JP2005190414A - クライアント端末装置、サーバ装置、文書共有システム、文書管理方法、コンピュータプログラム及びコンピュータ読み取り可能な記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 ユーザ毎に未参照文書の管理を行う際に、サーバにおける処理の負荷を軽減できるようする。
【解決手段】 複数の文書データを保持するサーバ２とネットワーク４を介して接続されたクライアント端末装置３において、サーバ２に記憶されている、ログイン要求を行ったユーザが参照していない文書の情報が記述された未参照文書情報ファイル（２７）と、文書データの登録履歴情報及び前記未参照文書情報ファイルの更新に関わる情報に基づいて生成された新規登録文書情報とを少なくともサーバ２から通信処理部３１で受信し、受信した新規登録文書情報に基づいて未参照文書情報ファイルを更新し、更新した未参照文書情報ファイルを通信処理部３１からサーバ２に送信するようにする。
【選択図】 図１

Description

本発明は、参照可能な文書データをユーザ毎に提供する文書共有システム、このシステムを構成するクライアント端末装置及びサーバ装置、これら装置における文書管理方法、これら装置における処理を実行するコンピュータプログラム及び当該プログラムを格納するコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に関する。

従来から、ネットワーク上にあるサーバの文書データをクライアント端末のユーザが閲覧することが可能なシステムが提供されている。例えば、Ｗｅｂシステムなども含まれる。このＷｅｂシステムでは、Ｗｅｂサーバの提供するホームページのデータをクライアント端末の汎用ブラウザアプリケーションを用いてディスプレイ上に表示するものである。

これらのネットワーク上に存在する文書データを閲覧するシステムにおいては、文書データが増えるほど、ユーザが閲覧したことのある文書を管理して提示するときに、同じファイルを何度も開くこと等の無駄な作業をしないための仕組みが必要となる。例えば、特許文献１には、閲覧した文書一覧を表示することが可能であり、さらには、そのＷｅｂページの構造関係を表示することが開示されている。

また、以前から、サーバに蓄積された電子文書データを複数ユーザが共有、参照する電子文書共有システム（例えば、電子掲示板、電子帳票システムなど）が存在している。上記サーバへのアクセスは、ネットワークに接続される複数の端末から可能であり、ユーザはその中の任意の端末を利用することができる。

これまでの電子文書共有システムにおいては、サーバへの接続時に、ユーザが端末に対してユーザ識別情報を入力することによりサーバへのログインが行われる。そして、ユーザがサーバに接続（ログイン）すると、自身が有するアクセス権限で参照可能な文書一覧が接続端末側のディスプレイ上に表示される。そして、ユーザは当該端末上に表示された参照可能な文書一覧の中の１つもしくは複数を選択し、選択した文書の内容を当該端末に表示確認することができる。また、ユーザが閲覧した文書については、サーバにおいて、ユーザ毎の文書閲覧状況を残す（例えば、文書ＩＤと既読フラグの対応情報）、或いはユーザが閲覧した文書をユーザ毎に管理されている未参照文書データから削除することにより管理され、当該ユーザの指示により未参照文書一覧のデータとして生成して端末上に表示することが可能であった。

ここで、図２１〜図２４を用いて、従来の電子文書共有システムにおける未参照文書一覧の表示に係わる処理を説明する。
図２１は、サーバにおいて管理されているユーザ毎の未参照文書管理データを示した図である。図２１において、”文書作成日時”は文書データが作成された日時であり、”格納日時”はサーバに格納された日時である。また、”フラグ”は３種類あり、フラグ「Ｎ」のレコードは、ユーザＩＤをダミーデータとして新規登録されたドキュメントのレコードであることを示している。また、フラグ「Ｐ」のレコードは、文書ＩＤと文書作成日時をダミーデータとしてユーザＩＤで示されるユーザに対する未参照文書管理テーブルの情報を更新した最新の日時を示すためのレコードであること示し、この場合、”格納日時”は最新更新日時の意味となる。さらに、フラグ「Ｅ」のレコードは、ユーザＩＤで示されるユーザが文書ＩＤで示される文書を参照していないレコードである。このレコードは、サーバに新規に文書が蓄積された後であって、最初にユーザが未参照一覧情報要求を受信した後に要求のあったユーザＩＤを書込み、フラグ「Ｎ」をフラグ「Ｅ」に変えて未参照文書管理テーブルに追加されたレコードである。

図２２は、従来の電子文書共有システムにおける未参照文書に関する動作シーケンスを示した図である。
まず、クライアント端末から未参照文書一覧情報要求コマンドをサーバが受信した場合に（ステップ［１］）、サーバにおいて、図２２の（Ａ）で示した未参照文書一覧作成処理を行う。そして、サーバからクライアント端末に未参照文書一覧情報応答として未参照文書一覧データを送信する（ステップ［２］）。このデータを用いてクライアント端末では、図２２の（Ｂ）で示した未参照文書一覧表示処理／選択受付処理を行い、サーバに対して選択文書データ要求コマンドを送信する（ステップ［３］）。続いて、サーバにおいて、受信した選択文書データ要求コマンドにより選択された文書データを読み出す文書データ読出処理を行い（図２２の（Ｃ））、クライアント端末に対して選択文書データ応答として選択された文書データを送信する（ステップ［４］）。

続いて、クライアント端末では、図２２の（Ｄ）で示した文書表示処理を行う。さらに、クライアント端末では、サーバに対して、未参照一覧から選択して文書表示を行った文書データにおける参照済文書レコード削除要求コマンドの送信を行う（ステップ［５］）。続いて、サーバ側では、図２２の（Ｅ）で示した未参照文書管理テーブル内参照済文書レコード削除処理を行う。サーバでは、参照済文書レコードの削除を終了すると、クライアント端末に対して応答コマンドを送信する（ステップ［６］）。そして、クライアント端末では、図２２の（Ｆ）で示した次操作受付処理が可能となる。

但し、図２２において、（Ａ）で示した未参照文書一覧作成処理がなされていない状態でも、ユーザの閲覧可能文書リスト等が表示されている状態で内容参照のためにユーザが文書選択を行った場合には、ステップ［３］で示す選択文書データ要求コマンドがサーバに送信されて、以下の（Ｃ）〜（Ｅ）までの処理は行われる。

