JP4261551B2 - アーカイブシステム - Google Patents

Description

本発明は、企業内の業務遂行に用いられる、伝票、帳票、稟議書、申請書（以下、これらを総称して「申請書」という）などの各種の事務処理にかかる書類を電子的に回覧するワークフローシステムで用いられるデータを、適切に保存・管理するアーカイブシステムに関する。

企業内ではその業務遂行のためにワークフローシステムと呼ばれるコンピュータシステムが用いられている。このワークフローシステムでは、そのワークフローシステム自体に、過去の申請書のデータが保存されている。その為、保存されているデータ量が多くなりがちであり、ワークフローシステムの処理に遅延が生じたり、不具合を招きやすくなる問題点がある。

一方、ワークフローシステムで扱うデータは、上述のように業務遂行に用いる申請書などのようにユーザの業務に密接に関連していることから、データ量が多くなったから削除する、という訳にもいかない。また削除するにしても、削除前にそれらのデータを紙に印刷して保管するなどの対応が行われている。このようなワークフローシステムに蓄積されたデータの取り扱いについて、下記特許文献１に示されている。

特開２００４−２２７４３１号公報

特許文献１に開示のワークフローシステムの場合、データを削除する前に、前処理を設けることによって、不注意等によるデータの削除が防止できることは記載されているものの、どのようにデータを保存するか、保存後のデータをどのように利用するかについては何ら開示されていない。

また上述のように、ワークフローシステムからのデータ削除の他、バックアップ機能などを利用して対応することも考えられる。ワークフローシステムでは、申請書に何を入力すべきかを示すフォーマットデータ（申請書の入力項目や申請／承認の結果（例えば承認による印影データ）をどこに表示するかを定めたデータ。紙媒体であれば申請書の用紙に記載される項目欄など）、申請書の入力項目に入力されるデータやそれに関連するデータ（例えば入力されるデータが申請者名である場合、予めシステムが有するその申請者名に対応する社員番号など）（以下、「申請データ」という）、当該申請書の承認履歴を示す承認履歴データ（決裁権限者の印影データやその承認日時など）などを別々に管理している。そしてある申請書を画面で表示する場合に、その申請書のフォーマットデータに、当該申請書に対応付けて入力されている申請データと、承認履歴データとを併せて表示することで、一つの申請書が表示されている。従来のワークフローシステムのバックアップ機能などでは、申請データのみをバックアップしている。このような方法を採ることによって、保存するデータ量を減らすことが出来ると共に、申請データを的確に保存することが出来る。そしてバックアップした申請データを閲覧する場合には、バックアップした申請データを復旧した後に、ワークフローシステムのフォーマットデータに、当該申請データと承認履歴データとを表示する（フォーマットデータの各項目欄に申請データと承認履歴データとを埋め込んで表示する）ことによって行っている。

しかしこのようなデータの保存方法では、例えば申請書の形式が変更された場合には、申請データの入力項目なども変更されるので、新しいフォーマットデータ上で、変更前の申請データを併せて表示することが出来ない。つまり、変更前の申請データを保存していても、新しいフォーマットデータしかなければ、その入力項目等が一致しないので、申請データを埋め込んで表示することができない。また入力項目等が一致し、申請データを埋め込んで表示することが出来たとしても、変更前のレイアウトで表示することは出来ない。

またワークフローシステムでは、申請データのみならず、誰が承認したかを示す承認履歴データ等の承認履歴データも重要な情報であるが、それも保存することが出来ない。

そこで本願発明者は、データ保存時におけるフォーマットデータと、申請データと、承認履歴データとを対応付けて、ワークフローシステム以外のシステムに保存することによって、上述の問題点を解決するアーカイブシステムを発明した。

請求項１の発明は、ワークフローシステムに格納しているデータの移行を受け付けるアーカイブシステムであって、前記ワークフローシステムは、フォーマットデータを格納するワークフロー側レイアウトデータ格納部と、申請データを格納するワークフロー側申請データ格納部と、前記申請データについての承認履歴データを格納するワークフロー側承認履歴データ格納部と、を有しており、前記アーカイブシステムは、前記ワークフローシステムから移行された前記フォーマットデータを格納するアーカイブ側レイアウトデータ格納部と、前記ワークフローシステムから移行された前記申請データを格納するアーカイブ側申請データ格納部と、前記ワークフローシステムから移行された前記承認履歴データを格納するアーカイブ側承認履歴データ格納部と、前記アーカイブシステムのユーザが利用するユーザ端末から、前記ワークフローシステムに格納しているデータの移行要求と、どのデータを移行するかを示す移行条件とを受け付ける要求受付手段と、前記移行条件に基づいて、その移行条件を満たすデータが既に前記アーカイブシステムに移行済みであるか否かを確認する確認手段と、前記移行条件を満たし且つ前記アーカイブシステムに移行済みでない前記ワークフローシステムに格納するデータについて、前記ワークフロー側レイアウトデータ格納部に格納するフォーマットデータと、前記ワークフロー側申請データ格納部に格納する申請データと、前記ワークフロー側承認履歴データ格納部に格納する承認履歴データと、を取得し、それぞれ対応するデータ格納部に格納するデータ取得管理手段と、前記アーカイブシステムで移行したデータを参照する要求を受け付け、前記アーカイブ側レイアウトデータ格納部に格納するフォーマットデータで示される申請書のレイアウトに、前記アーカイブ側申請データ格納部に格納する申請データと、前記アーカイブ側承認履歴データ格納部に格納する承認履歴データとを組み合わせて、前記参照要求を行った者の利用するコンピュータ端末に対して送信する参照手段と、を有しており、前記フォーマットデータは、申請書のレイアウトを定めたデータファイルとそのデータファイルに従って表示を行うプログラムファイルとの組み合わせからなり、前記データの移行の際に、移行対象となった申請データに対応するフォーマットデータのプログラムファイルについて、同一のプログラムファイルがすでに前記アーカイブシステムに格納されている場合には、そのアーカイブシステムにおけるそのプログラムファイルの所在地を示す情報のみを、前記フォーマットデータのプログラムファイルの所在地として、前記アーカイブ側レイアウトデータ格納部に格納する、アーカイブシステムである。

