JP5512570B2 - 文書処理装置、及びファイルサーバ管理支援方法、並びにファイルサーバ管理支援プログラム - Google Patents
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Description
以下では、発明者が企業内ファイルサーバを調査した結果、発見した保存ファイルの保存形態の傾向について説明する。発明者は、当該調査の結果、大きく分けて2つの傾向があることを見出した。
図1は、業務文書処理装置1の内部の概略構成を示す機能ブロック図である。図1において、当該業務文書処理装置1は、単独の計算機として示されているが、各構成部が遠隔的に配置され、それぞれがネットワークを介して接続されて構成される、計算機システムとして構成されるようにしても良い。
図2及び3は、データメモリ114に含まれる管理情報の構成例を示す図である。
図2は、ファイル情報121、頻繁更新業務名122、一時業務名123、生データ示唆拡張子124およびバックアップ示唆文字列125のデータ構造例を示す図である。
次に、上記のように構成された本実施形態の業務文書処理装置1において行われる処理の概要について説明する。図4は、業務文書処理装置1において行われる処理の概要について説明するためのフローチャートである。
図5は、図4のステップ402における慎重保存ファイル選択処理の詳細を説明するためのフローチャートである。
以上により、処理対象のファイルについて、慎重保存ファイルの選択が完了する。
図6は、図5のステップ503における慎重なバックアップと思われるかどうか確認する処理の詳細を説明するためのフローチャートである。
図7は、図5のステップ508における対象ファイルが重複ファイルであると疑われるものかどうか確認する処理の詳細を説明するためのフローチャートである。
図8は、図4のステップ403における削除候補の選択を行う処理の詳細を説明するためのフローチャートである。
図9乃至21は、図4のステップ404におけるサイズ表示処理を実行した結果得られる表示画面例について説明するための図である。
図9は、図4のステップ404におけるサイズ表示処理について、棒グラフの場合の画面例を示す図である。
図10は、図4のステップ404におけるサイズ表示処理について、折れ線グラフの場合の画面例を示す図である。ファイルの分布が折れ線で表現される以外は、図9と同様である。
図11は、図4のステップ404におけるサイズ表示処理について、円グラフの場合の画面例を示す図である。ファイルの分布が円グラフで表現される以外は、図9と同様である。
図12は、図4のステップ404におけるサイズ表示処理について、面グラフの場合の画面例を示す図である。ファイルの分布が面グラフで表現される以外は、図9と同様である。
図13は、図4のステップ404におけるサイズ表示処理について、表の場合の画面例を示したものである。ファイルの分布が表によって表現される以外は、図9と同様である。
図14は、図4のステップ404におけるサイズ表示処理について、サイズの累計値を棒グラフ表示する場合の画面例を示す図である。
(i)図6(慎重バックアップファイル確認処理)のステップ600乃至608における更新日205の確認については、フォルダ名201またはファイル名202が日付正規表現126のいずれかの配列要素の正規表現300にマッチする場合に、その日付の値の確認処理で差し替えることもできる。また、本明細書では更新日を用いたが、最終アクセス日または作成日などを用いても良い。
本実施形態による業務文書処理装置は、DBやメモリに、ファイルサーバに格納されている複数のファイルのファイル名、フォルダ名、ファイルサイズ、及び更新日の情報を含むファイル情報と、ファイルがユーザによって慎重にバックアップされたことを示唆する慎重保存示唆情報と、を少なくとも格納している。そして、これらの情報を用いて、ファイルサーバ容量管理のための支援情報を生成し、これを表示画面上に表示する。支援情報を生成する場合、複数のファイルのそれぞれについて、ファイル情報を慎重保存示唆情報と照合することにより、複数のファイルのそれぞれが慎重にバックアップされた慎重保存ファイルであるか否か判定する。そして、複数の慎重保存ファイルをファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を支援情報として表示する。また、複数のファイルについて、ぞれぞれのファイルのファイル情報を比較することにより、複数のファイルに重複して保存された可能性のある重複保存疑義ファイルがあるか否か判定する。そして、複数の重複保存疑義ファイルを支援情報生成のための集合に含めた場合には、これと複数の慎重保存ファイルを合わせたファイルをファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を支援情報として表示する。このようにすることにより、効率的に削除可能なファイルの情報をユーザに提示することができ、ユーザはより少ない削除可否確認工数で効率的な容量削除を行うことができる。
