JPH0981585A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 複数の利用者が予め用意された複数の文書管
理体系の中の所望の文書管理体系に基づいて文書を分類
して保存して検索利用できるようにする。 【解決手段】 登録文書に分類種別とその内容を示す検
索用キーワードを付加し、その分類種別と検索用キーワ
ードを文書と対応させて記憶装置２０６に記憶し、利用
者によって記憶装置２０６に記憶された分類種別の中か
ら文書分類ディレクトリの複数の階層に対する分類種別
が選択されると、その選択された文書分類ディレクトリ
の各階層に対する分類種別を利用者毎の個人別文書管理
情報として記憶装置２０６に記憶し、その各階層の分類
種別に基づいて同一の検索用キーワードを持つ文書を検
索し、同一の検索用キーワードを持つ各文書のリンク情
報を文書分類ディレクトリの各階層の分類種別と共に記
憶装置２０６に記憶する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、文書を検索可能
に登録する電子ファイリング装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の電子ファイリング装置では、文書
の文書ファイルを文書の著者名毎，文書のジャンル（形
式）毎，文書の作成年度毎等の管理体系に基づいて分類
して登録する手段を備えていた。

【０００３】例えば、使用者が感覚的に分かり易いもの
として、複数のキャビネット・ホルダからなるディレク
トリがあり、使用者はその各キャビネット・ホルダに名
前を付け、その各キャビネット・ホルダ毎に文書を格納
し、文書を階層的に登録することができる。

【０００４】このようなキャビネット・ホルダを用いた
仕様の電子ファイリング装置では、例えば、「電子ファ
イルの機能書」の文書ファイルは「ＯＡ機器」と名付け
られたキャビネット内の「電子ファイル」と名付けられ
たホルダに格納される。そして、使用者はキャビネット
「ＯＡ機器」を開き、そのホルダ「電子ファイル」を開
くことにより、「電子ファイルの機能書」の文書ファイ
ルを検索することができる。

【０００５】すなわち、使用者は目的の文書を検索する
際、階層ディレクトリを順次開く操作を行なうことによ
り、その文書が格納されている箇所まで到達し、そこで
表示される文書名ファイルあるいは文書名の一覧の中か
ら目的の文書を捜し出すことができた。

【０００６】このような従来の電子ファイリング装置に
よれば、各種の文書管理体系で文書を分類して登録する
ことができ、それを複数の利用者で利用することができ
るので、例えば、企業や会社等の団体組織では文書を１
ヶ所で一元管理してデータベース化して、複数の利用者
がそのデータベースから必要な文書を検索して取り出し
て使用することができる。

【０００７】そして、電子ファイリング装置に文書を登
録してあれば、１台の装置を複数の利用者で使用した
り、ネットワークで結ばれた端末装置から文書を検索し
たりするような使用環境を構築することができる。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
電子ファイリング装置では以下に示す問題があった。 （１）従来の電子ファイリング装置では、利用者全員が
同じ文書管理体系で分類された登録文書を利用すること
になる。例えば、文書の著作者名毎に分類して管理する
文書管理体系等がある。

【０００９】ところが、この電子ファイリング装置のあ
る利用者にとっては、その著作者名毎に分類された文書
を検索する方でも使い易いが、ある利用者にとっては
「会議議事録」「技術報告」等の文書の形式毎に分類さ
れた文書を検索する方が使い易いことがある。

【００１０】すなわち、従来の電子ファイリング装置の
ように、１つの文書管理体系で分類して登録された文書
を複数の利用者で利用するのでは、各利用者がそれぞれ
最も使い易い使用環境で登録文書を検索して利用するこ
とができないという問題があった。

【００１１】（２）また、従来の電子ファイリング装置
では、文書の保管という目的からは大量の文書（文書フ
ァイル）を保存できるようにすることが必須要件であ
る。そのため、大量の文書の中から利用者の望む文書を
いかに引き出すかという検索技術に重点が置かれてい
る。

【００１２】しかし、個々の利用者の立場からすれば、
日常的にアクセス（検索）する文書に着目した場合、そ
れほど大量の文書を検索する必要がないのであり、数文
書から数十文書しか使用していないのが現状である。そ
こで、各利用者は登録文書が増えるほど必要な文書の検
索に手間と時間がかかるので、大量の文書の中から目的
の文書を捜し出すために大変苦労し、操作性が低下する
という問題があった。

【００１３】（３）さらに、従来の電子ファイリング装
置において、予め用意された複数の文書管理体系の中か
ら所望の文書管理体系を選択するようにすると、文書の
保存時にその文書に対して多くのキーワードを付加する
作業を行なわなければならなくなって操作性が低下する
という問題があった。

【００１４】また、文書の検索作業時に、必要な文書の
文書名等の情報のみを一覧で参照できるようにするため
に、各文書毎にその情報を一覧表示させるか否かを設定
するようにすると、その作業が煩雑になって検索作業を
能率良く行なえなくなるという問題があった。

【００１５】（４）また、従来の電子ファイリング装置
において、登録文書の文書管理情報に文書へのリンク情
報を保持するようにして、利用者各個人毎に任意の文書
管理体系で文書を分類した場合、リンク先である文書の
文書ファイルの削除又は差し替え等を行なったとき、削
除された文書や差し替え前の文書を示すリンク情報のま
まになるので、利用者に間違った情報を与えてしまうこ
とになり、目的の文書を検索できなくなるという問題が
あった。

【００１６】（５）さらに、従来の電子ファイリング装
置において、利用者個人の文書管理情報で登録文書を管
理した場合、その文書を削除したとき、利用者個人の文
書管理情報内から削除した文書の文書管理情報を削除す
る煩雑な作業を行なわなければならない。

【００１７】また、登録されている文書を差し替えた場
合、利用者が自己の文書管理体系で分類した登録文書に
差し替え後の文書を取り込むための煩雑な作業を行なわ
なければならない。したがって、文書の削除及び差し替
えの作業に手間がかかり、文書管理の作業負担が増加す
るという問題があった。

【００１８】（６）また、従来の電子ファイリング装置
において、新規に文書を登録したとき、各利用者がその
文書をそれぞれ自分独自の文書分類体系下に組み込む作
業をするようにすると、文書の登録の作業に手間がかか
り、文書管理の作業負担が増加するという問題があっ
た。

【００１９】通常、文書はある秩序による文書管理体系
で分類するものであるから、利用者各個人が設定する文
書分類体系も一定の法則に基づいているはずである。例
えば、「報告書」キャビネット内の「９３年度」ホルダ
には、９３年度中に発行された報告書形式の文書を登録
することが多い。しかし、同じ文書でも他の利用者にと
っては全く違ったホルダに組み込む方が利用し易いこと
もある。

【００２０】いずれにせよ、新規に登録した文書が利用
者各個人によって設定されたそれぞれの文書管理体系の
法則性に合致するように自動的に組み込まれれば、文書
管理に手間がかからず操作性も一段と向上するので望ま
しい。

【００２１】（７）さらに、利用者によっては、多数頁
の文書を参照するときに普段はその一部しか参照しない
場合もある。例えば、１００頁以上の文書等である利用
者にとって自分が見たいのはその文書の８０頁から８５
頁までであり、他の頁部分は見る必要が無いようなケー
スは珍しくない。

【００２２】しかし、従来の電子ファイリング装置で
は、上述のような必要な頁のみを参照したいケースであ
っても、まず目的の文書を検索してその文書の各頁をめ
くり、必要な頁を捜し出さなければならず、目的の頁の
検索に時間がかかるという問題があった。

【００２３】あるいは、従来の電子ファイリング装置に
は、文書の読みたい頁を素早く検索するための「しおり
機能」などを備えたものもあるが、そのしおり機能では
文書の必要な頁にしおりを挟み込む作業が必要であり、
その挟み込む箇所が多くなるとかえって検索し難くなる
という問題があった。

【００２４】（８）さらにまた、従来の電子ファイリン
グ装置において、文書の頁にしおり機能等で頁参照情報
を設定した場合、その頁参照情報を削除，追加，あるい
は差し替えたとき、その削除，追加，あるいは差し替え
前に設定した頁参照情報と、削除，追加，あるいは差し
替え後の頁データとが不整合を起こし、利用者に間違っ
た情報を与えてしまうことになり、文書の目的の頁を検
索できなくなるという問題があった。

【００２５】（９）そしてまた、従来の電子ファイリン
グ装置では、文書の保存及び検索に重点を置いているた
め、文書の加工という面では充分な考慮がなされていな
い。また、従来の電子ファイリング装置の中には、文書
のファイリングとイメージ編集を組み合わせて、文書に
対して線画を加えたり、文字を書き込む等の処理を行な
える機能を持つものがあった。

【００２６】しかし、上述のような機能では、元の文書
のイメージデータに新たな線画又は文字のイメージデー
タを直接書き込んでしまうため、元の文書の内容を損ね
てしまうという問題があった。

【００２７】また、従来の電子ファイリング装置には、
文書に対して線画又は文字のデータを付加して文書のイ
メージとオーバーラップさせて表示するコメント追加機
能を備えたものがあり、このようなコメント追加機能に
よれば、文書のイメージデータとコメントデータとを別
に管理して表示のときにオーバーラップさせるので、文
書の元のイメージを損ねることが無く、また、コメント
のみを削除することもできる。

