CN101990049B - 数据处理系统及该数据处理系统的控制方法 - Google Patents
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Abstract
本发明涉及一种数据处理系统及该数据处理系统的控制方法，该数据处理系统及所述控制方法存储在数据处理装置上执行的作业的作业历史。数据库存储在该数据处理装置上执行的作业的作业属性数据和内容数据，以及为所述作业属性数据和内容数据设定的保留日期。所述数据库确定在所述数据处理装置上删除了用作所述内容数据的基础的数据的情况下，能够删除所述内容数据，并且在所述内容数据的保留日期到期时删除该内容数据。
Description
技术领域
本发明涉及数据处理系统及该数据处理系统的控制方法，该数据处理系统及该控制方法记录在数据处理装置上执行的作业的作业历史并允许检索该作业历史，该作业历史分别包括关于所述作业的用户的信息和所述作业的执行日期/时间的信息。
背景技术
近年，使用数字多功能外围设备来打印、复印、传真、电邮发送原稿对于任何人都变得简单起来。通过这样的方式提高用户的便利性的同时，在打印、复印、传真或者电邮发送期间，机密文档的泄露成了问题。为了解决这种问题，一些数字多功能外围设备在执行诸如打印、复印、传真或者电邮发送等作业时，将作业历史存储在数据库中。作业历史一般包括作业属性数据，例如关于执行该作业的用户的用户信息、关于该作业的执行日期/时间的日期/时间信息、被执行作业的类型以及内容数据(例如在作业中处理的图像数据和/或文本数据)。
创建并管理这类作业历史的作业历史监查系统包括数字多功能外围设备和服务器。服务器包括数据库，并通过从数字多功能外围设备接收作业历史来将由数字多功能外围设备获取的作业历史存储在数据库中。作业历史在数据库中存储预定时间段，并允许被检索。这使得能够在发现任何信息泄露的情况下，追溯作业执行信息。这样的作业历史监查系统存储大量作业历史，需要大容量存储设备。因此，已经提议了通过减少要存储的数据量来高效地存储更大数量的作业历史的方法。
根据日本专利特开2006-330939号公报中描述的技术，当由图像处理装置执行作业时，如果与该作业相同的内容数据已经存储在数据库中，则存储指向数据库中存在的内容数据的参照信息，而不存储该作业的内容数据。这是为了减少数据库所需的存储容量。具体地说，图像处理装置在执行输入作业时，记录该输入作业的内容数据，并且在执行利用已存在的内容数据的输出作业时，记录指向该存在的内容数据的参照信息。
下面更具体地说明日本专利特开2006-330939号公报中描述的方法。数字多功能外围设备包括用于将文档数据存储在系统中的区域。该区域被称作，例如用户箱(user box)。这样，即使用户的手边没有数据，用户也可以使用存储在用户箱中的文档数据执行打印或者发送电邮。在这种情况下，输入作业是为了将文档数据存储在用户箱中，输出作业使用存储在用户箱中的文档数据，因此输入作业和输出作业所处理的数据为共同的文档数据。因此，当执行输入作业和输出作业时，均将各作业的内容数据作为作业历史存储在数据库中是不必要的。因此，仅当执行输入作业时将作业的内容数据存储在数据库中，而当执行输出作业时仅将指向该容数据的参照信息存储在数据库中。这减少了存储在数据库中的作业历史的数据量。
然而，日本专利特开2006-330939号公报中描述的方法存在这样的问题：因为输出作业包括记录指向内容数据的参照信息，所以如果所参照的内容数据被删除，则将不可能检查输出作业的内容。
作业历史监查系统一般在给定时间段内存储作业历史，以允许作业历史在该给定时间段内被检索。然而，因为存在数据库容量的限制，所以在将作业历史保存在适于长期存储的介质(例如磁带)上的前提下，已经经过了设定时间段的作业历史被从数据库中删除。利用这样的作业历史监查系统，如果输入作业的内容数据先被存储，并且用于输出作业的参照信息后被存储，则内容数据和指向该内容数据的参照信息在数据库中的保留日期(retention date)可能存在差异。因此，如果输入作业的内容数据(其保留日期较之输出作业更早)先从数据库中删除，则之后将不可能基于输出作业的参照信息获取该内容数据。
