JP5845961B2 - 情報処理装置及び情報処理プログラム - Google Patents
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Description
請求項1の発明は、利用者が仕事に関する情報の管理を行う環境の単位であるタスクを識別するタスク識別情報と、該タスクを利用する利用者を識別する利用者識別情報と、該タスクに関係する他のタスクのタスク識別情報とを記憶しているタスク記憶手段と、前記タスクの環境における電子文書に対する利用者の操作の履歴を記憶する操作履歴記憶手段と、前記操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて、電子文書と該操作が行われたタスクを関連付ける関連付け手段と、前記関連付け手段でタスクに関連付けられた第1の電子文書と関連する第2の電子文書を、前記操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて抽出する関連文書抽出手段と、前記タスク記憶手段に記憶されている情報及び前記関連付け手段による電子文書とタスクの関連付けに基づいて、前記第2の電子文書に対して、前記第1の電子文書に関連付けられているタスクと該第2の電子文書に関連付けられているタスク間の距離に応じた該第2の文書の重要度を算出する重要度算出手段を具備することを特徴とする情報処理装置である。
図1は、本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図を示している。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア(コンピュータ・プログラム)、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはコンピュータ・プログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、それらのモジュールとして機能させるためのコンピュータ・プログラム(コンピュータにそれぞれの手順を実行させるためのプログラム、コンピュータをそれぞれの手段として機能させるためのプログラム、コンピュータにそれぞれの機能を実現させるためのプログラム)、システム及び方法の説明をも兼ねている。ただし、説明の都合上、「記憶する」、「記憶させる」、これらと同等の文言を用いるが、これらの文言は、実施の形態がコンピュータ・プログラムの場合は、記憶装置に記憶させる、又は記憶装置に記憶させるように制御するの意である。また、モジュールは機能に一対一に対応していてもよいが、実装においては、1モジュールを1プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを1プログラムで構成してもよく、逆に1モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは1コンピュータによって実行されてもよいし、分散又は並列環境におけるコンピュータによって1モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。なお、1つのモジュールに他のモジュールが含まれていてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続(データの授受、指示、データ間の参照関係等)の場合にも用いる。「予め定められた」とは、対象としている処理の前に定まっていることをいい、本実施の形態による処理が始まる前はもちろんのこと、本実施の形態による処理が始まった後であっても、対象としている処理の前であれば、そのときの状況・状態に応じて、又はそれまでの状況・状態に応じて定まることの意を含めて用いる。また、「Aである場合、Bをする」という意味を有する記載は、「Aであるか否かを判断し、Aであると判断した場合はBをする」の意味で用いる。ただし、Aであるか否かの判断が不要である場合を除く。
また、システム又は装置とは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク(一対一対応の通信接続を含む)等の通信手段で接続されて構成されるほか、1つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。「装置」と「システム」とは、互いに同義の用語として用いる。もちろんのことながら、「システム」には、人為的な取り決めである社会的な「仕組み」(社会システム)にすぎないものは含まない。
