JPH04167148A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 本発明は、電子ファイリング装置に関し、特に、電子フ
ァイリング装置において、すでに光ディスクに登録され
た複数ページからなる文書における文書管理に対し、そ
の文書を任意のページ集合体を複数のファイに分割、格
納させる階層化をし、また前記階層構造それぞれに検索
情報をもたせるための情報を文書に対して行うページ管
理ファイルを磁気ディスク及びバックアップとして光デ
ィスクに記録でき、一文書中のページ検索を前記ページ
管理ファイルの情報をもとに行う方法に関するものであ
る。

従来の技術 従来、電子ファイリング装置において、スキャナ装置を
介して光ディスクに登録された複数ページからなる文章
は、光ディスクに登録する場合、前記文書に対する文書
名、作成日、キーワード、ページ数をつけられ光ディス
クに記録されていた。

前記文書を光ディスク内から検索する場合には、文書登
録時につけた文書名、作成日、キーワードを検索情報と
して複数文書の中から目的とする文書の検索を行ってい
た。さらにその文書内において目的とする内容を持つべ
′−ジを検索する場合には、そのページ数がわかってい
るときにはページの指定により、わからないときには１
ページごとに捜していくといった方法で行っていた。

発明が解決しようとする課題 上述した従来の電子ファイリング装置においては、複数
文書の中から目的とする文書を捜し出すことはできるが
、さらに前記文書内の目的とする内容を持つページにお
いて、ページ数がわからない場合には、そのページを検
索の対照となる文書全体にわたり１ページごとに捜し出
していく方法しかないという課題があった。

本発明は従来の上記実情に鑑みてなされたものであり、
従って本発明の目的は、従来の技術に内在する上記課題
を解決することを可能とした新規な電子ファイリング装
置を提供することにある。

課題を解決するための手段 上記目的を達成する為に、本発明に係る電子ファイリン
グ装置は、スキャナ装置を介して光ディスクに登録され
た複数ページからなる文書に対して、その文書内におけ
る任意のページに対して任意のページ集合体を複数のフ
ァイルに分割させる階層化定義情報と、前記文書内の階
層構造それぞれに対して検索を行うために、前記階層そ
れぞれに対して階層名、作成日、キーワードといった検
索情報をページ管理ファイルに格納し、そのファイルを
磁気ディスクおよびそのバックアップとして光ディスク
に記録し、以上の結果、前記文書中においてページ検索
を行う際にその文書に対応したページ管理ファイルを呼
び出すことで前記文書中における階層定義、検索情報を
もとにページ間の検索ができることを特徴とする。

実施例 次に、本発明をその好ましい一実施例について図面を参
照して具体的に説明する。

第１図は本発明による電子ファイリング装置の一実施例
を示したブロック構成図である。

第１図において、参照番号１は文書のイメージデータを
表示させるモニタ、２は電子ファイリング装置の各構成
部を制御する制御部、３は画面表示及び装置全般に関す
る操作を指示させるキーボード、４は登録された各文書
のデータベース及び本発明によるページ管理ファイルを
記憶させる磁気ディスク、５は磁気ディスク４内に記録
された、すでに登録済みの各文書のデータベース、６は
磁気ディスク４に記録された、前記登録済文書に対する
ページ管理ファイル、７は登録された文書のイメージデ
ータ及びその文書に対応するバックアップ用のページ管
理ファイルを記録する光ディスク、８は光ディスク７に
記録された各登録文書のイメージデータ、９は光ディス
ク７に記録された、前記登録文書に対するバックアップ
用のページ管理ファイル、１０は文書の原稿を入力する
ためのスキャナ、１１はモニタ１で表示された文書のイ
メージデータを印刷するプリンタをそれぞれ示している
。

第２図は第１図に示された電子ファイリング装置におい
てページ管理ファイルを使用したときの一実施例を示す
ブロック図である。

第２図において、１２は光ディスク７に登録された文書
、１３は本発明によるページ管理ファイル、１４はペー
ジ管理ファイル１３によって階層化された文書、１５〜
２６はモニタ１の一文書を構成する各ページである。第
２図のページ管理ファイル１３は第１図のページ管理フ
ァイル６に相当する。

