JP2006107375A - 文書管理システム、文書管理方法、プログラムおよび記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 重複する文書または重複するフォルダを削除または退避させるための文書の整理を短時間で確実に行うことができ、重複する文書または重複するフォルダによる記憶領域の無駄な消費を抑制することができる文書管理システムを提供する。
【解決手段】 文書管理システムは、複数の文書の中から、ユーザにより選択された文書と重複する文書を抽出し、抽出された重複する文書のリストを表示する。ここで、各文書にはユーザインデックスがそれぞれ関連付けられており、複数の文書のうち、選択された文書に関連付けられたユーザインデックスと一致するユーザインデックスが関連付けられかつ選択された文書のファイルサイズと同じファイルサイズを有する文書が、重複する文書として抽出される（ステップＳ７０２〜ステップＳ７０５）。
【選択図】 図８

Description

本発明は、文書を管理するための文書管理システム、文書管理方法、プログラムおよび記憶媒体に関する。

従来、文書の管理を行うシステムには、データベースが保持され、このデータベースの中には、複数のフォルダが存在し、各フォルダの中にも階層的に作成されたフォルダが存在する。各フォルダには、それぞれ、１つ以上の文書が格納されている。また、フォルダの運用形態としては、データベース中のフォルダや文書を１ユーザが個人的に管理する場合および複数のユーザが共有して使用する場合がある。
特開平０８‐２０２６０７号公報

しかしながら、フォルダの配置や文書の配置は、ユーザの判断に委ねられ、同じ文書を含むフォルダが別な名前で２重に複製されている場合、また、内容が同じ文書が別な名前で２重に複製されている場合などがある。これにより、記憶領域が無駄に消費されることになる。特に、特定のフォルダまたは文書を複数のユーザにより共有して使用する場合、各ユーザが個別にフォルダや文書を複製して利用する場合が多く、そのフォルダまたは文書の複製を記憶する領域が非常に増すことになる。

また、内容は同じであるが、名称が異なる複数のフォルダまたは文書が存在する場合、それぞれの名称からそれぞれが同じ内容のものであるか否かを判定することはできいので、フォルダまたは文書のそれぞれの内容を１つ１つ見比べて判断する必要がある。その結果、フォルダまたは文書の整理を行うためには、多くの時間が掛かり、また煩雑な作業が必要である。

本発明の目的は、重複する文書または重複するフォルダを削除または退避させるための文書の整理を短時間で確実に行うことができ、重複する文書または重複するフォルダによる記憶領域の無駄な消費を抑制することができる文書管理システム、文書管理方法、プログラムおよび記憶媒体を提供することにある。

本発明は、上記目的を達成するため、複数の文書を管理する文書管理システムであって、複数の文書の中から、前記特定の文書と重複する文書を抽出する文書抽出手段と、前記文書抽出手段により抽出された前記特定の文書と重複する文書を表す情報を出力する出力手段とを備えることを特徴とする文書管理ステムを提供する。

本発明は、上記目的を達成するため、少なくとも１つの文書が格納されるフォルダ毎に文書の管理を行う文書管理システムであって、特定のフォルダに格納されている文書と重複する文書が格納されているフォルダを抽出するフォルダ抽出手段と、前記フォルダ抽出手段により抽出されたフォルダおよび該フォルダ内の前記特定のフォルダに格納されている文書と重複する文書を表す情報を出力する出力手段とを備えることを特徴とする文書管理システムを提供する。

本発明は、上記目的を達成するため、複数の文書を管理するための文書管理方法であって、複数の文書の中から、前記特定の文書と重複する文書を抽出する文書抽出工程と、前記文書抽出工程で抽出された前記特定の文書と重複する文書を表す情報を出力する出力工程とを備えることを特徴とする文書管理方法を提供する。

本発明は、上記目的を達成するため、少なくとも１つの文書が格納されるフォルダ毎に文書の管理を行うための文書管理方法であって、特定のフォルダに格納されている文書と重複する文書が格納されているフォルダを抽出するフォルダ抽出工程と、前記フォルダ抽出工程で抽出されたフォルダおよび該フォルダ内の前記特定のフォルダに格納されている文書と重複する文書を表す情報を出力する出力工程とを備えることを特徴とする文書管理方法を提供する。

本発明は、上記目的を達成するため、複数の文書を管理する文書管理システムを構築するためのコンピュータにより実行可能なプログラムであって、複数の文書の中から、前記特定の文書と重複する文書を抽出する文書抽出モジュールと、前記文書抽出モジュールにより抽出された前記特定の文書と重複する文書を表す情報を出力する出力モジュールと
を備えることを特徴とするプログラムを提供する。

