JP2009098865A - ジョブ履歴管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 ネットワークに接続され、プリントジョブ（コピー、ＦＡＸ、印刷等）の出力内容をジョブ履歴情報として蓄積し、後にジョブ履歴情報の検索を可能とするジョブ履歴管理システムにおいて、大量に蓄積されるジョブ履歴情報による蓄積装置の蓄積要領の逼迫が問題であった。
【解決手段】 蓄積されるジョブ履歴情報に対してセキュリティレベルを定義し、セキュリティレベルに応じた保存期間を設けることで、セキュリティの重要度に応じて、ジョブ履歴情報を効率的に削除する。削除する際には、バックアップ装置へプリントジョブ履歴情報をバックアップすることで、データの消失を防止する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、ネットワークに接続されたジョブ履歴管理システムに関するものである。

従来のネットワークに接続されたジョブ履歴管理システムとしては、プリント装置の印刷ジョブの履歴情報を蓄積しておくものが知られている。このようなシステムでは一般的に、大量のジョブ履歴情報を長期間蓄積しておく必要がある。そのため、蓄積装置の上限を超えないように、所定のタイミングでジョブ履歴情報の削除を行う必要があった。

蓄積装置からジョブ履歴情報を削除する手段として、特許文献１および特許文献２がある。特許文献１では、ジョブ履歴情報に対する検索結果の削除を行うことによって、効率的なジョブ履歴情報の運用管理を行うことを特徴としている。また特許文献２では、あらかじめ設けられた保存期間を経過したジョブ履歴情報を削除することを特徴としている。
特開平０９−２７５４７号公報 特開２００６−１８４９４７号公報

しかしながら、上記特許文献１、特許文献２に記載のジョブ履歴情報の削除手段では、蓄積装置に蓄積されたジョブ履歴情報を直接削除するため、一度削除したジョブ履歴情報は、検索することが出来ないという問題があった。また、特許文献２に記載される方法では、セキュリティの重要度に関係なく、一定の保存期間を経過したプリントジョブは全て削除されてしまう。そのため、セキュリティ的に重要度の高いジョブ履歴情報を優先的に蓄積装置に残すような、柔軟なジョブ履歴情報蓄積が出来ない。また、ジョブ履歴情報の構成要素毎に削除することができないため、例えば画像データのみを削除し、属性情報で検索可能としつつ蓄積装置の容量を確保するといった運用ができないという問題もあった。

上述した課題を解決するために本発明にかかるジョブ履歴管理システムは次の構成を有している。

すなわち、ジョブ履歴情報を蓄積する蓄積手段と、
前記蓄積装置へ蓄積されるジョブ履歴情報のセキュリティレベルを定義するセキュリティレベルを定義するセキュリティレベル設定手段と、
前記蓄積装置に蓄積されたジョブ履歴情報をフィルタリングし、前記セキュリティレベル設定手段に基づいてジョブ履歴情報のセキュリティレベルを判別するセキュリティレベル判別手段と、
前記蓄積装置に蓄積されたジョブ履歴情報をバックアップするバックアップ手段と、
前記セキュリティレベル設定手段に基づいて判別されたジョブ履歴情報のセキュリティレベルに基づいて、前記蓄積装置に蓄積されたジョブ履歴情報を削除する削除手段と、
を実行することを特徴とする。

本発明にかかるジョブ履歴管理システムによれば、セキュリティレベルに基づいてジョブ履歴情報が選択的に削除される。そのため、セキュリティ的に重要度の高いジョブ履歴情報を優先的に蓄積装置に残すような、柔軟なジョブ履歴情報の蓄積を行うことができる。さらに、ジョブ履歴情報を、構成要素毎に削除（例えば、画像だけを削除してプリントジョブ履歴情報は残す）することができる。そのため、例えば画像データのみを削除し、属性情報で検索可能としつつ蓄積装置の容量を確保するといった柔軟な運用を行うことが出来る。また、バックアップが完了したジョブ履歴情報に対して削除処理を実行するため、必要に応じてジョブ履歴情報の復元も行うことができる。したがって、削除によるジョブ履歴情報の損失を防ぐことができる。

