CN104063188A - 文档管理设备和文档管理方法 - Google Patents

Abstract

公开了文档管理设备及方法。文档管理设备包括保存单元、搜索单元和删除单元。保存单元保存打印数据，打印数据包括已打印文档的图像和已打印文档的属性信息。在将待登记文档的图像和待登记文档的属性信息登记到保存单元中的情况下，保存单元将删除信息与待登记文档的属性信息相互关联地进行保存，删除信息是对要从保存单元中删除的打印数据所包括的文档的属性信息进行定义的信息。在将待登记文档登记到保存单元中的情况下，搜索单元在保存单元所保存的打印数据中搜索具有与已登记文档的属性信息相关联的删除信息来作为文档的属性信息的打印数据。删除单元至少删除作为搜索单元进行搜索的结果而找到的打印数据中所包括的文档的图像。

Description

文档管理设备和文档管理方法

技术领域

本发明涉及文档管理设备和文档管理方法。

背景技术

例如，日本未审查专利申请公开第10-260875号描述了为了防止不需要的数据占用有限的存储装置容量而擦除在上一次访问之后经过了一定时间段的数据。然而，如果未考虑数据项之间的依赖性或相关关系则有可能擦除需要的数据。

发明内容

因此，本发明的一个目的是提供文档管理设备和文档管理方法，其能够由于已经登记了新文档而删除不再需要的数据。

根据本发明的第一方面，提供了一种文档管理设备，其包括保存单元、搜索单元和删除单元。保存单元保存打印数据，该打印数据包括已打印文档的图像和该已打印文档的属性信息。在将待登记文档的图像和该待登记文档的属性信息登记到保存单元中的情况下，保存单元将删除信息与所述待登记文档的属性信息相互关联地进行保存，该删除信息是对要从保存单元删除的打印数据所包括的文档的属性信息作出定义的信息。在将待登记文档登记到保存单元中的情况下，搜索单元在保存单元所保存的打印数据中搜索这样的打印数据，该打印数据具有与已登记文档的属性信息相关联的删除信息来作为文档的属性信息。删除单元至少删除作为搜索单元进行搜索的结果而找到的打印数据中所包括的文档的图像。

在本发明的第二方面中，文档的属性信息包括用于指定该文档的类型并用于指定该文档的指定信息，而删除信息包括待删除文档的类型的信息。搜索单元在保存单元所保存的打印数据中搜索这样的打印数据：该打印数据的属性信息包括待删除文档的类型、并且该打印数据的指定信息包括在待登记文档的属性信息中。

在本发明的第三方面中，文档的属性信息包括用于识别文档的识别信息。搜索单元在保存单元所保存的打印数据中搜索这样的打印数据，该打印数据包括与用于识别待登记文档的识别信息相匹配的识别信息所识别的文档。删除单元至少对作为搜索单元进行搜索的结果而找到的打印数据中所包括的文档的图像进行删除。

在本发明的第四方面中，文档管理设备还包括判定单元。在将要把待登记文档的图像和该待登记文档的属性信息登记到保存单元中的情况下，该判定单元判定保存单元中是否已经登记了针对该待登记文档而定义的另一文档。在判定单元判定保存单元中已经登记了针对该待登记文档而定义的另一文档的情况下，删除单元至少删除包括在要被删除打印数据中的文档的图像。

根据本发明的第五方面，提供了一种文档管理方法，包括：保存打印数据，该打印数据包括已打印文档的图像和该已打印文档的属性信息；在登记了待登记文档的图像和该待登记文档的属性信息的情况下，将删除信息与该待登记文档的属性信息相互关联地进行保存，该删除信息是对要被删除的打印数据中所包括的文档的属性信息作出定义的信息；在登记了该待登记文档的情况下，在所保存的打印数据中搜索这样的打印数据，该打印数据具有与已登记文档的属性信息相关联的删除信息来作为文档的属性信息；以及至少删除作为搜索结果而找到的打印数据中所包括的文档的图像。