本発明のように構成することで、ワークフローシステムで格納していた申請データのみならず、その申請データに対応するフォーマットデータ、承認履歴データもアーカイブシステムで格納することが出来る。従来は申請データしかバックアップしていなかったので、申請書のレイアウト（フォーマットデータ）が変更になった場合には、古い版の申請書で入力された申請データの表示を行うことは出来なかったが、本発明のように申請書のレイアウト（フォーマットデータ）のデータも移行することによって、各申請データに対応したフォーマットデータで表示することが可能となる。これによって、申請書の版管理及びそこに入力された申請データの対応関係なども気にする必要が無くなる。

また申請データのみならず、ワークフローシステムにおいて重要な、誰がいつ承認したか、などの承認履歴の情報も格納することが出来る。

請求項２の発明において、前記アーカイブシステムは、更に、前記申請データを前記ワークフローシステムで一意に識別するワークフロー側管理番号と、前記申請データを前記アーカイブシステムで一意に識別するアーカイブ側管理番号と、を少なくとも対応付けるマッピングデータを格納する管理データ格納部を有しており、前記データ取得管理手段は、前記ワークフローシステムから取得した前記申請データに対して、前記アーカイブ側管理番号を割り当て、前記アーカイブ側申請データ格納部、前記アーカイブ側承認履歴データ格納部にデータを格納する際に、前記ワークフロー側管理番号を前記割り当てた前記アーカイブ側管理番号に変更して格納し、前記割り当てたアーカイブ側管理番号と前記申請データに対応するワークフロー側管理番号とを対応付けて前記管理データ格納部に格納する、アーカイブシステムである。

本発明のように、移行したデータについては、新たにアーカイブ側管理番号を割り当てると良い。ワークフローシステムからアーカイブシステムにデータ移行後は、ワークフローシステム側の移行されたデータは削除される可能性があり、その管理番号（ワークフロー側管理番号）は別のデータに割り当てられる可能性がある。従って、本発明のように、移行したデータについてはアーカイブ側管理番号を割り当て、更にアーカイブ側管理番号とワークフロー側管理番号との対応関係を格納することによって、確実にデータの識別などを行うことが出来る。

請求項３の発明において、前記ワークフローシステムは、更に、前記申請データに付随する環境設定データを格納するワークフロー側環境設定データ格納部を有しており、前記アーカイブシステムは、更に、前記申請データに付随する環境設定データを格納するアーカイブ側環境設定データ格納部を有しており、前記データ取得管理手段は、前記移行条件を満たし且つ前記アーカイブシステムに移行済みでない前記ワークフローシステムに格納するデータについて、更に、前記ワークフロー側環境設定データ格納部に格納する環境設定データと、前記ワークフローシステムの所定の領域に格納された前記環境設定データに対応する添付ファイルとを、前記環境設定データは前記アーカイブ側環境設定データ格納部に格納し、前記添付ファイルは前記アーカイブシステムで予め定められた領域に格納する、アーカイブシステムである。

本発明のように構成することで、申請データに付随する添付ファイルの移行を行うことが出来る。

請求項４の発明において、前記アーカイブシステムは、更に、前記要求受付手段において前記ユーザ端末から受け付けた前記移行条件を記憶し、前記ワークフローシステムにおいて新しく格納されたデータが、前記移行条件を満たすか否かを監視し、満たす場合には、前記参照手段における処理を実行させる監視手段、を有するアーカイブシステムである。

本発明のように構成することで、データの移行を自動的に行うことが可能となる。

請求項５の発明において、前記アーカイブシステムは、更に、前記アーカイブシステムに移行したデータを前記ワークフローシステムに復元する復元手段、を有しており、前記復元手段は、前記ユーザ端末から復元するデータの前記アーカイブ側管理番号を受け付け、前記管理データ格納部に格納する前記アーカイブ側管理番号に対応する前記ワークフロー側管理番号を取得し、前記ワークフロー側管理番号が前記ワークフローシステムにおいて利用されているか否かを判定し、利用されていなければ前記アーカイブ側管理番号に対応する申請データ、承認履歴データ、フォーマットデータを前記アーカイブシステムから前記ワークフローシステムに渡し、前記ワークフロー側管理番号が前記ワークフローシステムに利用されている場合には、前記取得した前記ワークフロー側管理番号を、前記ワークフローシステムにおいてまだ利用されていない新たなワークフロー側管理番号に変更した上で、前記アーカイブ側管理番号に対応する申請データ、承認履歴データ、フォーマットデータを前記アーカイブシステムから前記ワークフローシステムに渡す、アーカイブシステムである。

本発明のように構成することで、アーカイブシステムに移行したデータを、ワークフローシステムに確実に復元することが出来る。

請求項６の発明において、前記アーカイブシステムは、更に、前記ワークフローシステムから前記アーカイブシステムに移行したデータについて、前記ワークフローシステムから削除要求を行い、前記ワークフローシステムで削除させるデータ削除手段、を有するアーカイブシステムである。

本発明のように構成することで、ワークフローシステムからアーカイブシステムに移行したデータについて、ワークフローシステムから削除することが出来る。ワークフローシステムのデータを減らすことで、ワークフローシステムの軽量化に繋がり、処理速度の向上などが期待できる。

本発明によって、申請書の入力項目が変更された等の場合であっても、的確に申請データを保存・表示することが出来る。また承認履歴データも保存対象とすることによって、ワークフローシステムにおいて重要な、誰が承認したか、の履歴を保存することも出来る。

