JP4137064B2

JP4137064B2 - 文書管理システム及び文書管理装置

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Publication number: JP4137064B2
Application number: JP2005023937A
Authority: JP
Inventors: 竜太郎渡辺
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Priority date: 2005-01-31
Filing date: 2005-01-31
Publication date: 2008-08-20
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Also published as: JP2006209665A; US8373876B2; US20060170966A1

Description

本発明は、文書管理技術に関する。

近年、文書の電子化が進み、サーバーにおける電子文書の共有管理が一般的になってきた。クライアントはサーバにおいて管理されている文書を検索し、編集したりあるいは印刷することができる。

一方、文書の印刷を効率的に行うために、印刷要求を発行したコンピュータが印刷データを保存し、コンピュータはプリンタからの再印刷のリクエストを監視し、リクエストがあれば保存された印刷データをプリンタに再送する技術がある（特許文献１等参照）。また、プリンタにおいて印刷データを保存し、印刷データに係る文書をコンピュータで編集する際には、プリンタに保存した印刷データに基づいて編集を行って再度印刷できるものも提案されている（特許文献２等参照）。
特開平１１−１０５３８１号公報特開２００２−８６８１３号公報

いずれの技術によっても、サーバで管理された文書をクライアントで印刷するためには、個々のクライアントが一時的にサーバーから対象電子文書をコピーする必要があり、コピーした文書について印刷要求をプリンタに発行することになる。このため、印刷処理に要する時間が増加してしまうし、またネットワークやクライアントへの負荷が大きい、という問題があった。また、上述の従来例の技術は、印刷データを一時的に保存して印刷処理の効率化（特に再印刷時）を図ろうとするものであるが、いずれの文献記載の発明も、クライアントから再印刷を行う場合には、結局のところ印刷データをプリンタに送信して印刷を行っている。このために、ネットワーク環境におけるトラフィックの増大や、同一処理の繰返しによる処理効率・生産性の低さは避けられなかった。

本発明は上記従来例に鑑みてなされたもので、印刷処理に起因する、ネットワーク環境におけるトラフィックの増大や、同一処理の繰返しによる処理効率・生産性の低さを防止し、可能な限り資源を再利用して、文書共有環境下における効率的な印刷処理を実現することを目的とする。

本発明は上記従来の課題を解決するためになされたものであり、以下の構成を備える。

すなわち、本発明にかかる文書管理システムは、印刷装置と文書を管理する文書管理装置とを含む文書管理システムであって、
前記印刷装置は、印刷データを記憶するための記憶手段と、
前記記憶手段により記憶した印刷データを特定するための特定情報を前記文書管理装置に通知する通知手段と、
前記文書管理装置から、文書データとともに印刷命令を受けた場合には、その文書データに係る印刷データに基づいて印刷を行うとともに前記記憶手段により該印刷データを記憶し、前記特定情報とともに印刷命令を受けた場合には該特定情報により特定される印刷データに基づいて印刷を行う印刷制御手段とを有し、
前記文書管理装置は、前記印刷命令に対して前記通知手段により通知された特定情報を、当該文書データの識別情報と関連づけた関連情報として格納する格納手段と、
前記関連情報において、前記特定情報と関連づけられていない識別情報を有する文書データについては、該文書データに係る印刷データとともに印刷命令を前記印刷装置に送り、前記特定情報と関連づけられた識別情報を有する文書データについては、前記特定情報とともに印刷命令を前記印刷装置に送る印刷命令手段とを有し、
前記関連情報は、該関連情報に格納された識別情報に該当する文書データがその最後の印刷の後に更新されたか否かを示す更新情報をさらに含み、前記文書管理装置は、文書データが更新された場合、その文書データに対応する更新情報として文書データが更新されたことを示す情報を格納し、前記印刷命令手段は、更新されたことを示す更新情報に対応する文書データについては、特定情報との関連づけにかかわらず当該印刷データとともに印刷命令を前記印刷装置に送ることを特徴とする。

