JP7115179B2 - 履歴管理装置、履歴管理プログラム及び履歴管理システム - Google Patents

Description

本発明は、履歴管理装置、履歴管理プログラム及び履歴管理システムに関する。

特許文献１には、管理サーバと通信可能な画像処理装置であって、画像データを格納する格納手段と、原稿を読み取って、読み取られた原稿の画像データを格納手段に格納する入力ジョブと、入力ジョブの実行によって格納手段に格納された画像データに基づく印刷を行う出力ジョブとを実行可能なジョブ実行手段と、ジョブ実行手段が実行するジョブが入力ジョブである場合には、当該入力ジョブの実行によって格納手段に格納された画像データを当該入力ジョブの履歴情報としてジョブごとに管理サーバに記憶させ、ジョブ実行手段が実行するジョブが出力ジョブである場合には、当該出力ジョブの実行により印刷される画像データを管理サーバに記憶させずに、当該出力ジョブの実行により印刷される画像データがどの画像データであるかを示す情報として出力ジョブに対応する入力ジョブの実行によって管理サーバに記憶されている画像データを参照するための参照情報を当該出力ジョブの履歴情報として管理サーバにジョブごとに記憶させるよう制御する記憶制御手段とを有する画像処理装置が開示されている。

特開２０１０-１９３４７１号公報

プリンタなどの出力装置における文書の出力処理の履歴を管理する場合において、機密文書の漏洩を監視するという観点からは、出力処理の際に出力装置が生成した画像形式のデータを出力処理の履歴として記録しておくことが好ましい。ここで、画像形式のデータとは、文書の内容が、複数の画素値の二次元の配列によって表現されたデータをいい、一例としては、ラスターイメージのデータである。こうした画像形式のデータを出力処理の履歴として保存しておくことで、これを機密文書の漏洩行為が行われたか否かの証拠として利用することが可能となる。

しかしながら、画像形式のデータは、テキストデータと比べて、ファイルサイズが大きい。そのため、すべての出力処理に対して画像形式のデータを出力処理の履歴として蓄積しておくことは、テキストデータを蓄積する場合と比べて、出力処理の履歴のデータ量が増大するという問題がある。

本開示は、出力装置における文書の出力処理の履歴を管理する場合において、すべての出力処理に対して画像形式のデータを出力処理の履歴として記録する場合に比べて、履歴管理の網羅性を損なうことなく、蓄積される出力処理の履歴のデータ量を削減することができる履歴管理装置、履歴管理プログラム、及び履歴管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１に記載の履歴管理装置は、文書を出力する出力処理を実行する出力装置において、出力処理の実行に際して設定された出力処理の設定内容と、文書が格納されている格納装置の格納先を表す格納先情報とを、出力処理の履歴として記憶部に記録する第１記録部と、出力処理が実行された後に、格納装置に対して入力され、出力処理の対象となった文書を操作するための操作指示であって、文書に対する操作が行われた結果、格納先情報によって文書を参照することが不能になる操作指示が入力された場合に、操作指示が入力されたことを表す通知を格納装置から取得する第１取得部と、通知を取得した場合に、操作指示に応じた処理が格納装置において実行される前に操作指示の対象となった文書を格納装置から取得する第２取得部と、第２取得部によって取得された文書と設定内容とに基づいて、出力処理の際に生成され、文書の表示内容が複数の画素値の二次元の配列によって表現された画像形式のデータを再現する再現部と、再現部によって再現された画像形式のデータを、出力処理の履歴として記録する第２記録部と、を備えている。

また、請求項２に記載の履歴管理装置は、請求項１に記載の発明において、第１記録部が出力処理の履歴を記録する際に、格納先情報を探索する探索部を備えている。

また、請求項３に記載の履歴管理装置は、請求項２に記載の発明において、出力処理の対象となる文書が、格納装置から端末装置を経由して出力装置に入力される場合において、探索部は、文書の識別情報と、端末装置を使用するユーザの識別情報と、出力処理の処理日時とに基づいて、格納装置の識別情報を含む格納先情報を探索する。

また、請求項４に記載の履歴管理装置は、請求項１から３のいずれか１項に記載の発明において、文書の識別情報が同一の文書について複数の出力処理が実行され、かつ、複数の出力処理の履歴のそれぞれに格納先情報が記録された後に、格納装置において操作指示が入力された場合において、複数の出力処理の履歴に含まれる、各出力処理の設定内容に基づいて再現部によって再現される複数の画像形式のデータの類似度が予め設定された基準以上の場合は、１つの出力処理の履歴にのみ、画像形式のデータを追加し、残りの出力処理の履歴には、画像形式のデータを追加せず、類似度が基準未満の場合は、複数の出力処理の履歴のそれぞれに、画像形式のデータを追加する。

また、請求項５に記載の履歴管理装置は、請求項１から４のいずれか１項に記載の発明において、操作指示には、文書を格納装置から削除する指示、文書の内容を更新する指示、及び格納装置内において文書の格納先を変更する指示のうちの少なくとも１つが含まれる。

また、請求項６に記載の履歴管理装置は、請求項５に記載の発明において、格納装置内の文書が更新され、かつ、格納装置内において更新前の文書と更新後の文書の両方が格納される場合において、格納装置から更新前の文書の格納先情報を取得する第３取得部を備えており、第１記録部は、出力処理の履歴に含まれる格納先情報を、第３取得部が取得した、更新前の文書の格納先情報に変更し、かつ、格納先情報の変更が行われた場合は、第２記録部は、出力処理の履歴に、更新前の文書の画像形式のデータを追加しない。

更に、上記目的を達成するために、請求項７に記載の履歴管理プログラムは、文書を出力する出力処理を実行する出力装置において、出力処理の実行に際して設定された出力処理の設定内容と、文書が格納されている格納装置の格納先を表す格納先情報とを、出力処理の履歴として記憶部に記録する第１記録部と、出力処理が実行された後に、格納装置に対して入力され、出力処理の対象となった文書を操作するための操作指示であって、文書に対する操作が行われた結果、格納先情報によって文書を参照することが不能になる操作指示が入力された場合に、操作指示が入力されたことを表す通知を格納装置から取得する第１取得部と、通知を取得した場合に、操作指示に応じた処理が格納装置において実行される前に操作指示の対象となった文書を格納装置から取得する第２取得部と、第２取得部によって取得された文書と設定内容とに基づいて、出力処理の際に生成され、文書の表示内容が複数の画素値の二次元の配列によって表現された画像形式のデータを再現する再現部と、再現部によって再現された画像形式のデータを、出力処理の履歴として記録する第２記録部と、を備えた履歴管理装置として、コンピュータを機能させる。

更に、上記目的を達成するために、請求項８に記載の履歴管理システムは、文書を格納する少なくとも１つの格納装置と、請求項１から６のいずれか１項に記載の履歴管理装置とを含む。

請求項１、請求項７及び請求項８に記載の発明によれば、出力装置における文書の出力処理の履歴を管理する場合において、すべての出力処理に対して画像形式のデータを出力処理の履歴として記録する場合に比べて、履歴管理の網羅性を損なうことなく、蓄積される出力処理の履歴のデータ量を削減することができる。

請求項２に係る発明によれば、文書の正確な格納先情報を記録できる可能性が高い。

請求項３に係る発明によれば、文書が格納されている格納装置に直接アクセスできる格納先情報を得ることができる。

請求項４に係る発明によれば、すべての出力処理に対して画像形式のデータを出力処理の履歴と記録する場合と比べて、データ容量を削減できる。

請求項５に係る発明によれば、格納装置において、文書が削除、更新及び格納先の変更のいずれかが行われた場合に対応できる。

請求項６に係る発明によれば、すべての出力処理に対して画像形式のデータを出力処理の履歴と記録する場合と比べて、データ量を削減できる。

実施形態に係る履歴管理装置及び履歴管理システムの構成の一例を示す図である。 実施形態に係る履歴管理装置の電気的な構成の一例を示すブロック図である。 実施形態に係る履歴管理装置の機能的な構成の一例を示すブロック図である。 実施形態に係るリンク探索部の処理の内容を説明する図である。 実施形態に係る履歴管理の処理手順の一例を示すフローチャートである。 実施形態に係る処理の第１例を示す図である。 実施形態に係る処理の第２例を示す図である。 実施形態に係る処理の第３例を示す図である。 実施形態に係る処理の第４例を示す図である。 実施形態に係る処理の第５例を示す図である。 図７に示す第１例にイメージログが追加された状態を示す図である。 実施形態に係る処理の第１変形例を示す図である。 実施形態に係るイメージログの類似判定の手順の一例を示すフローチャートである。 実施形態に係る処理の第２変形例を示す図である。

