JP4847280B2 - 印刷データ管理装置、印刷データ管理プログラム及び記録媒体 - Google Patents

Description

本発明は、印刷データ管理装置、印刷データ管理プログラム及び記録媒体に関し、詳細には、データ量を削減しつつ印刷データを効率的に管理する印刷データ管理装置、印刷データ管理プログラム及び記録媒体に関する。

プリンタ装置、ファクシミリ装置、複合装置、複写装置等の画像形成装置においては、種々の画像データを印刷対象として取り扱うことから、近時、その印刷データの機密性（セキュリティ）をいかに確立するかが重要な課題となってきている。

そして、従来、印刷データと印刷ログを蓄積して、該蓄積した印刷データを印刷ログに基づいて検索するセキュリティ管理システムや印刷データ管理システムが提案されている（特許文献１、特許文献２参照）。

この従来技術によれば、情報漏洩時には、印刷ログに基づいて情報漏洩者や漏洩経路の追跡をすることが可能となる。

特開２００２−１４９３７１号公報 特開２００３−３３０６７７号公報

しかしながら、上記特許文献記載の従来技術にあっては、印刷ログ（履歴）とともに印刷データを保存しているので、情報漏洩時に印刷ログに基づいて情報漏洩者や漏洩経路を追跡することはできるが、全ての印刷データと印刷ログを蓄積しているため、近時、ネットワーク化された画像形成装置で印刷される全ての印刷データと印刷ログを蓄積すると、保存するデータ量が膨大なものとなり、データの蓄積装置として大容量の記憶装置を必要とするだけでなく、この膨大なデータから所望のデータや情報漏洩時のデータを特定することは困難な作業であり、データの蓄積容量を削減しつつ、意図するデータを特定したり、情報漏洩に関するデータを速やかにかつ効率的に特定する上で、改良の必要があった。

そこで、本発明は、印刷データを蓄積容量を抑制しつつ、必要なデータを効率的にかつ速やかに特定することのできる印刷データ管理装置、印刷データ管理プログラム及び記録媒体を提供することを目的としている。

請求項１記載の発明の印刷データ管理装置は、ネットワークを介して受信した印刷データを格納手段に格納して管理する印刷データ管理装置であって、新たに受信した印刷データと同一の既格納印刷データが前記格納手段に格納されているか検索する検索手段と、前記検索手段が前記新たに受信した印刷データと同一の既格納印刷データが存在することを検出すると、該新たに受信した印刷データと該既格納印刷データのうちデータ量の少ない方のデータを実印刷データとし、他方を該実印刷データを参照させるリンク情報として前記格納手段に格納する管理手段と、を備えていることにより、上記目的を達成している。

請求項２記載の発明の印刷データ管理プログラムは、ネットワークを介して受信した印刷データを格納手段に格納して管理する印刷データ管理プログラムであって、新たに受信した印刷データと同一の既格納印刷データが前記格納手段に格納されているかの検索処理を行う検索処理ステップと、前記検索処理ステップで前記新たに受信した印刷データと同一の既格納印刷データが存在することが検出されると、該新たに受信した印刷データと該既格納印刷データのうちデータ量の少ない方のデータを実印刷データとし、他方を該実印刷データを参照させるリンク情報として前記格納手段に格納する管理処理ステップと、を有することにより、上記目的を達成している。

上記各場合において、例えば、請求項３に記載するように、前記印刷データ管理装置または前記印刷データ管理プログラムは、前記検索手段または前記検索処理ステップで、新たに受信した印刷データと既格納印刷データをページ単位で検索して、該新たに受信した印刷データの任意のページと同一のページを有する既格納印刷データが前記格納手段に格納されているか検索し、該新たに受信した印刷データの任意のページと同一のページを有する既格納印刷データが存在することを検出すると、前記管理手段または前記管理処理ステップで、該新たに受信した印刷データと該既格納印刷データの双方の該同一のページのうちデータ量の少ない方のデータを実印刷データとし、他方を該実印刷データを参照させるリンク情報とするとともに、該リンク情報とする印刷データの該同一ページ以外のページのデータを実印刷データとして前記格納手段に格納してもよい。

また、例えば、請求項４に記載するように、前記印刷データ管理装置または前記印刷データ管理プログラムは、前記検索手段または前記検索処理ステップで、新たに受信した印刷データと既格納印刷データをオブジェクト単位で検索して、該新たに受信した印刷データの任意のオブジェクトと同一のオブジェクトを有する既格納印刷データが前記格納手段に格納されているか検索し、該新たに受信した印刷データの任意のオブジェクトと同一のオブジェクトを有する既格納印刷データが存在することを検出すると、前記管理手段または前記管理処理ステップは、該新たに受信した印刷データと該既格納印刷データの双方の該同一のオブジェクトのうちデータ量の少ない方のデータを実印刷データとし、他方を該実印刷データを参照させるリンク情報とするとともに、該リンク情報とする印刷データの該同一オブジェクト以外のデータを実印刷データとして前記格納手段に格納してもよい。

さらに、例えば、請求項５に記載するように、前記印刷データ管理装置または前記印刷データ管理プログラムは、前記管理手段または前記管理処理ステップにおいて、前記格納手段内のデータの削除時に、該削除対象が少なくとも１つ以上の前記リンク情報にリンクされている実印刷データであると、該リンク関係にあるリンク情報のいずれかを実印刷データに変換し、該削除対象の実印刷データにリンク関係にある他のリンク情報が存在するときには、該リンク情報のリンク先を該新たな実印刷データに変更した後、該削除対象の実印刷データを削除してもよい。

