JP2008262449A - 文書管理装置及び文書処理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】格納済みの電子文書に基づいて生成された電子文書を格納する場合に、格納済みの電子文書に応じた態様で格納できる文書管理装置を提供する。
【解決手段】複数の電子文書を記憶し、利用者装置から文書送信要求を受け付けた場合に、要求された対象文書を利用者装置に対して送信するとともに、当該送信の履歴情報として対象文書の送信を要求した利用者と対象文書とを関連づける情報を記憶し、利用者装置から対象文書に基づいて生成された関連文書を格納する文書格納要求を受け付けた場合に、履歴情報に基づいて関連文書の元になった対象文書を特定する文書管理装置である。
【選択図】図２

Description

本発明は、文書管理装置及び文書処理プログラムに関する。

複数の電子文書を格納し、管理する文書管理装置が知られている。このような文書管理装置は、利用者の送信要求に応じて、格納された電子文書をパーソナルコンピュータ等の利用者装置に送信する。また、利用者の格納要求に応じて、利用者装置から送信された新たな電子文書を格納、保管する（例えば特許文献１、２参照）。
特開２００５−２１６１２９号公報 特開２００２−１８２９５６号公報

本発明の目的は、格納済みの電子文書に基づいて生成された電子文書を格納する場合に、格納済みの電子文書に応じた態様で格納できる文書管理装置及び文書処理プログラムを提供することにある。

請求項１記載の発明は、文書管理装置であって、複数の電子文書を記憶する文書記憶手段と、利用者装置から文書送信要求を受け付けた場合に、前記複数の電子文書のうち要求された対象電子文書を前記利用者装置に対して送信するとともに、当該送信の履歴情報として、前記対象電子文書の送信を要求した利用者と前記対象電子文書とを関連づける情報を記憶する文書送信手段と、前記利用者装置から、前記対象電子文書に基づいて生成された関連電子文書を格納する文書格納要求を受け付けた場合に、前記履歴情報に基づいて、前記関連電子文書の元になった前記対象電子文書を特定する元文書特定手段と、を含むことを特徴とする。

請求項２記載の発明は、コンピュータを、利用者装置から文書送信要求を受け付けた場合に、記憶部に記憶された複数の電子文書のうち要求された対象電子文書を前記利用者装置に対して送信するとともに、当該送信の履歴情報として、前記対象電子文書の送信を要求した利用者と前記対象電子文書とを関連づける情報を記憶させる文書送信手段、及び前記利用者装置から、前記対象電子文書に基づいて生成された関連電子文書を格納する文書格納要求を受け付けた場合に、前記履歴情報に基づいて、前記関連電子文書の元になった前記対象電子文書を特定する元文書特定手段、として機能させるための文書処理プログラムである。

請求項３記載の発明は、請求項２記載の文書処理プログラムであって、前記複数の電子文書が、それぞれ複数の電子文書群のいずれかに関連づけて記憶される場合に、さらに、前記関連電子文書を、前記元文書特定手段により特定された前記対象電子文書に応じて決まる電子文書群に関連づけて格納する関連文書格納手段、として前記コンピュータを機能させることを特徴とする。

請求項４記載の発明は、請求項２又は３記載の文書処理プログラムであって、前記文書送信手段は、前記履歴情報として、さらに前記送信を行った時期を関連づけて記憶させ、前記元文書特定手段は、前記履歴情報に含まれる前記送信を行った時期に基づいて、前記対象電子文書を特定することを特徴とする。

請求項５記載の発明は、請求項２から４のいずれか一項に記載の文書処理プログラムであって、前記元文書特定手段は、前記関連電子文書の文書名又は種別にさらに基づいて、前記対象電子文書を特定することを特徴とする。

請求項１及び２記載の発明によれば、格納済みの電子文書に基づいて生成された電子文書を格納する場合に、格納済みの電子文書に応じた態様で格納できる。

請求項３記載の発明によれば、格納済みの電子文書に基づいて生成された電子文書を格納する場合に、当該電子文書を関連づける電子文書群を利用者が明示せずとも、電子文書群への関連づけを行うことができる。

