JP6123519B2 - 情報処理装置及び情報処理プログラム - Google Patents

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Description

本発明は、情報処理装置及び情報処理プログラムに関する。
特許文献1には、一般的に業務を行う際に、すべての要求事項を満たすように業務を行うことは難しく、業務に抜けがある部分が出て支障をきたすことが多々発生したことを課題とし、業務プロセス管理者によって、どのような業務に対してどのようなデータファイルを参照しなければならないかを定義した項目と、実際にエンドユーザが参照したデータファイルを比較し、再設定することによって、抜けの少ない業務を行うことが可能になり、それにより、利用者が、より効果的に業務を行えるよう、参照しなければならないデータファイルをデータ管理システムの参照履歴よりフィードバックでき、より業務品質の向上を図ることが可能になることが開示されている。
特開2005−173745号公報
本発明は、担当している作業から、担当者が行わなければならない操作を、その作業よりも具体的に提示することができるようにした情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することを目的としている。
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
請求項1の発明は、担当者が担当している作業を記憶している第1の記憶手段と、担当者毎に作業の開始日時と完了日時を記憶している第2の記憶手段と、文書に対する操作日時と操作を記憶している第3の記憶手段と、第1の担当者が担当している作業と類似する作業を完了させた他の担当者である第2の担当者を、前記第1の記憶手段から抽出する第1の抽出手段と、前記第1の抽出手段によって抽出された第2の担当者が完了させた前記作業の開始日時と完了日時を、前記第2の記憶手段から抽出する第2の抽出手段と、前記第2の抽出手段によって抽出された開始日時と完了日時の間に、前記第2の担当者が行った、文書に対する操作履歴を、前記第3の記憶手段から抽出する第3の抽出手段と、前記第3の抽出手段によって抽出された操作履歴に基づいて、前記第1の担当者が行わなければならない操作を抽出する第4の抽出手段と、前記第4の抽出手段によって抽出された操作を提示する提示手段を具備することを特徴とする情報処理装置である。
請求項2の発明は、前記第1の抽出手段は、複数の第2の担当者を抽出し、前記第4の抽出手段は、複数の操作履歴内から共通する操作を抽出するための規則にしたがって、前記第1の担当者が行わなければならない操作を抽出することを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置である。
請求項3の発明は、前記提示手段は、前記第1の担当者の担当している作業が完了した後に、該第1の担当者が行った操作と前記第4の抽出手段によって抽出された操作を比較し、該第1の担当者が行っていない操作がある場合は、操作が不足している旨の提示を行うことを特徴とする請求項1又は2に記載の情報処理装置である。
請求項4の発明は、前記第4の抽出手段は、前記操作履歴内の操作が行われた日時にしたがって、前記第1の担当者が行わなければならない操作の順序を決定することを特徴とする請求項1から3のいずれか一項に記載の情報処理装置である。
請求項5の発明は、担当者が担当している作業を記憶している第1の記憶手段と、担当者毎に作業の開始日時と完了日時と状態を記憶している第2の記憶手段と、文書に対する操作日時と操作を記憶している第3の記憶手段を有しているコンピュータを、第1の担当者が担当している作業と類似する作業を完了させた他の担当者である第2の担当者を、前記第1の記憶手段から抽出する第1の抽出手段と、前記第1の抽出手段によって抽出された第2の担当者が完了させた前記作業の開始日時と完了日時を、前記第2の記憶手段から抽出する第2の抽出手段と、前記第2の抽出手段によって抽出された開始日時と完了日時の間に、前記第2の担当者が行った、文書に対する操作履歴を、前記第3の記憶手段から抽出する第3の抽出手段と、前記第3の抽出手段によって抽出された操作履歴に基づいて、前記第1の担当者が行わなければならない操作を抽出する第4の抽出手段と、前記第4の抽出手段によって抽出された操作を提示する提示手段として機能させるための情報処理プログラムである。
請求項1の情報処理装置によれば、担当している作業から、担当者が行わなければならない操作を、その作業よりも具体的に提示することができる。
請求項2の情報処理装置によれば、操作履歴内から共通する操作を抽出するための規則にしたがって、担当者が行わなければならない操作を抽出することができる。
請求項3の情報処理装置によれば、作業が完了した後に、担当者が行わなければならない操作にもかかわらず、行っていない操作がある場合は、操作が不足している旨の提示を行うことができる。
請求項4の情報処理装置によれば、担当者が行わなければならない操作の順序を提示することができる。
請求項5の情報処理プログラムによれば、担当している作業から、担当者が行わなければならない操作を、その作業よりも具体的に提示することができる。
本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図である。 TODO情報テーブルのデータ構造例を示す説明図である。 担当者TODO情報テーブルのデータ構造例を示す説明図である。 文書情報テーブルのデータ構造例を示す説明図である。 フォルダ情報テーブルのデータ構造例を示す説明図である。 操作履歴情報テーブルのデータ構造例を示す説明図である。 サブ作業一覧テーブルのデータ構造例を示す説明図である。 順序付きサブ作業一覧テーブルのデータ構造例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。 本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。 本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。 本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。 操作履歴情報テーブルのデータ構造例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 本実施の形態を実現するコンピュータのハードウェア構成例を示すブロック図である。
