JPH11143908A - ファイルシステムおよび該システムに使用するプログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 本発明は、データの処理時に同一のデータを
蓄積して取り扱うデータのバックアップを実現すると共
に、その処理データを必要なときに容易に利用できるよ
うにして、利用性の高いファイルシステムを提供する。 【解決手段】 複写機11は複写機能などの処理命令に応
じて処理する文書データを、ユーザＩＤや処理日時など
の付加データと共にサーバ装置12に送出する。サーバ装
置12はその文書データを大容量記憶装置13に蓄積するの
と同時に、ハードディスク装置43内のデータベースにユ
ーザＩＤ毎にその蓄積アドレスや付加データを格納する
と共に、新たな新文書データと既に蓄積する既文書デー
タとに関連性（同一文書・更新文書・関係文書など）が
あるときにはリンク情報を対応付けしてリレーションを
張ることにより検索時のカレンダビュー60中に表示する
文書データのサムネイル画像61に関連画像75、76を選択
可能に積層表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ファイルシステム
および該システムに使用するプログラムを記録した記録
媒体に関し、データの複写、ファクシミリ通信、プリン
トアウトなどのデータ処理を行なう処理システムに適用
され、取り扱うデータをバックアップして再利用を希望
する場合に容易に入手などすることのできるものに関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来より、重要であるために保管する文
書（画像や文字が表示された文書）や、将来使用する可
能性のある文書などの書類は、紙に記録させた状態のま
まファイルされて書棚等に整理されていた。しかし、書
類が膨大な事業所などでは、その保管に場所が取られて
しまうのと共に、所望の書類を探すのにも手間が掛かっ
ていた。

【０００３】このため、近年には、データ処理技術の高
度化・高速化と共に、記憶手段の低価格化に伴って、保
管する必要のある文書は、スキャナ装置により読み取ら
せて大容量記憶装置に蓄積させておく、所謂、ファイル
システムが出現しており、このファイルシステムは、書
類が膨大な事業所などに限らずに導入されている。この
種のファイルシステムとしては、文書をデータベース中
に、その種別に応じて系統的に分類するなどして、関連
する文書なども容易に検索できるように工夫されている
ものもあり、近時には、さらに利用性を向上させるべく
様々なファイルシステムが提案されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来のファイルシステムにあっては、いずれにして
もスキャナ装置により文書を読み取らせる必要があるた
め、その都度、整理することができないときには後回し
にされて積み上げられた状態となってしまう。また、こ
のような書類を整理するためには、保管の要否を確認し
た後に、保管する必要のある文書を個々にスキャナ装置
により読み取らせるとともに分類するための入力作業を
行なわなければならず、まとめてファイル作業を行なお
うにも、作業が煩雑であるために、結局、保管する文書
を少なくするなどしてしまう。

【０００５】また、ファイルシステムに保管する文書
は、保管するか否かにより整理されたものであることか
ら、保管されずに廃棄された文書は後になって必要とな
っても入手することができない。このため、文書の保管
の要否を確認する際に、その判断が容易な書類ばかりと
は限らないことから、作業に時間が掛かってしまう。ま
た、そのときには、不要な書類であっても、後になって
必要になるものもある。

【０００６】ところで、ファイルシステムに保管する文
書は、会議に使用するためにコピーした書類であった
り、取引先とファクシミリ装置などにより送受信した書
類であったり、ワークステーション（ＷＳ）やパーソナ
ルコンピュータ（ＰＣ）などにより作成してプリントア
ウトした書類などである。要するに、保管する文書は、
１回以上電気信号に変換処理されて用紙に記録出力など
されているものである。

【０００７】このことから、本発明者は、従来のファイ
ルシステムにおける問題を解消すべく、検討を重ねるこ
とによって、このファイルシステムに保管されるまでの
文書の経過を抽出することに至り、この文書データを利
用することができないかと、鋭意開発を行ない課題を解
消するに至った。そこで、本発明は、処理するデータと
同一のデータを当該処理時に取得して蓄積し取り扱うデ
ータのバックアップを実現するとともに、処理したデー
タを必要なときに容易に利用できるようにして、利用性
の高いファイルシステムを提供することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的達成のため、請
求項１に記載の発明は、画データを読み取って用紙に記
録出力する複写機能、画データや文字データを通信線を
介して送受信する伝送機能、または受け取った画データ
や文字データを用紙に記録出力する記録機能のうちの１
つ以上を少なくとも備えて該機能によりデータを処理す
る処理装置本体に、該処理データを蓄積する記憶手段を
接続したファイルシステムであって、前記機能により処
理される同一の処理データを記憶手段に蓄積させる蓄積
管理手段と、処理命令の入力に応じて選択された記憶手
段内の処理データを記憶手段から読み出して処理先に出
力する出力管理手段と、を具備し、蓄積管理手段は、記
憶手段内に蓄積させる処理データを特定する特定情報を
取得する情報取得手段と、記憶手段に蓄積する処理デー
タ間の関連性の有無を判断する関連性判断手段とを備
え、特定情報と共に関連性ありと判断された処理データ
の各々にリンク情報を対応付けして記憶手段内に蓄積さ
せる一方、出力管理手段は、記憶手段内の処理データの
少なくとも１部または該処理データの特定情報を表示出
力する表示手段と、表示された処理データまたは特定情
報のうちのいずれかを選択して該処理データの処理命令
の入力操作を行なう操作手段とを備え、処理命令の入力
に応じてリンク情報を対応付けされた処理データ間を関
連付けして選択可能に表示出力することを特徴とするも
のである。

【０００９】この請求項１に記載の発明では、ユーザが
処理命令を入力して処理装置本体により処理させる同一
のデータが、該処理データの特定情報を対応付けされる
とともに、他の記憶手段内の処理データと関連性がある
ときには該処理データと関連付けするリンク情報が対応
付けされて記憶手段に蓄積される。この記憶手段内のデ
ータは、操作手段から処理命令を入力することにより、
その１部または特定情報が表示手段に表示出力され、こ
のときにリンク情報により対応付けされている処理デー
タと関連付けされた状態で表示出力することができ、そ
のうちから選択されることにより接続された処理先、例
えば処理装置本体に出力されて処理される。したがっ
て、処理データは処理命令により処理されるのと同時
に、他の処理データと関連付けされて保管管理された後
に、該処理データは関連付けされている他の処理データ
と共に選択可能に表示出力することができ、選択された
処理データは処理可能な機能または手段に出力されて処
理される。

【００１０】請求項２に記載の発明は、請求項１に記載
の発明の構成に加え、前記蓄積管理手段は、記憶手段に
新規に蓄積する新処理データが関連性判断手段により既
に蓄積した既処理データと同一であると判断されたとき
には、該新処理データは記憶手段に蓄積せずに該特定情
報を既処理データに対応付けすることを特徴とするもの
である。

【００１１】この請求項２に記載の発明では、新処理デ
ータが既処理データと同一であるときには、該新処理デ
ータ自体は蓄積されずに、例えば、同一データを示すリ
ンク情報として新処理データの特定情報を既処理データ
に対応付けして該既処理データと関連付けされる。した
がって、既処理データと同一の新処理データは、記憶手
段の記憶容量を消費することなく該既処理データに関連
付けられ、特定情報あるいは既処理データとの関連付け
により選択されたときには該既処理データが新処理デー
タとして処理される。