【００２８】しかし、文書に対して書き込む線画，コメ
ント，又はメモ等の情報は、その文書を利用する利用者
各個人の都合によって付加するものであり、その他の利
用者にとっては不要なものである場合が多い。つまり、
文書に対して利用者が自分独自の情報の書き込みを付加
したい反面、他の利用者によって書き込まれた情報は不
要になるという問題があった。

【００２９】したがって、１箇所に保存している文書を
複数の利用者で利用する場合、利用者各個人があたかも
その文書を自分のみが占有しているかのように自由に情
報の書き込みを付加できる環境が望ましい。

【００３０】この発明は上記の点に鑑みてなされたもの
であり、利用者各個人が予め用意された複数の文書管理
体系の中の所望の文書管理体系に基づいて文書を分類し
て保存することにより、全利用者がそれぞれ必要な文書
を容易に検索できるようにすることを第１の目的とす
る。

【００３１】また、利用者各個人が文書の検索時に必要
な文書のみを一覧で参照できるようにすることを第２の
目的とする。さらに、利用者各個人がそれぞれの都合に
合わせて任意の文書管理体系をカスタマイズし、そのカ
スタマイズされた文書管理体系で必要な文書のみを分類
して登録できるようにすることを第３の目的とする。

【００３２】また、利用者に文書の削除，差し替えがあ
った旨を適切に知らせるようにすることを第４の目的と
する。さらに、文書の削除及び差し替えがあったとき、
利用者各個人の文書管理情報についても自動的に削除及
び差し替えを行なえるようにし、利用者各個人の文書管
理作業の負担を減らせるようにすることを第５の目的と
する。

【００３３】また、文書を新規に登録したとき、その文
書と利用者各個人毎の文書管理体系の文書管理情報とを
自動的にリンクさせることができるようにすることを第
６の目的とする。さらに、利用者各個人が文書の不要な
頁を表示又は印刷させないようにすることができるよう
にすることを第７の目的とする。

【００３４】さらにまた、登録文書の頁削除，頁追加，
頁差し替え等の頁処理を行なったとき、その文書の利用
者各個人毎の頁参照情報を自動的に書き換えられるよう
にすることを第８の目的とする。そしてまた、登録文書
に対してその登録文書の元のイメージを損ねること無
く、利用者各個人がそれぞれ自分のみが占有しているか
のように自由に情報を書き込めるようにすることを第９
の目的とする。

【００３５】

【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するため、登録する文書に対して分類種別とその分
類種別の内容を示す検索用キーワードとを付加する分類
種別・キーワード付加手段と、その手段によって付加さ
れた分類種別と検索用キーワードとを上記文書と対応さ
せて共に記憶する文書記憶手段と、文書分類ディレクト
リの複数の階層に対する分類種別を上記文書記憶手段に
記憶された分類種別の中からそれぞれ選択する分類種別
選択手段と、その手段によって選択された上記文書分類
ディレクトリの各階層に対する分類種別を利用者毎の個
人別文書管理情報として記憶する個人別文書管理情報記
憶手段と、その手段に記憶された個人別文書管理情報の
各階層の分類種別に基づいて上記文書記憶手段から同一
の検索用キーワードを持つ文書を検索する文書検索手段
と、その手段によって検索された同一の検索用キーワー
ドを持つ各文書のリンク情報を上記文書分類ディレクト
リの各階層の分類種別と共に記憶するリンク情報記憶手
段を備えた電子ファイリング装置を提供する。

【００３６】また、利用者各個人が上記文書記憶手段に
記憶されている文書に対して一覧表示するか否かを選択
する手段と、その手段によって一覧表示するか否かが選
択された文書に一覧表示するか否かを示す情報を利用者
毎に記憶する手段と、文書を一覧表示するときにその手
段に記憶された情報に基づいて文書を一覧表示可又は不
可にする手段を設けるとよい。

【００３７】さらに、利用者各個人毎に独自の文書分類
情報を設定する手段と、その手段によって設定された文
書分類情報を含む個人別文書管理情報を記憶する手段
と、上記文書分類情報に任意の文書の組み込みを指示す
る手段と、その手段によって指示された文書へのリンク
情報を上記文書分類情報と共に記憶する手段を設けると
よい。

【００３８】また、上記個人別文書管理情報の中のリン
ク情報によってリンクされている文書の状況を記録する
文書状況記録手段を具備し、文書の削除又は差し替えを
行なったとき、上記個人別文書管理情報から削除又は差
し替えのあった文書へのリンクを検索する手段と、その
手段によって検索された文書の上記文書状況記録手段に
文書の削除又は差し替えがあったことを示すフラグを記
憶する手段と、文書を一覧表示するとき、上記文書状況
記録手段にフラグが記憶されている文書にはその旨を示
すマークを同時に表示する手段を設けるとよい。

【００３９】さらに、文書の削除が起きたとき、上記個
人別文書管理情報からその文書の情報を削除する手段
と、文書の差し替えが起きたとき文書のリンク先を差し
替え後の文書へ自動的に設定する手段を設けるとよい。

【００４０】また、利用者毎に文書を分類するための検
索条件と分類先を指定する手段と、その手段によって指
定された検索条件を上記個人別文書管理情報と共に記憶
する手段と、新規に文書が登録されたとき上記検索条件
を抽出する手段と、その手段によって抽出された検索条
件にその新規に登録された文書が合致するか否かを判断
する手段と、その手段によって合致すると判断されたと
き、上記指定された分類先から上記新規に登録された文
書へのリンクを形成する手段を設けるとよい。

【００４１】さらに、利用者毎に任意の文書に対して参
照不要な頁を指定する手段と、その手段によって指定さ
れた参照不要な頁に関する情報を頁参照情報として上記
個人別文書管理情報と共に記憶する手段と、文書の表
示，印刷，及び頁検索などの処理を行なうとき、上記頁
参照情報を参照して参照不要な頁に指定された頁に対し
ては上記処理を行なわないようにする手段を設けるとよ
い。

【００４２】さらにまた、文書に対する頁削除又は頁追
加等の頁処理が行なわれたとき、上記個人別文書管理情
報から上記頁参照情報を抽出する手段と、その手段によ
って抽出された頁参照情報中の頁を上記頁処理に合わせ
て書き換える手段を設けるとよい。

【００４３】そしてまた、検索して表示された文書に対
して線画又は文字を付加する手段と、その手段によって
付加された線画又は文字のデータを文書のイメージデー
タとは別に記憶して管理する手段と、その手段によって
管理されている線画又は文字のデータを利用者毎に記憶
する手段と、その手段に記憶された利用者毎の線画又は
文字のデータを上記検索して表示された文書のイメージ
データにオーバーラップさせて表示又は印刷する手段を
設けるとよい。

【００４４】この発明による電子ファイリング装置は、
登録する文書に対して分類種別とその分類種別の内容を
示す検索用キーワードとを付加し、その付加された分類
種別と検索用キーワードとを上記文書と対応させて共に
記憶する。また、文書分類ディレクトリの複数の階層に
対する分類種別を上記記憶された分類種別の中からそれ
ぞれ選択し、その選択された上記文書分類ディレクトリ
の各階層に対する分類種別を利用者毎の個人別文書管理
情報として記憶する。

【００４５】さらに、その記憶された個人別文書管理情
報の各階層の分類種別に基づいて同一の検索用キーワー
ドを持つ文書を検索し、その検索された同一の検索用キ
ーワードを持つ各文書のリンク情報を上記文書分類ディ
レクトリの各階層の分類種別と共に記憶するので、利用
者各個人毎に登録文書をその分類種別に基づく文書管理
体系でそれぞれ分類して登録することができる。

【００４６】したがって、複数の利用者が自分の使い易
い文書管理体系で文書を分類して利用することができ、
文書の検索操作の手順，検索作業時間を大幅に削減する
ことができる。

【００４７】また、利用者各個人が記憶されている文書
に対して一覧表示するか否かを選択し、その一覧表示す
るか否かが選択された文書に一覧表示するか否かを示す
情報を利用者毎に記憶し、文書を一覧表示するときにそ
の記憶された情報に基づいて文書を一覧表示可又は不可
にするようにすれば、利用者各個人は登録文書の中から
それぞれ必要とする文書の情報のみを一覧表示させるこ
とができる。

【００４８】したがって、複数の利用者が文書の情報の
一覧表示の際、それぞれ必要としない文書の情報を参照
しなくて済むので、文書の検索操作の手順，検索作業時
間を大幅に削減することができる。

【００４９】さらに、利用者各個人毎に独自の文書分類
情報を設定し、その設定された文書分類情報を含む個人
別文書管理情報を記憶し、上記文書分類情報に任意の文
書の組み込みを指示し、その指示された文書へのリンク
情報を上記文書分類情報と共に記憶するようにすれば、
利用者各個人毎に文書を任意の文書管理体系でそれぞれ
分類して登録することができる。

【００５０】したがって、複数の利用者が文書管理体系
をそれぞれの都合に合わせてカスタマイズすることがで
き、その文書管理体系に基づいて文書を分類管理するこ
とができるので、文書の検索操作の手順，検索作業時間
を大幅に削減することができる。

【００５１】また、上記個人別文書管理情報の中のリン
ク情報によってリンクされている文書の状況を記録し、
文書の削除又は差し替えを行なったとき、上記個人別文
書管理情報から削除又は差し替えのあった文書へのリン
クを検索し、その検索された文書の文書状況記録手段に
文書の削除又は差し替えがあったことを示すフラグを記
憶し、文書を一覧表示するとき、上記文書状況記録手段
にフラグが記憶されている文書にはその旨を示すマーク
を同時に表示するようにすれば、登録文書の削除及び差
し替えがあったことを利用者に適切に知らせることがで
きる。

