JPH07319897A - 情報処理方法及び装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】記憶媒体に記憶された情報の重複を検出するこ
とを可能とし、情報の管理を効率的に行なうことを可能
とする。 【構成】二次記憶装置６に記憶されたファイルの一つが
情報読取部１１より読み出されて情報保持部１２に保持
される。そしてもう一つのファイルが情報読取部１１に
より読み出され、情報保持部１２に保持されたファイル
との比較が行われる。属性比較部１３は両ファイルの属
性（ファイル名、ファイルの大きさ、作成・更新日時）
を比較し、内容比較部は両ファイルの内容を比較する。
重複判定部１５はそれらの比較の結果として得られる一
致度と、予め規定値テーブル１７上に設定された既定値
とを比較して両ファイルの重複を判定する。両ファイル
が重複している場合は、重複情報表示部１６によりその
旨の表示が行われる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、データ、ファイル等、
各種の情報の管理を行う情報処理方法及び装置に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来、ワークステーションやパーソナル
コンピュータにおいて、ファイルなどの情報を管理する
ことは、その情報を作成した利用者に任せられている。
又、このような管理作業を支援するために、フロッピー
やハードディスクなどの二次記憶に記憶されるファイル
について、階層的なディレクトリやフォルダーといった
概念が取り入れられるようになってきている。

【０００３】また、ファイルの内容を比較する装置など
も開発され、人間には不可能なほどの詳細な比較が高速
にできるようになってきている。

【０００４】一方、二次記憶装置等に格納された情報の
中から必要な情報を取り出すことも重要な操作の一つで
ある。例えば、計算機上並びに当該計算機外部に存在す
る情報の管理を行う情報管理装置がある。この種の情報
管理装置の例としては、図書館の蔵書管理装置がある。
蔵書管理装置では、蔵書にＩＤを付与し、著者、書名な
どの書誌情報とＩＤを計算機上に保持して、書誌情報を
用いた検索を行い、検索結果としてＩＤを得ることで蔵
書を探すことができる。一方、計算機上の情報のための
情報管理装置の例としては、データベースが挙げられ
る。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、コンピ
ュータの利用範囲が急速に拡がるとともに、情報量の増
大も急速に進んできており、利用者が情報を管理し切れ
なくなってきている。

【０００６】このため、いくつかの問題が生じている。
まず、管理できていない情報が二次記憶領域の一部を占
有してしまうことになるので、有限資源の浪費につなが
る。そして、必要な情報がうもれてしまい、必要な情報
を必要な時に即座に取り出せなかったり、取り出す手間
が増えてしまうことになる。

【０００７】例えば、電子掲示板のように、ひとつの情
報を多数の人が参照する場合、各自が各自の作業しやす
い場所にその内容をコピーすれば、重複した情報が有限
の二次記憶領域の一部を占有してしまうことになる。電
子掲示板の情報は、一定の期間が過ぎれば不要になる情
報が多いが、一定期間の後には、利用者には消してよい
のか否かの判断がしにくくなっていることが多く、結局
そのまま残してしまうことになる。このようにして、不
要な情報がどんどん蓄積され、記憶領域を占有してしま
う。

【０００８】又、所望の情報を抽出するための情報管理
装置においては、一般に予め定められた形式の情報の管
理しか行えない。しかしながら、実際の情報は多様であ
り、予め定めた形式にあてはまらないものが殆どであ
る。従って、そのような情報を管理することができない
ということは、当該情報管理装置における使用範囲に著
しい制約が課されていることになる。

【０００９】例えば、上述の例において、計算機内部に
ある情報（データベース等、電子的、磁気的に保持され
た情報）と、計算機外部にある情報（書籍や手紙など）
は別個に管理するしかなかった。電子情報が増加してい
る今日では、同様な情報が計算機内部と計算機外部とに
存在するケースが増えている。例えば、電子メールと従
来からの手紙との混在などが挙げられる。このような情
報を一括して管理することは、上記従来技術ではなされ
ておらず、情報の管理に多大な労力が必要とされてい
る。

【００１０】本発明は上記の問題点に鑑みてなされたも
のであり、情報の管理を効率的に行なうことが可能な情
報処理方法及び装置を提供することを目的とする。

【００１１】本発明の他の目的は、記憶媒体に記憶され
た情報の重複を検出することが可能な情報処理方法及び
装置を提供することにある。

【００１２】又、本発明の他の目的は、各種形態の情報
を一括して管理することが可能な情報処理方法及び装置
を提供することにある。

【００１３】

【課題を解決するための手段】及び

【作用】上記の目的を達成する本発明の情報処理装置は
以下の構成を備える。即ち、複数のファイルを管理する
情報処理装置であって、記憶媒体に記憶された第１及び
第２のファイルについて、夫々の属性情報に基づいて類
似の判断を行うか否かを判定する第１判定手段と、前記
第１判定手段により前記第１及び第２ファイルについて
の類似の判断を実行すると判定された場合、前記第１及
び第２のファイルの内容の一致度を獲得する獲得手段
と、前記一致度に基づいて前記第１及び第２のファイル
が類似しているか否かを判定する第２判定手段と、前記
第２判定手段により前記第１及び第２のファイルが類似
していると判定された場合、その旨を報知する報知手段
とを備える。

【００１４】上記の構成によれば、属性情報に基づいて
類似の判断を行うべきであると判定された第１及び第２
のファイルについてその内容の一致度が調べられ、その
一致度に基づいて両ファイルが類似していると判定され
ればその旨の報知がなされる。

【００１５】又、好ましくは、前記第１判定手段で用い
られる属性情報は、前記第１及び第２のファイルの夫々
のファイル名である。類似を判定すべきファイルをより
適切に選択することが可能となるからである。

【００１６】又、前記第１判定手段で用いられる属性情
報が、前記第１及び第２のファイルの夫々のデータの大
きさである。類似を判定すべきファイルをより適切に選
択することが可能となるからである。