【００１２】請求項３に記載の発明は、請求項１に記載
の発明の構成に加え、前記蓄積管理手段は、記憶手段に
新規に蓄積する新処理データが関連性判断手段により既
に蓄積した既処理データの一部を更新したものであると
判断されたときには、該新処理データの更新した部分の
更新データのみを記憶手段に蓄積する一方、前記出力管
理手段は、記憶手段内の更新データはリンク情報により
関連付けされている既処理データの該当する部分と差し
替えて新処理データとし処理することを特徴とするもの
である。

【００１３】この請求項３に記載の発明では、新処理デ
ータが既処理データの１部を更新したものであるときに
は、更新データを示すリンク情報により既処理データと
関連付けされ、新処理データのうちの更新データのみが
記憶手段に蓄積される。この新処理データは、特定情報
あるいは既処理データとの関連付けにより選択されたと
きには既処理データの一部が更新データに差し替えられ
て新処理データに復元された後に処理される。したがっ
て、既処理データを更新した新処理データは、該既処理
データと同一のデータにより記憶手段の記憶容量を消費
することなく該既処理データに関連付けられ、選択され
たときには該既処理データの１部を更新データに差し替
えられて新処理データの全てを蓄積する場合と変わらず
に処理される。

【００１４】請求項４に記載の発明は、請求項１に記載
の発明の構成に加え、前記蓄積管理手段は、情報取得手
段が処理データの特定情報として処理データから抽出す
るキーワード、処理データに付されている付記情報、あ
るいは処理データから抽出する重要文章のうちのいずれ
か１つ以上を少なくとも取得して該特定情報を記憶手段
内に蓄積させる処理データに対応付けるとともに、関連
性判断手段が記憶手段内に蓄積する処理データ間で該キ
ーワードが予め設定されている個数以上一致する、該付
記情報が一致する、あるいは該重要文書が一致すると判
断したときに該記憶手段内に蓄積する処理データの各々
にリンク情報を対応付けして関連付けることを特徴とす
るものである。

【００１５】この請求項４に記載の発明では、新処理デ
ータにはキーワード、付記情報（例えば、タイトル）、
あるいは重要文章が特定情報として対応付けされると共
に、該特定情報のいずれかが既処理データと一致する関
係にあるときには、関係データを示すリンク情報により
既処理データと関連付けされる。したがって、処理デー
タは内容により他の処理データと関連付けされ、近接す
る処理データを容易に選択することができる。

【００１６】請求項５に記載の発明は、請求項４に記載
の発明の構成に加え、前記蓄積管理手段は、キーワード
が一致することにより関連付けした処理データと同一ま
たは異なるリンク情報により関連付けされている他の処
理データにも該一致するキーワードを付加データとして
追加することを特徴とするものである。この請求項５に
記載の発明では、新処理データが既処理データとキーワ
ードが一致して関連付けされたときには、該既処理デー
タと関連付けされている他の既処理データにも該一致す
るキーワードが共通するように追加される（特定情報と
して対応されていなかったキーワードが追加される）。
したがって、キーワードを含んでいないが内容に関連性
のある処理データをそのキーワードにより検索すること
ができる。

【００１７】請求項６に記載の発明は、請求項１から５
のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記蓄積管理手
段は、操作手段からの入力操作に基づいて記憶手段内に
蓄積管理する処理データに前記リンク情報を対応付けす
ることを特徴とするものである。この請求項６に記載の
発明では、記憶手段内の処理データは操作手段からの入
力操作により他の処理データとの関連性に応じて前記リ
ンク情報が対応付けされて関連付けされる。したがっ
て、請求項１から５の発明における条件に当てはまらな
い関連する処理データ間を関連付けして蓄積管理するこ
とができる。

【００１８】請求項７に記載の発明は、画データを読み
取って用紙に記録出力する複写機能、画データや文字デ
ータを通信線を介して送受信する伝送機能、または受け
取った画データや文字データを用紙に記録出力する記録
機能のうちの１つ以上を少なくとも備えて該機能により
データを処理する処理装置本体に、接続あるいは内蔵さ
れた中央処理装置が使用するプログラムを記録した記憶
媒体であって、前記処理装置本体により処理される同一
の処理データを記憶手段に送出して蓄積させるとともに
該処理データを特定する特定情報を取得して該処理デー
タに対応付けし、同時に記憶手段に蓄積する処理データ
間の関連性の有無を判断して関連性ありと判断した処理
データの各々にリンク情報を対応付けする処理と、前記
記憶手段内から処理命令の入力に従って読み出して中央
処理装置に接続されている表示手段に処理データの少な
くとも１部または該処理データの特定情報を表示出力す
るとともに操作手段から選択された処理データを記憶手
段から読み出して処理先に出力し、このとき処理命令の
入力に応じてリンク情報を対応付けされた処理データ間
を関連付けして選択可能に表示出力する処理と、の一方
の処理あるいは双方の処理を実行するためのプログラム
を中央処理装置が読み出し可能に記録されていることを
特徴とするものである。

【００１９】請求項８に記載の発明は、請求項７に記載
の発明の構成に加え、前記記憶手段に新規に蓄積する新
処理データが既に蓄積した既処理データと同一であると
判断したときには、該新処理データは記憶手段に蓄積さ
せずに該特定情報を既処理データに対応付けする処理を
実行するためのプログラムを中央処理装置が読み出し可
能に記録されていることを特徴とするものである。

【００２０】請求項９に記載の発明は、請求項７に記載
の発明の構成に加え、前記記憶手段に新規に蓄積する新
処理データが既に蓄積した既処理データの一部を更新し
たものであると判断したときには、該新処理データの更
新した部分の更新データのみを記憶手段に蓄積する処理
と、該記憶手段内の更新データはリンク情報により関連
付けされている既処理データの該当する部分と差し替え
て新処理データとする処理と、の一方の処理あるいは双
方の処理を実行するためのプログラムを中央処理装置が
読み出し可能に記録されていることを特徴とするもので
ある。

【００２１】請求項１０に記載の発明は、請求項７に記
載の発明の構成に加え、前記処理データの特定情報とし
て、処理データから抽出するキーワード、処理データに
付されている付記情報、あるいは処理データから抽出す
る重要文章のうちのいずれか１つ以上を少なくとも取得
して記憶手段内に蓄積させる処理データに対応付けると
ともに、記憶手段内に蓄積する処理データ間で該キーワ
ードが予め設定されている個数以上一致するとき、該付
記情報が一致するとき、あるいは該重要文書が一致する
ときに記憶手段内に蓄積する処理データの各々にリンク
情報を対応付けする処理を実行するためのプログラムを
中央処理装置が読み出し可能に記録されていることを特
徴とするものである。

【００２２】請求項１１に記載の発明は、請求項１０に
記載の発明の構成に加え、前記処理データの各々にリン
ク情報を対応付けして関連付けする処理において、キー
ワードが一致することにより関連付けした処理データと
同一または異なるリンク情報により関連付けされている
他の処理データにも該一致するキーワードを付加データ
として追加する処理を併せて実行するためのプログラム
を中央処理装置が読み出し可能に記録されていることを
特徴とするものである。

【００２３】これら請求項７〜１１に記載の発明では、
記憶媒体内からプログラムが中央処理装置に読み出され
て実行されることにより、該中央処理装置が上記請求項
１〜５に記載の発明における蓄積管理手段または出力管
理手段として機能する。

