６Ｂは、本実施形態の文書処理履歴管理装置６の制御によって生成される文書の派生関係の特徴を説明する第２例の図である。ここで、図５は、本実施形態に対する第２比較例を示す図であって、特開２００７−１７２２３３号公報に記載の仕組みにおける画像処理履歴管理で生成される文書の派生関係を示す図である。図５Ａは、第２比較例の動作例を説明する図である。図５Ｂは、第２比較例での文書検索や画像検索などの結果として提示される表示画面の一例を示す図である。

図６は、本実施形態の文書処理履歴管理装置６の制御によって生成される文書の派生関係を示す第２例の図である。図６Ａは、本実施形態での文書検索や画像検索などの結果として提示される表示画面の一例を示す図である。図６Ｂは、図６Ａに示す検索結果画面に基づく文書の履歴の参照手法を説明する図（履歴情報提示画面の一例）である。

第２比較例の場合、そのバージョン管理手法によって記録される情報の派生関係は、図５に示すように、似通った文書をグルーピングしてグルーピングの代表的な文書を提示することで検索時の利便性を向上するようにしているので、文書に加筆があった場合、その関係を記録しないので、内容の変更も含む派生関係を記録しない。つまり、見た目の同じような文書のグルーピングを目的としているため、内容的な変化を記録・管理することはない。図５では、このことを示すべく、加筆操作の部分を点線で示している。

たとえば、第２比較例の具体的な動作例を図５Ａに示している。ここでは、“ＡＢＣ…”と記述された文書が次のように派生した場合を考える。先ず、“２００６／６／３０”に“Ｆｕｊｉ Ｓｈｉｒｏ”からの指示によって印刷処理がなされ、“２００６／７／１２”に“Ｆｕｊｉ Ｔａｒｏ”からの指示によってコピー（複写）処理がなされ、当該文書に対しては日時（少なくとも“２００６／７／１８”以前ではある）および処理者が不明であるが加筆修正が加えられている。

そして、この加筆修正が加えられている文書に対しては、“２００６／７／１８”に“Ｆｕｊｉ Ｔａｒｏ”からの指示によってＦＡＸ送信処理がなされ、さらに当該文書に対しては日時（少なくとも“２００６／７／２６”以前ではある）および処理者が不明であるが加筆修正が加えられている。そして、このさらなる加筆修正が加えられている文書に対しては、“２００６／７／２６”に“Ｆｕｊｉ Ｊｉｒｏ”からの指示によってコピー（複写）処理がなされている。

ここで、“２００６／７／１８”に、“ＡＢＣ…ＤＤ”と記述された文書がＦＡＸとして流出したことが判明したとする。このとき、イメージログ管理サーバ（本実施形態の文書処理履歴管理装置６に対応するもの）を用いて流出した文書の情報を特定しようとすると、文書検索や画像検索などの結果として、図５Ｂに示すような検索結果画面が表示される。その結果、流出した文書に関する１）に示す情報を特定できるとともに、同じような内容の文書（似通った文書）を取り扱った２），３）に示す２名の情報も特定することができる。しかしながら、第２比較例の仕組みで特定できる検索結果の情報からでは、これら２名が情報流出に何かしら関与したかどうかを知ることはできない。

１）“２００６／７／１８”に“Ｆｕｊｉ Ｔａｒｏ”さんによって流出した
２）“２００６／６／３０”に文書を印刷した“Ｆｕｊｉ Ｓｈｉｒｏ”さん
３）“２００６／７／２６”に文書をコピーした“Ｆｕｊｉ Ｊｉｒｏ”さん
一方、本実施形態の場合、そのバージョン管理手法によって記録される情報の派生関係は、図６（図４も参照）に示したように、加筆修正が加えられている文書に対しても、その派生関係を記録する。図６では、図５との対比においては、このことを示すべく、加筆操作の部分を実線で示している。

図５Ａに示した第２比較例の動作例の場合と同様の動作条件下において“２００６／７／１８”に“ＡＢＣ…ＤＤ”と記述された文書がＦＡＸとして流出したことが判明したとききに、イメージログ管理サーバ機能を持つ本実施形態の文書処理履歴管理装置６を用いて流出した文書の情報を特定しようとしたとき、先ず、文書検索や画像検索などの結果として、図６Ａに示すような検索結果画面が表示される。図５Ｂに示した第２比較例との対比においては、検索で抽出された文書ごとに“履歴ボタン”が追加されている点に特徴を有する。