【００１７】又、好ましくは、前記記憶媒体には階層構
造を有してファイルが記憶されており、前記第１及び第
２ファイルは夫々異なるディレクトリより選択されたも
のである。階層構造で管理されるファイルについて、異
なる階層間でファイルの類似判断が可能となるので使い
勝手が向上するからである。

【００１８】又、好ましくは、前記第２判定手段により
前記第１及び第２のファイルが類似していると判定され
た場合に両ファイルの一方を消去する消去手段を更に備
え、前記報知手段は、前記消去手段が実行された旨を報
知する。類似したファイルが自動的に消去され、重複し
たデータの併存を容易に防止できるからである。

【００１９】又、上記の目的を達成する本発明の他の構
成の情報処理装置によれば、複数のファイルを管理する
情報処理装置であって、記憶媒体に記憶された第１及び
第２のファイルの属性情報に基づいて得られた両ファイ
ルの属性の一致度により、両ファイルの属性が類似する
か否かを判定する第１判定手段と、前記第１判定手段に
より前記両ファイルの属性が類似していると判定された
場合、該両ファイルの夫々の内容に基づいて得られた一
致度により、該両ファイルが類似しているか否かを判定
する第２判定手段と、前記第２判定手段により前記両フ
ァイルの内容が類似していると判定された場合、前記両
ファイルの夫々の属性情報を比較して得られた結果を報
知する報知手段とを備える。

【００２０】上記の構成によれば、属性情報により類似
していると判定されたファイルについてその内容の一致
度を獲得し、類似判断を行う。そして、内容が類似して
いると判定された場合、両ファイルの属性情報の比較結
果が報知される。このため、類似しているいないの判断
結果のみならず、属性情報の比較結果が報知されるの
で、両ファイルの関連をより詳細に把握することができ
る。

【００２１】又、好ましくは、前記第１判定手段におい
て用いられる属性情報は、前記両ファイルの夫々のファ
イル名と大きさである。

【００２２】又、好ましくは、前記報知手段における属
性情報は、前記両ファイルの夫々の大きさとアクセス時
刻に関する情報である。

【００２３】又、好ましくは、前記報知手段は、前記両
ファイルのアクセス時刻に関する情報を比較することに
よりどちらがオリジナルのファイルであるかを判定して
報知する。

【００２４】又、上記の他の目的を達成する本発明の情
報処理装置は以下の構成を備える。即ち、当該情報処理
装置により直接的に実体データへのアクセスが可能な内
部データと実体データに直接的にアクセスできない外部
データとを、夫々の実体データを特定する特定情報を用
いて管理する管理手段と、所望のデータに対応する特定
情報を指定する指定手段と、前記指定手段により指定さ
れた特定情報により特定される実体データが外部データ
か内部データかを判定する判定手段と、前記判定手段に
より外部データと判定された場合はその特定情報を出力
し、内部データと判定された場合はその実体データを出
力する出力手段とを備える。

【００２５】上記の構成によれば、管理手段は実体デー
タを特定する特定情報を用いて外部データと内部データ
とを管理する。これら識別情報より所望のものを指定す
ると、指定されたデータが外部データか内部データかが
判定され、外部データであればその特定情報が、内部デ
ータであればその実体データが出力される。

【００２６】又、好ましくは、前記管理手段は、前記内
部データ及び外部データを、夫々の実体データを特定す
る特定情報とこれに対応づけられたラベル情報とを含む
識別情報で管理し、前記識別情報の中から所望の検索文
字列を含むラベル情報を検索する検索手段と、前記検索
手段により検索されたラベル情報を表示する表示手段と
を更に備え、前記指定手段は、前記表示手段により表示
されたラベル情報の中から指定されたラベル情報に対応
する特定情報を前記指定された特定情報とする。各デー
タに付与されたラベル情報に基づいてデータを検索し、
検索結果より所望のデータを指定することが可能とな
り、所望のデータをより容易に指定できるからである。

【００２７】又、好ましくは、前記管理手段において、
前記識別情報は夫々が最後にアクセスされた時刻順に従
って記憶媒体に格納され、前記表示手段は、前記検索手
段により検索されたラベル情報を前記管理手段における
時刻順に基づく順序で表示する。このようにアクセス時
刻に基づいて検索結果を表示することにより、所望のフ
ァイルをより容易に見つけ出すことが可能となる。

【００２８】又、好ましくは、前記外部データを特定す
る前記特定情報として所望のＩＤを付与する付与手段を
更に備える。外部データの整理をより効率良く行うこと
が可能となるからである。

【００２９】又、好ましくは、前記外部データの実体を
収納したフォルダを格納する格納手段と、前記出力手段
により出力された特定情報に基づいて対応する実体デー
タを収納したフォルダを利用者に提供する提供手段とを
更に備える。外部データについて速やかな取り出しを行
うことが可能となるからである。

【００３０】

【実施例】以下、図面を参照して本発明の好適な実施例
を詳細に説明する。

【００３１】＜実施例１＞図１は実施例１の情報処理装
置の概略の構成を示すブロック図である。図１におい
て、１はＣＰＵであり、本情報処理装置における各種の
制御を実行する。２はＲＯＭであり、ＣＰＵ１により実
行される制御プログラムや各種データを格納する。後述
のフローチャートで示される制御プログラムも、このＲ
ＯＭ２に格納される。３はＲＡＭであり、ＣＰＵ１が各
種制御を実行するに際して作業エリアを提供する。尚、
二次記憶６（後述）に格納された制御プログラムをＲＡ
Ｍ３にロードして格納し、ＣＰＵ１がこれを実行するよ
うに構成しても良い。

【００３２】４は表示部であり、ＣＰＵ１による表示制
御の元で各種の処理結果等の表示を行う。５は入力部で
あり、利用者による各種指示入力が行われる。６は二次
記憶であり、複数の情報をファイルとして格納する。７
はバスであり、上記の各構成を接続し、相互に情報のや
り取りを可能とする。