次に、本発明の詳細を実施例の記述に従って説明する。

以下、本発明の実施形態について図面を参照しながら説明する。

図１は、本発明にかかるジョブ履歴管理システムのひとつの実施形態である。図示するように、ＬＡＮ等のネットワーク１０８を介して、各構成要素が相互に接続されている。クライアントＰＣ１０１は、ユーザの印刷指示に応じて２種類のデータを生成する。第１のデータは、印刷実行履歴として蓄積されるジョブ履歴情報（属性情報、画像データ、文字列データ）である。第２のデータは、通常の印刷処理で生成される印刷情報である。クライアントＰＣ１０１は、ユーザの印刷指示に応じて、ジョブ履歴情報をデータ処理サーバ１０４へ送信する。また、クライアントＰＣ１０１は、ユーザの印刷指示に応じて、印刷情報をプリンタ１０２やデジタル複合機１０３へ送信する。プリンタ１０２やデジタル複合機１０３は、クライアントＰＣ１０１から受信した印刷情報に従って印刷を実行する。データ処理サーバ１０４は、クライアントＰＣ１０１から受信したジョブ履歴情報に対して、画像の特徴量抽出やＯＣＲといったデータ処理を実行し、得られた情報を検索用データとしてジョブ履歴情報と紐付けて、データベースサーバ１０７へ送信する。画像の特徴量とは、画像全体の色あい、色の分布、模様等の画像の特徴をあらわすデータのことである。同様に、デジタル複合機１０３で実行されたコピー、スキャン等の各入出力処理で発生するジョブ履歴情報は、データ処理サーバ１０４へ送信される。そして、データ処理サーバ１０４は、データ処理によって得られる各種検索用データとジョブ履歴情報を紐付けて、データベースサーバ１０７に送信する。データベースサーバ１０７は、データ処理サーバ１０４から受信したジョブ履歴情報を蓄積手段１１３に蓄積する。

検索クライアントＰＣ１０５は、検索サーバ１０６が持つセキュリティレベル設定手段１１０に対して、セキュリティレベル判別のための検索条件やセキュリティレベルの設定を行う。セキュリティレベル設定は、検索サーバ１０６上に記憶しても良いし、データベースサーバ１０７など他のＰＣ上に蓄積しておいても良い。検索サーバ１０６は、検索クライアントＰＣ１０５から設定されたセキュリティレベル設定に基づき、データベースサーバ１０７に蓄積されたジョブ履歴情報に対して検索を行う。検索は、所定のタイミングで定期的に行なわれる。セキュリティレベル判別手段１１１は、検索サーバの検索結果に応じて、データベースサーバ１０７に蓄積されたジョブ履歴情報のセキュリティレベルを判別する。データベースサーバ１０７は、バックアップ手段１１４を用いて、所定のタイミングでジョブ履歴情報をテープ１０８にバックアップする削除手段１１２は、データベースサーバ１０７に蓄積されたジョブ履歴情報のセキュリティレベルに応じて削除要求を行う。

本実施例の構成では、検索サーバ１０６上にセキュリティレベル設定手段１１０、セキュリティレベル判別手段１１１、削除手段１１２を配置した。しかしながら、本発明を適用できる構成であれば、どのような配置であっても良い。

図２は、クライアントＰＣ１０１、データ処理サーバ１０４、検索クライアントＰＣ１０５、検索サーバ１０６およびデータベースサーバ１０７のハードウェア構成を示すブロック図である。いずれもＩＢＭ−ＰＣ／ＡＴ互換機などの汎用ＰＣなので、同じブロック図として表記している。なお、本発明の機能が実行されるのであれば、単体の機器であっても、複数の機器からなるシステムであっても、ＬＡＮ等のネットワークを介して接続され、処理が行われるシステムであってもよい。

ＣＰＵ２０１は、内部バスで接続される各デバイス（後述のＲＯＭ、ＲＡＭ 他）を直接あるいは間接的に制御し、本発明を実現するためのプログラムを実行する。ＲＯＭ２０２は、ＢＩＯＳ等の基本ソフトウェアを格納している。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１のワークスペースや、本発明を実現するためのプログラムをロードするための一時記憶領域として利用される。ＨＤＤ２０４は、前記プログラムをファイルとして格納してある。入力装置２０５は、前記プログラムの中で操作画面を持つものを操作する機能を備える。モニタ２０６は、前記操作やプログラムの動作を確認するための表示機能を備える。ネットワークインターフェース２０７は、ネットワークに接続するための機能を備える。