本発明のアーカイブシステムのシステム構成の概念図を図１に示す。また各データ格納部におけるデータ構成の概念図を図２に示す。

アーカイブシステム１、ワークフローシステム２は、各システムの制御を行うサーバである。このサーバは、プログラムの演算処理を実行するＣＰＵなどの演算装置と、情報を記憶するＲＡＭやハードディスクなどの記憶装置と、演算装置の処理結果や記憶装置に記憶する情報をインターネットやＬＡＮなどのネットワークを介して送受信する通信装置とを少なくとも有している。アーカイブシステム１、ワークフローシステム２の各機能は、その処理を実行する手段（プログラムやモジュールなど）が演算装置に読み込まれることで本発明の処理が実行される。各手段は、記憶装置に記憶した情報をその処理において利用する場合には、該当する情報を当該記憶装置（データ格納部）から読み出し、読み出した情報を適宜、演算装置における処理に用いる。また当該サーバには、キーボードやマウスなどの入力装置、ディスプレイなどの表示装置を有していても良い。

アーカイブシステム１は、インターネット、ＬＡＮなどを介してワークフローシステム２とデータの送受信が可能である。

ワークフローシステム２では、ワークフローシステム２を制御するための公知のワークフロー制御手段（図示せず）とワークフロー側データ格納部４とを有している。

ワークフロー制御手段は、ワークフローシステム２を実現するために、各ユーザの利用するユーザ端末からの申請データの受け付け、各ユーザ端末への申請データの表示、申請データを決裁権限者（例えば上司）の利用するコンピュータ端末に対して送信し、その決裁を受け付ける等の全体の制御を行っている。このワークフロー制御手段は、公知のシステムを用いることが出来る。またワークフロー制御手段は、受け付けた申請データ、決裁の情報、添付ファイルの情報等を各々所定のデータ格納部に格納する。

ワークフロー側レイアウトデータ格納部１６は、ユーザが申請データを入力するにあたり用いる各種のフォーマットデータについての情報を格納するマスタである。ワークフロー側レイアウトデータ格納部１６は、フォーマットデータの番号（フォーム番号）、その名称（フォーム名）、そのフォーマットデータのプログラムファイル名（プログラムファイル名）、所在地（プログラムファイルの所在地を示すアドレス、テーブル名など）を格納しているマスタを複数有している。ユーザが所定の申請書のフォーム名を選択すると、そのフォーマットデータのプログラムファイル名とその所在地の情報とに基づいて、当該フォーマットデータをユーザ端末で表示し、申請データの入力を受け付ける。このフォーマットデータのプログラムファイルが、申請書のレイアウトを表現するコードであって、その項目欄に、後述する申請データ、承認履歴データが埋め込まれる（項目欄を示す引数に、申請データ、承認履歴データの値が代入される）ことで、申請書がコンピュータ端末の画面上で表現される。

なお本発明において、フォーマットデータはプログラムファイルであることが好ましいが、申請書のレイアウトを定めたデータファイルとそのデータファイルに従って表示を行うプログラムファイルとの組み合わせであっても良い。

ワークフロー側申請データ格納部１７は、ユーザから入力を受け付けた申請データを格納する。ワークフロー側申請データ格納部１７は、その申請データをワークフローシステム２で識別するワークフロー側管理番号と申請データとを対応付けて格納する。つまり、フォーマットデータの各入力項目に入力された情報が申請データとして、ワークフロー側管理番号と対応付けてワークフロー側申請データ格納部１７に格納される。

ワークフロー側承認履歴データ格納部１８は、申請データについての承認履歴などのワークフローに係る承認履歴データを格納する。ワークフロー側承認履歴データ格納部１８は、ユーザが入力した申請データについて、誰が申請したか（申請者番号）、いつ申請したか（申請日時）、誰が承認したか（承認者番号）、最後にいつデータの修正、承認等の処理が行われたか（最終処理日時）、現在の承認状態（承認状態）、申請データに用いたフォーマットデータのフォーム番号（フォーム番号）、添付ファイルがある場合のレコード番号（レコード番号）、ワークフロー側管理番号とを対応付けて格納する。

ワークフロー側環境設定データ格納部１９は、申請データに付随する環境情報、例えば添付ファイルに関する情報を格納する。ワークフロー側環境設定データ格納部１９は、申請データに付随する添付ファイルがある場合にその添付ファイルの所在地等の情報を環境設定データとして、それを識別するレコード番号と対応付けて格納する。

アーカイブシステム１は、要求受付手段６と確認手段７とデータ取得管理手段８とデータ削除手段９と参照手段１０とアーカイブ側データ格納部３とを有する。

要求受付手段６は、ワークフローシステム２やアーカイブシステム１の管理者などのユーザが利用するユーザ端末から、ワークフローシステム２のワークフロー側データ格納部４に格納する申請データなどのデータを、アーカイブシステム１に移行することの要求と移行条件とを受け付ける手段である。移行条件としては、最終承認日時（承認や否決をされた日時）、申請者の種類（退職者、在職者など）、申請者（申請者を識別する氏名、番号など）、申請者の所属（申請者が所属する部署名、その部署の番号など）、申請日時、承認状態（承認のみ、最終承認がされているなど）、ワークフロー側管理番号、ユーザ定義項目、件名、最終承認者など、ワークフロー側データ格納部４に格納する様々なデータを条件とすることができる。

確認手段７は、要求受付手段６で受け付けた移行条件に基づいて、それに対応するデータが既にアーカイブ側データ格納部３に存在するかを確認する手段である。つまり要求受付手段６で受け付けた移行条件に対応するデータが、既に移行済みであるか否かを確認する。これは、要求受付手段６で受け付けた移行条件に基づいて、その条件に該当するデータをワークフロー側データ格納部４から抽出し（例えば該当する申請データのワークフロー側管理番号を抽出し）、そのワークフロー側管理番号がアーカイブ側データ格納部３の管理データ格納部１５（後述）に格納されているかを確認することにより行える。データが全て移行済みであれば、その旨をユーザ端末に返し、全てが移行済みでなければデータ取得管理手段８に、移行済みでないデータの取得要求を渡す。