本発明は、上記目的を達成するため、少なくとも１つの文書が格納されるフォルダ毎に文書の管理を行う文書管理システムを構築するためのコンピュータにより実行可能なプログラムであって、特定のフォルダに格納されている文書と重複する文書が格納されているフォルダを抽出するフォルダ抽出モジュールと、前記フォルダ抽出モジュールにより抽出されたフォルダおよび該フォルダ内の前記特定のフォルダに格納されている文書と重複する文書を表す情報を出力する出力モジュールとを備えることを特徴とするプログラムを提供する。

本発明は、上記目的を達成するため、上記プログラムをコンピュータ読み取り可能に格納したことを特徴とする記憶媒体をそれぞれ提供する。

本発明によれば、重複する文書または重複するフォルダを削除または退避させるための文書の整理を短時間で確実に行うことができ、重複する文書または重複するフォルダによる記憶領域の無駄な消費を抑制することができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。

（第１の実施の形態）
図１は本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。

文書管理システムは、図１に示すように、コンピュータにより構成され、該コンピュータは、ＲＯＭ２またはＨＤＤ４に格納されているプログラムに従ってシステム全体の制御を行うＣＰＵ１を備える。ＣＰＵ１の作業領域は、ＲＡＭ３により提供される。ＣＰＵ１には、内部バス９を介して、上記ＲＯＭ２、ＲＡＭ３およびＨＤＤ４とともに、入力装置Ｉ／Ｆ６、出力装置Ｉ／Ｆ７、周辺装置Ｉ／Ｆ８が接続されている。入力装置Ｉ／Ｆ６は、キーボード１０およびマウス１１を接続するためのインタフェースである。出力装置Ｉ／Ｆ７は、表示装置１２を接続するためのインタフェースである。周辺装置Ｉ／Ｆ８は、周辺機器を接続するためのインタフェースである。ここで、ＨＤＤ４には、文書管理システムを構築するためのプログラム、および文書を保持するデータベースが格納されている。上記プログラムは、上記データベースに保持されている文書の閲覧、編集、検索、データベースへの文書の書き込みなどの様々な処理を行うためのものである。

次に、本文書管理システムにおけるユーザインタフェースについて図２〜図６を参照しながら説明する。図２は図１の文書管理システムにおいて用いられるユーザインタフェース画面の一例を示す図、図３は図２のユーザインタフェース画面上にプルダウンメニューが表示された状態を示す図、図４は文書に関連付けられるユーザインデックスの型枠の一例を示す図、図５は文書とユーザインデックスとが関連付けられた状態を示す図、図６は文書に関連付けられたユーザインデックスの表示例を示す図である。

文書管理システム（上記プログラム）が起動されると、図２に示すユーザインタフェース画面が表示装置１２に表示され、ユーザは、このユーザインタフェース画面を用いて様々な操作を実行することができる。本例のユーザインタフェース画面は、メニュー１０１と、ツリービュー表示エリア１０２と、文書表示エリア１０５とを含む。ユーザインタフェース画面上でメニュー１０１を選択することにより、文書管理システムの情報の取得、処理の実行を指示することが可能になる。

ツリービュー表示エリア１０２は、文書を保持するデータベースおよび当該データベースを区分するフォルダの構成を階層的にツリー表示する領域であり、その管理構造および文書の存在場所などを視覚的に把握することが可能である。本実施の形態においては、マイキャビネットデータベース１０３が存在し、その中にはゴミ箱フォルダ、マイフォルダ、企画書、機能仕様書、という４つのフォルダがある。ここで、表示されているデータベースまたはフォルダの中から特定のものが選択されると、選択されたデータベースまたはフォルダに対する様々な操作の指示を行うことが可能である。現在選択中のフォルダは、マイフォルダ１０４であり、このマイフォルダ１０４は、選択されている状態にあることを表すために、ハイライト表示される。

文書表示エリア１０５は、ツリービュー表示エリア１０２において選択されたフォルダに存在する文書を表示する領域であり、文書表示エリア１０５には、文書名、文書の作成日時、更新日時がそれぞれリスト表示される。本実施の形態においては、現在選択中のマイフォルダ１０４の中に存在する８つの文書が表示されている。表示されている文書の中から特定の文書が選択されると、選択された文書に対する様々な操作の指示を行うことが可能である。選択中の文書が例えば概要説明文書１０６であると、この概要説明文書１０６は、ハイライト表示される。