また、各モジュールによる処理毎に又はモジュール内で複数の処理を行う場合はその処理毎に、対象となる情報を記憶装置から読み込み、その処理を行った後に、処理結果を記憶装置に書き出すものである。したがって、処理前の記憶装置からの読み込み、処理後の記憶装置への書き出しについては、説明を省略する場合がある。なお、ここでの記憶装置としては、ハードディスク、RAM(Random Access Memory)、外部記憶媒体、通信回線を介した記憶装置、CPU(Central Processing Unit)内のレジスタ等を含んでいてもよい。
本実施の形態による処理の概要を説明する。
タスク活動に関わるユーザーの操作状態に応じて、文書とタスク、文書と文書の参照関係を明らかにして、その結果として、他のタスクから参照されている文書を重要であると判定することである。
タスク活動に関わるユーザーの操作状態を利用することで下記の様に重要文書を判定する。
(1)タスクと文書に関係を持たせる。
(2)文書間の参照関係を取り出す。
(3)他のタスクに関係を持つ文書から参照されている文書を判定する。
他のタスクから参照される文書は重要である。このような文書を見つけるために、文書間の参照関係と文書とタスクの関係を利用する。
タスクとは、利用者が仕事に関する情報の管理を行う環境の単位である。例えば、プロジェクト(特定の任務、例えば、企画、研究計画、開発事業等)内の仕事の塊の1つで、タスクにメンバー(担当者)、文書などが登録されて、タスク内でメンバー同士が情報交換、成果物の提出などを行うための環境である。タスクに、ログインすることで現在取り組んでいるタスクを指定することができる。具体例を挙げると、プロジェクトとしては製品開発であり、タスクAがその製品の検索機能開発、タスクBがその製品の分類機能開発等が該当する。また、タスクとは、業務の担当者によって作成された業務の処理手順のうちの1つの処理と定義してもよい。また、タスクとは、文書管理システム220を用いて共通の目的を達成するために複数の利用者が共同で登録文書を用いた作業を行う単位と定義してもよい。そして、登録文書が何れのタスクに属するかを示すタスク情報を各文書毎に文書DB224又はユーザー端末230内のファイルシステム232に登録することができる。なお、このタスク情報は、対応する文書を文書DB224又はファイルシステム232に登録する際や、登録後の任意のタイミングで、ユーザー端末230を介するか、又は文書管理装置220によって直接に登録することができる。
担当者識別情報は、担当者を本実施の形態によって一意に識別する情報であればよく、担当者の名称等であってもよい。
タスクに関係する他のタスクとは、タスク間に関係があり、例えば、階層構造(木構造)におけるノードをタスクとしたような構成における親タスク(又は子タスク)であってもよい。ネットワーク関係(ワークフローにおける順序関係等を含めてもよい)を有している場合は、隣接しているタスク(次のタスク又は前のタスク)であってもよい。
タスク記憶モジュール110が記憶するデータのデータ構造の具体例としては、後述する図6に例示するタスク管理表216が該当する。
操作履歴記憶モジュール120は、タスクの環境における文書に対する担当者の操作の履歴を記憶する。
また、文書・タスク関連付モジュール130は、文書を参照していた時間が予め定められた時間以上又はより長いこと、タスクの担当者によって文書を参照した回数が予め定められた数以上又はより多いこと、文書を参照したタスクの担当者の人数が予め定められた人数以上又はより多いこと、タスクの役割を有する担当者が編集したこと、のうちいずれか一つ又はこれらの組み合わせを条件として、文書と前記操作が行われたタスクを関連付けるようにしてもよい。
文書を参照していた時間とは、文書が開かれてから閉じられるまでの時間をいう。
タスクの担当者は、図6に例示のタスク管理表216内のユーザー名欄630を参照することによって、抽出し得る。
タスクの役割とは、そのタスクにおける役割には階級があり、予め定められた階級以上又はより上である階級であることをいい、例えば、そのタスクにおけるリーダーである場合をいう。なお、担当者が有している役割は、図6に例示のタスク管理表216内の役割欄640を参照することによって、抽出し得る。この例では、階級として、リーダーと一般がある。
そして、文書・タスク関連付モジュール130は、対象としている文書の作成過程が保存過程である場合は、その文書をタスクには関連付けないようにしてもよい。保存過程の文書をタスクとの関連付け処理の対象外とするものである。そのタスクで作成していた文書だけをタスクと関連付けるようにするためである。
なお、担当者が所有している情報処理装置内にある文書は、保存過程であるか否かを問わず、タスクとの対応付け処理を行うようにしてもよい。つまり、保存過程であるか否かを判断して、タスクとの対応付け処理を行うのは、文書管理装置(担当者が所有している情報処理装置とは異なる情報処理装置であり、例えば、複数人によってアクセス可能な文書管理サーバー等が該当する)内にある文書だけを対象としてもよい。