【００２４】

【発明の実施の形態】以下、本発明を図面に基づいて説
明する。図１〜図10は本発明に係る記憶媒体内のプログ
ラムに従って機能するファイルシステムの一実施形態を
示す図である。図１において、10はデータを有効利用す
るために構築されているデータ管理システムであり、こ
のデータ管理システム10は、ユーザが取り扱うデータを
バックアップするデータバックアップシステムとして機
能するとともに、そのユーザの必要に応じてファイルシ
ステムとしても機能してデータを再利用することができ
るように構築されており、ユーザの事業所内のイントラ
ネット上に接続されている高機能デジタル複写機（ＭＦ
Ｐ：Multi Function Printer）11と、サーバ装置12と、
大容量記憶装置（ＩＭＳ：Infinit Memory Server）13
と、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）14と、接続装置
（ＭＦＢ：Multi Function Box）15と共に、インターネ
ット上の後述するサービスを提供するサービス提供会社
の大容量記憶装置（ＷｅｂＩＭＳ）16により構築されて
いる。

【００２５】複写機11は、図２に示すように、制御部21
が装置各部を統括制御するようになっており、この制御
部21は内蔵するＣＰＵ（Central Processing Unit：中
央処理装置）がＲＯＭ（Read Only Memory：記憶媒体）
内から読み出した制御プログラムに従って装置各部の駆
動条件や管理データ等の各種情報を記憶するとともに動
作する上で必要なデータを記憶するＲＡＭ（Random Acc
ess Memory）を利用して後述する各種機能と共に本発明
の各種処理を実行する。

【００２６】この制御部21には、駆動条件、装置状態、
あるいは入力情報などの各種情報を表示する表示部22
と、ユーザによる設定や命令等の入力操作を行なうため
のテンキー、ファンクションキー（Ｆキー）およびスタ
ートキーなどが配設されたポートと共にＩＤカードをセ
ットして各種情報を読み書きするスロットが配設されて
いる操作部23と、ＰＳＴＮ（Public Switched Telephon
e Network）に接続され発着信の際に所定の回線制御を
実行して回線接続あるいはその切断を行なうＮＣＵ部
（網制御装置）24と、画データや各種手順信号を内蔵す
るモデム装置により変復調しＮＣＵ部24を介してファク
シミリ通信（送受信）を実行するとともに不図示のＩ／
Ｆ（インターフェイス）によりイントラネットに接続さ
れて画データや文字データなどの文書データの送受信
（伝送）を実行する通信制御部25と、送信／複写する原
稿に照射した光の画像に応じた反射光を光電変換して画
データを読み取る読取装置26と、読取／受信した画デー
タに基づいて記録媒体により画像を用紙に記録して出力
する記録装置27と、読取／受信した画データを蓄積する
画像メモリ28と、送信する画データをデータ圧縮して符
号化する一方、受信した画像データを伸長して復号化す
るＤＣＲ部（Data Compression and Reconstraction）
として機能するとともに、読取装置26の光学応答特性や
センサのバラツキ等に応じた画像補正処理、ユーザが操
作部23から入力操作する画像の変倍処理や文字データ
（コードデータ）を画像メモリ28中にマップ展開して画
データとする変換処理等の画像加工処理、および記録装
置27の書込特性等に適した画データにする画像最適化処
理などを要求に応じて行なう画像処理部29と、がバス30
を介して接続されている。

【００２７】したがって、この複写機11は、画データを
伝送するファクシミリ通信や文書データをＰＣ13間など
で伝送するデータ通信などを行なう伝送機能と、読取画
データを記録出力する複写（コピー）機能と、受信文書
データを記録出力する記録機能とを備える処理装置を構
成しており、複写機としてだけではなく、ファクシミリ
装置、プリンタ装置、スキャナ装置としても利用するこ
とができるようになっている。なお、この複写機11の操
作部23にセットされるＩＤカードには、ファクシミリ通
信先の電話番号やＰＣ14のアドレスまたは複写時の縮小
率などの処理条件と共にユーザＩＤやユーザ名などが書
き込まれている。このため、複写機11は、操作部23のＦ
キーの押下による機能選択の後に（複写の場合にはその
まま）スタートキーが押下されたときには、処理条件を
読み出して容易に各種機能を利用できるとともに、同時
にユーザＩＤをＩＣカードから読み出して（ＰＣ14によ
り利用される場合には文書データとともに受け取って）
利用した処理機能や処理枚数などの管理情報をそのユー
ザＩＤ毎に制御部21のＲＡＭ内に格納して課金処理など
に利用することができるようになっており、備える機能
により処理する文書データをユーザによる処理命令（Ｐ
Ｃ14からの処理命令や自機内で処理する受信文書データ
の記録出力命令などを含む）に従って所望のデータ処理
を行なうのと同時に、後述するその文書データのサーバ
装置12への送出の際にはそのユーザＩＤの入力を要求す
ることなく流用して付加データ（特定情報）としその文
書データに添付（付加）する。なお、このときに、複写
機11がＩＣカードをセットされることなく（ユーザＩＤ
を入力されることなく）動作される場合には課金処理時
に共通費として使用する複写機11に予め割り振っておい
た共有ＩＤを不揮発ＲＡＭ内から読み出してユーザＩＤ
として使用しその文書データは共有文書データとして処
理する。また、記録装置27は、電子写真記録方式以外に
も、例えば、インクジェット方式、サーマルヘッド方
式、ドットインパクト方式などであってもよいことは云
うまでもない。

【００２８】そして、接続装置15は、複写機11、サーバ
装置12、ＰＣ14などの端末装置のネットワークハブとし
て機能して相互間のデータ通信を中継することによりロ
ーカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）環境を構築すると
ともに、インターネットに接続して複写機11、サーバ装
置12あるいはＰＣ14からインタネット上のサービス提供
会社にアクセスして各種情報を利用することができるよ
うに機能してイントラネット環境を構築する。

【００２９】このため、ＰＣ14は、ＣＰＵ、メモリ（Ｒ
ＯＭ、ＲＡＭなど）、およびＩ／Ｏ（Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕ
ｔｐｕｔ）回路等からなり、ディスプレイを見ながらキ
ーボードやマウスなどを操作することにより不図示のハ
ードディスク装置（記憶媒体）内から読み出したアプリ
ケーションソフトに従って演算処理などを行なうことに
より文書や画像の作成などの各種処理を行なうシステム
として利用することができるようになっており、その文
書データは複写機11にユーザＩＤと共に処理命令（指
示）を送出することにより複写機11の各種機能を利用し
てプリントアウトしたり、入力した送信先にファクシミ
リ送信することができるとともに、複写機11がファクシ
ミリ受信した画データを受け取ったり、複写機11に読み
取らせた画データを受け取ったりすることができるよう
になっている。

【００３０】また、大容量記憶装置16は、サービス提供
会社の不図示の通信制御装置を介してインターネットに
接続されており、その通信制御装置は、ＣＰＵが記録媒
体内から読み出した制御プログラムに従って登録ユーザ
からのアクセスにより大容量記憶装置16を書込・読出可
能にオープンして、バックアップするための蓄積命令が
あったときには続けて送られてくる後述する付加データ
（特定情報）を対応付けられた文書データをそのまま蓄
積する一方、アクセスに続けて蓄積する文書データの参
照命令があったときにはその参照命令に従って蓄積する
データを読み出して返送し、このときにサーバ装置12に
よる付加データの特定によりアドレスを指定された文書
データの転送命令が送られてきたときにはそのアドレス
の文書データを大容量記憶装置16から読み出して返送す
るようになっている。