为了解决这个问题，分开管理作业属性数据和内容数据的保留日期，并且当输出作业的作业历史存储在数据库中时，更新被参照的内容数据的保留日期(例如，作业的输入作业的保留日期)。这样避免了输入作业的内容数据和用于输出作业的参照信息的保留日期的不一致。
然而，利用这种方法，如果输入作业的保留日期在输入作业的任何输出作业生成之前到达，则输入作业的内容数据被从数据库中删除。这样产生如下问题，即当随后生成输出作业时，在输出作业的作业历史中不能参照输入作业的内容数据。
发明内容
本发明的一个方面是为了消除现有技术中的上述问题。
本发明的一个特征是即使在任何对应的输出作业生成之前到达输入作业的保留日期，也能够防止所述输入作业的内容数据被从数据库中删除。
根据本发明的一个方面，提供一种数据处理系统，该数据处理系统能够使内容数据作为在数据处理装置上执行的作业的作业历史存储在数据库中，所述内容数据表示与该作业有关的数据的内容，所述数据处理系统包括：作业历史存储单元，其用于将所述内容数据与所述内容数据的保留日期一起存储在所述数据库中；确定单元，其用于确定在所述数据处理装置上删除了与存储在所述数据库中的所述内容数据相对应的数据的情况下，能够删除该内容数据；以及删除单元，其用于在由所述确定单元确定为能够删除的所述内容数据的所述保留日期经过时，删除该内容数据。
根据本发明的另一方面，提供一种数据处理系统的控制方法，所述数据处理系统包括经由网络与数据处理装置连接的数据库，并且能够使内容数据作为在该数据处理装置上执行的作业的作业历史存储在所述数据库中，所述内容数据表示与该作业有关的数据的内容，所述控制方法包括：作业历史存储步骤，将所述内容数据与所述内容数据的保留日期一起进行存储；确定步骤，确定在所述数据处理装置上删除了用作存储在所述数据库中的所述内容数据的基础的数据的情况下，确定能够删除所述内容数据；以及删除步骤，当由所述确定步骤确定为能够删除的所述内容数据的所述保留日期经过时，删除所述内容数据。
通过下面参照附图对示例性实施例的详细描述，本发明的其他特征和方面将变得清楚。
附图说明
包括在说明书中并构成说明书的一部分的附图例示了本发明的实施例，并与文字描述一起用于解释本发明的原理。
图1是根据示例性实施例的作业历史监查系统的结构图；
图2A和图2B是描述数字多功能外围设备、服务器和数据库的结构的框图；
图3是描述根据第一实施例的数字多功能外围设备的作业历史存储处理的流程图；
图4A和图4B是描述根据第一实施例的由数字多功能外围设备执行的各种作业、将作业划分为输入作业和输出作业的分类、内容数据、以及作业历史的图；
图5A和图5B是描述根据第一实施例的存储在数据库中的作业历史的具体示例的图；
图6是描述根据第一实施例的数据库中的作业历史删除处理的流程图；
图7是描述根据第一实施例的图6中的步骤S704至S706的处理的图；
图8是描述根据第一实施例变更数据库中的内容数据的保留日期的处理的流程图；
图9是描述根据第二实施例的删除处理的流程图；以及
图10是描述根据第二实施例的内容数据删除处理的图。
具体实施方式
下面将参照附图详细描述本发明的实施例。可以理解，下述实施例并不意图限制本发明的保护范围，并且就根据本发明的解决问题的手段而言，不是根据以下实施例所描述的各方面的所有组合都是必要的。
图1是根据本发明的示例性实施例的作业历史监查系统(数据处理系统)的结构图。在此示例中，数字多功能外围设备101(其为数据处理装置的示例)、数据处理服务器102、数据库103和检索服务器104经由网络105互相连接。