以下、図面を参照して、本発明に係る履歴管理装置及び履歴管理システムの実施形態について詳細に説明する。

図１は、実施形態の一例である履歴管理システム１０を示す。図１に示すように、履歴管理システム１０は、履歴管理サーバ１１と、少なくとも１つの文書管理サーバ２１とを含む。履歴管理サーバ１１は、履歴管理装置の一例である。履歴管理システム１０は、例えば、会社内に設置される。履歴管理システム１０は、例えば、複数の出力装置１２と通信可能に接続されており、出力装置１２が実行する出力処理の履歴を管理する。

文書管理サーバ２１は、文書１７を格納する文書ＤＢ（データベース）２２を備えている。文書１７は、例えば、会社内で社員が使用する端末装置１９によって作成される。文書１７は、例えば、文字（記号及び数字を含む）、図形、図面及び表等の少なくとも１つを含む。会社内で作成された文書１７は、例えば、文書管理サーバ２１で管理される。文書１７は、文書１７の内容に関する文書データと、付帯情報とを含む。文書データには、テキスト、図形、図面、及び表などを表すデータが含まれる。付帯情報には、例えば、文書１７の作成者及び作成日時などの文書１７の属性に関する情報が含まれる。文書１７は、文書１７の内容に応じて、各種のファイル形式の電子データとして生成され、かつ、保存される。文書管理サーバ２１は文書ＤＢ２２を含めて、文書１７を格納する格納装置の一例である。

文書管理サーバ２１は、端末装置１９と通信可能に接続されており、端末装置１９から入力される、文書１７を操作するための操作指示を受け付ける。文書管理サーバ２１は、受け付けた操作指示の内容に応じた処理を実行する。操作指示には、例えば、文書１７の格納指示、文書１７の配信指示、文書１７の削除指示、文書１７の更新指示、及び文書１７の移動指示などがある。

文書管理サーバ２１は、端末装置１９からの文書１７の格納指示を受け付けると、端末装置１９から受信した文書１７を文書ＤＢ２２に格納する。また、文書管理サーバ２１は、端末装置１９からの配信指示に基づいて、文書ＤＢ２２内の文書１７を端末装置１９に配信する。

さらに、文書管理サーバ２１は、端末装置１９から文書１７の削除指示を受け付けると、文書ＤＢ２２内の文書１７を削除する。また、文書管理サーバ２１は、文書１７の更新指示を受け付けると、文書ＤＢ２２内の文書１７の内容を更新する。例えば、文書管理サーバ２１は、文書ＤＢ２２内に格納されている更新前の文書１７を、端末装置１９から新たに送信される更新後の文書１７に置き換えることで、文書ＤＢ２２内の文書１７の内容を更新する。また、文書管理サーバ２１は、端末装置１９から文書１７の移動指示を受け付けると、文書ＤＢ２２内の文書１７の格納先を変更する。移動指示は、文書１７の格納先を変更する指示の一例である。

出力装置１２は、文書１７を出力する出力処理を実行する出力装置の一例である。出力装置１２は、例えば、印刷機能及びＦＡＸ（ファクシミリ：facsimile）機能を有しており、印刷処理及びＦＡＸ処理を、文書１７を出力する出力処理として実行する。もちろん、出力装置１２は、さらに、コピー機能を有していてもよい。

出力装置１２は、例えば、端末装置１９から、出力処理の実行指示を受け付けて、受け付けた実行指示の内容に基づいて、出力処理を実行する。例えば、出力装置１２は、実行指示の内容が、印刷である場合は出力処理として印刷処理を、ＦＡＸの場合は出力処理としてＦＡＸ処理を実行する。端末装置１９を通じて出力処理の実行指示を行う場合には、まず、文書管理サーバ２１から端末装置１９に対して、出力処理の対象となる文書１７の配信を受ける。この後、端末装置１９から出力装置１２に対して、配信された文書１７と出力処理の実行指示が送信される。出力処理の実行指示には、端末装置１９の操作者ＩＤ（Identification Data)が含まれる。

出力装置１２は、出力処理を実行した場合には、第１ログ２３を出力し、出力した第１ログ２３を履歴管理サーバ１１に送信する。第１ログ２３には、文字形式の履歴に加えて、画像形式の履歴であるイメージログが含まれている。印刷処理及びＦＡＸ処理など、出力装置１２において実行される出力処理は、文書１７の電子データに基づいて、文書１７の表示内容が複数の画素の配列として表現される画像形式のデータを生成する処理を含む。イメージログは、出力処理の際に文書１７の電子データに基づいて生成された画像形式のデータの一例である。画像形式のデータは、例えば、ビットマップ形式のデータまたはラスターイメージなどである。イメージログは、例えば、機密文書の漏洩を目的として、出力装置１２において機密文書の不正な印刷等が行われた場合において、機密文書の漏洩行為が行われたか否かの証拠として利用可能なデータである。

履歴管理サーバ１１は、ログＤＢ（データベース）２４を有している。履歴管理サーバ１１は、各出力装置１２から第１ログ２３を受信すると、受信した第１ログ２３に基づいて、第２ログ２６を生成して、生成した第２ログ２６をログＤＢ２４に格納する。履歴管理サーバ１１は、後述するように、原則として、第１ログ２３に含まれるイメージログの代わりに、出力処理の対象となった文書１７のリンクを生成する。リンクは、文書ＤＢ２２内における文書１７の格納先を表す格納先情報であり、文書１７の格納装置の一例である文書管理サーバ２１の識別情報を含む格納先情報の一例である。リンクを使用することにより、文書ＤＢ２２内の文書１７の参照が可能になり、イメージログがなくても、出力処理の対象となった文書１７の内容が確認される。

履歴管理サーバ１１は、後述するように、文書管理サーバ２１から文書操作の通知を取得する。文書操作の通知は、端末装置１９から文書管理サーバ２１に入力される、文書１７に対する操作指示のうち予め設定された操作指示が入力されたことを、履歴管理サーバ１１に知らせる通知である。予め設定された操作指示には、例えば、文書１７の削除、更新、又は移動の指示などが含まれる。後述するように、履歴管理サーバ１１は、文書操作の通知を取得すると、リンクに基づいてイメージログを再現して、リンクの代わりに再現したイメージログを第２ログ２６として記録する。

図２に示すように、本実施形態に係る履歴管理システム１０の電気的な構成の一例を示す。履歴管理サーバ１１は、一例として、サーバコンピュータ及びパーソナルコンピュータなどの汎用的なコンピュータで構成される。図２に示すように、履歴管理サーバ１１は、主制御部１１０、通信部１１２、入力デバイス１１４、ディスプレイ１１６、及び外部Ｉ／Ｆ（Interface）１１８を備えている。

主制御部１１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１２０、メモリ１２２、ストレージデバイス１２４、バスライン１２６、及びＩ／Ｏ（インプット・アウトプット・インタフェース）１２８を含む。ＣＰＵ１２０、メモリ１２２、及びストレージデバイス１２４は、バスライン１２６を介して接続されている。バスライン１２６には、Ｉ／Ｏ１２８が接続されている。

ＣＰＵ１２０は、履歴管理サーバ１１の全体を統括的に制御する。メモリ１２２は、各種プログラムの実行時のワークエリア等として用いられる揮発性のメモリであり、メモリ１２２の一例としては、ＲＡＭ（Random Access Memory）が挙げられる。ストレージデバイス１２４は、例えば、履歴管理サーバ１１の基本的な動作を制御するプログラム及び各種パラメータ等のデータを格納する。ストレージデバイス１２４の一例としては、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable And Programmable Read-Only Memory）、又はフラッシュメモリ等が挙げられる。