以下、図面に基づき本発明を実現するにあたっての好適な一実施の形態の例を説明する。
図1は、本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図を示している。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア(コンピュータ・プログラム)、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはコンピュータ・プログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、それらのモジュールとして機能させるためのコンピュータ・プログラム(コンピュータにそれぞれの手順を実行させるためのプログラム、コンピュータをそれぞれの手段として機能させるためのプログラム、コンピュータにそれぞれの機能を実現させるためのプログラム)、システム及び方法の説明をも兼ねている。ただし、説明の都合上、「記憶する」、「記憶させる」、これらと同等の文言を用いるが、これらの文言は、実施の形態がコンピュータ・プログラムの場合は、記憶装置に記憶させる、又は記憶装置に記憶させるように制御するの意である。また、モジュールは機能に一対一に対応していてもよいが、実装においては、1モジュールを1プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを1プログラムで構成してもよく、逆に1モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは1コンピュータによって実行されてもよいし、分散又は並列環境におけるコンピュータによって1モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。なお、1つのモジュールに他のモジュールが含まれていてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続(データの授受、指示、データ間の参照関係等)の場合にも用いる。「予め定められた」とは、対象としている処理の前に定まっていることをいい、本実施の形態による処理が始まる前はもちろんのこと、本実施の形態による処理が始まった後であっても、対象としている処理の前であれば、そのときの状況・状態に応じて、又はそれまでの状況・状態に応じて定まることの意を含めて用いる。「予め定められた値」が複数ある場合は、それぞれ異なった値であってもよいし、2以上の値(もちろんのことながら、すべての値も含む)が同じであってもよい。また、「Aである場合、Bをする」という意味を有する記載は、「Aであるか否かを判断し、Aであると判断した場合はBをする」の意味で用いる。ただし、Aであるか否かの判断が不要である場合を除く。
また、システム又は装置とは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク(一対一対応の通信接続を含む)等の通信手段で接続されて構成されるほか、1つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。「装置」と「システム」とは、互いに同義の用語として用いる。もちろんのことながら、「システム」には、人為的な取り決めである社会的な「仕組み」(社会システム)にすぎないものは含まない。
また、各モジュールによる処理毎に又はモジュール内で複数の処理を行う場合はその処理毎に、対象となる情報を記憶装置から読み込み、その処理を行った後に、処理結果を記憶装置に書き出すものである。したがって、処理前の記憶装置からの読み込み、処理後の記憶装置への書き出しについては、説明を省略する場合がある。なお、ここでの記憶装置としては、ハードディスク、RAM(Random Access Memory)、外部記憶媒体、通信回線を介した記憶装置、CPU(Central Processing Unit)内のレジスタ等を含んでいてもよい。
本実施の形態である情報処理装置100は、担当者の作業を管理するものであって、図1の例に示すように、TODO変更モジュール110、TODO情報DB120、サブ作業判定モジュール130、文書操作処理モジュール140、文書情報DB150、操作履歴DB160、履歴分析モジュール170、TODO登録モジュール180、サブ作業一覧DB190を有している。
ここでの作業は、文書管理システムを利用した定型業務におけるものである。定型業務であるので、対象としている作業は、既に他の担当者が実施している場合が多い。もちろんのことながら、担当者Aが担当している作業が、他の担当者Bによって作業されていたとしても、それは、その担当者Aにとっての作業が完了しているわけではなく、あくまでも担当者Bにとっての作業が完了しているにすぎない。また、担当者Aが担当している作業の内容と担当者Bが担当している作業の内容は、類似する作業である。なお、ここでの類似とは、同じであってもよい。なお、作業は、一連の複数の操作(サブ作業ともいう)からなる。
本実施の形態は、業務の抜け漏れを防ぐための業務支援システムとしてのTODO管理システムやワークフローシステムの一部の機能として実現されてもよい。作業依頼1つに関しても、いくつかのサブ作業が含まれているケースがある。
一般的に、従来のTODO管理システムでは、作業依頼に対して、サブ作業まで含めてTODOを作成する必要がある。
また、ワークフローシステムでは、作業の内容や作業間の遷移をテンプレートとして定義することで1度定義したテンプレートを使いまわすことができる。これにより、2度目以降の作業依頼における操作を軽減することができる。