【００３３】図２は実施例１の情報処理装置の機能構成
を表すブロック図である。図２において、１１は情報読
取部であり、整理しようとする二次記憶６から情報を読
み取る。１２は情報保持部であり、情報読み取り部１１
で読み取った情報をＲＡＭ３上に保持する。１３は属性
比較部であり、ファイルの属性情報で２つのファイルを
比較する。１４は内容比較部であり、ファイルの内容で
もって２つのファイルを比較する。１５は重複判定部で
あり、属性比較部１３、内容比較部１４の比較結果か
ら、比較された両ファイルの情報に重複があるのかない
のかを判定する。１６は重複情報表示部であり、重複判
定部１５で重複していると判定した場合に、その旨を表
示部４に表示する。１７は規定値テーブルであり、重複
判定部１５において両ファイルが重複しているか否かを
判定する際に参照される閾値が格納されている。

【００３４】上記の構成において、二次記憶装置６に記
憶されたファイルの一つが情報読取部１１より読み出さ
れて情報保持部１２に保持される。そしてもう一つのフ
ァイルが情報読取部１１により読み出され、情報保持部
１２に保持されたファイルとの比較が行われる。属性比
較部１３は両ファイルの属性（ファイル名、ファイルの
大きさ、作成・更新日時）を比較し、内容比較部は両フ
ァイルの内容を比較する。重複判定部１５はそれらの比
較の結果として得られる一致度と、予め規定値テーブル
１７上に設定された既定値とを比較して両ファイルの重
複を判定する。両ファイルが重複している場合は、重複
情報表示部１６によりその旨の表示が行われる。

【００３５】次に、本実施例１の動作の詳細を図３及び
図４を参照して説明する。

【００３６】図３は、実施例１の情報処理装置の動作手
順を示すフローチャートである。又、図４は、実施例１
の動作手順を説明するためのファイル構成例を表す図で
ある。以下の説明では、図４に示すように、属性情報３
１，３２が情報保持部１２によって保持されている状態
で、新たに属性情報３３，３４を読み取り、これらを比
較してディレクトリやファイルの重複を判定する場合に
ついて説明する。

【００３７】まず、図４の属性情報３１，３２について
説明する。

【００３８】３１は、ファイルが格納されているディレ
クトリの情報で“／”が階層を表している。すなわち、
ｕｓｒというディレクトリの下にｕｓｅｒ１というディ
レクトリがあり、その下にｐｒｏｇｒａｍというディレ
クトリがあり、さらにその下にｗｏｒｋ１というディレ
クトリがあることを示している。

【００３９】そして、３２は、このｗｏｒｋ１というデ
ィレクトリに４つのファイルがあることを表している。
ファイルにはそれぞれ属性があり、属性情報３２の第１
行目に記憶されている属性は、ｐｒｏｇ＿ａ．ｃという
ファイル名の情報を表わし、５４３２バイトの大きさが
あり、９２／１０／２５に作成され、９４／０９／０２
が最終更新日であることを表している。

【００４０】以下に、図３のフローチャートにより実施
例１の動作を説明する。実施例１の処理では、ディレク
トリ間の重複をチェックする処理と、ファイル間の重複
をチェックする処理の２つの処理が含まれている。

【００４１】まず、ステップＳ１において、情報読み取
り部１１が読み取りの対象とするディレクトリが移動す
る。ここでは、図４の属性情報３３に示すディレクトリ
へ移動したものとする。ステップＳ２において、二次記
憶６における全てのディレクトリについて検査が終了し
たか否かを判定する。すべてのディレクトリについて検
査が終了していれば本処理を終了するが、未処理のディ
レクトリがあればステップＳ３へ進む。ステップＳ３で
は、情報保持部１２に保持された属性情報が取り出され
る。ここでは、ｔｅｓｔというディレクトリの属性情報
を取り出すもので、図４の属性情報３４が得られる。

【００４２】ステップＳ４において、属性情報３２と３
４について、各属性情報に含まれているファイル名での
比較を行ない、その一致度を計算する。本例（図４）の
場合、４つのファイルのファイル名が全て一致している
ので、一致度は１００％となる。規定値テーブル１７
は、比較している情報が重複情報であるか否かを判定す
るための閾値を格納するテーブルである。例えば、この
閾値を８０％とすると、重複判定部１５は規定値８０％
と一致度１００％を比較し、一致度が規定値を越えてい
ることがわかる（ステップＳ５）。このように、一致度
が閾値を越えた場合はステップＳ６へ進み、属性情報３
１と３３で示されるディレクトリ、即ち、ｗｏｒｋ１と
ｔｅｓｔが重複していることを重複情報表示部１６によ
り表示部４へ表示する。そして処理はステップＳ７へ進
む。

【００４３】一方、ステップＳ５において一致度が閾値
以下であればそのままステップＳ７へ進む。以上のステ
ップＳ１乃至ステップＳ６の処理によりディレクトリ間
の重複が検査される。ディレクトリ間の重複の検査が終
了すると、ステップＳ７以降で、これらのディレクトリ
に含まれるファイルの重複検査を行う。

【００４４】ステップＳ７以降で、属性情報３２、３４
に含まれる同一名のファイルについて比較を行ない、重
複を判定する。ステップＳ７では、着目すべきファイル
を選択する。ステップＳ８において、当該ディレクトリ
に含まれる全てのファイルについて検査が終了していれ
ばステップＳ１へ戻る。一方、未処理のファイルが存在
すればステップＳ９へ進む。