通信部１１２は、Ｉ／Ｏ１２８と通信ネットワーク１２９に接続されている。通信部１１２は、通信ネットワーク１２９を介した情報の送受信を制御する。通信ネットワーク１２９は、ＬＡＮ（Local Area Network）、インターネット、及び公衆電話回線または専用回線を使用するＷＡＮ（Wide Area Network）等などで構成される。

外部Ｉ／Ｆ（Inter Face）１１８は、例えば、ＡＴＡ（AT Attachment）規格のコネクタ、及びＵＳＢ（Universal Serial Bus）コネクタなどのインタフェースである。外部Ｉ／Ｆ１１８において、例えば、ＡＴＡ規格のコネクタには、ログＤＢ２４が格納される外部ストレージデバイス１３２等の周辺機器が接続される。

ディスプレイ１１６は、Ｉ／Ｏ１２８に接続されており、ＣＰＵ１２０の制御下で、ＧＵＩ（Graphical User Interface）を構成する操作画面を含む各種情報を表示する。

また、入力デバイス１１４は、マウス及びキーボードなどからなり、操作指示を入力するための入力デバイスである。入力デバイス１１４は、Ｉ／Ｏ１２８に接続されており、ＣＰＵ１２０は、入力デバイス１１４を通じて、各種の操作指示を受け付ける。入力デバイス１１４は、例えば、履歴管理サーバ１１のメンテナンス用に使用される。

ストレージデバイス１２４には、アプリケーションプログラム（ＡＰ）１３０が格納されている。ＡＰ１３０には、コンピュータを履歴管理サーバ１１として機能させる履歴管理プログラムが含まれている。ＡＰ１３０に含まれる履歴管理プログラムは、本発明に係るプログラムの実施形態の一例である。

文書管理サーバ２１も、例えば、サーバ用コンピュータなどの汎用的なコンピュータで構成される。文書管理サーバ２１の電気的な構成の一例も、履歴管理サーバ１１と同様であるため、詳細な説明を省略する。

なお、本例において、文書管理サーバ２１については、汎用的なコンピュータの代わりに、通信ネットワーク１２９を介してアクセス可能なネットワークストレージデバイスを用いてもよい。ネットワークストレージデバイスとしては、例えば、ＮＡＳ（Network Attached Storage）及びＳＡＮ（Storage Area Network）などがある。

なお、本例の履歴管理サーバ１１において、ログＤＢ２４を、外部Ｉ／Ｆ１１８に接続された外部ストレージデバイス１３２に格納した例で説明している。しかし、外部ストレージデバイス１３２としては、通信ネットワーク１２９を介してアクセス可能な、ＮＡＳ及びＳＡＮなどのネットワークストレージデバイスを用いてもよい。また、ログＤＢ２４を単なる外部ストレージデバイスに格納する代わりに、文書ＤＢ２２と同様に、データベースサーバなどのサーバコンピュータ内に格納してもよい。

出力装置１２は、出力部１２Ａと出力制御部１２Ｂとを備えている。出力部１２Ａは、印刷処理及びＦＡＸ処理を実行する。出力部１２Ａは、文書１７を出力する際に、文書１７に基づいて画像形式のデータを生成する処理を実行する。出力装置１２は、通信ネットワーク１２９を介して履歴管理サーバ１１、文書管理サーバ２１、及び端末装置１９と通信可能に接続されている。出力制御部１２Ｂは、操作パネル及び端末装置１９から操作者が入力する、出力処理の実行指示を受け付ける。出力制御部１２Ｂは、実行指示の内容に基づいて、指定された文書１７の出力処理を実行するように、出力部１２Ａを制御する。また、出力制御部１２Ｂは、出力部１２Ａが出力処理を実行した際に第１ログ２３を履歴管理サーバ１１に送信する。

図３に一例として示すように、履歴管理サーバ１１において、ＣＰＵ１２０は、ＡＰ１３０の１つである、履歴管理プログラムを実行すると、ログ取得部３１、リンク探索部３２、第１記録部３３、通知取得部３４、文書取得部３６、再現部３７、及び第２記録部３８として機能する。

ログ取得部３１は、出力装置１２から送信される第１ログ２３を受信することにより、第１ログ２３を取得する。第１ログ２３には、イメージログの他に、基本情報及び出力設定情報が含まれる。

基本情報には、出力処理の対象となった文書１７のファイル名、端末装置１９を使用する操作者の操作者ＩＤ、及び出力日時などが含まれる。文書１７のファイル名は、文書の識別情報（文書ＩＤ）の一例であり、操作者ＩＤは、端末装置１９を使用するユーザの識別情報の一例である。出力日時は、出力処理の処理日時の一例である。

出力設定情報は、出力装置１２において、文書１７の出力処理の実行に際して設定された出力処理の設定内容を表す情報の一例である。出力設定情報には、例えば、文書１７の送信元、文書１７内のうち出力処理の対象となったページの指定、カラー印刷かモノクロ印刷かの色指定、出力解像度、用紙サイズ、用紙の縦横の向き、及び部数などが含まれる。この他、出力設定情報には、文書１７内の複数ページを１枚の用紙にまとめて印刷するか否かの指定等が含まれる。

ログ取得部３１は、取得した第１ログ２３を、リンク探索部３２と第１記録部３３に送信する。第１記録部３３は、第１ログ２３に基づいて第２ログ２６を生成して、生成した第２ログ２６をログＤＢ２４に格納する。具体的には、第１記録部３３は、第１ログ２３に含まれる情報に基づいて、情報の追加及び削除等の編集を行って、第２ログ２６を生成する。第２ログ２６には、第１ログ２３内の基本情報及び出力設定情報が含まれる。

また、第２ログ２６には、例えば、第１ログ２３には含まれていない、ＯＣＲ（Optical Character Reader）テキストとリンクが追加される。ＯＣＲテキストは、第１ログ２３内のイメージログに対してＯＣＲ処理を施すことにより生成される、文書１７の内容を表す文字情報である。

リンクは、出力処理の対象となった文書１７の文書ＤＢ２２内における格納先情報である。第１記録部３３は、リンク探索部３２からリンクを取得する。第１記録部３３は、第１ログ２３に含まれるイメージログの代わりに、取得したリンクを第２ログ２６に追加する。

図４に示すように、リンク探索部３２は、例えば、第１ログ２３に含まれる基本情報に基づいて、文書１７のリンクを探索する。第１ログ２３の基本情報には、出力日時、文書１７のファイル名、文書１７の送信元、及び操作者ＩＤが含まれる。

図４に示すように、出力処理の対象となる文書１７が、文書管理サーバ２１から端末装置１９を経由して出力装置１２に入力される場合がある。このような場合には、出力装置１２は、直接的には、端末装置１９から文書１７を受信する。そうすると、出力装置１２から見ると、文書１７の送信元は端末装置１９となる。その場合、第１ログ２３内の送信元の情報は、例えば「http:/pc11.co.jp/file1」といったＵＲＬ（Uniform Resource Locator）で示される。このＵＲＬは、ファイル名が「ｆｉｌｅ１」の文書１７が、「ｐｃ１１」という端末ＩＤの端末装置１９から送信されていることを示している。より詳細には、ＵＲＬには、文書ＤＢ２２内における、文書１７の格納先を示すディレクトリ名及びフォルダ名などが含まれるが、便宜上省略する。

本例において、文書１７の本来の格納先は、文書管理サーバ２１である。そのため、出力装置１２において文書１７が出力される場合は、その出力日時以前であって、出力日時に近い時間帯に文書管理サーバ２１から文書１７が配信されていると考えられる。そこで、文書１７の本来の格納先を示すリンクの探索に際して、リンク探索部３２は、まず、文書管理サーバ２１から配信履歴４１を取得する。配信履歴４１には、文書管理サーバ２１が実行した配信処理毎の履歴を示すレコードが記録されている。各レコードには、配信日時、ファイル名、操作者ＩＤ及び格納先情報が記録されている。操作者ＩＤは、端末装置１９から文書管理サーバ２１に対して文書１７の配信指示をした操作者のＩＤである。格納先情報は、文書管理サーバ２１内の文書１７のリンクであり、ＵＲＬで表される。