101・・・ファイル情報DB
102・・・キーボード
103・・・ポインティングデバイス
104乃至111・・・各種データベース
112・・・中央処理装置
113・・・プログラムメモリ
114・・・データメモリ
Claims (13)
- ファイルサーバに保存されている複数のファイルを整理するための支援情報を提示し、前記ファイルサーバの容量削減を支援することを可能にする文書処理装置であって、
前記複数のファイルのファイル名、フォルダ名、ファイルサイズ、及び更新日の情報を含むファイル情報と、ファイルがユーザによって慎重にバックアップされたことを示唆する慎重保存示唆情報と、を格納する記憶デバイスと、
前記ファイル情報に基づいて、前記支援情報を生成し、表示装置を介して前記支援情報を提示するプロセッサと、を有し、
前記プロセッサは、前記複数のファイルのそれぞれについて、前記ファイル情報を前記慎重保存示唆情報と照合することにより、前記複数のファイルのそれぞれが慎重にバックアップされた慎重保存ファイルであるか否か判定し、複数の慎重保存ファイルを前記ファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を前記支援情報として提示することを特徴とする文書処理装置。 - 請求項1において、
前記プロセッサは、前記複数のファイルについて、ぞれぞれのファイルの前記ファイル情報を比較することにより、前記複数のファイルに重複して保存された可能性のある重複保存疑義ファイルがあるか否か判定し、複数の重複保存疑義ファイルと前記複数の慎重保存ファイルを前記ファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を前記支援情報として提示することを特徴とする文書処理装置。 - 請求項2において、
前記プロセッサは、前記複数のファイルを前記ファイルサイズ順にソートし、当該全ファイルのソート結果を生成し、ユーザの要求に応じて、前記全ファイルのソート結果と前記重複保存疑義ファイル及び前記慎重保存ファイルのソート結果とを比較した情報を前記支援情報として提示することを特徴とする文書処理装置。 - 請求項2において、
前記プロセッサは、前記重複保存疑義ファイル及び前記慎重保存ファイルのファイル容量累計を算出し、当該ファイルの容量累計に従って、前記重複保存疑義ファイルと前記慎重保存ファイルのソート結果を前記表示装置に表示することを特徴とする文書処理装置。 - 請求項3において、
前記プロセッサは、前記複数のファイルについて、前記ファイルサーバにおけるファイルサイズが上位のファイルの割合及び前記ファイルサーバの全体容量に占める割合のうちどちらか一方の割合の指定に応答して、他方の割合を算出し、指定された割合及び算出された割合を前記支援情報と共に表示することを特徴とする文書処理装置。 - 請求項5において、
前記プロセッサは、さらに、ユーザの削除候補表示の指示に応答して、前記全ファイルのソート結果の上位から前記指定割合或いは前記算出割合である前記ファイルサイズが上位のファイルの割合に相当するファイルの前記ファイル情報を表示することを特徴とする文書処理装置。 - 文書処理装置を用いて、ファイルサーバに保存されている複数のファイルを整理するための支援情報を提示し、前記ファイルサーバの容量削減を支援することを可能にするファイルサーバ管理支援方法であって、
前記文書処理装置は、前記複数のファイルのファイル名、フォルダ名、ファイルサイズ、及び更新日の情報を含むファイル情報と、ファイルがユーザによって慎重にバックアップされたことを示唆する慎重保存示唆情報と、を格納する記憶デバイスと、前記ファイル情報に基づいて、前記支援情報を生成し、表示装置を介して前記支援情報を提示するプロセッサと、を有し、
前記ファイルサーバ管理支援方法は、