システムで動作するアプリケーションやサービスはＨＤＤ２０４に格納されており、実行時にはＲＡＭ２０３上にロードされ、ＣＰＵ２０１の制御のもと実行される。

図３は、セキュリティレベル設定の例である。セキュリティレベルとは、ジョブ履歴情報の内容によって判別されるジョブ履歴情報の重要度である。セキュリティレベルの例としては、いつでも検索できるように長期間蓄積しておく、重要度が高いレベルが考えられる。また逆に、蓄積は短期的のみ行い、検索する場合は必要に応じてバックアップから復旧すれば良いような、重要度が低いレベルも考えられる。セキュリティレベル設定の項目としては、セキュリティレベル、フィルタリング条件、削除時の削除範囲、蓄積装置への保存期間がある。フィルタリングとは、ジョブ履歴情報の検索を行い、セキュリティレベルの判別を行うことである。フィルタリング条件とは、セキュリティの判別を行う際の検索条件のことである。図３では、セキュリティレベルＡとして、キーワード“設計書”が含まれていることが指定されている。さらにセキュリティレベルＡのジョブ履歴情報は、削除時は画像のみを削除し、蓄積装置には９０日間蓄積することが指定されている。以上の設定から、文書中に“設計書”という文字列を含むジョブ履歴情報は、セキュリティレベルＡと判別され、９０日間蓄積されたあとは画像のみが削除される。したがって、９０日経過後は、画像以外のジョブ履歴情報が蓄積装置に蓄積される。

同様に、セキュリティレベルＣとして、ジョブタイプがＦＡＸであることが指定されている。ジョブタイプとは、プリンタやデジタル複合機で実行されるジョブの種類のことである。さらにセキュリティレベルＣのジョブ履歴情報は、削除範囲がすべてで保存期間は０日と設定されている。したがって、セキュリティレベルＣと判別されたジョブ履歴情報は、１日後にはすべてのデータが蓄積装置から削除される。どのセキュリティレベルにも当てはまらないジョブ履歴情報は、あらかじめ定義されたデフォルトの保存期間が適用され、それを過ぎるとすべて削除される。

このように、情報の重要度に応じてセキュリティレベルを設定することで、情報の重要度の低いデータは優先的に蓄積装置から削除される。そのため、蓄積装置の容量の逼迫を防ぐことができる。

フィルタリング条件には、ＡＮＤやＯＲ等の一般的な論理演算子を付加して複雑な条件としても良い。

図４は、セキュリティレベル設定に基づいて、ジョブ履歴情報のセキュリティレベルの判別を行うフィルタリング処理の流れを示すフローチャートである。

ステップＳ４０１では、図３のセキュリティレベル設定から、フィルタリング条件の取得を行う。ステップＳ４０２では、ステップＳ４０１で取得したフィルタリング条件に基づいて、ジョブ履歴情報の検索を行う。ステップＳ４０３では、ステップＳ４０２で実行した検索結果から、該当するデータが存在するかどうかを判断する。検索に合致したデータが存在する場合、ステップＳ４０４により、そのデータが既にセキュリティレベルが設定されているか確認される。セキュリティレベルが設定されていない場合は、ステップＳ４０５により、ステップＳ４０１で取得したセキュリティレベルを該当するジョブ履歴情報に設定する。次に、ステップＳ４０６により未処理のフィルタリング条件が残っていないか判断が実行される。フィルタリングが終了していない場合は、ステップＳ４０７により、次のセキュリティレベル情報の取得が行われ、ステップＳ４０２から繰り返される。

図５は、セキュリティレベルが判別されたジョブ履歴情報の例を示している。データベースサーバ１０７に蓄積された各ジョブ履歴情報に対して、セキュリティレベルが設定されている。ジョブ履歴ＩＤ００００００１のデータは、図３の例ではセキュリティレベルＢのフィルタリング条件に設定されている“デバイス設置場所＝社長秘書室”に該当するため、セキュリティレベルＢと判別されている。ジョブ履歴ＩＤとは、ジョブ履歴情報を一意に識別するＩＤである。ジョブ履歴ＩＤ００００００３のデータは、文書中に“設計書”が含まれるため、図３の例ではセキュリティレベルＡのフィルタリング条件に該当し、セキュリティレベルＡが設定されている。

図６は、設定されたセキュリティレベルに基づいて、ジョブ履歴情報の削除を行う流れを示すフローチャートである。ステップＳ６０１では、図３で説明したセキュリティレベルから、ジョブ履歴情報の保存期間を取得する。ステップＳ６０２では、システムの現在日時を取得する。ステップＳ６０３では、セキュリティレベル毎の削除対象日付の計算を行う。例えば、現在日時が、２００６年１２月１０日で、セキュリティレベルＢの保存期間が７日の場合、１２月３日以前のジョブ履歴情報が削除対象となる。ステップＳ６０４では、ステップＳ６０１で取得したセキュリティレベルと、ステップＳ６０３で算出された削除対象日付に基づいて、ジョブ履歴情報の検索を行う。ステップＳ６０５では、削除対象となるジョブ履歴情報が存在するかどうかを判断する。削除対象となるジョブ履歴情報が存在した場合、ステップＳ６０６により、該当ジョブ履歴情報の削除を行う。その後、ステップＳ６０７により、削除対象となるジョブ履歴情報の検索がすべて終了されたかの判断が実行され、削除対象となるジョブ履歴情報が存在しなかった場合は、そのまま処理を終了する。削除対象となるジョブ履歴情報の検索が終了していない場合は、ステップＳ６０８により次のセキュリティレベル情報の取得が行われ、ステップＳ６０２から繰り返される。