【００４５】本例では、まず、ｗｏｒｋ１のｐｒｏｇ＿
ａ．ｃとｔｅｓｔのｐｒｏｇ＿ａ．ｃが検査される。ス
テップＳ９において、ｗｏｒｋ１のｐｒｏｇ＿ａ．ｃと
ｔｅｓｔのｐｒｏｇ＿ａ．ｃの属性が比較される。その
結果、前者のファイルに対して、後者のファイルは大き
さで５４３２から５２８５へマイナス２．６％変化して
いることがわかり、一致度は９７．４％（１００−２．
６＝９７．４）となる。更に、前者のファイルは、後者
のファイルよりも作成日時が新しく、更新期間（作成か
ら最終更新までの期間）が長いことがわかる。

【００４６】次に、ステップＳ１０へ進み、両ファイル
の一致度が規定値を越えたか否かを判定する。上述の如
く一致度の規定値を８０％とすれば、９７．４％という
一致度を有する上述の両ファイルはこの規定値を越えて
いるので、ステップＳ１１へ進む。ここで、一致度が規
定値に満たない場合はステップＳ１４へ進む。ステップ
Ｓ１４については後述する。

【００４７】ファイルの大きさの一致度が規定値を越え
ている場合はステップＳ１１へ進み、内容比較部１４に
よるファイルの内容を比較を実行する。ここでは、例え
ば、ＵＮＩＸにおいては広く使われているｄｉｆｆのよ
うなツールを用いて、行ごとの一致度を計算する。

【００４８】次に、ステップＳ１２で、ファイル内容の
一致度が規定値を越えていると判定されると、ステップ
Ｓ１３でファイルの重複の指摘を行なう。ここで、重複
判定部１５は両ファイルの属性、内容の比較結果を参照
して、どちらのファイルが新しいか、どちらのファイル
がどれだけ大きいか等を判断する。例えば、『ｕｅｓｒ
４のｐｒｏｇ＿ａ．ｃはｕｓｅｒ１のコピーであり、内
容は２．６％変化（減少）している』と判定され、重複
情報表示部１６により表示部４上に表示される。ここ
で、どちらのファイルがオリジナルであるかは、夫々の
ファイルの作成日時が参照され、作成日時の古いファイ
ルがオリジナル、新しいファイルがそのコピーであると
判定される。

【００４９】続くステップＳ１４において、読み取った
ファイル属性などの情報を情報保持部１２に登録し、こ
のファイルの処理を終了する。そしてステップＳ７へ戻
り、上述の処理（ステップＳ７〜ステップＳ１４）を、
このディレクトリ内の他の３つのファイルについても同
様に行なう。その後、ステップＳ１へ戻り、処理の対象
を次のディレクトリへ移動し、上記と同様の処理を行な
う。

【００５０】尚、本発明は、上述した実施例１のほか、
その要旨の範囲内で種々の変形が可能である。

【００５１】例えば、前記実施例１では、すべてのユー
ザ，ディレクトリについて重複のチェックを行なってい
るが、この方法は機密保持の観点からシステム管理者だ
けにしか行なえない場合もある。よって、自分が所有
（管理）するファイルのチェックや、特定のディレクト
リのチェックに限定してもよい。

【００５２】また、例えば、システム管理者がすべての
ディレクトリについてチェックするような場合、上記実
施例１では、２つのファイル間の比較をしているが、複
数のファイル間の比較とすることもできる。例えば、
Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄの４つのファイルが重複している時に、
『ファイルＡとファイルＢの重複』、『ファイルＡとフ
ァイルＣの重複』、というように順次指摘するのではな
く、『ファイルＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄが重複しており、そのう
ち、Ｃがオリジナルであろう』というように指摘するよ
うにしてもよい。重複するファイルが複数あるような場
合は、このような表示方法を行うことにより管理者によ
る把握が容易となる。

【００５３】また、上述した処理を深夜などに定期的に
行ない、ファイルの持ち主に対して電子メールなどで自
動的に告知するようにしてもよい。

【００５４】さらに、重複であると判定されたファイル
については、自動的に消去したり、消去するための作業
領域に移動して、その結果だけをファイルの持ち主に告
知するようにしてもよい。その際、当該ファイルが長期
間使用されていない、というような条件（属性情報）を
考慮するように構成してもよい。

【００５５】更に、上記実施例１では、すべてのファイ
ル名について重複をチェックしていたが、例えば、ＵＮ
ＩＸでしばしば用いられる、“ＲＥＡＤＭＥ”や“Ｍａ
ｋｅｆｉｌｅ”といった特定のファイル名についてはチ
ェックしないようにすることもできる。

【００５６】また、上記実施例１では、ファイル内容チ
ェックは、同じファイル名のファイル間について行なっ
ていたが、同一のファイル名がないファイルについて
は、例えば、ファイルの大きさが近いものの内容を比較
して、その一致度で重複ファイルであることをチェック
するようにしてもよい。

【００５７】また、ファイル名に関しては、拡張子（例
えば、．ｃなど）を考慮して、同じ拡張子同志の比較を
重点的に行なうようにしてもよい。

【００５８】更に、上記実施例１の装置で、１つ乃至複
数のファイルを指定して、それに似たファイルを全体か
ら取り出すような使い方もできる。

【００５９】＜実施例２＞次に実施例２について説明す
る。尚、本実施例２の情報処理装置の概略構成は実施例
１（図１）と同様でありここでは説明を省略する。

【００６０】図５は、実施例２の情報処理装置の機能構
成を表すブロック図である。同図において、１０１は外
部データ登録部であり、計算機外部に存在する情報であ
る外部データのラベルを受理し、各外部データに対して
ＩＤを付与するとともに、このＩＤを利用者に報知す
る。ここで、外部データとしては、本情報処理装置によ
り直接的に実体データにアクセスすることができないデ
ータであり、例えば紙に情報が記録された文書等が挙げ
られる。１０２は内部データ登録部であり、情報処理装
置内部に存在する情報（情報処理装置がデータの実体に
アクセスできる情報）である内部データのラベルを受理
し、内部データに対するＩＤを付与する。１０３はラベ
ル保持部であり、外部データ登録部１０１及び内部デー
タ登録部１０２で登録されたラベル及びＩＤを、登録さ
れた時間順に保持し、ラベルのリスト（以後、入力ラベ
ル・ＩＤリストと称する）を生成する。１０４は実体保
持部であり、内部データ登録部１０２で登録された内部
データの実体をＩＤをキーとして保持する。

