JP2013171447A - 情報処理装置及び情報処理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子文書の重要度を、その電子文書が関連しているタスクとその電子文書に関連している電子文書のタスク間の距離に基づいて算出するようにした情報処理装置を提供する。
【解決手段】情報処理装置の関連付け手段は、操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて、電子文書と該操作が行われたタスクを関連付け、関連文書抽出手段は、関連付け手段でタスクに関連付けられた第１の電子文書と関連する第２の電子文書を、操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて抽出し、重要度算出手段は、タスク記憶手段に記憶されている情報及び前記関連付け手段による電子文書とタスクの関連付けに基づいて、第２の電子文書に対して、第１の電子文書に関連付けられているタスクと第２の電子文書に関連付けられているタスク間の距離に応じた第２の文書の重要度を算出する。
【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理装置及び情報処理プログラムに関する。

特許文献１には、文書の編集時に他文書の引用が行われた際に、その引用されたという逆引用情報を抽出し、その情報を引用された文書の利用者に提示することを課題とし、逆引用情報抽出手段では、編集文書中で参照記述された他文書に関する情報及び編集文書の編集行為中の引用作業により、どの文書のどの部分がどの部分へ引用されたかという情報を抽出し、逆引用情報保存手段では逆引用情報を、引用された文書の属性情報として保存し、この逆引用情報は、文書を編集又は表示する際に、その文書が他の文書から引用されていれば、どの文書に引用されたか、どこがどの様に引用されたか等の情報を提示することが開示されている。

特許文献２には、プロジェクト中で作成されていく書類を、参考書類として提示することを課題とし、作業案件ＤＢ（ＤａｔａＢａｓｅ、データベース）を参照し、未終了作業案件の作業識別子と作業案件名と作業種類とを作業案件取り出し手段で取り出し、該作業種類に対し参考文書検索ルールＤＢに検索ルールがあるかを、参考文書検索ルール取り出し手段で判定し、前記作業種類に対し検索ルールがあると判定された際、当該作業種類に対する検索ルールを、参考文書検索手段により取得し、該検索ルールに基づき、前記作業識別子に対し、作業案件ＤＢと文書ＤＢとを参照し、参考書類の識別子を検索し、該参考書類の識別子に対応する書類名を、文書ＤＢを参照して取り出し、前記作業案件名と前記参考書類の識別子と書類名とを対応させ、表示手段により表示することが開示されている。

特許文献３には、文書の分類整理や関連付けなどの事前作業を行うことなく、操作対象文書に関連した文書を抽出し、それを容易に参照できるようにすることを課題とし、操作履歴管理部は、文書操作装置による文書操作の履歴情報を生成し、操作履歴情報保存部に保存し、関連文書処理部は、文書操作装置で操作される文書の操作履歴情報と、他の文書の操作履歴情報とを、ユーザーにより選ばれた１つ以上の項目に関して照合することにより、操作対象文書と関連している可能性が高い文書を抽出し、そのリストを文書操作装置へ送り、ユーザーは、表示装置に表示された関連文書リスト上で文書を選択することにより、その内容を参照できることが開示されている。

特許文献４には、予め文書の分類整理や関連付け、キーワード入力などの作業を行う必要なく、閲覧中の文書と関連している可能性の高い文書を保存文書群から自動的に抽出することができる文書処理管理装置を提供することを課題とし、ユーザーによって指定された文書の保存場所と文書名をメインウィンドウ画面に表示し、閲覧履歴管理部は、表示中の文書情報が、過去に閲覧されたことがあるか否かを文書管理情報保存部の内容を参照し判定し、過去に閲覧されたことがある場合、表示中の文書情報に対応するＩＤ番号を取得し、閲覧されたことがない場合、新たに文書管理情報保存部に新規にＩＤを発行し登録し、関連文書群リスト生成処理では、日々蓄積された閲覧履歴情報を解析し、現在閲覧中の文書の関連文書群を決定し、リストとして生成することが開示されている。

特許文献５には、編集対象ファイルに対する他の複数の参照ファイルの関連の強さを自動的に取得して、作業者に負荷をかけることなく、編集対象ファイルに関連するファイルを関連の強い順に容易に検索することを可能にすることを課題とし、ファイル編集の際に、開かれた全てのファイルについての、編集開始日時、編集終了日時、視認可能時間累計情報及び保存履歴を含むファイル編集情報を取得して登録し、登録されたファイル編集情報に基づき、保存履歴が有りのファイルを編集対象ファイルとして抽出し、抽出した編集対象ファイルについては、前記編集開始時刻情報、編集終了時刻情報に基づいて当該編集対象ファイルが開いていた時間中に開いていた他の１〜複数の参照ファイルのファイル名及び視認可能時間累計情報を取得し、該取得した参照ファイルのファイル名及び視認可能時間累計情報を当該編集対象ファイルに関連付けて関連ファイル情報として登録することが開示されている。

特開平０６−２８２５３４号公報 特開２０００−２０７４５９号公報 特開２００２−２０７７２６号公報 特開２００３−０８５２０４号公報 特開２００６−２９３９３６号公報

本発明は、電子文書の重要度を、その電子文書が関連しているタスクとその電子文書に関連している電子文書のタスク間の距離に基づいて算出するようにした情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することを目的としている。

かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
請求項１の発明は、利用者が仕事に関する情報の管理を行う環境の単位であるタスクを識別するタスク識別情報と、該タスクを利用する利用者を識別する利用者識別情報と、該タスクに関係する他のタスクのタスク識別情報とを記憶しているタスク記憶手段と、前記タスクの環境における電子文書に対する利用者の操作の履歴を記憶する操作履歴記憶手段と、前記操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて、電子文書と該操作が行われたタスクを関連付ける関連付け手段と、前記関連付け手段でタスクに関連付けられた第１の電子文書と関連する第２の電子文書を、前記操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて抽出する関連文書抽出手段と、前記タスク記憶手段に記憶されている情報及び前記関連付け手段による電子文書とタスクの関連付けに基づいて、前記第２の電子文書に対して、前記第１の電子文書に関連付けられているタスクと該第２の電子文書に関連付けられているタスク間の距離に応じた該第２の文書の重要度を算出する重要度算出手段を具備することを特徴とする情報処理装置である。

請求項２の発明は、前記関連付け手段は、前記電子文書を参照していた時間が予め定められた時間以上又はより長いこと、前記タスクの利用者によって該電子文書を参照した回数が予め定められた数以上又はより多いこと、該電子文書を参照した前記タスクの利用者の人数が予め定められた人数以上又はより多いこと、該タスクの役割を有する利用者が編集したこと、のうちいずれか一つ又はこれらの組み合わせを条件として、電子文書と前記操作が行われたタスクを関連付けることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置である。

請求項３の発明は、前記電子文書には、作成過程が関連付けられており、前記関連付け手段は、対象としている電子文書の作成過程が保存過程である場合は、該電子文書をタスクには関連付けないことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置である。

請求項４の発明は、前記関連文書抽出手段は、予め定められた条件に基づいて、第１の文書が参照した文書を第２の文書として抽出することを特徴とする請求項１〜３のいずれか一項に記載の情報処理装置である。

請求項５の発明は、前記重要度算出手段は、前記タスク間の距離が長いほど前記第２の文書の重要度が高くなるように該第２の文書の重要度を算出することを特徴とする請求項１〜４のいずれか一項に記載の情報処理装置である。

請求項６の発明は、前記重要度算出手段は、前記タスク間の距離の他に、前記関連文書抽出手段によって抽出された第２の電子文書を参照した他の電子文書の数に基づいて算出することを特徴とする請求項１〜５のいずれか一項に記載の情報処理装置である。