タスクとユーザー、操作の関連付けは、ログインの他に、タスクに対応するデスクトップを開くこと、タスクに対応するファイルにアクセスすること、タスクに対応するメニューを選択すること、タスクに対応する情報処理装置(例えば、PC、仮想計算機等を含めてもよい)を利用すること等がある。1つのタスクの担当者は、1人であってもよいし、複数人であってもよい。
また、関連文書抽出モジュール140は、予め定められた条件に基づいて、第1の文書(文書・タスク関連付モジュール130によってタスクに関連付けられた文書を含む)が参照した文書を第2の文書として抽出するようにしてもよい。予め定められた条件としては、例えば、第1の文書を参照中に、他の文書を予め定められた時間以上又はより長い時間、参照していた場合は、その参照していた文書を第2の文書としてもよい。また、第1の文書を開き、編集した後に保存した場合に、その開いた後から保存するまでの期間に、他の文書を予め定められた時間以上又はより長い時間、参照していた場合は、その参照していた文書を第2の文書としてもよい。また、静的な参照関係のある文書(例えば、第1の文書からリンクによって接続されている文書)を第2の文書として抽出してもよい。
なお、文書の重要度とは、タスクにおけるその文書の重要度である。
また、重要度算出モジュール150は、タスク間の距離が長いほど第2の文書の重要度が高くなるように、その第2の文書の重要度を算出するようにしてもよい。
また、重要度算出モジュール150は、タスク間の距離の他に、関連文書抽出モジュール140によって抽出された第2の文書を参照した他の文書の数に基づいて算出するようにしてもよい。
本システムでは、タスク管理装置210、文書管理装置220、ユーザー端末230、重要文書判定装置240が、通信回線299を介してそれぞれ接続されている。なお、図1に例示の構成との比較を示すと、タスク記憶モジュール110はタスク管理表216に該当し、操作履歴記憶モジュール120は操作ログ254に該当し、文書・タスク関連付モジュール130はタスク文書管理モジュール246に該当し、関連文書抽出モジュール140は文書関連管理モジュール244に該当し、重要度算出モジュール150は重要文書判定モジュール248に該当し、文書処理モジュール160は文書管理装置220又はユーザー端末230に該当する。
文書管理装置220は、文書DB224と接続されている。文書管理装置220は、文書を登録・管理する。
ユーザー端末230は、ユーザーが利用する端末(例えば、PC等)である。ユーザー端末230から文書管理装置220やタスク管理装置210にアクセスする。
重要文書判定装置240は、重要文書判定DB250と接続されている。重要文書判定装置240は、文書間の関連を管理し、タスク−文書間の関連を管理し、タスク内の関連文書から、重要な文書を判定する。
タスクDB214は、タスク管理表216を記憶している。タスク管理表216は、タスクの内容、メンバー情報等を記憶している。例えば、図6に示すタスク管理表216であり、後述する。
文書DB224は、文書管理表226を記憶している。文書管理表226は、文書と文書の属性情報を記憶している。例えば、図5に示す文書管理表226であり、後述する。
ファイルシステム232は、文書管理表234を記憶している。文書管理表234は、文書と文書の属性情報を記憶している。例えば、図7に示す文書管理表234であり、後述する。
ユーザー管理モジュール242は、現在どのタスクにだれがログインしているかを管理する。
文書関連管理モジュール244は、文書間の関連を管理する。ここで、対象とする文書は、文書管理装置220内の文書とユーザー端末230内の文書である。
タスク文書管理モジュール246は、タスクと文書間の関連を管理する。
重要文書判定モジュール248は、タスクの関連文書のうちから、タスクにとって重要な文書を判定する。
文書関連表252は、文書間の関連情報を記憶している。例えば、図8に示す文書関連表252であり、後述する。
操作ログ254は、文書に対する操作記録を記憶している。例えば、図9に示す操作ログ254であり、後述する。なお、操作ログ254は、文書管理装置220に記憶されている操作記録(文書管理装置220上の文書に対する操作記録)又はユーザー端末230に記憶されている操作記録(ユーザー端末230上の文書に対する操作記録)を収集したものであってもよい。
関連度表256は、タスクと文書間の関連情報を記憶している。例えば、図10に示す関連度表256であり、後述する。
重要度表258は、タスクの関連文書のうち重要な文書情報を記憶している。例えば、図11に示す重要度表258であり、後述する。なお、重要文書判定DB250で管理する文書は、文書管理装置220とユーザー端末230上の文書を対象とする。
ステップS302では、ユーザー端末230におけるユーザーのログイン操作を検知して、タスクにログインする。
