JP2010231714A

JP2010231714A - 文書管理装置及び文書管理プログラム

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Publication number: JP2010231714A
Application number: JP2009081209A
Authority: JP
Inventors: Shigemi Sakurai; 茂美桜井; Hiroshi Nakatsugawa; 浩中津川
Original assignee: Mitsubishi Electric Information Systems Corp; Mitsubishi Electric Information Technology Corp
Current assignee: Mitsubishi Electric Information Systems Corp; Mitsubishi Electric Information Technology Corp
Priority date: 2009-03-30
Filing date: 2009-03-30
Publication date: 2010-10-14
Anticipated expiration: 2029-03-30
Also published as: JP4776706B2

Abstract

【課題】年度等、所定の期間ごとに管理される業務プロセスと業務プロセスに関わる文書及び文書の版との対応関係を効率的に管理する。
【解決手段】文書管理装置１００において、第１接続管理部１０３は、業務プロセスと文書との組み合わせに対応する第１接続情報１３７をデータベース１２１に格納する。第１接続情報１３７は、業務プロセス情報１３４のＩＤと、文書のＩＤと、対応する文書の版が特定の版であるか又は第１接続情報１３７の抽出時における最新版であるかを定義する版データとを含む。業務プロセス抽出部１０６は、年度と業務プロセスとの組み合わせを指定して、対応する業務プロセス情報１３４をデータベース１２１から抽出する。文書抽出部１０８は、その業務プロセス情報１３４のＩＤを含む第１接続情報１３７に含まれる版データに基づき、対応する文書の適切な版を特定し、その電子ファイル１５１を得る。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理装置及び文書管理プログラムに関するものである。本発明は、特に、内部統制支援システムにおけるファイルの年度管理に関するものである。

従来、共有文書を年度ごとにまとめて保存する複数の文書データベースと、文書データベースに保存された文書の目次情報とリンク情報を保存する目次データベースと、文書データベース中の文書に承認を与えるためのワークフロー機能を有するワークフローデータベースとで構成されたデータベースシステムがある（例えば、特許文献１参照）。

また、行政文書ごとのバージョン管理機能により、旧バージョンの文書閲覧を可能にした文書管理システムがある（例えば、特許文献２参照）。

特開２００３−２８１１６７号公報特開２００３−８５３３０号公報

内部統制業務では、業務の有効性と効率性、財務報告の信頼性、関連法規の遵守、資産の保全を目的とし、各年度において、業務プロセスに係るリスク及びリスクに対するコントロールを定義するとともに、業務内容を説明する（業務プロセスに関わる）文書（主に、業務記述書、業務フロー図、リスクコントロールマトリックス）を作成し、長期間保存していく必要がある。文書が改訂される場合は、各年度において、業務プロセスがどの文書に対応するかだけでなく、どの版に対応するかも把握する必要がある。しかしながら、従来のシステムでは、年度ごとに、業務プロセスと文書及び文書の版との対応関係を効率的に管理することができないという課題があった。

本発明は、例えば、年度等、所定の期間ごとに管理される業務プロセスと業務プロセスに関わる文書及び文書の版との対応関係を効率的に管理することを目的とする。

本発明の一の態様に係る文書管理装置は、
所定の期間ごとに管理される複数の業務プロセスのそれぞれについて、業務プロセスに関わる複数の文書を管理する文書管理装置であり、
期間と業務プロセスとの組み合わせに対応する業務プロセス情報であって、業務プロセス情報を一意に識別する業務ＩＤ（識別子）と、業務プロセスの属性データとを含む業務プロセス情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する業務プロセス管理部と、
文書と文書の版との組み合わせに対応する文書情報であって、文書を一意に識別する文書ＩＤと、文書の属性データとを含む文書情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する文書管理部と、
業務プロセスと文書との組み合わせに対応する第１接続情報であって、業務ＩＤと、文書ＩＤと、対応する文書の版が特定の版であるか又は第１接続情報の抽出時における最新版であるかを定義する版データとを含む第１接続情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する第１接続管理部と、
期間と業務プロセスとの組み合わせを指定して、対応する業務プロセス情報を記憶装置から処理装置により抽出する業務プロセス抽出部と、
前記業務プロセス抽出部により抽出された業務プロセス情報の業務ＩＤを含む第１接続情報を記憶装置から処理装置により抽出する第１接続抽出部と、
前記第１接続抽出部により抽出された第１接続情報に含まれる版データにて、対応する文書の版が特定の版であると定義されていれば、当該第１接続情報に含まれる文書ＩＤと当該特定の版とを指定して、対応する文書情報を記憶装置から処理装置により抽出し、当該第１接続情報に含まれる版データにて、対応する文書の版が当該第１接続情報の抽出時における最新版であると定義されていれば、当該第１接続情報に含まれる文書ＩＤを指定して、対応する文書情報のうち、最新版に対応する文書情報を記憶装置から処理装置により抽出する文書抽出部とを備えることを特徴とする。

前記業務プロセス管理部は、新たな期間と既存の業務プロセスとの組み合わせに対応する新たな業務プロセス情報を作成する場合、新たな業務ＩＤを生成し、過去の期間と当該業務プロセスとの組み合わせに対応する過去の業務プロセス情報に含まれる属性データを抽出し、生成した業務ＩＤと、抽出した属性データとを含む業務プロセス情報を作成して記憶装置に格納し、
前記第１接続管理部は、前記業務プロセス管理部により前記新たな業務プロセス情報が作成された場合、前記過去の業務プロセス情報の業務ＩＤが含まれる第１接続情報を記憶装置から抽出し、抽出した第１接続情報が対応する文書が所定の条件を満たしていれば、当該第１接続情報に含まれる版データを、対応する文書の版が第１接続情報の抽出時における最新版であると定義する版データに設定し、当該第１接続情報が対応する文書が前記所定の条件を満たしていなければ、当該第１接続情報に含まれる版データを、対応する文書の版が特定の版であると定義し、かつ、現時点における最新版を当該特定の版とする版データに設定することを特徴とする。

前記第１接続管理部は、前記業務プロセス管理部により前記新たな業務プロセス情報が作成された場合、前記過去の業務プロセス情報の業務ＩＤが含まれる第１接続情報を記憶装置から抽出し、抽出した第１接続情報に含まれる文書ＩＤを抽出し、前記新たな業務プロセス情報の業務ＩＤと、抽出した文書ＩＤと、対応する文書の版が第１接続情報の抽出時における最新版であると定義する版データとを含む第１接続情報を作成して記憶装置に格納することを特徴とする。

前記第１接続管理部は、前記業務プロセス管理部により前記新たな業務プロセス情報が作成された場合、前記過去の業務プロセス情報の業務ＩＤが含まれる第１接続情報を記憶装置から抽出し、抽出した第１接続情報が対応する文書が２つ以上の業務プロセスに関わる共通文書でなければ、前記所定の条件を満たしていないと判断することを特徴とする。