請求項７の発明は、前記重要度算出手段によって算出された重要度に基づいて、該重要度が予め定められた値以上又はより大きい電子文書を複製する処理、該重要度が予め定められた値以下又は未満である電子文書を削除する処理、該重要度が予め定められた値以上又はより大きい電子文書のアクセス権を変更する処理、前記利用者が所有している情報処理装置内にある該重要度が予め定められた値以上又はより大きい電子文書を他の情報処理装置に登録する処理のうちいずれか一つ以上の処理を行う文書処理手段をさらに具備することを特徴とする請求項１〜６のいずれか一項に記載の情報処理装置である。

請求項８の発明は、コンピュータを、利用者が仕事に関する情報の管理を行う環境の単位であるタスクを識別するタスク識別情報と、該タスクを利用する利用者を識別する利用者識別情報と、該タスクに関係する他のタスクのタスク識別情報とを記憶しているタスク記憶手段と、前記タスクの環境における電子文書に対する利用者の操作の履歴を記憶する操作履歴記憶手段と、前記操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて、電子文書と該操作が行われたタスクを関連付ける関連付け手段と、前記関連付け手段でタスクに関連付けられた第１の電子文書と関連する第２の電子文書を、前記操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて抽出する関連文書抽出手段と、前記タスク記憶手段に記憶されている情報及び前記関連付け手段による電子文書とタスクの関連付けに基づいて、前記第２の電子文書に対して、前記第１の電子文書に関連付けられているタスクと該第２の電子文書に関連付けられているタスク間の距離に応じた該第２の文書の重要度を算出する重要度算出手段として機能させるための情報処理プログラムである。

請求項１の情報処理装置によれば、電子文書の重要度を、その電子文書が関連しているタスクとその電子文書に関連している電子文書のタスク間の距離に基づいて算出することができる。

請求項２の情報処理装置によれば、本構成を有していない場合に比較して、タスクにより関連のある電子文書を抽出することができる。

請求項３の情報処理装置によれば、保管フェーズの電子文書を関連付ける処理を行わないことで、そのタスクで作成していた電子文書だけをタスクと関連付けることができる。

請求項４の情報処理装置によれば、予め定められた条件に基づいて、第１の電子文書が参照した電子文書を第２の電子文書として抽出することができる。

請求項５の情報処理装置によれば、電子文書の重要度を、タスク間の距離が長いほど前記第２の電子文書の重要度が高くなるように算出することができる。

請求項６の情報処理装置によれば、電子文書の重要度を、電子文書を参照した他の電子文書の数に基づいて算出することができる。

請求項７の情報処理装置によれば、電子文書の重要度に基づいて、電子文書を複製する処理、電子文書を削除する処理、電子文書のアクセス権を変更する処理、電子文書を他の情報処理装置に登録する処理のうちいずれか一つ以上の処理を行うことができる。

請求項８の情報処理プログラムによれば、電子文書の重要度を、その電子文書が関連しているタスクとその電子文書に関連している電子文書のタスク間の距離に基づいて算出することができる。

本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図である。 本実施の形態を実現する場合のシステム構成例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。 本実施の形態によるタスクと文書の関連、文書と文書の関連の例を示す説明図である。 文書管理表のデータ構造例を示す説明図である。 タスク管理表のデータ構造例を示す説明図である。 文書管理表のデータ構造例を示す説明図である。 文書関連表のデータ構造例を示す説明図である。 操作ログのデータ構造例を示す説明図である。 関連度表のデータ構造例を示す説明図である。 重要度表のデータ構造例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 関連度表（タスクＡ抜粋−文書Ａ参照時）のデータ構造例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 文書関連表Ａのデータ構造例を示す説明図である。 重要度表（タスクＤ抜粋−変更前）のデータ構造例を示す説明図である。 重要度表（タスクＤ抜粋−変更後）のデータ構造例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 重要文書抽出画面の例を示す説明図である。 重要文書抽出画面の例を示す説明図である。 本実施の形態を実現するコンピュータのハードウェア構成例を示すブロック図である。

以下、図面に基づき本発明を実現するにあたっての好適な一実施の形態の例を説明する。
図１は、本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図を示している。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア（コンピュータ・プログラム）、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはコンピュータ・プログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、それらのモジュールとして機能させるためのコンピュータ・プログラム（コンピュータにそれぞれの手順を実行させるためのプログラム、コンピュータをそれぞれの手段として機能させるためのプログラム、コンピュータにそれぞれの機能を実現させるためのプログラム）、システム及び方法の説明をも兼ねている。ただし、説明の都合上、「記憶する」、「記憶させる」、これらと同等の文言を用いるが、これらの文言は、実施の形態がコンピュータ・プログラムの場合は、記憶装置に記憶させる、又は記憶装置に記憶させるように制御するの意である。また、モジュールは機能に一対一に対応していてもよいが、実装においては、１モジュールを１プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを１プログラムで構成してもよく、逆に１モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは１コンピュータによって実行されてもよいし、分散又は並列環境におけるコンピュータによって１モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。なお、１つのモジュールに他のモジュールが含まれていてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続（データの授受、指示、データ間の参照関係等）の場合にも用いる。「予め定められた」とは、対象としている処理の前に定まっていることをいい、本実施の形態による処理が始まる前はもちろんのこと、本実施の形態による処理が始まった後であっても、対象としている処理の前であれば、そのときの状況・状態に応じて、又はそれまでの状況・状態に応じて定まることの意を含めて用いる。また、「Ａである場合、Ｂをする」という意味を有する記載は、「Ａであるか否かを判断し、Ａであると判断した場合はＢをする」の意味で用いる。ただし、Ａであるか否かの判断が不要である場合を除く。
また、システム又は装置とは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク（一対一対応の通信接続を含む）等の通信手段で接続されて構成されるほか、１つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。「装置」と「システム」とは、互いに同義の用語として用いる。もちろんのことながら、「システム」には、人為的な取り決めである社会的な「仕組み」（社会システム）にすぎないものは含まない。
また、各モジュールによる処理毎に又はモジュール内で複数の処理を行う場合はその処理毎に、対象となる情報を記憶装置から読み込み、その処理を行った後に、処理結果を記憶装置に書き出すものである。したがって、処理前の記憶装置からの読み込み、処理後の記憶装置への書き出しについては、説明を省略する場合がある。なお、ここでの記憶装置としては、ハードディスク、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）、外部記憶媒体、通信回線を介した記憶装置、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）内のレジスタ等を含んでいてもよい。

本実施の形態である情報処理装置は、電子文書（以下、単に文書という）の重要度を算出するものであって、図１の例に示すように、タスク記憶モジュール１１０、操作履歴記憶モジュール１２０、文書・タスク関連付モジュール１３０、関連文書抽出モジュール１４０、重要度算出モジュール１５０、文書処理モジュール１６０を有している。
本実施の形態による処理の概要を説明する。
タスク活動に関わるユーザーの操作状態に応じて、文書とタスク、文書と文書の参照関係を明らかにして、その結果として、他のタスクから参照されている文書を重要であると判定することである。
タスク活動に関わるユーザーの操作状態を利用することで下記の様に重要文書を判定する。
（１）タスクと文書に関係を持たせる。
（２）文書間の参照関係を取り出す。
（３）他のタスクに関係を持つ文書から参照されている文書を判定する。
他のタスクから参照される文書は重要である。このような文書を見つけるために、文書間の参照関係と文書とタスクの関係を利用する。

なお、文書とは、テキストデータ、場合によっては画像、動画、音声等の電子データ、又はこれらの組み合わせであり、記憶、編集及び検索等の対象となり、システム又は利用者間で個別の単位として交換できるものをいい、これらに類似するものを含む。