図２３は、図２２の（Ａ）で示した未参照文書一覧作成処理におけるサーバでのフローチャートである。
ステップＳ２３０１では、サーバにおいて、未参照文書一覧情報を要求したクライアント端末における未参照文書管理テーブル（図２１）における更新日時を、当該未参照文書管理テーブルのユーザＩＤとフラグ「Ｐ」をキーとして取得する。続いて、ステップＳ２３０２では、サーバにおいて、取得した未参照文書管理テーブルの更新日時以降でユーザが参照可能な新規登録文書を抽出する。ここで、サーバは、未参照文書管理テーブルから未参照文書管理テーブル更新日時以降に登録されているフラグ「Ｎ」のデータを検索し、ユーザのセキュリティ度と各文書のセキュリティ度及び各文書の格納されているフォルダがユーザの閲覧可能に設定されているフォルダであるか否かを不図示のテーブルから判定して抽出する。

続いて、ステップＳ２３０３では、サーバにおいて、ステップＳ２３０２で抽出した文書データのダミーとなっているユーザＩＤを現在操作中のユーザのユーザＩＤに変更し、さらに、フラグを「Ｅ」に変更して追記（元のデータは残す）する。続いて、ステップＳ２３０４では、サーバにおいて、未参照文書管理テーブルの本ユーザに関する前回更新日以降に登録された新規文書データを追記した未参照文書管理テーブルの情報から不図示の文書マスタ、フォルダマスタなどの他のテーブル情報も利用して表示に必要なデータを抽出・送信する。

また、図２４は、図２２の（Ｅ）で示した未参照文書管理テーブル内の参照済み文書レコード削除処理におけるサーバでのフローチャートである。
ステップＳ２４０１では、サーバにおいて、図２２のステップ［５］で示す参照済文書レコード削除要求コマンドを受信した場合に、その削除要求コマンドと共に受信する文書ＩＤと文書作成日時を取得する。続いて、ステップＳ２４０２では、サーバにおいて、ユーザＩＤで管理されている未参照文書管理テーブルから、ステップ［５］で受信した参照済文書レコード削除要求コマンドにおけるユーザＩＤが付与された削除対象レコードをサーチする。続いて、ステップＳ２４０３では、サーバにおいて、ステップＳ２４０２でサーチした文書を削除する。続いて、ステップＳ２４０４では、サーバにおいて、未参照文書管理テーブルを更新し保存する。

特開平１１−２０３１８８号公報

しかしながら、特許文献１に記載のページデータ管理方法では、ユーザが閲覧したことのある文書データの一覧は表示できるものの、システム上に適宜登録されて増大するユーザが未参照の文書データを管理して、これをユーザに提示することはできない。また、上述した従来の電子文書共有システムでは、特許文献１の問題点を解決することが可能であるものの、未参照文書管理に関する処理を全てサーバ側で行うために、サーバの処理負荷が大きくなってしまうという問題点を有していた。例えば、あるユーザから未参照文書の一覧表示の要求（図２２のステップ［１］で示すコマンド）があった場合や、或いはユーザが文書を表示した場合にクライアント端末のモジュールが表示した文書データの未参照文書管理テーブルからの削除要求（図２２のステップ［５］で示すコマンド）をサーバに送信した場合などには、ログインしている全てのユーザに対するレスポンスが低下してしまう。

本発明は上述の問題点を解決するためになされたものであり、ユーザ毎に未参照文書の管理を行う際に、サーバにおける処理の負荷を軽減して、ログインしているユーザに対するレスポンスの低下を回避できるようにすることを目的とする。

本発明のクライアント端末装置は、複数の文書データを保持するサーバ装置とネットワークを介して接続されたクライアント端末装置であって、前記サーバ装置に記憶されている、ログイン要求を行ったユーザが参照していない未参照文書の情報が記述された未参照文書情報ファイルと、前記文書データの登録履歴情報及び前記未参照文書情報ファイルの更新に関わる情報に基づいて生成された新規登録文書情報とを少なくとも前記サーバ装置から受信する受信手段と、前記新規登録文書情報に基づいて前記未参照文書情報ファイルを更新する更新手段と、前記更新手段で更新された未参照文書情報ファイルを前記サーバ装置に送信する送信手段とを有する。

本発明のクライアント端末装置の他の態様は、前記受信手段は、当該ユーザに関するセキュリティ情報を更に前記サーバ装置から受信し、前記新規登録文書情報から前記セキュリティ情報のセキュリティ条件を満たす当該ユーザが参照可能な文書を示す参照可能文書情報を抽出する抽出手段を更に有し、前記更新手段は、前記抽出手段で抽出された前記参照可能文書情報を前記未参照文書情報ファイルに追加する。

また、本発明のクライアント端末装置のその他の態様は、前記更新手段で更新された未参照文書情報ファイルに基づいて未参照文書一覧の表示用データを生成する未参照文書一覧生成手段を更に有する。

また、本発明のクライアント端末装置のその他の態様は、前記未参照文書情報ファイルから、前記ユーザにより選択され参照された文書データに該当する情報を削除する削除手段を更に有する。

本発明のサーバ装置は、クライアント端末装置とネットワークを介して接続され、複数の文書データを保持するサーバ装置であって、前記クライアント端末装置からのログイン情報に基づいて、前記クライアント端末装置及び当該クライアント端末装置を使用しているユーザの少なくともいずれか１つを識別するユーザ識別手段と、ユーザ毎に生成され、当該ユーザの未参照文書の情報が記述された未参照文書情報ファイルを記憶する未参照文書情報ファイル記憶手段と、前記文書データの登録履歴情報及び前記未参照文書情報ファイルの更新に関わる情報に基づいて新規登録文書情報を生成する新規登録文書情報生成手段と、前記未参照文書情報ファイルと、前記新規登録文書情報とを少なくとも前記クライアント端末装置に送信する送信手段と、前記クライアント端末装置において、前記新規登録文書情報に基づいて更新された未参照文書情報ファイルを前記クライアント端末装置から受信する受信手段とを有する。