【００５２】したがって、利用者は文書の削除及び差し
替えを容易に知ることができ、差し替えられた旧文書を
参照してしまったり、文書が削除されたことを知らずに
検索作業時に混乱してしまうようなことを防ぐことがで
きる。

【００５３】さらに、文書の削除が起きたとき、上記個
人別文書管理情報からその文書の情報を削除し、文書の
差し替えが起きたとき文書のリンク先を差し替え後の文
書へ自動的に設定するようにすれば、登録文書が削除又
は差し替えられたとき、その文書の個人別文書管理情報
を自動的に訂正することができるので、利用者各個人に
対して文書管理作業の負担を大幅に軽減させることがで
きる。

【００５４】また、利用者毎に文書を分類するための検
索条件と分類先を指定し、その指定された検索条件を上
記個人別文書管理情報と共に記憶し、新規に文書が登録
されたとき上記検索条件を抽出し、その抽出された検索
条件にその新規に登録された文書が合致するか否かを判
断し、その判断によって合致すると判断されたとき、指
定された分類先から新規に登録された文書へのリンクを
形成するようにすれば、利用者各個人はそれぞれの都合
に合わせて新規に登録された文書と各利用者の個人別文
書管理情報とを自動的にリンクさせることができる。

【００５５】したがって、複数の利用者はそれぞれ新規
文書で自分に関連のある文書を自動的に自分の個人別文
書管理情報の指定したキャビネット，ホルダ等の文書分
類体系の階層に登録するように設定することができる。
そして、常に基本となる文書管理情報を調べて新規文書
があるか否かを調べる必要が無くなり、また、新規文書
を自分用の文書分類体系に組み込む手間を省くことがで
き、文書管理作業を軽減させることができる。

【００５６】さらに、利用者毎に任意の文書に対して参
照不要な頁を指定し、その指定された参照不要な頁に関
する情報を頁参照情報として上記個人別文書管理情報と
共に記憶し、文書の表示，印刷，及び頁検索などの処理
を行なうとき、上記頁参照情報を参照して参照不要な頁
に指定された頁に対しては上記処理を行なわないように
すれば、利用者各個人はそれぞれ自分の都合に合わせて
文書の必要な頁を指定し、不要な頁については表示，印
刷，及び頁検索などを行なわずに済む。

【００５７】したがって、複数の利用者はそれぞれ任意
の文書の不要な頁を指定することができるので、登録文
書の頁表示，頁印刷，及び頁検索を行なうときの使いや
すい環境を構築することができる。また、不要な頁を表
示しなくて済むので、頁めくり機能などで頁を検索する
ときの作業効率を著しく向上させることができる。

【００５８】さらに、不要な頁を印刷しなくて済むの
で、紙資源の節約を図ることができ、印刷性能を向上さ
せることができる。そして、不要な頁を検索対象にしな
くて済むので、検索効率を著しく向上させることができ
る。

【００５９】さらにまた、文書に対する頁削除又は頁追
加等の頁処理が行なわれたとき、上記個人別文書管理情
報から上記頁参照情報を抽出し、その抽出された頁参照
情報中の頁を上記頁処理に合わせて書き換えるようにす
れば、複数の利用者は文書の更新の度にそれぞれの個人
別文書管理情報を書き換える必要がなくなり、文書管理
作業を軽減させることができる。

【００６０】そしてまた、検索して表示された文書に対
して線画又は文字を付加し、その付加された線画又は文
字のデータを文書のイメージデータとは別に記憶して管
理し、その管理されている線画又は文字のデータを利用
者毎に記憶し、その記憶された利用者毎の線画又は文字
のデータを上記検索して表示された文書のイメージデー
タにオーバーラップさせて表示又は印刷するようにすれ
ば、複数の利用者は文書に対してその元の文書データを
加工して元のイメージを損ねること無く、それぞれ独自
の線画，コメント，及びメモなどを書き込むことができ
る。

【００６１】

【発明の実施の形態】以下、この発明の実施形態を図面
に基づいて具体的に説明する。図１はこの発明の一実施
形態の電子ファイリング装置の構成を示すブロック図で
ある。

【００６２】この電子ファイリング装置は、スキャナ２
０１，キーボード２０２，マウス２０３，プリンタ２０
４，ディスプレイ２０５，記憶装置２０６，入出力制御
部２０７，ファイリング制御部２０８，スキャナ制御部
２０９，プリンタ制御部２１０，表示制御部２１１，文
書登録処理部２１２，文書管理制御部２１３，及びメモ
編集・登録処理部２１４からなる。

【００６３】上記２０７〜２１４の各部は、ＣＰＵ，Ｒ
ＯＭ，及びＲＡＭ等からなるマイクロコンピュータによ
って実現される。

【００６４】スキャナ２０１は、登録する文書等のイメ
ージデータを光学的に読み込む装置である。キーボード
２０２は、キーによる各種の操作情報の入力を受け付け
る入力装置である。マウス２０３は、ポインティングデ
バイスのマウスによる各種の操作情報の入力を受け付け
る入力装置である。

【００６５】このキーボード２０２及びマウス２０３
は、登録する文書に対して分類種別とその分類種別の内
容を示す検索用キーワードとを付加する分類種別・キー
ワード付加手段と、文書分類ディレクトリの複数の階層
に対する分類種別を記憶装置２０６に記憶された分類種
別の中からそれぞれ選択する分類種別選択手段と、利用
者各個人が記憶装置２０６に記憶されている文書に対し
て一覧表示するか否かを選択する手段に相当する。

【００６６】さらに、利用者各個人毎に独自の文書分類
情報（個人別文書管理情報）を設定する手段と、文書分
類情報（基本文書管理情報及び個人別文書管理情報）に
任意の文書の組み込みを指示する手段と、利用者毎に文
書を分類するための検索条件と分類先を指定する手段
と、利用者毎に任意の文書に対して参照不要な頁を指定
する手段にも相当する。

【００６７】プリンタ２０４は、文書のデータを紙等に
印刷するドットプリンタ，インクジェットプリンタ，及
びレーザプリンタ等の印刷装置である。ディスプレイ２
０５は、文書のデータ，各種の作業画面，及び各種のメ
ッセージ等を表示するＣＲＴ，ＬＣＤ等の表示装置であ
る。

【００６８】記憶装置２０６は、文書のファイルデー
タ，利用者各個人用メモデータファイル，基本文書管理
情報及び個人（別）文書管理情報等の文書管理情報等を
格納するフロッピディスク装置，ハードディスク装置，
光ディスク装置等のメモリである。

【００６９】この記憶装置２０６は、キーボード２０２
又はマウス２０３によって付加された分類種別と検索用
キーワードとを文書と対応させて共に記憶する文書記憶
手段と、キーボード２０２又はマウス２０３によって選
択された前記文書分類ディレクトリの各階層に対する分
類種別を利用者毎の個人別文書管理情報として記憶する
個人別文書管理情報記憶手段の機能を果たす。

【００７０】また、文書管理制御部２１３によって検索
された同一の検索用キーワードを持つ各文書のリンク情
報を文書分類ディレクトリの各階層の分類種別と共に記
憶するリンク情報記憶手段と、キーボード２０２又はマ
ウス２０３によって一覧表示するか否かが選択された文
書に一覧表示するか否かを示す情報を利用者毎に記憶す
る手段と、キーボード２０２又はマウス２０３によって
設定された文書分類情報を含む個人別文書管理情報を記
憶する手段の機能も果たす。

【００７１】さらに、キーボード２０２又はマウス２０
３によって指示された文書へのリンク情報を文書分類情
報（基本文書管理情報及び個人別文書管理情報）と共に
記憶する手段と、個人別文書管理情報の中のリンク情報
によってリンクされている文書の状況を記録する文書状
況記録手段と、キーボード２０２又はマウス２０３によ
って指定された検索条件を個人別文書管理情報と共に記
憶する手段の機能を果たす。

【００７２】さらにまた、キーボード２０２又はマウス
２０３によって指定された参照不要な頁に関する情報を
頁参照情報として個人別文書管理情報と共に記憶する手
段と、メモ編集・登録処理部２１４によって管理されて
いる線画又は文字のデータを利用者毎に記憶する手段の
機能を果たす。

【００７３】入出力制御部２０７は、スキャナ２０１，
キーボード２０２，マウス２０３，プリンタ２０４，デ
ィスプレイ２０５，及び記憶装置２０６等の外部装置と
のデータのやり取りのインタフェイスを司る。

【００７４】ファイリング制御部２０８は、スキャナ制
御部２０９，プリンタ制御部２１０，表示制御部２１
１，文書登録処理部２１２，文書管理制御部２１３，及
びメモ編集・登録処理部２１４の各部を制御する。さら
に、ファイリング制御部２０８は文書の表示，印刷，及
び頁検索などの処理を行なうとき、頁参照情報を参照し
て参照不要な頁に指定された頁に対しては表示，印刷，
及び頁検索等の処理を行なわないようにする手段の機能
を果たす。

【００７５】スキャナ制御部２０９は、スキャナ２０１
から文書等のイメージデータを取り込むための制御を司
る。プリンタ制御部２１０は、プリンタ２０４に文書等
の印刷処理を行なわせる制御を司る。表示制御部２１１
は、ディスプレイ２０５に文書等の表示出力処理を行な
わせる制御を司る。文書登録処理部２１２は、ファイル
する文書等のデータを記憶装置２０６に格納するための
制御処理を行なう。