ここで、ＦＡＸとして流出した“ＡＢＣ…ＤＤ”の文書の“履歴ボタン”をクリックすると、この“２００６／７／１８”にＦＡＸで流出した文書に関係する全ての文書（つまり図中にハッチングで示すＦＡＸとして流出した当該文書と派生関係にある全ての文書）の操作履歴が図６Ｂに示すように表示される。

その結果、第２比較例で提示される１）〜３）の情報以外にも、情報流出に何かしら関与した者がどのような操作に関わったかなどの次の４）〜７）のような情報が、ＦＡＸとして流出した“ＡＢＣ…ＤＤ”をキーにして、派生関係にある各文書の操作履歴がほぼ即時にまた漏れなく提示される。検索対象文書に対して派生関係にある各文書の操作履歴の情報の提示において、即時性と網羅性が担保される。
４）流出した文書は“Ｆｕｊｉ Ｓｈｉｒｏ”が印刷したものを元にしている。
５）流出した文書は“Ｆｕｊｉ Ｓｈｉｒｏ”から“Ｆｕｊｉ Ｔａｒｏ”へ何らかの方法で渡された。
６）“Ｆｕｊｉ Ｔａｒｏ”は流出した情報のコピーを持っている。
７）流出した文書は“Ｆｕｊｉ Ｔａｒｏ”から“Ｆｕｊｉ Ｊｉｒｏ”へ何らかの方法で渡された。

第１比較例や第２比較例の仕組みでは、情報漏洩への対策や企業コンプライアンスの確保あるいは内部統制という目的に対して、たとえば、文書の作成や伝達に誰が関わったかを知ることはできないので、情報漏洩に最終的に関わった個人が特定されるだけで、文書の作成や伝達に関するプロセスなどの問題を知るための情報は提示されない。また、情報漏洩が問題となる文書と起源が同じ文書（派生関係にある文書）が他にあっても気が付かないため、同じ問題が発生したということや、または発生し得るということを知るための情報は提示されない。結果として、場当たり的な対策に終始してしまう。

一方、本実施形態の仕組みでは、前記説明から明らかなように、情報漏洩に最終的に関わった個人を特定するための情報だけでなく、文書の作成や伝達に関するプロセスなどの問題を知るための情報も提示される。また、情報漏洩が問題となる文書と起源が同じ文書（派生関係にある文書）が他にある場合、その派生関係にある他の文書の操作履歴の情報も漏れなく提示される。

以上、本発明について実施形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は前記実施形態に記載の範囲には限定されない。発明の要旨を逸脱しない範囲で前記実施形態に多様な変更または改良を加えることができ、そのような変更または改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれる。

また、前記の実施形態は、クレーム（請求項）にかかる発明を限定するものではなく、また実施形態の中で説明されている特徴の組合せの全てが発明の解決手段に必須であるとは限らない。前述した実施形態には種々の段階の発明が含まれており、開示される複数の構成要件における適宜の組合せにより種々の発明を抽出できる。実施形態に示される全構成要件から幾つかの構成要件が削除されても、効果が得られる限りにおいて、この幾つかの構成要件が削除された構成が発明として抽出され得る。

たとえば、前記実施形態における具体的な事例では、文書画像の複写と印刷とＦＡＸ送信と言った主に紙媒体への出力を伴う事例で説明したが、処理対象の文書に基づく処理はこのようなものに限らず、電子データのみでハンドリングする純電子的な処理であってもよい。純電子的な処理であっても、電子ファイルとしての文書の作成や編集や出力処理を伴うので、これらの各操作の履歴を漏れなく管理する仕組みとして前記実施形態の仕組みを同様に適用可能である。

本発明の一実施形態を適用した文書処理履歴管理システムの一構成例を示す図である。 文書処理履歴管理装置の構成例を示す図である。 バージョン更新部における主要な処理の概要を説明する図である。 本実施形態に対する第１比較例で生成される文書の派生関係を示す図である。 本実施形態で生成される文書の派生関係を示す第１例の図である。 本実施形態に対する第２比較例で生成される文書の派生関係を示す図である。 第２比較例の動作例を説明する図である。 第２比較例での文書検索や画像検索などの結果として提示される表示画面の一例を示す図である。 本実施形態で生成される文書の派生関係を示す第２例の図である。 本実施形態での文書検索や画像検索などの結果として提示される表示画面の一例を示す図である。 図６Ａに示す検索結果画面に基づく文書の履歴の参照手法を説明する図（履歴情報提示画面の一例）である。

