JP4861361B2 - 出力履歴管理装置およびその方法ならびにコンピュータプログラム - Google Patents

Description

本発明は、出力履歴管理装置およびその方法ならびにコンピュータプログラムに関する。

従来、印刷データの印刷履歴をデータベースに記録することが行われている。例えば、特許文献１には、書式が定まった書類を作成するための書類作成システムにおいて、印刷履歴を利用し、登録された書式の変更が容易でかつ変更費用を低価格に抑える技術について記載されている。具体的には、サーバは、ネットワークを介して接続されるパソコンによって印刷される書類の書式データおよびパソコンより通知されるこの印刷の履歴情報を管理する。そして、パソコンは、自己の書式データベースに登録された書式データに基づいて当該書式の書類をプリンタから印刷するとともに、この印刷履歴情報をログデータベースに登録しておく。そして、サーバのデータベースにて書式データの変更があった場合、印刷履歴情報の登録を契機に、当該変更後の書式データをパソコンに配信するので、端末側では常に最新の書式で書類を印刷することが可能となり、しかも利用者側の継続利用に対する負担が少ない。

また、特許文献２には、印刷履歴を利用し、アプリケーションで作成されて一旦印刷された印刷データを、簡単、かつ迅速に再度印刷できるようにする技術について記載されている。具体的には、ホストコンピュータ上で動作するアプリケーションソフトで作成されたデータをプリンタへ転送して印刷する印刷装置に、印刷が実行された際に、その印刷ジョブに係る印刷履歴データを保存する。そして、保存された印刷履歴データの一覧を表示させ、この表示された印刷履歴データの一覧から印刷データを選択し、この選択された印刷データを印刷させる。
特開２００２−２０３０８２号公報 特開２００１−２５６００７号公報

各種会計伝票を印刷する場合、会計伝票の二重発行による使用時の事故や不正使用を防ぐために、会計伝票が再出力であることの注意を使用者に喚起する必要がある。例えば、請求書を印刷して支払い者に送付する場合、この請求書が再発行である、あるいは、複数回目の請求書の送付であることを請求者及び支払い者とも強く認識する必要がある。
しかし、印刷データの印刷履歴をデータベースに記録していても、印刷データの印刷回数を確認する場合には、データベースにアクセスして問い合せたり、出力された印刷履歴レポートを確認する必要がある。これでは、会計伝票の使用者が、積極的に印刷履歴を照会しない限り再出力であることを認識することはできない。

そこで、会計伝票に再出力であることの情報を付加して印刷することが考えられる。しかし、そのためには、操作者が印刷履歴等を参照して再出力状況を確認した上で、会計伝票に再出力であることを示す情報を印刷するためのデータを入力したり、再出力用のフォーマットを選択して出力を指示する、などの操作を行う必要がある。これは、操作者にとって煩雑な作業であるとともに、操作ミスや履歴の確認ミスにより、間違った再出力の情報を印刷してしまう可能性があった。
また、上述する特許文献１では、書類の印刷履歴を管理することで、書類の印刷時に用いられる書式の変更を簡易に行うことができるが、印刷履歴を基にした再出力情報を付加して印刷対象物（書類など）を印刷することは行っていない。また、特許文献２は、データ印刷に伴う印刷履歴データを管理し、過去に印刷したデータを再び印刷することが記載されているが、印刷履歴を基にした再出力情報を付加して印刷対象物（印刷データ）を印刷することは行っていない。

本発明は、このような事情に鑑みてなされたもので、会計伝票の出力が複数回目であった場合に、この会計伝票に再出力であることを示す情報を自動的に付加して出力することにより、会計伝票の使用者に、会計伝票が再出力であることを簡易かつ視覚的に認識させることができる出力履歴管理装置およびその方法ならびにコンピュータプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１に記載の発明は、複数の書類の種別、及び、前記書類の種別のそれぞれに対応する出力フォームを示し、かつ、前記複数の書類の種別のうち少なくとも一部は複数の出力フォームとの対応付けを示す管理情報を記憶するとともに、データを特定するデータ特定情報、及び、当該データに基づいて出力した書類の種別の情報の対応付けを示す出力履歴情報を記憶する記憶手段と、出力対象のデータのデータ特定情報と、書類の出力に使用する出力フォームとの入力を受け、前記管理情報を参照して、入力された出力フォームに対応した書類の種別を特定し、さらに、入力されたデータ特定情報、及び、特定した書類の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断する再出力判断手段と、前記再出力判断手段が再出力であると判断した場合、入力された出力フォームで規定されるレイアウト位置に、入力されたデータ特定情報により特定されるデータ内の情報あるいは当該データ内の情報を加工した情報と、再出力であることを示す情報とを印刷するための印刷データを生成して出力する出力実行手段と、出力した前記データのデータ特定情報と、特定した書類の種別の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込む出力履歴管理手段と、を備えることを特徴とする出力履歴管理装置である。

また、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の出力履歴管理装置であって、前記出力履歴管理手段は、出力した前記データのデータ特定情報と、特定した書類の種別の情報と、前記データ内の所定の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込むことを特徴とする。