タスク記憶モジュール１１０は、重要度算出モジュール１５０と接続されている。タスク記憶モジュール１１０は、担当者（以下、文脈に応じて、ユーザー、利用者、操作者、タスクメンバー等ともいう）が仕事を行うための環境であるタスクを識別する情報であるタスク識別情報と、そのタスクを担当する担当者を識別する担当者識別情報と、そのタスクに関係する他のタスクのタスク識別情報とを記憶している。
タスクとは、利用者が仕事に関する情報の管理を行う環境の単位である。例えば、プロジェクト（特定の任務、例えば、企画、研究計画、開発事業等）内の仕事の塊の１つで、タスクにメンバー（担当者）、文書などが登録されて、タスク内でメンバー同士が情報交換、成果物の提出などを行うための環境である。タスクに、ログインすることで現在取り組んでいるタスクを指定することができる。具体例を挙げると、プロジェクトとしては製品開発であり、タスクＡがその製品の検索機能開発、タスクＢがその製品の分類機能開発等が該当する。また、タスクとは、業務の担当者によって作成された業務の処理手順のうちの１つの処理と定義してもよい。また、タスクとは、文書管理システム２２０を用いて共通の目的を達成するために複数の利用者が共同で登録文書を用いた作業を行う単位と定義してもよい。そして、登録文書が何れのタスクに属するかを示すタスク情報を各文書毎に文書ＤＢ２２４又はユーザー端末２３０内のファイルシステム２３２に登録することができる。なお、このタスク情報は、対応する文書を文書ＤＢ２２４又はファイルシステム２３２に登録する際や、登録後の任意のタイミングで、ユーザー端末２３０を介するか、又は文書管理装置２２０によって直接に登録することができる。

タスク識別情報は、タスクを本実施の形態によって一意に識別する情報であればよく、タスクの名称等であってもよい。
担当者識別情報は、担当者を本実施の形態によって一意に識別する情報であればよく、担当者の名称等であってもよい。
タスクに関係する他のタスクとは、タスク間に関係があり、例えば、階層構造（木構造）におけるノードをタスクとしたような構成における親タスク（又は子タスク）であってもよい。ネットワーク関係（ワークフローにおける順序関係等を含めてもよい）を有している場合は、隣接しているタスク（次のタスク又は前のタスク）であってもよい。
タスク記憶モジュール１１０が記憶するデータのデータ構造の具体例としては、後述する図６に例示するタスク管理表２１６が該当する。

操作履歴記憶モジュール１２０は、文書・タスク関連付モジュール１３０、関連文書抽出モジュール１４０と接続されている。
操作履歴記憶モジュール１２０は、タスクの環境における文書に対する担当者の操作の履歴を記憶する。

文書・タスク関連付モジュール１３０は、操作履歴記憶モジュール１２０、重要度算出モジュール１５０と接続されている。文書・タスク関連付モジュール１３０は、操作履歴記憶モジュール１２０が記憶している操作の履歴に基づいて、文書とその操作が行われたタスクを関連付ける。
また、文書・タスク関連付モジュール１３０は、文書を参照していた時間が予め定められた時間以上又はより長いこと、タスクの担当者によって文書を参照した回数が予め定められた数以上又はより多いこと、文書を参照したタスクの担当者の人数が予め定められた人数以上又はより多いこと、タスクの役割を有する担当者が編集したこと、のうちいずれか一つ又はこれらの組み合わせを条件として、文書と前記操作が行われたタスクを関連付けるようにしてもよい。
文書を参照していた時間とは、文書が開かれてから閉じられるまでの時間をいう。
タスクの担当者は、図６に例示のタスク管理表２１６内のユーザー名欄６３０を参照することによって、抽出し得る。
タスクの役割とは、そのタスクにおける役割には階級があり、予め定められた階級以上又はより上である階級であることをいい、例えば、そのタスクにおけるリーダーである場合をいう。なお、担当者が有している役割は、図６に例示のタスク管理表２１６内の役割欄６４０を参照することによって、抽出し得る。この例では、階級として、リーダーと一般がある。

また、文書には、作成過程が関連付けられていてもよい。なお、文書の作成過程（以下、フェーズともいう）とは、文書の作成の一連の流れの中における状態のことで、例えば、「作成過程（登録、共同編集）」、「処理過程（レビュー、承認）」、「保管過程（公開、配付、配布）」、「保存過程（アーカイブ、監査）」、「廃棄過程（廃棄）」等がある。特に、保存過程の文書とは、例えば、証拠文書（証憑等）として保存する期間が法定されており、その期間内にある文書のことである。なお、文書毎にその文書の現在のフェーズを対応付けて管理している。
そして、文書・タスク関連付モジュール１３０は、対象としている文書の作成過程が保存過程である場合は、その文書をタスクには関連付けないようにしてもよい。保存過程の文書をタスクとの関連付け処理の対象外とするものである。そのタスクで作成していた文書だけをタスクと関連付けるようにするためである。
なお、担当者が所有している情報処理装置内にある文書は、保存過程であるか否かを問わず、タスクとの対応付け処理を行うようにしてもよい。つまり、保存過程であるか否かを判断して、タスクとの対応付け処理を行うのは、文書管理装置（担当者が所有している情報処理装置とは異なる情報処理装置であり、例えば、複数人によってアクセス可能な文書管理サーバー等が該当する）内にある文書だけを対象としてもよい。

なお、ユーザーとタスクの関連付けは、タスクにログインすることによって関連付けを行うことを例示する。したがって、タスクにログインしてからログアウトするまでの期間に行った文書に対する操作を検知することによって、文書とタスクの関連付けができる。検知する操作は、ログインからログアウトまでを少なくとも対象とすればよい。
タスクとユーザー、操作の関連付けは、ログインの他に、タスクに対応するデスクトップを開くこと、タスクに対応するファイルにアクセスすること、タスクに対応するメニューを選択すること、タスクに対応する情報処理装置（例えば、ＰＣ、仮想計算機等を含めてもよい）を利用すること等がある。１つのタスクの担当者は、１人であってもよいし、複数人であってもよい。

関連文書抽出モジュール１４０は、操作履歴記憶モジュール１２０、重要度算出モジュール１５０と接続されている。関連文書抽出モジュール１４０は、操作履歴記憶モジュール１２０が記憶している操作の履歴に基づいて、第１の文書と関連する第２の文書を抽出する。
また、関連文書抽出モジュール１４０は、予め定められた条件に基づいて、第１の文書（文書・タスク関連付モジュール１３０によってタスクに関連付けられた文書を含む）が参照した文書を第２の文書として抽出するようにしてもよい。予め定められた条件としては、例えば、第１の文書を参照中に、他の文書を予め定められた時間以上又はより長い時間、参照していた場合は、その参照していた文書を第２の文書としてもよい。また、第１の文書を開き、編集した後に保存した場合に、その開いた後から保存するまでの期間に、他の文書を予め定められた時間以上又はより長い時間、参照していた場合は、その参照していた文書を第２の文書としてもよい。また、静的な参照関係のある文書（例えば、第１の文書からリンクによって接続されている文書）を第２の文書として抽出してもよい。