請求項４記載の発明によれば、過去に利用者に対して送信を行った時期を考慮して、関連電子文書の元になった対象電子文書を特定することができる。

請求項５記載の発明によれば、本構成を有しない場合と比較して、関連電子文書の元になった対象電子文書を特定する際の精度を向上することができる。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。本発明の一実施形態に係る文書管理装置１は、図１に示すように、制御部１１と、記憶部１２と、通信部１３と、を含んで構成されている。また、ローカルエリアネットワークなどの通信手段を介して、利用者装置２と接続されている。

制御部１１は、例えばＣＰＵ等であって、記憶部１２に格納されたプログラムに従って動作する。本実施形態において、制御部１１は、利用者装置２からの要求に応じて、記憶部１２への電子文書の格納や、記憶部１２から読み出した電子文書の送信を行う。本実施形態において制御部１１が実行する処理の例については、後述する。

記憶部１２は、ＲＡＭやＲＯＭ等のメモリ素子、ハードディスク等のディスクデバイスなどのコンピュータ読み取り可能な情報記憶媒体を含んで構成される。記憶部１２には、制御部１１により実行されるプログラムが格納される。このプログラムは、例えばインターネット等の電気通信回線を介して提供されてもよいし、例えばＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な各種の情報記憶媒体に格納されて提供されてもよい。また、記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとしても動作する。

さらに本実施形態において、記憶部１２は、文書管理装置１の管理対象となる複数の電子文書を記憶する。電子文書は、文書管理装置１による管理対象となる、コンピュータ読み取り可能な各種の電子情報である。電子文書は、テキストデータだけでなく、例えば図面データ、画像データ、音声データなどであってもよい。なお、以下では、文書管理装置１の記憶部１２に記憶された各電子文書を、保管文書という。

また、これらの保管文書は、それぞれ複数の文書群（電子文書群）のいずれかに関連づけて記憶されてもよい。ここで文書群は、文書管理装置１に格納された保管文書を分類するためのグループである。文書群は、例えば階層構造のフォルダやディレクトリなどであってもよいし、各保管文書に設定された分類情報などの属性情報によって決まるグループであってもよい。

通信部１３は、例えばモデムやＬＡＮカード等の通信インタフェースである。通信部１３は、制御部１１からの指示に従って、通信手段を介して利用者装置２に対して情報を送信する。また、通信手段を介して利用者装置２から到来した情報を受け入れて、制御部１１に対して出力する。

利用者装置２は、例えばパーソナルコンピュータ等であって、文書管理装置１の利用者が使用する情報処理装置である。利用者装置２は、利用者の指示操作に従って、文書管理装置１に対して各種の処理要求を送信する。また、文書管理装置１から、当該処理要求に対する応答を受信する。

次に、文書管理装置１が実現する機能について、図２の機能ブロック図の例に基づいて説明する。図２に示すように、文書管理装置１は、機能的に、文書送信部２１と、元文書特定部２２と、文書格納部２３と、を含んで構成される。これらの機能は、制御部１１が記憶部１２に格納されたプログラムを実行することによって実現できる。

文書送信部２１は、利用者装置２から送信される文書送信要求を受け付ける。そして、受け付けた文書送信要求に応じて、要求された保管文書を利用者装置２に対して送信する。なお、以下では、利用者による文書送信要求の対象となった保管文書を対象文書（対象電子文書）という。

具体例として、まず利用者装置２は、利用者の指示に従って、文書管理装置１に利用者を識別する情報を送信することにより、文書管理装置１にログオンし、その利用を開始する。さらに利用者装置２は、利用者の指示に応じて、対象文書を特定する情報を含んだ文書送信要求を文書管理装置１に送信する。文書送信要求を受け付けた文書送信部２１は、要求された対象文書について設定されたアクセス権限情報を参照し、ログオンした利用者に対象文書をダウンロードする権限があるか否かを判定する。判定の結果、ダウンロード権限があると判定した場合、文書送信部２１は、利用者装置２に対して対象文書のデータを送信する送信処理を行う。これにより、利用者装置２は対象文書をダウンロードし、ダウンロードした対象文書のデータを記憶する。

また、文書送信部２１は、この送信処理の履歴情報として、対象文書の送信を要求した利用者と、対象文書と、を関連づける情報を記憶する。

このような履歴情報を記憶する処理によって、文書管理装置１の記憶部１２には、利用者による各保管文書へのアクセスに関する履歴情報Ｌが蓄積される。図３は、文書管理装置１が記録する履歴情報Ｌの内容の一例を示す説明図である。図３の例においては、それぞれのアクセスについて、電子文書にアクセスした利用者を識別する利用者識別情報と、アクセス対象となった電子文書を特定する文書特定情報と、アクセスの種類（ダウンロード、新規登録、更新など）を示す情報と、アクセスを行った日時の情報と、が関連づけて記憶されている。なお、本実施例ではアクセスを行った日時の情報としたが、アクセスを行った月日の情報等の、アクセスを行った時期の情報であればよい。