また、請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の出力履歴管理装置であって、前記再出力判断手段は、入力されたデータ特定情報、当該データ特定情報により特定されるデータ内の前記所定の情報、及び、特定した書類の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断することを特徴とする。

また、請求項４に記載の発明は、会計仕訳伝票情報と、複数の帳票の種別、及び、前記帳票の種別のそれぞれに対応する会計伝票の出力フォームを示し、かつ、前記複数の帳票の種別のうち少なくとも一部は複数の会計伝票の出力フォームとの対応付けを示す帳票出力履歴管理情報と、出力した会計仕訳伝票情報の伝票番号、及び、出力した会計伝票の帳票の種別の情報の対応付けを示す出力履歴情報とを記憶する記憶手段と、出力対象の会計仕訳伝票情報を特定する出力対象特定情報と、会計伝票の出力に使用する出力フォームとの入力を受け、前記帳票出力履歴管理情報を参照して、入力された出力フォームに対応した帳票の種別を特定し、さらに、入力された出力対象特定情報により特定される会計仕訳伝票情報の伝票番号、及び、特定した帳票の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断する再出力判断手段と、前記再出力判断手段が再出力であると判断した場合、入力された出力フォームで規定されるレイアウト位置に、特定された前記会計仕訳伝票情報内の情報あるいは当該会計仕訳伝票情報内の情報を加工した情報と、再出力であることを示す情報とを印刷するための印刷データを生成して出力する出力実行手段と、出力した前記会計仕訳伝票情報の伝票番号と、特定した帳票の種別の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込む出力履歴管理手段と、を備えることを特徴とする出力履歴管理装置である。

また、請求項５に記載の発明は、請求項４に記載の出力履歴管理装置であって、前記出力履歴管理手段は、出力した前記会計仕訳伝票情報の伝票番号と、特定した帳票の種別の情報と、前記会計仕訳伝票情報内の所定の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込むことを特徴とする。

また、請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の出力履歴管理装置であって、前記再出力判断手段は、入力された出力対象特定情報により特定される会計仕訳伝票情報の伝票番号、当該会計仕訳伝票情報内の所定の情報、及び、特定した帳票の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断することを特徴とする。

また、請求項７に記載の発明は、請求項５または請求項６に記載の出力履歴管理装置であって、前記会計仕訳伝票情報内の所定の情報は、会計年度の情報、または、システム導入者の情報であることを特徴とする。

また、請求項８に記載の発明は、請求項５または請求項６に記載の出力履歴管理装置であって、前記会計仕訳伝票情報は、少なくとも取引の明細情報を１以上含んでおり、前記会計仕訳伝票情報内の所定の情報は、前記会計仕訳伝票情報内に含まれる明細情報の明細番号であることを特徴とする。

また、請求項９に記載の発明は、請求項４から請求項８のいずれかの項に記載の出力履歴管理装置であって、前記帳票出力履歴管理情報は、出力フォームと、当該出力フォームを用いた印刷データを生成するための出力プログラムとに対応した帳票の種別を示し、前記再出力判断手段は、前記帳票出力履歴管理情報を参照して、入力された出力フォームと、当該出力フォームを用いる出力プログラムとに対応した帳票の種別を特定する、ことを特徴とする。

また、請求項１０に記載の発明は、複数の書類の種別、及び、前記書類の種別のそれぞれに対応する出力フォームを示し、かつ、前記複数の書類の種別のうち少なくとも一部は複数の出力フォームとの対応付けを示す管理情報を記憶するとともに、データを特定するデータ特定情報、及び、当該データに基づいて出力した書類の種別の情報の対応付けを示す出力履歴情報を記憶する記憶手段を備える出力履歴管理装置において、再出力判断手段が、出力対象のデータのデータ特定情報と、書類の出力に使用する出力フォームとの入力を受け、前記管理情報を参照して、入力された出力フォームに対応した書類の種別を特定し、さらに、入力されたデータ特定情報、及び、特定した書類の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断する再出力判断過程と、出力実行手段が、前記再出力判断過程において再出力であると判断された場合、入力された出力フォームで規定されるレイアウト位置に、入力されたデータ特定情報により特定されるデータ内の情報あるいは当該データ内の情報を加工した情報と、再出力であることを示す情報とを印刷するための印刷データを生成して出力する出力実行過程と、出力履歴管理手段が、出力した前記データのデータ特定情報と、特定した書類の種別の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込む出力履歴管理過程と、を有することを特徴とする出力履歴管理方法である。