リンク探索部３２は、取得した配信履歴４１と、第１ログ２３内の出力日時、ファイル名、及び操作者ＩＤとを照合して、配信履歴４１内のどのレコードが、第１ログ２３内のファイル名に対応するレコードかを特定する。例えば、リンク探索部３２は、配信履歴４１において、第１ログ２３内の操作者ＩＤ及びファイル名と一致するレコードであって、かつ、出力日時以前で、出力日時と配信日時が近いという条件に合致するレコードを探す。こうした条件に合致するレコードは、第１ログ２３内の文書１７のファイル名に対応するレコードである可能性が高い。

リンク探索部３２は、このような照合処理を通じて、配信履歴４１内から、第１ログ２３のファイル名に対応するレコードを特定する。図４に示す例では、配信履歴４１内に、「ｆｉｌｅ１」というファイル名と、「ｙａｍａｍｏｔｏ」という操作者ＩＤとが一致するレコードがある。このレコードの配信日時は「２０１８／０５／２１／１１：３２」であって、第１ログ２３の出力日時「２０１８／０５／２１／１１：４０」以前で、出力日時と配信日時の時間帯も近い。

リンク探索部３２は、配信履歴４１内で特定したレコードに記録されているＵＲＬを、第１ログ２３に対応する文書１７の本来の格納先を表すリンクとして読み出す。本例において、ＵＲＬは、「http//filserver.co.jp/file1」であり、文書１７の格納先が、端末装置１９ではなく、文書管理サーバ２１を示す「fileserver」となっている。リンク探索部３２は、こうした手順で、第１ログ２３に対応する文書１７の本来の格納先を表すリンクを探索する。リンク探索部３２は、探索したリンクを、第１記録部３３に送信する。

第１記録部３３は、第１ログ２３に含まれる情報を読み出し、読み出した情報からイメージログを削除する。その代わりに、読み出した情報に探索したリンクを追加する。また、第１記録部３３は、イメージログから生成したＯＣＲテキストも追加する。第１記録部３３は、このような第１ログ２３に基づく情報編集を行って、第２ログ２６を生成し、生成した第２ログ２６をログＤＢ２４に記録する。このように、第１記録部３３は、出力処理の履歴の一例である第２ログ２６として、記憶部の一例であるログＤＢ２４に記録する。第２ログ２６には、出力装置１２において、出力処理の実行に際して設定された出力処理の設定内容の一例である出力設定情報と、文書１７が格納されている格納装置の一例である文書管理サーバ２１の格納先を表す格納先情報の一例であるリンクとが含まれている。

履歴管理サーバ１１は、イメージログの代わりに、第２ログ２６内のリンクを使用することによって、文書ＤＢ２２内の文書１７を参照することで、必要に応じて、出力処理の対象となった文書１７を取得する。

図３において、通知取得部３４は、文書管理サーバ２１から文書操作の通知を取得する。文書操作の通知は、文書管理サーバ２１から履歴管理サーバ１１に対して送信される。文書操作の通知は、端末装置１９から文書管理サーバ２１に入力される、文書１７に対する操作指示のうち予め設定された操作指示が入力されたことを表す通知であり、その旨を履歴管理サーバ１１に知らせる通知である。予め設定された操作指示には、例えば、文書１７に対する削除指示、更新指示、又は移動指示が含まれる。文書１７の削除指示、更新指示、又は移動指示などの操作指示は、その操作が行われた結果、リンクによって文書１７を参照することが不能になる操作指示である。文書操作の通知には、操作指示の対象となった文書１７のファイル名が含まれている。通知取得部３４は、第１取得部の一例である。

通知取得部３４は、文書操作の通知を取得すると、文書操作の通知から文書１７のファイル名を読み出す。通知取得部３４は、ログＤＢ２４内の第２ログ２６を検索して、通知されたファイル名を含む第２ログ２６があるかを調べる。つまり、通知取得部３４は、文書操作の通知を受けた場合に、通知されたファイル名の文書１７が、過去に出力処理の対象となった文書１７か否かを調べる。

通知取得部３４は、通知されたファイル名を含む第２ログ２６が見つからない場合は、通知されたファイル名の文書１７が過去に出力処理の対象となっていないと判定する。この場合は、通知取得部３４は、何も処理をしない。

一方、通知されたファイル名を含む第２ログ２６が見つかった場合は、通知取得部３４は、通知されたファイル名の文書１７が過去に出力処理の対象となっていると判定する。この場合は、通知取得部３４は、第２ログ２６に記録されているリンクを読み出して、そのリンクを指定して、文書取得部３６に対して、文書１７を取得すべき旨の文書取得指示を送信する。

文書取得部３６は、文書取得指示で指定されたリンクを使用して、文書管理サーバ２１にアクセスして、文書１７を取得する。文書取得部３６は、取得した文書１７を再現部３７に送信する。文書取得部３６は、文書操作の通知を取得した場合に、文書１７に対する操作指示に応じた処理が文書管理サーバ２１において実行される前に操作指示の対象となった文書１７を文書管理サーバ２１から取得する第２取得部の一例である。

再現部３７は、文書取得部３６によって取得された文書１７と、第２ログ２６から読み出した出力設定情報とに基づいて、イメージログを再現する。

第２記録部３８は、再現部３７によって再現されたイメージログを、第２ログ２６として記録する。

以下、上記実施形態に係る履歴管理サーバ１１の作用について、図５に示すフローチャート及び図６から図１０に示す処理例を参照しながら説明する。履歴管理サーバ１１が起動すると、履歴管理が開始される。履歴管理が開始されると、履歴管理サーバ１１は、ステップＳ１００１に示すように、出力装置１２から送信される、文書１７の出力処理の第１ログ２３を待機する。出力装置１２において、印刷又はＦＡＸといった出力処理が実行されると、出力装置１２から履歴管理サーバ１１に対して出力処理の第１ログ２３が送信される。履歴管理サーバ１１において、ログ取得部３１を通じて第１ログ２３を受信すると（ステップＳ１００１でＹ）、ログ取得部３１は、第１記録部３３とリンク探索部３２に第１ログ２３を送信する。

一方、ステップＳ１００１において、第１ログ２３の受信が無い場合は（ステップＳ１００１でＮ）、ＣＰＵ１２０は、ステップＳ１００９に進み、終了条件を満足したかを判定する。終了条件を満足した場合は（ステップＳ１００９でＹ）は、履歴管理サーバ１１の稼働が終了する。終了条件を満足しない場合（ステップＳ１００９でＮ）は、ログ取得部３１は、第１ログ２３の受信待機を継続する。ここで、終了条件とは、例えば、履歴管理サーバ１１に異常が生じて緊急停止する必要性が生じること、履歴管理サーバ１１を停止する操作指示が入力されたことなどである。

ステップＳ１００２において、リンク探索部３２は、図４に示したように、第１ログ２３の基本情報と文書管理サーバ２１から取得する配信履歴４１とを照合することにより、文書１７の本来の格納先を示すリンクを探索する。リンク探索部３２は、探索したリンクを第１記録部３３に送信する。

なお、出力装置１２から受信する第１ログ２３において、文書１７の送信元として記録されているＵＲＬが、端末装置１９ではなく、文書１７の本来の格納先である文書管理サーバ２１を示している場合もある。その場合は、リンク探索部３２は、リンクの探索処理をすることなく、第１ログ２３に記録されているＵＲＬをそのまま文書１７のリンクと判定してもよい。また、この判定を、リンク探索部３２に代えて、第１記録部３３が行ってもよい。

ステップＳ１００３において、第１記録部３３は、第１ログ２３に含まれる情報を編集して、イメージログの代わりにリンクを追加した第２ログ２６を生成する。具体的には、第１記録部３３は、第１ログ２３に含まれる基本情報、出力設定情報、及びイメージログの中から、基本情報と出力設定情報を第２ログ２６の情報として利用し、イメージログは削除する。その一方で、第１記録部３３は、リンク探索部３２によって探索されたリンクを、第２ログ２６に追加する。また、第１記録部３３は、イメージログに基づいてＯＣＲテキストを生成し、生成したＯＣＲテキストを第２ログ２６に追加する。第１記録部３３は、生成した第２ログ２６をログＤＢ２４に記録する。