請求項６記載の発明の記録媒体は、ネットワークを介して端末装置または画像形成装置から受信した印刷データを格納手段に格納して管理する印刷データ管理プログラムを記録する記録媒体であって、前記印刷データ管理プログラムとして、請求項２から請求項５のいずれかに記載の印刷データ管理プログラムを記録することにより、上記目的を達成している。

本発明によれば、ネットワークを介して受信した印刷データを格納手段に格納して管理する際に、新たに受信した印刷データと同一の既格納印刷データが格納手段に格納されているか検索して、新たに受信した印刷データと同一の既格納印刷データが存在すると、該新たに受信した印刷データと該既格納印刷データのうち一方を実印刷データとし、他方を該実印刷データを参照させるリンク情報として格納手段に格納している。

したがって、同一の印刷データを順次受信しても、実印刷データとして保存するのは、１つのみとするとともに参照可能な状態で保存して、格納手段に格納する印刷データのデータ量を削減することができ、格納手段を有効利用してコストを削減することができるとともに、情報漏洩時のデータの特定を速やかにかつ効率的に行うことができる。

以下、本発明の好適な実施例を添付図面に基づいて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施例は、本発明の好適な実施例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。

図１〜図１３は、本発明の印刷データ管理装置、印刷データ管理プログラム及び記録媒体の一実施例を示す図であり、図１は、本発明の印刷データ管理装置、印刷データ管理プログラム及び記録媒体の一実施例を適用した印刷システム１のシステム構成図である。

図１において、印刷システム１は、ＬＡＮ（Local Area Network）等の所定のネットワークＮＷに、複数のクライアントＣＬ１〜ＣＬｎ、ＭＦＰ（マルチファンクション装置）、レーザプリンタ等の複数の画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍ、印刷ログ管理サーバＳＶ及び外部文書データベースＤＢ等が接続されている。

クライアントＣＬ１〜ＣＬｎは、例えば、通常のハードウェア構成のコンピュータ等が用いられており、ＯＳ（Operating System）上に、各画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍに対応したプリンタドライバや各種アプリケーションソフトウェア（以下、単に、アプリケーションという。）等のソフトウェアを搭載しており、アプリケーションで作成された文章や画像等の文書の印刷命令が指示されると、該印刷命令によって指定されている画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍに対応したプリンタドライバが、該文書データを該画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍに対応した印刷データ（ＰＤＬ（Page Description Language）等）に変換するとともに、コントロール情報を付加し、該印刷データをコントロール情報とともにネットワークＮＷを介して該画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍに送信する。

画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍは、例えば、上述のように、ＭＦＰ、複写装置、プリンタ等であり、所定の印刷方式、例えば、電子写真方式で、ネットワークＮＷを介してクライアントＣＬ１〜ＣＬｎから送られてきた印刷データを該印刷データとともに、送られてくるコントロール情報の印刷設定に従って用紙に印刷出力するが、このとき、画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍの操作パネルから追加のコントロール情報を入力することができ、画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍでコントロール情報が新たに追加されると、クライアントＣＬ１〜ＣＬｎで設定されたコントロール情報に該新たに追加されたコントロール情報を含めたコントロール情報に基づいて印刷する。画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍは、印刷を完了すると、印刷ログ（印刷結果履歴情報）を生成して、該印刷の完了した印刷データ及びコントロール情報（クライアントＣＬ１〜ＣＬｎで設定されたコントロール情報と画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍで追加されたコントロール情報を含めたコントロール情報）とともに印刷ログをネットワークＮＷを介して印刷ログ管理サーバＳＶに送信する。

画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍは、印刷データとコントロール情報を送信する際、コントロール情報として、ジョブ名、端末名、ユーザ名、タイムスタンプ、印刷設定（集約、両面、拡大、縮小等）及び印刷部数等のうち、少なくともいずれかを含むコントロール情報を生成するとともに、印刷データから抽出した付加データを印刷ログとして生成して印刷データ及びコントロール情報とともに送信する。

外部文書データベースＤＢは、ハードディスク等で構成され、クライアントＣＬ１〜ＣＬｎや印刷ログ管理サーバＳＶによって文書データ、例えば、印刷ログや印刷データ等が保存・蓄積され、保存されている文書データの読み取りや削除等が行われる。

印刷ログ管理サーバ（印刷データ管理装置）ＳＶは、印刷データ加工部１０、ログ管理部２０及び再印刷部３０を備えているとともに、印刷ログ保存部４０を備えており、印刷データ加工部１０は、同一データ探索機能部１１、トリミング処理機能部１２、フォーム処理機能部１３及びＯＣＲ（Optical Character Reader：光学式文字読取装置）機能部１４等を備えている。

また、印刷ログ管理サーバＳＶは、図示しないが、操作パネルを備えており、操作パネルは、印刷ログ管理サーバＳＶに印刷ログ管理サーバＳＶとして必要な動作をさせるための各種操作の行われる各種キーと各種情報を表示出力するディスプレイ等を備えている。

そして、印刷ログ管理サーバＳＶは、ＣＤ（Compact Disc）、ＣＤ−ＲＷ（Compact Disc Rewritable ）、ＤＶＤ（Digital Video Disk）、フレキシブルディスク等の記録媒体に記録されている印刷データ管理プログラムを読み込ませて導入することで、後述する印刷データ管理処理を実行する印刷データ管理装置としての印刷ログ管理サーバＳＶが構築されている。