【００３１】一方、サーバ装置12は、図３に示すよう
に、ＣＰＵ41、メモリ（ＲＯＭ、ＲＡＭなど）42、ハー
ドディスク装置（記憶媒体）43、ディスプレイ44、タッ
チパネル45、キーボード46、マウス47、Ｉ／Ｏ回路48、
ネットワークＩ／Ｆ49、およびタイマ機能50を備えて、
ＰＣ14と同様に使用可能なＰＣにより構成されており、
ＣＰＵ41がハードディスク装置43内から読み出したアプ
リケーションプログラムに従って装置各部42〜49を統括
制御して本発明の各種処理を実行する。このサーバ装置
12は、Ｉ／Ｏ回路48を介して大容量記憶装置13が接続さ
れるとともに、ネットワークＩ／Ｆ49にイントラネット
を構築するイーサネットケーブルなどが接続されてお
り、サービス提供会社のバックアップサービスを受ける
ために、メモリ部42内の不揮発ＲＡＭ内にそのサービス
提供会社のアドレス、登録ＩＤ（サービスを受けるため
のユーザＩＤであり、複写機11を使用するためのＩＤカ
ード内のユーザＩＤと同一であってもよい）、およびパ
スワードなどのインターネットに接続してサービスを受
けるのに必要なデータが格納されている。

【００３２】そして、サーバ装置12は、複写機11で処理
するデータをイントラネットを介して受け取って、記憶
手段を構成するイントラネット上の大容量記憶装置13に
送ってそのまま蓄積させるようになっており、このとき
に、大容量記憶装置13の使用容量（蓄積容量）を確認し
て予め設定されている容量を超えているときには文書デ
ータの蓄積を実行する前あるいは後にメモリ部42内のサ
ービス提供会社のアドレス、登録ＩＤおよびパスワード
などによりインターネット上のサービス提供会社にアク
セスして一定容量の文書データを古いものから順次読み
出して転送し大容量記憶装置16に蓄積させる。また、こ
のサーバ装置12は、ユーザによる要求に応じて大容量記
憶装置13に蓄積させた文書データの先頭ページを縮小し
たサムネイル画像61や付加データを読み出して選択およ
び検索可能にディスプレイ44の表示画面として作成した
後述するカレンダビュー60上に表示出力し、選択された
文書データを大容量記憶装置13から読み出して複写機11
に転送し例えば、記録出力などさせることにより、ファ
イル装置として機能してデータ管理システム10をファイ
ルシステムとしても機能させるようになっており、大容
量記憶装置13から大容量記憶装置16に転送して蓄積させ
た文書データを参照する必要がある場合にはメモリ部42
内のサービス提供会社のアドレス、登録ＩＤおよびパス
ワードなどによりインターネット上のサービス提供会社
にアクセスして同様に処理する。すなわち、サーバ装置
12は、蓄積管理手段、情報取得手段、出力管理手段、縮
小画像作成手段、カレンダ画面作成手段、およびデータ
検索手段を構成している。

【００３３】具体的には、複写機11は、図４のフローチ
ャートに示すように、例えば、複写機11の操作部23を操
作して複写を選択する場合にはそのままスタートキーを
押下することにより（ステップＰ１、Ｐ２）、読取装置
26にセットした原稿の画像を読み取った文書データをコ
ピーするのと（ステップＰ３）並行して、操作部23にＩ
Ｃカードがセットされている場合にはそのＩＣカードか
ら読み出したユーザＩＤにより操作者（複写機11を使用
するユーザ）を認証設定する（ステップＰ４、Ｐ５）一
方、ユーザＩＤを取得できないときには制御部21の不揮
発ＲＡＭ内から読み出した共有ＩＤがユーザＩＤとされ
操作者の認証は「無設定」とする（ステップＰ４、Ｐ
５、Ｐ７）。

【００３４】そして、複写機11は、選択された機能によ
る処理と並行して、同一の文書データを画像処理部29に
より符号化して圧縮した後にイントラネット上の大容量
記憶装置13に蓄積させるためにそのユーザＩＤと共に不
図示のタイマ機能が計時する処理時の処理日時情報や処
理時の条件（縮小率など）を付加データ（コードデー
タ）としてその文書データに付加してサーバ装置12に送
出し蓄積（ファイル）させる（ステップＰ８）。

【００３５】したがって、複写機11で処理する同一の文
書データは、その処理を実行する操作の他に特別な入力
操作を要求することなく（蓄積命令の入力の有無に拘ら
ずに）、該文書データを特定するための付加データが付
加（対応付け）されて自動的に蓄積されバックアップが
取られる。また、このときに、ユーザＩＤなしで処理す
る文書データであっても、ユーザＩＤの入力を要求する
ことなく、そのまま共有ＩＤを利用して同様に蓄積され
る。なお、付加データとする蓄積処理日時情報は、サー
バ装置12のタイマ機能50が計時する蓄積処理時の日時情
報を用いてもよいことはいうまでもないが、複写機11か
らの日時情報は操作者が処理した日時情報であるので本
実施形態の方が好ましい。

【００３６】次いで、ＩＣカードの抜取りが行なわれた
ときには操作者による処理終了と判断して（ステップＰ
９）、また読取装置26にセットした原稿の読取処理が終
了してからの時間を不図示のタイマ機能により計時して
予め設定されている一定時間が経過したことを検出した
ときにも操作者による一処理が終了したと判断するよう
になっており（ステップＰ11）、このいずれかの条件を
満たすときに文書データの処理を行なった操作者を特定
するユーザＩＤをクリアして、ユーザＩＤを取得できな
いときのためのデフォルトの共有ＩＤを設定（認証）し
て操作者「無設定」とすることにより、異なるユーザで
あるにも拘らずに同一のユーザＩＤを使用してしまうこ
とをなくすようになっている（ステップＰ12）。そし
て、このステップＰ９、Ｐ11においてＩＣカードがセッ
トされたままでタイマ機能により計時される一定時間が
経過せずに他のキー入力、例えばＦキーやスタートキー
の押下により新たな処理の開始命令があったときには
（ステップＰ10）、同一のユーザＩＤを保持したままス
テップＰ１に戻って同様な処理を繰り返す。

【００３７】したがって、ユーザＩＤは、操作者の入れ
替わりが確実に検出されて再度取得されることにより誤
りなく文書データに付加される。このとき、複写機11
は、ステップＰ２〜Ｐ11の間に、蓄積回避命令を指示入
力するための操作部23に配設された不図示の「Ｕｎ・Ｄ
ｏ」ボタンを押下することにより（ステップＰ100）、
制御プログラム中のバックアップ処理のステップをスキ
ップして備える機能の処理のみを継続するようになって
おり、ステップＰ８の実行による文書データの蓄積が開
始された後にその「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタンが押下された場
合には、次の処理命令を実行する前に蓄積中あるいは蓄
積直後の蓄積データの付加データを消去してその文書デ
ータの読出を不能にして消去し、文書データの蓄積を取
り消すようになっている。