一般的に、従来のワークフローシステムでは、テンプレートの設定は人手で行う必要があり、作成したテンプレートの修正も人手で行う必要がある。
本実施の形態が行う処理の概要(本実施の形態の全体の内容を示しているのではなく、理解を容易にするための処理例として把握すべきもの)は以下の通りである。複数の担当者が同様の作業を実施するケースで、担当者の作業開始から完了までに実施した操作履歴を利用し、他の担当者が実施しているにもかかわらず自分が実施していない操作がある場合に、アラートを出す。他の担当者が実施している操作の抽出は、操作の共通性を示す規則により判断する。なお、作業依頼時には操作まで指定しておらず、概要である作業が指定されている。
TODO情報DB120は、TODO変更モジュール110、サブ作業判定モジュール130、TODO登録モジュール180と接続されている。TODO情報DB120は、TODO(依頼作業、作業)に関する情報を管理している。TODOの情報には、「識別子」、「作業内容」、「担当者」などの属性情報が含まれる。担当者には、複数のユーザを指定することができる。TODO情報DB120は、例えば、TODO情報テーブル200、担当者TODO情報テーブル300を記憶している。図2は、TODO情報テーブル200のデータ構造例を示す説明図である。TODO情報テーブル200は、識別子欄210、作業内容欄220、担当者欄230、開始日欄240、期限日欄250、状態欄260を有している。識別子欄210は、TODOを本実施の形態で一意に識別するためのTODOの識別子を記憶している。作業内容欄220は、そのTODOの作業内容を記憶している。ただし、この作業内容は、作業まで具体化したものではない。担当者欄230は、そのTODOの担当者を記憶している。担当者欄230が記憶している担当者は複数人であってもよい。開始日欄240は、そのTODOの開始日(依頼日)を記憶している。期限日欄250は、そのTODOの期限日を記憶している。状態欄260は、そのTODOの現在の状態を記憶している。例えば、「実行中」、「完了」、「開始前」等がある。なお、属性とは、TODO、後述する文書、ファイル等に付与されたメタ情報である。例えば、文書の名前や作成日時などである。
図3は、担当者TODO情報テーブル300のデータ構造例を示す説明図である。担当者TODO情報テーブル300は、担当者TODO識別子欄310、TODOの識別子欄320、担当者欄330、開始日欄340、完了日欄350、状態欄360を有している。
担当者TODO情報テーブル300は、TODO情報テーブル200の情報とは別に担当者毎に、TODOを開始した「開始日」、「完了日」、「状態」などの属性情報を保持する。担当者TODO識別子欄310は、担当者毎TODOを本実施の形態で一意に識別するための担当者TODO識別子を記憶している。TODOの識別子欄320は、TODOの識別子を記憶している。TODO情報テーブル200の識別子欄210に対応するものである。担当者欄330は、そのTODOの担当者を記憶している。担当者欄330が記憶している担当者は1人である。開始日欄340は、その担当者がそのTODOを実際に開始した日を記憶している。完了日欄350は、その担当者がそのTODOを実際に完了した日を記憶している。状態欄360は、その担当者におけるそのTODOの状態を記憶している。例えば、「実行中」、「完了」、「開始前」等がある。担当者TODO情報テーブル300は、TODOの識別子欄320からTODO情報テーブル200内の各情報を抽出することができる。対象としている担当者について、その担当者が実施しなくてはいけないTODO(TODO情報テーブル200の作業内容欄220)を担当者TODO情報テーブル300の担当者欄330、TODOの識別子欄320を用いて抽出することが可能である。
TODO登録モジュール180は、TODO情報DB120と接続されており、作業依頼者106の操作(キーボード、マウス、タッチパネルに対する操作等、以下、同様)に基づいて、TODO登録要求178を受け付け、TODO登録結果182を提示(液晶ディスプレイ等の表示装置に表示すること、スピーカー等の出力装置から出力すること等、以下、同様)することによって、作業依頼者106に通知する。TODO登録モジュール180は、TODOの登録処理をする。作業依頼者106が複数のユーザに作業を依頼する場合、作業依頼者106の操作に基づいて、作業内容や担当者など必要な情報を含むTODO登録要求178を受け付ける。TODO登録モジュール180は、受け付けた情報に基づいて、TODO情報DB120(TODO情報テーブル200、担当者TODO情報テーブル300)に新規TODO及び担当者TODOを追加する。
文書情報DB150は、文書操作処理モジュール140と接続されている。文書情報DB150は、文書の情報を管理している。情報処理装置100では、TODOとして作業依頼された内容は、文書管理システムで管理された文書に対する操作を含む。
また、文書情報DB150は、文書だけでなく、文書を格納するフォルダ情報も管理している。フォルダ情報は、文書と同様に「識別子」属性を保持している。文書は「親識別子」属性としてフォルダの識別子を保持しており、この属性から格納先フォルダを特定できる。
文書情報DB150は、例えば、文書情報テーブル400、フォルダ情報テーブル500を記憶している。なお、文書とは、テキストデータ、場合によっては画像、動画、音声等の電子データ、又はこれらの組み合わせであり、記憶、編集及び検索等の対象となり、システム又は利用者間で個別の単位として交換できるものをいい、これらに類似するものを含む。なお、文書に類似するものとして、例えば、情報処理システム(期限管理システム等)に対する操作によって生成されるデータであってもよい。
図4は、文書情報テーブル400のデータ構造例を示す説明図である。文書情報テーブル400は、識別子欄410、文書名欄420、作成者欄430、作成日欄440、更新日欄450、親識別子欄460、文書種別欄470を有している。識別子欄410は、文書を本実施の形態で一意に識別するための文書識別子を記憶している。文書名欄420は、その文書の文書名を記憶している。作成者欄430は、その文書の作成者を記憶している。作成日欄440は、その文書の作成日を記憶している。更新日欄450は、その文書の更新日を記憶している。親識別子欄460は、その文書の親識別子(その文書が格納されているフォルダの識別子であり、フォルダ情報テーブル500の識別子欄510に対応する)を記憶している。文書種別欄470は、その文書の文書種別を記憶している。文書種別とは、文書の種類を規定した属性である。例えば、「仕様書」、「マニュアル」、「設計書」等がある。