前記文書管理装置は、さらに、
文書の分類に対応する分類情報であって、分類情報を一意に識別する分類ＩＤと、対応する分類に属する文書を前記所定の期間ごとに管理するかどうかを定義する期間データとを含む分類情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する分類管理部と、
文書の分類と文書との組み合わせに対応する第２接続情報であって、分類ＩＤと、文書ＩＤとを含む第２接続情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する第２接続管理部とを備え、
前記第１接続管理部は、前記業務プロセス管理部により前記新たな業務プロセス情報が作成された場合、前記過去の業務プロセス情報の業務ＩＤが含まれる第１接続情報を記憶装置から抽出し、抽出した第１接続情報に含まれる文書ＩＤが含まれる第２接続情報を記憶装置から抽出し、抽出した第２接続情報に含まれる分類ＩＤが含まれる分類情報を記憶装置から抽出し、抽出した分類情報に含まれる期間データにて、対応する分類に属する文書を前記所定の期間ごとに管理すると定義されていれば、抽出した第１接続情報が対応する文書が前記所定の条件を満たしていないと判断することを特徴とする。

前記所定の期間は、年度であることを特徴とする。

本発明の一の態様に係る文書管理プログラムは、
所定の期間ごとに管理される複数の業務プロセスのそれぞれについて、業務プロセスに関わる複数の文書を管理する文書管理プログラムであり、
期間と業務プロセスとの組み合わせに対応する業務プロセス情報であって、業務プロセス情報を一意に識別する業務ＩＤ（識別子）と、業務プロセスの属性データとを含む業務プロセス情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する業務プロセス管理処理と、
文書と文書の版との組み合わせに対応する文書情報であって、文書を一意に識別する文書ＩＤと、文書の属性データとを含む文書情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する文書管理処理と、
業務プロセスと文書との組み合わせに対応する第１接続情報であって、業務ＩＤと、文書ＩＤと、対応する文書の版が特定の版であるか又は第１接続情報の抽出時における最新版であるかを定義する版データとを含む第１接続情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する第１接続管理処理と、
期間と業務プロセスとの組み合わせを指定して、対応する業務プロセス情報を記憶装置から処理装置により抽出する業務プロセス抽出処理と、
前記業務プロセス抽出処理により抽出された業務プロセス情報の業務ＩＤを含む第１接続情報を記憶装置から処理装置により抽出する第１接続抽出処理と、
前記第１接続抽出処理により抽出された第１接続情報に含まれる版データにて、対応する文書の版が特定の版であると定義されていれば、当該第１接続情報に含まれる文書ＩＤと当該特定の版とを指定して、対応する文書情報を記憶装置から処理装置により抽出し、当該第１接続情報に含まれる版データにて、対応する文書の版が当該第１接続情報の抽出時における最新版であると定義されていれば、当該第１接続情報に含まれる文書ＩＤを指定して、対応する文書情報のうち、最新版に対応する文書情報を記憶装置から処理装置により抽出する文書抽出処理とをコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明の一の態様によれば、文書管理装置において、第１接続管理部が、業務プロセスと文書との組み合わせに対応する第１接続情報であって、業務プロセス情報を一意に識別する業務ＩＤと、文書を一意に識別する文書ＩＤと、対応する文書の版が特定の版であるか又は第１接続情報の抽出時における最新版であるかを定義する版データとを含む第１接続情報を記憶装置に格納しているため、年度等、所定の期間ごとに管理される業務プロセスと業務プロセスに関わる文書及び文書の版との対応関係を効率的に管理することが可能となる。

実施の形態１に係る文書管理装置の構成を示すブロック図である。実施の形態１に係る文書管理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。実施の形態１に係る文書管理装置による内部統制要素登録手順を示す図である。実施の形態１に係る文書管理装置によるファイル登録手順を示す図である。実施の形態１に係る文書管理装置による共通ファイル登録手順を示す図である。実施の形態１に係る文書管理装置による共通ファイルリンク手順を示す図である。実施の形態１に係る文書管理装置による年度移行手順を示す図である。実施の形態１に係る年度移行手順にて業務プロセスとファイルの版番号との対応関係を定義する手順を示すフローチャートである。実施の形態１に係る文書管理装置による共通ファイル改訂手順を示す図である。実施の形態１に係る文書管理装置による内部統制要素参照手順を示す図である。実施の形態１に係る業務プロセスとファイル及びファイルの版番号との対応関係の一例を示す図である。

以下、本発明の実施の形態について、図を用いて説明する。

実施の形態１．
図１は、本実施の形態に係る文書管理装置１００の構成を示すブロック図である。

図１において、文書管理装置１００は、業務プロセス管理部１０１、文書管理部１０２、第１接続管理部１０３、分類管理部１０４、第２接続管理部１０５、業務プロセス抽出部１０６、第１接続抽出部１０７、文書抽出部１０８を備える。文書管理装置１００の各部の動作については後述する。

文書管理装置１００は、処理装置１１１、記憶装置１１２、入力装置１１３、出力装置１１４等のハードウェアを具備する。ハードウェアは文書管理装置１００の各部によって利用される。処理装置１１１は、文書管理装置１００の各部でデータの演算、加工、読み取り、書き込み等を行うために利用される。記憶装置１１２は、データベース１２１、ファイルベース１２２（ファイルシステム）を有しており、これらは、文書管理装置１００の各部でデータを格納するために利用される。入力装置１１３は、文書管理装置１００の各部でデータの入力をユーザから受け付けるために、出力装置１１４は、文書管理装置１００の各部でデータや情報をユーザに対して出力するために利用される。

文書管理装置１００は、各部を動作させて、年度ごとに管理される複数の業務プロセスのそれぞれについて、業務プロセスに関わる複数の文書を管理する。なお、年度は、所定の期間の一例であり、業務プロセスは、年度ごとではなく、時間帯、日付、曜日、週、月、四半期、半期、年といった別の期間ごとに管理されるものであってもよい。その場合にも、同様に本実施の形態を適用することができる。

前述したように、内部統制業務では、業務の有効性と効率性、財務報告の信頼性、関連法規の遵守、資産の保全を目的とし、各年度において、業務プロセス（例えば、販売）に係るリスク（例えば、売上入力ミス）及びリスクに対するコントロール（例えば、上長による入力チェック）を定義するとともに、業務プロセスに関わる文書（主に、業務記述書、業務フロー図、リスクコントロールマトリックス）を作成し、長期間保存していく必要がある。