図７は、フィルタリングの結果で判別されるセキュリティレベルに応じた保存期間が設定されたジョブ履歴情報の例を示している。図７の例では、セキュリティレベルＡが設定されているジョブ履歴情報は、９０日間すべてのデータが保存され、９０日後に画像データのみが削除される。その後、デフォルトの保存期間を経過するとすべてのデータが削除される。セキュリティレベルＢが設定されているジョブ履歴情報は、７日間すべてのデータが保存され、７日後に画像データのみが削除される。その後、デフォルトの保存期間を経過するとすべてのデータが削除される。セキュリティレベルＣが設定されているデータは、すべてのデータが当日のみ保存され、次の日にすべてのデータが削除される。その他のセキュリティレベルが設定されていないジョブ履歴情報はデフォルトの保存期間内はすべてのデータが保存され、デフォルトの保存期間を超えるとすべてのデータが削除される。

図８は、ジョブ履歴情報のバックアップから削除処理までを示すフローチャートである。これらの一連の処理は、所定のタイミング（例えば毎日０時）で実行される。ステップＳ８０１では、テープ１０８へ、ジョブ履歴情報のバックアップを行う。ステップＳ８０２では、図４で示したセキュリティレベル判別を行うフィルタリングを実行する。ステップＳ８０３では、図６で示した削除処理を実行する。

本発明にかかるジョブ履歴管理システムの全体構成を示す図。 本発明にかかるクライアントＰＣ１０１、データ処理サーバ１０４、検索クライアントＰＣ１０５、検索サーバ１０６、およびデータベースサーバ１０７の構成を示すブロック図。 セキュリティレベル設定の一例を示す説明図。 フィルタリング処理を示すフローチャート。 セキュリティレベル判別の一例を示す説明図。 削除処理を示すフローチャート。 セキュリティレベルに応じた保存期間の一例を示す説明図。 ジョブ履歴情報のバックアップから削除処理までを示すフローチャート。

符号の説明

１０１ クライアントＰＣ
１０２ プリンタ
１０３ デジタル複合機
１０４ データ処理サーバ
１０５ 検索クライアントＰＣ
１０６ 検索サーバ
１０７ データベースサーバ
１０８ テープ
１０９ ＬＡＮ
１１０ セキュリティレベル設定手段
１１１ セキュリティレベル判別手段
１１２ 削除手段
１１３ 蓄積手段
１１４ バックアップ手段
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＯＭ
２０３ ＲＡＭ
２０４ ＨＤＤ
２０５ 入力装置
２０６ モニタ
２０７ ＬＡＮ Ｉ／Ｆ

Claims (4)

1. ネットワークに接続され、プリンタやデジタル複合機のジョブ（コピー、ＦＡＸ、印刷）の出力内容をジョブ履歴情報として蓄積し、後にジョブ履歴情報の検索を可能とするジョブ履歴管理システムにおいて、
   ジョブ履歴情報を蓄積する蓄積手段と、
   前記蓄積装置へ蓄積されるジョブ履歴情報のセキュリティレベルを定義するセキュリティレベル設定手段と、
   前記蓄積装置に蓄積されたジョブ履歴情報をフィルタリングし、前記セキュリティレベル設定手段に基づいてジョブ履歴情報のセキュリティレベルを判別するセキュリティレベル判別手段と、
   前記蓄積装置に蓄積されたジョブ履歴情報をバックアップするバックアップ手段と、
   前記セキュリティレベル判別手段によって判別されたジョブ履歴情報のセキュリティレベルに基づいて、前記蓄積装置に蓄積されたジョブ履歴情報を削除する削除手段と、
   を有することを特徴とするジョブ履歴管理システム。
2. 前記セキュリティレベル設定手段は、ジョブの属性情報（ジョブの登録年月日、ジョブの種類、ジョブの名前、ジョブの開始日時、印刷を実行したソフトウェアの名称）に対して設定することを特徴とする請求項１に記載のジョブ履歴管理システム。
3. 前記セキュリティレベル設定手段は、画像データに含まれる文字列に対して設定することを特徴とする請求項１に記載のジョブ履歴管理システム。
4. 前記セキュリティレベル設定手段は、削除範囲を設定することを特徴とする請求項１から３に記載のジョブ履歴管理システム。

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