数字多功能外围设备101具有执行诸如扫描、打印、复印、电邮发送和传真等各种作业的功能。而且，数字多功能外围设备101包含用来在系统中存储文档数据的存储区，并具有打印、电邮和传真所存储的文档数据的功能。根据本实施例，该存储区被称为箱(box)。
数字多功能外围设备101也具有记录在数字多功能外围设备101上执行的各种作业的作业历史和向数据处理服务器102发送该作业历史的功能。该作业历史包含作业属性数据(诸如关于执行了作业的用户的用户信息、关于作业的执行日期/时间的日期/时间信息、被执行的作业的类型等)，以及关于在作业中处理的文档数据(诸如图像数据和/或文本数据)的内容的内容数据。
数据处理服务器102对从数字多功能外围设备101接收到的作业历史执行数据转换处理，并且将作业历史存储在数据库103中。该数据转换处理包括：对包含在作业历史中的作业属性数据的内容进行格式化，经由光学字符识别(OCR)处理从内容数据的图像数据中提取文本数据，和/或转换图像数据的格式和大小。大小等的转换具有减小内容数据容量，进而减小存储在数据库103中的数据量的效果。然而，数据内容也可以在不经过数据转换处理的情况下按原样存储。数据处理服务器102通过将作业属性数据和内容数据互相关联并设定预定的保留日期，来将所述作业属性数据和所述内容数据作为作业历史存储在数据库103中。数据库103通过从数据处理服务器102接收作业历史，来对其进行储存。作业历史被存储在数据库103中，直到由数据处理服务器102指定的保留日期到达为止，并且在此期间可以由检索服务器104检索作业历史。数据库103可以是能够存储作业历史的任意存储设备，并可以是例如文件服务器。存储在数据库103中的作业历史在其各自的保留日期到达时被相继删除。
当从用户接收到检索条件时，检索服务器104从数据库103检索一个或更多个符合检索条件的作业历史，并将所检索到的作业历史提供给用户。检索条件包括例如作业属性(诸如作业所有者和作业执行日期/时间)以及文本数据中包含的字符串，并用于在数据库103中检索作业历史。网络105将数字多功能外围设备101、数据处理服务器102、数据库103、及检索服务器104互相连接。
尽管在图1中，网络105与从数字多功能外围设备101到检索服务器104范围内的每个构成要素连接，但是也可以与各个构成要素的多个单元连接。另外，不同类型的构成要素可以包含在同一服务器内。例如，单服务器可以结合检索服务器104和数据处理服务器102。
图2A是描述根据示例性实施例的数字多功能外围设备101结构的框图。
控制器201连接至扫描器单元207、打印机单元208、和操作单元209。另外，控制器201经由网络接口单元206连接至网络105。在控制器201中，CPU 202根据载入到RAM 204的程序来控制数字多功能外围设备101。ROM 203存储用于启动系统的引导程序。RAM 204从HDD(硬盘驱动器)205载入程序，以使CPU 202根据程序运行。除此外，RAM 204也被用作缓冲存储器来临时存储输入的图像数据。硬盘驱动器(HDD)205存储系统软件和作业历史。而且，HDD 205的一部分被用作箱区域来存储文档数据。文档数据包括文档和图像的数据以及各种应用数据。网络接口单元206与网络105连接，并用来与网络105上的其他设备交换文档数据、作业历史、关于数字多功能外围设备101的信息等。CPU202、ROM 203、RAM 204、HDD 205和网络接口单元206位于系统总线210上。操作单元209将关于数字多功能外围设备101的信息，和用于操作数字多功能外围设备101的信息输出到画面上。此外，操作单元209接受操作者的输入并将关于操作者输入的信息发送到控制器201。
图2B是描述根据示例性实施例的数据处理服务器102、数据库103、和检索服务器104的结构的框图。