図６に示す例は、文書ＩＤが「Ｄ１」、「Ｄ２」及び「Ｄ３」の各文書１７の第２ログ２６の例示である。図６において、「１－１」の第２ログ２６が「Ｄ１」に対応し、「２－１」の第２ログ２６が「Ｄ２」に対応し、「３－１」の第２ログ２６が「Ｄ３」に対応する。各第２ログ２６には、基本情報に加えて、出力設定情報、ＯＣＲテキスト、及びリンクが含まれている。なお、図６において、各第２ログ２６内に基本情報は含まれているが、便宜上、基本情報の表示を省略している。

このように、「Ｄ１」から「Ｄ３」の各文書１７について、出力装置１２において出力処理が実行されると、履歴管理サーバ１１において、「１－１」から「３－１」の各第２ログ２６が生成されて、ログＤＢ２４に記録される。

図６に示すとおり、原則として、各第２ログ２６には、イメージログが含まれない。イメージログは、テキストデータと比較してデータサイズが大きい。第２ログ２６にイメージログが記録されないため、イメージログが記録される場合と比較して、ログＤＢ２４内に蓄積されるデータ量が削減される。

また、図７に示すように、第２ログ２６は、ファイル名が同一の文書１７に対して出力処理が複数回実行された場合は、出力処理毎に記録される。図７の例は、「Ｄ１」の１つの文書１７に対して、３回の印刷等の出力処理が実行された場合の例である。３回の各出力処理に対応する第２ログ２６は、それぞれ「ログ１－１」、「ログ１－２」及び「ログ１－３」で示される。同一の文書１７の出力処理の第２ログ２６であっても、出力設定情報が異なる場合もある。また、同一の文書１７の出力処理の第２ログ２６であっても、出力処理の対象となるページが異なれば、当然ながらＯＣＲテキストは異なる。リンクについては、文書ＤＢ２２内において、文書１７の削除、更新、又は移動などの操作が行われない限り、文書１７が同じであれば、第２ログ２６内のリンクも同じである。

図５に戻って、ステップＳ１００３において第２ログ２６が記録された後、履歴管理サーバ１１は、ステップＳ１００４に進み、文書管理サーバ２１からの文書操作の通知を待機する。文書操作の通知が受信されない場合は、ＣＰＵ１２０は、ステップＳ１０１０において、終了条件を満足するかを判定する。判定結果が肯定された場合（ステップＳ１０１０でＹ）、履歴管理サーバ１１の稼働が終了する。判定結果が否定された場合（ステップＳ１０１０でＮ）は、ステップＳ１００４に戻って、文書操作の通知の受信待機を継続する。

文書管理サーバ２１は、削除、更新、又は移動などの文書１７に対する予め設定された操作指示が入力された場合には、操作指示の対象の文書１７のファイル名を付した文書操作の通知を、履歴管理サーバ１１に送信する。ステップＳ１００４において、履歴管理サーバ１１において文書操作の通知を受信した場合は、通知取得部３４が、受信した通知を取得する。通知取得部３４は、文書操作の通知を取得すると、ステップＳ１００５に進む。

ステップＳ１００５において、通知取得部３４は、取得した文書操作の通知から操作指示の対象の文書１７のファイル名を読み出す。そして、通知取得部３４は、通知されたファイル名を検索キーとして、ログＤＢ２４内から、操作指示の対象の文書１７に対応する第２ログ２６を検索する。ログＤＢ２４内に、操作指示の対象の文書１７の第２ログ２６が存在しない場合（ステップＳ１００５でＮ）は、ステップＳ１０１０に進む。

このように、文書操作の通知は、文書１７の出力処理が実行された後に、文書管理サーバ２１に対して入力される操作指示であって、文書１７に対する操作が行われた結果、リンクによって文書１７を参照することが不能になる操作指示が入力されたことを表す通知の一例である。

操作指示の対象の文書１７に対応する第２ログ２６が検索された場合（ステップＳ１００５でＹ）は、通知取得部３４は、検索した第２ログ２６から文書１７のリンクを読み出す。通知取得部３４は、文書取得部３６に対して、読み出したリンクを付した文書取得指示を送信する。

ステップＳ１００６において、文書取得部３６は、文書取得指示を受信すると、文書管理サーバ２１にアクセスして、リンク先の文書１７を取得する。この場合において、文書取得部３６は、文書管理サーバ２１に対して入力された文書１７の操作指示に応じた処理が文書管理サーバ２１において実行される前に、操作指示の対象となった文書１７を文書管理サーバ２１から取得する。例えば、文書１７の操作指示が削除指示である場合、文書取得部３６は、文書管理サーバ２１において文書１７の削除処理が実行される前に、操作指示の対象となった文書１７を取得する。

このように、操作指示が入力された後、文書管理サーバ２１において操作指示に応じた処理が実行される前のタイミングで、履歴管理サーバ１１が文書１７を取得するために、履歴管理システム１０においては、一例として、次のような手順がとられる。まず、文書管理サーバ２１は、文書操作の通知を履歴管理サーバ１１に送信した後、文書操作の通知に対する、履歴管理サーバ１１からの応答を、予め設定された時間待機する。そして、待機中は、文書管理サーバ２１は、操作指示に応じた処理（例えば、削除指示に応じた削除処理）を開始しない。待機時間は、履歴管理サーバ１１が、文書操作の通知に基づく文書取得指示を、文書管理サーバ２１に送信するために必要な処理時間を考慮して、予め設定される。

これにより、文書取得部３６は、文書操作の通知で指定された操作指示の対象の文書１７を取得する。文書取得部３６は、取得した文書１７を再現部３７に送信する。

ステップＳ１００７において、再現部３７は、取得した文書１７に対応する第２ログ２６から出力設定情報を読み出す。そして、再現部３７は、取得した文書１７と出力設定情報とに基づいて、イメージログを再現する。再現部３７は、再現したイメージログを第２記録部３８に送信する。

ステップＳ１００８において、第２記録部３８は、リンクの代わりに、第２ログ２６に、再現したイメージログを追加する。

図８に示す処理例は、文書管理サーバ２１に対して、操作指示として削除指示が入力された場合を示す。図８において、「Ｄ１」の文書１７に対する削除指示が入力された場合は、履歴管理サーバ１１は、文書管理サーバ２１からの文書操作の通知を取得する。その通知に基づいて、履歴管理サーバ１１は、「Ｄ１」の文書１７に対応する「１－１」の第２ログ２６をログＤＢ２４内から検索する。履歴管理サーバ１１は、「１－１」の第２ログ２６に記録された「１－１」のリンクに基づいて、文書管理サーバ２１から「Ｄ１」の文書１７を取得する。そして、履歴管理サーバ１１は、取得した「Ｄ１」の文書１７と「１－１」の出力設定情報とに基づいて、「１－１」のイメージログを再現する。そして、履歴管理サーバ１１は、再現した「１－１」のイメージログを追加した「１－１」の第２ログ２６をログＤＢ２４に記録する。

図８に示す処理例において、文書管理サーバ２１において「Ｄ１」の文書１７が存在する間は、「１－１」の第２ログ２６内の「１－１」のリンクは有効であり、そのリンクに基づいて「Ｄ１」の文書１７の参照が可能である。そのため、例えば、機密文書が不正に印刷されて外部に漏洩するなど、出力装置１２の出力処理を通じて機密管理上の問題が生じた場合には、「１－１」のリンクに基づいて「Ｄ１」の文書１７が参照される。これにより、参照先の「Ｄ１」の文書１７が、機密文書の漏洩行為が行われたか否かの証拠として利用される。

図８において、一転鎖線で示すように、文書管理サーバ２１において「Ｄ１」の文書１７が削除されると、「１－１」のリンクによっては「Ｄ１」の文書１７の参照が不能となる。この場合は、リンクの代わりに、再現された「１－１」のイメージログが第２ログ２６に追加される。リンクの代わりにイメージログが追加された後は、「１－１」のイメージログが、機密文書の漏洩行為が行われたか否かの証拠として利用される。