ステップS304では、そのユーザーのタスクへのログイン処理を行い、現在のユーザーがどのタスクにログインしたかをタスク管理装置210に記録する。
ステップS306では、現在のユーザーがどのタスクにログインしたかを重要文書判定装置240に記録する。
ステップS310では、ユーザーが文書を開くために文書情報を文書管理装置220から取得(ユーザー端末230の文書の場合はユーザー端末230から文書情報を取得する)して、操作ログを重要文書判定装置240から取得する。
ステップS312では、ステップS310で取得した情報を重要文書判定装置240に提供する。
ステップS316では、開いた文書の操作者とタスクメンバーを確認するため、タスク管理装置210から情報を取得する。
ステップS318では、ステップS316で取得した情報を重要文書判定装置240に提供する。
ステップS322では、開いた文書をログインしているタスクの関連文書にする。
ステップS324では、ユーザー端末230におけるユーザーの文書操作(文書を開く操作)を検知して、最初に開いた文書とは別の文書を開く。
ステップS328では、ステップS326で取得した情報をユーザー端末230に提供する。
ステップS340では、ユーザー端末230におけるユーザーの文書操作(編集保存操作)を検知して、最初に開いた文書を編集保存する。
ステップS344では、ステップS342で更新した情報を重要文書判定装置240に提供する。
ステップS346では、最初に開いた文書から後に開いた別の文書向けの関連を生成する。
ステップS350では、ログインしているタスクと他のタスクの親等数を取得する。
ステップS352では、ステップS350で取得した情報を重要文書判定装置240に提供する。
ステップS354では、他の文書のタスクにおける重要度を算出する。
1) システムの概要
2) タスク−文書間の関連生成
3) 文書間の関連生成
4) タスクの重要文書の抽出
5) 重要文書の利用
図4は、本実施の形態によるタスクと文書の関連、文書と文書の関連の例を示す説明図である。図4は、ある時点のシステムの状態例を示している。
タスク管理装置210が管理しているタスクA412、タスクB414、タスクC416、タスクD418は、階層構造(木構造)を有している。具体例として、タスクには親子関係があり、タスクB414をルートタスクとして、タスクB414の子タスクが、タスクA412、タスクC416であり、タスクC416の子タスクがタスクD418であるとする。
・関連文書:文書D426、文書E432、文書F428
・重要文書:文書D426
タスクの関連文書はタスクからリンクされ、参照できるようになっている。
具体例として、タスクB414は、文書B424とタスク・文書関連462の関連を有している。タスクC416は、文書C434とタスク・文書関連468の関連を有している。タスクD418は、文書D426とタスク・文書関連464の関連、文書F428とタスク・文書関連466の関連、文書E432とタスク・文書関連470の関連を有している。文書E432は、文書F428と文書・文書関連482の関連を有している。文書C434は、文書D426と文書・文書関連484の関連を有している。文書B424は、文書D426と文書・文書関連486の関連を有している。
そして、文書D426は、他のタスクの関連文書(タスクD418以外のタスクB414に関連している文書B424と、タスクD418以外のタスクC416に関連している文書C434)から参照されているため重要文書と判定されている。文書F428は、文書E432から参照されているが、文書E432は文書F428と同じタスクD418の関連文書であるため重要文書と判定されていない。
文書管理表226は、名前欄510、属性欄520、文書フェーズ欄530を有している。名前欄510は、文書の名称(文書を本実施の形態において一意に識別できる文書識別情報であってもよい)を記憶している。属性欄520は、その文書に付与されている属性(作成日時、作成者等)を記憶している。文書フェーズ欄530は、その文書における現在の文書フェーズを記憶している。なお、属性内に文書フェーズを含めてもよい。
タスク管理表216は、名前欄610、親タスク欄620、ユーザー名欄630、役割欄640を有している。名前欄610は、タスクの名称(タスクを本実施の形態において一意に識別できるタスク識別情報であってもよい)を記憶している。親タスク欄620は、そのタスクの親タスクの名称を記憶している。これを用いて、タスク間の関連を抽出し、タスク間の距離を算出する。ユーザー名欄630は、そのタスクの担当者であるユーザー名(ユーザーを本実施の形態において一意に識別できるユーザー識別情報であってもよい)を記憶している。役割欄640は、そのタスクにおけるそのユーザーの役割(ここでは、リーダー、一般の2階級)を記憶している。