上記メニュー１０１の中からファイルメニューが選択されると、図３に示すように、上記ユーザインタフェース画面上で、プルダウンメニューの表示が行われる。このメニューには、キャビネットへ接続２０１、キャビネットの切断２０２、文書のユーザインデックス２０３、終了２０４の４つのサブメニューが存在する。キャビネットへ接続２０１は、データベースへの接続指示選択メニューであり、このメニューにより接続に成功したデータベースのみに対して、そのデータベース中のフォルダまたは文書の閲覧および操作が可能となる。図３に示す画面は、既にデータベースへ接続した後の画面表示状態を表し、改めて接続指示を選択することができないので、これはグレーアウト表示されている。キャビネットの切断２０２は、データベースとの切断指示選択メニューであり、ツリービュー表示エリア１０２において、切断を指示するデータベースが選択されてハイライト表示されている場合のみに選択することが可能となる。図３に示す画面においては、フォルダが選択中であるために切断指示を選択することができないので、キャビネットの切断２０２は、グレーアウト表示されている。文書のユーザインデックス２０３は、文書表示エリア１０５において選択中の文書のユーザインデックスの表示を指示するものである。図３に示す画面において、文書のユーザインデックス２０３が選択されると、概要説明文書２０５のユーザインデックスの表示が行われることになる。ユーザインデックスについては、図４を用いて後述する。終了２０４は、この文書管理システムの終了を指示するメニューである。

ユーザインデックスは、ユーザにより定義される、文書に関連付け可能な情報である。ユーザインデックスは、例えば図４に示すように、インデックス名３０１、インデックス種別３０２、インデックス値３０３およびインデックスＩＤ３０４の４つの情報を含む１つのユーザインデックスの型枠として定義される。ここで、インデックス名３０１は、ユーザインデックス毎にユーザが定義可能な名称である。インデックス種別３０２は、インデックスの種別を表す。値３０３は、ユーザインデックスの値が設定されるものであり、インデックスＩＤ３０４は、ユーザインデックスのＩＤを示す。インデックス種別３０２により表される種別は、値３０３のデータ型を示すものであり、この種別としては、可変長文字列または固定長文字列、整数型または日付型などの種別がある。

ユーザは、予め型枠として定義されているユーザインデックスの中から任意のものを用いてユーザインデックスにおける値３０３に値を設定することによって、ユーザインデックスの実体を作成する。この作成されたユーザインデックスは、対応する文書に関連付けられる。上記値３０３の以外の情報は、そのユーザインデックスの型枠の定義の際に設定されるものである。

例えば図５に示すように、ユーザインデックスの型枠として予め３つの型枠４０２（４０７），４０３（４０８），４０４が定義されているとする。ここで、各型枠（４０７），４０３（４０８），４０４において、インデックス名３０１は、それぞれ会議名、プロジェクト番号、チーム番号と定義され、インデックス種別３０２は、それぞれ可変長文字列、整数型、整数型と定義され、そしてインデックスＩＤ３０４は、それぞれ１，２，３と定義されている。

本実施の形態においては、複数の型枠を１つの文書に対して関連付けることが可能である。ここでは、例えば、文書４０１に対して、３つの型枠４０２，４０３，４０４を、文書４０６に対して、２つの型枠４０７，４０８をそれぞれ関連付ける場合を説明する。文書４０１，４０６は、文書表示エリア１０５に表示されるものである。各文書４０１，４０６に対してそれぞれの型枠を関連付ける際には、それぞれの型枠の値３０３に個別に対応する値が設定された後に、各文書４０１，４０６に対してそれぞれの型枠が関連付けられる。文書４０１に関連付けられる型枠４０２，４０３，４０４の値３０３には、その設定値４０５として、第１回全体説明会、２００２０６１１、０１がそれぞれ設定される。また、文書４０６に関連付けられる型枠４０７，４０８の値３０３には、その設定値４０９として企画審議会、２００２０９２２がそれぞれ設定される。

このようにして文書に関連付けられたユーザインデックスは、ユーザインタフェース画面上に表示される。例えば、文書表示エリア１０５に表示されている概要説明文書２０５が選択された状態で、メニューにおいて、文書のユーザインデックス２０３が選択されると、図６に示すようなポップアップダイアログが表示される。このポップダイアログには、概要説明文書２０５に関連付けられているユーザインデックスが表示される。ここでは、文書名５０１と、インデックス数５０２と、各ユーザインデックスの情報としてのインデックス名５０３、インデックスタイプ５０４、値５０５およびＩＤ５０６とが表示される。このダイアログは、ＯＫキー５０７の押下により閉じられる。