なお、図３の例においては、複数の利用者からのアクセス、また様々な種類のアクセスを一つの履歴情報Ｌで管理することとしているが、これに限らず履歴情報Ｌは利用者ごとに生成されてもよいし、またアクセスの種類ごとに生成されてもよい。あるいは、送信処理に関する履歴情報Ｌだけが記録されることとしてもよい。

以上説明した処理によって文書管理装置１から対象文書をダウンロードした利用者は、単に利用者装置２上で対象文書を参照するだけの場合もあるが、利用者装置２上で対象文書の編集作業を行い、その内容を更新する場合もある。この編集作業によって、利用者装置２は、元の対象文書とは異なる内容を含んだ電子文書を生成する。このように、文書管理装置１から送信された対象文書に基づいて利用者が生成した電子文書を、以下では関連文書（関連電子文書）という。

元文書特定部２２は、利用者装置２から、電子文書を格納する文書格納要求を受け付ける。この場合において、格納対象として指定された電子文書が関連文書である場合、履歴情報Ｌに基づいて、関連文書の元になった電子文書（元文書）を特定する処理を行う。

具体例として、利用者装置２は、利用者の指示に応じて、文書管理装置１に格納済みの電子文書を更新する指定を含んだ文書格納要求を送信してもよい。このような指定がある場合、文書格納要求の対象となった電子文書の元文書が、既に文書管理装置１内に記憶されていると推定される。しかしながら、関連文書は元文書から内容が変更された別の電子文書になっているため、記憶部１２に記憶された保管文書のうち、どれが関連文書の元文書であるかは、必ずしも明らかではない。そこで元文書特定部２２は、履歴情報Ｌを用いて、関連文書に対する元文書を特定する文書特定処理を行う。

以下、文書特定処理の具体例について、図４のフロー図を用いて説明する。まず元文書特定部２２は、利用者装置２から文書格納要求を受信する（Ｓ１）。そして、利用者の指定などに基づいて、文書格納要求の対象となった電子文書が、送信済みの対象文書に基づいて生成された関連文書であるか否かを判定する（Ｓ２）。

Ｓ２の処理において関連文書でないと判定した場合には、元文書特定部２２は処理を終了し、続いて文書格納部２３が要求された電子文書の格納を行う。一方、Ｓ２の処理において関連文書であると判定した場合、元文書特定部２２は、履歴情報Ｌを参照して、文書格納要求を行った利用者が過去に文書管理装置１からダウンロードした対象文書を、元文書の候補として抽出する（Ｓ３）。例えば図３に示す履歴情報Ｌが文書管理装置１に記録されている状態で、ユーザ２が文書格納要求を行った場合、番号３及び４で示されるレコードに関連づけられた文書Ａ及び文書Ｂが、元文書の候補として抽出される。

さらに元文書特定部２２は、Ｓ３の処理で元文書の候補として抽出された保管文書の中から、元文書を選択する（Ｓ４）。具体例として、元文書特定部２２は、文書名に基づいて元文書を選択する。例えば、格納を要求された関連文書と同じ文書名の電子文書が元文書の候補に含まれている場合には、その同じ文書名の電子文書を元文書として選択する。また、元文書特定部２２は、電子文書の種別（データ形式、ＭＩＭＥタイプなど）に基づいて候補の絞込みを行ってもよい。例えば、格納を要求された関連文書と同じ種別の電子文書を元文書の候補として残し、それ以外の電子文書については元文書の候補から除外する。

さらに、元文書特定部２２は、履歴情報Ｌに含まれるダウンロード日時（文書送信部２１が送信を行った日時）などのダウンロード時期の情報に基づいて候補の絞込みを行ってもよい。例えば、文書格納要求があった時点に対して、所定期間を超える過去の時点においてダウンロードされた対象文書については、元文書の候補から除外してもよい。