印刷ログ保存部（格納手段）４０は、画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍから受信した印刷ログが印刷ログ管理サーバＳＶの制御下で保存・蓄積されるとともに、保存されている印刷ログの読み取り、削除等の編集が行われる。

この印刷ログは、上述のように、画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍから送られてきたのもであり、印刷データ本体、印刷ジョブ名、端末（クライアントＣＬ１〜ＣＬｎ）名、ユーザ名、タイムスタンプ、印刷設定及び印刷部数等の情報である。

印刷データ加工部１０の同一データ探索機能部（検索手段）１１は、印刷ログ管理サーバＳＶが画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍから受け取った印刷データと同一の印刷データが印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢに保存されているか検索する。また、同一データ検索機能部１１は、画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍから受信した印刷データの所定のページと同一のページを有する印刷データが印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢに保存されているか検索し、また、画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍから受信した印刷データの所定のページ中の所定のオブジェクトと同一のオブジェクトを有する印刷データが印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢに保存されているか検索する。なお、この同一データ検索機能部１１は、受信した印刷データが保存されているデータに同一データがあるか否か検索しているが、この検索対象には、集約印刷データや両面印刷データも含まれる。

印刷データ加工部１０のトリミング処理機能部１２、フォーム処理機能部１３及びＯＣＲ処理機能部１４は、印刷ログ保存部４０に蓄積する印刷データの構造に応じて実印刷データ部分の量を減らすためのトリミング処理、フォーム処理及びＯＣＲ処理を行い、他の印刷データとの間にリンクを張る処理の前処理としてトリミング処理、フォーム処理及びＯＣＲ処理等のデータ量を削減するデータ量削減処理を行う。

ログ管理部（管理手段）２０は、同一データ探索機能部１１が、各画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｎから受信した印刷ログの印刷データと同一の印刷データ（以下、必要に応じて、既保存同一印刷データという。）、受信した印刷データの所定のページと同一のページを有する印刷データ（以下、必要に応じて、既保存同一ページ印刷データという。）、または、受信した印刷データの所定ページの所定のオブジェクトと同一のオブジェクトを有する印刷データ（以下、必要に応じて、既保存同一オブジェクト印刷データという。）が印刷ログ保存部４０に保存されていることを検索すると、該新たに受信した印刷データ（以下、必要に応じて、新受信印刷データという。）を、該既保存同一印刷データを参照可能とするリンク情報からなる参照形式で、印刷ログ保存部４０の所定の格納場所に格納する。

すなわち、ログ管理部２０は、図２に示すように、新たに受信した印刷データと同一の印刷データが、ファイル単位で既に印刷ログ保存部４０に格納されているときには、既に印刷ログ保存部４０に格納されている印刷データ（既保存同一印刷データ）を実印刷データとして該印刷ログ保存部４０に格納し、新受信印刷データをリンク情報に置き換えた参照形式でデータ量を削減させるデータ量削減処理を行って、コントロール情報とともに該リンク情報を印刷ログ保存部４０に印刷ログとして保存する。このリンク情報は、該新受信印刷データを示すリンク元情報と、この受信印刷データと同一の実印刷データである既保存同一印刷データを示すリンク先情報からなる。

また、ログ管理部２０は、図３に示すように、新たに受信した印刷データの任意のページ（図３では、ページ１）と、既に印刷ログ保存部４０に格納されている印刷データの特定ページ（図３では、ページ１）とが一致するときには、既に印刷ログ保存部４０に格納されている印刷データ（既保存同一ページ印刷データ）を全て実印刷データとして該印刷ログ保存部４０に格納し、新受信印刷データの一部（該同一ページ）または全て（全てのページが同じ場合）を、リンク情報に置き換えた参照形式でデータ量を削減させるデータ量削減処理を行って、コントロール情報とともにリンク情報を印刷ログ保存部４０に印刷ログとして保存する。このリンク情報は、上記同様に、新受信印刷データの一部または全てを示すリンク元情報と、この新受信印刷データの特定ページと同一の既保存同一ページ印刷データの実印刷データの該同一のページを示すリンク先情報からなる。なお、図３では、ページ１のみが一致する場合に、新受信印刷データのページ１のみをリンク情報とし、他のページを実印刷データとして保存する場合を示している。

さらに、ログ管理部２０は、図４に示すように、新たに受信した印刷データの任意のオブジェクト（図４では、ページ１のオブジェクト）と、既に印刷ログ保存部４０に格納されている印刷データの特定ページのオブジェクト（図４では、ページ３のオブジェクト）とが一致するときには、既に印刷ログ保存部４０に格納されている既保存同一オブジェクト印刷データを全て実印刷データとして該印刷ログ保存部４０に格納し、新受信印刷データの該オブジェクトを実印刷データの該同一のオブジェクトとリンクさせるリンク情報に置き換えた参照形式とするとともに、オブジェクト以外のデータを実印刷データとし、コントロール情報とともにリンク情報を印刷ログ保存部４０に印刷ログとして保存する。このリンク情報は、上記同様に、新受信印刷データのオブジェクト部分を示すリンク元情報と、この新受信印刷データのオブジェクトと同一のオブジェクトを有する既保存同一オブジェクト印刷データの実印刷データの該オブジェクト部分を示すリンク先情報からなる。なお、図４では、ページ１のオブジェクトのみが既保存同一オブジェクト印刷データのページ３のオブジェクトと一致する場合に、新受信印刷データのページ１のオブジェクトに対してのみリンク情報とし、該１ページの該オブジェクト以外のデータと他のページを実印刷データとして保存する場合を示している。