そのため、文書管理装置１００は、グループ内の会社や事業所等の組織ユニットごとに業務プロセスの文書化（主に、業務記述書、業務フロー図、リスクコントロールマトリックスの作成）を行った結果を、業務プロセス、リスク、コントロールのレコードとともに、業務プロセスに添付する（対応付ける）ファイルとして登録する。文書管理装置１００は、これらを年度ごとに管理する。文書管理装置１００は、年度開始時に年度移行処理を行って、業務プロセス、リスク、コントロールのレコードを新年度用にコピーするが、ファイルはコピー時間の短縮、ディスク容量の節約のためコピーせず、同一のファイルを新年度の業務プロセスに添付する。

また、文書管理装置１００は、複数の業務プロセス（ここでは、同じ業務プロセスであっても、異なる組織ユニットの業務プロセスは別々のものとして扱う）に共通する社内規則、標準文書等を、分類用のフォルダにファイルとして登録して管理し、必要に応じて業務プロセスにリンクする。文書管理装置１００は、分類用のフォルダについては年度ごとの管理を行わない。

文書管理装置１００は、ファイルを改訂する度に改訂履歴を更新して管理するが、業務プロセスやフォルダからは、最新のファイルが参照されるように対応関係を定義する。ここで、業務プロセスに添付したファイルの場合、旧年度の業務プロセスからは、その年度内での最新のファイルが参照される。一方、リンクしたファイル（フォルダに登録したファイル）の場合、年度ごとに管理されるものではないため、旧年度の業務プロセスからも、年度に関わらず最新のファイルが参照される。しかしながら、業務プロセスによっては、リンクしたファイルであっても、旧年度の業務プロセスからは、その年度内での最新のファイルが参照されるようにしたい場合がある。

このため、共通ファイル（グループ内の各会社や各事業所等に共通する、購買や販売等の標準化された業務記述書等のファイル、即ち、複数の業務プロセスに共通するファイル）を、業務プロセスごとに（例えば、各会社や各事業所等の業務プロセスごとに）別々のファイルとして管理することが考えられる。しかしながら、別々に管理していると、ファイルを改訂する場合、業務プロセスごとにファイルを改訂して登録する必要があり、管理コストが増大する。

そこで、本実施の形態では、上記のような共通ファイルについても、年度ごとに管理するか否かをユーザが設定できるようにする。文書管理装置１００は、ユーザの設定に基づいて年度移行処理時にその年度で最新のファイルの版番号を記録し、ユーザが各年度で最新のファイルを参照できるようにする。これにより、年度管理が必要な共通ファイルであっても、業務プロセスごとに登録するのではなく、共通ファイルとして一元管理できる。そして、ファイルを改訂する場合にも、業務プロセスごとに改訂を行う必要がないため、管理コストを抑制することができる。

データベース１２１は、内部統制で必要となる以下のデータをレコードとして複数のテーブルに格納して管理する。
（１）ファイル情報１３１：ファイル（ファイルベース１２２に保管される電子ファイル１５１）を管理するデータである。ファイル情報１３１には、表示上のタイトル（ファイル名）とともに、内部情報としてＩＤ、版番号、保管先（本実施の形態では、保管先とはファイルベース１２２上の位置のことをいうが、バージョン管理システム等、他のファイル管理システムにおいて電子ファイル１５１に付与されるＩＤ等であってもよい）が含まれる。ファイルは、業務プロセスと関連付けられる。
（２）フォルダ情報１３２：共通ファイルを分類するフォルダを表すデータである。フォルダ情報１３２には、フォルダに登録されるファイルの年度管理の有無に関する情報も含まれる。なお、ここでいうフォルダは、単なる論理的なカテゴリのことであってもよいし、ファイルベース１２２上のディレクトリのことであってもよい。
（３）組織ユニット情報１３３：業務プロセスを管理する会社や事業所等（組織ユニット）の情報を表すデータである。組織ユニットは、業務プロセスと関連付けられる。
（４）業務プロセス情報１３４：各組織ユニットで行っている購買や販売等の業務（業務プロセス）を表すデータである。業務プロセスは、リスク、ファイルと関連付けられる。
（５）リスク情報１３５：業務プロセスで発生するおそれのあるリスクを表すデータである。リスクは、コントロールと関連付けられる。
（６）コントロール情報１３６：リスクを回避する統制（コントロール）を表すデータである。
（７）第１接続情報１３７：組織ユニット、業務プロセス、リスク、コントロールの対応関係とともに、業務プロセス、ファイル及びその版番号の対応関係を定義するデータである。
（８）第２接続情報１３８：フォルダ、ファイル及びその版番号の対応関係を定義するデータである。
（９）システム設定１３９：年度移行時にリンクしたファイルを年度管理するのか、年度に関係なく常に最新版を参照するのかについての設定値を保持するデータである。この設定値は、年度管理に関して文書管理装置１００のデフォルトの設定値となる（フォルダ情報１３２における年度管理の有無の情報等、他の設定値により上書き設定することができる）。

ここで、組織ユニット、業務プロセス、リスク、コントロールを総称して内部統制要素と呼ぶ。そのため、組織ユニット情報１３３、業務プロセス情報１３４、リスク情報１３５、コントロール情報１３６をまとめて内部統制要素情報１４１と呼ぶ。

ファイルベース１２２は、業務記述書、業務フロー図等の文書を文書エディタ（表計算アプリケーション、ワープロアプリケーション、グラフィック作成アプリケーション等）で作成した電子ファイル１５１を保管する。

図２は、文書管理装置１００のハードウェア構成の一例を示す図である。

図２において、文書管理装置１００は、コンピュータであり、ＬＣＤ９０１（Ｌｉｑｕｉｄ・Ｃｒｙｓｔａｌ・Ｄｉｓｐｌａｙ）、キーボード９０２（Ｋ／Ｂ）、マウス９０３、ＦＤＤ９０４（Ｆｌｅｘｉｂｌｅ・Ｄｉｓｋ・Ｄｒｉｖｅ）、ＣＤＤ９０５（Ｃｏｍｐａｃｔ・Ｄｉｓｃ・Ｄｒｉｖｅ）、プリンタ９０６といったハードウェアデバイスを備えている。これらのハードウェアデバイスはケーブルや信号線で接続されている。ＬＣＤ９０１の代わりに、ＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ・Ｒａｙ・Ｔｕｂｅ）、あるいは、その他の表示装置が用いられてもよい。マウス９０３の代わりに、タッチパネル、タッチパッド、トラックボール、ペンタブレット、あるいは、その他のポインティングデバイスが用いられてもよい。