この関連付けられているユーザインデックスは、その文書の文書名が変更され、または文書そのものの複製が行われた場合でも変わることなく保持される。すなわち、ユーザインデックスを一定の規則に基づいて一意に文書に関連付けるような運用を行えば、名称が異なる複数の文書に対して、それぞれのユーザインデックスが同一であるか否かによってそれぞれの文書が同じ内容の文書であるか否かを判定することができる。もちろん、ユーザが１つ１つのユーザインデックスを設定して文書に関連付けるのみでなく、ある一定の規則を文書管理システムに設定し、その規則を満たす操作が行われた場合にシステムが自動的に文書にユーザインデックスを関連付けるようにすることも可能である。

次に、本実施の形態における文書の整理について図７〜図１０を参照しながら説明する。図７は図１の文書管理システムにおいて文書の整理を行う場合の操作画面の一例を示す図、図８は図１の文書管理システムにおける文書の整理の手順を示すフローチャート、図９は図８の文書の整理により作成されるリストの一例を示す図、図１０は文書の処理の結果を示すダイアログの一例を示す図である。図８に示すフローチャートの手順は、ＨＤＤ４に格納されているプログラムに従ってＣＰＵ１により実行されるものである。

ここでは、概要説明文書１０６に対して文書の整理を行う場合を例にして説明する。図７に示すように、文書表示エリア１０５に表示された概要説明文書１０６が選択された状態でメニュー１０１の中から文書の整理６０１が指定されると、概要説明文書１０６と同じユーザインデックスを持つ文書が検索され、検索結果を表すリストの作成が行われる。

この文書の整理６０１が指示されると、図８に示すように、ＣＰＵ１は、まず、ステップＳ７００において、概要説明文書１０６に関連付けられているユーザインデックスが存在するか否かを判定する。ここで、概要説明文書１０６に関連付けられているユーザインデックスが存在しない場合、ＣＰＵ１は、本処理を終了する。これに対し、概要説明文書１０６に関連付けられているユーザインデックスが存在する場合、ＣＰＵ１は、ステップＳ７０１において、概要説明文書１０６に関連付けられているユーザインデックスの中から、１つ目のユーザインデックスのＩＤ３０４を取得する。

次いで、ＣＰＵ１は、ステップＳ７０２において、取得されたユーザインデックスのＩＤ３０４と同じＩＤ３０４を持つユーザインデックスと関連付けられている文書があるか否かを判定する。ここで、同じＩＤ３０４を持つユーザインデックスと関連付けられている文書があれば、ＣＰＵ１は、ステップＳ７０３において、当該文書のユーザインデックスの値３０３と概要説明文書１０６のユーザインデックスの値３０３とを比較し、両者が同じ値であるか否かを判定する。ここで、両者が同じ値である場合、ＣＰＵ１は、ステップＳ７０４において、同じＩＤ３０４を持つユーザインデックスと関連付けられている文書のファイルサイズを取得し、この取得されたファイルサイズと概要説明文書１０６のファイルサイズとが同じサイズであるか否かを判定する。両者のファイルサイズが同じである場合、ＣＰＵ１は、ステップＳ７０５において、同じＩＤ３０４を持つユーザインデックスと関連付けられている文書をリストに追加する。

次いで、ＣＰＵ１は、ステップＳ７０６において、概要説明文書１０６に関連付けられているユーザインデックスとして、次のユーザインデックスがあるか否かを判定し、次のユーザインデックスがあれば、ステップＳ７０７において、当該ユーザインデックスを取得する。そして、ＣＰＵ１は、ステップＳ７０２に戻り、取得された次のユーザインデックスのＩＤ３０４と同じＩＤ３０４を持つユーザインデックスと関連付けられている文書があるか否かを判定する。

上記ステップＳ７０２において取得されたユーザインデックスのＩＤ３０４と同じＩＤ３０４を持つユーザインデックスと関連付けられている文書がないと判定された場合、上記ステップＳ７０３において同じＩＤ３０４を持つユーザインデックスと関連付けられている文書のユーザインデックスの値３０３と概要説明文書１０６のユーザインデックスの値３０３とが同じ値でないと判定された場合、または、上記ステップＳ７０４において同じＩＤ３０４を持つユーザインデックスと関連付けられている文書のファイルサイズと概要説明文書１０６のファイルサイズとが同じサイズでないと判定された場合、ＣＰＵ１は、上記ステップＳ７０６へ進み、概要説明文書１０６に関連付けられているユーザインデックスとして、次のユーザインデックスがあるか否かを判定する。

上記ステップＳ７０６において概要説明文書１０６に関連付けられているユーザインデックスとして、次のユーザインデックスがないと判定された場合、ＣＰＵ１は、本処理を終了する。