ログ管理部２０は、受信した印刷データと同一の既保存同一印刷ページ、受信印刷データの特定ページと同一のページを有する既保存同一ページ印刷データ、受信印刷データの特定ページの特定オブジェクトと同一のオブジェクトを有する既保存同一オブジェクト印刷データが印刷ログ保存部４０に保存されているときには、必要に応じて、該新受信印刷データの実印刷データとして保存するデータ部分に対して、上記トリミング処理機能部１２、フォーム処理機能部１３及びＯＣＲ処理機能部１４に、トリミング処理、フォーム処理及びＯＣＲ処理を施す。すなわち、ログ管理部２０は、印刷データが予め登録されたフォームを利用している場合には、記入部分を実印刷データとして保存し、登録済のフォームについては、該当録済のフォームを参照する参照形式で保存するデータ量削減処理を行い、また、受信印刷データの周囲に余白が含まれている場合には、該余白を適切に検出して、トリミング処理を行った後のデータを印刷データとして保存するとともに、該余白領域を保存する等のデータ量削減処理を行う。

そして、ログ管理部２０は、印刷データの保存管理において、実印刷データとして保存する印刷データは、図５に示すように、最初に画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍから受信した印刷データを実印刷データで保存し、その後に、同一内容の印刷データ、同一ページを有する印刷データ、同一オブジェクトを有する印刷データを新たに受信すると、該新たに受信した印刷データ（新受信印刷データ）、同一ページ、同一オブジェクトを参照形式でリンク情報として保存する先着データ実印刷データ化保存処理を行う。

再印刷部３０は、クライアントＣＬ１〜ＣＬｎまたは印刷ログ管理サーバＳＶの操作パネルから印刷ログ保存部４０に格納されている印刷データの再印刷要求があると、印刷ログに基づいて、参照形式のデータや余白領域等の情報を用いて、過去に印刷済の印刷データを復元して、指定の画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍに送信して印刷を行わせる。

また、印刷ログ管理サーバＳＶは、上述のように、ネットワークＮＷを介して外部文書データベースＤＢが接続されており、ログ管理部２０は、図６に示すように、印刷ログを該外部文書データベースＤＢに保存することができ、このとき、例えば、外部文書データベースＤＢに実印刷データが保存されている場合、新受信印刷データをこの実印刷データに対してリンクを張った参照データとして、印刷ログ管理サーバＳＶの印刷ログ保存部４０に保存することができ、また、逆に、新受信印刷データを、印刷ログサーバＳＶの印刷ログ保存部４０の実印刷データに対してリンクを張った印刷ログを保存することができる。

次に、本実施例の作用を説明する。本実施例の印刷システム１は、クライアントＣＬ１〜ＣＬｎから画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍに印刷データとコントロール情報を送って印刷要求を行うと、画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍが、印刷処理を行って該印刷処理が完了すると、該印刷処理の印刷ログを生成して、該印刷処理した印刷データ及びコントロール情報とともに、印刷ログ管理サーバＳＶに送り、印刷ログ管理サーバＳＶが、重複する印刷データを参照形式で保存することで、データ量を抑制しつつ意図する印刷データを速やかに取り出すことのできる印刷データ管理処理を行う。

すなわち、画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍは、クライアントＣＬ１〜ＣＬｎからコントロール情報の付加された印刷データがネットワークＮＷを介して送られてくると、該印刷データに対して該コントロール情報に応じた印刷処理を行って、該印刷処理の印刷ログを作成し、該生成した印刷ログ及び印刷データとコントロール情報をネットワークＮＷを介して印刷ログ管理サーバＳＶに送信する。

印刷ログ管理サーバＳＶは、図７に示すように、印刷ログ及び印刷データとコントロール情報を受信すると（ステップＳ１０１）、印刷データ加工部１０に、受信した印刷データから集約・両面等の印刷設定を除いたオリジナルの画像データ（印刷データ）を取り出させ（ステップＳ１０２）、同一データ探索機能部１１に、該取り出した画像データと印刷ログ保存部４０に既に蓄積されている印刷データ（既保存印刷データ）を比較させて（ステップＳ１０３）、該取り出した画像データと全て同じ画像の印刷データが印刷ログ保存部４０に蓄積されているかチェックする（ステップＳ１０４）。

ステップＳ１０４で、全て同じ画像の印刷データ（画像データ）が印刷ログ保存部４０に保存されているときには、ログ管理部２０は、図２に示したように、新受信印刷データと同一の既に保存されている印刷データ（既保存同一印刷データ）をリンク情報に置き換えて参照形式とし（ステップＳ１０５）、図８に示すように、印刷ログとして保存する（ステップＳ１１８）。

図７において、ステップＳ１０４で、全て同じ画像の画像データが印刷ログ保存部４０に保存されていないときには、ログ管理部２０は、新受信印刷データの所定のページと同じ画像のページを有する印刷データ（画像データ）が印刷ログ保存部４０に保存されているかチェックし（ステップＳ１０６）、同じ画像のページを有する印刷データ（既保存同一ページ印刷データ）が保存されていると、新受信印刷データのうち、同じ画像のページのみをリンク情報に置き換えて参照形式とし、他のページの印刷データを実印刷データとし（ステップＳ１０７）、図８に示すように、印刷ログとして保存する（ステップＳ１１８）。