本発明のサーバ装置の他の態様は、前記送信手段は、当該ユーザに関するセキュリティ情報を更に前記クライアント端末装置に送信し、前記受信手段は、前記クライアント端末装置において、前記新規登録文書情報から抽出された前記セキュリティ情報のセキュリティ条件を満たす当該ユーザが参照可能な文書を示す参照可能文書情報を追加することによって更新された未参照文書情報ファイルを前記クライアント端末装置から受信する。

また、本発明のサーバ装置のその他の態様は、新規登録文書情報生成手段は、前記登録履歴情報における格納日時を参照して、前記未参照文書情報ファイルにおける最終更新日時以降に追加して登録された文書データを判断することにより、前記新規登録文書情報を生成する。

また、本発明のサーバ装置のその他の態様は、前記更新された未参照文書情報ファイルに基づいて未参照文書一覧の表示用データを生成する未参照文書一覧生成手段を更に有する。

本発明の文書共有システムは、前記記載のクライアント端末装置と、前記記載のサーバ装置とを有する。

本発明の文書管理方法は、複数の文書データを保持するサーバ装置とネットワークを介して接続されたクライアント端末装置における文書管理方法であって、前記サーバ装置に記憶されている、ログイン要求を行ったユーザが参照していない未参照文書の情報が記述された未参照文書情報ファイルと、前記文書データの登録履歴情報及び前記未参照文書情報ファイルの更新に関わる情報に基づいて生成された新規登録文書情報とを少なくとも前記サーバ装置から受信する受信ステップと、前記新規登録文書情報に基づいて前記未参照文書情報ファイルを更新する更新ステップと、前記更新ステップで更新された未参照文書情報ファイルを前記サーバ装置に送信する送信ステップとを有する。

本発明の文書管理方法の他の態様は、クライアント端末装置とネットワークを介して接続され、複数の文書データを保持するサーバ装置における文書管理方法であって、前記クライアント端末装置からのログイン情報に基づいて、前記クライアント端末装置及び当該クライアント端末装置を使用しているユーザの少なくともいずれか１つを識別するユーザ識別ステップと、ユーザ毎に生成されて記憶され、当該ユーザの未参照文書の情報が記述された未参照文書情報ファイルの更新に関わる情報、及び前記文書データの登録履歴情報に基づいて新規登録文書情報を生成する新規登録文書情報生成ステップと、前記未参照文書情報ファイルと、前記新規登録文書情報とを少なくとも前記クライアント端末装置に送信する送信ステップと、前記クライアント端末装置において、前記新規登録文書情報に基づいて更新された未参照文書情報ファイルを前記クライアント端末装置から受信する受信ステップとを有する。

本発明のコンピュータプログラムは、複数の文書データを保持するサーバ装置とネットワークを介して接続されたクライアント端末装置における処理をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラムであって、前記サーバ装置に記憶されている、ログイン要求を行ったユーザが参照していない未参照文書の情報が記述された未参照文書情報ファイルと、前記文書データの登録履歴情報及び前記未参照文書情報ファイルの更新に関わる情報に基づいて生成された新規登録文書情報とを少なくとも前記サーバ装置から受信する受信処理と、前記新規登録文書情報に基づいて前記未参照文書情報ファイルを更新する更新処理と、前記更新処理で更新された未参照文書情報ファイルを前記サーバ装置に送信する送信処理とを有する。

本発明のコンピュータプログラムの他の態様は、クライアント端末装置とネットワークを介して接続され、複数の文書データを保持するサーバ装置における処理をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラムであって、前記クライアント端末装置からのログイン情報に基づいて、前記クライアント端末装置及び当該クライアント端末装置を使用しているユーザの少なくともいずれか１つを識別するユーザ識別処理と、ユーザ毎に生成されて記憶され、当該ユーザの未参照文書の情報が記述された未参照文書情報ファイルの更新に関わる情報、及び前記文書データの登録履歴情報に基づいて新規登録文書情報を生成する新規登録文書情報生成処理と、前記未参照文書情報ファイルと、前記新規登録文書情報とを少なくとも前記クライアント端末装置に送信する送信処理と、前記クライアント端末装置において、前記新規登録文書情報に基づいて更新された未参照文書情報ファイルを前記クライアント端末装置から受信する受信処理とを有する。

本発明のコンピュータ読み取り可能な記憶媒体は、前記記載のコンピュータプログラムを格納する。

本発明によれば、ユーザ毎に未参照文書の管理を行う際に、当該未参照文書における更新処理をクライアント端末装置側で行うようにしたので、サーバ装置における処理の負荷を軽減させることができる。これにより、ログインしているユーザに対するレスポンスの低下を回避することができ、システムの応答性能を向上させることができる。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
図１は、本発明の実施形態に係わる文書共有システムの構成を示す図である。
この文書共有システムは、業務ホスト／アプリケーションサーバ１と、文書共有サーバ２と、各クライアント端末３と、これらを接続するネットワーク４とを含み構成されている。業務ホスト／アプリケーションサーバ１は、文書データを生成し、当該文書データを文書共有サーバ２に随時送信を行う。文書共有サーバ２では、業務ホスト／アプリケーションサーバ１から送信された文書データを格納し保存する。また、各クライアント端末３は、ネットワーク４を介して文書共有サーバ２に接続されており、文書共有サーバ２に格納された文書データを参照することができるように構成されている。

図２は、本発明の実施形態に係わる文書共有システムの機能構成を示すブロック図である。
業務ホスト／アプリケーションサーバ１では、業務プログラム／アプリケーション１１が実行され、その処理結果である文書データが文書共有サーバ２に転送される。

文書共有サーバ２では、文書データ変換／登録処理部２１において、業務ホスト／アプリケーションサーバ１から転送された文書データを共有文書データ格納領域２２内の保存形式に変換し、生成した文書管理情報を登録する。そして、文書共有サーバ２は、通信処理部２３を通してクライアント端末３からの要求を受け付け、マスタ／文書管理情報検索／入出力処理部２４において、マスタ／文書管理情報格納データベース２５に対してアクセスしてユーザ認証や文書一覧情報の生成を行い、再び通信処理部２３を介してクライアント端末３に応答する。