次に、本発明による一実施例の動作について第１図、第
２図を併用して説明する。

まず、第１図に示すような電子ファイリング装置におい
て、スキャナ装置ＩＯを介して光ディスク７に登録され
た複数ページからなる文書として第２図の文書１２にペ
ージ１５〜２６のような１２ページからなる文書を示す
、この時点で文書は第２図の文書１２にあるように、単
にページ１５〜２６までの連続するページから構成され
ている文書である。

ここで本発明による第２図のページ管理ファイル１３を
作成するために、第１図のキーボード３より前記文書中
において任意のページ集合体を複数のファイルに分割１
階層化する情報、およびそれぞれの階層に対応する階層
名、作成日、キーワードといった検索情報をページ管理
ファイルに指定し、そのファイルを第１図の磁気ディス
ク４に格納する。これが第１図の６に示すページ管理フ
ァイルである。

第２図のページ管理ファイル１３の作成によって、１２
に示す文書は１４に示す一文章のように前記ページ管理
ファイルによる管理情報に対応した文書に階層化される
６本実施例ではページを第２図の文書１４のようにペー
ジ１５．１６．１７〜２０．２１〜２２．２３．２４〜
２６というような一つのページ集合体とした。ここで単
にページ１５から１ページづつ見ていくとページ１５．
１６．１７．２１．２３．２４というように見られるよ
うになる。ページ１７〜２０．２１〜２２．２４〜２６
を連続して見たいときにはそれぞれの階層に降りること
で見ることができる。また、第２図のページ管理ファイ
ル１３による検索情報により１４の文書内において、第
１図のキーボード３により検索条件である階層名、作成
日、キーワードを入力することで、従来のように複数の
文書の中から目的の文書を捜す方法で目的のページが検
索できるようになる。

発明の詳細 な説明したように、本発明によれば、電子ファイリング
装置において、すでに文書としてスキャナ装置を介して
光ディスクに登録された複数ページからなる文書に対し
、文書管理ファイルを具備させることにより、前記文書
内におけるページ間の検索時に１ページごとに目的のペ
ージを捜していく方法よりも、より短時間にて前記目的
のページを捜すことが可能となる。

また、文書管理ファイルを使用しないことにより、従来
のように単に複数ページからなるページの集合体として
も扱える。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明による電子ファイリング装置の一実施例
を示したブロック構成図である。 １・・・モニタ、２・・・制御装置、３・・・キーボー
ド、４・・・磁気ディスク、５・・・４の磁気ディスク
内に記録された各登録済み文書のデータベース、６・・
・４の磁気ディスクに記録された各登録済み文書のペー
ジ管理ファイル、７・・・光ディスク、８・・・７の光
ディスクに記録された各登録済みの文書のイメージデー
タ、９・・・７の光ディスクに記録されたバックアップ
用のページ管理ファイル、１０・・・スキャナ、１１・
・・プリンタ 第２図は本発明による電子ファイリング装置において文
書管理ファイルを使用したときの一実施例を示した図で
ある。 １２・・・光ディスクに登録された文書、１３・・・ペ
ージ管理ファイル、１４・・・階層化された文書、１５
〜２６・・・１２の文書を構成する各ページ

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 原稿を入力するためのスキャナ部、入力された前記原稿
   を画面表示させるためのモニタ部、画面表示および装置
   全般に関する操作を指示させるためのキーボード、入力
   された前記原稿を記憶させる光ディスク部、入力された
   前記原稿の原稿名のデータベースを記憶しておく磁気デ
   ィスク部、前記表示部において画面表示された原稿を印
   刷するプリンタ部、前記各構成部を制御するための制御
   部から構成される電子ファイリング装置において、すで
   に一文書としてスキャナ装置を介して光ディスクに登録
   された複数ページからなる文書に対し、その文書中の任
   意のページに対して任意のページ集合体を複数のファイ
   ルに分割させる階層定義情報と、前記階層構造それぞれ
   に対して階層名、キーワード、ページ数がつけられ、そ
   の検索情報によるページの検索ができるようにさせるた
   めの指示情報を持つページ管理ファイルを、前記一文書
   に対応させて磁気ディスクおよびそのバックアップとし
   て光ディスクに記録し、前記一文書中におけるページ間
   の検索を前記階層定義、検索情報をもとに検索すること
   を特徴とする電子ファイリング装置。