また、請求項１１に記載の発明は、会計仕訳伝票情報と、複数の帳票の種別、及び、前記帳票の種別のそれぞれに対応する会計伝票の出力フォームを示し、かつ、前記複数の帳票の種別のうち少なくとも一部は複数の会計伝票の出力フォームとの対応付けを示す帳票出力履歴管理情報と、出力した会計仕訳伝票情報の伝票番号、及び、出力した会計伝票の帳票の種別の情報の対応付けを示す出力履歴情報とを記憶する記憶手段を備える出力履歴管理装置において、再出力判断手段が、出力対象の会計仕訳伝票情報を特定する出力対象特定情報と、会計伝票の出力に使用する出力フォームとの入力を受け、前記帳票出力履歴管理情報を参照して、入力された出力フォームに対応した帳票の種別を特定し、さらに、入力された出力対象特定情報により特定される会計仕訳伝票情報の伝票番号、及び、特定した帳票の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断する再出力判断過程と、出力実行手段が、前記再出力判断において再出力であると判断された場合、入力された出力フォームで規定されるレイアウト位置に、特定された前記会計仕訳伝票情報内の情報あるいは当該会計仕訳伝票情報内の情報を加工した情報と、再出力であることを示す情報とを印刷するための印刷データを生成して出力する出力実行過程と、出力履歴管理手段が、出力した前記会計仕訳伝票情報の伝票番号と、特定した帳票の種別の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込む出力履歴管理過程と、を有することを特徴とする出力履歴管理方法である。

また、請求項１２に記載の発明は、データの出力履歴を管理する出力履歴管理装置に用いられるコンピュータを、複数の書類の種別、及び、前記書類の種別のそれぞれに対応する出力フォームを示し、かつ、前記複数の書類の種別のうち少なくとも一部は複数の出力フォームとの対応付けを示す管理情報を記憶するとともに、データを特定するデータ特定情報、及び、当該データに基づいて出力した書類の種別の情報の対応付けを示す出力履歴情報を記憶する記憶手段、出力対象のデータのデータ特定情報と、書類の出力に使用する出力フォームとの入力を受け、前記管理情報を参照して、入力された出力フォームに対応した書類の種別を特定し、さらに、入力されたデータ特定情報、及び、特定した書類の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断する再出力判断手段、前記再出力判断手段が再出力であると判断した場合、入力された出力フォームで規定されるレイアウト位置に、入力されたデータ特定情報により特定されるデータ内の情報あるいは当該データ内の情報を加工した情報と、再出力であることを示す情報とを印刷するための印刷データを生成して出力する出力実行手段、出力した前記データのデータ特定情報と、特定した書類の種別の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込む出力履歴管理手段、として機能させることを特徴とするコンピュータプログラムである。

また、請求項１３に記載の発明は、会計伝票の出力履歴を管理する出力履歴管理装置に用いられるコンピュータを、会計仕訳伝票情報と、複数の帳票の種別、及び、前記帳票の種別のそれぞれに対応する会計伝票の出力フォームを示し、かつ、前記複数の帳票の種別のうち少なくとも一部は複数の会計伝票の出力フォームとの対応付けを示す帳票出力履歴管理情報と、出力した会計仕訳伝票情報の伝票番号、及び、出力した会計伝票の帳票の種別の情報の対応付けを示す出力履歴情報とを記憶する記憶手段、出力対象の会計仕訳伝票情報を特定する出力対象特定情報と、会計伝票の出力に使用する出力フォームとの入力を受け、前記帳票出力履歴管理情報を参照して、入力された出力フォームに対応した帳票の種別を特定し、さらに、入力された出力対象特定情報により特定される会計仕訳伝票情報の伝票番号、及び、特定した帳票の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断する再出力判断手段、前記再出力判断手段が再出力であると判断した場合、入力された出力フォームで規定されるレイアウト位置に、特定された前記会計仕訳伝票情報内の情報あるいは当該会計仕訳伝票情報内の情報を加工した情報と、再出力であることを示す情報とを印刷するための印刷データを生成して出力する出力実行手段、出力した前記会計仕訳伝票情報の伝票番号と、特定した帳票の種別の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込む出力履歴管理手段、として機能させることを特徴とするコンピュータプログラムである。

本発明によれば、出力指示があった会計伝票の出力が複数回目であった場合に、再出力である旨や出力回数などを示す再出力情報を付加して印刷する。同一の会計仕訳伝票に基づいて出力される会計伝票であっても、帳票の種別毎に出力履歴を管理することができるとともに、異なるフォームを用いた会計伝票を印刷した場合であっても、過去に同じ会計仕分伝票から同じ種別の帳票を印刷した場合は、再出力であると判断することができる。これにより、会計伝票の使用者に、印刷された会計伝票が再出力であることを簡易かつ視覚的に認識させ、同じ会計伝票を複数印刷することにより発生する使用時の事故や、不正使用を防止することができる。
また、会計仕訳伝票の明細ごとに出力履歴を管理することができる。
また、出力履歴に、出力される基となった会計仕分伝票に設定されている会計年度の情報やシステム導入者の情報などの所定の情報を併せて保持することにより、当該情報に変更がない期間において再出力があったかを判断したり、出力履歴を検索するときのキーとしたりすることができる。