クライアント端末３では、通信処理部３１を通して文書共有サーバ２から受信した文書一覧情報の表示を画面操作処理部３２により行い、ユーザが参照したい文書の選択を操作部３４から受け付ける。そして、クライアント端末３は、ユーザが選択した文書の情報を通信処理部３１から文書共有サーバ２に送信する。

ユーザが選択した文書の情報を通信処理部２３を通して受信した文書共有サーバ２は、文書データ検索／入出力処理部２６において、共有文書データ格納領域２２から該当する文書データを検索し、検索された文書データを通信処理部２３を通してクライアント端末３に返信する。

文書共有サーバ２から送信された文書データを通信処理部３１を通して受信したクライアント端末３は、文書データ表示処理部３３において、受信した文書データを表示装置３５に出力する。

図３は、本発明の実施形態に係わるサーバ（文書共有サーバ２）あるいはクライアント端末３のハードウエア構成を示した図である。また、図４は、文書共有サーバ２内の共有文書の格納形態を示した図である。文書共有サーバ２においては、大量の文書データ４０３を分類し、識別や入出力が容易になるようキャビネット４０１、フォルダ４０２で階層管理している。

図５は、クライアント端末３において文書一覧を表示した形態を示した図である。
この図５では、図４に示した文書共有サーバ２内の文書管理形態である階層管理状態を反映して、ユーザに可視化表示をしている。キャビネット５０１と、その下位に存在する任意の数のフォルダ５０２がリスト表示されている（図５の例では１フォルダのみ）。このリスト表示されたフォルダ５０２のうち１つが選択状態となり、その選択フォルダの下位に存在する任意の数の文書５０３がさらにリスト表示される。ユーザはこの文書リストの中から参照したい文書を選択し、「最新を開く」ボタンを押下することにより選択した文書の最新版データをクライアント端末３上に表示できる。図６は、図５の文書リストの中からユーザが選択した文書が表示された状態を示した図である。

図７〜図１３は、図２に示したマスタ／文書管理情報格納データベース２５に格納されるユーザ登録文書情報のテーブルの一部を示した図である。

図７は、文書共有サーバ２の利用が可能なユーザの認証や権限の管理を行うためのユーザマスタテーブルを示した図である。図８は、図４に示した文書管理階層におけるフォルダ４０２を識別／管理するためのフォルダマスタテーブルを示した図である。図９は、図４に示した文書管理階層における文書４０３を識別／管理するための文書マスタテーブルを示した図である。

図１０は、図７のユーザマスタテーブルに登録される各ユーザと、図８のフォルダマスタテーブルに登録される図４の各フォルダ４０２との対応関係を管理するためのテーブルを示した図であり、このテーブルによりユーザに対応づけされたフォルダに対してのみ、当該ユーザがアクセス可能となる。図１１は、図４の文書管理階層におけるフォルダ４０２と文書４０３との対応関係を管理するためのテーブルを示した図であり、図８のフォルダマスタテーブルに登録された各フォルダと図９の文書マスタテーブルに登録された各文書との関連づけが行われ、その関連づけをもとに図４の文書管理階層が復元される。

図１２は、図２に示した共有文書データ格納領域２２に格納される各文書データを管理するための文書データ管理テーブルを示した図である。
この共有文書データ格納領域２２に格納される文書データ１件に対して１レコードが生成され、当該文書データの属性情報や格納領域内に存在する位置を特定する情報を有している。

図１３は、図２に示した共有文書データ格納領域２２内の各文書データが格納された順番を時系列に把握するための文書登録履歴管理テーブルを示した図であり、この文書登録履歴管理テーブルは、主として業務ホスト／アプリケーションサーバ１から文書共有サーバ２に対してバッチ処理で転送される文書データの登録漏れや異常がないかを確認する目的で利用される。

図１４は、ユーザ毎の未参照文書を識別するための未参照文書情報が記載されたファイルの一例を示した図である。
この未参照文書情報ファイルは、例えばテキスト情報で生成されるファイルであってもよく、また、図２に示したユーザ別未参照文書情報ファイル格納領域２７内に保持される。この未参照文書情報ファイルは、対象ユーザを特定するユーザＩＤ１４０１と、当該ユーザが未参照文書の一覧を生成（更新）した最終の更新日時１４０２と、当該ユーザにおいて未参照の文書リスト１４０３から構成されており、この未参照文書リスト１４０３は、未参照文書の１件ごとにフォルダＩＤ１４０４、文書ＩＤ１４０５、文書作成日時１４０６の情報を持つ。

図１５は、図１４の未参照文書情報ファイルの情報を元にクライアント端末３で表示される未参照文書一覧画面の一例を示した図である。
この未参照文書一覧画面は、例えば、図５の文書共有サーバ２内の階層管理状態を反映して表示される文書一覧画面内の「未参照一覧を開く」ボタンをユーザが押下することで表示される。

図１６は、本発明の実施形態に係わる文書共有システムにおける文書管理方法の処理を示したシーケンス図である。図１６に示した文書共有システムにおける文書管理方法の処理は、大別すると開始処理、文書表示処理、終了処理で構成されている。

まず、クライアント端末３からサーバ（文書共有サーバ２）に対してログイン要求を行う（ステップ［１］）。これを受けてサーバでは、図７のユーザマスタテーブルを参照し、当該ユーザが当該サーバを利用可能なユーザであるか、もしくは当該ユーザに権限があるか等のユーザ識別を行って、ログイン可否判断処理を行う。サーバにおいて、このユーザ識別を行うユーザ識別手段としては、例えば、図３に示す中央処理装置が挙げられる。その後、サーバからクライアント端末３に対してログイン可否の応答（ここでは、ログイン許可の応答がされたとする）を行う（ステップ［２］）。