上記文書の整理により、例えば図９に示すようなリストが作成される。このリストは、概要説明文書１０６に関する情報８０１〜８０９と、概要説明文書１０６に関連付けられたユーザインデックスのインデックスＩＤ毎に抽出された、概要説明文書１０６と重複する文書としての候補文書８１３〜８１６の一覧とを含む。概要説明文書１０６に関する情報として、データベース名、フォルダパス名８０２、文書名８０３、概要説明文書１０６に関連付けられた各ユーザインデックスのインデックスＩＤをそれぞれ示すユーザインデックスＩＤ８０４，８０６，８０８、各ユーザインデックスの値３０３の設定値をそれぞれ示す８０５，８０７，８０９がある。すなわち、概要説明文書１０６に関連付けられたユーザインデックスの数は３である。そして、ユーザインデックスＩＤ８０４，８０６，８０８毎に、同じユーザインデックスＩＤを有し、ユーザインデックスの設定値が同じで、かつファイルサイズが同じである文書が、概要説明文書１０６と重複する文書の候補文書としてそれぞれ抽出される。

ここでは、ユーザインデックスＩＤ８０４に対しては、２つの文書８１３，８１４が候補文書として抽出されている。１つ目の文書８１３は、データベース名が「マイキャビネット」、フォルダパス名が「マイフォルダ」、文書名が「Scan-M紹介」という文書である。２つ目の文書８１４は、データベース名が「マイキャビネット」、フォルダパス名が「企画書￥Ａ（企画書フォルダの下に属する担当Ａというサブフォルダ）」、文書名が「概要説明 コピー」という文書である。ユーザインデックスＩＤ８０６に対しては、１つの文書８１５が候補文書として抽出されている。文書８１５は、データベース名が「マイキャビネット」、フォルダパス名が「企画書￥Ａ（企画書フォルダの下に属する担当Ａというサブフォルダ）」、文書名が「概要説明 コピー」という文書である。ユーザインデックスＩＤ８０８に対しては、１つの文書８１６が候補文書として抽出されている。文書８１６は、データベース名が「マイキャビネット」、フォルダパス名が「企画書￥Ａ（企画書フォルダの下に属する担当Ａというサブフォルダ）」、文書名が「概要説明 コピー」という文書である。ユーザインデックスＩＤ８０６，８０８に対してそれぞれ抽出された文書８１５，８１６は、ユーザインデックスＩＤ８０４に対して抽出された文書８１４と同一の文書である。

このリストから、概要説明文書１０６とファイルサイズが同じで、かつ関連付けられているユーザインデックスが全く同一である文書として、文書８１４（８１５，８１６）を特定することができる。

文書の整理が終了すると、その結果を示すダイアログとして、例えば図１０に示すようなダイアログが表示装置１２に表示される。このダイアログは、文書の整理の元となる文書の文書名９０１と、文書の整理の元となる文書と重複する文書のデータベース名９０２、フォルダパス９０３および文書名９０４とを含む。本例においては、文書名９０１として、概要説明文書１０６の文書名が表示される。概要説明文書１０６と重複する文書のデータベース名９０２として「マイキャビネット」、フォルダパス９０３として「企画書￥担当Ａ」、文書名９０４として「概要説明 コピー」とそれぞれ表示される。仮に複数の文書が重複する文書として抽出された場合、複数の重複文書が複数行に渡って表示されることになる。

そして、上記ダイアログに表示された概要説明文書１０６と重複する文書のうち、削除対象となる少なくとも１つの文書がユーザにより選択されると、選択された文書の行は反転表示される。そして、ユーザにより削除キー９０５が押下されると、選択された文書は削除される。また、ＯＫキー９０６の押下により、上記ダイアログは閉じられる。

ここでは、ユーザが削除する文書を選択する例を示したが、重複する文書を自動的に削除して整理するようにすることも可能である。また、重複する文書を削除するのではなく、バックアップ用の専用のデータベース、またはフォルダにまとめて退避させるようにすることも可能である。

このように本実施の形態によれば、特定の文書と同一のユーザインデックスを有し、かつファイルサイズが一致している文書を重複する文書として抽出し、その重複する文書をリストアップするので、重複する文書を削除または退避させるための文書の整理を短時間で確実に行うことができ、重複する文書による記憶領域の無駄な消費を抑制することができる。

（第２の実施の形態）
次に、本発明の第２の実施の形態について図１１を参照しながら説明する。図１１は本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムにおいてフォルダの整理を行う場合の操作画面の一例を示す図である。本実施の形態は、上記第１の実施の形態と同じ構成を有し、ここでは、その説明は省略する。