根据本发明的第一和第五方面，由于已经登记了新文档，因而可以删除不再需要的数据。

根据本发明的第二方面，由于已经登记了一个待登记文档，因而可以删除这样的打印数据：该打印数据对应于具有与该待登记文档共有的一些属性的文档并且该打印数据不再被需要。

根据本发明的第三方面，可以删除用于对具有与待登记文档相同的识别信息的文档进行打印的打印数据。

根据本发明的第四方面，当登记了具有依赖关系的所有文档时，由于这些文档的登记，因而可以删除不再被需要的数据。

附图说明

下面将基于附图详细描述本发明的示例性实施例，附图中：

图1是根据本发明示例实施例的文档管理系统的系统构造示意图；

图2示出了文档管理服务器和客户端装置的示例硬件构造；

图3是示出打印作业表格的示例的示意图；

图4是示出文档管理表格的示例的示意图；

图5是示出删除条件设置表格的示例的示意图；

图6是打印处理的顺序图；

图7是文档登记处理的顺序图；以及

图8是打印作业删除处理的流程图；

具体实施方式

下面将参照附图描述本发明的示例性实施例。

文档管理系统1的构造

图1是根据示例实施例的文档管理系统1的系统构造示意图。如图1所示，文档管理系统1包括文档管理服务器10、客户端装置20、扫描仪30、和打印机40。在该示例性实施例中，文档管理服务器10、客户端装置20和打印机40连接至网络50，并且能够相互传递数据。客户端装置20和扫描仪30可以经由有线或无线链路相连接，并能够相互传递数据。

现在将描述根据该示例性实施例的文档管理系统1中执行的处理的概述。在该示例性实施例中，举例来说，文档管理系统1用于医疗文档管理。文档管理系统1还可以用于其它类型的文档管理。

文档管理服务器10根据从客户端装置20接收到的文档编辑指令产生文档数据，并将该文档数据提供给客户端装置20。此外，在从客户端装置20接收到打印指令时，文档管理服务器10根据该打印指令基于文档数据来产生打印图像，并将产生的打印图像发送给打印机40以进行打印。此处，文档管理服务器10构造为存储处理后的打印图像，并且构造为响应于来自客户端装置20的请求来提供所存储的打印图像中期望的一个。

文档管理系统1还执行用于登记书写文档的处理，该书写文档是由于用户在从打印机40输出的打印页上进行书写而创建的。例如，客户端装置20将通过利用扫描仪30扫描书写文档而获得的文档图像以及关于该书写文档的辅助信息发送至文档管理服务器10。文档管理服务器10登记从客户端装置20获得的该书写文档、根据已登记的书写文档来在所存储的打印图像中搜索可删除的打印图像、并删除作为搜索结果而被找到的打印图像。

下面将详细描述用于实现上述处理的文档管理服务器10和客户端装置20的构造以及由文档管理服务器10和客户端装置20执行的处理。

现在将参照图2描述文档管理服务器10和客户端装置20的示例硬件构造。

文档管理服务器10的构造

首先，将描述文档管理服务器10的示例硬件构造。如图2所示，文档管理服务器10包括控制器11、存储器12和通信单元13。

控制器11包括中央处理单元（CPU）。控制器11根据存储在存储器12中的程序来执行各种计算处理，并控制文档管理服务器10的各单元。

存储器12存储数据以及诸如文档管理服务器10的操作系统之类的程序，并且还用作控制器11的工作存储器。这些程序可以以存储在诸如光盘、磁盘、磁带、磁光盘或闪存之类的信息存储介质中的形式提供给文档管理服务器10，或者可以经由诸如互联网的数据通信介质提供给文档管理服务器10。下面将描述可以存储在存储器12中的数据的示例。

存储器12存储打印作业表格。图3示出了打印作业表格的示例。如图3所示，打印作业表格将识别打印作业的作业ID、产生打印作业时的打印作业产生日期、识别与打印作业相关联的文档（例如，医疗文档）的文档ID、表明文档类型的文档类型、打印作业的图像文件名、打印作业的信息文件名、识别与文档相关联的患者（或用户）的患者ID（或用户ID）、以及识别与文档相关联的诊所（或分组）的诊所ID（或分组ID）相互关联地进行存储。