続いて、クライアント端末３では、ログイン要求を行ったユーザについての未参照文書情報をサーバに対して要求する（ステップ［３］）。これを受けてサーバでは、当該ユーザにおける未参照文書情報ファイルを検索し、検索された未参照文書情報をクライアント端末３に対して応答する（ステップ［４］）。これを受けてクライアント端末３では、サーバで検索された未参照文書情報を当該クライアント端末３上に記憶し、後述する図１９の未参照文書情報ファイルの更新処理にて使用する。

開始処理を終了すると、引き続き、図５の文書一覧画面の表示処理及び図６の文書表示画面の出力処理を行う文書表示処理へ移行する。以下に、具体的に説明する。
まず、クライアント端末３からサーバに対して参照可能なフォルダ情報の要求を行う（ステップ［５］）。これを受けてサーバでは、図１０のフォルダ・ユーザ対応テーブルや図８のフォルダマスタテーブルを参照して当該ユーザにおける参照可能なフォルダの検索処理を行って、参照可能なフォルダ情報をクライアント端末３に対して応答する（ステップ［６］）。

続いて、クライアント端末３では、サーバからの参照可能なフォルダ情報に基づき、当該フォルダの一覧表示処理や選択受付処理を行った後、サーバに対して当該フォルダ内の文書リスト情報の要求を行う（ステップ［７］）。これを受けてサーバでは、図１１のフォルダ・文書対応テーブルや図９の文書マスタテーブルを参照して当該ユーザにおける参照可能な文書の検索処理を行って、参照可能な文書リスト情報をクライアント端末３に対して応答する（ステップ［８］）。

続いて、クライアント端末３では、サーバからの参照可能な文書リスト情報に基づき、該当するフォルダ内への当該文書の一覧表示処理や選択受付処理を行った後、サーバに対して参照可能な文書データの要求を行う（ステップ［９］）。これを受けてサーバでは、図１２の文書データ管理テーブルを参照して当該ユーザにおける参照可能な文書データの読み出し処理を行って、当該文書データをクライアント端末３に対して応答する（ステップ［１０］）。

その後、クライアント端末３では、サーバからの文書データの表示処理や次操作受付処理が行われる。以上の処理により、クライアント端末３において、図５で示した文書一覧画面が表示される。ここで、図５の文書リストの中からユーザにより選択された文書が図６の文書表示画面に表示されると、本発明の実施形態においては、クライアント端末３側で図２０に示す未参照文書情報ファイルにおける参照済文書のレコード削除処理が実行される。

文書表示処理を終了すると、続いて、終了処理へ移行する。
まず、クライアント端末３からサーバに対して未参照文書情報の更新の要求を行う（ステップ［１１］）。これを受けてサーバでは、クライアント端末３に対して未参照文書情報の更新要求を受領する応答を行う（ステップ［１２］）。

続いて、クライアント端末３からサーバに対して未参照文書情報を送信する（ステップ［１３］）。これを受けてサーバでは、図１４に示す当該ユーザにおける未参照文書情報ファイルを更新して、クライアント端末３に対して未参照文書情報の更新終了を応答する（ステップ［１４］）。このような処理を行うことにより、次回、当該ユーザがサーバへログインしたときに、他のクライアント端末を利用しても未参照文書に関する情報を引き継ぐことができる。

その後、クライアント端末３からサーバに対してログオフ要求を送信し（ステップ［１５］）、これを受けてサーバからクライアント端末３対してログオフの確認応答が返信されて、当該終了処理が完了する。

図１７は、本発明の実施形態に係わる文書共有システムにおける文書管理方法の未参照文書の一覧表示処理を示したシーケンス図である。
まず、例えば図５のクライアント端末３上の表示画面にある「未参照文書一覧を開く」ボタンをユーザが押下することにより、クライアント端末３からサーバに対して未参照文書ファイルの更新用データを要求する（ステップ［１］）。これを受けてサーバでは、未参照文書情報ファイルの更新用データの抽出処理を実行する。この処理を図１８を用いて説明する。

図１８は、サーバ（文書共有サーバ２）の文書管理方法における未参照文書情報ファイルの更新用データの抽出処理を示したフローチャートである。
まず、ステップＳ１８０１では、当該ユーザにおける図１４に示す未参照文書情報ファイルを参照して、最終更新日時１４０２を取得する。続いて、ステップＳ１８０２では、図１３の文書登録履歴管理テーブルの格納日時（文書データが文書共有サーバ２に格納された日時）を参照し、ステップＳ１８０１で取得した最終更新日時以降に追加して登録された文書ＩＤリスト（新規文書登録情報）を生成する。サーバにおいて、このステップＳ１８０１の文書ＩＤリストの生成を行う生成手段としては、例えば、図３に示す中央処理装置が挙げられる。但し、未参照文書情報ファイルに記載されている最終更新日時に限らず、未参照文書情報ファイルの最終更新日時や過去の更新履歴などの更新に関わる情報を別途各クライアント端末と対応させたデータテーブルとして保存しておき、その情報を用いて追加登録された文書ＩＤリストを生成しても良い。

続いて、ステップＳ１８０３では、図１０のフォルダ・ユーザ対応テーブルから当該ユーザとの対応が設定されたフォルダを抽出する。ここで抽出されたフォルダは、後述する図１９のクライアント端末３側での処理で必要となるセキュリティ情報の一部であるユーザが閲覧可能なフォルダである。

続いて、ステップＳ１８０４では、最終更新日時以降に追加して登録された文書ＩＤリスト（新規文書登録情報）、ユーザ参照可能なフォルダＩＤリスト、未参照文書情報ファイル、文書マスタテーブル、フォルダ・文書対応テーブル、ユーザ権限レベルをクライアント端末３に送信する。但し、文書マスタテーブルは、文書一覧表示用データとして用いるため、全てのデータを送信する必要はなく、好ましくは対応する新規登録文書の分だけを送信すればよい。ここで、サーバ側で当該ユーザにおける参照可能な文書を抽出するためのセキュリティ情報としては、ユーザ権限レベル、文書マスタテーブル（図９）のセキュリティレベル、ユーザ参照可能なフォルダＩＤリスト等のデータである。クライアント端末３で表示される未参照文書一覧を画面表示するために必要な表示用データとしては、図９の文書マスタ等のデータである。これにより、図１８の抽出処理が終了する。