【００６１】１０５は検索語入力部であり、ラベルを検
索処理するための検索条件である検索語を入力する。１
０６は検索部であり、ラベル保持部１０３に保持されて
いるラベルの中から検索語入力部１０５で入力された検
索語を含むラベルを検索し、検索されたラベルとＩＤの
リスト（以後、検索ラベル・ＩＤリスト）を作成する。
尚、検索部１０６で作成されるリストには、ラベル保持
部１０３に保持されている順序に従った順序で検索され
たラベル及びＩＤが登録される。１０７はラベル一覧出
力部であり、検索部１０６で作成されたリスト中のラベ
ルを一覧できるように出力するラベル一覧出力部であ
る。

【００６２】１０８はデータ選択部であり、ラベル一覧
出力部１０７で出力されたラベルの中から利用者が所望
のデータのラベルを選択する。１０９は外部データＩＤ
出力部であり、データ選択部１０８で選択されたデータ
が外部データである場合に、そのＩＤを利用者に対して
報知する。１１０は内部データ出力部であり、データ選
択部１０８で選択されたデータが内部データである場合
に、そのＩＤをキーとして内部データの実体を実体保持
部１０４から取り出してこれを出力する。

【００６３】次に、本実施例２の情報処理装置の動作に
ついて説明する。

【００６４】まず、図６を参照して外部データ登録処理
を説明する。図６は、外部データ登録部１０１による外
部データ登録処理の手順を表すフローチャートである。
まず、ステップＳ２０１において、外部データに対する
ラベルを利用者が入力するのを受理するとステップＳ２
０２へ進む。ステップＳ２０２では、登録される情報に
対して過去に付与したＩＤと重複しないようにＩＤを付
与する。本実施例２では、外部データのＩＤとして「Ｅ
n 」を付与する。ここで、ｎは１から順に与えられる整
数である。次に、ステップＳ２０３において、ステップ
Ｓ２０２で付与されたＩＤを利用者に対して報知する。
そしてステップＳ２０４において、入力されたラベルと
付与したＩＤの組をラベル保持部１０３に保持させる
（即ち入力ラベル・ＩＤリストに登録する）。

【００６５】尚、外部データについては、利用者が本情
報処理装置により付与されたＩＤに基づいて管理する。
よって、本情報処理装置によりＩＤが提供されたとき、
利用者はこのＩＤをキーとして該当する情報の実体を取
り出すことができる。

【００６６】次に図７を参照して内部データ登録処理を
説明する。図７は実施例２の内部データ登録部１０２に
よる内部データ登録処理の処理手順を表すフローチャー
トである。

【００６７】まず、ステップＳ３０１において、内部デ
ータであるファイルの名前の入力を受け付ける。次に、
ステップＳ３０２において、利用者により入力された当
該内部データに対するラベルを受理する。ここで、ラベ
ルとしては、任意の文字列を用いることができる。ステ
ップＳ３０３では、登録される内部データ（ラベル）に
対して過去に付与したＩＤと重複しないように当該内部
データ（ラベル）に対してＩＤを付与する。尚、本実施
例では内部データに対するＩＤとして文字列「Ｉn 」を
付与する。ここで、ｎは１から順に与えられる整数であ
る。ステップＳ３０４において、ステップＳ３０２で入
力されたラベルとステップＳ３０３で付与されたＩＤの
組をラベル保持部１０３に保持させ、入力ラベル・ＩＤ
リストへの登録を行う。ステップＳ３０５において、付
与されたＩＤをキーとしてステップＳ３０１で入力され
たファイル（実体データ）を実体保持部１０４に保持す
る。

【００６８】図８は実施例２のラベル保持部１０３にお
けるデータの保持状態を説明する図である。図８の
（Ｂ）は、入力ラベル・ＩＤリストの１レコードのデー
タ構成を表わす。同図に示されるように、入力ラベル・
ＩＤリストの１レコードは、ラベル文字列を格納するラ
ベル部４００、ＩＤ情報を格納するＩＤ部４０１を有す
る。そして、ラベルとＩＤの間、レコードとレコードの
間はデリミタで区切られる。又、図８（Ａ）は入力ラベ
ル・ＩＤリストのデータ構成例であり、同図に示される
ように、各レコードは登録された時刻の古い順に１つの
ファイルに並べられる。上記のステップＳ２０４、ステ
ップＳ３０４におけるラベルとＩＤの登録処理では、新
たに保持するラベルとＩＤをデリミタで区切って図８
（Ｂ）の如きレコードを構成し、これを図８（Ａ）の最
後に付け加える。

【００６９】次に検索処理について説明する。図９は、
本実施例の検索処理の手順を表すフローチャートであ
る。

【００７０】検索部１０６は、まず、ステップＳ５０１
において、検索語の入力を受け付ける。そして、ステッ
プＳ５０２において、検索対象をラベル保持部１０３の
先頭のラベルにセットする。ステップＳ５０３におい
て、検索対象とする全てのラベルについて検索処理が終
了したか否かを調べ、終了した場合にはステップＳ５０
７へ進む。一方、全てのラベルに対しての検索処理が終
了していなければステップＳ５０４へ進む。ステップＳ
５０４では、検索対象としているラベルの中に検索語が
存在するか否かを調べ、存在する場合はステップＳ５０
５へ進む。ステップＳ５０５では、検索対象となってい
るラベルとそのＩＤとの組を検索ラベル・ＩＤリストの
先頭に登録し、ステップＳ５０６へ進む。

【００７１】一方、ステップＳ５０４において検索対象
としているラベルの中に検索語が存在しない場合はその
ままステップＳ５０６へ進む。ステップＳ５０６では、
検索対象を次のラベルに移す。その後ステップＳ５０４
へ戻り上述の処理を繰り返す。