存储器12还存储文档管理表格。图4示出了文档管理表格的示例。如图4所示，文档管理表格将识别文档（例如，医疗文档）的文档ID、文档被登记时的文档登记日期、表明文档类型的文档类型、文档的图像文件名、文档的信息文件名、识别与文档相关联的患者（或用户）的患者ID（或用户ID）、以及识别与文档相关联的诊所（或分组）的诊所ID（或分组ID）相互关联地进行存储。

存储器12还存储删除条件设置表格。图5示出了删除条件设置表格的示例。如图5所示，删除条件设置表格将已登记文档的文档类型、执行删除所处的删除执行条件、和对待删除数据进行指定所处的待删除数据指定条件彼此关联地进行存储。已登记文档是新登记到文档管理服务器10中的文档。当新近将文档登记到文档管理服务器10中时，如果定义了与已登记文档的文档类型相关联的删除执行条件，则在与已登记文档在属性信息（例如，一对患者ID和诊所ID）方面相同且其文档类型已由删除执行条件指定的文档已经被登记了的情况下，文档管理服务器10根据待删除数据指定条件来指定待删除数据，并删除所指定的待删除数据。如果未定义与已登记文档的文档类型相关联的删除执行条件，则文档管理服务器10可以根据与已登记文档的文档类型相关联的待删除数据指定条件来直接指定待删除数据，并删除所指定的待删除数据。当指定待删除数据时，文档管理服务器10可以在打印作业表格中搜索在属性信息（例如，一对患者ID和诊所ID）方面与已登记文档相同且包括由待删除数据指定条件所指定的文档类型的记录，并删除由作为所述搜索的结果而找到的记录表示的打印作业的数据。

通信单元13可以由网络接口卡实现，并且经由利用该网络接口卡连接的网络与客户端装置20、打印机40等传送数据。

客户端装置20的构造

接下来，将描述客户端装置20的示例硬件构造。如图2所示，客户端装置20包括控制器21、存储器22、通信单元23、输入单元24、显示器25、和输入/输出单元26。

控制器21包括CPU。控制器21根据存储在存储器22中的程序来执行各种运算处理，并控制客户端装置20的各单元。

存储器22存储诸如客户端装置20的操作系统之类的程序以及数据，并且还用作控制器21的工作存储器。这些程序可以以存储在诸如光盘、磁盘、磁带、磁光盘或闪存之类的信息存储介质中的形式提供给客户端装置20，或者可以经由诸如互联网的数据通信介质提供给客户端装置20。

通信单元23可以通过例如网络接口卡实现，并且经由利用网络接口卡连接的网络来与文档管理服务器10、打印机40等传送数据。

输入单元24可以以例如包括触摸面板和键盘的输入装置实现，并且用于接收来自用户的操作输入。

显示器25可以以诸如液晶显示器的显示装置实现，并显示由控制器21执行的信息处理的结果（例如，画面）。

输入/输出单元26与例如经由串行电缆或网络电缆连接的装置（在示例实施例中是扫描仪30）传送数据。在该示例实施例中，客户端装置20指示经由输入/输出单元26连接的扫描仪30执行扫描，并获取通过利用扫描仪30扫描对象获得的扫描数据（或图像数据）。

在文档管理系统1中执行的处理

接下来，将参照图6至图8所示的顺序图和流程图描述在文档管理系统1中执行的处理的详情。

打印处理

首先，将参照图6所示的顺序图描述在文档管理系统1中执行的打印处理的示例。

如图6所示，当从用户接收到文档编辑指令时（S101），客户端装置20将接收到的编辑指令发送至文档管理服务器10（S102）。编辑指令可以包括例如指定文档类型的指令、指定文档中要编辑的内容的指令、和完成文档的指令。