文書管理装置１００は、プログラムを実行するＣＰＵ９１１（Ｃｅｎｔｒａｌ・Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ・Ｕｎｉｔ）を備えている。ＣＰＵ９１１は、処理装置１１１の一例である。ＣＰＵ９１１は、バス９１２を介してＲＯＭ９１３（Ｒｅａｄ・Ｏｎｌｙ・Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ９１４（Ｒａｎｄｏｍ・Ａｃｃｅｓｓ・Ｍｅｍｏｒｙ）、通信ボード９１５、ＬＣＤ９０１、キーボード９０２、マウス９０３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５、プリンタ９０６、ＨＤＤ９２０（Ｈａｒｄ・Ｄｉｓｋ・Ｄｒｉｖｅ）と接続され、これらのハードウェアデバイスを制御する。ＨＤＤ９２０の代わりに、フラッシュメモリ、光ディスク装置、メモリカードリーダライタ又はその他の記憶媒体が用いられてもよい。

ＲＡＭ９１４は、揮発性メモリの一例である。ＲＯＭ９１３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５、ＨＤＤ９２０は、不揮発性メモリの一例である。これらは、記憶装置１１２の一例である。通信ボード９１５、キーボード９０２、マウス９０３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５は、入力装置１１３の一例である。また、通信ボード９１５、ＬＣＤ９０１、プリンタ９０６は、出力装置１１４の一例である。

通信ボード９１５は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ・Ａｒｅａ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）等に接続されている。通信ボード９１５は、ＬＡＮに限らず、ＩＰ−ＶＰＮ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ・Ｐｒｏｔｏｃｏｌ・Ｖｉｒｔｕａｌ・Ｐｒｉｖａｔｅ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）、広域ＬＡＮ、ＡＴＭ（Ａｓｙｎｃｈｒｏｎｏｕｓ・Ｔｒａｎｓｆｅｒ・Ｍｏｄｅ）ネットワークといったＷＡＮ（Ｗｉｄｅ・Ａｒｅａ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）、あるいは、インターネットに接続されていても構わない。ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネットは、ネットワークの一例である。

ＨＤＤ９２０には、オペレーティングシステム９２１（ＯＳ）、ウィンドウシステム９２２、プログラム群９２３、ファイル群９２４が記憶されている。プログラム群９２３のプログラムは、ＣＰＵ９１１、オペレーティングシステム９２１、ウィンドウシステム９２２により実行される。プログラム群９２３には、本実施の形態の説明において「〜部」として説明する機能を実行するプログラムが含まれている。プログラムは、ＣＰＵ９１１により読み出され実行される。ファイル群９２４には、本実施の形態の説明において、「〜データ」、「〜情報」、「〜ＩＤ（識別子）」、「〜フラグ」、「〜結果」として説明するデータや情報や信号値や変数値やパラメータが、「〜ファイル」や「〜データベース」や「〜テーブル」の各項目として含まれている。「〜ファイル」や「〜データベース」や「〜テーブル」は、ＲＡＭ９１４やＨＤＤ９２０等の記憶媒体に記憶される。ＲＡＭ９１４やＨＤＤ９２０等の記憶媒体に記憶されたデータや情報や信号値や変数値やパラメータは、読み書き回路を介してＣＰＵ９１１によりメインメモリやキャッシュメモリに読み出され、抽出、検索、参照、比較、演算、計算、制御、出力、印刷、表示といったＣＰＵ９１１の処理（動作）に用いられる。抽出、検索、参照、比較、演算、計算、制御、出力、印刷、表示といったＣＰＵ９１１の処理中、データや情報や信号値や変数値やパラメータは、メインメモリやキャッシュメモリやバッファメモリに一時的に記憶される。

本実施の形態の説明において用いるブロック図やフローチャートの矢印の部分は主としてデータや信号の入出力を示す。データや信号は、ＲＡＭ９１４等のメモリ、ＦＤＤ９０４のフレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤＤ９０５のコンパクトディスク（ＣＤ）、ＨＤＤ９２０の磁気ディスク、光ディスク、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ・Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ・Ｄｉｓｃ）、あるいは、その他の記録媒体に記録される。また、データや信号は、バス９１２、信号線、ケーブル、あるいは、その他の伝送媒体により伝送される。

本実施の形態の説明において「〜部」として説明するものは、「〜回路」、「〜装置」、「〜機器」であってもよく、また、「〜ステップ」、「〜工程」、「〜手順」、「〜処理」であってもよい。即ち、「〜部」として説明するものは、ＲＯＭ９１３に記憶されたファームウェアで実現されていても構わない。あるいは、「〜部」として説明するものは、ソフトウェアのみ、あるいは、素子、デバイス、基板、配線といったハードウェアのみで実現されていても構わない。あるいは、「〜部」として説明するものは、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせ、あるいは、ソフトウェアとハードウェアとファームウェアとの組み合わせで実現されていても構わない。ファームウェアとソフトウェアは、プログラムとして、フレキシブルディスク、コンパクトディスク、磁気ディスク、光ディスク、ＤＶＤ等の記録媒体に記憶される。プログラムはＣＰＵ９１１により読み出され、ＣＰＵ９１１により実行される。即ち、プログラムは、本実施の形態の説明で述べる「〜部」としてコンピュータを機能させるものである。あるいは、プログラムは、本実施の形態の説明で述べる「〜部」の手順や方法をコンピュータに実行させるものである。

図３は、文書管理装置１００による内部統制要素登録手順１６１を示す図である。

図３において、内部統制要素登録手順１６１は、文書管理装置１００が内部統制要素をデータベース１２１に登録する手順である。

内部統制要素登録手順１６１において、業務プロセス管理部１０１は、組織ユニット情報１３３、業務プロセス情報１３４、リスク情報１３５、コントロール情報１３６を処理装置１１１により作成してデータベース１２１に格納する。

組織ユニット情報１３３は、組織ユニットを一意に識別するＩＤ（例えば「１」）、組織ユニットの属性データである名称（例えば「○○事業部」）、コード（例えば「Ｕ０１」）等、対応する年度（例えば「０８年度」）のデータを含み、例えば、これらのデータをカラムごとに格納するテーブルのレコードとして構成される。

業務プロセス情報１３４は、業務プロセスを一意に識別するＩＤ（例えば「１」）、業務プロセスの属性データである名称（例えば「販売」）、コード（例えば「Ｐ０１」）等、対応する年度（例えば「０８年度」）のデータを含み、例えば、これらのデータをカラムごとに格納するテーブルのレコードとして構成される。業務プロセス情報１３４のＩＤは、業務プロセス情報１３４を一意に識別する業務ＩＤの一例である。業務プロセス情報１３４のレコードは、年度と業務プロセスとの組み合わせに１対１で対応する。

リスク情報１３５は、リスクを一意に識別するＩＤ（例えば「１」）、リスクの属性データである名称（例えば「リスク０１」）、コード（例えば「Ｒ０１」）等、対応する年度（例えば「０８年度」）のデータを含み、例えば、これらのデータをカラムごとに格納するテーブルのレコードとして構成される。