重要度算出モジュール１５０は、タスク記憶モジュール１１０、文書・タスク関連付モジュール１３０、関連文書抽出モジュール１４０、文書処理モジュール１６０と接続されている。重要度算出モジュール１５０は、タスク記憶モジュール１１０に記憶されている情報及び文書・タスク関連付モジュール１３０による文書とタスクの関連付けに基づいて、関連文書抽出モジュール１４０によって抽出された第２の文書に対して、第１の文書に関連付けられているタスクとその第２の文書に関連付けられているタスク間の距離に応じたその第２の文書の重要度を算出する。
なお、文書の重要度とは、タスクにおけるその文書の重要度である。
また、重要度算出モジュール１５０は、タスク間の距離が長いほど第２の文書の重要度が高くなるように、その第２の文書の重要度を算出するようにしてもよい。
また、重要度算出モジュール１５０は、タスク間の距離の他に、関連文書抽出モジュール１４０によって抽出された第２の文書を参照した他の文書の数に基づいて算出するようにしてもよい。

文書処理モジュール１６０は、重要度算出モジュール１５０と接続されている。文書処理モジュール１６０は、重要度算出モジュール１５０によって算出された重要度に基づいて、（１）その重要度が予め定められた値以上又はより大きい文書を複製する処理、（２）その重要度が予め定められた値以下又は未満である文書を削除する処理、（３）その重要度が予め定められた値以上又はより大きい文書のアクセス権を変更する処理、（４）担当者が所有している情報装置（例えば、ＰＣ等）内にあるその重要度が予め定められた値以上又はより大きい文書を他の情報処理装置（例えば、文書管理サーバー等）に登録する処理、のうちいずれか一つ以上の処理を行う。これらについては、図１９、図２０を用いて後述する。

図２は、本実施の形態を実現する場合のシステム構成例を示す説明図である。
本システムでは、タスク管理装置２１０、文書管理装置２２０、ユーザー端末２３０、重要文書判定装置２４０が、通信回線２９９を介してそれぞれ接続されている。なお、図１に例示の構成との比較を示すと、タスク記憶モジュール１１０はタスク管理表２１６に該当し、操作履歴記憶モジュール１２０は操作ログ２５４に該当し、文書・タスク関連付モジュール１３０はタスク文書管理モジュール２４６に該当し、関連文書抽出モジュール１４０は文書関連管理モジュール２４４に該当し、重要度算出モジュール１５０は重要文書判定モジュール２４８に該当し、文書処理モジュール１６０は文書管理装置２２０又はユーザー端末２３０に該当する。

タスク管理装置２１０は、タスクＤＢ２１４と接続されている。タスク管理装置２１０は、タスクを登録・管理する。
文書管理装置２２０は、文書ＤＢ２２４と接続されている。文書管理装置２２０は、文書を登録・管理する。
ユーザー端末２３０は、ユーザーが利用する端末（例えば、ＰＣ等）である。ユーザー端末２３０から文書管理装置２２０やタスク管理装置２１０にアクセスする。
重要文書判定装置２４０は、重要文書判定ＤＢ２５０と接続されている。重要文書判定装置２４０は、文書間の関連を管理し、タスク−文書間の関連を管理し、タスク内の関連文書から、重要な文書を判定する。

タスク管理装置２１０は、タスク管理モジュール２１２を有している。タスク管理モジュール２１２は、タスクＤＢ２１４に登録されているタスクを管理する。
タスクＤＢ２１４は、タスク管理表２１６を記憶している。タスク管理表２１６は、タスクの内容、メンバー情報等を記憶している。例えば、図６に示すタスク管理表２１６であり、後述する。

文書管理装置２２０は、文書管理モジュール２２２を有している。文書管理モジュール２２２は、文書ＤＢ２２４に文書を登録し、その登録されている文書を管理する。
文書ＤＢ２２４は、文書管理表２２６を記憶している。文書管理表２２６は、文書と文書の属性情報を記憶している。例えば、図５に示す文書管理表２２６であり、後述する。

ユーザー端末２３０は、ファイルシステム２３２を有している。ファイルシステム２３２は、ユーザー端末２３０上の文書を管理する。
ファイルシステム２３２は、文書管理表２３４を記憶している。文書管理表２３４は、文書と文書の属性情報を記憶している。例えば、図７に示す文書管理表２３４であり、後述する。

重要文書判定装置２４０は、ユーザー管理モジュール２４２、文書関連管理モジュール２４４、タスク文書管理モジュール２４６、重要文書判定モジュール２４８を有している。
ユーザー管理モジュール２４２は、現在どのタスクにだれがログインしているかを管理する。
文書関連管理モジュール２４４は、文書間の関連を管理する。ここで、対象とする文書は、文書管理装置２２０内の文書とユーザー端末２３０内の文書である。
タスク文書管理モジュール２４６は、タスクと文書間の関連を管理する。
重要文書判定モジュール２４８は、タスクの関連文書のうちから、タスクにとって重要な文書を判定する。

重要文書判定ＤＢ２５０は、文書関連表２５２、操作ログ２５４、関連度表２５６、重要度表２５８を記憶している。
文書関連表２５２は、文書間の関連情報を記憶している。例えば、図８に示す文書関連表２５２であり、後述する。
操作ログ２５４は、文書に対する操作記録を記憶している。例えば、図９に示す操作ログ２５４であり、後述する。なお、操作ログ２５４は、文書管理装置２２０に記憶されている操作記録（文書管理装置２２０上の文書に対する操作記録）又はユーザー端末２３０に記憶されている操作記録（ユーザー端末２３０上の文書に対する操作記録）を収集したものであってもよい。
関連度表２５６は、タスクと文書間の関連情報を記憶している。例えば、図１０に示す関連度表２５６であり、後述する。
重要度表２５８は、タスクの関連文書のうち重要な文書情報を記憶している。例えば、図１１に示す重要度表２５８であり、後述する。なお、重要文書判定ＤＢ２５０で管理する文書は、文書管理装置２２０とユーザー端末２３０上の文書を対象とする。

図３は、本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。
ステップＳ３０２では、ユーザー端末２３０におけるユーザーのログイン操作を検知して、タスクにログインする。
ステップＳ３０４では、そのユーザーのタスクへのログイン処理を行い、現在のユーザーがどのタスクにログインしたかをタスク管理装置２１０に記録する。
ステップＳ３０６では、現在のユーザーがどのタスクにログインしたかを重要文書判定装置２４０に記録する。

ステップＳ３０８では、ユーザー端末２３０におけるユーザーの文書操作（文書を開く操作）を検知して、文書を開く。
ステップＳ３１０では、ユーザーが文書を開くために文書情報を文書管理装置２２０から取得（ユーザー端末２３０の文書の場合はユーザー端末２３０から文書情報を取得する）して、操作ログを重要文書判定装置２４０から取得する。
ステップＳ３１２では、ステップＳ３１０で取得した情報を重要文書判定装置２４０に提供する。

ステップＳ３１４では、開いた文書がタスクの関連文書かを判別し、タスクの関連文書である場合はステップＳ３２４へ進み、それ以外の場合はステップＳ３１６へ進む。
ステップＳ３１６では、開いた文書の操作者とタスクメンバーを確認するため、タスク管理装置２１０から情報を取得する。
ステップＳ３１８では、ステップＳ３１６で取得した情報を重要文書判定装置２４０に提供する。

ステップＳ３２０では、開いた文書の関連度を計算して関連文書になるかを判別し、関連文書になる場合はステップＳ３２２へ進み、それ以外の場合は処理を終了する（ステップＳ３９９）。
ステップＳ３２２では、開いた文書をログインしているタスクの関連文書にする。
ステップＳ３２４では、ユーザー端末２３０におけるユーザーの文書操作（文書を開く操作）を検知して、最初に開いた文書とは別の文書を開く。