【００３８】したがって、ユーザが複写機11の機能を利
用するための操作以外に入力操作を要求することなくバ
ックアップされる文書データは、ステップＰ２〜Ｐ11の
間に、操作部23の「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタンを押下するだけ
でその蓄積が取り消され、例えば、秘密性の高い画像を
コピーする場合等に、その文書データを再利用可能にフ
ァイルしてしまうことを回避することができる。なお、
複写機11において操作部23の「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタンによ
り文書データの蓄積の取消を行なっていなくてもサーバ
装置12においてユーザＩＤを入力して文書データを消去
（蓄積取消）することができることはいうまでもない。

【００３９】一方、サーバ装置12は、大容量記憶装置1
3、16に蓄積する文書データを容易に検索できるように
するために、付加データを格納するデータベースがハー
ドディスク装置43内にユーザＩＤ毎に区分けされて作成
されており、図４のステップＰ８の実行により複写機11
から文書データと共にユーザＩＤ、処理日時情報、処理
条件、ＰＣ14から受け取った文書データに付されている
タイトルなどの付記情報等を含む付加データをイントラ
ネットを介して受け取ると、図５に示すように、まず、
受け取った文書データを大容量記憶装置13に蓄積してバ
ックアップを取るのと同時に、ファイル装置として容易
に使用できるように文書データを特定する処理日時情
報、処理条件、タイトル等の複写機11から送られてきた
付加データをハードディスク装置43のデータベース内に
種別毎に準備されている欄にユーザＩＤに対応付けして
登録する（ステップＰ31）。このサーバ装置12は、さら
に文書データを特定するための付加データを取得するた
めに、ＣＰＵ41が文書データを補正・補完などする処理
や、図10に示す原稿Ｐ内の文書領域ｐ１〜ｐ４や画像領
域ｐ５、ｐ６などと領域を識別する処理などの文書解析
処理を行なった後に（ステップＰ32）、その文書データ
にＯＣＲ（Optical Character Reader）処理を施して文
字データをコード化し文中に繰り返し使われているキー
ワードをまずは取得して（ステップＰ34）、蓄積した文
書データに対応付けするようにデータベース内に登録付
加する（ステップＰ35）。したがって、大容量記憶装置
13、16に蓄積した文書データは、これら付加データによ
っても容易に特定することができる。

【００４０】このため、サーバ装置12は、ユーザがユー
ザＩＤを入力して文書データの参照を要求する場合に
は、ＣＰＵ41がその参照命令に従ってユーザＩＤに対応
付けする文書データを大容量記憶装置13、16から、付加
データをハードディスク装置43から読み出してディスプ
レイ44に表示出力するようになっており、このときは、
図６のフローチャートに示すように、ＣＰＵ41は図７お
よび図８に示すスクロールボタン59により高速・低速に
スクロール可能なカレンダビュー形式60の表示画面を作
成すると共に文書データの先頭ページを縮小したサムネ
イル画像61を作成して該当する処理日付（処理日時情
報）毎に表示出力し（ステップＰ51）、後述する関連文
書を関連付けして表示する命令があったときにはその処
理を実行し（ステップＰ52、Ｐ53）、この後に、再利用
する文書データを検索するための操作命令を入力された
ときには（ステップＰ54）、各種処理を実行する（ステ
ップＰ55）。例えば、文字などの文書内容を確認したい
ときにはそのサムネイル画像61をマウス47のクリックや
タッチパネル45の表示箇所の押下で選択することにより
ディスプレイ44全面に選択された文書データをスクロー
ル可能に表示出力することができるようになっており、
また、ディスプレイ44のカレンダビュー形式60の表示画
面中の検索ボタン64を選択することにより他の付加デー
タをも一文書毎に処理日付順に一覧表示させて確認する
ことができ、さらに絞込ボタン35を選択して任意の期間
の処理日時や他の付加データを入力指定することにより
カレンダビュー60中から該当しない不要な文書データの
サムネイル画像61を省いたり、該当するサムネイル画像
61をカレンダビュー60中で赤色点滅反転表示させたりし
て、確認する文書数を少なくすることができる。

【００４１】この後に、サーバ装置12は、所望の文書デ
ータがあった場合には、そのサムネイル画像61をマウス
やタッチパネルで選択した上でさらに呼出ボタン62を選
択し出力先を指定することにより（ステップＰ56）、大
容量記憶装置13から文書データを本読出（処理済みの全
文書データを再入手）してディスプレイ44全面に表示出
力させたり、複写機11に付加データと共に送出すること
により画像処理部29により復号化して復元するとともに
画像の加工に用いる付加データに従って記録出力するこ
とができ（ステップＰ57）、処理条件の入力操作を行な
うことなくバックアップ時に出力した文書データを再現
して入手することができる。そして、不図示の終了ボタ
ンが選択されるまではステップＰ51に戻って同様な処理
を繰り返し、終了ボタンが選択されたときにこの処理を
終了する（ステップＰ58）。なお、画像の加工に用いる
付加データは、参照したユーザが複写機11の操作部23か
ら入力する構成としてもよい。また、サーバ装置12は、
大容量記憶装置13に蓄積するものより古い文書データの
参照が指示されたときには、内蔵する不揮発ＲＡＭ内か
らサービス提供会社のアドレス、ユーザＩＤ毎の登録Ｉ
Ｄおよびパスワードなどを読み出してインターネット上
のサービス提供会社にアクセスして文書データの参照指
示を送出することにより、大容量記憶装置16をも同様に
取り扱って蓄積する文書データの参照処理をすることが
できる。また、このサーバ装置12は、ユーザＩＤの入力
なく処理した共有文書データについては、複写機11で使
用するユーザＩＤが入力されることを条件に、その共有
文書データの参照指示に応じて複写機11の共有ＩＤを参
照時に使用するユーザＩＤとすることにより、そのユー
ザＩＤ（共有ＩＤ）に対応付けられている文書データを
同様に参照して処理することができる。

【００４２】さらに、サーバ装置12のＣＰＵ41は、複写
機11から送られてきた文書データについて、既にデータ
ベース内の同一ユーザＩＤに対応付けして大容量記憶装
置13、16に蓄積済みの文書データと何等かの関連がある
かないかをチェックして、関連文書であることを確認し
た場合には双方にリンク情報を付加して（所謂、リレー
ションを張って）蓄積管理するようになっており、具体
的には、図５に戻って、ステップＰ34、35で複写機11か
ら受け取った文書データにＯＣＲ処理を施してキーワー
ドを取得しデータベース内に登録した後に（ステップＰ
34、Ｐ35）、新たな文書データ（新文書データ）が既に
蓄積した文書データ（既文書データ）と関連性があるか
ないか、例えば、新文書データが既文書データと完全同
一文書、新文書データが既文書データの一部を書き換え
更新した更新文書、あるいは新文書データが既文書デー
タの内容に何等かの関係がある関係文書であるなどの判
定処理を行なう（ステップＰ36）。

【００４３】その判定の結果、新文書データが既文書デ
ータと完全同一の場合には（ステップＰ37）、新文書デ
ータを大容量記憶装置13から消去することによりデータ
ベースの作成（付加データの登録）のみを行なったこと
として双方の付加データに同一リンク情報を対応付けす
ることにより（ステップＰ38）、サムネイル画像61は共
通に既文書データを使用して作成表示するとともに、一
方の付加データの確認の際には同一文書の存在を一覧中
に表示してその他方の付加データを表示・確認して同様
に再利用することができるようになっている。