文档管理服务器10根据从客户端装置20接收到的编辑指令来编辑文档（S103），并将编辑后的文档的文档数据发送至客户端装置20（S104）。文档管理服务器10可以临时将当前正编辑的文档的数据存储在存储器12中，并且可以在文档一旦被编辑的情况下就将该文档的数据存储到文档管理表格中。

客户端装置20在显示器上显示从文档管理服务器10接收到的文档数据（S105）。如果要继续对文档进行编辑（S106中的是），则处理返回至S101，而如果不继续对文档进行编辑（即，文档已经完成）（S106中的否），则处理前进至S107。

如果未从用户接收到针对已编辑文档（或指定文档）的打印指令（S107中的否），则客户端装置20进入待机状态。如果已从用户接收到针对已编辑文档（或指定文档）的打印指令（S107中的是），则客户端装置20指令文档管理服务器10打印根据打印指令请求的文档（S108）。打印指令可以包括指定了根据打印指令请求的文档、打印机40以及打印设置的信息。

文档管理服务器10基于由从客户端装置20接收到的打印指令所指定的文档的数据来产生打印图像（S109）。在此情况下，文档管理服务器10可以在打印图像的预定位置处形成码图像（例如，条码或二维码）。该码图像可以通过对识别打印作业（或/和文档）的识别信息（作业ID或/和文档ID）进行编码而获得。

文档管理服务器10产生包括了在S109中产生的打印图像和关于打印设置的信息在内的打印作业，并将所产生的打印作业发送至所指定的打印机40（S110)。

当从文档管理服务器10接收到打印作业时，打印机40根据接收到的打印作业执行打印处理（S111）。当打印处理成功完成时，打印机40将打印处理完成通知给文档管理服务器10（S112）。

在从打印机40接收到打印处理完成的通知时，文档管理服务器10还将打印处理完成通知给客户端装置20（S113）。然后，文档管理服务器10将已完成打印处理的打印图像存储在存储器12中（S114），并还将与针对已完成打印处理的打印图像的打印作业有关的信息写入打印作业表格，以更新打印作业表格（S115）。例如，文档管理服务器10在打印作业表格中写入打印作业的作业ID、产生打印作业的日期、已打印文档的文档ID、该文档的文档类型、打印图像的文件名、该文档的信息文件名、识别相关患者的患者ID、识别相关诊所的诊所ID。

已经描述了在文档管理系统1中执行的用于打印文档的处理的示例说明。在另一示例中，客户端装置20可以构造为产生打印作业和打印图像、指示所指定的打印机40执行打印、并在从打印机40接收到打印处理完成的通知时将打印作业和打印图像发送至文档管理服务器10。

文档登记处理

接下来，将参照图7所示的顺序图来描述被执行用来在例如已经填写打印文档上的空白之后在文档管理设备中登记书写文档的处理（文档登记处理）的详情。

如图7所示，当从用户接收到执行扫描的操作时，客户端装置20指令与其连接的扫描仪30执行扫描（S201）。

扫描仪30根据从客户端装置20接收到的扫描指令来扫描文档（S202），并将通过扫描文档获得的文档图像发送至客户端装置20（S203）。

在从用户接收到关于从扫描仪30接收到的文档图像的文档信息时（S204），客户端装置20产生包括该文档图像和接收到的文档信息的已登记文档信息，并将所产生的已登记文档信息发送至文档管理服务器10（S205）。如果文档图像已经在其中形成了通过对识别打印作业或文档的识别信息进行编码而获得的码图像，则客户端装置20可以提取该码图像以通过解码来获取识别信息，并且可以将所获取的识别信息（打印作业ID或文档ID）包括在已登记文档信息中。如果文档图像尚未在其中形成有通过对识别打印作业或文档的识别信息进行编码而获得的码图像，则客户端装置20可以从用户接收关于文档类型、患者ID和诊所ID的信息输入，并且可以将接收到的信息包括在已登记文档信息中。