ステップＳ３２６では、開いた別の文書の文書情報を文書管理装置２２０から取得（ユーザー端末２３０の文書の場合はユーザー端末２３０から文書情報を取得）して、操作ログを重要文書判定装置２４０から取得する。
ステップＳ３２８では、ステップＳ３２６で取得した情報をユーザー端末２３０に提供する。
ステップＳ３４０では、ユーザー端末２３０におけるユーザーの文書操作（編集保存操作）を検知して、最初に開いた文書を編集保存する。

ステップＳ３４２では、最初に開いた文書を編集保存したため、文書管理装置２２０上の文書情報を更新（ユーザー端末２３０の文書の場合はユーザー端末２３０の文書情報を更新）して、重要文書判定装置２４０上の操作ログを更新する。
ステップＳ３４４では、ステップＳ３４２で更新した情報を重要文書判定装置２４０に提供する。
ステップＳ３４６では、最初に開いた文書から後に開いた別の文書向けの関連を生成する。

ステップＳ３４８では、後に開いた別の文書が他のタスクの関連文書かを確認し、他のタスクの関連文書である場合はステップＳ３５０へ進み、それ以外の場合は処理を終了する（ステップＳ３９８）。
ステップＳ３５０では、ログインしているタスクと他のタスクの親等数を取得する。
ステップＳ３５２では、ステップＳ３５０で取得した情報を重要文書判定装置２４０に提供する。
ステップＳ３５４では、他の文書のタスクにおける重要度を算出する。

本実施の形態では、タスクの重要な文書を抽出し、利用するまでを下記の順に説明する。
１） システムの概要
２） タスク−文書間の関連生成
３） 文書間の関連生成
４） タスクの重要文書の抽出
５） 重要文書の利用

＜１） システムの概要＞
図４は、本実施の形態によるタスクと文書の関連、文書と文書の関連の例を示す説明図である。図４は、ある時点のシステムの状態例を示している。
タスク管理装置２１０が管理しているタスクＡ４１２、タスクＢ４１４、タスクＣ４１６、タスクＤ４１８は、階層構造（木構造）を有している。具体例として、タスクには親子関係があり、タスクＢ４１４をルートタスクとして、タスクＢ４１４の子タスクが、タスクＡ４１２、タスクＣ４１６であり、タスクＣ４１６の子タスクがタスクＤ４１８であるとする。

図４に例示の状態では、タスクＤ４１８の関連文書と重要文書は以下のようになる。
・関連文書：文書Ｄ４２６、文書Ｅ４３２、文書Ｆ４２８
・重要文書：文書Ｄ４２６
タスクの関連文書はタスクからリンクされ、参照できるようになっている。
具体例として、タスクＢ４１４は、文書Ｂ４２４とタスク・文書関連４６２の関連を有している。タスクＣ４１６は、文書Ｃ４３４とタスク・文書関連４６８の関連を有している。タスクＤ４１８は、文書Ｄ４２６とタスク・文書関連４６４の関連、文書Ｆ４２８とタスク・文書関連４６６の関連、文書Ｅ４３２とタスク・文書関連４７０の関連を有している。文書Ｅ４３２は、文書Ｆ４２８と文書・文書関連４８２の関連を有している。文書Ｃ４３４は、文書Ｄ４２６と文書・文書関連４８４の関連を有している。文書Ｂ４２４は、文書Ｄ４２６と文書・文書関連４８６の関連を有している。
そして、文書Ｄ４２６は、他のタスクの関連文書（タスクＤ４１８以外のタスクＢ４１４に関連している文書Ｂ４２４と、タスクＤ４１８以外のタスクＣ４１６に関連している文書Ｃ４３４）から参照されているため重要文書と判定されている。文書Ｆ４２８は、文書Ｅ４３２から参照されているが、文書Ｅ４３２は文書Ｆ４２８と同じタスクＤ４１８の関連文書であるため重要文書と判定されていない。

図５は、文書管理装置２２０が持つ文書管理表２２６のデータ構造例を示す説明図である。以下に示す表において、「…」は省略、「−」は値なしとする。
文書管理表２２６は、名前欄５１０、属性欄５２０、文書フェーズ欄５３０を有している。名前欄５１０は、文書の名称（文書を本実施の形態において一意に識別できる文書識別情報であってもよい）を記憶している。属性欄５２０は、その文書に付与されている属性（作成日時、作成者等）を記憶している。文書フェーズ欄５３０は、その文書における現在の文書フェーズを記憶している。なお、属性内に文書フェーズを含めてもよい。

図６は、タスク管理装置２１０が持つタスク管理表２１６のデータ構造例を示す説明図である。
タスク管理表２１６は、名前欄６１０、親タスク欄６２０、ユーザー名欄６３０、役割欄６４０を有している。名前欄６１０は、タスクの名称（タスクを本実施の形態において一意に識別できるタスク識別情報であってもよい）を記憶している。親タスク欄６２０は、そのタスクの親タスクの名称を記憶している。これを用いて、タスク間の関連を抽出し、タスク間の距離を算出する。ユーザー名欄６３０は、そのタスクの担当者であるユーザー名（ユーザーを本実施の形態において一意に識別できるユーザー識別情報であってもよい）を記憶している。役割欄６４０は、そのタスクにおけるそのユーザーの役割（ここでは、リーダー、一般の２階級）を記憶している。

図７は、ユーザー端末２３０のファイルシステム２３２が持つ文書管理表２３４のデータ構造例を示す説明図である。
文書管理表２３４は、名前欄７１０、属性欄７２０、文書フェーズ欄７３０を有している。文書管理表２３４は、図５に例示の文書管理表２２６と同等のものである。なお、文書管理表２３４には、文書フェーズ欄７３０がなくてもよい。つまり、文書管理装置２２０内の文書だけ文書フェーズの管理を行い、ユーザー端末２３０内の文書に対しては文書フェーズの管理の対象外としてもよい。

図８は、重要文書判定ＤＢ２５０が持つ文書関連表２５２のデータ構造例を示す説明図である。
文書関連表２５２は、参照先欄８１０、参照元欄８２０を有している。参照先欄８１０は、参照先の文書の名称を記憶している。参照元欄８２０は、参照先欄８１０の文書を参照している文書の名称を記憶している。
文書関連表２５２は、文書管理装置２２０とユーザー端末２３０上の文書を対象とする。
参照先文書（参照先欄８１０）を参照していたときに、参照元文書（参照元欄８２０）を編集保存すると文書関連表２５２に関係が追加される。

図９は、重要文書判定ＤＢ２５０が持つ操作ログ２５４のデータ構造例を示す説明図である。
操作ログ２５４は、名前欄９１０、操作欄９２０、操作者欄９３０、操作時間欄９４０を有している。名前欄９１０は、対象となった文書の名称を記憶している。操作欄９２０は、その文書に対して行われた操作（例えば、編集、参照（文書を開く操作）等）を記憶している。操作者欄９３０は、その操作を行ったユーザーの名称を記憶している。操作時間欄９４０は、その操作が行われた時間を記憶している。この他に、例えば、その操作が行われた日時（年、月、日、時、分、秒、秒以下、これらの組み合わせ）等を記憶してもよい。
操作ログ２５４は、文書管理装置２２０とユーザー端末２３０上の文書を対象とし、操作者が文書に対して行った操作と時間を管理する。
操作ログ２５４は、タスクにログインした状態で文書を操作した場合だけ、重要文書判定装置２４０に送られる。