図９に示す処理例は、文書管理サーバ２１に対して、操作指示として移動指示が入力された場合を示す。図９に示す例においても、図８に示す例と同様に、文書管理サーバ２１において「Ｄ１」の文書１７が存在する間は、「１－１」の第２ログ２６内の「１－１」のリンクは有効であり、「１－１」のリンクに基づいて文書１７の参照が可能である。しかし、文書管理サーバ２１において「Ｄ１」の文書１７が移動されると、文書１７の格納先が、移動前の「格納先１」から、移動後の「格納先２」に変更される。「１－１」のリンクは、移動前の「格納先１」を示すものであるので、「１－１」のリンクによっては、「Ｄ１」の文書１７が参照不能となる。

そのため、図９に示す処理例においても、「Ｄ１」の文書１７に対する移動指示が入力された場合は、履歴管理サーバ１１は、図８に示す処理例と同様の手順で、「１－１」のイメージログを再現する。履歴管理サーバ１１は、再現した「１－１」のイメージログを追加した「１－１」の第２ログ２６をログＤＢ２４に記録する。

図１０に示す処理例は、文書管理サーバ２１に対して、操作指示として更新指示が入力された場合を示す。図１０に示す例においても、図８及び図９に示す例と同様に、文書管理サーバ２１において「Ｄ１」の文書１７が存在する間は、「１－１」の第２ログ２６内のリンクは有効であり、リンクに基づいて文書１７の参照が可能である。

しかし、文書管理サーバ２１において「Ｄ１」の文書１７の内容が更新されると、更新前の文書１７の格納先が変更される場合がある。文書１７の更新に伴う格納先の変更は、例えば、文書１７の内容が更新された場合に、更新前の文書１７をバックアップとして保存しておくために行われる。

図１０に示す例では、「Ｄ１」の文書１７の内容が更新された場合において、便宜上、更新前の文書１７を「Ｄ１－１」、更新後の文書１７を「Ｄ１－２」として示す。文書管理サーバ２１は、「Ｄ１」の文書１７の内容が更新された場合、更新後の「Ｄ１－２」の文書１７を、更新指示の入力前に「Ｄ１」の文書１７が格納されていた格納先と同じ格納先である「格納先１－１」に格納する。一方、文書管理サーバ２１は、バックアップ用の更新前の「Ｄ１－１」の文書１７については、格納先を、更新指示が入力される前の「Ｄ１」の文書１７の「格納先１－１」から、別の格納先である「格納先１－２」に変更する。

「１－１」の第２ログ２６は、更新前の「Ｄ１－１」の文書１７についての出力処理の履歴であるので、「１－１」の第２ログ２６のリンクは、文書１７が更新された場合でも、更新前の「Ｄ１－１」の格納先が示されるべきである。しかし、図１０に示す例のように、文書１７の更新によって、更新前の「Ｄ１－１」の文書１７の格納先が「格納先１－２」に変更されてしまうと、リンクによって更新前の「Ｄ１－１」の文書１７の参照が不能になる。

そのため、図１０に示す処理例においても、「Ｄ１」の文書１７に対する移動指示が入力された場合は、履歴管理サーバ１１は、図８に示す処理例と同様の手順で、「１－１」のイメージログを再現する。履歴管理サーバ１１は、再現した「１－１」のイメージログを追加した「１－１」の第２ログ２６をログＤＢ２４に記録する。

図５において、ステップＳ１００８の後、ＣＰＵ１２０は、ステップＳ１００９に進み、履歴管理サーバ１１の稼働が終了するまで（ステップＳ１００９でＹ）の間、上述の処理手順を繰り返す。

このように、上記実施形態に係る履歴管理サーバ１１は、第１に、出力処理の対象となった文書１７に対するリンクを第２ログ２６として記録する。第２に、リンクによって、出力処理の対象となった文書１７を参照することが不能になる場合に、イメージログを再現して、リンクの代わりに再現したイメージログを第２ログ２６として記録する。履歴管理サーバ１１においては、すべての出力処理の履歴としてイメージログを記録する場合と比較して、ログＤＢ２４に蓄積される第２ログ２６のデータ量が削減される。また、リンクによって文書１７の参照が不能になる場合には、第２ログ２６としてイメージログが再現されるため、出力処理の履歴管理の網羅性は損なわれない。

また、上記実施形態に係る履歴管理サーバ１１では、第１記録部３３が、出力処理の履歴の一例である第２ログ２６を記録する際に、リンク探索部３２が、格納先情報の一例であるリンクを探索する。そのため、履歴管理サーバ１１は、出力装置１２から送信される第１ログ２３において、文書１７の格納先を示す格納先情報が含まれていない場合でも、文書１７の正確な格納先情報を記録できる可能性が高い。

また、上記例では、第１ログ２３に含まれる出力設定情報には、文書１７の識別情報の一例であるファイル名と、端末装置１９を使用するユーザの識別情報の一例である操作者ＩＤと、出力処理の処理日時の一例である出力日時とが含まれている。リンク探索部３２は、出力設定情報と文書管理サーバ２１の配信履歴４１とを照合して、文書管理サーバ２１の識別情報を含む格納先情報の一例であるリンクを探索する。これにより、履歴管理サーバ１１においては、文書管理サーバ２１と出力装置１２の間に端末装置１９が介在している場合でも、文書１７の本来の格納先である文書管理サーバ２１にアクセスして文書１７を参照するためのリンクが得られる。このため、文書管理サーバ２１と出力装置１２の間に端末装置１９が介在している場合でも、イメージログを記録する必要がない。イメージログを記録する場合と比較して、第２ログ２６のデータ量が削減される。

なお、上記例において、第１ログ２３内に文書１７の格納先を示す情報が無く、かつ、リンク探索部３２によってもリンクを探索できない場合は、第２ログにリンクを記録することができない。この場合には、第１ログ２３を受信した段階から、イメージログを第２ログに記録してもよい。

なお、上記例において、文書管理サーバ２１は、文書ＤＢ２２内の文書１７に対して、削除指示、更新指示、又は移動指示などの操作指示が入力された場合には、操作指示の対象となった文書１７が過去に出力処理の対象となったか否かに関わらず、文書操作の通知を履歴管理サーバ１１に対して送信している。そのため、通知取得部３４が、通知されたファイル名に基づいて第２ログ２６を検索することにより、操作指示の対象となった文書１７が過去に出力処理の対象となっているかを調べている。

こうした処理を通知取得部３４が行う代わりに、文書管理サーバ２１が行ってもよい。すなわち、文書管理サーバ２１に対して、文書１７に対する操作指示が入力された場合に、文書管理サーバ２１が、履歴管理サーバ１１のログＤＢ２４にアクセスして、操作指示の対象となった文書１７が、過去に出力処理の対象となった文書１７かどうかを調べる。文書管理サーバ２１は、操作指示の対象となった文書１７が、過去に出力処理の対象となった文書１７と判定した場合のみ、文書操作の通知を履歴管理サーバ１１に送信する。

なお、上記例において、文書管理サーバ２１に対して文書１７に対する操作指示が入力された場合の文書操作の通知の方式について、履歴管理サーバ１１からの問い合わせをすることなく、文書管理サーバ２１から履歴管理サーバ１１に対して通知が送信されるイベント通知方式を例に説明した。こうした方法に代えて、履歴管理サーバ１１から文書管理サーバ２１に対して定期的に問い合わせを行うポーリング方式で、履歴管理サーバ１１が文書操作の通知を取得してもよい。もちろん、文書１７に対する操作指示の入力タイミングは不定期であるため、イベント通知方式の方が好ましい。

また、実施形態に係る履歴管理サーバ１１における第２ログ２６の記録方法については、種々の変形が可能である。図１１及び図１２を用いて第１変形例を説明する。第１変形例は、図７に示したように、同一の文書１７に対する複数の第２ログ２６がある場合を前提とする例である。

図７で示したように、文書１７の識別情報（例えばファイル名）が同一の文書１７について複数の出力処理が実行された場合には、複数の第２ログ２６がそれぞれについて記録される。図７の例では、同一の「Ｄ１」の文書１７について、「１－１」、「１－２」及び「１－３」の３つの第２ログ２６が記録されている。そして、各第２ログ２６には、「１－１」、「１－２」及び「１－３の各リンクがそれぞれ記録されている。これらのリンクは、同一の「Ｄ１」の文書１７の格納先を示しているため、同一である。