【００７２】以上のようにして、ラベル保持部１０３の
入力ラベル・ＩＤリストに登録されたラベルの全てにつ
いて上述の検索処理を終了すると、ステップＳ５０７の
処理が実行される。ステップＳ５０７において、ラベル
一覧出力部１０７は、ステップＳ５０５で作成された検
索ラベル・ＩＤリストのラベル部分を、その登録順序を
保って出力する（以後、検索ラベルリストと称する）。

【００７３】次に、検索結果リストを元にして必要な情
報を取り出す処理について説明する。図１０は、本実施
例における情報の取り出し処理の手順を表すフローチャ
ートである。

【００７４】まず、ステップＳ６０１において、ラベル
一覧出力部１０７により表示された検索ラベルリストの
中から取り出したいデータを選択、指定する入力を受け
付ける。次に、ステップＳ６０２において、ステップＳ
６０１で選択されたデータのＩＤから、そのデータが内
部データであるか外部データであるかを判定する。

【００７５】ステップＳ６０２において、選択されたデ
ータが外部データである場合はステップＳ６０３に進
む。ステップＳ６０３では、利用者に対して外部データ
のＩＤを出力し、ステップＳ６０６へ進む。

【００７６】一方、ステップＳ６０２において、選択さ
れたデータが内部データであればステップＳ６０４へ進
む。ステップＳ６０４において、内部データのＩＤをキ
ーとして実体保持部１０４からデータの実体を取り出
す。そして、ステップＳ６０５において、取り出した実
体のファイルフォーマットに応じて適切なビューアを用
いてファイルの表示を行い、ステップＳ６０６へ進む。
ステップＳ６０６においては、選択されたラベルとＩＤ
をラベル保持部１０３の入力ラベル・ＩＤリストの最後
の位置へその登録位置を変更する。

【００７７】以上のような処理を実行する本実施例の情
報処理装置を用いた場合の情報管理の一例を以下に示
す。

【００７８】今、２つの外部データがあり、夫々「○○
会の案内状」、「△△装置のカタログ」というラベルで
登録したものとする。そして、この場合、始めの情報に
はラベル「Ｅ１」が２番目の情報にはラベル「Ｅ２」が
付与される。次に、電子メールのテキストファイルであ
る内部データを「○○会の参加者名簿」というラベルで
登録したとする。この場合、この内部データには「Ｉ
１」というＩＤが付与される。そして、このときのラベ
ルの保持部１０３の状態は図８（Ａ）に示した通りであ
る。

【００７９】次に、「○○会」という検索語で検索を行
うと図１１に示すような検索ラベルリストが、ラベル一
覧出力部１０７により表示される。ここで、ラベル「○
○会の案内状」を選択するとＩＤが「Ｅ１」である外部
データを参照すべき旨の表示が外部データＩＤ出力部１
０９により出力される。利用者はこのＩＤを用いること
で求める情報を取り出すことができる。このときのラベ
ル保持部１０３における入力ラベル・ＩＤリストの状態
は図１２に示すようになる。即ち、データ選択部１０８
で選択されたラベル（○○会の案内状▽Ｅ１▽）が入力
ラベル・ＩＤリストの最後へ移動する。

【００８０】この状態で、「○○会」という検索語で検
索を行うと、図１３に示すごとき検索ラベルリストが表
示される。このように、登録もしくは取り出しを行った
時刻が新しい順にラベルの一覧が表示されるので、検索
結果が多い場合にも、情報にアクセスした時間関係が反
映された表示がなされるので、検索結果リストから目的
とする情報を発見するのがより容易になるという効果が
ある。

【００８１】＜実施例３＞次に実施例３について説明す
る。

【００８２】図１４は、実施例２に係る情報処理装置の
基本構成を表すブロック図である。ここで、参照番号１
００１から１００８及び１０１０で示された構成は、上
記実施例２（図５）の１０１から１０８及び１１０で示
された構成と同様である。

【００８３】１０９は、外部データの実体をいれたフォ
ルダを収納する外部データ収納部である。外部データ登
録部１００１により登録された外部データについては、
実施例２と同様にラベル保持部１００３によりそのラベ
ルとＩＤのペアが入力ラベル・ＩＤリストに保持され
る。更に、登録された外部データの実体は、外部ＩＤに
対応するフォルダに収納されて外部データ収納部１００
９に格納される。

【００８４】外部データ収納部１００９は、データ選択
部１００８より選択されたＩＤを入力すると、そのＩＤ
に対応するフォルダを押し出し、自動的に実体データを
選択して利用者に提供するものである。従って、利用者
はそのフォルダの中から所望の外部データを容易に取り
出すことができ、所望の外部データを速やかに得ること
ができる。

【００８５】尚、上記実施例２及び実施例３では、検索
結果のリスト（検索ラベルリスト）を夫々の最終アクセ
スの時刻順に出力しているがこれに限られない。例え
ば、ラベルの辞書式順など、所望の順序で出力させるこ
とが可能である。

【００８６】また、上記実施例２及び実施例３では、内
部データの実体を管理するためにＩＤを付与してそれを
キーとする場合について説明しているが、ＩＤの代わり
にファイル名等データの実体を識別できる情報を用いて
管理しても良い。

【００８７】更に、上記実施例２及び実施例３では、ラ
ベル保持部１０３（１００３）で、情報へのアクセス時
刻順に入力ラベル・ＩＤリストへラベルを保持する場合
を説明したがこれに限られるものではない。例えば、ア
クセス時刻を示す情報を別途保持しておき、この情報を
参照して検索結果を時刻順に並べかえるように構成して
も良い。