前記プロセッサが、前記複数のファイルのそれぞれについて、前記ファイル情報を前記慎重保存示唆情報と照合するステップと、
前記プロセッサが、前記照合の結果に基づいて、前記複数のファイルのそれぞれが慎重にバックアップされた慎重保存ファイルであるか否か判定するステップと、
前記プロセッサが、前記慎重保存ファイルであるか否か判定するステップにおいて判定された複数の慎重保存ファイルを、前記ファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を前記支援情報として提示するステップと、
を有することを特徴とするファイルサーバ管理支援方法。 - 請求項7において、さらに、
前記プロセッサが、前記複数のファイルについて、ぞれぞれのファイルの前記ファイル情報を比較するステップと、
前記プロセッサが、前記比較の結果に基づいて、前記複数のファイルに重複して保存された可能性のある重複保存疑義ファイルがあるか否か判定するステップと、
前記プロセッサが、前記重複保存疑義ファイルがあるか否か判定するステップにおいて判定された複数の重複保存疑義ファイルと、前記複数の慎重保存ファイルと、を前記ファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を前記支援情報として提示するステップと、
を有することを特徴とするファイルサーバ管理支援方法。 - 請求項8において、さらに、
前記プロセッサが、前記複数のファイルを前記ファイルサイズ順にソートし、当該全ファイルのソート結果を生成するステップと、
前記プロセッサが、ユーザの要求に応じて、前記全ファイルのソート結果と前記重複保存疑義ファイル及び前記慎重保存ファイルのソート結果とを比較した情報を、前記支援情報として提示するステップと、
を有することを特徴とするファイルサーバ管理支援方法。 - 請求項8において、さらに、
前記プロセッサが、前記重複保存疑義ファイル及び前記慎重保存ファイルのファイル容量累計を算出するステップと、
前記プロセッサが、前記ファイルの容量累計に従って、前記重複保存疑義ファイルと前記慎重保存ファイルのソート結果を前記表示装置に表示するステップと、
を有することを特徴とするファイルサーバ管理支援方法。 - 請求項9において、さらに、
前記プロセッサが、前記複数のファイルについて、前記ファイルサーバにおけるファイルサイズが上位のファイルの割合及び前記ファイルサーバの全体容量に占める割合のうちどちらか一方の割合の指定に応答して、他方の割合を算出するステップと、
前記プロセッサが、前記指定された割合及び前記算出された割合を前記支援情報と共に表示するステップと、
を有することを特徴とするファイルサーバ管理支援方法。 - 請求項11において、さらに、
前記プロセッサが、ユーザの削除候補表示の指示に応答して、前記全ファイルのソート結果の上位から前記指定割合或いは前記算出割合である前記ファイルサイズが上位のファイルの割合に相当するファイルの前記ファイル情報を表示するステップを有することを特徴とするファイルサーバ管理支援方法。 - 文書処理装置を用いて、ファイルサーバに保存されている複数のファイルを整理するための支援情報を提示し、前記ファイルサーバの容量削減を支援することを可能にするファイルサーバ管理支援プログラムであって、
前記文書処理装置は、前記複数のファイルのファイル名、フォルダ名、ファイルサイズ、及び更新日の情報を含むファイル情報と、ファイルがユーザによって慎重にバックアップされたことを示唆する慎重保存示唆情報と、を格納する記憶デバイスと、前記ファイル情報に基づいて、前記支援情報を生成し、表示装置を介して前記支援情報を提示するプロセッサと、を有し、
前記ファイルサーバ管理支援プログラムは、前記プロセッサに、
前記複数のファイルのそれぞれについて、前記ファイル情報を前記慎重保存示唆情報と照合する処理と、
前記照合の結果に基づいて、前記複数のファイルのそれぞれが慎重にバックアップされた慎重保存ファイルであるか否か判定する処理と、
前記慎重保存ファイルであるか否か判定するステップにおいて判定された複数の慎重保存ファイルを、前記ファイルサイズ順にソートして、当該ソート結果を前記支援情報として提示する処理と、
を実行させることを特徴とするファイルサーバ管理支援プログラム。
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