コントロール情報１３６は、コントロールを一意に識別するＩＤ（例えば「１」）、コントロールの属性データである名称（例えば「コントロール０１」）、コード（例えば「Ｃ０１」）等、対応する年度（例えば「０８年度」）のデータを含み、例えば、これらのデータをカラムごとに格納するテーブルのレコードとして構成される。

第１接続管理部１０３は、第１接続情報１３７を処理装置１１１により作成してデータベース１２１に格納する。

第１接続情報１３７は、親データ（例えば、組織ユニット情報１３３）のＩＤである親ＩＤ（例えば「１」）、親データがどのデータであるかを示す親種別（例えば「組織ユニット」）、親データと親子関係をもつ（対応する）子データ（例えば、業務プロセス情報１３４）のＩＤである子ＩＤ（例えば「１」）、子データがどのデータであるかを示す子種別（例えば「業務プロセス」）、後述する子版番号、接続種別等のデータを含み、例えば、これらのデータをカラムごとに格納するテーブルのレコードとして構成される。親データが組織ユニット情報１３３の場合、子データは業務プロセス情報１３４となる。親データが業務プロセス情報１３４の場合、子データはリスク情報１３５か、あるいは、後述するようにファイル情報１３１となる。親データがリスク情報１３５の場合、子データはコントロール情報１３６となる。

図４は、文書管理装置１００によるファイル登録手順１６２を示す図である。

図４において、ファイル登録手順１６２は、文書管理装置１００がファイル（電子ファイル１５１）をファイルベース１２２に登録し、内部統制要素登録手順１６１により登録された業務プロセスに、ファイルを関連付ける手順である。

ファイル登録手順１６２において、文書管理部１０２は、業務プロセス固有のファイルの入力を入力装置１１３によりユーザから受け付け、そのファイルをファイルベース１２２に格納する。そして、文書管理部１０２は、そのファイルのファイル情報１３１を処理装置１１１により作成してデータベース１２１に格納する。

ファイル情報１３１は、ファイルを一意に識別するＩＤ（例えば「１」）、ファイルの版を示す版番号（例えば「１」）、ファイルの属性データである名称（例えば、ファイル名である「ファイル１」）、保管先（例えば、ファイルベース１２２の保管先「Ａ」）等、ファイルが削除されたか否かを示す削除フラグ（例えば、削除されていないことを示す「Ｎ」）のデータを含み、例えば、これらのデータをカラムごとに格納するテーブルのレコードとして構成される。ファイル情報１３１は、文書情報の一例である。ファイル情報１３１のＩＤは、文書であるファイルを一意に識別する文書ＩＤの一例である。ファイル情報１３１のレコードは、ファイルとファイルの版番号との組み合わせに１対１で対応する。

第１接続情報１３７は、内部統制要素登録手順１６１で作成されたものと同じ形式をもつが、ファイル登録手順１６２で作成されるものでは、親データが業務プロセス情報１３４、子データがファイル情報１３１となる。即ち、ファイル登録手順１６２で作成される第１接続情報１３７の親ＩＤは業務プロセス情報１３４のＩＤ（例えば「１」）、子ＩＤはファイル情報１３１のＩＤ（例えば「１」）となる。また、この第１接続情報１３７の子版番号は、子データであるファイル情報１３１に対応するファイルの最新版を動的に指定する（そのファイルの特定の版番号を指定しない）値（例えば「最新」）となる。子版番号は、対応するファイルの版が特定の版であるか又は第１接続情報１３７の抽出時における最新版であるかを定義する版データの一例である。ファイル登録手順１６２で作成される第１接続情報１３７のレコードは、業務プロセスとファイルとの組み合わせに１対１で対応する。

図５は、文書管理装置１００による共通ファイル登録手順１６３を示す図である。

図５において、共通ファイル登録手順１６３は、文書管理装置１００がフォルダを作成し、共通ファイル（電子ファイル１５１）をファイルベース１２２に登録する手順である。共通ファイル登録手順１６３では、文書管理装置１００は、フォルダに年度管理あり／なしを設定することができる。

共通ファイル登録手順１６３において、分類管理部１０４は、フォルダ情報１３２を処理装置１１１により作成してデータベース１２１に格納する。

フォルダ情報１３２は、フォルダを一意に識別するＩＤ（例えば「１」）、フォルダの属性データである名称（例えば、フォルダ名である「フォルダ１」）等、フォルダに属するファイルを年度ごとに管理するか否かを示す年度管理フラグ（例えば、年度ごとに管理することを示す「あり」）のデータを含み、例えば、これらのデータをカラムごとに格納するテーブルのレコードとして構成される。フォルダ情報１３２は、分類情報の一例である。フォルダ情報１３２のＩＤは、フォルダ情報１３２を一意に識別する分類ＩＤの一例である。フォルダ情報１３２の年度管理フラグは、対応するフォルダに属するファイルを所定の期間ごとに管理するかどうかを定義する期間データの一例である。フォルダ情報１３２のレコードは、フォルダに１対１で対応する。

文書管理部１０２は、複数の業務プロセスに共通するファイル（共通ファイル）の入力を入力装置１１３によりユーザから受け付け、そのファイルをファイルベース１２２に格納する。そして、文書管理部１０２は、そのファイルのファイル情報１３１を処理装置１１１により作成してデータベース１２１に格納する。

ファイル情報１３１は、ファイル登録手順１６２で作成されたものと同じ形式をもつ。

第２接続管理部１０５は、第２接続情報１３８を処理装置１１１により作成してデータベース１２１に格納する。

第２接続情報１３８は、第１接続情報１３７と同様に、親ＩＤ、親種別、子ＩＤ、子種別、子版番号等のデータを含み、例えば、これらのデータをカラムごとに格納するテーブルのレコードとして構成される。親データはフォルダ情報１３２、子データはファイル情報１３１となる。即ち、第２接続情報１３８の親ＩＤはフォルダ情報１３２のＩＤ（例えば「１」）、子ＩＤはファイル情報１３１のＩＤ（例えば「２」）となる。また、この第２接続情報１３８の子版番号は、子データであるファイル情報１３１に対応するファイルの最新版を動的に指定する（そのファイルの特定の版番号を指定しない）値（例えば「最新」）となる。子版番号は、対応するファイルの版が特定の版であるか又は第２接続情報１３８の抽出時における最新版であるかを定義する版データの一例である。第２接続情報１３８のレコードは、フォルダとファイルとの組み合わせに１対１で対応する。

図６は、文書管理装置１００による共通ファイルリンク手順１６４を示す図である。

図６において、共通ファイルリンク手順１６４は、文書管理装置１００が業務プロセスと共通ファイル（電子ファイル１５１）とのリンクをデータベース１２１に登録する手順である。