以下、本発明の一実施の形態について、図面を参照して説明する。図１は、本発明の出力履歴管理装置としての帳票管理システム１の機能概要を示す図である。
まず、操作者は、帳票管理システム１へ収入決議書、振替伝票、収入請求書などの会計伝票の出力指示を入力する。すると、帳票管理システム１は、出力指示された会計伝票の出力履歴を示す帳票出力履歴情報を参照する。そして、この会計伝票が複数回目の出力、すなわち、再出力であると判断した場合には、会計仕訳伝票情報を基に生成した会計伝票に、再出力であることを示す再出力情報を付加して出力する（再出力表示）。なお、帳票管理システム１は、帳票の種別（帳票ＩＤ）毎に会計伝票の帳票出力履歴情報を管理しており、各帳票は帳票ＩＤマスタ及び出力履歴管理情報により管理される。また、帳票管理システム１は、帳票出力履歴情報の登録、照会や削除の機能を提供する。この帳票出力履歴情報により、出力済み会計伝票の帳票ＩＤ、会計仕訳伝票の伝票番号、出力を行ったユーザなどを確認することができる。

図２は、帳票管理システム１の構成を示すブロック図である。
帳票管理システム１は、会計仕訳伝票情報記憶手段１１、帳票ＩＤマスタ記憶手段１２、帳票出力履歴管理情報記憶手段１３、帳票出力履歴情報記憶手段１４、伝票処理手段２１、出力指示入力手段２２、再出力判断手段２３、会計伝票出力手段（出力実行手段）２４、及び、出力履歴管理手段２５からなる。

会計仕訳伝票情報記憶手段１１は、各種取引の明細や契約情報等を示す会計仕訳伝票を記憶している。会計仕訳伝票情報は、伝票ヘッダ情報、明細情報、契約情報などからなる。伝票ヘッダ情報は、システム導入者、伝票番号、伝票日付などの情報からなる。明細情報は、明細番号、勘定科目、適用、金額、明細登録日、付加情報等からなるレコードのリストである。契約情報は、会計年度、契約番号、契約年月日、契約期間、契約先、契約者などの情報からなる。

帳票ＩＤマスタ記憶手段１２は、会計伝票の出力履歴の管理単位としての帳票の種別を識別する帳票ＩＤと、この帳票ＩＤで識別される帳票の帳票名とを管理する帳票ＩＤマスタを記憶している。
帳票出力履歴管理情報記憶手段１３は、出力される会計伝票の分類先となる帳票の種別（帳票ＩＤ）を管理する帳票出力履歴管理情報を記憶している。ここでは、帳票出力履歴管理情報は、会計伝票の出力に用いられるプログラムである出力プログラムと、会計伝票の出力フォームとの組み合わせにより帳票ＩＤを管理している。
帳票出力履歴情報記憶手段１４は、帳票出力履歴情報を記憶している。帳票出力履歴情は、帳票ＩＤ、出力した会計伝票の情報である出力会計伝票情報、出力指示を行った日時、出力指示を行ったユーザ、出力終了／未終了などの情報からなる。出力会計伝票情報は、出力した会計仕訳伝票の会計年度、伝票番号、明細番号などの情報を含む。

伝票処理手段２１は、取引の内容を示す取引データを受信して、会計仕訳伝票情報記憶手段１１へ転記する機能を有する。
出力指示入力手段２２は、会計伝票の出力フォーム及び出力対象の会計仕訳伝票の伝票番号の情報からなる会計伝票出力指示を受ける。
再出力判断手段２３は、帳票出力履歴管理情報記憶手段１３を参照して出力指示された会計伝票の帳票ＩＤを、会計仕訳伝票情報記憶手段１１を参照して出力対象の会計仕訳伝票情報を取得する。そして、これらの情報を基にして帳票出力履歴情報記憶手段１４を検索し、当該会計伝票が再出力であるか否かを判断する。
会計伝票出力手段２４は、指示された出力フォーム及びこの出力フォームで会計伝票を出力する出力プログラムを用い、会計伝票を出力する。このとき、再出力判断手段２３が再出力であると判断した場合には、再出力情報が会計伝票に埋め込まれて出力される。なお、出力フォームとは、例えば、会計伝票に印刷する所定の文字や画像、会計仕訳伝票情報内の情報あるいは会計仕訳伝票情報内の情報を加工した情報、印刷指示に関わる情報（印刷日時、印刷指示したユーザなど）、再出力情報、罫線などのレイアウトや、文字のフォントの種類・大きさ・色、画像の大きさ、罫線の種類・太さ・色、紙の大きさや向きなどを規定する。また、出力プログラムは、出力フォームへ出力対象の会計仕訳伝票情報内の情報あるいは会計仕訳伝票情報内の情報を加工した情報、印刷指示に関わる情報、再出力情報などの可変情報を埋め込み、会計伝票の印刷データを生成する。そして、生成した印刷データをプリンタなどへ受け渡し、印刷を指示する。
出力履歴管理手段２５は、帳票出力履歴情報記憶手段１４内の出力履歴情報の書込み、削除、照会、画面や紙などへの出力などを行う。

次に、帳票ＩＤマスタ、帳票出力履歴管理情報、及び、帳票出力履歴の設定例を示す。
図３は、帳票ＩＤマスタの設定例を示す。同図においては、帳票ＩＤ「ZZZ01」、「ZZZ02」、「ZZZ03」に対して、それぞれ帳票名「収入契約決議書」、「収入請求書及び振込依頼書」、「振替伝票一般及び収入振替伝票」が関連付けられていることを示している。