【００７６】文書管理制御部２１３は、文書管理情報の
書き換えなどの文書管理に係る各種の制御処理を行な
う。この文書管理制御部２１３は、記憶装置２０６に記
憶された個人別文書管理情報の各階層の分類種別に基づ
いて記憶装置２０６から同一の検索用キーワードを持つ
文書を検索する文書検索手段と、文書を一覧表示すると
きに記憶装置２０６に記憶された情報に基づいて文書を
一覧表示可又は不可にする手段の機能を果たす。

【００７７】また、文書の削除又は差し替えを行なった
とき、個人別文書管理情報から削除又は差し替えのあっ
た文書へのリンクを検索する手段と、その手段によって
検索された文書の文書状況記録手段に文書の削除又は差
し替えがあったことを示すフラグを記憶する手段と、文
書を一覧表示するとき、文書状況記録手段にフラグが記
憶されている文書にはその旨を示すマークを同時に表示
する手段の機能を果たす。

【００７８】さらに、文書の削除が起きたとき、個人別
文書管理情報からその文書の情報を削除する手段と、文
書の差し替えが起きたとき文書のリンク先を差し替え後
の文書へ自動的に設定する手段と、新規に文書が登録さ
れたとき検索条件を抽出する手段と、その手段によって
抽出された検索条件にその新規に登録された文書が合致
するか否かを判断する手段と、その手段によって合致す
ると判断されたとき、指定された分類先から新規に登録
された文書へのリンクを形成する手段の機能を果たす。

【００７９】さらにまた、文書に対する頁削除又は頁追
加等の頁処理が行なわれたとき、個人別文書管理情報か
ら頁参照情報を抽出する手段と、その手段によって抽出
された頁参照情報中の頁を頁処理に合わせて書き換える
手段と、記憶装置２０６に記憶された利用者毎の線画又
は文字のデータを検索して表示された文書のイメージデ
ータにオーバーラップさせて表示又は印刷する手段との
機能を果たす。

【００８０】メモ編集・登録処理部２１４は、メモリ編
集処理，制御，及びメモの記憶装置２０６への保管に係
る処理を司る。このメモ編集・登録処理部２１４は、キ
ーボード２０２又はマウス２０３によって付加された線
画又は文字のデータを文書のイメージデータとは別に記
憶して管理する手段と、検索して表示された文書に対し
て線画又は文字を付加する手段の機能を果たす。

【００８１】図２乃至図４は、記憶装置２０６の個人別
文書管理情報のデータ構造を示す説明図である。台帳情
報１は、この電子ファイリング装置で扱われるデータ全
体の根幹に相当するデータである。基本管理情報へのポ
インタ２は、この電子ファイリング装置のシステム共通
の管理情報へのポインタである。

【００８２】ユーザＡ用管理情報へのポインタ３は、ユ
ーザＡ用の個人別の管理情報（ユーザＡ用の個人別管理
情報）へのポインタである。ユーザＢ用管理情報へのポ
インタ４は、ユーザＢ用の個人別の管理情報（ユーザＢ
用の個人別管理情報）へのポインタである。

【００８３】システム共通情報５は、この電子ファイリ
ング装置を利用する全てのユーザ（ユーザＡ，Ｂ，・・
・）がアクセスできる共通の文書管理体系を規定するデ
ータである。ユーザＡ用個人別情報６は、ユーザＡ用の
文書管理体系の文書管理情報（ユーザＡ用の個人別管理
情報）の集合である。ユーザＢ用個人別情報７は、ユー
ザＢ用の文書管理体系の文書管理情報（ユーザＢ用の個
人別管理情報）の集合である。

【００８４】システム共通情報５は、管理情報１０，分
類情報１１，及び個人文書管理情報１２からなる。管理
情報１０は、この電子ファイリング装置システムの基本
的な文書管理体系に基づくキャビネット，ホルダ，文書
の構成を記述するデータである。

【００８５】分類情報１１は、この電子ファイリング装
置システムの基本的な文書管理体系に基づく分類条件の
集合である。すなわち、登録文書の分類種別である。個
人文書管理情報１２は、この電子ファイリング装置シス
テム共通の文書管理体系の文書管理情報の集合である。

【００８６】文書データ１３は、システム共通の文書管
理体系を含む複数のユーザによる複数の文書管理体系に
よって参照される実際の文書データである。文書データ
１４は、同じくシステム共通の文書管理体系を含む複数
のユーザによる複数の文書管理体系によって参照される
実際の文書データである。文書データ１５は、さらに同
じくシステム共通の文書管理体系を含む複数のユーザに
よる複数の文書管理体系によって参照される実際の文書
データである。

【００８７】分類情報へのポインタ２０は、文書管理体
系の分類情報１１へのポインタである。キャビネット数
２１は、この電子ファイリング装置のシステム共通の文
書管理体系内でのキャビネットの数である。第１キャビ
ネット名２２は、第１キャビネットに付けられたそのキ
ャビネットの名称である。

【００８８】ホルダ数２３は、第１キャビネット内での
ホルダ数である。第１ホルダ名２４は、第１キャビネッ
トの第１ホルダに付けられたそのホルダの名称である。
文書ＩＤ２５，２６は、それぞれ第１キャビネットの第
１ホルダの文書管理体系内での文書の番号である。ここ
では、文書ＩＤ２５は文書データ１３のＩＤであり、文
書ＩＤ２６は文書データ１４のＩＤである。

【００８９】第２ホルダ名２７は、第１キャビネットの
第２ホルダに付けられたそのホルダの名称である。文書
ＩＤ２８は、第１キャビネットの第２ホルダの文書管理
体系内での文書の番号である。ここでは、文書ＩＤ２８
は文書データ１５のＩＤである。

【００９０】第２キャビネット名２９は、第２キャビネ
ットに付けられたそのキャビネットの名称である。ホル
ダ数３０は、第２キャビネット内でのホルダ数である。
第１ホルダ名３１は、第２キャビネットの第１ホルダに
付けられたそのホルダの名称である。文書ＩＤ３２は、
第２キャビネットの第１ホルダの文書管理体系内での文
書の番号である。

【００９１】第１キャビネット分類条件４０は、第１キ
ャビネットに分類される文書の条件である。第１ホルダ
分類条件４１は、第１キャビネットの第１ホルダに分類
される文書の条件である。第２ホルダ分類条件４２は、
第１キャビネットの第２ホルダに分類される文書の条件
である。

【００９２】第２キャビネット分類条件４３は、第２キ
ャビネットに分類される文書の条件である。第１ホルダ
分類条件４４は、第２キャビネットの第１ホルダに分類
される文書の条件である。

【００９３】文書ＩＤ：１の文書データへのポインタ５
０は、文書ＩＤ：１の実際の文書データを参照するとき
のポインタである。すなわち、文書データ１３の参照ポ
インタである。検索キーワード情報５１は、文書ＩＤ：
１の文書データ１３の検索用のキーワード情報である。

【００９４】文書ＩＤ：２の文書データへのポインタ５
２は、文書ＩＤ：２の実際の文書データを参照するとき
のポインタである。すなわち、文書データ１４の参照ポ
インタである。検索キーワード情報５３は、文書ＩＤ：
２の文書データ１４の検索用のキーワード情報である。

【００９５】文書ＩＤ：３の文書データへのポインタ５
４は、文書ＩＤ：３の実際の文書データを参照するとき
のポインタである。すなわち、文書データ１５の参照ポ
インタである。検索キーワード情報５５は、文書ＩＤ：
３の文書データ１５の検索用のキーワード情報である。

【００９６】ユーザＡ用個人別情報６は、管理情報６
０，分類情報６１，及び個人文書管理情報６２からな
る。管理情報６０は、ユーザＡの設定した文書管理体系
に基づくキャビネット，ホルダ，文書の構成を記述した
データである。

【００９７】分類情報６１は、ユーザＡの設定した文書
管理体系に基づく分類条件の集合である。すなわち、ユ
ーザＡが任意に選択した文書の分類種別である。個人文
書管理情報６２は、ユーザＡの設定した文書管理体系に
基づく文書管理情報の集合である。

【００９８】分類情報へのポインタ７０は、ユーザＡの
設定した文書管理体系の分類情報６１へのポインタであ
る。キャビネット数７１は、ユーザＡの設定した文書管
理体系内でのキャビネットの数である。第１キャビネッ
ト名７２は、第１キャビネットに付けられたそのキャビ
ネットの名称である。

【００９９】ホルダ数７３は、第１キャビネット内での
ホルダ数である。第１ホルダ名７４は、第１キャビネッ
トの第１ホルダに付けられたそのホルダの名称である。
文書ＩＤ７５，７６は、それぞれ第１キャビネットの第
１ホルダの文書管理体系内での文書の番号である。ここ
では、文書ＩＤ７５は文書データ１３のＩＤであり、文
書ＩＤ７６は文書データ１５のＩＤである。

【０１００】第２キャビネット名７７は、第２キャビネ
ットに付けられたそのキャビネットの名称である。ホル
ダ数７８は、第２キャビネット内でのホルダ数である。
第１ホルダ名７９は、第２キャビネットの第１ホルダに
付けられたそのホルダの名称である。文書ＩＤ８０は、
第２キャビネットの第１ホルダの文書管理体系内での文
書の番号である。ここでは、文書ＩＤ８０は文書データ
１４のＩＤである。

【０１０１】第１キャビネット分類条件９０は、第１キ
ャビネットに分類される文書の条件である。第１ホルダ
分類条件９１は、第１キャビネットの第１ホルダに分類
される文書の条件である。