具体的には、上記第１の実施の形態と同様に、まず、特定のフォルダに格納されている文書の中から、
本実施の形態においては、フォルダ単位で文書の整理が行われる。具体的には、図１１に示すように、ツリービュー表示エリア１０２に表示されているマイフォルダ１０４が選択された状態でメニュー１０１の中からフォルダの整理１００１が指定されると、まず、第１の実施の形態と同様に、マイフォルダ１０４内において各文書に対して重複する文書が抽出され、そのリストが作成される。次いで、マイフォルダ１０４内の文書と重複する文書が格納されているフォルダが抽出される。このフォルダの抽出の際には、同様に、マイフォルダ１０４以外のフォルダ毎にマイフォルダ１０４内の文書のユーザインデックスと一致するユーザインデックスを有しかつファイルサイズが同一の文書が重複する文書として抽出され、この重複する文書が格納されているフォルダが抽出されて、そのリストが作成される。

抽出されたフォルダのリストは、図１０に示すダイアログと同等のダイアログで表示される。ここで、抽出されたフォルダ内の全ての文書がそれぞれ特定されたフォルダ内のいずれかの文書に重複する場合、この旨を示す識別情報が抽出されたフォルダに対して付されてリスト上に表示される。また、抽出されたフォルダ内の一部の文書がそれぞれ特定されたフォルダ内のいずれかの文書に重複する場合、この旨を示す識別情報が抽出されたフォルダに対して付されてリスト上に表示される。よって、ユーザは、上記リスト上の識別情報に基づいて、フォルダ全体を削除すればよいか、フォルダ内の一部の文書のみを削除すればよいかを判断することができる。

また、上記第１の実施の形態と同様に、重複する文書またはフォルダを削除するのではなく、バックアップ用の専用のデータベースなどにまとめて退避させるようにすることも可能である。

（第３の実施の形態）
次に、本発明の第３の実施の形態について図１２〜図１４を参照しながら説明する。図１２は本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムにおける文書の整理の手順を示すフローチャート、図１３は文書の整理により作成される重複リストの一例を示す図、図１４は重複リストを表示するダイアログの一例を示す図である。本実施の形態は、上記第１の実施の形態と同じ構成を有し、その説明は省略する。

本実施の形態における文書の整理においては、ユーザにより選択された文書に対してテキストデータが一致し、かつファイルサイズが一致する文書が検索され、この検索により得られた文書が上記選択された文書と重複する文書としてリストアップされる。

文書の整理を行う場合、図７に示すと同様の画面上において、文書表示エリア１０５の概要説明文書１０６が選択された状態でメニュー１０１の中から文書の整理６０１が指定される。これにより、概要説明文書１０６のテキストデータが取得され、さらにデータベース内の各文書のテキストデータの取得が行われる。そして、概要説明文書１０６と同一のテキストデータを有しかつファイルサイズが同じである文書が概要説明文書１０６と重複する文書として抽出され、抽出された文書のリストが作成される。

ここで、文書のテキストデータの取得について説明する。文書は、人が判読可能な文字や記号、各種制御コード、またはビットマップ画像や符号化された画像情報など、様々なデータから構成され、文書のテキストデータは、判読可能な文字や記号と、ビットマップ画像や符号化された画像情報のテキストデータとを含む。ここで、判読可能な文字や記号は、文書データから取得することができる。また、ビットマップ画像や符号化された画像情報のテキストデータは、ビットマップ画像や符号化された画像情報を文字や記号として認識可能なパターン画像として認識し、それをテキストデータとして置き換えることによって、取得することが可能である。これは、一般的にＯＣＲ処理と呼ばれるものである。このＯＣＲ処理は、元来、スキャナなど光学的画像読み取り装置により読み取られたイメージデータの中から文字として認識可能なパターンを認識し、当該パターンをテキストデータに置き換える技術として広まったものであるが、その後、ファイルに格納された電子データからテキストデータに置き換えるまでの処理を含むものがＯＣＲ処理とされている。

上記文書の整理を行う場合の手順について図１２を参照しながら説明する。図１２に示すフローチャートの手順は、ＨＤＤ４に格納されているプログラムに従ってＣＰＵ１により実行されるものである。また、ここでは、概要説明文書１０６に対して文書の整理を行う場合を例にして説明する。

ＣＰＵ１は、図１２に示すように、まずステップＳ１３０１において、概要説明文書１０６のテキストデータを取得する。取得されたテキストデータは、一時的にファイルとして書き出される。次いで、ＣＰＵ１は、ステップＳ１３０２において、概要説明文書１０６が存在するデータベース内において、概要説明文書１０６以外の文書を取得し、続くステップＳ１３０３において、取得された文書のテキストデータを取得する。