例えばユーザ端末から移行条件として、「２００５年１月１日から２００５年１２月３１日までに申請された全ての申請データ」を受け付けた場合、ワークフロー側データ格納部４のうち、ワークフロー側承認履歴データ格納部１８の申請日時のデータに基づいて、「２００５年１月１日から２００５年１２月３１日までに申請された全ての申請データ」のワークフロー側管理番号を抽出する。そして抽出したワークフロー側管理番号を、アーカイブ側データ格納部３の管理データ格納部１５のマッピングデータにおけるワークフロー側管理番号と比較し、一致するワークフロー側管理番号は移行済みであると判定し、一致しないワークフロー側管理番号は移行済みでないと判定する。

データ取得管理手段８は、確認手段７から、移行済みでないデータの取得要求を受け取ると、要求受付手段６で受け付けた移行条件に基づいてワークフロー側データ格納部４に格納するデータから、その条件を満たすデータを取得する。この際に、確認手段７で確認したうちの移行済みでないデータのみを取得しても良いし、全てを取得しても良い。

例えば上述のように、移行条件が「２００５年１月１日から２００５年１２月３１日までに申請された全ての申請データ」の場合、ワークフロー側データ格納部４のワークフロー側承認履歴データ格納部１８から、「２００５年１月１日から２００５年１２月３１日までに申請された全ての申請データ」の条件を満たすワークフローデータと、そのワークフローデータに含まれるワークフロー側管理番号が対応する申請データと、ワークフローデータに含まれるフォーム番号が対応するフォーマットデータ（フォーム番号、フォーム名、プログラムファイル名など）とそのフォーム名のプログラムファイルと、ワークフローデータに含まれるレコード番号が対応する環境設定データ（添付ファイルの所在地など）と添付ファイルとを、取得し、アーカイブ側データ格納部３の各々対応するデータ格納部に格納する。この格納の前に、データ取得管理手段８は、当該移行したワークフロー側管理番号に対応するアーカイブ側管理番号を割り当て、アーカイブ側申請データ格納部１２、アーカイブ側承認履歴データ格納部１３の管理番号としては、ワークフロー側管理番号からアーカイブ側管理番号に変更した上で格納する。つまり、フォーマットデータはアーカイブ側レイアウトデータ格納部１１に、申請データはアーカイブ側申請データ格納部１２に、ワークフローデータはアーカイブ側承認履歴データ格納部１３に、環境設定データはアーカイブ側環境設定データ格納部１４に、各々格納する。また、データ取得管理手段８は、管理データ格納部１５のマッピングデータとして、ワークフロー側管理番号とアーカイブ側管理番号と、ワークフローの申請日時（ワークフローデータにおける申請日時）と、データの移行日時と、当該データの移行に対して一意に割り当てた移行ＩＤとを、対応付けて格納する。

更に上述のデータ移行の際に、アーカイブ側レイアウトデータ格納部１１におけるフォーマットデータのプログラムファイルの所在地として、新たにそのフォーム名のプログラムファイルを格納したアーカイブシステム１における所在地を格納し、アーカイブ側環境データ格納部における環境設定データ（添付ファイルの所在地）として、新たにその添付ファイルを格納したアーカイブシステム１における所在地を格納する。なお、申請データが対応するフォーム名のプログラムファイルについて、同じプログラムファイルが既にアーカイブシステム１に格納されている場合には、新たにアーカイブシステム１に格納するのではなく、アーカイブシステム１におけるそのプログラムファイルの所在地のみを格納することとしても良い。

このように、単に申請データのみをバックアップするのではなく、申請データに対応するフォーマットデータ（特にそのフォーム名のプログラムファイル）もデータ移行することによって、フォーマットデータが変更されても、対応するフォームに申請データ等を埋め込むことが出来るようになる。また、承認履歴データも格納するので、その承認履歴等を確認することも出来る。更に、従来のように、フォーマットデータに申請データや承認履歴データが埋め込まれた状態で画像ファイルとして格納するとデータ量が増えてしまうが、各プログラムファイル、データなどの形式で格納しているのでデータ量の増大を防止することが出来る。

データ削除手段９は、データ取得管理手段８でデータをアーカイブ側データ格納部３に移行した後に、ワークフローシステム２のワークフロー側データ格納部４に格納する、移行したデータの削除要求をワークフローシステム２に渡す手段である。この際には移行したデータの管理データ格納部１５に格納するワークフロー側管理番号とその削除要求とを渡すと良い。ワークフローシステム２は、削除要求とワークフロー側管理番号とを受け取ることで、そのワークフロー側管理番号に関連するデータを、ワークフローシステム２から削除する。なお、移行したデータの削除を行わずにワークフローシステム２に残しても良いが、ワークフローシステム２のデータ軽量化の観点から削除をした方が好適である。なお上述では、データ削除手段９が削除要求をワークフローシステム２に渡し、それを受けてワークフローシステム２がデータの削除を行う場合を示したが、移行したデータについて、データ削除手段９がワークフローシステム２から削除するように構成することも出来る。

参照手段１０は、ワークフローシステム２やアーカイブシステム１の管理者などのユーザが利用するユーザ端末から、アーカイブシステム１で格納するデータの参照要求を受け付け、該当するデータをアーカイブ側データ格納部３から取得し、それをユーザ端末に送信する手段である。

アーカイブ側データ格納部３は、アーカイブ側レイアウトデータ格納部１１とアーカイブ側申請データ格納部１２とアーカイブ側承認履歴データ格納部１３とアーカイブ側環境設定データ格納部１４と管理データ格納部１５とを有する。

アーカイブ側レイアウトデータ格納部１１は、ユーザが申請データを入力するにあたり用いる各種のフォーマットデータについて移行した情報を格納するマスタである。アーカイブ側レイアウトデータ格納部１１は、フォーマットデータの番号（フォーム番号）、その名称（フォーム名）、そのフォーマットデータのプログラムファイル名（プログラムファイル名）、所在地（プログラムファイルのアーカイブシステム１における所在地を示すアドレス、テーブル名など）を格納しているマスタを複数有している。