【０１０２】第２キャビネット分類条件９２は、第２キ
ャビネットに分類される文書の条件である。第１ホルダ
分類条件９３は、第２キャビネットの第１ホルダに分類
される文書の条件である。

【０１０３】文書ＩＤ：１の文書データへのポインタ１
００は、文書ＩＤ：１の実際の文書データを参照すると
きのポインタである。すなわち、文書データ１３の参照
ポインタである。ファイル変更状況情報１０１は、文書
がどのように変更されたかの状況を記録する情報であ
る。

【０１０４】頁参照情報１０２は、ユーザＡの各文書デ
ータに対する表示，印刷，頁検索の際に必要でない頁の
情報である。メモデータへのポインタ１０３は、ユーザ
Ａが各文書データに書き込んだメモデータへのポインタ
である。文書名表示フラグ１０４は、文書名を表示する
か否かを示すフラグである。メモデータ１０５は、ユー
ザＡが各文書データに書き込んだメモのデータである。

【０１０５】文書ＩＤ：３の文書データへのポインタ１
０６は、文書ＩＤ：３の実際の文書データを参照すると
きのポインタである。すなわち、文書データ１５の参照
ポインタである。ファイル変更状況情報１０７は、文書
がどのように変更されたかの状況を記録する情報であ
る。

【０１０６】頁参照情報１０８は、ユーザＡの各文書デ
ータに対する表示，印刷，頁検索の際に必要でない頁の
情報である。メモデータへのポインタ１０９は、ユーザ
Ａが各文書データに書き込んだメモデータへのポインタ
である。文書名表示フラグ１１０は、文書名を表示する
か否かを示すフラグである。メモデータ１１１は、ユー
ザＡが各文書データに書き込んだメモのデータである。

【０１０７】文書ＩＤ：２の文書データへのポインタ１
１２は、文書ＩＤ：２の実際の文書データを参照すると
きのポインタである。すなわち、文書データ１４の参照
ポインタである。ファイル変更状況情報１１３は、文書
がどのように変更されたかの状況を記録する情報であ
る。

【０１０８】頁参照情報１１４は、ユーザＡの各文書デ
ータに対する表示，印刷，頁検索の際に必要でない頁の
情報である。メモデータへのポインタ１１５は、ユーザ
Ａが各文書データに書き込んだメモデータへのポインタ
である。文書名表示フラグ１１６は、文書名を表示する
か否かを示すフラグである。メモデータ１１７は、ユー
ザＡが各文書データに書き込んだメモのデータである。

【０１０９】ユーザＢ用個人別情報７についても同様
に、上述したような管理情報，分類情報，及び個人文書
管理情報からなる。すなわち、記憶装置２０６には、複
数のユーザ毎の個人別文書管理情報が格納される。

【０１１０】次に、この電子ファイリング装置における
利用者毎の文書管理体系で文書を分類するときの処理に
ついて説明する。この処理は、登録する文書データ１３
〜１５に対して分類種別とその内容を示す検索用キーワ
ードとを付加し、その分類種別と検索用キーワードとを
文書データ１３〜１５と対応させて共に記憶装置２０６
に記憶する。

【０１１１】ユーザＡによって文書分類ディレクトリの
複数の階層に対する分類種別を記憶装置２０６に記憶さ
れた分類種別の中から選択されると、その選択された文
書分類ディレクトリの各階層に対する分類種別をユーザ
Ａの個人別文書管理情報として記憶装置２０６に記憶す
る。

【０１１２】その後、記憶装置２０６に記憶されたユー
ザＡの個人別文書管理情報の各階層の分類種別に基づい
て記憶装置２０６から同一の検索用キーワードを持つ文
書データを検索し、その検索された同一の検索用キーワ
ードを持つ各文書データのリンク情報をユーザＡの文書
分類ディレクトリの各階層の分類種別と共に記憶する。

【０１１３】検索キーワード情報５１，５３，５５に
は、登録文書データ１３〜１５に一対一に対応している
検索キーワードのデータが格納されている。この検索キ
ーワード情報のデータ領域には、分類種別とそのキーワ
ードの対が複数レコード記録されている。

【０１１４】その分類種別は、例えば、「著者名」や
「文書形式」等のキーワードの種別であり、キーワード
には分類種別の内容が記録されており、対応している文
書の属性を述べている。例えば、「著者名＝特許太
郎；；文書形式＝報告書」などのようになる。設定でき
る分類種別の種類はどのようなものでもよい。

【０１１５】検索キーワード情報は、文書データ１３〜
１５を登録・保存するときに利用者によって入力される
データであり、例えば、キーボード２０２から文字列デ
ータとして入力したり、スキャナ２０１によってＯＣＲ
で光学的に文書イメージから読み取って入力するように
する。

【０１１６】次に、ユーザＡが文書分類ディレクトリ情
報を作成するときの処理について説明する。この文書分
類ディレクトリ情報とは、ディレクトリの構成を第１層
をキャビネットとし、第２層をホルダとして、キャビネ
ットは検索キーワードの分類種別の中のどの種別で切り
分けるのか、また、ホルダは検索キーワードの分類種別
の中のどの種別で切り分けるのかを定義したデータであ
る。

【０１１７】例えば、ユーザＡのキャビネットを著者名
別に切り分け、ホルダを文書形式別に切り分けるように
定義する場合、ユーザＡの文書分類ディレクトリ情報は
「キャビネット＝著者名；；ホルダ＝文書形式」と記録
される。

【０１１８】なお、この実施形態では２階層のディレク
トリの文書分類の場合で説明しているが、階層数やディ
レクトリの名称などは他の例でも同じように実施でき
る。例えば、１階層ディレクトリから構成される「カー
ド分類」等がある。

【０１１９】文書分類ディレクトリ情報の入力は各利用
者によって行なわれる。これらの情報をキーボード２０
２又はマウス２０３によってメニュー形式で選択させる
とよい。例えば、ユーザＡによって入力された情報は個
人文書管理情報６２に格納される。

【０１２０】ユーザＡによる分類情報の設定が終了する
と、文書管理制御部２１３は文書データの検索及びリン
クを自動的に開始する。そのリンクとは文書ＩＤ：１の
文書データ１３へのポインタ１００，文書ＩＤ：２の文
書データ１４へのポインタ１１２，文書ＩＤ：３の文書
データ１５へのポインタ１０６に示すように、ユーザＡ
の文書分類体系に基づいて文書管理情報と登録されてい
る文書データとを結び付ける処理である。

【０１２１】文書管理制御部２１３は、文書分類ディレ
クトリ情報の中の第１層目の分類種別に基づいて文書の
検索キーワード情報５１，５３，５５からそれぞれ該当
する分類種別のキーワードを抽出する。そのキーワード
と同名のキャビネットを作成して、その情報を第１キャ
ビネット名７２と第２キャビネット名７７にそれぞれ格
納する。

【０１２２】さらに、同様にして第２層目の分類種別に
基づいて文書の検索キーワード情報５１，５３，５５か
らそれぞれ該当する分類種別のキーワードを抽出する。
そのキーワードと同名のホルダを作成して、その情報を
第１ホルダ名７４と第１ホルダ名７９にそれぞれ格納す
る。

【０１２３】その後、文書管理制御部２１３は各文書デ
ータ１３〜１５を振り分けてリンク付けを行なう。すな
わち、１キャビネット中の１ホルダの下には設定された
分類条件に関して、同一のキーワードを持つ文書データ
がリンクされることになる。ユーザＡはこのように構成
したキャビネットとホルダを開くと、ユーザＡによって
設定された文書分類体系に基づいてリンクされている文
書の一覧がディスプレイ２０５の画面に表示される。

【０１２４】このようにして、ユーザＡは文書データ１
３〜１５を独自の文書管理体系で分類して利用すること
が可能になる。同様にして、ユーザＢ等の他の利用者に
ついてもそれぞれが任意に設定した文書管理体系で文書
を分類して利用することができる。したがって、この電
子ファイリング装置の各利用者はそれぞれの使いやすい
文書分類体系で文書の検索を行なうことができ、文書の
検索操作の手順，検索作業時間を大幅に削減することが
できる。

【０１２５】次に、この電子ファイリング装置における
文書の一覧表示の際に予め選択された文書のみを表示さ
せるときの処理について説明する。この処理は、ユーザ
Ａによって記憶装置２０６に記憶されている文書に対し
て一覧表示するか否かが選択されると、その一覧表示す
るか否かが選択された文書に一覧表示するか否かを示す
情報を記憶装置２０６に記憶し、文書を一覧表示すると
きに記憶装置２０６に記憶された情報に基づいて文書を
一覧表示可又は不可にする。

【０１２６】例えば、ユーザＡが文書一覧から文書デー
タ１３に対して一覧表示しない選択をし、キーボード２
０２からこの文書データ１３を非表示に切り替えるトリ
ガが入力されると、ユーザＡの個人文書管理情報６２の
文書名表示フラグ１０４の識別フラグデータ領域のフラ
グを非表示を意味する非表示フラグに書き換える。

【０１２７】そして、文書一覧表示の際、文書管理制御
部２１３は各文書名表示フラグ１０４，１１０，１１６
を参照し、文書一覧に文書データ１４，１５の文書名の
みを表示して文書データ１３の文書名を表示しない。