図４は、帳票出力履歴管理情報の設定例を示す。同図においては、収入契約決議書出力プログラム「/KJUNV/NRPF001」及び収入決議書の出力フォーム「/KJUNV/NSFF001」を用いて出力される会計伝票の帳票ＩＤは、「ZZZ01（帳票名：収入契約決議書）」であることを示している。また、収入請求書出力プログラム「/KJUNV/NRPF002」、及び、収入請求書の出力フォーム「/KJUNV/NSFF002」あるいは振込み依頼書の出力フォーム「/KJUNV/NSFF004」を用いて出力される会計伝票の帳票ＩＤは、「ZZZ02（帳票名：収入請求書及び振込依頼書）」であることを示している。同様に、振替伝票出力プログラム「/KJUNV/NRPF003」、及び、振替伝票一般の出力フォーム「/KJUNV/NSFF003」あるいは収入振替伝票の出力フォーム「/KJUNV/NSFF005」を用いて出力される会計伝票の帳票ＩＤは、「ZZZ03（帳票名：振替伝票一般及び収入振替伝票）」であることを示している。

図５は、帳票出力履歴情報の設定例を示す。同図において、帳票出力履歴情報は、帳票管理システム１を使用しているシステム導入者の識別情報（クライアント、大学コード）、帳票ＩＤ、出力会計伝票情報（会計仕訳伝票の会計年度、伝票番号、明細番号）、出力指示を行った日時（登録日、登録時刻）、出力指示を行ったユーザの識別情報（ユーザＩＤやユーザ名）、出力済みフラグなどの情報からなる。

次に、帳票管理システム１の動作について説明する。図６は、帳票管理システム１の会計伝票出力処理フローを示す。
ここでは、ネットワークを介して接続される端末あるいは図示しないキーボードやマウスなどの入力手段により入力された取引データが、帳票管理システム１の伝票処理手段２１により会計仕訳伝票情報記憶手段１１に転記され、蓄積されているものとする。

まず、ユーザは、会計伝票を出力する場合、ネットワークを介して接続される端末あるいは図示しない入力手段からユーザＩＤを入力して帳票管理システム１にログインする。そして、出力対象の会計仕訳伝票の伝票番号、出力フォームを入力し、会計伝票の出力を指示する（ステップＳ１１０）。帳票管理システム１の出力指示入力手段２２が、会計伝票の出力指示を受信すると、再出力判断手段２３は、帳票出力履歴管理情報記憶手段１３を参照し、指示された出力フォームと、この出力フォームを用いて指定された会計伝票を出力する出力プログラムとから帳票ＩＤを取得する（ステップＳ１２０）。続いて、再出力判断手段２３は、入力された会計仕訳伝票の伝票番号をキーにして会計仕訳伝票情報記憶手段１１を検索し、出力対象の会計仕訳伝票情報を読み出す。そして、出力履歴管理手段２５へ指示することにより、ユーザＩＤ、帳票ＩＤ、読み出した会計仕訳伝票情報内から得た出力会計伝票情報（システム導入者の識別情報、会計年度、伝票番号、明細番号など）、出力指示を行った日時、未出力を示す出力済みフラグなどの情報からなる帳票出力履歴情報を帳票出力履歴情報記憶手段１４へ新たに登録する（ステップＳ１３０）。

続いて、再出力判断手段２３は、ステップＳ１３０で登録した帳票出力履歴情報と同じシステム導入者の識別情報、会計年度、帳票ＩＤ、伝票番号及び明細番号を持つ他の帳票出力履歴情報が帳票出力履歴情報記憶手段１４内に登録されているか否かを検索する。検索した結果、過去に登録された帳票出力履歴情報がなければ、初回の出力であると判断し、存在する場合には、再出力であると判断する（ステップＳ１４０）。
会計伝票出力手段２４は、指示された出力フォームと、この出力フォームを用いる出力プログラムにより、会計伝票を出力する。再出力である場合、出力プログラムは、出力フォームに埋め込む再出力情報を生成する。再出力情報は、例えば、過去に登録された帳票出力履歴情報の数で示される出力回数、該帳票出力履歴情報内の情報（過去に出力指示を行った日時、ユーザなど）、再出力であることを示す所定の文字列などである。そして、出力フォームで規定される所定のレイアウト位置に、出力対象の会計仕訳伝票内の情報あるいは会計仕訳伝票内の情報を加工した情報（例えば合計金額など）、印刷指示に関わる情報、再出力情報などの可変情報を埋め込んだ会計伝票の印刷データを生成する（ステップＳ１５０）。会計伝票出力手段２４は、生成した印刷データを自身と接続されるプリンタなどへ受け渡し、印刷の実行を指示する（ステップＳ１６０）。
出力履歴管理手段２５は、会計伝票の印刷の実行を指示したプリンタから印刷終了の通知を受けると（ステップＳ１７０Ｙｅｓ）、ステップＳ１３０において登録した帳票出力履歴情報記憶手段１４内の帳票出力履歴情報に出力済みを示す出力フラグを書き込む（ステップＳ１８０）。