図１７において、サーバが図１８で示した未参照文書情報ファイルの更新用データの抽出処理を行い、クライアント端末３に対して未参照文書情報ファイルの更新用データを送信（図１７におけるステップ［２］）した後、続いて、クライアント端末３では、未参照文書情報ファイルの更新処理を実行する。この処理を図１９を用いて説明する。

図１９は、クライアント端末３の文書管理方法における未参照文書情報ファイルの更新処理を示したフローチャートである。
まず、ステップＳ１９０１では、クライアント端末３はネットワークＩ／Ｆの通信手段により、サーバから送信された、最終更新日時以降に追加して登録された文書における文書ＩＤリスト（新規文書登録情報）、ユーザ参照可能なフォルダＩＤリスト、未参照文書情報ファイル、文書マスタテーブル、フォルダ・文書対応テーブル、ユーザ権限レベルを受信する。

続いて、ステップＳ１９０２では、最終更新日時以降に登録された文書の各セキュリティレベルを文書マスタテーブルから取得する。続いて、ステップＳ１９０３では、ユーザ権限レベルとセキュリティレベルとを比較し、セキュリティ条件を満たす文書データにおける参照可能文書情報を抽出する。クライアント端末３において、このステップＳ１９０３の抽出を行う抽出手段としては、例えば、図３に示す中央処理装置が挙げられる。

続いて、ステップＳ１９０４では、ステップＳ１９０３で抽出したセキュリティ条件を満たす文書データがユーザ参照可能なフォルダに格納されているかをフォルダ・文書対応テーブルにより確認する。続いて、ステップＳ１９０５では、ステップＳ１９０４での確認の結果、ユーザ参照可能なフォルダに当該文書データが格納されている場合には、未参照文書情報ファイルに当該文書データにおける参照可能文書情報を追記（元のデータは残す）して、未参照文書情報ファイルの更新処理を行う。ここで、クライアント端末３において、このステップＳ１９０５の更新処理を行う更新手段としては、例えば、図３に示す中央処理装置が挙げられる。また、未参照文書情報ファイルは、図１６の終了処理で説明したように、サーバにアップロードされ、当該サーバの外部メモリ（図２のユーザ別未参照文書情報ファイル格納領域２７）に格納される。

ここで、図１８と図１９の処理は、図１６に示した開始処理のシーケンスでサーバから受信した未参照文書情報をクライアント端末３上に保持することを前提にしており、主としてクライアント端末３が未参照文書一覧の画面処理に必要な処理を図１９のフローチャートでの処理により実行する。サーバ側は、図１８のフローチャートでの処理により図１９のフローチャートでの処理に必要なマスタ情報及び文書管理情報をマスタ／文書管理情報格納データベース２５から抽出し、クライアント端末３に返信する。図１９のフローチャートでの処理によりクライアント端末３で生成されるのは、更新された図１４の未参照文書情報ファイルである。

図１７において、クライアント端末３での未参照文書情報ファイルの更新処理（図１９の処理）の終了後、クライアント端末３からサーバに対して更新された未参照文書情報ファイルを送信する（ステップ［３］）。これを受けてサーバでは、未参照文書情報ファイルをもとに、未参照文書一覧の画面表示のために必要な追加情報を検索し、未参照文書一覧の表示データを生成して、これをクライアント端末３に返信する（ステップ［４］）。サーバにおいて、この未参照文書一覧の表示データの生成を行う未参照文書一覧生成手段としては、例えば、図２に示すマスタ／文書管理情報検索／入出力処理部２４が挙げられる。そして、クライアント端末３では、サーバからの返信された未参照文書一覧情報を利用して、図１５の未参照文書一覧画面を図２の表示装置３５に表示する。

本実施形態においては、未参照文書一覧の表示データの生成をサーバで行った実施例を示したが、この未参照文書一覧の表示データの生成をクライアント端末３側で行うことも可能である。この場合には、サーバから未参照文書一覧の画面表示のために必要な表示用データを受信して、この表示用データと更新された未参照文書情報ファイルに基づいて未参照文書一覧の表示データの生成を行う。クライアント端末３において、この未参照文書一覧の表示データの生成を行う未参照文書一覧生成手段としては、例えば、図２に示す文書データ表示処理部３３が挙げられる。

図２０は、クライアント端末３の文書管理方法において文書の表示が行われた結果実行される未参照文書情報ファイルに対する参照済文書レコードの削除処理を示すフローチャートである。この図２０の処理は、本発明の実施形態においてはクライアント端末３側で実行され、この未参照文書情報ファイルから参照済文書レコードの削除処理を行う削除手段としては、例えば、図３に示す中央処理装置が挙げられる。

まず、ステップＳ２００１では、クライアント端末３で文書の表示が行われると、参照済の当該文書における文書ＩＤ及び文書作成日時を取得する。続いて、ステップＳ２００２では、取得した文書ＩＤ及び文書作成日時をもとに、図１４の未参照文書情報ファイル内に当該参照済文書レコードがあるかを検索する。

参照済文書を示すレコードが未参照文書情報ファイル内に存在する場合には、続いて、ステップＳ２００３において、未参照文書情報ファイルから当該参照済文書レコードを削除する。続いて、ステップＳ２００４では、当該参照済文書レコードが削除された未文書文書情報ファイルを更新して保存する。

尚、本発明の実施形態においては、クライアントサーバ型で実現されるものであるが、他の実施形態としては、Ｗｅｂサーバ、アプリケーションサーバ及びクライアント（ブラウザアプリ）から形態でもプラグインモジュールのダウンロードや、Ｊａｖａ（Ｒ）アプレットでも実現可能である。

本実施形態によれば、ユーザ毎に未参照文書の管理を行う際に、当該未参照文書における更新処理をクライアント端末３側で行うようにしたので、従来例と比して文書共有サーバ２における処理の負荷を軽減させることができる。