あるいは、本発明にかかる文書管理装置は、文書データとともに印刷命令を受けた場合には、その文書データに係る印刷データに基づいて印刷を行うとともに該印刷データを記憶し、記憶した印刷データを特定するための特定情報を文書管理装置に通知し、前記特定情報とともに印刷命令を受けた場合には該特定情報により特定される印刷データに基づいて印刷を行う印刷装置により印刷を行わせる文書管理装置であって、
印刷命令に対して前記印刷装置から通知された特定情報を、当該文書データの識別情報と関連づけた関連情報として格納する格納手段と、
前記関連情報において、前記特定情報と関連づけられていない識別情報を有する文書データについては、該文書データに係る印刷データとともに印刷命令を前記印刷装置に送り、前記特定情報と関連づけられた識別情報を有する文書データについては、前記特定情報とともに印刷命令を前記印刷装置に送る印刷命令手段とを有し、
前記関連情報は、該関連情報に格納された識別情報に該当する文書データがその最後の印刷の後に更新されたか否かを示す更新情報をさらに含み、前記文書管理装置は、文書データが更新された場合、その文書データに対応する更新情報として文書データが更新されたことを示す情報を格納し、前記印刷命令手段は、更新されたことを示す更新情報に対応する文書データについては、特定情報との関連づけにかかわらず前記文書データに係る印刷データとともに印刷命令を前記印刷装置に送ることを特徴とする。

本発明によれば、文書の再印刷時に、文書が更新されていなければ再印刷が高速になるという効果がある。また、文書の再印刷時に、クライアントは文書データを読む必要がなく、また、文書が更新されていなければ印刷データをプリンタに送信しないために、ネットワークやクライアントへの負荷を削減するという効果がある。

［実施形態１］
＜文書管理システム＞
図１は本発明における実施形態１のシステム構成を表したブロック図である。まず図１を用いて本実施形態におけるシステム構成を説明する。文書管理システム１０００は、コンピュータのＯＳ上で動作するソフトウェアである。すなわち、文書管理システムは汎用コンピュータにおいて、図４，図６、図７等の手順をはじめとするプログラムを実行することで実現される。印刷要求検知部１００１は、印刷要求を検知すると印刷制御部１００２に印刷要求を伝える。印刷制御部１００２は、各種条件に応じた印刷処理を行う。印刷制御部１００２は、印刷要求検知部１００１から印刷要求を受け取ると、まず文書データベース１００３にアクセスし、印刷対象文書に対応する印刷データが印刷装置１１００に格納されているか、その印刷データの作成後に文書が変更されているかをチェックする。文書データベースは、たとえばハードディスク等のストレージを記憶媒体として実現される。印刷データが印刷装置１１００に格納されており格納後に文書の変更がない場合は、文書データベース１００３から印刷対象文書の識別情報を取得し、通信制御部１００５を通して識別情報に対応する印刷データの印刷を印刷装置１１００に依頼する。印刷データが印刷装置１１００に格納されていない、もしくは格納されていても格納後に文書が更新されている場合は、印刷ドライバ１００４を使用して印刷を行い、通信制御部１００５から文書に対応する印刷データの識別情報を取得し、文書データベース１００３にその識別情報を文書と対応付けて格納する。この手順については、図４および図５を参照して後述する。なお、印刷要求検知部１００１および印刷制御部１００２は、たとえばそれぞれ文書編集アプリケーションプログラム１００６の一モジュールである。なお一般に入出力処理はオペレーティングシステム（たとえばウインドウズ（登録商標）のＧＤＩ等）により管理されているのが普通である。図１においては、印刷制御部１００２はＯＳ上で動作し、その印刷制御手順には、オペレーティングシステムにより行われる制御は含まれないものとしているが、もちろんオペレーティングシステムの一部として実装することもできるし、印刷ドライバの一部として実装することもできよう。

文書データベース１００３は、文書の本体や文書名、インデックス（文書ＩＤ）などの属性値が格納されている。また文書に対応する印刷データが印刷装置１１００に存在する場合は、その印刷データを一意に識別する識別情報や、その印刷データ作成後の文書変更の有無を記録する更新情報なども、文書と印刷データとの関連を示す関連情報テーブル１００３ａとして持つ（図２参照）。文書の本体は別の文書データベースに分離されていてもよい。識別情報としては、本実施形態では、印刷装置１１００のプリンタ名や、ネットワークプリンタであればＩＰアドレス、印刷データが格納されている印刷装置内記憶装置のフォルダ名や文書名などを組み合わせた情報を用いる。なお、この印刷データの識別情報を、その元となる文書データの識別情報（文書ＩＤ）と区別するために、この明細書においては特に「特定情報」と呼ぶこともある。文書データベース１００３は、データベース（ＤＢ）管理部１００８により管理されている。文書編集等のアプリケーションプログラム１００６はＤＢ管理部１００８を介して文書データにアクセスする。なお、図１においては印刷制御部１００２は直接データベースにアクセスしているが、一般にデータベースのアクセスについては一定の権限が必要とされることも多いし、一定の形式のクエリにより初めてアクセスできる場合もある。そのため、そのような場合には、印刷制御部１００２は、データベース管理部１００８を介して文書データベース１００３にアクセスするように構成しても良い。また、インデックスと文書ファイルとから構成される程度のものであれば、データベース管理部を用いずに、単なるインデックスファイルとして文書データベースを構成することもできる。