なお、ステップＳ１４０において、初回出力であると判断した場合、出力プログラムは再出力情報を生成せず、従って、出力フォームで指定される再出力情報のレイアウト位置には再出力情報が埋め込まれていない会計伝票の印刷データが生成される（ステップ１９０）。これにより、再出力情報なしの会計伝票が印刷される。以降の動作は、上述するステップＳ１６０〜ステップＳ１８０と同様である。

図７〜図１０は、会計伝票の印刷例を示す図である。
図７は、収入契約決議書の初回の印刷イメージ、図８は、同収入契約決議書の２回目の印刷イメージである。両図を比較すると、会計仕訳伝票情報、例えば、契約情報（処理会計年度、契約番号、契約年月日、契約先、契約者など）や、明細情報（勘定科目、適用、金額等）を基にした情報の内容は同じであるが、２回目の印刷では、収入契約決議書に、再出力情報として、出力回数が付加されて印刷されている。
また、図９は、振込依頼書の初回の印刷イメージ、図１０は、同振込依頼書の２回目の印刷イメージである。両図を比較すると、会計仕訳伝票情報を基にした情報の内容は同様であるが、２回目の印刷では、再出力情報として、「（再発行）」と、「振込依頼済」とが印刷されている。

図１１に、帳票出力履歴情報の照会画面を示す。同図は、システム導入者の識別情報及び会計年度を指定して帳票出力履歴情報を照会したときの照会画面である。帳票管理システム１の出力履歴管理手段２５は、指定された条件に合致する帳票出力履歴情報を帳票出力履歴情報記憶手段１４から読み出して画面に出力する。これにより、会計伝票の明細毎に出力を指示したユーザ、出力回数、出力指示日時などの情報を得ることができる。

図１２は、帳票出力履歴情報を削除するときの削除条件の入力画面を示す。ユーザは、この削除条件の入力画面に、削除したい帳票出力履歴情報の条件を入力して実行させる。すると、帳票管理システム１の出力履歴管理手段２５は、条件にマッチした帳票出力履歴情報を帳票出力履歴情報記憶手段１４から削除する。同図においては、システム導入者の識別情報（大学コード）及び会計年度、帳票ＩＤ、登録日などの削除条件が指定できることを示している。また、前年度以前のレコードのみを削除可能とすることもできる。

上記実施の形態によれば、出力指示があった会計伝票の出力が複数回目であった場合に、再出力である旨や出力回数などを示す再出力情報を付加して印刷する。これにより、会計伝票の使用者に、印刷された会計伝票が再出力であることを簡易かつ視覚的に認識させ、同じ会計伝票を複数印刷することにより発生する使用時の事故や、不正使用を防止することができる。さらに、会計伝票の使用時の事故や不正使用があったときに、会計伝票に印刷されている再出力情報、システム内に記憶している出力履歴から、誰が会計伝票を印刷したかなどを追跡するために有用な情報を提供することができる。また、同一の会計仕訳伝票に基づいて出力される会計伝票であっても、帳票の種別毎に出力履歴を管理することができる。また、会計仕訳伝票の明細ごとに出力履歴を管理することができる。

なお、上述の帳票管理システム１は、内部にコンピュータシステムを有している。そして、上述した動作の過程は、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶されており、このプログラムをコンピュータシステムが読み出して実行することによって、上記処理が行われる。ここでいうコンピュータシステムとは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものである。

また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、ＲＯＭの他に、磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムが送信された場合のシステムやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリ（ＲＡＭ）のように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。

また、上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから、伝送媒体を介して、あるいは、伝送媒体中の伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。ここで、プログラムを伝送する「伝送媒体」は、インターネット等のネットワーク（通信網）や電話回線等の通信回線（通信線）のように情報を伝送する機能を有する媒体のことをいう。
また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。

本発明の一実施の形態による帳票管理システムの機能概要を示す図である。 同実施の形態による帳票管理システムの構成を示すブロック図である。 同実施の形態による帳票ＩＤマスタの設定例を示す。 同実施の形態による帳票出力履歴管理情報の設定例を示す。 同実施の形態による帳票出力履歴情報の設定例を示す。 同実施の形態による帳票管理システムの会計伝票出力処理フローを示す。 同実施の形態による収入契約決議書の初回の印刷イメージを示す。 図７の収入契約決議書の２回目の印刷イメージを示す。 同実施の形態による振込依頼書の初回の印刷イメージを示す。 図９の振込依頼書の２回目の印刷イメージを示す。 同実施の形態による帳票出力履歴情報の照会画面を示す 同実施の形態による帳票出力履歴情報の削除条件の入力画面を示す

符号の説明

１・・・帳票管理システム（出力履歴管理装置）
１１・・・会計仕訳伝票情報記憶手段
１２・・・帳票ＩＤマスタ記憶手段
１３・・・帳票出力履歴管理情報記憶手段
１４・・・帳票出力履歴情報記憶手段
２１・・・伝票処理手段
２２・・・出力指示入力手段
２３・・・再出力判断手段
２４・・・会計伝票出力手段（出力実行手段）
２５・・・出力履歴管理手段

Claims (13)