共通ファイルリンク手順１６４において、第１接続管理部１０３は、第１接続情報１３７を処理装置１１１により作成してデータベース１２１に格納する。

第１接続情報１３７は、ファイル登録手順１６２で作成されたものと同じ形式をもつ。共通ファイルリンク手順１６４で作成される第１接続情報１３７の接続種別は、子データであるファイル情報１３１に対応するファイルがリンクされたファイルであること、即ち、共通ファイルであることを示す値となる。

図７は、文書管理装置１００による年度移行手順１６５を示す図である。図８は、年度移行手順１６５にて業務プロセスとファイルの版番号との対応関係を定義する手順を示すフローチャートである。

図７において、年度移行手順１６５は、文書管理装置１００が年度移行処理を行う手順である。年度移行手順１６５では、文書管理装置１００は、業務プロセス情報１３４等の内部統制要素情報１４１を新年度用にコピー作成するが、ファイル（電子ファイル１５１）は内部統制要素情報１４１と比べてデータ量が大きいため、コピーしない。これにより、処理時間やディスク容量を削減することができる。文書管理装置１００は、新年度の業務プロセスからも、前年度と同じファイルを参照するよう、第１接続情報１３７を作成する。前年度の業務プロセスとファイルとの対応関係を定義する第１接続情報１３７については、図８に示すように、文書管理装置１００は、まず、第１接続情報１３７をデータベース１２１から取得し（ステップＳ１０１）、その第１接続情報１３７が対応するファイルが業務プロセス固有のファイルと共通ファイルとのいずれであるかを判定する（ステップＳ１０２）。具体的には、文書管理装置１００は、取得した第１接続情報１３７に含まれる接続種別を参照し、対応するファイルがリンクされたファイルであることが示されていなければ、そのファイルが業務プロセス固有のファイルであると判定し、リンクされたファイルであることが示されていれば、共通ファイルであると判定する。業務プロセス固有のファイルの場合、文書管理装置１００は、第１接続情報１３７の子版番号に前年度におけるそのファイルの最新の版番号を記録する（ステップＳ１０３）。リンクしている共通ファイルの場合、文書管理装置１００は、第２接続情報１３８を参照して、そのファイルの登録先のフォルダ情報１３２をデータベース１２１から取得し（ステップＳ１０４）、そのフォルダ情報１３２における年度管理の設定を確認する（ステップＳ１０５）。年度管理ありと設定されていれば、文書管理装置１００は、固有のファイルと同様、第１接続情報１３７の子版番号に前年度におけるそのファイルの最新の版番号を記録する（ステップＳ１０３）。フォルダ情報１３２に年度管理の設定がない場合、文書管理装置１００は、システム設定１３９をデータベース１２１から取得し（ステップＳ１０６）、システム設定１３９における年度管理の設定を確認する（ステップＳ１０７）。システム設定１３９で年度管理ありと設定されていれば、文書管理装置１００は、固有のファイルと同様、第１接続情報１３７の子版番号に前年度におけるそのファイルの最新の版番号を記録する（ステップＳ１０３）。フォルダ情報１３２で年度管理なしと設定されている場合、あるいは、フォルダ情報１３２に年度管理の設定がなく、システム設定１３９で年度管理なしと設定されている場合、文書管理装置１００は、第１接続情報１３７の子版番号の変更は行わない。

年度移行手順１６５において、業務プロセス管理部１０１は、既存の業務プロセスに関し、新年度の業務プロセス情報１３４、即ち、新年度を示す年度（例えば「０９年度」）のデータが含まれる業務プロセス情報１３４を処理装置１１１により新たに作成する。このとき、業務プロセス管理部１０１は、新年度の業務プロセス情報１３４のＩＤ（例えば「１０００」）を生成する。業務プロセス管理部１０１は、前年度（前年度以外の過去の年度であってもよい）の同じ業務プロセスの業務プロセス情報１３４に含まれる属性データ（名称、コード等）を抽出する。業務プロセス管理部１０１は、生成したＩＤと、抽出した属性データとを含む新年度の業務プロセス情報１３４を作成して記憶装置１１２に格納する。

第１接続管理部１０３は、業務プロセス管理部１０１により新年度の業務プロセス情報１３４が作成されると、その前年度の業務プロセス情報１３４のＩＤが親ＩＤとして含まれる第１接続情報１３７（以下、前年度の第１接続情報１３７という）を記憶装置１１２から抽出する。

第１接続管理部１０３は、前年度の第１接続情報１３７に含まれる子ＩＤを抽出する。第１接続管理部１０３は、新年度の業務プロセス情報１３４のＩＤ、抽出した子ＩＤを、それぞれ親ＩＤ、子ＩＤとして含む新たな第１接続情報１３７を処理装置１１１により作成する。第１接続管理部１０３は、この第１接続情報１３７の子版番号を、子データであるファイル情報１３１に対応するファイルの最新版を動的に指定する（そのファイルの特定の版番号を指定しない）値（例えば「最新」）に設定する。第１接続管理部１０３は、作成した新たな第１接続情報１３７を記憶装置１１２に格納する。

また、第１接続管理部１０３は、前年度の第１接続情報１３７において子データであるファイル情報１３１に対応するファイル（以下、前年度の業務プロセスに対応するファイルという）が所定の条件を満たしているかどうかを処理装置１１１により判断する。そのファイルが所定の条件を満たしていると判断した場合、第１接続管理部１０３は、前年度の第１接続情報１３７の子版番号を、そのファイルの最新版を動的に指定する（そのファイルの特定の版番号を指定しない）値（例えば「最新」）に設定する（既にそのような設定となっている場合は設定を変更しない）。一方、そのファイルが所定の条件を満たしていないと判断した場合、第１接続管理部１０３は、前年度の第１接続情報１３７の子版番号を、そのファイルの特定の版番号として、そのファイルの現時点における最新の版番号を示す値（例えば「１」）に設定する（前述したステップＳ１０３）。

第１接続管理部１０３は、前年度の業務プロセスに対応するファイルが共通ファイルでなければ（前述したステップＳ１０２で「ＮＯ」）、そのファイルが上記所定の条件を満たしていないと判断する。

また、第１接続管理部１０３は、前年度の第１接続情報１３７に含まれる子ＩＤが子ＩＤとして含まれる第２接続情報１３８を記憶装置１１２から抽出する。第１接続管理部１０３は、抽出した第２接続情報１３８に含まれる親ＩＤがＩＤとして含まれるフォルダ情報１３２を記憶装置１１２から抽出する。第１接続管理部１０３は、抽出したフォルダ情報１３２の年度管理フラグにて、年度管理ありと設定されていれば（前述したステップＳ１０５で「あり」）、前年度の業務プロセスに対応するファイルが上記所定の条件を満たしていないと判断する。