また、元文書特定部２２は、以上説明したような処理によって元文書を一つに絞り込めない場合には、文書内容の一致度に応じて元文書を選択してもよい。例えば、元文書の候補のそれぞれについて、格納を要求された関連文書との間で内容の比較を行い、内容の一致度が比較的高い電子文書を元文書として選択する。また、電子文書の長さ（データ長）に応じて元文書を選択してもよい。例えば、関連文書に対してデータ長が所定の割合以上異なる対象文書については、元文書の候補から除外してもよい。また、データ長が関連文書より大きな対象文書については、元文書の候補から除外してもよい。

あるいは、元文書特定部２２は、利用者装置２に対して元文書の候補を示すリストを送信することによって、利用者に元文書の候補を提示してもよい。この場合において、元文書の候補のリスト内における順序は、履歴情報Ｌに含まれるダウンロード日時の情報に基づいてソートされたものであってもよい。あるいは、関連文書と各候補との間の文書名又は文書内容の一致度に基づいてソートされたものであってもよい。この場合には、利用者は利用者装置２に対する指示操作によって、提示されたリストの中から元文書を指定する。元文書特定部２２は、利用者によって指定された電子文書を元文書として選択する。

また、元文書特定部２２は、Ｓ３の処理で抽出された元文書の候補に対して設定されている、各種の属性情報を用いて、元文書を選択してもよい。例えば、元文書の候補のうち、文書格納要求を行った利用者に対して更新のアクセス権限が設定されていない電子文書を、元文書の候補から除外してもよい。また、元文書の候補のリストを利用者に提示する場合に、各電子文書のそれぞれについて設定されたアクセス権限の情報を比較し、より公開範囲（参照を許可された利用者の範囲）の広い電子文書の優先順位が高くなるような順序で、リストの提示を行ってもよい。あるいは、文書格納要求を行った利用者が文書管理装置１への新規登録を行った電子文書や、文書格納要求を行った利用者が文書編集中であることの指定（ロック指定）を行った電子文書を、元文書として選択してもよい。

さらに、文書管理装置１を利用する各利用者が、複数の利用者群（ユーザーグループ）のいずれかに関連づけられて管理されている場合、元文書特定部２２は、この利用者群の情報を利用して元文書を選択してもよい。例えば元文書特定部２２は、元文書の候補のうち、文書格納要求を行った利用者と同じ利用者群に属する利用者が文書管理装置１への新規登録を行った電子文書を、元文書として選択してもよい。

文書格納部２３は、文書格納要求の対象となった電子文書を、保管文書として記憶部１２に格納する。この場合において、文書格納要求の対象となった電子文書が対象文書に基づいて生成された関連文書である場合には、元文書特定部２２により特定された対象文書に応じた態様で格納する。例えば、格納済みの電子文書を更新する指定が文書格納要求に含まれていた場合には、文書格納部２３は、元文書特定部２２によって特定された電子文書を削除して、利用者装置２から送信された関連文書に置き換える。

また、文書管理装置１が保管文書をそれぞれ複数の文書群のいずれかに関連づけて記憶している場合、文書格納部２３は、元文書特定部２２により特定された対象文書に応じて決まる文書群に関連づけて、関連文書を格納する。具体例として、文書格納部２３は、関連文書を元文書特定部２２によって特定された対象文書と同じフォルダに格納する。

また、文書格納部２３は、関連文書に、対象文書の文書名に応じて決まる文書名を付与してもよい。また、対象文書について設定された属性情報（分類情報やアクセス権限情報など）に応じて決まる属性情報を付与してもよい。

なお、本発明の実施の形態は、以上説明した例に限られない。例えば上述した例においては、関連文書は対象文書を更新した電子文書であって、文書管理装置１は、文書格納要求に応じて対象文書を関連文書で置き換えることとしている。しかしながら、これに限らず、関連文書は文書管理装置１に新規登録される電子文書であってもよい。例えば対象文書は、所定の雛形文書や、アンケートの質問用紙を含んだ電子文書などであってもよい。この場合、利用者は、対象文書をダウンロードした後、ダウンロードした対象文書に基づいて新たな電子文書を関連文書として生成する。文書格納部２３は、利用者の関連文書を格納する文書格納要求に応じて、対象文書を削除せずに、関連文書を新たな電子文書として新規登録する処理を行う。この場合にも、文書格納部２３は、関連文書を対象文書と同じフォルダに格納してもよい。あるいは、関連文書を対象文書が格納されたフォルダに属する所定の下位フォルダに格納してもよい。また、文書格納部２３は、格納する関連文書の所定の属性情報について、対象文書に応じて決まる属性を付与してもよい。