1. 複数の書類の種別、及び、前記書類の種別のそれぞれに対応する出力フォームを示し、かつ、前記複数の書類の種別のうち少なくとも一部は複数の出力フォームとの対応付けを示す管理情報を記憶するとともに、データを特定するデータ特定情報、及び、当該データに基づいて出力した書類の種別の情報の対応付けを示す出力履歴情報を記憶する記憶手段と、
   出力対象のデータのデータ特定情報と、書類の出力に使用する出力フォームとの入力を受け、前記管理情報を参照して、入力された出力フォームに対応した書類の種別を特定し、さらに、入力されたデータ特定情報、及び、特定した書類の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断する再出力判断手段と、
   前記再出力判断手段が再出力であると判断した場合、入力された出力フォームで規定されるレイアウト位置に、入力されたデータ特定情報により特定されるデータ内の情報あるいは当該データ内の情報を加工した情報と、再出力であることを示す情報とを印刷するための印刷データを生成して出力する出力実行手段と、
   出力した前記データのデータ特定情報と、特定した書類の種別の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込む出力履歴管理手段と、
   を備え、
   前記出力フォームは、会計伝票の出力フォームであることを特徴とする出力履歴管理装置。
2. 前記出力履歴管理手段は、出力した前記データのデータ特定情報と、特定した書類の種別の情報と、前記データ内の所定の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込むことを特徴とする請求項１に記載の出力履歴管理装置。
3. 前記再出力判断手段は、入力されたデータ特定情報、当該データ特定情報により特定されるデータ内の前記所定の情報、及び、特定した書類の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断することを特徴とする請求項２に記載の出力履歴管理装置。
4. 会計仕訳伝票情報と、
   複数の帳票の種別、及び、前記帳票の種別のそれぞれに対応する会計伝票の出力フォームを示し、かつ、前記複数の帳票の種別のうち少なくとも一部は複数の会計伝票の出力フォームとの対応付けを示す帳票出力履歴管理情報と、
   出力した会計仕訳伝票情報の伝票番号、及び、出力した会計伝票の帳票の種別の情報の対応付けを示す出力履歴情報とを記憶する記憶手段と、
   出力対象の会計仕訳伝票情報を特定する出力対象特定情報と、会計伝票の出力に使用する出力フォームとの入力を受け、前記帳票出力履歴管理情報を参照して、入力された出力フォームに対応した帳票の種別を特定し、さらに、入力された出力対象特定情報により特定される会計仕訳伝票情報の伝票番号、及び、特定した帳票の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断する再出力判断手段と、
   前記再出力判断手段が再出力であると判断した場合、入力された出力フォームで規定されるレイアウト位置に、特定された前記会計仕訳伝票情報内の情報あるいは当該会計仕訳伝票情報内の情報を加工した情報と、再出力であることを示す情報とを印刷するための印刷データを生成して出力する出力実行手段と、
   出力した前記会計仕訳伝票情報の伝票番号と、特定した帳票の種別の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込む出力履歴管理手段と、
   を備えることを特徴とする出力履歴管理装置。
5. 前記出力履歴管理手段は、出力した前記会計仕訳伝票情報の伝票番号と、特定した帳票の種別の情報と、前記会計仕訳伝票情報内の所定の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込むことを特徴とする請求項４に記載の出力履歴管理装置。
6. 前記再出力判断手段は、入力された出力対象特定情報により特定される会計仕訳伝票情報の伝票番号、当該会計仕訳伝票情報内の所定の情報、及び、特定した帳票の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断することを特徴とする請求項５に記載の出力履歴管理装置。
7. 前記会計仕訳伝票情報内の所定の情報は、会計年度の情報、または、システム導入者の情報であることを特徴とする請求項５または請求項６に記載の出力履歴管理装置。
8. 前記会計仕訳伝票情報は、少なくとも取引の明細情報を１以上含んでおり、
   前記会計仕訳伝票情報内の所定の情報は、前記会計仕訳伝票情報内に含まれる明細情報の明細番号であることを特徴とする請求項５または請求項６に記載の出力履歴管理装置。
9. 前記帳票出力履歴管理情報は、出力フォームと、当該出力フォームを用いた印刷データを生成するための出力プログラムとに対応した帳票の種別を示し、
   前記再出力判断手段は、前記帳票出力履歴管理情報を参照して、入力された出力フォームと、当該出力フォームを用いる出力プログラムとに対応した帳票の種別を特定する、
   ことを特徴とする請求項４から請求項８のいずれかの項に記載の出力履歴管理装置。
10. 複数の書類の種別、及び、前記書類の種別のそれぞれに対応する出力フォームを示し、かつ、前記複数の書類の種別のうち少なくとも一部は複数の出力フォームとの対応付けを示す管理情報を記憶するとともに、データを特定するデータ特定情報、及び、当該データに基づいて出力した書類の種別の情報の対応付けを示す出力履歴情報を記憶する記憶手段を備える出力履歴管理装置において、