印刷装置１１００は記憶装置を備える印刷装置である。通信制御部１１０１は、印刷制御部１１０２の指示に従って、文書管理システム１０００の通信制御部１００５と通信を行う。印刷制御部１１０２は各種条件に応じた印刷処理を行う。通信制御部１１０１から印刷するデータを受け取ると、画像処理部１１０３により適宜画像処理を行ってエンジン部１１０５により印刷を実行し、印刷データを印刷データデータベース１１０４に格納する。格納後は格納された印刷データを一意に識別できる識別情報を、通信制御部１１０１を通して文書管理システム１０００に送信する。通信制御部１１０１から識別情報（印刷ファイルを特定するための特定情報）を受け取ると、それによって一意に識別される印刷データを印刷データデータベース１１０４から取得し、画像処理部１１０３により適宜画像処理を行って印刷を実行する。

画像処理部１１０３は、印刷制御部１１０２の指示に従って適宜データ変換や画像処理を行う。印刷データデータベース１１０４は、印刷データが格納され、識別情報によって一意に識別できるように管理されている。

＜関連情報テーブル＞
図２に関連情報テーブル１００３ａの一例を示す。各レコードはひとつの文書に対応する。各レコードには、文書ＩＤ、最後（最新）の印刷後に文書データが更新されたことを示す更新フラグ、当該文書データから作成された印刷データが保存されている印刷装置等（本例では印刷装置１１００）を特定するＢＯＸ情報（本例ではＩＰアドレス）、その装置における印刷データのファイル名とフォルダとが含まれる。ＢＯＸ情報、フォルダ、ファイル名が、印刷データを特定するための特定情報に相当する。更新フラグは、「ＦＡＬＳＥ」であれば文書が更新されていないことを、「ＴＲＵＥ」であれば文書が更新されていることを表す。印刷データが印刷装置１１００に保存されていない場合、関連情報テーブル１００３ａには該当するレコードは記録されない。これらによって、文書管理システム１０００内の文書に対応するの印刷データを一意に識別し、印刷データ作成後に対応する文書が更新されているかどうかを判断することができる。また、これらのデータが入力されていなければ、対応する印刷データがないことも確認できる。また図９に示すように、同一文書に対する印刷データが複数の印刷装置に格納されていてもよい。なお関連情報テーブル１００３ａは、印刷制御部１００２から直接アクセスされることから、文書データベース１００３とは別に印刷制御部１００２に独自に管理してもよい。印刷ドライバ１００４は、印刷制御部１００２から印刷指示が出た場合、元となる文書データを受け取ると、適宜データ変換や画像処理を行い、印刷装置１１００で処理可能な印刷データに変換する。この印刷データをはじめとする印刷に必要な情報を通信制御部１１０１を通して印刷装置１１００へ送信する。印刷ドライバ１００４は文書管理システム１０００に含まれていなくてもよい。通信制御部１００５は、印刷制御部１００２の指示に従って、印刷装置１１００の通信制御部１１０１と通信を行う。

＜文書の登録と更新＞
図６は文書管理システム１０００において、文書データを文書データベース１００３に登録する際の処理手順である。図６、図７、図４等の手順のプログラムは、文書管理システム１０００を実現する汎用コンピュータのファイルストレージに保存され、メモリにロードされてプロセサにより実行される。

まず、文書編集アプリケーション１００６により文書データの作成処理が行われると（Ｓ６００１）、その文書データを文書データベース１００３に登録する（Ｓ６００２）。文書の登録はデータベース管理部１００８により行われる。データベース管理部１００８は、新たな文書データ（ファイル）に固有の文書ＩＤを割り当てて、文書データベース１００３に登録する。その文書データベース１００３に登録された文書データは、データベースにより決められた手順で検索・読み出しが可能である。図３に、文書データベースのレコードの一例を示す。登録された文書データには、データベースにおいて一意の文書ＩＤ、その所在、ファイル名、検索のためのカテゴリやキーワードといった情報が含まれる。この例では文書データファイル本体は別に保存されているものとしている。