次いで、ＣＰＵ１は、ステップＳ１３０４において、取得された文書のテキストデータと概要説明文書１０６のテキストデータとが完全に一致するか否かを判定する。ここで、両者のテキストデータが完全に一致する場合、ＣＰＵ１は、ステップＳ１３０５において、取得された文書のファイルサイズと概要説明文書１０６のファイルサイズとが同じであるか否かを判定し、両者のファイルサイズが同じである場合、取得された文書を概要説明文書１０６と同じ文書であると判断して、ステップＳ１３０６において、重複リストに追加する。そして、ＣＰＵ１は、ステップＳ１３０７において、次の文書が存在するか否かを判定し、次の文書が存在する場合、上記ステップＳ１３０２に戻る。

上記ステップＳ１３０４において取得された文書のテキストデータと概要説明文書１０６のテキストデータとが完全に一致しないと判定された場合、または上記ステップＳ１３０５において取得された文書のファイルサイズと概要説明文書１０６のファイルサイズとが同じでないと判定された場合、ＣＰＵ１は、上記ステップＳ１３０７へ進み、次の文書が存在するか否かを判定する。

上記ステップＳ１３０７において次の文書が存在しないと判定された場合、ＣＰＵ１は、本処理を終了する。この際、上記ステップＳ３０１で一時ファイルとして書き出された概要説明文書１０６のテキストデータファイルは消去される。

上記重複リストとしては、例えば図１３に示すような、概要説明文書１０６と同じ文書であると見なされた文書が記述されたリストが作成される。この重複リストは、データベース名４０１、フォルダパス４０２、文書名４０３から構成され、この重複リストには、まずユーザにより選択された概要説明文書１０６に関する情報１４０４（データベース名、フォルダパスおよび文書名）が記述され、概要説明文書１０６と重複する文書に関する情報１４０５，１４０６が順に追加されている。本例では、概要説明文書１０６と重複する文書として、２つの文書がリストアップされている。この重複リストから、概要説明文書１０６と重複する文書として、「Scan-M紹介」という文書名の文書と、「概要説明 コピー」という文書名の文書とがあることが分かる。

上記文書の整理が終了すると、例えば図１４に示すようなダイアログが表示される。このダイアログは、文書の整理の元となる文書（ユーザにより選択された文書）の文書名１５０１と、文書の整理の元となる文書と重複する文書のデータベース名１５０２、フォルダパス１５０３および文書名１５０４とを含む。本例においては、「Scan-M紹介」という文書名の文書と「概要説明 コピー」という文書名の文書とのそれぞれに対するデータベース名１５０２、フォルダパス１５０３および文書名１５０４が表示される。

そして、上記ダイアログに表示された概要説明文書１０６と重複する文書のうち、削除対象となる少なくとも１つの文書がユーザにより選択されると、選択された文書の行は反転表示される。そして、ユーザにより削除キー１５０５が押下されると、選択された文書は削除される。また、ＯＫキー１５０６の押下により、上記ダイアログは閉じられる。

ここでは、ユーザが削除する文書を選択する例を示したが、重複する文書を自動的に削除して整理するようにすることも可能である。また、重複する文書を削除するのではなく、バックアップ用の専用のデータベース、またはフォルダにまとめて退避させるようにすることも可能である。

このように本実施の形態によれば、特定の文書のテキストデータと同一のテキストデータを有する文書を重複する文書として抽出し、その重複する文書をリストアップするので、重複する文書を削除または退避させるための文書の整理を短時間で確実に行うことができ、重複する文書による記憶領域の無駄な消費を抑制することができる。

なお、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることはいうまでもない。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードを、ネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。 図１の文書管理システムにおいて用いられるユーザインタフェース画面の一例を示す図である。 図２のユーザインタフェース画面上にプルダウンメニューが表示された状態を示す図である。 文書に関連付けられるユーザインデックスの型枠の一例を示す図である。 文書とユーザインデックスとが関連付けられた状態を示す図である。 文書に関連付けられたユーザインデックスの表示例を示す図である。 図１の文書管理システムにおいて文書の整理を行う場合の操作画面の一例を示す図である。 図１の文書管理システムにおける文書の整理の手順を示すフローチャートである。 図８の文書の整理により作成されるリストの一例を示す図である。 文書の処理の結果を示すダイアログの一例を示す図である。 本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムにおいて重複するフォルダの整理を行う場合の操作画面の一例を示す図である。 本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムにおける文書の整理の手順を示すフローチャートである。 文書の整理により作成される重複リストの一例を示す図である。 重複リストを表示するダイアログの一例を示す図である。