また、従来テーブル管理であった未参照文書管理テーブルと同等の内容をユーザ単位の未参照文書情報ファイル（図１４に示す）に、例えばテキスト形式等で記述することにより、クライアントとのやり取りが可能となりサーバで管理（記憶）できる。

前述した実施形態による文書共有システム（クライアント端末２及び文書共有サーバ２を含む）を構成する各手段、並びに文書管理方法の各ステップ（図１６のステップ［１］〜ステップ［１６］、図１７のステップ［１］〜ステップ［４］、図１８のステップＳ１８０１〜１８０４、図１９のステップＳ１９０１〜１９０５、図２０のステップＳ２００１〜２００４）は、コンピュータのＲＡＭやＲＯＭなどに記憶されたプログラムが動作することによって実現できる。このプログラム及び当該プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体は本発明に含まれる。

具体的に、前記プログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭのような記憶媒体に記憶し、或いは各種伝送媒体を介し、コンピュータに提供される。前記プログラムを記憶する記憶媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ以外に、フレキシブルディスク、ハードディスク、磁気テープ、光磁気ディスク、不揮発性メモリカード等を用いることができる。他方、前記プログラムの伝送媒体としては、プログラム情報を搬送波として伝搬させて供給するためのコンピュータネットワーク（ＬＡＮ、インターネットの等のＷＡＮ、無線通信ネットワーク等）システムにおける通信媒体（光ファイバ等の有線回線や無線回線等）を用いることができる。

また、コンピュータが供給されたプログラムを実行することにより前述の実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムがコンピュータにおいて稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）或いは他のアプリケーションソフト等と共同して前述の実施形態の機能が実現される場合や、供給されたプログラムの処理の全て或いは一部がコンピュータの機能拡張ボードや機能拡張ユニットにより行われて前述の実施形態の機能が実現される場合も、かかるプログラムは本発明に含まれる。

本発明の実施形態に係わる文書共有システムの構成を示す図である。 本発明の実施形態に係わる文書共有システムの機能構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係わるサーバ（文書共有サーバ）あるいはクライアント端末のハードウエア構成を示した図である。 文書共有サーバ内の共有文書の格納形態を示した図である。 クライアント端末３において文書一覧を表示した形態を示した図である。 図５の文書リストの中からユーザが選択した文書が表示された状態を示した図である。 文書共有サーバの利用が可能なユーザの認証や権限の管理を行うためのユーザマスタテーブルを示した図である。 図４に示した文書管理階層におけるフォルダを識別／管理するためのフォルダマスタテーブルを示した図である。 図４に示した文書管理階層における文書を識別／管理するための文書マスタテーブルを示した図である。 図７のユーザマスタテーブルに登録される各ユーザと、図８のフォルダマスタテーブルに登録される図４の各フォルダとの対応関係を管理するためのテーブルを示した図である。 図４の文書管理階層におけるフォルダと文書との対応関係を管理するためのテーブルを示した図である。 図２に示した共有文書データ格納領域に格納される各文書データを管理するための文書データ管理テーブルを示した図である。 図２に示した共有文書データ格納領域内の各文書データが格納された順番を時系列に把握するための文書登録履歴管理テーブルを示した図である。 ユーザ毎の未参照文書を識別するための未参照文書情報が記載されたファイルの一例を示した図である。 図１４の未参照文書情報ファイルの情報を元にクライアント端末で表示される未参照文書一覧画面の一例を示した図である。 本発明の実施形態に係わる文書共有システムにおける文書管理方法の処理を示したシーケンス図である。 本発明の実施形態に係わる文書共有システムの未参照文書における文書管理方法の一覧表示処理を示したシーケンス図である。 サーバ（文書共有サーバ）の文書管理方法における未参照文書情報ファイルの更新用データの抽出処理を示したフローチャートである。 クライアント端末３の文書管理方法における未参照文書情報ファイルの更新処理を示したフローチャートである。 クライアント端末３の文書管理方法において文書の表示が行われた結果実行される未参照文書情報ファイルに対する参照済文書レコードの削除処理を示すフローチャートである。 サーバにおいて管理されているユーザ毎の未参照文書管理データを示した図である。 従来の電子文書共有システムにおける未参照文書に関する動作シーケンスを示した図である。 図２２の（Ａ）で示した未参照文書一覧作成処理におけるサーバでのフローチャートである。 図２２の（Ｅ）で示した未参照文書管理テーブル内の参照済み文書レコード削除処理におけるサーバでのフローチャートである。

符号の説明

１ 業務ホスト／アプリケーションサーバ
２ 文書共有サーバ
３ クライアント端末
４ ネットワーク
１１ 業務プログラム／アプリケーション
２１ 文書データ変換／登録処理部
２２ 共有文書データ格納領域
２３ 通信処理部
２４ マスタ／文書管理情報検索／入出力処理部
２５ マスタ／文書管理情報格納データベース
２６ 文書データ検索／入出力処理部
２７ ユーザ別未参照文書情報ファイル格納領域
３１ 通信処理部
３２ 画面操作処理部
３３ 文書データ表示処理部
３４ 操作部
３５ 表示装置

Claims (14)