図１１に示すように、図７に示す３つの第２ログ２６に対応する「Ｄ１」の文書１７が、文書管理サーバ２１において削除される場合には、各第２ログ２６内の各リンクによる文書１７の参照が不能になる。このようにリンクによる文書１７の参照が不能になる場合には、図５に示すフローチャートで説明したとおり、「１－１」、「１－２」及び「１－３」の各第２ログ２６のそれぞれの出力設定情報に基づいて、イメージログが再現される。その結果、図１１に示すように、３つの第２ログ２６に対して、「１－１」、「１－２」及び「１－３」のイメージログがそれぞれ記録される。

しかし、出力設定情報が類似している場合は、再現されるイメージログも類似する。そこで、例えば、履歴管理サーバ１１は、複数の第２ログ２６内のイメージログが類似する場合において、１つの第２ログ２６にのみイメージログを追加し、かつ、そのイメージログを他の第２ログ２６から参照されるようにする。そうすれば、すべての第２ログ２６にイメージログを追加する場合と比較して、ログＤＢ２４のデータ量は削減される。

図１２に示すように、履歴管理サーバ１１は、同一の文書１７に対応する複数の第２ログ２６がある場合において、各第２ログ２６についてイメージログを再現する場合には、再現されるイメージログの類似度に応じて、第２ログ２６毎にイメージログを再現する必要性を判定する。こうした判定は、例えば、再現部３７が行う。再現部３７は、出力設定情報の類似度を判定することにより、出力設定情報に基づいて再現されるイメージログの類似度を間接的に判定する。

図１２に示す例では、３つの第２ログ２６のうち、「１－１」の第２ログ２６の出力設定情報（「１－１」）と、「１－２」の第２ログ２６の出力設定情報（「１－２」）が類似している。そのため、「１－１」の第２ログ２６に対してのみ、「１－１」のイメージログが再現されて、再現されたイメージログが「１－１」の第２ログ２６に追加される。「１－２」の第２ログ２６に対しては、「１－１」のイメージログを参照するためのリンクであるイメージリンク「ＩＭＧ１－１」が追加される。「１－２」の第２ログ２６に対しては、イメージログは追加されない。こうすれば、類似しているイメージログの重複記録が防止されるため、すべての第２ログ２６にイメージログを追加する場合と比較して、ログＤＢ２４のデータ量が削減される。

一方、図１２に示す例においては、「１－１」の第２ログ２６の出力設定情報（「１－１」）と「１－３」の第２ログ２６の出力設定情報（「１－３」）とは非類似である。そのため、「１－１」の第２ログ２６と「１－３」の第２ログ２６のそれぞれに対してイメージログが再現される。「１－１」の第２ログ２６には、「１－１」のイメージログが追加されて、「１－３」の第２ログ２６には、「１－３」のイメージログが追加される。

図１３は、図１２に示す例におけるイメージログの類似判定の処理手順の一例を示すフローチャートである。再現部３７は、イメージログの類似判定に際して、ステップＳ２００１において、同一の文書１７について複数の第２ログ２６があるかを判定する。第２ログ２６が１つしかなければ（ステップＳ２００１でＮ）、再現部３７は類似判定をせずに、処理を終了する。

一方、複数の第２ログ２６がある場合（ステップＳ２００１でＹ）は、再現部３７は、ステップＳ２００２に進み、複数の第２ログ２６について、２つ１組で出力設定情報の類似度を算出する。例えば、再現部３７は、図１２に示す例のように、「１－１」と「１－２」の１組の第２ログ２６のそれぞれの出力設定情報を比較して、比較する２つの出力設定情報の類似度を算出する。次に、「１－１」と「１－３」の１組の第２ログ２６のそれぞれの出力設定情報を比較して、比較する２つの出力設定情報の類似度を算出する。

類似度の算出は、例えば、出力処理の対象となるページが一致していることを前提として、解像度などの比較項目毎に、例えば、完全一致の場合の評価値を基準に、どの程度の相違がある場合に、評価値をどの程度減点するかを数値化しておく。そして、比較項目毎の評価値を加算した合計を類似度として算出する。イメージログは、機密文書の漏洩行為が行われたか否かに利用される証拠であるから、出力処理の対象となった文書１７のイメージと完全一致していることが好ましい。イメージログの類似度の判定において、どの程度の相違までを類似範囲として許容するかについては、証拠としての価値を考慮して適宜設定される。

次に、ステップＳ２００３において、算出した１組の類似度を予め設定された基準と比較する。ステップＳ２００４において、類似度が予め設定された基準以上の場合（ステップＳ２００４でＹ）は、再現部３７は、ステップＳ２００５に進む。

ステップＳ２００５において、再現部３７は、１組の第２ログ２６のうち、１つのイメージログのみを再現し、１つの第２ログ２６にのみ再現したイメージログを追加する。
再現部３７は、もう１つの第２ログ２６にはイメージログを追加しない。

図１２の例に示したように、「１－１」と「１－２」の１組の第２ログ２６の出力設定情報の類似度が基準以上の場合はステップＳ２００５に進み、「１－１」の第１ログ２６にのみイメージログが追加される。

また、類似度が基準未満の場合（ステップＳ２００４でＮ）は、再現部３７は、非類似と判定して、ステップＳ２００６に進む。ステップ２００６において、再現部３７は、１組の第２ログ２６のそれぞれのイメージログを再現し、両方の第２ログ２６に再現したイメージログを追加する。

図１２の例に示したように、「１－１」と「１－３」の１組の第２ログ２６の出力設定情報が非類似の場合は、ステップＳ２００６に進み、「１－１」と「１－３」の両方の第２ログ２６にイメージログが追加される。

再現部３７は、類似度の比較が全組分終了するまで（ステップＳ２００７でＹ）、以上の処理を繰り返す。なお、本例において、イメージログの類似度を、出力設定情報の類似度に基づいて間接的に判定する例で説明したが、出力設定情報に基づいてイメージログを再現した上で、再現したイメージログの類似度を直接判定してもよい。また、類似度の評価値を数値化する例で説明したが、低、中、高といった定性的な評価値でもよい。この場合には、例えば、比較項目のうち、１つでも低がある場合は、非類似と判定する、というように、類似又は非類似の比較項目の数で判定する。

このように、ファイル名などの文書１７の識別情報が同一の文書１７について複数の出力処理が実行され、かつ、複数の出力処理の履歴の一例である複数の第２ログ２６のそれぞれに格納先情報の一例であるリンクが記録される場合がある。この場合において、格納装置の一例である文書管理サーバ２１において、削除指示などの文書１７に対する操作指示が入力された場合は、再現部３７は、以下の処理を実行する。

まず、再現部３７は、複数の第２ログ２６に含まれる、各出力処理の設定内容の一例である出力設定情報に基づいて再現部３７によって再現される複数の画像形式のデータの一例である複数のイメージログの類似度が予め設定された基準以上の場合は、１つの第２ログ２６にのみ、イメージログを追加し、残りの第２ログ２６には、イメージログを追加しない。一方、再現部３７は、イメージログの類似度が基準未満の場合は、複数の第２ログ２６のそれぞれに、イメージログを追加する。

また、上述した図１０に示した処理例の変形例として、図１４に示すように処理してもよい。図１０においては、文書１７が更新された場合には、リンクによる文書１７の参照が不能になるため、イメージログを再現して、リンクの代わりに再現したイメージログを追加している。これに対して、図１４に示す処理例では、イメージログを再現する代わりにリンクを変更して対応する。

図１４に示すように、文書管理サーバ２１に対して、「Ｄ１」の文書１７に対する更新指示が入力された場合において、文書管理サーバ２１は、文書操作の通知として、更新通知を履歴管理サーバ１１に送信する。文書管理サーバ２１は、更新通知を送信する際に、更新通知に対して、更新前の「Ｄ１－１」の文書１７の変更された「格納先１－２」の情報を追加する。

通知取得部３４は、更新通知を取得した場合に、更新通知から変更された「格納先１－２」を読み出して、「１－１」の第２ログ２６の「１－１」のリンクを、「格納先１－２」を示す「１－２」の新たなリンクに変更する。これにより、第２ログ２６のリンクに基づいて、更新前の「Ｄ１－１」の文書１７が参照される。