図７において、ステップＳ１０６で、新受信印刷データと同じ画像のページを有する印刷データ（画像データ）が保存されていないときには、ログ管理部２０は、新受信印刷データの所定ページのオブジェクトと同じオブジェクトを有する画像データが印刷ログ保存部４０に保存されているかチェックし（ステップＳ１０８）、同じオブジェクトを有する既保存同一オブジェクト印刷データ（画像データ）が保存されていると、新受信印刷データのうち、同じオブジェクトの部分のみをリンク情報に置き換えて参照形式とし、該ページの他のデータ部分及び他のページの印刷データを実印刷データとし（ステップＳ１０９）、図８に示すように、印刷ログとして保存する（ステップＳ１１８）。

図７において、ステップＳ１０８で、新受信印刷データの所定ページのオブジェクトと同じオブジェクトを有する印刷データが保存されていないときには、ログ管理部２０は、上記受信した印刷データから取り出した画像データと外部文書データベースＤＢに蓄積されている画像データを比較し（ステップＳ１１０）、図８に示すように、該外部文書データベースＤＢとリンクを張ることができるかチェックする（ステップＳ１１１）。

ステップＳ１１１で、外部文書データベースＤＢとリンクを張ることができないときには、ログ管理部２０は、新受信印刷データを参照形式で保存することができないと判断して、新受信印刷データを実印刷データのまま印刷ログとして保存して処理を終了する（ステップＳ１１８）。

ステップＳ１１１で、外部文書データベースＤＢとリンクを張ることができるときには、ログ管理部２０は、上記印刷ログ保存部４０の場合と同様に、ファイル全体、ページ単位及びオブジェクト単位でリンクさせる処理を行う。

すなわち、ログ管理部２０は、ステップＳ１１１で、外部文書データベースＤＢとリンクを張ることができるときには、上記受信した印刷データから取り出した画像データ（新受信印刷データ）と全て同じ画像の印刷データが外部文書データベースＤＢに蓄積されているかチェックする（ステップＳ１１２）。

ステップＳ１１２で、全て同じ画像の印刷データが外部文書データベースＤＢに保存されているときには、ログ管理部２０は、図６に示したように、新受信印刷データを外部文書データベースＤＢに既に保存されている同一の印刷データ（保存同一印刷データ）へのリンク情報に置き換えて参照形式とし（ステップＳ１１３）、印刷ログとして保存する（ステップＳ１１８）。

ステップＳ１１２で、全て同じ画像の印刷データが外部文書データベースＤＢに保存されていないときには、ログ管理部２０は、新受信印刷データと同じ画像のページを有する印刷データが外部文書データベースＤＢに保存されているかチェックし（ステップＳ１１４）、同じ画像のページを有する印刷データが保存されていると、新受信印刷データのうち、同じ画像のページのみをリンク情報に置き換えて参照形式とし、他のページの印刷データを実印刷データとして（ステップＳ１１５）、印刷ログとして保存する（ステップＳ１１８）。

ステップＳ１１４で、新受信印刷データと同じ画像のページを有する印刷データが保存されていないときには、ログ管理部２０は、新受信印刷データの所定のオブジェクトと同じオブジェクトを有する印刷データが外部文書データベースＤＢに保存されているかチェックし（ステップＳ１１６）、同じオブジェクトを有する印刷データが保存されていると、新受信印刷データのうち、同じオブジェクトの部分のみをリンク情報に置き換えて参照形式とし、該ページの他のデータ部分及び他のページの印刷データを実印刷データとし（ステップＳ１１７）、印刷ログとして保存する（ステップＳ１１８）。

そして、ステップＳ１１６で、同じオブジェクトを有する印刷データが外部文書データベースＤＢに保存されていないときには、新受信印刷データを参照形式で保存することができないと判断して、新受信印刷データを実印刷データとする印刷ログとして保存して処理を終了する（ステップＳ１１８）。

なお、上記説明においては、印刷ログ管理サーバＳＶは、印刷データを画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍから受信する場合について説明しているが、印刷データは、クライアントＣＬ１〜ＣＬｎから直接受信してもよい。

このように、本実施例の印刷システム１においては、印刷ログ管理サーバＳＶが、ネットワークＮＷを介して画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍから受信した印刷データを印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢに格納して管理する際に、新たに受信した印刷データと同一の既格納印刷データが印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢに格納されているか検索して、新たに受信した印刷データと同一の既格納印刷データが存在することを検出すると、該既格納印刷データを実印刷データとし、新受信印刷データを該実印刷データを参照させるリンク情報として印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢに格納している。

したがって、同一の印刷データを順次受信しても、実印刷データとして保存するのは、１つのみとするとともに参照可能な状態で保存して、印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢに格納する印刷データのデータ量を削減することができ、印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢ等の記憶メディアを有効利用してコストを削減することができるとともに、情報漏洩時のデータの特定を速やかにかつ効率的に行うことができる。