図5は、フォルダ情報テーブル500のデータ構造例を示す説明図である。フォルダ情報テーブル500は、識別子欄510、フォルダ名欄520、作成者欄530、作成日欄540、更新日欄550、親識別子欄560を有している。識別子欄510は、フォルダを本実施の形態で一意に識別するためのフォルダ識別子を記憶している。フォルダ名欄520は、そのフォルダのフォルダ名を記憶している。作成者欄530は、そのフォルダの作成者を記憶している。作成日欄540は、そのフォルダの作成日を記憶している。更新日欄550は、そのフォルダの更新日を記憶している。親識別子欄560は、そのフォルダの親識別子を記憶している。ここで、フォルダは階層構造を有しており、フォルダの親識別子とは、そのフォルダが格納されているフォルダ(親フォルダ)の識別子であり、フォルダ情報テーブル500の識別子欄510に対応する。
操作履歴DB160は、サブ作業判定モジュール130、文書操作処理モジュール140、履歴分析モジュール170と接続されている。操作履歴DB160は、ユーザの操作した内容を管理している。操作履歴とは、ユーザがシステム上で行った操作を記録しておき、後から、いつ・誰が・何をしたか確認できるための情報である。「誰が」「いつ」「どの文書」に対して「どのような操作」をしたか、という情報を保持している。例えば、操作履歴情報テーブル600を記憶している。図6は、操作履歴情報テーブル600のデータ構造例を示す説明図である。操作履歴情報テーブル600は、操作識別子欄610、操作日時欄620、操作者欄630、操作対象文書の識別子欄640、操作種類欄650、結果欄660を有している。操作識別子欄610は、文書に対する操作を本実施の形態で一意に識別するための操作識別子を記憶している。操作日時欄620は、その操作の操作日時を記憶している。操作者欄630は、その操作を行った操作者を記憶している。操作対象文書の識別子欄640は、その操作における対象文書の識別子を記憶している。操作種類欄650は、その操作の種類を記憶している。例えば、「属性変更」、「登録」、「内容変更」等がある。結果欄660は、その操作による結果を記憶している。例えば、「成功」、「失敗」等がある。
文書操作処理モジュール140は、文書情報DB150、操作履歴DB160と接続されており、ユーザ104の操作に基づいて、文書操作要求138を受け付け、文書操作結果142を提示することによって、ユーザ104に通知する。文書操作処理モジュール140は、文書情報を更新する。ユーザ104が文書に対して操作すると、文書操作処理モジュール140は文書情報DB150の値を更新する。また、それに伴って操作履歴DB160に新規操作を追加する。
TODO変更モジュール110は、TODO情報DB120、サブ作業判定モジュール130と接続されており、担当者102の操作に基づいて、TODO変更要求108を受け付ける。
TODO変更モジュール110は、TODO情報の更新処理をする。担当者102の操作に基づいて、自分(担当者102)のTODOの状態を変更した場合、以下のような処理が行われる。
(1). 担当者102がTODOを開始(例えば、「開始」ボタンが選択されたことを検知した場合)
担当者102のTODOを実行中とする。TODO変更モジュール110は、該当担当者(担当者102)の担当者TODO情報テーブル300の「開始日」属性及び「状態」属性(実行中)を更新する。
(2). 担当者102がTODOを完了(例えば、「終了」ボタンが選択されたことを検知した場合)
担当者102の実行中のTODOを完了とする。TODO変更モジュール110は、サブ作業判定モジュール130に、該当担当者(担当者102)が実施すべき操作を実施しているか否かの判定を依頼する。判定結果を受けて、以下を実施する
(2−1). 実施すべきサブ作業を実施している場合は、該当担当者(担当者102)の担当者TODO情報テーブル300の「完了日」属性及び「状態」属性(完了)を更新する。
(2−2). 実施すべきサブ作業を実施していない場合は、不足している操作をアラート表示する。
サブ作業判定モジュール130は、TODO変更モジュール110、TODO情報DB120、操作履歴DB160、履歴分析モジュール170と接続されており、TODO変更結果132を提示することによって、担当者102に通知する。履歴分析モジュール170は、サブ作業判定モジュール130、操作履歴DB160、サブ作業一覧DB190と接続されている。サブ作業一覧DB190は、履歴分析モジュール170と接続されている。
サブ作業判定モジュール130、履歴分析モジュール170は、次の処理を行う。
(1). 第1の担当者が担当している作業と類似する作業を完了させた他の担当者である第2の担当者を抽出する。例えば、具体的には、TODO情報テーブル200の担当者欄230から、対象としている担当者以外の担当者(第2の担当者)を抽出する。また、複数の第2の担当者を抽出してもよい。
(2). (1)によって抽出された第2の担当者が完了させた前記作業の開始日時と完了日時を抽出する。第2の担当者の対象操作に対応する担当者TODO情報テーブル300の開始日欄340、完了日欄350から抽出する。
(3). (2)によって抽出された開始日時と完了日時の間に、前記第2の担当者が行った、文書に対する操作履歴を抽出する。第2の担当者(操作者欄630)が行った操作であって、操作履歴情報テーブル600の操作日時欄620が開始日時と完了日時の間にあるものを抽出する。
(4). (3)によって抽出された操作履歴に基づいて、前記第1の担当者が行わなければならない操作を抽出する。複数の操作履歴内から共通する操作を抽出するための規則にしたがって、前記第1の担当者が行わなければならない操作を抽出するようにしてもよい。また、前記操作履歴内の操作が行われた日時にしたがって、前記第1の担当者が行わなければならない操作の順序を決定するようにしてもよい。