【００４４】また、新文書データが既文書データの一部
を書き換えた更新文書データの場合には（ステップＰ3
9）、更新された領域の文書データ（更新データ）以外
を大容量記憶装置13から消去して（更新データのみを付
加データに対応付けして大容量記憶装置13、16に蓄積
し）、双方の付加データに更新リンク情報（所謂、版情
報）を対応付けすることにより（ステップＰ40）、更新
文書データのサムネイル画像61は既文書データの該当す
る領域を更新データと差し替えることにより作成表示す
るようになっており、カレンダビュー60には、図６のス
テップＰ53の実行により図９に示すように、一方のサム
ネイル画像61の下側の裏に他方のサムネイル画像61を関
連画像75として積層表示してクリックなどすることによ
りそのサムネイル画像75および付加データを表示・確認
して同様に再利用することができるようになっている。

【００４５】さらに、新文書データが既文書データとキ
ーワードが予め設定されている個数以上で一致するなど
と何等かの関係がある関係文書データの場合には（ステ
ップＰ41）、双方の付加データに関係リンク情報を対応
付けすることにより（ステップＰ42）、同様に、一方の
サムネイル画像61の右側の裏に他方のサムネイル画像61
を関連画像76として積層表示してクリックなどすること
によりそのサムネイル画像76および付加データを表示・
確認して同様に再利用することができるようになってい
る。

【００４６】したがって、同一文書・更新文書のバック
アップを取る際には大容量記憶装置13、16の記憶容量を
無駄に使用することなくすことができ、蓄積可能な文書
データ数を向上させ見かけのファイル容量を拡大するこ
とができる。なお、関連画像75、76は積層表示に限ら
ず、密接する隣接位置に表示するようにしてより容易に
確認できるようにしてもよい。

【００４７】この新文書データが既文書データと同一・
更新のいずれかの関連性があるか否かは、ＣＰＵ41が文
書データをＯＣＲ処理して変換した文字コードデータと
共に画像領域の画データを一定期間（例えば、１カ月）
だけハードディスク装置43内に保持して新文書データと
既文書データとをページ単位あるいはページ内のブロッ
ク毎に比較（画データはエッジを一致させるなどの補正
・修正を施して比較し、ブロック毎には図10に示すよう
に原稿Ｐ中に文書ブロックｐ１〜ｐ４や画像ブロックｐ
５、ｐ６が表示されている場合にはそのブロック単位に
比較）することにより、完全同一・一部更新であるかを
確認するようになっており、例えば、一部のブロックｐ
４が不一致である場合にはそのブロックｐ４を更新デー
タとして蓄積管理する。なお、文書データのＯＣＲ処理
が完全でない場合もあることから、文字のみの文書デー
タである場合にはその文字数、句読点の位置、単語（例
えば、英文などのスペース文字間）の数が完全に一致し
たときに完全同一と判断し、このときにフォントの大き
さや文字の色指定が異なっていたり、文中に改訂記号
（文中に修正したことを示す特殊記号）がある場合に更
新文書データと判断するようにしてもよい。

【００４８】また、上記同一・更新文書データに該当し
ない場合でも、新文書データおよび既文書データのキー
ワードが一定個数以上共通したり、タイトルが一致する
場合には関係文書データとして蓄積管理し、このときに
文中から重要なセンテンスを抽出して（例えば、特開平
９−３４９０５号公報に記載する方法により抽出して）
そのキーセンテンスが一致する場合には関係文書データ
として蓄積管理する。このとき、新文書データに関連付
けられた既文書データ以外の該既文書データに関連付け
られている別の既文書データにも当該処理時に抽出した
キーワードが共通するように含まれていなかったキーワ
ードを追加登録して（所謂、マージ）、文書データ中に
含まれないキーワードによっても検索できるように構成
してもよく、この場合には追加したキーワードにより関
連する文書データをイモ蔓式に引き出して確認すること
ができ、検索効率を向上させることができる。

【００４９】また、この文書データのリレーションは自
動的に行なうだけでなく（自動化されていない場合に
も）サーバ装置12のマウス47などを操作してカレンダビ
ュー60中のサムネイル画像61を移動して重ねるなどして
（所謂、ドラッグアンドドロップ）そのデータベース内
にリンク情報を登録して関連付けてもよく、時間が経っ
てしまって関連性が不明となってしまった場合でも各文
書データのキーワードやタイトルなどの付加データを指
定して一覧表示（あるいは記録出力）させたり、文書デ
ータを並べて表示出力させて比較したり、ＯＣＲ処理で
異なる箇所のみを反転表示して確認した後にそのドラッ
グアンドドロップによりリンク情報を登録して関連付け
ることができるようにしてもよい。

【００５０】このように本実施形態においては、複写機
11により処理される同一の文書データは、特別な入力操
作を要求することなく、ＩＣカード内から読み出すユー
ザＩＤにより操作者を確実に認証して（ユーザＩＤのな
い場合には共有ＩＤにより「無設定」として）、自動的
にイントラネット上の大容量記憶装置13に蓄積させて
（バックアップを取って）容易に保管管理することがで
きるとともに、大容量記憶装置13が一杯になったときに
はサービス提供会社のサービスを利用してインターネッ
ト上の大容量記憶装置16に蓄積させることができ、ユー
ザ毎に極端に大きな大容量記憶装置を準備することな
く、また、オーバーフローなどを気にすることなく、複
写機11を利用することができる。そして、その文書デー
タは、必要になったときにサーバ装置12から参照処理を
指示することにより、大容量記憶装置13、16から転送し
てもらって複写機11で記録出力などして再入手すること
ができる。

【００５１】このとき、複写機11が処理する文書データ
の処理条件を付加データとして対応付けして蓄積管理し
て、例えば、複写処理した文書データを検索特定し再度
記録出力させる場合には、サムネイル画像61を参照しつ
つ、付加データの処理日付やキーワードなどにより所望
の文書データを選択したり、その付加データにより確認
する必要のあるサムネイル画像61（選択の範囲）を絞り
込んで所望の文書データを選択することもでき、選択し
た文書データの再処理には、例えば、複写処理の処理条
件として、縮小率などの付加データを文書データに付加
して複写機11に送出することにより、何等の処理条件の
入力を行なうことなくバックアップした文書データを同
一の形式で再現することができる。したがって、所望の
文書データを容易に検索することができるとともに、複
写機11による処理手順やユーザによる処理条件などの入
力操作を省いて蓄積時と同一の形式で処理することもで
き、利用性を向上させることができる。

【００５２】さらに、カレンダビュー60中に表示する文
書データにリンク情報が対応付けされている場合には、
その文書データの付加データの一覧からやり直し処理し
た同一文書、更新した「版」としての更新文書、キーワ
ードがある程度一致する内容の近接する関係文書（例え
ば、同一の会議に使用する文書など）の有無を確認する
ことができ、また更新文書や関係文書は１つの日付に表
示されているサムネイル画像61の関連画像75、76により
有無を確認することができるとともに必要に応じてクリ
ックなどするだけでそのサムネイル画像75、76も表示確
認することができ、他の日付を検索・確認することな
く、併せて再利用することができる。また、同一文書の
場合には新処理データ自体は蓄積せずに既処理データを
共通使用して再利用可能にするとともに、更新文書の場
合には更新データのみを蓄積して既処理データの一部を
差し替えることにより復元して再利用可能にしているの
で、同一のデータにより大容量記憶装置13、16の記憶容
量が消費されることをなくすことができ、文書データの
見かけのファイル容量を拡大することができる。