アーカイブ側申請データ格納部１２は、ユーザから入力を受け付けた申請データについて移行した情報を格納する。アーカイブ側申請データ格納部１２は、その申請データをアーカイブシステム１で識別するアーカイブ側管理番号と申請データとを対応付けて格納する。

アーカイブ側承認履歴データ格納部１３は、申請データについての承認履歴などのワークフローに係る承認履歴データについて移行した情報を格納する。アーカイブ側承認履歴データ格納部１３は、ユーザが入力した申請データについて、誰が申請したか（申請者番号）、いつ申請したか（申請日時）、誰が承認したか（承認者番号）、最後にいつデータの修正、承認等の処理が行われたか（最終処理日時）、現在の承認状態（承認状態）、申請データに用いたフォーマットデータのフォーム番号（フォーム番号）、添付ファイルがある場合のレコード番号（レコード番号）、アーカイブ側管理番号とを対応付けて格納する。

アーカイブ側環境設定データ格納部１４は、申請データに付随する環境情報、例えば添付ファイルに関する情報を格納する。アーカイブ側環境設定データ格納部１４は、申請データに付随する添付ファイルがある場合にその添付ファイルのアーカイブシステム１における所在地等の情報を環境設定データとして、それを識別するレコード番号と対応付けて格納する。

管理データ格納部１５は、アーカイブシステム１におけるデータとワークフローシステム２におけるデータとの対応関係をマッピングデータとして格納し、またどのアーカイブ側管理番号のデータを、どのアーカイブＤＢサーバ５（データベースサーバ）の、どのアーカイブＤＢ名（データベース名）で、どのアーカイブ名で記憶しているか、またその申請データに付随する添付ファイルはどこで記憶しているか、を示す情報を対応付けて、アーカイブマスタとして格納している。

次に本発明のアーカイブシステム１におけるワークフローシステム２のデータ移行の処理プロセスの一例を図３のフローチャート、図１及び図２の概念図を用いて説明する。なお、本実施例では、ワークフローシステム２に格納する、２００５年の「小口・出張精算・立替精算」のデータを、アーカイブシステム１に移行する場合を示す。

まずワークフローシステム２で格納しているデータを、アーカイブシステム１に移行する作業を行うユーザは、ユーザ端末からアーカイブシステム１にアクセスし、所定の操作を行うことにより、ワークフローシステム２からアーカイブシステム１へのデータの移行要求を送信し、それをアーカイブシステム１の要求受付手段６で受け付ける。そしてまず移行するデータのアーカイブ名称などの入力をユーザ端末から受け付ける。この画面を図４に示す。図４ではアーカイブ名称として「２００５年度経理系アーカイブ」とし、アーカイブＤＢ名として「AdvArchive_2005」とし、アーカイブＤＢサーバ５として「localhost」とし、添付ファイルを格納する所在地として「D:\AdvArchive_1」とした場合を示す。これらの情報をデータの移行要求と併せて、ユーザ端末から要求受付手段６は受け付ける（Ｓ１００）。また、この際に、フォーマットデータのうちプログラムファイルを格納する場所（領域）を予め定めても良い。

次にユーザは、ユーザ端末において、アーカイブシステム１に移行するワークフロー側データ格納部４に格納するデータのうち、どのフォーマットデータ（フォーム名）を移行するかの選択を行い、それを要求受付手段６は受け付ける（Ｓ１１０）。これによって、どの種類の申請書の申請データを移行するか、ユーザは選択することとなる。この選択を行う画面の一例を図５に示す。例えば「小口・出張精算・立替精算」を選択したとする。

次にそのフォーマットデータのうち、どの範囲で移行するか、の移行条件の設定をユーザ端末から入力を受け付ける（Ｓ１２０）。移行条件の入力を受け付ける画面の一例を図６に示す。図６では、申請日、最終承認日、申請者、申請者の所属などによって移行条件を指定することが出来る。ここでは、２００５年のデータを移行したいので、移行条件として、申請日が２００５年１月１日から２００５年１２月３１日を選択したとする。

Ｓ１００からＳ１２０において受け付けた情報に基づいて、確認手段７は、その条件に該当するデータのワークフロー側管理番号などをワークフロー側データ格納部４から抽出し、そのワークフロー側管理番号がアーカイブ側データ格納部３の管理データ格納部１５に格納されているか、を確認することにより、そのデータが既に移行済みであるか否かを確認する。データが全て移行済みであれば（即ち抽出した全てのワークフロー側管理番号が管理データ格納部１５にあれば）、確認手段７はユーザ端末に対して、全てのデータが移行済みであることをメッセージとして渡す。全てのデータが移行済みでなければデータ取得管理手段８に対して、移行済みでないデータの取得要求を渡す。

上述の例に基づけば、確認手段７は、フォーム名が「小口・出張精算・立替精算」、申請日が「２００５年１月１日」から「２００５年１２月３１日」に該当するデータのワークフロー側管理番号を抽出し、確認することとなる。

データ取得管理手段８は、確認手段７から、移行済みでないデータの取得要求を受け取ると、要求受付手段６で受け付けた移行条件に基づいてワークフロー側データ格納部４に格納するデータから、その条件を満たすデータを取得する（Ｓ１３０）。

従って、上述の場合、データ取得管理手段８は、移行条件として、フォーム名が「小口・出張精算・立替精算」、申請日が「２００５年１月１日」から「２００５年１２月３１日」に該当するワークフロー側データ格納部４のワークフローデータと、そのワークフローデータに含まれるワークフロー側管理番号が対応する申請データと、ワークフローデータに含まれるフォーム番号が対応するフォーマットデータ（フォーム番号、フォーム名、プログラムファイル名など）とそのフォーム名のプログラムファイルと、ワークフローデータに含まれるレコード番号が対応する環境設定データ（添付ファイルの所在地など）と添付ファイルとを、取得し、アーカイブ側データ格納部３の各々対応するデータ格納部に格納する。