図７は、文書データベース１００３に登録された文書データファイルを更新する際の文書管理システム１０００における手順を示す。まず更新対象の文書データファイルの検索・読み込み（Ｓ７００１）に続いて、操作者による編集操作が行われそれに応じて編集処理を行う（Ｓ７００２）。そして操作者の操作に応じて、更新した文書データを文書データベース１００３に登録する（Ｓ７００３）。文書データベース管理部１００８は、更新された文書データファイルでその文書ＩＤに相当する元の文書データファイルを置換する（Ｓ７０１１）。そして、関連情報テーブル１００３ａから、更新された文書の文書ＩＤを検索して、ヒットしたならば、当該レコードの更新フラグを真（Ｔｒｕｅ）にセットする。このようにして、文書データベースは登録、管理される。次に本実施形態における文書データベース１００３に登録された文書データを印刷する際の処理の流れを図４を用いて説明する。

＜印刷制御処理手順＞
図４は印刷制御部１００２による印刷要求検知時の処理手順である。この手順は、印刷要求検知部１００１によりたとえばユーザにより入力された印刷要求が検出され、印刷要求が印刷制御部１００２に入力されると実行される。印刷対象は文書データベース１００３から読み出した文書であり、その特定は文書ＩＤによりされている。

ステップＳ４００１においては、文書管理システム１０００（特にここでは印刷制御部１００２）は印刷要求を受け取ると、文書データベース１００３の関連情報テーブル１００３ａにアクセスして、文書に対応する印刷データが印刷装置に存在するかチェックする。

ステップＳ４００２においては、印刷装置に印刷データが保存されているか判定する。関連情報テーブル１００３ａを、印刷しようとする文書ＩＤで検索してヒットすれば、印刷装置に印刷データが保存されていると判定できる。印刷装置に印刷データが保存されている場合には、その文書データが、最後の印刷後に更新されているかステップＳ４００３で判定する。すなわち、印刷装置１１００に保存されている印刷データが、印刷対象の文書データから変換した印刷データと一致しているか判定する。この判定は、更新フラグを参照して、値が真であれば更新されているものと判定できる。

ステップＳ４００２で印刷データが保存されていないと判定された場合、または、ステップＳ４００３で文書が更新されていると判定された場合には、文書データから印刷データを作成して印刷を行う。すなわち、印刷ドライバ１００４に文書データを渡して所定形式の印刷データに変換させ、それとともにその印刷データに基づいて印刷を行わせるための印刷命令を印刷装置１１００に送信させる（Ｓ４００５）。それに対して印刷装置１１００から印刷データの登録（保存）成功の旨の応答を、印刷データの特定情報とともに受けた場合には（Ｓ４００６）、その印刷データの文書ＩＤと受信した特定情報とを対応させて、関連情報テーブル１００３ａに新レコードとして登録する（Ｓ４００７）。そしてそのレコードの更新フラグを"Ｆａｌｓｅ"にセットする（Ｓ４００８）。また、もし印刷装置１１００は、印刷データを新たに登録するために、既存の印刷データを削除した場合には、その特定情報を応答する。そこで文書管理システムでは、削除された印刷データの特定情報に該当するレコードを、関連情報テーブル１００３から削除する（Ｓ４００９）。ステップＳ４００９は、該当するレコードがなければ行われない。

一方、ステップＳ４００２で、印刷装置１１００に印刷データが存在しており、かつ、ステップＳ４００３において、最後の印刷後に文書が更新されていない場合、印刷装置に保存された印刷データを用いて印刷を行う（Ｓ４００４）。本例では、該当するレコードのＢＯＸ欄に記載された宛先の印刷装置に対して、該当するフォルダ及びファイル名をパラメータとして、それによって特定される印刷データを用いて印刷を行なわせるための印刷命令を送信する。