(5). (4)によって抽出された操作を提示する。また、前記第1の担当者の担当している作業が完了した後に、該第1の担当者が行った操作と(4)よって抽出された操作を比較し、該第1の担当者が行っていない操作がある場合は、操作が不足している旨の提示を行うようにしてもよい。
具体的に説明する。
サブ作業判定モジュール130は、担当者が実施すべきサブ作業を抽出し、そのサブ作業を実施しているか判定する。サブ作業一覧を担当者操作履歴と照合し、サブ作業一覧の中に担当者操作履歴に当てはまらないサブ作業がある場合、実施すべきサブ作業を実施していないと判定する。
サブ作業一覧は、履歴分析モジュール170を介してサブ作業一覧DB190から取得する。TODOを担当する複数ユーザの操作履歴から抽出する。
担当者操作履歴は、担当者がTODOを開始してから完了要求を出すまで(「開始」ボタンが選択されてから「完了」ボタンが選択されるまで)に行った操作履歴を操作履歴DB160から抽出する。
履歴分析モジュール170は、TODOを既に完了した担当者の、TODO開始日から完了日までに実施した操作を抽出し、各担当者における共通性のある操作をサブ作業一覧テーブル700として抽出する。サブ作業一覧テーブル700はTODO毎にサブ作業一覧DB190に記憶させてもよい。
基本的な処理は以下の通りである。
(1). TODOの「担当者」属性(TODO情報テーブル200の担当者欄230)に設定された担当者から、該当担当者の担当者TODO(TODO情報テーブル200の識別子欄210に対応する担当者TODO情報テーブル300の行)を抽出する。
(2). 担当者TODOの「状態」属性(担当者TODO情報テーブル300の状態欄360)が完了になっている場合、「開始日」、「完了日」をもとに、作業を完了した担当者の履歴情報を収集する。
(3). その担当者の履歴情報は、操作履歴DB160の「操作者」(操作履歴情報テーブル600の操作者欄630)から抽出し、担当者TODOの「開始日」と「完了日」(担当者TODO情報テーブル300の開始日欄340、完了日欄350)の期間で絞りこむ。
(4). (1)から(3)までの処理を、作業を完了した担当者分繰り返す。その後、各担当者の操作履歴から共通性のある操作を抽出する。共通性のある操作とは、例えば、以下の2つのうちのいずれか又は両方を満たす操作である
・「操作種類」(操作履歴情報テーブル600の操作種類欄650)が同じである。
・「操作対象文書の識別子」(操作履歴情報テーブル600の操作対象文書の識別子欄640)で特定される文書に関連性がある。ここで、関連性の例としては、上位(親)フォルダが同じ、特定の属性値(例えば、文書識別子、文書種別等)が同じ、などがある。
(5). 共通性のある操作を「操作内容」と「操作対象の関連性」に分けてサブ作業一覧テーブル700として抽出する。図7は、サブ作業一覧テーブル700のデータ構造例を示す説明図である。サブ作業一覧テーブル700は、操作種類欄710、操作対象の関連性欄720を有している。操作種類欄710は、操作種類を記憶している。例えば、「登録」、「属性変更」、「内容変更」等がある。操作対象の関連性欄720は、操作対象の関連性を記憶している。例えば、上位フォルダが同じ、特定の属性値が同じであること等がある。
サブ操作一覧テーブル700は、共通性に加え、効率性で抽出してもよい。効率性はTODOの開始から完了までの期間で測ることができる。例えば、TODOを開始してから完了までの期間が少ない上位の担当者(例えば、上位から予め定められた割合(具体的には1割等)に属する担当者)の操作履歴を抽出し、抽出された操作の中で共通性のある操作を選択することで実現できる。
また、前述の構成に加えて以下の構成を持っていてもよい。
サブ作業一覧DB190は、順序を保持してもよい。例えば、サブ作業一覧テーブル700の代わりに順序付きサブ作業一覧テーブル800を記憶してもよい。順序は操作日時を昇順に並べたものとする。
図8は、順序付きサブ作業一覧テーブル800のデータ構造例を示す説明図である。順序付きサブ作業一覧テーブル800は、TODO識別子欄810、順序欄820、操作種類欄830、操作対象の関連性欄840を有している。TODO識別子欄810は、TODO識別子(TODO情報テーブル200の識別子欄210に相当)を記憶している。順序欄820は、作業におけるそのTODOの順序を記憶している。操作種類欄830は、操作種類を記憶している。サブ作業一覧テーブル700と操作種類欄710と同等である。操作対象の関連性欄840は、操作対象の関連性を記憶している。サブ作業一覧テーブル700の操作対象の関連性欄720と同等である。
順序付きのサブ作業一覧テーブル800の場合、順番をとばして操作した時点でアラートを出すことが可能となる。この場合のアラート処理は、文書操作処理判断モジュール(後述)で行うようにしてもよい。
また、サブ作業一覧DB190(サブ作業一覧テーブル700又は順序付きサブ作業一覧テーブル800)は、テンプレート(前述のワークフローシステムで利用されている、作業の内容や作業間の遷移を示すテンプレート)として利用してもよい。テンプレートとしての利用は、TODO再利用モジュール(後述)で行うようにしてもよい。
文書操作処理判断モジュールを付加してもよい。この文書操作処理判断モジュールは、順番通りサブ作業が行われているかチェックする。文書操作要求を受け、チェックした結果が正しい場合、文書操作処理モジュール140に操作処理を依頼する。チェックした結果、不正な操作の可能性がある場合はアラートを出す。以下に文書操作処理判断モジュールの処理を示す。
(1). 文書操作要求を受ける。
(2). サブ作業一覧DB190から実行中TODOの順序付きサブ作業一覧テーブル800を取得する。
(3). 受け付けた文書操作が順序付きサブ作業一覧テーブル800に含まれているか確認する。含まれている場合、操作を一時的に記憶する。含まれていない場合は、TODOと関係ない操作として以下の手順は行わずに文書操作処理モジュール140に処理を渡す。