上述の移行条件では、フォーマットデータとしては、フォーム番号として「小口・出張精算・立替精算を示す識別情報」（例えば「ＯＳＫ０１５」）、フォーム名として「小口・出張精算・立替精算」、プログラムファイル名として「小口・出張精算・立替精算のフォーマットデータのプログラムファイル名」と、小口・出張精算・立替精算のプログラムファイルとが該当し、ワークフローデータとしては、２００５年１月１日から２００５年１２月３１日の申請日時であって、フォーム番号が「小口・出張精算・立替精算を示す識別情報」（例えば「ＯＳＫ０１５」）に該当するワークフローデータ、申請データとして、上記抽出したワークフローデータにおけるワークフロー側管理番号に対応する申請データ、環境設定データとして、上記抽出したワークフローデータにおけるレコード番号に対応する添付ファイルの所在地とその添付ファイルとを取得して、対応するデータ格納部に格納する。

またデータ取得管理手段８は、この格納の前に、当該移行したワークフロー側管理番号に対応するアーカイブ側管理番号を割り当てる。例えば上述のように取得したデータのワークフロー側管理番号が「００００１１１１」であった場合、それに対応するアーカイブ側管理番号として「ＡＡＡＡＡ」を割り当てる。このアーカイブ側管理番号は、アーカイブシステム１において一意であると良い。

このようにして割り当てたアーカイブ管理番号について、アーカイブ側申請データ格納部１２、アーカイブ側承認履歴データ格納部１３の管理番号として、上述の取得したデータのワークフロー側管理番号「００００１１１１」の代わりにアーカイブ側管理番号「ＡＡＡＡＡ」で格納する。またデータ取得管理手段８は、管理データ格納部１５のマッピングデータとして、ワークフロー側管理番号「００００１１１１」とアーカイブ側管理番号「ＡＡＡＡＡ」と、当該ワークフローの申請日時と、データの移行日時と、当該データの移行に対して割り当てた移行ＩＤとを、対応付けて格納する。

またワークフローシステム２から受け取ったフォーマットデータのプログラムファイルについては、プログラムファイルがまだアーカイブシステム１で格納されていない場合には、そのプログラムファイルをアーカイブシステム１の予め定められた領域に格納し、アーカイブ側レイアウトデータ格納部１１におけるプログラムファイルの所在地として、新たにそのフォーム名のプログラムファイルを格納したアーカイブシステム１における所在地を格納する。

またワークフローシステム２から受け取った添付ファイルについては、Ｓ１００で受け付けた添付ファイルを格納する所在地「D:\AdvArchive_1」に格納し、アーカイブ側環境設定データ格納部１４の環境設定データとして、アーカイブシステム１における添付ファイルの所在地「D:\AdvArchive_1」を格納する。

Ｓ１３０のデータ移行の際に、ユーザ端末で表示される画面の一例を図７に示す。

このようにしてデータの移行後、移行したデータをワークフローシステム２から削除することを設定している場合には（Ｓ１４０）、データ削除手段９は、ワークフローシステム２のワークフロー側データ格納部４に格納する、移行したデータの削除要求をワークフローシステム２に渡す（Ｓ１５０）。この際には移行したデータのワークフロー側管理番号とその削除要求とを渡すと良い。ワークフローシステム２は、削除要求とワークフロー側管理番号とを受け取ることで、そのワークフロー側管理番号に関連するデータを、ワークフローシステム２から削除する。

移行したデータの削除を行わない場合、或いはデータの削除を行った場合であってワークフローシステム２がデータの削除を終わると、一連のデータの移行処理が終了する。

このようにして移行したデータについて参照権限の入力を受け付け、それを管理データ格納部１５のマッピングデータの一つの情報として格納する参照権限設定手段（図示せず）を設けることによって、そのデータの公開の有無、申請者や所属部署による制限・公開期限の設定などを行うことが出来る。参照権限の設定の際の画面の一例を図８に示す。

またこのようにして移行したデータについて、参照時にどの項目を検索可能とするか、どの項目を一覧に表示させるか、申請者などが設定する閲覧条件設定手段（図示せず）を設けると良い。閲覧条件設定は、申請書の項目や申請日、最終承認日などの共通の項目から任意のものを選ぶことが出来る。これはアーカイブ側レイアウトデータ格納部１１の情報を取得し、当該フォーマットデータで定義されている項目を設定できる。設定可能な者を参照権限設定手段により定めても良い。閲覧条件の設定の際の画面の一例を図９に示す。

更に、ワークフローシステム２のワークフロー側データ格納部４に格納されるデータを随時監視する監視手段（図示せず）を設けても良い。監視手段は、予め要求受付手段６において、ユーザ端末から移行条件を受け付けて記憶しておき、新しくワークフロー側データ格納部４に格納されたデータが移行条件を満たすか否かを監視し、満たす場合には、その移行条件に基づいて上述のＳ１３０のデータの移行処理を実行する。

加えて、アーカイブ側データ格納部３に格納した申請データ、承認履歴データなどを対応するフォーマットデータに埋め込むことにより申請書として閲覧可能な状態とした上で、それをアーカイブシステム１以外でも表示、利用可能なＰＤＦなどの所定のファイル形式に変換するデータ変換手段（図示せず）を設けると良い。

つぎにユーザなどが、アーカイブシステム１に移行したデータの閲覧などを行う場合の処理プロセスを説明する。以下の実施例では、「２００６年１月１６日」に申請されたフォーム名「セミナー受講申請」を閲覧する場合を示す。

まずユーザがユーザ端末からアーカイブシステム１にアクセスし、所定の操作を行うことにより、アーカイブシステム１に格納するデータの参照要求を送信する。その参照要求は、アーカイブシステム１の参照手段１０で受け付ける。