図９は、文書管理装置１００による共通ファイル改訂手順１６６を示す図である。

図９において、共通ファイル改訂手順１６６は、文書管理装置１００が共通のファイルの改訂版をデータベース１２１に登録する手順である。共通ファイル改訂手順１６６では、文書管理装置１００は、不要になったファイル（電子ファイル１５１）を削除する。削除したファイルはフォルダからは参照できなくなり、最新年度の業務プロセスからも参照できなくなる。年度管理なしの場合は旧年度の業務プロセスからも参照できない。しかし、年度管理ありの場合は旧年度の業務プロセスからは参照できる。

共通ファイル改訂手順１６６において、文書管理部１０２は、改訂版の共通ファイルの入力を入力装置１１３によりユーザから受け付け、そのファイルをファイルベース１２２に格納する。そして、文書管理部１０２は、そのファイルのファイル情報１３１を処理装置１１１により作成してデータベース１２１に格納する。

ファイル情報１３１は、共通ファイル登録手順１６３で作成されたものと同じ形式をもつ。

文書管理部１０２は、ファイルを削除する場合には、対応するファイル情報１３１の削除フラグを、そのファイルが削除されたことを示す値に設定する。

図１０は、文書管理装置１００による内部統制要素参照手順１６７を示す図である。図１１は、業務プロセスとファイル及びファイルの版番号との対応関係（データの見え方）の一例を示す図である。

図１０において、内部統制要素参照手順１６７は、文書管理装置１００が業務プロセスを参照する手順である。内部統制要素参照手順１６７では、前年度の業務プロセスからリンクされたファイルを見る場合、文書管理装置１００は、第１接続情報１３７の子版番号に設定されている版番号のファイルを参照する。例えば、「最新」の設定がされている場合、文書管理装置１００は、現在の最新の版番号を参照する。図１０及び図１１に示すように、例えば、前年度の業務プロセス「販売」（ＩＤ＝１）から参照するファイルは、「ファイル１」（ＩＤ＝１、版番号＝１）、「共通ファイル１」（ＩＤ＝２、版番号＝１）、「共通ファイル２」（ＩＤ＝３、版番号＝２）となる。この例では、「共通ファイル１」は、複数の業務プロセスに共通する年度管理が必要なファイルである。そのため、データベース１２１では、「共通ファイル１」は、共通ファイルとして年度管理ありと設定された「フォルダ１」に登録され、各業務プロセスからリンクされている。一方、ファイルベース１２２では、「共通ファイル１」は、版ごとに１つの電子ファイル１５１として保管されている。また、「共通ファイル２」は、複数の業務プロセスに共通するファイルであるが年度管理するのではなく、常に最新版が参照されるファイルである。そのため、データベース１２１では、「共通ファイル２」は、共通ファイルとして年度管理の設定がない「フォルダ２」に登録され、各業務プロセスからリンクされている。一方、ファイルベース１２２では、「共通ファイル２」は、版ごとに１つの電子ファイル１５１として保管されている。このように、本実施の形態では、共通ファイルを一元管理することができる。

内部統制要素参照手順１６７において、業務プロセス抽出部１０６は、年度と業務プロセスとの組み合わせを指定する入力を入力装置１１３によりユーザから受け付け、その年度と業務プロセスとの組み合わせを検索キーに指定してデータベース１２１を検索する。そして、業務プロセス抽出部１０６は、対応する業務プロセス情報１３４をデータベース１２１から処理装置１１１により抽出する。

第１接続抽出部１０７は、業務プロセス抽出部１０６により抽出された業務プロセス情報１３４のＩＤを親ＩＤとして含み、子データがファイル情報１３１である第１接続情報１３７をデータベース１２１から処理装置１１１により抽出する。

文書抽出部１０８は、第１接続抽出部１０７により抽出された第１接続情報１３７に含まれる子版番号が特定の版番号を示す値に設定されていれば、その第１接続情報１３７に含まれる子ＩＤと当該特定の版番号とを検索キーに指定してデータベース１２１を検索する。そして、文書抽出部１０８は、対応するファイル情報１３１をデータベース１２１から処理装置１１１により抽出する。一方、文書抽出部１０８は、第１接続抽出部１０７により抽出された第１接続情報１３７に含まれる子版番号が特定の版番号を示す値ではなく、ファイルの最新版を動的に指定する値に設定されていれば、その第１接続情報１３７に含まれる子ＩＤを検索キーに指定してデータベース１２１を検索する。そして、文書抽出部１０８は、対応するファイル情報１３１のうち、最新版のファイルのファイル情報１３１をデータベース１２１から処理装置１１１により抽出する。文書抽出部１０８は、抽出したファイル情報１３１の保管先から、対応する電子ファイル１５１を処理装置１１１により読み取り、その内容を出力装置１１４により画面等に出力する。

以上のように、本実施の形態によれば、年度等、所定の期間ごとに管理される業務プロセスと業務プロセスに関わる文書及び文書の版との対応関係を効率的に管理することができる。

前述したように、共通ファイルでも年度管理が必要なものは個々の業務プロセスごとに登録するという手法をとると、ファイルを改訂する場合、個々の業務プロセスごとに改訂版を登録する手間がかかってしまう。また、同一のファイルを複数登録することによるディスク容量の無駄が生じてしまう。これに対し、本実施の形態では、上記のような文書管理装置１００を用いることで、共通ファイルの一元管理が可能となり、ディスク容量が削減でき、改訂にかかるコストの抑制や改訂漏れの防止等を図ることができる。

１００文書管理装置、１０１業務プロセス管理部、１０２文書管理部、１０３第１接続管理部、１０４分類管理部、１０５第２接続管理部、１０６業務プロセス抽出部、１０７第１接続抽出部、１０８文書抽出部、１１１処理装置、１１２記憶装置、１１３入力装置、１１４出力装置、１２１データベース、１２２ファイルベース、１３１ファイル情報、１３２フォルダ情報、１３３組織ユニット情報、１３４業務プロセス情報、１３５リスク情報、１３６コントロール情報、１３７第１接続情報、１３８第２接続情報、１３９システム設定、１４１内部統制要素情報、１５１電子ファイル、１６１内部統制要素登録手順、１６２ファイル登録手順、１６３共通ファイル登録手順、１６４共通ファイルリンク手順、１６５年度移行手順、１６６共通ファイル改訂手順、１６７内部統制要素参照手順、９０１ＬＣＤ、９０２キーボード、９０３マウス、９０４ＦＤＤ、９０５ＣＤＤ、９０６プリンタ、９１１ＣＰＵ、９１２バス、９１３ＲＯＭ、９１４ＲＡＭ、９１５通信ボード、９２０ＨＤＤ、９２１オペレーティングシステム、９２２ウィンドウシステム、９２３プログラム群、９２４ファイル群。