    再出力判断手段が、出力対象のデータのデータ特定情報と、書類の出力に使用する出力フォームとの入力を受け、前記管理情報を参照して、入力された出力フォームに対応した書類の種別を特定し、さらに、入力されたデータ特定情報、及び、特定した書類の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断する再出力判断過程と、
    出力実行手段が、前記再出力判断過程において再出力であると判断された場合、入力された出力フォームで規定されるレイアウト位置に、入力されたデータ特定情報により特定されるデータ内の情報あるいは当該データ内の情報を加工した情報と、再出力であることを示す情報とを印刷するための印刷データを生成して出力する出力実行過程と、
    出力履歴管理手段が、出力した前記データのデータ特定情報と、特定した書類の種別の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込む出力履歴管理過程と、
    を有し、
    前記出力フォームは、会計伝票の出力フォームであることを特徴とする出力履歴管理方法。
11. 会計仕訳伝票情報と、
    複数の帳票の種別、及び、前記帳票の種別のそれぞれに対応する会計伝票の出力フォームを示し、かつ、前記複数の帳票の種別のうち少なくとも一部は複数の会計伝票の出力フォームとの対応付けを示す帳票出力履歴管理情報と、
    出力した会計仕訳伝票情報の伝票番号、及び、出力した会計伝票の帳票の種別の情報の対応付けを示す出力履歴情報とを記憶する記憶手段を備える出力履歴管理装置において、
    再出力判断手段が、出力対象の会計仕訳伝票情報を特定する出力対象特定情報と、会計伝票の出力に使用する出力フォームとの入力を受け、前記帳票出力履歴管理情報を参照して、入力された出力フォームに対応した帳票の種別を特定し、さらに、入力された出力対象特定情報により特定される会計仕訳伝票情報の伝票番号、及び、特定した帳票の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断する再出力判断過程と、
    出力実行手段が、前記再出力判断において再出力であると判断された場合、入力された出力フォームで規定されるレイアウト位置に、特定された前記会計仕訳伝票情報内の情報あるいは当該会計仕訳伝票情報内の情報を加工した情報と、再出力であることを示す情報とを印刷するための印刷データを生成して出力する出力実行過程と、
    出力履歴管理手段が、出力した前記会計仕訳伝票情報の伝票番号と、特定した帳票の種別の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込む出力履歴管理過程と、
    を有することを特徴とする出力履歴管理方法。
12. データの出力履歴を管理する出力履歴管理装置に用いられるコンピュータを、
    複数の書類の種別、及び、前記書類の種別のそれぞれに対応する出力フォームを示し、かつ、前記複数の書類の種別のうち少なくとも一部は複数の出力フォームとの対応付けを示す管理情報を記憶するとともに、データを特定するデータ特定情報、及び、当該データに基づいて出力した書類の種別の情報の対応付けを示す出力履歴情報を記憶する記憶手段、
    出力対象のデータのデータ特定情報と、書類の出力に使用する出力フォームとの入力を受け、前記管理情報を参照して、入力された出力フォームに対応した書類の種別を特定し、さらに、入力されたデータ特定情報、及び、特定した書類の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断する再出力判断手段、
    前記再出力判断手段が再出力であると判断した場合、入力された出力フォームで規定されるレイアウト位置に、入力されたデータ特定情報により特定されるデータ内の情報あるいは当該データ内の情報を加工した情報と、再出力であることを示す情報とを印刷するための印刷データを生成して出力する出力実行手段、
    出力した前記データのデータ特定情報と、特定した書類の種別の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込む出力履歴管理手段、
    として機能させることを特徴とするコンピュータプログラムであって、
    前記出力フォームは、会計伝票の出力フォームである、コンピュータプログラム。
13. 会計伝票の出力履歴を管理する出力履歴管理装置に用いられるコンピュータを、
    会計仕訳伝票情報と、
    複数の帳票の種別、及び、前記帳票の種別のそれぞれに対応する会計伝票の出力フォームを示し、かつ、前記複数の帳票の種別のうち少なくとも一部は複数の会計伝票の出力フォームとの対応付けを示す帳票出力履歴管理情報と、
    出力した会計仕訳伝票情報の伝票番号、及び、出力した会計伝票の帳票の種別の情報の対応付けを示す出力履歴情報とを記憶する記憶手段、
    出力対象の会計仕訳伝票情報を特定する出力対象特定情報と、会計伝票の出力に使用する出力フォームとの入力を受け、前記帳票出力履歴管理情報を参照して、入力された出力フォームに対応した帳票の種別を特定し、さらに、入力された出力対象特定情報により特定される会計仕訳伝票情報の伝票番号、及び、特定した帳票の種別に対応する出力履歴情報が前記記憶手段に登録されているかにより再出力であるか否かを判断する再出力判断手段、
    前記再出力判断手段が再出力であると判断した場合、入力された出力フォームで規定されるレイアウト位置に、特定された前記会計仕訳伝票情報内の情報あるいは当該会計仕訳伝票情報内の情報を加工した情報と、再出力であることを示す情報とを印刷するための印刷データを生成して出力する出力実行手段、
    出力した前記会計仕訳伝票情報の伝票番号と、特定した帳票の種別の情報とを対応づけた出力履歴情報を前記記憶手段へ書き込む出力履歴管理手段、
    として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。

Images