図５に印刷装置１１００における印刷処理手順を示す。印刷命令を受けると、まずその印刷命令が、その印刷命令とともに受信した印刷データに基づいて印刷を行う旨の命令であるか、それとも印刷装置に保存されている印刷データに基づいて印刷を行う旨の命令であるのか判定する（Ｓ５００１）。保存した印刷データを用いて印刷を行う命令の場合には、ステップＳ５０１０で、その命令に添付された特定情報すなわちフォルダ名およびファイル名で特定される印刷データファイルに基づいて印刷を行う。ラスタライズ等必要な処理があればそれらも行われる。なお印刷データデータベース１１０４は、印刷データファイルとともに、保存された時刻或いは最後に印刷のために使用された時刻情報を有する。そこで、ステップＳ５００１では印刷のために使用した印刷データに対応する時刻情報を、現在の時刻で更新する。

一方、印刷命令に添付された印刷データを用いて印刷を行う命令の場合には、その印刷データを用いて印刷を開始する（Ｓ５００２）。そして、印刷データデータベース１１０４に、新たな印刷データを保存する空き領域があるか判定する（Ｓ５００３）。

ステップＳ５００３でデータベースに空きがないと判定された場合には、空きをつくるために、最も古い時間に保存されたあるいは使用された印刷データを、時刻情報を参照して決定し、それを削除する（Ｓ５００８）。削除した印刷データファイルのフォルダとファイル名を記憶する（Ｓ５００９）。これを空きが十分になるまで繰り返す。削除したファイルが複数ある場合には、それら全てのフォルダ及びファイル名のリストを記憶する。

ステップＳ５００３で空きがあると判定されれば、受信した印刷データを印刷データデータベースに保存し（Ｓ５００４）、保存に成功すれば、保存したフォルダおよびファイル名を文書管理システム１０００に通知する（Ｓ５００６）。このとき、ステップＳ５００９で記憶した、削除されたファイル名及びそのフォルダがあれば、その情報も合わせて通知する。印刷データの保存に失敗した場合には、保存しなかった旨を文書管理システムに応答する（Ｓ５００７）。なお保存する場合には、保存するファイルの時刻情報として現在時刻を書き込む。

なお印刷データデータベースに空きがない場合の処理方法としては、ほかの方法をとることもできる。たとえば、保存から一定時間経過した場合には、印刷装置１１００において自律的に消去するという方法もある。この場合には、印刷ファイルが保存されたときの時刻情報を印刷データファイルとともに保存し、たとえば定期的にその時刻情報と現在時刻とを比較して、一定時間以上経過していれば該当する印刷データファイルを削除する。消去した印刷データファイルに関する特定情報は、消去時に文書管理システム１０００に通知しても良いし、印刷命令を受けたときに、該当する印刷データはない旨の応答を返して、印刷データを再送信させてもよい。前者の場合には文書管理システムにおいて、消去が通知された印刷データに対応するレコードを関連情報テーブルから削除する必要がある。またこの一定時間経過により印刷データを消去する方法を、上述した最も古いアクセス時刻を持つファイルを削除する方法と合わせて用いることもできる。

以上の構成及び処理手順により、本実施形態の文書管理装置（文書管理システム）は、印刷装置が保存する印刷データと、文書データとの関連を示す関連情報を保持することで、印刷装置が保存する印刷データを用いて印刷を行う場合には、印刷データの生成処理やその送信処理を行う必要がないので、処理負荷の軽減、送信データ量の削減、印刷処理の迅速化を図ることができる。

なお、本実施形態では、印刷制御部１００２が文書データベース１００３に直接アクセスするものとしたが、データベース管理部１００８を介してアクセスさせても良い。

［実施形態２］
実施形態１に示す文書管理システムは、図８に示すようにクライアント・サーバー形でもよい。本実施形態におけるシステム構成を説明する。実施形態１の構成要素と同じものには同一の参照番号を付した。図８において、８０００は文書管理システムサーバーであり、コンピュータのＯＳ上で動作するソフトウェアである。８００１は文書管理制御部であり、要求に応じて適切な文書管理データベース１００３へのアクセスを提供する。８００２は通信制御部であり、必要に応じて文書管理システムクライアント８１００の通信制御部１００５と通信を行う。

１００３は、文書データベースであり、文書の本体や文書名、インデックスなどの属性値が格納されている。また文書に対応する印刷データが印刷装置５２００に存在する場合は、その印刷データを一意に識別する識別情報や、その印刷データ作成後の文書変更の有無を記録する更新情報なども属性値として持つ。文書の本体は別の文書データベースに分離されていてもよい。識別情報としては、印刷装置５２００のプリンタ名や、ネットワークプリンタであればＩＰアドレス、印刷データが格納されている印刷装置内記憶装置のフォルダ名や文書名などを組み合わせて持ってもよい。格納されている内容は実施形態１の文書データベースと同様である。
５１００は文書管理システムクライアントであり、コンピュータのＯＳ上で動作するソフトウェアである。