図１０は、重要文書判定ＤＢ２５０が持つ関連度表２５６のデータ構造例を示す説明図である。関連度表２５６は、タスクの関連文書について、タスクへの関連度を管理する。
関連度表２５６は、タスク名欄１０１０、文書名欄１０２０、参照時間欄１０３０、編集回数欄１０４０、参照メンバー数欄１０５０、リーダー保存フラグ欄１０６０、関連度欄１０７０、関連文書フラグ欄１０８０を有している。タスク名欄１０１０は、タスクの名称を記憶している。文書名欄１０２０は、文書（そのタスクに関連付けられる可能性のある文書であり、そのタスクに関連付けられた文書を含む）の名称を記憶している。参照時間欄１０３０は、そのタスクのタスクメンバーによってその文書が参照された時間（複数回の参照があった場合は、その合計時間）を記憶している。編集回数欄１０４０は、そのタスクのタスクメンバーによってその文書が編集保存された回数を記憶している。参照メンバー数欄１０５０は、そのタスクにおいてその文書を参照したタスクメンバーの数を記憶している。リーダー保存フラグ欄１０６０は、そのタスクにおいてリーダーが保存したか否かを示すフラグ（ここでは、「１」はリーダーが１度以上保存したことを示しており、「０」はリーダーが保存していないことを示している）を記憶している。関連度欄１０７０は、その文書のそのタスクへの関連度を記憶している。なお、関連度が高いほどタスクへの関連度が強いことを示す。関連文書フラグ欄１０８０は、その文書がそのタスクの関連文書であるか否かを示すフラグ（ここでは、「１」は関連文書であることを示しており、「０」は関連文書ではないことを示している）を記憶している。
なお、関連度は各値（参照時間欄１０３０、編集回数欄１０４０、参照メンバー数欄１０５０、リーダー保存フラグ欄１０６０、関連度欄１０７０内の値）の総和とし、関連度が予め定められた値（例えば、５）以上の文書を関連文書としている。
タスクが削除されたこと検知した場合は、関連も無くなるため関連度を再計算する。

図１１は、重要文書判定ＤＢ２５０が持つ重要度表２５８のデータ構造例を示す説明図である。重要度表２５８は、タスクの関連文書の重要度を管理する。
重要度表２５８は、タスク名欄１１１０、文書名欄１１２０、参照文書数欄１１３０、タスク親等数欄１１４０、重要度欄１１５０を有している。タスク名欄１１１０は、対象としているタスクの名称を記憶している。文書名欄１１２０は、そのタスクに関連付けられた文書の名称を記憶している。参照文書数欄１１３０は、他のタスクの関連文書のうち、その文書を参照している文書数を記憶している。タスク親等数欄１１４０は、前記他のタスクと自身のタスクとの親等の距離を記憶している。なお、親タスクの関連文書から参照された場合は親等数１、兄弟タスクの関連文書から参照された場合は親等数２となる。参照文書が複数ある場合は一番低い親等数を採用する。重要度欄１１５０は、タスクにおける文書の重要度を記憶している。重要度に値があるものが重要文書となる。また、重要度が予め定められた値以上又はより大である場合に、重要文書とする。なお、本実施の形態では、重要度を参照文書数とタスク親等数の和とする。参照文書数が０の場合は重要文書とならないため、タスク親等数と重要度は「−」（値なし）となる。
タスクが削除されたこと検知した場合は、関連が無くなり、重要度が変わるため重要度を再計算する。

＜２） タスク−文書間の関連生成＞
図１２は、本実施の形態による処理例を示す説明図である。
ステップＳ１２０２で、ユーザーＡ１２１０の操作に応じて、タスクＡ４１２にログインする。
ステップＳ１２０４で、ユーザーＡ１２１０がタスクＡ４１２にログインした状態で、ユーザーＡ１２１０の文書開操作１２７２によって、文書管理装置２２０内の文書Ａ４２２を開く。
ステップＳ１２０６で、文書Ａ４２２を開くと、タスクＡ４１２と文書Ａ４２２の情報を参照して関連度を計算する。計算した結果、関連度が予め定められた値以上又はより大きいならば、文書Ａ４２２は、タスクＡ４１２の関連文書となる。つまり、文書Ａ４２２が、タスクＡ４１２とタスク・文書関連１２７４の関連を有する。例えば、ユーザーＡ１２１０が、タスクＡ４１２にログインした状態で、文書Ａ４２２を長時間（ここでは、４時間）参照する。それにより、文書Ａ４２２のタスクＡ４１２への関連度が上がり、タスクＡ４１２の関連文書となる。

前記で、関連度表２５６が更新され、文書Ａ４２２がタスクＡ４１２の関連文書になる。タスクの関連文書になると、そのタスクからリンクされ、タスクメンバー（ここでは、ユーザーＡ１２１０、ユーザーＡ１２１０以外のタスクＡ４１２のタスクメンバー）はその文書を参照できるようになる。
そして、関連度表２５６の内容が変更（追加）される。
図１３は、関連度表（タスクＡ抜粋−文書Ａ参照時）２５６Ａのデータ構造例を示す説明図である。関連度表（タスクＡ抜粋−文書Ａ参照時）２５６Ａは、タスク名欄１０１０、文書名欄１０２０、参照時間欄１０３０、編集回数欄１０４０、参照メンバー数欄１０５０、リーダー保存フラグ欄１０６０、関連度欄１０７０、関連文書フラグ欄１０８０を有している。タスクＡ４１２（タスク名欄１０１０）で文書Ａ４２２（文書名欄１０２０）が、ユーザーＡ１２１０１人によって（参照メンバー数欄１０５０）、４時間参照（参照時間欄１０３０）されたこと、そして、関連度（関連度欄１０７０は、４＋１（参照時間欄１０３０、参照メンバー数欄１０５０）で５となり、文書Ａ４２２はタスクＡ４１２の関連文書であることを示している。

＜３） 文書間の関連生成＞
図１４は、本実施の形態による処理例を示す説明図である。
ステップＳ１４０２で、ユーザーＡ１２１０の文書開操作１４７２によって、ユーザー端末２３０内の文書Ｅ４３２を開く。つまり、文書Ａ４２２を編集中に、新たに他の文書Ｅ４３２を参照している。
ステップＳ１４０４で、ユーザーＡ１２１０の文書編集保存操作１４７４によって、文書管理装置２２０内の文書Ａ４２２を編集・保存する。
ステップＳ１４０６で、編集保存した文書Ａ４２２から、その文書Ａ４２２を編集保存するまでの間に参照した文書Ｅ４３２に向かう関連付けが行われる。つまり、文書Ａ４２２は、ユーザー端末２３０内の文書Ｅ４３２と文書・文書関連１４８６の関連を有している。
これらの操作、処理は、ユーザーＡ１２１０がタスクＡ４１２にログインしている状態で行われたものである。
ここでは、文書Ｅ４３２は短時間しか参照しなかったためタスクＡ４１２の関連文書（タスク−文書間の関連）にならなかったとする。仮に、文書Ｅ４３２を長時間（本実施の形態では５時間以上）参照した場合は、文書Ｅ４３２がタスクＡ４１２の関連文書となる。

文書Ａ４２２から文書Ｅ４３２への関連ができたため、文書関連表２５２Ａに関連を追加する。
図１５は、文書関連表２５２Ａのデータ構造例を示す説明図である。文書関連表２５２Ａは、図８に例示の文書関連表２５２に文書関連１５０２を追加したものである。