数据处理服务器102、数据库103和检索服务器104经由网络接口单元226连接到网络105。CPU 221根据载入到RAM 223的程序来控制数据处理服务器102、数据库103、或检索服务器104。ROM 222存储用于启动设备的引导程序。RAM 223从HDD 225载入程序以使CPU 221根据程序运行。除此外，RAM 223也用作缓冲存储器来临时存储各种输入数据。硬盘驱动器(HDD)225存储系统软件、作业历史和文档数据。文档数据包括文档和图像的数据以及各种应用数据。网络接口单元226连接至网络105并用于与网络105上的其他设备交换信息。显示单元227向用户显示消息、各种数据、UI(用户界面)画面等。操作单元228包括键盘和指示设备并接受用户操作。CPU 221、ROM 222、RAM 223、HDD 225、网络接口单元226、显示单元227和操作单元228位于系统总线230上。
图3是描述根据第一实施例由数字多功能外围设备101执行的作业历史存储处理的流程图。作业历史存储处理在数字多功能外围设备101执行作业时进行。执行该处理的程序在执行过程中载入到RAM 204，并在CPU 202的控制下执行。
首先，在步骤S301，生成在数字多功能外围设备101上执行的作业的作业属性数据，包括关于执行过该作业的用户的信息以及作业的执行日期/时间的信息。作业属性数据由CPU 202生成并临时存储在HDD 205中。接着，在步骤S302，CPU 202确定被执行的作业是输入作业还是输出作业。如果确定该作业为包括输入新文档数据的输入作业，则该处理进行到步骤S303，以将输入作业的内容数据和用于识别内容数据的内容ID存储在HDD 205中。内容数据由CPU 202基于来自网络接口单元206或扫描器单元207的输入作业的文档数据通过数据处理生成，并临时存储在HDD 205中。内容数据既可以基于输入作业的文档数据由数据处理生成，也可以由输入作业的文档数据复制，只要内容数据表示输入作业的文档数据的内容即可。另外，内容ID也作为表示文档数据属性的属性信息储存在HDD 205中。
另一方面，如果确定数字多功能外围设备101执行的作业为包括处理作为输入作业的结果而被输入的文档数据的输出作业，则处理进行到步骤S304。在步骤S304，CPU 202仅将与输出作业中处理的文档数据对应的内容ID(参照信息)存储在HDD 205中。在执行步骤S303或S304后，处理进行到步骤S305，以将存储在HDD 205中的作业属性数据、内容数据和内容ID相互关联并作为作业历史发送到数据处理服务器102。如果由数字多功能外围设备101执行的作业是输出作业，则作业历史不包含内容数据。这就消除了对涉及处理成本的数据处理的需要。因此，在步骤S305，CPU 202可以将输出作业的作业历史发送到数据库103而非数据处理服务器102。
图4A是描述根据第一实施例由数字多功能外围设备101执行的各种作业、将作业划分为输入作业和输出作业的分类以及内容数据的图。
输入作业包括处理从外部输入的作业。例如，复印(COPY)作业是输入作业，其中由扫描器单元207读取的原稿的文档数据被输入并且被打印机单元208打印。扫描/箱(SCAN/BOX)存储作业是由扫描器单元207读取的原稿数据被作为文档数据存储在HDD 205的箱区域的输入作业。接收作业(FAX/I-FAX)是文档数据被网络接口单元206接收并存储在HDD 205中的输入作业。当这样的输入作业被执行时，作业属性数据和作业的内容数据被作为作业历史存储。另外，内容ID被分配给输入的文档数据来唯一识别文档数据的内容数据。