１００１は印刷要求検知部である。印刷要求を検知すると、印刷制御部１００２に印刷要求を伝える。印刷制御部１００２は、各種条件に応じた印刷処理を行う。印刷要求検知部１００１から印刷要求を受け取ると、まず通信制御部１００３を通して文書管理サーバ８０００の文書データベース１００３にアクセスし、印刷対象文書に対応する印刷データが印刷装置１１００に格納されているか、その印刷データの作成後に文書が変更されているかをチェックする。印刷データが印刷装置１１００に格納されており格納後に文書の変更がない場合は、文書データベース１００３から印刷対象文書の識別情報を取得し、通信制御部１００５を通して識別情報に対応する印刷データの印刷を印刷装置１１００に依頼する。印刷データが印刷装置１１００に格納されていない、もしくは格納されていても格納後に文書が更新されている場合は、印刷ドライバ１００４を使用して印刷を行い、通信制御部１００５から文書に対応する印刷データの識別情報を取得し、通信制御部１００５を通して文書データベース１００３にその識別情報を文書と対応付けて格納する。１００５は通信制御部であり、印刷制御部１００２の指示に従って、印刷装置１１００の通信制御部１１０１と通信を行う。１００４は印刷ドライバで、印刷制御部１００５から印刷指示が出た場合、適宜データ変換や画像処理を行い、印刷に必要な情報を通信制御部１００５を通して印刷装置１１００へ送信する。印刷ドライバ１００４は文書管理システムクライアント８１００に含まれていなくてもよい。ＤＢ管理部８１０１は、文書データベース１００３にアクセスするためのクライアントソフトウエアである。

１１００は記憶装置を備える印刷装置である。１１０１は通信制御部であり、印刷制御部１１０２の指示に従って、文書管理システムクライアント８１００の通信制御部１１０５と通信を行う。１１０２は印刷制御部であり、各種条件に応じた印刷処理を行う。通信制御部１１０１から印刷するデータを受け取ると、画像処理部１１０３により適宜画像処理を行って印刷を実行し、印刷データを印刷データデータベース１１０４に格納する。格納後は格納された印刷データを一意に識別できる識別情報を通信制御部１１０１を通して文書管理システムクライアント８１００に送信する。通信制御部１１０１から識別情報を受け取ると、それによって一意に識別されるデータを印刷データデータベース１１０４から取得し、画像処理部１１０３により適宜画像処理を行ってエンジン部１１０５により印刷を実行する。１１０３は、画像処理部であり、印刷制御部１１０２の指示に従って適宜データ変換や画像処理を行う。１１０４は印刷データデータベースであり、印刷データが格納され、識別情報によって一意に識別できるように管理されている。この場合、異なるコンピュータからの印刷要求であっても、高速に再印刷することが可能になる。

本実施形態は、実施形態１と、文書データベース１００３が独立したデータベースサーバ８０００により管理される点を除いて、その動作は同一である。すなわち、本実施形態の文書管理サーバ８０００と文書管理クライアント８１００とを合わせたものが、実施形態１の文書管理システム１０００に相当する。ただし、実施形態１では、関連情報テーブル１００３ａに、印刷制御部１００２から直接アクセスしていたが、本実施形態ではかならずサーバ８０００の文書管理制御部８００１を介してアクセスする点が異なる。しかしながら、本実施形態は文書管理をサーバで行うという発明のバリエーションであり、印刷データを印刷装置において保存し、文書データとともにその印刷データとの関連情報を保存して保守することで、送受信するデータ量や処理時間を短縮できるという本発明の本質は共通している。

［他の実施形態］
なお、文書データを更新する際には、印刷装置に対して対応する印刷データを破棄する命令を発行しても良い。このようにすることで、印刷装置において使用されることのない印刷データにより記憶容量の残量が減少することを防止できる。また、実施形態においては、文書をデータベースに登録するものとしたが、文書データが一元的に管理され、各文書を一意に特定できるのであれば、特に管理システムをもつデータベースに登録してなくともよい。