【００５３】また、前記「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタンを押下す
ることにより文書データの蓄積を取り消すことができる
ので（読み出しを不能にするので）、バックアップの明
かに不要なデータやセキュリティの必要なデータを蓄積
してしまうことを回避することができ、自動的にバック
アップすることによる弊害を解消することができる。ま
た、本実施形態の第１の他の態様としては、本実施形態
ではサムネイル画像61に関連画像（サムネイル画像）7
5、76を積層表示して１つの日付で関連性のある他の文
書データの存在やその内容を確認することができるよう
にしているが、図11に示すように、サムネイル画像61に
その関連種別毎に色の異なる番号付きの矢印77を付けて
カレンダビュー60中の関連文書の存在を一目で判るよう
に表示するようにしてもよく、この矢印77は種別の異な
る線で連結して明確に関連する文書データのサムネイル
画像61の位置が判るようにしてもよい。

【００５４】また、本実施形態の第２の他の態様として
は、図示は省略するが、１つのユーザＩＤを取得した後
に、さらに別個のユーザＩＤの入力を行ない得るように
構成するとともに、複数のユーザＩＤが付加データとし
て付加されている場合には、それぞれのユーザＩＤ毎に
文書データのアドレスおよび他の付加データなどをハー
ドディスク装置43内のデータベースに格納するようにし
て、会議用や回覧用などの共通の資料等の場合に、各々
のユーザが自分のユーザＩＤにより同一の文書データを
特定して再利用することができるようにしてもよい。

【００５５】本実施形態の第３の他の態様としては、Ｉ
Ｃカードのセットの検出やタイマ機能による一定時間の
経過により同一の操作者による処理が終了したことを検
出しているが、操作部23に不図示の「文書区切り」ボタ
ンを設けて、複数の原稿を処理する場合に、操作者が処
理する文書間に「文書区切り」ボタンを押下することに
より、サーバ装置12には一文書毎に文書データを区分け
して送出し、大容量記憶装置13、16には別個の文書デー
タとして蓄積させるようにして、その一文書毎に参照し
て再利用できるようにしてもよい。

【００５６】本実施形態の第４の他の態様としては、複
写機11にサーバ装置を直接接続したり、複写機11にサー
バ装置12を内蔵させてもよい。また、複写機11にバッフ
ァ装置を直接接続してサーバ装置12への文書データ等を
中継するようにして、文書データ等をイントラネットを
介すことなく直接大容量記憶装置に蓄積することによっ
て、接続装置15やサーバ装置12に故障があっても文書デ
ータ等がイントラネット上で消失してしまうことをなく
して確実にバックアップすることができるようにするこ
ともできる。なお、設置場所の制約などを考慮すると、
複写機11とサーバ装置12はイントラネットを介して接続
する方が自由度は高いため、この場合にはバッファ装置
を複写機11に直接接続するのが信頼性からは最適であ
る。

【００５７】なお、上述実施形態では、文書データを再
利用する操作はサーバ装置12で行なう場合を説明してい
るが、ＰＣ14が出力管理手段を構成してサーバ装置12に
アクセスすることにより上述した実施形態で説明したサ
ーバ装置12における操作をユーザの作業場所から同様に
入力操作して要求することができるシステムとして構築
してもよく、このシステムにおいては、サーバ装置12は
ディスプレイ44に表示出力するために作成した画データ
をイントラネットを介して返送することによりＰＣ14に
おいても同様なカレンダビュー60の表示画面を見て必要
な文書データを選択し返送を要求することができる。な
お、このシステムでは、サーバ装置12がディスプレイ44
などの操作系を備えていない構成としてもよいことはい
うまでもない。

【００５８】また、上述実施形態においては、ユーザＩ
Ｄは個人毎に所有することを念頭に説明しているが、そ
のユーザＩＤを例えば、部署などのグループ毎に所有す
る場合であっても問題なく本実施形態を利用できること
はいうまでもない。

【００５９】

【発明の効果】本発明によれば、処理装置本体によりデ
ータを処理、例えば、複写機能などにより原稿から画デ
ータを読み取って記録出力（コピー）する際に、同一の
処理データを備える記憶手段に蓄積しておくことがで
き、この処理データには、検索時などに使用する特定情
報が対応付けされるとともに、他の処理データと同一・
一部同一（更新）・内容近接などの関連性があるときに
は該処理データと関連付けするリンク情報が対応付けさ
れる。この記憶手段内の処理データは、必要に応じてそ
の１部あるいは特定情報を読み出し表示出力して選択す
ることにより、処理先に出力して処理させることがで
き、この選択時には、処理データの一部や特定情報と共
にリンク情報による関連付けも表示出力することによ
り、他の関連する処理データも容易に選択して確認する
ことができる。したがって、ユーザがあらためてファイ
ル作業を行なうことなく、処理する処理データをバック
アップして保管管理することができ、例えば、複写など
した資料が紛失したときなどに、所望の処理データを容
易に再利用することができるとともに、他の関連する処
理データをも容易に検索参照して利用することもでき
る。

【００６０】このとき、新規に蓄積する新処理データと
既に蓄積した既処理データとが同一であるときには、新
処理データ自体は蓄積せずに、既処理データに新処理デ
ータの特定情報を対応付けしてその既処理データを新処
理データとして蓄積管理し再利用する。また、新処理デ
ータが既処理データの１部を更新したものであるときに
は、更新した部分の更新データのみを蓄積管理して、そ
の新処理データは既処理データの一部を更新データに差
し替えて復元後に再利用する。したがって、同一のデー
タによる記憶容量の消費を抑えることができ、処理デー
タの見かけのファイル容量を拡大することができる。

【００６１】また、新処理データと既処理データのキー
ワードの一致により関連付けを行なったときには、その
既処理データに関連付けされている他の既処理データに
もそのキーワードを追加して対応付けすることにより、
そのキーワードを抽出することができなかった内容が近
接する処理データにも関連付けを拡大することができ、
そのキーワードにより関連性のある処理データを容易に
検索して選択することができる。

【００６２】さらに、処理データの関連付けは操作手段
からの入力操作によっても行ない得るようにすることに
より、上記条件に当てはまらない関連する処理データを
も関連付けして蓄積管理することができ、関連性のある
処理データを容易に検索して選択することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る記憶媒体内のプログラムに従って
機能するファイルシステムの一実施形態を示す図であ
り、その概略全体構成を示す概念図である。

【図２】そのシステム内の処理装置を示すブロック図で
ある。

【図３】そのシステム内のファイル装置を構成する要部
を示すブロック図である。

【図４】そのファイル処理の一部を説明するフローチャ
ートである。

【図５】その図４と異なるファイル処理の一部を説明す
るフローチャートである。

【図６】そのファイルした処理データの再利用を説明す
るフローチャートである。

【図７】そのファイル装置の表示画面を示す図である。

【図８】その表示画面の一部拡大図である。

【図９】その図８と異なる表示画面の一部拡大図であ
る。

【図10】そのファイル処理する原稿の一例を示す概念図
である。

【図11】その他の態様を説明する図８、図９と異なる表
示画面の一部拡大図である。

【符号の説明】

10 データ管理システム（ファイルシステム） 11 複写機（処理装置） 12 サーバ装置（蓄積管理手段、情報取得手段、出力
管理手段、縮小画像作成手段、カレンダ画面作成手段、
データ検索手段、暗号化手段） 13、16 大容量記憶装置（記憶手段） 14 パーソナルコンピュータ（出力管理手段） 15 接続装置 21 制御部 22 表示部 23 操作部 24 ＮＣＵ部 25 通信制御部 26 読取装置 27 記録装置 28 画像メモリ 29 画像処理部 41 ＣＰＵ（中央処理装置） 42 メモリ 43 ハードディスク装置（記憶媒体） 60 カレンダビュー 61 サムネイル画像 75〜77 関連画像