【０１２８】このようにして、ユーザＡはキャビネット
又はホルダを開いたときに、文書一覧に不要な文書を表
示させずに済み、必要な文書のみを一覧できる。同様に
して、ユーザＢ等の他の利用者についてもそれぞれが任
意の文書に対して一覧表示をさせない設定を行なえる。

【０１２９】したがって、この電子ファイリング装置の
各利用者は文書の情報の一覧表示の際、それぞれ必要と
しない文書名等の情報を参照しなくて済むので、文書の
検索操作の手順，検索作業時間を大幅に削減することが
できる。

【０１３０】次に、この電子ファイリング装置における
各利用者がそれぞれ任意の分類種別に基づく文書管理体
系で文書を分類するときの処理について説明する。この
処理は、ユーザＡ，ユーザＢによってそれぞれ利用者各
個人毎の独自の文書分類情報が設定されると、その設定
された文書分類情報を含む個人別文書管理情報を記憶装
置２０６に記憶し、文書分類情報に任意の文書の組み込
みを指示し、その指示された文書へのリンク情報を文書
分類情報と共に記憶装置２０６に記憶する。

【０１３１】この電子ファイリング装置上の記憶装置２
０６に基本となる文書管理情報を持たせることは、通常
の電子ファイリング装置において実現されており、その
文書管理情報はシステム共通情報５である。

【０１３２】そして、この電子ファイリング装置では、
ユーザＡ，ユーザＢの各利用者によって設定された文書
管理体系に基づいて、システム共通情報５と同じファイ
ル形式の利用者各個人毎のユーザ個人別情報（ユーザＡ
用個人別情報６，ユーザＢ用個人別情報７）を作成して
保存する。さらに、ユーザＡとその個人別情報，ユーザ
Ｂとその個人別情報とが対になっている台帳情報１を持
つ。

【０１３３】ユーザＡ，ユーザＢは、それぞれ独自の分
類種別を用いてキャビネットやホルダの作成や削除，名
前の変更等の処理を行なうことができる。また、上述の
ようにシステム共通の文書管理情報に登録されている文
書を利用者用の個人別文書管理情報に登録することもで
きる。このキャビネットやホルダの作成，削除，及び変
更等の処理については公知技術で実現できるのでその説
明を省略する。

【０１３４】次に、システム共通の指定された文書に関
する文書管理情報内の文書データへのポインタと同じ内
容をユーザＡの個人文書管理情報６２の空いているブロ
ックに書き込む。又は最後にブロックを追加して書き込
む。同じブロックにユーザＡが入力した文書データに関
する情報も書き込み、個人文書管理情報６２の先頭から
のブロックの位置等の情報から文書ＩＤを決める。

【０１３５】そして、個人文書管理情報６２への登録を
終えたら、設定された情報に基づいて管理情報６０の指
定されたキャビネットのホルダ内にその文書データのＩ
Ｄを追加する。同じようにして、ユーザＢ等の他の利用
者毎に個人文書管理情報に対しても処理を行なう。

【０１３６】このようにして、これらの情報をユーザＢ
等の他の利用者毎に個人文書管理情報を持つことによ
り、複数の利用者が文書管理体系をそれぞれの都合に合
わせてカスタマイズすることができ、その文書管理体系
に基づいて文書を分類管理することができるので、文書
の検索操作の手順，検索作業時間を大幅に削減すること
ができる。

【０１３７】次に、この電子ファイリング装置における
文書の削除又は差し替えたときの処理について説明す
る。この処理は、記憶装置２０６のユーザＡ，ユーザＢ
の個人別文書管理情報の中のリンク情報によってリンク
されている文書の状況を記録する文書状況記録のエリア
を設ける。

【０１３８】そして、文書の削除又は差し替えを行なっ
たとき、ユーザＡ，ユーザＢの個人別文書管理情報から
削除又は差し替えのあった文書へのリンクを検索し、そ
の検索された文書の文書状況記録に文書の削除又は差し
替えがあったことを示すフラグを記憶する。

【０１３９】その後、ユーザＡ，ユーザＢの操作によっ
て文書を一覧表示するとき、それぞれの文書状況記録に
フラグが記憶されている文書にはその旨（削除又は差し
替え）を示すマークを同時に表示する。

【０１４０】ユーザＡの個人文書管理情報６２内のファ
イル更新状況情報１０１，１０７，１１３のフィールド
を、それぞれの文書データが新たに登録されたときに
は、そのフィールドを初期化する。

【０１４１】また、文書データがシステム共通情報から
削除又は差し替えられたとき、システム共通情報５の個
人文書管理情報１２内の指定されていた文書ＩＤに対す
る文書データのポインタと、ユーザＡ用個人別情報６と
ユーザＢ用個人別情報７の各文書の文書データへのポイ
ンタを比較し、等しければその文書データに対するファ
イル変更状況情報のフィールド内に削除ならば削除を示
すフラグを、差し替えなら差し替えを示すフラグを書き
込む。

【０１４２】例えば、文書データ１３を削除した場合、
個人文書管理情報１２の文書ＩＤ：１の文書データへの
ポインタ５０と個人文書管理情報６２の文書ＩＤ：１の
文書データへのポインタ１００が等しいから、個人文書
管理情報６２のファイル変更状況情報１０１のフィール
ドに文書データ１３の削除を示すフラグを書き込む。さ
らに、ユーザＢの個人文書管理情報についても同様の処
理を行なう。

【０１４３】そして、ユーザＡが文書データ１３にアク
セスしたとき、個人文書管理情報６２のファイル変更状
況情報１０１に記録された削除を示すフラグを参照し、
そのフラグに基づいて文書データ１３が削除されたこと
を示す情報を表示する。

【０１４４】このようにして、この電子ファイリング装
置は、文書データにアクセスする際、それぞれの個人文
書管理情報のファイル変更状況情報に基づいて文書の削
除又は差し替えの情報を表示するので、各利用者はその
文書データが削除又は差し替えられたことを容易に知る
ことができる。

【０１４５】したがって、複数の利用者はそれぞれ文書
の削除及び差し替えを容易に知ることができ、文書デー
タへアクセスする際に差し替えられた旧文書を参照して
しまったり、文書が削除されたことを知らずに検索作業
時に混乱してしまうような無駄な作業を行なわずに済
む。

【０１４６】次に、この電子ファイリング装置における
文書の削除又は差し替え時の個人別文書管理情報の更新
処理について説明する。この処理は、文書の削除が起き
たとき、ユーザＡ，ユーザＢの個人別文書管理情報から
その文書の情報を削除する。また、文書の差し替えが起
きたとき、ユーザＡ，ユーザＢの文書のリンク先を差し
替え後の文書へ自動的に設定する。

【０１４７】文書データの削除又は差し替えによってそ
の文書の情報がシステム共通情報５から削除又は差し替
えたとき、システム共通情報５の個人文書管理情報１２
内の指定されていた文書ＩＤの文書データへのポインタ
と、ユーザＡ用個人別情報６とユーザＢ用個人別情報７
の各文書の文書データへのポインタを比較し、等しけれ
ば、削除の場合はユーザＡ用個人別情報６とユーザＢ用
個人別情報７からその文書の文書ＩＤと等しい文書ＩＤ
を削除する。

【０１４８】例えば、文書データ１３を削除した場合、
個人文書管理情報１２の文書ＩＤ：１の文書データへの
ポインタ５０と個人文書管理情報６２の文書ＩＤ：１の
文書データへのポインタ１００が等しいから、管理情報
６０の７５の文書ＩＤ：１を削除し、個人文書管理情報
６２の文書ＩＤ：１の文書データへのポインタ１００の
ブロックを初期化する。さらに、ユーザＢの個人文書管
理情報についても同様の処理を行なう。

【０１４９】また、差し替えの場合はユーザＡ用個人別
情報６とユーザＢ用個人別情報７の文書データへのポイ
ンタを新たにシステム共通情報５に登録されたポインタ
に書き換える。

【０１５０】例えば、文書データ１３を差し替えた場
合、個人文書管理情報１２の文書ＩＤ：１の文書データ
へのポインタ５０と個人文書管理情報６２の文書ＩＤ：
１の文書データへのポインタ１００が等しいので、文書
ＩＤ：１の文書データへのポインタ１００のデータをシ
ステム共通情報５の個人文書管理情報１２の差し替えに
よって書き換えられた文書ＩＤ：１の文書データへのポ
インタ５０のデータに書き換える。さらに、ユーザＢの
個人文書管理情報についても同様の処理を行なう。

【０１５１】こうして、ユーザＡは文書データ１３が既
に削除されていれば、自動的にその文書を参照せずに済
む。また、差し替えられている場合は、自動的にその差
し替え後の文書データを手に入れることができる。した
がって、この電子ファイリング装置は、登録文書が削除
又は差し替えられたとき、その文書の個人別文書管理情
報を自動的に訂正することができるので、複数の利用者
はそれぞれの文書管理作業の負担を大幅に軽減すること
ができる。

【０１５２】次に、この電子ファイリング装置における
新規文書登録のときの処理について説明する。この処理
は、ユーザＡ，ユーザＢによって利用者毎に文書を分類
するための検索条件と分類先が指定されると、その指定
された検索条件を個人別文書管理情報と共に記憶装置２
０６に記憶する。

【０１５３】そして、記憶装置２０６に新規に文書が登
録されたとき検索条件を抽出し、その抽出された検索条
件に新規に登録された文書が合致するか否かを判断し
て、合致すると判断されたとき、指定された分類先から
新規に登録された文書へのリンクを形成する。