また、印刷データにおいて保存するデータを、文書管理装置から受信した印刷データではなく、少なくとも先頭ページについてはラスタライズ後のビットマップデータを圧縮して保存しても良い。こうすることで、印刷装置における画像処理を省略することができ、より迅速な印刷が行える。

なお、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インタフェイス機器、リーダ、プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置など）に適用してもよい。また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはCPUやMPU）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても達成される。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体およびプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(OS)などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

以上説明したように、本実施形態に係る文書管理システムによれば、文書の再印刷時に、再印刷を高速に行えるという効果がある。また、ネットワークやクライアントへの負荷を削減するという効果がある。

第１実施形態における文書管理・印刷システムのシステムブロック図、第１、２実施形態における更新情報、識別情報の格納例を示す図、第１、２実施形態における文書データベースの格納例を示す図、第１実施形態における文書処理システムおよび第２実施形態の文書管理クライアントステムによる印刷処理のフローチャート図第１、２実施形態における印刷装置による印刷処理のフローチャート図第１実施形態における文書処理システムおよび第２実施形態の文書管理クライアント／マスタシステムによる文書登録のフローチャート図第１実施形態における文書処理システムおよび第２実施形態の文書管理クライアント／マスタシステムによる文書更新のフローチャート図第２実施形態における文書管理・印刷システムのシステムブロック図、第１、２実施形態における更新情報、識別情報の格納例を示す図である。

符号の説明

１００１印刷要求検知部
１００２印刷制御部
１００３文書データベース部
１００４印刷ドライバ
１００５通信制御部
１１０１通信制御部
１１０２印刷制御部
１１０３画像処理部
１１０４印刷データデータベース部