(4). 操作履歴DB160から実行中TODOの開始日時以降の操作履歴テーブル600を取得する。
(5). 操作履歴テーブル600と順序付きサブ作業一覧テーブル800を比較し、次に実行すべき操作を抽出する。
(6). (2)で記憶した操作と(5)で抽出した操作を比較する。操作が同じ場合は、正しい操作順序とみなし、文書操作処理モジュール140による処理を行う。操作が異なる場合は、不正な操作の可能性があるとみなし、アラートを出す。
TODO再利用モジュールを付加してもよい。このTODO再利用モジュールは、作業を実施するためのサブ作業を一連のTODO(テンプレート)として自動作成する。TODO再利用モジュールでは、以下の処理を行う。
(1)ユーザに再利用できるTODOの候補を提示
TODO再利用モジュールは、サブ作業一覧DB190のTODO識別子カラムに存在するTODOを、再利用できるTODOとして提示する。
(2)ユーザが候補から選択したTODOをもとに、新規TODOを作成
ユーザの操作に応じて再利用したいTODOを選択した後、TODO再利用モジュールは、その選択したTODOの各サブ作業内容を別々のTODOとして作成するようにTODO登録モジュール180に依頼する。サブ作業に順序が付いている場合(順序付きサブ作業一覧テーブル800)は、各TODOに依存関係を持たせ、あるTODOが完了しないと別のTODOを開始できないような仕組みを設けてもよい。
サブ作業判定サービスモジュールを付加してもよい。このサブ作業判定サービスモジュールは、開始中のTODOに対して、既にTODOを完了している担当者が、実施すべきサブ作業を実施しているか定期的に判定する。
サブ作業判定サービスモジュールは、定期的にサブ作業一覧と担当者操作履歴を取得・照合し、サブ作業一覧の中に担当者操作履歴に当てはまらないサブ作業がある場合、実施すべきサブ作業を実施していないと判定してアラームを出す。サブ作業判定サービスモジュールは、サブ作業一覧と担当者操作履歴を以下のように取得する。
・サブ作業一覧
サブ作業一覧DB190から該当TODOのサブ作業を取得する。
・担当者操作履歴
TODO情報DB120から該当TODOの担当者を取得し、その中からTODOを完了している担当者を抽出する。操作履歴DB160から、抽出された担当者、かつ、該当TODOに設定されたTODO開始日以降の履歴、に当てはまる履歴を取得する。
図9は、TODO登録モジュール180が行うTODO登録処理の例を示すフローチャートである。
ステップS902では、TODO登録要求178の受付を行う。
ステップS904では、TODO情報DB120内のTODO情報テーブル200に新規TODOを追加する。
ステップS906からステップS910までの処理(ステップS908の処理)を、TODOに設定した担当者分繰り返す。
ステップS908では、TODO情報DB120内の担当者TODO情報テーブル300に新規担当者TODOを追加する。
図10は、TODO変更モジュール110が行うTODO開始処理の例を示すフローチャートである。
ステップS1002では、TODO変更要求108の受付を行う。
ステップS1004では、TODO情報DB120内の該当TODOの状態を「実行中」(TODO情報テーブル200の状態欄260、担当者TODO情報テーブル300の状態欄360)に変更する。
図11は、文書操作処理モジュール140が行う文書操作処理の例を示すフローチャートである。
ステップS1102では、文書操作要求138(文書の属性変更要求)の受付を行う。
ステップS1104では、文書情報DB150の該当文書の該当属性の値を変更する。具体的には、文書の修正等の操作を行う。
ステップS1106では、操作履歴DB160に操作内容を追加する。
図12は、本実施の形態(TODO変更モジュール110、サブ作業判定モジュール130、履歴分析モジュール170)による処理例を示すフローチャートである。
ステップS1202では、TODO変更モジュール110は、TODO変更要求108としてTODO完了要求の受付を行う。
ステップS1204では、TODO変更モジュール110は、サブ作業判定モジュール130に作業が完了しているか確認依頼を行う。
ステップS1206では、サブ作業判定モジュール130は、履歴分析モジュール170にサブ作業一覧の取得依頼を行う。
ステップS1208からステップS1216までの処理を、TODOに設定した担当者で完了した担当者分繰り返す。ステップS1208からステップS1216までの処理で、履歴分析モジュール170がサブ作業一覧テーブル700又は順序付きサブ作業一覧テーブル800を作成する。
ステップS1210からステップS1214までの処理を、担当者の操作数分繰り返す。
ステップS1212では、共通性のある操作をサブ作業一覧テーブル700又は順序付きサブ作業一覧テーブル800に追加する。
ステップS1218では、操作履歴DB160からTODO完了要求を出したユーザの担当操作履歴を取得する。ステップS1218からステップS1224までの処理で、サブ作業判定モジュール130が、サブ作業の判定処理を行う。
ステップS1220では、ステップS1224までの処理を、作業一覧の行数分繰り返す。
ステップS1222では、作業が担当操作履歴に含まれているか否かを判断し、含まれている場合はステップS1224へ進み、それ以外の場合はステップS1226へ進む。
ステップS1226では、アラートを出す。
ステップS1228では、TODO情報DB120の該当TODOの状態を「完了」(TODO情報テーブル200の状態欄260、担当者TODO情報テーブル300の状態欄360)に変更する。
図12の例に示したフローチャート内のステップS1212について、さらに説明する。特に、サブ作業一覧の取得方法における、共通性のある操作について補足する。
前述したように、共通性のある操作は、以下の2つのうちのいずれか又は両方を満たす操作である
・「操作種類」が同じである。
・「操作対象文書の識別子」で特定される文書に関連性がある。
例えば、以下の特徴をもつTODOがあったとする。