【０１５４】ユーザＡとユーザＢは、それぞれのユーザ
Ａ用個人別情報６とユーザＢ用個人別情報７に分類情報
のファイルを持っている。例えば、ユーザＡ用個人別情
報６は分類情報６１を有する。この分類情報６１はキャ
ビネットとホルダ毎の分類条件を示すデータである。

【０１５５】その分類条件は、検索キーワード，システ
ム共通情報５内のどのキャビネットのどのホルダに登録
されている文書であるかを示す情報、また、ファイル名
の系統，日時などの各種の情報である。この分類情報の
ファイルの作成は公知技術で行なえるので、その説明は
省略する。

【０１５６】システム共通情報５に文書が新規に登録さ
れたとき、管理情報１０と個人文書管理情報１２のその
文書に係る情報と、ユーザＡ用個人別情報６の分類情報
６１とユーザＢ用個人別情報７の分類情報を比較して、
条件に合うものがあればその文書をユーザＡ用個人別情
報６又はユーザＢ用個人別情報７に登録する。

【０１５７】つまり、システム共通情報５に記録されて
いる文書の情報をユーザＡ用個人別情報６の管理情報６
０及び個人文書管理情報６２又はユーザＢ用個人別情報
７の管理情報及び個人文書管理情報に書き込む。

【０１５８】こうして、システム共通情報５に文書が新
規に登録されたとき、その文書の分類情報に基づいて自
動的に各利用者の文書分類体系に登録することができ
る。したがって、この電子ファイリング装置は、文書が
新規登録された場合、複数の利用者は自分に関連のある
文書を自動的に自分の個人別文書管理情報の指定したキ
ャビネット，ホルダ等の文書分類体系の階層に登録する
ことができる。

【０１５９】そして、各利用者は常に基本となる文書管
理情報を調べて新規登録文書があるか否かを調べる必要
が無くなり、新規登録文書を自分用の文書分類体系に組
み込む手間を省くことができ、文書管理作業を軽減する
ことができる。

【０１６０】次に、この電子ファイリング装置における
文書の指定した頁の表示，印刷，及び頁検索を行なわな
いようにするときの処理について説明する。この処理
は、ユーザＡ，ユーザＢによって利用者毎に任意の文書
に対して参照不要な頁が指定されると、その指定された
参照不要な頁に関する情報を頁参照情報として個人別文
書管理情報と共に記憶装置２０６に記憶する。

【０１６１】そして、文書の表示，印刷，及び頁検索な
どの処理を行なうとき、頁参照情報を参照して参照不要
な頁に指定された頁に対しては表示，印刷，及び頁検索
などの処理を行なわないようにする。

【０１６２】図５は頁参照情報のデータフォーマットの
一例を示す図である。例えば、ユーザＡによって５頁か
らなる文書データ１３の第１，２，５頁に対して「参照
する」が指定され、第３，４頁に対して「参照しない」
が指定されると、図５に示すように、ユーザＡ用個人別
情報６の個人文書管理情報６２の頁参照情報１０２に、
各頁に対する「参照する」又は「参照しない」のフラグ
を記憶する。

【０１６３】そして、ファイリング制御部２０８は、文
書データ１３に対するページめくり表示機能の実行時
に、個人文書管理情報６２のページ参照情報１０２を参
照し、ディスプレイ２０５に対して「参照する」のフラ
グが記録されているページについては表示の指示を発行
し、「参照しない」のフラグが記録されているページに
ついては表示の指示を発行しない。これを最後のページ
まで繰り返し行なう。

【０１６４】また、ファイリング制御部２０８は、文書
データ１３に対する印刷時、プリンタ２０４に対して
「参照する」のフラグが記録されているページについて
は印刷の指示を発行し、「参照しない」のフラグが記録
されているページについては印刷の指示を発行しない。

【０１６５】さらに、ページ検索時にも、「参照する」
のフラグが記録されているページを検索対象とし、「参
照しない」のフラグが記録されているページについては
検索対象としない。

【０１６６】このようにして、この電子ファイリング装
置では、各利用者はそれぞれ任意の文書の不要な頁を指
定し、その頁の表示，印刷，及び頁検索を行なわれなく
することができるので、登録文書の不要な頁を参照せず
に済み、頁めくり機能などで頁を検索するときの作業を
能率良く行なえる。また、不要な頁を印刷しなくて済む
ので、紙資源の節約を図ることができる。

【０１６７】次に、この電子ファイリング装置における
登録文書に対する頁削除又は頁追加等の頁処理を行なっ
たときの処理について説明する。この処理は、文書に対
する頁削除又は頁追加等の頁処理が行なわれたとき、個
人別文書管理情報から頁参照情報を抽出し、その抽出さ
れた頁参照情報中の頁を頁処理に合わせて書き換える。

【０１６８】図６乃至図１１は頁処理が施された文書の
頁参照情報の更新処理の説明に供するデータフォーマッ
トの一例を示す図である。例えば、図５に示した５頁か
らなる文書データ１３の一部の頁が削除，追加，又は差
し替えられた更新処理が行なわれた場合、ユーザＡの個
人文書管理情報６２をサーチし、文書データ１３を示し
ている文書ＩＤ：１の文書データへのポインタ１００を
見つけると、その頁参照情報１０２を更新する。

【０１６９】（１）頁の一部差し替えの場合 図５に示したフォーマット形式の頁参照情報の場合は自
動変更する必要はないが、直接各頁へのポインタを個人
別に持つような形式の場合では必要であるが、その説明
は省略する。

【０１７０】（２）頁の一部追加 図５に示した文書データ１３の３頁目と４頁目の間に２
頁を追加したとき、図６に示すように、ページ番号４か
らページ番号とフラグとの対応関係が２頁分ずれる。す
なわち、新たに挿入された２頁にそれぞれ「参照しな
い」「参照する」のフラグが付加されてしまい、元はそ
れぞれ３頁目と４頁目だった６頁目と７頁目のフラグが
空白になってしまう。

【０１７１】そこで、図７に示すように、新しく追加さ
れたページに対応するページ番号４，５にそれぞれ格納
された「参照しない」「参照する」のフラグを削除し、
それぞれページ番号６，７に改めて記録する。そして、
図８に示すように、新しく追加されたページに対応する
ページ番号４，５には、それぞれ「参照する」のフラグ
を新たに記録する。

【０１７２】（３）頁の一部削除 図５に示した文書データ１３の２頁目と３頁目を削除し
たとき、図９に示すように、ページ番号は１〜３になる
がフラグが５ページ分残るのでページ番号とフラグとの
対応関係が２頁分ずれる。

【０１７３】そこで、図１０に示すように、削除された
２頁目と３頁目にそれぞれ対応するフラグ「参照する」
「参照しない」のフラグを削除して無効にする。そし
て、図１１に示すように、新たに２頁目と３頁目になっ
た元の４頁目と５頁目のそれぞれの「参照しない」「参
照する」のフラグを、ページ番号２，３にそれぞれ記録
する。

【０１７４】このようにして、この電子ファイリング装
置の各利用者は、文書に対する頁削除又は頁追加等の頁
処理が行なわれたとき、それぞれの個人別文書管理情報
を書き換える必要がなくなり、文書管理作業を軽減する
ことができる。

【０１７５】次に、この電子ファイリング装置における
各利用者による文書に対する線画又は文字を記入したと
きの処理について説明する。この処理は、検索して表示
された文書に対して線画又は文字を付加し、その付加さ
れた線画又は文字のデータを文書のイメージデータとは
別に記憶して管理し、その管理されている線画又は文字
のデータを利用者毎に記憶する。そして、記憶装置２０
６に記憶された利用者毎の線画又は文字のデータを検索
して表示された文書のイメージデータにオーバーラップ
させて表示又は印刷する。

【０１７６】この処理のために、各ユーザの個人文書管
理情報にはメモデータファイルへのポインタエリアを設
けている。ユーザＡ用個人別情報６の個人文書管理情報
６２には、文書データ１３〜１５に対応するメモデータ
（ファイル）１０５，１１１，１１７のメモデータへの
ポインタ（エリア）１０３，１０９，１１５を設けてい
る。

【０１７７】そのメモデータファイルは、文書管理情報
とリンクしている文書に対して各ユーザが書き込んだ線
画や文字列などのメモデータのみを納めたファイルであ
る。そのメモデータファイルは各ユーザ毎に固有のもの
であり、同一文書に対するメモデータでもユーザＡとユ
ーザＢのデータはそれぞれ別のファイルに格納され、ユ
ーザＡの文書管理情報にはユーザＡのメモデータファイ
ルがリンクされる。

【０１７８】つまり、メモデータ（ファイル）１０５，
１１１，１１７は、それぞれユーザＡによって文書デー
タ１３，１４，１５に書き込まれたメモデータを納めた
ファイルである。ユーザＢについてもこのメモデータフ
ァイルが設けられている。文書に対するメモデータが存
在しないときには、メモデータへのポインタエリアには
ヌル（ＮＵＬＬ）データがセットされる。

【０１７９】文書管理制御部２１３は、ディスプレイ２
０５に文書のページを表示させるとき、現在操作中のユ
ーザの個人文書管理情報よりメモデータへのポインタを
検索し、メモデータを得る。そして、ディスプレイ２０
５に表示した文書のページに対応したメモデータをメモ
データファイルから読み出してオーバーラップさせて表
示する。

【０１８０】例えば、ユーザＡによって文書データ１３
のページの表示が指示されたとき、文書データ１３の各
ページを表示する際に、ユーザＡ用個人別情報６の個人
文書管理情報６２のメモデータへのポインタ１０３に基
づいてメモデータ（ファイル）１０５を参照し、現在表
示しているページに対応するメモデータがあればそれを
読み出してページの画像にオーバーラップさせて表示す
る。