文書管理表234は、名前欄710、属性欄720、文書フェーズ欄730を有している。文書管理表234は、図5に例示の文書管理表226と同等のものである。なお、文書管理表234には、文書フェーズ欄730がなくてもよい。つまり、文書管理装置220内の文書だけ文書フェーズの管理を行い、ユーザー端末230内の文書に対しては文書フェーズの管理の対象外としてもよい。
文書関連表252は、参照先欄810、参照元欄820を有している。参照先欄810は、参照先の文書の名称を記憶している。参照元欄820は、参照先欄810の文書を参照している文書の名称を記憶している。
文書関連表252は、文書管理装置220とユーザー端末230上の文書を対象とする。
参照先文書(参照先欄810)を参照していたときに、参照元文書(参照元欄820)を編集保存すると文書関連表252に関係が追加される。
操作ログ254は、名前欄910、操作欄920、操作者欄930、操作時間欄940を有している。名前欄910は、対象となった文書の名称を記憶している。操作欄920は、その文書に対して行われた操作(例えば、編集、参照(文書を開く操作)等)を記憶している。操作者欄930は、その操作を行ったユーザーの名称を記憶している。操作時間欄940は、その操作が行われた時間を記憶している。この他に、例えば、その操作が行われた日時(年、月、日、時、分、秒、秒以下、これらの組み合わせ)等を記憶してもよい。
操作ログ254は、文書管理装置220とユーザー端末230上の文書を対象とし、操作者が文書に対して行った操作と時間を管理する。
操作ログ254は、タスクにログインした状態で文書を操作した場合だけ、重要文書判定装置240に送られる。
関連度表256は、タスク名欄1010、文書名欄1020、参照時間欄1030、編集回数欄1040、参照メンバー数欄1050、リーダー保存フラグ欄1060、関連度欄1070、関連文書フラグ欄1080を有している。タスク名欄1010は、タスクの名称を記憶している。文書名欄1020は、文書(そのタスクに関連付けられる可能性のある文書であり、そのタスクに関連付けられた文書を含む)の名称を記憶している。参照時間欄1030は、そのタスクのタスクメンバーによってその文書が参照された時間(複数回の参照があった場合は、その合計時間)を記憶している。編集回数欄1040は、そのタスクのタスクメンバーによってその文書が編集保存された回数を記憶している。参照メンバー数欄1050は、そのタスクにおいてその文書を参照したタスクメンバーの数を記憶している。リーダー保存フラグ欄1060は、そのタスクにおいてリーダーが保存したか否かを示すフラグ(ここでは、「1」はリーダーが1度以上保存したことを示しており、「0」はリーダーが保存していないことを示している)を記憶している。関連度欄1070は、その文書のそのタスクへの関連度を記憶している。なお、関連度が高いほどタスクへの関連度が強いことを示す。関連文書フラグ欄1080は、その文書がそのタスクの関連文書であるか否かを示すフラグ(ここでは、「1」は関連文書であることを示しており、「0」は関連文書ではないことを示している)を記憶している。
なお、関連度は各値(参照時間欄1030、編集回数欄1040、参照メンバー数欄1050、リーダー保存フラグ欄1060、関連度欄1070内の値)の総和とし、関連度が予め定められた値(例えば、5)以上の文書を関連文書としている。
タスクが削除されたこと検知した場合は、関連も無くなるため関連度を再計算する。
重要度表258は、タスク名欄1110、文書名欄1120、参照文書数欄1130、タスク親等数欄1140、重要度欄1150を有している。タスク名欄1110は、対象としているタスクの名称を記憶している。文書名欄1120は、そのタスクに関連付けられた文書の名称を記憶している。参照文書数欄1130は、他のタスクの関連文書のうち、その文書を参照している文書数を記憶している。タスク親等数欄1140は、前記他のタスクと自身のタスクとの親等の距離を記憶している。なお、親タスクの関連文書から参照された場合は親等数1、兄弟タスクの関連文書から参照された場合は親等数2となる。参照文書が複数ある場合は一番低い親等数を採用する。重要度欄1150は、タスクにおける文書の重要度を記憶している。重要度に値があるものが重要文書となる。また、重要度が予め定められた値以上又はより大である場合に、重要文書とする。なお、本実施の形態では、重要度を参照文書数とタスク親等数の和とする。参照文書数が0の場合は重要文書とならないため、タスク親等数と重要度は「−」(値なし)となる。
タスクが削除されたこと検知した場合は、関連が無くなり、重要度が変わるため重要度を再計算する。
図12は、本実施の形態による処理例を示す説明図である。
ステップS1202で、ユーザーA1210の操作に応じて、タスクA412にログインする。