在从客户端装置20接收到已登记文档信息时，文档管理服务器10将所接收到的已登记文档信息中包含的文档图像存储到存储器12中（S206),并且还将针对所存储的文档图像的文档信息登记到文档管理表格中以更新文档管理表格（S207）。例如，如果已登记文档信息包括诸如打印作业ID或文档ID之类的识别信息，则文档管理服务器10可以基于该识别信息从打印作业表格获取关于文档ID、文档类型、信息文件名、患者ID和诊所ID的信息，并且可以将所获取的信息和文档图像的图像文件名相互关联地登记到文档管理表格中。如果已登记文档信息不包括诸如打印作业ID或文档ID之类的识别信息，则文档管理服务器10可以基于已登记文档信息中所包括的文档类型、患者ID和诊所ID来从打印作业表格指定相关联的文档ID，并且可以将指定的文档ID、文档图像的图像文件名、文档类型、患者ID和诊所ID相互关联地登记到文档管理表格中。当根据已登记文档信息中所包括的文档类型、患者ID和诊所ID从打印作业表格指定文档ID时，文档管理服务器10可以将包括有打印作业表格中的文档类型、患者ID和诊所ID的记录当中的最新记录中所包含的例如文档ID指定为待登记对象。

然后，文档管理服务器10执行打印作业删除处理（S208）。将参照图8的流程图来描述打印作业删除处理的详情。

打印作业删除处理

图8示出了在登记文档后由文档管理服务器10执行的打印作业删除处理的流程图。

如图8所示，文档管理服务器10指定新近登记的一个文档（已登记文档）的文档ID（S301），并利用所指定的文档ID作为搜索关键字来在打印作业表格中搜索与该文档ID相关联的打印作业ID（S302）。然后，文档管理服务器10删除作为S302中的搜索结果而找到的打印作业ID的相关数据（S303）。例如，文档管理服务器10可以在打印作业表格中搜索包括已登记文档的文档类型、患者ID和诊所ID的记录，并且至少可以删除作为搜索结果而找到的记录所指定的打印图像的文件。

然后，如果在删除条件设置表格中定义了删除执行条件，则文档管理服务器10从删除条件设置表格中获取与已登记文档相关联的删除执行条件（304），并判定是否满足所获取的删除执行条件（S305）。例如，如果删除执行条件包括多个文档类型（例如，第一和第二文档类型）的登记，则文档管理服务器10可以在已将文档信息为第一文档类型、患者ID、诊所ID的文档和文档信息为第二文档类型、患者ID、诊所ID的文档二者登记在了文档管理表格中的情况下判定满足了删除执行条件。

如果在S305中判定不满足删除执行条件（S305中的否），则文档管理服务器10终止处理而不执行打印作业删除处理。如果在S305中判定满足删除执行条件（S305中的是），则文档管理服务器10执行后续处理。

文档管理服务器10获取对与已登记文档相关联的待删除数据进行指定所要满足的指定条件，并根据所获取的指定条件来设置搜索待删除数据的搜索条件（S306）。例如，文档管理服务器10可以基于该指定条件所指定的文档类型（被指定删除的文档类型）来设置搜索条件（搜索查询）（文档类型=“被指定删除的文档类型”和患者ID=“与已登记文档相关联的患者ID”AND诊所ID=“与已登记文档相关联的诊所ID”）。如果被指定删除的文档类型为“全部”，则搜索条件是（患者ID=“与已登记文档相关联的患者ID”AND诊所ID=“与已登记文档相关联的诊所ID”）。该指定条件可以是对用于识别待删除数据的识别信息以及属性信息中的至少一个进行指定的信息。

文档管理服务器10在打印作业表格中搜索满足在S306中设置的搜索条件的记录（S307），并删除作为搜索结果而找到的每个记录所指定的打印图像（并且还删除打印作业）（S308）。然后，处理结束。

在上述文档管理系统1中，当登记文档时，根据针对该已登记文档判定的条件来搜索待删除打印数据，并且删除作为搜索结果而找到的打印数据。这允许了机械删除掉由于文档登记而不再需要的打印数据。