【０１８１】このようにして、この電子ファイリング装
置は、各利用者は文書に対してその元の文書データを加
工して元のイメージを損ねること無く、それぞれ独自の
線画，コメント，及びメモなどを書き込むことができ、
その書き込みをした文書を利用することができる。

【０１８２】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明の請
求項１に記載の電子ファイリング装置によれば、利用者
各個人が予め用意された複数の文書管理体系の中の所望
の文書管理体系に基づいて文書を分類して保存すること
により、全利用者がそれぞれ必要な文書を容易に検索す
ることができる。

【０１８３】また、この発明の請求項２記載の電子ファ
イリング装置によれば、利用者各個人が文書の検索時に
必要な文書のみを一覧で参照することができる。さら
に、この発明の請求項３記載の電子ファイリング装置に
よれば、利用者各個人がそれぞれの都合に合わせて任意
の文書管理体系をカスタマイズし、そのカスタマイズさ
れた文書管理体系で必要な文書のみを分類して登録する
ことができる。

【０１８４】また、この発明の請求項４記載の電子ファ
イリング装置によれば、利用者に文書の削除，差し替え
があった旨を適切に知らせることができる。さらに、こ
の発明の請求項５記載の電子ファイリング装置によれ
ば、文書の削除及び差し替えがあったとき、利用者各個
人の文書管理情報についても自動的に削除及び差し替え
を行なえるようにし、利用者各個人の文書管理作業の負
担を軽減させることができる。

【０１８５】また、この発明の請求項６記載の電子ファ
イリング装置によれば、文書を新規に登録したとき、そ
の文書と利用者各個人毎の文書管理体系の文書管理情報
とを自動的にリンクさせることができる。さらに、この
発明の請求項７記載の電子ファイリング装置によれば、
利用者各個人が文書の不要な頁を表示又は印刷させない
ようにすることができる。

【０１８６】さらにまた、この発明の請求項８記載の電
子ファイリング装置によれば、登録文書の頁削除，頁追
加，頁差し替え等の頁処理を行なったとき、その文書の
利用者各個人毎の頁参照情報を自動的に書き換えること
ができる。そしてまた、この発明の請求項９記載の電子
ファイリング装置によれば、登録文書に対してその登録
文書の元のイメージを損ねること無く、利用者各個人が
それぞれ自分のみが占有しているかのように自由に情報
を書き込むことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施形態の電子ファイリング装置
の構成を示すブロック図である。

【図２】図１に示した電子ファイリング装置の記憶装置
２０６に記憶されたデータフォーマットを示す説明図で
ある。

【図３】同じく図２に示したデータフォーマットの続き
を示す説明図である。

【図４】さらに同じく図２に示したデータフォーマット
の続きを示す説明図である。

【図５】頁参照情報のデータフォーマットの一例を示す
図である。

【図６】図１に示した電子ファイリング装置による頁処
理が施された文書の頁参照情報の更新処理の説明に供す
るデータフォーマットの一例を示す図である。

【図７】同じくその続きの説明に供するデータフォーマ
ットの一例を示す図である。

【図８】また同じくその続きの説明に供するデータフォ
ーマットの一例を示す図である。

【図９】さらに同じくその続きの説明に供するデータフ
ォーマットの一例を示す図である。

【図１０】さらにまた同じくその続きの説明に供するデ
ータフォーマットの一例を示す図である。

【図１１】そしてまた同じくその続きの説明に供するデ
ータフォーマットの一例を示す図である。

【符号の説明】

２０１：スキャナ ２０２：キーボード ２０３：マウス ２０４：プリンタ ２０５：ディスプレイ ２０６：記憶装置 ２０７：入出力制御部 ２０８：ファイリング制御部 ２０９：スキャナ制御部 ２１０：プリンタ制御部 ２１１：表示制御部 ２１２：文書登録処理部 ２１３：文書管理制御部 ２１４：メモ編集・登録処理部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 Ｇ０６Ｆ 15/403 ３８０Ｄ

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 登録する文書に対して分類種別と該分類
   種別の内容を示す検索用キーワードとを付加する分類種
   別・キーワード付加手段と、 該手段によって付加された分類種別と検索用キーワード
   とを前記文書と対応させて共に記憶する文書記憶手段
   と、 文書分類ディレクトリの複数の階層に対する分類種別を
   上記文書記憶手段に記憶された分類種別の中からそれぞ
   れ選択する分類種別選択手段と、 該手段によって選択された前記文書分類ディレクトリの
   各階層に対する分類種別を利用者毎の個人別文書管理情
   報として記憶する個人別文書管理情報記憶手段と、 該手段に記憶された個人別文書管理情報の各階層の分類
   種別に基づいて前記文書記憶手段から同一の検索用キー
   ワードを持つ文書を検索する文書検索手段と、 該手段によって検索された同一の検索用キーワードを持
   つ各文書のリンク情報を上記文書分類ディレクトリの各
   階層の分類種別と共に記憶するリンク情報記憶手段とを
   備えたことを特徴とする電子ファイリング装置。
2. 【請求項２】 請求項１記載の電子ファイリング装置に
   おいて、 利用者各個人が前記文書記憶手段に記憶されている文書
   に対して一覧表示するか否かを選択する手段と、 該手段によって一覧表示するか否かが選択された文書に
   一覧表示するか否かを示す情報を利用者毎に記憶する手
   段と、 文書を一覧表示するときに該手段に記憶された情報に基
   づいて文書を一覧表示可又は不可にする手段を設けたこ
   とを特徴とする電子ファイリング装置。
3. 【請求項３】 請求項１又は２記載の電子ファイリング
   装置において、 利用者各個人毎に独自の文書分類情報を設定する手段
   と、 該手段によって設定された文書分類情報を含む個人別文
   書管理情報を記憶する手段と、 前記文書分類情報に任意の文書の組み込みを指示する手
   段と、 該手段によって指示された文書へのリンク情報を前記文
   書分類情報と共に記憶する手段とを設けたことを特徴と
   する電子ファイリング装置。
4. 【請求項４】 請求項１乃至３のいずれか一項に記載の
   電子ファイリング装置において、 前記個人別文書管理情報の中のリンク情報によってリン
   クされている文書の状況を記録する文書状況記録手段を
   具備し、 文書の削除又は差し替えを行なったとき、前記個人別文
   書管理情報から削除又は差し替えのあった文書へのリン
   クを検索する手段と、 該手段によって検索された文書の前記文書状況記録手段
   に文書の削除又は差し替えがあったことを示すフラグを
   記憶する手段と、 文書を一覧表示するとき、前記文書状況記録手段にフラ
   グが記憶されている文書にはその旨を示すマークを同時
   に表示する手段とを設けたことを特徴とする電子ファイ
   リング装置。
5. 【請求項５】 請求項１乃至４のいずれか一項に記載の
   電子ファイリング装置において、 文書の削除が起きたとき、前記個人別文書管理情報から
   その文書の情報を削除する手段と、 文書の差し替えが起きたとき文書のリンク先を差し替え
   後の文書へ自動的に設定する手段とを設けたことを特徴
   とする電子ファイリング装置。
6. 【請求項６】 請求項３記載の電子ファイリング装置に
   おいて、 利用者毎に文書を分類するための検索条件と分類先を指
   定する手段と、 該手段によって指定された検索条件を前記個人別文書管
   理情報と共に記憶する手段と、 新規に文書が登録されたとき前記検索条件を抽出する手
   段と、 該手段によって抽出された検索条件に該新規に登録され
   た文書が合致するか否かを判断する手段と、 該手段によって合致すると判断されたとき、前記指定さ
   れた分類先から前記新規に登録された文書へのリンクを
   形成する手段とを設けたことを特徴とする電子ファイリ
   ング装置。
7. 【請求項７】 請求項１乃至６のいずれか一項に記載の
   電子ファイリング装置において、 利用者毎に任意の文書に対して参照不要な頁を指定する
   手段と、 該手段によって指定された参照不要な頁に関する情報を
   頁参照情報として前記個人別文書管理情報と共に記憶す
   る手段と、 文書の表示，印刷，及び頁検索などの処理を行なうと
   き、前記頁参照情報を参照して参照不要な頁に指定され
   た頁に対しては前記処理を行なわないようにする手段と
   を設けたことを特徴とする電子ファイリング装置。
8. 【請求項８】 請求項７記載の電子ファイリング装置に
   おいて、 文書に対する頁削除又は頁追加等の頁処理が行なわれた
   とき、前記個人別文書管理情報から前記頁参照情報を抽
   出する手段と、 該手段によって抽出された頁参照情報中の頁を前記頁処
   理に合わせて書き換える手段とを設けたことを特徴とす
   る電子ファイリング装置。
9. 【請求項９】 請求項１乃至８のいずれか一項に記載の
   電子ファイリング装置において、 検索して表示された文書に対して線画又は文字を付加す
   る手段と、 該手段によって付加された線画又は文字のデータを文書
   のイメージデータとは別に記憶して管理する手段と、 該手段によって管理されている線画又は文字のデータを
   利用者毎に記憶する手段と、 該手段に記憶された利用者毎の線画又は文字のデータを
   前記検索して表示された文書のイメージデータにオーバ
   ーラップさせて表示又は印刷する手段とを設けたことを
   特徴とする電子ファイリング装置。