また、本実施例の印刷ログ管理サーバＳＶは、新たに受信した印刷データと既格納印刷データをページ単位で検索して、該新たに受信した印刷データの任意のページと同一のページを有する既格納印刷データが印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢに格納されているか検索し、該新たに受信した印刷データの任意のページと同一のページを有する既格納印刷データが存在することを検出すると、該既保存印刷データを実印刷データとし、新受信印刷データの該同一のページを該実印刷データを参照させるリンク情報とするとともに、該新受信印刷データの該同一ページ以外のページのデータを実印刷データとして印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢに格納している。

したがって、ページ単位で重複する印刷データに対してもデータ量を削減しつつ関連付けて保存することができ、印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢ等の記憶メディアをより一層有効利用してコストをより一層削減することができるとともに、情報漏洩時のデータの特定をより一層速やかにかつ効率的に行うことができる。

さらに、本実施例の印刷ログ管理サーバＳＶは、新たに受信した印刷データと既格納印刷データをオブジェクト単位で検索して、該新たに受信した印刷データの任意のオブジェクトと同一のオブジェクトを有する既格納印刷データが印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢに格納されているか検索し、該新たに受信した印刷データの任意のオブジェクトと同一のオブジェクトを有する既格納印刷データが存在することを検出すると、該既格納印刷データを実印刷データとし、新受信印刷データの該同一のオブジェクトを該実印刷データの同一のオブジェクトを参照させるリンク情報とするとともに、新受信印刷データの該同一オブジェクト以外のデータを実印刷データとして印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢに格納している。

したがって、オブジェクト単位で重複する印刷データに対してもデータ量を削減しつつ関連付けて保存することができ、印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢ等の記憶メディアをより一層有効利用してコストをより一層削減することができるとともに、情報漏洩時のデータの特定をより一層速やかにかつ効率的に行うことができる。

さらに、本実施例の印刷ログ管理サーバＳＶは、新たに受信した印刷データと同一の印刷データ、新たに受信した印刷データの任意のページと同一のページ、または、新たに受信した印刷データの任意のオブジェクトと同一のオブジェクトが印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢに存在することを検出すると、印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢの該同一の既格納印刷データを実印刷データとする先着データ実印刷データ化保存処理を行っている。

したがって、印刷データの保存を時系列的に保存して、データの利用性を向上させることができる。

さらに、本実施例の印刷ログ管理サーバＳＶは、外部文書データベースＤＢ等の外部装置のデータに対してもリンクを張って、データ管理を行っている。

したがって、外部文書データベースＤＢ等の外部資源を有効利用して、印刷データの管理を行うことができ、より一層柔軟な印刷データの管理を行うことができるとともに、実印刷データとリンク情報との間で張るリンクの範囲を適宜変更することで、印刷ログ管理サーバＳＶの周囲の機器環境に変更があった場合にも、変更後の環境に対して適切にリンクを張って、効率的なデータ管理を行うことができる。

なお、この場合、図９に示すように、外部文書データベースＤＢに実印刷データが存在しており、印刷ログ管理サーバＳＶの印刷ログ保存部４０にリンク情報の印刷ログが保存されている場合に、外部文書データベースＤＢの実印刷データの削除処理要求があると、ログ管理部２０は、実印刷データを印刷ログ保存部４０にコピーして保存し、印刷ログ管理サーバＳＶ内でリンクを完結するようにする。

このようにすると、外部文書データベースＤＢ等の外部資源にリンク情報がある場合に、そのリンク情報が削除されると、印刷ログ管理サーバＳＶ内でリンクを完結させることができ、より適切な印刷データ管理処理を行うことができる。

また、図１０に示すように、印刷ログ管理サーバＳＶの印刷ログ保存部４０に実印刷データが存在しており、外部文書データベースＤＢにリンク情報の印刷ログが保存されている場合（外部装置から印刷ログ管理サーバＳＶにリンクが張られている場合）に、印刷ログ保存部４０の実印刷データの削除処理要求が発生する等の理由によって外部文書データベースＤＢとのリンクの解消要件が発生すると、ログ管理部２０は、印刷ログ保存部４０の実印刷データを外部文書データベースＤＢにコピーして渡し、外部文書データベースＤＢに適切に実印刷データが保存されるようにする。

このようにすると、不用意に実印刷データが失われることを防止することができ、印刷データをより一層適切に管理することができる。

また、本実施例においては、画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍが、印刷データの印刷を完了すると、速やかに印刷データとコントロール情報及び印刷ログを印刷ログ管理サーバＳＶに送信し、印刷ログ管理サーバＳＶは、印刷データとコントロール情報及び印刷ログを受信すると、速やかに新受信印刷データをリンク情報に置き換えるための印刷データ管理処理を実行している
したがって、データの即時性を向上させることができるとともに、印刷ログ管理サーバＳＶの管理者が印刷データ管理処理の開始の指示操作を行う手間を省いて、負担を軽減することができる。

なお、このように、上記説明では、画像形成装置ＧＫ１〜ＧＫｍが、印刷データの印刷を完了すると、速やかに印刷データとコントロール情報及び印刷ログを印刷ログ管理サーバＳＶに送信して、印刷ログ管理サーバＳＶは、印刷データとコントロール情報及び印刷ログを受信すると、速やかに新受信印刷データをリンク情報に置き換えるための受信印刷データ管理処理を実行しているが、この受信印刷データ管理処理は、上記タイミングに限るものではなく、例えば、任意のタイミング（印刷ログ管理サーバＳＶの管理者が印刷ログ管理サーバＳＶの操作パネルからの開始の操作があったタイミング、スケジュール機能を利用した予め設定された自動実行タイミング等）であってもよい。