ステップS1204で、ユーザーA1210がタスクA412にログインした状態で、ユーザーA1210の文書開操作1272によって、文書管理装置220内の文書A422を開く。
ステップS1206で、文書A422を開くと、タスクA412と文書A422の情報を参照して関連度を計算する。計算した結果、関連度が予め定められた値以上又はより大きいならば、文書A422は、タスクA412の関連文書となる。つまり、文書A422が、タスクA412とタスク・文書関連1274の関連を有する。例えば、ユーザーA1210が、タスクA412にログインした状態で、文書A422を長時間(ここでは、4時間)参照する。それにより、文書A422のタスクA412への関連度が上がり、タスクA412の関連文書となる。
そして、関連度表256の内容が変更(追加)される。
図13は、関連度表(タスクA抜粋−文書A参照時)256Aのデータ構造例を示す説明図である。関連度表(タスクA抜粋−文書A参照時)256Aは、タスク名欄1010、文書名欄1020、参照時間欄1030、編集回数欄1040、参照メンバー数欄1050、リーダー保存フラグ欄1060、関連度欄1070、関連文書フラグ欄1080を有している。タスクA412(タスク名欄1010)で文書A422(文書名欄1020)が、ユーザーA12101人によって(参照メンバー数欄1050)、4時間参照(参照時間欄1030)されたこと、そして、関連度(関連度欄1070は、4+1(参照時間欄1030、参照メンバー数欄1050)で5となり、文書A422はタスクA412の関連文書であることを示している。
図14は、本実施の形態による処理例を示す説明図である。
ステップS1402で、ユーザーA1210の文書開操作1472によって、ユーザー端末230内の文書E432を開く。つまり、文書A422を編集中に、新たに他の文書E432を参照している。
ステップS1404で、ユーザーA1210の文書編集保存操作1474によって、文書管理装置220内の文書A422を編集・保存する。
ステップS1406で、編集保存した文書A422から、その文書A422を編集保存するまでの間に参照した文書E432に向かう関連付けが行われる。つまり、文書A422は、ユーザー端末230内の文書E432と文書・文書関連1486の関連を有している。
これらの操作、処理は、ユーザーA1210がタスクA412にログインしている状態で行われたものである。
ここでは、文書E432は短時間しか参照しなかったためタスクA412の関連文書(タスク−文書間の関連)にならなかったとする。仮に、文書E432を長時間(本実施の形態では5時間以上)参照した場合は、文書E432がタスクA412の関連文書となる。
図15は、文書関連表252Aのデータ構造例を示す説明図である。文書関連表252Aは、図8に例示の文書関連表252に文書関連1502を追加したものである。
新たな関連が文書関連表252Aに追加された際に、文書関連表252Aの参照元の文書(今回は文書A422)がいずれかのタスクの関連文書の場合は参照先の文書(今回は文書E432)を関連文書に持つタスク(今回はタスクD418)の重要度表258D1を更新する。つまり、文書関連表252Aの参照先に文書E432が追加されたため、文書E432を関連文書に持つタスクD418の重要度表258D1が更新されて、重要度表(タスクD抜粋−変更後)258D2になる。
図16は、重要度表(タスクD抜粋−変更前)258D1のデータ構造例を示す説明図である。
図17は、重要度表(タスクD抜粋−変更後)258D2のデータ構造例を示す説明図である。
重要度表(タスクD抜粋−変更後)258D2のタスクDの文書Eの行において、参照文書数欄1130内が「0」から「1」へ、タスク親等数欄1140内が「−」が「3」へ、重要度欄1150内が「−」から「4」(参照文書数欄1130内の1とタスク親等数欄1140内の3の和)へ変更されている。つまり、タスクD418の関連文書の文書E432は、タスクD418から3親等離れたタスクA412の関連文書の文書A422から参照されたため、参照文書数が1、タスク親等数が3となる。重要度表258D2より、タスクD418の重要文書は、他のタスクの関連文書から参照されている文書D426、文書E432の2つとなり、その中でも重要度の高い文書E432がより重要となる。文書E432は、タスクC416よりもタスクD418から離れているタスクA412の関連文書(文書A422)から参照されているためである。
文書・文書関連1486は、「タスクD418の重要文書は他のタスクの関連文書から参照されている文書D426と文書E432となる。中でも文書E432はタスクD418から離れたタスクA412の関連文書(文書A422)から参照されているため重要度が高い。」ことを示している。