符号の説明

１ ＣＰＵ
２ ＲＯＭ
４ ＨＤＤ
１０ キーボード
１１ マウス
１２ 表示装置

Claims (15)

1. 複数の文書を管理する文書管理システムであって、
   複数の文書の中から、前記特定の文書と重複する文書を抽出する文書抽出手段と、
   前記文書抽出手段により抽出された前記特定の文書と重複する文書を表す情報を出力する出力手段と
   を備えることを特徴とする文書管理ステム。
2. 各文書にそれぞれ関連付けられる付加情報を設定するための付加情報設定手段を備え、
   前記文書抽出手段は、前記複数の文書のうち、前記特定の文書に関連付けられた付加情報と一致する付加情報が関連付けられかつ該特定の文書のファイルサイズと同じファイルサイズを有する文書を、前記特定の文書と重複する文書として抽出することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記文書抽出手段は、前記複数の文書のうち、前記特定の文書のテキストデータと一致するテキストデータを有する文書を、前記特定の文書と重複する文書として抽出することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
4. 前記文書抽出手段により抽出された前記特定の文書と重複する文書を削除するための削除手段を備えることを特徴とする請求項１ないし３のいずれか１つに記載の文書管理システム。
5. 前記文書抽出手段により抽出された前記特定の文書と重複する文書を前記管理する複数の文書の格納場所と異なる格納場所へ退避させるための退避手段を備えることを特徴とする請求項1ないし３のいずれか１つに記載の文書管理システム。
6. 少なくとも１つの文書が格納されるフォルダ毎に文書の管理を行う文書管理システムであって、
   特定のフォルダに格納されている文書と重複する文書が格納されているフォルダを抽出するフォルダ抽出手段と、
   前記フォルダ抽出手段により抽出されたフォルダおよび該フォルダ内の前記特定のフォルダに格納されている文書と重複する文書を表す情報を出力する出力手段と
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
7. 各文書にそれぞれ関連付けられる付加情報を設定するための付加情報設定手段を備え、
   前記フォルダ抽出手段は、特定のフォルダに格納されている文書に関連付けられた付加情報と一致する付加情報が関連付けられかつ該文書のファイルサイズと同じファイルサイズを有する文書を前記重複する文書とし、該重複する文書が格納されているフォルダを抽出することを特徴とする請求項６記載の文書管理システム。
8. 前記フォルダ抽出手段により抽出されたフォルダまたは該フォルダ内の前記重複する文書を削除するための削除手段を備えることを特徴とする請求項７記載の文書管理システム。
9. 前記フォルダ抽出手段により抽出されたフォルダまたは該フォルダ内の前記重複する文書を該フォルダの格納場所と異なる格納場所へ退避させるための退避手段を備えることを特徴とする請求項７記載の文書管理システム。
10. 複数の文書を管理するための文書管理方法であって、
    複数の文書の中から、前記特定の文書と重複する文書を抽出する文書抽出工程と、
    前記文書抽出工程で抽出された前記特定の文書と重複する文書を表す情報を出力する出力工程と
    を備えることを特徴とする文書管理方法。
11. 少なくとも１つの文書が格納されるフォルダ毎に文書の管理を行うための文書管理方法であって、
    特定のフォルダに格納されている文書と重複する文書が格納されているフォルダを抽出するフォルダ抽出工程と、
    前記フォルダ抽出工程で抽出されたフォルダおよび該フォルダ内の前記特定のフォルダに格納されている文書と重複する文書を表す情報を出力する出力工程と
    を備えることを特徴とする文書管理方法。
12. 複数の文書を管理する文書管理システムを構築するためのコンピュータにより実行可能なプログラムであって、
    複数の文書の中から、前記特定の文書と重複する文書を抽出する文書抽出モジュールと、
    前記文書抽出モジュールにより抽出された前記特定の文書と重複する文書を表す情報を出力する出力モジュールと
    を備えることを特徴とするプログラム。
13. 少なくとも１つの文書が格納されるフォルダ毎に文書の管理を行う文書管理システムを構築するためのコンピュータにより実行可能なプログラムであって、
    特定のフォルダに格納されている文書と重複する文書が格納されているフォルダを抽出するフォルダ抽出モジュールと、
    前記フォルダ抽出モジュールにより抽出されたフォルダおよび該フォルダ内の前記特定のフォルダに格納されている文書と重複する文書を表す情報を出力する出力モジュールと
    を備えることを特徴とするプログラム。
14. 請求項１２記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に格納したことを特徴とする記憶媒体。
15. 請求項１３記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に格納したことを特徴とする記憶媒体。

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