＜４） タスクの重要文書の抽出＞
新たな関連が文書関連表２５２Ａに追加された際に、文書関連表２５２Ａの参照元の文書（今回は文書Ａ４２２）がいずれかのタスクの関連文書の場合は参照先の文書（今回は文書Ｅ４３２）を関連文書に持つタスク（今回はタスクＤ４１８）の重要度表２５８Ｄ１を更新する。つまり、文書関連表２５２Ａの参照先に文書Ｅ４３２が追加されたため、文書Ｅ４３２を関連文書に持つタスクＤ４１８の重要度表２５８Ｄ１が更新されて、重要度表（タスクＤ抜粋−変更後）２５８Ｄ２になる。
図１６は、重要度表（タスクＤ抜粋−変更前）２５８Ｄ１のデータ構造例を示す説明図である。
図１７は、重要度表（タスクＤ抜粋−変更後）２５８Ｄ２のデータ構造例を示す説明図である。
重要度表（タスクＤ抜粋−変更後）２５８Ｄ２のタスクＤの文書Ｅの行において、参照文書数欄１１３０内が「０」から「１」へ、タスク親等数欄１１４０内が「−」が「３」へ、重要度欄１１５０内が「−」から「４」（参照文書数欄１１３０内の１とタスク親等数欄１１４０内の３の和）へ変更されている。つまり、タスクＤ４１８の関連文書の文書Ｅ４３２は、タスクＤ４１８から３親等離れたタスクＡ４１２の関連文書の文書Ａ４２２から参照されたため、参照文書数が１、タスク親等数が３となる。重要度表２５８Ｄ２より、タスクＤ４１８の重要文書は、他のタスクの関連文書から参照されている文書Ｄ４２６、文書Ｅ４３２の２つとなり、その中でも重要度の高い文書Ｅ４３２がより重要となる。文書Ｅ４３２は、タスクＣ４１６よりもタスクＤ４１８から離れているタスクＡ４１２の関連文書（文書Ａ４２２）から参照されているためである。

図１８は、本実施の形態による処理例を示す説明図である。
文書・文書関連１４８６は、「タスクＤ４１８の重要文書は他のタスクの関連文書から参照されている文書Ｄ４２６と文書Ｅ４３２となる。中でも文書Ｅ４３２はタスクＤ４１８から離れたタスクＡ４１２の関連文書（文書Ａ４２２）から参照されているため重要度が高い。」ことを示している。
なお、重要度欄１１５０内の数値は、参照文書数欄１１３０とタスク親等数欄１１４０内の数値の和である例を用いたが、参照文書数欄１１３０の値を重要度欄１１５０内の値としてもよい。

＜５） 重要文書の利用＞
文書処理モジュール１６０は、抽出した重要文書をバックアップやアクセス権変更などに利用する。図１９、図２０に本実施の形態によるＵＩ（Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）の例を示す。ここでは、ユーザーＡが本実施の形態を利用した場合のＵＩの例を示す。

図１９は、重要文書抽出画面１９００の例を示す説明図である。文書処理モジュール１６０は、重要文書抽出画面１９００内に、タスク選択領域１９１０、重要文書一覧領域１９２０、バックアップボタン１９３０、他の文書を削除ボタン１９４０、アクセス権変更ボタン１９５０、文書管理装置に登録ボタン１９６０を表示している。タスク選択領域１９１０は、タスク（ユーザーＡが担当しているタスクに限ってもよい）の一覧を表示する領域である。重要文書一覧領域１９２０は、そのタスクにおける文書の一覧を表示する領域である。バックアップボタン１９３０は、重要度算出モジュール１５０（重要文書判定モジュール２４８）によって算出された重要度に基づいて、その重要度が予め定められた値以上又はより大きい文書をコピーする処理を行うためのボタンである。他の文書を削除ボタン１９４０は、重要度算出モジュール１５０によって算出された重要度に基づいて、その重要度が予め定められた値以下又は未満である文書を削除する処理を行うためのボタンである。アクセス権変更ボタン１９５０は、重要度算出モジュール１５０によって算出された重要度に基づいて、その重要度が予め定められた値以上又はより大きい文書のアクセス権を変更する処理を行うためのボタンである。文書管理装置に登録ボタン１９６０は、重要度算出モジュール１５０によって算出された重要度に基づいて、ユーザーＡのユーザー端末２３０内にある、その重要度が予め定められた値以上又はより大きい文書を文書管理装置２２０に登録する処理を行うためのボタンである。なお、前述の例は、重要度と予め定められた値を比較した後の直後に、各処理を行うことの他に、重要度と予め定められた値を比較した後に、ユーザーによる選択処理（例えば、図２０に例示の重要文書一覧領域２０２０のチェック等）を行い、その選択された文書（又は選択されなかった文書）に対して各処理を行うことも含む。

図２０は、重要文書抽出画面１９００の例（タスク選択後）を示す説明図である。重要文書抽出結果画面２０００内に、タスク選択領域２０１０、重要文書一覧領域２０２０、バックアップボタン１９３０、他の文書を削除ボタン１９４０、アクセス権変更ボタン１９５０、文書管理装置に登録ボタン１９６０を表示している。図１９のタスク選択領域１９１０から重要文書を抽出したいタスクＤが、ユーザーＡの操作によって選択される（図２０のタスク選択領域２０１０）。そして、重要文書一覧領域２０２０に、そのタスクＤ内の重要文書（文書Ｅ４３２、文書Ｄ４２６）が重要文書一覧領域２０２０に表示される。
このとき、ユーザー端末２３０上の文書は、自身のユーザー端末２３０にある重要文書のみが画面に表示され、他のユーザー端末２３０にあるタスクＤの重要文書は表示されない。図２０の例では、ユーザーＡでログインしているため、ユーザーＡのユーザー端末２３０にある文書Ｅ４３２が表示される。別のユーザーでログインした場合は、文書Ｅ４３２は表示されない。

表示される文書は、重要度順にソートされる。表示された重要文書のうち、ユーザーＡの操作によってチェックされた文書に対して、「バックアップ」（バックアップボタン１９３０）、「他の文書を削除」（他の文書を削除ボタン１９４０）、「アクセス権変更」（アクセス権変更ボタン１９５０）、「文書管理装置に登録」（文書管理装置に登録ボタン１９６０）を行うことができる。処理の内容は、以下の通りである。
・バックアップ：選択した重要文書をバックアップする
・他の文書を削除：選択した重要文書以外の、そのタスクにおける関連文書を削除する
・アクセス権変更：選択した重要文書のアクセス権を変更する
・文書管理装置２２０に登録：選択された重要文書がユーザー端末２３０上の文書の場合、一括で文書管理装置２２０上に登録する
なお、文書管理装置２２０上の文書を削除する場合は、重要文書判定装置２４０に問合せて、削除しようとした文書が重要文書の場合は、削除してよいかを確認するアラートを出力するようにしてもよい。

なお、本実施の形態としてのプログラムが実行されるコンピュータ（重要文書判定装置２４０、タスク管理装置２１０、文書管理装置２２０、ユーザー端末２３０）のハードウェア構成は、図２１に例示するように、一般的なコンピュータであり、具体的にはパーソナルコンピュータ、サーバーとなり得るコンピュータ等である。つまり、具体例として、処理部（演算部）としてＣＰＵ２１０１を用い、記憶装置としてＲＡＭ２１０２、ＲＯＭ２１０３、ＨＤ２１０４を用いている。ＨＤ２１０４として、例えばハードディスクを用いてもよい。文書・タスク関連付モジュール１３０、関連文書抽出モジュール１４０、重要度算出モジュール１５０、ユーザー管理モジュール２４２、文書関連管理モジュール２４４、タスク文書管理モジュール２４６、重要文書判定モジュール２４８、タスク管理モジュール２１２、文書管理モジュール２２２等のプログラムを実行するＣＰＵ２１０１と、そのプログラムやデータを記憶するＲＡＭ２１０２と、本コンピュータを起動するためのプログラム等が格納されているＲＯＭ２１０３と、補助記憶装置であるＨＤ２１０４と、キーボード、マウス、タッチパネル等に対する利用者の操作に基づいてデータを受け付ける受付装置２１０６と、ＣＲＴ、液晶ディスプレイ等の出力装置２１０５と、ネットワークインタフェースカード等の通信ネットワークと接続するための通信回線インタフェース２１０７、そして、それらをつないでデータのやりとりをするためのバス２１０８により構成されている。これらのコンピュータが複数台互いにネットワークによって接続されていてもよい。
なお、前述した予め定められた値は、それぞれ異なった値であってもよいし、２つ以上（もちろんのことながら、全てを含む）の値が同じであってもよい。