输出作业包括处理作为输入作业输入并保持在数字多功能外围设备101中的文档数据。例如，发送作业(FAX/I-FAX/SEND)是输出作业，其中存储在HDD 205中的数据被通过传真发送。箱-打印(BOX-PRINT)作业是输出作业，其中存储在HDD 205的用户箱区域的文档数据由打印机单元208打印。用于输出作业的文档数据之前已经被某一输入作业处理。也就是说，由输出作业处理的文档数据与由输入作业处理的文档数据相同。因此，当数字多功能外围设备101执行输出作业时存储的作业历史包括：输出作业的作业属性数据，以及已经处理了相同文档数据的输入作业的作业历史中包含的内容ID。顺便提及，存储在HDD 205中的数据(文档数据和作业历史等)并没有响应于来自用户的输出命令而被删除。因此，一旦数据存储在HDD 205，则当打印或传真数据时，数字多功能外围设备101可以重复地输出数据。数据响应于用户的删除命令而被删除。当从用户那里接收到指定数据的删除命令时，数字多功能外围设备101从HDD 205中删除指定数据。
图4B是描述根据第一实施例通过数字多功能外围设备101生成的作业历史的图。
在该示例中，假定输入作业的作业历史411和输出作业的作业历史421是作为处理相同文档数据的结果而产生的。输入作业的作业历史411包含作业日志ID 412、作业属性数据413、内容ID 414、和内容数据415。另一方面，输出作业的作业历史421包含作业日志ID 422、作业属性数据423、和内容ID 424。作业日志ID唯一地识别作业历史。内容ID唯一地识别内容数据。如果作业处理过相同的文档数据，则内容ID在作业历史中相同。
在这种情况下，因为输入作业的作业历史411和输出作业的作业历史421是不同的作业历史，所以作业日志ID 412和作业日志ID 422也互不相同。类似地，作业属性数据413和作业属性数据423在作业执行日期/时间和作业类型方面互不相同。另一方面，因为输入作业的作业历史411和输出作业的作业历史421涉及相同的被处理文档数据，因此内容ID414和内容ID 424彼此一致。
图5A和图5B是描述存储在数据库103中的作业历史的具体示例的图。
图5A中所示的作业属性数据表包含作业属性数据，所述作业属性数据包括作业日志ID、保留日期、作业类型、作业执行日期/时间、和内容数据ID，其中作业日志ID唯一地识别作业，内容数据ID识别作业中处理的内容数据。图5B中所示的内容数据表包括内容ID和保留日期以及诸如图像数据和文本数据的实际内容数据，其中内容ID唯一地识别内容数据。图5A所示的作业属性数据以及图5B所示的内容数据通过内容ID彼此互相关联。
在图5A和图5B的示例中，作业日志ID“J00001”属于输入作业的作业历史，而作业日志ID“J00003”属于处理过与作业日志ID是“J00001”的输入作业相同的文档数据的输出作业的作业历史。尽管这两个作业历史在作业属性数据，诸如作业类型和作业执行日期/时间上不相同，但是，由于处理过相同的文档数据，因此这两个作业历史具有相同的内容ID“C0000A”。
具有作业日志ID“J00001”的作业属性数据在这里被指定为作业1，具有作业日志ID“J00002”的作业属性数据被指定为作业2，具有作业日志ID“J00003”的作业属性数据被指定为作业3。另外，具有内容ID“C0000A”的内容数据被指定为内容A，具有内容ID“C0000B”的内容数据被指定为内容B。
作业1和内容A以通过内容ID(C0000A)相关联的方式作为单个作业历史存储在数据库103中。同时，指定预定的保留日期(在此示例中，保留日期从作业的执行日期/时间起三个月后到期)。在图5A的示例中，具有内容A的作业1在2008年4月1日执行，其保留日期被设定为三个月后到来的2008年7月1日。于2008年5月20日存储在数据库中的作业3的保留日期为三月后到来的2008年8月20日。作业1和作业3都具有内容ID“C0000A”并且都与内容A关联。然而，对内容A设定与作业1相同的保留日期，因此内容A也将在2008年7月1日后被删除。因此，当内容A在作业3的保留日期前被删除时，将不可能参照作业3处理的内容数据。
为处理该问题，当输出作业被存储在数据库103中时，具有与输出作业相同的内容ID的内容数据的保留日期被更新。在图5B的示例中，当作业3被存储在数据库103中时，更新内容A的保留日期以使其与作业3的保留日期一致。具体地说，内容A的保留日期从2008年7月1日变更为2008年8月20日。这使得可以防止更早存储在数据库103中的内容A早于与内容A关联的作业3的保留日期被删除。更新保留日期的方法将在后面参考图8详细地描述。