【００８８】又、上記実施例２及び実施例３では、検索
ラベルリストから情報を選択したときに、選択された情
報へのアクセスが実行されたとする場合を説明したがこ
れに限らない。例えば、内部データについてはその情報
にアクセスしたことを入力する手段を設け、外部データ
についてはその情報にアクセスしたときにそのＩＤをキ
ー操作により入力する手段を設けるなど、情報へのアク
セスを行ったことを示す信号を入力する手段を設けてお
き、このアクセスを行ったことを示す信号が入力された
時をもって情報へのアクセスが行われたとしても良い。

【００８９】又、上記実施例２及び実施例３では、外部
データへアクセスするためのＩＤを装置が自動的に付与
するがこれに限らない。例えば、キー操作により入力し
たり、バーコードからＩＤを直接読み取るなどしてＩＤ
を入力するようにしてもよい。

【００９０】又、上記実施例２及び実施例３では、デー
タに対するＩＤを装置から付与する場合について説明し
たが、これに限定されるものではなく、ＩＤを入力する
手段を設けて利用者が指定しても良い。

【００９１】又、上記実施例２及び実施例３では、検索
条件として一つの検索語を用いる場合について説明した
が、これに限定されるものではなく、複数の検索ごとそ
のＡＮＤやＯＲ条件を用いるなど、所望のた検索条件を
用いても良いことはいうまでもない。

【００９２】以上説明したように、実施例２及び実施例
３によれば、当該情報処理装置によりアクセス可能な内
部データと、直接にはアクセスできない外部データとが
混在する多様な形式の情報を一括して管理でき、利用者
は容易に所望の情報を取得することができる。

【００９３】尚、本発明は、複数の機器から構成される
システムに適用しても１つの機器からなる装置に適用し
ても良い。また、本発明はシステム或いは装置に本発明
により規定される処理を実行させるプログラムを供給す
ることによって達成される場合にも適用できることはい
うまでもない。

【００９４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
重複ファイルを整理したり、多様な情報を一括して管理
することが可能となり、情報の管理を効率的に行なうこ
とが可能となる。

【００９５】

【図面の簡単な説明】

【図１】実施例１の情報処理装置の概略の構成を示すブ
ロック図である。

【図２】実施例１の情報処理装置の機能構成を表すブロ
ック図である。

【図３】実施例１の情報処理装置の動作手順を示すフロ
ーチャートである。

【図４】実施例１の動作手順を説明するためのファイル
構成例を表す図である。

【図５】実施例２の情報処理装置の機能構成を表すブロ
ック図である。

【図６】外部データ登録部１０１による外部データ登録
処理の手順を表すフローチャートである。

【図７】実施例２の内部データ登録部１０２による内部
データ登録処理の処理手順を表すフローチャートであ
る。

【図８】図８は実施例２のラベル保持部１０３における
データの保持状態を説明する図である。

【図９】本実施例の検索処理の手順を表すフローチャー
トである。

【図１０】本実施例における情報の取り出し処理の手順
を表すフローチャートである。

【図１１】実施例２における検索ラベルリストのデータ
構成例を表わす図である。

【図１２】データ選択後の入力ラベル・ＩＤリストの内
容を表わす図である。

【図１３】図１２の入力ラベル・ＩＤリストより得られ
る検索結果リストを表わす図である。

【図１４】実施例２に係る情報処理装置の基本構成を表
すブロック図である。

【符号の説明】

１ ＣＰＵ ２ ＲＯＭ ３ ＲＡＭ ４ 表示部 ５ 入力部 ６ 二次記憶 ７ バス １１ 情報読み取り部 １２ 情報保持部 １３ 属性比較部 １４ 内容比較部 １５ 重複判定部 １６ 重複情報表示部 １７ 規定値テーブル

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 上田 隆也 東京都大田区下丸子３丁目30番２号 キヤ ノン株式会社内 (72)発明者 池田 裕治 東京都大田区下丸子３丁目30番２号 キヤ ノン株式会社内 (72)発明者 藤田 稔 東京都大田区下丸子３丁目30番２号 キヤ ノン株式会社内