参照手段１０で参照要求を受け付けると、図１０に示すような検索画面をユーザ端末上で表示させ、そこに検索条件の入力を受け付ける。なお、この際に、上述の参照権限を設定してある場合には、当該ユーザが参照権限を有する者であるか否かを確認するために、管理データ格納部１５のマッピングデータの参照権限の情報を確認し、権限が設定されている者であれば、図１０に示す画面を表示させ、設定されていなければ権限がないことをユーザ端末上で表示させる。図１０では検索条件として、申請書名（フォーム名）「セミナー受講申請」、申請日が「２００６年１月１６日」の場合を示している。

この検索条件をユーザ端末から受け付けた参照手段１０は、その検索条件を満たすデータ（上述の場合、申請書名「セミナー受講申請」、申請日が「２００６年１月１６日」を満たすデータ）を、アーカイブ側データ格納部３から抽出する。例えば申請書名は、アーカイブ側レイアウトデータ格納部１１の「フォーム名」に相当し、申請日は、アーカイブ側承認履歴データ格納部１３の「申請日」に相当するので、参照手段１０は、まずアーカイブ側レイアウトデータ格納部１１のフォーム名が「セミナー受講申請」である「フォーム番号」を抽出する。そしてアーカイブ側承認履歴データ格納部１３の申請日が「２００６年１月１６日」であり、フォーム番号が「セミナー受講申請のフォーム番号」であるデータを抽出する。このようにして検索したデータの一覧をユーザ端末に返す。図１１は、検索結果の画面の一覧である。

そしてこの検索結果の中からユーザが閲覧したい申請データの入力を参照手段１０で受け付けると、それに対応する申請データと承認履歴データとフォーマットデータとを各データ格納部から取得し、フォーマットデータにそれらのデータを埋め込み表示する。上述の例の場合、「セミナー受講申請」のプログラムファイルの該当箇所に、申請データと承認履歴データとを埋め込み表示する。図１２にこの一例を示す。

以上のような処理を実行することにより、アーカイブシステム１に移行したデータの閲覧を行うことが出来る。

なお、アーカイブシステム１には、アーカイブシステム１に移行したデータをワークフローシステム２に復元する復元手段（図示せず）を設けても良い。これは、ユーザ端末から復元したいデータのアーカイブ側管理番号の指定を受け付け、管理データ格納部１５のマッピングデータからワークフロー側管理番号を取得する。そしてワークフロー側管理番号がワークフローシステム２において利用されているか否かを確認し、利用されていなければ、当該アーカイブ側管理番号に対応する申請データ、ワークフローデータ、フォーマット情報、環境設定データをワークフローシステム２に渡し、ワークフロー側データ格納部４に格納させる。もし、ワークフロー側管理番号がワークフローシステム２において利用されている場合には、そのワークフロー側管理番号を、ワークフロー側システムにおいてまだ利用されていないワークフロー側管理番号に変更した上で、当該アーカイブ側管理番号に対応する申請データ、ワークフローデータ、フォーマット情報、環境設定データをワークフローシステム２に渡し、ワークフロー側データ格納部４に格納させる。このようにすることで移動したデータの復元が行える。

本発明に於ける各手段は、その機能が論理的に区別されているのみであって、物理上あるいは事実上は同一の領域を為していても良い。又データベースの代わりにデータファイルであっても良いことは言うまでもなく、データベースとの記載にはデータファイルをも含んでいる。

なお本発明を実施するにあたり本実施態様の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記録した記憶媒体をシステムに供給し、そのシステムのコンピュータが記憶媒体に格納されたプログラムを読み出し実行することによって実現されることは当然である。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラム自体が前記した実施態様の機能を実現することとなり、そのプログラムを記憶した記憶媒体は本発明を当然のことながら構成することになる。

プログラムを供給するための記憶媒体としては、例えば磁気ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等を使用することが出来る。

またコンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、上述した実施態様の機能が実現されるだけではなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステムなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前記した実施態様の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

更に記憶媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる不揮発性あるいは揮発性の記憶手段に書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、機能拡張ボードあるいは機能拡張ユニットに備わる演算処理装置などが実際の処理の一部あるいは全部を行い、その処理により前記した実施態様の機能が実現される場合も含まれることは当然である。

上述した発明によって、申請書の入力項目が変更された等の場合であっても、的確に申請データを保存・表示することが出来る。また承認履歴データも保存対象とすることによって、ワークフローシステムにおいて重要な、誰が承認したか、の承認履歴を保存することも出来る。

本発明のシステム構成の概念図である。 本発明のデータ構造の概念図である。 本発明の処理プロセスの一例を示すフローチャートである。 移行するデータの領域を確保する為の情報を入力する画面の一例である。 移行するデータの選択を行う画面の一例である。 移行条件の入力を受け付ける画面の一例である。 データ移行の際にユーザ端末で表示される画面の一例である。 参照権限の設定の際の画面の一例である。 閲覧条件の設定の際の画面の一例である。 検索画面の一例である。 検索結果の画面の一例である。 検索結果から所望の申請データ等を閲覧する画面の一例である。

符号の説明

１：アーカイブシステム
２：ワークフローシステム
３：アーカイブ側データ格納部
４：ワークフロー側データ格納部
５：アーカイブＤＢサーバ
６：要求受付手段
７：確認手段
８：データ取得管理手段
９：データ削除手段
１０：参照手段
１１：アーカイブ側レイアウトデータ格納部
１２：アーカイブ側申請データ格納部
１３：アーカイブ側承認履歴データ格納部
１４：アーカイブ側環境設定データ格納部
１５：管理データ格納部
１６：ワークフロー側レイアウトデータ格納部
１７：ワークフロー側申請データ格納部
１８：ワークフロー側承認履歴データ格納部
１９：ワークフロー側環境設定データ格納部

Claims (6)