在这种情况下，如果与内容数据关联的输出作业的作业历史，在内容数据的保留日期经过前被存储在数据库中，则更新内容数据的保留日期。然而，如果处理与内容数据对应的文档数据的输出作业在内容数据的保留日期经过后生成，则不能使用输出作业的作业历史来参照已经被删除了的内容数据。假定，在图5A和图5B的示例中，处理与内容A对应的文档数据的输出作业仅在2008年8月20日以后生成。在这种情况下，在2008年8月20日之后，不能参照已经被删除了的内容A。为了避免这种情况，在从数据库103删除内容数据之前，确定是否有可能在将来生成将会参照内容数据的作业历史。
图6是描述根据第一实施例的在数据库103中执行的作业历史删除处理的流程图。该处理在CPU 221执行载入到RAM 223的程序时被实现。图6中的流程图在预定的时间(例如，一天一次)执行。
在步骤S701，CPU 221确定数据库103中的作业历史中是否存在保留日期已经到期的属性数据。如果存在保留日期已经到期的任何作业属性数据，则处理进行到步骤S702以删除作业属性数据。另一方面，如果不存在保留日期已经到期的作业属性数据，则处理进行到步骤S703，以确定在数据库103中的作业历史中是否存在保留日期已经到期的任何内容数据。如果不存在相应的内容数据，则CPU 221结束处理。如果存在相应的内容数据，则处理进行到步骤S704，以基于内容数据是否被列入在可删除内容ID列表上(稍后说明)，来确定是否可以删除内容数据。如果该内容数据不能被删除，则处理从步骤S704进行到步骤S703。否则，处理从步骤S704进行到步骤S705以删除内容数据。然后，处理进行到步骤S706以从可删除内容ID列表移除相应的内容ID。可删除内容ID列表列入了可以删除的内容数据的内容ID。
图7是描述在图6中从步骤S704到S706的处理的图。
如果文档数据被从数字多功能外围设备101的箱中删除，则随后不再生成参照与文档数据对应的内容数据的内容ID的输出作业历史。因此，表明文档数据已经被删除的删除信息被作为可删除内容ID列表710存储在数据库103中。具体地说，首先文档数据被从数字多功能外围设备101的箱中删除(711)。相应地，数字多功能外围设备101基于被删除的文档数据的属性信息，向数据库103通知与被删除的文档数据对应的内容ID(712)。进而，数据库103将从数字多功能外围设备101接收的内容ID保持在可删除内容ID列表710中(713)。如果没有关于内容ID的作业历史被存储在数据库103中，就没必要在可删除内容ID列表710中保持内容ID。
随后，当与内容ID对应的内容数据的保留期(retention period)到期(经过)时，因为内容ID包含在可删除内容ID列表710中，所以数据库103可以删除内容数据。另一方面，如果与文档数据对应的内容数据的保留期到期，而文档数据仍然保留在数字多功能外围设备101上没有被删除，则数据库103不删除内容数据，因为内容数据的内容ID没有保持在可删除内容ID列表710中。
图8是描述根据第一实施例变更数据库103中的内容数据的保留日期的处理的流程图。执行该处理的程序在执行过程中被载入到RAM 223中，并在CPU 221的控制下执行。
当作业属性数据和内容数据存储在数据库103中时，设定作业属性数据和内容数据的保留日期。当参照该内容数据的输出作业历史被存储在数据库103中时，变更按照这种方式设定的内容数据的保留期。在步骤S801，CPU 221确定要被存储的作业历史是否是输出作业的作业历史。在是输出作业的作业历史的情况下，处理进行到步骤S802以变更存储在数据库103中并且分配了与作业历史相同的内容ID的内容数据的保留日期，其中基于输出作业的作业历史变更保留日期。例如当原始的保留日期是，例如，2008年8月30日时，如果发出输出作业的日期是2008年8月1日，则保留日期被变更为3个月后到来的2008年11月1日。在另一方面，如果在步骤S801中，确定结果表明作业历史不是输出作业的作业历史，则CPU 221直接结束处理。