なお、重要度欄1150内の数値は、参照文書数欄1130とタスク親等数欄1140内の数値の和である例を用いたが、参照文書数欄1130の値を重要度欄1150内の値としてもよい。
文書処理モジュール160は、抽出した重要文書をバックアップやアクセス権変更などに利用する。図19、図20に本実施の形態によるUI(User Interface)の例を示す。ここでは、ユーザーAが本実施の形態を利用した場合のUIの例を示す。
このとき、ユーザー端末230上の文書は、自身のユーザー端末230にある重要文書のみが画面に表示され、他のユーザー端末230にあるタスクDの重要文書は表示されない。図20の例では、ユーザーAでログインしているため、ユーザーAのユーザー端末230にある文書E432が表示される。別のユーザーでログインした場合は、文書E432は表示されない。
・バックアップ:選択した重要文書をバックアップする
・他の文書を削除:選択した重要文書以外の、そのタスクにおける関連文書を削除する
・アクセス権変更:選択した重要文書のアクセス権を変更する
・文書管理装置220に登録:選択された重要文書がユーザー端末230上の文書の場合、一括で文書管理装置220上に登録する
なお、文書管理装置220上の文書を削除する場合は、重要文書判定装置240に問合せて、削除しようとした文書が重要文書の場合は、削除してよいかを確認するアラートを出力するようにしてもよい。
なお、前述した予め定められた値は、それぞれ異なった値であってもよいし、2つ以上(もちろんのことながら、全てを含む)の値が同じであってもよい。
なお、図21に示すハードウェア構成は、1つの構成例を示すものであり、本実施の形態は、図21に示す構成に限らず、本実施の形態において説明したモジュールを実行可能な構成であればよい。例えば、一部のモジュールを専用のハードウェア(例えばASIC等)で構成してもよく、一部のモジュールは外部のシステム内にあり通信回線で接続しているような形態でもよく、さらに図21に示すシステムが複数互いに通信回線によって接続されていて互いに協調動作するようにしてもよい。また、特に、パーソナルコンピュータの他、情報家電、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ、複合機(スキャナ、プリンタ、複写機、ファックス等のいずれか2つ以上の機能を有している画像処理装置)などに組み込まれていてもよい。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク(DVD)であって、DVDフォーラムで策定された規格である「DVD−R、DVD−RW、DVD−RAM等」、DVD+RWで策定された規格である「DVD+R、DVD+RW等」、コンパクトディスク(CD)であって、読出し専用メモリ(CD−ROM)、CDレコーダブル(CD−R)、CDリライタブル(CD−RW)等、ブルーレイ・ディスク(Blu−ray Disc(登録商標))、光磁気ディスク(MO)、フレキシブルディスク(FD)、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ(ROM)、電気的消去及び書換可能な読出し専用メモリ(EEPROM(登録商標))、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ(RAM)、SD(Secure Digital)メモリーカード等が含まれる。
そして、前記のプログラム又はその一部は、前記記録媒体に記録して保存や流通等させてもよい。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク(LAN)、メトロポリタン・エリア・ネットワーク(MAN)、ワイド・エリア・ネットワーク(WAN)、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにこれらの組み合わせ等の伝送媒体を用いて伝送させてもよく、また、搬送波に乗せて搬送させてもよい。
さらに、前記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。また、複数の記録媒体に分割して
記録されていてもよい。また、圧縮や暗号化など、復元可能であればどのような態様で記録されていてもよい。
120…操作履歴記憶モジュール
130…文書・タスク関連付モジュール
140…関連文書抽出モジュール
150…重要度算出モジュール
160…文書処理モジュール
210…タスク管理装置
212…タスク管理モジュール
214…タスクDB
216…タスク管理表
220…文書管理装置
222…文書管理モジュール
224…文書DB
226…文書管理表
230…ユーザー端末
232…ファイルシステム
234…文書管理表
240…重要文書判定装置
242…ユーザー管理モジュール