前述の実施の形態のうち、コンピュータ・プログラムによるものについては、本ハードウェア構成のシステムにソフトウェアであるコンピュータ・プログラムを読み込ませ、ソフトウェアとハードウェア資源とが協働して、前述の実施の形態が実現される。
なお、図２１に示すハードウェア構成は、１つの構成例を示すものであり、本実施の形態は、図２１に示す構成に限らず、本実施の形態において説明したモジュールを実行可能な構成であればよい。例えば、一部のモジュールを専用のハードウェア（例えばＡＳＩＣ等）で構成してもよく、一部のモジュールは外部のシステム内にあり通信回線で接続しているような形態でもよく、さらに図２１に示すシステムが複数互いに通信回線によって接続されていて互いに協調動作するようにしてもよい。また、特に、パーソナルコンピュータの他、情報家電、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ、複合機（スキャナ、プリンタ、複写機、ファックス等のいずれか２つ以上の機能を有している画像処理装置）などに組み込まれていてもよい。

なお、説明したプログラムについては、記録媒体に格納して提供してもよく、また、そのプログラムを通信手段によって提供してもよい。その場合、例えば、前記説明したプログラムについて、「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」の発明として捉えてもよい。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）であって、ＤＶＤフォーラムで策定された規格である「ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等」、ＤＶＤ＋ＲＷで策定された規格である「ＤＶＤ＋Ｒ、ＤＶＤ＋ＲＷ等」、コンパクトディスク（ＣＤ）であって、読出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤレコーダブル（ＣＤ−Ｒ）、ＣＤリライタブル（ＣＤ−ＲＷ）等、ブルーレイ・ディスク（Ｂｌｕ−ｒａｙ Ｄｉｓｃ（登録商標））、光磁気ディスク（ＭＯ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）、電気的消去及び書換可能な読出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ（登録商標））、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）、ＳＤ（Ｓｅｃｕｒｅ Ｄｉｇｉｔａｌ）メモリーカード等が含まれる。
そして、前記のプログラム又はその一部は、前記記録媒体に記録して保存や流通等させてもよい。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにこれらの組み合わせ等の伝送媒体を用いて伝送させてもよく、また、搬送波に乗せて搬送させてもよい。
さらに、前記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。また、複数の記録媒体に分割して
記録されていてもよい。また、圧縮や暗号化など、復元可能であればどのような態様で記録されていてもよい。

１１０…タスク記憶モジュール
１２０…操作履歴記憶モジュール
１３０…文書・タスク関連付モジュール
１４０…関連文書抽出モジュール
１５０…重要度算出モジュール
１６０…文書処理モジュール
２１０…タスク管理装置
２１２…タスク管理モジュール
２１４…タスクＤＢ
２１６…タスク管理表
２２０…文書管理装置
２２２…文書管理モジュール
２２４…文書ＤＢ
２２６…文書管理表
２３０…ユーザー端末
２３２…ファイルシステム
２３４…文書管理表
２４０…重要文書判定装置
２４２…ユーザー管理モジュール
２４４…文書関連管理モジュール
２４６…タスク文書管理モジュール
２４８…重要文書判定モジュール
２５０…重要文書判定ＤＢ
２５２…文書関連表
２５４…操作ログ
２５６…関連度表
２５８…重要度表
２９９…通信回線

Claims (8)

1. 利用者が仕事に関する情報の管理を行う環境の単位であるタスクを識別するタスク識別情報と、該タスクを利用する利用者を識別する利用者識別情報と、該タスクに関係する他のタスクのタスク識別情報とを記憶しているタスク記憶手段と、
   前記タスクの環境における電子文書に対する利用者の操作の履歴を記憶する操作履歴記憶手段と、
   前記操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて、電子文書と該操作が行われたタスクを関連付ける関連付け手段と、
   前記関連付け手段でタスクに関連付けられた第１の電子文書と関連する第２の電子文書を、前記操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて抽出する関連文書抽出手段と、
   前記タスク記憶手段に記憶されている情報及び前記関連付け手段による電子文書とタスクの関連付けに基づいて、前記第２の電子文書に対して、前記第１の電子文書に関連付けられているタスクと該第２の電子文書に関連付けられているタスク間の距離に応じた該第２の文書の重要度を算出する重要度算出手段
   を具備することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記関連付け手段は、前記電子文書を参照していた時間が予め定められた時間以上又はより長いこと、前記タスクの利用者によって該電子文書を参照した回数が予め定められた数以上又はより多いこと、該電子文書を参照した前記タスクの利用者の人数が予め定められた人数以上又はより多いこと、該タスクの役割を有する利用者が編集したこと、のうちいずれか一つ又はこれらの組み合わせを条件として、電子文書と前記操作が行われたタスクを関連付ける
   ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記電子文書には、作成過程が関連付けられており、
   前記関連付け手段は、対象としている電子文書の作成過程が保存過程である場合は、該電子文書をタスクには関連付けない
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
4. 前記関連文書抽出手段は、予め定められた条件に基づいて、第１の文書が参照した文書を第２の文書として抽出する
   ことを特徴とする請求項１〜３のいずれか一項に記載の情報処理装置。
5. 前記重要度算出手段は、前記タスク間の距離が長いほど前記第２の文書の重要度が高くなるように該第２の文書の重要度を算出する
   ことを特徴とする請求項１〜４のいずれか一項に記載の情報処理装置。
6. 前記重要度算出手段は、前記タスク間の距離の他に、前記関連文書抽出手段によって抽出された第２の電子文書を参照した他の電子文書の数に基づいて算出する
   ことを特徴とする請求項１〜５のいずれか一項に記載の情報処理装置。
7. 前記重要度算出手段によって算出された重要度に基づいて、該重要度が予め定められた値以上又はより大きい電子文書を複製する処理、該重要度が予め定められた値以下又は未満である電子文書を削除する処理、該重要度が予め定められた値以上又はより大きい電子文書のアクセス権を変更する処理、前記利用者が所有している情報処理装置内にある該重要度が予め定められた値以上又はより大きい電子文書を他の情報処理装置に登録する処理
   のうちいずれか一つ以上の処理を行う文書処理手段
   をさらに具備することを特徴とする請求項１〜６のいずれか一項に記載の情報処理装置。
8. コンピュータを、
   利用者が仕事に関する情報の管理を行う環境の単位であるタスクを識別するタスク識別情報と、該タスクを利用する利用者を識別する利用者識別情報と、該タスクに関係する他のタスクのタスク識別情報とを記憶しているタスク記憶手段と、
   前記タスクの環境における電子文書に対する利用者の操作の履歴を記憶する操作履歴記憶手段と、
   前記操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて、電子文書と該操作が行われたタスクを関連付ける関連付け手段と、
   前記関連付け手段でタスクに関連付けられた第１の電子文書と関連する第２の電子文書を、前記操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて抽出する関連文書抽出手段と、
   前記タスク記憶手段に記憶されている情報及び前記関連付け手段による電子文書とタスクの関連付けに基づいて、前記第２の電子文書に対して、前記第１の電子文書に関連付けられているタスクと該第２の電子文書に関連付けられているタスク間の距離に応じた該第２の文書の重要度を算出する重要度算出手段
   として機能させるための情報処理プログラム。

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