如上所描述，根据第一实施例，仅当与内容数据对应的文档数据从数字多功能外围设备101中删除并且内容数据的保留日期到期时，内容数据才被从数据库中删除。因此，即使输入作业的保留日期在任何对应的输出作业被生成前到达，输入作业的内容数据也不会被从数据库中删除。这避免了不能使用保留日期晚于输入作业的保留日期的输出作业的作业历史来参照输入作业的内容数据的问题。
下面说明本发明的第二实施例。根据第二实施例，当确定是否删除内容数据时，数据库103询问数字多功能外围设备101来进行确认。根据第二实施例的数字多功能外围设备101、服务器102和104、数据库103的硬件结构与第一实施例中相同，因此省略其说明。
图9是描述根据第二实施例在数据库103中执行的作业历史删除处理的流程图。作业历史删除处理当CPU 221执行载入到RAM 223的程序时被实现。
图9的流程图与根据第一实施例的图6的流程图在步骤S904的处理上不同。在图6的步骤S704中，当在数字多功能外围设备101上删除文档数据时，与文档数据对应的内容数据的内容ID被报告给数据库103以将内容ID存储在可删除内容ID列表710中。然而，在步骤S904，不将可删除内容ID列表710作为表明文档数据已经在数字多功能外围设备101上被删除的删除信息存储在数据库103中，而是数据库103根据需要与数字多功能外设101进行确认。具体地说，当在步骤S904中试图删除数据库103中的内容数据时，CPU 221询问数字多功能外围设备101是否在数字多功能外围设备101上删除了具有与内容数据相同的内容ID的文档数据。顺便提及，可以参照各文档数据的属性信息，来识别存储了具有该内容ID的文档数据的数字多功能外围设备。如果在步骤S904中确定与内容数据对应的文档数据已经被删除，则处理进行到步骤S905以删除内容数据。在另一方面，如果在步骤S904中确定与内容数据对应的文档数据没有被删除，则CPU 221结束处理而不删除内容数据。
图10是描述图9中的步骤S904和步骤S905中的内容数据删除处理的图。
根据第一实施例，当文档数据被从数字多功能外围设备101的用户箱区域删除时，表示该意思的删除信息被存储在数据库103中。在另一方面，根据第二实施例，当试图删除作业历史时，数据库103询问数字多功能外围设备101否已经从数据库103中删除了与内容数据对应的文档数据(1001)。数字多功能外围设备101将指示文档数据是否已经被删除的删除状态通知给数据库103(1002)。数据库103基于从数字多功能外围设备101报告的删除状态，确定是否删除内容数据。
如上所述，第二实施例除了提供第一实施例的优点之外，还提供了以下的优点。具体地说，仅将关于登记在数据库103中的内容数据的删除状态信息从数字多功能外围设备101发送到数据库103，从而提供了减小通过网络105发送的数据量的优点。
本发明的各方面还可以通过读出并执行记录在存储装置上的用于执行上述实施例的功能的程序的系统或设备的计算机(或诸如CPU或MPU的装置)、以及由系统或设备的计算机例如读出并执行记录在存储装置上的用于执行上述实施例的功能的程序来执行各步骤的方法来实现。鉴于此，例如经由网络或者从用作存储装置的各种类型的记录介质(例如计算机可读介质)向计算机提供程序。
虽然参照示例性实施例对本发明进行了说明，但是应当理解，本发明不限于所公开的示例性实施例。应当对所附权利要求的范围给予最宽的解释，以使其涵盖所有这种变型、等同结构及功能。
Claims (6)
1.一种数据处理系统，该数据处理系统包括数据处理装置及服务器，
其中，所述数据处理装置包括：