Claims (20)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数のファイルを管理する情報処理装置
   であって、 記憶媒体に記憶された第１及び第２のファイルについ
   て、夫々の属性情報に基づいて類似の判断を行うか否か
   を判定する第１判定手段と、 前記第１判定手段により前記第１及び第２ファイルにつ
   いての類似の判断を実行すると判定された場合、前記第
   １及び第２のファイルの内容の一致度を獲得する獲得手
   段と、 前記一致度に基づいて前記第１及び第２のファイルが類
   似しているか否かを判定する第２判定手段と、 前記第２判定手段により前記第１及び第２のファイルが
   類似していると判定された場合、その旨を報知する報知
   手段とを備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 【請求項２】 前記第１判定手段で用いられる属性情報
   は、前記第１及び第２のファイルの夫々のファイル名で
   あることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 【請求項３】 前記第１判定手段で用いられる属性情報
   が、前記第１及び第２のファイルの夫々のデータの大き
   さであることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装
   置。
4. 【請求項４】 前記記憶媒体には階層構造を有してファ
   イルが記憶されており、前記第１及び第２ファイルは夫
   々異なるディレクトリより選択されたものであることを
   特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
5. 【請求項５】 前記第２判定手段により前記第１及び第
   ２のファイルが類似していると判定された場合、両ファ
   イルの一方を消去する消去手段を更に備え、 前記報知手段は、前記消去手段が実行された旨を報知す
   ることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
6. 【請求項６】 複数のファイルを管理する情報処理装置
   であって、 記憶媒体に記憶された第１及び第２のファイルの属性情
   報に基づいて得られた両ファイルの属性の一致度によ
   り、両ファイルの属性が類似するか否かを判定する第１
   判定手段と、 前記第１判定手段により前記両ファイルの属性が類似し
   ていると判定された場合、該両ファイルの夫々の内容に
   基づいて得られた一致度により、該両ファイルが類似し
   ているか否かを判定する第２判定手段と、 前記第２判定手段により前記両ファイルの内容が類似し
   ていると判定された場合、前記両ファイルの夫々の属性
   情報を比較して得られた結果を報知する報知手段とを備
   えることを特徴とする情報処理装置。
7. 【請求項７】 前記第１判定手段において用いられる属
   性情報は、前記両ファイルの夫々のファイル名と大きさ
   であることを特徴とする請求項６に記載の情報処理装
   置。
8. 【請求項８】 前記報知手段における属性情報は、前記
   両ファイルの夫々の大きさとアクセス時刻に関する情報
   であることを特徴とする請求項６に記載の情報処理装
   置。
9. 【請求項９】 前記報知手段は、前記両ファイルのアク
   セス時刻に関する情報を比較することによりどちらがオ
   リジナルのファイルであるかを判定して報知することを
   特徴とする請求項８に記載の情報処理装置。
10. 【請求項１０】 複数のファイルを管理する情報処理方
    法であって、 記憶媒体に記憶された第１及び第２のファイルについ
    て、夫々の属性情報に基づいて類似の判断を行うか否か
    を判定する第１判定工程と、 前記第１判定工程により前記第１及び第２ファイルにつ
    いての類似の判断を実行すると判定された場合、前記第
    １及び第２のファイルの内容の一致度を獲得する獲得工
    程と、 前記一致度に基づいて前記第１及び第２のファイルが類
    似しているか否かを判定する第２判定工程と、 前記第２判定工程により前記第１及び第２のファイルが
    類似していると判定された場合、その旨を報知する報知
    工程とを備えることを特徴とする情報処理方法。
11. 【請求項１１】 複数のファイルを管理する情報処理方
    法であって、 記憶媒体に記憶された第１及び第２のファイルの属性情
    報に基づいて得られた両ファイルの属性の一致度によ
    り、両ファイルの属性が類似するか否かを判定する第１
    判定工程と、 前記第１判定工程により前記両ファイルの属性が類似し
    ていると判定された場合、該両ファイルの夫々の内容に
    基づいて得られた一致度により、該両ファイルが類似し
    ているか否かを判定する第２判定工程と、 前記第２判定工程により前記両ファイルの内容が類似し
    ていると判定された場合、前記両ファイルの夫々の属性
    情報を比較して得られた結果を報知する報知工程とを備
    えることを特徴とする情報処理方法。
12. 【請求項１２】 当該情報処理装置により直接的に実体
    データへのアクセスが可能な内部データと実体データに
    直接的にアクセスできない外部データとを、夫々の実体
    データを特定する特定情報を用いて管理する管理手段
    と、 所望のデータに対応する特定情報を指定する指定手段
    と、 前記指定手段により指定された特定情報により特定され
    る実体データが外部データか内部データかを判定する判
    定手段と、 前記判定手段により外部データと判定された場合はその
    特定情報を出力し、内部データと判定された場合はその
    実体データを出力する出力手段とを備えることを特徴と
    する情報処理装置。
13. 【請求項１３】 前記管理手段は、前記内部データ及び
    外部データを、夫々の実体データを特定する特定情報と
    これに対応づけられたラベル情報とを含む識別情報で管
    理し、 前記識別情報の中から所望の検索文字列を含むラベル情
    報を検索する検索手段と、 前記検索手段により検索されたラベル情報を表示する表
    示手段とを更に備え、 前記指定手段は、前記表示手段により表示されたラベル
    情報の中から指定されたラベル情報に対応する特定情報
    を前記指定された特定情報とすることを特徴とする請求
    項１２に記載の情報処理装置。
14. 【請求項１４】 前記識別情報に含まれる前記特定情報
    は、外部データについてはそれを特定するＩＤであり、
    内部データについてはそれを特定するファイル名である
    ことを特徴とする請求項１３に記載の情報処理装置。
15. 【請求項１５】 前記管理手段において、前記識別情報
    は夫々が最後にアクセスされた時刻順に従って記憶媒体
    に格納され、 前記表示手段は、前記検索手段により検索されたラベル
    情報を前記管理手段における時刻順に基づく順序で表示
    することを特徴とする請求項１３に記載の情報処理装
    置。
16. 【請求項１６】 前記管理手段において、前記識別情報
    は夫々が最後にアクセスされた時刻を示す時刻情報を含
    み、 前記表示手段は、前記検索手段により検索されたラベル
    情報を前記管理手段における時刻情報に基づく順序で表
    示することを特徴とする請求項１３に記載の情報処理装
    置。
17. 【請求項１７】 前記外部データもしくは内部データを
    参照したことを表す参照信号を入力する入力手段を更に
    備え、 前記管理手段において、前記識別情報が最後にアクセス
    された時刻は前記参照信号の入力時刻に基づいて判断さ
    れることを特徴とする請求項１５又は１６に記載の情報
    処理装置。
18. 【請求項１８】 前記外部データを特定する前記特定情
    報として所望のＩＤを付与する付与手段を更に備えるこ
    とを特徴とする請求項１２に記載の情報処理装置。
19. 【請求項１９】 前記外部データの実体を収納したフォ
    ルダを格納する格納手段と、 前記出力手段により出力された特定情報に基づいて対応
    する実体データを収納したフォルダを利用者に提供する
    提供手段とを更に備えることを特徴とする請求項１２に
    記載の情報処理装置。
20. 【請求項２０】 当該情報処理装置により直接的に実体
    データへのアクセスが可能な内部データと実体データに
    直接的にアクセスできない外部データとを、夫々の実体
    データを特定する特定情報を用いて管理する管理工程
    と、 所望のデータに対応する特定情報を指定する指定工程
    と、 前記指定工程により指定された特定情報により特定され
    る実体データが外部データか内部データかを判定する判
    定工程と、 前記判定工程により外部データと判定された場合はその
    特定情報を出力し、内部データと判定された場合はその
    実体データを出力する出力工程とを備えることを特徴と
    する情報処理方法。