Claims

印刷装置と文書を管理する文書管理装置とを含む文書管理システムであって、
前記印刷装置は、印刷データを記憶するための記憶手段と、
前記記憶手段により記憶した印刷データを特定するための特定情報を前記文書管理装置に通知する通知手段と、
前記文書管理装置から、文書データとともに印刷命令を受けた場合には、その文書データに係る印刷データに基づいて印刷を行うとともに前記記憶手段により該印刷データを記憶し、前記特定情報とともに印刷命令を受けた場合には該特定情報により特定される印刷データに基づいて印刷を行う印刷制御手段とを有し、
前記文書管理装置は、前記印刷命令に対して前記通知手段により通知された特定情報を、当該文書データの識別情報と関連づけた関連情報として格納する格納手段と、
前記関連情報において、前記特定情報と関連づけられていない識別情報を有する文書データについては、該文書データに係る印刷データとともに印刷命令を前記印刷装置に送り、前記特定情報と関連づけられた識別情報を有する文書データについては、前記特定情報とともに印刷命令を前記印刷装置に送る印刷命令手段とを有し、
前記関連情報は、該関連情報に格納された識別情報に該当する文書データがその最後の印刷の後に更新されたか否かを示す更新情報をさらに含み、前記文書管理装置は、文書データが更新された場合、その文書データに対応する更新情報として文書データが更新されたことを示す情報を格納し、前記印刷命令手段は、更新されたことを示す更新情報に対応する文書データについては、特定情報との関連づけにかかわらず当該印刷データとともに印刷命令を前記印刷装置に送ることを特徴とする文書管理システム。
前記印刷装置は、前記更新されたことを示す更新情報に対応する文書データを受けたときに、既に記憶されている印刷データを削除して前記記憶する余地を確保し、削除した印刷データの特定情報を前記文書管理装置に通知し、
前記文書管理装置は、削除した印刷データの特定情報の通知を受けると、前記関連情報から、当該印刷データの特定情報を抹消することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
前記印刷装置は、前記記憶手段に印刷データを記憶する余地がない場合には、既に記憶されている印刷データを削除して前記記憶する余地を確保し、削除した印刷データの特定情報を前記文書管理装置に通知し、
前記文書管理装置は、削除した印刷データの特定情報の通知を受けると、前記関連情報から、当該印刷データの特定情報を抹消することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
前記文書管理装置は、文書データを前記識別情報と関連づけて保存する文書保存手段をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
文書データとともに印刷命令を受けた場合には、その文書データに係る印刷データに基づいて印刷を行うとともに該印刷データを記憶し、記憶した印刷データを特定するための特定情報を文書管理装置に通知し、前記特定情報とともに印刷命令を受けた場合には該特定情報により特定される印刷データに基づいて印刷を行う印刷装置により印刷を行わせる文書管理装置であって、
印刷命令に対して前記印刷装置から通知された特定情報を、当該文書データの識別情報と関連づけた関連情報として格納する格納手段と、
前記関連情報において、前記特定情報と関連づけられていない識別情報を有する文書データについては、該文書データに係る印刷データとともに印刷命令を前記印刷装置に送り、前記特定情報と関連づけられた識別情報を有する文書データについては、前記特定情報とともに印刷命令を前記印刷装置に送る印刷命令手段とを有し、
前記関連情報は、該関連情報に格納された識別情報に該当する文書データがその最後の印刷の後に更新されたか否かを示す更新情報をさらに含み、前記文書管理装置は、文書データが更新された場合、その文書データに対応する更新情報として文書データが更新されたことを示す情報を格納し、前記印刷命令手段は、更新されたことを示す更新情報に対応する文書データについては、特定情報との関連づけにかかわらず前記文書データに係る印刷データとともに印刷命令を前記印刷装置に送ることを特徴とする文書管理装置。
前記文書管理装置は、前記印刷装置から、削除された印刷データの特定情報の通知を受けると、前記関連情報から、当該印刷データの特定情報を抹消することを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置。
印刷装置と文書を管理する文書管理装置とを含む文書管理システムの制御方法であって、
前記印刷装置で実行される工程は、
印刷データを記憶するための記憶工程と、
前記記憶工程により記憶された印刷データを特定するための特定情報を前記文書管理装置に通知する通知工程と、
前記文書管理装置から、文書データとともに印刷命令を受けた場合には、その文書データに係る印刷データに基づいて印刷を行うとともに前記記憶工程により該印刷データを記憶させ、前記特定情報とともに印刷命令を受けた場合には該特定情報により特定される印刷データに基づいて印刷を行う印刷制御工程とを有し、
前記文書管理装置で実行される工程は、
前記印刷命令に対して前記通知工程により通知された特定情報を、当該文書データの識別情報と関連づけた関連情報として格納する格納工程と、
前記関連情報において、前記特定情報と関連づけられていない識別情報を有する文書データについては、該文書データに係る印刷データとともに印刷命令を前記印刷装置に送り、前記特定情報と関連づけられた識別情報を有する文書データについては、前記特定情報とともに印刷命令を前記印刷装置に送る印刷命令工程とを有し、
前記関連情報は、該関連情報に格納された識別情報に該当する文書データがその最後の印刷の後に更新されたか否かを示す更新情報をさらに含み、前記文書管理装置では、文書データが更新された場合、その文書データに対応する更新情報として文書データが更新されたことを示す情報が格納され、前記印刷命令工程では、更新されたことを示す更新情報に対応する文書データについては、特定情報との関連づけにかかわらず当該印刷データとともに印刷命令を前記印刷装置に送ることを特徴とする文書管理システムの制御方法。
文書データとともに印刷命令を受けた場合には、その文書データに係る印刷データに基づいて印刷を行うとともに該印刷データを記憶し、記憶した印刷データを特定するための特定情報を文書管理装置に通知し、前記特定情報とともに印刷命令を受けた場合には該特定情報により特定される印刷データに基づいて印刷を行う印刷装置により印刷を行わせる文書管理方法であって、
印刷命令に対して前記印刷装置から通知された特定情報を、当該文書データの識別情報と関連づけた関連情報として格納する格納工程と、
前記関連情報において、前記特定情報と関連づけられていない識別情報を有する文書データについては、該文書データとともに印刷命令を前記印刷装置に送り、前記特定情報と関連づけられた識別情報を有する文書データについては、前記特定情報とともに印刷命令を前記印刷装置に送る印刷命令工程とを有し、
前記関連情報は、該関連情報に格納された識別情報に該当する文書データがその最後の印刷の後に更新されたか否かを示す更新情報をさらに含み、前記文書管理装置は、文書データが更新された場合、その文書データに対応する更新情報として文書データが更新されたことを示す情報を格納し、前記印刷命令工程では、更新されたことを示す更新情報に対応する文書データについては、特定情報との関連づけにかかわらず前記文書データに係る印刷データとともに印刷命令を前記印刷装置に送ることを特徴とする文書管理方法。
請求項７または８に記載の方法をコンピュータで実行させるためのコンピュータ実行可能なプログラム。