また、以上の説明においては、元文書特定部２２による特定対象となる元文書は、文書管理装置１内に残っている保管文書であることとしているが、元文書特定部２２は、既に他の利用者などによって文書管理装置１から削除された電子文書を、元文書として選択してもよい。例えば文書管理装置１は、履歴情報Ｌに含まれる文書特定情報と、当該文書特定情報によって特定される電子文書が関連づけられた文書群と、を関連づける文書データベースを保持しており、当該電子文書の削除後もこの情報を維持することとする。この場合、前述したＳ３の処理で履歴情報Ｌから抽出された元文書の候補が既に文書管理装置１から削除されていても、元文書特定部２２は、前述した条件に応じて、このような電子文書を元文書として特定する。そして、文書格納部２３は、文書データベースの情報に基づいて、削除済みの電子文書が関連づけられていた文書群に関連づけて関連文書を格納する。また、文書群の情報自体が削除されている場合（例えば元文書が属しているフォルダが削除されている場合）、削除された文書群を再生成して、再生成した文書群に関連づけて関連文書を格納してもよい。なお、文書格納部２３は、元文書特定部２２によって特定された元文書が既に削除されている場合、その旨を利用者に通知してもよい。この場合、利用者の指示に従って、関連文書を削除済みの電子文書と同じ文書群に関連づけるか否かを決定してもよい。

本発明の実施の形態に係る文書管理装置の構成例を表すブロック図である。 本発明の実施の形態に係る文書管理装置の機能例を表す機能ブロック図である。 本発明の実施の形態に係る文書管理装置によって記録される履歴情報の一例を示す説明図である。 本発明の実施の形態に係る文書管理装置が実行する処理の一例を示すフロー図である。

符号の説明

１ 文書管理装置、２ 利用者装置、１１ 制御部、１２ 記憶部、１３ 通信部、２１ 文書送信部、２２ 元文書特定部、２３ 文書格納部。

Claims (5)

1. 複数の電子文書を記憶する文書記憶手段と、
   利用者装置から文書送信要求を受け付けた場合に、前記複数の電子文書のうち要求された対象電子文書を前記利用者装置に対して送信するとともに、当該送信の履歴情報として、前記対象電子文書の送信を要求した利用者と前記対象電子文書とを関連づける情報を記憶する文書送信手段と、
   前記利用者装置から、前記対象電子文書に基づいて生成された関連電子文書を格納する文書格納要求を受け付けた場合に、前記履歴情報に基づいて、前記関連電子文書の元になった前記対象電子文書を特定する元文書特定手段と、
   を含むことを特徴とする文書管理装置。
2. コンピュータを、
   利用者装置から文書送信要求を受け付けた場合に、記憶部に記憶された複数の電子文書のうち要求された対象電子文書を前記利用者装置に対して送信するとともに、当該送信の履歴情報として、前記対象電子文書の送信を要求した利用者と前記対象電子文書とを関連づける情報を記憶させる文書送信手段、及び
   前記利用者装置から、前記対象電子文書に基づいて生成された関連電子文書を格納する文書格納要求を受け付けた場合に、前記履歴情報に基づいて、前記関連電子文書の元になった前記対象電子文書を特定する元文書特定手段、
   として機能させるための文書処理プログラム。
3. 前記複数の電子文書が、それぞれ複数の電子文書群のいずれかに関連づけて記憶される場合に、
   さらに、前記関連電子文書を、前記元文書特定手段により特定された前記対象電子文書に応じて決まる電子文書群に関連づけて格納する関連文書格納手段、
   として前記コンピュータを機能させることを特徴とする請求項２記載の文書処理プログラム。
4. 前記文書送信手段は、前記履歴情報として、さらに前記送信を行った時期を関連づけて記憶させ、
   前記元文書特定手段は、前記履歴情報に含まれる前記送信を行った時期に基づいて、前記対象電子文書を特定する
   ことを特徴とする請求項２又は３記載の文書処理プログラム。
5. 前記元文書特定手段は、前記関連電子文書の文書名又は種別にさらに基づいて、前記対象電子文書を特定する
   ことを特徴とする請求項２から４のいずれか一項に記載の文書処理プログラム。

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