1. ワークフローシステムに格納しているデータの移行を受け付けるアーカイブシステムであって、
   前記ワークフローシステムは、
   フォーマットデータを格納するワークフロー側レイアウトデータ格納部と、
   申請データを格納するワークフロー側申請データ格納部と、
   前記申請データについての承認履歴データを格納するワークフロー側承認履歴データ格納部と、を有しており、
   前記アーカイブシステムは、
   前記ワークフローシステムから移行された前記フォーマットデータを格納するアーカイブ側レイアウトデータ格納部と、
   前記ワークフローシステムから移行された前記申請データを格納するアーカイブ側申請データ格納部と、
   前記ワークフローシステムから移行された前記承認履歴データを格納するアーカイブ側承認履歴データ格納部と、
   前記アーカイブシステムのユーザが利用するユーザ端末から、前記ワークフローシステムに格納しているデータの移行要求と、どのデータを移行するかを示す移行条件とを受け付ける要求受付手段と、
   前記移行条件に基づいて、その移行条件を満たすデータが既に前記アーカイブシステムに移行済みであるか否かを確認する確認手段と、
   前記移行条件を満たし且つ前記アーカイブシステムに移行済みでない前記ワークフローシステムに格納するデータについて、前記ワークフロー側レイアウトデータ格納部に格納するフォーマットデータと、前記ワークフロー側申請データ格納部に格納する申請データと、前記ワークフロー側承認履歴データ格納部に格納する承認履歴データと、を取得し、それぞれ対応するデータ格納部に格納するデータ取得管理手段と、
   前記アーカイブシステムで移行したデータを参照する要求を受け付け、前記アーカイブ側レイアウトデータ格納部に格納するフォーマットデータで示される申請書のレイアウトに、前記アーカイブ側申請データ格納部に格納する申請データと、前記アーカイブ側承認履歴データ格納部に格納する承認履歴データとを組み合わせて、前記参照要求を行った者の利用するコンピュータ端末に対して送信する参照手段と、を有しており、
   前記フォーマットデータは、
   申請書のレイアウトを定めたデータファイルとそのデータファイルに従って表示を行うプログラムファイルとの組み合わせからなり、
   前記データの移行の際に、移行対象となった申請データに対応するフォーマットデータのプログラムファイルについて、同一のプログラムファイルがすでに前記アーカイブシステムに格納されている場合には、そのアーカイブシステムにおけるそのプログラムファイルの所在地を示す情報のみを、前記フォーマットデータのプログラムファイルの所在地として、前記アーカイブ側レイアウトデータ格納部に格納する、
   ことを特徴とするアーカイブシステム。
2. 前記アーカイブシステムは、更に、
   前記申請データを前記ワークフローシステムで一意に識別するワークフロー側管理番号と、前記申請データを前記アーカイブシステムで一意に識別するアーカイブ側管理番号と、を少なくとも対応付けるマッピングデータを格納する管理データ格納部を有しており、
   前記データ取得管理手段は、
   前記ワークフローシステムから取得した前記申請データに対して、前記アーカイブ側管理番号を割り当て、前記アーカイブ側申請データ格納部、前記アーカイブ側承認履歴データ格納部にデータを格納する際に、前記ワークフロー側管理番号を前記割り当てた前記アーカイブ側管理番号に変更して格納し、前記割り当てたアーカイブ側管理番号と前記申請データに対応するワークフロー側管理番号とを対応付けて前記管理データ格納部に格納する、
   ことを特徴とする請求項１に記載のアーカイブシステム。
3. 前記ワークフローシステムは、更に、
   前記申請データに付随する環境設定データを格納するワークフロー側環境設定データ格納部を有しており、
   前記アーカイブシステムは、更に、
   前記申請データに付随する環境設定データを格納するアーカイブ側環境設定データ格納部を有しており、
   前記データ取得管理手段は、
   前記移行条件を満たし且つ前記アーカイブシステムに移行済みでない前記ワークフローシステムに格納するデータについて、更に、前記ワークフロー側環境設定データ格納部に格納する環境設定データと、前記ワークフローシステムの所定の領域に格納された前記環境設定データに対応する添付ファイルとを、前記環境設定データは前記アーカイブ側環境設定データ格納部に格納し、前記添付ファイルは前記アーカイブシステムで予め定められた領域に格納する、
   ことを特徴とする請求項１または請求項２に記載のアーカイブシステム。
4. 前記アーカイブシステムは、更に、
   前記要求受付手段において前記ユーザ端末から受け付けた前記移行条件を記憶し、前記ワークフローシステムにおいて新しく格納されたデータが、前記移行条件を満たすか否かを監視し、満たす場合には、前記参照手段における処理を実行させる監視手段、
   を有することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載のアーカイブシステム。
5. 前記アーカイブシステムは、更に、
   前記アーカイブシステムに移行したデータを前記ワークフローシステムに復元する復元手段、を有しており、
   前記復元手段は、
   前記ユーザ端末から復元するデータの前記アーカイブ側管理番号を受け付け、前記管理データ格納部に格納する前記アーカイブ側管理番号に対応する前記ワークフロー側管理番号を取得し、前記ワークフロー側管理番号が前記ワークフローシステムにおいて利用されているか否かを判定し、利用されていなければ前記アーカイブ側管理番号に対応する申請データ、承認履歴データ、フォーマットデータを前記アーカイブシステムから前記ワークフローシステムに渡し、前記ワークフロー側管理番号が前記ワークフローシステムに利用されている場合には、前記取得した前記ワークフロー側管理番号を、前記ワークフローシステムにおいてまだ利用されていない新たなワークフロー側管理番号に変更した上で、前記アーカイブ側管理番号に対応する申請データ、承認履歴データ、フォーマットデータを前記アーカイブシステムから前記ワークフローシステムに渡す、
   ことを特徴とする請求項２に記載のアーカイブシステム。
6. 前記アーカイブシステムは、更に、
   前記ワークフローシステムから前記アーカイブシステムに移行したデータについて、前記ワークフローシステムから削除要求を行い、前記ワークフローシステムで削除させるデータ削除手段、
   を有することを特徴とする請求項１から請求項５のいずれかに記載のアーカイブシステム。

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