このようにすると、夜間等の画像形成装置の利用されない時間帯に印刷データ管理処理を実行させることで、印刷ログ管理サーバＳＶの限られた資源を有効に利用することができる。

また、ログ管理部２０は、印刷データの保存管理において、上記説明では、実印刷データとして保存する印刷データをどの印刷データにするかについては、最初に受信した印刷データを実印刷データで保存し、その後に、同一内容の印刷データを新たに受信すると、該新たに受信した印刷データ（新受信印刷データ）を参照形式でリンク情報として保存する先着データ実印刷データ化保存処理を採用しているが、実印刷データとして保存する印刷データは、先着印刷データに限るものではなく、例えば、オリジナルデータに近い印刷データを採用したり、データ量の小さい印刷データを採用してもよい。

すなわち、図１１に示すように、既に印刷データ（例えば、図１１のＴｅｓｔ Ｐｒｉｎｔ ２）が実印刷データとして保存されている状態で、この印刷データと同一内容の印刷データ（例えば、図１１のＴｅｓｔ Ｐｒｉｎｔ ３）を受信した場合、後で受信した印刷データの方がオリジナルのデータに近い印刷データ（例えば、解像度がオリジナルのデータに近い印刷データ、集約処理の行われていない印刷データ等）であると、後で受信した印刷データを実印刷データとして印刷ログ保存部４０に保存し、先の印刷データをリンク情報に置き換えて保存するオリジナルデータ実印刷データ化保存処理を行う。なお、図１０では、左側のテストプリント（Ｔｅｓｔ Ｐｒｉｎｔ ３）の印刷データの方が、右側のテストプリント（Ｔｅｓｔ Ｐｒｉｎｔ ２）よりも古いが、オリジナルのデータに近いため、Ｔｅｓｔ Ｐｒｉｎｔ ３の印刷データを実印刷データで保存して、Ｔｅｓｔ Ｐｒｉｎｔ ２の印刷データをリンク情報による参照形式で保存する場合を示している。

このようにすると、より画像品質の良好なデータを実印刷データとして保存することができ、データの利用性を向上させることができる。

また、ログ管理部２０は、印刷データの保存管理において、実印刷データとして保存する印刷データは、図１２に示すように、順次同一内容の印刷データを受信した場合、データサイズの小さい方の印刷データを実印刷データとして印刷ログ保存部４０に保存する小サイズデータ実印刷データ化保存処理を行ってもよい。例えば、ログ管理部２０は、アプリケーションデータを取得できる場合、アプリケーションデータと印刷データのうちデータサイズの小さい方のデータ、図１２では、Ｔｅｓｔ Ｐｒｉｎｔ １の画像データを実印刷データとして印刷ログ保存部４０に保存する。

このようにすると、より一層データ量を削減することができ、印刷ログ保存部４０の有効利用を図って、印刷ログ管理サーバＳＶを低価格化することができるとともに、バックアップ等のメンテナンスにかかるコストをも低減することができる。

上述のように、実印刷データとして種々の選択方法を設けると、印刷ログ管理サーバＳＶの設置環境に適した運用を行うことができ、利用性を向上させることができる。

また、上記実施例の印刷ログ管理サーバＳＶにおいて、印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢの実印刷データとして、また、リンク情報として保存している印刷データは、データ量が多くなったときの対応や印刷データの保管の安全性を確保するために、ハードディスクや磁気テープ等の任意のバックアップメディアにバックアップ処理するようにしてもよい。この場合、例えば、図１３に示すように、バックアップメディアとしてのテープ（Ｔａｐｅ）１内でのリンクを有効に設定し、また、印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢの実印刷データやリンク情報の印刷ログとバックアップメディアのリンク情報や実印刷データとの間でリンクを張ることができるようにする。

このようにすると、バックアップメディアを含めた印刷ログ管理サーバＳＶの設置環境に適した運用を行うことができ、利用性を向上させることができる。

また、図１４に示すように、バックアップメディアにデータをバックアップする場合には、印刷ログ保存部４０や外部文書データベースＤＢ及びバックアップメディア等の各メディア内でリンクが完結するようにリンク関係の設定や実印刷データのコピー等を行う。