符号の説明

１…文書処理履歴管理システム、１２…制御部、１４…データ保持部、２…イメージング機器、２Ａ…複写機、２Ｂ…印刷装置、２Ｃ…画像読取装置、２Ｄ…複合機、２Ｅ…ファクシミリ、２２…文書画像受付部、２４…読出部、２６…画像比較部、２８…処理操作情報受付部、３…シュレッダ装置、３０…バージョン更新部（バージョン情報付与部）、３２…記録部、３４…情報生成部、３６…出力部、３８…操作履歴提示部、４…処理指示装置、６…文書処理履歴管理装置、９…ネットワーク、９２…原稿読取部、９４…操作部

Claims (4)

1. 情報を記憶する記憶装置と、文書を読み取る機能や出力用の画像データに基づき所定の出力媒体に文書の画像を形成する機能を持つ画像処理装置を使用した所定の処理操作があったときに、その処理操作の履歴情報を文書の画像とともに前記記憶装置に保存する文書処理履歴管理装置と
   を備え、
   前記文書処理履歴管理装置は、
   処理対象の文書に対する処理操作の情報を受け付ける処理操作情報受付部と、
   処理操作情報受付部が受け付けた処理操作の情報に基づき、文書に対する編集の有無や複製の有無を問わず、処理操作ごとに、元の文書に基づく派生関係を示す新たなバージョン情報を前記処理対象の文書に対応付けて付与するバージョン情報付与部と、
   前記処理対象の文書に基づく処理結果の文書を示す画像と操作履歴の情報と前記バージョン情報付与部が付与した前記新たなバージョン情報を対応付けて前記記憶装置に記憶する記録部と、
   検索指示を受け付けたことを条件として、検索対象の文書と派生関係にある各文書の操作履歴の情報を生成して提示する操作履歴提示部と
   を有することを特徴とする文書処理履歴管理システム。
2. 処理対象の文書に対する処理操作の情報を受け付ける処理操作情報受付部と、
   処理操作情報受付部が受け付けた処理操作の情報に基づき、文書に対する編集の有無や複製の有無を問わず、処理操作ごとに、元の文書に基づく派生関係を示す新たなバージョン情報を前記処理対象の文書に対応付けて付与するバージョン情報付与部と、
   前記処理対象の文書に基づく処理結果の文書を示す画像と操作履歴の情報と前記バージョン情報付与部が付与した前記新たなバージョン情報を対応付けて情報を記憶可能な所定の記憶装置に記憶する記録部と、
   検索指示を受け付けたことを条件として、検索対象の文書と派生関係にある各文書の操作履歴の情報を生成して提示する操作履歴提示部と
   を有することを特徴とする文書処理履歴管理装置。
3. 前記処理対象の文書の画像を受け付ける文書画像受付部と、
   前記記憶装置に記憶されている文書画像の中から前記文書画像受付部が受け付けた前記処理対象の文書に対応する画像を読み出す読出部と、
   読出部が読み出した画像と前記文書画像受付部が受け付けた前記処理対象の文書の画像を比較する画像比較部を有し、
   前記バージョン情報付与部は、前記比較部の比較結果に基づき、処理操作が文書に対する編集を伴うか否かを判定する
   ことを特徴とする請求項２に記載の文書処理履歴管理装置。
4. 文書の操作履歴の情報を保存・管理する処理をコンピュータを用いて行なうためのプログラムであって、
   前記コンピュータに備えられる中央演算制御部を、
   処理対象の文書に対する処理操作の情報を受け付ける処理操作情報受付部と、
   処理操作情報受付部が受け付けた処理操作の情報に基づき、文書に対する編集の有無や複製の有無を問わず、処理操作ごとに、元の文書に基づく派生関係を示す新たなバージョン情報を前記処理対象の文書に対応付けて付与するバージョン情報付与部と、
   前記処理対象の文書に基づく処理結果の文書を示す画像と操作履歴の情報と前記バージョン情報付与部が付与した前記新たなバージョン情報を対応付けて情報を記憶可能な所定の記憶装置に記憶する記録部と、
   検索指示を受け付けたことを条件として、検索対象の文書と派生関係にある各文書の操作履歴の情報を生成して提示する操作履歴提示部と
   して機能させることを特徴とするプログラム。

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