本发明不限于前述示例实施例。例如，在已经登记了打印作业之后，文档管理服务器10可以使用针对该打印作业的文档来作为已登记文档，并且执行图8所示的流程图。

尽管已经在管理医疗文档的情形下描述了前述示例实施例，但是本发明的示例实施例可以提供针对各种其他用途（诸如商业交易）的文档的管理。

为了说明和描述的目的而提供了本发明的示例实施例的上述描述。但前文并不旨在穷尽本发明或将本发明限于所公开的精确形式。显然地，各种修改和变形对于本领域技术人员来说是显而易见的。为了最好地解释本发明的原理及其实践应用而选择并描述了各实施例，从而使其他本领域技术人员能够理解本发明所适用的各种实施例以及适合于预期特定用途的各种修改。本发明的范围由所附权利要求及其等同物来限定。

Claims (6)

1.一种文档管理设备，其包括:

保存单元，其保存打印数据，所述打印数据包括已打印文档的图像和所述已打印文档的属性信息，

在将待登记文档的图像和所述待登记文档的属性信息登记到所述保存单元中的情况下，所述保存单元将删除信息与所述待登记文档的属性信息相互关联地进行保存，所述删除信息是对要从所述保存单元中删除的打印数据所包括的文档的属性信息作出定义的信息；

搜索单元，在将所述待登记文档登记到所述保存单元中的情况下，所述搜索单元在所述保存单元所保存的打印数据中搜索这样的打印数据，该打印数据具有与已登记文档的属性信息相关联的删除信息来作为文档的属性信息；以及

删除单元，其至少删除作为所述搜索单元进行搜索的结果而找到的打印数据中所包括的文档的图像。

2.根据权利要求1所述的文档管理设备，其中，

文档的属性信息包括用于指定该文档的类型并用于指定该文档的指定信息，

所述删除信息包括待删除的文档的类型的信息，以及

所述搜索单元在所述保存单元所保存的打印数据中搜索这样的打印数据：该打印数据的属性信息包括待删除文档的类型、并且该打印数据的指定信息包括在待登记文档的属性信息中。

3.根据权利要求1所述的文档管理设备，其中，

文档的属性信息包括用于识别该文档的识别信息，

所述搜索单元在所述保存单元所保存的打印数据中搜索这样的打印数据：该打印数据包括与用于识别待登记文档的识别信息相匹配的识别信息所识别的文档，并且

所述删除单元至少对作为所述搜索单元进行搜索的结果而找到的打印数据中所包括的文档的图像进行删除。

4.根据权利要求2所述的文档管理设备，其中，

文档的属性信息包括用于识别该文档的识别信息，

所述搜索单元在所述保存单元所保存的打印数据中搜索这样的打印数据：该打印数据包括与用于识别待登记文档的识别信息相匹配的识别信息所识别的文档，并且

所述删除单元至少对作为所述搜索单元进行搜索的结果而找到的打印数据中所包括的文档的图像进行删除。

5.根据权利要求1至4中任一项所述的文档管理设备，还包括：

判定单元，在将要把待登记文档的图像和该待登记文档的属性信息登记到所述保存单元中的情况下，所述判定单元判定所述保存单元中是否已经登记了针对该待登记文档而定义的另一文档，其中，

在所述判定单元判定所述保存单元中已经登记了针对该待登记文档而定义的另一文档的情况下，所述删除单元至少删除包括在要被删除打印数据中的文档的图像。

6.一种文档管理方法，包括：

保存打印数据，该打印数据包括已打印文档的图像和所述已打印文档的属性信息；

在登记了待登记文档的图像和所述待登记文档的属性信息的情况下，将删除信息与所述待登记文档的属性信息相互关联地进行保存，所述删除信息是对要被删除的打印数据中所包括的文档的属性信息作出定义的信息；

在登记了所述待登记文档的情况下，在所保存的打印数据中搜索这样的打印数据，该打印数据具有与已登记文档的属性信息相关联的删除信息来作为文档的属性信息；以及

至少删除作为搜索结果而找到的打印数据中所包括的文档的图像。