内容数据存储单元，其用于存储内容数据；
作业执行单元，其用于执行用于输入内容数据并将该内容数据存储在所述内容数据存储单元中的输入作业，以及执行用于输出被存储在所述内容数据存储单元中的所述内容数据的输出作业；以及
发送单元，其用于将所述内容数据作为所述输入作业的历史信息发送至所述服务器，以及用于把用于指示所述内容数据的参照信息作为所述输出作业的历史信息来发送、而不发送所述内容数据，并且，
所述服务器包括：
作业历史存储单元，其用于把所述发送单元发送的所述内容数据存储为所述输入作业的历史信息，以及把所述发送单元发送的所述参照信息存储为所述输出作业的历史信息；
确定单元，其用于确定在所述数据处理装置的所述内容数据存储单元中是否存在与存储在所述作业历史存储单元中的内容数据相对应的内容数据；以及
删除单元，其用于在所述确定单元确定在所述数据处理装置的所述内容数据存储单元中不存在与存储在所述作业历史存储单元中的内容数据相对应的内容数据的情况下，从所述作业历史存储单元中删除内容数据，
其中，所述删除单元在所述确定单元确定在所述数据处理装置的所述内容数据存储单元中存在与存储在所述作业历史存储单元中的内容数据相对应的内容数据的情况下，不从所述作业历史存储单元中删除内容数据。
2.根据权利要求1所述的数据处理系统，其中，
所述确定单元基于表示在所述数据处理装置上已经删除与存储在所述作业历史存储单元中的内容数据相对应的内容数据的信息，来确定在所述数据处理装置的所述内容数据存储单元中是否存在与存储在所述作业历史存储单元中的内容数据相对应的内容数据。
3.根据权利要求1所述的数据处理系统，其中，
所述服务器还包括询问单元，该询问单元用于向所述数据处理装置询问是否在所述数据处理装置上已经删除了与存储在所述作业历史存储单元中的内容数据相对应的内容数据，并且其中，所述确定单元基于对所述询问单元的询问的响应，来确定在所述数据处理装置的所述内容数据存储单元中是否存在与存储在所述作业历史存储单元中的内容数据相对应的内容数据。
4.根据权利要求1-3中的任意一项所述的数据处理系统，其中，内容数据包括图像数据或文本数据。
5.根据权利要求1-3中的任意一项所述的数据处理系统，其中，所述删除单元基于存储在所述内容数据存储单元中的内容数据的保留日期，来从所述作业历史存储单元中删除内容数据。
6.一种数据处理系统的控制方法，所述数据处理系统包括数据处理装置及服务器，所述控制方法包括：
执行步骤，在所述数据处理装置处执行用于输入内容数据并将该内容数据存储在内容数据存储单元中的输入作业，以及执行用于输出被存储在所述内容数据存储单元中的内容数据的输出作业；
发送步骤，在所述数据处理装置处将所述内容数据作为所述输入作业的历史信息发送至所述服务器，以及在所述数据处理装置处把用于指示所述内容数据的参照信息作为所述输出作业的历史信息来发送、而不发送所述内容数据；
作业历史存储步骤，在所述服务器处把从所述数据处理装置发送的所述内容数据作为所述输入作业的历史信息存储在作业历史存储单元中；
确定步骤，在所述服务器处确定在所述数据处理装置的所述内容数据存储单元中是否存在与存储在所述作业历史存储单元中的内容数据相对应的内容数据；以及
删除步骤，在所述服务器处，在确定在所述数据处理装置的所述内容数据存储单元中不存在与存储在所述作业历史存储单元中的内容数据相对应的内容数据的情况下，从所述作业历史存储单元中删除在所述输出作业被执行时由从所述数据处理装置发送的所述参照信息指示的内容数据，
其中，在所述删除步骤中，在所述服务器处，在确定在所述数据处理装置的所述内容数据存储单元中存在与存储在所述作业历史存储单元中的内容数据相对应的内容数据的情况下，不从所述作业历史存储单元中删除在所述输出作业被执行时由从所述数据处理装置发送的所述参照信息指示的内容数据。
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