第１記録部３３は、第２ログ２６に含まれる「１－１」のリンクを、通知取得部３４が取得した、更新前の「Ｄ１－１」の文書１７の新たな格納先情報の一例である「１－２」のリンクに変更する。かつ、第２ログ２６内のリンクの変更が行われた場合は、第２記録部３８は、第２ログ２６に、更新前の文書１７のイメージログを追加しない。このように、文書１７の更新が行われた場合には、リンクを更新前の文書１７のリンクに変更することで、イメージログが省略される。このため、イメージログを追加する場合に比べて、ログＤＢ２４内のデータ量が削減される。

このように、文書管理サーバ２１内の文書１７が更新され、かつ、文書管理サーバ２１内において更新前の文書１７と更新後の文書１７の両方が格納される場合において、通知取得部３４は、文書管理サーバ２１から更新前の文書１７の格納先情報の一例であるリンクを取得する第３取得部の一例である。

以上、実施形態としては、履歴管理装置の一例である履歴管理サーバ１１、履歴管理システムの一例である履歴管理システム１０を説明した。また、ＡＰ１３０の一例として、履歴管理プログラムを説明した。実施形態としては、履歴管理プログラムを記憶したコンピュータが読み取り可能な記憶媒体の形態としてもよい。記憶媒体としては、例えば、ＣＤ（Compact Disc）－ＲＯＭ（Read-Only Memory）及びＤＶＤ（Digital Versatile Disc）－ＲＯＭ等の光ディスク、若しくはＵＳＢメモリ及びメモリカード等の半導体メモリがある。また、プログラムを、通信回線を介して外部装置から取得するようにしてもよい。

上記実施形態で説明した履歴管理装置、履歴管理システム、及び履歴管理プログラムの構成は、一例であり、主旨を逸脱しない範囲内において状況に応じて変更してもよい。

また、上記実施形態で説明した処理の流れも、一例であり、主旨を逸脱しない範囲内において不要なステップを削除したり、新たなステップを追加したり、処理順序を入れ替えたりしてもよい。

また、上記実施形態では、プログラムを実行することにより、実施形態に係る各種の処理部（第１記録部、第１取得部（通知取得部）、第２取得部（文書取得部）、再現部、及び第２記録部など）がＣＰＵとソフトウェアの協働により実現される場合について説明したが、これに限らない。実施形態に係る各種の処理部の全部又は一部を、例えば、ＦＰＧＡ（Field-programmable Gate Array）などのプログラマブルロジックデバイス、及びＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）などのハードウェアで実現してもよい。

１０ 履歴管理システム
１１ 履歴管理サーバ
１２ 出力装置
１２Ａ 出力部
１２Ｂ 出力制御部
１７ 文書
１９ 端末装置
２１ 文書管理サーバ
２２ 文書ＤＢ
２３ 第１ログ
２４ ログＤＢ
２６ 第２ログ
３１ ログ取得部
３２ リンク探索部
３３ 第１記録部
３４ 通知取得部
３６ 文書取得部
３７ 再現部
３８ 第２記録部
４１ 配信履歴
１１０ 主制御部
１１２ 通信部
１１４ 入力デバイス
１１６ ディスプレイ
１２２ メモリ
１２４ ストレージデバイス
１２６ バスライン
１２８ Ｉ／Ｏ
１２９ 通信ネットワーク
１３２ 外部ストレージデバイス

Claims (8)

1. 文書を出力する出力処理を実行する出力装置において、前記出力処理の実行に際して設定された前記出力処理の設定内容と、前記文書が格納されている格納装置の格納先を表す格納先情報とを、前記出力処理の履歴として記憶部に記録する第１記録部と、
   前記出力処理が実行された後に、前記格納装置に対して入力され、前記出力処理の対象となった文書を操作するための操作指示であって、前記文書に対する操作が行われた結果、前記格納先情報によって前記文書を参照することが不能になる操作指示が入力された場合に、前記操作指示が入力されたことを表す通知を前記格納装置から取得する第１取得部と、
   前記通知を取得した場合に、前記操作指示に応じた処理が前記格納装置において実行される前に前記操作指示の対象となった文書を前記格納装置から取得する第２取得部と、
   前記第２取得部によって取得された前記文書と前記設定内容とに基づいて、前記出力処理の際に生成され、前記文書の表示内容が複数の画素値の二次元の配列によって表現された画像形式のデータを再現する再現部と、
   前記再現部によって再現された前記画像形式のデータを、前記出力処理の履歴として記録する第２記録部と、
   を備えた履歴管理装置。
2. 前記第１記録部が前記出力処理の履歴を記録する際に、前記格納先情報を探索する探索部を備えている請求項１に記載の履歴管理装置。
3. 前記出力処理の対象となる前記文書が、前記格納装置から端末装置を経由して前記出力装置に入力される場合において、
   前記探索部は、前記文書の識別情報と、前記端末装置を使用するユーザの識別情報と、前記出力処理の処理日時とに基づいて、前記格納装置の識別情報を含む前記格納先情報を探索する請求項２に記載の履歴管理装置。
4. 前記文書の識別情報が同一の文書について複数の前記出力処理が実行され、かつ、複数の前記出力処理の履歴のそれぞれに前記格納先情報が記録された後に、前記格納装置において前記操作指示が入力された場合において、
   複数の前記出力処理の履歴に含まれる、各前記出力処理の設定内容に基づいて前記再現部によって再現される複数の画像形式のデータの類似度が予め設定された基準以上の場合は、１つの前記出力処理の履歴にのみ、前記画像形式のデータを追加し、残りの前記出力処理の履歴には、前記画像形式のデータを追加せず、
   前記類似度が前記基準未満の場合は、複数の前記出力処理の履歴のそれぞれに、前記画像形式のデータを追加する請求項１から３のいずれか１項に記載の履歴管理装置。
5. 前記操作指示には、前記文書を前記格納装置から削除する指示、前記文書の内容を更新する指示、及び前記格納装置内において前記文書の格納先を変更する指示のうちの少なくとも１つが含まれる請求項１から４のいずれか１項に記載の履歴管理装置。
6. 前記格納装置内の前記文書が更新され、かつ、前記格納装置内において更新前の前記文書と更新後の前記文書の両方が格納される場合において、前記格納装置から前記更新前の前記文書の格納先情報を取得する第３取得部を備えており、
   前記第１記録部は、前記出力処理の履歴に含まれる前記格納先情報を、前記第３取得部が取得した、前記更新前の前記文書の前記格納先情報に変更し、かつ、
   前記格納先情報の変更が行われた場合は、前記第２記録部は、前記出力処理の履歴に、前記更新前の前記文書の前記画像形式のデータを追加しない請求項５に記載の履歴管理装置。
7. 文書を出力する出力処理を実行する出力装置において、前記出力処理の実行に際して設定された前記出力処理の設定内容と、前記文書が格納されている格納装置の格納先を表す格納先情報とを、前記出力処理の履歴として記憶部に記録する第１記録部と、
   前記出力処理が実行された後に、前記格納装置に対して入力され、前記出力処理の対象となった文書を操作するための操作指示であって、前記文書に対する操作が行われた結果、前記格納先情報によって前記文書を参照することが不能になる操作指示が入力された場合に、前記操作指示が入力されたことを表す通知を前記格納装置から取得する第１取得部と、
   前記通知を取得した場合に、前記操作指示に応じた処理が前記格納装置において実行される前に前記操作指示の対象となった文書を前記格納装置から取得する第２取得部と、
   前記第２取得部によって取得された前記文書と前記設定内容とに基づいて、前記出力処理の際に生成され、前記文書の表示内容が複数の画素値の二次元の配列によって表現された画像形式のデータを再現する再現部と、
   前記再現部によって再現された前記画像形式のデータを、前記出力処理の履歴として記録する第２記録部と、
   を備えた履歴管理装置として、コンピュータを機能させる履歴管理プログラム。
8. 文書を格納する少なくとも１つの格納装置と、請求項１から６のいずれか１項に記載の履歴管理装置とを含む履歴管理システム。

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