Claims

所定の期間ごとに管理される複数の業務プロセスのそれぞれについて、業務プロセスに関わる複数の文書を管理する文書管理装置において、
期間と業務プロセスとの組み合わせに対応する業務プロセス情報であって、業務プロセス情報を一意に識別する業務ＩＤ（識別子）と、業務プロセスの属性データとを含む業務プロセス情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する業務プロセス管理部と、
文書と文書の版との組み合わせに対応する文書情報であって、文書を一意に識別する文書ＩＤと、文書の属性データとを含む文書情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する文書管理部と、
業務プロセスと文書との組み合わせに対応する第１接続情報であって、業務ＩＤと、文書ＩＤと、対応する文書の版が特定の版であるか又は第１接続情報の抽出時における最新版であるかを定義する版データとを含む第１接続情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する第１接続管理部と、
期間と業務プロセスとの組み合わせを指定して、対応する業務プロセス情報を記憶装置から処理装置により抽出する業務プロセス抽出部と、
前記業務プロセス抽出部により抽出された業務プロセス情報の業務ＩＤを含む第１接続情報を記憶装置から処理装置により抽出する第１接続抽出部と、
前記第１接続抽出部により抽出された第１接続情報に含まれる版データにて、対応する文書の版が特定の版であると定義されていれば、当該第１接続情報に含まれる文書ＩＤと当該特定の版とを指定して、対応する文書情報を記憶装置から処理装置により抽出し、当該第１接続情報に含まれる版データにて、対応する文書の版が当該第１接続情報の抽出時における最新版であると定義されていれば、当該第１接続情報に含まれる文書ＩＤを指定して、対応する文書情報のうち、最新版に対応する文書情報を記憶装置から処理装置により抽出する文書抽出部とを備えることを特徴とする文書管理装置。
前記業務プロセス管理部は、新たな期間と既存の業務プロセスとの組み合わせに対応する新たな業務プロセス情報を作成する場合、新たな業務ＩＤを生成し、過去の期間と当該業務プロセスとの組み合わせに対応する過去の業務プロセス情報に含まれる属性データを抽出し、生成した業務ＩＤと、抽出した属性データとを含む業務プロセス情報を作成して記憶装置に格納し、
前記第１接続管理部は、前記業務プロセス管理部により前記新たな業務プロセス情報が作成された場合、前記過去の業務プロセス情報の業務ＩＤが含まれる第１接続情報を記憶装置から抽出し、抽出した第１接続情報が対応する文書が所定の条件を満たしていれば、当該第１接続情報に含まれる版データを、対応する文書の版が第１接続情報の抽出時における最新版であると定義する版データに設定し、当該第１接続情報が対応する文書が前記所定の条件を満たしていなければ、当該第１接続情報に含まれる版データを、対応する文書の版が特定の版であると定義し、かつ、現時点における最新版を当該特定の版とする版データに設定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
前記第１接続管理部は、前記業務プロセス管理部により前記新たな業務プロセス情報が作成された場合、前記過去の業務プロセス情報の業務ＩＤが含まれる第１接続情報を記憶装置から抽出し、抽出した第１接続情報に含まれる文書ＩＤを抽出し、前記新たな業務プロセス情報の業務ＩＤと、抽出した文書ＩＤと、対応する文書の版が第１接続情報の抽出時における最新版であると定義する版データとを含む第１接続情報を作成して記憶装置に格納することを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
前記第１接続管理部は、前記業務プロセス管理部により前記新たな業務プロセス情報が作成された場合、前記過去の業務プロセス情報の業務ＩＤが含まれる第１接続情報を記憶装置から抽出し、抽出した第１接続情報が対応する文書が２つ以上の業務プロセスに関わる共通文書でなければ、前記所定の条件を満たしていないと判断することを特徴とする請求項２又は３に記載の文書管理装置。
前記文書管理装置は、さらに、
文書の分類に対応する分類情報であって、分類情報を一意に識別する分類ＩＤと、対応する分類に属する文書を前記所定の期間ごとに管理するかどうかを定義する期間データとを含む分類情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する分類管理部と、
文書の分類と文書との組み合わせに対応する第２接続情報であって、分類ＩＤと、文書ＩＤとを含む第２接続情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する第２接続管理部とを備え、
前記第１接続管理部は、前記業務プロセス管理部により前記新たな業務プロセス情報が作成された場合、前記過去の業務プロセス情報の業務ＩＤが含まれる第１接続情報を記憶装置から抽出し、抽出した第１接続情報に含まれる文書ＩＤが含まれる第２接続情報を記憶装置から抽出し、抽出した第２接続情報に含まれる分類ＩＤが含まれる分類情報を記憶装置から抽出し、抽出した分類情報に含まれる期間データにて、対応する分類に属する文書を前記所定の期間ごとに管理すると定義されていれば、抽出した第１接続情報が対応する文書が前記所定の条件を満たしていないと判断することを特徴とする請求項２から４までのいずれかに記載の文書管理装置。
前記所定の期間は、年度であることを特徴とする請求項１から５までのいずれかに記載の文書管理装置。
所定の期間ごとに管理される複数の業務プロセスのそれぞれについて、業務プロセスに関わる複数の文書を管理する文書管理プログラムにおいて、
期間と業務プロセスとの組み合わせに対応する業務プロセス情報であって、業務プロセス情報を一意に識別する業務ＩＤ（識別子）と、業務プロセスの属性データとを含む業務プロセス情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する業務プロセス管理処理と、
文書と文書の版との組み合わせに対応する文書情報であって、文書を一意に識別する文書ＩＤと、文書の属性データとを含む文書情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する文書管理処理と、
業務プロセスと文書との組み合わせに対応する第１接続情報であって、業務ＩＤと、文書ＩＤと、対応する文書の版が特定の版であるか又は第１接続情報の抽出時における最新版であるかを定義する版データとを含む第１接続情報を処理装置により作成して記憶装置に格納する第１接続管理処理と、
期間と業務プロセスとの組み合わせを指定して、対応する業務プロセス情報を記憶装置から処理装置により抽出する業務プロセス抽出処理と、
前記業務プロセス抽出処理により抽出された業務プロセス情報の業務ＩＤを含む第１接続情報を記憶装置から処理装置により抽出する第１接続抽出処理と、
前記第１接続抽出処理により抽出された第１接続情報に含まれる版データにて、対応する文書の版が特定の版であると定義されていれば、当該第１接続情報に含まれる文書ＩＤと当該特定の版とを指定して、対応する文書情報を記憶装置から処理装置により抽出し、当該第１接続情報に含まれる版データにて、対応する文書の版が当該第１接続情報の抽出時における最新版であると定義されていれば、当該第１接続情報に含まれる文書ＩＤを指定して、対応する文書情報のうち、最新版に対応する文書情報を記憶装置から処理装置により抽出する文書抽出処理とをコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。