・担当者に「富士太郎」、「鈴木次郎」、その他複数ユーザが指定されている。
・TODOのサブ作業として、担当者毎に仕様書を作成し、所定の仕様書格納フォルダに登録する必要がある。
・「富士太郎」、「鈴木次郎」はTODOを完了している。
さらに、「富士太郎」と「鈴木次郎」の操作履歴のうち、仕様書格納フォルダに仕様書を登録した操作履歴の例を図13に示す。図13は、操作履歴情報テーブル1300のデータ構造例を示す説明図であり、図6の例に示した操作履歴情報テーブル600に相当する。操作履歴情報テーブル1300は、富士太郎が文書「D−15」に対して登録操作を行ったこと、鈴木次郎が文書「D−3]に対して登録操作を行ったこと、を記憶している。この2つの操作は、同じTODOを実施するために行った操作なので共通性のある操作として抽出すべきであるが、登録した文書は異なるため、単純な比較(文書IDの比較)では共通性のある操作として抽出できない。
この問題を解決するための例を、以下に2つ挙げる。
・登録した文書の登録先、つまり親フォルダが同一か確認する。今回のケースでは、登録先が「仕様書格納フォルダ」となるため、共通性のある操作として認識できる。登録先の親(登録した文書の親の親)まで確認するなどの処理を行うようにしてもよい。
・対象文書の「文書種別」属性(文書情報テーブル400の文書種別欄470)を利用する。共通性のチェック時に対象文書の「文書種別」属性が同じであれば共通性のある操作として認識するようにしてもよい。今回のケースでは、文書を登録する際に「文書種別」に「仕様書」といった値を設定しておくことにより(文書「D−15」と「D−3」の文書種別が「仕様書」であるので)、共通性のある操作として抽出することができる。
図14は、個人用のTODOの確認画面の例である。図14の例では、富士太郎さん(担当者102)が担当者として設定されたTODOがリスト表示されている。
TODO確認画面1400内には、TODOの件名や現在の状態を表示する。例えば、(1)個人PC管理表の更新依頼(未着手)、(2)仕様書作成依頼(開始中)、(3)教育受講依頼(完了)等を表示する。
また、リスト内のTODOの現在の状態に合わせて、TODOを変更できるボタンを表示する。例えば、未着手のTODOについては、開始ボタン1420を表示する。実施中のTODOについては、完了ボタン1430を表示する。また、完了したTODOについては、開始ボタン1420、完了ボタン1430等のボタン表示は不要である。
また、TODOは、新規作成ボタン1410などにより登録できる。
図15は、TODOの登録画面の例である。つまり、TODO情報テーブル200を生成するためのものであり、例えば、担当者102(前述の富士太郎さんの上司)が操作する。TODO登録画面1500は、件名欄1510、内容欄1520、担当者欄1530、アドレス帳ボタン1540、削除ボタン1550を有している。担当者欄1530内には、複数の担当者を指定でき、アドレス帳ボタン1540が選択されることによって、電子的アドレス帳のようなユーザを検索できるツールから追加できる。また、担当者欄1530内の選択された担当者を、削除ボタン1550が選択されたことによって削除する。
図16は、TODO完了時に不足している操作がある場合に表示されるアラート画面の例である。図14の例に示した完了ボタン1430が選択された場合に、不足している操作がある場合にTODO完了時のアラート画面1600を表示する。
操作の種類と操作の内容を表示する。例えば、「操作:登録」、「登録先:仕様書格納フォルダ」を表示する。
キャンセルボタン1620が選択されると、完了処理をキャンセルする(完了ボタン1430選択の無効化)。
なお、完了ボタン1610が選択された場合は、そのまま完了処理を行う。そして、ここでの不足している操作(「操作:登録」、「登録先:仕様書格納フォルダ」)を、共通性のある操作から除外するようにしてもよい。
なお、本実施の形態としてのプログラムが実行されるコンピュータのハードウェア構成は、図17に例示するように、一般的なコンピュータであり、具体的にはパーソナルコンピュータ、サーバーとなり得るコンピュータ等である。つまり、具体例として、処理部(演算部)としてCPU1701を用い、記憶装置としてRAM1702、ROM1703、HD1704を用いている。HD1704として、例えばハードディスクを用いてもよい。TODO変更モジュール110、サブ作業判定モジュール130、文書操作処理モジュール140、履歴分析モジュール170、TODO登録モジュール180等のプログラムを実行するCPU1701と、そのプログラムやデータを記憶するRAM1702と、本コンピュータを起動するためのプログラム等が格納されているROM1703と、補助記憶装置(フラッシュメモリ等であってもよい)であるHD1704(TODO情報DB120、文書情報DB150、操作履歴DB160、サブ作業一覧DB190の機能を実現する記憶装置)と、キーボード、マウス、タッチパネル等に対する利用者の操作に基づいてデータを受け付ける受付装置1706と、CRT、液晶ディスプレイ等の出力装置1705と、ネットワークインタフェースカード等の通信ネットワークと接続するための通信回線インタフェース1707、そして、それらをつないでデータのやりとりをするためのバス1708により構成されている。これらのコンピュータが複数台互いにネットワークによって接続されていてもよい。
前述の実施の形態のうち、コンピュータ・プログラムによるものについては、本ハードウェア構成のシステムにソフトウェアであるコンピュータ・プログラムを読み込ませ、ソフトウェアとハードウェア資源とが協働して、前述の実施の形態が実現される。
なお、図17に示すハードウェア構成は、1つの構成例を示すものであり、本実施の形態は、図17に示す構成に限らず、本実施の形態において説明したモジュールを実行可能な構成であればよい。例えば、一部のモジュールを専用のハードウェア(例えばASIC等)で構成してもよく、一部のモジュールは外部のシステム内にあり通信回線で接続しているような形態でもよく、さらに図17に示すシステムが複数互いに通信回線によって接続されていて互いに協調動作するようにしてもよい。また、特に、パーソナルコンピュータの他、情報家電、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ、複合機(スキャナ、プリンタ、複写機、ファックス等のいずれか2つ以上の機能を有している画像処理装置)などに組み込まれていてもよい。