1. 複数の文書データを保持するサーバ装置とネットワークを介して接続されたクライアント端末装置であって、
   前記サーバ装置に記憶されている、ログイン要求を行ったユーザが参照していない未参照文書の情報が記述された未参照文書情報ファイルと、前記文書データの登録履歴情報及び前記未参照文書情報ファイルの更新に関わる情報に基づいて生成された新規登録文書情報とを少なくとも前記サーバ装置から受信する受信手段と、
   前記新規登録文書情報に基づいて前記未参照文書情報ファイルを更新する更新手段と、
   前記更新手段で更新された未参照文書情報ファイルを前記サーバ装置に送信する送信手段と
   を有することを特徴とするクライアント端末装置。
2. 前記受信手段は、当該ユーザに関するセキュリティ情報を更に前記サーバ装置から受信し、
   前記新規登録文書情報から前記セキュリティ情報のセキュリティ条件を満たす当該ユーザが参照可能な文書を示す参照可能文書情報を抽出する抽出手段を更に有し、
   前記更新手段は、前記抽出手段で抽出された前記参照可能文書情報を前記未参照文書情報ファイルに追加することを特徴とする請求項１に記載のクライアント端末装置。
3. 前記更新手段で更新された未参照文書情報ファイルに基づいて未参照文書一覧の表示用データを生成する未参照文書一覧生成手段を更に有することを特徴とする請求項１又は２に記載のクライアント端末装置。
4. 前記未参照文書情報ファイルから、前記ユーザにより選択され参照された文書データに該当する情報を削除する削除手段を更に有することを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載のクライアント端末装置。
5. クライアント端末装置とネットワークを介して接続され、複数の文書データを保持するサーバ装置であって、
   前記クライアント端末装置からのログイン情報に基づいて、前記クライアント端末装置及び当該クライアント端末装置を使用しているユーザの少なくともいずれか１つを識別するユーザ識別手段と、
   ユーザ毎に生成され、当該ユーザの未参照文書の情報が記述された未参照文書情報ファイルを記憶する未参照文書情報ファイル記憶手段と、
   前記文書データの登録履歴情報及び前記未参照文書情報ファイルの更新に関わる情報に基づいて新規登録文書情報を生成する新規登録文書情報生成手段と、
   前記未参照文書情報ファイルと、前記新規登録文書情報とを少なくとも前記クライアント端末装置に送信する送信手段と、
   前記クライアント端末装置において、前記新規登録文書情報に基づいて更新された未参照文書情報ファイルを前記クライアント端末装置から受信する受信手段と
   を有することを特徴とするサーバ装置。
6. 前記送信手段は、当該ユーザに関するセキュリティ情報を更に前記クライアント端末装置に送信し、
   前記受信手段は、前記クライアント端末装置において、前記新規登録文書情報から抽出された前記セキュリティ情報のセキュリティ条件を満たす当該ユーザが参照可能な文書を示す参照可能文書情報を追加することによって更新された未参照文書情報ファイルを前記クライアント端末装置から受信することを特徴とする請求項５に記載のサーバ装置。
7. 新規登録文書情報生成手段は、前記登録履歴情報における格納日時を参照して、前記未参照文書情報ファイルにおける最終更新日時以降に追加して登録された文書データを判断することにより、前記新規登録文書情報を生成することを特徴とする請求項５又は６に記載のサーバ装置。
8. 前記更新された未参照文書情報ファイルに基づいて未参照文書一覧の表示用データを生成する未参照文書一覧生成手段を更に有することを特徴とする請求項５〜７のいずれか１項に記載のサーバ装置。
9. 請求項１〜４のいずれか１項に記載のクライアント端末装置と、
   請求項５〜８のいずれか１項に記載のサーバ装置と
   を有することを特徴とする文書共有システム。
10. 複数の文書データを保持するサーバ装置とネットワークを介して接続されたクライアント端末装置における文書管理方法であって、
    前記サーバ装置に記憶されている、ログイン要求を行ったユーザが参照していない未参照文書の情報が記述された未参照文書情報ファイルと、前記文書データの登録履歴情報及び前記未参照文書情報ファイルの更新に関わる情報に基づいて生成された新規登録文書情報とを少なくとも前記サーバ装置から受信する受信ステップと、
    前記新規登録文書情報に基づいて前記未参照文書情報ファイルを更新する更新ステップと、
    前記更新ステップで更新された未参照文書情報ファイルを前記サーバ装置に送信する送信ステップと
    を有することを特徴とする文書管理方法。
11. クライアント端末装置とネットワークを介して接続され、複数の文書データを保持するサーバ装置における文書管理方法であって、
    前記クライアント端末装置からのログイン情報に基づいて、前記クライアント端末装置及び当該クライアント端末装置を使用しているユーザの少なくともいずれか１つを識別するユーザ識別ステップと、
    ユーザ毎に生成されて記憶され、当該ユーザの未参照文書の情報が記述された未参照文書情報ファイルの更新に関わる情報、及び前記文書データの登録履歴情報に基づいて新規登録文書情報を生成する新規登録文書情報生成ステップと、
    前記未参照文書情報ファイルと、前記新規登録文書情報とを少なくとも前記クライアント端末装置に送信する送信ステップと、
    前記クライアント端末装置において、前記新規登録文書情報に基づいて更新された未参照文書情報ファイルを前記クライアント端末装置から受信する受信ステップと
    を有することを特徴とする文書管理方法。
12. 複数の文書データを保持するサーバ装置とネットワークを介して接続されたクライアント端末装置における処理をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラムであって、
    前記サーバ装置に記憶されている、ログイン要求を行ったユーザが参照していない未参照文書の情報が記述された未参照文書情報ファイルと、前記文書データの登録履歴情報及び前記未参照文書情報ファイルの更新に関わる情報に基づいて生成された新規登録文書情報とを少なくとも前記サーバ装置から受信する受信処理と、
    前記新規登録文書情報に基づいて前記未参照文書情報ファイルを更新する更新処理と、
    前記更新処理で更新された未参照文書情報ファイルを前記サーバ装置に送信する送信処理と
    を有することを特徴とするコンピュータプログラム。
13. クライアント端末装置とネットワークを介して接続され、複数の文書データを保持するサーバ装置における処理をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラムであって、
    前記クライアント端末装置からのログイン情報に基づいて、前記クライアント端末装置及び当該クライアント端末装置を使用しているユーザの少なくともいずれか１つを識別するユーザ識別処理と、
    ユーザ毎に生成されて記憶され、当該ユーザの未参照文書の情報が記述された未参照文書情報ファイルの更新に関わる情報、及び前記文書データの登録履歴情報に基づいて新規登録文書情報を生成する新規登録文書情報生成処理と、
    前記未参照文書情報ファイルと、前記新規登録文書情報とを少なくとも前記クライアント端末装置に送信する送信処理と、
    前記クライアント端末装置において、前記新規登録文書情報に基づいて更新された未参照文書情報ファイルを前記クライアント端末装置から受信する受信処理と
    を有することを特徴とするコンピュータプログラム。
14. 請求項１２又は１３に記載のコンピュータプログラムを格納したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。

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