このようにすると、情報漏洩時の印刷ログの追跡を、少ないメディアから容易にかつ速やかに行うことができる。

以上、本発明者によってなされた発明を好適な実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。

印刷データを保存して情報の漏洩に対処する印刷データ管理装置、印刷データ管理プログラム及び記録媒体に適用することができる。

本発明の印刷データ管理装置、印刷データ管理プログラム及び記録媒体の一実施例を適用した印刷システムのシステム構成図。 図１の印刷ログ管理サーバによるファイル単位で同じ印刷データの保管方法の説明図。 図１の印刷ログ管理サーバによるページ単位で同じ印刷データの保管方法の説明図。 図１の印刷ログ管理サーバによるオブジェクト単位で同じ印刷データの保管方法の説明図。 図１の印刷ログ管理サーバによる同じ印刷データのうち最初の印刷データを実印刷データに設定するリンク設定方法の説明図。 図１の印刷ログ管理サーバによる外部文書データベースのデータに対してリンクを張っている状態の説明図。 図１の印刷ログ管理サーバによる印刷データ管理処理を示すフローチャート。 図７の印刷データ管理処理の続きの処理を示すフローチャート。 外部文書データベースの実印刷データに対して印刷ログ管理サーバ内の印刷ログからリンクが張られている場合に該実印刷データの削除等の条件変更時に印刷ログ管理サーバ内でリンクを完結させる処理の説明図。 外部文書データベースの印刷ログから印刷ログ管理サーバ内の実印刷データにリンクが張られている場合に該実印刷データの削除等の条件変更時に外部文書データベース内でリンクを完結させる処理の説明図。 図１の印刷ログ管理サーバによる同じ印刷データのうちオリジナルに近い印刷データを実印刷データに設定するリンク設定方法の説明図。 図１の印刷ログ管理サーバによる同じ印刷データのうちデータ量の小さい印刷データを実印刷データに設定するリンク設定方法の説明図。 バックアップメディア内でのリンクの有効設定の説明図。 バックアップする際にバックアップ元及びバックアップメディアの双方の各メディア内でリンクを完結させる場合の説明図。

符号の説明

１ 印刷システム
ＮＷ ネットワーク
ＣＬ１〜ＣＬｎ クライアント
ＧＫ１〜ＧＫｍ 画像形成装置
ＳＶ 印刷ログ管理サーバ
ＤＢ 文書データベース
１０ 印刷データ加工部
１１ 同一データ探索機能部
１２ トリミング処理機能部
１３ フォーム処理機能部
１４ ＯＣＲ機能部
２０ ログ管理部
３０ 再印刷部
４０ 印刷ログ保存部

Claims (6)

1. ネットワークを介して受信した印刷データを格納手段に格納して管理する印刷データ管理装置であって、新たに受信した印刷データと同一の既格納印刷データが前記格納手段に格納されているか検索する検索手段と、前記検索手段が前記新たに受信した印刷データと同一の既格納印刷データが存在することを検出すると、該新たに受信した印刷データと該既格納印刷データのうちデータ量の少ない方のデータを実印刷データとし、他方を該実印刷データを参照させるリンク情報として前記格納手段に格納する管理手段と、を備えていることを特徴とする印刷データ管理装置。
2. ネットワークを介して受信した印刷データを格納手段に格納して管理する印刷データ管理プログラムであって、新たに受信した印刷データと同一の既格納印刷データが前記格納手段に格納されているかの検索処理を行う検索処理ステップと、前記検索処理ステップで前記新たに受信した印刷データと同一の既格納印刷データが存在することが検出されると、該新たに受信した印刷データと該既格納印刷データのうちデータ量の少ない方のデータを実印刷データとし、他方を該実印刷データを参照させるリンク情報として前記格納手段に格納する管理処理ステップと、を有することを特徴とする印刷データ管理プログラム。
3. 前記印刷データ管理装置または前記印刷データ管理プログラムは、前記検索手段または前記検索処理ステップで、新たに受信した印刷データと既格納印刷データをページ単位で検索して、該新たに受信した印刷データの任意のページと同一のページを有する既格納印刷データが前記格納手段に格納されているか検索し、該新たに受信した印刷データの任意のページと同一のページを有する既格納印刷データが存在することを検出すると、前記管理手段または前記管理処理ステップで、該新たに受信した印刷データと該既格納印刷データの双方の該同一のページのうちデータ量の少ない方のデータを実印刷データとし、他方を該実印刷データを参照させるリンク情報とするとともに、該リンク情報とする印刷データの該同一ページ以外のページのデータを実印刷データとして前記格納手段に格納することを特徴とする請求項１記載の印刷データ管理装置または請求項２記載の印刷データ管理プログラム。
4. 前記印刷データ管理装置または前記印刷データ管理プログラムは、前記検索手段または前記検索処理ステップで、新たに受信した印刷データと既格納印刷データをオブジェクト単位で検索して、該新たに受信した印刷データの任意のオブジェクトと同一のオブジェクトを有する既格納印刷データが前記格納手段に格納されているか検索し、該新たに受信した印刷データの任意のオブジェクトと同一のオブジェクトを有する既格納印刷データが存在することを検出すると、前記管理手段または前記管理処理ステップは、該新たに受信した印刷データと該既格納印刷データの双方の該同一のオブジェクトのうちデータ量の少ない方のデータを実印刷データとし、他方を該実印刷データを参照させるリンク情報とするとともに、該リンク情報とする印刷データの該同一オブジェクト以外のデータを実印刷データとして前記格納手段に格納することを特徴とする請求項１記載の印刷データ管理装置または請求項２記載の印刷データ管理プログラム。
5. 前記印刷データ管理装置または前記印刷データ管理プログラムは、前記管理手段または前記管理処理ステップにおいて、前記格納手段内のデータの削除時に、該削除対象が少なくとも１つ以上の前記リンク情報にリンクされている実印刷データであると、該リンク関係にあるリンク情報のいずれかを実印刷データに変換し、該削除対象の実印刷データにリンク関係にある他のリンク情報が存在するときには、該リンク情報のリンク先を該新たな実印刷データに変更した後、該削除対象の実印刷データを削除することを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載の印刷データ管理装置または印刷データ管理プログラム。
6. ネットワークを介して端末装置または画像形成装置から受信した印刷データを格納手段に格納して管理する印刷データ管理プログラムを記録する記録媒体であって、前記印刷データ管理プログラムとして、請求項２から請求項５のいずれかに記載の印刷データ管理プログラムを記録することを特徴とする記録媒体。

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