Claims (11)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】画データを読み取って用紙に記録出力する
   複写機能、画データや文字データを通信線を介して送受
   信する伝送機能、または受け取った画データや文字デー
   タを用紙に記録出力する記録機能のうちの１つ以上を少
   なくとも備えて該機能によりデータを処理する処理装置
   本体に、該処理データを蓄積する記憶手段を接続したフ
   ァイルシステムであって、 前記機能により処理される同一の処理データを記憶手段
   に蓄積させる蓄積管理手段と、処理命令の入力に応じて
   選択された記憶手段内の処理データを記憶手段から読み
   出して処理先に出力する出力管理手段と、を具備し、 蓄積管理手段は、記憶手段内に蓄積させる処理データを
   特定する特定情報を取得する情報取得手段と、記憶手段
   に蓄積する処理データ間の関連性の有無を判断する関連
   性判断手段とを備え、特定情報と共に関連性ありと判断
   された処理データの各々にリンク情報を対応付けして記
   憶手段内に蓄積させる一方、 出力管理手段は、記憶手段内の処理データの少なくとも
   １部または該処理データの特定情報を表示出力する表示
   手段と、表示された処理データまたは特定情報のうちの
   いずれかを選択して該処理データの処理命令の入力操作
   を行なう操作手段とを備え、処理命令の入力に応じてリ
   ンク情報を対応付けされた処理データ間を関連付けして
   選択可能に表示出力することを特徴とするファイルシス
   テム。
2. 【請求項２】前記蓄積管理手段は、記憶手段に新規に蓄
   積する新処理データが関連性判断手段により既に蓄積し
   た既処理データと同一であると判断されたときには、該
   新処理データは記憶手段に蓄積せずに該特定情報を既処
   理データに対応付けすることを特徴とする請求項１に記
   載のファイルシステム。
3. 【請求項３】前記蓄積管理手段は、記憶手段に新規に蓄
   積する新処理データが関連性判断手段により既に蓄積し
   た既処理データの一部を更新したものであると判断され
   たときには、該新処理データの更新した部分の更新デー
   タのみを記憶手段に蓄積する一方、 前記出力管理手段は、記憶手段内の更新データはリンク
   情報により関連付けされている既処理データの該当する
   部分と差し替えて新処理データとし処理することを特徴
   とする請求項１に記載のファイルシステム。
4. 【請求項４】前記蓄積管理手段は、情報取得手段が処理
   データの特定情報として処理データから抽出するキーワ
   ード、処理データに付されている付記情報、あるいは処
   理データから抽出する重要文章のうちのいずれか１つ以
   上を少なくとも取得して該特定情報を記憶手段内に蓄積
   させる処理データに対応付けるとともに、関連性判断手
   段が記憶手段内に蓄積する処理データ間で該キーワード
   が予め設定されている個数以上一致する、該付記情報が
   一致する、あるいは該重要文書が一致すると判断したと
   きに該記憶手段内に蓄積する処理データの各々にリンク
   情報を対応付けして関連付けることを特徴とする請求項
   １に記載のファイルシステム。
5. 【請求項５】前記蓄積管理手段は、キーワードが一致す
   ることにより関連付けした処理データと同一または異な
   るリンク情報により関連付けされている他の処理データ
   にも該一致するキーワードを付加データとして追加する
   ことを特徴とする請求項４に記載のファイルシステム。
6. 【請求項６】前記蓄積管理手段は、操作手段からの入力
   操作に基づいて記憶手段内に蓄積管理する処理データに
   前記リンク情報を対応付けすることを特徴とする請求項
   １から５のいずれかに記載のファイルシステム。
7. 【請求項７】画データを読み取って用紙に記録出力する
   複写機能、画データや文字データを通信線を介して送受
   信する伝送機能、または受け取った画データや文字デー
   タを用紙に記録出力する記録機能のうちの１つ以上を少
   なくとも備えて該機能によりデータを処理する処理装置
   本体に、接続あるいは内蔵された中央処理装置が使用す
   るプログラムを記録した記憶媒体であって、 前記処理装置本体により処理される同一の処理データを
   記憶手段に送出して蓄積させるとともに該処理データを
   特定する特定情報を取得して該処理データに対応付け
   し、同時に記憶手段に蓄積する処理データ間の関連性の
   有無を判断して関連性ありと判断した処理データの各々
   にリンク情報を対応付けする処理と、 前記記憶手段内から処理命令の入力に従って読み出して
   中央処理装置に接続されている表示手段に処理データの
   少なくとも１部または該処理データの特定情報を表示出
   力するとともに操作手段から選択された処理データを記
   憶手段から読み出して処理先に出力し、このとき処理命
   令の入力に応じてリンク情報を対応付けされた処理デー
   タ間を関連付けして選択可能に表示出力する処理と、の
   一方の処理あるいは双方の処理を実行するためのプログ
   ラムを中央処理装置が読み出し可能に記録されているこ
   とを特徴とする記憶媒体。
8. 【請求項８】前記記憶手段に新規に蓄積する新処理デー
   タが既に蓄積した既処理データと同一であると判断した
   ときには、該新処理データは記憶手段に蓄積させずに該
   特定情報を既処理データに対応付けする処理を実行する
   ためのプログラムを中央処理装置が読み出し可能に記録
   されていることを特徴とする請求項７に記載の記憶媒
   体。
9. 【請求項９】前記記憶手段に新規に蓄積する新処理デー
   タが既に蓄積した既処理データの一部を更新したもので
   あると判断したときには、該新処理データの更新した部
   分の更新データのみを記憶手段に蓄積する処理と、 該記憶手段内の更新データはリンク情報により関連付け
   されている既処理データの該当する部分と差し替えて新
   処理データとする処理と、の一方の処理あるいは双方の
   処理を実行するためのプログラムを中央処理装置が読み
   出し可能に記録されていることを特徴とする請求項７に
   記載の記憶媒体。
10. 【請求項１０】前記処理データの特定情報として、処理
    データから抽出するキーワード、処理データに付されて
    いる付記情報、あるいは処理データから抽出する重要文
    章のうちのいずれか１つ以上を少なくとも取得して記憶
    手段内に蓄積させる処理データに対応付けるとともに、
    記憶手段内に蓄積する処理データ間で該キーワードが予
    め設定されている個数以上一致するとき、該付記情報が
    一致するとき、あるいは該重要文書が一致するときに記
    憶手段内に蓄積する処理データの各々にリンク情報を対
    応付けする処理を実行するためのプログラムを中央処理
    装置が読み出し可能に記録されていることを特徴とする
    請求項７に記載の記憶媒体。
11. 【請求項１１】前記処理データの各々にリンク情報を対
    応付けして関連付けする処理において、キーワードが一
    致することにより関連付けした処理データと同一または
    異なるリンク情報により関連付けされている他の処理デ
    ータにも該一致するキーワードを付加データとして追加
    する処理を併せて実行するためのプログラムを中央処理
    装置が読み出し可能に記録されていることを特徴とする
    請求項１０に記載の記憶媒体。