244…文書関連管理モジュール
246…タスク文書管理モジュール
248…重要文書判定モジュール
250…重要文書判定DB
252…文書関連表
254…操作ログ
256…関連度表
258…重要度表
299…通信回線
Claims (8)
- 利用者が仕事に関する情報の管理を行う環境の単位であるタスクを識別するタスク識別情報と、該タスクを利用する利用者を識別する利用者識別情報と、該タスクに関係する他のタスクのタスク識別情報とを記憶しているタスク記憶手段と、
前記タスクの環境における電子文書に対する利用者の操作の履歴を記憶する操作履歴記憶手段と、
前記操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて、電子文書と該操作が行われたタスクを関連付ける関連付け手段と、
前記関連付け手段でタスクに関連付けられた第1の電子文書と関連する第2の電子文書を、前記操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて抽出する関連文書抽出手段と、
前記タスク記憶手段に記憶されている情報及び前記関連付け手段による電子文書とタスクの関連付けに基づいて、前記第2の電子文書に対して、前記第1の電子文書に関連付けられているタスクと該第2の電子文書に関連付けられているタスク間の距離に応じた該第2の文書の重要度を算出する重要度算出手段
を具備することを特徴とする情報処理装置。 - 前記関連付け手段は、前記電子文書を参照していた時間が予め定められた時間以上又はより長いこと、前記タスクの利用者によって該電子文書を参照した回数が予め定められた数以上又はより多いこと、該電子文書を参照した前記タスクの利用者の人数が予め定められた人数以上又はより多いこと、該タスクの役割を有する利用者が編集したこと、のうちいずれか一つ又はこれらの組み合わせを条件として、電子文書と前記操作が行われたタスクを関連付ける
ことを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。 - 前記電子文書には、作成過程が関連付けられており、
前記関連付け手段は、対象としている電子文書の作成過程が保存過程である場合は、該電子文書をタスクには関連付けない
ことを特徴とする請求項1又は2に記載の情報処理装置。 - 前記関連文書抽出手段は、予め定められた条件に基づいて、第1の文書が参照した文書を第2の文書として抽出する
ことを特徴とする請求項1〜3のいずれか一項に記載の情報処理装置。 - 前記重要度算出手段は、前記タスク間の距離が長いほど前記第2の文書の重要度が高くなるように該第2の文書の重要度を算出する
ことを特徴とする請求項1〜4のいずれか一項に記載の情報処理装置。 - 前記重要度算出手段は、前記タスク間の距離の他に、前記関連文書抽出手段によって抽出された第2の電子文書を参照した他の電子文書の数に基づいて算出する
ことを特徴とする請求項1〜5のいずれか一項に記載の情報処理装置。 - 前記重要度算出手段によって算出された重要度に基づいて、該重要度が予め定められた値以上又はより大きい電子文書を複製する処理、該重要度が予め定められた値以下又は未満である電子文書を削除する処理、該重要度が予め定められた値以上又はより大きい電子文書のアクセス権を変更する処理、前記利用者が所有している情報処理装置内にある該重要度が予め定められた値以上又はより大きい電子文書を他の情報処理装置に登録する処理
のうちいずれか一つ以上の処理を行う文書処理手段
をさらに具備することを特徴とする請求項1〜6のいずれか一項に記載の情報処理装置。 - コンピュータを、
利用者が仕事に関する情報の管理を行う環境の単位であるタスクを識別するタスク識別情報と、該タスクを利用する利用者を識別する利用者識別情報と、該タスクに関係する他のタスクのタスク識別情報とを記憶しているタスク記憶手段と、
前記タスクの環境における電子文書に対する利用者の操作の履歴を記憶する操作履歴記憶手段と、
前記操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて、電子文書と該操作が行われたタスクを関連付ける関連付け手段と、
前記関連付け手段でタスクに関連付けられた第1の電子文書と関連する第2の電子文書を、前記操作履歴記憶手段が記憶している操作の履歴に基づいて抽出する関連文書抽出手段と、
前記タスク記憶手段に記憶されている情報及び前記関連付け手段による電子文書とタスクの関連付けに基づいて、前記第2の電子文書に対して、前記第1の電子文書に関連付けられているタスクと該第2の電子文書に関連付けられているタスク間の距離に応じた該第2の文書の重要度を算出する重要度算出手段
として機能させるための情報処理プログラム。
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