なお、説明したプログラムについては、記録媒体に格納して提供してもよく、また、そのプログラムを通信手段によって提供してもよい。その場合、例えば、前記説明したプログラムについて、「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」の発明として捉えてもよい。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク(DVD)であって、DVDフォーラムで策定された規格である「DVD−R、DVD−RW、DVD−RAM等」、DVD+RWで策定された規格である「DVD+R、DVD+RW等」、コンパクトディスク(CD)であって、読出し専用メモリ(CD−ROM)、CDレコーダブル(CD−R)、CDリライタブル(CD−RW)等、ブルーレイ・ディスク(Blu−ray(登録商標) Disc)、光磁気ディスク(MO)、フレキシブルディスク(FD)、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ(ROM)、電気的消去及び書換可能な読出し専用メモリ(EEPROM(登録商標))、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ(RAM)、SD(Secure Digital)メモリーカード等が含まれる。
そして、前記のプログラム又はその一部は、前記記録媒体に記録して保存や流通等させてもよい。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク(LAN)、メトロポリタン・エリア・ネットワーク(MAN)、ワイド・エリア・ネットワーク(WAN)、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにこれらの組み合わせ等の伝送媒体を用いて伝送させてもよく、また、搬送波に乗せて搬送させてもよい。
さらに、前記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。また、複数の記録媒体に分割して
記録されていてもよい。また、圧縮や暗号化など、復元可能であればどのような態様で記録されていてもよい。
100…情報処理装置
110…TODO変更モジュール
120…TODO情報DB
130…サブ作業判定モジュール
140…文書操作処理モジュール
150…文書情報DB
160…操作履歴DB
170…履歴分析モジュール
180…TODO登録モジュール
190…サブ作業一覧DB

Claims (5)

  1. 担当者が担当している作業を記憶している第1の記憶手段と、
    担当者毎に作業の開始日時と完了日時を記憶している第2の記憶手段と、
    文書に対する操作日時と操作を記憶している第3の記憶手段と、
    第1の担当者が担当している作業と類似する作業を完了させた他の担当者である第2の担当者を、前記第1の記憶手段から抽出する第1の抽出手段と、
    前記第1の抽出手段によって抽出された第2の担当者が完了させた前記作業の開始日時と完了日時を、前記第2の記憶手段から抽出する第2の抽出手段と、
    前記第2の抽出手段によって抽出された開始日時と完了日時の間に、前記第2の担当者が行った、文書に対する操作履歴を、前記第3の記憶手段から抽出する第3の抽出手段と、
    前記第3の抽出手段によって抽出された操作履歴に基づいて、前記第1の担当者が行わなければならない操作を抽出する第4の抽出手段と、
    前記第4の抽出手段によって抽出された操作を提示する提示手段
    を具備することを特徴とする情報処理装置。
  2. 前記第1の抽出手段は、複数の第2の担当者を抽出し、
    前記第4の抽出手段は、複数の操作履歴内から共通する操作を抽出するための規則にしたがって、前記第1の担当者が行わなければならない操作を抽出する
    ことを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。
  3. 前記提示手段は、前記第1の担当者の担当している作業が完了した後に、該第1の担当者が行った操作と前記第4の抽出手段によって抽出された操作を比較し、該第1の担当者が行っていない操作がある場合は、操作が不足している旨の提示を行う
    ことを特徴とする請求項1又は2に記載の情報処理装置。
  4. 前記第4の抽出手段は、前記操作履歴内の操作が行われた日時にしたがって、前記第1の担当者が行わなければならない操作の順序を決定する
    ことを特徴とする請求項1から3のいずれか一項に記載の情報処理装置。
  5. 担当者が担当している作業を記憶している第1の記憶手段と、
    担当者毎に作業の開始日時と完了日時と状態を記憶している第2の記憶手段と、
    文書に対する操作日時と操作を記憶している第3の記憶手段を有しているコンピュータを、
    第1の担当者が担当している作業と類似する作業を完了させた他の担当者である第2の担当者を、前記第1の記憶手段から抽出する第1の抽出手段と、
    前記第1の抽出手段によって抽出された第2の担当者が完了させた前記作業の開始日時と完了日時を、前記第2の記憶手段から抽出する第2の抽出手段と、
    前記第2の抽出手段によって抽出された開始日時と完了日時の間に、前記第2の担当者が行った、文書に対する操作履歴を、前記第3の記憶手段から抽出する第3の抽出手段と、
    前記第3の抽出手段によって抽出された操作履歴に基づいて、前記第1の担当者が行わなければならない操作を抽出する第4の抽出手段と、
    前記第4の抽出手段によって抽出された操作を提示する提示手段
    として機能させるための情報処理プログラム。
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